Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары туралы

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 19 қыркүйектегі № 575 қаулысы. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2023 жылғы 11 қыркүйектегі № 780 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Үкіметінің 11.09.2023 № 780 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 1-1-тармағының 3) тармақшасына сәйкес Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

Ескерту. Кіріспе жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 29.03.2022 № 173 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

1. Қоса беріліп отырған Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары бекітілсін.

2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі

Б. Сағынтаев

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 19 қыркүйектегі № 575 қаулысымен бекітілген

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары

Ескерту. Қағидалар жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 29.03.2022 № 173 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) Қазақстан Республикасының "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" және "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" заңдарына сәйкес әзірленді.

2. Қағидалар Ұлттық архив қорының (бұдан әрі – ҰАҚ) құжаттары мен басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің (бұдан әрі – ұйым архиві) қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы тәртібін айқындайды.

3. Осы Қағидаларда пайдаланылатын негізгі ұғымдар:

1) ақпараттық хат – архивте сақтаулы құжаттар туралы ақпаратты қамтитын, пайдаланушының сұратуы бойынша немесе ұйым архивінің бастамасымен ұйымның хат бланкісінде жасалған белгілі бір проблема, тақырып бойынша құжат;

2) архивтік анықтама – заңды тұлғаның (бұдан әрі – ұйым) хат бланкісінде жасалған, жеке және заңды тұлғаларға қажетті ақпаратты жасауға негіз болған архивтік құжаттардың сақтау бірліктерінің архивтік шифрлері мен парақ нөмірлері көрсетілген ақпаратты қамтитын, заңды (төлнұсқа) күші бар құжат;

3) архивтік көшірме – архивтік құжат мәтінін сөзбе-сөз дәл беретін сақтау бірлігінің архивтік шифрі мен парақтар нөмірлері көрсетілген, осы Қағидалардың 295-тармағына сәйкес ресімделген көшірме;

4) архивтік құжаттар көшірмелерін тақырыптық іріктеу – пайдаланушының сұратуы бойынша немесе ұйым архивінің бастамасымен ұйым архиві дайындаған архивтік құжаттар немесе олардың бөліктері көшірмелерінің белгілі бір тақырып бойынша жүйеленген жиынтығы;

5) архивтік құжаттарды ретке келтіру (бұдан әрі – ретке келтіру) – архивтік құжаттарды сақтау бірліктеріне (істерге) қалыптастыру, осындай сақтау бірліктерін (істерді) Қазақстан Республикасының ҰАҚ және архивтер туралы заңнамасына сәйкес сипаттау және ресімдеу жөніндегі жұмыстар кешені;

6) архивтік құжаттарды сақтау қоймасы (архив қоймасы) – архивтік құжаттарды сақтауға арналған арнайы жабдықталған сақтау қоймасы (үй-жай);

7) архивтік құжаттардың тақырыптық тізбесі – архивтік құжаттар тақырыптарының, сақтау бірліктерінің белгілі бір тақырып бойынша жүйеленген, олардың күндері мен архивтік шифрлері көрсетілген, пайдаланушының сұратуы бойынша немесе ұйым архивінің бастамасымен жасалған қысқаша немесе аннотацияланған тізбесі;

8) архивтік сілтегіш – архивтік құжаттарда атап өтілетін заттар атауларының әліпбилік, жүйелік немесе өзге белгісі бойынша жасалған тізбесін білдіретін, оларды іздеу деректері көрсетілген архивтік анықтамалық;

9) архивтік үзінді – ұйымның хат бланкісінде жасалған, архивтік құжат мәтінінің белгілі бір фактіге, оқиғаға, тұлғаға қатысты бөлігін сөзбе-сөз беретін, сақтау бірліктерінің архивтік шифрі мен парақтар саны көрсетілген құжат;

10) архивтік шифр – әр сақтау бірлігіне оны есепке алу мен сәйкестендіруді қамтамасыз ету мақсатында қойылатын белгі;

11) архивтік іс – жеке мұқабаға, папкаға ресімделген қағаз жеткізгіштегі жеке архив құжаты (құжаттары);

12) аса құнды құжат – тарихи-мәдени және ғылыми құндылығы жоғалмайтын, қоғам мен мемлекет үшін ерекше маңызы бар ҰАҚ архивтік құжаты;

13) аудиовизуалды құжаттама – техникалық құралдардың көмегімен жасалған, бейнелеу және (немесе) дыбыс ақпаратын қамтитын құжаттар кешені;

14) басқарушылық құжаттама – ұйымды басқарудың негізгі функцияларын іске асыру (ұйымдастыру, жоспарлау, реттеу, бақылау) кезінде пайдаланылатын құжаттар кешені;

15) ведомстволық архив – мемлекеттік заңды тұлғаның архивтік құжаттарды жинауды, ретке келтіруді, уақытша сақтауды, есепке алуды, пайдалануды және ҰАҚ құжаттарын мемлекеттік есепке алуды жүзеге асыратын мекемесі немесе құрылымдық бөлімшесі;

16) ғылыми-анықтамалық аппарат (бұдан әрі – ҒАА) – архивтік құжаттарды және олардағы құжаттық ақпаратты іздеуге арналатын архивтік анықтамалықтардағы архивтік құжаттар сипаттамасының жиынтығы;

17) ҒАА жүйесі – архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы архивтік анықтамалықтардың бірыңғай ғылыми-әдістемелік негізде құрылатын өзара байланысты және бірін бірі толықтыратын кешені;

18) ғылыми-техникалық құжаттама – ғылыми, ғылыми-техникалық, өндірістік-техникалық, жобалау, құрылыс және басқа да қызметтердің процестері мен нәтижелерін тіркейтін құжаттар кешені;

19) жеке архив – архивтік құжаттарды жинауды, сатып алуды, жинақтауды, ретке келтіруді, сақтауды, есепке алу мен пайдалануды жүзеге асыратын мемлекеттік емес заңды тұлға немесе оның құрылымдық бөлімшесі немесе қызметі, жинауы және сатып алуы нәтижесінде пайда болған жеке тұлғаның архивтік құжаттары;

20) құжаттарды сақтауды ұйымдастыру – құжаттарды ұтымды орналастыруды, олардың қозғалысы мен физикалық жай-күйін бақылауды, сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру мақсатында құжаттардың көшірмелерін жасауды, зақымдалуға немесе бұзылуға ұшыраған құжаттардың бастапқы немесе бастапқыға жақын қасиеттері мен сыртқы белгілерін қалпына келтіруді (реставрациялауды) қамтитын іс-шаралар жүйесі;

21) құжаттардың құндылығын сараптау – құжаттарды сақтау мерзімдерін белгілеу және оларды ҰАҚ құрамына енгізу үшін іріктеу мақсатында олардың құндылық өлшемшарттары негізінде зерделеу;

22) құжатты (хатты) босату – шығыс құжаттың автор-ұйымның ісінде қалатын данасы;

23) метадеректер – электрондық құжаттың мән-мәтінін, мазмұнын және құрылымын сипаттайтын, оны сәйкестендіруге және іздеуге арналған құрылымдық деректер, сондай-ақ құжаттың бүкіл өмірлік циклі бойындағы басқару процестері;

24) сақтау бірлігі – физикалық оқшау құжат немесе өзіндік мәні бар құжаттар жиынтығы болып табылатын есепке алу бірлігі;

25) ұйым архивінде құжаттарды есепке алу – архивтік құжаттардың саны мен құрамын есепке алу бірліктерінде белгілеу және әр есепке алу бірлігінің белгілі бір кешенге және есепке алу құжаттарындағы олардың жалпы санына тиесілілігін тіркеу;

26) файл – объектіні құру жүзеге асырылатын және (немесе) оған қол жеткізу қамтамасыз етілетін ортадағы операциялық жүйе қолдайтын электрондық жеткізгіштегі сәйкестендірілген объект;

27) істерді қалыптастыру – орындалған құжаттарды істер номенклатурасына және құжаттарды істер ішінде жүйелеуге сәйкес істерге топтастыру;

28) істердің құжаттардың тізімдемесі – сақтау бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, олардың жүйеленуі мен есепке алынуын бекітуге арналған архивтік анықтамалық;

29) істің куәландыру парағы – әр істің нөмірленген беттер санын қоса алғанда, белгілі бір ұйым архивінде істің мазмұны мен қалыптастырылу ерекшеліктері туралы ақпараттан тұратын құжат;

30) электрондық архив – архивтік электрондық құжаттардың жиынтығы;

31) электрондық архивтік құжат – электрондық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңбамен (бұдан әрі – ЭЦҚ) куәландырылған, көрсетілген ақпараттың қоғам мен мемлекет үшін маңыздылығына қарай сәйкестендірілуі мүмкін және сақталуға тиіс құжатталған ақпарат;

32) электрондық архивтің ақпараттық жүйесі (бұдан әрі – ЭА АЖ) – ақпараттық өзара іс-қимыл арқылы белгілі бір технологиялық әрекеттерді іске асыратын және архив ісі мен құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы нақты функционалдық міндеттерді шешуге арналған ақпараттық-коммуникациялық технологиялардың, қызмет көрсетуші персоналдың және техникалық құжаттаманың реттеліп ұйымдастырылған жиынтығы;

33) электрондық жеткізгіш – ақпаратты электрондық нұсқада сақтауға, сондай-ақ оны техникалық құралдар арқылы жазуға немесе жаңғыртуға арналған материалдық жеткізгіш;

34) электрондық құжат – ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және ЭЦҚ арқылы куәландырылған құжат;

35) электрондық құжаттардың (істердің) ақпараттық пакеті – желілік коммуникациялар немесе телекоммуникациялар бойынша біртұтас ретінде берілетін белгілі бір құрылымдағы ақпараттық объект;

36) электрондық құжаттардың көшірілуі – электрондық құжаттардың төлнұсқалығын, тұтастығын, сенімділігін және пайдаланудың қолайлылығын сақтай отырып, оларды бір бағдарламалық аппаратты ортадан немесе бір ақпарат жеткізгіштен басқа ортаға немесе басқа жеткізгішке беру процесі;

37) электрондық құжаттың конвертациясы – бастапқы электрондық құжаттың форматын құрылымы мен мазмұнын сақтай отырып түрлендіру;

38) электрондық тіркеу бақылау карточкасы (бұдан әрі – ЭТБК) – электрондық құжат деректемелерін тіркейтін, белгіленген нысан бойынша құжат туралы есептік деректері бар электрондық құжат;

39) электрондық іс – жинақтау процесінде логикалық түрде біріктірілген электрондық құжаттарды және олардың метадеректерін сақтаудың дербес бірлігі;

40) эмуляция – электрондық құжаттарды жаңғырту мақсатында функционалдық мүмкіндіктерін жоғалтпай және нәтижелерін бұрмаламай, бір жүйенің жұмысын екінші жүйенің құралдарымен жаңғырту.

4. Ұйымға жүктелген міндеттер мен функцияларға, сондай-ақ оның қызметінде пайда болатын құжаттардың құрамына сәйкес мыналар құрылады:

1) басқарушылық құжаттама, оның ішінде электрондық құжаттар архиві;

2) аудиовизуалды құжаттама, оның ішінде электрондық құжаттар архиві;

3) ғылыми-техникалық құжаттама, оның ішінде электрондық құжаттар архиві.

5. Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік архивтері және олардың филиалдары Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві (бұдан әрі – мемлекеттік архивтер) ұйымдарға осы Қағидаларды ендіру бойынша әдістемелік көмек көрсетеді.

6. Штаттық кестесінде архив жұмыскерлерінің штаттық лауазымдары көзделмеген ұйымда ұйым басшысының бұйрығымен (өзге өкімдік құжатпен) архивті жүргізуге жауапты адам тағайындалады.

2-тарау. Істерді, құжаттарды қабылдау тәртібі

1-параграф. Істерді, құжаттарды сақтауға қабылдау тәртібі

7. Ұйым архиві ұйымның қызметі процесінде пайда болған тұрақты, уақытша сақталатын және жеке құрам бойынша істерді, құжаттарды қабылдайды. Ұйым қайта ұйымдастырылған кезде құжаттар ретке келтірілген түрде құқықтық мирасқорларға берiледi.

8. Ұйым архивіне істерді, құжаттарды қабылдау жыл сайын жүзеге асырылады. Құрылымдық бөлімшелері бар ұйымда құжаттарды ұйым архивіне қабылдау ұйым басшысы бекіткен құжаттарды ұйым архивіне қабылдау кестесіне сәйкес жүзеге асырылады.

Құжаттар ұйым архивіне олар жасалған жеткізгіштерде (қағаздың әр түрі, оның ішінде фотоқағаз, калька, үлдір, магниттік таспалар, электрондық жеткізгіштер) тапсырылады.

9. Басқарушылық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезінде ұйым архивінің жұмыскері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) құрылымдық бөлімшенің істер тізімдемесіне сәйкес тұрақты, ұзақ уақыт сақталатын (10 жылдан артық) және жеке құрам бойынша істердің бар-жоғын;

2) істер номенклатурасы бойынша уақытша сақталатын (10 жылды қоса алғанға дейінгі) істердің бар-жоғын;

3) құрылымдық бөлімшенің істер тізімдемесі бойынша деректер бар істер парақтарының нөмірленуін;

4) іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің дұрыс толтырылуын (бар болса);

5) істің куәландыру парағының бар-жоғын;

6) мұқаба деректемелерінің құрылымдық бөлімшенің істер, құжаттар тізімдемесіндегі тиісті жазбалармен сәйкестігін;

7) істердің физикалық жай-күйін тексереді.

10. Аудиовизуалды құжаттаманы сақтауға қабылдаған кезде ұйым архивінің жұмыскері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) құжаттардың жинақтылығын;

2) құжаттардың физикалық жай-күйін;

3) қоса берілетін мәтіндік ілеспе құжаттама құрамының жинақтылығын тексереді.

Мәтіндік ілеспе құжаттаманың құрамына:

1) киноқұжаттар үшін – аннотациялар, монтаждық парақтар, аяқталған туындыларға рұқсат куәліктері, техникалық жай-күйінің актілері, жарық және түс паспорттарының жазбалары;

2) фотоқұжаттар үшін – аннотациялар;

3) фоноқұжаттар және бейнеқұжаттар үшін – техникалық жай-күйі актілері, сөйленген сөздердің мәтіндері, грампластинкалар каталогтары, сөз сөйлейтіндердің тізімдері, рецензиялар, мақалалар және қабылданатын фоноқұжаттар мен бейнеқұжаттарға қатысты басқа да құжаттар кіреді.

11. Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезінде ұйым архивінің жұмыскері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) құжаттардың жинақтылығын (тапсырылатын барлық құжаттама тізбеленген ерекшеліктер ведомосіне, ерекшеліктерге, томдардың, альбомдардың, кітаптардың мазмұнына және басқа да құжаттарға сәйкес);

2) белгіленген қолдар мен күндердің бар-жоғын;

3) титулдық парақтардың және негізгі жазбалардың орындалу дұрыстығын;

4) құжаттардың физикалық жай-күйін тексереді.

12. Ұйым архивіне электрондық құжаттарды қабылдау электрондық құжаттарды сақтауға қойылатын талаптардың сақталуын қамтамасыз ететін ақпараттық жүйелер арқылы жүзеге асырылады.

13. Электрондық құжаттар ұйым архивіне қалыптастырылған, жіберілген немесе алынған форматта және тиісті электрондық құжаттардың соңында қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың бірге сақталуын қамтамасыз ете отырып ақпараттық-телекоммуникациялық желі арқылы ұйымның электрондық құжат айналымының ақпараттық жүйесінен ұйым архивінің ақпараттық жүйесіне немесе бір мәртелік жазуға арналған жеке жеткізгіштерде тапсырылады. Электрондық құжаттар ұйым архивіне метадеректерімен бірге беріледі.

14. Бағдарламалық-аппараттық орта өзгерген және компьютерлік форматтар пайдаланудан шыққан, жеткізгіш бүлінген жағдайда ұйым архиві электрондық құжаттарды жаңа форматтарға ауыстыру және/немесе жаңа жеткізгіштерге көшіру бойынша жұмыс жүргізеді.

Құжаттарды көшіруді олар тәуелді болатын технологиялар мен медиа (мысалы, дискеталар, магниттік таспалар, оптикалық CD және DVD-дискілер) ескіргенге дейін жүзеге асыру қажет. Көлем және қолжетімділік талаптары сияқты факторларға байланысты мақсатты (түпкі) орта белгілі бола салысымен құжаттардың конверсиясын немесе оларды көшіруді орындау оңтайлы болуы мүмкін. Құжаттардың құндылығы және / немесе олармен байланысты тәуекелдер мейлінше төмен деп есептелсе, ұйым қандай да бір басқа ынталандырушы себеп (мысалы, бағдарламалық қамтылымды, жүйені ауыстыру, сатып алу немесе басқа ұйыммен бірігу) конверсияны немесе көшіруді негізде болғанға дейін күте тұруды жөн көруі мүмкін.

15. Электрондық құжаттарды (істерді) ұйым архивіне қабылдау кезінде (тексеру сәтінде) мыналардың:

1) иесі ұйым немесе ұйымның құрылымдық бөлімшесінің басшысы болып табылатын ЭЦҚ жабық кілтін қолдана отырып, ұйымның құрылымдық бөлімшесінің электрондық құжаттарының тізімдемесіндегі ЭЦҚ-ның;

2) иесі ұйым немесе ішкі тізімдемені жасаған ұйымның құрылымдық бөлімшесінің қызметкері болып табылатын ЭЦҚ жабық кілтін қолдана отырып, ішкі тізімдемедегі ЭЦҚ-ның жарамдылығын тексеру жүзеге асырылады.

ЭЦҚ жарамдылығын тексеру Қазақстан Республикасы Мемлекеттік органдарының куәландырушы орталығында берілген сәйкестік сертификаты бар ЭЦҚ құралын пайдалана отырып жүзеге асырылады.

Электрондық құжаттарды (істерді) қабылдау кезінде ұйым архивінің қызметкері ЭА АЖ арқылы:

1) электрондық құжаттар (істер) метадеректерінің құрамын;

2) сақтауға берілетін электрондық құжаттар (істер) құрамының құрылымдық бөлімшенің тиісті электрондық құжаттар (істер) тізімдемесінің деректеріне сәйкестігін;

3) берілген электрондық құжаттар (істер) көлемінің құрылымдық бөлімшенің тиісті электрондық құжаттар (істер) тізімдемесінде көрсетілген көлемге сәйкестігін;

4) электрондық құжаттарды (істерді) жаңғырту мүмкіндігін;

5) зиянды компьютерлік бағдарламалардың болмауын тексереді.

Электрондық істерді алмалы-салмалы жеткізгіштерде қабылдау кезінде алмалы-салмалы жеткізгіштердің физикалық және техникалық жай-күйі, алмалы-салмалы жеткізгіштердегі ақпараттың алмалы-салмалы жеткізгіштерде және электрондық құжаттардың (істердің) метадеректерде орналасуы туралы деректерге сәйкестігі тексеріледі.

Тұрақты сақталатын электрондық құжаттарды (істерді) қабылдау кезінде файл форматтарының PDF/A-1 тұрақты сақтау форматына сәйкестігі тексеріледі.

Электрондық құжаттар (істер) үшін оларға кіретін электрондық құжаттардың (істердің) төлнұсқалығы мен тұтастығын растау ЭЦҚ құралдарының жарамдылығын (тексеру сәтінде) тексеру арқылы жүзеге асырылады.

Төлнұсқалығын және тұтастығын тексеру нәтижелері ұйым архиві қалыптастыратын электрондық құжаттардың (істердің) метадеректерінде сақталады. Метадеректер тексеру күнін және тексеру процесінде расталған бақылау сипаттамаларын қамтиды.

16. Осы Қағидалардың 13 – 15-тармақтарының талаптарына сәйкес жүргізілген тексерулердің нәтижелері оң болса, ұйым архивіне электрондық құжаттарды (істерді) қабылдау аяқталды деп есептеледі. Ұйымның ЭА АЖ-де архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган (бұдан әрі – уәкілетті орган) бекітетін нысан бойынша электрондық құжаттарды көшіру және қайта жазу туралы акт қалыптастырылады.

2-параграф. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу және оның нәтижелерін ресімдеу тәртібі

17. Ұйым архивінде құжаттардың құндылығына сараптама ҰАҚ құрамына жатқызылған құжаттарды іріктеу, оларды тиісті мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау, ҰАҚ құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақтау мерзімдерін айқындау және сақтау мерзімдері өтіп кеткен құжаттар мен істерді жоюға бөлу мақсатында жүргізіледі.

18. Құжаттардың құндылығына сараптама:

1) Қазақстан Республикасының ҰАҚ және архивтер туралы заңнамасы;

2) сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік немесе салалық тізбелері, типтік (үлгілік) істер номенклатурасы және ұйымның тиісті кезеңдегі істер номенклатурасы;

3) архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті органның (бұдан әрі – уәкілетті орган), облыстардың, республикалық маңызы бар қалалар мен астананың жергілікті атқарушы органдарының (бұдан әрі – ЖАО) және мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивінің әдістемелік құжаттары негізінде жүргізіледі.

19. Құжаттардың құндылығына сараптама құжаттардың пайда болу, мазмұны, сыртқы ерекшеліктері өлшемшарттарын кешенді қолдану жолымен жүргізіледі.

Құжаттың пайда болу өлшемшарттарына:

1) мемлекеттік басқару жүйесіндегі немесе нақты саладағы (қызмет саласында) ұйымның рөлі мен орны, ол орындайтын міндеттер мен функциялардың маңыздылығы, қоғам өміріндегі жеке тұлғаның орны;

2) құжаттың пайда болған жері мен күні жатады.

Құжаттар мазмұнының өлшемшарттарына:

1) құжатта көрсетілген оқиғаның (құбылыстың, нысананың) маңыздылығы;

2) құжаттағы ақпараттың маңыздылығы, оның басқа құжаттарда қайталануы;

3) құжаттың төлнұсқалығы, түрі мен әртүрлілігі жатады.

Құжаттың сыртқы ерекшеліктерінің өлшемшарттарына:

1) құжаттың төлнұсқалығы;

2) құжаттың заңдық анықтығы (лауазымды адам қолтаңбасының (электрондық цифрлық қолтаңбасының) және Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес міндетті болып табылатын өзге де деректемелерінің болуы);

3) ақпарат мазмұнын тіркеу және жіберу нысаны;

4) құжатты материалдық жеткізгіштің ерекшелігі;

5) құжаттың физикалық жай-күйінің ерекшелігі жатады.

20. Аудиовизуалды құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу кезінде мынадай қосымша арнайы өлшемшарттар қолданылады:

1) аудиовизуалды құжаттардың көркемдік құндылығы;

2) аудиовизуалды құжаттардың композициялық-сюжеттік тұтастығы;

3) аудиовизуалды құжаттардың айқындығы мен бірегейлігі;

4) ақпаратты жеткізгіштің өзіндік ерекшелігі, ақпаратты жазу және оны шығару тәсілі, аудиовизуалды құжаттардың техникалық жай-күйі.

21. Ғылыми-техникалық құжаттамаға сараптама жүргізу кезінде қосымша мынадай арнайы өлшемшарттар қолданылады:

1) тұтастай мемлекеттің нақты салалары мен экономикасын дамыту үшін құжаттарда көрсетілген проблеманың (технологияның) немесе объектінің (жобаның, модельдің, конструкцияның, технологияның) енгізілген кездегі маңыздылығы;

2) проблеманы шешудің, конструкцияның, технологияның, жобаның қағидаттық жаңашылдығы, ерекшелігі, бірегейлігі;

3) ғылыми-техникалық құжаттаманың ғылыми зерттеу кезеңдеріне (техникалық әзірлеудің сатылығы) сәйкестігі.

22. Электрондық құжаттарға (істерге) сараптама жүргізу кезінде қосымша мынадай арнайы өлшемшарттар қолданылады:

1) метадеректердің сақталуы;

2) электрондық құжаттардың (істердің) теңтүпнұсқалығы;

3) архивтік сақтауға қабылданған құжаттарда қайталанатын ақпараттың болмауы.

23. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу және оның нәтижелерін қарау үшін ұйымда сараптау комиссиясы (бұдан әрі – СК) құрылады.

Аумақтық органдары және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдары бар мемлекеттік органдарда, сондай-ақ филиалдары бар ұйымдарда орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрі – ОСК) құрылады.

24. ОСК (СК) кеңесші орган болып табылады және ұйым басшысы бекітетін ереже негізінде әрекет етеді.

25. Құжаттардың құндылығына сараптаманы жоспарлы түрде жыл сайын ұйым архивінің жұмыскері жүргізеді. Мемлекеттік архивтің жинақтау көзі болатын ұйымда құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу тиісті мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президентінің Архивінің әдістемелік басшылығымен және консультациялық көмегімен жүзеге асырылады.

Ұйым қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде құндылыққа жоспардан тыс сараптама жүргізіледі.

26. ОСК (СК) шешімдері ұйым басшысы бекітетін хаттамамен ресімделеді.

Мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасының Президентінің Архивінің жинақтау көздерінің ОСК (СК) шешімдерін мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві, ЖАО құратын тиісті сараптау-тексеру комиссиясымен (бұдан әрі – СТК) келісілгеннен кейін ұйым басшысы бекітеді.

27. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу кезінде:

1) ұйым құжаттарының құрамын талдау;

2) мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне (мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президентінің Архивінің жинақтау көздері үшін) тапсыру үшін сақтау мерзімі тұрақты істерді іріктеу және дайындау;

3) құжаттардың төлнұсқа даналарының бар-жоғын тексеру және істеріне осы құжаттар енгізілген құрылымдық бөлімшелерді айқындау;

4) олардағы ақпараттың басқа құжаттарда қайталану сипатын, қайталаудың түрін, нысанын және толықтығын нақтылау жүзеге асырылады.

Қайталанатын ақпараты бар құжаттарды және дублеттік құжаттарды жоюға бөлу олар тұрақты сақтауға іріктелген құжаттармен салыстырылғаннан кейін ғана жүргізіледі.

28. Қағаз жеткізгіштердегі тұрақты сақталатын құжаттарды қамтитын "СТК" белгісі бар істер қайта пішімдеуге жатады. Олардың құрамынан бөліп алынған тұрақты сақталатын құжаттар жеке істерге қалыптастырылады не тұрақты сақталатын біртектес істерге қосылады. Уақытша сақталатын қалған құжаттардан тұратын істер белгіленген мерзімдер ішінде сақталады.

Электрондық құжаттарды (істерді) пішімдеу қағаз жеткізгіштердегі істерге ұқсас жүзеге асырылады.

Тұрақты сақталатын құжаттарды қамтитын "СТК" белгісі бар электрондық құжаттардың (істердің) әр файлы бөлек, файлда – парақтап қаралады.

29. Құжаттардың құндылығына сараптама істің құжаттарын парақтап және (немесе) әр файлды қарап шығу жолымен жүргізіледі (аудиовизуалды құжаттар монтаждау үстелінде немесе экранда көрсетіледі, аудиоқұжаттар тыңдалады, электрондық құжаттар (істер) қаралады).

30. Сараптама жүргізу барысында:

1) құжаттарды аталған іске жатқызудың негізділігі;

2) құжаттың заңды күші (деректемелердің бар-жоғы);

3) іс мұқабасы деректемелерінің дұрыс ресімделуі және бар-жоғы;

4) істер парақтарының дұрыс нөмірленуі;

5) құжаттың физикалық-химиялық және техникалық жай-күйі тексеріледі.

Құрылымдық бөлімшелерде құжаттарды ұйым архивіне тапсыруға дайындау кезінде құжаттардың екінші және одан кейінгі даналары, шимайқағаздары, құжаттардың ресімделмеген көшірмелері алынбаса, олар қарап шығу (тыңдау) барысында алып тасталады.

Анықталған кемшіліктерді ұйым архивінің жұмыскері жояды. Қажет болған кезде істердің тақырыптары нақтыланады, істер сөгіледі және пішімделеді, істегі парақтарды қайта нөмірлеу жүзеге асырылады.

31. Құжаттардың құндылығын сараптау нәтижелері бойынша және құрылымдық бөлімшелер істерінің, құжаттарының тізімдемелері негізінде:

1) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесі;

2) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша тұрақты сақталатын электрондық құжаттар (істер) тізімдемелері;

3) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жеке құрам бойынша істер тізімдемесі;

4) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жеке құрам бойынша электрондық құжаттар (істер) тізімдемесі;

5) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесі;

6) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша уақытша (10 жылдан астам) сақталатын электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесі;

7) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт;

8) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша сақтауға жатпайтын электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы акт жасалады.

32. Жобалау, конструкторлық және технологиялық құжаттаманың құндылығына сараптама жүргізген кезде уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша Өнеркәсіптік өндіріс және технологиялық процестер бұйымдары, жобалау және күрделі құрылыс объектілері, мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама жобаларының тізбесі (бұдан әрі – тізбе) жасалады.

33. Тізбе бес жылда бір реттен сиретпей жасалады.

34. Тізбе тармақтарын жүйелеу хронологиялық, тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық белгілер бойынша жүзеге асырылады.

35. Тізбені ұйымның ОСК (СК) келіскеннен кейін ұйымның басшысы және мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің немесе ЖАО-ның СТК бекітеді.

Тізбе екі данада жасалады. Ол бекітілгеннен кейін бір данасы тиісті мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне жіберіледі, екіншісі ұйымда қалады.

36. Тізбенің негізінде құндылықты одан әрі сараптау және электрондық құжаттардың (істердің) жобалау, конструкторлық және технологиялық құжаттама істерінің, құжаттарының тізімдемелерін жасау жүргізіледі.

Ғылыми-зерттеу және патенттік-лицензиялық құжаттамалар үшін тізбе жасалмайды.

37. Істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемелері ғылыми-техникалық құжаттаманың әр түріне жеке жасалады: жобалау, конструкторлық және технологиялық, ғылыми-зерттеу патенттік-лицензиялық және ғылыми-техникалық құжаттаманың түрін айқындайтын цифрлық индексі бар дербес нөмірі болады.

38. Аудиовизуалды құжаттардың құндылығына сараптама жүргізген кезде аудиовизуалды құжат кешенінің толықтығы мен сақталу дәрежесі, мәтіндік ілеспе құжаттаманың бар-жоғы және оның сапасы, ғылыми және практикалық пайдалану мүмкіндігі, аудиовизуалды құжаттың дублеттілігі, игерілуі және нұсқалылығы ескеріледі.

39. Құндылыққа сараптама жүргізу процесінде қандай да бір бүлінген тұстары бар аудиовизуалды құжаттар анықталады.

Ақау, әсіресе химиялық-биологиялық сипаттағы (сарғаю, көгеру, эмульсияның қабыршықтануы) ақау табылған кезде сол жылы өндірілген, сақталу жағдайлары бірдей барлық аудиовизуалды құжаттарға бақылау жүргізіледі.

Ақауы бар аудиовизуалды құжаттарға реставрация-профилактикалық өңдеу жұмыстары жүргізіледі.

40. 1922 жылды қоса алғанға дейінгі кезеңде жасақталған аудиовизуалды құжаттар жоюға бөлінбейді. 1922 жылдан 1945 жылды қоса алғанға дейінгі кезеңде қалыптасқан аудиовизуалды құжаттарды жою уәкілетті органның рұқсатымен жүзеге асырылады.

3-параграф. Істердің, құжаттардың тізімдемесін жасау тәртібі

41. Тұрақты, уақытша сақталатын, жеке құрам бойынша істер, құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар (істер) тізімдемелеріне және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерге әр архив қоры шегінде жеке реттік нөмірлер беріледі.

Істер, құжаттар тізімдемесі енгізілген тақырыптардың саны 9999 (тоғыз мың тоғыз жүз тоқсан тоғызға) жеткенде аяқталады.

Келесі істер, құжаттар, оның ішінде электронды құжаттар (істер) тізімдемесіне кезекті реттік нөмірі беріледі.

Ұйым қайта ұйымдастырылған немесе таратылған кезде істер, құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар (істер) тізімдемесі енгізілген істер, құжаттар тақырыптарының жалпы санына қарамастан аяқталады.

42. Істер, құжаттар тізімдемесінің жылдық бөлімі жыл сайын жасалады және бекітіледі.

43. Тізімдемені ресімдеген кезде тақырыптары (істердің томдары, бөлімдері) жалпы тәртіппен нөмірленеді.

44. Қосымша анықталған істер тақырыптары қабылданған жүйелендіруге сәйкес тиісті істер, құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар (істер) тізімдемесіне литерлік нөмірлермен енгізіледі. Бір жыл ішінде саны 10-нан астам іс болған жағдайда тақырыптары жеке-жеке нөмірлене отырып істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) қосымша тізімдемесі жасалады.

Істер, құжаттар тізімдемесіне, электрондық құжаттар (істер) тізімдемесіне істің түскені немесе шығарылғаны туралы жазба енгізілгеннен кейін түпкі қорытынды жазба жасалады, онда енгізілген өзгерістердің негіздемесі де көрсетіледі.

45. Бірнеше жылдар бойынша құжаттарды қамтитын іс істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесіне іс жүргізуде басталған жылы бойынша енгізіледі, кейінгі жылдар бойынша оның тақырыбы көрсетіледі, ал "Ескертпе" деген бағанда – "№ істі қараңыз" деген белгі қойылады.

46. Тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесі ұйымның ОСК-мен (СК-мен) келісілгеннен кейін мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің немесе ЖАО-ның СТК-мен келісіледі, ұйымның басшысы бекітеді.

Жеке құрам бойынша істердің тізімдемесін ұйымның ОСК (СК) келіседі, ОСК (СК) келіскеннен кейін мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің немесе ЖАО-ның СТК-мен келісіледі және ұйымның басшысы бекітеді.

Уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесін ұйымның ОСК-мен (СК) келісілгеннен кейін ұйымның басшысы бекітеді.

47. Мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің жинақтау көздері болып табылмайтын ұйымдар тұрақты сақталатын, жеке құрам бойынша істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемелері мен сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді СТК-ға бекітуге (келісуге) ұсынбайды.

48. Тұрақты сақталатын істердің, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесіне:

1) тұрақты сақталатын, оның ішінде ҰАҚ құрамына жатқызылған істердің, құжаттардың;

2) "СТК" белгісі бар құжаттардан қалыптастырылған, ұйымның сол жылғы істер номенклатурасымен салыстырылғаннан, істерді қалыптастыру мен ресімдеудің дұрыстығы тексерілгеннен кейін уақытша сақталатын мерзімдері бар істерден бөлінген істердің. Қажет болған жағдайларда істер тақырыптары нақтыланады;

3) республикалық, облыстық, республикалық маңызы бар қалалардың, астана ұйымдары басшыларының іс жүргізу аяқталған жеке істерінің;

4) саяси мемлекеттік қызметшілердің іс жүргізу аяқталған жеке істерінің;

5) жоғарғы айырым белгілері, құрметті мемлекеттік және өзге де атақтары, наградалары, ғылыми дәрежелері бар жұмыскерлердің іс жүргізу аяқталған жеке істерінің тақырыптары енгізіледі.

49. Архив қорының сақтау бірліктері (істер) жүйелеу схемасына сәйкес архив қоры шегінде жүйеленеді.

Істің дұрыс қалыптастырылмағаны анықталса, қағаз жеткізгіштегі істер сөгіледі және қайта пішімделеді.

50. Тұрақты сақталатын істердің, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесінде тақырыптарды жүйелеу мынадай:

1) құрылымдық (сақтау бірлігінің тиісті құрылымдық бөлімшеге тиесілілігіне сәйкес);

2) хронологиялық (сақтау бірлігі жатқызылған кезеңдер немесе күндері бойынша);

3) функционалдық, салалық, тақырыптық, пәндік-мәселелік (сақтау бірлігінің мазмұнына қатысты ұйымның функциясын, тақырыбын немесе мәселелерін есепке ала отырып);

4) номиналдық (іс жүргізу нысаны бойынша – құжаттардың түрлері мен әртүрлілігі);

5) корреспонденттік (ұйымдармен және тұлғалармен хат алмасу нәтижесінде пайда болған сақтау бірліктері);

6) географиялық (құжаттардың мазмұны, олардың авторлары, корреспонденттері байланысты болатын белгілі бір аумақтарға, елді мекендерге және басқа да географиялық объектілерге сәйкес);

7) авторлық (құжаттың авторы болып табылатын ұйымның атауы немесе тұлғалардың тегі бойынша) белгілермен айқындалады.

51. Ғылыми-зерттеу ұйымдарының архив қорларындағы жеке құрам жөніндегі құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттама, баспалардағы қолжазбалар, медициналық ұйымдардағы аурулар тарихы, бақылау органдарының архив қорларындағы тексеру актілері жеке топқа бөлінеді және басқарушылық құжаттардан бөлек жүйеленеді.

52. Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар:

1) түрлеріне қарай (фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер);

2) фильмдердің, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай; жеке кино- және телесюжеттердің өндірістік нөмірлері бойынша;

3) есепке алу бірліктері (жиынтықтары) бойынша;

4) түстілігі (түрлі-түсті, ақ-қара);

5) үлдірдің форматы (8 миллиметр (бұдан әрі – мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленеді.

53. Фотоқұжаттар мына түрлер:

1) әр түсті негативтер (түрлі-түсті немесе ақ-қара) және 2-8 цифрларымен белгіленген көлемдері (2 цифры 2,5 сантиметр (бұдан әрі – см) х 3,5 см, 3 – 6 см х 6 см, 4 – 6 см х 9 см, 5 – 9 см х 12 см, 6 – 10 см х 15 см, 7 – 13 см х 18 см, 8 – 18 см х 24 см) көлемдегі негативтерге сәйкес келеді) бойынша жүйеленеді.

Көлемі шағын, 6-8 мөлшерлі негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге рұқсат етіледі;

2) әр түсті слайдтар (диапозитивтер);

3) позитивтер, фототаңбалар;

4) фотоальбомдар;

5) диафильмдер;

6) "Э" әрпімен белгіленетін электрондық құжаттар (цифрлық немесе заманауи жеткізгіштегі фотоқұжаттар) бойынша жүйеленеді.

54. Фоноқұжаттар дыбыстық ақпаратты жазу түрлері бойынша: фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Белгілі бір жазба түрінің фоноқұжаттарына жеке тізімдеме жасалады. Түрлердің ішінде фоноқұжаттар сақтау бірліктері және жиынтықтары бойынша орналастырылады.

55. Тұрақты сақталатын жеке құрам бойынша істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесінің уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша титулдық парағы, мазмұны (тарауларға бөлінгені), алғы сөзі, қысқартылған сөздер тізімі мен қорытынды жазбасы болады. Жеке құрам бойынша тізімдеменің титулдық парағында мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің ресми атауы жазылмайды.

56. Тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесі қағаз жеткізгіште 4 данада жасалады. Бекітілгеннен кейін оның екі данасы мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне беріледі, екеуі ұйым архивінде қалады.

57. Жеке құрам бойынша істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесі қағаз жеткізгіште 4 данада жасалады. Бекітілгеннен кейін екі данасы мемлекеттік архивке беріледі, екеуі ұйым архивінде қалады.

58. Ұзақ мерзімді (10 жылдан астам) сақталатын істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесі қағаз жеткізгіште 4 данада жасалады. Бекітілгеннен кейін екі данасы мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне беріледі, екеуі ұйым архивінде қалады.

59. Барлық құжат түрлерінің электрондық істер тізімдемелері мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне ЭА АЖ арқылы не ол болмаған жағдайда электрондық жеткізгіштер арқылы беріледі.

60. Жеке құрам бойынша істердің, оның ішінде электрондық істердің тізімдемесіндегі тақырыптарды жүйелеу хронологиялық, құрылымдық (функционалдық) және номиналдық жіктелу белгілерімен айқындалады. Істердің тақырыптары іс жүргізудің басталған (аяқталған) жылы бойынша топтастырылады, әр жылдың ішінде ұйымның құрылымдық бөлімшелері (қызметінің бағыттары) бойынша, соңғылардың ішінде – істер маңыздылығының кемуіне қарай жүйеленеді.

61. Жеке құрамды есепке алу жөніндегі карточкалар мен жұмыскерлердің жеке істері (көлемі бір жылда 20 істен асса) істердің жеке тізімдемесіне енгізіледі. Олардың тақырыптары іс жүргізуде істердің аяқталу жылы бойынша, әр жыл ішінде – жұмыскерлер тегінің әліпби тәртібімен топтастырылады.

62. Ұзақ уақыт (10 жылдан астам) сақталатын істер, құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар (істер) тізімдемесіне мазмұны, алғы сөз және қысқартылған сөздер тізімі жасалады.

63. Ұзақ уақыт (10 жылдан астам) сақталатын істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тақырыптарын жүйелеу хронологиялық-құрылымдық немесе хронологиялық-функционалдық (хронологиялық-номиналдық) және номиналдық-логикалық жіктеу белгілерімен айқындалады.

4-параграф. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні жасау тәртібі

64. Сақтауға жатпайтын құжаттарды, жоюға бөлу туралы акт істер, құжаттар тізімдемесімен қатар жасалады.

65. Актіге құжаттардың құндылығына сараптама жүргізілетін жылдың 1 қаңтарына дейін сақтау мерзімдері өтіп кеткен істер мен құжаттардың тақырыптары енгізіледі.

66. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жасалады.

Актіде жеке істердің тақырыптары немесе біртектес істердің топтық тақырыптары көрсетіледі.

67. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні ұйымның ОСК-мен (СК) және мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивінің немесе ЖАО СТК-мен келісілгеннен кейін ұйым басшысы бекітеді.

68. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт екі данада жасалады, оның біреуі мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне, екіншісі ұйым архивіне тапсырылады.

69. Сақтау мерзімдері өтіп кеткен құжаттар, тиісті кезеңнің істер тізімдемесі мен жоюға бөлу туралы актісі бекітілгеннен кейін ғана жоюға бөлінеді.

3-тарау. Ұйым архивінің құжаттарын сақтау

1-параграф. Құжаттардың сақталуын ұйымдастыру тәртібі

70. Электрондық құжаттардың (істердің) ұйым архивінде сақталуын қамтамасыз ету үшін:

1) құжаттарды сақтаудың материалдық-техникалық базасын құру (ғимарат және сақтау қоймалары (үй-жайлар), құжаттарды сақтау құралдары, жабдықтар, күзету және сақтау қауіпсіздігі құралдары, климаттық бақылау құралдары, құжаттарды көшіріп алу және зақымдалғандарын қалпына келтіру құралдары) және дамыту бойынша шаралар кешені;

2) құжаттарды сақтаудың нормативтік шарттарын жасау (сақтаудың температуралық-ылғалдылық, жарық, санитариялық-гигиеналық, күзету режимдері) және сақтау бойынша шаралар кешені;

3) превентивті сипаттағы шаралар құжаттардың физикалық-химиялық сақталуын қамтамасыз ету, олардың архив қоймаларынан берілуін регламенттеу, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеруді жүргізу, аса құнды құжаттарды айқындау, сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру) жүзеге асырылады.

71. Электрондық құжаттар (істер) үшін сақтаудың барлық кезеңінде олардағы ақпаратты жаңғырту мүмкіндігі қамтамасыз етілуге тиіс.

Электрондық құжаттарды (істерді) жаңғыртуға арналған форматтар немесе бағдарламалық қамтылым ескірген жағдайда, олардың ұзақ мерзімді сақталуы мен тұтастығы эмуляция немесе конвертациялау процестерімен қамтамасыз етіледі.

72. Эмуляция кезінде электрондық түрдегі құжаттарды барынша дәл жаңғыртуға арналған бағдарламалық-техникалық ортаны құру қамтамасыз етіледі.

Электрондық құжаттарды (істерді) бір файл форматынан екіншісіне конвертациялау кезінде жасалған файл мен электрондық құжаттың (істің) эталондық данасы мазмұнының теңтүпнұсқалығын тексеру жүзеге асырылады.

Эмуляция мен конвертациялау кезінде электрондық құжаттың (істің) сәйкестендіргіші мен эмуляциялауға немесе конвертациялауға дейінгі атауы сақталады.

Эмуляция немесе конвертациялау туралы ақпарат сақталған және өзгерістер енгізуден қорғалған болуға тиіс.

73. Эмуляция немесе конвертациялау туралы ақпарат мыналарды қамтиды:

конвертациялау процесінде құрылған сақтау объектісінің көлемі, форматы, бақылау сипаттамасы, жасалған күні мен уақыты;

эмуляция немесе конвертациялау процестерін іске асыратын бағдарламалық құрал туралы мәліметтер;

эмуляцияны қолданған немесе конвертациялауды жүзеге асырған ұйымның архив жұмыскері туралы ақпарат (лауазымының атауы, аты-жөні, тегі).

Конвертацияланған жағдайда электрондық құжаттың (істің) эталондық көшірмесі ұйым архивіне бастапқыда түскен түрі мен құрамында сақталады.

Конвертациялау кезінде, сондай-ақ эмуляция немесе конвертациялау процестерін құжаттау кезінде жасалған барлық сақтау объектілері электрондық құжаттың (істің) эталондық көшірмесі сияқты есепке алу бірлігіне қосылады не дербес есепке алу бірлігін құрайды.

Есепке алу құжаттарына тиісті өзгерістер енгізіледі.

74. Құжаттарды сақтауды ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесі құжаттардың сақталуын және ұйымның архивіне құжаттар келіп түскен кезде оларды сақтау және тиісті мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тұрақты сақтауға тапсыру кезінде олардың физикалық жай-күйін бақылауды қамтамасыз етеді.

75. Электрондық құжаттарды (істерді) сақтауды ұйымдастыру мыналарды қамтиды:

белгіленген сақтау мерзімі ішінде электрондық құжаттарды (істерді) кепілдік берілген сақтау;

барлық сақтау объектілерінің болуы мен физикалық сақталуын қамтамасыз ету;

барлық сақтау объектілерінің тұтастығын қамтамасыз ету;

ұзақ мерзімді перспективада электрондық құжаттарды қайта жаңғыртуға жағдай жасау;

электрондық құжаттардың (істердің) орын ауыстыруын бақылау (жаңа электрондық жеткізгішке қайта жазу және т.б.).

76. Архивте электрондық құжаттарды сақтау:

1) физикалық оқшауланған жеткізгіштерде – екі данада, оның біреуі негізгі, екіншісі жұмыс бабындағы болып табылады. Бұл ретте негізгі және жұмыс бабындағы даналар жеткізгіштерді өндірушілер ұсынған температуралық-ылғалдылық режимінде әртүрлі архив қоймаларында (үй-жайларында) сақталады;

2) электрондық архивтің ақпараттық жүйесінде – архивтің меншікті жабдығында немесе мемлекеттік органдардың деректерді өңдеу орталықтарында жүзеге асырылады.

Электрондық құжаттарды физикалық оқшауланған жеткізгіштерде сақтаудың міндетті шарттары:

1) ақпаратты ұзақ уақыт (10 жылдан астам) сақтауға арналған жеткізгіштерді қолдану;

2) оларды жаңғыртуды, көшіруді және конвертациялауды жүзеге асыруға, сондай-ақ физикалық және техникалық жай-күйін бақылауға мүмкіндік беретін техникалық және бағдарламалық құралдардың болуы;

3) жаңа жеткізгіштерге көшіруді және заманауи форматтарға конвертациялауды жүргізу;

4) олардың теңтүпнұсқалығын, тұтастығын, анықтылығын, пайдалануға жарамдылығын бақылауды ұйымдастыру болып табылады.

Электрондық архивтің ақпараттық жүйесінде электрондық құжаттарды сақтаудың нормативтік шарттары:

1) оның мемлекеттік ақпараттық жүйелерді құру, дамыту, пайдалануға беру және оларда ақпаратты сақтау саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарына сәйкестігімен;

2) оны пайдалану кезінде ақпараттық қауіпсіздік және ақпаратты қорғау талаптарының сақталуымен;

3) электрондық құжаттарды резервтік, оның ішінде бұлтты технологияларды қолдану арқылы көшірумен және оларды заманауи форматтарға конвертациялаумен қамтамасыз етіледі.

77. Электрондық құжаттарды (істерді) сақтау шарттары:

температуралық-ылғалдылық режимінің сақталуын;

санитариялық-гигиеналық, өртке қарсы және күзет режимдерінің сақталуын;

арнайы сақтау құралдарын (серверлік жабдықтар, металл шкафтар, футлярлар және т.б.) қолдануды қамтамасыз етуге тиіс.

Электрондық құжаттарды сақтау шарттарының сенімділігін айқындайтын негізгі параметрлер:

ортаның ластануы;

температуралық сақтау шарттары;

ортаның салыстырмалы ылғалдылығы;

электромагниттік өрістердің әсері;

деректерді өңдеу орталығын оның қажетті жағдайларда жұмыс атқаруы үшін инженерлік инфрақұрылыммен қамтамасыз ету;

электрондық жеткізгіштерді пайдалану мерзімін бақылау болып табылады.

78. Ұйым архивін әкімшілік ғимараттағы ыңғайластырылған үй-жайларға орналастыру конструкцияның отқа төзімділік, беріктік талаптарына, санитариялық-гигиеналық нормаларға сәйкестігі, жылыту және желдету жүйелерінің болуы шартымен жүргізіледі.

79. Ұйым архивіне арналған үй-жай мыналардан:

1) құжаттарды сақтауға арналған архив қоймасынан;

2) зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмеден (оқу залы);

3) архив жұмыскерлеріне арналған жұмыс бөлмелерінен;

4) серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған бөлмеден тұрады.

Архив қоймалары оқшауланған үй-жайларда орналасады.

Бөгде адамдар архив қоймасына ұйым басшысының рұқсатымен және ұйым архиві қызметкерінің қатысуымен ғана кіргізіледі.

80. Архив қоймалары химиялық заттарды немесе азық-түлік өнімдерін сақтаумен немесе қолданумен байланысты зертханалық, өндірістік және қойма үй-жайларынан алыс орналастырылады.

Архив қоймалары негізгі өрт сөндіру құралдарымен жабдықталады. Ұйым архиві үй-жайларының өрт сөндіру жүйелерінде және құралдарында бейтарап, құжаттар үшін қауіпсіз заттар қолданылады.

Архив қоймаларында отты, қыздыру құралдарын қолдануға рұқсат етілмейді. Олардың ішінде газ, су, кәріз құбыржолдарын және басқа да магистралдық құбыржолдарды орналастыруға рұқсат етілмейді.

Архив қоймасы үшін терезелері жоқ үй-жайды сағатына 2-3 рет ауа алмасу жиілігімен табиғи немесе жасанды желдету болған кезде пайдалануға жол беріледі.

81. Ұйым архиві үй-жайларының сыртқы есіктері металмен қапталады және берік ысырмалары болады. Жұмыс уақытында архив қоймалары кілтпен жабылады. Жұмыстан тыс уақытта архивтің барлық үй-жайларына мөр басылады немесе пломбаланады. Мөр (пломбир) кілттермен бірге ұйым бойынша кезекшіге, күзетшіге немесе ішкі тәртіп қағидаларында белгіленген орынға тапсырылады.

Ұйым архивінен құжаттарды ғимараттан тысқары жерге алып шығу ұйым басшысы белгілеген тәртіппен арнайы рұқсаттамалар бойынша ғана жүзеге асырылады.

82. Архив қоймалары күзет дабылдарымен жабдықталады. Орналасуы сырттан кіруге мүмкіндік беретін терезелерге металл торлар орнатылады.

83. Архив қоймаларындағы электр өткізгіш жасырын салынады, герметикалық штепсельдік розеткалар пайдаланылады. Ортақ және әр қабаттағы ажыратқыштар архив қоймаларынан тысқары орналастырылады.

2-параграф. Істерді орналастыру және сақтау тәртібі

84. Ұйым архивінде құжаттар архив қоймаларында сақталады және есепке алу құжаттарына, оның ішінде электрондық құжаттарға (істерге) сәйкес олардың жедел іздестірілуін қамтамасыз ететін тәртіппен орналастырылады. Архивте істерді, оның ішінде электрондық құжаттарды (істерді) орналастыру тәртібі оларды орналастыру жоспарымен (схемасымен) айқындалады.

85. Архив қоймалары негізгі (стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждармен) және қосалқы (металл шкафтар, сейфтер) сақтау құралдарымен жабдықталады. Оттан қорғайтын құралдармен өңдеу шартымен ағаш стеллаждарды қолдануға рұқсат етіледі.

Фоно және бейнеқұжаттарды сақтауға арналған стеллаждар ферромагнитті емес материалдан әзірленеді.

86. Стеллаждар терезе ойықтары бар қабырғаларға перпендикуляр түрде, ал терезесі жоқ үй-жайларда – үй-жайлар мен жабдықтардың ерекшеліктерін есепке ала отырып орнатылады. Сақтау құралдарын ғимараттың сыртқы қабырғаларына және жылу көздеріне тым жақын орналастыруға рұқсат етілмейді.

Сақтау құралдарын орналастыру арақашықтықтың мынадай нормаларына сәйкес жүзеге асырылады:

1) стеллаждар қатарларының аралығы (басты өтетін жер) – 120 см;

2) стеллаждардың аралығы (өтетін жер) – 75 см;

3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен сыртқы қабырғаға параллель тұрған стеллаждардың аралығы – 75 см;

4) қабырға мен стеллаж немесе шкаф бүйірінің (сейфтер) аралығы– 45 см;

5) еден мен стеллаж немесе шкаф (сейфтің) төменгі сөресінің аралығы – кемінде 15 см, цоколь қабаттарда – кемінде 30 см.

87. Қағаз жеткізгіштердегі басқарушылық құжаттамасы бар істер картон қағаздан жасалған архивтік қораптарда, папкаларда немесе бумаларға орналастырылады.

Ғылыми-техникалық құжаттама жабдықтар мен сызбалардың форматтарына қарай ораулы, ашық немесе басқа түрде сақталуы мүмкін.

Электрондық жеткізгіштер отқа төзімді шкафтарда, бокстарда, футлярларда, ұяшықтарда, ал электрондық құжаттар арнайы құрылғыларда сақталады.

88. Киноқұжаттарда қорғау ракордтары болады. Бастапқы ракордтың ұзындығы 3 метрді құрайды, соңғы ракордтың ұзындығы – 1,5-2 метрді құрайды. Бастапқы және соңғы ракордтарға шифрлеу белгісі қойылады. Киноқұжаттар фотографиялық қабаты сыртқа қаратылып өзекшелерге рулон етіп тығыз оралады, рулон шеттерінде шығып тұрған орам болмауы керек. Орау бағыты – соңынан басына қарай.

Магниттік таспадағы фоноқұжаттар жазбаны тыңдау жылдамдығына байланысты түсі әртүрлі ракордтармен ресімделеді. Бастапқы ракордқа жұмыс жүргізілмейтін жағынан шифрлеу белгісі қойылады. Құжат жұмыс жүргізілетін қабаты сыртқа қаратылып өзекшеге оралады (рулондағы шығып тұрған орамдардың биіктігі 0,05 мм аспайды). Фоноқұжатты орау бағыты магнитофонда тыңдалған кезде сағат тіліне қарсы айналдырылатын рулонның айналуына сәйкес келеді.

Аудиовизуалды құжаттың әр сақтау бірлігі бастапқы, содан кейін – екінші қаптамаға оралады. Бастапқы қаптама құжаттарға тікелей тиіп тұрады және шаң мен дымқылдан қорғайды, ал екінші қаптама – құжат пен бастапқы қаптаманы механикалық зақым келуден, жарықтан және қоршаған ортаның басқа да әсерінен қорғайды.

Қаптама биозақымданудың пайда болуына кедергі келтіретін, құрамында хлор, азот жоқ, сондай-ақ құжаттардың зақымдануына әкеп соқпайтын немесе оларға жабыспайтын химиялық инерттік материалдардан дайындалады.

89. Киноқұжаттар жұқа қағаздан жасалған қаппен немесе көп қатпарлы полиэтилен, полиэтилентерефталат пакетпен және металл қораппен қапталады. Пакет мөлшері рулон мөлшеріне сәйкес келеді.

Үлдірдегі, фотоқағаздағы, шыны фотопластиналардағы фотоқұжаттар жарық өтпейтін қышқылсыз қара қағаздан жасалған конверттермен қапталады.

Магниттік таспадағы фоноқұжаттар полиэтилен үлдірден жасалған пакетпен және зауыттық қораппен қапталады немесе заттаңбаларға арналған ойықтары бар полиэтилен футлярға (контейнерге) салынады.

Дискілі жеткізгіштердегі аудиовизуалды құжаттар зауыттық қаптамаға салынады, ал содан соң қорап ыдысқа орналастырылады.

Бейнефонограммалар берік полимерлік материалдан жасалған арнайы зауыттық қаптамада сақталады.

90. Құжаттарды еденге, терезе алдына, баспалдақ алаңдарына қоюға немесе реттемей үйіп қоюға жол берілмейді.

91. Архив қоймалары, стеллаждар, шкафтар (сейфтер) және олардың сөрелері араб цифрларымен нөмірленеді. Стеллаждар және шкафтар (сейфтер) архив қоймасына кірген жерден солдан оңға қарай, олардың сөрелері – жоғарыдан төмен қарай жеке-жеке нөмірленеді.

92. Архив қоймаларында істердің, құжаттардың сақталу орны стеллаждар бойынша топографиялық сілтегіштерде көрсетіледі.

Әр стеллажға уәкілетті орган бекітетін нысанға сәйкес стеллаж бойынша топографиялық сілтегіштер карточкасы жасалады. Стеллаж бойынша топографиялық сілтегіштер карточкалары әр жеке архив қоймасының шегіндегі стеллаждардың нөмірленуіне сәйкес жүйеленеді.

Құжаттардың орналасуындағы барлық өзгерістер стеллаж бойынша топографиялық сілтегіштерде уақтылы көрсетіліп отырады.

93. Электрондық құжаттарды (істерді) сақтаған кезде ұйым архиві мынадай негізгі техникалық құралдармен:

1) ақпаратты сенімді енгізуді қамтамасыз ететін лек сканерлерімен;

2) сұрау салуларды қатар өңдеуді жүргізуге қабілетті серверлермен;

3) мәтіндік, графикалық және аудиовизуалды құжаттардың көп легін енгізуге және өңдеуге бағдарланған өнімділігі жоғары (100 Мбит/c және одан көп) есептеуіш желімен;

4) жүйенің іздестіру деректеріне өнімділігі жоғары және өте сенімді қол жеткізуді қамтамасыз ететін жабдықтармен;

5) деректерді компакт немесе магнитті-оптикалық дискілерге көшіретін жабдықтармен;

6) магниттік таспаға резервтік көшіріп алу жабдықтарымен;

7) мәтіндік және графикалық ақпаратты өңдеуге бағдарланған автоматтандырылған жұмыс орындарымен;

8) үздіксіз қоректендіру көзімен;

9) ең жаңа модификациядағы принтерлермен және модемдермен;

10) мемлекеттік органдардың бірыңғай көліктік ортасына (мемлекеттік органдар, олардың ведомстволық бағынысты ұйымдары және жергілікті өзін-өзі басқару органдары, сондай-ақ ақпараттандыру саласындағы уәкілетті орган болып айқындалған ақпараттандырудың өзге де субъектілері үшін) қол жеткізуді қамтамасыз ететін жабдықтармен қамтамасыз етіледі.

94. Электрондық құжаттар архивінің базалық (жүйелік) бағдарламалық құралдарына:

1) деректердің қомақты ауқымын өңдеуге бағдарланған операциялық желілік орта және дерекқорды басқару жүйесі;

2) деректерді көрсету мен өңдеу құралдары;

3) санкциясыз кіруден қорғау құралдары және вирусқа қарсы құралдар кіреді.

95. Ұйымның электрондық құжаттар архивінің жұмыс істеуіне арналған арнайы бағдарламалық құралдарға:

1) ақпаратты электрондық жеткізгіштегі құжаттарды тұрақты іздестіру жүйесін тиімді сүйемелдеу құралдары;

2) мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндерді танып білудің бірыңғай құралдары;

3) деректер базасына ақпаратты енгізудің бірыңғай технологиясын қамтамасыз ететін құралдар;

4) ақпараттарды жедел іздестіру құралдары және ақпараттарды жедел талдау құралдары;

5) пайдаланушылардың сұрау салуларын әзірлеу және оңтайландыру құралдары;

6) ұйымның электрондық құжаттар архивінің ақпаратына рұқсатсыз кіруден бағдарламалық және аппараттық қорғау құралдары кіреді.

3-параграф. Құжаттарды сақтау режимін қамтамасыз ету тәртібі

96. Архив қоймаларында құжаттармен жұмыстардың барлық түрі жарықтандыру деңгейлері шектеліп жүргізіледі. Құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар (істер) сақтаудың бастапқы қорғаныш құралдарында (архивтік қораптарда, бумаларда, арнайы футлярларда, пакеттерде, бокстарда) орналастырылады.

97. Табиғи жарық түсіп тұрған кезде терезеге жарық түсуін реттегіштер, қорғаныш сүзгілері, перделер, жалюздер немесе боялған әйнектер орнатылады.

Жасанды жарық үшін беті тегіс жабық плафондардағы қыздыру лампалары қолданылады. Люминисцентті лампалар сәулелену спектрінің ультракүлгін учаскесі азайтылып қолданылады.

98. Архив қоймаларында мынадай температуралық-ылғалдылық режимдер қамтамасыз етіледі:

1) ақпаратты қағаз жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура +17 – +19°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55 %;

2) ақпаратты ақ-қара үлдір жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура + 15°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %;

3) ақпаратты түрлі-түсті үлдір жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура +2 – + 5°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %;

4) магниттік таспадағы және диск жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура +8-ден + 18 °С-ге дейін, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 45-65 %;

5) ақпаратты электрондық жеткізгіштегі құжаттар үшін – температура +15 – +20 °С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65 %.

Электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) сақтаудың оңтайлы температуралық-ылғалдылық режимін қамтамасыз ету үшін қоймада мынадай талаптардың орындалуын қамтамасыз ету қажет:

магниттік таспа мен дискілі жеткізгіштер үшін ауа температурасы +8-ден +18 °С-қа дейін болуға тиіс, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 45-65 % аралығында сақталуға тиіс;

оптикалық дискілер үшін температура +25 °С-тан аспауға тиіс, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 20-50 %-ды құрауға тиіс;

серверлік жабдық үшін ауа температурасы +18-ден +24 °С-қа дейін болуға тиіс, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 30-50 %-ды құрауға тиіс.

Ауа ылғалдылығының өзгеру жылдамдығы сағатына 6 %-дан аспауға тиіс.

Атмосфералық қысым 84 – 107 кПа аралығындағы шекте болуға тиіс.

99. Климаты реттелмейтін архив қоймаларында ұйымның ғимаратын ұтымды жылыту, архив қоймаларындағы ауаны желдету және ылғалдандыру (құрғату) негізінде климаттық жағдайларды оңтайландыру жөніндегі тиісті іс-шаралар жүзеге асырылады.

100. Архив қоймаларындағы температуралық-ылғалдылық режим тиісті бақылау-өлшеу аспаптарының көрсеткіштері негізінде ауаның температурасы мен салыстырмалы ылғалдылығы параметрлерін үнемі өлшеп тұру жолымен бақыланады. Ауа бапталатын үй-жайларда аптасына екі рет, климаты реттелмейтін үй-жайларда аптасына үш рет параметрлерді өлшеу жүзеге асырылады.

Қоймада электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) сақтаудың температуралық-ылғалдылық режимі температураны үнемі өлшеу және дәл сол уақытта:

ауа бапталатын үй-жайларда – аптасына бір реттен сиретпей;

климаты реттелмейтін қоймаларда – аптасына екі рет;

сақтау режимі бұзылған жағдайда – күніне бір рет салыстырмалы ылғалдылықты анықтау арқылы бақыланады.

Бақылау-өлшеу аспаптары (термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) басты кіреберісте стеллажда, жылытқыш және желдеткіш жүйелерден алшақ орналастырылады. Өлшеу құралдарының (термометр, психрометр) көрсеткіштері уәкілетті орган бекітетін нысанға сәйкес бақылау-өлшеу құралдарының көрсеткіштерін тіркеу журналына жазылады.

Архив қоймаларындағы температура мен ылғалдың күрт ауытқуына жол берілмейді.

101. Архив қоймаларында санитариялық-биологиялық тұрғыдан қауіпті (өңездің, жәндіктердің, кеміргіштердің, шаңның пайда болуын), желдетілмейтін аймақтардың пайда болуына жол бермейтін ауа айналымы қамтамасыз етіледі.

Жылдың жылы уақытында ашылатын терезелер, сондай-ақ архив қоймаларының қабырғаларындағы, төбелеріндегі, едендеріндегі желдету тесіктері және желдету жүйелерінің сыртқы тесіктері ұяшықтарының диаметрі 0,5 мм аспайтын торлармен жарақтандырылады.

Архив қоймаларына сырт киімдермен, дымқыл және лас аяқ киіммен кіруге, азық-түлік өнімдерін сақтау мен пайдалануға рұқсат берілмейді.

102. Жылына кемінде бір рет стеллаждарды, шкафтарды, құжаттарды бастапқы қорғау құралдарын шаңнан тазалау қажет. Бұл ретте едендер, плинтустар терезе алды тақтайлары, стеллаждардың төменгі жақтары формалиннің екі пайыздық ерітіндісімен тазаланады. Архив қоймаларында аптасында екі реттен сиретпей дымқыл тазалау жұмысы жүргізіледі.

103. Құжаттар (таңдау бойынша) мен архив қоймаларына жылына екі рет (жылыту мерзімі басталған және аяқталған кезде) жәндіктер мен өңезді саңырауқұлақтарды уақтылы анықтау үшін тексеру жүргізіледі.

Биологиялық зиянкестер табылған жағдайда санитариялық-эпидимиологиялық қызметтердің көмегімен дезинфекция және дезинсекция бойынша шұғыл шаралар жүргізіледі.

104. Негізінде немесе мәтінінде физикалық кемшіліктер анықталған үнемі сақталатын құжаттар (құжаттың бір бөлігінің жоғалуы, жыртылу, эмульсия қабатының қабыршықтануы) құжаттардың физикалық жай-күйі журналына (есепке алу картотекасында) тіркеледі. Аталған журналда (есепке алу карточкасында) құжатты қалпына келтіруге (реставрациялау, дезинфекциялау, микрофильмдеу, фотореставрациялау, көшірмесін түсіру, электрондық форматқа көшіру) қажетті арнайы өңдеу түрлері тіркеледі және құжаттардың физикалық жай-күйін жақсарту жөніндегі нақты іс-шаралар көрсетіледі.

105. Өңез және жәндіктер зақымдаған істер, құжаттар өңдеуге (дезинфекциялауға, дезинсекциялауға) дереу беріледі.

4-параграф. Архив қоймаларынан істерді, құжаттарды беру тәртібі

106. Архив қоймаларынан істер, құжаттар:

1) ұйым жұмыскерлерінің пайдалануы үшін;

2) жеке тұлғалардың оқу залында пайдалануы үшін;

3) басқа ұйымдарға уақытша пайдалану үшін;

4) құжаттардың физикалық жай-күйін жақсарту мақсатында оларды арнайы өңдеу үшін беріледі.

107. Архив қоймаларынан уақытша пайдалануға істер, құжаттар:

1) ұйым жұмыскерлерінің пайдалануы үшін бір айдан;

2) құжаттарды оқу залында пайдалану үшін бір айдан;

3) басқа ұйымдарға уақытша пайдалану және құжаттарды көрмеге қою үшін үш айдан аспайтын мерзімге беріледі.

108. Істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға берудің белгіленген мерзімін ұзартуға пайдаланушының құжаттың сақталуы туралы жазбаша растауы бойынша ұйым басшысының жазбаша рұқсатымен ерекше жағдайларда рұқсат беріледі.

109. Тұрақты сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттарға электрондық және өзге де жеткізгіштерде пайдалану қоры құрылады. Олардың төлнұсқалары архив қоймаларынан берілмейді.

110. Құқық қорғау органдарына, сот және прокуратура органдарына істер, оның ішінде электрондық жеткізгіштердегі істер, электрондық құжаттар (істер) Қазақстан Республикасының заңнамасында айқындалған тәртіппен беріледі.

111. Архив қоймаларынан істерді, құжаттарды беру мынадай құжаттармен:

1) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша істерді оқу залына және ұйым жұмыскерлеріне беруге арналған тапсырыстармен;

2) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша ұйымның ортақ бланкісінде ресімделетін істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актілермен;

3) құжаттардың көшірмесін жасау және реставрациялау жұмыстарын жүргізуге тапсырыстармен ресімделеді.

Архивтік құжаттарға (істерге) тапсырыс беру ЭА АЖ, логин және құпия сөз арқылы, оның ішінде зерттеушілер үшін жүзеге асырылуы мүмкін.

112. Архив қоймасынан істерді, құжаттарды, оның ішінде электрондық істерді, құжаттарды беру уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша құжаттарды беру кітаптарында немесе ЭА АЖ-де тіркеледі.

113. Зерттеушілердің орындалған тапсырыстары зерттеушілердің жеке істерінде, қалғандары істің бар-жоғы мен жай-күйіне тексеру жүргізілгенге дейін сақталады.

114. Істерді, құжаттарды басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру екі данада жасалатын актімен ресімделеді, оның бірі ұйым архивінде қалады, ал екіншісі алушыға беріледі. Актіге істі беретін ұйымның басшысы мен істі алған ұйым басшысы қол қояды. Істер қайтарылғаннан кейін актінің екі данасына тиісті белгілер қойылады – бір данасы алушы ұйымда қалады, екіншісі құжатты берген ұйымның архивінде қор істерінде сақталады.

115. Құжаттарды көшірмесін түсіруге, реставрациялауға, түптеуге жолдау тапсырыспен ресімделеді. Тапсырыс ұйым архивінде құжаттарды басқа ұйымның уақытша пайдалануына беру туралы актінің нысаны бойынша ресімделеді.

116. Архив қоймасынан істерді, құжаттарды берер алдында мұқабадағы шифр мен іс тақырыбының жиынтық тізімдемедегі шифр мен іс тақырыбына сәйкестігі тексеріледі. Архив қоймасынан істі берер алдында және қайтарып алу кезінде берілген әр істегі құжаттардың парақтар саны мен жай-күйі тексеріледі.

Архив қоймасынан берілетін әр істің уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша пайдалану парақтары болады.

117. Қоймадан электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды беру кезінде берілетін құжатты құрайтын барлық сақтау объектілерінің тұтастығын тексеру жүзеге асырылады.

118. Архив қоймасынан іс (құжаттар) берілген кезде оның орнына уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша сақтау бірлігінің алмастыру картасы қойылады. Іс (құжат) архив қоймасына қайтарылған кезде алмастыру картасы алынады.

119. Пайдаланылғаннан кейін ұйым архивіне қайтарылатын құжаттардың жай-күйі оларды қайтарған тұлғаның қатысуымен тексеріледі.

Құжаттардың немесе олардағы жекелеген парақтардың жетіспеуі, сондай-ақ істердің зақымдануы анықталған жағдайда, ұйым архивінің жұмыскері Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен кінәлі тұлғаны жауапкершілікке тарту үшін бұл туралы ұйым басшысына хабарлайды.

5-параграф. Архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйіне тексеру жүргізу тәртібі

120. Архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру жоспарлы тәртіппен 5 жылда бір рет, электрондық құжаттар (істер) бойынша 3 жылда бер рет жүргізіледі.

121. Істердің, құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін кезектен тыс тексеру:

1) істер, құжаттар басқа архив қоймасына ауыстырылғанға дейін және одан кейін;

2) оларды мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне сақтауға берер алдында;

3) істерді көшіруге (эвакуациялауға) немесе архив қоймасына бөгде тұлғалардың кіруіне әкеп соққан төтенше жағдайлардан кейін;

4) ұйым архивінің басшысы (архивке жауапты адам) ауысқаннан кейін;

5) ұйым қайта құрылған (таратылған) жағдайда жүргізіледі.

122. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында:

1) ұйым архивінде сақтаудағы құжаттардың нақты бар-жоғын анықтау;

2) құжаттарды есепке алудағы кемшіліктерді анықтау мен оларды түзету;

3) жоқ құжаттарды анықтау және оларды іздеуді ұйымдастыру;

4) реставрациялауды, консервациялауды және профилактикалық өңдеуді талап ететін құжаттарды анықтау және есепке алу жүзеге асырылады.

123. Құжаттаманың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру жөніндегі жұмыстар басталмас бұрын алдыңғы тексерулердің құжаттары зерделенеді.

Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында істердің, құжаттардың әр тізімдемесіндегі нөмірленуінің дұрыстығы, істер, құжаттар тізімдемесіндегі және есепке алу құжаттарындағы қорытынды жазбаларға істер тақырыптарының нөмірленуінің сәйкестігі тексеріледі.

Істер, құжаттар тізімдемесі бөлімінің сипаттаушы мақалаларын істер мұқабаларындағы деректемелердің мазмұнымен (шифрлер, қор құрушының және оның құрылымдық бөлімшелерінің атауы, істердің іс жүргізу индекстері, істердің тақырыптары, істердің күндері, парақтар саны) салыстыру жүргізіледі.

Аса құнды құжаттары бар істер, брошюраланбаған істер парақтап тексеріледі. Тексеру қорытындылары істердің куәландыру парақтарында тіркеледі.

124. Электрондық жеткізгіштердің бар-жоғы мен жай-күйін біржолғы тексеру;

архивтің электрондық жеткізгіштерін басқа қоймаға орын ауыстырғаннан кейін;

төтенше жағдайлардан кейін;

архив басшысы (мемлекеттік есепке алуға және архив қоймасына жауапты тұлға) ауысқаннан кейін жүргізіледі.

125. Аудиовизуалды құжаттаманы тексеру кезінде сипаттаушы мақала кино-, фоно-, бейнеқұжаттардың заттаңбасындағы жазбалармен салыстырылады. Мәліметтер сәйкес келмеген кезде сипаттаушы мақала құжат ракордындағы жазбамен салыстырылады.

126. Сызбалардың бар-жоғын тексеру парақтап жүзеге асырылады, ерекшелік деректемелерінің немесе ішкі тізімдеменің атауы жобаның (әзірлеменің) құрамына кіретін сызбаның әр парағының атауымен салыстырылады.

127. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру кезінде:

1) стеллаждардағы және бастапқы сақтау құралдарындағы құжаттардың орналасу тәртібін сақтау;

2) тексеру барысында дұрыс қойылмағаны анықталған істер мен құжаттарды өз орындарына қою;

3) істердің, құжаттардың тиісті тізімдемелерінің бөлімдеріне тақырыптары енгізілмеген істерді алу;

4) көгерген немесе басқа биологиялық зиянкестермен бүлінген істер мен құжаттарды алу және оқшаулау;

5) физикалық ақаулары бар құжаттарды анықтау қажет.

128. Тексеру барысында істердің, құжаттардың тізімдемелеріне және басқа да есепке алу құжаттарына белгі қою немесе жазба жазу жүргізілмейді.

129. Ұйым жұмыскерлеріне оқу залына және өзге ұйымдарға уақытша пайдалануға берілген қағаз жеткізгіштегі істер істерді беру кітаптары мен актілері бойынша тексеріледі және қолда бар деп саналады.

130. Тексеру барысында уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша архив қорындағы істердің, құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру парағы жасалады. Тексеру парақтары әрбір архив қорының шегінде реттік нөмірлермен нөмірленеді және оған орындаушы қол қояды.

Архив қорын тексеру аяқталғаннан кейін тексеру парақтары аталған архив қорының істеріне енгізіледі.

Істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында тексеру парағының бағанында көзделмеген кемшіліктер анықталған жағдайда параққа қосымша бағандар енгізіледі. Егер тексеру нәтижесінде кемшіліктер анықталмаса, тексеру парағы архив қорының ісіне енгізілмейді.

131. Тексеру парағының (парақтарының) негізінде уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру актісі жасалады.

132. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру аяқталғаннан кейін істердің, құжаттардың (есепке алу кітаптары мен сипаттамалары) тізімдемесінің соңына "Тексерілді" деген сөз, күні, лауазымы жазылады және тексеру жүргізген тұлға қол қояды.

Қорытынды жазбада істер, құжаттар тізімдемесінің (есепке алу кітабы мен сипаттамасы) есепке алынбаған, белгіленген сақтау бірліктерінің тәртібіне сәйкес шығып қалған литерлік және өткізіп алынған реттік нөмірлері анықталған жағдайда қорытынды жазба қайта жасалады.

133. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында болмаған сақтау бірліктерінің барлығына уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкалары жасалады.

Табылмаған архивтік құжаттардың картотекаларын жүргізу орталықтандырылған түрде жүзеге асырылады.

134. Егер істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) жетіспейтіндігі анықталса, онда оларды іздестіру ұйымдастырылады.

Табылмаған істерді, құжаттарды іздестірген кезде:

1) істер, құжаттар құрылымдық бөлімшеден ұйым архивіне тапсырылған тізімдемелерді зерделеу;

2) тексеру кезінде табылмаған істерді, құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) ұйымның оларды жасаған тиісті құрылымдық бөлімшелерінде іздестіруді ұйымдастыру;

3) архив қоймасынан істерді, құжаттарды беру туралы есепке алу құжаттарын зерделеу;

4) архив қоры ісінде құжаттарды (істерді), электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы актілерді зерделеу;

5) жақын орналасқан архив қорларындағы істерді тексеру жүзеге асырылады.

Іздестіру құжаттардың (істердің), электрондық құжаттардың (істердің) жетіспеушілігі анықталғаннан кейін бір жыл ішінде жүргізіледі.

135. Іздестіру нәтижесінде табылған істер, электрондық құжаттар (істер) өз орындарына қойылады, табылмаған істерді тиісті есепке алу карточкасына табылғандығы туралы белгі қойылып, уақыты және ұйым архиві басшысының (ұйым архивіне жауапты адамның) қолы көрсетіледі.

136. Болмау себебі құжаттамамен расталған істер, оның ішінде электрондық істер тізімдемелерден, оның ішінде электрондық істер тізімдемелерінен алып тасталады. Тиісті карточкаларда істің болмауы расталатын актілердің уақыты мен нөмірлері көрсетіледі, іздестірудің жүргізілгені туралы анықтамалар жасалады. Іздестірудің нәтижелерін ОСК (СК) отырысында қарағаннан және оның шешімін ұйым басшысы бекіткеннен кейін табылмаған құжаттар есептен алынады.

137. Тексерілетін архив қорының есепке алу құжаттарына тексеру анықтаған өзгерістер енгізілгеннен және тұрақты сақталатын істер туралы тиісті мәліметтер тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың бекітілген тізімдемелеріне өзгерістер енгізу үшін мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне берілгеннен кейін істердің, оның ішінде электрондық істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексеру аяқталды деп саналады.

6-параграф. Құжаттардың қорға тиістілігін айқындау тәртібі және архив қорын құру (жабу)

138. Ұйым архивіне сақтауға берілген құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар ұйымның архив қорын құрайды.

139. Архив қорының түрлері:

1) ұйымның қызметі процесінде қалыптасқан құжаттардан, оның ішінде электрондық құжаттардан тұратын ұйымның архив қоры;

2) өзара тарихи және/немесе логикалық шарттасқан байланыстары бар (қызметтердің біртектілігі және сабақтастығы, бағыныстылығы, қызмет объектілері мен уақытының біртұтастығы, орналасу жері және басқалары) екі немесе одан көп ұйымдардың құжаттарынан, оның ішінде электрондық құжаттарынан қалыптастырылған біріктірілген архив қоры болып табылады.

140. Ұйым құжаттарының, оның ішінде электрондық құжаттарының қорға тиістілігін айқындау оларды нақты архив қорына жатқызуға негізделеді.

141. Ұйымның құжаттарының қорға тиістілігін анықтау кезінде мыналар ескеріледі:

1) кіріс құжаттары оларды алған ұйымның архив қорына жатқызылады (көрсетілген құжаттардың қорға тиістілігі адресат, құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі, қарар, құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені, құжаттың мәтіні сияқты деректемелермен айқындалады);

2) шығыс құжаттарының кетуі олардың авторлары болып табылатын ұйымның архив қорына жатқызылады (олардың қорға тиістілігі қолтаңба, құжаттың мәтіні сияқты деректемелермен, сондай-ақ құжаттардың сақталатын нұсқасындағы іс жүргізу белгілерімен айқындалады);

3) ішкі құжаттар олардың авторы болып табылатын ұйымның архив қорына жатқызылады (олардың қорға тиістілігі ұйымның ресми атауы, қолтаңба, құжаттың мәтіні, бұрыштама сияқты деректемелермен айқындалады).

142. Істер, оның ішінде электрондық істер екі ұйымда дәйекті түрде жүргізілген істер іс жүргізумен қай ұйымда аяқталса, сол ұйымның архив қорына енгізіледі.

143. Бірыңғай архив қорын:

1) қызметінің түбегейлі өзгеруіне әкеп соқпаса, қайта ұйымдастырылғанға (қайта құрылғанға) дейінгі және одан кейін ұйымның;

2) меншік нысаны мемлекеттіктен мемлекеттік емеске ауыстырылған, бірақ жарғылық капиталында мемлекеттік меншіктің үлесі басым болатын ұйымның;

3) өз қызметін уақытша тоқтатқан және сол міндеттері мен функциялары қалпына келтірілген ұйымның;

4) ұйымның және оның жанынан құрылған консультативтік-кеңесші органдардың;

5) ұйымның және оны тарату (конкурстық) комиссияның құжаттары құрайды.

144. Еншілес ұйымдардың құжаттары олардың негізгі ұйымдарының құжаттарынан бөлек архив қорларын құрайды.

145. Қазақстан Республикасының қоғамдық бірлестіктер туралы заңнамасына сәйкес ұйымның жанында әрекет ететін қоғамдық (кәсіподақтық, спорттық және басқа) бірлестіктердің осы қоғамдық бірлестік тіркелген сәттен басталған құжаттары ұйым архивіне сақтауға түскен кезде дербес архив қорын құрайды немесе біріктірілген архив қорын құрай отырып, ұйымның архивіне қосылады.

146. Біріктірілген архив қоры:

1) белгілі бір аумақта әрекет ететін, нысаналы мақсаты мен функциялары біртектес ұйымдардың;

2) белгілі бір аумақта әрекет ететін басшы органның және оған бағынысты ұйымдардың;

3) қызмет объектісімен біріктірілген ұйымдардың;

4) осы ұйымның жұмыскерлері мүшелері болып табылатын ұйымдардың және қоғамдық (кәсіподақтық, ғылыми-техникалық және басқа) ұйымдардың;

5) алдыңғыларының функциялары мұрагерлеріне толық немесе ішінара берілген болса және беріліп жатса, сондай-ақ олардың істерін қалыптастыру, бөлуге жатпайтын құжаттардың байланысты кешенін құруға әкелген үздіксіз процестер ретінде жүрсе, бірін бірі алмастырған ұйымдардың архивтік құжаттарынан, электрондық архивтік құжаттарынан қалыптасады.

Құжаттары біріктірілген архив қорына кірген ұйымдардың атаулары есепке алу құжаттарында көрсетіледі.

Біріктірілген архив қорын құру оның құрамына кірген қорлардың құжаттарын бөлмеу шартымен жүзеге асырылады.

147. Ведомстволық архивке түскен әр архив қорына атау мен нөмір беріледі. Архив қорының атауы қор құрушының ресми атауына сәйкес келеді, оның ұйымдық-құқықтық нысаны, бағыныстылығы, хронологиялық реттілікпен барлық қайта аталуы, сондай-ақ орналасқан жері көрсетіледі.

148. Архив қорының атауында оның хронологиялық шекаралары көрсетіледі.

149. ЖАО атауларын немесе әкімшілік шекараларын өзгерту тиісті ЖАО мен осы аумақта орналасқан басқа ұйымдардың архивтік құжаттарынан тұратын жаңа архив қорларын құруға негіз бола алмайды.

150. Ұйым қайта ұйымдастырылған кезде жаңа архив қорлары мына:

1) ұйым қызметінің нысаны өзгергенде;

2) ұйымның меншік нысаны өзгерген жағдайларда құрылады.

Таратылған ұйымның құжаттары, электрондық құжаттары жеке архив қорын құрайды.

151. Жаңа архив қорын құруға мыналар:

1) ұйымның қайта аталуы немесе оның қызметінің немесе функцияларының әкімшілік-аумақтық шекараларының өзгеруі;

2) оларға алғашқы ұйымның жекелеген функцияларын бере отырып, ұйымнан бір немесе бірнеше жаңа ұйымның бөлініп шығуы;

3) ұйым мүлкінің меншік нысанын өзгертпей, осы ұйым құрылтайшысының (құрылтайшыларының) ауысуы;

4) ұйымды қайта ұйымдастыру (біріктіру, қосу, бөлу, бөліп шығару, қайта құру);

5) ұйымның республикалық меншіктен коммуналдық меншікке және керісінше ауысуы негіз болып табылмайды.

152. Архив қорының хронологиялық шектері мыналар болып табылады:

1) ұйымның архив қоры үшін құқықтық актілердің негізінде белгіленетін олардың құрылған (тіркелген) және таратылған ресми күндері (бірнеше құқықтық акт бар болса, онда олардың ішіндегі неғұрлым ерте күні ұйымның құрылған күні ретінде алынады);

2) біріктірілген архив қоры үшін құжаттары біріктірілген архив қорының құрамына енгізілген ұйымдар қызметінің мерзімі бойынша ең ерте құрылған (тіркелген) және ең кеш таратылған күндері.

7-параграф. Архив қоры шегінде құжаттарды ұйымдастыру тәртібі

153. Архив қоры шегінде сақтау бірлігі есепке алу және жіктеу бірлігі болып табылады.

154. Қағаз жүзіндегі архивтік құжаттардың сақтау бірлігі іс болып табылады.

155. Мыналар аудиовизуалды құжаттарының есепке алу бірліктері болып табылады:

1) киноқұжаттар үшін – физикалық тұрғыдан оқшауланған киноүлдір орамы;

2) фотоқұжаттар үшін – физикалық тұрғыдан оқшауланған кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), диафильмнің рулоны, фототаңба, фотоальбом, дискілі жеткізгіш және панорамалық түсірілімнің физикалық тұрғыдан оқшауланған кадрлары;

3) фоноқұжаттар үшін – физикалық тұрғыдан оқшауланған магниттік таспаның рулоны, дискілі жеткізгіш және физикалық тұрғыдан оқшауланған аудиокассета;

4) бейнеқұжаттар үшін – физикалық тұрғыдан оқшауланған бейнекассета, физикалық тұрғыдан оқшауланған дискілі жеткізгіш.

Мыналар аудиовизуалды құжаттардың сақтау бірліктері болып табылады:

1) киноқұжаттар үшін – кинотуындыға немесе белгілі бір оқиғаны түсіруге қатысты сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі;

2) фотоқұжаттар үшін – мағыналық мазмұнымен біріктірілген, бір оқиғаны көрсететін сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі;

3) фоноқұжаттар үшін – белгілі бір оқиғаның, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және басқа да белгілермен біріктірілген әдебиет пен өнердің бір немесе бірнеше туындыларының дыбыстық жазбасы бар бір немесе бірнеше сақтау бірлігі;

4) бейнеқұжаттар үшін – белгілі бір оқиғаның, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және басқа да белгілермен біріктірілген әдебиет пен өнердің бір немесе бірнеше туындысы жазылған сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі.

156. Электрондық құжаттардың сақтау бірлігі ретінде ілеспе құжаттамасы бар физикалық тұрғыдан оқшауланған жеткізгіш (қатты диск, компакт-диск және басқа да заманауи жеткізгіштер) қабылданады.

157. Электрондық құжаттардың есепке алу бірліктері ретінде бірыңғай бағдарламалық-ақпараттық объектіні (мәтін, гипермәтін, мультимедиалық объект, деректер базасы, деректер банкі, білім базасы) құрайтын файл немесе бірнеше файл жазылған сақтау бірлігі немесе сақтау бірліктерінің жиынтығы, сондай-ақ ілеспе құжаттама қабылданады.

158. Біріктірілген архив қорында сақтау бірліктері қор құрушылардың маңыздылығы, олардың пайда болу хронологиясы, әліпбилік атаулары бойынша орналастырылады. Біріктірілген архив қорына енгізілген әр қордың шегінде жүйелеудің әртүрлі схемалары қолданылады, оларды таңдау нақты ұйымдар қызметінің сипатымен, олардың құжаттарының құрамымен және көлемімен анықталады.

159. Архив қорының ішінде ғылыми-техникалық құжаттама түрлері бойынша (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік құжаттама) орналастырылады.

160. Жобалық құжаттама пәндік-тақырыптық, хронологиялық немесе географиялық жіктелу белгілері бойынша орналастырылады.

Жобалық құжаттама:

1) тұрғын үй-азаматтық құрылыс бойынша;

2) өнеркәсіптік құрылыс бойынша;

3) ауыл шаруашылығы құрылысы бойынша;

4) энергетикалық және су шаруашылығы құрылысы бойынша;

5) көліктік құрылыс бойынша бөлінеді.

Топтарды кіші топтарға бөлуге болады.

Жобалық сатыдағы құжаттар жобалау кезектілігі бойынша орналастырылады.

Үлгілік жобалар сериялардың нөмірлері бойынша жүйелендіріледі.

161. Конструкторлық құжаттама әзірлемелер түрлері бойынша, хронология немесе нақты әзірлемелердің нөмірлері бойынша, әзірлеме ішінде – ерекшеліктеріне сәйкес түйіндер бойынша орналастырылады.

Түрлендірілген бұйымға конструкторлық құжаттама базалық бұйымға жасалған құжаттамадан кейін орналастырылады.

Бұйымдардың сынақтары бойынша құжаттар хронология бойынша, ал жылдың шегінде – техниканың мақсаты, тіркеу нөмірлері бойынша орналастырылады.

162. Технологиялық құжаттама технологиялық процестерге сәйкес жүйеленеді.

163. Ғылыми-зерттеу құжаттамасы хронологиялық қағидат бойынша, жыл шегінде – тақырыптардың нөмірлері, түгендеу нөмірлері, мемлекеттік тіркеу кезінде берілген нөмірлер, ғылыми жұмыстардың тақырыптары, олардың атауларының әліпбиі немесе әзірлеуші – авторлардың (жауапты орындаушылардың) тектері бойынша, құрылымдық белгілер бойынша орналастырылады.

Басқа ұйымдардың тапсырыстары бойынша орындалған есептер бөлек жүйеленеді.

164. Патенттік-лицензиялық құжаттама мынадай түрлер:

1) өнеркәсіптік меншік объектілері (өнертабыс, пайдалы модельдер, өнеркәсіптік үлгілер, өсімдік сұрыптары, тауар белгілері, қызмет көрсету белгілері);

2) күзеттік құжат (патенттер, куәліктер) бойынша орналастырылады.

Әр түрдің шегінде – патенттердің немесе куәліктердің нөмірлері бойынша, күзеттік құжаттарды беру туралы шешім қабылданған өтінімдердің нөмірлері және күзеттік құжатты беруден бас тарту туралы шешім қабылданған өтінімдердің нөмірлері бойынша.

Есепке алу бірліктерінің ішінде сақтау бірліктері заттаңбаларда белгіленген өндірістік нөмірлердің тәртібімен, ал жиынтықтың ішінде мынадай реттілікпен – түпнұсқалар, көшірмелер болып орналастырылады.

165. Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар:

1) түрлеріне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер болып;

2) фильмдердің, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай, жеке кино- және телесюжеттердің өндірістік нөмірлері бойынша;

3) есепке алу бірліктері (жиынтығы) бойынша;

4) түстілігі (түрлі-түсті, ақ-қара) бойынша;

5) үлдірдің форматы (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленеді.

Сақтау бірліктері жиынтықтың элементтері бойынша, олардың ішінде – киноқұжат бөлімдері нөмірлерінің реті бойынша орналастырылады.

Киноқұжаттың жиынтығы бір фильмге, арнайы түсірілімге, киножурналға, кино- және телесюжетке жататын түпнұсқадан және көшірмелерден тұрады.

Белгілі бір түрдің киноқұжаттары мен бейнеқұжаттарына жеке тізімдеме жасалады.

166. Фотоқұжаттар мына түрлері:

1) түсі әртүрлі негативтер (түрлі-түсті немесе ақ-қара) және 2-8 цифрларымен белгіленетін мөлшерлері (2 цифры 2,5 см, х 3,5см, 3 – 6 см х 6 см, 4 – 6 см х 9 см, 5 – 9 см х 12 см, 6 – 10 см х 15 см, 7 – 13 см х 18 см, 8 – 18 см х 24 см) мөлшердегі негативтерге сәйкес келеді) бойынша жүйеленеді.

Көлемі шағын, 6-8 мөлшерлі негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге рұқсат етіледі;

2) түсі әртүрлі слайдтар (диапозитивтер);

3) позитивтер, фототаңбалар;

4) фотоальбомдар;

5) диафильмдер;

6) "Э" әрпімен белгіленетін электрондық құжаттар (цифрлық немесе өзге де заманауи жеткізгіштердегі фотоқұжаттар).

Белгілі бір түрдің фотоқұжаттарына жеке тізімдеме жасалады.

167. Фоноқұжаттар ақпаратты дыбыстық жазу түрлері бойынша – фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Жазбаның белгілі бір түрінің фоноқұжаттарына жеке тізімдеме жасалады. Түрлердің ішінде фоноқұжаттар есепке алу бірліктері және жиынтықтар бойынша орналастырылады.

Есепке алу бірліктерінің ішінде сақтау бірліктері заттаңбаларда белгіленген өндірістік нөмірлердің тәртібімен, ал жиынтықтың ішінде мынадай реттілікпен – түпнұсқалар, көшірмелер болып орналастырылады.

Фоноқұжаттың жинақтамасы белгілі бір есепке алу бірлігіне жататын түпнұсқадан және көшірмелерден тұрады.

8-параграф. ҰАҚ құжаттарын мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға тапсыру тәртібі

168. ҰАҚ құжаттарын, оның ішінде электрондық құжаттарын тапсыру ретке келтірілген түрде архивтерді тапсыратын заңды тұлғалардың жеке қаражаты есебінен жүргізіледі.

169. ҰАҚ құрамына жатқызылған құжаттарды, оның ішінде электрондық құжаттарды ведомстволық сақтаудың мынадай шекті мерзімдері белгіленеді:

1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенаты аппаратының, Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісі аппаратының, Қазақстан Республикасының Үкіметі Аппаратының, Қазақстан Республикасы Конституциялық Сотының, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің, Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің құжаттары – 15 жыл;

2) Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің аумақтық органдарының құжаттары – 10 жыл;

3) акцияларының бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі өзге де мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл;

4) облыстың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 10 жыл;

5) облыстық (республикалық маңызы бар қалалық, астаналық) деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары – 10 жыл;

6) қаланың (ауданның) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 5 жыл;

7) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 5 жыл;

8) азаматтық хал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, азаматтарды тіркеу кітаптары, нотариалдық іс-әрекеттердің жазбалары және сот істері мен құжаттары – 75 жыл;

9) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл;

10) тәжірибе-конструкторлық құжаттама – 15 жыл;

11) күрделі құрылыс жөніндегі жобалау құжаттамасы – 20 жыл;

12) картографиялық құжаттама – 25 жыл;

13) геодезиялық құжаттама – 25 жыл;

14) телеметриялық құжаттама – 5 жыл;

15) аудиовизуалды құжаттама – 3 жыл;

16) электрондық құжаттар – 5 жыл.

Ескерту. 169-тармаққа өзгеріс енгізілді - ҚР Үкіметінің 09.02.2023 № 103 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

170. Ұйымдардың жеке архивтеріндегі ҰАҚ құжаттарын сақтау мерзімдері "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 11-бабының 4-тармағына сәйкес олардың меншік иелері мемлекеттік архивтермен, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивімен, Қазақстан Республикасының Тұңғыш Президенті – Елбасы кітапханасымен немесе облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың жергілікті атқарушы органдарымен жасасатын шарттарда көрсетіледі.

171. ҰАҚ құжаттарын мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға беру мемлекеттік архивпен, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивімен келісу бойынша ұйым басшысы бекіткен кестеге сәйкес тұрақты сақтаудағы істердің, құжаттардың тізімдемесі негізінде жүзеге асырылады.

172. Электрондық құжаттарды (істерді) тұрақты сақтауға беру уәкілетті орган бекітетін нысанға сәйкес электрондық құжаттарды тұрақты сақтауға қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді.

173. Тапсыру қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді, онда жоқ істердің, құжаттардың нөмірлері қосымша көрсетіледі, олардың болмау себептері іздестіру жөніндегі шаралар көрсетіле отырып, актіге қоса берілетін анықтамада жазылады.

174. Іздестіру нәтиже бермеген, жоқ істерге, құжаттарға ұйым басшысы бекітетін жоғалу туралы акт жасалады.

175. Басқарушылық, ғылыми-техникалық және аудиовизуалды құжаттардың жоғалған төлнұсқалары олардың куәландырылған көшірмелерімен ауыстырылады.

176. Тізімдеменің қорытынды жазбасында көрсетілген сақтау бірліктерінің саны мен қолда бар бірліктердің арасында айырмашылықтар анықталған жағдайда, тізімдемеге жаңа қорытынды жазба жасалып, онда тапсырылғандардың іс жүзіндегі саны және жоқ сақтау бірліктерінің нөмірі көрсетіледі.

177. "ҚБП" деген белгісі бар тұрақты сақтаудағы істерді тиісті мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тапсыруға дайындаған кезде "ҚБП" белгісін алып тастау туралы мәселенің шешімі Қазақстан Республикасы заңнамасына сәйкес қабылданады.

178. Электрондық құжаттар мен ақпараттық ресурстар мемлекеттік сақтауға тізімдемелердің нөмірі мен атауы, ілеспе құжаттама жиынтығына кіретін құжаттар, жеткізгіштердің түрлері көрсетілген ілеспе хатпен тапсырылады.

179. Электрондық құжаттар мен ақпараттық ресурстарды мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тапсырған кезде мыналар:

1) тапсырылатын құжаттардың жинақталуы;

2) ілеспе құжаттаманың жинақталуы және дұрыс жасалуы;

3) жеткізгіштердің физикалық және техникалық жай-күйі;

4) вирустардың және өзге де зиянды компьютерлік бағдарламалардың бар-жоғы;

5) мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің бағдарламалық құралдарымен бақылау сипаттамаларының көрсетілуі тексеріледі.

180. Тапсырушы ұйымда және мемлекеттік архивте, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивінде бақылау сипаттамаларын әзірлеу және тексеру үшін қолданылатын бағдарламалық құралдар бір-біріне сәйкес келмеген жағдайда мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің жұмыскерлері бақылау сипаттамаларын ұйым өкілінің қатысуымен өздерінің бағдарламалық құралдарымен әзірлейді. Аталған бақылау сипаттамалары электрондық құжаттарды қабылдау-тапсыру актісінде көрсетіледі.

Ілеспе құжаттама дұрыс дайындалмаған жағдайда электрондық құжаттары бар жеткізгіштер және ілеспе құжаттама қайта пысықтауға ұйымға қайтарылады.

4-тарау. Архивтік құжаттарды есепке алу

1-параграф. Ұйым архивінің құжаттарын есепке алу тәртібі

181. Архивте сақтауда тұрған барлық құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар, оның ішінде өңделмеген және аталған архивтің бейініне жатпайтындары да есепке алуға жатады.

182. Әр қоймада орналасқан ұйым архивінің электрондық жеткізгіштерін есепке алу оларда жазылған электрондық құжаттардың сақтау мерзіміне сәйкес бөлек жүргізіледі.

Есепке алу мәліметтері ЭА АЖ көмегімен оған енгізілетін деректер негізінде құрылуы мүмкін.

183. Архивтік құжаттарды, оның ішінде электрондық құжаттарды есепке алу архив шифрінің бір бөлігі болып табылатын сақтау бірліктеріне нөмірлер беру жолымен жүргізіледі.

Архивтік шифр істердің, құжаттардың, сақтау бірліктерінің тізімдемелері мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тұрақты сақтауға алғаш рет келіп түскен құжаттар рәсімделгеннен кейін мемлекеттік архив, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві беретін архив қорының нөмірлерінен тұрады.

184. Жеткізгіштің түріне, ақпаратты бекіту әдісіне және техникасына қарамастан, құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері:

1) архив қоры, архивтік коллекция;

2) сақтау бірлігі болып табылады.

185. Істердің, құжаттардың тізімдемесінен басқа есепке алу құжаттары қызмет бабында пайдалануға арналған және олар пайдаланушыларға берілмейді.

Қағаз жеткізгіштердегі барлық есепке алу құжаттары архив қоймаларындағы сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады.

186. Негізгі есепке алу құжаттарындағы әрбір жазбаның негіздері ұйым архивіне істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық істердің, құжаттардың келіп түсуі, басқа ұйымның архивіне немесе мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тапсырылуына байланысты ұйым архивінен құжаттардың шығарылуы, сақтауға жатпайтын құжаттардың жоюға бөлінуі, іздестіру жолы таусылып, құжаттардың табылмауы, түзетуге келместей болып бүлінуі болып табылады.

187. Негізгі есепке алу құжаттары:

1) уәкілетті орган бекітетін нысандар бойынша құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың келіп түсуі мен шығарылуын есепке алу кітабы;

2) уәкілетті орган бекітетін нысандар бойынша істердің, құжаттардың тізімдемесі, электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесі болып табылады.

Істердің, құжаттардың тізімдемесі, электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесі тұрақты, ұзақ (10 жылдан астам) сақталатын істер мен жеке құрам бойынша істерді есепке алудың бастапқы есепке алу құжаты болып табылады.

Қандай да бір аяқталған тізімдеменің барлық істері шығарылған кезде оның нөмірі басқа тізімдемеге берілмейді. "Ескертпе" деген бағанда әрбір шығарылған сақтау бірлігінің тұсына "Шығарылған" деген белгі қойылады.

Жекелеп есепке алу әрбір сақтау бірлігіне жеке нөмір бекіту жолымен жүзеге асырылады.

Тізімдемелердегі істерді, құжаттарды, оның ішінде электрондық істерді, құжаттарды жиынтық түрде есепке алу тізімдемелерге қорытынды жазба жазу арқылы жасалады. Қорытынды жазбада сақтау бірліктерінің саны (цифрлармен және дөңгелек жақшаның ішінде жазумен), жиынтық тізімдеме бойынша сақтау бірлігінің бірінші және соңғы нөмірлері көрсетіледі, бар болса жазылмай қалып қойған нөмірлер, литерлік нөмірлері бар сақтау бірліктері, шығарылған сақтау бірліктері туралы ескертіледі.

Жылдық бөлімдерден тұратын аяқталған істер, құжаттар тізімдемелерінде барлық тізімдемелерге ортақ қорытынды жазба болады.

Істердің шығарылуына, келіп түсуіне, біріктірілуіне немесе бөлінуіне байланысты істер, құжаттар тізімдемесіндегі істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық істердің, құжаттардың көлемінің әрбір өзгерісі тізімдемеге жасалған қорытынды жазбада көрсетіледі.

Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің құжаттары, оның ішінде электрондық құжаттары істерінің тізімдемелері осы жылдардың істері мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тұрақты сақтауға тапсырылғанға немесе жоюға бөлінгенге дейін архив қорының істерінде сақталуға тиіс;

3) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша істің куәландыру парағы;

4) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша ұйымдар архивтерінің паспорттары;

5) архив қорының ісі жасалады.

Ұйым архиві қосымша есепке алу құжаттарын: архив қорларының істердің, тізімдемелердің қозғалысын есепке алу кітабын, жеке құрам бойынша істерді есепке алу кітабын, басқа архивтерге тапсырылған құжаттарды есепке алу кітабын, жоюға бөлінген істерді есепке алу кітабын жүргізуге құқылы.

Қосалқы есепке алу құжаттары қағаз және/немесе электрондық жеткізгіштерде жүргізіледі.

188. Құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың келіп түсуін және шығуын есепке алу кітабы архив қорлары және істер құрамы мен көлеміндегі барлық ағымдағы және қорытынды өзгерістерді (әрбір жылдың 1 қаңтарына) есепке алуға арналған. Құжаттардың келіп түсуін және шығуын есепке алу кітабы ұйым архивінің паспортын жасау үшін негіз болады.

Құжаттардың әрбір келіп түсуі немесе шығуы дербес реттік нөмір алады.

Егер құжаттар бірнеше архив қорынан келіп түссе, онда әрбір архив қоры бойынша деректер (архив қорының атауы, бар болса оның нөмірі және тағы басқалары) сол реттік нөмірмен жаңа жолдан жазылады.

Жыл сайын құжаттардың келіп түсуін және шығуын есепке алу кітабында жыл бойы келіп түскен және шыққан құжаттар санының қорытындысы шығарылады.

189. Ұйымның архив қоймасына келіп түскен барлық электрондық жеткізгіштерді есепке алу уәкілетті орган бекітетін нысанға сәйкес электрондық жеткізгіштерді есепке алу кітабында жүргізіледі.

Электрондық жеткізгіштің қатқыл корпусына уәкілетті орган бекітетін нысанға сәйкес жапсырма жабыстырылады.

Қоймада тіркелген әрбір электрондық жеткізгіш үшін уәкілетті орган бекітетін нысанға сәйкес ұйым архивінің электрондық жеткізгішінің карточкасы жасалады.

190. Архив қорының ісі әрбір архив қорына жасалады. Оған мынадай құжаттар енгізіледі:

1) тарихи анықтама;

2) архив қорын жүйелеу схемасы;

3) тексеру парақтары;

4) ұйымның құрылымдық бөлімшелері істерінің тізімдемелері, электрондық істерінің тізімдемелері (осы жылдардағы істер мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тұрақты сақтауға берілгенге немесе жоюға бөлінгенге дейін);

5) істерді, құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) тиісті мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға беру актілері;

6) сақтауға жатпайтын құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы актілер;

7) табылмаған архивтік құжаттарды, оның ішінде электрондық құжаттарды (істерді) есепке алу карточкалары;

8) істердің, электрондық құжаттардың (істердің) бар-жоғы мен жай-күйін тексеру туралы актілер және архив қорының құрамы мен көлеміндегі өзгерістерді белгілейтін басқа да құжаттар ұйым архивінің барлық есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілгені туралы белгі қойылғаннан кейін ғана архив қоры ісіне енгізіледі.

Актілер архив қоры шегінде актілердің түрлері бойынша жалпы тәртіппен нөмірленеді.

Архив қоры істеріндегі барлық құжаттар олардың құрылуының хронологиялық ретімен орналастырылады. Архив қоры істерінің құжаттарына ішкі тізімдеме жасалады, істің парақтары нөмірленеді, қор ісіне уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша куәландыру парағы толтырылады. Архив қорының толықтырылуына қарай куәландыру парағы мен ішкі тізімдеме қайта жасалады.

Архив қорының әр ісіне тиісті архив қорының нөмірі қойылады.

191. Ұйым архивінің паспорты жыл сайын жасалады және одан әрі оны жүргізу "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасының Заңында айқындалған мәліметтерді Орталық қор каталогына енгізу үшін үш жылда бір рет тиісті мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне, оның ішінде ЭА АЖ арқылы тапсырылады.

192. Ғылыми-техникалық құжаттаманың әрбір сақтау бірлігі уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша негізгі тіркеу құжаттарында, түгендеу кітаптарында және ғылыми-техникалық құжаттаманы тіркеу карточкаларында тіркеледі және есепке алынады.

193. Түгендеу кітаптары сызбалардың, титулдық парақтардың негізгі жазуларының деректері негізінде толтырылады.

194. Түгендеу нөмірі бірнеше парақтан тұратын қағаз жеткізгіштегі жобалау, конструкторлық, технологиялық құжаттаманың төлнұсқалары мен телнұсқаларының әр парағына қойылады.

195. Түгендеу кітаптары ғылыми-техникалық құжаттаманың (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік-лицензиялық) әр түрі бойынша жеке жүргізіледі.

196. Жобалық құжаттаманың төлнұсқаларын тіркеу жобаның келіп түсуіне қарай жеке дербес бөліктері бойынша жүргізіледі.

Жеке түгендеу кітаптары:

1) жобалық құжаттаманың төлнұсқаларына;

2) басқа ұйымдардың жобалық құжаттарының көшірмелеріне;

3) үлгілік жобаларға жүргізіледі.

Жобалық құжаттама көшірмелері түптелген томдар бойынша есепке алу карточкаларында тіркеледі.

197. Конструкторлық және технологиялық құжаттама үшін басқа ұйымдардан келіп түскен төлнұсқалар мен сызбаларды есепке алудың түгендеу кітаптары негізгі және қосалқы өндіріс бұйымдарына жеке жүргізіледі.

Конструкторлық және технологиялық құжаттаманың қабылданған төлнұсқалары түйіндер бойынша парақтап тіркеледі.

Басқа ұйымдардан қабылданған конструкторлық және технологиялық құжаттардың көшірмелері әрбір папкаға, альбомға немесе жеке құжатқа жасалатын жеке түгендеу кітабында және есепке алу карточкаларында тіркеледі.

198. Ғылыми-зерттеу құжаттамасын есепке алу үшін уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жеке түгендеу кітаптары жүргізіледі.

199. Патенттік құжаттама уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша өнертабысқа патент алуға берілген өтініштерді тіркеу журналдарында тіркеледі.

200. Әрбір электрондық құжатты есепке алу бірлігі туралы мәлімет уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша деректерді есепке алу базасына немесе есепке алу карточкаларына енгізіледі.

Электрондық құжаттар архив қорының құрамында тұрақты сақталатын электрондық құжаттардың тізімдемелері, есепке алу бірліктері және сақтау бірліктері бойынша есепке алынады. Электрондық ақпарат жеткізгіштегі құжаттардың ақпараттық көлемі мегабайттарда (бұдан әрі – Мбт) көрсетіледі.

201. Ұйымның электрондық архивіне электрондық құжаттардың уақытша сақтауға келіп түсуі, құжаттардың түсуі мен шығуының жалпы кітабында есепке алынады.

202. Жаңа жеткізгіштерге қайта жазу немесе көшіру (айырбастау) салдарынан болған сақтау бірлігінде және/немесе электрондық құжаттардың ақпараттық көлеміндегі бірліктер санының өзгеруі уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша қайта жазу мен көшіру туралы актіде, электрондық құжаттардың тізімдемесіне жасалған жаңа қорытынды жазбада жазылады.

203. Электрондық құжаттарды сақтайтын ұйым архивінің паспортында қағаз жеткізгіште баламасы жоқ арнайы ақпараттық ресурстар ескеріледі.

204. Уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша электрондық құжаттарды көшіру мен қайта жазуды есепке алу журналы қосалқы есепке алу құжаты болып табылады.

2-параграф. Деректер базасын есепке алу және жүргізу тәртібі

205. Есептік деректер базаларының деректемелер тізбесі есепке алу нысанын сипаттайтын негізгі көрсеткіштерге – архив қорына, сақтау бірлігіне, есепке алу бірліктеріне, тиісті істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілген сақтау бірліктерінің, есепке алу бірліктерінің тобына сәйкес жасалады.

206. Есептік деректер базасы ұйым архивінде бар басқа ақпараттық деректер базасымен өзара байланыста қолданылады және мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің тиісті есептік деректер базаларымен үйлесу талаптарына сай келеді.

Есептік деректер базасында дәстүрлі негізгі есепке алу құжаттарының деректемелері пайдаланылады.

207. Есептік деректер базалары есепке алу құжаттары негізінде толтырылады.

5-тарау. Архивтік құжаттарды пайдалану

1-параграф. Ғылыми-анықтамалық аппарат үшін архивтік құжаттарды сипаттау тәртібі

208. Ұйым архиві пайдаланушыларға архивтік құжаттардың ҒАА (анықтамалық-іздестіру құралдарын) ұсынады.

209. Архивтің ҒАА жүйесі негізгі архивтік анықтамалықтар кешенін (істер, құжаттар тізімдемесі, жөнсілтер, жүйелі каталог) және қосымша архивтік анықтамалықтарды (сілтегіш, шолу) қамтиды. Қосымша архивтік анықтамалықтарды жүргізудің орындылығын ұйымның архиві белгілейді.

210. ҒАА жүйесінде ұйымдардың іс жүргізуінде және архивтерінде құрылатын есептік-анықтамалық аппараттың сабақтастығы, оның мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің ҒАА жүйесімен үйлесімдігі іске асырылады.

Ұйымдар архивтерінің ҒАА жүйесінің сабақтастығы оны құрудың талаптары мен қағидаттарының біртұтастығына негізделеді.

211. Архивтік құжаттарды, электрондық архивтік құжаттарды сипаттау (архивтік анықтамалықтар үшін ақпарат жасау) үш деңгейде жүргізіледі:

1) архив қоры;

2) сақтау бірлігі;

3) архивтік құжат.

212. Мынадай:

1) сәйкестендіру ақпараты (архив қорының, сақтау бірлігінің атауы мен анықтамалық деректері);

2) ақпараттың құрамы мен мазмұны туралы;

3) ақпаратқа қол жеткізу шарттары және пайдалану шарттары туралы;

4) архив қорының тарихы жөніндегі мәліметтерді қамтитын сипаттаушы мақала архивтік анықтамалықтың негізі болып табылады.

213. Қажет болған жағдайда сипаттаушы мақалаға түпнұсқалардың орналасқан жері, ұйымның архивтік құжаттарының, электрондық архивтік құжаттарының басқа архив қорларының құрамында болуы және оларды сақтау орны, библиографиясы және басқалары туралы қосымша мәліметтер енгізіледі.

214. Архив қоры деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың сипаттаушы бабы:

1) архив қорының атауын;

2) архив қоры туралы анықтамалық деректерді (архивтік шифр (қор нөмірі), құжаттаманың түрлері бойынша сақтау бірліктеріндегі архив қорының көлемін, құжаттаманың әрбір түрі бойынша архивтік құжаттардың соңғы күндерін, қолда бар қорішілік ғылыми-анықтамалық аппараттың тізбесін;

3) архив қорына тарихи анықтаманы;

4) архивтік құжаттардың құрамы және мазмұны туралы аннотацияны;

5) қолжетімділік туралы ақпаратты;

6) библиографияны қамтиды.

215. Сақтау бірлігі деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың сипаттаушы бабы:

1) сақтау бірлігінің реттік нөмірін;

2) бұрынғы тіркеу нөмірін;

3) сақтау бірлігінің тақырыбын;

4) сақтау бірлігі туралы анықтамалық деректерді;

5) төлнұсқалығын немесе көшірме екенін көрсетуді;

6) жеткізгіш түрін немесе жарыққа шығару тәсілін көрсетуді;

7) сақтау бірлігінің архивтік құжаттардың қолжетімділік шарттары, тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы ақпаратты қамтиды.

Басқару құжаттамасын сақтау бірлігінің, жеке шығу тегінің архивтік құжаттарының, оның ішінде электрондық құжаттардың сақтау бірлігінің тақырыбы архивтік құжаттар түрінің атауын, архивтік құжаттың (құжаттардың) авторын (авторларын), құжаттар жіберілген немесе алынған адресатты (адресаттарды) немесе корреспондентті (корреспонденттерді), көрсетілген құжаттардың мазмұнына қатысты болатын мәселені немесе нәрсені, оқиғаның, фактінің, орынның атауын, тұлғаның тегі мен аты-жөнін, оқиғаның күнін қамтиды.

Қажетті мәліметтер болмаған жағдайда тақырыпқа түсіндірме ақпарат – "авторы белгісіз", "күні жоқ", "ж....бұрын емес" жазылады.

Жобалау немесе конструкторлық құжаттаманың сақтау бірлігінің тақырыбы объектінің шифрін, жобаның, сатының, бөліктің атауын, томның нөмірін, авторын, әзірлеменің аяқталған жылын қамтиды.

Кинобейнеқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың авторлық атауын немесе кинода немесе телесюжетте бейнеленген оқиғаның атауын, шығарылған күнін және/немесе түсірілімнің күнін, түсірілім режиссерінің және/немесе операторының тегі мен инициалдарын, құжаттың тілін қамтиды.

Фоноқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы фоноқұжаттың атауын және жанрын, фоноқұжатта көрсетілген оқиғаның атауын, орнын және күнін қамтиды. Фононқұжаттың атауы болмаған жағдайда теле- немесе радиохабардың, сөйленген сөздің, әңгіменің және басқаларының негізгі мазмұны көрсетіледі. Әдебиет және өнер туындысының жазбасы бар фоноқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы туындының және оның жанрының атауын, егер фоноқұжатта авторлық атауы белгісіз және бұрын жарияланбаған туынды болса, тырнақшаға алынған мәтіннің бірінші жолын, туындының өзінің, содай-ақ оның өңделуінің, үзіндісінің, аудармасының авторларының және/немесе орындаушыларының тегі мен инициалдарын, фоноқұжаттың тілін қамтиды.

Фотоқұжатты сақтау бірлігінің тақырыбы суреттің немесе фотоальбомның, слайдтың, негативтің сипаттамасын, автордың тегі мен инициалдарын, түсірілген орны мен күнін қамтиды.

Сақтау бірлігі туралы анықтамалық деректер архивтік шифрдің элементтерін (архив қорының нөмірлерін, істердің, құжаттардың тізімдеме нөмірлерін, сақтау бірлігінің нөмірлерін), сақтау бірлігі көлемінің деректерін, архивтік құжаттардың, электрондық архивтік құжаттардың соңғы күндерін қамтиды.

Архивтік құжаттарға қол жеткізу шарттары, тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы ақпарат оларға қолжетімділікті Қазақстан Республикасының заңнамасы немесе қор құрушы шектеген архивтік құжаттардың болуы туралы мәліметтерді, сондай-ақ аса құнды құжаттар төлнұсқаларының, оның ішінде Қазақстан Республикасының ұлттық игілік объектілеріне жатқызылған құжаттардың болуы мен физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз жағдайдағы құжаттардың, пайдалану қорының болуы, архивтік құжаттың тілі мен сыртқы ерекшеліктері туралы мәліметтерді қамтиды.

Сипаттаушы мақала архив қоры мен оның құрылымдық бөлігінің (істер, құжаттар тізімдемесі, электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемелері атауымен, жекелеген архивтік құжаттардың немесе олардың осы сақтау бірлігі топтарының аннотациясымен толықтырылады.

216. Архивтік құжат деңгейдегі архивтік анықтамалықтың сипаттаушы мақаласы мыналарды қамтиды:

1) архивтік құжаттың, электрондық архивтік құжаттың тақырыбы;

2) архивтік құжат, электрондық архивтік құжат туралы анықтамалық деректер;

3) төлнұсқалығына/көшірме екеніне нұсқау;

4) жеткізгіштің түрі (немесе жарыққа шығару тәсілі);

5) архивтік құжатқа, электрондық архивтік құжатқа қол жеткізу шарттары, тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы ақпарат.

Архивтік құжаттың, электрондық архивтік құжаттың тақырыбы архивтік құжат түрінің атауын, авторын, құжат жіберілген немесе алынған адресатты немесе корреспондентті, көрсетілген құжаттың мазмұнына қатысты мәселені немесе нәрсені, оқиғаны, фактіні, тұлғаны, орынның атауын, оқиғаның күнін қамтиды. Қажетті мәліметтер болмаған жағдайда тақырыпқа "авторы анықталған жоқ", "күні қойылмаған" деген түсіндірме ақпарат жазылады. Тақырып, қажет болған жағдайда, осы құжат тақырыбында көрсетілмеген мазмұнын ашатын аннотациямен толықтырылады.

Архивтік құжат, электрондық архивтік құжат туралы анықтамалық деректер архивтік шифр элементтерінен (қор нөмірінен, істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірінен, сақтау бірлігінің нөмірінен, парақтар нөмірлерінен), архивтік құжаттың көлемінен (парақтар санынан), оның жасалған күнінен тұрады.

Архивтік құжаттарға, оның ішінде электрондық архивтік құжаттарға қол жеткізу шарттары, тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы ақпарат қолжетімділігін Қазақстан Республикасының заңнамасы немесе қор құрушының шектегені, аса құнды құжаттың, Қазақстан Республикасының ұлттық игілік объектілеріне жатқызылған және/немесе физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз жағдайдағы құжаттың мәртебесі туралы мәліметтерді қамтиды.

217. Сақтау бірлігінің құрамын сипаттайтын сақтау бірлігінің түрі (іс, хат алмасу, құжаттар, тізілім, альбом, журнал, кітап және басқасы) немесе құжаттар түрі (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есептер, естелік актілері, мақалалар, роман, жазба кітапшалары) тақырыптың бас жағында көрсетіледі.

Бір мәселе бойынша іс жүргізудің бірізділігіне байланысты құжаттардан тұратын сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік және басқа істердің тақырыптары "іс" деген сөзбен басталады.

Бір мәселе бойынша іс жүргізудің бірізділігіне байланысты емес құжаттардан тұратын сақтау бірліктерінің тақырыптары, негізгі құжатқа (бұйрыққа, өкімге, хаттамаға) қосымша-құжаттар немесе жеке тұлғалардың архив қорындағы құжаттың түрі бойынша әрқилы құжаттар "құжаттар" деген сөзбен аяқталады. Мұндай тақырыптың соңында жақшада осы құжаттардың түрлері көрсетіледі.

Хат алмасуды қамтитын сақтау бірлігінің тақырыбында корреспонденттердің ресми атаулары және хат алмасудың мәселесі (мәні) көрсетіледі. Хат алмасу біртекті корреспонденттермен жүргізілген жағдайда, тақырыпта корреспонденттердің жалпы түрінің атауы көрсетіледі.

Құжаттардың мазмұнын білдіретін мәселені (мәнін) баяндау тақырыптың негізгі бөлігі болып табылады және істің түрін, құжаттардың авторы, корреспонденті (адресаты) көрсетілгеннен кейін жазылады.

218. Түрі бірдей ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттаманың сақтау бірліктерінің тақырыптарын жасаған кезде, олардың қысқаша нөмірлері қойылып құжаттардың атауы тақырыпқа көпше түрде жазылады.

219. Істің түрі немесе құжаттардың түрі белгіленгеннен кейін тақырыпта іске енгізілген құжаттардың авторы көрсетіледі. Егер құжаттардың авторы қызметінде осы құжаттар қалыптасқан ұйым болып табылса, істің тақырыбында ұйымның атауы жазылмайды не оның жалпы түрінің атауы келтіріледі (комитет, сот, комиссия).

220. Егер нақты күн оқиғалар мен фактілер арасындағы тарихи байланыстарды көрсететін болса және құжаттардың нақты мазмұнын түсіну үшін қажет болса, онда құжаттарда баяндалған оқиғаларға қатысты күндер тақырыпқа енгізіледі.

221. Егер іс бір құжаттан тұрса, онда тақырыпта құжаттың түрі, ол қайдан шыққаны, кімге жіберілгені, оның күні және қысқаша мазмұны жазылады.

222. Жоспарлар мен есептерден тұратын сақтау бірліктерінің тақырыбында жоспардың қай жыл (кезең) үшін немесе қорытындысы бойынша жасалғаны көрсетіледі.

Статистикалық есептерді қамтитын сақтау бірліктерінің тақырыптары статистикалық есеп нысандарының нөмірлері көрсетіліп құрастырылады.

223. Егер іс бірнеше томнан (бөліктен) тұратын болса, барлық томдарға (бөліктерге) ортақ тақырып беріледі, содан кейін (қажет болса) әрбір томның (бөліктің) мазмұнына жеке-жеке нақтылау жасалады, ең соңғы томға (бөлікке) "соңғы" ("соңғысы") деген сөз жазылады.

224. Осы істе бар-жоғын тақырыбы бойынша анықтау мүмкін емес аса құнды құжаттар, негізгі құжатқа қосымша-құжаттар, алдыңғы ұйымдардың құжаттары, жеке құрам жөніндегі мәліметтерді қамтитын анықтамалық маңызы бар құжаттар аннотацияланады.

225. Аннотация тақырыптан кейін азат жолдан жазылады.

Баспа материалдарын аннотациялау кезінде құжаттың түрі, оның атауы немесе құжаттың бастапқы сөздері (атауы болмаған кезде), шығу деректері көрсетіледі.

Сызба және басқа бейнелеу материалдарының аннотацияларында құжаттың материалы, түрі, пішіні және оның орындалу тәсілі, карталар үшін – масштабы көрсетіледі.

Аннотацияның соңында "атап өтіледі" деген айдармен тұлғалардың аты, ұйымдардың атауы, географиялық атаулар және құжаттарда айтылған әрі айтарлықтай маңызы бар мәліметтер келтіріледі (санамаланады).

226. Аннотацияның соңында аннотацияланатын құжаттардың парақтар нөмірлері, мәліметтердің егжей-тегжейлігінің дәрежесі ("қысқаша мәліметтер", "егжей-тегжейлі хабар") келтіріледі.

Аннотацияланатын құжаттардың көлемі ауқымды болса, аннотация құжаттың мұқабасы мен бірінші парағының арасына салынатын жеке парақта жасалады.

2-параграф. Құжаттарды сипаттау кезінде күндерді қою тәртібі

227. Құқықтық актілерді, шығармашылық құжаттаманы, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарды, қаржы құжаттарын, бір мәселе жөніндегі істерді, сондай-ақ күнін қою олар үшін маңызды болатын құжаттарды (баяндамалар, үнхаттар, стенограммалар, хаттар) сипаттағанда күні (күні, айы, жылы) сөз-цифр тәсілімен көрсетіледі.

228. Істің, оның ішінде электрондық істің бастапқы күні болып ең алғашқы құжаттың жасалған (тіркелген) күні, ал ең соңғы құжаттың жасалған (тіркелген) күні – соңғы күні болып табылады.

Құқықтық актілердің күндері оларға қол қойылған (бекітілген) уақыт бойынша көрсетіледі. Егер құжаттардың күні көрсетілмеген болса, онда күні жарияланған немесе күшіне енген күні бойынша көрсетіледі.

Бағдарламалар, жоспарлар, шығыстар сметалары, штаттық кестелер, есептер үшін соңғы күн қойылмайды.

Егер істегі қосымша-құжаттарға істің ең алғашқы құжатынан ерте күн қойылған болса, онда олардың күндері жаңа жолдан "... жылғы құжаттар бар" деп атап өтіледі.

Тіркеу кітаптары мен журналдарының бастапқы және соңғы күндері бірінші және соңғы жазбаның күндері болып табылады.

Іс төлнұсқаларынан айтарлықтай кейінірек жасалған немесе қор құрушы алған құжаттардың көшірмелерінен тұратын істердің бастапқы және соңғы күндері көшірмелер дайындалған күндер болып табылады (төлнұсқалардың күндері тақырыпта көрсетіледі).

Егер қағаз жеткізгіштегі іс бір ұйымда басталып, екінші ұйымда аяқталған жағдайда, үш күн көрсетіледі: бірінші ұйымның іс жүргізуінде істің басталған күні, оның екінші ұйымға келіп түскен күні және оның соңғы ұйымның іс жүргізуінде аяқталған күні (алдыңғы екі күн бөлшек түрінде көрсетіледі).

3-параграф. Істердің, құжаттардың тізімдемесін жасау тәртібі

229. Істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық істердің, құжаттардың тізімдемесі сақтау бірліктерінің немесе есепке алу бірліктерінің сипаттаушы мақалаларынан, қорытынды жазбадан, куәландыру парағынан және тізімдемеге анықтамалық аппараттан тұрады.

230. Тізімдеменің сипаттаушы бабы:

1) сақтау бірлігінің реттік нөмірін;

2) іс жүргізу индексін немесе өндірістік нөмірін;

3) сақтау бірлігінің тақырыбын;

4) құжаттардың соңғы күндерін;

5) сақтау бірлігіндегі парақтар санын;

6) құжаттардың көшірмелілігіне нұсқауды;

7) құжаттарды жаңғырту тәсілін қамтиды.

Қажет болған жағдайда сипаттаушы мақала жекелеген құжаттардың, сақтау бірлігінің аннотациясымен толықтырылады.

231. Істер, құжаттар тізімдемесінің анықтамалық аппаратына:

1) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша титулдық парақ;

2) мазмұны (тақырыптық мазмұны);

3) алғысөз;

4) қысқартылған сөздер тізімі;

5) сілтегіштер кіреді.

4-параграф. Тарихи анықтаманы жасау тәртібі

232. Ұйым архивінде қор құрушы және архив қоры тарихы бойынша мәліметтерді, оның құжаттар құрамы мен мазмұнына және ҒАА жүйесіне қысқаша сипаттамасын қамтитын архив қорына тарихи анықтама құрастырылады.

Архив қорына тарихи анықтама қор құрушының тарихы және архив қорының тарихы бойынша ақпарат негізінде қалыптастырылады.

Қор құрушының тарихы жөніндегі ақпарат оның құрылған даталарын, ведомстволық бағыныстылығын, құрылымы мен функциясын, бұрынғы ұйым мен құқықтық мұрагерінің атауын, тіркелген күнін немесе атауы өзгерген, қайта ұйымдастырылған, сондай-ақ таратылған жағдайларда қайта тіркелген даталарын қамтиды. Жеке тұлғалардың архив қорының қор құрушысы туралы ақпарат оның қысқаша өмірбаян деректерін (тегін, атын, әкесінің атын (бар болса), бүркеншік есімін (бар болса), қыз кезіндегі тегін (бар болса), өмір сүрген күндерін, кәсібін, қызметтік және қоғамдық қызметі туралы деректерді) қамтиды. Отбасының, әулеттің архив қоры үшін осындай мәліметтер туыстардың әрқайсысы туралы беріледі. Біріктірілген архив қоры үшін ортақ тарихи анықтама жасалады.

Архив қорының тарихы жөніндегі ақпарат оның архивке келіп түскен күнін, архивтік құжаттардың көлемі мен бастапқы және соңғы күндерін олардың сақталу дәрежесін, қалыптастыру, сипаттау және жүйелеу ерекшеліктерін, архив қорының құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер мен олардың себептері туралы, басқа ұйымдардың немесе тұлғалардың архивтік құжаттарының бар-жоғы туралы (қорға енгізілуі), архив қорына ҒАА құрамы туралы ақпаратты қамтиды. Архивтік коллекция үшін уақыты, шарттары, оның жасалуының себептері, қалыптастыру қағидаттары, архивке келіп түскенге дейінгі коллекцияның тұрған орны, құрастырушы туралы мәліметтер көрсетіледі.

Қорға тарихи анықтама архив қорының көлемі өзгерген кезде, сондай-ақ қор құрушы қайта ұйымдастырылған, құрылымы, функциялары өзгерген жағдайларда толықтырылады.

233. Архив қорының тарихы оларды аннотациядан, библиографиядан, құжаттарға қолжетімділік және пайдалану шарттары туралы ақпараттан тұрады.

Архив қорының архивтік құжаттарының, оның ішінде электрондық құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы аннотация тақырыптар хронологиясын көрсетіп және олардың географиялық (әкімшілік-аумақтық) шекараларын белгілей отырып, қор құрушының қызмет бағытын айқындайтын осы құжаттардың түрлері мен тақырыптары бойынша қысқаша жинақталған сипатын қамтиды. Архив қорының архивтік құжаттарына, оның ішінде электрондық құжаттарына қол жеткізу шарттары туралы ақпарат қолжетімділігін Қазақстан Республикасының заңнамасы немесе қор құрушы шектейтін архивтік құжаттардың, ерекше құнды құжаттардың, оның ішінде Қазақстан Республикасының ұлттық игілік объектілеріне жатқызылған, физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз электрондық құжаттардың төлнұсқаларының бар-жоғы, пайдалану қорының бар-жоғы туралы мәліметтерді қамтиды.

Архив қорына жасалған библиография осы қор бойынша анықтамалықтар мен оның негізінде орындалған құжаттық жарияланымдар тізімін қамтиды.

234. Құжаттардың құрамы мен мазмұны бойынша архив қорының сипаттамасы қордың хронологиялық шеңберінен шығатын құжаттардың бар-жоғы туралы, архив қорына ҒАА туралы, ақпаратты жеткізгіш түрлері туралы мәліметтерден тұрады.

235. Қағаз жеткізгіштегі тарихи анықтамаға орындаушы және ұйым архивінің басшысы қол қояды, электрондық – ұйым басшысының ЭЦҚ-мен куәландырылады.

Тарихи анықтама төрт данада басылады. Екі данасы архив қоры құжаттары бірінші тапсырылған кезде мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне беріледі, екеуі ұйым архивінің қор ісінде сақталады.

236. Тарихи анықтама архив қоры толықтырылған кезде немесе ұйым қайта ұйымдастырылған жағдайда қосымша толтырылып отырады. Тарихи анықтама істердің, құжаттардың әрбір аяқталған тізімдемесімен бірге мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне беріледі, сондай-ақ ЭА АЖ-ге енгізіледі.

5-параграф. Каталогтар мен картотекаларды жасау тәртібі

237. Каталог қораралық архивтік анықтамалық болып табылады, онда құжаттардың мазмұны туралы ақпарат осы каталог үшін қабылданған құжаттарды жіктеу схемасына сәйкес орналасқан пәндер (тақырыптар, салалар) бойынша топтастырылған.

Әртүрлі каталогтар жиынтығы каталогтар жүйесін құрайды.

238. Каталогтарды дайындау, жасау және жүргізу бойынша жұмыс құжаттарды каталогтау деп аталады.

Каталогтау жұмыстың жеке түрі ретінде (тақырыптық әзірлеме), сондай-ақ құжаттарды сипаттаумен және іздеп табумен байланысты жұмыстың басқа түрлері процесінде (қосымша (жолай) каталогтау) жүргізілуі мүмкін.

Каталогтау кезінде саралап жіктеу әдісі қолданылады, ол:

1) архив қорын, олардың құрылымдық бөліктерін таңдау ретін анықтауға;

2) істерді, құжаттарды және олардан ақпаратты іріктеуге;

3) құжаттық ақпаратты сипаттаудың тиісті әдістерін қолдануға сайып келеді.

239. Каталогтау мынадай жұмыстар түрін:

1) жіктеу схемасын құрастыруды;

2) құжаттарды іздеп табуды және іріктеуді;

3) каталогтық карточкаларда сипаттауды;

4) карточкаларды жүйелеуді;

5) каталогтарды жүргізуді қамтиды.

240. Жіктеу схемасын таңдау ұйым архиві құжаттарының құрамымен және оларды пайдалану міндеттерімен айқындалады.

Құжатты ақпараттық жіктеу схемасы белгіленген ретпен орналасқан және көрсетілген бөліктер бойынша құжаттардан мәліметтерді бөлуге арналған каталогтардың бөлінген жіктелу тізбесі бар жазба немесе графикалық құжат болып табылады.

241. Каталогтар құрылған схемасына қарай жүйелік, тақырыптық, пәндік және олардың түрлері (атаулы, географиялық, объектілік) болып бөлінеді.

242. Жүйелік каталогтағы құжаттық ақпарат білім салалары мен ұйымның практикалық қызметі бойынша жіктеледі және қисынды жүйелілікпен орналасады.

Атаулы каталогта құжаттық ақпарат құжаттарда аталатын немесе олардың авторы болып табылатын тұлға тегінің әліпбиі бойынша жіктеледі. Одан әрі жүйелеу хронологиялық немесе қисынды жүйелілік пен жүргізіледі.

243. Каталог сипаттамасының құрамына:

1) ұйым архивінің атауы;

2) индексі;

3) айдар, айдарша;

4) оқиға уақыты, оқиға орны;

5) мазмұны;

6) архив қорының нөмірі, архив қорының атауы;

7) істер (құжаттар) тізімдемесінің, сақтау бірлігінің, парақтардың нөмірі;

8) құжат тілі;

9) құжатты жаңғырту тәсілі кіреді.

Каталогтар бөлімдерінің арасындағы немесе каталогтар бөлімдері мен басқа архивтік анықтамалықтардың арасындағы байланыс үшін сілтемелер жүйесі қолданылады.

244. Каталогты жүргізу мынадай жұмыс түрлерінен тұрады:

1) жұмысты ғылыми-әдістемелік қамтамасыз ету;

2) карточкаларға индекстер қою;

3) карточкаларды индекстер мен айдарлар бойынша жүйелеу;

4) каталогқа сілтеме аппаратын құрастыру;

5) каталогты жетілдіру.

Ғылыми-әдістемелік қамтамасыз ету жекелеген архив қорлары (немесе олардың топтарын) каталогтау бойынша әдістемелік құралдар, каталогтарды жіктеудің жұмыс схемаларын әзірлеуді, оларды нақтылау мен толықтыруды қамтиды.

Карточкаларға индекстер қою жіктеудің схемасы бойынша индексті таңдау немесе құрастыру және оны каталогтық карточканың тиісті ақпаратына жатқызу болып табылады. Атаулы каталогта карточкаларға индекс қойылмайды және ол әліпби бойынша орналасады.

245. Каталогтар жүйелері барынша ақпараты көп және жиі пайдаланылатын архив қорларының жеке құрам бойынша картотекаларымен, тақырыптық және пәндік-тақырыптық картотекалармен толықтырылады.

246. Жеке құрам бойынша картотекалар карточкаларында архив қорының нөміріне, істердің жиынтық тізімдемесінің жылдық бөліміне, ол туралы мәлімет бар істер, парақтар нөміріне сілтемемен жұмыскердің тегі, аты, әкесінің аты (бар болса) жазылады. Карточкалар тегінің әліпбилік ретімен, ал тегі шегінде аты мен әкесінің аты (бар болса) бойынша әліпбимен жүйеленеді.

247. Аудиовизуалды құжаттаманы сақтайтын ұйым архиві картотекалардың мынадай түрлерін жасайды:

1) киноқұжаттың авторлары (режиссері, сценарисі және операторы) туралы мәліметі бар атаулы картотека, киноқұжаттың шығарылған уақыты туралы мәліметі бар хронологиялық картотека, киноқұжаттардың атаулары туралы, әліпбилік ретпен орналасқан, мәліметі бар әліпбилік картотека;

2) фотоқұжаттарда өздері туралы ақпарат қамтылған тұлғалар туралы мәліметі бар атаулы картотека және фотоқұжаттарда олар туралы ақпарат бар объектілер, оқиғалар туралы мәліметтері бар объектілік картотека;

3) фоноқұжатқа жазылған көркемсуреттің, музыкалық немесе құжаттық туындының авторы және орындаушысы туралы мәліметі бар атаулы картотека, фоноқұжатқа жазылған көркемсуретті, музыкалық немесе құжаттық туындылар туралы мәліметі бар жанрлық картотека;

4) бейнеқұжаттардың әліпбилік реттегі атаулары туралы мәліметі бар әліпбилік картотека, бейнеқұжаттың шығарылған күні туралы мәліметі бар хронологиялық картотека.

248. Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын ұйымның архиві мына каталогтар түрлерін жасайды:

1) күрделі құрылыс объектілеріне және құрастыру объектілеріне объектілік каталог;

2) жобалардың, әзірлемелердің, бұйымдардың, зерттеу тақырыптары авторларының тегі бойынша құрастырылған атаулы каталог;

3) орналасқан орны бойынша жобалау объектілеріне географиялық каталог;

4) әліпбилік ретімен ғылыми-техникалық әзірлемелер атаулары бойынша әліпбилік каталог.

249. Аудиовизуалды құжаттарға сақтау бірліктерінің тақырыптарына және (немесе) құжаттарға сілтегіштер жасалады.

250. Көрсеткіштің сипаттаушы мақаласы бір пәндік ұғымнан (айдардан) және іздестіру деректерінен тұрады. Істердің, құжаттардың тізімдемесінің сақтау бірлігіне сілтегіштің іздестіру деректері сақтау бірлігінің реттік нөмірлерін қамтиды. Бір ұйым архивінің көрсетілген деректері бірнеше архив қорының сақтау бірліктеріне сілтегіштің іздестіру деректері архив қорларының істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірлерімен толықтырылады.

251. Тақырыптық сілтегіш тарихи фактілер мен құбылыстарды білдіретін ұғымдарды қамтиды. Мұндағы айдар мен айдаршалардың атаулары атау септігінде жазылады.

252. Пәндік сілтегіш әліпби ретімен орналастырылған ұғымдарды қамтиды.

Жалпы пәндік сілтегіш әртүрлі ұғымды қамтиды.

Арнайы пәндік сілтегіш біртектес ұғымдарды (құжаттар түрін, авторлардың тегін, ұйымдардың, олардың құрылымдық бөлімшелерінің атауларын, салалардың атауларын) қамтиды.

Атаулы сілтегіш әліпби тәртібімен жасалады және тегін, атын, әкесінің атын (әркелкі оқылуы, бүркеншік есім, лақап аты, жалған аты) және өмірбаяндық анықтаманы қамтиды.

Географиялық сілтегіш мемлекеттің, әкімшілік-аумақтық бірліктің, теңіздің, өзеннің және өзге де географиялық объектілердің атауларын қамтиды.

Жалпылаушы ұғымдар немесе әкімшілік-аумақтық атаулар сілтегішке түсіндірмесіз енгізіледі.

253. Хронологиялық сілтегіш хронологиялық тәртіппен орналасқан тарихи оқиғалардың, құбылыстардың және фактілердің күндері немесе құжаттардың күндері енгізілетін айдарлардан тұрады.

254. Архивтік анықтамалықтарға іздестіру сілтегіштерінде сілтемелер анықтамалықтардың, каталогтың беттеріне немесе бөлімдеріне беріледі.

255. Ұйым архивінде архив қорын шолу және тақырыптық шолу жасалады.

Шолу жекелеген құжаттар кешенінің құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметтерді қамтиды.

256. Архив қорын шолу жеке алынған архив қоры құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметтерді қамтиды.

257. Тақырыптық шолу белгілі бір тақырып бойынша архив қорының біреуінің немесе тобының құжаттары бөлігінің құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметтерді қамтиды.

258. Шолу сақтау бірлігінің, құжаттардың жекелеген топтарының аннотациялар жиынтығынан және анықтамалық аппараттан тұрады.

Аннотацияда сақтау бірлігі, құжаттар тобының мазмұны баяндалады, құжаттардың негізгі түрлері, олардың авторлары, хронологиялық шектері, төлнұсқалығы, іздестіру деректері көрсетіледі.

Архив қорының шолуында іздестіру деректері істер, құжаттар тізімдемелерінің, сақтау бірлігінің, сақтау бірлігі парақтарының нөмірлерінен тұрады. Қораралық тақырыптық шолуда іздестіру деректері қорлардың нөмірлерімен толықтырылады.

Шолудың ҒАА титулдық парағы, мазмұны (тақырып атаулары), алғысөз, қысқартылған сөздер тізімі, сілтегіштер кіреді. Тақырыптық шолуға олар туралы ақпарат шолуда қамтылған архив қорларының тізімі және тақырып бойынша библиография жасалады.

Шолуға алғысөзде қор құрушының тарихы және архив қорының тарихы, шолудың құрылымы, ҒАА құрамы бойынша мәлімет баяндалады.

259. Шолулар құрылымдық, салалық (функционалдық), пәндік-тақырыптық, географиялық, хронологиялық және басқа да белгілері бойынша жасалады.

260. Кино-, бейнеқұжаттың монтаждық парағы жекелеген жоспарлардың (монтаждық кадрлардың) мазмұнын ашады және жүйеленуін бекітеді.

Кино-, бейнеқұжаттың монтаждық парағы аяқталған кинотуындының (фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың, телесюжеттің) әр кадрын сипаттауды білдіреді. Монтаждық парақ кинотуындыны жасау процесінде түзіледі және киноқұжатқа немесе бейнефонограммаға мәтіндік ілеспе құжаттама құрамында ұйым архивіне түседі.

Кинобейнеқұжаттың монтаждық парағы болмаған жағдайда ол ұйым архивінде жасалады және бас әріптен жазылған жазулардан, сипаттаушы мақалалардан және қорытынды жазбадан тұрады.

261. Бас әріптен жазылған жазуларда:

1) архивтің атауы;

2) монтаждық парақтың нөмірі және оның сипаттамасы (дыбысталуы, түсі, бөлімдер санын) көрсетілген киноқұжаттың атауы;

3) студияның атауы, киноқұжат шығарылған күн, фильмнің авторлары (режиссерлер, операторлар, сценарий авторлары) көрсетіледі.

262. Монтаждық парақты жасау оны дыбыс-монтаж үстелінде қарау арқылы киноқұжат позитиві бойынша жүргізіледі, сонымен бір уақытта әр көрінісі сипатталады.

Кинобейнеқұжаттың монтаждық парағында мәліметтер мынадай реттілікпен көрсетіледі:

1) реті бойынша жоспардың нөмірі;

2) жоспарды айқындау (жалпы, орташа немесе ірі);

3) жоспардың метражы (кадрдың оннан біріне дейінгі дәлдікпен);

4) киноқұжат жоспарын бейнелеудің қысқаша мазмұны.

Монтаждық парақ соңында монтаждық парақты құрастырушының лауазымы, тегі және құрастырылған күні көрсетіледі.

6-параграф. Ұйым архивінің автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратын жасау тәртібі

263. Архивтің автоматтандырылған ҒАА архивтік құжаттар мен ақпаратты тиімді іздестіруге арналған электрондық анықтамалықтардың кешенін (құжаттар сипаттамаларының деректер базаларын) білдіреді.

264. Басқару құжаттамасының автоматтандырылған ҒАА ұйымның ағымдағы іс жүргізуінде (электрондық тіркеу-бақылау картотекалары мен электрондық істер номенклатурасы) жасалатын ақпараттық-іздестіру жүйесіне негізделеді.

265. "Номенклатура бойынша істер нөмірі" тіркеу-бақылау карточкаларының өрісі құжат деңгейіндегі ақпаратты іздестіруден істер деңгейіндегі іздестіруге өткен кездегі байланыстырушы іздестіру деректемелері болып табылады.

Автоматтандырылған режимде істердің электрондық номенклатурасы болған жағдайда істегі құжаттарды есептен шығару және істерден құжаттарды алу жүзеге асырылады.

Істер номенклатурасының негізгі іздестіру деректемелері – істің индексі, істің (томның, бөлімнің) тақырыбы, істің (томның, бөлімнің) саны, тізбе бойынша сақтау мерзімі мен тармағы болып табылады.

266. Автоматтандырылған режимде істердің электрондық номенклатурасы негізінде құжаттарды сақтау мерзімі бойынша (тұрақты, ұзақ мерзімді (10 жылдан астам) уақытша (10 жылға дейін қоса алғанда) сақтау) істер тізімдемесін қалыптастыру жүзеге асырылады.

267. Істердің электрондық тізімдемесінде іс деңгейіндегі ақпаратты сипаттаудың мынадай деректемелері болады:

1) жазбаның реттік нөмірі (істің нөмірі);

2) істің индексі;

3) істің тақырыбы;

4) төлнұсқалығына (көшірмесіне) сілтеме;

5) құжаттардың соңғы күндері;

6) істегі парақтар саны;

7) құжаттар аннотациясы.

268. Электрондық тіркеу-бақылау карточкалары негізінде құжаттар немесе істер деңгейіндегі сипаттамадан тұратын электрондық каталог қалыптастырылады.

269. Ұйымда құжаттарды тіркеудің автоматтандырылған жүйесі болмаған жағдайда басқарушылық, аудиовизуалды және ғылыми-техникалық құжат деңгейінде сипаттамалардың деректер базасы (электрондық каталог) жасалады.

Электрондық каталогта сипаттаудың негізгі деректемелері:

1) индекс, айдар, айдарша;

2) оқиғаның уақыты, оқиғаның орны;

3) мазмұны;

4) архив қорының атауы, архив қорының нөмірі;

5) істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірі;

6) істің, құжаттың нөмірі, парақтың нөмірі болып табылады.

Архив қорының атауы, архив қорының нөмірі, істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірі, істің нөмірі, парақтың нөмірі есептік сипаттамаларды қамтиды және олар есепке алудың автоматтандырылған жүйесінен трансформацияланады.

270. ҒАА функциясы ақпаратты іздестіру, іздестіру нәтижелерін экранда немесе файлдар түрінде қарау және басып шығару, анықтамалықтардың мәтінін қалыптастыру рәсімдерінің көмегімен атқарылады.

Сипаттау объектісін сипаттайтын түйін сөздер жүйеге сипаттау процесінде немесе ол аяқталғаннан кейін енгізіледі. Түйін сөздер пайдаланушыға архив қоры, істер тізімдемесі, іс, құжат деңгейіндегі ақпаратты жедел іздестіруге мүмкіндік береді.

Материалдардың толық мәтінін (архивтік құжаттарды, журнал мақалаларын, заңнамалық актілерді) қамтитын толық мәтінді деректер базасы бойынша ақпарат іздеу пайдаланушының құжат тақырыбының бөлімдеріне назар аударуын, қажет болған жағдайда тиісті мәтінге ауысуын көздейді.

Пайдаланушыға құжаттың толық мәтінінің көшірмесін жедел алуға мүмкіндік беріледі.

Толық мәтінді құжаттар бойынша ақпарат іздеу тезаурустың баспа нұсқаларынан таңдап алынатын дескрипторлар, жіктеу индекстері немесе құжат мәтінінен алынған сөздер бойынша жүзеге асырылуы мүмкін.

271. Тұрақты тапсыруға жататын құжаттар автоматтандырылған ҒАА-мен бірге архивке беріледі.

Автоматтандырылған ҒАА деректер базасының құрылымында деректемелердің болуы және осы деректемелер бойынша электрондық форматта ақпарат беру ұйым архивінің деректер базасы мен мемлекеттік архивтің автоматтандырылған ҒАА үйлесуін қамтамасыз етеді.

7-параграф. Пайдаланушылардың сұрау салуларын орындау тәртібі

272. Қолжетімділік санаттары бойынша архивтік құжаттар, оның ішінде электрондық архивтік құжаттар ашық және қолжетімділігі шектелген болып бөлінеді.

273. Ұйым архиві пайдаланушыға ашық архивтік құжаттарға, сондай-ақ оларға ҒАА қолжетімділікті ұсынады.

Қазақстан Республикасының заңнамасымен, сондай-ақ жеке меншіктегі архивтік құжаттардың меншік иесінің немесе иеленушінің өкіміне сәйкес қол жеткізу шектелмесе, барлық архивтік құжаттар, оның ішінде электрондық архивтік құжаттар ашық болып табылады.

274. Қолжетімділігі шектелген архивтік құжаттарға, электрондық архивтік құжаттарға:

1) таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызылған мәліметтерді қамтитын архивтік құжаттар, электрондық архивтік құжаттар;

2) дербес деректерді қамтитын архивтік құжаттар, электрондық архивтік құжаттар;

3) меншік иелері немесе иеленушілері оларға қолжетімділік пен оларды пайдалануға шектеу белгілеген архивтік құжаттар, электрондық архивтік құжаттар жатады.

Қолжетімділігі шектелген архивтік құжаттарға, электрондық архивтік құжаттарға физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз деп танылған құжаттар да жатады.

Пайдаланушылардың көрсетілген құжаттарға қол жеткізуі, сондай-ақ оларды пайдалануы, ерекше жағдайларда, ұйым басшысының жазбаша рұқсатымен жүзеге асырылады.

275. Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген немесе архивті пайдаланушылар жасаған ақпараттық қызмет көрсету шартында ескертілген жағдайлардан басқа, ұйым архиві пайдаланушыларға өзіндік іздестіру нәтижесінде алынған немесе ұйым архиві қызметтер көрсету тәртібімен берген ақпаратты пайдалануға шек қоя алмайды немесе шарт белгілей алмайды.

276. Ұйым архивінің архивтік құжаттарын пайдаланудың негізгі нысандары:

1) пайдаланушыларға олардың сұратуы бойынша, сондай-ақ бастамашылық тәртіппен ұйым архивінде қандай да бір құжаттардың бар-жоғы және олардың мазмұны туралы ақпарат беру;

2) ұйым архивінің оқу залында жұмыс істеу үшін құжаттарды беру;

3) құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалану;

4) ақпараттық іс-шаралар (көрмелер, конференциялар, презентациялар) дайындау;

5) құжаттарды уақытша пайдалануға беру болып табылады.

277. Ұйым архивінде электрондық жеткізгіштердегі, электрондық құжаттарды қолдану нысандары:

пайдаланушылардың сұрау салуларына сәйкес, сондай-ақ бастамашылық негізде оларды ақпараттық қамтамасыз ету;

құрылымында архив жұмыс істейтін ұйымның жұмыскерлеріне жергілікті желі, электр байланыс арналары арқылы электрондық құжаттарды беру;

мемлекеттік органдардың, соттардың, мүдделі ұйымдардың жұмыскерлеріне, азаматтарға ұйым архивінің оқу залында (арнайы жабдықталған жұмыс орнында) жұмыс істеу үшін электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды ұсыну.

278. Пайдаланушыларды ақпараттық қамтамасыз ету жөніндегі жұмыстағы архивтің негізгі құжаттары:

1) архивтік анықтама;

2) архивтік көшірме;

3) архивтік үзінді;

4) ақпараттық хат;

5) архивтік құжаттардың тақырыптық тізбесі;

6) архивтік құжаттар көшірмелерінің тақырыптық іріктемесі;

7) архивтік құжаттарды тақырыптық шолу болып табылады.

279. Архивке келіп түсетін сұрау салулар былайша бөлінеді:

1) белгілі бір проблема, тақырып, оқиға, факт бойынша ақпарат беру туралы сұрау салулар (тақырыптық сұрау салулар);

2) екі немесе одан көп тұлғалардың туыстығын, туыстық байланысын, отбасының тарихын, тегін анықтау үшін қажетті ақпарат беру туралы сұрау салу (генеалогиялық сұрау салу);

3) әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұрау салу (жұмыс өтілі мен жалақы мөлшерін, жасын растау, отбасының құрамы, білімі, марапатталуы, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік аударымдардың аударылғаны, ғылыми дәреже мен атақтар берілгені, жазатайым оқиғалар, емделуде, эвакуациялауда болғаны, қуғын-сүргін қолданылғаны туралы, ақталғаны туралы, әскери бөлімдер мен құралымдардағы қызметі, экологиялық апат аймағында тұрғаны, бас бостандығынан айыру орынында болғаны туралы, азаматтық хал актілері туралы сұрау салулар.

280. Жеке тұлғаның сұрау салуында оның тегі, аты, әкесінің аты (егер ол жеке басын куәландыратын құжатта көрсетілсе), жеке сәйкестендіру нөмірі (бар болса), жеке тұлғаның пошталық мекенжайы не заңды тұлғаның атауы, пошталық мекенжайы, бизнес-сәйкестендіру нөмірі (бар болса), сұрау салу жолданған күн көрсетіледі. Сұрау салуда сұратылатын ақпараттың тақырыбы, мәселесі, хронологиясы көрсетіледі. Қағаз нысандағы сұрау салуға жеке тұлға немесе заңды тұлғаның өкілі қол қояды. Электрондық нысанда – ЭЦҚ-мен куәландырылады.

281. Ұйым архивінде сақтаудағы құжаттар құрамына жатпайтын сұрау салу тіркелген сәттен бастап 3 жұмыс күні ішінде тиістілігіне қарай мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне немесе қажетті архивтік құжаттар сақталатын ұйымға жіберіледі, бұл туралы пайдаланушыға хабарланады.

282. Архивке пайдаланушының тегі, аты, әкесінің аты (бар болса), электрондық поштасының мекенжайы және (немесе) пошталық мекенжайы және расталуы қажет мәліметтер көрсетілген өтініші (сұрау салуы) электрондық пошта немесе ақпараттық жүйелер арқылы келіп түскен кезде оның электрондық поштасына өтініштің (сұрау салудың) қарауға қабылдағаны туралы электрондық хабарлама немесе қараудан дәлелді бас тарту жіберіледі. Қарауға қабылданған өтініш (сұрау салу) белгіленген тәртіппен орындалады.

283. Архив әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұрау салуды Қазақстан Республикасының Әкімшілік рәсімдік-процестік кодексіне сәйкес ақысыз орындайды және пайдаланушыларға қағаз және (немесе) электрондық нысандағы архивтік анықтама, архивтік көшірме және архивтік үзінді нысанында береді.

284. Әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұрау салу қайтадан орындалған немесе пайдаланушының сұрау салуы бойынша бұрын берілгенге ұқсас архивтік анықтама жасалған кезде ұйым архиві бұл анықтамаға енгізілген мәліметтердің қолда бар архивтік құжаттарға сәйкестігін тексереді және қосымша мәліметтер анықталған жағдайда қайтадан беріліп отырған архивтік анықтамада оларды қосымша көрсетеді.

285. Архивтік анықтама және архивтік үзінді құжаттың атауын "Архивтік анықтама", "Архивтік үзінді" деп белгілей отырып, ортақ бланкіде жасалады.

286. Уәкілетті орган бекітетін қосымшаға сәйкес нысан бойынша архивтік анықтамадағы мәтін архивтік құжаттар түрлерін және олардың күндерін көрсете отырып, оқиғалардың хронологиялық дәйектілігімен беріледі. Архивтік анықтамада архивтік құжаттардан дәйексөз келтіруге жол беріледі.

287. Архивтік анықтамада мәліметтер архивтік құжаттардың мәтініне сәйкес келтіріледі. Алшақтық, сәйкес келмеу және атауының дәл келмеуі, атының, әкесінің атының, аты-жөнінің болмауы немесе олардың бірінің болуы жөнінде анықтаманың мәтінінде жақша ішінде ("Құжатта солай", "Түпнұсқаның мәтінінде солай") түсіндіріледі.

288. Архивтік анықтамаға ескертпеде құжат түпнұсқасы мәтінінің ерекшеліктері (түсініксіз жазылғаны, автордың түзеткені, бүлінуі салдарынан оқуға жарамайтыны) ескертіледі ("Түпнұсқаның мәтінінде осылай", "Мәтінде түсініксіз").

Архивтік анықтаманың мәтінінде архивтік құжаттардың архивтік анықтама жасауға негіз болған мазмұны бойынша өзгерістерге, түзетулерге, түсініктемелерге, орындаушының жеке тұжырымына жол берілмейді.

289. Архивтік анықтаманың соңында архивтік анықтаманы жасау үшін пайдаланылған архивтік құжаттардың сақтау бірліктерінің архивтік шифрі мен парақтар нөмірі, баспа басылымдары келтіріледі. Архивтік анықтаманың мәтінінде архивтік құжаттардың сақтау бірліктерінің архивтік шифрлары мен парақтар нөмірлерін әрбір факт немесе оқиға баяндалғаннан кейін бірден қоюға рұқсат етіледі.

290. Көлемі бір парақтан асатын қағаз нысандағы архивтік анықтамада парақтар тігіледі, нөмірленеді және ұйымның мөрімен бекітіледі.

291. Қағаз нысандағы архивтік анықтамаға ұйым басшысы, орындаушы қол қояды және ол ұйымның мөрімен куәландырылады. Электрондық нысанда – ұйым басшысының ЭЦҚ қойылады. Ондағы ұсынылатын мәліметтер толық болмаған жағдайда, себептері көрсетілген ілеспе хат жасалады.

Архивтік анықтамаға қажет болған жағдайда архивтік анықтамада баяндалған мәліметтерді растайтын архивтік құжаттардың көшірмелері немесе олардан үзінділер қоса беріледі.

292. Сұрау салуды орындау үшін қажетті құжаттар ұйым архивінде болмаған жағдайда ұйым хатының бланкісіне сұрау салудың тақырыбы бойынша архивтік құжаттардың болмауының себептері туралы жауап жасалады.

293. Сұратылған мәліметтерді қамтитын архивтік құжаттардың жоғалу фактісі құжатпен расталған жағдайда, ұйым архиві осы мәселе бойынша қажет болған жағдайда ұйым мөрімен куәландырылған анықтама береді.

294. Архивтік үзіндіде архивтік құжаттың атауы, оның нөмірі мен уақыты толық жазылады. Архивтік құжаттардың мәтінінен алынған үзінділер сұрату бойынша толық деректерді қамтиды. Үзінді бір-біріне қатысы жоқ бірнеше жеке мәселе қамтылған құжаттардан ғана жасалады.

Әрбір үзіндінің басы мен соңы, сондай-ақ архивтік құжат, оның ішінде электрондық архивтік құжат мәтініндегі жекелеген сөздердің болмауы көп нүктемен белгіленеді.

Архивтік үзінді мәтініне ескертпеде түпнұсқа мәтінінің түсініксіз жазылған, автор түзеткен, мәтіннің бүлінуі салдарынан оқылмайтын бөліктері туралы тиісті ескертулер жасалады. Түпнұсқаның дәлдігіне күмән келтірілетін жекелеген сөздері мен тіркестері "Түпнұсқа мәтінінде солай", "Құжатта осылай" деген сөздермен ескертіледі.

Сұрау салу бойынша берілген қағаз нысандағы архивтік үзінділердің теңтүпнұсқалығы ұйым басшысының қол қоюымен және ұйымның мөрімен, электрондық нысанда – ұйым басшысының ЭЦҚ-мен куәландырылады.

295. Теру құралдарын, дербес компьютерді пайдалана отырып дайындалған архивтік көшірмелер ұйымның ортақ бланкісіне құжаттың атауын "Архивтік көшірме" деп белгілеумен ресімделеді. Қағаз нысандағы құжаттың ксерокөшірмесін немесе фотокөшірмесін дайындаған кезде ұйымның ортақ бланкісі пайдаланылмайды.

Архивтік көшірменің немесе архивтік үзіндінің мәтінінен кейін құжаттың архивтік шифрі және архивтік құжаттың сақтау бірліктерінің парақтар нөмірі көрсетіледі. Егер көшірме немесе үзінді бір парақтан артық болса, архивтік шифр әрбір парақтың сырт жағына қойылады. Қағаз нысандағы архивтік көшірменің немесе архивтік үзіндінің барлық парақтары тігіледі, нөмірленеді және тігілген жерде ұйым архивінің мөрімен бекітіледі.

Электрондық нысанда архивтік көшірмеге ұйым басшысының ЭЦҚ қол қойылады.

296. Архивтік анықтама, архивтік үзінді, архивтік көшірме және сұрау салуларға жауаптар пошта арқылы жай немесе тапсырыс хаттармен жіберіледі.

297. Азамат немесе оның сенім білдірілген адамы ұйым архивіне жеке өтініш білдірген жағдайда архивтік анықтама, архивтік үзінді, архивтік көшірме оған паспортын немесе өзге де куәландырушы құжатын, сенім білдірілген адам – белгіленген тәртіппен ресімделген сенімхатты көрсеткен кезде қолхатпен беріледі. Архивтік анықтаманы және архивтік үзіндіні алушы олардың көшірмелеріне немесе оларға жасалған ілеспе хаттың сырт жағына алынған уақытын көрсете отырып, қолын қояды.

298. Құжаттардың иесі уақытында алмаған азаматтық хал-жағдайы туралы, білімі туралы жеке төлнұсқа құжаттарды, еңбек кітапшаларын және басқаларын архивтік істен алып, иесіне немесе олардың туыстарына беруге болады.

Төлнұсқа жеке құжаттар ұйым басшысының рұқсатымен өтініш білдірушілерге жеке басын куәландыратын құжатын, ал олардың туыстарына немесе сенім білдірілген адамына нотариалды куәландырылған сенімхатты көрсеткен кезде беріледі. Төлнұсқа жеке құжаттар өтініш білдірушіге тапсырыс хатпен жіберіледі.

299. Істен алынған құжаттың орнына алынған құжаттың көшірмесі салынады. Архивтік құжаттардың алынғаны, сондай-ақ оларды көшірмесімен ауыстырылғаны істің куәландыру парақтарында, істердің, құжаттардың тізімдемелерінде көрсетіледі.

300. Архивтік құжаттардың қайтарылуы көрсетілген құжаттардың істен алынғаны туралы актімен ресімделеді. Архивтік құжаттарды қайтаруды жүргізуге негіз болған акт пен басқа да құжаттар және оларды қолына алған тұлғаның қолхаты архив қоры ісіне енгізіледі.

8-параграф. Істерді, құжаттарды оқу залына және уақытша пайдалануға беру тәртібі

301. Архив ұйымында пайдаланушылардың жұмыс істеуіне жағдай жасау мақсатында микрокөшірмелермен, электрондық, аудиовизуалды және ғылыми-техникалық құжаттармен жұмыс жасауға арналған тиісті техникалық құралдармен жабдықталған оқу залы (көру залы, компьютер залы, фоноқұжаттарды тыңдайтын бөлме) құрылады.

Оқу залының жұмыс тәртібін ұйым басшысы белгілейді.

Ұйым архивінде оқу залына арнайы бөлінген үй-жай болмаған жағдайда пайдаланушылар құжаттармен, оның ішінде электрондық құжаттармен жұмысты ұйым архивінің немесе басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің жұмыс бөлмелерінде ұйым архиві қызметкерінің бақылауымен жүргізеді.

302. Пайдаланушылар оқу залына жеке өтінішінің негізінде жіберіледі, ғылыми ұйымдардың жоспарына сәйкес ғылыми жұмыс жүргізетін немесе қызметтік тапсырманы орындайтын пайдаланушылар өздерін жіберген ұйымның хатын көрсетеді, ұйым жұмыскерлері оқу залына қызметтік куәліктері бойынша жіберіледі. Қызметтік мақсатта пайдалану үшін архивтік құжаттар ұйым жұмыскерлеріне жұмыс үй-жайларында беріледі.

Жеке өтініште немесе хатта пайдаланушының тегі, аты, әкесінің аты, лауазымы, ғылыми атағы, ғылыми дәрежесі, тақырыбы және зерттеудің хронологиялық шегі көрсетіледі.

Оқу залында жұмыс істеуге рұқсатты ұйым басшысы пайдаланушыға қажетті мерзімге, ресімделген күнінен бастап 1 жылдан аспайтын мерзімге береді.

303. Ұйым архиві пайдаланушыларға оқу залында пайдалану үшін есепке алынған және ғылыми-техникалық өңдеуден өткен, анықтамалықтары мен басқа да іздестіру құралдары бар ашық құжаттарды береді. Есепке алынбаған және өңделмеген құжаттар пайдаланушыларға оқу залында жұмыс істеу үшін пайдалануға берілмейді.

304. Істер, электрондық құжаттар тізімдемелеріне қолжетімділік және оларды ұйым қызметкерлеріне және архивтің оқу залында (арнайы жабдықталған жұмыс орнында) мемлекеттік органдар, соттар, мүдделі ұйымдар жұмыскерлерінің, азаматтардың жұмыс істеуі үшін беру жергілікті желі, электр байланыс арналары, ЭА АЖ арқылы жүзеге асырылады.

Істер тізімдемелері мен электрондық құжаттарға қашықтан қол жеткізу үшін архив басшысы ЭА АЖ-де авторлануы мен өтінішінің негізінде пайдаланушының ЭА АЖ-не рұқсат береді.

305. Электрондық жеткізгіштермен жұмыс істеу кезінде электрондық жеткізгіштердің жұмыс беттерін қолмен ұстауға тыйым салынады. Электрондық жеткізгіштерді тазалау және қолмен өңдеу кезінде қолғап киіп тек жиектерін немесе қорғаныш корпусын ұстауға рұқсат етіледі.

Оптикалық дискілерді өңдеу кезінде қолғаптар, сүрткіштер мен майлықтар қолданылатын тазартқыш заттарға төзімді болуы қажет. Қолғаптар үшін ең қолайлы материал мақта болып табылады. Сондай-ақ пластиктенбеген полиэтиленді, фторы бар полимерлерді және латексті қолдануға жол беріледі. Қолғап материалының құрамында бояғыштар болмауға тиіс.

306. Қоймадан электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды берген кезде берілетін құжатты құрайтын барлық сақтау объектілерінің тұтастығы тексеріледі.

307. Құжаттарды, оның ішінде электрондық құжаттарды беруден бас тарту немесе кейінге қалдыру мынадай жағдайларда жүзеге асырылады:

1) физикалық жай-күйі нашар болса;

2) пайдаланылуына Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген немесе қор құрушы белгілеген шектеулер болса;

3) қызметтік тапсырманы орындау үшін құжаттар ұйым архиві жұмыскерлерінің пайдалануында болса;

4) құжаттар уақытша пайдалануға немесе оқу залында басқа пайдаланушыға берілген болса істерді, құжаттарды беруден бас тарту немесе кейінге шегеру жүзеге асырылады.

Ұйым архивінің құжаттарды, оның ішінде электрондық құжаттарды беруден бас тартуы жазбаша нысанда бас тарту себептері көрсетіліп беріледі.

308. Ұйым архивінің техникалық мүмкіндіктері ескеріле отырып, пайдаланушылардың тапсырысы бойынша архивтік құжаттардың көшірмелері (ксерокөшірмелер, микрокөшірмелер, фототаңба, кинокөшірме, бейнекөшірме, фоноқұжаттардың көшірмелері, сондай-ақ электрондық жеткізгіштердегі көшірмелер) дайындалады.

Физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз архивтік құжаттардан көшірме алу жүргізілмейді.

Қолжетімділігі шектелген (құпия және жасырын ақпараты бар) архивтік құжаттардан көшірме алу белгіленген тәртіппен жүргізіледі.

309. Көшірме алуға тапсырыстарды орындау тәртібін, оның ішінде архивтік құжаттарды, істердің, құжаттардың жарияланбаған тізімдемелерін көшіру көлемі басқа да архивтік анықтамалық-іздестіру құралдары мен деректер базасы, көшірмелерді дайындау құны мен оларды дайындау үшін есеп айырысу тәртібін ұйым басшылығы айқындайды.

310. Пайдаланушының тапсырысы бойынша дайындалған архивтік құжаттың көшірмесінде архив архивтік құжаттың сақтау бірлігінің архивтік шифрі мен парақтар нөмірін көрсетеді.

Көшірме түсіруге тапсырыстарды есепке алу қағаз немесе электрондық нысанда жүргізіледі.

311. Істер, құжаттар сақтау қоймасынан оқу залына құжаттарды беруге тапсырыстың толтырылған бланкісінің негізінде беріледі және сақтау қоймасынан істерді беру кітабында ескеріледі.

312. Архивтің сақтау қоймасынан оқу залына берілетін әрбір істің, құжаттың істі пайдалану парағы болады.

313. Істер, құжаттар ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне уақытша пайдалануға 20 күннен аспайтын мерзімге беріледі. Істерді, құжаттарды басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру олардың жазбаша сұратуы бойынша істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актімен ресімделеді. Акт екі дана жасалады, біреуі алушыға беріледі, ал екіншісі ұйым архивінде қалады. Актіге құжаттарды беруші ұйымның және алушы ұйымның басшылары қол қояды, қойылған қолдар ұйым мөрлерімен бекітіледі. Істерді, құжаттарды басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру үш айдан аспайтын мерзімге жүзеге асырылады.

314. Істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға берген кезде әрбір іс сақтау қоймасынан істерді беру кітабына жазылады, ал берілген істің орнына әрбір іс үшін алмастыру картасы салынады. Алмастыру карталары ұйым архивінде қажеті өткенге дейін сақталады. Қайтарылған істердің жай-күйі істі қайтарушы адамның қатысуымен тексеріледі.

315. Уақытша пайдалану үшін архивтің сақтау қоймасынан берілетін әрбір істің, құжаттың істі пайдалану парағы болады.

9-параграф. Құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалану тәртібі

316. Ұйым архиві ақпараттық іс-шаралар, көрмелер ұйымдастырған кезде құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалануды, сондай-ақ оларды жариялауды ұйымдастырады.

317. Ұйым архиві бұқаралық ақпарат құралдарымен бірлесе отырып, тақырыпты, құжаттарды дайындаудың көлемі мен мерзімін айқындайды, тақырып пен мерзімді ұйым басшысы бекітеді. Мақалалар мен басқа да баспа нысандарының бұқаралық ақпарат құралдары үшін дайындалған, ұйым архивінде қалатын даналарында пайдаланылған құжаттардың іздестіру деректері, сондай-ақ олар жарияланған күні мен орны көрсетіледі.

10-параграф. Уақытша сақтау мерзімі бар электрондық істерді жою және электрондық құжаттарды, электрондық істерді мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға беру тәртібі

318. Ұйым архивінде электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды уақытша сақтау мерзімі аяқталғаннан кейін оларды тұрақты сақталатын электрондық істердің жиынтық тізімдемелеріне (жиынтық тізімдемелердің жылдық бөлімдеріне) немесе сақтауға жатпайтын электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы актілерге енгізу мақсатында құндылыққа сараптама жүргізіледі.

319. Электрондық жеткізгіштердегі құжаттар, электрондық құжаттар (істер), егер оларды сақтаудың белгіленген мерзімі акт жасалған жылдың 1 қаңтарына қарай аяқталса, электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы актіге енгізіледі. Сақтауға жатпайтын электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы акт уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жасалады, ұйымның СК отырысында қаралады, уәкілетті органның, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің, ЖАО-ның немесе мемлекеттік архивтің СТК-мен келісіледі және одан кейін оны ұйымның басшысы тұрақты, уақытша (10 жылдан астам) сақталатын, оның ішінде жеке құрам бойынша электрондық істердің жиынтық тізімдемелерімен (жиынтық тізімдемелердің жылдық бөлімдерімен) бір мезгілде бекітеді.

320. Мемлекеттік архивті толықтыру көзі болып табылатын ұйымда жасалған актіні ұйым басшысы тиісті мемлекеттік архивпен немесе уәкілетті органмен тұрақты сақталатын электрондық істердің жиынтық тізімдемелері (жиынтық тізімдемелердің жылдық бөлімдері), жеке құрам бойынша электрондық істердің жиынтық тізімдемелері (жиынтық тізімдемелердің жылдық бөлімдері) және "СТК" белгісі бар электрондық түрдегі құжаттарды, электрондық құжаттарды жоюға бөлу туралы акт келісілгеннен кейін бекітеді.

321. Мемлекеттік архивті толықтыру көзі болып табылмайтын ұйымда жасалған актіні жоғары тұрған ұйымның СК тұрақты сақталатын электрондық істердің жиынтық тізімдемесін (жиынтық тізімдемелердің жылдық бөлімдерін) бекіткеннен және жеке құрам бойынша электрондық істердің жиынтық тізімдемелерін (жиынтық тізімдемелердің жылдық бөлімдерін) және "СТК" белгісі бар электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы актіні келіскеннен кейін ұйым басшысы бекітеді.

322. Сақтау мерзімі өткен электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) ұйым басшысы сақтауға жатпайтын электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы актіні бекіткеннен кейін ғана жоюға рұқсат етіледі.

323. Электрондық жеткізгіштердегі құжаттар, электрондық құжаттар (істер) жойылған кезде ұйым архивінен олардың барлық даналары алынады. Электрондық құжаттар (істер) жоюға жатады. Қайта пайдалануға жарамды электрондық жеткізгіштер оларға жазылған ақпаратты өшіргеннен кейін ақпаратты қайта жазу үшін пайдаланылуы мүмкін. Пайдалануға жарамсыз электрондық жеткізгіштер белгіленген тәртіппен есептен шығарылады және жойылады. Ұйым архивінің есепке алу құжаттарында олардың есептен шығарылғаны туралы белгі жасалады.

324. Электрондық құжаттарда таратылуы және (немесе) берілуі шектелген ақпарат болған кезде оны жоюдың мынадай тәсілдері қолданылады:

электрондық жеткізгіштің бетіне магнит өрісімен әсер ету (магнитсіздендіру);

электрондық жеткізгішті ақпаратпен бірге механикалық жою (ұнтақтау, балқыту, химикаттарды пайдалану). Бұл әдіс толық ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету үшін оңтайлы болып табылады.

325. Ақпараттық ресурстың архивтік көшірмесін білдіретін электрондық құжатқа арналған метадеректердің құрамы қосымша мыналарды:

ақпараттық ресурстың атауын; ақпараттық ресурстың типін;

ақпараттық ресурсты пайдаланудың соңғы күндерін;

ақпараттық ресурсты Ақпараттық ресурстардың мемлекеттік тіркелімінде тіркеу туралы деректерді;

ақпараттық ресурсты орналастырудың интернет-мекенжайын (жаһандық интернет компьютерлік желісінде орналастырылған ақпараттық ресурс үшін);

ақпараттық ресурстың меншік иесі туралы мәліметтерді;

ақпараттық ресурстың иесі туралы мәліметтерді қамтиды.

326. Электрондық істер құрамында электрондық құжаттарды мемлекеттік архивке беруді ұйымның ведомстволық архивке жауапты жұмыскері жүзеге асырады және электрондық құжат айналымы және ЭА АЖ құралдарымен қамтамасыз етіледі.

Электрондық құжаттар (істер) мемлекеттік архивке олардың метадеректерімен бірге беріледі.

Тұрақты сақталатын электрондық істерді беру ұйымның тұрақты сақталатын электрондық істерінің тізімдемелері бойынша, ал ұйым таратылған жағдайда уақытша (10 жылдан астам) сақталатындары бойынша – электрондық істерді мемлекеттік архивке қабылдау кестесіне сәйкес уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жасалған уақытша (10 жылдан астам) сақталатын электрондық істер тізімдемелері бойынша жүргізіледі.

Ұйымның электрондық істерінің тізімдемесі ұйым басшысының кілтін қолдана отырып, ЭЦҚ қою арқылы бекітіледі.

327. Электрондық құжаттарды (істерді) мемлекеттік сақтауға беру, бар болса, ұйым архиві мен мемлекеттік архивтің ақпараттық жүйелерінің ақпараттық өзара іс-қимыл жасау регламентіне сәйкес электр байланыс арналары арқылы жүзеге асырылады.

Электрондық құжаттар (істер) мемлекеттік сақтауға PDF/A-1 сақтау форматында беріледі.

328. Электрондық істің құрамына әрбір электрондық құжаттың метадеректері енгізіледі.

329. Ұйымнан мемлекеттік архивке беруге дайындау кезінде электрондық істер әрбір электрондық құжаттың метадеректері (біріншісінен басқа) алдыңғы электрондық құжаттың бақылау сипаттамаларын және оның метадеректерін (бір бағытты байланысқан тізім) қамтитындай етіп қалыптастырылады. Бұл тәртіп ұйымның құқықтық актісінде бекітіледі.

330. Электрондық істерді беру және қабылдау форматы электрондық құжат айналымы жүйесі мен ұйым архиві және мемлекеттік архивтің ақпараттық жүйесі арасындағы ақпараттық өзара іс-қимыл жасау регламентінде айқындалатын ақпараттық пакеттің құрамында электр байланыс арналары арқылы немесе электрондық жеткізгіштермен жүзеге асырылады.

Тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақталатын электрондық істер тізімдемелерінде мыналар қосымша көрсетіледі:

электрондық істерді мемлекеттік архивке беретін ұйымның жұмыскері туралы мәліметтер (лауазымның атауы, аты-жөні, тегі);

электрондық істерді ұйым архивіне қабылдайтын мемлекеттік архивтің жұмыскері туралы мәліметтер (лауазымның атауы, аты-жөні, тегі).

331. Ақпараттық пакет электрондық іс деңгейіндегі мынадай метадеректерді қамтиды:

ұйымның электрондық істер тізімдемесіндегі электрондық істің реттік нөмірі;

электрондық істің индексі;

электрондық істің тақырыбы;

электрондық істегі электрондық құжаттардың соңғы күндері;

электрондық істің электрондық құжаттарының саны;

электрондық істің электрондық құжаттарының көлемі;

электрондық істің электрондық құжаттарының тілі (тілдері).

Электрондық іс деңгейіндегі метадеректердің тұтастығы ақпараттық пакетте олардың бақылау сипаттамалары көрсетіле отырып расталады.

332. Ақпараттық пакет уақытша (10 жылдан астам) және тұрақты сақталатын электрондық құжат деңгейіндегі мынадай метадеректерді қамтиды:

электрондық құжат түрінің атауы (бұйрық, хат, смета және т.б.);

электрондық құжаттың сыныбы (электрондық құжаттың құжаттаманың біріздендірілген жүйелерінің біріне тиесілігін көрсету);

электрондық құжаттың тақырыбы;

электрондық құжаттың күні;

электрондық құжаттарға қол жеткізу құқығы (барлығына қол жеткізуге рұқсат етілген; қол жеткізуді қор құрушы белгілейді);

қол жеткізу шектеулері алып тасталған күн (олар бар болса);

электрондық құжаттың тіркеу индексі;

тіркеу-бақылау карточкасының болуы туралы белгі;

электрондық құжатқа аннотация (бар болса);

электрондық құжаттың тілі;

электрондық құжаттың авторы туралы деректер (орындаушы лауазымының атауы, электрондық құжатты дайындаған ұйымның атауы);

электрондық құжаттың құрылымы туралы ақпарат;

электрондық құжаттың файлдары туралы мәліметтер (атаулары, көлемі, бақылау сипаттамалары);

бақылау сипаттамаларын тұжырымдау алгоритмі (хэштеу алгоритмі – хэш-функцияның мәнін есептеудің криптографиялық алгоритмі) (алгоритмнің белгіленуі, техникалық нормативтік құқықтық актіге сілтеме) туралы мәліметтер.

Электрондық құжат деңгейіндегі метадеректердің тұтастығы ішкі тізімдемеде көрсетілген бүкіл құжат үшін ортақ бақылау сипаттамасымен расталады.

333. Қажет болған жағдайда электрондық құжат деңгейінде сипаттау үшін электрондық құжаттарды жасау мен жаңғырту ерекшеліктерін сипаттайтын қосымша метадеректер:

жалпы басқару мәнмәтінін құрайтын басқа да құжаттарға сілтемелер;

электрондық құжат жасалған ақпараттық технология (бағдарламалық өнім нұсқалары) туралы мәліметтер;

электрондық құжатты жаңғырту үшін қажетті техникалық және бағдарламалық құралдар туралы мәліметтер;

электрондық құжатты қорғау туралы мәліметтер пайдаланылады.

334. Электрондық жеткізгіштердегі электрондық істерді беру кезінде метадеректердің құрамына электрондық жеткізгіштерде (электрондық жеткізгіш түрі, типі) және электрондық құжаттарды (істерді) осы электрондық жеткізгіштерде орналастыру туралы деректер енгізіледі.

335. Электрондық құжаттар үшін метадеректердің құрамына электрондық құжат айналымы жүйесі мен ұйым архивінің ақпараттық жүйесі арасындағы ақпараттық өзара іс-қимыл жасау регламентінде айқындалатын ЭЦҚ құралдары туралы мәліметтер қосымша енгізіледі.

Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами

Постановление Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575. Утратило силу постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 сентября 2023 года № 780.

Сноска. Утратило силу постановлением Правительства РК от 11.09.2023 № 780 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с подпунктом 3) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О национальном архивном фонде и архивах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Сноска. Преамбула – в редакции постановления Правительства РК от 29.03.2022 № 173 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Утвердить прилагаемые Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.

2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Премьер-Министр Республики Казахстан

Б. Сагинтаев

Утверждены постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575

Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами

Сноска. Правила – в редакции постановления Правительства РК от 29.03.2022 № 173 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 1. Общие положения

1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – Правила) разработаны в соответствии с законами Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" и "Об электронном документе и электронной цифровой подписи".

2. Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – архив организации).

3. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) информационное письмо – документ, составленный на бланке письма организации по запросу пользователя или инициативе архива организации, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;

2) архивная справка – документ, составленный на бланке письма юридического лица (далее – организации), содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника);

3) архивная копия – копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 295 настоящих Правил;

4) тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или инициативе архива организации;

5) упорядочение архивных документов (далее – упорядочение) – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах;

6) хранилище архивных документов (архивохранилище) – специально оборудованное хранилище (помещение) для хранения архивных документов;

7) тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации;

8) архивный указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

9) архивная выписка – документ, составленный на бланке письма организации, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

10) архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;

11) архивное дело – отдельный(е) архивный(е) документ(ы) на бумажном носителе, оформленный(е) в отдельную обложку, папку;

12) особо ценный документ – архивный документ НАФ, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;

13) аудиовизуальная документация – комплекс документов, содержащих изобразительную и (или) звуковую информацию, созданный с помощью технических средств;

14) управленческая документация – комплекс документов, используемых при реализации основных функций управления организации (организация, планирование, регулирование, контроль);

15) ведомственный архив – учреждение или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющие сбор, упорядочение, временное хранение, учет, использование архивных документов и государственный учет документов НАФ;

16) научно-справочный аппарат (далее – НСА) – совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации;

17) система НСА – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов;

18) научно-техническая документация – комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и другой деятельности;

19) частный архив – негосударственное юридическое лицо или его структурное подразделение, осуществляющие сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов или архивных документов физического лица, возникших в результате его деятельности, сбора и приобретения;

20) организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению;

21) экспертиза ценности документов – исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов и отбора их для включения в состав НАФ;

22) отпуск документа (письма) – экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации-автора;

23) метаданные – структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа;

24) единица хранения – учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

25) учет документов в архиве организации – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

26) файл – идентифицированный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;

27) формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;

28) опись дел документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;

29) лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела;

30) электронный архив – совокупность архивных электронных документов;

31) электронный архивный документ – документированная информация, представленная в электронной форме и заверенная электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП), которая может быть идентифицирована и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для общества и государства;

32) информационная система электронного архива (далее ИС ЭА) – организационно упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующих определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенных для решения конкретных функциональных задач в сфере архивного дела и документационного обеспечения;

33) электронный носитель – материальный носитель, предназначенный для хранения информации в электронной форме, а также записи или ее воспроизведения с помощью технических средств;

34) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством ЭЦП;

35) информационный пакет электронных документов (дел) – информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;

36) миграция электронного документа – процесс переноса электронных документов из одной программно-аппаратной среды или с одного носителя информации в другую среду или на другой носитель при сохранении их подлинности, целостности, надежности и удобства в использовании;

37) конвертация электронного документа – преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания;

38) электронная регистрационная контрольная карточка (далее – ЭРКК) – электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты;

39) электронное дело – самостоятельная единица хранения электронных документов и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации;

40) эмуляция – воспроизведение работы одной системы средствами другой без потери функциональных возможностей и искажений результатов с целью воспроизведения электронных документов.

4. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документации создаются:

1) архив управленческой документации, в том числе электронных документов;

2) архив аудиовизуальной документации, в том числе электронных документов;

3) архив научно-технической документации, в том числе электронных документов.

5. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее – государственные архивы), Архив Президента Республики Казахстан оказывают организациям методическую помощь по внедрению настоящих Правил.

6. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за ведение архива.

Глава 2. Порядок приема дел, документов

Параграф 1. Порядок приема дел, документов на хранение

7. Архив организации принимает дела, документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации. При реорганизации организации документы передаются в упорядоченном виде правопреемникам.

8. Прием дел, документов в архив организации осуществляется ежегодно. В организации, имеющей структурные подразделения, прием документов в архив организации осуществляется в соответствии с утвержденным руководителем организации графиком приема документов в архив организации.

Документы передаются в архив организации на носителях, на которых они созданы (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька, пленка, магнитные ленты, электронные носители).

9. При приеме на хранение управленческой документации работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) наличие дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в соответствии с описью дел структурного подразделения;

2) наличие дел временного (до 10 лет включительно) хранения по номенклатуре дел;

3) нумерацию листов дел с данными по описи дел структурного подразделения;

4) правильность заполнения внутренней описи документов дела (при наличии);

5) наличие листа-заверителя дела;

6) соответствие реквизитов обложки соответствующим записям в описи дел документов структурного подразделения;

7) физическое состояние документов.

10. При приеме аудиовизуальной документации на хранение работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) комплектность документов;

2) физическое состояние документов;

3) комплектность состава прилагаемой текстовой сопроводительной документации.

В состав текстовой сопроводительной документации входят:

1) для кинодокументов – аннотации, монтажные листы, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи световых и цветовых паспортов;

2) для фотодокументов – аннотации;

3) для фонодокументов и видеодокументов – акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги грампластинок, списки выступающих, рецензии, статьи и другие документы, относящиеся к принимаемым фонодокументам и видеодокументам.

11. При приеме научно-технической документации на хранение работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация);

2) наличие установленных подписей и дат;

3) правильность выполнения основных надписей и титульных листов;

4) физическое состояние документов.

12. Прием электронных документов в архив организации осуществляется посредством информационных систем, обеспечивающих соблюдение требований к хранению электронных документов.

13. Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи в том формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами. Электронные документы в архив организации передаются вместе с их метаданными.

14. В случаях изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя, архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители.

Миграцию документов необходимо осуществлять до того, как устареют технологии и носители информации (такие, как дискеты, магнитные ленты, оптические CD- и DVD-диски), от которых они зависят. В зависимости от таких факторов, как объем и требования к доступности, может оказаться предпочтительным выполнение конверсии или миграции документов сразу же, как только станет известна целевая (конечная) среда. Если ценность документов и/или связанные с ними риски считаются достаточно малыми, то организация может предпочесть подождать до тех пор, пока какая-нибудь другая побудительная причина (например, обновление программного обеспечения, замена системы, приобретение или слияние с другой организацией) не сделает конверсию или миграцию оправданной.

15. При приеме электронных документов (дел) в архив организации осуществляется проверка действительности (на момент проверки):

1) ЭЦП на описи электронных документов структурного подразделения организации с применением закрытого ключа ЭЦП, владельцем которого являются организация или руководитель структурного подразделения организации;

2) ЭЦП на внутренней описи с применением закрытого ключа ЭЦП, владельцем которого являются организация или работник структурного подразделения организации, составившие внутреннюю опись.

Проверка действительности ЭЦП осуществляется с использованием средства ЭЦП, имеющего сертификат соответствия, выданный в удостоверяющем центре государственных органов Республики Казахстан.

При приеме электронных документов (дел) работник архива организации посредством ИС ЭА проверяет:

1) состав метаданных электронных документов (дел);

2) соответствие состава электронных документов (дел), передаваемых на хранение, данным соответствующей описи электронных документов (дел) структурного подразделения;

3) соответствие объема переданных электронных документов (дел) объему, указанному в соответствующей описи электронных документов (дел) структурного подразделения;

4) возможность воспроизведения электронных документов (дел);

5) отсутствие вредоносных компьютерных программ.

При приеме электронных документов (дел) на съемных носителях проверяются физическое и техническое состояние съемных носителей, соответствие информации на съемных носителях данным о съемных носителях и размещении электронных документов (дел) на съемных носителях в метаданных.

При приеме электронных документов (дел) постоянного хранения проверяется соответствие форматов файлов формату постоянного хранения PDF/A-1.

Для электронных документов (дел) подтверждение подлинности и целостности входящих в них электронных документов (дел) осуществляется путем проверки действительности (на момент проверки) средств ЭЦП.

Результаты проверки подлинности и целостности сохраняются в метаданных электронных документов (дел), формируемых архивом организации. Метаданные содержат дату проверки и контрольные характеристики, подтвержденные в процессе проверки.

16. Прием электронных документов (дел) в архив организации считается завершенным при положительных результатах проверок, проведенных в соответствии с требованиями пунктов 13-15 настоящих Правил. В ИС ЭА организации формируется акт о миграции и перезаписи электронных документов (дел) по форме, утверждаемой уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган).

Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов

17. Экспертиза ценности документов в архиве организации проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу НАФ, подготовки их к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу НАФ, и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

18. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

1) законодательства Республики Казахстан о НАФ и архивах;

2) типовых или отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения, типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период;

3) методических документов уполномоченного органа в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган), местных исполнительных органов областей, городов республиканского значения и столицы (далее – МИО) и государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан.

19. Экспертиза ценности документов проводится путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения документов относятся:

1) роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли (сфере деятельности), значимость выполняемых ею задач и функций, значение физического лица в жизни общества;

2) время и место образования документа.

К критериям содержания документов относятся:

1) значимость события (явления, предмета), отраженного в документе;

2) значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах;

3) подлинность, вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

1) подлинность документа;

2) юридическая достоверность документа (наличие подписи (электронной цифровой подписи) ЭЦП должностного лица и иных реквизитов, являющихся обязательными согласно законодательству Республики Казахстан);

3) форма фиксирования и передачи содержания информации;

4) особенности материального носителя документа;

5) особенности физического состояния документа.

20. При экспертизе ценности аудиовизуальных документов дополнительно применяются следующие специфические критерии:

1) художественные достоинства аудиовизуальных документов;

2) композиционно-сюжетная целостность аудиовизуальных документов;

3) выразительность и оригинальность аудиовизуальных документов;

4) своеобразие носителя информации, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние аудиовизуальных документов.

21. При проведении экспертизы ценности научно-технической документации дополнительно применяются следующие специфические критерии:

1) значимость проблемы (технологии) или объекта (проекта, модели, конструкции, технологии), отраженной в документах, на момент внедрения для развития конкретных отраслей и экономики государства в целом;

2) принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

3) соответствие научно-технической документации этапности научных исследований (стадийности технических разработок).

22. При проведении экспертизы ценности электронных документов (дел) дополнительно применяются следующие специфические критерии:

1) сохранность метаданных;

2) аутентичность электронных документов (дел);

3) отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение.

23. Для организации экспертизы ценности документов и рассмотрения ее результатов в организации создается экспертная комиссия (далее – ЭК).

В государственном органе, имеющем территориальные органы и/или подведомственные организации, а также организации, имеющей филиалы, создается центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК).

24. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом и действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.

25. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в плановом порядке работниками архива организации. Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан.

При реорганизации (ликвидации) организации проводится внеплановая экспертиза ценности.

26. Решения ЦЭК (ЭК) оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации.

Решения ЦЭК (ЭК) источников комплектования государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан утверждаются руководителем организации после их согласования с соответствующими экспертно-проверочными комиссиями (далее – ЭПК), образуемыми государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, МИО.

27. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

1) анализ состава документов организации;

2) отбор и подготовка дел постоянного срока хранения для передачи в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан (для источников комплектования государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан);

3) проверка наличия подлинных экземпляров документов и определение структурных подразделений, в дела которых они включены;

4) уточнение характера повторяемости, содержащейся в них информации в других документах, вид, форма и полнота повторения.

Выделение документов с повторяющейся информацией и дублетных документов к уничтожению производится только после сверки их с документами, отобранными на постоянное хранение.

28. Дела на бумажных носителях с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения формируются в отдельные дела либо присоединяются к однородным делам постоянного хранения. Дела, содержащие оставшиеся документы временного хранения, хранятся в течение установленных сроков.

Переформирование электронных документов (дел) осуществляется аналогично делам на бумажных носителях.

Электронные документы (дела) с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, просматриваются пофайлово, в файле – полистно.

29. Экспертиза ценности документов проводится путем полистного и (или) пофайлового просмотра документов дела (аудиовизуальные документы просматриваются на монтажном столе или экране, аудиодокументы прослушиваются, электронные документы (дела) просматриваются).

30. В ходе проведения экспертизы проверяют:

1) обоснованность включения в данное дело документов;

2) юридическую силу документов (наличие реквизитов);

3) наличие и правильность оформления реквизитов обложек дел;

4) правильность нумерации листов дела;

5) физико-химическое и техническое состояние документа.

При просмотре (прослушивании) из дел изымаются вторые и последующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, если их изъятие не было проведено в структурных подразделениях при подготовке документов к передаче в архив организации.

Выявленные недостатки устраняются работником архива организации. При необходимости заголовки дел уточняются, дела расшиваются и переформировываются, осуществляется перенумерация листов в деле.

31. По результатам экспертизы ценности документов и на основе описей дел документов структурных подразделений составляются:

1) описи дел документов постоянного хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

2) описи электронных документов (дел) постоянного хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

3) опись дел по личному составу по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

4) опись электронных документов (дел) по личному составу по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

5) опись дел документов временного (свыше 10 лет) хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

6) опись электронных документов (дел) временного (свыше 10 лет) хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

7) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

8) акт о выделении к уничтожению электронных документов (дел), не подлежащих хранению, по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

32. При проведении экспертизы ценности проектной, конструкторской и технологической документации составляется перечень проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение (далее – перечень), по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

33. Перечень составляется не реже одного раза в пять лет.

34. Систематизация пунктов перечня осуществляется по хронологическому, тематическому или тематико-хронологическому признаку.

35. Перечень утверждает руководитель организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО после согласования ЦЭК (ЭК) организации.

Перечень составляется в двух экземплярах. После его утверждения первый экземпляр направляется в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, второй остается в организации.

36. На основании перечня проводятся дальнейшая экспертиза ценности и составление описей дел, документов проектной, конструкторской и технологической документации электронных документов (дел).

Для научно-исследовательской и патентно-лицензионной документации перечень не составляется.

37. Описи дел документов, электронных документов (дел) составляются отдельно на каждый вид научно-технической документации: проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной и имеют самостоятельный номер с цифровым индексом, определяющим вид научно-технической документации.

38. При проведении экспертизы ценности аудиовизуальных документов учитываются полнота и степень сохранности комплекта аудиовизуального документа, наличие и качество текстовой сопроводительной документации, возможность научного и практического использования, дублетность, поглощенность и вариантность аудиовизуального документа.

39. В процессе проведения экспертизы ценности выявляются аудиовизуальные документы, имеющие какие-либо повреждения.

При обнаружении дефектов, особенно химико-биологического характера (пожелтение, плесневение, отслаивание эмульсии), проводится контроль всех аудиовизуальных документов данного года производства, хранящихся в одинаковых условиях.

Аудиовизуальные документы, имеющие дефекты, подвергаются реставрационно-профилактической обработке.

40. Аудиовизуальные документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Уничтожение аудиовизуальных документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется с разрешения уполномоченного органа.

Параграф 3. Порядок составления описей дел документов

41. Описям дел документов, в том числе электронных документов (дел) постоянного, временного хранения, по личному составу и актам о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в пределах каждого архивного фонда присваиваются самостоятельные порядковые номера.

Опись дел документов завершается по достижении количества включенных заголовков 9999 (девять тысяч девятьсот девяносто девять).

Последующей описи дел документов, в том числе электронных документов (дел) присваивается очередной порядковый номер.

При реорганизации или ликвидации организации описи дел документов, в том числе электронных документов (дел), завершают вне зависимости от общего количества включенных заголовков дел, документов.

42. Годовой раздел описи дел документов составляется и утверждается ежегодно.

43. При оформлении описи дел документов, описи электронных документов (дел) заголовки дел (томов, частей дел) нумеруются в валовом порядке.

44. Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в соответствующую опись дел документов, в том числе электронных документов (дел) под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией. При количестве свыше 10 дел за один год составляется дополнительная опись дел документов, в том числе электронных документов (дел), с самостоятельной нумерацией их заголовков.

После внесения в опись дел документов опись электронных документов (дел) записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

45. Дело, включающее документы за несколько лет, вносится в опись дел документов, в том числе электронных документов (дел), по году заведения в делопроизводстве, за последующие годы указываются его заголовок, а в графе "Примечание" – отметка "Смотри дело №".

46. Опись дел документов постоянного хранения после согласования с ЦЭК (ЭК) организации согласовывается ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО, утверждается руководителем организации.

Опись дел по личному составу согласовывается ЦЭК (ЭК) организации, после согласования ЦЭК (ЭК) согласовывается с ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО и утверждается руководителем организации.

Опись дел документов временного (свыше 10 лет) хранения утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации.

47. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан, на утверждение (согласование) ЭПК описи дел документов, в том числе электронных документов (дел) постоянного хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, не представляют.

48. В опись дел документов, в том числе электронных документов (дел) постоянного хранения, вносятся заголовки:

1) дел, документов постоянного срока хранения, в том числе отнесенных к составу НАФ;

2) дел, сформированных из документов с отметкой "ЭПК", выделенных из дел с временными сроками хранения, после сверки их с номенклатурой дел организации за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел (в необходимых случаях заголовки дел уточняются);

3) завершенных делопроизводством личных дел руководителей организаций республиканского, областного, городов республиканского значения, столицы;

4) завершенных делопроизводством личных дел политических государственных служащих;

5) завершенных делопроизводством личных дел работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени.

49. Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах архивного фонда согласно схеме систематизации.

Дела на бумажном носителе подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

50. Систематизация заголовков в описи дел документов, в том числе электронных документов (дел) постоянного хранения, определяется следующими признаками:

1) структурный (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

2) хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

3) функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

4) номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);

5) корреспондентский (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

6) географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);

7) авторский (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

51. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в архивных фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документации.

52. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:

1) по видам (фильмы, специальные выпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты);

2) по годам выпуска фильмов, специальных выпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов;

3) по единицам учета (комплектам);

4) по цветности (цветные, черно-белые);

5) по формату пленки (8 миллиметров (далее – мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).

53. Фотодокументы систематизируются по видам:

1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2–8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5 сантиметров (далее – см) х 3,5 см, 3–6 см х 6 см, 4–6 см х 9 см, 5–9 см х 12 см, 6–10 см х 15 см, 7–13 см х 18 см, 8–18 см х 24 см).

При систематизации небольших объемов негативов размеров 6–8 допускается их объединение в одну группу.

2) слайды (диапозитивы) различной цветности;

3) позитивы, фотоотпечатки;

4) фотоальбомы;

5) диафильмы;

6) электронные документы (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях), которые обозначаются буквой "Э".

54. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации: фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.

55. Опись дел документов, в том числе электронных документов (дел) постоянного хранения и по личному составу, имеет титульный лист по форме, утверждаемой уполномоченным органом, содержание (оглавление), предисловие, список сокращенных слов и итоговую запись. На титульном листе описи дел по личному составу не проставляется официальное наименование государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан.

56. Опись дел документов постоянного хранения, в том числе электронных документов (дел) составляется в 4-х экземплярах на бумажном носителе. После ее утверждения два экземпляра передаются в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, два – остается в архиве организации.

57. Опись дел документов по личному составу, в том числе электронных документов (дел), составляется в 4-х экземплярах на бумажном носителе. После ее утверждения два экземпляра передаются в государственный архив, два – остаются в архиве организации.

58. Опись дел документов долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе электронных документов (дел), составляется в 4-х экземплярах на бумажном носителе. После ее утверждения два экземпляра передаются в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, два – остаются в архиве организации.

59. Описи электронных дел всех видов документов передаются в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан через ИС ЭА либо при ее отсутствии посредством электронных носителей.

60. Систематизация заголовков в описи дел, в том числе электронных дел, по личному составу определяется хронологическим, структурным (функциональным) и номинальным классификационными признаками. Заголовки дел группируются по году заведения (завершения) в делопроизводстве, внутри каждого года – по структурным подразделениям (направлениям деятельности) организации, внутри последних – в порядке убывания важности дел.

61. Карточки по учету личного состава и личные дела работников (при объеме свыше 20 дел за год) вносятся в самостоятельную опись дел. Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года – в алфавитном порядке фамилий работников.

62. К описи дел документов, в том числе электронных документов (дел) долговременного (свыше 10 лет) хранения, составляются оглавление, предисловие и список сокращенных слов.

63. Систематизация заголовков дел, документов, электронных документов (дел) в описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения определяется хронологически-структурным или хронологически-функциональным (хронологически-номинальным) и номинально-логическим классификационными признаками.

Параграф 4. Порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

64. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется одновременно с описями дел, документов.

65. В акт включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения на 1 января года, в котором проводится экспертиза ценности документов.

66. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

В акте указываются заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел.

67. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.

68. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в двух экземплярах, один из них передается в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, другой – в архив организации.

69. Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения описей и акта о выделении к уничтожению за соответствующий период.

Глава 3. Хранение документов архива организации

Параграф 1. Порядок организации сохранности документов

70. Для обеспечения сохранности документов электронных документов (дел) в архиве организации осуществляются:

1) комплекс мер по созданию и развитию материально-технической базы хранения документов (здание и хранилищ (помещения), средства хранения документов, оборудование, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов);

2) комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения);

3) меры превентивного характера (обеспечение физико-химической сохранности документов, регламентация их выдачи из архивохранилищ, проведение проверки наличия и состояния, выявление особо ценных документов, создание страхового фонда и фонда пользования).

71. Для электронных документов (дел) должна быть обеспечена возможность воспроизведения содержащейся в них информации на протяжении всего срока хранения.

В случае устаревания форматов или программного обеспечения для воспроизведения электронных документов (дел) их долговременная сохранность и целостность обеспечиваются процессами эмуляции или конвертации.

72. При эмуляции обеспечивается создание программно-технической среды с целью максимально точного воспроизведения документов в электронном виде.

При конвертации электронных документов (дел) из одного формата файла в другой осуществляется проверка аутентичности содержания созданного файла и эталонного экземпляра электронного документа (дела).

При эмуляции и конвертации сохраняются идентификатор и наименование электронного документа (дела) до эмуляции или конвертации.

Сведения об эмуляции или конвертации должны быть сохранены и защищены от внесения изменений.

73. Сведения об эмуляции или конвертации содержат:

объем, формат, контрольную характеристику, дату и время создания объекта хранения, созданного в процессе конвертации;

сведения о программном средстве, реализующем процессы эмуляции или конвертации;

сведения о работнике архива организации (наименование должности, инициалы, фамилия), применившем эмуляцию или выполнившем конвертацию.

В случае конвертации эталонный экземпляр электронного документа (дела) сохраняется в том виде и составе, в каком он первоначально поступил в архив организации.

Все объекты хранения, созданные при конвертации, а также документировании процессов эмуляции или конвертации, включаются в ту же единицу учета, что и эталонный экземпляр электронного документа (дела), либо образуют самостоятельную единицу учета.

Соответствующие изменения вносятся в учетные документы.

74. Система мер по организации хранения документов обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив организации, их хранении и передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан.

75. Организация хранения электронных документов (дел) включает:

гарантированное хранение электронных документов (дел) в течение установленных сроков хранения;

обеспечение наличия и физической сохранности всех объектов хранения;

обеспечение целостности всех объектов хранения;

обеспечение условий для воспроизведения электронных документов (дел) в долговременной перспективе;

контроль перемещения электронных документов (дел) (перезапись на новый электронный носитель и т.п.).

76. Хранение электронных документов в архиве осуществляется:

1) на физически обособленных носителях – в двух экземплярах, один из которых является основным, другой – рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;

2) в информационной системе электронного архива – на собственном оборудовании архива или в центрах обработки данных государственных органов.

Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются:

1) применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;

2) наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;

3) проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;

4) организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.

Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе электронного архива обеспечиваются:

1) ее соответствием требованиям законодательства Республики Казахстан в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации;

2) соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации;

3) резервной миграцией электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.

77. Условия хранения электронных документов (дел) должны обеспечивать:

соблюдение температурно-влажностного режима;

санитарно-гигиенического, противопожарного и охранного режимов хранения;

применение специальных средств хранения (серверное оборудование, металлические шкафы, боксы, футляры и другие).

Основными параметрами, определяющими надежность условий хранения электронных документов, являются:

загрязненность среды;

температурные условия хранения;

относительная влажность среды;

воздействие электромагнитных полей;

обеспечение инженерной инфраструктурой центра обработки данных необходимыми условиями для его работы;

контроль срока эксплуатации электронных носителей.

78. Размещение архива организации в приспособленных помещениях в административном здании производится при условии соответствия требованиям огнестойкости, прочности конструкции, санитарно-гигиеническим нормам, наличия отопительных и вентиляционных систем.

79. Помещение для архива организации состоит из:

1) архивохранилища для хранения документов;

2) комнаты для работы исследователей (читальный зал);

3) рабочих комнат работников архива;

4) комнат для серверного и коммуникационного оборудования.

Архивохранилища размещаются в изолированных помещениях.

Посторонние лица допускаются в архивохранилища только с разрешения руководителя организации и в присутствии работника архива организации.

80. Архивохранилища располагают в отдалении от лабораторных, производственных и складских помещений, связанных с хранением или применением химических веществ или пищевых продуктов.

Архивохранилища оборудуются основными средствами пожаротушения. В системах и средствах пожаротушения помещений архива организации применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

В архивохранилищах не допускается применение огня, нагревательных приборов. Размещение в них газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов не допускается.

Использование для архивохранилища помещения без окон допускается при наличии естественной или искусственной вентиляции, кратность воздухообмена в час которой составляет 2-3.

81. Наружные двери помещений архива организации обиваются металлическим листом и имеют прочные засовы. Архивохранилища в рабочее время закрываются на ключ. В нерабочее время все помещения архива опечатываются или пломбируются. Печать (пломбир) вместе с ключами сдают на хранение дежурному по организации, охране или в установленное правилами внутреннего распорядка место.

Вынос дел, документов из архивохранилища за пределы здания осуществляется только по специальным пропускам в порядке, установленном руководителем организации.

82. Архивохранилище оборудуется охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливают металлические решетки.

83. В архивохранилищах прокладывается скрытая электропроводка, используются герметичные штепсельные розетки. Общие и поэтажные рубильники располагают вне архивохранилищ.

Параграф 2. Порядок расстановки и хранения дел

84. Документы в архиве организации хранятся в архивохранилищах и размещаются в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск в соответствии с учетными документами, в том числе электронных документов (дел). Порядок расположения дел, в том числе электронных документов (дел) в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

85. Архивохранилища оборудуются основными (стационарные или передвижные металлические стеллажи) и вспомогательными (металлические шкафы, сейфы) средствами хранения. Допускается применение деревянных стеллажей при условии обработки их огнезащитными средствами.

Для хранения фоно и видеодокументов используются стеллажи из неферромагнитного материала.

86. Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, в помещениях без окон – с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами расстояний:

1) между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;

2) между стеллажами (проход) – 75 см;

3) между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – 75 см;

4) между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – 45 см;

5) между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.

87. Дела с управленческой документацией на бумажных носителях размещают в картонных архивных коробках, папках или связках.

Научно-техническая документация в зависимости от оборудования и форматов чертежей хранится в развернутом, сложенном или ином виде.

Электронные носители размещаются в несгораемых шкафах, боксах, футлярах, ячейках, а электронные документы – на специальных устройствах.

88. Кинодокументы имеют защитные ракорды. Длина начального ракорда составляет 3 метра, длина конечного ракорда – 1,5-2 метра. На начальные и конечные ракорды наносится шифровка. Кинодокументы плотно наматываются в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу, без выступающих витков на торцах рулона. Направление намотки – с конца на начало.

Фонодокументы на магнитной ленте оформляются ракордами разного цвета в зависимости от скорости воспроизведения записи. На начальный ракорд с нерабочей стороны наносится шифровка. Документ наматывается на сердечник рабочим слоем наружу (с высотой выступающих витков в рулоне, не превышающей 0,05 мм.). Направление намотки фонодокумента соответствует вращению сматываемого рулона против часовой стрелки при воспроизведении на магнитофонах.

Каждая единица хранения аудиовизуального документа упаковывается в первичную, а затем – во вторичную упаковку. Первичная упаковка имеет прямой контакт с документом и защищает его от пыли и влаги, а вторичная упаковка предохраняет документ и первичную упаковку от механических повреждений, света и других воздействий окружающей среды.

Упаковки изготовляют из химически инертных, не содержащих хлора, азота материалов, препятствующих появлению биоповреждений, а также не вызывающих повреждений документов или прилипания к ним.

89. Кинодокументы упаковываются в обертку из тонкой бумаги или многослойный пакет из полиэтилена, полиэтилентерефталата и металлическую коробку. Размер пакета соответствует размеру рулона.

Фотодокументы на пленке, фотобумаге, стеклянных фотопластинах упаковываются в конверты из черной светонепроницаемой бескислотной бумаги.

Фонодокументы на магнитной ленте упаковываются в пакет из полиэтиленовой пленки и заводскую коробку или помещаются в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.

Аудиовизуальные документы на дисковых носителях укладываются в заводскую упаковку, а затем помещаются в коробочную тару.

Видеофонограммы хранятся в специальной заводской упаковке из прочного полимерного материала.

90. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в неразобранных кипах.

91. Архивохранилища, стеллажи, шкафы (сейфы) и их полки нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы (сейфы) нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки – сверху вниз.

92. Место хранения дел, документов в архивохранилищах указывается в постеллажных топографических указателях.

На каждый стеллаж составляется карточка постеллажного топографического указателя по форме, утверждаемой уполномоченным органом. Карточки постеллажного топографического указателя систематизируются в соответствии с нумерацией стеллажей в пределах каждого отдельного архивохранилища.

Все изменения в размещении документов своевременно отражаются в постеллажных топографических указателях.

93. При хранении электронных документов (дел) архив организации обеспечивается следующими основными техническими средствами:

1) потоковыми сканерами, обеспечивающими надежный ввод информации;

2) серверами, способными вести параллельную обработку запросов;

3) высокопроизводительной (100 Мбит/c и более) вычислительной сетью, ориентированной на многопотоковый ввод и обработку текстовых, графических и аудиовизуальных документов;

4) оборудованием, обеспечивающим высокопроизводительный и сверхнадежный доступ к поисковым данным системы;

5) оборудованием переноса данных на компакт или магнитооптические диски;

6) оборудованием резервного копирования на магнитную ленту;

7) автоматизированными рабочими местами, ориентированными на обработку текстовой и графической информации;

8) источником бесперебойного питания;

9) принтерами и модемами новейших модификаций:

10) оборудованием, обеспечивающим доступ к единой транспортной среде государственных органов (для государственных органов, их подведомственных организаций и органов местного самоуправления, а также иных субъектов информатизации, определенных уполномоченным органом в сфере информатизации).

94. Базовые (системные) программные средства архива электронных документов включают в себя:

1) операционную сетевую среду и систему управления базой данных, ориентированную на обработку больших массивов данных;

2) средства отображения и обработки данных;

3) средства защиты от несанкционированного доступа и антивирусные средства.

95. К специальным программным средствам для функционирования архива электронных документов организации относятся:

1) средства эффективной поддержки систем управления постоянным поиском документов на электронных носителях информации;

2) единые средства распознавания текстов на государственном и русском языках;

3) средства, обеспечивающие единую технологию ввода информации в базу данных;

4) средства оперативного поиска информации и оперативного анализа информации;

5) средства разработки и оптимизации запросов пользователей;

6) программные и аппаратные средства защиты от несанкционированного доступа к информации архива электронных документов организации.

Параграф 3. Порядок обеспечения режима хранения документов

96. В архивохранилищах все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Документы, в том числе электронные документы (дела), размещаются в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах, боксах).

97. При естественном освещении на окнах устанавливаются светорассеиватели, регуляторы светового потока, защитные фильтры, шторы, жалюзи или окрашенные стекла.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Люминесцентные лампы используются при условии урезанного ультрафиолетового участка спектра излучения.

98. В архивохранилищах обеспечивается следующий температурно-влажностный режим:

1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17 – +19°С, относительная влажность воздуха 50-55 %;

2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;

3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2 – +5°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;

4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8 – до +18°С, относительная влажность воздуха – 45-65 %;

5) для документов на электронных носителях информации – температура +15 – +20°С, относительная влажность воздуха 50-65 %.

Для обеспечения оптимального температурно-влажностного режима хранения документов на электронных носителях, электронных документов (дел) в хранилище необходимо обеспечить соблюдение следующих требований:

для магнитной ленты и дисковых носителей температура воздуха должна быть от +8 до +18 °С, относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне от 45 до 65 %;

для оптических дисков температура не должна превышать +25 °С, относительная влажность воздуха должна составлять 20-50 %;

для серверного оборудования температура воздуха должна быть от +18 до +24 °С, относительная влажность воздуха должна составлять 30-50 %.

Скорость изменения влажности воздуха не должна превышать 6 % в час.

Атмосферное давление должно находиться в пределах от 84 до 107 кПа.

99. В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются соответствующие мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления здания организации, проветривания и увлажнения (осушения) воздуха в архивохранилищах.

100. Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха на основании показаний соответствующих контрольно-измерительных приборов. В кондиционируемых помещениях измерение параметров осуществляется два раза в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – три раза в неделю.

Температурно-влажностный режим хранения документов на электронных носителях, электронных документов (дел) в хранилище контролируется путем регулярного измерения температуры и определения относительной влажности в одно и то же время:

в кондиционируемых помещениях – не реже одного раза в неделю;

в хранилищах с нерегулируемым климатом – два раза в неделю;

при нарушениях режима хранения – один раз в сутки.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания измерительных приборов (термометр, психрометр) фиксируются в журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов согласно форме, утверждаемой уполномоченным органом.

Не допускается резкое колебание температуры и влажности в архивохранилищах.

101. В архивохранилищах обеспечивается циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении (появление плесени, насекомых, грызунов, пыли).

Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем оснащаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

В архивохранилищах не допускаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов.

102. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, первичных средств хранения документов. При этом полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются двухпроцентным водным раствором формалина. Не реже двух раз в неделю в архивохранилищах проводится влажная уборка.

103. Два раза в год (до начала и после окончания отопительного сезона) документы (выборочно) архивохранилища подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами санитарно-эпидемиологической службы.

104. Документы постоянного хранения с выявленными физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы, отслоение эмульсионного слоя, трещины, царапины) или текста регистрируются в журнале (картотеке учета) физического состояния документов. В данном журнале (данной карточке учета) фиксируются виды специальной обработки, необходимые для восстановления документов (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование, перевод в электронный формат), и указываются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.

105. Немедленной передаче на обработку (дезинфекцию, дезинсекцию) подлежат дела, документы которых поражены плесенью и насекомыми.

Параграф 4. Порядок выдачи дел, документов из архивохранилищ

106. Дела, документы выдаются из архивохранилищ:

1) для использования работниками организации;

2) для использования физическими лицами в читальном зале;

3) во временное пользование другим организациям;

4) для специальной обработки документов с целью улучшения их физического состояния.

107. Дела, документы выдаются во временное пользование из архивохранилищ на срок, не более:

1) одного месяца для использования работниками организации;

2) одного месяца для использования документов в читальном зале;

3) трех месяцев во временное пользование для других организаций и экспонирования документов.

108. Продление установленных сроков выдачи дел, документов во временное пользование допускается в особых случаях с письменного разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

109. На научно-технические документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, создается фонд пользования на электронных и иных носителях. Их подлинники из архивохранилищ не выдаются.

110. Правоохранительным органам, органам суда и прокуратуры дела, в том числе и на электронных носителях, электронные документы (дела) выдаются в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан.

111. Выдача дел, документов из архивохранилищ оформляется следующими документами:

1) заказами на выдачу дел в читальный зал и работникам организации по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

2) актами о выдаче дел, документов во временное пользование по форме, утверждаемой уполномоченным органом, оформляемыми на общем бланке организации;

3) заказами на проведение работ по копированию и реставрации документов.

Заказ архивных документов (дел) может осуществляться через ИС ЭА посредством логина и пароля, в том числе исследователям.

112. Выдача дел, документов, в том числе электронных, из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи документов или в ИС ЭА по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

113. Исполненные заказы исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие – до проведения проверки наличия и состояния дел.

114. Выдача дел, документов во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка – один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшей документы.

115. Направление документов на копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче документов во временное пользование другой организации.

116. Перед выдачей дел, документов из архивохранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в сводной описи. Перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из архивохранилища дело имеет лист использования по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

117. При выдаче из хранилища документов на электронных носителях осуществляется проверка целостности всех объектов хранения, составляющих выдаваемый документ.

118. При выдаче дела (документов) из архивохранилища на их место вкладывается карта-заместитель единицы хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом. При возвращении дела (документа) в архивохранилище карта-заместитель изымается.

119. Состояние документов, возвращаемых в архив организации после использования, проверяется в присутствии лица, возвращающего их.

При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений дел работник архива организации сообщает об этом руководству для привлечения виновного лица к ответственности в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан.

Параграф 5. Порядок проведения наличия и состояния архивных дел, документов

120. Проверка наличия и состояния архивных дел, документов проводится в плановом порядке один раз в 5 лет, электронных документов (дел) – один раз в 3 года.

121. Внеочередные проверки наличия и состояния дел, документов проводятся:

1) до и после перемещения дел, документов в другое архивохранилище;

2) перед передачей их на хранение в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан;

3) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архивохранилища посторонних лиц;

4) при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив);

5) при реорганизации (ликвидации) организации.

122. В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляются:

1) установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве организации;

2) выявление и устранение недостатков в учете документов;

3) выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

4) выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации и профилактической обработки.

123. До начала работы по проверке наличия и состояния документации изучаются документы предыдущих проверок.

В ходе проверки наличия и состояния документов проверяются правильность нумерации дел в каждой описи дел документов, соответствие нумерации заголовков дел итоговым записям в описях дел документов и учетным документам.

Проводится сверка описательных статей раздела описи дел документов с содержанием реквизитов на обложках дел (шифров, наименования фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).

Дела с особо ценными документами, несброшюрованные дела проверяются полистно. Итоги проверки фиксируются в листах-заверителях дел.

124. Единовременные проверки наличия и состояния электронных носителей проводятся:

после перемещения электронных носителей архива в другое хранилище;

после чрезвычайных происшествий;

при смене руководителя архива (лица, ответственного за государственный учет и архивохранилище).

125. При проверке аудиовизуальной документации сверяется описательная статья с надписью на этикетке кино-, фоно-, видеодокументов. При несоответствии сведений описательная статья сверяется с надписями на ракорде документа.

126. Проверка наличия чертежей осуществляется полистно, сверяется наименование реквизитов спецификации или внутренней описи с названием каждого листа чертежа, входящего в состав проекта (разработки).

127. При проверке наличия и состояния документов необходимо:

1) сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

2) подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;

3) изымать дела, заголовки которых не внесены в разделы соответствующих описей дел, документов;

4) изымать и изолировать дела и документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями;

5) выявлять документы, имеющие физические дефекты.

128. Пометы или записи в ходе проверки в описях дел, документов и других учетных документах не производятся.

129. Дела на бумажном носителе, выданные работникам организации в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

130. В ходе проверки составляется лист проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде по форме, утверждаемой уполномоченным органом. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах каждого архивного фонда и подписываются исполнителем.

После окончания проверки архивного фонда листы проверки включаются в дело данного архивного фонда.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело архивного фонда не включается.

131. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

132. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел документов (книги учета и описания) проставляются запись "Проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи дел документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

133. На все отсутствующие единицы хранения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов составляются карточки учета необнаруженных архивных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно.

134. Если проверкой наличия и состояния дел обнаружена недостача дел, документов, электронных документов (дел), организуется их розыск.

При розыске необнаруженных дел, документов осуществляются:

1) изучение описей, по которым дела, документы из структурного подразделения передавались в архив организации;

2) организация розыска необнаруженных при проверке дел, документов, электронных документов (дел) в соответствующих структурных подразделениях организации, в деятельности которых они образованы;

3) изучение учетных документов по выдаче дел, документов из архивохранилища;

4) изучение в деле архивного фонда актов о выделении документов (дел), электронных документов (дел) к уничтожению;

5) проверка дел, находящихся рядом архивных фондов.

Розыск проводится в течение года после обнаружения недостачи документов (дел), электронных документов (дел).

135. Найденные в итоге розыска дела, электронные документы (дела) возвращаются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка об обнаружении с указанием даты и подписи руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации).

136. Дела, в том числе электронные, причина отсутствия которых подтверждена документально, исключаются из описей, в том числе описей электронных дел. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на заседании ЦЭК (ЭК) и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.

137. Проверка наличия и состояния дел, в том числе электронных, считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архивного фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан для внесения изменений в утвержденные описи дел документов постоянного хранения.

Параграф 6. Порядок определения фондовой принадлежности документов и образование (закрытие) архивного фонда

138. Документы, в том числе электронные, переданные на хранение в архив организации, составляют архивный фонд организации.

139. Видами архивного фонда являются:

1) архивный фонд организации, состоящий из документов, в том числе электронных, образовавшихся в процессе ее деятельности;

2) объединенный архивный фонд, сформированный из документов, в том числе электронных, двух и более организаций, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи (однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождения и другие).

140. Определение фондовой принадлежности документов, в том числе электронных, организации заключается в отнесении их к конкретному архивному фонду.

141. При определении фондовой принадлежности документов, организации учитываются:

1) входящие документы относятся к архивному фонду той организации, которая их получила (фондовая принадлежность указанных документов определяется по таким реквизитам, как адресат, отметка о поступлении документа в организацию, резолюция, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, текст документа);

2) отпуски исходящих документов относятся к архивному фонду той организации, которая является их автором (их фондовая принадлежность определяется по таким реквизитам, как подпись, текст документа, а также делопроизводственным пометкам на отпусках документов);

3) внутренние документы относятся к архивному фонду той организации, которая является их автором (их фондовая принадлежность определяется по таким реквизитам, как официальное наименование организации, подпись, текст документа, резолюция).

142. Дела, в том числе электронные, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в архивный фонд той организации, в которой они были завершены делопроизводством.

143. Единый архивный фонд составляют документы:

1) организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности;

2) организации, поменявшей государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которой имеется преобладающая доля государственной собственности;

3) организации, временно прекратившей свою деятельность и восстановленной с теми же задачами и функциями;

4) организации и консультативно-совещательных органов, созданных при ней;

5) организации и ее ликвидационной (конкурсной) комиссии.

144. Документы дочерних организаций составляют отдельные архивные фонды от документов их основных организаций.

145. Документы общественных объединений (профсоюзной, спортивной и других), существующие при организации с момента регистрации этого общественного объединения в соответствии с законодательством Республики Казахстан об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив организации составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду организации, образуя объединенный архивный фонд.

146. Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов, электронных архивных документов:

1) организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;

2) руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

3) организаций, объединенных объектом деятельности;

4) организации и общественных организаций (профсоюзной, научно-технической и другой), членами которой являются работники этой организации;

5) последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам, а также формирование дел которых происходило в виде непрерывного процесса, приведшего к созданию связанного комплекса документов, не поддающегося разделению.

Наименования организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах.

Создание объединенного архивного фонда осуществляется при условии неделимости документов фондов, вошедших в его состав.

147. Каждому архивному фонду, поступившему в ведомственный архив, присваиваются название и номер. Название архивного фонда соответствует официальному названию фондообразователя с указанием его организационно-правовой формы, подчиненности, всех переименований в хронологической последовательности, а также местонахождения.

148. В названии архивного фонда указываются его хронологические границы.

149. Переименование или изменение административных границ МИО не являются основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов, соответствующих МИО и других организаций, расположенных на данной территории.

150. При реорганизации организации новые архивные фонды создаются в случаях:

1) изменения предмета деятельности организации;

2) изменения формы собственности организации.

Документы, электронные документы ликвидированной организации составляют отдельный архивный фонд.

151. Не являются основаниями для создания нового архивного фонда:

1) переименование или изменение административно-территориальных границ деятельности или функций организации;

2) выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;

3) смена учредителя (ей) организации без изменения формы собственности имущества этой организации;

4) реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) организации;

5) переход организации из республиканской собственности в коммунальную и наоборот.

152. Хронологическими границами архивного фонда являются:

1) устанавливаемые на основе правовых актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации – для архивного фонда организации (при наличии нескольких правовых актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них);

2) даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда, – для объединенного архивного фонда.

Параграф 7. Порядок организации документов в пределах архивного фонда

153. В пределах архивного фонда учетной и классификационной единицей является единица хранения.

154. Единицей хранения архивных документов на бумажной основе является дело.

155. Единицами хранения аудиовизуальных документов являются:

1) для кинодокументов – физически обособленный рулон кинопленки;

2) для фотодокументов – физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив)), рулон диафильма, фотоотпечаток, фотоальбом, дисковый носитель и физически обособленные кадры панорамной съемки;

3) для фонодокументов – физически обособленный рулон магнитной ленты, дисковый носитель и физически обособленная аудиокассета;

4) для видеодокументов – физически обособленная видеокассета, физически обособленный дисковый носитель.

Единицами учета аудиовизуальных документов являются:

1) для кинодокументов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения, относящихся к кинопроизведению или съемке определенного события;

2) для фотодокументов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения, отображающих одно событие, объединенных смысловым содержанием;

3) для фонодокументов – одна или несколько единиц хранения с звуковой записью определенного события, одного или нескольких объединенных по авторскому, исполнительскому, тематическому и другим признакам произведений литературы и искусства;

4) для видеодокументов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, одного или нескольких объединенных по авторскому, исполнительскому, тематическому и другим признакам произведений литературы и искусства.

156. За единицу хранения электронного документа принимается физически обособленный носитель (жесткий диск, компакт-диск и другие современные носители) с сопроводительной документацией.

157. За единицу учета электронных документов принимаются единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.

158. Единицы хранения в объединенном архивном фонде располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий. В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемов их документов.

159. Научно-техническая документация располагается внутри архивного фонда по видам (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентная документация).

160. Проектная документация располагается по предметно-тематическому, хронологическому или географическому классификационным признакам.

Проектная документация подразделяется на следующие группы:

1) по жилищно-гражданскому строительству;

2) по промышленному строительству;

3) по сельскохозяйственному строительству;

4) по энергетическому и водохозяйственному строительству;

5) по транспортному строительству.

Допускается деление групп на подгруппы.

Документы проектных стадий располагаются в последовательности проектирования.

Типовые проекты систематизируются по номерам серий.

161. Конструкторская документация располагается по видам разработок, хронологии или номерам конкретных разработок, внутри разработки – по узлам согласно спецификации.

Конструкторская документация на модифицированное изделие располагается после документации на базовое изделие.

Документы по испытаниям изделий располагаются по хронологии, а в пределах года – по назначению техники, регистрационным номерам.

162. Технологическая документация систематизируется согласно технологическому процессу.

163. Научно-исследовательская документация размещается по хронологическому принципу, в пределах года – по номерам тем, инвентарным номерам, номерам, присвоенным при государственной регистрации, тематике научных работ, алфавиту их наименований или фамилий авторов-разработчиков (ответственных исполнителей), структурному признаку.

Отчеты, выполненные по заказам других организаций, систематизируются отдельно.

164. Патентно-лицензионная документация располагается по видам:

1) объектов промышленной собственности (изобретения, полезные модели, промышленные образцы, сорта растений, товарные знаки, знаки обслуживания);

2) охранного документа (патенты, свидетельства).

В пределах каждого вида – по номерам патентов или свидетельств, номерам заявок, по которым приняты решения на выдачу охранного документа, и по номерам заявок, по которым приняты решения об отказе в выдаче охранного документа.

Единицы хранения внутри единицы учета располагаются в порядке производственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в следующей последовательности – оригиналы, копии.

165. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по следующим характеристикам:

1) по видам – фильмы, специальные выпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты;

2) по годам выпуска фильмов, спецвыпусков, киножурналов, производственным номерам отдельных кино - и телесюжетов;

3) по единицам учета (комплектам);

4) по цветности (цветные, черно-белые);

5) по формату пленки (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).

Единицы хранения располагаются по элементам комплекта, а внутри них – по порядку номеров частей кинодокумента.

Комплект кинодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к одному фильму, спецвыпуску, киножурналу, кино - и телесюжету.

На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

166. Фотодокументы систематизируются по видам:

1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2 – 8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5 см. х 3,5 см., 3 – 6 см. х 6 см., 4 – 6 см. х 9 см., 5 – 9 см. х 12 см., 6 – 10 см. х 15 см., 7 – 13 см. х 18 см., 8 – 18 см. х 24 см.).

При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допускается их объединение в одну группу;

2) слайды (диапозитивы) различной цветности;

3) позитивы, фотоотпечатки;

4) фотоальбомы;

5) диафильмы;

6) электронные документы (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях), которые обозначаются буквой "Э".

На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

167. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации – фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.

Единицы хранения внутри единицы учета располагаются в порядке производственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в следующей последовательности – оригиналы, копии.

Комплект фонодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к определенной единице учета.

Параграф 8. Порядок передачи документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив

168. Передача документов НАФ, в том числе электронных, в упорядоченном виде производится за счет собственных средств юридических лиц, передающих архивы.

169. Устанавливаются следующие предельные сроки ведомственного хранения документов, в том числе электронных, отнесенных к составу НАФ:

1) документы Администрации Президента Республики Казахстан, аппарата Сената Парламента Республики Казахстан, аппарата Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Аппарата Правительства Республики Казахстан, Конституционного Суда Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Генеральной прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 15 лет;

2) документы территориальных органов министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 10 лет;

3) документы организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня – 10 лет;

4) документы органов местного государственного управления области (города республиканского значения, столицы) – 10 лет;

5) документы государственных организаций областного (города республиканского значения, столицы) уровней – 10 лет;

6) документы местных государственных органов управления города (района) – 5 лет;

7) документы государственных юридических лиц городского и районного уровня – 5 лет;

8) записи актов гражданского состояния, похозяйственные книги, домовые книги, записи нотариальных действий, судебные дела и документы – 75 лет;

9) научно-исследовательская, технологическая и патентно-лицензионная документация – 10 лет;

10) опытно-конструкторская документация – 15 лет;

11) проектная документация по капитальному строительству – 20 лет;

12) картографическая документация – 25 лет;

13) геодезическая документация – 25 лет;

14) телеметрическая документация – 5 лет;

15) аудиовизуальная документация – 3 года;

16) электронные документы – 5 лет.

Сноска. Пункт 169 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 09.02.2023 № 103 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

170. Сроки хранения документов НАФ в частных архивах организаций указываются в договорах, заключаемых в соответствии с пунктом 4 статьи 11 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" их собственниками с государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, Библиотекой Первого Президента Республики Казахстан – Елбасы или МИО областей, городов республиканского значения и столицы.

171. Передача документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив осуществляется на основании описи дел документов постоянного хранения в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации по согласованию с государственным архивом, Архивом Президента Республики Казахстан.

172. Передача электронных документов (дел) на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи электронных дел на постоянное хранение согласно форме, утверждаемой уполномоченным органом.

173. Передача оформляется актом приема-передачи, где дополнительно проставляются номера отсутствующих дел, документов, причины их отсутствия – в прилагаемой к акту справке с указанием мер по розыску.

174. На отсутствующие дела, документы, розыск которых не дал результатов, составляется акт об утрате, утверждаемый руководителем организации.

175. Утраченные подлинники управленческих, научно-технических и аудиовизуальных документов заменяются их заверенными копиями.

176. При обнаружении расхождений между количеством единиц хранения по итоговой записи в описи и их наличием к описи составляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое количество переданных и номера отсутствующих единиц хранения.

177. При подготовке дел постоянного хранения с пометкой "ДСП" к передаче в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан решение вопроса о снятии пометки "ДСП" принимается в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

178. Электронные документы и информационные ресурсы передаются на государственное хранение с сопроводительным письмом, в котором указываются номера и наименование описей, документы, входящие в комплект сопроводительной документации, вид носителей.

179. При передаче электронных документов и информационных ресурсов в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан проверяются:

1) комплектность передаваемых документов;

2) комплектность и правильность составления сопроводительной документации;

3) физическое и техническое состояние носителей;

4) наличие вирусов и иных вредоносных компьютерных программ;

5) воспроизводимость контрольных характеристик программными средствами государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан.

180. В случае несовместимости программных средств, применяемых для выработки и проверки контрольных характеристик в передающей организации и государственном архиве, Архиве Президента Республики Казахстан, работники государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан в присутствии представителя организации заново разрабатывают контрольные характеристики своими программными средствами. Данные контрольные характеристики указываются в акте приема-передачи электронных документов.

В случае неправильной подготовки сопроводительной документации, носители с электронными документами и сопроводительная документация возвращаются в организацию на доработку.

Глава 4. Учет архивных документов

Параграф 1. Порядок учета документов архива организаций

181. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе электронные, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива.

182. Учет электронных носителей архива организации, размещенных в каждом хранилище, ведется раздельно в соответствии со сроками хранения записанных на них электронных документов.

Учетные сведения могут создаваться при помощи ИС ЭА на основании вносимых в нее данных.

183. Учет архивных документов, в том числе электронных, производится путем присвоения единицам хранения номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр состоит из номеров архивного фонда, присваиваемых государственным архивом, Архивом Президента Республики Казахстан после оформления первого поступления документов на постоянное хранение в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан описи дел документов, единицы хранения.

184. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

1) архивный фонд, архивная коллекция;

2) единица хранения.

185. Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются.

Все учетные документы на бумажных носителях хранятся в архивохранилище в сейфах или металлических шкафах.

186. Основаниями каждой записи в основных учетных документах являются поступление дел, документов, в том числе электронных, в архив организации, их выбытие из архива организации в связи с передачей в архив другой организации или государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению, необнаружением документов, пути розыска которых исчерпаны, неисправимыми повреждениями.

187. Основными учетными документами являются:

1) книги учета поступления и выбытия документов, в том числе электронных, по формам, утверждаемым уполномоченным органом;

2) описи дел документов, описи дел электронных документов (дел) по формам, утверждаемым уполномоченным органом.

Описи дел документов, описи дел электронных документов (дел) являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой выбывающей единицы хранения ставится отметка "Выбыло".

Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждой единицей хранения самостоятельного номера.

Суммарный учет дел, документов, в том числе электронных, в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указываются количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках – прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи дел документов, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.

Законченные описи дел документов, состоящие из годовых разделов, имеют общую итоговую запись ко всей описи в целом.

Каждое изменение объема дел, документов в описи дел документов, в том числе электронных, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, отражается в итоговой записи к описи.

Описи дел документов структурных подразделений организации, в том числе электронных, подлежат хранению в деле архивного фонда до передачи дел за эти годы на постоянное хранение в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан или выделения к уничтожению;

3) лист-заверитель дела по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

4) паспорт архива организации по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

5) дело архивного фонда.

Архив организации вправе вести вспомогательные учетные документы: книга учета движения архивного фондов (описей, дел), книга учета дел по личному составу, книга учета документов, переданных в другие архивы, книга учета дел, выделенных к уничтожению.

Вспомогательные учетные документы ведутся на бумажном и/или электронном носителе.

188. Книга учета поступления и выбытия документов, в том числе электронных, предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений о составе и объеме архивных фондов и дел. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления паспорта архива организации.

Каждое поступление или выбытие получают самостоятельный порядковый номер.

Если поступление состоит из документов нескольких архивных фондов, то данные по каждому архивному фонду (наименование архивного фонда, его номер, при наличии) записываются с новой строки за тем же порядковым номером.

Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов.

189. Учет всех поступивших в хранилище электронных носителей архива организации ведется в книге учета электронных носителей согласно форме, утверждаемой уполномоченным органом.

На жесткий корпус электронного носителя наклеивается этикетка согласно форме, утверждаемой уполномоченным органом.

На каждый зарегистрированный в хранилище электронный носитель заводится карточка электронного носителя архива организации согласно форме, утверждаемой уполномоченным органом.

190. Дело архивного фонда ведется на каждый архивный фонд. В него включаются следующие документы:

1) историческая справка;

2) схема систематизации архивного фонда;

3) листы проверок;

4) описи дел, описи дел электронных документов структурных подразделений организации (до передачи дел за эти годы на постоянное хранение в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан или выделения к уничтожению);

5) акты передачи дел, документов, электронных документов (дел) на постоянное хранение в соответствующий государственный архив;

6) акты о выделении к уничтожению документов, электронных документов (дел), не подлежащих хранению;

7) карточки учета необнаруженных архивных документов, в том числе электронных документов (дел);

8) акты о проведении проверок наличия и состояния дел, электронных документов (дел) и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, включаются в дело архивного фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации.

Акты нумеруются в пределах архивного фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле архивного фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела архивного фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда оформляется лист-заверитель дела по форме, утверждаемой уполномоченным органом. По мере пополнения архивного фонда лист-заверитель дела и внутренняя опись пересоставляются.

Каждому делу архивного фонда присваивается номер соответствующего архивного фонда.

191. Паспорт архива организации составляется ежегодно и один раз в три года передается в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан для дальнейшего внесения сведений в Центральный фондовый каталог, ведение которого определено Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", в том числе по ИСЭА.

192. Каждая единица хранения научно-технической документации регистрируется и учитывается в основных регистрационных документах, инвентарных книгах и карточках регистрации научно-технической документации по формам, утверждаемым уполномоченным органом.

193. Инвентарные книги заполняются на основании данных основной надписи чертежей, титульных листов.

194. На подлинниках и дубликатах проектной, конструкторской, технологической документации на бумажном носителе, состоящих из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.

195. Инвентарные книги ведутся отдельно по каждому виду научно-технической документации (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентно-лицензионная).

196. Регистрация подлинников проектной документации производится по отдельным самостоятельным частям по мере поступления проекта.

Отдельные инвентарные книги ведутся на:

1) подлинники проектной документации;

2) копии проектных документов других организаций;

3) типовые проекты.

Регистрация копий проектной документации производится по сброшюрованным томам в карточках учета.

197. Для конструкторской и технологической документации инвентарные книги учета подлинников и чертежей, поступающих от других организаций, ведутся отдельно на изделия основного и вспомогательного производства.

Принятые подлинники конструкторской и технологической документации регистрируются полистно по узлам.

Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

198. Для учета научно-исследовательской документации ведутся отдельные инвентарные книги по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

199. Патентная документация регистрируется в журналах регистрации заявок на выдачу патента на изобретение по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

200. Сведения о каждой единице хранения электронных документов вводятся в учетную базу данных или учетную карточку по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

Электронные документы учитываются в составе архивного фонда по описям электронных документов постоянного хранения, единицам хранения или единицам учета. Информационный объем документов на электронных носителях информации указывается в мегабайтах (далее – Мбт).

201. Поступление электронных документов на временное хранение в электронный архив организации учитывается в общей книге поступления и выбытия документов.

202. Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема электронных документов, произошедших в результате перезаписи на новые носители или миграции (конвертирования), фиксируется в акте о перезаписи и миграции по форме, утверждаемой уполномоченным органом, в новой итоговой записи к описи электронных документов.

203. В паспорте архива организации, хранящего электронные документы, учитываются специфические информационные ресурсы, не имеющие аналогов на бумажных носителях.

204. Для электронных документов вспомогательным учетным документом является журнал учета миграции и перезаписей электронных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

Параграф 2. Порядок учета и ведения баз данных

205. Перечень реквизитов учетных баз данных составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета – архивный фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в соответствующую опись дел документов.

206. Учетные базы данных действуют во взаимосвязи с другими информационными базами данных, имеющимися в архиве организации, и отвечают требованию совместимости с соответствующими учетными базами данных государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан.

В учетных базах данных используются данные реквизитов традиционных основных учетных документов.

207. Учетные базы данных заполняются на основе учетных документов.

Глава 5. Использование архивных документов

Параграф 1. Порядок описания архивных документов для научно-справочного аппарата

208. Архив организации предоставляет пользователю НСА (справочно-поисковые средства) к архивным документам.

209. Система НСА архива включает основные архивные справочники (опись дел документов, путеводитель, систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель, обзор). Целесообразность ведения дополнительных архивных справочников устанавливается архивом организации.

210. В системе НСА реализуются преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с системой НСА государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан.

Преемственность системы НСА архивов организации основывается на единстве требований и принципов ее построения.

211. Описание архивных документов, электронных архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях:

1) архивный фонд;

2) единица хранения;

3) архивный документ.

212. Основой архивного справочника является описательная статья, содержащая следующие сведения:

1) идентифицирующая информация (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения);

2) состав и содержание информации;

3) условия доступа и использования информации;

4) история архивного фонда.

213. При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов, наличии архивных документов организации, электронных архивных документов в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и другие.

214. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает:

1) название архивного фонда;

2) справочные данные об архивном фонде (архивный шифр (номер фонда), объем архивного фонда в единицах хранения по видам документации, крайние даты архивных документов по каждому виду документации, перечень имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата);

3) историческую справку к архивному фонду;

4) аннотацию о составе и содержании архивных документов;

5) информацию об условиях доступа;

6) библиографию.

215. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения включает:

1) порядковый номер единицы хранения;

2) прежний регистрационный номер;

3) заголовок единицы хранения;

4) справочные данные об единице хранения;

5) указание на подлинность или копийность;

6) указание вида носителя или способа воспроизведения;

7) информацию об условиях доступа, языке и внешних особенностях архивных документов единицы хранения.

Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения, в том числе электронных, включает наименование вида архивных документов, автора(ов) архивных документа(ов), адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы, вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов, даты событий.

В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается информация пояснительного характера – "автор не установлен", "без даты", "не ранее .… г.".

Заголовок единицы хранения проектной или конструкторской документации включает шифр объекта, наименование проекта, стадию, часть, номер тома, автора, год окончания разработки.

Заголовок единицы хранения киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете, дату производства и/или дату съемки, фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки, язык документа.

Заголовок единицы хранения фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указываются основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и другое. Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение, фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов, язык фонодокумента.

Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки.

Справочные данные о единице хранения включают элементы архивного шифра (номера архивного фонда, номера описи дел документов, номера единицы хранения), данные объема единицы хранения, крайние даты архивных документов, электронных архивных документов.

Информация об условиях доступа, языке и внешних особенностях архивных документов, единицы хранения включает сведения о наличии архивных документов, электронных архивных документов, доступ к которым ограничен законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, наличии фонда пользования, языке и внешних особенностях архивного документа.

Описательная статья дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи дел документов, описи электронных документов (дел), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения.

216. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает:

1) заголовок архивного документа, электронного архивного документа;

2) справочные данные об архивном документе, электронного архивного документа;

3) указание на подлинность/копийность;

4) вид носителя (или способ воспроизведения);

5) информацию об условиях доступа, языке и внешних особенностях архивного документа, электронного архивного документа.

Заголовок архивного документа, электронного архивного документа включает наименование вида архивного документа, автора, адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен документ, вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного документа, дату события. В случае отсутствия необходимых сведений, в заголовок включается поясняющая информация: "автор не установлен", "без даты". При необходимости заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке содержание данного документа.

Справочные данные об архивном документе, электронного архивного документа состоят из элементов архивного шифра (номера фонда, номера описи дел документов, номера единицы хранения, номеров листов), объема (количества листов) архивного документа, даты его создания.

Информация об условиях доступа, языке и внешних особенностях архивного документа, в том числе электронного архивного документа, включает сведения об ограничении доступа к архивному документу законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, статусе особо ценного документа, документа, отнесенного к объектам национального достояния Республики Казахстан и/или находящегося в неудовлетворительном физическом состоянии, языке и внешних особенностях архивного документа.

217. Вид единицы хранения (дело, переписка, документы, реестр, альбом, журнал, книга и другое) или документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты воспоминания, статьи, роман, записные книжки), характеризующих состав единицы хранения, указывается в начале заголовка.

Заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова "дело".

Заголовки единиц хранения, содержащих не связанные последовательностью делопроизводства документы по одному вопросу, документы-приложения к основному документу (приказу, распоряжению, протоколу) или разнородные по виду документы архивного фонда личного происхождения, начинаются со слова "документы". В конце такого заголовка в скобках указываются виды этих документов.

В заголовке единицы хранения, включающей переписку, указываются официальные наименования корреспондентов и вопрос (предмет) переписки. В случае ведения переписки с однородными корреспондентами, в заголовке указывается общее видовое наименование корреспондентов.

Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и дается после указания вида дела, автора, корреспондента (адресата) документов.

218. При составлении заголовков единиц хранения с организационно-распорядительной документацией одного вида в заголовок выносится наименование документов во множественном числе с проставлением их кратких номеров.

219. После обозначения вида дела или вида документов в заголовке указывается автор входящих в дело документов. Если автором документов является организация, в деятельности которой они отложились, в заголовке дела наименование организации или опускается, или приводится его общее видовое наименование (комитет, суд, комиссия).

220. Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная дата отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов.

221. Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указываются вид документа, от кого он исходит, кому адресован, его дата и краткое содержание.

222. В единицах хранения, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план или за который составлен отчет.

Заголовки единиц хранения, содержащих статистические отчеты, составляются с указанием номеров форм статистической отчетности.

223. Если дело состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем (при необходимости) делается уточнение содержания каждого тома (части) в отдельности, в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").

224. Особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы организаций-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, документы, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку, аннотируются.

225. Аннотация оформляется после заголовка с красной строки.

При аннотировании печатных материалов указываются вид документа, его наименование или начальные слова документа (при отсутствии наименования), выходные данные.

В аннотациях чертежных и других изобразительных материалов указываются материал, вид, формат документа и способ его исполнения, для карт – масштаб.

В конце аннотации под рубрикой "упоминаются" указываются имена лиц, наименования организаций, географические наименования и сведения, упоминающиеся в документах и имеющие существенное значение (перечисляются).

226. В конце аннотации приводятся номера листов аннотируемых документов, степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробное сообщение").

При значительных объемах аннотируемых документов аннотация составляется на отдельном листе и вкладывается между обложкой и первым листом документа.

Параграф 2. Порядок датировки документов при описании

227. Описание правовых актов, творческой документации, документов, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документов, дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма), дата (число, месяц, год), оформляются словесно-цифровым способом.

228. Начальной датой дела, в том числе электронного, является дата составления (регистрации) самого раннего документа, конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа.

Даты правовых актов указываются по времени их подписания (утверждения). Если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие.

Для программ, планов, смет расходов, штатных расписаний, отчетов крайние даты не проставляются.

Если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их даты оговариваются с новой строки – "имеются документы за... год".

Крайними датами регистрационных книг и журналов являются даты первой и последней записи.

Крайними датами дела, состоящего из копийных документов, изготовленных или полученных фондообразователем значительно позже создания их подлинников, являются даты изготовления копий (даты подлинников указываются в заголовке).

В случае, если дело начато в одной организации, а закончено в другой, указываются три даты: дата заведения дела в делопроизводстве первой организации, дата поступления его во вторую организацию и дата завершения его в делопроизводстве последней организации (первые две даты обозначаются в виде дроби).

Параграф 3. Порядок составления описи дел документов

229. Опись дел документов, в том числе электронных, состоит из описательных статей единиц хранения или единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

230. Описательная статья описи включает:

1) порядковый номер единицы хранения;

2) делопроизводственный индекс или производственный номер;

3) заголовок единицы хранения;

4) крайние даты документов;

5) количество листов в единице хранения;

6) указание на копийность документов;

7) способ воспроизведения документов.

При необходимости описательная статья дополняется аннотацией отдельных документов, единицы хранения.

231. В справочный аппарат описи дел документов входят:

1) титульный лист по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

2) содержание (оглавление);

3) предисловие;

4) список сокращений;

5) указатели.

Параграф 4. Порядок составления исторической справки

232. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду, содержащая сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы НСА.

Историческая справка к архивному фонду формируется на основе информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.

Информация по истории фондообразователя включает даты его образования, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника, даты регистрации или перерегистрации – в случаях переименования, реорганизации, а также ликвидации. Информация о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество (при наличии), псевдоним (при наличии), девичья фамилия (при наличии), даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.

Информация по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности, особенности формирования, описания и систематизации, информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения), составе НСА к архивному фонду. Для архивной коллекции указываются сведения о времени, условиях, причинах ее создания, принципах формирования, местонахождении коллекции до поступления в архив, составителе.

Историческая справка к фонду дополняется при изменении объема архивного фонда, а также в случаях реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя.

233. История архивного фонда содержит аннотацию, библиографию, информацию об условиях доступа и использования документов.

Аннотация о составе и содержании архивных документов, в том числе электронных, архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и темам, отражающую направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ. Информация об условиях доступа к архивным документам архивного фонда, в том числе электронным, включает сведения о наличии архивных документов, доступ к которым ограничен законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также подлинников особо ценных документов, в том числе документов, электронных документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, наличии фонда пользования.

Библиография к архивному фонду включает список справочников по данному фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

234. Характеристика архивного фонда по составу и содержанию документов содержит сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, НСА к архивному фонду, о видах носителей информации.

235. Историческая справка на бумажном носителе подписывается исполнителем и руководителем архива организации, на электронном – заверяется ЭЦП руководителя архива организации.

Историческая справка печатается в четырех экземплярах. Два экземпляра передаются в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан при первой передаче документов архивного фонда, два хранится в деле фонда в архиве организации.

236. Историческая справка дополняется при пополнении архивного фонда или в случае реорганизации организации и представляется в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан вместе с каждой законченной описью дел документов, а также вносится в ИС ЭА.

Параграф 5. Порядок составления каталогов и картотек

237. Каталог представляет собой межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документов.

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов.

238. Работы по подготовке, созданию и ведению каталогов называются каталогизацией документов.

Каталогизация может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка), а также в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).

При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается:

1) в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей;

2) в отборе дел, документов и информации из них;

3) в применении соответствующих приемов описания документной информации.

239. Каталогизация включает следующие виды работ:

1) составление схемы классификации;

2) выявление и отбор документов;

3) описание на каталожных карточках;

4) систематизацию карточек;

5) ведение каталогов.

240. Выбор схемы классификации определяется составом документов архива организации и задачами их использования.

Схемой классификации документной информации является письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по указанным делениям.

241. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

242. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности организации, располагается в логической последовательности.

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

243. В состав описания каталога входят:

1) наименование архива организации;

2) индекс;

3) рубрика, подрубрика;

4) дата события, место события;

5) содержание;

6) номер архивного фонда, наименование архивного фонда;

7) номера описи дел документов, единицы хранения, листов;

8) язык документа;

9) способ воспроизведения документа.

Для связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.

244. Ведение каталога состоит из следующих видов работ:

1) научно-методическое обеспечение работы;

2) индексирование карточек;

3) систематизация карточек по индексам и рубрикам;

4) составление отсылочного аппарата к каталогу;

5) усовершенствование каталога.

Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных архивных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение.

Индексирование карточек осуществляется путем выбора или составления индекса по схеме классификации и отнесения его к соответствующей информации каталожной карточки. В именном каталоге карточки не индексируются и располагаются по алфавиту.

245. Системы каталогов пополняются тематическими и предметно-тематическими картотеками, картотеками по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых архивных фондов.

246. Карточки картотеки по личному составу содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера архивного фонда, годового раздела сводной описи дел, на номера дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий – по алфавиту имен и отчеств (при наличии).

247. Архив организации, хранящий аудиовизуальную документацию, создает следующие виды картотек:

1) именную картотеку, содержащую сведения об авторах (режиссере, сценаристе и операторе) кинодокумента, хронологическую картотеку, содержащую сведения о дате выпуска кинодокумента, алфавитную картотеку, содержащую в алфавитном порядке сведения о наименованиях кинодокументов;

2) именную картотеку, содержащую сведения о лицах, информация о которых имеется в фотодокументах, и объектную картотеку, содержащую сведения об объектах, событиях, информация о которых имеется в фотодокументах;

3) именную картотеку, содержащую сведения об авторе и исполнителе художественного, музыкального или документального произведения, записанного на фонодокумент, жанровую картотеку, содержащую сведения о художественном, музыкальном или документальном произведении, записанного на фонодокумент;

4) алфавитную картотеку, содержащую в алфавитном порядке сведения о наименованиях видеодокументов, хронологическую картотеку, содержащую сведения о дате выпуска видеодокумента.

248. Архив организации, хранящий научно-техническую документацию, создает следующие виды каталогов:

1) объектный каталог на объекты капитального строительства и объекты конструирования;

2) именной каталог в алфавитном порядке фамилий авторов проектов, разработок, изделий, тем исследований;

3) географический каталог на объекты проектирования по месту их расположения;

4) алфавитный каталог по наименованиям научно-технических разработок в алфавитном порядке.

249. К аудиовизуальной документации составляются указатели к заголовкам единиц хранения и (или) документам.

250. Описательная статья указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи дел документов включают порядковые номера единиц хранения. Поисковые данные указателя к единицам хранения нескольких архивных фондов одного архива организации дополняются номерами описей дел, документов, архивных фондов.

251. Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.

252. Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке.

Общий предметный указатель включает разнородные понятия.

Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия организаций, их структурных подразделений, наименования отраслей).

Именной указатель составляется в алфавитном порядке и включает фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички) и биографические справки.

Географический указатель составляется в алфавитном порядке и включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и иных географических объектов.

Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования вносятся в указатель без пояснения.

253. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты документов, расположенных в хронологическом порядке.

254. В поисковых указателях к архивным справочникам ссылки даются на страницы или разделы справочника, каталога.

255. В архиве организации составляются обзор архивного фонда и тематический обзор.

Обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.

256. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов отдельно взятого архивного фонда.

257. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы архивных фондов по определенной теме.

258. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, документов и справочного аппарата.

В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные.

В обзоре архивного фонда поисковые данные состоят из номеров описей дел, документов, единиц хранения, листов единицы хранения. В межфондовом тематическом обзоре поисковые данные дополняются номерами фондов.

В НСА обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращенных слов, указатели. К тематическому обзору составляются список архивных фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя и истории архивного фонда, структуре обзора, составу НСА.

259. Обзоры составляются по структурному, отраслевому (функциональному), предметно-тематическому, географическому, хронологическому и другим признакам.

260. Монтажный лист кино-, видеодокумента раскрывает содержание и закрепляет систематизацию отдельных планов (монтажных кадров).

Монтажный лист кино-, видеодокумента представляет собой покадровое описание законченного кинопроизведения (фильма, специального выпуска, киножурнала, телесюжета). Монтажный лист образуется в процессе создания кинопроизведения и поступает в архив организации в составе текстовой сопроводительной документации к кинодокументу или видеофонограмме.

Монтажный лист кино-, видеодокумента составляется в архиве организации в случае его отсутствия и состоит из заглавных надписей, описательных статей и итоговой записи.

261. В заглавных надписях указываются:

1) название архива;

2) номер монтажного листа и название кинодокумента с указанием его характеристик (озвучивание, цветность, количество частей);

3) наименование студии, дата производства кинодокумента, авторы фильма (режиссеры, операторы, авторы сценария).

262. Составление монтажного листа производится по позитиву кинодокумента при просмотре его на звукомонтажном столе с его одновременным поплановым описанием.

В монтажном листе киновидеодокумента сведения указываются в следующей последовательности:

1) номер плана по порядку;

2) определение плана (общий, средний или крупный);

3) метраж плана (с точностью до одной десятой кадра);

4) краткое содержание изображения плана кинодокумента.

В конце монтажного листа указываются должность, фамилия составителя монтажного листа и дата составления.

Параграф 6. Порядок составления автоматизированного научно-справочного аппарата архива организации

263. Автоматизированный НСА архива представляет собой комплекс электронных справочников (баз данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.

264. Автоматизированный НСА управленческой документации базируется на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации (электронные регистрационно-контрольные картотеки и электронная номенклатура дел).

265. Поле регистрационно-контрольной карточки "номер дела по номенклатуре" является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.

При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляются списание документов в дело и извлечение документов из дела.

Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и пункт (подпункт) по перечню.

266. На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел по срокам хранения документов (постоянного, долговременного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно) хранения).

267. В электронной описи дел содержатся следующие реквизиты описания информации на уровне дела:

1) порядковый номер записи (номер дела);

2) индекс дела;

3) заголовок дела;

4) указание на подлинность (копийность);

5) крайние даты документов;

6) количество листов в деле;

7) аннотация документов.

268. На основе электронных регистрационно-контрольных карточек формируется единый электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.

269. При отсутствии в организации автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне управленческого, аудиовизуального и научно-технического документа (электронный каталог).

Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются:

1) индекс, рубрика, подрубрика;

2) дата события, место события;

3) содержание;

4) наименование архивного фонда, номер архивного фонда;

5) номер описи дел документов;

6) номера дела, документа, листов.

Наименование архивного фонда, номер архивного фонда, номер описи дел документов, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и трансформируются из учетной автоматизированной системы.

270. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.

Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможность быстрого поиска информации на уровне архивного фонда, описи дела, дела, документа.

Поиск информации по полнотекстовым базам данных, включающим полные тексты материалов (архивные документы, журнальные статьи, законодательные акты), предусматривает обращение пользователя к заголовкам разделов документа с переходом, при необходимости, к соответствующему тексту.

Пользователю предоставляется оперативная возможность получения копии полного текста документа.

Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из печатных версий тезауруса, классификационным индексам или словам из текста документа.

271. Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в архив вместе с автоматизированным НСА.

Наличие реквизитов в структуре баз данных автоматизированного НСА и представление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивают совместимость базы данных архива организации и автоматизированного НСА государственного архива.

Параграф 7. Порядок исполнения запросов пользователей

272. По категориям доступа архивные документы, в том числе электронные, делятся на открытые и ограниченного доступа.

273. Архив организации предоставляет пользователю доступ к открытым архивным документам, а также НСА к ним.

Открытыми являются все архивные документы, в том числе электронные, доступ к которым не ограничен законодательством Республики Казахстан, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

274. К архивным документам ограниченного доступа, электронным архивным документам относятся:

1) архивные документы, электронные архивные документы, содержащие сведения, относящиеся к служебной информации ограниченного распространения;

2) архивные документы, электронные архивные документы, содержащие персональные данные;

3) архивные документы, электронные архивные документы, собственники или владельцы которых установили ограничение доступа к ним и их использования.

К архивным документам ограниченного доступа, электронным архивным документам также относятся документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Доступ пользователя к указанным документам, а также их использование осуществляются в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя организации.

275. Архив организации не может ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом организации услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

276. Основными формами использования документов архива организации являются:

1) информирование пользователей по их запросам, а также в инициативном порядке о наличии в архиве организации тех или иных документов и их содержании;

2) выдача документов для работы в читальном зале архива организации;

3) использование документов в средствах массовой информации;

4) подготовка информационных мероприятий (выставок, конференций, презентаций);

5) выдача документов во временное пользование.

277. Формами использования документов на электронных носителях, электронных документов в архиве организации являются:

информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

предоставление электронных документов посредством локальной сети, каналов электросвязи работникам организации, в структуре которой действует архив;

предоставление документов на электронных носителях, электронных документов для работы в читальном зале архива организации (специально оборудованном рабочем месте) для работников государственных органов, судов, заинтересованных организаций, граждан.

278. Основными документами архива в работе по информационному обеспечению пользователей являются:

1) архивная справка;

2) архивная копия;

3) архивная выписка;

4) информационное письмо;

5) тематический перечень архивных документов;

6) тематическая подборка копий архивных документов;

7) тематический обзор архивных документов.

279. Запросы, поступающие в архивы, подразделяются:

1) на запросы о представлении информации по определенной проблеме теме, событию, факту (тематические запросы);

2) на запросы о представлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода (генеалогические запросы);

3) на запросы социально-правового характера (запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, возраста, составе семьи, образовании, награждении, перечислении пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоении ученых степеней и званий, несчастных случаях, нахождении на излечении, эвакуации, применений репрессий, реабилитации, службы в воинских частях и формированиях, проживании в зонах экологического бедствия, пребывании в местах лишения свободы, актах гражданского состояния).

280. В запросе физического лица указываются его фамилия, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность), индивидуальный идентификационный номер (при его наличии), почтовый адрес физического лица либо наименование, почтовый адрес, бизнес-идентификационный номер юридического лица (при его наличии), дата подачи запроса. Запрос содержит указание темы, вопроса, хронологии запрашиваемой информации. Запрос в бумажной форме подписывается физическим лицом или представителем юридического лица. В электронной – заверяется ЭЦП.

281. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве организации документов, в течение 3 рабочих дней с момента его регистрации направляется по принадлежности в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя.

282. При поступлении обращения (запроса) пользователя в архив через электронную почту или информационные системы с указанием фамилии, имени, отчества (при его наличии), адреса электронной почты и (или) почтового адреса заявителя и сведений, которые необходимо подтвердить, ему на электронную почту направляются электронное уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) исполняется в установленном порядке.

283. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно в соответствии с Административным процедурно-процессуальным кодексом Республики Казахстан и выдается пользователям в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

284. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив организации проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и, в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

285. Архивная справка и архивная выписка составляются на общем бланке с обозначением наименования документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

286. Текст в архивной справке по форме, утверждаемой уполномоченным органом, дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

287. В архивной справке сведения воспроизводятся в соответствии с текстом архивных документов. Расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

288. В примечании к архивной справке оговариваются особенности текста оригинала документа (неразборчиво написанный, исправленный автором, не поддающийся прочтению вследствие повреждения) ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

289. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

290. В архивной справке в бумажной форме, объем которой превышает один лист, листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью организации.

291. Архивная справка в бумажной форме подписывается руководством организации, исполнителем и заверяется печатью организации. В электронной форме – ЭЦП руководителя организации. В случае неполноты представляемых в ней сведений, составляется сопроводительное письмо с указанием причин.

К архивной справке при необходимости прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

292. При отсутствии в архиве организации документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке письма организации составляется ответ о причинах отсутствия архивных документов по теме запроса.

293. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив организации выдает справку по данному вопросу при необходимости заверенную печатью организации.

294. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечения из текстов архивных документов содержат исчерпывающие данные по запросу. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.

Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа, в том числе электронного, отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами – "Так в тексте оригинала", "Так в документе".

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок в бумажной форме удостоверяется подписью руководителя организации и печатью организации, в электронной форме – ЭЦП руководителя организации.

295. Архивные копии, изготовленные посредством использования печатающих средств, персонального компьютера, оформляются на общем бланке организации с обозначением наименования документа "Архивная копия". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа в бумажной форме общий бланк организации не используется.

После текста архивной копии или архивной выписки указываются архивный шифр документа и номера листов единиц хранения архивного документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или архивной выписки в бумажной форме скрепляются, нумеруются и на месте скрепления заверяются архивом организации.

В электронной форме архивная копия подписывается ЭЦП руководителя организации.

296. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми или заказными письмами.

297. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив организации выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

298. Допускаются изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям при предъявлении документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам – нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы направляются заявителю заказным письмом.

299. На место изъятого документа в дело вкладывается копия изъятого документа. Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражаются в листах-заверителях дел, описях дел, документов.

300. Возвращение архивных документов оформляется актом об изъятии из дел указанных документов. Акт и другие документы, на основании которых произведено возвращение архивных документов, и расписка лица, получившего их на руки, включаются в дело архивного фонда.

Параграф 8. Порядок выдачи дел, документов в читальный зал и временное пользование

301. В целях создания условий для работы пользователей в архиве организации создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными, аудиовизуальными и научно-техническими документами.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель организации.

При отсутствии в архиве организации специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами, в том числе электронными, производится в рабочих комнатах архива организации или службы документационного обеспечения управления под контролем сотрудника архива организации.

302. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных организаций или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации. Работники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения. Работникам организации архивные документы выдаются в рабочие помещения для использования в служебных целях.

В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале дает руководитель организации на необходимый пользователю срок, но не более, чем на 1 год со дня оформления.

303. Архив организации предоставляет пользователям для использования в читальном зале открытые документы, учтенные и прошедшие научно-техническую обработку, имеющие справочники и другие поисковые средства. Неучтенные и необработанные документы пользователям для работы в читальном зале не выдаются.

304. Доступ и предоставление описей дел, электронных документов сотрудникам организации и для работы в читальном зале архива (специально оборудованном рабочем месте) работникам государственных органов, судов, заинтересованных организаций, граждан осуществляется посредством локальной сети, каналов электросвязи, ИС ЭА.

Для удаленного доступа к описям дел и электронным документам (делам) руководителем архива выдается разрешение в ИС ЭА пользователю на основании его авторизации и заявления в ИС ЭА.

305. При работах с электронными носителями не допускается касание руками рабочих поверхностей электронных носителей. При очистке и ручной обработке электронных носителей разрешается брать только в перчатках за кромки или защитный корпус.

При обработке оптических дисков необходимо, чтобы перчатки, протирочный материал, салфетки обладали устойчивостью к воздействию применяемых чистящих веществ. Наиболее подходящим материалом для перчаток является хлопок. Допускается также использовать непластифицированный полиэтилен, фторсодержащие полимеры и латекс. В состав материала перчаток не должны входить красители.

306. При выдаче документов на электронных носителях из хранилища осуществляется проверка целостности всех объектов хранения, составляющих выдаваемый документ.

307. Отказ или отсрочка в выдаче документов (дел), в том числе электронных, осуществляются в случаях:

1) их плохого физического состояния;

2) ограничений на использование, установленных законодательством Республики Казахстан или фондообразователем;

3) использования документов работниками архива организации для выполнения служебных заданий;

4) выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

Отказ архива организации в предоставлении документов, в том числе электронных, выдается в письменной форме с указанием причин отказа.

308. По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива организации изготавливаются копии архивных документов (ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях).

Не производится копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Копирование архивных документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.

309. Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей дел, документов, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются руководством организации.

310. На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Учет заказов на копирование ведется в бумажной или электронной форме.

311. В читальный зал дела, документы из хранилища выдаются на основании заполненного бланка заказа на выдачу документов и учитываются в книге выдачи дел из хранилища.

312. Каждое выдаваемое из архивохранилища в читальный зал дело, документ имеют лист использования дела.

313. Дела, документы выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации на срок, не превышающий 20 дней. Выдача дел, документов во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется по акту выдачи дел, документов во временное пользование. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве организации. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя, скрепляется печатями организаций. Выдача дел, документов во временное пользование другим организациям осуществляется на срок не более трех месяцев.

314. При выдаче дел, документов во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве организации до минования надобности. Состояние возвращаемых дел проверяется в присутствии лица, возвращающего дело.

315. Каждое выдаваемое из архивохранилища для временного использования дело, документ имеют лист использования дела.

Параграф 9. Порядок использования документов в средствах массовой информации

316. Архив организации организует использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации, а также их публикацию.

317. Совместно со средствами массовой информации архив организации определяет тематику, объем и сроки подготовки документов, тематика и сроки утверждаются руководителем организации. В экземплярах статей и других форм печати, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в архиве организации, указываются поисковые данные использованных документов, а также дата и место их публикации.

Параграф 10. Порядок уничтожения электронных дел временного срока хранения и передачи электронных документов, электронных дел на постоянное хранение в государственный архив

318. По истечении срока временного хранения документов на электронных носителях, электронных документов в архиве организации проводится экспертиза ценности в целях включения их в сводные описи (годовые разделы сводных описей) электронных дел постоянного хранения или в акты о выделении к уничтожению электронных документов (дел), не подлежащих хранению.

319. Документы на электронных носителях, электронные документы (дела) включаются в акт о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, электронных документов (дел), если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, электронных документов (дел), не подлежащих хранению, составляется по форме, утверждаемой уполномоченным органом, рассматривается на заседании ЭК организации, согласовывается с ЭПК уполномоченного органа, Архива Президента Республики Казахстан, МИО или государственного архива и затем утверждается руководителем организации одновременно со сводными описями (годовыми разделами сводных описей) электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.

320. Акт, составленный в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем организации после согласования с соответствующим государственным архивом или уполномоченным органом сводных описей (годовых разделов сводных описей) электронных дел постоянного хранения, согласования сводных описей (годовых разделов сводных описей) электронных дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов в электронном виде с отметкой "ЭПК".

321. Акт, составленный в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем организации после утверждения ЭК вышестоящей организации (при наличии) сводных описей (годовых разделов сводных описей) электронных дел постоянного хранения и согласования сводных описей (годовых разделов сводных описей) электронных дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, электронных документов (дел) с отметкой "ЭПК".

322. Документы на электронных носителях, электронные документы (дела) с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, электронных документов (дел), не подлежащих хранению.

323. При уничтожении документов на электронных носителях, электронных документов (дел) из архива организации изымаются все их экземпляры. Электронные документы (дела) подлежат уничтожению. Электронные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после стирания записанной на них информации могут быть использованы для повторной записи информации. Электронные носители, непригодные к использованию, списываются и уничтожаются в установленном порядке. В учетных документах архива организации делается отметка об их списании.

324. При наличии в электронных документах информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, применяются следующие способы ее уничтожения:

воздействие на поверхность электронного носителя магнитным полем (размагничивание);

механическое уничтожение электронного носителя вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химикатов). Для обеспечения полной информационной безопасности данный способ является предпочтительным.

325. Состав метаданных для электронного документа, представляющего собой архивную копию информационного ресурса, дополнительно включает в себя:

наименование информационного ресурса; тип информационного ресурса;

крайние даты эксплуатации информационного ресурса;

данные о регистрации информационного ресурса в Государственном регистре информационных ресурсов;

интернет-адрес размещения информационного ресурса (для информационного ресурса, размещенного в глобальной компьютерной сети Интернет);

сведения о собственнике информационного ресурса;

сведения о владельце информационного ресурса.

326. Передача электронных документов в составе электронных дел в государственный архив осуществляется работником организации, ответственным за ведомственный архив, и обеспечивается средствами электронного документооборота и ИС ЭА.

Электронные документы (дела) в государственный архив передаются вместе с их метаданными.

Передача электронных дел постоянного хранения производится по описям электронных дел постоянного хранения организации, а в случае ликвидации организации временного (свыше 10 лет) хранения – по описям электронных дел временного (свыше10 лет) хранения, составленным по форме, утверждаемой уполномоченным органом, в соответствии с графиком приема электронных дел в государственный архив.

Опись электронных дел организации утверждается путем проставления ЭЦП с применением ключа руководителя организации.

327. Передача электронных документов (дел) на государственное хранение осуществляется по каналам электросвязи в соответствии с регламентом информационного взаимодействия между информационными системами архива организации и государственного архива при его наличии.

Электронные документы (дела) передаются на государственное хранение в формате хранения PDF/A-1.

328. В состав электронного дела включаются метаданные на каждый электронный документ.

329. Электронные дела при подготовке к передаче с организации в государственный архив формируются таким образом, чтобы метаданные каждого электронного документа (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего электронного документа и его метаданных (однонаправленный связный список). Данный порядок закрепляется в правовом акте организации.

330. Передача и прием электронных дел осуществляются по каналам электросвязи или на электронных носителях в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и информационной системой архива организации и государственного архива.

В описях электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения дополнительно указываются:

сведения о работнике организации, передающем электронные дела в государственный архив (наименование должности, инициалы, фамилия);

сведения о работнике государственного архива, принимающем электронные дела в архив организации (наименование должности, инициалы, фамилия).

331. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного дела:

порядковый номер электронного дела в описи электронных дел организации;

индекс электронного дела;

заголовок электронного дела;

крайние даты электронных документов электронного дела;

количество электронных документов электронного дела;

объем электронных документов электронного дела;

язык (языки) электронных документов электронного дела.

Целостность метаданных на уровне электронного дела подтверждается указанием в информационном пакете их контрольных характеристик.

332. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного документа временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения:

название вида электронного документа (приказ, письмо, смета и др.);

класс электронного документа (указание на принадлежность электронного документа к одной из унифицированных систем документации);

заголовок электронного документа;

дату электронного документа;

право доступа к электронным документам (доступ разрешен всем; доступ устанавливается фондообразователем);

дату снятия ограничений доступа (при их наличии);

регистрационный индекс электронного документа;

отметку о наличии регистрационно-контрольной карточки;

аннотацию на электронный документ (при наличии);

язык электронного документа;

данные об авторе электронного документа (наименование должности исполнителя, наименование организации, подготовившей электронный документ);

информацию о структуре электронного документа;

сведения о файлах электронного документа (имена, объем, контрольные характеристики);

сведения об алгоритме выработки контрольных характеристик (алгоритме хэширования – криптографическом алгоритме вычисления значения хэш-функции) (обозначение алгоритма, ссылка на технический нормативный правовой акт).

Целостность метаданных на уровне электронного документа подтверждается общей для всего документа контрольной характеристикой, указанной во внутренней описи.

333. При необходимости для описания на уровне электронного документа используются дополнительные метаданные, характеризующие особенности создания и воспроизведения электронных документов:

ссылки на другие документы, образующие общий управленческий контекст;

сведения об информационной технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан электронный документ;

сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения электронного документа;

сведения о защите электронного документа.

334. При передаче электронных дел на электронных носителях в состав метаданных включаются данные об электронных носителях (вид, тип электронного носителя) и размещении электронных документов (дел) на этих электронных носителях.

335. Для электронных документов в состав метаданных дополнительно включаются сведения о средствах ЭЦП, определяемые регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и ИС ЭА.