Во исполнение пункта 3 постановления Правительства Республики Казахстан от 24 апреля 2001 года № 545 "О мерах по реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 года)" ПРИКАЗЫВАЕМ:
1. Утвердить Единые правила проставления апостиля согласно приложению к настоящему совместному приказу.
2. Признать утратившим силу приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 4 июня 2001 года № 67 "Об утверждении Единых правил о порядке и условиях проставления апостиля на официальных документах, исходящих из государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 1536).
3. Департаменту регистрационной службы и организации юридических услуг Министерства юстиции Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего совместного приказа;
2) размещение настоящего совместного приказа на официальном интернет-ресурсе Министерства юстиции Республики Казахстан, Генеральной Прокуратуры Республики Казахстан, Министерства образования и науки Республики Казахстан, Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарата Верховного Суда Республики Казахстан), Министерства финансов Республики Казахстан, Министерства обороны Республики Казахстан, Министерства культуры и спорта Республики Казахстан, Министерства внутренних дел Республики Казахстан.
4. Контроль за исполнением настоящего совместного приказа возложить на курирующего вице-министра юстиции, образования и науки, финансов, культуры и спорта, внутренних дел, заместителя Генерального Прокурора Республики Казахстан и заместителя руководителя Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарата Верховного Суда Республики Казахстан).
5. Настоящий совместный приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Министр обороны |
Министр образования и науки |
Министр внутренних дел |
Министр финансов |
Министр культуры и спорта |
Руководитель Департамента |
Исполняющий обязанности |
И.о. министра юстиции |
Единые правила проставления апостиля
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие Единые правила проставления апостиля (далее - Правила) определяют порядок и условия проставления апостиля.
2. В настоящих Правилах употребляются следующие понятия:
1) апостиль - специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи лица, подписавшего документ, и подтверждение его полномочий, а также подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ в бумажной или в электронной форме;
2) лица, проставляющие апостиль - должностные лица уполномоченных государственных органов, выполняющие функции по проставлению апостиля;
3) информационная система "Е-Апостиль" (далее – ИС Е-Апостиль) – информационная система, предназначенная для регистрации документов и выдачи "штампа" апостиль в электронном виде, которая обеспечивает централизованный учет и единый архив апостилированных документов;
4) "звездочка" - плотная бумага, которая заклеивается в месте скрепления листов документа, и на которой проставляется гербовая печать государственного органа, проставившего апостиль;
5) документ - зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать;
6) книга регистрации документов - регистрация апостилированных документов представленных на бумажном носителе;
7) информационная система "Единый архив электронных документов" (далее – ИС ЕАЭД) - единая система автоматизированного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан с функционалом информационного поиска документов;
8) уполномоченные государственные органы - государственные органы, проставляющие апостиль во исполнение постановления Правительства Республики Казахстан от 24 апреля 2001 года № 545 "О мерах по реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 года)";
9) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;
10) электронный регистр – электронный перечень апостилированных документов;
11) веб-портал "электронного правительства" (далее – портал) -информационная система, представляющая собой "единое окно" доступа ко всей консолидированной правительственной информации, включая нормативную правовую базу, и к государственным иным услугам, оказываемым в электронной форме;
12) шлюз "электронного правительства" (далее – ШЭП) - информационная система, предназначенная для интеграции объектов информатизации "электронного правительства" с иными объектами информатизации.
13) электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП) - набор электронных цифровых символов, созданная средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания;
3. В качестве официальных документов, подлежащих проставлению апостиля, принимаются документы в соответствии со статьей 1 Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, ратифицированный Законом Республики Казахстан "О присоединении Республики Казахстан к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (далее - Конвенция).
4. Апостиль не проставляется на:
1) документах, совершенных посольствами или консульскими учреждениями Республики Казахстан за границей;
2) административных документах, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.
5. Апостиль имеет форму штампа - квадратного клише по форме, согласно постановлению Правительства Республики Казахстан от 24 апреля 2001 года № 545 "О мерах по реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 года)" (далее - Постановление).
6. Вне формы штампа апостиля ниже указывается следующий текст: "Настоящий апостиль удостоверяет только подлинность подписи, должности/звания подписавшего и подлинность проставленные на документе печати или штампа и не заверяет содержание документа, на котором он проставлен".
7. Официальные документы, совершенные на территории государств-участников Конвенции, на которых проставлен апостиль в соответствии с условиями Конвенции, признаются на территории Республики Казахстан без дополнительной легализации.
8. В соответствии с Постановлением уполномоченные государственные органы вправе делегировать полномочия по проставлению апостиля на официальных документах своим территориальным органам.
Графы в штампе заполняются только на государственном языке.
9. В уполномоченных государственных органах хранятся образцы подписей должностных лиц своих подведомственных органов и других, от которых поступают официальные документы на апостилирование.
10. Документы, представляемые для проставления апостиля, пишутся ясно и четко, подписи должностных лиц и оттиски печатей являются отчетливыми.
11. Оказание государственных услуг в сфере апостилирования официальных документов осуществляются согласно подзаконным нормативным правовым актам, определяющих порядок оказания государственных услуг, утвержденных в соответствии с подпунктом 1) статьи 10 Закона Республики Казахстан "О государственных услугах".
Глава 2. Порядок и условия проставления апостиля в бумажной форме
12. Проставление апостиля в бумажной форме осуществляется на подлинниках официальных документов, исходящих лишь от государственных органов (учреждений), должностных лиц или нотариусов Республики Казахстан, как участника Конвенции.
