Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары туралы

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 19 қыркүйектегі № 575 қаулысы. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2023 жылғы 11 қыркүйектегі № 780 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Үкіметінің 11.09.2023 № 780 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 1-1-тармағының 3) тармақшасына сәйкес Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

Ескерту. Кіріспе жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 29.03.2022 № 173 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

1. Қоса беріліп отырған Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары бекітілсін.

2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі

Б. Сағынтаев

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 19 қыркүйектегі № 575 қаулысымен бекітілген

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары

Ескерту. Қағидалар жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 29.03.2022 № 173 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) Қазақстан Республикасының "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" және "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" заңдарына сәйкес әзірленді.

2. Қағидалар Ұлттық архив қорының (бұдан әрі – ҰАҚ) құжаттары мен басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің (бұдан әрі – ұйым архиві) қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы тәртібін айқындайды.

3. Осы Қағидаларда пайдаланылатын негізгі ұғымдар:

1) ақпараттық хат – архивте сақтаулы құжаттар туралы ақпаратты қамтитын, пайдаланушының сұратуы бойынша немесе ұйым архивінің бастамасымен ұйымның хат бланкісінде жасалған белгілі бір проблема, тақырып бойынша құжат;

2) архивтік анықтама – заңды тұлғаның (бұдан әрі – ұйым) хат бланкісінде жасалған, жеке және заңды тұлғаларға қажетті ақпаратты жасауға негіз болған архивтік құжаттардың сақтау бірліктерінің архивтік шифрлері мен парақ нөмірлері көрсетілген ақпаратты қамтитын, заңды (төлнұсқа) күші бар құжат;

3) архивтік көшірме – архивтік құжат мәтінін сөзбе-сөз дәл беретін сақтау бірлігінің архивтік шифрі мен парақтар нөмірлері көрсетілген, осы Қағидалардың 295-тармағына сәйкес ресімделген көшірме;

4) архивтік құжаттар көшірмелерін тақырыптық іріктеу – пайдаланушының сұратуы бойынша немесе ұйым архивінің бастамасымен ұйым архиві дайындаған архивтік құжаттар немесе олардың бөліктері көшірмелерінің белгілі бір тақырып бойынша жүйеленген жиынтығы;

5) архивтік құжаттарды ретке келтіру (бұдан әрі – ретке келтіру) – архивтік құжаттарды сақтау бірліктеріне (істерге) қалыптастыру, осындай сақтау бірліктерін (істерді) Қазақстан Республикасының ҰАҚ және архивтер туралы заңнамасына сәйкес сипаттау және ресімдеу жөніндегі жұмыстар кешені;

6) архивтік құжаттарды сақтау қоймасы (архив қоймасы) – архивтік құжаттарды сақтауға арналған арнайы жабдықталған сақтау қоймасы (үй-жай);

7) архивтік құжаттардың тақырыптық тізбесі – архивтік құжаттар тақырыптарының, сақтау бірліктерінің белгілі бір тақырып бойынша жүйеленген, олардың күндері мен архивтік шифрлері көрсетілген, пайдаланушының сұратуы бойынша немесе ұйым архивінің бастамасымен жасалған қысқаша немесе аннотацияланған тізбесі;

8) архивтік сілтегіш – архивтік құжаттарда атап өтілетін заттар атауларының әліпбилік, жүйелік немесе өзге белгісі бойынша жасалған тізбесін білдіретін, оларды іздеу деректері көрсетілген архивтік анықтамалық;

9) архивтік үзінді – ұйымның хат бланкісінде жасалған, архивтік құжат мәтінінің белгілі бір фактіге, оқиғаға, тұлғаға қатысты бөлігін сөзбе-сөз беретін, сақтау бірліктерінің архивтік шифрі мен парақтар саны көрсетілген құжат;

10) архивтік шифр – әр сақтау бірлігіне оны есепке алу мен сәйкестендіруді қамтамасыз ету мақсатында қойылатын белгі;

11) архивтік іс – жеке мұқабаға, папкаға ресімделген қағаз жеткізгіштегі жеке архив құжаты (құжаттары);

12) аса құнды құжат – тарихи-мәдени және ғылыми құндылығы жоғалмайтын, қоғам мен мемлекет үшін ерекше маңызы бар ҰАҚ архивтік құжаты;

13) аудиовизуалды құжаттама – техникалық құралдардың көмегімен жасалған, бейнелеу және (немесе) дыбыс ақпаратын қамтитын құжаттар кешені;

14) басқарушылық құжаттама – ұйымды басқарудың негізгі функцияларын іске асыру (ұйымдастыру, жоспарлау, реттеу, бақылау) кезінде пайдаланылатын құжаттар кешені;

15) ведомстволық архив – мемлекеттік заңды тұлғаның архивтік құжаттарды жинауды, ретке келтіруді, уақытша сақтауды, есепке алуды, пайдалануды және ҰАҚ құжаттарын мемлекеттік есепке алуды жүзеге асыратын мекемесі немесе құрылымдық бөлімшесі;

16) ғылыми-анықтамалық аппарат (бұдан әрі – ҒАА) – архивтік құжаттарды және олардағы құжаттық ақпаратты іздеуге арналатын архивтік анықтамалықтардағы архивтік құжаттар сипаттамасының жиынтығы;

17) ҒАА жүйесі – архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы архивтік анықтамалықтардың бірыңғай ғылыми-әдістемелік негізде құрылатын өзара байланысты және бірін бірі толықтыратын кешені;

18) ғылыми-техникалық құжаттама – ғылыми, ғылыми-техникалық, өндірістік-техникалық, жобалау, құрылыс және басқа да қызметтердің процестері мен нәтижелерін тіркейтін құжаттар кешені;

19) жеке архив – архивтік құжаттарды жинауды, сатып алуды, жинақтауды, ретке келтіруді, сақтауды, есепке алу мен пайдалануды жүзеге асыратын мемлекеттік емес заңды тұлға немесе оның құрылымдық бөлімшесі немесе қызметі, жинауы және сатып алуы нәтижесінде пайда болған жеке тұлғаның архивтік құжаттары;

20) құжаттарды сақтауды ұйымдастыру – құжаттарды ұтымды орналастыруды, олардың қозғалысы мен физикалық жай-күйін бақылауды, сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру мақсатында құжаттардың көшірмелерін жасауды, зақымдалуға немесе бұзылуға ұшыраған құжаттардың бастапқы немесе бастапқыға жақын қасиеттері мен сыртқы белгілерін қалпына келтіруді (реставрациялауды) қамтитын іс-шаралар жүйесі;

21) құжаттардың құндылығын сараптау – құжаттарды сақтау мерзімдерін белгілеу және оларды ҰАҚ құрамына енгізу үшін іріктеу мақсатында олардың құндылық өлшемшарттары негізінде зерделеу;

22) құжатты (хатты) босату – шығыс құжаттың автор-ұйымның ісінде қалатын данасы;

23) метадеректер – электрондық құжаттың мән-мәтінін, мазмұнын және құрылымын сипаттайтын, оны сәйкестендіруге және іздеуге арналған құрылымдық деректер, сондай-ақ құжаттың бүкіл өмірлік циклі бойындағы басқару процестері;

24) сақтау бірлігі – физикалық оқшау құжат немесе өзіндік мәні бар құжаттар жиынтығы болып табылатын есепке алу бірлігі;

25) ұйым архивінде құжаттарды есепке алу – архивтік құжаттардың саны мен құрамын есепке алу бірліктерінде белгілеу және әр есепке алу бірлігінің белгілі бір кешенге және есепке алу құжаттарындағы олардың жалпы санына тиесілілігін тіркеу;

26) файл – объектіні құру жүзеге асырылатын және (немесе) оған қол жеткізу қамтамасыз етілетін ортадағы операциялық жүйе қолдайтын электрондық жеткізгіштегі сәйкестендірілген объект;

27) істерді қалыптастыру – орындалған құжаттарды істер номенклатурасына және құжаттарды істер ішінде жүйелеуге сәйкес істерге топтастыру;

28) істердің құжаттардың тізімдемесі – сақтау бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, олардың жүйеленуі мен есепке алынуын бекітуге арналған архивтік анықтамалық;

29) істің куәландыру парағы – әр істің нөмірленген беттер санын қоса алғанда, белгілі бір ұйым архивінде істің мазмұны мен қалыптастырылу ерекшеліктері туралы ақпараттан тұратын құжат;

30) электрондық архив – архивтік электрондық құжаттардың жиынтығы;

31) электрондық архивтік құжат – электрондық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңбамен (бұдан әрі – ЭЦҚ) куәландырылған, көрсетілген ақпараттың қоғам мен мемлекет үшін маңыздылығына қарай сәйкестендірілуі мүмкін және сақталуға тиіс құжатталған ақпарат;

32) электрондық архивтің ақпараттық жүйесі (бұдан әрі – ЭА АЖ) – ақпараттық өзара іс-қимыл арқылы белгілі бір технологиялық әрекеттерді іске асыратын және архив ісі мен құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы нақты функционалдық міндеттерді шешуге арналған ақпараттық-коммуникациялық технологиялардың, қызмет көрсетуші персоналдың және техникалық құжаттаманың реттеліп ұйымдастырылған жиынтығы;

33) электрондық жеткізгіш – ақпаратты электрондық нұсқада сақтауға, сондай-ақ оны техникалық құралдар арқылы жазуға немесе жаңғыртуға арналған материалдық жеткізгіш;

34) электрондық құжат – ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және ЭЦҚ арқылы куәландырылған құжат;

35) электрондық құжаттардың (істердің) ақпараттық пакеті – желілік коммуникациялар немесе телекоммуникациялар бойынша біртұтас ретінде берілетін белгілі бір құрылымдағы ақпараттық объект;

36) электрондық құжаттардың көшірілуі – электрондық құжаттардың төлнұсқалығын, тұтастығын, сенімділігін және пайдаланудың қолайлылығын сақтай отырып, оларды бір бағдарламалық аппаратты ортадан немесе бір ақпарат жеткізгіштен басқа ортаға немесе басқа жеткізгішке беру процесі;

37) электрондық құжаттың конвертациясы – бастапқы электрондық құжаттың форматын құрылымы мен мазмұнын сақтай отырып түрлендіру;

38) электрондық тіркеу бақылау карточкасы (бұдан әрі – ЭТБК) – электрондық құжат деректемелерін тіркейтін, белгіленген нысан бойынша құжат туралы есептік деректері бар электрондық құжат;

39) электрондық іс – жинақтау процесінде логикалық түрде біріктірілген электрондық құжаттарды және олардың метадеректерін сақтаудың дербес бірлігі;

40) эмуляция – электрондық құжаттарды жаңғырту мақсатында функционалдық мүмкіндіктерін жоғалтпай және нәтижелерін бұрмаламай, бір жүйенің жұмысын екінші жүйенің құралдарымен жаңғырту.

4. Ұйымға жүктелген міндеттер мен функцияларға, сондай-ақ оның қызметінде пайда болатын құжаттардың құрамына сәйкес мыналар құрылады:

1) басқарушылық құжаттама, оның ішінде электрондық құжаттар архиві;

2) аудиовизуалды құжаттама, оның ішінде электрондық құжаттар архиві;

3) ғылыми-техникалық құжаттама, оның ішінде электрондық құжаттар архиві.

5. Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік архивтері және олардың филиалдары Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві (бұдан әрі – мемлекеттік архивтер) ұйымдарға осы Қағидаларды ендіру бойынша әдістемелік көмек көрсетеді.

6. Штаттық кестесінде архив жұмыскерлерінің штаттық лауазымдары көзделмеген ұйымда ұйым басшысының бұйрығымен (өзге өкімдік құжатпен) архивті жүргізуге жауапты адам тағайындалады.

2-тарау. Істерді, құжаттарды қабылдау тәртібі

1-параграф. Істерді, құжаттарды сақтауға қабылдау тәртібі

7. Ұйым архиві ұйымның қызметі процесінде пайда болған тұрақты, уақытша сақталатын және жеке құрам бойынша істерді, құжаттарды қабылдайды. Ұйым қайта ұйымдастырылған кезде құжаттар ретке келтірілген түрде құқықтық мирасқорларға берiледi.

8. Ұйым архивіне істерді, құжаттарды қабылдау жыл сайын жүзеге асырылады. Құрылымдық бөлімшелері бар ұйымда құжаттарды ұйым архивіне қабылдау ұйым басшысы бекіткен құжаттарды ұйым архивіне қабылдау кестесіне сәйкес жүзеге асырылады.

Құжаттар ұйым архивіне олар жасалған жеткізгіштерде (қағаздың әр түрі, оның ішінде фотоқағаз, калька, үлдір, магниттік таспалар, электрондық жеткізгіштер) тапсырылады.

9. Басқарушылық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезінде ұйым архивінің жұмыскері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) құрылымдық бөлімшенің істер тізімдемесіне сәйкес тұрақты, ұзақ уақыт сақталатын (10 жылдан артық) және жеке құрам бойынша істердің бар-жоғын;

2) істер номенклатурасы бойынша уақытша сақталатын (10 жылды қоса алғанға дейінгі) істердің бар-жоғын;

3) құрылымдық бөлімшенің істер тізімдемесі бойынша деректер бар істер парақтарының нөмірленуін;

4) іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің дұрыс толтырылуын (бар болса);

5) істің куәландыру парағының бар-жоғын;

6) мұқаба деректемелерінің құрылымдық бөлімшенің істер, құжаттар тізімдемесіндегі тиісті жазбалармен сәйкестігін;

7) істердің физикалық жай-күйін тексереді.

10. Аудиовизуалды құжаттаманы сақтауға қабылдаған кезде ұйым архивінің жұмыскері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) құжаттардың жинақтылығын;

2) құжаттардың физикалық жай-күйін;

3) қоса берілетін мәтіндік ілеспе құжаттама құрамының жинақтылығын тексереді.

Мәтіндік ілеспе құжаттаманың құрамына:

1) киноқұжаттар үшін – аннотациялар, монтаждық парақтар, аяқталған туындыларға рұқсат куәліктері, техникалық жай-күйінің актілері, жарық және түс паспорттарының жазбалары;

2) фотоқұжаттар үшін – аннотациялар;

3) фоноқұжаттар және бейнеқұжаттар үшін – техникалық жай-күйі актілері, сөйленген сөздердің мәтіндері, грампластинкалар каталогтары, сөз сөйлейтіндердің тізімдері, рецензиялар, мақалалар және қабылданатын фоноқұжаттар мен бейнеқұжаттарға қатысты басқа да құжаттар кіреді.

11. Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезінде ұйым архивінің жұмыскері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) құжаттардың жинақтылығын (тапсырылатын барлық құжаттама тізбеленген ерекшеліктер ведомосіне, ерекшеліктерге, томдардың, альбомдардың, кітаптардың мазмұнына және басқа да құжаттарға сәйкес);

2) белгіленген қолдар мен күндердің бар-жоғын;

3) титулдық парақтардың және негізгі жазбалардың орындалу дұрыстығын;

4) құжаттардың физикалық жай-күйін тексереді.

12. Ұйым архивіне электрондық құжаттарды қабылдау электрондық құжаттарды сақтауға қойылатын талаптардың сақталуын қамтамасыз ететін ақпараттық жүйелер арқылы жүзеге асырылады.

13. Электрондық құжаттар ұйым архивіне қалыптастырылған, жіберілген немесе алынған форматта және тиісті электрондық құжаттардың соңында қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың бірге сақталуын қамтамасыз ете отырып ақпараттық-телекоммуникациялық желі арқылы ұйымның электрондық құжат айналымының ақпараттық жүйесінен ұйым архивінің ақпараттық жүйесіне немесе бір мәртелік жазуға арналған жеке жеткізгіштерде тапсырылады. Электрондық құжаттар ұйым архивіне метадеректерімен бірге беріледі.

14. Бағдарламалық-аппараттық орта өзгерген және компьютерлік форматтар пайдаланудан шыққан, жеткізгіш бүлінген жағдайда ұйым архиві электрондық құжаттарды жаңа форматтарға ауыстыру және/немесе жаңа жеткізгіштерге көшіру бойынша жұмыс жүргізеді.

Құжаттарды көшіруді олар тәуелді болатын технологиялар мен медиа (мысалы, дискеталар, магниттік таспалар, оптикалық CD және DVD-дискілер) ескіргенге дейін жүзеге асыру қажет. Көлем және қолжетімділік талаптары сияқты факторларға байланысты мақсатты (түпкі) орта белгілі бола салысымен құжаттардың конверсиясын немесе оларды көшіруді орындау оңтайлы болуы мүмкін. Құжаттардың құндылығы және / немесе олармен байланысты тәуекелдер мейлінше төмен деп есептелсе, ұйым қандай да бір басқа ынталандырушы себеп (мысалы, бағдарламалық қамтылымды, жүйені ауыстыру, сатып алу немесе басқа ұйыммен бірігу) конверсияны немесе көшіруді негізде болғанға дейін күте тұруды жөн көруі мүмкін.

15. Электрондық құжаттарды (істерді) ұйым архивіне қабылдау кезінде (тексеру сәтінде) мыналардың:

1) иесі ұйым немесе ұйымның құрылымдық бөлімшесінің басшысы болып табылатын ЭЦҚ жабық кілтін қолдана отырып, ұйымның құрылымдық бөлімшесінің электрондық құжаттарының тізімдемесіндегі ЭЦҚ-ның;

2) иесі ұйым немесе ішкі тізімдемені жасаған ұйымның құрылымдық бөлімшесінің қызметкері болып табылатын ЭЦҚ жабық кілтін қолдана отырып, ішкі тізімдемедегі ЭЦҚ-ның жарамдылығын тексеру жүзеге асырылады.

ЭЦҚ жарамдылығын тексеру Қазақстан Республикасы Мемлекеттік органдарының куәландырушы орталығында берілген сәйкестік сертификаты бар ЭЦҚ құралын пайдалана отырып жүзеге асырылады.

Электрондық құжаттарды (істерді) қабылдау кезінде ұйым архивінің қызметкері ЭА АЖ арқылы:

1) электрондық құжаттар (істер) метадеректерінің құрамын;

2) сақтауға берілетін электрондық құжаттар (істер) құрамының құрылымдық бөлімшенің тиісті электрондық құжаттар (істер) тізімдемесінің деректеріне сәйкестігін;

3) берілген электрондық құжаттар (істер) көлемінің құрылымдық бөлімшенің тиісті электрондық құжаттар (істер) тізімдемесінде көрсетілген көлемге сәйкестігін;

4) электрондық құжаттарды (істерді) жаңғырту мүмкіндігін;

5) зиянды компьютерлік бағдарламалардың болмауын тексереді.

Электрондық істерді алмалы-салмалы жеткізгіштерде қабылдау кезінде алмалы-салмалы жеткізгіштердің физикалық және техникалық жай-күйі, алмалы-салмалы жеткізгіштердегі ақпараттың алмалы-салмалы жеткізгіштерде және электрондық құжаттардың (істердің) метадеректерде орналасуы туралы деректерге сәйкестігі тексеріледі.

Тұрақты сақталатын электрондық құжаттарды (істерді) қабылдау кезінде файл форматтарының PDF/A-1 тұрақты сақтау форматына сәйкестігі тексеріледі.

Электрондық құжаттар (істер) үшін оларға кіретін электрондық құжаттардың (істердің) төлнұсқалығы мен тұтастығын растау ЭЦҚ құралдарының жарамдылығын (тексеру сәтінде) тексеру арқылы жүзеге асырылады.

Төлнұсқалығын және тұтастығын тексеру нәтижелері ұйым архиві қалыптастыратын электрондық құжаттардың (істердің) метадеректерінде сақталады. Метадеректер тексеру күнін және тексеру процесінде расталған бақылау сипаттамаларын қамтиды.

16. Осы Қағидалардың 13 – 15-тармақтарының талаптарына сәйкес жүргізілген тексерулердің нәтижелері оң болса, ұйым архивіне электрондық құжаттарды (істерді) қабылдау аяқталды деп есептеледі. Ұйымның ЭА АЖ-де архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган (бұдан әрі – уәкілетті орган) бекітетін нысан бойынша электрондық құжаттарды көшіру және қайта жазу туралы акт қалыптастырылады.

2-параграф. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу және оның нәтижелерін ресімдеу тәртібі

17. Ұйым архивінде құжаттардың құндылығына сараптама ҰАҚ құрамына жатқызылған құжаттарды іріктеу, оларды тиісті мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау, ҰАҚ құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақтау мерзімдерін айқындау және сақтау мерзімдері өтіп кеткен құжаттар мен істерді жоюға бөлу мақсатында жүргізіледі.

18. Құжаттардың құндылығына сараптама:

1) Қазақстан Республикасының ҰАҚ және архивтер туралы заңнамасы;

2) сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік немесе салалық тізбелері, типтік (үлгілік) істер номенклатурасы және ұйымның тиісті кезеңдегі істер номенклатурасы;

3) архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті органның (бұдан әрі – уәкілетті орган), облыстардың, республикалық маңызы бар қалалар мен астананың жергілікті атқарушы органдарының (бұдан әрі – ЖАО) және мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивінің әдістемелік құжаттары негізінде жүргізіледі.

19. Құжаттардың құндылығына сараптама құжаттардың пайда болу, мазмұны, сыртқы ерекшеліктері өлшемшарттарын кешенді қолдану жолымен жүргізіледі.

Құжаттың пайда болу өлшемшарттарына:

1) мемлекеттік басқару жүйесіндегі немесе нақты саладағы (қызмет саласында) ұйымның рөлі мен орны, ол орындайтын міндеттер мен функциялардың маңыздылығы, қоғам өміріндегі жеке тұлғаның орны;

2) құжаттың пайда болған жері мен күні жатады.

Құжаттар мазмұнының өлшемшарттарына:

1) құжатта көрсетілген оқиғаның (құбылыстың, нысананың) маңыздылығы;

2) құжаттағы ақпараттың маңыздылығы, оның басқа құжаттарда қайталануы;

3) құжаттың төлнұсқалығы, түрі мен әртүрлілігі жатады.

Құжаттың сыртқы ерекшеліктерінің өлшемшарттарына:

1) құжаттың төлнұсқалығы;

2) құжаттың заңдық анықтығы (лауазымды адам қолтаңбасының (электрондық цифрлық қолтаңбасының) және Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес міндетті болып табылатын өзге де деректемелерінің болуы);

3) ақпарат мазмұнын тіркеу және жіберу нысаны;

4) құжатты материалдық жеткізгіштің ерекшелігі;

5) құжаттың физикалық жай-күйінің ерекшелігі жатады.

20. Аудиовизуалды құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу кезінде мынадай қосымша арнайы өлшемшарттар қолданылады:

1) аудиовизуалды құжаттардың көркемдік құндылығы;

2) аудиовизуалды құжаттардың композициялық-сюжеттік тұтастығы;

3) аудиовизуалды құжаттардың айқындығы мен бірегейлігі;

4) ақпаратты жеткізгіштің өзіндік ерекшелігі, ақпаратты жазу және оны шығару тәсілі, аудиовизуалды құжаттардың техникалық жай-күйі.

21. Ғылыми-техникалық құжаттамаға сараптама жүргізу кезінде қосымша мынадай арнайы өлшемшарттар қолданылады:

1) тұтастай мемлекеттің нақты салалары мен экономикасын дамыту үшін құжаттарда көрсетілген проблеманың (технологияның) немесе объектінің (жобаның, модельдің, конструкцияның, технологияның) енгізілген кездегі маңыздылығы;

2) проблеманы шешудің, конструкцияның, технологияның, жобаның қағидаттық жаңашылдығы, ерекшелігі, бірегейлігі;

3) ғылыми-техникалық құжаттаманың ғылыми зерттеу кезеңдеріне (техникалық әзірлеудің сатылығы) сәйкестігі.

22. Электрондық құжаттарға (істерге) сараптама жүргізу кезінде қосымша мынадай арнайы өлшемшарттар қолданылады:

1) метадеректердің сақталуы;

2) электрондық құжаттардың (істердің) теңтүпнұсқалығы;

3) архивтік сақтауға қабылданған құжаттарда қайталанатын ақпараттың болмауы.

23. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу және оның нәтижелерін қарау үшін ұйымда сараптау комиссиясы (бұдан әрі – СК) құрылады.

Аумақтық органдары және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдары бар мемлекеттік органдарда, сондай-ақ филиалдары бар ұйымдарда орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрі – ОСК) құрылады.

24. ОСК (СК) кеңесші орган болып табылады және ұйым басшысы бекітетін ереже негізінде әрекет етеді.

25. Құжаттардың құндылығына сараптаманы жоспарлы түрде жыл сайын ұйым архивінің жұмыскері жүргізеді. Мемлекеттік архивтің жинақтау көзі болатын ұйымда құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу тиісті мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президентінің Архивінің әдістемелік басшылығымен және консультациялық көмегімен жүзеге асырылады.

Ұйым қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде құндылыққа жоспардан тыс сараптама жүргізіледі.

26. ОСК (СК) шешімдері ұйым басшысы бекітетін хаттамамен ресімделеді.

Мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасының Президентінің Архивінің жинақтау көздерінің ОСК (СК) шешімдерін мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві, ЖАО құратын тиісті сараптау-тексеру комиссиясымен (бұдан әрі – СТК) келісілгеннен кейін ұйым басшысы бекітеді.

27. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу кезінде:

1) ұйым құжаттарының құрамын талдау;

2) мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне (мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президентінің Архивінің жинақтау көздері үшін) тапсыру үшін сақтау мерзімі тұрақты істерді іріктеу және дайындау;

3) құжаттардың төлнұсқа даналарының бар-жоғын тексеру және істеріне осы құжаттар енгізілген құрылымдық бөлімшелерді айқындау;

4) олардағы ақпараттың басқа құжаттарда қайталану сипатын, қайталаудың түрін, нысанын және толықтығын нақтылау жүзеге асырылады.

Қайталанатын ақпараты бар құжаттарды және дублеттік құжаттарды жоюға бөлу олар тұрақты сақтауға іріктелген құжаттармен салыстырылғаннан кейін ғана жүргізіледі.

28. Қағаз жеткізгіштердегі тұрақты сақталатын құжаттарды қамтитын "СТК" белгісі бар істер қайта пішімдеуге жатады. Олардың құрамынан бөліп алынған тұрақты сақталатын құжаттар жеке істерге қалыптастырылады не тұрақты сақталатын біртектес істерге қосылады. Уақытша сақталатын қалған құжаттардан тұратын істер белгіленген мерзімдер ішінде сақталады.

Электрондық құжаттарды (істерді) пішімдеу қағаз жеткізгіштердегі істерге ұқсас жүзеге асырылады.

Тұрақты сақталатын құжаттарды қамтитын "СТК" белгісі бар электрондық құжаттардың (істердің) әр файлы бөлек, файлда – парақтап қаралады.

29. Құжаттардың құндылығына сараптама істің құжаттарын парақтап және (немесе) әр файлды қарап шығу жолымен жүргізіледі (аудиовизуалды құжаттар монтаждау үстелінде немесе экранда көрсетіледі, аудиоқұжаттар тыңдалады, электрондық құжаттар (істер) қаралады).

30. Сараптама жүргізу барысында:

1) құжаттарды аталған іске жатқызудың негізділігі;

2) құжаттың заңды күші (деректемелердің бар-жоғы);

3) іс мұқабасы деректемелерінің дұрыс ресімделуі және бар-жоғы;

4) істер парақтарының дұрыс нөмірленуі;

5) құжаттың физикалық-химиялық және техникалық жай-күйі тексеріледі.

Құрылымдық бөлімшелерде құжаттарды ұйым архивіне тапсыруға дайындау кезінде құжаттардың екінші және одан кейінгі даналары, шимайқағаздары, құжаттардың ресімделмеген көшірмелері алынбаса, олар қарап шығу (тыңдау) барысында алып тасталады.

Анықталған кемшіліктерді ұйым архивінің жұмыскері жояды. Қажет болған кезде істердің тақырыптары нақтыланады, істер сөгіледі және пішімделеді, істегі парақтарды қайта нөмірлеу жүзеге асырылады.

31. Құжаттардың құндылығын сараптау нәтижелері бойынша және құрылымдық бөлімшелер істерінің, құжаттарының тізімдемелері негізінде:

1) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесі;

2) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша тұрақты сақталатын электрондық құжаттар (істер) тізімдемелері;

3) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жеке құрам бойынша істер тізімдемесі;

4) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жеке құрам бойынша электрондық құжаттар (істер) тізімдемесі;

5) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесі;

6) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша уақытша (10 жылдан астам) сақталатын электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесі;

7) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт;

8) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша сақтауға жатпайтын электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы акт жасалады.

32. Жобалау, конструкторлық және технологиялық құжаттаманың құндылығына сараптама жүргізген кезде уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша Өнеркәсіптік өндіріс және технологиялық процестер бұйымдары, жобалау және күрделі құрылыс объектілері, мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама жобаларының тізбесі (бұдан әрі – тізбе) жасалады.

33. Тізбе бес жылда бір реттен сиретпей жасалады.

34. Тізбе тармақтарын жүйелеу хронологиялық, тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық белгілер бойынша жүзеге асырылады.

35. Тізбені ұйымның ОСК (СК) келіскеннен кейін ұйымның басшысы және мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің немесе ЖАО-ның СТК бекітеді.

Тізбе екі данада жасалады. Ол бекітілгеннен кейін бір данасы тиісті мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне жіберіледі, екіншісі ұйымда қалады.

36. Тізбенің негізінде құндылықты одан әрі сараптау және электрондық құжаттардың (істердің) жобалау, конструкторлық және технологиялық құжаттама істерінің, құжаттарының тізімдемелерін жасау жүргізіледі.

Ғылыми-зерттеу және патенттік-лицензиялық құжаттамалар үшін тізбе жасалмайды.

37. Істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемелері ғылыми-техникалық құжаттаманың әр түріне жеке жасалады: жобалау, конструкторлық және технологиялық, ғылыми-зерттеу патенттік-лицензиялық және ғылыми-техникалық құжаттаманың түрін айқындайтын цифрлық индексі бар дербес нөмірі болады.

38. Аудиовизуалды құжаттардың құндылығына сараптама жүргізген кезде аудиовизуалды құжат кешенінің толықтығы мен сақталу дәрежесі, мәтіндік ілеспе құжаттаманың бар-жоғы және оның сапасы, ғылыми және практикалық пайдалану мүмкіндігі, аудиовизуалды құжаттың дублеттілігі, игерілуі және нұсқалылығы ескеріледі.

39. Құндылыққа сараптама жүргізу процесінде қандай да бір бүлінген тұстары бар аудиовизуалды құжаттар анықталады.

Ақау, әсіресе химиялық-биологиялық сипаттағы (сарғаю, көгеру, эмульсияның қабыршықтануы) ақау табылған кезде сол жылы өндірілген, сақталу жағдайлары бірдей барлық аудиовизуалды құжаттарға бақылау жүргізіледі.

Ақауы бар аудиовизуалды құжаттарға реставрация-профилактикалық өңдеу жұмыстары жүргізіледі.

40. 1922 жылды қоса алғанға дейінгі кезеңде жасақталған аудиовизуалды құжаттар жоюға бөлінбейді. 1922 жылдан 1945 жылды қоса алғанға дейінгі кезеңде қалыптасқан аудиовизуалды құжаттарды жою уәкілетті органның рұқсатымен жүзеге асырылады.

3-параграф. Істердің, құжаттардың тізімдемесін жасау тәртібі

41. Тұрақты, уақытша сақталатын, жеке құрам бойынша істер, құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар (істер) тізімдемелеріне және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерге әр архив қоры шегінде жеке реттік нөмірлер беріледі.

Істер, құжаттар тізімдемесі енгізілген тақырыптардың саны 9999 (тоғыз мың тоғыз жүз тоқсан тоғызға) жеткенде аяқталады.

Келесі істер, құжаттар, оның ішінде электронды құжаттар (істер) тізімдемесіне кезекті реттік нөмірі беріледі.

Ұйым қайта ұйымдастырылған немесе таратылған кезде істер, құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар (істер) тізімдемесі енгізілген істер, құжаттар тақырыптарының жалпы санына қарамастан аяқталады.

42. Істер, құжаттар тізімдемесінің жылдық бөлімі жыл сайын жасалады және бекітіледі.

43. Тізімдемені ресімдеген кезде тақырыптары (істердің томдары, бөлімдері) жалпы тәртіппен нөмірленеді.

44. Қосымша анықталған істер тақырыптары қабылданған жүйелендіруге сәйкес тиісті істер, құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар (істер) тізімдемесіне литерлік нөмірлермен енгізіледі. Бір жыл ішінде саны 10-нан астам іс болған жағдайда тақырыптары жеке-жеке нөмірлене отырып істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) қосымша тізімдемесі жасалады.

Істер, құжаттар тізімдемесіне, электрондық құжаттар (істер) тізімдемесіне істің түскені немесе шығарылғаны туралы жазба енгізілгеннен кейін түпкі қорытынды жазба жасалады, онда енгізілген өзгерістердің негіздемесі де көрсетіледі.

45. Бірнеше жылдар бойынша құжаттарды қамтитын іс істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесіне іс жүргізуде басталған жылы бойынша енгізіледі, кейінгі жылдар бойынша оның тақырыбы көрсетіледі, ал "Ескертпе" деген бағанда – "№ істі қараңыз" деген белгі қойылады.

46. Тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесі ұйымның ОСК-мен (СК-мен) келісілгеннен кейін мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің немесе ЖАО-ның СТК-мен келісіледі, ұйымның басшысы бекітеді.

Жеке құрам бойынша істердің тізімдемесін ұйымның ОСК (СК) келіседі, ОСК (СК) келіскеннен кейін мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің немесе ЖАО-ның СТК-мен келісіледі және ұйымның басшысы бекітеді.

Уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесін ұйымның ОСК-мен (СК) келісілгеннен кейін ұйымның басшысы бекітеді.

47. Мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің жинақтау көздері болып табылмайтын ұйымдар тұрақты сақталатын, жеке құрам бойынша істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемелері мен сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді СТК-ға бекітуге (келісуге) ұсынбайды.

48. Тұрақты сақталатын істердің, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесіне:

1) тұрақты сақталатын, оның ішінде ҰАҚ құрамына жатқызылған істердің, құжаттардың;

2) "СТК" белгісі бар құжаттардан қалыптастырылған, ұйымның сол жылғы істер номенклатурасымен салыстырылғаннан, істерді қалыптастыру мен ресімдеудің дұрыстығы тексерілгеннен кейін уақытша сақталатын мерзімдері бар істерден бөлінген істердің. Қажет болған жағдайларда істер тақырыптары нақтыланады;

3) республикалық, облыстық, республикалық маңызы бар қалалардың, астана ұйымдары басшыларының іс жүргізу аяқталған жеке істерінің;

4) саяси мемлекеттік қызметшілердің іс жүргізу аяқталған жеке істерінің;

5) жоғарғы айырым белгілері, құрметті мемлекеттік және өзге де атақтары, наградалары, ғылыми дәрежелері бар жұмыскерлердің іс жүргізу аяқталған жеке істерінің тақырыптары енгізіледі.

49. Архив қорының сақтау бірліктері (істер) жүйелеу схемасына сәйкес архив қоры шегінде жүйеленеді.

Істің дұрыс қалыптастырылмағаны анықталса, қағаз жеткізгіштегі істер сөгіледі және қайта пішімделеді.

50. Тұрақты сақталатын істердің, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесінде тақырыптарды жүйелеу мынадай:

1) құрылымдық (сақтау бірлігінің тиісті құрылымдық бөлімшеге тиесілілігіне сәйкес);

2) хронологиялық (сақтау бірлігі жатқызылған кезеңдер немесе күндері бойынша);

3) функционалдық, салалық, тақырыптық, пәндік-мәселелік (сақтау бірлігінің мазмұнына қатысты ұйымның функциясын, тақырыбын немесе мәселелерін есепке ала отырып);

4) номиналдық (іс жүргізу нысаны бойынша – құжаттардың түрлері мен әртүрлілігі);

5) корреспонденттік (ұйымдармен және тұлғалармен хат алмасу нәтижесінде пайда болған сақтау бірліктері);

6) географиялық (құжаттардың мазмұны, олардың авторлары, корреспонденттері байланысты болатын белгілі бір аумақтарға, елді мекендерге және басқа да географиялық объектілерге сәйкес);

7) авторлық (құжаттың авторы болып табылатын ұйымның атауы немесе тұлғалардың тегі бойынша) белгілермен айқындалады.

51. Ғылыми-зерттеу ұйымдарының архив қорларындағы жеке құрам жөніндегі құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттама, баспалардағы қолжазбалар, медициналық ұйымдардағы аурулар тарихы, бақылау органдарының архив қорларындағы тексеру актілері жеке топқа бөлінеді және басқарушылық құжаттардан бөлек жүйеленеді.

52. Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар:

1) түрлеріне қарай (фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер);

2) фильмдердің, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай; жеке кино- және телесюжеттердің өндірістік нөмірлері бойынша;

3) есепке алу бірліктері (жиынтықтары) бойынша;

4) түстілігі (түрлі-түсті, ақ-қара);

5) үлдірдің форматы (8 миллиметр (бұдан әрі – мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленеді.

53. Фотоқұжаттар мына түрлер:

1) әр түсті негативтер (түрлі-түсті немесе ақ-қара) және 2-8 цифрларымен белгіленген көлемдері (2 цифры 2,5 сантиметр (бұдан әрі – см) х 3,5 см, 3 – 6 см х 6 см, 4 – 6 см х 9 см, 5 – 9 см х 12 см, 6 – 10 см х 15 см, 7 – 13 см х 18 см, 8 – 18 см х 24 см) көлемдегі негативтерге сәйкес келеді) бойынша жүйеленеді.

Көлемі шағын, 6-8 мөлшерлі негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге рұқсат етіледі;

2) әр түсті слайдтар (диапозитивтер);

3) позитивтер, фототаңбалар;

4) фотоальбомдар;

5) диафильмдер;

6) "Э" әрпімен белгіленетін электрондық құжаттар (цифрлық немесе заманауи жеткізгіштегі фотоқұжаттар) бойынша жүйеленеді.

54. Фоноқұжаттар дыбыстық ақпаратты жазу түрлері бойынша: фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Белгілі бір жазба түрінің фоноқұжаттарына жеке тізімдеме жасалады. Түрлердің ішінде фоноқұжаттар сақтау бірліктері және жиынтықтары бойынша орналастырылады.

55. Тұрақты сақталатын жеке құрам бойынша істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесінің уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша титулдық парағы, мазмұны (тарауларға бөлінгені), алғы сөзі, қысқартылған сөздер тізімі мен қорытынды жазбасы болады. Жеке құрам бойынша тізімдеменің титулдық парағында мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің ресми атауы жазылмайды.

56. Тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесі қағаз жеткізгіште 4 данада жасалады. Бекітілгеннен кейін оның екі данасы мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне беріледі, екеуі ұйым архивінде қалады.

57. Жеке құрам бойынша істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесі қағаз жеткізгіште 4 данада жасалады. Бекітілгеннен кейін екі данасы мемлекеттік архивке беріледі, екеуі ұйым архивінде қалады.

58. Ұзақ мерзімді (10 жылдан астам) сақталатын істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесі қағаз жеткізгіште 4 данада жасалады. Бекітілгеннен кейін екі данасы мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне беріледі, екеуі ұйым архивінде қалады.

59. Барлық құжат түрлерінің электрондық істер тізімдемелері мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне ЭА АЖ арқылы не ол болмаған жағдайда электрондық жеткізгіштер арқылы беріледі.

60. Жеке құрам бойынша істердің, оның ішінде электрондық істердің тізімдемесіндегі тақырыптарды жүйелеу хронологиялық, құрылымдық (функционалдық) және номиналдық жіктелу белгілерімен айқындалады. Істердің тақырыптары іс жүргізудің басталған (аяқталған) жылы бойынша топтастырылады, әр жылдың ішінде ұйымның құрылымдық бөлімшелері (қызметінің бағыттары) бойынша, соңғылардың ішінде – істер маңыздылығының кемуіне қарай жүйеленеді.

61. Жеке құрамды есепке алу жөніндегі карточкалар мен жұмыскерлердің жеке істері (көлемі бір жылда 20 істен асса) істердің жеке тізімдемесіне енгізіледі. Олардың тақырыптары іс жүргізуде істердің аяқталу жылы бойынша, әр жыл ішінде – жұмыскерлер тегінің әліпби тәртібімен топтастырылады.

62. Ұзақ уақыт (10 жылдан астам) сақталатын істер, құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар (істер) тізімдемесіне мазмұны, алғы сөз және қысқартылған сөздер тізімі жасалады.

63. Ұзақ уақыт (10 жылдан астам) сақталатын істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың (істердің) тақырыптарын жүйелеу хронологиялық-құрылымдық немесе хронологиялық-функционалдық (хронологиялық-номиналдық) және номиналдық-логикалық жіктеу белгілерімен айқындалады.

4-параграф. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні жасау тәртібі

64. Сақтауға жатпайтын құжаттарды, жоюға бөлу туралы акт істер, құжаттар тізімдемесімен қатар жасалады.

65. Актіге құжаттардың құндылығына сараптама жүргізілетін жылдың 1 қаңтарына дейін сақтау мерзімдері өтіп кеткен істер мен құжаттардың тақырыптары енгізіледі.

66. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жасалады.

Актіде жеке істердің тақырыптары немесе біртектес істердің топтық тақырыптары көрсетіледі.

67. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні ұйымның ОСК-мен (СК) және мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивінің немесе ЖАО СТК-мен келісілгеннен кейін ұйым басшысы бекітеді.

68. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт екі данада жасалады, оның біреуі мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне, екіншісі ұйым архивіне тапсырылады.

69. Сақтау мерзімдері өтіп кеткен құжаттар, тиісті кезеңнің істер тізімдемесі мен жоюға бөлу туралы актісі бекітілгеннен кейін ғана жоюға бөлінеді.

3-тарау. Ұйым архивінің құжаттарын сақтау

1-параграф. Құжаттардың сақталуын ұйымдастыру тәртібі

70. Электрондық құжаттардың (істердің) ұйым архивінде сақталуын қамтамасыз ету үшін:

1) құжаттарды сақтаудың материалдық-техникалық базасын құру (ғимарат және сақтау қоймалары (үй-жайлар), құжаттарды сақтау құралдары, жабдықтар, күзету және сақтау қауіпсіздігі құралдары, климаттық бақылау құралдары, құжаттарды көшіріп алу және зақымдалғандарын қалпына келтіру құралдары) және дамыту бойынша шаралар кешені;

2) құжаттарды сақтаудың нормативтік шарттарын жасау (сақтаудың температуралық-ылғалдылық, жарық, санитариялық-гигиеналық, күзету режимдері) және сақтау бойынша шаралар кешені;

3) превентивті сипаттағы шаралар құжаттардың физикалық-химиялық сақталуын қамтамасыз ету, олардың архив қоймаларынан берілуін регламенттеу, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеруді жүргізу, аса құнды құжаттарды айқындау, сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру) жүзеге асырылады.

71. Электрондық құжаттар (істер) үшін сақтаудың барлық кезеңінде олардағы ақпаратты жаңғырту мүмкіндігі қамтамасыз етілуге тиіс.

Электрондық құжаттарды (істерді) жаңғыртуға арналған форматтар немесе бағдарламалық қамтылым ескірген жағдайда, олардың ұзақ мерзімді сақталуы мен тұтастығы эмуляция немесе конвертациялау процестерімен қамтамасыз етіледі.

72. Эмуляция кезінде электрондық түрдегі құжаттарды барынша дәл жаңғыртуға арналған бағдарламалық-техникалық ортаны құру қамтамасыз етіледі.

Электрондық құжаттарды (істерді) бір файл форматынан екіншісіне конвертациялау кезінде жасалған файл мен электрондық құжаттың (істің) эталондық данасы мазмұнының теңтүпнұсқалығын тексеру жүзеге асырылады.

Эмуляция мен конвертациялау кезінде электрондық құжаттың (істің) сәйкестендіргіші мен эмуляциялауға немесе конвертациялауға дейінгі атауы сақталады.

Эмуляция немесе конвертациялау туралы ақпарат сақталған және өзгерістер енгізуден қорғалған болуға тиіс.

73. Эмуляция немесе конвертациялау туралы ақпарат мыналарды қамтиды:

конвертациялау процесінде құрылған сақтау объектісінің көлемі, форматы, бақылау сипаттамасы, жасалған күні мен уақыты;

эмуляция немесе конвертациялау процестерін іске асыратын бағдарламалық құрал туралы мәліметтер;

эмуляцияны қолданған немесе конвертациялауды жүзеге асырған ұйымның архив жұмыскері туралы ақпарат (лауазымының атауы, аты-жөні, тегі).

Конвертацияланған жағдайда электрондық құжаттың (істің) эталондық көшірмесі ұйым архивіне бастапқыда түскен түрі мен құрамында сақталады.

Конвертациялау кезінде, сондай-ақ эмуляция немесе конвертациялау процестерін құжаттау кезінде жасалған барлық сақтау объектілері электрондық құжаттың (істің) эталондық көшірмесі сияқты есепке алу бірлігіне қосылады не дербес есепке алу бірлігін құрайды.

Есепке алу құжаттарына тиісті өзгерістер енгізіледі.

74. Құжаттарды сақтауды ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесі құжаттардың сақталуын және ұйымның архивіне құжаттар келіп түскен кезде оларды сақтау және тиісті мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тұрақты сақтауға тапсыру кезінде олардың физикалық жай-күйін бақылауды қамтамасыз етеді.

75. Электрондық құжаттарды (істерді) сақтауды ұйымдастыру мыналарды қамтиды:

белгіленген сақтау мерзімі ішінде электрондық құжаттарды (істерді) кепілдік берілген сақтау;

барлық сақтау объектілерінің болуы мен физикалық сақталуын қамтамасыз ету;

барлық сақтау объектілерінің тұтастығын қамтамасыз ету;

ұзақ мерзімді перспективада электрондық құжаттарды қайта жаңғыртуға жағдай жасау;

электрондық құжаттардың (істердің) орын ауыстыруын бақылау (жаңа электрондық жеткізгішке қайта жазу және т.б.).

76. Архивте электрондық құжаттарды сақтау:

1) физикалық оқшауланған жеткізгіштерде – екі данада, оның біреуі негізгі, екіншісі жұмыс бабындағы болып табылады. Бұл ретте негізгі және жұмыс бабындағы даналар жеткізгіштерді өндірушілер ұсынған температуралық-ылғалдылық режимінде әртүрлі архив қоймаларында (үй-жайларында) сақталады;

2) электрондық архивтің ақпараттық жүйесінде – архивтің меншікті жабдығында немесе мемлекеттік органдардың деректерді өңдеу орталықтарында жүзеге асырылады.

Электрондық құжаттарды физикалық оқшауланған жеткізгіштерде сақтаудың міндетті шарттары:

1) ақпаратты ұзақ уақыт (10 жылдан астам) сақтауға арналған жеткізгіштерді қолдану;

2) оларды жаңғыртуды, көшіруді және конвертациялауды жүзеге асыруға, сондай-ақ физикалық және техникалық жай-күйін бақылауға мүмкіндік беретін техникалық және бағдарламалық құралдардың болуы;

3) жаңа жеткізгіштерге көшіруді және заманауи форматтарға конвертациялауды жүргізу;

4) олардың теңтүпнұсқалығын, тұтастығын, анықтылығын, пайдалануға жарамдылығын бақылауды ұйымдастыру болып табылады.

Электрондық архивтің ақпараттық жүйесінде электрондық құжаттарды сақтаудың нормативтік шарттары:

1) оның мемлекеттік ақпараттық жүйелерді құру, дамыту, пайдалануға беру және оларда ақпаратты сақтау саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарына сәйкестігімен;

2) оны пайдалану кезінде ақпараттық қауіпсіздік және ақпаратты қорғау талаптарының сақталуымен;

3) электрондық құжаттарды резервтік, оның ішінде бұлтты технологияларды қолдану арқылы көшірумен және оларды заманауи форматтарға конвертациялаумен қамтамасыз етіледі.

77. Электрондық құжаттарды (істерді) сақтау шарттары:

температуралық-ылғалдылық режимінің сақталуын;

санитариялық-гигиеналық, өртке қарсы және күзет режимдерінің сақталуын;

арнайы сақтау құралдарын (серверлік жабдықтар, металл шкафтар, футлярлар және т.б.) қолдануды қамтамасыз етуге тиіс.

Электрондық құжаттарды сақтау шарттарының сенімділігін айқындайтын негізгі параметрлер:

ортаның ластануы;

температуралық сақтау шарттары;

ортаның салыстырмалы ылғалдылығы;

электромагниттік өрістердің әсері;

деректерді өңдеу орталығын оның қажетті жағдайларда жұмыс атқаруы үшін инженерлік инфрақұрылыммен қамтамасыз ету;

электрондық жеткізгіштерді пайдалану мерзімін бақылау болып табылады.

78. Ұйым архивін әкімшілік ғимараттағы ыңғайластырылған үй-жайларға орналастыру конструкцияның отқа төзімділік, беріктік талаптарына, санитариялық-гигиеналық нормаларға сәйкестігі, жылыту және желдету жүйелерінің болуы шартымен жүргізіледі.

79. Ұйым архивіне арналған үй-жай мыналардан:

1) құжаттарды сақтауға арналған архив қоймасынан;

2) зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмеден (оқу залы);

3) архив жұмыскерлеріне арналған жұмыс бөлмелерінен;

4) серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған бөлмеден тұрады.

Архив қоймалары оқшауланған үй-жайларда орналасады.

Бөгде адамдар архив қоймасына ұйым басшысының рұқсатымен және ұйым архиві қызметкерінің қатысуымен ғана кіргізіледі.

80. Архив қоймалары химиялық заттарды немесе азық-түлік өнімдерін сақтаумен немесе қолданумен байланысты зертханалық, өндірістік және қойма үй-жайларынан алыс орналастырылады.

Архив қоймалары негізгі өрт сөндіру құралдарымен жабдықталады. Ұйым архиві үй-жайларының өрт сөндіру жүйелерінде және құралдарында бейтарап, құжаттар үшін қауіпсіз заттар қолданылады.

Архив қоймаларында отты, қыздыру құралдарын қолдануға рұқсат етілмейді. Олардың ішінде газ, су, кәріз құбыржолдарын және басқа да магистралдық құбыржолдарды орналастыруға рұқсат етілмейді.

Архив қоймасы үшін терезелері жоқ үй-жайды сағатына 2-3 рет ауа алмасу жиілігімен табиғи немесе жасанды желдету болған кезде пайдалануға жол беріледі.

81. Ұйым архиві үй-жайларының сыртқы есіктері металмен қапталады және берік ысырмалары болады. Жұмыс уақытында архив қоймалары кілтпен жабылады. Жұмыстан тыс уақытта архивтің барлық үй-жайларына мөр басылады немесе пломбаланады. Мөр (пломбир) кілттермен бірге ұйым бойынша кезекшіге, күзетшіге немесе ішкі тәртіп қағидаларында белгіленген орынға тапсырылады.

Ұйым архивінен құжаттарды ғимараттан тысқары жерге алып шығу ұйым басшысы белгілеген тәртіппен арнайы рұқсаттамалар бойынша ғана жүзеге асырылады.

82. Архив қоймалары күзет дабылдарымен жабдықталады. Орналасуы сырттан кіруге мүмкіндік беретін терезелерге металл торлар орнатылады.

83. Архив қоймаларындағы электр өткізгіш жасырын салынады, герметикалық штепсельдік розеткалар пайдаланылады. Ортақ және әр қабаттағы ажыратқыштар архив қоймаларынан тысқары орналастырылады.

2-параграф. Істерді орналастыру және сақтау тәртібі

84. Ұйым архивінде құжаттар архив қоймаларында сақталады және есепке алу құжаттарына, оның ішінде электрондық құжаттарға (істерге) сәйкес олардың жедел іздестірілуін қамтамасыз ететін тәртіппен орналастырылады. Архивте істерді, оның ішінде электрондық құжаттарды (істерді) орналастыру тәртібі оларды орналастыру жоспарымен (схемасымен) айқындалады.

85. Архив қоймалары негізгі (стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждармен) және қосалқы (металл шкафтар, сейфтер) сақтау құралдарымен жабдықталады. Оттан қорғайтын құралдармен өңдеу шартымен ағаш стеллаждарды қолдануға рұқсат етіледі.

Фоно және бейнеқұжаттарды сақтауға арналған стеллаждар ферромагнитті емес материалдан әзірленеді.

86. Стеллаждар терезе ойықтары бар қабырғаларға перпендикуляр түрде, ал терезесі жоқ үй-жайларда – үй-жайлар мен жабдықтардың ерекшеліктерін есепке ала отырып орнатылады. Сақтау құралдарын ғимараттың сыртқы қабырғаларына және жылу көздеріне тым жақын орналастыруға рұқсат етілмейді.

Сақтау құралдарын орналастыру арақашықтықтың мынадай нормаларына сәйкес жүзеге асырылады:

1) стеллаждар қатарларының аралығы (басты өтетін жер) – 120 см;

2) стеллаждардың аралығы (өтетін жер) – 75 см;

3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен сыртқы қабырғаға параллель тұрған стеллаждардың аралығы – 75 см;

4) қабырға мен стеллаж немесе шкаф бүйірінің (сейфтер) аралығы– 45 см;

5) еден мен стеллаж немесе шкаф (сейфтің) төменгі сөресінің аралығы – кемінде 15 см, цоколь қабаттарда – кемінде 30 см.

87. Қағаз жеткізгіштердегі басқарушылық құжаттамасы бар істер картон қағаздан жасалған архивтік қораптарда, папкаларда немесе бумаларға орналастырылады.

Ғылыми-техникалық құжаттама жабдықтар мен сызбалардың форматтарына қарай ораулы, ашық немесе басқа түрде сақталуы мүмкін.

Электрондық жеткізгіштер отқа төзімді шкафтарда, бокстарда, футлярларда, ұяшықтарда, ал электрондық құжаттар арнайы құрылғыларда сақталады.

88. Киноқұжаттарда қорғау ракордтары болады. Бастапқы ракордтың ұзындығы 3 метрді құрайды, соңғы ракордтың ұзындығы – 1,5-2 метрді құрайды. Бастапқы және соңғы ракордтарға шифрлеу белгісі қойылады. Киноқұжаттар фотографиялық қабаты сыртқа қаратылып өзекшелерге рулон етіп тығыз оралады, рулон шеттерінде шығып тұрған орам болмауы керек. Орау бағыты – соңынан басына қарай.

Магниттік таспадағы фоноқұжаттар жазбаны тыңдау жылдамдығына байланысты түсі әртүрлі ракордтармен ресімделеді. Бастапқы ракордқа жұмыс жүргізілмейтін жағынан шифрлеу белгісі қойылады. Құжат жұмыс жүргізілетін қабаты сыртқа қаратылып өзекшеге оралады (рулондағы шығып тұрған орамдардың биіктігі 0,05 мм аспайды). Фоноқұжатты орау бағыты магнитофонда тыңдалған кезде сағат тіліне қарсы айналдырылатын рулонның айналуына сәйкес келеді.

Аудиовизуалды құжаттың әр сақтау бірлігі бастапқы, содан кейін – екінші қаптамаға оралады. Бастапқы қаптама құжаттарға тікелей тиіп тұрады және шаң мен дымқылдан қорғайды, ал екінші қаптама – құжат пен бастапқы қаптаманы механикалық зақым келуден, жарықтан және қоршаған ортаның басқа да әсерінен қорғайды.

Қаптама биозақымданудың пайда болуына кедергі келтіретін, құрамында хлор, азот жоқ, сондай-ақ құжаттардың зақымдануына әкеп соқпайтын немесе оларға жабыспайтын химиялық инерттік материалдардан дайындалады.

89. Киноқұжаттар жұқа қағаздан жасалған қаппен немесе көп қатпарлы полиэтилен, полиэтилентерефталат пакетпен және металл қораппен қапталады. Пакет мөлшері рулон мөлшеріне сәйкес келеді.

Үлдірдегі, фотоқағаздағы, шыны фотопластиналардағы фотоқұжаттар жарық өтпейтін қышқылсыз қара қағаздан жасалған конверттермен қапталады.

Магниттік таспадағы фоноқұжаттар полиэтилен үлдірден жасалған пакетпен және зауыттық қораппен қапталады немесе заттаңбаларға арналған ойықтары бар полиэтилен футлярға (контейнерге) салынады.

Дискілі жеткізгіштердегі аудиовизуалды құжаттар зауыттық қаптамаға салынады, ал содан соң қорап ыдысқа орналастырылады.

Бейнефонограммалар берік полимерлік материалдан жасалған арнайы зауыттық қаптамада сақталады.

90. Құжаттарды еденге, терезе алдына, баспалдақ алаңдарына қоюға немесе реттемей үйіп қоюға жол берілмейді.

91. Архив қоймалары, стеллаждар, шкафтар (сейфтер) және олардың сөрелері араб цифрларымен нөмірленеді. Стеллаждар және шкафтар (сейфтер) архив қоймасына кірген жерден солдан оңға қарай, олардың сөрелері – жоғарыдан төмен қарай жеке-жеке нөмірленеді.

92. Архив қоймаларында істердің, құжаттардың сақталу орны стеллаждар бойынша топографиялық сілтегіштерде көрсетіледі.

Әр стеллажға уәкілетті орган бекітетін нысанға сәйкес стеллаж бойынша топографиялық сілтегіштер карточкасы жасалады. Стеллаж бойынша топографиялық сілтегіштер карточкалары әр жеке архив қоймасының шегіндегі стеллаждардың нөмірленуіне сәйкес жүйеленеді.

Құжаттардың орналасуындағы барлық өзгерістер стеллаж бойынша топографиялық сілтегіштерде уақтылы көрсетіліп отырады.

93. Электрондық құжаттарды (істерді) сақтаған кезде ұйым архиві мынадай негізгі техникалық құралдармен:

1) ақпаратты сенімді енгізуді қамтамасыз ететін лек сканерлерімен;

2) сұрау салуларды қатар өңдеуді жүргізуге қабілетті серверлермен;

3) мәтіндік, графикалық және аудиовизуалды құжаттардың көп легін енгізуге және өңдеуге бағдарланған өнімділігі жоғары (100 Мбит/c және одан көп) есептеуіш желімен;

4) жүйенің іздестіру деректеріне өнімділігі жоғары және өте сенімді қол жеткізуді қамтамасыз ететін жабдықтармен;

5) деректерді компакт немесе магнитті-оптикалық дискілерге көшіретін жабдықтармен;

6) магниттік таспаға резервтік көшіріп алу жабдықтарымен;

7) мәтіндік және графикалық ақпаратты өңдеуге бағдарланған автоматтандырылған жұмыс орындарымен;

8) үздіксіз қоректендіру көзімен;

9) ең жаңа модификациядағы принтерлермен және модемдермен;

10) мемлекеттік органдардың бірыңғай көліктік ортасына (мемлекеттік органдар, олардың ведомстволық бағынысты ұйымдары және жергілікті өзін-өзі басқару органдары, сондай-ақ ақпараттандыру саласындағы уәкілетті орган болып айқындалған ақпараттандырудың өзге де субъектілері үшін) қол жеткізуді қамтамасыз ететін жабдықтармен қамтамасыз етіледі.

94. Электрондық құжаттар архивінің базалық (жүйелік) бағдарламалық құралдарына:

1) деректердің қомақты ауқымын өңдеуге бағдарланған операциялық желілік орта және дерекқорды басқару жүйесі;

2) деректерді көрсету мен өңдеу құралдары;

3) санкциясыз кіруден қорғау құралдары және вирусқа қарсы құралдар кіреді.

95. Ұйымның электрондық құжаттар архивінің жұмыс істеуіне арналған арнайы бағдарламалық құралдарға:

1) ақпаратты электрондық жеткізгіштегі құжаттарды тұрақты іздестіру жүйесін тиімді сүйемелдеу құралдары;

2) мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндерді танып білудің бірыңғай құралдары;

3) деректер базасына ақпаратты енгізудің бірыңғай технологиясын қамтамасыз ететін құралдар;

4) ақпараттарды жедел іздестіру құралдары және ақпараттарды жедел талдау құралдары;

5) пайдаланушылардың сұрау салуларын әзірлеу және оңтайландыру құралдары;

6) ұйымның электрондық құжаттар архивінің ақпаратына рұқсатсыз кіруден бағдарламалық және аппараттық қорғау құралдары кіреді.

3-параграф. Құжаттарды сақтау режимін қамтамасыз ету тәртібі

96. Архив қоймаларында құжаттармен жұмыстардың барлық түрі жарықтандыру деңгейлері шектеліп жүргізіледі. Құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар (істер) сақтаудың бастапқы қорғаныш құралдарында (архивтік қораптарда, бумаларда, арнайы футлярларда, пакеттерде, бокстарда) орналастырылады.

97. Табиғи жарық түсіп тұрған кезде терезеге жарық түсуін реттегіштер, қорғаныш сүзгілері, перделер, жалюздер немесе боялған әйнектер орнатылады.

Жасанды жарық үшін беті тегіс жабық плафондардағы қыздыру лампалары қолданылады. Люминисцентті лампалар сәулелену спектрінің ультракүлгін учаскесі азайтылып қолданылады.

98. Архив қоймаларында мынадай температуралық-ылғалдылық режимдер қамтамасыз етіледі:

1) ақпаратты қағаз жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура +17 – +19°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55 %;

2) ақпаратты ақ-қара үлдір жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура + 15°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %;

3) ақпаратты түрлі-түсті үлдір жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура +2 – + 5°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %;

4) магниттік таспадағы және диск жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура +8-ден + 18 °С-ге дейін, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 45-65 %;

5) ақпаратты электрондық жеткізгіштегі құжаттар үшін – температура +15 – +20 °С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65 %.

Электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) сақтаудың оңтайлы температуралық-ылғалдылық режимін қамтамасыз ету үшін қоймада мынадай талаптардың орындалуын қамтамасыз ету қажет:

магниттік таспа мен дискілі жеткізгіштер үшін ауа температурасы +8-ден +18 °С-қа дейін болуға тиіс, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 45-65 % аралығында сақталуға тиіс;

оптикалық дискілер үшін температура +25 °С-тан аспауға тиіс, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 20-50 %-ды құрауға тиіс;

серверлік жабдық үшін ауа температурасы +18-ден +24 °С-қа дейін болуға тиіс, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 30-50 %-ды құрауға тиіс.

Ауа ылғалдылығының өзгеру жылдамдығы сағатына 6 %-дан аспауға тиіс.

Атмосфералық қысым 84 – 107 кПа аралығындағы шекте болуға тиіс.

99. Климаты реттелмейтін архив қоймаларында ұйымның ғимаратын ұтымды жылыту, архив қоймаларындағы ауаны желдету және ылғалдандыру (құрғату) негізінде климаттық жағдайларды оңтайландыру жөніндегі тиісті іс-шаралар жүзеге асырылады.

100. Архив қоймаларындағы температуралық-ылғалдылық режим тиісті бақылау-өлшеу аспаптарының көрсеткіштері негізінде ауаның температурасы мен салыстырмалы ылғалдылығы параметрлерін үнемі өлшеп тұру жолымен бақыланады. Ауа бапталатын үй-жайларда аптасына екі рет, климаты реттелмейтін үй-жайларда аптасына үш рет параметрлерді өлшеу жүзеге асырылады.

Қоймада электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) сақтаудың температуралық-ылғалдылық режимі температураны үнемі өлшеу және дәл сол уақытта:

ауа бапталатын үй-жайларда – аптасына бір реттен сиретпей;

климаты реттелмейтін қоймаларда – аптасына екі рет;

сақтау режимі бұзылған жағдайда – күніне бір рет салыстырмалы ылғалдылықты анықтау арқылы бақыланады.

Бақылау-өлшеу аспаптары (термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) басты кіреберісте стеллажда, жылытқыш және желдеткіш жүйелерден алшақ орналастырылады. Өлшеу құралдарының (термометр, психрометр) көрсеткіштері уәкілетті орган бекітетін нысанға сәйкес бақылау-өлшеу құралдарының көрсеткіштерін тіркеу журналына жазылады.

Архив қоймаларындағы температура мен ылғалдың күрт ауытқуына жол берілмейді.

101. Архив қоймаларында санитариялық-биологиялық тұрғыдан қауіпті (өңездің, жәндіктердің, кеміргіштердің, шаңның пайда болуын), желдетілмейтін аймақтардың пайда болуына жол бермейтін ауа айналымы қамтамасыз етіледі.

Жылдың жылы уақытында ашылатын терезелер, сондай-ақ архив қоймаларының қабырғаларындағы, төбелеріндегі, едендеріндегі желдету тесіктері және желдету жүйелерінің сыртқы тесіктері ұяшықтарының диаметрі 0,5 мм аспайтын торлармен жарақтандырылады.

Архив қоймаларына сырт киімдермен, дымқыл және лас аяқ киіммен кіруге, азық-түлік өнімдерін сақтау мен пайдалануға рұқсат берілмейді.

102. Жылына кемінде бір рет стеллаждарды, шкафтарды, құжаттарды бастапқы қорғау құралдарын шаңнан тазалау қажет. Бұл ретте едендер, плинтустар терезе алды тақтайлары, стеллаждардың төменгі жақтары формалиннің екі пайыздық ерітіндісімен тазаланады. Архив қоймаларында аптасында екі реттен сиретпей дымқыл тазалау жұмысы жүргізіледі.

103. Құжаттар (таңдау бойынша) мен архив қоймаларына жылына екі рет (жылыту мерзімі басталған және аяқталған кезде) жәндіктер мен өңезді саңырауқұлақтарды уақтылы анықтау үшін тексеру жүргізіледі.

Биологиялық зиянкестер табылған жағдайда санитариялық-эпидимиологиялық қызметтердің көмегімен дезинфекция және дезинсекция бойынша шұғыл шаралар жүргізіледі.

104. Негізінде немесе мәтінінде физикалық кемшіліктер анықталған үнемі сақталатын құжаттар (құжаттың бір бөлігінің жоғалуы, жыртылу, эмульсия қабатының қабыршықтануы) құжаттардың физикалық жай-күйі журналына (есепке алу картотекасында) тіркеледі. Аталған журналда (есепке алу карточкасында) құжатты қалпына келтіруге (реставрациялау, дезинфекциялау, микрофильмдеу, фотореставрациялау, көшірмесін түсіру, электрондық форматқа көшіру) қажетті арнайы өңдеу түрлері тіркеледі және құжаттардың физикалық жай-күйін жақсарту жөніндегі нақты іс-шаралар көрсетіледі.

105. Өңез және жәндіктер зақымдаған істер, құжаттар өңдеуге (дезинфекциялауға, дезинсекциялауға) дереу беріледі.

4-параграф. Архив қоймаларынан істерді, құжаттарды беру тәртібі

106. Архив қоймаларынан істер, құжаттар:

1) ұйым жұмыскерлерінің пайдалануы үшін;

2) жеке тұлғалардың оқу залында пайдалануы үшін;

3) басқа ұйымдарға уақытша пайдалану үшін;

4) құжаттардың физикалық жай-күйін жақсарту мақсатында оларды арнайы өңдеу үшін беріледі.

107. Архив қоймаларынан уақытша пайдалануға істер, құжаттар:

1) ұйым жұмыскерлерінің пайдалануы үшін бір айдан;

2) құжаттарды оқу залында пайдалану үшін бір айдан;

3) басқа ұйымдарға уақытша пайдалану және құжаттарды көрмеге қою үшін үш айдан аспайтын мерзімге беріледі.

108. Істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға берудің белгіленген мерзімін ұзартуға пайдаланушының құжаттың сақталуы туралы жазбаша растауы бойынша ұйым басшысының жазбаша рұқсатымен ерекше жағдайларда рұқсат беріледі.

109. Тұрақты сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттарға электрондық және өзге де жеткізгіштерде пайдалану қоры құрылады. Олардың төлнұсқалары архив қоймаларынан берілмейді.

110. Құқық қорғау органдарына, сот және прокуратура органдарына істер, оның ішінде электрондық жеткізгіштердегі істер, электрондық құжаттар (істер) Қазақстан Республикасының заңнамасында айқындалған тәртіппен беріледі.

111. Архив қоймаларынан істерді, құжаттарды беру мынадай құжаттармен:

1) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша істерді оқу залына және ұйым жұмыскерлеріне беруге арналған тапсырыстармен;

2) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша ұйымның ортақ бланкісінде ресімделетін істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актілермен;

3) құжаттардың көшірмесін жасау және реставрациялау жұмыстарын жүргізуге тапсырыстармен ресімделеді.

Архивтік құжаттарға (істерге) тапсырыс беру ЭА АЖ, логин және құпия сөз арқылы, оның ішінде зерттеушілер үшін жүзеге асырылуы мүмкін.

112. Архив қоймасынан істерді, құжаттарды, оның ішінде электрондық істерді, құжаттарды беру уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша құжаттарды беру кітаптарында немесе ЭА АЖ-де тіркеледі.

113. Зерттеушілердің орындалған тапсырыстары зерттеушілердің жеке істерінде, қалғандары істің бар-жоғы мен жай-күйіне тексеру жүргізілгенге дейін сақталады.

114. Істерді, құжаттарды басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру екі данада жасалатын актімен ресімделеді, оның бірі ұйым архивінде қалады, ал екіншісі алушыға беріледі. Актіге істі беретін ұйымның басшысы мен істі алған ұйым басшысы қол қояды. Істер қайтарылғаннан кейін актінің екі данасына тиісті белгілер қойылады – бір данасы алушы ұйымда қалады, екіншісі құжатты берген ұйымның архивінде қор істерінде сақталады.

115. Құжаттарды көшірмесін түсіруге, реставрациялауға, түптеуге жолдау тапсырыспен ресімделеді. Тапсырыс ұйым архивінде құжаттарды басқа ұйымның уақытша пайдалануына беру туралы актінің нысаны бойынша ресімделеді.

116. Архив қоймасынан істерді, құжаттарды берер алдында мұқабадағы шифр мен іс тақырыбының жиынтық тізімдемедегі шифр мен іс тақырыбына сәйкестігі тексеріледі. Архив қоймасынан істі берер алдында және қайтарып алу кезінде берілген әр істегі құжаттардың парақтар саны мен жай-күйі тексеріледі.

Архив қоймасынан берілетін әр істің уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша пайдалану парақтары болады.

117. Қоймадан электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды беру кезінде берілетін құжатты құрайтын барлық сақтау объектілерінің тұтастығын тексеру жүзеге асырылады.

118. Архив қоймасынан іс (құжаттар) берілген кезде оның орнына уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша сақтау бірлігінің алмастыру картасы қойылады. Іс (құжат) архив қоймасына қайтарылған кезде алмастыру картасы алынады.

119. Пайдаланылғаннан кейін ұйым архивіне қайтарылатын құжаттардың жай-күйі оларды қайтарған тұлғаның қатысуымен тексеріледі.

Құжаттардың немесе олардағы жекелеген парақтардың жетіспеуі, сондай-ақ істердің зақымдануы анықталған жағдайда, ұйым архивінің жұмыскері Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен кінәлі тұлғаны жауапкершілікке тарту үшін бұл туралы ұйым басшысына хабарлайды.

5-параграф. Архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйіне тексеру жүргізу тәртібі

120. Архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру жоспарлы тәртіппен 5 жылда бір рет, электрондық құжаттар (істер) бойынша 3 жылда бер рет жүргізіледі.

121. Істердің, құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін кезектен тыс тексеру:

1) істер, құжаттар басқа архив қоймасына ауыстырылғанға дейін және одан кейін;

2) оларды мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне сақтауға берер алдында;

3) істерді көшіруге (эвакуациялауға) немесе архив қоймасына бөгде тұлғалардың кіруіне әкеп соққан төтенше жағдайлардан кейін;

4) ұйым архивінің басшысы (архивке жауапты адам) ауысқаннан кейін;

5) ұйым қайта құрылған (таратылған) жағдайда жүргізіледі.

122. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында:

1) ұйым архивінде сақтаудағы құжаттардың нақты бар-жоғын анықтау;

2) құжаттарды есепке алудағы кемшіліктерді анықтау мен оларды түзету;

3) жоқ құжаттарды анықтау және оларды іздеуді ұйымдастыру;

4) реставрациялауды, консервациялауды және профилактикалық өңдеуді талап ететін құжаттарды анықтау және есепке алу жүзеге асырылады.

123. Құжаттаманың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру жөніндегі жұмыстар басталмас бұрын алдыңғы тексерулердің құжаттары зерделенеді.

Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында істердің, құжаттардың әр тізімдемесіндегі нөмірленуінің дұрыстығы, істер, құжаттар тізімдемесіндегі және есепке алу құжаттарындағы қорытынды жазбаларға істер тақырыптарының нөмірленуінің сәйкестігі тексеріледі.

Істер, құжаттар тізімдемесі бөлімінің сипаттаушы мақалаларын істер мұқабаларындағы деректемелердің мазмұнымен (шифрлер, қор құрушының және оның құрылымдық бөлімшелерінің атауы, істердің іс жүргізу индекстері, істердің тақырыптары, істердің күндері, парақтар саны) салыстыру жүргізіледі.

Аса құнды құжаттары бар істер, брошюраланбаған істер парақтап тексеріледі. Тексеру қорытындылары істердің куәландыру парақтарында тіркеледі.

124. Электрондық жеткізгіштердің бар-жоғы мен жай-күйін біржолғы тексеру;

архивтің электрондық жеткізгіштерін басқа қоймаға орын ауыстырғаннан кейін;

төтенше жағдайлардан кейін;

архив басшысы (мемлекеттік есепке алуға және архив қоймасына жауапты тұлға) ауысқаннан кейін жүргізіледі.

125. Аудиовизуалды құжаттаманы тексеру кезінде сипаттаушы мақала кино-, фоно-, бейнеқұжаттардың заттаңбасындағы жазбалармен салыстырылады. Мәліметтер сәйкес келмеген кезде сипаттаушы мақала құжат ракордындағы жазбамен салыстырылады.

126. Сызбалардың бар-жоғын тексеру парақтап жүзеге асырылады, ерекшелік деректемелерінің немесе ішкі тізімдеменің атауы жобаның (әзірлеменің) құрамына кіретін сызбаның әр парағының атауымен салыстырылады.

127. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру кезінде:

1) стеллаждардағы және бастапқы сақтау құралдарындағы құжаттардың орналасу тәртібін сақтау;

2) тексеру барысында дұрыс қойылмағаны анықталған істер мен құжаттарды өз орындарына қою;

3) істердің, құжаттардың тиісті тізімдемелерінің бөлімдеріне тақырыптары енгізілмеген істерді алу;

4) көгерген немесе басқа биологиялық зиянкестермен бүлінген істер мен құжаттарды алу және оқшаулау;

5) физикалық ақаулары бар құжаттарды анықтау қажет.

128. Тексеру барысында істердің, құжаттардың тізімдемелеріне және басқа да есепке алу құжаттарына белгі қою немесе жазба жазу жүргізілмейді.

129. Ұйым жұмыскерлеріне оқу залына және өзге ұйымдарға уақытша пайдалануға берілген қағаз жеткізгіштегі істер істерді беру кітаптары мен актілері бойынша тексеріледі және қолда бар деп саналады.

130. Тексеру барысында уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша архив қорындағы істердің, құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру парағы жасалады. Тексеру парақтары әрбір архив қорының шегінде реттік нөмірлермен нөмірленеді және оған орындаушы қол қояды.

Архив қорын тексеру аяқталғаннан кейін тексеру парақтары аталған архив қорының істеріне енгізіледі.

Істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында тексеру парағының бағанында көзделмеген кемшіліктер анықталған жағдайда параққа қосымша бағандар енгізіледі. Егер тексеру нәтижесінде кемшіліктер анықталмаса, тексеру парағы архив қорының ісіне енгізілмейді.

131. Тексеру парағының (парақтарының) негізінде уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру актісі жасалады.

132. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру аяқталғаннан кейін істердің, құжаттардың (есепке алу кітаптары мен сипаттамалары) тізімдемесінің соңына "Тексерілді" деген сөз, күні, лауазымы жазылады және тексеру жүргізген тұлға қол қояды.

Қорытынды жазбада істер, құжаттар тізімдемесінің (есепке алу кітабы мен сипаттамасы) есепке алынбаған, белгіленген сақтау бірліктерінің тәртібіне сәйкес шығып қалған литерлік және өткізіп алынған реттік нөмірлері анықталған жағдайда қорытынды жазба қайта жасалады.

133. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында болмаған сақтау бірліктерінің барлығына уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкалары жасалады.

Табылмаған архивтік құжаттардың картотекаларын жүргізу орталықтандырылған түрде жүзеге асырылады.

134. Егер істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) жетіспейтіндігі анықталса, онда оларды іздестіру ұйымдастырылады.

Табылмаған істерді, құжаттарды іздестірген кезде:

1) істер, құжаттар құрылымдық бөлімшеден ұйым архивіне тапсырылған тізімдемелерді зерделеу;

2) тексеру кезінде табылмаған істерді, құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) ұйымның оларды жасаған тиісті құрылымдық бөлімшелерінде іздестіруді ұйымдастыру;

3) архив қоймасынан істерді, құжаттарды беру туралы есепке алу құжаттарын зерделеу;

4) архив қоры ісінде құжаттарды (істерді), электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы актілерді зерделеу;

5) жақын орналасқан архив қорларындағы істерді тексеру жүзеге асырылады.

Іздестіру құжаттардың (істердің), электрондық құжаттардың (істердің) жетіспеушілігі анықталғаннан кейін бір жыл ішінде жүргізіледі.

135. Іздестіру нәтижесінде табылған істер, электрондық құжаттар (істер) өз орындарына қойылады, табылмаған істерді тиісті есепке алу карточкасына табылғандығы туралы белгі қойылып, уақыты және ұйым архиві басшысының (ұйым архивіне жауапты адамның) қолы көрсетіледі.

136. Болмау себебі құжаттамамен расталған істер, оның ішінде электрондық істер тізімдемелерден, оның ішінде электрондық істер тізімдемелерінен алып тасталады. Тиісті карточкаларда істің болмауы расталатын актілердің уақыты мен нөмірлері көрсетіледі, іздестірудің жүргізілгені туралы анықтамалар жасалады. Іздестірудің нәтижелерін ОСК (СК) отырысында қарағаннан және оның шешімін ұйым басшысы бекіткеннен кейін табылмаған құжаттар есептен алынады.

137. Тексерілетін архив қорының есепке алу құжаттарына тексеру анықтаған өзгерістер енгізілгеннен және тұрақты сақталатын істер туралы тиісті мәліметтер тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың бекітілген тізімдемелеріне өзгерістер енгізу үшін мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне берілгеннен кейін істердің, оның ішінде электрондық істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексеру аяқталды деп саналады.

6-параграф. Құжаттардың қорға тиістілігін айқындау тәртібі және архив қорын құру (жабу)

138. Ұйым архивіне сақтауға берілген құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар ұйымның архив қорын құрайды.

139. Архив қорының түрлері:

1) ұйымның қызметі процесінде қалыптасқан құжаттардан, оның ішінде электрондық құжаттардан тұратын ұйымның архив қоры;

2) өзара тарихи және/немесе логикалық шарттасқан байланыстары бар (қызметтердің біртектілігі және сабақтастығы, бағыныстылығы, қызмет объектілері мен уақытының біртұтастығы, орналасу жері және басқалары) екі немесе одан көп ұйымдардың құжаттарынан, оның ішінде электрондық құжаттарынан қалыптастырылған біріктірілген архив қоры болып табылады.

140. Ұйым құжаттарының, оның ішінде электрондық құжаттарының қорға тиістілігін айқындау оларды нақты архив қорына жатқызуға негізделеді.

141. Ұйымның құжаттарының қорға тиістілігін анықтау кезінде мыналар ескеріледі:

1) кіріс құжаттары оларды алған ұйымның архив қорына жатқызылады (көрсетілген құжаттардың қорға тиістілігі адресат, құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі, қарар, құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені, құжаттың мәтіні сияқты деректемелермен айқындалады);

2) шығыс құжаттарының кетуі олардың авторлары болып табылатын ұйымның архив қорына жатқызылады (олардың қорға тиістілігі қолтаңба, құжаттың мәтіні сияқты деректемелермен, сондай-ақ құжаттардың сақталатын нұсқасындағы іс жүргізу белгілерімен айқындалады);

3) ішкі құжаттар олардың авторы болып табылатын ұйымның архив қорына жатқызылады (олардың қорға тиістілігі ұйымның ресми атауы, қолтаңба, құжаттың мәтіні, бұрыштама сияқты деректемелермен айқындалады).

142. Істер, оның ішінде электрондық істер екі ұйымда дәйекті түрде жүргізілген істер іс жүргізумен қай ұйымда аяқталса, сол ұйымның архив қорына енгізіледі.

143. Бірыңғай архив қорын:

1) қызметінің түбегейлі өзгеруіне әкеп соқпаса, қайта ұйымдастырылғанға (қайта құрылғанға) дейінгі және одан кейін ұйымның;

2) меншік нысаны мемлекеттіктен мемлекеттік емеске ауыстырылған, бірақ жарғылық капиталында мемлекеттік меншіктің үлесі басым болатын ұйымның;

3) өз қызметін уақытша тоқтатқан және сол міндеттері мен функциялары қалпына келтірілген ұйымның;

4) ұйымның және оның жанынан құрылған консультативтік-кеңесші органдардың;

5) ұйымның және оны тарату (конкурстық) комиссияның құжаттары құрайды.

144. Еншілес ұйымдардың құжаттары олардың негізгі ұйымдарының құжаттарынан бөлек архив қорларын құрайды.

145. Қазақстан Республикасының қоғамдық бірлестіктер туралы заңнамасына сәйкес ұйымның жанында әрекет ететін қоғамдық (кәсіподақтық, спорттық және басқа) бірлестіктердің осы қоғамдық бірлестік тіркелген сәттен басталған құжаттары ұйым архивіне сақтауға түскен кезде дербес архив қорын құрайды немесе біріктірілген архив қорын құрай отырып, ұйымның архивіне қосылады.

146. Біріктірілген архив қоры:

1) белгілі бір аумақта әрекет ететін, нысаналы мақсаты мен функциялары біртектес ұйымдардың;

2) белгілі бір аумақта әрекет ететін басшы органның және оған бағынысты ұйымдардың;

3) қызмет объектісімен біріктірілген ұйымдардың;

4) осы ұйымның жұмыскерлері мүшелері болып табылатын ұйымдардың және қоғамдық (кәсіподақтық, ғылыми-техникалық және басқа) ұйымдардың;

5) алдыңғыларының функциялары мұрагерлеріне толық немесе ішінара берілген болса және беріліп жатса, сондай-ақ олардың істерін қалыптастыру, бөлуге жатпайтын құжаттардың байланысты кешенін құруға әкелген үздіксіз процестер ретінде жүрсе, бірін бірі алмастырған ұйымдардың архивтік құжаттарынан, электрондық архивтік құжаттарынан қалыптасады.

Құжаттары біріктірілген архив қорына кірген ұйымдардың атаулары есепке алу құжаттарында көрсетіледі.

Біріктірілген архив қорын құру оның құрамына кірген қорлардың құжаттарын бөлмеу шартымен жүзеге асырылады.

147. Ведомстволық архивке түскен әр архив қорына атау мен нөмір беріледі. Архив қорының атауы қор құрушының ресми атауына сәйкес келеді, оның ұйымдық-құқықтық нысаны, бағыныстылығы, хронологиялық реттілікпен барлық қайта аталуы, сондай-ақ орналасқан жері көрсетіледі.

148. Архив қорының атауында оның хронологиялық шекаралары көрсетіледі.

149. ЖАО атауларын немесе әкімшілік шекараларын өзгерту тиісті ЖАО мен осы аумақта орналасқан басқа ұйымдардың архивтік құжаттарынан тұратын жаңа архив қорларын құруға негіз бола алмайды.

150. Ұйым қайта ұйымдастырылған кезде жаңа архив қорлары мына:

1) ұйым қызметінің нысаны өзгергенде;

2) ұйымның меншік нысаны өзгерген жағдайларда құрылады.

Таратылған ұйымның құжаттары, электрондық құжаттары жеке архив қорын құрайды.

151. Жаңа архив қорын құруға мыналар:

1) ұйымның қайта аталуы немесе оның қызметінің немесе функцияларының әкімшілік-аумақтық шекараларының өзгеруі;

2) оларға алғашқы ұйымның жекелеген функцияларын бере отырып, ұйымнан бір немесе бірнеше жаңа ұйымның бөлініп шығуы;

3) ұйым мүлкінің меншік нысанын өзгертпей, осы ұйым құрылтайшысының (құрылтайшыларының) ауысуы;

4) ұйымды қайта ұйымдастыру (біріктіру, қосу, бөлу, бөліп шығару, қайта құру);

5) ұйымның республикалық меншіктен коммуналдық меншікке және керісінше ауысуы негіз болып табылмайды.

152. Архив қорының хронологиялық шектері мыналар болып табылады:

1) ұйымның архив қоры үшін құқықтық актілердің негізінде белгіленетін олардың құрылған (тіркелген) және таратылған ресми күндері (бірнеше құқықтық акт бар болса, онда олардың ішіндегі неғұрлым ерте күні ұйымның құрылған күні ретінде алынады);

2) біріктірілген архив қоры үшін құжаттары біріктірілген архив қорының құрамына енгізілген ұйымдар қызметінің мерзімі бойынша ең ерте құрылған (тіркелген) және ең кеш таратылған күндері.

7-параграф. Архив қоры шегінде құжаттарды ұйымдастыру тәртібі

153. Архив қоры шегінде сақтау бірлігі есепке алу және жіктеу бірлігі болып табылады.

154. Қағаз жүзіндегі архивтік құжаттардың сақтау бірлігі іс болып табылады.

155. Мыналар аудиовизуалды құжаттарының есепке алу бірліктері болып табылады:

1) киноқұжаттар үшін – физикалық тұрғыдан оқшауланған киноүлдір орамы;

2) фотоқұжаттар үшін – физикалық тұрғыдан оқшауланған кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), диафильмнің рулоны, фототаңба, фотоальбом, дискілі жеткізгіш және панорамалық түсірілімнің физикалық тұрғыдан оқшауланған кадрлары;

3) фоноқұжаттар үшін – физикалық тұрғыдан оқшауланған магниттік таспаның рулоны, дискілі жеткізгіш және физикалық тұрғыдан оқшауланған аудиокассета;

4) бейнеқұжаттар үшін – физикалық тұрғыдан оқшауланған бейнекассета, физикалық тұрғыдан оқшауланған дискілі жеткізгіш.

Мыналар аудиовизуалды құжаттардың сақтау бірліктері болып табылады:

1) киноқұжаттар үшін – кинотуындыға немесе белгілі бір оқиғаны түсіруге қатысты сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі;

2) фотоқұжаттар үшін – мағыналық мазмұнымен біріктірілген, бір оқиғаны көрсететін сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі;

3) фоноқұжаттар үшін – белгілі бір оқиғаның, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және басқа да белгілермен біріктірілген әдебиет пен өнердің бір немесе бірнеше туындыларының дыбыстық жазбасы бар бір немесе бірнеше сақтау бірлігі;

4) бейнеқұжаттар үшін – белгілі бір оқиғаның, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және басқа да белгілермен біріктірілген әдебиет пен өнердің бір немесе бірнеше туындысы жазылған сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі.

156. Электрондық құжаттардың сақтау бірлігі ретінде ілеспе құжаттамасы бар физикалық тұрғыдан оқшауланған жеткізгіш (қатты диск, компакт-диск және басқа да заманауи жеткізгіштер) қабылданады.

157. Электрондық құжаттардың есепке алу бірліктері ретінде бірыңғай бағдарламалық-ақпараттық объектіні (мәтін, гипермәтін, мультимедиалық объект, деректер базасы, деректер банкі, білім базасы) құрайтын файл немесе бірнеше файл жазылған сақтау бірлігі немесе сақтау бірліктерінің жиынтығы, сондай-ақ ілеспе құжаттама қабылданады.

158. Біріктірілген архив қорында сақтау бірліктері қор құрушылардың маңыздылығы, олардың пайда болу хронологиясы, әліпбилік атаулары бойынша орналастырылады. Біріктірілген архив қорына енгізілген әр қордың шегінде жүйелеудің әртүрлі схемалары қолданылады, оларды таңдау нақты ұйымдар қызметінің сипатымен, олардың құжаттарының құрамымен және көлемімен анықталады.

159. Архив қорының ішінде ғылыми-техникалық құжаттама түрлері бойынша (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік құжаттама) орналастырылады.

160. Жобалық құжаттама пәндік-тақырыптық, хронологиялық немесе географиялық жіктелу белгілері бойынша орналастырылады.

Жобалық құжаттама:

1) тұрғын үй-азаматтық құрылыс бойынша;

2) өнеркәсіптік құрылыс бойынша;

3) ауыл шаруашылығы құрылысы бойынша;

4) энергетикалық және су шаруашылығы құрылысы бойынша;

5) көліктік құрылыс бойынша бөлінеді.

Топтарды кіші топтарға бөлуге болады.

Жобалық сатыдағы құжаттар жобалау кезектілігі бойынша орналастырылады.

Үлгілік жобалар сериялардың нөмірлері бойынша жүйелендіріледі.

161. Конструкторлық құжаттама әзірлемелер түрлері бойынша, хронология немесе нақты әзірлемелердің нөмірлері бойынша, әзірлеме ішінде – ерекшеліктеріне сәйкес түйіндер бойынша орналастырылады.

Түрлендірілген бұйымға конструкторлық құжаттама базалық бұйымға жасалған құжаттамадан кейін орналастырылады.

Бұйымдардың сынақтары бойынша құжаттар хронология бойынша, ал жылдың шегінде – техниканың мақсаты, тіркеу нөмірлері бойынша орналастырылады.

162. Технологиялық құжаттама технологиялық процестерге сәйкес жүйеленеді.

163. Ғылыми-зерттеу құжаттамасы хронологиялық қағидат бойынша, жыл шегінде – тақырыптардың нөмірлері, түгендеу нөмірлері, мемлекеттік тіркеу кезінде берілген нөмірлер, ғылыми жұмыстардың тақырыптары, олардың атауларының әліпбиі немесе әзірлеуші – авторлардың (жауапты орындаушылардың) тектері бойынша, құрылымдық белгілер бойынша орналастырылады.

Басқа ұйымдардың тапсырыстары бойынша орындалған есептер бөлек жүйеленеді.

164. Патенттік-лицензиялық құжаттама мынадай түрлер:

1) өнеркәсіптік меншік объектілері (өнертабыс, пайдалы модельдер, өнеркәсіптік үлгілер, өсімдік сұрыптары, тауар белгілері, қызмет көрсету белгілері);

2) күзеттік құжат (патенттер, куәліктер) бойынша орналастырылады.

Әр түрдің шегінде – патенттердің немесе куәліктердің нөмірлері бойынша, күзеттік құжаттарды беру туралы шешім қабылданған өтінімдердің нөмірлері және күзеттік құжатты беруден бас тарту туралы шешім қабылданған өтінімдердің нөмірлері бойынша.

Есепке алу бірліктерінің ішінде сақтау бірліктері заттаңбаларда белгіленген өндірістік нөмірлердің тәртібімен, ал жиынтықтың ішінде мынадай реттілікпен – түпнұсқалар, көшірмелер болып орналастырылады.

165. Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар:

1) түрлеріне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер болып;

2) фильмдердің, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай, жеке кино- және телесюжеттердің өндірістік нөмірлері бойынша;

3) есепке алу бірліктері (жиынтығы) бойынша;

4) түстілігі (түрлі-түсті, ақ-қара) бойынша;

5) үлдірдің форматы (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленеді.

Сақтау бірліктері жиынтықтың элементтері бойынша, олардың ішінде – киноқұжат бөлімдері нөмірлерінің реті бойынша орналастырылады.

Киноқұжаттың жиынтығы бір фильмге, арнайы түсірілімге, киножурналға, кино- және телесюжетке жататын түпнұсқадан және көшірмелерден тұрады.

Белгілі бір түрдің киноқұжаттары мен бейнеқұжаттарына жеке тізімдеме жасалады.

166. Фотоқұжаттар мына түрлері:

1) түсі әртүрлі негативтер (түрлі-түсті немесе ақ-қара) және 2-8 цифрларымен белгіленетін мөлшерлері (2 цифры 2,5 см, х 3,5см, 3 – 6 см х 6 см, 4 – 6 см х 9 см, 5 – 9 см х 12 см, 6 – 10 см х 15 см, 7 – 13 см х 18 см, 8 – 18 см х 24 см) мөлшердегі негативтерге сәйкес келеді) бойынша жүйеленеді.

Көлемі шағын, 6-8 мөлшерлі негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге рұқсат етіледі;

2) түсі әртүрлі слайдтар (диапозитивтер);

3) позитивтер, фототаңбалар;

4) фотоальбомдар;

5) диафильмдер;

6) "Э" әрпімен белгіленетін электрондық құжаттар (цифрлық немесе өзге де заманауи жеткізгіштердегі фотоқұжаттар).

Белгілі бір түрдің фотоқұжаттарына жеке тізімдеме жасалады.

167. Фоноқұжаттар ақпаратты дыбыстық жазу түрлері бойынша – фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Жазбаның белгілі бір түрінің фоноқұжаттарына жеке тізімдеме жасалады. Түрлердің ішінде фоноқұжаттар есепке алу бірліктері және жиынтықтар бойынша орналастырылады.

Есепке алу бірліктерінің ішінде сақтау бірліктері заттаңбаларда белгіленген өндірістік нөмірлердің тәртібімен, ал жиынтықтың ішінде мынадай реттілікпен – түпнұсқалар, көшірмелер болып орналастырылады.

Фоноқұжаттың жинақтамасы белгілі бір есепке алу бірлігіне жататын түпнұсқадан және көшірмелерден тұрады.

8-параграф. ҰАҚ құжаттарын мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға тапсыру тәртібі

168. ҰАҚ құжаттарын, оның ішінде электрондық құжаттарын тапсыру ретке келтірілген түрде архивтерді тапсыратын заңды тұлғалардың жеке қаражаты есебінен жүргізіледі.

169. ҰАҚ құрамына жатқызылған құжаттарды, оның ішінде электрондық құжаттарды ведомстволық сақтаудың мынадай шекті мерзімдері белгіленеді:

1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенаты аппаратының, Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісі аппаратының, Қазақстан Республикасының Үкіметі Аппаратының, Қазақстан Республикасы Конституциялық Сотының, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің, Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің құжаттары – 15 жыл;

2) Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің аумақтық органдарының құжаттары – 10 жыл;

3) акцияларының бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі өзге де мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл;

4) облыстың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 10 жыл;

5) облыстық (республикалық маңызы бар қалалық, астаналық) деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары – 10 жыл;

6) қаланың (ауданның) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 5 жыл;

7) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 5 жыл;

8) азаматтық хал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, азаматтарды тіркеу кітаптары, нотариалдық іс-әрекеттердің жазбалары және сот істері мен құжаттары – 75 жыл;

9) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл;

10) тәжірибе-конструкторлық құжаттама – 15 жыл;

11) күрделі құрылыс жөніндегі жобалау құжаттамасы – 20 жыл;

12) картографиялық құжаттама – 25 жыл;

13) геодезиялық құжаттама – 25 жыл;

14) телеметриялық құжаттама – 5 жыл;

15) аудиовизуалды құжаттама – 3 жыл;

16) электрондық құжаттар – 5 жыл.

Ескерту. 169-тармаққа өзгеріс енгізілді - ҚР Үкіметінің 09.02.2023 № 103 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

170. Ұйымдардың жеке архивтеріндегі ҰАҚ құжаттарын сақтау мерзімдері "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 11-бабының 4-тармағына сәйкес олардың меншік иелері мемлекеттік архивтермен, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивімен, Қазақстан Республикасының Тұңғыш Президенті – Елбасы кітапханасымен немесе облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың жергілікті атқарушы органдарымен жасасатын шарттарда көрсетіледі.

171. ҰАҚ құжаттарын мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға беру мемлекеттік архивпен, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивімен келісу бойынша ұйым басшысы бекіткен кестеге сәйкес тұрақты сақтаудағы істердің, құжаттардың тізімдемесі негізінде жүзеге асырылады.

172. Электрондық құжаттарды (істерді) тұрақты сақтауға беру уәкілетті орган бекітетін нысанға сәйкес электрондық құжаттарды тұрақты сақтауға қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді.

173. Тапсыру қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді, онда жоқ істердің, құжаттардың нөмірлері қосымша көрсетіледі, олардың болмау себептері іздестіру жөніндегі шаралар көрсетіле отырып, актіге қоса берілетін анықтамада жазылады.

174. Іздестіру нәтиже бермеген, жоқ істерге, құжаттарға ұйым басшысы бекітетін жоғалу туралы акт жасалады.

175. Басқарушылық, ғылыми-техникалық және аудиовизуалды құжаттардың жоғалған төлнұсқалары олардың куәландырылған көшірмелерімен ауыстырылады.

176. Тізімдеменің қорытынды жазбасында көрсетілген сақтау бірліктерінің саны мен қолда бар бірліктердің арасында айырмашылықтар анықталған жағдайда, тізімдемеге жаңа қорытынды жазба жасалып, онда тапсырылғандардың іс жүзіндегі саны және жоқ сақтау бірліктерінің нөмірі көрсетіледі.

177. "ҚБП" деген белгісі бар тұрақты сақтаудағы істерді тиісті мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тапсыруға дайындаған кезде "ҚБП" белгісін алып тастау туралы мәселенің шешімі Қазақстан Республикасы заңнамасына сәйкес қабылданады.

178. Электрондық құжаттар мен ақпараттық ресурстар мемлекеттік сақтауға тізімдемелердің нөмірі мен атауы, ілеспе құжаттама жиынтығына кіретін құжаттар, жеткізгіштердің түрлері көрсетілген ілеспе хатпен тапсырылады.

179. Электрондық құжаттар мен ақпараттық ресурстарды мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тапсырған кезде мыналар:

1) тапсырылатын құжаттардың жинақталуы;

2) ілеспе құжаттаманың жинақталуы және дұрыс жасалуы;

3) жеткізгіштердің физикалық және техникалық жай-күйі;

4) вирустардың және өзге де зиянды компьютерлік бағдарламалардың бар-жоғы;

5) мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің бағдарламалық құралдарымен бақылау сипаттамаларының көрсетілуі тексеріледі.

180. Тапсырушы ұйымда және мемлекеттік архивте, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивінде бақылау сипаттамаларын әзірлеу және тексеру үшін қолданылатын бағдарламалық құралдар бір-біріне сәйкес келмеген жағдайда мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің жұмыскерлері бақылау сипаттамаларын ұйым өкілінің қатысуымен өздерінің бағдарламалық құралдарымен әзірлейді. Аталған бақылау сипаттамалары электрондық құжаттарды қабылдау-тапсыру актісінде көрсетіледі.

Ілеспе құжаттама дұрыс дайындалмаған жағдайда электрондық құжаттары бар жеткізгіштер және ілеспе құжаттама қайта пысықтауға ұйымға қайтарылады.

4-тарау. Архивтік құжаттарды есепке алу

1-параграф. Ұйым архивінің құжаттарын есепке алу тәртібі

181. Архивте сақтауда тұрған барлық құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар, оның ішінде өңделмеген және аталған архивтің бейініне жатпайтындары да есепке алуға жатады.

182. Әр қоймада орналасқан ұйым архивінің электрондық жеткізгіштерін есепке алу оларда жазылған электрондық құжаттардың сақтау мерзіміне сәйкес бөлек жүргізіледі.

Есепке алу мәліметтері ЭА АЖ көмегімен оған енгізілетін деректер негізінде құрылуы мүмкін.

183. Архивтік құжаттарды, оның ішінде электрондық құжаттарды есепке алу архив шифрінің бір бөлігі болып табылатын сақтау бірліктеріне нөмірлер беру жолымен жүргізіледі.

Архивтік шифр істердің, құжаттардың, сақтау бірліктерінің тізімдемелері мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тұрақты сақтауға алғаш рет келіп түскен құжаттар рәсімделгеннен кейін мемлекеттік архив, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві беретін архив қорының нөмірлерінен тұрады.

184. Жеткізгіштің түріне, ақпаратты бекіту әдісіне және техникасына қарамастан, құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері:

1) архив қоры, архивтік коллекция;

2) сақтау бірлігі болып табылады.

185. Істердің, құжаттардың тізімдемесінен басқа есепке алу құжаттары қызмет бабында пайдалануға арналған және олар пайдаланушыларға берілмейді.

Қағаз жеткізгіштердегі барлық есепке алу құжаттары архив қоймаларындағы сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады.

186. Негізгі есепке алу құжаттарындағы әрбір жазбаның негіздері ұйым архивіне істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық істердің, құжаттардың келіп түсуі, басқа ұйымның архивіне немесе мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тапсырылуына байланысты ұйым архивінен құжаттардың шығарылуы, сақтауға жатпайтын құжаттардың жоюға бөлінуі, іздестіру жолы таусылып, құжаттардың табылмауы, түзетуге келместей болып бүлінуі болып табылады.

187. Негізгі есепке алу құжаттары:

1) уәкілетті орган бекітетін нысандар бойынша құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың келіп түсуі мен шығарылуын есепке алу кітабы;

2) уәкілетті орган бекітетін нысандар бойынша істердің, құжаттардың тізімдемесі, электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесі болып табылады.

Істердің, құжаттардың тізімдемесі, электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемесі тұрақты, ұзақ (10 жылдан астам) сақталатын істер мен жеке құрам бойынша істерді есепке алудың бастапқы есепке алу құжаты болып табылады.

Қандай да бір аяқталған тізімдеменің барлық істері шығарылған кезде оның нөмірі басқа тізімдемеге берілмейді. "Ескертпе" деген бағанда әрбір шығарылған сақтау бірлігінің тұсына "Шығарылған" деген белгі қойылады.

Жекелеп есепке алу әрбір сақтау бірлігіне жеке нөмір бекіту жолымен жүзеге асырылады.

Тізімдемелердегі істерді, құжаттарды, оның ішінде электрондық істерді, құжаттарды жиынтық түрде есепке алу тізімдемелерге қорытынды жазба жазу арқылы жасалады. Қорытынды жазбада сақтау бірліктерінің саны (цифрлармен және дөңгелек жақшаның ішінде жазумен), жиынтық тізімдеме бойынша сақтау бірлігінің бірінші және соңғы нөмірлері көрсетіледі, бар болса жазылмай қалып қойған нөмірлер, литерлік нөмірлері бар сақтау бірліктері, шығарылған сақтау бірліктері туралы ескертіледі.

Жылдық бөлімдерден тұратын аяқталған істер, құжаттар тізімдемелерінде барлық тізімдемелерге ортақ қорытынды жазба болады.

Істердің шығарылуына, келіп түсуіне, біріктірілуіне немесе бөлінуіне байланысты істер, құжаттар тізімдемесіндегі істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық істердің, құжаттардың көлемінің әрбір өзгерісі тізімдемеге жасалған қорытынды жазбада көрсетіледі.

Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің құжаттары, оның ішінде электрондық құжаттары істерінің тізімдемелері осы жылдардың істері мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тұрақты сақтауға тапсырылғанға немесе жоюға бөлінгенге дейін архив қорының істерінде сақталуға тиіс;

3) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша істің куәландыру парағы;

4) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша ұйымдар архивтерінің паспорттары;

5) архив қорының ісі жасалады.

Ұйым архиві қосымша есепке алу құжаттарын: архив қорларының істердің, тізімдемелердің қозғалысын есепке алу кітабын, жеке құрам бойынша істерді есепке алу кітабын, басқа архивтерге тапсырылған құжаттарды есепке алу кітабын, жоюға бөлінген істерді есепке алу кітабын жүргізуге құқылы.

Қосалқы есепке алу құжаттары қағаз және/немесе электрондық жеткізгіштерде жүргізіледі.

188. Құжаттардың, оның ішінде электрондық құжаттардың келіп түсуін және шығуын есепке алу кітабы архив қорлары және істер құрамы мен көлеміндегі барлық ағымдағы және қорытынды өзгерістерді (әрбір жылдың 1 қаңтарына) есепке алуға арналған. Құжаттардың келіп түсуін және шығуын есепке алу кітабы ұйым архивінің паспортын жасау үшін негіз болады.

Құжаттардың әрбір келіп түсуі немесе шығуы дербес реттік нөмір алады.

Егер құжаттар бірнеше архив қорынан келіп түссе, онда әрбір архив қоры бойынша деректер (архив қорының атауы, бар болса оның нөмірі және тағы басқалары) сол реттік нөмірмен жаңа жолдан жазылады.

Жыл сайын құжаттардың келіп түсуін және шығуын есепке алу кітабында жыл бойы келіп түскен және шыққан құжаттар санының қорытындысы шығарылады.

189. Ұйымның архив қоймасына келіп түскен барлық электрондық жеткізгіштерді есепке алу уәкілетті орган бекітетін нысанға сәйкес электрондық жеткізгіштерді есепке алу кітабында жүргізіледі.

Электрондық жеткізгіштің қатқыл корпусына уәкілетті орган бекітетін нысанға сәйкес жапсырма жабыстырылады.

Қоймада тіркелген әрбір электрондық жеткізгіш үшін уәкілетті орган бекітетін нысанға сәйкес ұйым архивінің электрондық жеткізгішінің карточкасы жасалады.

190. Архив қорының ісі әрбір архив қорына жасалады. Оған мынадай құжаттар енгізіледі:

1) тарихи анықтама;

2) архив қорын жүйелеу схемасы;

3) тексеру парақтары;

4) ұйымның құрылымдық бөлімшелері істерінің тізімдемелері, электрондық істерінің тізімдемелері (осы жылдардағы істер мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тұрақты сақтауға берілгенге немесе жоюға бөлінгенге дейін);

5) істерді, құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) тиісті мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға беру актілері;

6) сақтауға жатпайтын құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы актілер;

7) табылмаған архивтік құжаттарды, оның ішінде электрондық құжаттарды (істерді) есепке алу карточкалары;

8) істердің, электрондық құжаттардың (істердің) бар-жоғы мен жай-күйін тексеру туралы актілер және архив қорының құрамы мен көлеміндегі өзгерістерді белгілейтін басқа да құжаттар ұйым архивінің барлық есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілгені туралы белгі қойылғаннан кейін ғана архив қоры ісіне енгізіледі.

Актілер архив қоры шегінде актілердің түрлері бойынша жалпы тәртіппен нөмірленеді.

Архив қоры істеріндегі барлық құжаттар олардың құрылуының хронологиялық ретімен орналастырылады. Архив қоры істерінің құжаттарына ішкі тізімдеме жасалады, істің парақтары нөмірленеді, қор ісіне уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша куәландыру парағы толтырылады. Архив қорының толықтырылуына қарай куәландыру парағы мен ішкі тізімдеме қайта жасалады.

Архив қорының әр ісіне тиісті архив қорының нөмірі қойылады.

191. Ұйым архивінің паспорты жыл сайын жасалады және одан әрі оны жүргізу "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасының Заңында айқындалған мәліметтерді Орталық қор каталогына енгізу үшін үш жылда бір рет тиісті мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне, оның ішінде ЭА АЖ арқылы тапсырылады.

192. Ғылыми-техникалық құжаттаманың әрбір сақтау бірлігі уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша негізгі тіркеу құжаттарында, түгендеу кітаптарында және ғылыми-техникалық құжаттаманы тіркеу карточкаларында тіркеледі және есепке алынады.

193. Түгендеу кітаптары сызбалардың, титулдық парақтардың негізгі жазуларының деректері негізінде толтырылады.

194. Түгендеу нөмірі бірнеше парақтан тұратын қағаз жеткізгіштегі жобалау, конструкторлық, технологиялық құжаттаманың төлнұсқалары мен телнұсқаларының әр парағына қойылады.

195. Түгендеу кітаптары ғылыми-техникалық құжаттаманың (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік-лицензиялық) әр түрі бойынша жеке жүргізіледі.

196. Жобалық құжаттаманың төлнұсқаларын тіркеу жобаның келіп түсуіне қарай жеке дербес бөліктері бойынша жүргізіледі.

Жеке түгендеу кітаптары:

1) жобалық құжаттаманың төлнұсқаларына;

2) басқа ұйымдардың жобалық құжаттарының көшірмелеріне;

3) үлгілік жобаларға жүргізіледі.

Жобалық құжаттама көшірмелері түптелген томдар бойынша есепке алу карточкаларында тіркеледі.

197. Конструкторлық және технологиялық құжаттама үшін басқа ұйымдардан келіп түскен төлнұсқалар мен сызбаларды есепке алудың түгендеу кітаптары негізгі және қосалқы өндіріс бұйымдарына жеке жүргізіледі.

Конструкторлық және технологиялық құжаттаманың қабылданған төлнұсқалары түйіндер бойынша парақтап тіркеледі.

Басқа ұйымдардан қабылданған конструкторлық және технологиялық құжаттардың көшірмелері әрбір папкаға, альбомға немесе жеке құжатқа жасалатын жеке түгендеу кітабында және есепке алу карточкаларында тіркеледі.

198. Ғылыми-зерттеу құжаттамасын есепке алу үшін уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жеке түгендеу кітаптары жүргізіледі.

199. Патенттік құжаттама уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша өнертабысқа патент алуға берілген өтініштерді тіркеу журналдарында тіркеледі.

200. Әрбір электрондық құжатты есепке алу бірлігі туралы мәлімет уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша деректерді есепке алу базасына немесе есепке алу карточкаларына енгізіледі.

Электрондық құжаттар архив қорының құрамында тұрақты сақталатын электрондық құжаттардың тізімдемелері, есепке алу бірліктері және сақтау бірліктері бойынша есепке алынады. Электрондық ақпарат жеткізгіштегі құжаттардың ақпараттық көлемі мегабайттарда (бұдан әрі – Мбт) көрсетіледі.

201. Ұйымның электрондық архивіне электрондық құжаттардың уақытша сақтауға келіп түсуі, құжаттардың түсуі мен шығуының жалпы кітабында есепке алынады.

202. Жаңа жеткізгіштерге қайта жазу немесе көшіру (айырбастау) салдарынан болған сақтау бірлігінде және/немесе электрондық құжаттардың ақпараттық көлеміндегі бірліктер санының өзгеруі уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша қайта жазу мен көшіру туралы актіде, электрондық құжаттардың тізімдемесіне жасалған жаңа қорытынды жазбада жазылады.

203. Электрондық құжаттарды сақтайтын ұйым архивінің паспортында қағаз жеткізгіште баламасы жоқ арнайы ақпараттық ресурстар ескеріледі.

204. Уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша электрондық құжаттарды көшіру мен қайта жазуды есепке алу журналы қосалқы есепке алу құжаты болып табылады.

2-параграф. Деректер базасын есепке алу және жүргізу тәртібі

205. Есептік деректер базаларының деректемелер тізбесі есепке алу нысанын сипаттайтын негізгі көрсеткіштерге – архив қорына, сақтау бірлігіне, есепке алу бірліктеріне, тиісті істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілген сақтау бірліктерінің, есепке алу бірліктерінің тобына сәйкес жасалады.

206. Есептік деректер базасы ұйым архивінде бар басқа ақпараттық деректер базасымен өзара байланыста қолданылады және мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің тиісті есептік деректер базаларымен үйлесу талаптарына сай келеді.

Есептік деректер базасында дәстүрлі негізгі есепке алу құжаттарының деректемелері пайдаланылады.

207. Есептік деректер базалары есепке алу құжаттары негізінде толтырылады.

5-тарау. Архивтік құжаттарды пайдалану

1-параграф. Ғылыми-анықтамалық аппарат үшін архивтік құжаттарды сипаттау тәртібі

208. Ұйым архиві пайдаланушыларға архивтік құжаттардың ҒАА (анықтамалық-іздестіру құралдарын) ұсынады.

209. Архивтің ҒАА жүйесі негізгі архивтік анықтамалықтар кешенін (істер, құжаттар тізімдемесі, жөнсілтер, жүйелі каталог) және қосымша архивтік анықтамалықтарды (сілтегіш, шолу) қамтиды. Қосымша архивтік анықтамалықтарды жүргізудің орындылығын ұйымның архиві белгілейді.

210. ҒАА жүйесінде ұйымдардың іс жүргізуінде және архивтерінде құрылатын есептік-анықтамалық аппараттың сабақтастығы, оның мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің ҒАА жүйесімен үйлесімдігі іске асырылады.

Ұйымдар архивтерінің ҒАА жүйесінің сабақтастығы оны құрудың талаптары мен қағидаттарының біртұтастығына негізделеді.

211. Архивтік құжаттарды, электрондық архивтік құжаттарды сипаттау (архивтік анықтамалықтар үшін ақпарат жасау) үш деңгейде жүргізіледі:

1) архив қоры;

2) сақтау бірлігі;

3) архивтік құжат.

212. Мынадай:

1) сәйкестендіру ақпараты (архив қорының, сақтау бірлігінің атауы мен анықтамалық деректері);

2) ақпараттың құрамы мен мазмұны туралы;

3) ақпаратқа қол жеткізу шарттары және пайдалану шарттары туралы;

4) архив қорының тарихы жөніндегі мәліметтерді қамтитын сипаттаушы мақала архивтік анықтамалықтың негізі болып табылады.

213. Қажет болған жағдайда сипаттаушы мақалаға түпнұсқалардың орналасқан жері, ұйымның архивтік құжаттарының, электрондық архивтік құжаттарының басқа архив қорларының құрамында болуы және оларды сақтау орны, библиографиясы және басқалары туралы қосымша мәліметтер енгізіледі.

214. Архив қоры деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың сипаттаушы бабы:

1) архив қорының атауын;

2) архив қоры туралы анықтамалық деректерді (архивтік шифр (қор нөмірі), құжаттаманың түрлері бойынша сақтау бірліктеріндегі архив қорының көлемін, құжаттаманың әрбір түрі бойынша архивтік құжаттардың соңғы күндерін, қолда бар қорішілік ғылыми-анықтамалық аппараттың тізбесін;

3) архив қорына тарихи анықтаманы;

4) архивтік құжаттардың құрамы және мазмұны туралы аннотацияны;

5) қолжетімділік туралы ақпаратты;

6) библиографияны қамтиды.

215. Сақтау бірлігі деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың сипаттаушы бабы:

1) сақтау бірлігінің реттік нөмірін;

2) бұрынғы тіркеу нөмірін;

3) сақтау бірлігінің тақырыбын;

4) сақтау бірлігі туралы анықтамалық деректерді;

5) төлнұсқалығын немесе көшірме екенін көрсетуді;

6) жеткізгіш түрін немесе жарыққа шығару тәсілін көрсетуді;

7) сақтау бірлігінің архивтік құжаттардың қолжетімділік шарттары, тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы ақпаратты қамтиды.

Басқару құжаттамасын сақтау бірлігінің, жеке шығу тегінің архивтік құжаттарының, оның ішінде электрондық құжаттардың сақтау бірлігінің тақырыбы архивтік құжаттар түрінің атауын, архивтік құжаттың (құжаттардың) авторын (авторларын), құжаттар жіберілген немесе алынған адресатты (адресаттарды) немесе корреспондентті (корреспонденттерді), көрсетілген құжаттардың мазмұнына қатысты болатын мәселені немесе нәрсені, оқиғаның, фактінің, орынның атауын, тұлғаның тегі мен аты-жөнін, оқиғаның күнін қамтиды.

Қажетті мәліметтер болмаған жағдайда тақырыпқа түсіндірме ақпарат – "авторы белгісіз", "күні жоқ", "ж....бұрын емес" жазылады.

Жобалау немесе конструкторлық құжаттаманың сақтау бірлігінің тақырыбы объектінің шифрін, жобаның, сатының, бөліктің атауын, томның нөмірін, авторын, әзірлеменің аяқталған жылын қамтиды.

Кинобейнеқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың авторлық атауын немесе кинода немесе телесюжетте бейнеленген оқиғаның атауын, шығарылған күнін және/немесе түсірілімнің күнін, түсірілім режиссерінің және/немесе операторының тегі мен инициалдарын, құжаттың тілін қамтиды.

Фоноқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы фоноқұжаттың атауын және жанрын, фоноқұжатта көрсетілген оқиғаның атауын, орнын және күнін қамтиды. Фононқұжаттың атауы болмаған жағдайда теле- немесе радиохабардың, сөйленген сөздің, әңгіменің және басқаларының негізгі мазмұны көрсетіледі. Әдебиет және өнер туындысының жазбасы бар фоноқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы туындының және оның жанрының атауын, егер фоноқұжатта авторлық атауы белгісіз және бұрын жарияланбаған туынды болса, тырнақшаға алынған мәтіннің бірінші жолын, туындының өзінің, содай-ақ оның өңделуінің, үзіндісінің, аудармасының авторларының және/немесе орындаушыларының тегі мен инициалдарын, фоноқұжаттың тілін қамтиды.

Фотоқұжатты сақтау бірлігінің тақырыбы суреттің немесе фотоальбомның, слайдтың, негативтің сипаттамасын, автордың тегі мен инициалдарын, түсірілген орны мен күнін қамтиды.

Сақтау бірлігі туралы анықтамалық деректер архивтік шифрдің элементтерін (архив қорының нөмірлерін, істердің, құжаттардың тізімдеме нөмірлерін, сақтау бірлігінің нөмірлерін), сақтау бірлігі көлемінің деректерін, архивтік құжаттардың, электрондық архивтік құжаттардың соңғы күндерін қамтиды.

Архивтік құжаттарға қол жеткізу шарттары, тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы ақпарат оларға қолжетімділікті Қазақстан Республикасының заңнамасы немесе қор құрушы шектеген архивтік құжаттардың болуы туралы мәліметтерді, сондай-ақ аса құнды құжаттар төлнұсқаларының, оның ішінде Қазақстан Республикасының ұлттық игілік объектілеріне жатқызылған құжаттардың болуы мен физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз жағдайдағы құжаттардың, пайдалану қорының болуы, архивтік құжаттың тілі мен сыртқы ерекшеліктері туралы мәліметтерді қамтиды.

Сипаттаушы мақала архив қоры мен оның құрылымдық бөлігінің (істер, құжаттар тізімдемесі, электрондық құжаттардың (істердің) тізімдемелері атауымен, жекелеген архивтік құжаттардың немесе олардың осы сақтау бірлігі топтарының аннотациясымен толықтырылады.

216. Архивтік құжат деңгейдегі архивтік анықтамалықтың сипаттаушы мақаласы мыналарды қамтиды:

1) архивтік құжаттың, электрондық архивтік құжаттың тақырыбы;

2) архивтік құжат, электрондық архивтік құжат туралы анықтамалық деректер;

3) төлнұсқалығына/көшірме екеніне нұсқау;

4) жеткізгіштің түрі (немесе жарыққа шығару тәсілі);

5) архивтік құжатқа, электрондық архивтік құжатқа қол жеткізу шарттары, тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы ақпарат.

Архивтік құжаттың, электрондық архивтік құжаттың тақырыбы архивтік құжат түрінің атауын, авторын, құжат жіберілген немесе алынған адресатты немесе корреспондентті, көрсетілген құжаттың мазмұнына қатысты мәселені немесе нәрсені, оқиғаны, фактіні, тұлғаны, орынның атауын, оқиғаның күнін қамтиды. Қажетті мәліметтер болмаған жағдайда тақырыпқа "авторы анықталған жоқ", "күні қойылмаған" деген түсіндірме ақпарат жазылады. Тақырып, қажет болған жағдайда, осы құжат тақырыбында көрсетілмеген мазмұнын ашатын аннотациямен толықтырылады.

Архивтік құжат, электрондық архивтік құжат туралы анықтамалық деректер архивтік шифр элементтерінен (қор нөмірінен, істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірінен, сақтау бірлігінің нөмірінен, парақтар нөмірлерінен), архивтік құжаттың көлемінен (парақтар санынан), оның жасалған күнінен тұрады.

Архивтік құжаттарға, оның ішінде электрондық архивтік құжаттарға қол жеткізу шарттары, тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы ақпарат қолжетімділігін Қазақстан Республикасының заңнамасы немесе қор құрушының шектегені, аса құнды құжаттың, Қазақстан Республикасының ұлттық игілік объектілеріне жатқызылған және/немесе физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз жағдайдағы құжаттың мәртебесі туралы мәліметтерді қамтиды.

217. Сақтау бірлігінің құрамын сипаттайтын сақтау бірлігінің түрі (іс, хат алмасу, құжаттар, тізілім, альбом, журнал, кітап және басқасы) немесе құжаттар түрі (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есептер, естелік актілері, мақалалар, роман, жазба кітапшалары) тақырыптың бас жағында көрсетіледі.

Бір мәселе бойынша іс жүргізудің бірізділігіне байланысты құжаттардан тұратын сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік және басқа істердің тақырыптары "іс" деген сөзбен басталады.

Бір мәселе бойынша іс жүргізудің бірізділігіне байланысты емес құжаттардан тұратын сақтау бірліктерінің тақырыптары, негізгі құжатқа (бұйрыққа, өкімге, хаттамаға) қосымша-құжаттар немесе жеке тұлғалардың архив қорындағы құжаттың түрі бойынша әрқилы құжаттар "құжаттар" деген сөзбен аяқталады. Мұндай тақырыптың соңында жақшада осы құжаттардың түрлері көрсетіледі.

Хат алмасуды қамтитын сақтау бірлігінің тақырыбында корреспонденттердің ресми атаулары және хат алмасудың мәселесі (мәні) көрсетіледі. Хат алмасу біртекті корреспонденттермен жүргізілген жағдайда, тақырыпта корреспонденттердің жалпы түрінің атауы көрсетіледі.

Құжаттардың мазмұнын білдіретін мәселені (мәнін) баяндау тақырыптың негізгі бөлігі болып табылады және істің түрін, құжаттардың авторы, корреспонденті (адресаты) көрсетілгеннен кейін жазылады.

218. Түрі бірдей ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттаманың сақтау бірліктерінің тақырыптарын жасаған кезде, олардың қысқаша нөмірлері қойылып құжаттардың атауы тақырыпқа көпше түрде жазылады.

219. Істің түрі немесе құжаттардың түрі белгіленгеннен кейін тақырыпта іске енгізілген құжаттардың авторы көрсетіледі. Егер құжаттардың авторы қызметінде осы құжаттар қалыптасқан ұйым болып табылса, істің тақырыбында ұйымның атауы жазылмайды не оның жалпы түрінің атауы келтіріледі (комитет, сот, комиссия).

220. Егер нақты күн оқиғалар мен фактілер арасындағы тарихи байланыстарды көрсететін болса және құжаттардың нақты мазмұнын түсіну үшін қажет болса, онда құжаттарда баяндалған оқиғаларға қатысты күндер тақырыпқа енгізіледі.

221. Егер іс бір құжаттан тұрса, онда тақырыпта құжаттың түрі, ол қайдан шыққаны, кімге жіберілгені, оның күні және қысқаша мазмұны жазылады.

222. Жоспарлар мен есептерден тұратын сақтау бірліктерінің тақырыбында жоспардың қай жыл (кезең) үшін немесе қорытындысы бойынша жасалғаны көрсетіледі.

Статистикалық есептерді қамтитын сақтау бірліктерінің тақырыптары статистикалық есеп нысандарының нөмірлері көрсетіліп құрастырылады.

223. Егер іс бірнеше томнан (бөліктен) тұратын болса, барлық томдарға (бөліктерге) ортақ тақырып беріледі, содан кейін (қажет болса) әрбір томның (бөліктің) мазмұнына жеке-жеке нақтылау жасалады, ең соңғы томға (бөлікке) "соңғы" ("соңғысы") деген сөз жазылады.

224. Осы істе бар-жоғын тақырыбы бойынша анықтау мүмкін емес аса құнды құжаттар, негізгі құжатқа қосымша-құжаттар, алдыңғы ұйымдардың құжаттары, жеке құрам жөніндегі мәліметтерді қамтитын анықтамалық маңызы бар құжаттар аннотацияланады.

225. Аннотация тақырыптан кейін азат жолдан жазылады.

Баспа материалдарын аннотациялау кезінде құжаттың түрі, оның атауы немесе құжаттың бастапқы сөздері (атауы болмаған кезде), шығу деректері көрсетіледі.

Сызба және басқа бейнелеу материалдарының аннотацияларында құжаттың материалы, түрі, пішіні және оның орындалу тәсілі, карталар үшін – масштабы көрсетіледі.

Аннотацияның соңында "атап өтіледі" деген айдармен тұлғалардың аты, ұйымдардың атауы, географиялық атаулар және құжаттарда айтылған әрі айтарлықтай маңызы бар мәліметтер келтіріледі (санамаланады).

226. Аннотацияның соңында аннотацияланатын құжаттардың парақтар нөмірлері, мәліметтердің егжей-тегжейлігінің дәрежесі ("қысқаша мәліметтер", "егжей-тегжейлі хабар") келтіріледі.

Аннотацияланатын құжаттардың көлемі ауқымды болса, аннотация құжаттың мұқабасы мен бірінші парағының арасына салынатын жеке парақта жасалады.

2-параграф. Құжаттарды сипаттау кезінде күндерді қою тәртібі

227. Құқықтық актілерді, шығармашылық құжаттаманы, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарды, қаржы құжаттарын, бір мәселе жөніндегі істерді, сондай-ақ күнін қою олар үшін маңызды болатын құжаттарды (баяндамалар, үнхаттар, стенограммалар, хаттар) сипаттағанда күні (күні, айы, жылы) сөз-цифр тәсілімен көрсетіледі.

228. Істің, оның ішінде электрондық істің бастапқы күні болып ең алғашқы құжаттың жасалған (тіркелген) күні, ал ең соңғы құжаттың жасалған (тіркелген) күні – соңғы күні болып табылады.

Құқықтық актілердің күндері оларға қол қойылған (бекітілген) уақыт бойынша көрсетіледі. Егер құжаттардың күні көрсетілмеген болса, онда күні жарияланған немесе күшіне енген күні бойынша көрсетіледі.

Бағдарламалар, жоспарлар, шығыстар сметалары, штаттық кестелер, есептер үшін соңғы күн қойылмайды.

Егер істегі қосымша-құжаттарға істің ең алғашқы құжатынан ерте күн қойылған болса, онда олардың күндері жаңа жолдан "... жылғы құжаттар бар" деп атап өтіледі.

Тіркеу кітаптары мен журналдарының бастапқы және соңғы күндері бірінші және соңғы жазбаның күндері болып табылады.

Іс төлнұсқаларынан айтарлықтай кейінірек жасалған немесе қор құрушы алған құжаттардың көшірмелерінен тұратын істердің бастапқы және соңғы күндері көшірмелер дайындалған күндер болып табылады (төлнұсқалардың күндері тақырыпта көрсетіледі).

Егер қағаз жеткізгіштегі іс бір ұйымда басталып, екінші ұйымда аяқталған жағдайда, үш күн көрсетіледі: бірінші ұйымның іс жүргізуінде істің басталған күні, оның екінші ұйымға келіп түскен күні және оның соңғы ұйымның іс жүргізуінде аяқталған күні (алдыңғы екі күн бөлшек түрінде көрсетіледі).

3-параграф. Істердің, құжаттардың тізімдемесін жасау тәртібі

229. Істердің, құжаттардың, оның ішінде электрондық істердің, құжаттардың тізімдемесі сақтау бірліктерінің немесе есепке алу бірліктерінің сипаттаушы мақалаларынан, қорытынды жазбадан, куәландыру парағынан және тізімдемеге анықтамалық аппараттан тұрады.

230. Тізімдеменің сипаттаушы бабы:

1) сақтау бірлігінің реттік нөмірін;

2) іс жүргізу индексін немесе өндірістік нөмірін;

3) сақтау бірлігінің тақырыбын;

4) құжаттардың соңғы күндерін;

5) сақтау бірлігіндегі парақтар санын;

6) құжаттардың көшірмелілігіне нұсқауды;

7) құжаттарды жаңғырту тәсілін қамтиды.

Қажет болған жағдайда сипаттаушы мақала жекелеген құжаттардың, сақтау бірлігінің аннотациясымен толықтырылады.

231. Істер, құжаттар тізімдемесінің анықтамалық аппаратына:

1) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша титулдық парақ;

2) мазмұны (тақырыптық мазмұны);

3) алғысөз;

4) қысқартылған сөздер тізімі;

5) сілтегіштер кіреді.

4-параграф. Тарихи анықтаманы жасау тәртібі

232. Ұйым архивінде қор құрушы және архив қоры тарихы бойынша мәліметтерді, оның құжаттар құрамы мен мазмұнына және ҒАА жүйесіне қысқаша сипаттамасын қамтитын архив қорына тарихи анықтама құрастырылады.

Архив қорына тарихи анықтама қор құрушының тарихы және архив қорының тарихы бойынша ақпарат негізінде қалыптастырылады.

Қор құрушының тарихы жөніндегі ақпарат оның құрылған даталарын, ведомстволық бағыныстылығын, құрылымы мен функциясын, бұрынғы ұйым мен құқықтық мұрагерінің атауын, тіркелген күнін немесе атауы өзгерген, қайта ұйымдастырылған, сондай-ақ таратылған жағдайларда қайта тіркелген даталарын қамтиды. Жеке тұлғалардың архив қорының қор құрушысы туралы ақпарат оның қысқаша өмірбаян деректерін (тегін, атын, әкесінің атын (бар болса), бүркеншік есімін (бар болса), қыз кезіндегі тегін (бар болса), өмір сүрген күндерін, кәсібін, қызметтік және қоғамдық қызметі туралы деректерді) қамтиды. Отбасының, әулеттің архив қоры үшін осындай мәліметтер туыстардың әрқайсысы туралы беріледі. Біріктірілген архив қоры үшін ортақ тарихи анықтама жасалады.

Архив қорының тарихы жөніндегі ақпарат оның архивке келіп түскен күнін, архивтік құжаттардың көлемі мен бастапқы және соңғы күндерін олардың сақталу дәрежесін, қалыптастыру, сипаттау және жүйелеу ерекшеліктерін, архив қорының құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер мен олардың себептері туралы, басқа ұйымдардың немесе тұлғалардың архивтік құжаттарының бар-жоғы туралы (қорға енгізілуі), архив қорына ҒАА құрамы туралы ақпаратты қамтиды. Архивтік коллекция үшін уақыты, шарттары, оның жасалуының себептері, қалыптастыру қағидаттары, архивке келіп түскенге дейінгі коллекцияның тұрған орны, құрастырушы туралы мәліметтер көрсетіледі.

Қорға тарихи анықтама архив қорының көлемі өзгерген кезде, сондай-ақ қор құрушы қайта ұйымдастырылған, құрылымы, функциялары өзгерген жағдайларда толықтырылады.

233. Архив қорының тарихы оларды аннотациядан, библиографиядан, құжаттарға қолжетімділік және пайдалану шарттары туралы ақпараттан тұрады.

Архив қорының архивтік құжаттарының, оның ішінде электрондық құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы аннотация тақырыптар хронологиясын көрсетіп және олардың географиялық (әкімшілік-аумақтық) шекараларын белгілей отырып, қор құрушының қызмет бағытын айқындайтын осы құжаттардың түрлері мен тақырыптары бойынша қысқаша жинақталған сипатын қамтиды. Архив қорының архивтік құжаттарына, оның ішінде электрондық құжаттарына қол жеткізу шарттары туралы ақпарат қолжетімділігін Қазақстан Республикасының заңнамасы немесе қор құрушы шектейтін архивтік құжаттардың, ерекше құнды құжаттардың, оның ішінде Қазақстан Республикасының ұлттық игілік объектілеріне жатқызылған, физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз электрондық құжаттардың төлнұсқаларының бар-жоғы, пайдалану қорының бар-жоғы туралы мәліметтерді қамтиды.

Архив қорына жасалған библиография осы қор бойынша анықтамалықтар мен оның негізінде орындалған құжаттық жарияланымдар тізімін қамтиды.

234. Құжаттардың құрамы мен мазмұны бойынша архив қорының сипаттамасы қордың хронологиялық шеңберінен шығатын құжаттардың бар-жоғы туралы, архив қорына ҒАА туралы, ақпаратты жеткізгіш түрлері туралы мәліметтерден тұрады.

235. Қағаз жеткізгіштегі тарихи анықтамаға орындаушы және ұйым архивінің басшысы қол қояды, электрондық – ұйым басшысының ЭЦҚ-мен куәландырылады.

Тарихи анықтама төрт данада басылады. Екі данасы архив қоры құжаттары бірінші тапсырылған кезде мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне беріледі, екеуі ұйым архивінің қор ісінде сақталады.

236. Тарихи анықтама архив қоры толықтырылған кезде немесе ұйым қайта ұйымдастырылған жағдайда қосымша толтырылып отырады. Тарихи анықтама істердің, құжаттардың әрбір аяқталған тізімдемесімен бірге мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне беріледі, сондай-ақ ЭА АЖ-ге енгізіледі.

5-параграф. Каталогтар мен картотекаларды жасау тәртібі

237. Каталог қораралық архивтік анықтамалық болып табылады, онда құжаттардың мазмұны туралы ақпарат осы каталог үшін қабылданған құжаттарды жіктеу схемасына сәйкес орналасқан пәндер (тақырыптар, салалар) бойынша топтастырылған.

Әртүрлі каталогтар жиынтығы каталогтар жүйесін құрайды.

238. Каталогтарды дайындау, жасау және жүргізу бойынша жұмыс құжаттарды каталогтау деп аталады.

Каталогтау жұмыстың жеке түрі ретінде (тақырыптық әзірлеме), сондай-ақ құжаттарды сипаттаумен және іздеп табумен байланысты жұмыстың басқа түрлері процесінде (қосымша (жолай) каталогтау) жүргізілуі мүмкін.

Каталогтау кезінде саралап жіктеу әдісі қолданылады, ол:

1) архив қорын, олардың құрылымдық бөліктерін таңдау ретін анықтауға;

2) істерді, құжаттарды және олардан ақпаратты іріктеуге;

3) құжаттық ақпаратты сипаттаудың тиісті әдістерін қолдануға сайып келеді.

239. Каталогтау мынадай жұмыстар түрін:

1) жіктеу схемасын құрастыруды;

2) құжаттарды іздеп табуды және іріктеуді;

3) каталогтық карточкаларда сипаттауды;

4) карточкаларды жүйелеуді;

5) каталогтарды жүргізуді қамтиды.

240. Жіктеу схемасын таңдау ұйым архиві құжаттарының құрамымен және оларды пайдалану міндеттерімен айқындалады.

Құжатты ақпараттық жіктеу схемасы белгіленген ретпен орналасқан және көрсетілген бөліктер бойынша құжаттардан мәліметтерді бөлуге арналған каталогтардың бөлінген жіктелу тізбесі бар жазба немесе графикалық құжат болып табылады.

241. Каталогтар құрылған схемасына қарай жүйелік, тақырыптық, пәндік және олардың түрлері (атаулы, географиялық, объектілік) болып бөлінеді.

242. Жүйелік каталогтағы құжаттық ақпарат білім салалары мен ұйымның практикалық қызметі бойынша жіктеледі және қисынды жүйелілікпен орналасады.

Атаулы каталогта құжаттық ақпарат құжаттарда аталатын немесе олардың авторы болып табылатын тұлға тегінің әліпбиі бойынша жіктеледі. Одан әрі жүйелеу хронологиялық немесе қисынды жүйелілік пен жүргізіледі.

243. Каталог сипаттамасының құрамына:

1) ұйым архивінің атауы;

2) индексі;

3) айдар, айдарша;

4) оқиға уақыты, оқиға орны;

5) мазмұны;

6) архив қорының нөмірі, архив қорының атауы;

7) істер (құжаттар) тізімдемесінің, сақтау бірлігінің, парақтардың нөмірі;

8) құжат тілі;

9) құжатты жаңғырту тәсілі кіреді.

Каталогтар бөлімдерінің арасындағы немесе каталогтар бөлімдері мен басқа архивтік анықтамалықтардың арасындағы байланыс үшін сілтемелер жүйесі қолданылады.

244. Каталогты жүргізу мынадай жұмыс түрлерінен тұрады:

1) жұмысты ғылыми-әдістемелік қамтамасыз ету;

2) карточкаларға индекстер қою;

3) карточкаларды индекстер мен айдарлар бойынша жүйелеу;

4) каталогқа сілтеме аппаратын құрастыру;

5) каталогты жетілдіру.

Ғылыми-әдістемелік қамтамасыз ету жекелеген архив қорлары (немесе олардың топтарын) каталогтау бойынша әдістемелік құралдар, каталогтарды жіктеудің жұмыс схемаларын әзірлеуді, оларды нақтылау мен толықтыруды қамтиды.

Карточкаларға индекстер қою жіктеудің схемасы бойынша индексті таңдау немесе құрастыру және оны каталогтық карточканың тиісті ақпаратына жатқызу болып табылады. Атаулы каталогта карточкаларға индекс қойылмайды және ол әліпби бойынша орналасады.

245. Каталогтар жүйелері барынша ақпараты көп және жиі пайдаланылатын архив қорларының жеке құрам бойынша картотекаларымен, тақырыптық және пәндік-тақырыптық картотекалармен толықтырылады.

246. Жеке құрам бойынша картотекалар карточкаларында архив қорының нөміріне, істердің жиынтық тізімдемесінің жылдық бөліміне, ол туралы мәлімет бар істер, парақтар нөміріне сілтемемен жұмыскердің тегі, аты, әкесінің аты (бар болса) жазылады. Карточкалар тегінің әліпбилік ретімен, ал тегі шегінде аты мен әкесінің аты (бар болса) бойынша әліпбимен жүйеленеді.

247. Аудиовизуалды құжаттаманы сақтайтын ұйым архиві картотекалардың мынадай түрлерін жасайды:

1) киноқұжаттың авторлары (режиссері, сценарисі және операторы) туралы мәліметі бар атаулы картотека, киноқұжаттың шығарылған уақыты туралы мәліметі бар хронологиялық картотека, киноқұжаттардың атаулары туралы, әліпбилік ретпен орналасқан, мәліметі бар әліпбилік картотека;

2) фотоқұжаттарда өздері туралы ақпарат қамтылған тұлғалар туралы мәліметі бар атаулы картотека және фотоқұжаттарда олар туралы ақпарат бар объектілер, оқиғалар туралы мәліметтері бар объектілік картотека;

3) фоноқұжатқа жазылған көркемсуреттің, музыкалық немесе құжаттық туындының авторы және орындаушысы туралы мәліметі бар атаулы картотека, фоноқұжатқа жазылған көркемсуретті, музыкалық немесе құжаттық туындылар туралы мәліметі бар жанрлық картотека;

4) бейнеқұжаттардың әліпбилік реттегі атаулары туралы мәліметі бар әліпбилік картотека, бейнеқұжаттың шығарылған күні туралы мәліметі бар хронологиялық картотека.

248. Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын ұйымның архиві мына каталогтар түрлерін жасайды:

1) күрделі құрылыс объектілеріне және құрастыру объектілеріне объектілік каталог;

2) жобалардың, әзірлемелердің, бұйымдардың, зерттеу тақырыптары авторларының тегі бойынша құрастырылған атаулы каталог;

3) орналасқан орны бойынша жобалау объектілеріне географиялық каталог;

4) әліпбилік ретімен ғылыми-техникалық әзірлемелер атаулары бойынша әліпбилік каталог.

249. Аудиовизуалды құжаттарға сақтау бірліктерінің тақырыптарына және (немесе) құжаттарға сілтегіштер жасалады.

250. Көрсеткіштің сипаттаушы мақаласы бір пәндік ұғымнан (айдардан) және іздестіру деректерінен тұрады. Істердің, құжаттардың тізімдемесінің сақтау бірлігіне сілтегіштің іздестіру деректері сақтау бірлігінің реттік нөмірлерін қамтиды. Бір ұйым архивінің көрсетілген деректері бірнеше архив қорының сақтау бірліктеріне сілтегіштің іздестіру деректері архив қорларының істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірлерімен толықтырылады.

251. Тақырыптық сілтегіш тарихи фактілер мен құбылыстарды білдіретін ұғымдарды қамтиды. Мұндағы айдар мен айдаршалардың атаулары атау септігінде жазылады.

252. Пәндік сілтегіш әліпби ретімен орналастырылған ұғымдарды қамтиды.

Жалпы пәндік сілтегіш әртүрлі ұғымды қамтиды.

Арнайы пәндік сілтегіш біртектес ұғымдарды (құжаттар түрін, авторлардың тегін, ұйымдардың, олардың құрылымдық бөлімшелерінің атауларын, салалардың атауларын) қамтиды.

Атаулы сілтегіш әліпби тәртібімен жасалады және тегін, атын, әкесінің атын (әркелкі оқылуы, бүркеншік есім, лақап аты, жалған аты) және өмірбаяндық анықтаманы қамтиды.

Географиялық сілтегіш мемлекеттің, әкімшілік-аумақтық бірліктің, теңіздің, өзеннің және өзге де географиялық объектілердің атауларын қамтиды.

Жалпылаушы ұғымдар немесе әкімшілік-аумақтық атаулар сілтегішке түсіндірмесіз енгізіледі.

253. Хронологиялық сілтегіш хронологиялық тәртіппен орналасқан тарихи оқиғалардың, құбылыстардың және фактілердің күндері немесе құжаттардың күндері енгізілетін айдарлардан тұрады.

254. Архивтік анықтамалықтарға іздестіру сілтегіштерінде сілтемелер анықтамалықтардың, каталогтың беттеріне немесе бөлімдеріне беріледі.

255. Ұйым архивінде архив қорын шолу және тақырыптық шолу жасалады.

Шолу жекелеген құжаттар кешенінің құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметтерді қамтиды.

256. Архив қорын шолу жеке алынған архив қоры құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметтерді қамтиды.

257. Тақырыптық шолу белгілі бір тақырып бойынша архив қорының біреуінің немесе тобының құжаттары бөлігінің құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметтерді қамтиды.

258. Шолу сақтау бірлігінің, құжаттардың жекелеген топтарының аннотациялар жиынтығынан және анықтамалық аппараттан тұрады.

Аннотацияда сақтау бірлігі, құжаттар тобының мазмұны баяндалады, құжаттардың негізгі түрлері, олардың авторлары, хронологиялық шектері, төлнұсқалығы, іздестіру деректері көрсетіледі.

Архив қорының шолуында іздестіру деректері істер, құжаттар тізімдемелерінің, сақтау бірлігінің, сақтау бірлігі парақтарының нөмірлерінен тұрады. Қораралық тақырыптық шолуда іздестіру деректері қорлардың нөмірлерімен толықтырылады.

Шолудың ҒАА титулдық парағы, мазмұны (тақырып атаулары), алғысөз, қысқартылған сөздер тізімі, сілтегіштер кіреді. Тақырыптық шолуға олар туралы ақпарат шолуда қамтылған архив қорларының тізімі және тақырып бойынша библиография жасалады.

Шолуға алғысөзде қор құрушының тарихы және архив қорының тарихы, шолудың құрылымы, ҒАА құрамы бойынша мәлімет баяндалады.

259. Шолулар құрылымдық, салалық (функционалдық), пәндік-тақырыптық, географиялық, хронологиялық және басқа да белгілері бойынша жасалады.

260. Кино-, бейнеқұжаттың монтаждық парағы жекелеген жоспарлардың (монтаждық кадрлардың) мазмұнын ашады және жүйеленуін бекітеді.

Кино-, бейнеқұжаттың монтаждық парағы аяқталған кинотуындының (фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың, телесюжеттің) әр кадрын сипаттауды білдіреді. Монтаждық парақ кинотуындыны жасау процесінде түзіледі және киноқұжатқа немесе бейнефонограммаға мәтіндік ілеспе құжаттама құрамында ұйым архивіне түседі.

Кинобейнеқұжаттың монтаждық парағы болмаған жағдайда ол ұйым архивінде жасалады және бас әріптен жазылған жазулардан, сипаттаушы мақалалардан және қорытынды жазбадан тұрады.

261. Бас әріптен жазылған жазуларда:

1) архивтің атауы;

2) монтаждық парақтың нөмірі және оның сипаттамасы (дыбысталуы, түсі, бөлімдер санын) көрсетілген киноқұжаттың атауы;

3) студияның атауы, киноқұжат шығарылған күн, фильмнің авторлары (режиссерлер, операторлар, сценарий авторлары) көрсетіледі.

262. Монтаждық парақты жасау оны дыбыс-монтаж үстелінде қарау арқылы киноқұжат позитиві бойынша жүргізіледі, сонымен бір уақытта әр көрінісі сипатталады.

Кинобейнеқұжаттың монтаждық парағында мәліметтер мынадай реттілікпен көрсетіледі:

1) реті бойынша жоспардың нөмірі;

2) жоспарды айқындау (жалпы, орташа немесе ірі);

3) жоспардың метражы (кадрдың оннан біріне дейінгі дәлдікпен);

4) киноқұжат жоспарын бейнелеудің қысқаша мазмұны.

Монтаждық парақ соңында монтаждық парақты құрастырушының лауазымы, тегі және құрастырылған күні көрсетіледі.

6-параграф. Ұйым архивінің автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратын жасау тәртібі

263. Архивтің автоматтандырылған ҒАА архивтік құжаттар мен ақпаратты тиімді іздестіруге арналған электрондық анықтамалықтардың кешенін (құжаттар сипаттамаларының деректер базаларын) білдіреді.

264. Басқару құжаттамасының автоматтандырылған ҒАА ұйымның ағымдағы іс жүргізуінде (электрондық тіркеу-бақылау картотекалары мен электрондық істер номенклатурасы) жасалатын ақпараттық-іздестіру жүйесіне негізделеді.

265. "Номенклатура бойынша істер нөмірі" тіркеу-бақылау карточкаларының өрісі құжат деңгейіндегі ақпаратты іздестіруден істер деңгейіндегі іздестіруге өткен кездегі байланыстырушы іздестіру деректемелері болып табылады.

Автоматтандырылған режимде істердің электрондық номенклатурасы болған жағдайда істегі құжаттарды есептен шығару және істерден құжаттарды алу жүзеге асырылады.

Істер номенклатурасының негізгі іздестіру деректемелері – істің индексі, істің (томның, бөлімнің) тақырыбы, істің (томның, бөлімнің) саны, тізбе бойынша сақтау мерзімі мен тармағы болып табылады.

266. Автоматтандырылған режимде істердің электрондық номенклатурасы негізінде құжаттарды сақтау мерзімі бойынша (тұрақты, ұзақ мерзімді (10 жылдан астам) уақытша (10 жылға дейін қоса алғанда) сақтау) істер тізімдемесін қалыптастыру жүзеге асырылады.

267. Істердің электрондық тізімдемесінде іс деңгейіндегі ақпаратты сипаттаудың мынадай деректемелері болады:

1) жазбаның реттік нөмірі (істің нөмірі);

2) істің индексі;

3) істің тақырыбы;

4) төлнұсқалығына (көшірмесіне) сілтеме;

5) құжаттардың соңғы күндері;

6) істегі парақтар саны;

7) құжаттар аннотациясы.

268. Электрондық тіркеу-бақылау карточкалары негізінде құжаттар немесе істер деңгейіндегі сипаттамадан тұратын электрондық каталог қалыптастырылады.

269. Ұйымда құжаттарды тіркеудің автоматтандырылған жүйесі болмаған жағдайда басқарушылық, аудиовизуалды және ғылыми-техникалық құжат деңгейінде сипаттамалардың деректер базасы (электрондық каталог) жасалады.

Электрондық каталогта сипаттаудың негізгі деректемелері:

1) индекс, айдар, айдарша;

2) оқиғаның уақыты, оқиғаның орны;

3) мазмұны;

4) архив қорының атауы, архив қорының нөмірі;

5) істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірі;

6) істің, құжаттың нөмірі, парақтың нөмірі болып табылады.

Архив қорының атауы, архив қорының нөмірі, істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірі, істің нөмірі, парақтың нөмірі есептік сипаттамаларды қамтиды және олар есепке алудың автоматтандырылған жүйесінен трансформацияланады.

270. ҒАА функциясы ақпаратты іздестіру, іздестіру нәтижелерін экранда немесе файлдар түрінде қарау және басып шығару, анықтамалықтардың мәтінін қалыптастыру рәсімдерінің көмегімен атқарылады.

Сипаттау объектісін сипаттайтын түйін сөздер жүйеге сипаттау процесінде немесе ол аяқталғаннан кейін енгізіледі. Түйін сөздер пайдаланушыға архив қоры, істер тізімдемесі, іс, құжат деңгейіндегі ақпаратты жедел іздестіруге мүмкіндік береді.

Материалдардың толық мәтінін (архивтік құжаттарды, журнал мақалаларын, заңнамалық актілерді) қамтитын толық мәтінді деректер базасы бойынша ақпарат іздеу пайдаланушының құжат тақырыбының бөлімдеріне назар аударуын, қажет болған жағдайда тиісті мәтінге ауысуын көздейді.

Пайдаланушыға құжаттың толық мәтінінің көшірмесін жедел алуға мүмкіндік беріледі.

Толық мәтінді құжаттар бойынша ақпарат іздеу тезаурустың баспа нұсқаларынан таңдап алынатын дескрипторлар, жіктеу индекстері немесе құжат мәтінінен алынған сөздер бойынша жүзеге асырылуы мүмкін.

271. Тұрақты тапсыруға жататын құжаттар автоматтандырылған ҒАА-мен бірге архивке беріледі.

Автоматтандырылған ҒАА деректер базасының құрылымында деректемелердің болуы және осы деректемелер бойынша электрондық форматта ақпарат беру ұйым архивінің деректер базасы мен мемлекеттік архивтің автоматтандырылған ҒАА үйлесуін қамтамасыз етеді.

7-параграф. Пайдаланушылардың сұрау салуларын орындау тәртібі

272. Қолжетімділік санаттары бойынша архивтік құжаттар, оның ішінде электрондық архивтік құжаттар ашық және қолжетімділігі шектелген болып бөлінеді.

273. Ұйым архиві пайдаланушыға ашық архивтік құжаттарға, сондай-ақ оларға ҒАА қолжетімділікті ұсынады.

Қазақстан Республикасының заңнамасымен, сондай-ақ жеке меншіктегі архивтік құжаттардың меншік иесінің немесе иеленушінің өкіміне сәйкес қол жеткізу шектелмесе, барлық архивтік құжаттар, оның ішінде электрондық архивтік құжаттар ашық болып табылады.

274. Қолжетімділігі шектелген архивтік құжаттарға, электрондық архивтік құжаттарға:

1) таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызылған мәліметтерді қамтитын архивтік құжаттар, электрондық архивтік құжаттар;

2) дербес деректерді қамтитын архивтік құжаттар, электрондық архивтік құжаттар;

3) меншік иелері немесе иеленушілері оларға қолжетімділік пен оларды пайдалануға шектеу белгілеген архивтік құжаттар, электрондық архивтік құжаттар жатады.

Қолжетімділігі шектелген архивтік құжаттарға, электрондық архивтік құжаттарға физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз деп танылған құжаттар да жатады.

Пайдаланушылардың көрсетілген құжаттарға қол жеткізуі, сондай-ақ оларды пайдалануы, ерекше жағдайларда, ұйым басшысының жазбаша рұқсатымен жүзеге асырылады.

275. Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген немесе архивті пайдаланушылар жасаған ақпараттық қызмет көрсету шартында ескертілген жағдайлардан басқа, ұйым архиві пайдаланушыларға өзіндік іздестіру нәтижесінде алынған немесе ұйым архиві қызметтер көрсету тәртібімен берген ақпаратты пайдалануға шек қоя алмайды немесе шарт белгілей алмайды.

276. Ұйым архивінің архивтік құжаттарын пайдаланудың негізгі нысандары:

1) пайдаланушыларға олардың сұратуы бойынша, сондай-ақ бастамашылық тәртіппен ұйым архивінде қандай да бір құжаттардың бар-жоғы және олардың мазмұны туралы ақпарат беру;

2) ұйым архивінің оқу залында жұмыс істеу үшін құжаттарды беру;

3) құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалану;

4) ақпараттық іс-шаралар (көрмелер, конференциялар, презентациялар) дайындау;

5) құжаттарды уақытша пайдалануға беру болып табылады.

277. Ұйым архивінде электрондық жеткізгіштердегі, электрондық құжаттарды қолдану нысандары:

пайдаланушылардың сұрау салуларына сәйкес, сондай-ақ бастамашылық негізде оларды ақпараттық қамтамасыз ету;

құрылымында архив жұмыс істейтін ұйымның жұмыскерлеріне жергілікті желі, электр байланыс арналары арқылы электрондық құжаттарды беру;

мемлекеттік органдардың, соттардың, мүдделі ұйымдардың жұмыскерлеріне, азаматтарға ұйым архивінің оқу залында (арнайы жабдықталған жұмыс орнында) жұмыс істеу үшін электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды ұсыну.

278. Пайдаланушыларды ақпараттық қамтамасыз ету жөніндегі жұмыстағы архивтің негізгі құжаттары:

1) архивтік анықтама;

2) архивтік көшірме;

3) архивтік үзінді;

4) ақпараттық хат;

5) архивтік құжаттардың тақырыптық тізбесі;

6) архивтік құжаттар көшірмелерінің тақырыптық іріктемесі;

7) архивтік құжаттарды тақырыптық шолу болып табылады.

279. Архивке келіп түсетін сұрау салулар былайша бөлінеді:

1) белгілі бір проблема, тақырып, оқиға, факт бойынша ақпарат беру туралы сұрау салулар (тақырыптық сұрау салулар);

2) екі немесе одан көп тұлғалардың туыстығын, туыстық байланысын, отбасының тарихын, тегін анықтау үшін қажетті ақпарат беру туралы сұрау салу (генеалогиялық сұрау салу);

3) әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұрау салу (жұмыс өтілі мен жалақы мөлшерін, жасын растау, отбасының құрамы, білімі, марапатталуы, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік аударымдардың аударылғаны, ғылыми дәреже мен атақтар берілгені, жазатайым оқиғалар, емделуде, эвакуациялауда болғаны, қуғын-сүргін қолданылғаны туралы, ақталғаны туралы, әскери бөлімдер мен құралымдардағы қызметі, экологиялық апат аймағында тұрғаны, бас бостандығынан айыру орынында болғаны туралы, азаматтық хал актілері туралы сұрау салулар.

280. Жеке тұлғаның сұрау салуында оның тегі, аты, әкесінің аты (егер ол жеке басын куәландыратын құжатта көрсетілсе), жеке сәйкестендіру нөмірі (бар болса), жеке тұлғаның пошталық мекенжайы не заңды тұлғаның атауы, пошталық мекенжайы, бизнес-сәйкестендіру нөмірі (бар болса), сұрау салу жолданған күн көрсетіледі. Сұрау салуда сұратылатын ақпараттың тақырыбы, мәселесі, хронологиясы көрсетіледі. Қағаз нысандағы сұрау салуға жеке тұлға немесе заңды тұлғаның өкілі қол қояды. Электрондық нысанда – ЭЦҚ-мен куәландырылады.

281. Ұйым архивінде сақтаудағы құжаттар құрамына жатпайтын сұрау салу тіркелген сәттен бастап 3 жұмыс күні ішінде тиістілігіне қарай мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне немесе қажетті архивтік құжаттар сақталатын ұйымға жіберіледі, бұл туралы пайдаланушыға хабарланады.

282. Архивке пайдаланушының тегі, аты, әкесінің аты (бар болса), электрондық поштасының мекенжайы және (немесе) пошталық мекенжайы және расталуы қажет мәліметтер көрсетілген өтініші (сұрау салуы) электрондық пошта немесе ақпараттық жүйелер арқылы келіп түскен кезде оның электрондық поштасына өтініштің (сұрау салудың) қарауға қабылдағаны туралы электрондық хабарлама немесе қараудан дәлелді бас тарту жіберіледі. Қарауға қабылданған өтініш (сұрау салу) белгіленген тәртіппен орындалады.

283. Архив әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұрау салуды Қазақстан Республикасының Әкімшілік рәсімдік-процестік кодексіне сәйкес ақысыз орындайды және пайдаланушыларға қағаз және (немесе) электрондық нысандағы архивтік анықтама, архивтік көшірме және архивтік үзінді нысанында береді.

284. Әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұрау салу қайтадан орындалған немесе пайдаланушының сұрау салуы бойынша бұрын берілгенге ұқсас архивтік анықтама жасалған кезде ұйым архиві бұл анықтамаға енгізілген мәліметтердің қолда бар архивтік құжаттарға сәйкестігін тексереді және қосымша мәліметтер анықталған жағдайда қайтадан беріліп отырған архивтік анықтамада оларды қосымша көрсетеді.

285. Архивтік анықтама және архивтік үзінді құжаттың атауын "Архивтік анықтама", "Архивтік үзінді" деп белгілей отырып, ортақ бланкіде жасалады.

286. Уәкілетті орган бекітетін қосымшаға сәйкес нысан бойынша архивтік анықтамадағы мәтін архивтік құжаттар түрлерін және олардың күндерін көрсете отырып, оқиғалардың хронологиялық дәйектілігімен беріледі. Архивтік анықтамада архивтік құжаттардан дәйексөз келтіруге жол беріледі.

287. Архивтік анықтамада мәліметтер архивтік құжаттардың мәтініне сәйкес келтіріледі. Алшақтық, сәйкес келмеу және атауының дәл келмеуі, атының, әкесінің атының, аты-жөнінің болмауы немесе олардың бірінің болуы жөнінде анықтаманың мәтінінде жақша ішінде ("Құжатта солай", "Түпнұсқаның мәтінінде солай") түсіндіріледі.

288. Архивтік анықтамаға ескертпеде құжат түпнұсқасы мәтінінің ерекшеліктері (түсініксіз жазылғаны, автордың түзеткені, бүлінуі салдарынан оқуға жарамайтыны) ескертіледі ("Түпнұсқаның мәтінінде осылай", "Мәтінде түсініксіз").

Архивтік анықтаманың мәтінінде архивтік құжаттардың архивтік анықтама жасауға негіз болған мазмұны бойынша өзгерістерге, түзетулерге, түсініктемелерге, орындаушының жеке тұжырымына жол берілмейді.

289. Архивтік анықтаманың соңында архивтік анықтаманы жасау үшін пайдаланылған архивтік құжаттардың сақтау бірліктерінің архивтік шифрі мен парақтар нөмірі, баспа басылымдары келтіріледі. Архивтік анықтаманың мәтінінде архивтік құжаттардың сақтау бірліктерінің архивтік шифрлары мен парақтар нөмірлерін әрбір факт немесе оқиға баяндалғаннан кейін бірден қоюға рұқсат етіледі.

290. Көлемі бір парақтан асатын қағаз нысандағы архивтік анықтамада парақтар тігіледі, нөмірленеді және ұйымның мөрімен бекітіледі.

291. Қағаз нысандағы архивтік анықтамаға ұйым басшысы, орындаушы қол қояды және ол ұйымның мөрімен куәландырылады. Электрондық нысанда – ұйым басшысының ЭЦҚ қойылады. Ондағы ұсынылатын мәліметтер толық болмаған жағдайда, себептері көрсетілген ілеспе хат жасалады.

Архивтік анықтамаға қажет болған жағдайда архивтік анықтамада баяндалған мәліметтерді растайтын архивтік құжаттардың көшірмелері немесе олардан үзінділер қоса беріледі.

292. Сұрау салуды орындау үшін қажетті құжаттар ұйым архивінде болмаған жағдайда ұйым хатының бланкісіне сұрау салудың тақырыбы бойынша архивтік құжаттардың болмауының себептері туралы жауап жасалады.

293. Сұратылған мәліметтерді қамтитын архивтік құжаттардың жоғалу фактісі құжатпен расталған жағдайда, ұйым архиві осы мәселе бойынша қажет болған жағдайда ұйым мөрімен куәландырылған анықтама береді.

294. Архивтік үзіндіде архивтік құжаттың атауы, оның нөмірі мен уақыты толық жазылады. Архивтік құжаттардың мәтінінен алынған үзінділер сұрату бойынша толық деректерді қамтиды. Үзінді бір-біріне қатысы жоқ бірнеше жеке мәселе қамтылған құжаттардан ғана жасалады.

Әрбір үзіндінің басы мен соңы, сондай-ақ архивтік құжат, оның ішінде электрондық архивтік құжат мәтініндегі жекелеген сөздердің болмауы көп нүктемен белгіленеді.

Архивтік үзінді мәтініне ескертпеде түпнұсқа мәтінінің түсініксіз жазылған, автор түзеткен, мәтіннің бүлінуі салдарынан оқылмайтын бөліктері туралы тиісті ескертулер жасалады. Түпнұсқаның дәлдігіне күмән келтірілетін жекелеген сөздері мен тіркестері "Түпнұсқа мәтінінде солай", "Құжатта осылай" деген сөздермен ескертіледі.

Сұрау салу бойынша берілген қағаз нысандағы архивтік үзінділердің теңтүпнұсқалығы ұйым басшысының қол қоюымен және ұйымның мөрімен, электрондық нысанда – ұйым басшысының ЭЦҚ-мен куәландырылады.

295. Теру құралдарын, дербес компьютерді пайдалана отырып дайындалған архивтік көшірмелер ұйымның ортақ бланкісіне құжаттың атауын "Архивтік көшірме" деп белгілеумен ресімделеді. Қағаз нысандағы құжаттың ксерокөшірмесін немесе фотокөшірмесін дайындаған кезде ұйымның ортақ бланкісі пайдаланылмайды.

Архивтік көшірменің немесе архивтік үзіндінің мәтінінен кейін құжаттың архивтік шифрі және архивтік құжаттың сақтау бірліктерінің парақтар нөмірі көрсетіледі. Егер көшірме немесе үзінді бір парақтан артық болса, архивтік шифр әрбір парақтың сырт жағына қойылады. Қағаз нысандағы архивтік көшірменің немесе архивтік үзіндінің барлық парақтары тігіледі, нөмірленеді және тігілген жерде ұйым архивінің мөрімен бекітіледі.

Электрондық нысанда архивтік көшірмеге ұйым басшысының ЭЦҚ қол қойылады.

296. Архивтік анықтама, архивтік үзінді, архивтік көшірме және сұрау салуларға жауаптар пошта арқылы жай немесе тапсырыс хаттармен жіберіледі.

297. Азамат немесе оның сенім білдірілген адамы ұйым архивіне жеке өтініш білдірген жағдайда архивтік анықтама, архивтік үзінді, архивтік көшірме оған паспортын немесе өзге де куәландырушы құжатын, сенім білдірілген адам – белгіленген тәртіппен ресімделген сенімхатты көрсеткен кезде қолхатпен беріледі. Архивтік анықтаманы және архивтік үзіндіні алушы олардың көшірмелеріне немесе оларға жасалған ілеспе хаттың сырт жағына алынған уақытын көрсете отырып, қолын қояды.

298. Құжаттардың иесі уақытында алмаған азаматтық хал-жағдайы туралы, білімі туралы жеке төлнұсқа құжаттарды, еңбек кітапшаларын және басқаларын архивтік істен алып, иесіне немесе олардың туыстарына беруге болады.

Төлнұсқа жеке құжаттар ұйым басшысының рұқсатымен өтініш білдірушілерге жеке басын куәландыратын құжатын, ал олардың туыстарына немесе сенім білдірілген адамына нотариалды куәландырылған сенімхатты көрсеткен кезде беріледі. Төлнұсқа жеке құжаттар өтініш білдірушіге тапсырыс хатпен жіберіледі.

299. Істен алынған құжаттың орнына алынған құжаттың көшірмесі салынады. Архивтік құжаттардың алынғаны, сондай-ақ оларды көшірмесімен ауыстырылғаны істің куәландыру парақтарында, істердің, құжаттардың тізімдемелерінде көрсетіледі.

300. Архивтік құжаттардың қайтарылуы көрсетілген құжаттардың істен алынғаны туралы актімен ресімделеді. Архивтік құжаттарды қайтаруды жүргізуге негіз болған акт пен басқа да құжаттар және оларды қолына алған тұлғаның қолхаты архив қоры ісіне енгізіледі.

8-параграф. Істерді, құжаттарды оқу залына және уақытша пайдалануға беру тәртібі

301. Архив ұйымында пайдаланушылардың жұмыс істеуіне жағдай жасау мақсатында микрокөшірмелермен, электрондық, аудиовизуалды және ғылыми-техникалық құжаттармен жұмыс жасауға арналған тиісті техникалық құралдармен жабдықталған оқу залы (көру залы, компьютер залы, фоноқұжаттарды тыңдайтын бөлме) құрылады.

Оқу залының жұмыс тәртібін ұйым басшысы белгілейді.

Ұйым архивінде оқу залына арнайы бөлінген үй-жай болмаған жағдайда пайдаланушылар құжаттармен, оның ішінде электрондық құжаттармен жұмысты ұйым архивінің немесе басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің жұмыс бөлмелерінде ұйым архиві қызметкерінің бақылауымен жүргізеді.

302. Пайдаланушылар оқу залына жеке өтінішінің негізінде жіберіледі, ғылыми ұйымдардың жоспарына сәйкес ғылыми жұмыс жүргізетін немесе қызметтік тапсырманы орындайтын пайдаланушылар өздерін жіберген ұйымның хатын көрсетеді, ұйым жұмыскерлері оқу залына қызметтік куәліктері бойынша жіберіледі. Қызметтік мақсатта пайдалану үшін архивтік құжаттар ұйым жұмыскерлеріне жұмыс үй-жайларында беріледі.

Жеке өтініште немесе хатта пайдаланушының тегі, аты, әкесінің аты, лауазымы, ғылыми атағы, ғылыми дәрежесі, тақырыбы және зерттеудің хронологиялық шегі көрсетіледі.

Оқу залында жұмыс істеуге рұқсатты ұйым басшысы пайдаланушыға қажетті мерзімге, ресімделген күнінен бастап 1 жылдан аспайтын мерзімге береді.

303. Ұйым архиві пайдаланушыларға оқу залында пайдалану үшін есепке алынған және ғылыми-техникалық өңдеуден өткен, анықтамалықтары мен басқа да іздестіру құралдары бар ашық құжаттарды береді. Есепке алынбаған және өңделмеген құжаттар пайдаланушыларға оқу залында жұмыс істеу үшін пайдалануға берілмейді.

304. Істер, электрондық құжаттар тізімдемелеріне қолжетімділік және оларды ұйым қызметкерлеріне және архивтің оқу залында (арнайы жабдықталған жұмыс орнында) мемлекеттік органдар, соттар, мүдделі ұйымдар жұмыскерлерінің, азаматтардың жұмыс істеуі үшін беру жергілікті желі, электр байланыс арналары, ЭА АЖ арқылы жүзеге асырылады.

Істер тізімдемелері мен электрондық құжаттарға қашықтан қол жеткізу үшін архив басшысы ЭА АЖ-де авторлануы мен өтінішінің негізінде пайдаланушының ЭА АЖ-не рұқсат береді.

305. Электрондық жеткізгіштермен жұмыс істеу кезінде электрондық жеткізгіштердің жұмыс беттерін қолмен ұстауға тыйым салынады. Электрондық жеткізгіштерді тазалау және қолмен өңдеу кезінде қолғап киіп тек жиектерін немесе қорғаныш корпусын ұстауға рұқсат етіледі.

Оптикалық дискілерді өңдеу кезінде қолғаптар, сүрткіштер мен майлықтар қолданылатын тазартқыш заттарға төзімді болуы қажет. Қолғаптар үшін ең қолайлы материал мақта болып табылады. Сондай-ақ пластиктенбеген полиэтиленді, фторы бар полимерлерді және латексті қолдануға жол беріледі. Қолғап материалының құрамында бояғыштар болмауға тиіс.

306. Қоймадан электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды берген кезде берілетін құжатты құрайтын барлық сақтау объектілерінің тұтастығы тексеріледі.

307. Құжаттарды, оның ішінде электрондық құжаттарды беруден бас тарту немесе кейінге қалдыру мынадай жағдайларда жүзеге асырылады:

1) физикалық жай-күйі нашар болса;

2) пайдаланылуына Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген немесе қор құрушы белгілеген шектеулер болса;

3) қызметтік тапсырманы орындау үшін құжаттар ұйым архиві жұмыскерлерінің пайдалануында болса;

4) құжаттар уақытша пайдалануға немесе оқу залында басқа пайдаланушыға берілген болса істерді, құжаттарды беруден бас тарту немесе кейінге шегеру жүзеге асырылады.

Ұйым архивінің құжаттарды, оның ішінде электрондық құжаттарды беруден бас тартуы жазбаша нысанда бас тарту себептері көрсетіліп беріледі.

308. Ұйым архивінің техникалық мүмкіндіктері ескеріле отырып, пайдаланушылардың тапсырысы бойынша архивтік құжаттардың көшірмелері (ксерокөшірмелер, микрокөшірмелер, фототаңба, кинокөшірме, бейнекөшірме, фоноқұжаттардың көшірмелері, сондай-ақ электрондық жеткізгіштердегі көшірмелер) дайындалады.

Физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз архивтік құжаттардан көшірме алу жүргізілмейді.

Қолжетімділігі шектелген (құпия және жасырын ақпараты бар) архивтік құжаттардан көшірме алу белгіленген тәртіппен жүргізіледі.

309. Көшірме алуға тапсырыстарды орындау тәртібін, оның ішінде архивтік құжаттарды, істердің, құжаттардың жарияланбаған тізімдемелерін көшіру көлемі басқа да архивтік анықтамалық-іздестіру құралдары мен деректер базасы, көшірмелерді дайындау құны мен оларды дайындау үшін есеп айырысу тәртібін ұйым басшылығы айқындайды.

310. Пайдаланушының тапсырысы бойынша дайындалған архивтік құжаттың көшірмесінде архив архивтік құжаттың сақтау бірлігінің архивтік шифрі мен парақтар нөмірін көрсетеді.

Көшірме түсіруге тапсырыстарды есепке алу қағаз немесе электрондық нысанда жүргізіледі.

311. Істер, құжаттар сақтау қоймасынан оқу залына құжаттарды беруге тапсырыстың толтырылған бланкісінің негізінде беріледі және сақтау қоймасынан істерді беру кітабында ескеріледі.

312. Архивтің сақтау қоймасынан оқу залына берілетін әрбір істің, құжаттың істі пайдалану парағы болады.

313. Істер, құжаттар ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне уақытша пайдалануға 20 күннен аспайтын мерзімге беріледі. Істерді, құжаттарды басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру олардың жазбаша сұратуы бойынша істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актімен ресімделеді. Акт екі дана жасалады, біреуі алушыға беріледі, ал екіншісі ұйым архивінде қалады. Актіге құжаттарды беруші ұйымның және алушы ұйымның басшылары қол қояды, қойылған қолдар ұйым мөрлерімен бекітіледі. Істерді, құжаттарды басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру үш айдан аспайтын мерзімге жүзеге асырылады.

314. Істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға берген кезде әрбір іс сақтау қоймасынан істерді беру кітабына жазылады, ал берілген істің орнына әрбір іс үшін алмастыру картасы салынады. Алмастыру карталары ұйым архивінде қажеті өткенге дейін сақталады. Қайтарылған істердің жай-күйі істі қайтарушы адамның қатысуымен тексеріледі.

315. Уақытша пайдалану үшін архивтің сақтау қоймасынан берілетін әрбір істің, құжаттың істі пайдалану парағы болады.

9-параграф. Құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалану тәртібі

316. Ұйым архиві ақпараттық іс-шаралар, көрмелер ұйымдастырған кезде құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалануды, сондай-ақ оларды жариялауды ұйымдастырады.

317. Ұйым архиві бұқаралық ақпарат құралдарымен бірлесе отырып, тақырыпты, құжаттарды дайындаудың көлемі мен мерзімін айқындайды, тақырып пен мерзімді ұйым басшысы бекітеді. Мақалалар мен басқа да баспа нысандарының бұқаралық ақпарат құралдары үшін дайындалған, ұйым архивінде қалатын даналарында пайдаланылған құжаттардың іздестіру деректері, сондай-ақ олар жарияланған күні мен орны көрсетіледі.

10-параграф. Уақытша сақтау мерзімі бар электрондық істерді жою және электрондық құжаттарды, электрондық істерді мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға беру тәртібі

318. Ұйым архивінде электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды уақытша сақтау мерзімі аяқталғаннан кейін оларды тұрақты сақталатын электрондық істердің жиынтық тізімдемелеріне (жиынтық тізімдемелердің жылдық бөлімдеріне) немесе сақтауға жатпайтын электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы актілерге енгізу мақсатында құндылыққа сараптама жүргізіледі.

319. Электрондық жеткізгіштердегі құжаттар, электрондық құжаттар (істер), егер оларды сақтаудың белгіленген мерзімі акт жасалған жылдың 1 қаңтарына қарай аяқталса, электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы актіге енгізіледі. Сақтауға жатпайтын электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы акт уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жасалады, ұйымның СК отырысында қаралады, уәкілетті органның, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің, ЖАО-ның немесе мемлекеттік архивтің СТК-мен келісіледі және одан кейін оны ұйымның басшысы тұрақты, уақытша (10 жылдан астам) сақталатын, оның ішінде жеке құрам бойынша электрондық істердің жиынтық тізімдемелерімен (жиынтық тізімдемелердің жылдық бөлімдерімен) бір мезгілде бекітеді.

320. Мемлекеттік архивті толықтыру көзі болып табылатын ұйымда жасалған актіні ұйым басшысы тиісті мемлекеттік архивпен немесе уәкілетті органмен тұрақты сақталатын электрондық істердің жиынтық тізімдемелері (жиынтық тізімдемелердің жылдық бөлімдері), жеке құрам бойынша электрондық істердің жиынтық тізімдемелері (жиынтық тізімдемелердің жылдық бөлімдері) және "СТК" белгісі бар электрондық түрдегі құжаттарды, электрондық құжаттарды жоюға бөлу туралы акт келісілгеннен кейін бекітеді.

321. Мемлекеттік архивті толықтыру көзі болып табылмайтын ұйымда жасалған актіні жоғары тұрған ұйымның СК тұрақты сақталатын электрондық істердің жиынтық тізімдемесін (жиынтық тізімдемелердің жылдық бөлімдерін) бекіткеннен және жеке құрам бойынша электрондық істердің жиынтық тізімдемелерін (жиынтық тізімдемелердің жылдық бөлімдерін) және "СТК" белгісі бар электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы актіні келіскеннен кейін ұйым басшысы бекітеді.

322. Сақтау мерзімі өткен электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) ұйым басшысы сақтауға жатпайтын электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды, электрондық құжаттарды (істерді) жоюға бөлу туралы актіні бекіткеннен кейін ғана жоюға рұқсат етіледі.

323. Электрондық жеткізгіштердегі құжаттар, электрондық құжаттар (істер) жойылған кезде ұйым архивінен олардың барлық даналары алынады. Электрондық құжаттар (істер) жоюға жатады. Қайта пайдалануға жарамды электрондық жеткізгіштер оларға жазылған ақпаратты өшіргеннен кейін ақпаратты қайта жазу үшін пайдаланылуы мүмкін. Пайдалануға жарамсыз электрондық жеткізгіштер белгіленген тәртіппен есептен шығарылады және жойылады. Ұйым архивінің есепке алу құжаттарында олардың есептен шығарылғаны туралы белгі жасалады.

324. Электрондық құжаттарда таратылуы және (немесе) берілуі шектелген ақпарат болған кезде оны жоюдың мынадай тәсілдері қолданылады:

электрондық жеткізгіштің бетіне магнит өрісімен әсер ету (магнитсіздендіру);

электрондық жеткізгішті ақпаратпен бірге механикалық жою (ұнтақтау, балқыту, химикаттарды пайдалану). Бұл әдіс толық ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету үшін оңтайлы болып табылады.

325. Ақпараттық ресурстың архивтік көшірмесін білдіретін электрондық құжатқа арналған метадеректердің құрамы қосымша мыналарды:

ақпараттық ресурстың атауын; ақпараттық ресурстың типін;

ақпараттық ресурсты пайдаланудың соңғы күндерін;

ақпараттық ресурсты Ақпараттық ресурстардың мемлекеттік тіркелімінде тіркеу туралы деректерді;

ақпараттық ресурсты орналастырудың интернет-мекенжайын (жаһандық интернет компьютерлік желісінде орналастырылған ақпараттық ресурс үшін);

ақпараттық ресурстың меншік иесі туралы мәліметтерді;

ақпараттық ресурстың иесі туралы мәліметтерді қамтиды.

326. Электрондық істер құрамында электрондық құжаттарды мемлекеттік архивке беруді ұйымның ведомстволық архивке жауапты жұмыскері жүзеге асырады және электрондық құжат айналымы және ЭА АЖ құралдарымен қамтамасыз етіледі.

Электрондық құжаттар (істер) мемлекеттік архивке олардың метадеректерімен бірге беріледі.

Тұрақты сақталатын электрондық істерді беру ұйымның тұрақты сақталатын электрондық істерінің тізімдемелері бойынша, ал ұйым таратылған жағдайда уақытша (10 жылдан астам) сақталатындары бойынша – электрондық істерді мемлекеттік архивке қабылдау кестесіне сәйкес уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жасалған уақытша (10 жылдан астам) сақталатын электрондық істер тізімдемелері бойынша жүргізіледі.

Ұйымның электрондық істерінің тізімдемесі ұйым басшысының кілтін қолдана отырып, ЭЦҚ қою арқылы бекітіледі.

327. Электрондық құжаттарды (істерді) мемлекеттік сақтауға беру, бар болса, ұйым архиві мен мемлекеттік архивтің ақпараттық жүйелерінің ақпараттық өзара іс-қимыл жасау регламентіне сәйкес электр байланыс арналары арқылы жүзеге асырылады.

Электрондық құжаттар (істер) мемлекеттік сақтауға PDF/A-1 сақтау форматында беріледі.

328. Электрондық істің құрамына әрбір электрондық құжаттың метадеректері енгізіледі.

329. Ұйымнан мемлекеттік архивке беруге дайындау кезінде электрондық істер әрбір электрондық құжаттың метадеректері (біріншісінен басқа) алдыңғы электрондық құжаттың бақылау сипаттамаларын және оның метадеректерін (бір бағытты байланысқан тізім) қамтитындай етіп қалыптастырылады. Бұл тәртіп ұйымның құқықтық актісінде бекітіледі.

330. Электрондық істерді беру және қабылдау форматы электрондық құжат айналымы жүйесі мен ұйым архиві және мемлекеттік архивтің ақпараттық жүйесі арасындағы ақпараттық өзара іс-қимыл жасау регламентінде айқындалатын ақпараттық пакеттің құрамында электр байланыс арналары арқылы немесе электрондық жеткізгіштермен жүзеге асырылады.

Тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақталатын электрондық істер тізімдемелерінде мыналар қосымша көрсетіледі:

электрондық істерді мемлекеттік архивке беретін ұйымның жұмыскері туралы мәліметтер (лауазымның атауы, аты-жөні, тегі);

электрондық істерді ұйым архивіне қабылдайтын мемлекеттік архивтің жұмыскері туралы мәліметтер (лауазымның атауы, аты-жөні, тегі).

331. Ақпараттық пакет электрондық іс деңгейіндегі мынадай метадеректерді қамтиды:

ұйымның электрондық істер тізімдемесіндегі электрондық істің реттік нөмірі;

электрондық істің индексі;

электрондық істің тақырыбы;

электрондық істегі электрондық құжаттардың соңғы күндері;

электрондық істің электрондық құжаттарының саны;

электрондық істің электрондық құжаттарының көлемі;

электрондық істің электрондық құжаттарының тілі (тілдері).

Электрондық іс деңгейіндегі метадеректердің тұтастығы ақпараттық пакетте олардың бақылау сипаттамалары көрсетіле отырып расталады.

332. Ақпараттық пакет уақытша (10 жылдан астам) және тұрақты сақталатын электрондық құжат деңгейіндегі мынадай метадеректерді қамтиды:

электрондық құжат түрінің атауы (бұйрық, хат, смета және т.б.);

электрондық құжаттың сыныбы (электрондық құжаттың құжаттаманың біріздендірілген жүйелерінің біріне тиесілігін көрсету);

электрондық құжаттың тақырыбы;

электрондық құжаттың күні;

электрондық құжаттарға қол жеткізу құқығы (барлығына қол жеткізуге рұқсат етілген; қол жеткізуді қор құрушы белгілейді);

қол жеткізу шектеулері алып тасталған күн (олар бар болса);

электрондық құжаттың тіркеу индексі;

тіркеу-бақылау карточкасының болуы туралы белгі;

электрондық құжатқа аннотация (бар болса);

электрондық құжаттың тілі;

электрондық құжаттың авторы туралы деректер (орындаушы лауазымының атауы, электрондық құжатты дайындаған ұйымның атауы);

электрондық құжаттың құрылымы туралы ақпарат;

электрондық құжаттың файлдары туралы мәліметтер (атаулары, көлемі, бақылау сипаттамалары);

бақылау сипаттамаларын тұжырымдау алгоритмі (хэштеу алгоритмі – хэш-функцияның мәнін есептеудің криптографиялық алгоритмі) (алгоритмнің белгіленуі, техникалық нормативтік құқықтық актіге сілтеме) туралы мәліметтер.

Электрондық құжат деңгейіндегі метадеректердің тұтастығы ішкі тізімдемеде көрсетілген бүкіл құжат үшін ортақ бақылау сипаттамасымен расталады.

333. Қажет болған жағдайда электрондық құжат деңгейінде сипаттау үшін электрондық құжаттарды жасау мен жаңғырту ерекшеліктерін сипаттайтын қосымша метадеректер:

жалпы басқару мәнмәтінін құрайтын басқа да құжаттарға сілтемелер;

электрондық құжат жасалған ақпараттық технология (бағдарламалық өнім нұсқалары) туралы мәліметтер;

электрондық құжатты жаңғырту үшін қажетті техникалық және бағдарламалық құралдар туралы мәліметтер;

электрондық құжатты қорғау туралы мәліметтер пайдаланылады.

334. Электрондық жеткізгіштердегі электрондық істерді беру кезінде метадеректердің құрамына электрондық жеткізгіштерде (электрондық жеткізгіш түрі, типі) және электрондық құжаттарды (істерді) осы электрондық жеткізгіштерде орналастыру туралы деректер енгізіледі.

335. Электрондық құжаттар үшін метадеректердің құрамына электрондық құжат айналымы жүйесі мен ұйым архивінің ақпараттық жүйесі арасындағы ақпараттық өзара іс-қимыл жасау регламентінде айқындалатын ЭЦҚ құралдары туралы мәліметтер қосымша енгізіледі.

On approval of the Rules for receiving, storing, recording and using documents of the National Archive Fund and other archival documents by departmental and private archives

Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated September 19, 2018 No. 575. Abolished by the Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan dated 09/11/2023 No. 780

Unofficial translation

Footnote. Abolished by the Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan dated 09/11/2023 No. 780 (effective after ten calendar days after the date of its first official publication)

In accordance with subparagraph 3) of paragraph 1–1 of article 18 of the Law of the Republic of Kazakhstan “On National Archival Fund and archives” the Government of the Republic of Kazakhstan RESOLVES:

Footnote. The Preamble as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated 29.03.2022 No. 173 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days from the date of its first official publication).

1. To approve the attached Rules for receiving, storing, recording and using documents of the National Archive Fund and other archival documents by departmental and private archives

2. This resolution shall come into effect ten calendar days after the day of its first official publication.

Prime Minister of the Republic of Kazakhstan

B. Sagintayev

Approved by Resolution No.575 of the Government of the Republic of Kazakhstan dated September 19, 2018

Rules for receiving, storing, recording and using documents of the National Archival Fund and other archival documents by departmental and private archives

Footnote. The rules as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated 29.03.2022 No. 173 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days from the date of its first official publication).

Chapter 1. General provisions

1. The rules for receiving, storing, recording and using documents of the National Archival Fund and other archival documents by departmental and private archives (hereinafter referred to as the Rules) are developed in accordance with the Law of the Republic of Kazakhstan “On National Archival Fund and Archives” and “On electronic document and electronic digital signature”.

2. The rules shall determine the procedure for receiving, storing, recording and using documents of the National Archival Fund (hereinafter referred to as the NAF) and other archival documents by departmental and private archives (hereinafter referred to as the Archives of the organization).

