ИПС "Әділет"

В соответствии с подпунктом 18-1) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", подпунктом 2) пункта 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан "О государственной статистике" и подпунктом 457) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и информации Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 октября 2023 года № 866 "О некоторых вопросах Министерства культуры и информации Республики Казахстан" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Правила централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Признать утратившими силу некоторые приказы согласно приложению 2 к настоящему приказу.

3. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан после его официального опубликования;

3) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа представление в Юридический департамент Министерства культуры и информации Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1) и 2) настоящего пункта.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр культуры и информации
Республики Казахстан

А. Балаева

Согласован
Бюро национальной статистики
Агентства по стратегическому
планированию и реформам
Республики Казахстан

Приложение 1 к приказу
Министр культуры и информации
Республики Казахстан
от 24 апреля 2025 года № 192-НҚ

Правила централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда (далее – Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 18-1) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", подпунктом 2) пункта 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан "О государственной статистике", подпунктом 457) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и информации Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 октября 2023 года № 866 "О некоторых вопросах Министерства культуры и информации Республики Казахстан" и определяют порядок проведения централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).

2. Уполномоченный орган в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган) осуществляет централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда путем ведения единого Государственного фондового каталога.

Глава 2. Порядок централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

3. Для проведения централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда республиканские государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан, Национальный центр рукописей и редких книг и местные исполнительные органы (далее – МИО) ежегодно до 5 января представляют в уполномоченный орган на бумажном носителе (в одном экземпляре) и в электронной форме:

1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;

4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

4. Подведомственное учреждение уполномоченного органа Национальный архив Республики Казахстан ежегодно к 15 февраля вносит изменения и дополнения в Государственный фондовый каталог на основе карточек фондов, представленных республиканскими государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами, Национальный центр рукописей и редких книг и МИО.

5. Республиканские государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и МИО один раз в три года до 5 января представляют в уполномоченный орган сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

6. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля на основании представленных сводных паспортов составляет сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан.

Приложение 1
к Правилам централизованного
государственного учета документов
Национального архивного фонда

Форма

Форма, предназначенная для сбора административных данных на безвозмездной основе "Паспорт архива на 1 января 20___ года"

Представляется: в Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

Форма, предназначенная для сбора административных данных на безвозмездной основе размещена на интернет-ресурсе: www.mam.gov.kz.

Наименование административной формы: "Паспорт архива на 1 января 20___ года".

Индекс формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе (краткое буквенно-цифровое выражение наименования формы): ПА-1.

Периодичность: годовая.

Отчетный период: за 20__ год.

Круг лиц, представляющих форму, предназначенную для сбора административных данных на безвозмездной основе: республиканские государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан, Национальный центр рукописей и редких книг и местные исполнительные органы.

Срок представления формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе: ежегодно до 5 января следующего за отчетным.

БИН

Метод сбора: на бумажном носителе и в электронном виде.

Паспорт архива ___________________________ на 1 января 20___ года (наименование архива)

Таблица 1

Состав и объем архивных документов

№ п/п	Показатели	Количество фондов (штук)	Количество единиц хранения				Количество единиц хранения, принятых на временное хранение
			Всего	в том числе
			Всего	внесенных в описи	на государственном языке	учтенных особо ценных
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Из них, управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
1.5	Рукописи
1.6	Редкие книги
2	Электронные документы. Всего
2.1	Из них, управленческая документация
2.2	Документы личного происхождения
2.3	Научно-техническая документация
2.4	Документы по личному составу
3	Кинодокументы
4	Фотодокументы
5	Фонодокументы
6	Видеодокументы
7	Машиночитаемая документация
8	Микроформы на правах подлинника
9	Итого

Таблица 2

Объем единицы учета

№ п/п	Показатели	Количество единиц учета
№ п/п	Показатели	Всего	в том числе внесенных в описи
1	2	3	4
1	Кинодокументы
2	Фонодокументы
3	Видеодокументы
4	Машиночитаемая документация

Таблица 3

Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

№ п/п	Показатели	Количество единиц хранения		Объем страхового фонда
№ п/п	Показатели	скопированных для страхового фонда	имеющих фонд пользования	количество кадров негатива (штук)	количество единиц хранения страхового фонда
1	2	3	4	5	6
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Из них, управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
1.5	Рукописи
1.6	Редкие книги
2	Кинодокументы
3	Фотодокументы
4	Фонодокументы
5	Видеодокументы
6	Машиночитаемая документация
7	Микроформы на правах подлинника
8	Итого

Таблица 4

Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам

Описи, каталоги, базы данных

№ п/п	Показатели	Количество описей (книг учета и описания) (штук)		Закаталогизировано				Создано баз данных о составе и содержании документов
		всего	из них в полном комплекте	Количество фондов (штук)	Количество единиц хранения	Количество составленных карточек (штук)		Количество баз данных (штук)	Объем документов в мега байтах
		всего	из них в полном комплекте	Количество фондов (штук)	Количество единиц хранения	всего	из них включенных в каталоги	Количество баз данных (штук)	Объем документов в мега байтах
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Из них, управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
1.5	Рукописи
1.6	Редкие книги
2	Электронные документы. Всего
2.1	Управленческая документация
2.2	Документы личного происхождения
2.3	Научно-техническая документация
2.4	Документы по личному составу
3	Кинодокументы
4	Фотодокументы
5	Фонодокументы
6	Видеодокументы
7	Машиночитаемая документация
8	Микроформы на правах подлинника
9	Итого

Таблица 5

Справочно-информационные издания

№ п/п	Показатели	Всего	Из них, количество изданных на бумажной основе (штук)	Из них, количество подготовленных в электронном виде (без издания на бумажной основе) (штук)
1	2	3	4	5
1	Путеводители, краткие справочники по фондам
2	Справочники по административно-территориальному делению
3	Справочники по истории учреждений
4	Справочники других типов
5	Итого

Таблица 6

Состав и объем научно-справочной библиотеки

№ п/п	Показатели	Количество (штук)
1	2	3
1	Книги и брошюры
2	Газеты
3	Журналы
4	Другие виды печатной продукции

Таблица 7

Условия хранения документов

№ п/п	Показатели		Количество
1	2		3
1	Здания архива (штук)
1.1	Из них, на балансе архива (штук)
1.2	В аренде (штук)
2	Специальные помещения (штук)
3	Приспособленные помещения (штук)
4	Степень загруженности архивохранилищ (в процентах)
5	Оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах)
6	Оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах)
7	Протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах)
8	Протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах)
9	Протяжность мобильных стеллажей (в погонных метрах)
10	Закартонировано документов (в единицах хранения)
Наименование _________________ ______________________________		Адрес________________ ______________________________________________

Телефон ______________________________________________________

Адрес электронной почты _______________________________________

Исполнитель

___________________________________________ _____________________

фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон

Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности

_________________________________________________ ______________ фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись

Место для печати (за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)

Приложение к форме,
предназначенной для сбора
административных данных на
безвозмездной основе "Паспорт
архива на 1 января 20__ года"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе "Паспорт архива на 1 января 20__ года" (индекс: ПА-1, годовая)

Глава 1. Общие положения

1. Настоящее пояснение определяет единые требования по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе "Паспорт архива на 1 января 20__ года" (далее – Форма).

2. Форма представляется ежегодно до 5 января.

3. Форма подписывается исполнителем и руководителем или лицом, исполняющим его обязанности, с указанием его фамилии и инициалов, а также даты заполнения.

4. Форма заполняется на казахском и русском языках.

Глава 2. Пояснение по заполнению Формы

5. В графах 1 таблицы 1 "Состав и объем архивных документов", таблицы 2 "Объем единицы учета", таблицы 3 "Состав и объем страхового фонда копий архивных документов", таблицы 4 "Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам. Описи, каталоги, базы данных", таблицы 5 "Справочно-информационные издания", таблицы 6 "Состав и объем научно-справочной библиотеки", таблицы 7 "Условия хранения документов" заполняется номер по порядку "№".

6. В графах 2 таблицы 1 "Состав и объем архивных документов", таблицы 4 "Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам. Описи, каталоги, базы данных" указываются показатели архивных документов (документы на бумажной основе. Всего, из них, управленческая документация, документы личного происхождения, научно-техническая документация, документы по личному составу, рукописи, редкие книги, электронные документы. Всего, из них, управленческая документация, документы личного происхождения, научно-техническая документация, документы по личному составу, кинодокументы, фонодокументы, видеодокументы, машиночитаемая документация, микроформы на правах подлинника, фотодокументы, итого).

7. В графе 2 таблицы 3 "Состав и объем страхового фонда копий архивных документов указываются показатели архивных документов (документы на бумажной основе. Всего, из них, управленческая документация, документы личного происхождения, научно-техническая документация, документы по личному составу, рукописи, редкие книги, управленческая документация, документы личного происхождения, научно-техническая документация, документы по личному составу, кинодокументы, фонодокументы, видеодокументы, машиночитаемая документация, микроформы на правах подлинника, фотодокументы, итого).

8. В таблице 1 "Состав и объем архивных документов":

в графе 3 указывается количество фондов;

в графах 4, 5, 6 и 7 указывается количество единиц хранения (графа 4 – всего, графа 5 – внесенных в описи, графа 6 – на государственном языке, графа 7 – учтенных особо ценных);

в графе 8 указывается количество единиц хранения, принятых на временное хранение.

9. В таблице 2 "Объем единицы учета":

в графе 2 указываются показатели учета (кинодокументы, фонодокументы, видеодокументы, машиночитаемая документация);

в графах 3 и 4 указывается количество единиц учета (графа 3 – всего, графа 4 – в том числе внесенных в описи).

10. В таблице 3 "Состав и объем страхового фонда копий архивных документов":

в графах 3 и 4 указывается количество единиц хранения (графа 3 – скопированных для страхового фонда, графа 4 – имеющих фонд пользования);

в графах 5 и 6 указывается объем страхового фонда (графа 5 – количество кадров негатива, графа 6 – количество единиц хранения страхового фонда).

11. В таблице 4 "Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам. Описи, каталоги, базы данных":

в графах 3 и 4 указывается количество описей (книг учета и описания) (графа 3 – всего, графа 4 – из них в полном комплекте);

в графах 5, 6, 7 и 8 указывается количество закаталогизированных (графа 5 – количество фондов, графа 6 – количество единиц хранения, графа 7 – количество составленных карточек всего, графа 8 – из них включенных в каталоги);

в графах 9 и 10 указываются созданные базы данных о составе и содержании документов (графа 9 – количество баз данных, графа 10 – объем документов в мега байтах).

12. В таблице 5 "Справочно-информационные издания":

в графе 2 указываются показатели справочно-информационных изданий (путеводители, краткие справочники по фондам, справочники по административно-территориальному делению, справочники по истории учреждений, справочники других типов, итого);

в графе 3 указывается общее количество справочно-информационных изданий;

в графе 4 указывается количество изданных справочно-информационных изданий на бумажной основе;

в графе 5 указывается количество справочно-информационных изданий, подготовленных в электронном виде (без издания на бумажной основе).

13. В таблице 6 "Состав и объем научно-справочной библиотеки":

в графе 2 указываются показатели научно-справочной библиотеки (книги и брошюры, газеты, журналы, другие виды печатной продукции);

в графе 3 указывается количество научно-справочной библиотеки.

14. В таблице 7 "Условия хранения документов":

в графе 2 указываются показатели хранения документов (здания архива, специальные помещения, приспособленные помещения, степень загруженности архивохранилищ (в процентах), оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах), оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах), протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах), протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах), протяжность мобильных стеллажей (в погонных метрах), закартонировано документов (в единицах хранения);

в графе 3 указывается количество условий хранения документов.

	Приложение 2 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда
	Форма

Форма, предназначенная для сбора административных данных на безвозмездной основе "Карточка фонда"

Представляется: в Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

Наименование административной формы: "Карточка фонда".

Индекс формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе (краткое буквенно-цифровое выражение наименования формы): КФ-1.

Периодичность: годовая.

Отчетный период: за 20__ год.

Срок представления формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе: ежегодно до 5 января следующего за отчетным периодом.

БИН

Метод сбора: на бумажном носителе и в электронном виде.

Таблица 1

Карточка фонда

Дата первого поступления фонда	Дата получения карточки фонда	Место хранения фонда	№ фонда/Категория/ Форма собственности
1	2	3	4










Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
5	6








Объем фонда на 1 января 20___года	Годы	7
	Количество единиц хранения/документов	8
	В том числе неописанных единиц хранения/документов	9
	имеющих страховые копии единиц хранения

Таблица 2

Оборотная сторона карточки фонда

Название описи, аннотация документов	Начало года	Конец года	Название описи, аннотация документов	Начало года	Конец года
1	2	3	4	5	6

Прежний № ___________ фонда

Примечание______________________________________________________

Наименование

_____________________________

Адрес

_____________________________

Телефон ______________________________________________________

Адрес электронной почты _______________________________________

Исполнитель

___________________________________________ _____________________

фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон

Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности

__________________________________________________ ______________

фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись

Место для печати (за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)

Приложение к форме,
предназначенной для сбора
административных данных
на безвозмездной основе
"Карточка фонда"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе "Карточка фонда" (индекс: КФ-1, годовая)

Глава 1. Общие положения

1. Настоящее пояснение определяет единые требования по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе "Карточка фонда" (далее – Форма).

2. Форма представляется ежегодно до 5 января.

4. Форма заполняется на казахском и русском языках.

Глава 2. Пояснение по заполнению Формы

5. В таблице 1 "Карточка фонда":

графе 1 указывается дата первого поступления фонда;

в графе 2 указывается дата получения карточки фонда;

в графе 3 указывается место хранения фонда;

в графе 4 указывается № фонда/Категория/Форма собственности.

в графе 5 указываются крайние даты каждого названия фонда;

в графе 6 указывается название фонда;

в графах 7, 8 и 9 указывается объем фонда на 1 января 20___года (графа 7 – годы, графа 8 – количество единиц хранения/документов, графа 9 – в том числе неописанных единиц хранения/документов, имеющих страховые копии единиц хранения).

6. В таблице 2 "Оборотная сторона карточки фонда":

в графе 1 и 4 указывается название описи, аннотация документов;

в графе 2 и 5 указывается начало года;

в графе 3 и 6 указывается конец года.

7. "Примечание" заполняется только при составлении отчета.

	Приложение 3 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда
	Форма

Форма, предназначенная для сбора административных данных на безвозмездной основе "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20___ года"

Представляется: в Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

Наименование административной формы: "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20___ года".

Индекс формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе (краткое буквенно-цифровое выражение наименования формы): СИСОФ-1.

Периодичность: годовая.

Отчетный период: за 20__год.

БИН

Метод сбора: на бумажном носителе и в электронном виде.

Таблица

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20___ года.

№ п/н	№ фонда	Категория	Название фондов	Поступило		Выбыло		Общее количество единиц хранения в фонде на 1 января ___ года			Примечание
№ п/н	№ фонда	Категория	Название фондов	Название описи, аннотация документов	Годы	Название описи, аннотация документов	Годы	Внесенных в описи единиц хранения	Не внесенных единиц хранения/документов	Имеющих страховые копии единиц хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Всего за ______ поступило ____ фондов ______ единиц хранения/документов;

выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов;

созданы страховые копии на __________ единиц хранения.

На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № ______ по № ___ номеров фондов, в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов ______ единиц хранения, номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя)__________, утраченных __________ фондов, свободных номеров __________.

Наименование
________________________________
___________________________________

Адрес
_______________________________
_______________________________

Телефон ______________________________________________________

Адрес электронной почты _______________________________________

Исполнитель_________________________________________ _____________________

фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон

Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности

_______________________________________________________ ______________

фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись

Место для печати (за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)

Приложение к форме,
предназначенной для сбора
административных данных на
безвозмездной основе "Сведения
об изменениях в составе и
объеме фондов на 1 января
20___ года"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20___ года" (индекс: СИСОФ-1, годовая)

Глава 1. Общие положения

1. Настоящее пояснение определяет единые требования по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20___ года" (далее – Форма).

2. Форма представляется ежегодно до 5 января.

4. Форма заполняется на казахском и русском языках.

Глава 2. Пояснение по заполнению Формы

5. В таблице "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20___ года":

в графе 1 заполняется номер по порядку "№";

в графе 2 указывается № фонда;

в графе 3 указывается категория;

в графе 4 указывается название фондов;

в графах 5 и 6 указывается о поступивших документах (графа 5 – название описи, аннотация документов, графа 6 – годы);

в графах 7 и 8 указывается о выбывших документах (графа 7 – название описи, аннотация документов, графа 8 – годы);

в графах 9,10 и 11 указывается общее количество единиц хранения в фонде на 1 января 20___ года (графа 9 – внесенных в описи единиц хранения, графа 10 – не внесенных единиц хранения/документов, графа 11 – имеющих страховые копии единиц хранения);

в графе 12 указывается примечание (если новый фонд указать – смотреть карточку фонда, если сформирована продолжение карточка фонда – смотреть продолжение карточки фонда, в случае поступления или выбытия единиц хранения указывается количество единиц хранения поступивших в течение года с указанием № и даты акта поступления или выбытия дел).

	Приложение 4 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда
	Форма

Форма, предназначенная для сбора административных данных на безвозмездной основе "Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января 20___ года"

Представляется: в Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

Наименование административной формы: "Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января 20___ года".

Индекс формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе (краткое буквенно-цифровое выражение наименования формы): УСФК-1.

Периодичность: годовая.

Отчетный период: за 20__ год.

Срок представления формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе: ежегодно до 5 января 20___года следующего за отчетным периодом.

БИН

Метод сбора: на бумажном носителе и в электронном виде.

Таблица

Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января 20___ года

№ п/н	Наименование архива	Первый и последний номера фондов по списку фондов	Количество фондов по паспорту на 1 января 20___года (штук)	Количество карточек в фондовом каталоге (штук)					Количество свободных номеров фондов (штук)	Примечание
				Всего		На фонды, хранящиеся в архиве	На фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды	На утраченные фонды
1	2	3	4	5		6	7	8	9	10

Наименование ________________________ _________________________					Адрес ______________________________ _______________________________

Телефон ______________________________________________________

Адрес электронной почты _______________________________________

Исполнитель ________________________________________ ________________

фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон

Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности

_______________________________________________________ ______________

фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись

Место для печати (за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)

Приложение к форме,
предназначенной для сбора
административных данных на
безвозмездной основе
"Учетные сведения по
фондовому каталогу на
1 января 20___ года"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе "Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января 20___ года" (индекс: УСФК-1, годовая)

Глава 1. Общие положения

1. Настоящее пояснение определяет единые требования по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе "Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января 20___ года" (далее – Форма).

2. Форма представляется ежегодно до 5 января.

4. Форма заполняется на казахском и русском языках.

Глава 2. Пояснение по заполнению Формы

5. В таблице "Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января 20___ года":

в графе 1 заполняется номер по порядку "№";

в графе 2 указывается наименование архива;

в графе 3 указывается первый и последний номера фондов по списку фондов;

в графе 4 указывается количество фондов по паспорту на 1 января 20___года;

в графах 5, 6, 7 и 8 указывается количество карточек в фондовом каталоге (графа 5 – всего, графа 6 – на фонды, хранящиеся в архиве, графа 7 – на фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды, графа 8 – на утраченные фонды);

в графе 9 указывается количество свободных номеров фондов;

в графе 10 указывается примечание (в примечание необходимо указать номера свободных фондов);

	Приложение 5 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда
	Форма

Форма, предназначенная для сбора административных данных на безвозмездной основе "Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря 20__ года"

Представляется: в Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

Наименование административной формы: "Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря 20__ года".

Индекс формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе (краткое буквенно-цифровое выражение наименования формы): СПИК ГА РК-1.

Периодичность: один раз в три года.

Отчетный период: за 20__ год.

Круг лиц, представляющих форму, предназначенную для сбора административных данных на безвозмездной основе: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы.

Срок представления формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе: один раз в три года до января года следующего за отчетным периодом.

БИН

Метод сбора: на бумажном носителе и в электронном виде.

Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря 20__ года

Таблица 1

Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию

№ п/н	Наименование показателей	Количество	Количество штатных работников	Количество согласованных с архивными учреждениями (штук)		Количество помещений для хранения документов (штук)	Количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение (штук)
№ п/н	Наименование показателей	Количество	Количество штатных работников	Номенклатуры дел	Инструкции, правила по делопроизводству	Количество помещений для хранения документов (штук)
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Государственные организации профиля комплектования государственных архивов
2	Негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов
3	Государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
4	Негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
5	Объединенные ведомственные архивы

Таблица 2

Сведения об управленческой документации

№ п/п	Наименование показателей	Всего единиц хранения	Количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения)		Количество документов по личному составу (в единицах хранения)		Количество образующихся в течении года дел постоянного срока хранения (в единицах хранения)
№ п/п	Наименование показателей	Всего единиц хранения	Внесенных в описи и утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения	Хранящиеся сверх установленного срока	Всего	Внесенных в описи и утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
2	Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
3	Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
4	Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
5	Управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива

Таблица 3

Сведения об источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию

№ п/н	Виды организаций	Количество помещения для хранения документов (штук)	Количество штатных сотрудников	Количество единиц хранения внесенных в описи и утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения	Количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)	Всего единиц хранения
1	2	3	4	5	6	7
1	Государственные организации
2	Негосударственные организации

Таблица 4

Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах

№ п/н	Виды организаций	Количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении (штук)	Количество помещения для хранения документов (штук)	Количество штатных сотрудников	Количество единиц хранения внесенных в описи и утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения	Количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)
1	2	3	4	5	6	7
1	Государственные организации, хранящие кинодокументы
2	Негосударственные организации, хранящие кинодокументы
3	Государственные организации, хранящие фотодокументы
4	Негосударственные организации, хранящие фотодокументы
5	Государственные организации хранящие фонодокументы
6	Негосударственные организации, хранящие фонодокументы
7	Государственные организации, хранящие видеодокументы
8	Негосударственные организации, хранящие видеодокументы
Наименование ________________________ ________________________				Адрес _____________________________ _____________________________

Телефон ______________________________________________________

Адрес электронной почты _______________________________________

Исполнитель ___________________________________________ __________________

фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон

Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности

_______________________________________________________ _______________

фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись

Место для печати (за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)

Приложение к форме,
предназначенной для сбора
административных данных на
безвозмездной основе "Сводный
паспорт источников комплектования
государственных архивов
Республики Казахстан на
1 декабря 20__ года "

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных "Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан" на 1 декабря 20__ года (индекс: СПИК ГА РК-1, один раз в три года)

Глава 1. Общие положения

1. Настоящее пояснение определяет единые требования по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных на безвозмездной основе "Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан" на 1 декабря 20__ года" (далее – Форма).

2. Форма представляется ежегодно до 5 января.

4. Форма заполняется на казахском и русском языках.

Глава 2. Пояснение по заполнению Формы

5. В графах 1 таблицы 1 "Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию", таблицы 2 "Сведения об управленческой документации", таблицы 3 "Сведения об источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию", таблицы 4 "Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах" заполняется номер по порядку "№".

6. В таблице 1 "Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию":

в графе 2 указывается наименование показателей (государственные организации профиля комплектования государственных архивов, негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов, государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов, негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов, объединенные ведомственные архивы);

в графе 3 указывается количество;

в графе 4 указывается количество штатных работников;

в графах 5 и 6 указывается количество согласованных с архивными учреждениями (графа 5 – номенклатуры дел, графа 6 – инструкции, правила по делопроизводству);

в графе 7 указывается количество помещений для хранения документов;

в графе 8 указывается количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение.

7. В таблице 2 "Сведения об управленческой документации":

в графе 2 указывается наименование показателей (государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов, негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов, государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов, негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов, управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива);

в графе 3 указывается всего единиц хранения;

в графах 4 и 5 указывается количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения (графа 4 - внесенных в описи, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, графа 5 – хранящиеся сверх установленного срока);

в графах 6 и 7 указывается количество документов по личному составу (в единицах хранения (графа 6 – всего, графа 7 – внесенных в описи, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения);

в графе 8 указывается количество образующихся в течение года дел постоянного срока хранения (в единицах хранения).

8. В таблице 3 "Сведения об источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию":

в графе 2 указываются виды организаций (государственные организации, негосударственные организации);

в графе 3 указывается количество помещения для хранения документов;

в графе 4 указывается количество штатных сотрудников;

в графе 5 указывается количество единиц хранения внесенных в описи и утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения;

в графе 6 указывается количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении);

в графе 7 указывается всего единиц хранения.

9. В таблице 4 "Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах":

в графе 2 указываются виды организаций (государственные организации, хранящие кинодокументы, негосударственные организации, хранящие кинодокументы, государственные организации, хранящие фотодокументы, негосударственные организации, хранящие фотодокументы, государственные организации хранящие фонодокументы, негосударственные организации, хранящие фонодокументы, государственные организации, хранящие видеодокументы, негосударственные организации, хранящие видеодокументы);

в графе 3 указывается количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении;

в графе 4 указывается количество помещения для хранения документов;

в графе 5 указывается количество штатных сотрудников;

в графе 6 указывается количество единиц хранения внесенных в описи и утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения;

в графе 7 указывается количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранения).

Приложение 2 к приказу
Министр культуры и информации
Республики Казахстан
от 24 апреля 2025 года № 192-НҚ

Перечень утративших силу некоторых приказов

1. Приказ исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 июля 2018 года № 168 "Об утверждении Правил централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 17249).

2. Пункт 4 Перечня некоторых приказов Министра культуры и спорта Республики Казахстан, в которые вносятся изменения, утвержденного приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 15 ноября 2019 года № 301 "О внесении изменений в некоторые приказы Министра культуры и спорта Республики Казахстан" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 19610).

3. Приказ исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 16 августа 2022 года № 239 "О внесении изменений и дополнения в приказ исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 июля 2018 года № 168 "Об утверждении Правил централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 29155).

4. Пункт 4 Перечня некоторых приказов, в которые вносятся изменения, утвержденного приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 28 июня 2024 года № 275-НҚ "О внесении изменений в некоторые приказы" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 34673).

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 2-тармағының 18-1) тармақшасына, "Мемлекеттік статистика туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 16-бабы 3-тармағының 2) тармақшасына және "Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің кейбір мәселелері туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2023 жылғы 4 қазандағы № 866 қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі туралы ереженің 15-тармағының 457) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

1. Осы бұйрыққа 1-қосымшаға сәйкес Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары бекітілсін.

2. Осы бұйрыққа 2-қосымшаға сәйкес кейбір бұйрықтардың күші жойылды деп танылсын.

3. Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрілігінің Архив, құжаттама және кітап ісі комитеті Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрық ресми жарияланғаннан кейін Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің интернет-ресурсына орналастыруды;

3) осы бұйрық Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелгеннен кейін он жұмыс күні ішінде осы тармақтың 1) және 2) тармақшаларында көзделген іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің Заң департаментіне ұсынуды қамтамасыз етсін.

4. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат вице-министріне жүктелсін.

5. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының
Мәдениет және ақпарат министрі

А. Балаева

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Стратегиялық жоспарлау және

реформалар агенттігінің

Ұлттық статистика бюросы

Қазақстан Республикасының
Мәдениет және ақпарат
министрі
2025 жылғы 24 сәуірдегі
№ 192-НҚ Бұйрығына
1-қосымша

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Осы Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 2-тармағының 18-1) тармақшасына, "Мемлекеттік статистика туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 16-бабы 3-тармағының 2) тармақшасына, "Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің кейбір мәселелері туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2023 жылғы 4 қазандағы № 866 қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі туралы ереженің 15-тармағының 457) тармақшасына сәйкес әзірленді және Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры (бұдан әрі – Ұлттық архив қоры) құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу тәртібін айқындайды.

2. Архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган (бұдан әрі – уәкілетті орган) бірыңғай Мемлекеттік қорлар каталогын жүргізу жолымен Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүзеге асырады.

2-тарау. Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу тәртібі

3. Ұлттық архив қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүргізу үшін республикалық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві, Қолжазбалар мен сирек кітаптар ұлттық орталығы және жергілікті атқарушы органдар (бұдан әрі – ЖАО) жыл сайын 5 қаңтарға дейін уәкілетті органға қағаз жеткізгіште (бір данада) және электрондық нысанда:

1) осы Қағидалардың 1-қосымшасына сәйкес нысан бойынша архив паспортын;

2) осы Қағидалардың 2-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қор карточкасын;

3) осы Қағидалардың 3-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерді;

4) осы Қағидалардың 4-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтерді ұсынады.

4. Уәкілетті органның ведомствоға бағынысты мекемесі Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві жыл сайын 15 ақпанға қарай республикалық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қолжазбалар мен сирек кітаптар ұлттық орталығы және ЖАО ұсынған қор карточкаларының негізінде Мемлекеттік қор каталогына өзгерістер мен толықтырулар енгізеді.

5. Республикалық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және ЖАО үш жылда бір рет 5 қаңтарға дейін осы Қағидалардың 5-қосымшасына сәйкес нысан бойынша Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспортын уәкілетті органға ұсынады.

6. Уәкілетті орган үш жылда бір рет 15 ақпанға қарай ұсынылған жиынтық паспорттардың негізінде Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспортын құрастырады.

Ұлттық архив қорының
құжаттарын
орталықтандырылған
мемлекеттік есепке алу
қағидаларына
1-қосымша

Нысан

"20__жылғы 1 қаңтарға архив паспорты" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысан

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігіне.

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысан интернет-ресурста орналастырылған: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік нысанның атауы: "20__жылғы 1 қаңтарға архив паспорты".

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанның индексі (нысан атауының қысқаша әріптік-цифрлық көрінісі): АП-1.

Кезеңділік: жылдық.

Есепті кезең: 20__ жыл үшін.

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанды ұсынатын адамдар тобы: республикалық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві, Қолжазбалар мен сирек кітаптар ұлттық орталығы және жергілікті атқарушы органдар.

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанды ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті кезеңнен кейінгі 5 қаңтарға дейін.

БСН

Жинау әдісі: қағаз жеткізгіште және электрондық түрде.

20__жылғы 1 қаңтарға ________________________ архив паспорты

(архивтің атауы)

1-кесте

Архив құжаттарының құрамы мен көлемі

№ р/б	Көрсеткіштер	Қорлардың саны (дана)	Сақтау бірліктерінің саны				Уақытша сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны
			Барлығы	соның ішінде
			Барлығы	тізімдемелерге енгізілгені	мемлекеттік тілдегілері	есепке алынған аса құндылары
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
1.1	Оның ішінде, басқару құжаттамасы
1.2	Жеке тектік құжаттар
1.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
1.5	Қолжазбалар
1.6	Сирек кітаптар
2	Электрондық құжаттар. Барлығы
2.1	Оның ішінде, басқару құжаттамасы
2.2	Жеке тектік құжаттар
2.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
2.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
3.	Киноқұжаттар
4.	Фотоқұжаттар
5.	Дыбыстық құжаттар
6.	Бейнеқұжаттар
7.	Машинада оқылатын құжаттар
8.	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
9.	Жиыны

2-кесте

Есеп бірлігінің көлемі

№ р/б	Көрсеткіштер	Есеп бірлігінің саны
№ р/б	Көрсеткіштер	Барлығы	соның ішінде тізімдемелерге енгізілгені
1	2	3	4
1	Киноқұжаттар
2	Дыбыстыққұжаттар
3	Бейнеқұжаттар
4	Машинада оқылатын құжаттар

3-кесте

Архив құжаттары көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі

№ р/б	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны		Сақтандыру қорының көлемі
№ р/б	Көрсеткіштер	сақтандыру қоры үшін көшірілгендері	пайдалану қоры барлары	негативтер кадрларының саны (дана)	Сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны
1	2	3	4	5	6
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
1.1	Оның ішінде, басқару құжаттамасы
1.2	Жеке тектік құжаттар
1.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
1.5	Қолжазбалар
1.6	Сирек кітаптар
2	Киноқұжаттар
3	Фотоқұжаттар
4	Дыбыстыққұжаттар
5	Бейнеқұжаттар
6	Машинада оқылатын құжаттар
7	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8	Жиыны

4-кесте

Архив құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі

Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы

№ р/б	Көрсеткіштер	Тізімдемелер (есепке алу және сипаттау кітаптары) саны (дана)		Каталогтандырылды				Құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы деректер базалары құрылды
		барлығы	оның ішінде толық жинақта	Қорлар дың саны (дана)	Сақтау бірліктерінің саны	Жасалған карточкалар саны (дана)		Деректер базалары ның саны (дана)	Құжаттардың мега байттағы көлемі
		барлығы	оның ішінде толық жинақта	Қорлар дың саны (дана)	Сақтау бірліктерінің саны	барлығы	оның ішінде каталогтарға енгізілгендері	Деректер базалары ның саны (дана)	Құжаттардың мега байттағы көлемі
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
1.1	Оның ішінде, басқару құжаттамасы
1.2	Жеке тектік құжаттар
1.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
1.5	Қолжазбалар
1.6	Сирек кітаптар
2	Электрондық құжаттар. Барлығы
2.1	Оның ішінде, басқару құжаттамасы
2.2	Жеке тектік құжаттар
2.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
2.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
3	Киноқұжаттар
4	Фотоқұжаттар
5	Дыбыстыққұжаттар
6	Бейнеқұжаттар
7	Машинада оқылатын құжаттар
8	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
9	Жиыны

5-кесте

Анықтамалық-ақпараттық басылымдар

№ р/н	Көрсеткіштер	Барлығы	Оның ішінде, қағаз негізде шығарылғандар саны (дана)	Оның ішінде, электрондық түрде дайындалғандар (қағаз негізде шығарылмай) саны (дана)
1	2	3	4	5
1	Жолсілтемелер, қорлар бойынша қысқаша анықтамалықтар
2	Әкімшілік-аумақтық бөлу бойынша анықтамалықтар
3	Мекемелер тарихы бойынша анықтамалықтар
4	Өзге де түрдегі анықтамалықтар
5	Жиыны

6-кесте

Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі

№ р/б	Көрсеткіштер	Саны (дана)
1	2	3
1	Кітаптар және кітапшалар
2	Газеттер
3	Журналдар
4	Баспа өнімдерінің өзге түрлері

7-кесте

Құжаттарды сақтау жағдайлары

№ р/б	Көрсеткіштер	Саны
1	2	3
1	Архив ғимараттары (дана)
1.1	Оның ішінде, архивтің балансында (дана)
1.2	Жалдамалы (дана)
2	Арнайы үй-жайлар (дана)
3	Бейімделген үй-жайлар (дана)
4	Архив қоймаларының толу дәрежесі (пайызбен)
5	Ғимараттардың күзет дабылдамасымен жабдықталуы (пайызбен)
6	Ғимараттардың өртке қарсы дабылдамасымен жабдықталуы (пайызбен)
7	Металл стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен)
8	Ағаш стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен)
9	Мобильді стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен)
10	Мұқабаланған құжаттар (сақтау бірлігімен)

Атауы
__________________________________
__________________________________

Мекенжайы
______________________________
______________________________

Телефоны__________________________________________________________

Электрондық пошта мекенжайы _______________________________________

Орындаушы

___________________________________________ _______________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

______________________________________________________ __________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда)

_______________________

"20__жылғы 1 қаңтарға архив
паспорты" әкімшілік деректерді
өтеусіз негізде жинауға
арналған нысанға
қосымша

"20__жылғы 1 қаңтарға архив паспорты" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанын толтыру жөніндегі түсіндірме (индексі: АП-1, жылдық)

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Осы түсініктеме "20__жылғы 1 қаңтарға архив паспорты" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанды (бұдан әрі – Нысан) толтыру жөніндегі бірыңғай талаптарды айқындайды.

2. Нысан жылына бір рет, 5 қаңтарға дейін ұсынылады.

3. Нысанға орындаушы және басшы немесе оның міндетін атқарушы адам оның тегі мен аты-жөні, сондай-ақ толтырылған күні көрсетіле отырып қол қояды.

4. Нысан қазақ және орыс тілдерінде толтырылады.

2-тарау. Нысанды толтыру бойынша түсініктеме

5. "Архив құжаттарының құрамы мен көлемі" 1-кестенің, "Есеп бірлігінің көлемі" 2-кестенің, "Архив құжаттары көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі" 3-кестенің, "Архив құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі. Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы" 4-кестенің, "Анықтамалық-ақпараттық басылымдар" 5-кестенің, "Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі" 6-кестенің, "Құжаттарды сақтау жағдайлары" 7-кестенің 1-бағандарында реті бойынша нөмір "№" толтырылады;

6. "Архив құжаттарының құрамы мен көлемі" 1-кестенің, "Архив құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі. Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы" 4-кестенің 2-бағандарында архивтік құжаттардың көрсеткіштері (қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы, оның ішінде, басқару құжаттамасы, жеке тектік құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттама, жеке құрам бойынша құжаттар, қолжазбалар, сирек кітаптар, электрондық құжаттар. Барлығы, оның ішінде, басқару құжаттамасы, жеке тектік құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттама, жеке құрам бойынша құжаттар, киноқұжаттар, фоноқұжаттар, бейнеқұжаттар, машинамен оқылатын құжаттама, түпнұсқа құқығындағы шағын нысандар, фотоқұжаттар, жиыны) көрсетіледі.

7. "Архив құжаттары көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі" 3-кестенің 2-бағанында архивтік құжаттардың көрсеткіштері (қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы, оның ішінде, басқару құжаттамасы, жеке тектік құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттама, жеке құрам бойынша құжаттар, қолжазбалар, сирек кітаптар, киноқұжаттар, фоноқұжаттар, бейнеқұжаттар, машинамен оқылатын құжаттама, түпнұсқа құқығындағы шағын нысандар, фотоқұжаттар, жиыны) көрсетіледі.

8. "Архив құжаттарының құрамы мен көлемі" 1-кестеде:

3-бағанда қорлар саны көрсетіледі;

4, 5, 6 және 7-бағандарда сақтау бірліктерінің саны (4-баған – барлығы, 5-баған – тізімдемелерге енгізілген, 6-баған – мемлекеттік тілде, 7-баған – есепке алынған аса құндылар) көрсетіледі;

8-бағанда уақытша сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі.

9. "Есеп бірлігінің көлемі" 2-кестеде:

2-бағанда есепке алу көрсеткіштері (киноқұжаттар, фоноқұжаттар, бейнеқұжаттар, машинада оқылатын құжаттама) көрсетіледі;

3 және 4-бағандарда есеп бірліктерінің саны (3-баған – барлығы, 4-баған – оның ішінде тізімдемеге енгізілгендер) көрсетіледі.

10. "Архив құжаттары көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі" 3-кестеде:

3 және 4-бағандарда сақтау бірліктерінің саны (3-баған – сақтандыру қоры үшін көшірілген, 4-баған пайдалану қоры бар) көрсетіледі;

5 және 6-бағандарда – сақтандыру қорының көлемі (5-баған – негатив кадрларының саны, 6-баған – сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны) көрсетіледі.

11. "Архив құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі. Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы" 4-кестеде:

3 және 4-бағандарда тізімдемелер (есепке алу және сипаттау кітаптары) саны (3-баған – барлығы, 4-баған – оның ішінде толық жинақта) көрсетіледі;

5, 6, 7 және 8-бағандарда каталогтандырылғандардың саны (5-баған – қорлар саны, 6-баған – сақтау бірліктерінің саны, 7-баған – барлық жасалған карточкалар саны, 8-баған – оның ішінде каталогтарға енгізілгендері) көрсетіледі;

9 және 10-бағандарда құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы құрылған деректер базалары (9-баған – деректер базаларының саны, 10-баған – құжаттардың мега байттағы көлемі) көрсетіледі.

12. "Анықтамалық-ақпараттық басылымдар" 5-кестеде:

2-бағанда анықтамалық-ақпараттық басылымдардың көрсеткіштері (жолсілтемелер, қорлар бойынша қысқаша анықтамалықтар, әкімшілік-аумақтық бөліну бойынша анықтамалықтар, мекемелер тарихы бойынша анықтамалықтар, өзге де түрдегі анықтамалар, жиыны) көрсетіледі;

3-бағанда анықтамалық-ақпараттық басылымдардың жалпы саны көрсетіледі;

4-бағанда қағаз негізде шығарылған анықтамалық-ақпараттық басылымдардың саны көрсетіледі;

5-бағанда электрондық түрде дайындалғандар (қағаз негізде шығарылмай) саны көрсетіледі.

13. "Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі" 6-кестеде:

2-бағанда ғылыми-анықтамалық кітапхананың көрсеткіштері (кітаптар мен брошюралар, газеттер, журналдар, баспа өнімінің басқа да түрлері) көрсетіледі;

3-бағанда ғылыми-анықтамалық кітапхананың саны көрсетіледі.

14. "Құжаттарды сақтау жағдайлары" 7-кестеде:

2-бағанда құжаттарды сақтау көрсеткіштері (архив ғимараттары, оның ішінде, архивтің балансында, жалдамалы, арнайы үй-жайлар, бейімделген үй-жайлар, архив қоймаларының толу дәрежесі (пайызбен), ғимараттардың күзет дабылдамасымен жабдықталуы (пайызбен), ғимараттардың өрт дабылдамасымен жабдықталуы (пайызбен), металл стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен), ағаш стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен), мобильді стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен), мұқабаланған құжаттар (сақтау бірлігімен) көрсетіледі;

3-бағанда құжаттарды сақтау жағдайларының саны көрсетіледі.

Ұлттық архив қорының
құжаттарын
орталықтандырылған
мемлекеттік есепке алу
қағидаларына
2-қосымша

Нысан

"Қор карточкасы" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысан

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігіне.

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысан интернет-ресурста орналастырылған: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік нысанның атауы: "Қор карточкасы".

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанның индексі (нысан атауының қысқаша әріптік-цифрлық көрінісі): ҚК-1.

Кезеңділік: жылдық.

Есепті кезең: 20__ жыл үшін.

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанды ұсынатын адамдар тобы: республикалық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архив, Қолжазбалар мен сирек кітаптар ұлттық орталығы және жергілікті атқарушы органдар.

БСН

Жинау әдісі: қағаз жеткізгіште және электрондық түрде.

1-кесте

Қор карточкасы

Қордың бірінші түскен күні	Қор карточкасын алған күн	Қордың сақталған орны	Қордың № / Санаты/ Меншік нысаны
1	2	3	4









Қордың әр атауының шеткі даталары	Қордың атауы
5	6






20___ жылғы 1 қаңтардағы қордың көлемі	Жылдар	7
	Сақтау бірліктерінің/ құжаттардың саны	8
	Соның ішінде сипатталмаған сақтау бірліктері/құжаттар	9
	сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері барлары

2-кесте

Қор карточкасының артқы жағы

Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдың басы	Жылдың аяғы	Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдың басы	Жылдың аяғы
1	2	3	4	5	6

Қордың бұрынғы № _______

Ескертпе _____________________________________________________________

Атауы
________________________________
________________________________

Мекенжайы
______________________________
______________________________

Телефоны__________________________________________________________

Электрондық пошта мекенжайы _______________________________________

Орындаушы

___________________________________________ _______________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

_______________________________________________________ _________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда)

_______________________

"Қор карточкасы"
әкімшілік деректерді өтеусіз
негізде жинауға арналған
нысанға қосымша

"Қор карточкасы" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанын толтыру жөніндегі түсіндірме (индексі: ҚК-1, жылдық)

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Осы түсініктеме "Қор карточкасы" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанды (бұдан әрі – Нысан) толтыру жөніндегі бірыңғай талаптарды айқындайды.

2. Нысан жылына бір рет, 5 қаңтарға дейін ұсынылады.

4. Нысан қазақ және орыс тілдерінде толтырылады.

2-тарау. Нысанды толтыру бойынша түсініктеме

5. "Қор карточкасы" 1-кестеде:

1-бағанда қордың бірінші келіп түскен күні көрсетіледі;

2-бағанда қор карточкасын алған күн көрсетіледі;

3-бағанда қордың сақтау орны көрсетіледі;

4-бағанда қордың №/санаты/меншік нысаны көрсетіледі.

5- бағанда қордың әрбір атауының соңғы күндері көрсетіледі;

6- бағанда қордың атауы көрсетіледі;

7, 8 және 9-бағандарда 20__жылғы 1 қаңтардағы қордың көлемі (7-баған – жылдар, 8-баған – сақтау бірліктерінің/құжаттардың саны, 9-баған – оның ішінде сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері бар жазылмаған сақтау бірліктері/құжаттар) көрсетіледі.

6. "Қор карточкасының сыртқы жағы" 2-кестеде:

1 және 4-бағандарда тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы көрсетіледі;

2 және 5-бағандарда жылдың басы көрсетіледі;

3 және 6-бағандарда жылдың соңы көрсетіледі;

7. "Ескертпе" бағаны есеп беруді толтырған кезде ғана толтырылады.

Ұлттық архив қорының
құжаттарын
орталықтандырылған
мемлекеттік есепке алу
қағидаларына
3-қосымша

Нысан

"20__жылғы 1 қаңтардағы қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысан

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігіне.

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысан интернет-ресурста орналастырылған: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік нысанның атауы: "20__жылғы 1 қаңтардағы қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер".

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанның индексі (нысан атауының қысқаша әріптік-цифрлық көрінісі): ҚҚКӨМ-1.

Кезеңділік: жылдық.

Есепті кезең: 20__ жыл үшін.

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанды ұсынатын адамдар тобы: республикалық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві, Қолжазбалар мен сирек кітаптар ұлттық орталығы және жергілікті атқарушы органдар.

БСН

Жинау әдісі: қағаз жеткізгіште және электрондық түрде.

Кесте

20__жылғы 1 қаңтардағы қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер

№ р/н

Қор №

Санаты

Қорлардың атауы

Түсті

Шықты

___ жылғы 1 қаңтардағы қордағы сақтау бірліктерінің жалпы саны

Ескертпе

Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы

Жылдар

Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы

Жылдар

Тізімдемелерге енгізілген сақтау бірліктері

Енгізілмеген сақтау бірліктері/ құжаттар

Сақтау бірліктерінің сақтау көшірмелері барлары

Барлығы:____ ішінде____ қор,_______________ сақтау бірлігі/құжат түсті;

____ қор, _______________ сақтау бірлігі/құжат шықты;

_______________ сақтау бірлігіне сақтандыру көшірмелері жасалды.

_____ жылғы 1 қаңтарда архивте қорлардың тізімі бойынша № ___ден бастап № ____дейінгі қорлардың нөмірлері бар, соның ішінде бар болып есептелетін _______қор,____________ сақтау бірлігінің қор, тапсырылған және біріктірілген (істері пайдаланылған және нөмірін алуға болмайтын) қорлардың нөмірлері__________, жойылған қорлар_______________, бос нөмірлер___________________.

Атауы
______________________________
______________________________
___________________________________

Мекенжайы
______________________________
______________________________

Телефоны___________________________________________________________

Электрондық почта мекенжайы _______________________________________

Орындаушы___________________________________________ ______________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

______________________________________________________ ________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда)

_______________________

"20__жылғы 1 қаңтардағы
қорлардың құрамындағы және
көлеміндегі өзгерістер туралы
мәліметтер" әкімшілік
деректерді өтеусіз негізде
жинауға арналған нысанға
қосымша

"20__жылғы 1 қаңтардағы қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанын толтыру жөніндегі түсіндірме (индексі: ҚҚКӨМ-1, жылдық)

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Осы түсініктеме "20__жылғы 1 қаңтардағы қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанды (бұдан әрі – Нысан) толтыру жөніндегі бірыңғай талаптарды айқындайды.

2. Нысан жылына бір рет, 5 қаңтарға дейін ұсынылады.

4. Нысан қазақ және орыс тілдерінде толтырылады.

2-тарау. Нысанды толтыру бойынша түсініктеме

5. "20__жылғы 1 қаңтардағы қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер" кестесінде:

1-бағанда реті бойынша нөмірі "№" толтырылады;

2-бағанда қордың № көрсетіледі;

3-бағанда санаты көрсетіледі;

4-бағанда қорлардың атауы көрсетіледі;

5 және 6-бағандарда келіп түскен құжаттар туралы (5-баған – тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы, 6-баған – жылдар) көрсетіледі;

7 және 8-бағандарда шыққан құжаттар туралы (7-баған – тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы, 8-баған – жылдар) көрсетіледі;

9, 10 және 11-бағандарда қордағы сақтау бірліктерінің жалпы саны (9-баған – тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктері, 10-баған – енгізілмеген сақтау бірліктері/құжаттары, 11-баған – сақтау бірліктерінің сақтау көшірмелері барлары) көрсетіледі;

12-бағанда ескертпе көрсетіледі (егер жаңа қор көрсетілсе – қор карточкасын қараңыз, егер қор карточкасының жалғасы қалыптастырылса – қор карточкасының жалғасын қараңыз, сақтау бірліктері келіп түскен немесе шығып қалған жағдайда жыл ішінде келіп түскен сақтау бірліктерінің саны істердің келіп түскен немесе шығып қалған актісінің № мен күнін көрсете отырып көрсетіледі).

Ұлттық архив қорының
құжаттарын
орталықтандырылған
мемлекеттік есепке
алу қағидаларына
4-қосымша

Нысан

"20___ жылғы 1 қаңтардағы қор каталогы бойынша есептік мәліметтер" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысан

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігіне.

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысан интернет-ресурста орналастырылған: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік нысанның атауы: "20___ жылғы 1 қаңтардағы қор каталогы бойынша есептік мәліметтер".

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанның индексі (нысан атауының қысқаша әріптік-цифрлық көрінісі): ҚКЕМ-1.

Кезеңділік: жылдық.

Есепті кезең: 20__ жыл үшін.

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанды ұсынатын адамдар тобы: республикалық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві, Қолжазбалар мен сирек кітаптар ұлттық орталығы және жергілікті атқарушы органдар.

БСН

Жинау әдісі: қағаз жеткізгіште және электрондық түрде.

Кесте

20___ жылғы 1 қаңтардағы қор каталогы бойынша есептік мәліметтер

№ р/н	Архивтің атауы	Қорлар тізімі бойынша қорлардың бірінші және соңғы нөмірлері	20 __ жылғы 1 қаңтардағы паспорт бойынша қорлардың саны (дана)	Қор каталогындағы карточкалар саны				Қорлардың бос нөмірлерінің саны (дана)	Ескертпе
№ р/н	Архивтің атауы			Барлығы	Архивте сақталатын қорларға	Біріктірілген архив қорының құрамына енгізілген (бұрын пайдаланылған) қорларға және тапсырылған қорлар	Жойылған қорларға	Қорлардың бос нөмірлерінің саны (дана)	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Атауы
___________________________________________________
____________________

Мекенжайы __________________________________
_________________

Телефоны______________________________________________________

Электрондық почта мекенжайы _______________________________________

Орындаушы

___________________________________________ _______________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

_______________________________________________________ __________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда)

_______________________

"Қор каталогы бойынша есепке
алу мәліметтері" әкімшілік
деректерді өтеусіз негізде
жинауға арналған нысанға
қосымша

"20__жылғы 1 қаңтардағы қор каталогы бойынша есептік мәліметтер" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанын толтыру жөніндегі түсіндірме (индексі: ҚКЕМ-1, жылдық)

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Осы түсініктеме "20__жылғы 1 қаңтардағы қор каталогы бойынша есептік мәліметтер" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанды (бұдан әрі – Нысан) толтыру жөніндегі бірыңғай талаптарды айқындайды.

2. Нысан жыл сайын 5 қаңтарға дейін ұсынылады.

4. Нысан қазақ және орыс тілдерінде толтырылады.

2-тарау. Нысанды толтыру бойынша түсініктеме

5. "20__жылғы 1 қаңтардағы қор каталогы бойынша есептік мәліметтер" кестесінде:

1-бағанда реті бойынша нөмір "№" толтырылады;

2-бағанда архивтің атауы көрсетіледі;

3-бағанда қорлар тізімі бойынша қорлардың бірінші және соңғы нөмірлері көрсетіледі;

4-бағанда 20__жылғы 1 қаңтардағы паспорт бойынша қорлардың саны көрсетіледі;

5, 6, 7 және 8-бағандарда қор каталогындағы карточкалардың саны (5-баған – барлығы, 6-баған – архивте сақталатын қорларға, 7-баған – Біріктірілген архив қорының құрамына енгізілген (бұрын пайдаланылған) қорларға және тапсырылған қорлар, 8-баған – жойылған қорларға) көрсетіледі;

9-бағанда қорлардың бос нөмірлерінің саны көрсетіледі;

10-бағанда ескертпе көрсетіледі (ескертпеде бос қорлардың нөмірлерін көрсету қажет).

Ұлттық архив қорының
құжаттарын
орталықтандырылған
мемлекеттік есепке
алу қағидаларына
5-қосымша

Нысан

"20__жылғы 1 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысан

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігіне.

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысан интернет-ресурста орналастырылған: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік нысанның атауы: "20__жылғы 1 желтоқсандағы Қазақстан Республикасының мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты".

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанның индексі (нысан атауының қысқаша әріптік-цифрлық көрінісі): ҚРМА ТКЖП-1.

Кезеңділік: үш жылда бір рет.

Есепті кезең: 20__ жыл үшін.

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанды ұсынатын адамдар тобы: республикалық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві және жергілікті атқарушы органдар.

Әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанды ұсыну мерзімі: есепті жылдан кейінгі 5 қаңтарға дейін үш жылда бір рет.

БСН

Жинау әдісі: қағаз жеткізгіште және электрондық түрде.

20__жылғы 1 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты

1-кесте

Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамасын тапсыратын ұйымдар туралы мәліметтер

№ р/н	Көрсеткіштердің атауы	Саны	Штат бойынша жұмыскерлер саны	Архив мекемелерімен келісілгендер саны (дана)		Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны (дана)	Құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға толық дайындаған ұйымдардың саны (дана)
№ р/н	Көрсеткіштердің атауы	Саны	Штат бойынша жұмыскерлер саны	Істер номенклатуралары	Іс жүргізу бойынша нұсқаулықтар, ережелер	Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны (дана)
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдар
4	Аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Біріктірілген ведомстволық архивтер

2-кесте

Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер

№ р/н	Көрсеткіштердің атауы	Сақтау бірліктерінің барлығы	Тұрақты сақталатын құжаттардың саны (сақтау бірлігімен)		Жеке құрам бойынша құжаттардың саны (сақтау бірлігімен)		Жыл бойы тұрақты сақталатын істердің саны (сақтау бірлігімен)
№ р/н	Көрсеткіштердің атауы	Сақтау бірліктерінің барлығы	Тізімдемелерге енгізілген және архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері	Белгіленген мерзімнен артық сақталғаны	Барлығы	Тізімдемелерге енгізілген және архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
4	Аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Біріктірілген ведомстволық архивтерде сақталатын басқару құжаттамасы

3-кесте

Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің жинақтау көздері туралы мәліметтер

№ р/н	Ұйымдардың түрлері	Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайдың саны (дана)	Штат бойынша қызметкерлер саны	Тізімдемелерге енгізілген және архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген сақтау бірліктерінің саны	Белгіленген мерзімнен артық сақталған құжаттар саны (сақтау бірлігімен)	Сақтау бірліктерінің барлығы
1	2	3	4	5	6	7
1	Мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік емес ұйымдар

4-кесте

Кино-, фото-, фоно-, бейнеқұжаттар туралы мәліметтер

№ р/н	Ұйымдардың түрлері	Архив мекемесінде тіркеуде тұратын ұйымдардың саны (дана)	Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайдың саны (дана)	Штат бойынша қызметкерлер саны	Тізімдемелерге енгізілген және архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген сақтау бірліктерінің саны	Белгіленген мерзімнен артық сақталған құжаттар саны (сақтау бірлігімен)
1	2	3	4	5	6	7
1	Киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
2	Киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
4	Фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
6	Фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
7	Бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
8	Бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар

Атауы
_____________________________
_____________________________
___

Мекенжайы
_________________________________
_________________________________

Телефоны______________________________________________________

Электрондық пошта мекенжайы ___________________________________

Орындаушы

___________________________________________ _______________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

_______________________________________________________ __________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда

______________________

"20__жылғы 1 желтоқсандағы
Қазақстан Республикасы
мемлекеттік архивтерінің
жинақтау көздерінің
жиынтық паспорты" әкімшілік
деректерді өтеусіз негізде
жинауға арналған нысанға
қосымша

"20__жылғы 1 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанын толтыру жөніндегі түсіндірме (индексі: ҚР МА ТКЖП-1, жылдық)

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Осы түсініктеме "20__жылғы 1 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты" әкімшілік деректерді өтеусіз негізде жинауға арналған нысанды (бұдан әрі – Нысан) толтыру жөніндегі бірыңғай талаптарды айқындайды.

2. Нысан үш жылда бір рет 5 қаңтарға дейін ұсынылады.

4. Нысан қазақ және орыс тілдерінде толтырылады.

2-тарау. Нысанды толтыру бойынша түсініктеме

5. "Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамасын тапсыратын ұйымдар туралы мәліметтер" 1-кестенің, "Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер" 2-кестенің, "Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің жинақтау көздері туралы мәліметтер" 3-кестенің, "Кино-, фото-, фоно-, бейнеқұжаттар туралы мәліметтер" 4-кестенің 1-бағанында реті бойынша нөмірі "№" толтырылады.

6. "Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамасын тапсыратын ұйымдар туралы мәліметтер" 1-кестеде:

2-бағанда (мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдар, аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдар, аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдар, біріктірілген ведомстволық архивтер) көрсеткіштердің атауы көрсетіледі;

3-бағанда саны көрсетіледі;

4-бағанда штат бойынша жұмыскерлер саны көрсетіледі;

5 және 6-бағандарда архив мекемелерімен келісілгендердің (5-баған – істер номенклатурасы, 6-баған – нұсқаулықтар, іс жүргізу ережелері) саны көрсетіледі;

7-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

8-бағанда құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға толық дайындаған ұйымдардың саны көрсетіледі.

7. "Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер" 2-кестеде:

2-бағанда көрсеткіштердің атауы (мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, біріктірілген ведомстволық архивтерде сақталатын басқару құжаттамасы) көрсетіледі;

3-бағанда барлық сақтау бірліктері көрсетіледі;

4 және 5-бағандарда тұрақты сақталатын құжаттардың (4-баған – тізімдемелерге енгізілген және архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген, 5-баған – белгіленген мерзімнен артық сақталған) саны (сақтау бірліктерінде) көрсетіледі;

6 және 7-бағандарда жеке құрам бойынша құжаттардың (6-баған – барлығы, 7-баған – тізімдемелерге енгізілген және архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген) саны (сақтау бірліктерінде көрсетіледі;

8-бағанда жыл бойы тұрақты сақталатын істердің саны (сақтау бірлігімен) көрсетіледі.

8. "Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің жинақтау көздері туралы мәліметтер" 3-кестеде:

2-бағанда ұйымдардың түрлері (мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік емес ұйымдар) көрсетіледі;

3-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайдың саны көрсетіледі;

4-бағанда штат бойынша қызметкерлер саны көрсетіледі;

5-бағанда тізімдемелерге енгізілген және архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

6-бағанда белгіленген мерзімнен артық сақталған құжаттар саны (сақтау бірлігімен) көрсетіледі;

7-бағанда барлық сақтау бірліктері көрсетіледі.

9. "Кино -, фото -, фоно -, бейнеқұжаттар туралы мәліметтер" 4-кестеде:

2-бағанда ұйымдардың түрлері (киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар) көрсетіледі;

3-бағанда архив мекемесінде тіркеуде тұратын ұйымдардың саны көрсетіледі;

4-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайдың саны көрсетіледі;

5-бағанда штат бойынша қызметкерлер саны көрсетіледі;

6-бағанда тізімдемелерге енгізілген және архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

7-бағанда белгіленген мерзімнен артық сақталғандардың саны (сақтау бірліктерінде) көрсетіледі.

Қазақстан Республикасының
Мәдениет және ақпарат
министрі
2025 жылғы 24 сәуірдегі
№ 192-НҚ Бұйрығына
2-қосымша

Күші жойылған кейбір бұйрықтардың тізбесі

1. "Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің міндетін атқарушының 2018 жылғы 25 шілдедегі № 168 бұйрығы (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 17249 болып тіркелген).

2. "Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің кейбір бұйрықтарына өзгерістер енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2019 жылғы 15 қарашадағы № 301 бұйрығымен (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 19610 болып тіркелген) бекітілген Өзгерістер енгізілетін Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің кейбір бұйрықтарының тізбесінің 4-тармағы.

3. "Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің міндетін атқарушының 2018 жылғы 25 шілдедегі № 168 бұйрығына өзгерістер мен толықтыру енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің міндетін атқарушының 2022 жылғы 16 тамыздағы № 239 бұйрығы (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 29155 болып тіркелген).

4. "Кейбір бұйрықтарына өзгерістер енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2024 жылғы 28 маусымдағы № 275-НҚ бұйрығымен (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 34673 болып тіркелген) бекітілген Өзгерістер енгізілетін кейбір бұйрықтардың тізімінің 4-тармағы.