Документы, выданные государственными органами (учреждениями) должностными лицами или нотариусами иных суверенных государств (бывших союзных республик в составе СССР), не принимаются на территории Республики Казахстан к проставлению апостиля на подлинниках.
13. Апостиль проставляется на свободном от текста месте документа, либо на его оборотной стороне и скрепляется гербовой печатью уполномоченного государственного органа. В документе, объем которого превышает один лист, листы прошиваются, прошнуровываются и скрепляются печатью.
14. Апостиль в случае невозможности его проставления на представленном документе проставляется на отдельном листе бумаги.
В этом случае листы документа и лист с апостилем скрепляются вместе путем прошивания нитью любого цвета (либо специальным тонким шнуром, лентой) и пронумеровываются, о чем на "звездочке" производится соответствующая запись.
Последний лист документов в месте скрепления заклеивается "звездочкой", на которой проставляется гербовая печать. При этом проставленный оттиск печати располагается равномерно на "звездочке" и на листе.
Количество скрепленных листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль.
Лист с проставленным апостилем подшивается к документу указанным способом и в том случае, если документ имеет твердую обложку.
15. Текст в апостиле печатается или четко пишется от руки, подчистки не допускаются. Внесение изменений в текст апостиля и перемена последовательности размещения его строк в штампе не допускается.
Не допускается изготовление апостиля с листа методом ксерокопирования штампа апостиля или иным путем для подшивки к удостоверяемым документам.
Апостиль проставляется как оттиск штампа. Штамп апостиля возможно исполнение компьютерным способом.
16. Если документ подписан несколькими лицами, в апостиле свидетельствуется подпись вышестоящего должностного лица.
17. В тех случаях, когда в документе не предусмотрена подпись должностного лица и его фамилия, а документ исходит от государственного органа (учреждения), в строке 2 штампа апостиля указывается: "подпись не предусмотрена", а в строках 3 и 4 записывается наименование органа, от которого исходит документ.
18. Регистрация документов представленных для проставления апостиля, производится в Книге регистрации документов (далее - Книга) по форме, согласно приложению 1 к настоящим Правилам.
19. Книга прошнуровывается, листы пронумеровываются, и скрепляется подписью лица, проставляющего апостиль, и гербовой печатью уполномоченного государственного органа, в котором ведется эта Книга.
20. Запись в книгу производится после предъявления квитанции об уплате государственной пошлины и проставления на документе апостиля.
21. Подчистки в Книге не допускаются, а поправки оговариваються подписью лица, проставляющего апостиль, ответственного за ведение Книги.
Глава 3. Порядок и условия проставления апостиля в электронной форме
22. Апостиль в электронном формате проставляется в виде файла Portable Document Format (PDF) в котором содержится апостиль вместе с электронной или сканированной копией официального документа, подписанной ЭЦП должностного лица уполномоченного государственного органа или лица его заменяющего.
23. Документ, представленный для апостилирования, предоставляется в электронном виде или путем сканирования оригинала документа (не допускается сканирование с ксерокопий).
24. Документ, представленный для апостилирования, путем сканирования документа на бумажном носителе должен точно соответствовать оригиналу (исправления или подчистка текста не допускаются).
25. Должностное лицо посредством ИС Е-Апостиль или ИС ЕАЭД на электронном документе, подлежащем апостилированию формирует электронный апостиль и посредством ШЭП направляет подписанный ЭЦП уполномоченного лица результат оказания государственной услуги в "личный кабинет" заявителя на портал.
26. Электронный апостиль выдается через портал путем скачивания апостиля с применением защитного кода, переданного уполномоченным государственным органом при подаче заявления.
27. Под штампом электронного апостиля указывается адрес электронной страницы (ссылка на веб-страницу) государственного органа.
28. Электронный регистр предусматривает архив всех апостилей, выданных как в бумажном, так и в электронном формате.
29. По документам, на которых проставляется апостиль в электронном формате, регистрация производится в электронном регистре документов по форме, согласно приложению 2 к настоящим Правилам.
| Приложение 1 к Единым правилам проставления апостиля |
|
| Форма |
Книга регистрации документов
№ | Дата проставления апостиля | Фамилия имя отчество (при его наличии), адрес проживания лица обратившего за проставлением апостиля | Номер документа удостоверяющего личность заявителя, дата и орган выдачи | Наименование и содержание документа, представленного для проставления апостиля, номер документа, дата и орган выдачи | Фамилия имя отчество (при его наличии) и должность лица, подписавшего документ, а в отношении неподписанных документов – указание государственного органа, проставившего печать или штамп | Страна, в которую направляется документ | Роспись в получении документа лицом, обратившимся за проставлением апостиля либо документ подтверждающий выдачу готового документа | Фамилия имя отчество (при его наличии) и должность лица, проставившего апостиль |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| Приложение 2 к Единым правилам проставления апостиля |
|
| Форма |
Электронный регистр документов
№ | Дата проставления апостиля | Фамилия имя отчество (при его наличии) и адрес проживания, лица обратившего за проставлением апостиля | Номер документа, удостоверяющего личность, дата и орган выдачи | Наименование и содержание документа, представленного для проставления апостиля, номер документа, дата и орган выдачи | Фамилия имя отчество (при его наличии) и должность лица, подписавшего документ, а в отношении неподписанных документов – указание государственного органа, проставившего печать или штамп | Страна, в которую направляется документ | Фамилия имя отчество (при его наличии) и должность лица, проставившего апостиль |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |