ИПС "Әділет"

В соответствии с пунктом 2 статьи 4-2 Закона Республики Казахстан от 19 июля 1997 года "О нотариате", ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Правила ведения реестров единой нотариальной информационной системы согласно приложению к приказу.

2. Департаменту регистрационной службы и организации юридических услуг Министерства юстиции Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить государственную регистрацию настоящего приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего Вице-министра юстиции Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечению десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр юстиции
Республики Казахстан

М. Бекетаев

Согласовано
Министерство цифрового развития,
инноваций и аэрокосмической
промышленности
Республики Казахстан
______________________

Приложение к приказу
Министра юстиции
Республики Казахстан
от 30 апреля 2021 года № 356

Правила ведения реестров единой нотариальной информационной системы

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила ведения реестров единой нотариальной информационной системы (далее – Правила) разработаны в соответствии с пунктом 2 статьи 4-2 Закона Республики Казахстан от 14 июля 1997 года "О нотариате" (далее - Закон).

2. Правила устанавливают единые требования к ведению реестров Единой нотариальной информационной системы (далее – ЕНИС) и распространяются на электронный реестр нотариальных действий, реестр наследственных дел, реестр учета завещаний (далее – электронные реестры ЕНИС).

3. Ведение электронных реестров ЕНИС включает в себя внесение в них сведений, обеспечение нотариальной тайны в отношении сведений, включенных в электронные реестры, предоставление сведений из этих реестров.

4. Возможность регистрации нотариальных действий в электронных реестрах ЕНИС блокируется путем введения данных о приказе (дата, номер приказа, срок и основания):

для частных нотариусов при прекращении, приостановлении действия лицензии или приостановлении, выходе либо исключении из членства в нотариальной палате - Республиканской нотариальной палатой;

для государственного нотариуса при увольнении или нахождения в отпуске.

Электронные реестры ЕНИС частного нотариуса разблокируются Республиканской нотариальной палатой при восстановлении действия лицензии либо восстановлении членства в нотариальной палате, либо подачи заявления о выходе на работу из отпуска.

Электронные реестры ЕНИС государственного нотариуса разблокируются Министерством юстиции Республики Казахстан при подаче заявления о выходе на работу из отпуска.

6. В случае остановки работы ЕНИС нотариус составляет акт о невозможности работы ЕНИС по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

Нотариус после устранения причин остановки работы ЕНИС заносит сведения о совершенных нотариальных действиях в электронные реестры ЕНИС не позднее следующего рабочего дня с момента восстановления работы ЕНИС.

7. Сведения, включенные в электронные реестры ЕНИС, подлежат хранению в ЕНИС в течение сроков, предусмотренных Примерной номенклатурой дел в соответствии с Правилами по нотариальному делопроизводству, утвержденных приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 7445).

8. Использование нотариусом сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством ЕНИС в личных целях не допускается.

Глава 2. Порядок ведения электронного реестра нотариальных действий

9. В соответствии со статьей 49 Закона все нотариальные действия регистрируются в электронном реестре нотариальных действий. Каждому нотариальному действию присваивается порядковый номер.

10. Нотариус имеет один электронный реестр нотариальных действий.

11. Нотариус вносит сведения о совершенных нотариальных действиях в электронный реестр нотариальных действий незамедлительно после совершения нотариального действия.

12. Регистрация нотариального действия в электронном реестре нотариальных действий осуществляется посредством внесения сведений в реестр по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

13. Орфографические, грамматические или технические поправки и ошибки в электронном реестре нотариальных действий оговариваются в графе "Примечание".

Ошибочно внесенное нотариальное действие в электронный реестр нотариальных действий отменяется не позднее двадцати четырех часов с момента регистрации нотариального действия, за исключением праздничных и выходных дней.

14. Нотариус делает отметку в электронном реестре нотариальных действий об отмене выданной доверенности, либо отказе от нее.

15. Нотариус присоединяет электронный образ (электронную версию) в формате ЕНИС нотариального документа на бумажном носителе при регистрации в электронном реестре нотариальных действий по удостоверению доверенности.

16. При признании сделки недействительной согласно вступившему в законную силу решению суда, нотариус, в делах которого хранится сделка, делает отметку об этом в электронном реестре регистрации нотариальных действий.

Глава 3. Порядок ведения реестра наследственных дел

17. Основанием для включения сведений в реестр наследственных дел является получение нотариусом заявления, свидетельствующего об открытии наследства (о выдаче свидетельства о праве на наследство, о принятии наследства, об отказе от наследства).

18. До принятия заявления свидетельствующего об открытии наследства нотариус проверяет наличие совпадений сведений по наследственному делу в реестре наследственных дел по следующим признакам: фамилия, имя, отчество (при наличии) наследодателя, дата смерти. При наличии совпадений лицу, обратившемуся с заявлением об открытии наследства, разъясняется о необходимости подачи такого заявления нотариусу, у которого открыто наследственное дело.

19. Сведения об открытии наследства вносятся частным нотариусом в реестр наследственных дел не позднее следующего рабочего дня после поступления соответствующих заявлений по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

В случае остановки работы ЕНИС сведения об открытии наследства вносятся в реестр наследственных дел в соответствии с пунктом 6 настоящего Правила.

20. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в Реестре наследственных дел, и года заведения наследственного дела: "20/2021, где 20 – порядковый номер наследственного дела в соответствии с регистрацией в Реестре наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2021 - год заведения наследственного дела".

21. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в реестре наследственных дел регистрируются все поступившие к наследственному делу заявления.

При поступлении иных заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, они регистрируются в реестре наследственных дел. При этом в графе 2 реестра наследственных дел проставляется номер наследственного дела, к которому поступило заявление (документ) по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

Глава 4. Порядок ведения реестра учета завещаний

22. Основанием для включения сведений в реестр учета завещаний является удостоверение завещания частным нотариусом.

23. Сведения об удостоверении завещания вносятся частным нотариусом в реестр учета завещаний незамедлительно после удостоверения завещания по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

24. Принятые нотариусом секретные завещания регистрируются в реестре учета завещаний и электронном реестре нотариальных действий с пометкой "секретное". После вскрытия секретного завещания в реестре учета завещаний проставляется отметка о дате вскрытия завещания.

25. В случае отмены либо изменения завещания нотариус делает отметку в реестре учета завещаний и электронном реестре нотариальных действий об отмене либо изменении завещания.

Глава 5. Предоставление сведений о нотариальном действии

26. Нотариус представляет сведения из электронного реестра нотариальных действий о совершенных им нотариальных действиях в случаях, предусмотренных пунктом 6 статьи 3 Закона, в виде выписки из электронного реестра нотариальных действий по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

27. Нотариус получает сведения, содержащиеся в электронном реестре нотариальных действий, необходимые для совершения нотариального действия или проверки действительности нотариального документа по запросу, поданному через ЕНИС.

Сведения необходимые нотариусу представляются в автоматизированном режиме с использованием средств ЕНИС по запросу, поданному нотариусом через ЕНИС, с обязательным указанием в нем сведений о совершенном нотариальном действии, в том числе:

регистрационного номера нотариального действия в электронном реестре нотариальных действий;

даты совершения нотариального действия;

вида нотариального действия;

сведений о лице, совершившем нотариальное действие;

отметки о необходимости представления электронного образа нотариально оформленного документа - для случаев, предусмотренных пунктом 15 настоящих Правил.

	Приложение 1 к Правилам ведения реестров единой нотариальной информационной системы
	форма

Акт о невозможности работы ЕНИС

_____________________________________________________________________
фамилия имя отчество (при наличии) частного нотариуса, дата и номер лицензии
Дата___________________ _____________________________
(место составления)
Я, (частный или государственный) нотариус (фамилия имя отчество (при наличии), составил
(-а) настоящий акт о невозможности работы ЕНИС по причине
__________________________________________________________________________
(указать причину невозможности работы ЕНИС)
Начало остановки работы ЕНИС "___"________20__г. время "__" ч.____ минут
Начало работы ЕНИС "___"________20__г. время "__" ч._____ минут

Составлен

Нотариус:____________________________________________________________
(фамилия имя отчество (при наличии), подпись частного или государственного нотариуса)

	Приложение 2 к Правилам ведения реестров единой нотариальной информационной системы
	форма

Электронный реестр нотариальных действий

Номер по реестру	Дата регистрации	Фактическая дата совершения	Фамилия имя отчество (при наличии), наименование юридического лица, для которых совершено нотариальное действие их ИИН, БИН	Документы, удостоверяющие личность участников	Взыскано (Общая сумма)	Статус	Содержание нотариального действия	Примечание	Вид действия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Примечание. Нотариус в: графе 2 - указывает дату заполнения электронного реестра нотариальных действий;

в графе 3 - указывает дату совершения нотариального действия.

	Приложение 3 к Правилам ведения реестров единой нотариальной информационной системы
	форма

Реестр наследственных дел

Дата создания записи	Номер наследственного дела	Дата поступления заявления	Фамилия имя отчество (при наличии), умершего	Время смерти наследодателя	фамилия имя отчество (при наличии), заявителя	Дата свидетельства о праве на наследство	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Пояснение.

В графе 1 указывается дата заполнения реестра наследственных дел.

В графе 2 проставляется порядковый номер зарегистрированного наследственного дела, к которому поступило первое заявление, послужившее основанием для начала производства по делу.

В графе 3 указывается дата поступления заявления.

В графе 4 указываются данные о наследодателе: фамилия, имя, отчество (при наличии).

В графе 5 указывается дата смерти наследодателя.

В графе 6 указываются данные о наследнике: фамилия, имя, отчество (при наличии). Если документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, получен нотариусом через представителя, в этой графе помимо фамилии, имени, отчества (при наличии) наследника указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) законного или уполномоченного представителя, непосредственно предоставившего документы нотариусу от имени наследника.

В графе 7 указывается дата выдачи свидетельства о праве на наследство.

	Приложение 4 к Правилам ведения реестров единой нотариальной информационной системы
	форма

Реестр учета завещаний

Фамилия имя отчество (при наличии), завещателя	Дата рождения завещателя	Дата удостоверения завещания	Номер по реестру	Отметка об отмене завещания	Нотариус
1	2	3	4	5	6

	Приложение 5 к Правилам ведения реестров единой нотариальной информационной системы
	форма

ВЫПИСКА
из электронного реестра нотариальных действий единой нотариальной информационной системы содержащая сведения о нотариальном действии (нотариальных действиях), совершенном нотариусом

____________________________________________________________________
(указываются наименование нотариального округа, фамилия, имя, отчество (при наличии) частного нотариуса, дата и номер лицензии)

Номер по реестру	Дата регистрации	Фактическая дата совершения	Фамилия имя отчество (при наличии), наименование юридического лица, для которых совершено нотариальное действие их ИИН, БИН	Документы, удостоверяющие личность участников	Взыскано (Общая сумма)	Статус	Содержание нотариального действия	Примечание	Вид действия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Unofficial translation

In accordance with clause 2 of Article 4-2 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated July 19, 1997 “On Notaries”, I HEREBY ORDER:

1. To approve the Rules for maintenance of registers of the Unified notarial information system according to the Appendix to the order.

2. The Department of registration service and organization of legal services of the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan, in accordance with the procedure, established by the law, shall ensure state registration of this order.

3. Control over execution of this order shall be entrusted to the supervising Vice Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan.

4. This order shall come into force upon expiry of ten calendar days after the date of its first official publication.

Minister of Justice
of the Republic of Kazakhstan

M. Beketayev

Approved
Ministry of Digital
Development, Innovations and
Aerospace Industry of the
Republic of Kazakhstan
______________________

Appendix to the Order
of the Minister of Justice
of the Republic of Kazakhstan
dated April 30, 2021 No. 356

Rules for maintenance of registers of the Unified notarial information system

Chapter 1. General provisions

1. These Rules for maintenance of registers of the Unified notarial information system (hereinafter referred to as the Rules) have been developed in accordance with clause 2 of Article 4-2 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated July 19, 1997 “On Notaries” (hereinafter referred to as the Law).

2. The Rules shall establish the uniform requirements to maintenance of registers of the Uniform notarial information system (hereinafter referred to as the UNIS) and shall apply to the electronic register of notarial actions, Register of succession cases, Register of registration of wills (hereinafter referred to as the UNIS electronic registers).

3. Maintenance of UNIS electronic registers includes entering information into them, ensuring notarial secrecy regarding information included in electronic registers, providing information from these registers.

4. The possibility of registration of the notarial acts in UNIS electronic registers shall be blocked by entering data on the order (date, number of the order, term and grounds):

for private notaries upon termination, suspension of a license or suspension, withdrawal or exclusion from membership in the notary chamber - by the Republican Notary Chamber;

for a state notary upon dismissal or being on vacation.

UNIS electronic registers of a private notary shall be unblocked by the Republican Notary Chamber when the license is restored or membership in the notary chamber is restored, or an application is submitted to return to work from vacation.

UNIS electronic registers of a public notary shall be unblocked by the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan when applying for a return to work from vacation.

6. In case of stoppage of UNIS operation, the notary shall draw up an act on the impossibility of UNIS operation in the form in accordance with Appendix 1 to these Rules.

The notary, after eliminating the reasons for stopping UNIS operation, shall enter information about the performed notarial actions in UNIS electronic registers no later than the next working day from the moment the operation of UNIS is restored.

7. Information, included into UNIS electronic registers, shall be subject to keeping within time limits, provided for by the Proforma File Register in accordance with the Rules on notarial clerical correspondence, approved by the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated January 31, 2012 No. 32 (registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts as No. 7445).

8. The use by a notary of information from state electronic information resources through UNIS for personal purposes shall not be allowed.

Chapter 2. Procedure for maintenance of an electronic register of notarial actions

9. In accordance with Article 49 of the Law all notarial actions are registered in the electronic register of notarial actions. Each notarial action shall be assigned a serial number.

10. The notary shall have one electronic register of notarial actions.

11. The notary shall enter information about performed notarial actions into the electronic register of notarial actions immediately after performance of the notarial action.

12. Registration of a notarial action in the electronic register of notarial actions shall be carried out by entering information into the register in the form according to Appendix 2 to these Rules.

13. Spelling, grammatical or technical corrections and errors in the electronic register of notarial acts shall be specified in the "Note" column.

An erroneously entered notarial action in the electronic register of notarial actions shall be canceled no later than twenty-four hours from the moment of registration of the notarial action, with the exception of holidays and weekends.

14. The notary shall make a note in the electronic register of notarial actions about the cancellation of the issued power of attorney, or the refusal of it.

15. The notary shall attach an electronic image (electronic version) in the UNIS format of a notarial document on paper when registering in the electronic register of notarial acts by certifying a power of attorney.

16. When a transaction is declared invalid in accordance with a court decision that has entered into legal force, the notary in whose files the transaction is stored shall make a note about this in the electronic register of notarial actions.

Chapter 3. Procedure for maintenance of a register of succession cases

17. The basis for including information in the Register of succession cases shall be the receipt by a notary of an application certifying the opening of an inheritance (on the issuance of a certificate of the right to inheritance, on the acceptance of an inheritance, on the renunciation of an inheritance).

18. Prior to accepting an application testifying to the opening of the inheritance, the notary shall verify the existence of matches in the information on the inheritance case in the register of succession cases on the following grounds: last name, first name, patronymic (if any) of the testator, date of death. If there are matches, the person who applied for the opening of the inheritance shall be explained about the need to submit such an application to the notary who has opened the inheritance case.

19. Information about the opening of the inheritance shall be entered by a private notary in the Register of succession cases no later than the next working day after the receipt of the relevant applications in the form in accordance with Appendix 3 to these Rules.

In the event of a stoppage of UNIS, information about the opening of the inheritance shall be entered in the Register of succession cases in accordance with clause 6 of this Rule.

20. The number of the succession case shall be designated in Arabic numerals and consists of the serial number assigned to the succession case in accordance with registration in the Register of succession cases, and the year of establishment of the inheritance case: “20/2021, where 20 is the serial number of the inheritance case in accordance with registration in the Register of succession cases of the first document that came to the inheritance case and served as the basis for the formation of the inheritance case, 2021 is the year of the establishment of the inheritance case”.

21. In addition to the document that served as the basis for the commencement of proceedings on the inheritance case, all applications received for the inheritance case shall be recorded in the register of succession cases.

Upon receipt of other applications to the inheritance case, which has already been assigned a serial number, they shall be registered in the register of succession cases. At the same time, in column 2 of the register of succession cases, the number of the inheritance case is entered, to which the application (document) has been received in the form according to Appendix 3 to these Rules.

Chapter 4. Procedure for maintenance of a register of registration of wills

22. The basis for including information in the Register of registration of wills shall be the attestation of a will by a private notary.

23. Information about attestation of a will shall be entered by a private notary in the Register of registration of wills immediately after the will is certified in the form according to Appendix 4 to these Rules.

24. Secret wills accepted by a notary shall be registered in the register of registration of wills and the electronic register of notarial acts marked "secret". After the opening of a secret will, a note shall be made in the register of registration of wills on the date of the opening of the will.

25. In case of cancellation or amendment of the will, the notary shall make a note in the register of registration of wills and the electronic register of notarial actions about the cancellation or amendment of the will.

Chapter 5. Provision of information about notarial action

26. The notary shall provide information from the electronic register of notarial acts on the notarial acts performed by him in the cases set forth in clause 6 of Article 3 of the Law, in the form of an extract from the electronic register of notarial acts in the form in accordance with Appendix 5 to these Rules.

27. The notary receives the information contained in the electronic register of notarial acts necessary to perform a notarial act or verify the validity of a notarial document upon a request submitted through UNIS.

The information required by the notary shall be provided automatically using UNIS tools upon request submitted by the notary through UNIS, with the obligatory indication of information about the notarial act performed, including:

registration number of a notarial action in the electronic register of notarial actions;

date of performance of the notarial action;

type of a notarial action;

information about the person, performed the notarial action;

notes on the need to submit an electronic image of a notarized document - for the cases provided for in clause 15 of these Rules.

	Appendix 1 to the Rules for maintenance of registers of the Unified notarial information system
	form

Act on impossibility of UNIS operation

_____________________________________________________________________

surname, name, patronymic (if any) of a private notary, date and number of the license

Date___________________ _____________________________

(place of drawing up)

I, (private or state) notary (surname, name, patronymic (if any), draw up this act on impossibility of UNIS operation due to

__________________________________________________________________________

(indicate the reason of UNIS operation)

Start of the stoppage of UNIS operation “___”________20__ time “__” hours ____ minutes

Commencement of UNIS operation “___”________20__ time “__” hours ____ minutes

Drawn up by

Notary:____________________________________________________________

(surname, name, patronymic (if any), signature of a private or state notary)

	Appendix 2 to the Rules for maintenance of registers of the Unified notarial information system
	form

Electronic register of notarial actions

Registration number	Date of registration	Actual date of performance	Surname, name, patronymic (if any), name of the legal entity for which the notarial act was performed their IIN, BIN	Identity documents of participants	Collected (Total amount)	Status	Content of the notarial action	Note	Type of action
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Note. Notary in: column 2 - indicates the date of filling in the electronic register of notarial actions;

in column 3 - indicates the date of the notarial act.

	Appendix 3 to the Rules for maintenance of registers of the Unified notarial information system
	form

Register of succession cases

Date making record	Number of succession case	Date of receipt of application	Surname, name, patronymic (if any), of the decedent	Time of death of the testator	surname, name, patronymic (if any), of the applicant	Date of the certificate of inheritance	Note
1	2	3	4	5	6	7	8

Explanatory memo.

Column 1 indicates the date of completion of the register of succession cases.

Column 2 indicates the serial number of the registered inheritance case, to which the first application was received, which served as the basis for the commencement of proceedings on the case.

Column 3 indicates the date of receipt of the application.

Column 4 indicates information about the testator: last name, first name, patronymic (if any).

Column 5 indicates the date of death of the testator.

Column 6 indicates information about the heir: last name, first name, patronymic (if any). If the document that served as the basis for the commencement of proceedings in the inheritance case was received by the notary through a representative, in this column, in addition to the last name, first name, patronymic (if any) of the heir, the last name, first name, patronymic (if any) of the legal or authorized representative who directly submitted the documents to the notary are indicated on behalf of the heir.

Column 7 indicates the date of issue of the certificate of inheritance.

	Appendix 4 to the Rules for maintenance of registers of the Unified notarial information system
	form

Register of registration of wills

Surname, name, patronymic (if any), of the testator	Date of birth of the testator	Date of attestation of the will	Registration number	Note on the cancellation of the will	Notary
1	2	3	4	5	6

	Appendix 5
	to the Rules for maintenance of registers of the Unified notarial information system
	form

EXTRACT
from electronic register of notarial actions of the Unified notarial information system containing information about the notarial action (notarial actions) performed by the notary ______________________________________________________________________________________________________
(indicate name of the notarial district, surname, name, patronymic (if any) of a private notary, date and number of the license)

Registration number	Date of registration	Actual date of performance	Surname, name, patronymic (if any), name of the legal entity for which the notarial act was performed their IIN, BIN	Identity documents of participants	Collected (Total amount)	Status	Content of the notarial action	Note	Type of action
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Об утверждении Правил ведения реестров единой нотариальной информационной системы