3. Basic concepts used in these Rules:

1) information letter – a document compiled on the letterhead of the organization upon request of the user or on the initiative of the archives of the organization containing information about the documents stored in the archives on a specific issue or topic;

2) archival reference – a document drawn up on the letterhead of a legal entity (hereinafter referred to as the Organization) containing information necessary for individuals and legal entities indicating the archives codes and sheet numbers of the storage units of those archival documents on the basis of which it was compiled, having a legal effect (as original);

3) archival copy – a copy that literally reproduces the text of the archival document, with an indication of the archives code and the sheet numbers of the storage unit, drawn up in accordance with Paragraph 295 of these Rules;

4) thematic collection of copies of archival documents – a systematic set of copies of archival documents or parts thereof on a specific topic, prepared by the archives of the organization at the request of the user or the initiative of the archives of the organization;

5) ordering of archival documents (hereinafter referred to as the ordering) – complex of works on the formation of archival documents in storage units (cases), description and recording of such storage units (cases) in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan on NAF and archives;

6) archival documents storage (archival repository) – a specially equipped storage (room) for storing archival documents;

7) thematic list of archival documents – systematized short or annotated list of headers of archival documents, storage units on a specific topic, with an indication of their dates and archival codes, compiled at the request of the user or initiative of the archives of the organization;

8) archival index – archival reference book, an alphabetical, systematic or compiled on a different basis list of items mentioned in archival documents, with an indication of their search data;

9) archival extract – a document drawn up on the letterhead of an organization literally reproducing a part of the text of an archival document relating to a specific fact, event, person, indicating the archives code and the sheet numbers of the storage unit;

10) archives code – a designation applied to each storage unit in order to ensure its recording and identification;

11) archival file – a separate archival document(s) on paper, compiled in a separate cover, folder;

12) high valuable document – the archival document of the NAF, which has lasting historical, cultural and scientific value, of particular importance to society and the state;

13) audiovisual documentation – a set of documents containing graphic and (or) sound information created using technical means;

14) management documentation – a set of documents used in the implementation of the main management functions of the organization (organization, planning, regulation, control);

15) departmental archives – an institution or structural subdivision of a state legal entity that collects, organizes, temporarily stores, records, uses archival documents and state record keeping of NAF documents;

16) finding aid (hereinafter referred to as the FA) – a set of descriptions of archival documents in archival reference books designed to search for archival documents and the documentary information contained in them;

17) FA system – a set of interrelated and complementary, created on a single scientific and methodological basis, archival directories on the composition and content of archival documents;

18) scientific and technical documentation – a set of documents fixing the process and results of scientific, scientific and technical, production and technical, design, construction and other activities;

19) private archives – a non–state legal entity or its structural subdivision, performing collection, purchase, acquisition, ordering, storage, accounting and use of archival documents or archival documents of an individual resulting from its activities, collection and purchase;

20) document storage organization – system of measures, including rational placement of documents, control over their flow and physical condition, copying documents in order to create an insurance fund and a fund of use, restoration (renewal) of the original or close to the original properties and external features of the documents that have been damaged or destroyed;

21) examination of the value of documents – study of documents based on the criteria of their value with the purpose of establishing the retention period of documents and their selection for inclusion in the NAF;

22) document (letter) issue – a copy of the outgoing document remaining in the case of the author organization;

23) metadata - structured data that describes the context, content and structure of an electronic document, intended for its identification and retrieval, as well as management processes throughout the entire life cycle of the document;

24) storage unit – recording unit, which is a physically isolated document or a set of documents that has independent significance;

25) recording of documents in archives of the organizations – determining the number and composition of archival documents in recording units and fixing the ownership of each recording unit to a specific complex and their total number in recording documents;

26) file - an identified object on an electronic mediaupported by the operating system in whose environment the object is created and (or) access to it is provided;

27) compilation of cases – grouping of executed documents into cases in accordance with the nomenclature of cases and systematization of documents within the case;

28) an inventory of document cases – an archival reference book intended for disclosure the composition and content of storage units, securing their systematization and recording;

29) case inventory sheet – a document containing information about the features of the content and formation of a particular case in the organization's archives, including the number of numbered pages of each case;

30) electronic archives – a set of archived electronic documents;

31) electronic archival document– documented information presented in electronic form and certified by an electronic digital signature (hereinafter referred to as EDS), which can be identified and is subject to storage due to the significance of this information for society and the state;

32) Electronic Archives Information System (hereinafter referred to as EAIS) – an organizationally structrured set of information and communication technologies, service personnel and technical documentation that implement certain technological actions through information interaction and are designed to solve specific functional tasks in the field of archiving and documentation support;

33) electronic medium – a material mediumdesigned for storing information in electronic form, as well as recording or reproducing it using technical means;

34) electronic document – a document in which the information is presented in digital form and certified by EDS;

35) information package of electronic documents (cases) – information object of a certain structure, transmitted over network communications or telecommunications as a whole;

36) migration of electronic document – the process of transferring electronic documents from one software and hardware environment or from one information mediumto another environment or to another mediumwhile maintaining their authenticity, integrity, reliability and ease of use;

37) conversion of electronic document – transformation of the original electronic document by changing its format while maintaining the structure and content;

38) electronic recording control card (hereinafter referred to as the ERCC) – electronic document with recording data on the document in the prescribed form, fixing its details;

39) electronic case – independent unit of storing electronic documents and their metadata, logically united in the process of aggregation;

40) emulation – reproduction of the operation of one system by means of another without loss of functionality and distortion of results in order to reproduce electronic documents.

4. In accordance with the tasks and functions entrusted to the organization, as well as the composition of the documentation formed in its activities, the following are formed:

1) archives of management documents, including electronic documents;

2) archives of audiovisual documentation, including electronic documents;

3) archives of scientific and technical documentation, including electronic documents.

5. The National Archives of the Republic of Kazakhstan, central state archives, state archives of regions, cities, districts and their branches (hereinafter referred to as the State archives), the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan provide organizations with methodological assistance on the implementation of these Rules.

6. In an organization which personnel list does not provide for personnel positions of archives workers, the person responsible for maintaining the archives is designated by the order (other regulatory document) of the head of the organization.

Chapter 2. The procedure for acceptance of cases, documents Paragraph 1. The procedure for acceptance of cases, documents for storage

7. Archives of the organization accepts cases, documents of a permanent, temporary storage period and on personnel, formed in the course of the organization activities. When an organization is reorganized, documents are transferred in an orderly manner to successors.

8. Acceptance of cases, documents in the archives of the organization shall be carried out annually. In an organization that has structural subdivisions, documents are accepted to the archives of the organization in accordance with the schedule for the acceptance of documents to the archives of the organizations approved by the head of the organization.

Documents are transferred to the archives of the organization on the media on which they are created (paper of various types, including photographic paper, tracing paper, film, magnetic tapes, electronic media).

9. When accepting for storage of management documents on paper, an employee of the archives of the organization in the presence of the person transferring the documents shall check:

1) the availability of cases of permanent, long-term (over 10 years) storage and on personnel in accordance with the inventory of the cases of the structural unit;

2) the availability of cases of temporary (up to 10 years inclusive) storage on the nomenclature of cases;

3) the numbering of cases sheets with data on the inventory of cases of the structural unit;

4) correctness of filling in the internal inventory of case documents (if available);

5) the availability of the case inventory sheet;

6) the correspondence of the details of the cover to the corresponding entries in inventory of cases, documents of the structural subdivision;

7) physical condition of the documents.

10. When accepting audiovisual documents for storage, an employee of the archives of the organization in the presence of the person transferring the documents shall check:

1) completeness of documents;

2) physical condition of the documents;

3) completeness of the accompanying text support documentation.

The text support documentation includes:

1) for film documents - annotations, editorial script, permits for completed works, acts of technical condition, recording of light and color passports;

2) for photographic documents - annotations;

3) for phonodocuments and video documents - acts of technical condition, texts of speeches, catalogs of records, lists of speakers, reviews, articles and other documents referred to receiving phonodocuments and video documents.

11. When accepting scientific and technical documentation for storage, an employee of the archives of the organization in the presence of the person transferring the documents shall check:

1) completeness of documents (in accordance with the specification sheet, specification, content of volumes, albums, books and other documents that list all the transmitted documentation);

2) the availability of established signatures and dates;

3) the correctness of the basic inscriptions and title pages;

4) physical condition of the documents.

12. Acceptance of electronic documents in the archives of the organization shall be carried out through information systems that ensure compliance with the requirements for the storage of electronic documents.

13. Electronic documents are transferred to the archives of the organization via the information and telecommunications network from the organization’s information system to the information system of archives of the organization or on separate write-once media in the format they were formed in, sent or received, ensuring the simultaneous storage of the generated digital signatures under the corresponding electronic documents. Electronic documents are transferred to the archives of the organization together with their metadata.

14. In cases of changes in the software and hardware environment and the withdrawal of computer formats, damage to the media, the archives of the organization shall work on conversion of electronic documents into new formats and / or migration to new media.

Migration of documents should be carried out before the technologies and media (such as floppy disks, magnetic tapes, optical CDs and DVDs) on which they depend, become obsolete. Depending on factors such as volume and accessibility requirements, it may be preferable to convert or migrate documents as soon as the target (end) environment is known. If the value of the documents and/or the risks associated with them are considered to be sufficiently low, then the organization may choose to wait until some other trigger event (for example, software upgrade, system replacement, acquisition or merger with another organization) makes the conversion or migration justified.

15. When accepting electronic documents (cases) to the archives of the organization, the validity shall be checked (at the time of verification) as follows:

1) EDS on the inventory of electronic documents of the structural subdivision of the organization using the private key EDS, owned by the organization or the head of the structural subdivision of the organization;

2) EDS on an internal inventory using the EDS private key owned by the organization or employee of the organization's structural unit that compiled the internal inventory.

Validation of EDS shall be carried out using the EDS tool, which has a certificate of conformity issued by the certification center of state bodies of the Republic of Kazakhstan.

When accepting electronic documents (cases), an employee of the archives of the organization through EAIS shall check:

1) composition of metadata of the electronic documents (cases);

2) compliance of the composition of electronic documents (cases) transferred for storage with the data of the corresponding inventory of electronic documents (cases) of the structural unit;

3) correspondence of the volume of transferred electronic documents (cases) with the volume specified in the relevant inventory of electronic documents (cases) of the structural unit;

4) ability to reproduce electronic documents (cases);

5) absence of harmful computer programs.

When accepting electronic documents (cases) on removable media, the physical and technical condition of removable media, the correspondence of information on removable media with data on removable media and the placement of electronic documents (cases) on removable media in metadata shall be checked.

When accepting electronic documents (cases) of permanent storage, the correspondence of formats of files with the format of permanent storage PDF/A-1 shall be checked.

For electronic documents (cases), confirmation of the authenticity and integrity of the electronic documents (cases) included in them shall be carried out by checking the validity (at the time of verification) of the EDS tools.

The results of authentication and integrity are stored in the metadata of electronic documents (cases) generated by the archives of the organization. The metadata contains the date of verification and the control characteristics confirmed during the verification process..

16. Acceptance of electronic documents (cases) to the archives of the organization shall be considered completed with the positive results of the checks carried out in accordance with the requirements of Paragraph s 13-15 of these Rules. In the EAIS of the organization, an act shall be formed on the migration and rewriting of electronic documents (cases) according to the form approved by the authorized body in the field of archiving and documentary support of management (hereinafter referred to as the authorized body).

Paragraph 2. Procedure for check of documents value and compilation of its results

17. The examination of the value of documents in the archives of an organization shall be carried out in order to select documents referred to the NAF composition, prepare them for transfer to permanent storage in the appropriate state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, determine the storage periods for documents not referred to the NAF composition, and allocation to the destruction of documents and cases with expired storage period.

18. The examination of the value of the documents shall be carried out on the basis of:

1) legislation of the Republic of Kazakhstan on NAF and archives;

2) model or sector lists of documents indicating the storage period, model (approximate) nomenclature of cases and the nomenclature of cases of the organization for the corresponding period;

3) methodological documents of the authorized body in the field of archival and documentation support of management (hereinafter referred to as the Authorized body), local executive bodies of regions, cities of republican significance and the capital (hereinafter referred to as the LEB) and state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan.

19. The examination of the value of documents shall be carried out by the complex application of the criteria of origin, content, external features of documents.

The criteria for the origin of documents include:

1) the role and place of the organization in the system of state management or a particular sector (field of activity), the importance of its tasks and functions, the importance of an individual in society life;

2) time and place of formation of the document.

The criteria for the content of documents include:

1) Significance of the event (phenomenon, object), reflected in the document;

2) the value of the information contained in the document, its repetition in other documents;

3) authenticity, the type and kind of document.

The criteria for the external features of the document include:

1) document authenticity;

2) legal accuracy of the document (the availability of a signature (electronic digital signature) of an official and other details that are mandatory under the legislation of the Republic of Kazakhstan);

3) form of recording and transfer of information content;

4) features of the material medium of the document;

5) features of the physical condition of the document.

20. When checking the value of audiovisual documents, the following specific criteria are additionally applied:

1) ) art worth of audiovisual documents;

2) composition and plot integrity of audiovisual documents;

3) expressiveness and originality of audiovisual documents;

4) originality of the information medium, method of recording and reproducing information, technical condition of audiovisual documents.

21. During the examination of the value of scientific and technical documentation, the following specific criteria are additionally applied:

1) significance of the problem (technology) or object (project, model, structure, technology) reflected in the documents at the time of implementation for the development of specific sectors and the economy of the state as a whole;

2) principal originality, uniqueness, originality of the solution of the problem, construction, technology, project;

3) the compliance of scientific and technical documentation with the stages of scientific research (the stages of technical development).

22. When conducting the examination of the value of electronic documents (cases), the following specific criteria are additionally applied:

1) metadata integrity;

2) authenticity of electronic documents (cases);

3) absence of duplicate information in documents accepted for archival storage.

23. An expert commission (hereinafter referred to as the EC) is created to organize an examination of the value of documents and consideration of its results.

A central expert commission (hereinafter referred to as the CEC) is being created in a state body that has territorial bodies and / or subordinate organizations, as well as organizations with branches.

24. CEC (EC) is a consultative body and acts on the basis of a regulation approved by the head of the organization.

25. Examination of the value of documents shall be carried out annually in a planned manner by employees of the archives of the organization. The examination of the value of documents in the organization, which is the source for the replenishment of the state archives, shall be carried out under the carried out under the methodological guidance and with the consulting assistance of the relevant state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan.

In case of reorganization (liquidation) of the organization, an unscheduled examination of the value shall be carried out.

26. CEC (EC) decisions are documented by protocols approved by the head of the organization.

The decisions of the CEC (EC) of the sources for the acquisition of state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan are approved by the head of the organization after they are agreed with the relevant expert-checking commissions hereinafter referred to as the EEC), formed by the state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, LEB.

27. During the examination of the value of the documents the following are carried out:

1) analysis of composition of the organization documents;

2) selection and preparation of cases of permanent storage for transfer to the state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan (for sources of acquisition of the state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan);

3) the availability of original copies of documents and the determination of structural units in which cases they are included;

4) clarification of the repetition nature of the information contained in them in other documents, the type, form and completeness of repetition.

Selection of documents with repetitive information and doublet documents for destruction is made only after checking them with documents selected for permanent storage.

28. Cases with “EEC” mark, containing documents of permanent storage are subject to re-formation. Documents of permanent storage, selected from their composition, are formed into separate cases or are joined to homogeneous permanent storage cases. Cases containing the remaining documents of temporary storage are stored for a set period of time.

Re-formation of electronic documents (cases) shall be carried out similarly to cases on paper.

Electronic documents (cases) marked "EEC", containing documents of permanent storage, are viewed file by file, in a file - by sheet.

29. Examination of the value of documents shall be carried out by sheet-by-sheet and (or) file-by-file viewing of case documents (audiovisual documents are viewed on the editing table or screen, audio documents are listened, electronic documents (cases) are viewed).

30. During the check, the following are checked:

1) justification of including the documents in this case;

2) legal validity of documents (availability of details);

3) availability and correctness of formation details of covers of cases;

4) correctness of case sheets numbering;

5) physical-chemical and technical condition of the document.

During the viewing (listening), second and subsequent copies of documents, drafts, and unregistered copies of documents are withdrawn from cases, if their removal was not carried out in the structural units when preparing documents for transfer to the archives of the organization.

Identified deficiencies are eliminated by the employee of the archives of the organization. Where necessary, case titles are updated, cases are unbound and reformed, renumeration of sheets in a case shall be carried out.

31. Based on the results of the examination of the value of documents and on the basis of the inventories of the cases of documents of structural divisions, the following are compiled:

1) inventory of cases of documents of permanent storage according to the form approved by the authorized body;

2) inventory of electronic documents (cases) of permanent storage according to the form approved by the authorized body;

3) inventory of cases on personnel, according to the form approved by the authorized body;

4) inventory of electronic documents (cases) on personnel according to the form approved by the authorized body;

5) inventory of cases of documents of temporary (more than 10 years) storage according to the form approved by the authorized body;

6) inventory of electronic documents (cases) of temporary (more than 10 years) storage according to the form approved by the authorized body;

7) act on the allocation to the destruction of documents that are not subject to storage, according to the form approved by the authorized body;

8) act on the allocation to the destruction of electronic documents (cases), that are not subject to storage, according to the form approved by the authorized body.

32. During the examination of the value of the project, design and technological documentation, a list of projects for industrial production and technological processes, facilities for planning and capital construction, scientific and technical documentation on which is to be transferred for state storage (hereinafter referred to as the List) is compiled, according to the form approved by the authorized body.

33. The list is compiled at least once every five years.

34. The systematization of items on the list shall be carried out on a chronological, thematic or thematic and chronological basis.

35. The list is approved by the head of the organization and the EEC of the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan or the LEB after the approval of the CEC (EC) of the organization.

The list is compiled in two copies. After its approval, one copy is sent to the appropriate state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, the second remains in the organization.

36. On the basis on the list, further examination of the value and compilation of inventories of cases, documents of project, design and technological documentation of electronic documents (cases) shall be carried out.

The list is not compiled for research and patent and licensing documentation.

37. Inventories of document cases, electronic documents (cases) are compiled separately for each type of scientific and technical documentation: project, design, technological, research, patent and licensing and have a separate number with a digital index defining the type of scientific and technical documentation.

38. During examination of the value of audiovisual documents, the completeness and degree of preservation of a set of an audiovisual document, the availability and quality of accompanying text documentation, the possibility of scientific and practical use, duplication, absorption and variance of an audiovisual document are taken into account..

39. During the check of value, the audiovisual documents with damages are revealed.

Upon detection of defects, especially of a chemical and biological nature (yellowing, molding, peeling of the emulsion), all audiovisual documents of a given production year that are stored under the same conditions are monitored.

Audio-visual documents with defects are subject to restoration and preventive treatment.

40. Audiovisual documents, deposited in the period up to 1922 inclusive, are not allocated for destruction. The destruction of audiovisual documents, deposited in the period from 1922 to 1945 inclusive, shall be carried out with the permission of the authorized body.

Paragraph 3. The procedure of compilation the inventories of cases, documents

41. The inventory of document cases, including electronic documents (cases) of permanent, temporary storage, on personnel and acts on the allocation for destruction of documents that are not subject to storage, within each archival fund, are assigned independent serial numbers.

The inventory of document cases is completed upon reaching the number of included titles of 9999 (nine thousand nine hundred ninety-nine).

The subsequent inventory of document cases, including electronic documents (cases) are assigned the next serial number.

When an organization is reorganized or liquidated, the inventory of document cases, including electronic documents (cases), is completed regardless of the total number of included titles of cases, documents.

42. The annual section of the inventory of document cases is compiled and approved annually.

43. When making an inventory of document cases, an inventory of electronic documents (cases), the titles of cases (volumes, parts of cases) are numbered in gross order.

44. The titles of additionally discovered cases are entered into the corresponding inventory of document cases, including electronic documents (cases) under letter numbers in accordance with the accepted systematization. If there are more than 10 cases in one year, an additional inventory of document cases, including electronic documents (cases), is compiled with independent numbering of their titles.

After the inventory of electronic documents (cases) of records on the receipt or disposal of cases is entered into the inventory of documents, a complete final record is drawn up, which also indicates the grounds for the changes made.

45. The case, which includes documents for several years, is entered in the inventory of document cases by year of opening in record keeping, for the following years, its title is indicated, and in the column “Note” - the note “See Case No”.

46. The inventory of document cases of permanent storage after coordination with the CEC (EC) of the organization is coordinated by the EEC of the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan or LEB, approved by the head of the organization.

The inventory of cases on personnel is coordinated by the CEC (EC) of the organization, after coordination with the CEC (EC) it is coordinated with the EEC of the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan or LEB and approved by the head of the organization.

The inventory of document cases of temporary (over 10 years) storage is approved by the head of the organization after agreement with the CEC (EC) of the organization.

47. Organizations that are not sources of acquisition of the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, do not submit for approval (coordination) with the EEC, an inventory of document cases of permanent storage, on personnel and acts on the allocation to the destruction of documents that are not subject to storage.

48. The inventory of document cases, including electronic documents (cases) of permanent storage, shall include the titles of:

1) ) the cases, documents of permanent storage, including those referred to the composition of the NAF;

2) the cases formed from documents marked “EEC”, separated from cases with temporary storage periods, after checking them with the nomenclature of the organization's cases for the same year and checking the correctness of the formation and execution of cases (the titles are clarified where necessary);

3) completed by record keeping of personal cases of the heads of organizations of republican, regional, cities of republican significance, the capital significance;

4) completed by the record keeping of the personal cases of political public servants;

5) completed by record keeping of personal files of workers with higher honorable distinctions, honorary state and other titles, awards, academic degrees.

49. The storage units (cases) of the archival fund are systematized within the archival fund according to the systematization scheme.

Cases on paper are subject to splitting and re-forming when it is discovered that the case is formed incorrectly.

50. Systematization of titles in the inventory of document cases, including electronic documents (cases) of permanent storage, is determined by the following features:

1) structural (in accordance with the storage units belonging to structural units);

2) chronological (by periods or dates, which include storage units);

3) functional, sectoral, thematic, subject-matter (taking into account the functions of the organization, the topics or issues that concern the content of storage units);

4) nominal (according to the record keeping form - kinds and types of documents);

5) correspondent (for organizations and persons, as a result of correspondence with that, units of storage were formed);

6) geographical (in accordance with certain territories, populated areas and other geographical objects, which the content of the documents, their authors, correspondents are referred to);

7) author's (by the names of organizations or the names of persons who are the authors of documents).

51. Documents on personnel, scientific and technical documentation in archival collections of research organizations, manuscripts in publishing houses, medical records in medical organizations, acts of inspections in archival funds of control bodies are divided into special groups and systematized separately from management documentation.

52. Film documents and video documents are systematized:

1) by types (films, special issues, newsreels, separate cinematic and TV spots);

2) by years of release of films, special issues, newsreels; production numbers of separate cinematic and TV spots;

3) by units of recording (sets);

4) by chromaticity (colored, black and white);

5) by a format of a film (8 millimeters (hereinafter referred to as mm), 16 mm, 35 mm, 70 mm and others).

53. Photo documents are systematized by types:

1) negatives of various chromaticity (colored or black and white) and sizes, which are designated by numbers 2–8 (figure 2 corresponds to negative of size of 2.5 centimeters (hereinafter referred to as cm) x 3.5 cm, 3–6 cm x 6 cm, 4–6 cm x 9 cm, 5–9 cm x 12 cm, 6–10 cm x 15 cm, 7–13 cm x 18 cm, 8–18 cm x 24 cm).

In systematization of small volumes of negatives of sizes 6–8, it is allowed to combine them into one group.

2) slides (transparencies) of different chromaticity;

3) positives, photographic prints;

4) photo albums;

5) filmstrips;

6) electronic documents (photographic documents on digital or other modern media), which are denoted by the “E” letter.

54. Phonodocuments are systematized according to the types of recording of audio information: phonographic, gramophone, optical, magnetic, laser. For recordings of a certain type of recording, a separate inventory is compiled. Within the types, phonodocuments are arranged in units of recording and sets.

55. The inventory of document cases, including electronic documents (cases) of permanent storage and on personnel, has a title page according to the form approved by the authorized body, content (table of contents), preface, list of abbreviated words, and summary entry. The official title of the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan is not affixed to the title page of the inventory of cases on personnel.

56. The inventory of document cases of permanent storage, including electronic documents (cases) is compiled in 4 copies on paper. After its approval, two copies are transferred to the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, two - remain in the archives of the organization.

57. The inventory of document cases on personnel, including electronic documents (cases), is compiled in 4 copies on paper. After its approval, two copies are transferred to the state archives, two -remain in the archives of the organization.

58. The inventory of document cases of long-term (over 10 years) storage, including electronic documents (cases), is compiled in 4 copies on paper. After its approval, two copies are transferred to the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, two - remain in the archives of the organization.

59. The inventories of electronic cases of all types of documents are transferred to the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan through EAIS or in its absence - through electronic media.

60. The systematization of titles in the inventory of cases, including electronic cases, on personnel is determined by chronological, structural (functional) and nominal classification features. Titles of cases are grouped by starting (completion) year in record keeping, within each year - by structural units (activities direction) of the organization, inside the latter - in decreasing order of importance of cases.

61. Cards for personnel records and personal cases of employees (with a volume of more than 20 cases per year) are recorded in an independent inventory of cases. Their titles are grouped by year of completion of cases in record keeping, within a year - in alphabetical order of the names of employees.

62. The table of contents, preface and the list of abbreviated words are compiled to the inventory of document cases, including electronic documents (cases) of long-term (over 10 years) storage.

63. The systematization of the titles of cases, documents, electronic documents (cases) in the inventory of cases of long-term (over 10 years) storage is determined by chronologically-structural or chronologically-functional (chronologically-nominal) and nominal-logical classification features.

Paragraph 4. Procedure for compilation the act of allocation to the destruction of the
documents that are not subject to storage

64. The act of allocation to the destruction of documents that are not subject to storage, is compiled simultaneously with the inventories of cases, documents.

65. The act includes the titles of cases and documents with expired storage periods on January 1 of the year when the examination of the value of documents shall be carried out.

66. The act of the allocation to the destruction of documents and cases that are not subject to storage, is compiled according to the form approved by the authorized body.

The act specifies the titles of individual cases or group titles of homogeneous cases.

67. The act on the allocation to destruction of the documents that are not subject to storage, is approved by the head of the organization after agreement with the CEC (EC) of the organization and the EEC of the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan or the LEB.

68. An act on the allocation for the destruction of documents that are not subject to storage is compiled in two copies, one of them is transferred to the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, the other - to the archives of the organization.

69. Documents with expired storage periods are allocated for destruction only after the approval of the inventory and the act of allocation for destruction for the relevant period.

Chapter 3. Storage of documents of the archives of the organization Paragraph 1. Procedure for organization of documents safety

70. To ensure safety of documents, electronic documents (cases) in the archives of an organization, the following are implemented:

1) a set of measures for the creation and development of the material and technical base for storing documents (building and storage facilities (premises), document storage facilities, equipment, safety and security storage facilities, climate control facilities, copying and restoring tools for damaged documents);

2) a set of measures to create and comply with the regulatory conditions for the storage of documents (temperature and humidity, light, sanitary and hygienic, security storage modes);

3) preventive measures (ensuring the physical and chemical preservation of documents, regulating the issuance of documents from archives, checking the availability and condition of documents, identifying especially valuable documents, creating an insurance fund and using fund).

71. For electronic documents (cases), the possibility to reproduce information contained therein must be ensured throughout the entire period of storage.

In case of obsolescence of formats or software for reproduction of electronic documents (cases), their long-term preservation and integrity are ensured by emulation or conversion processes.

72. The creation of a software and hardware environment is ensured during emulation in order to reproduce documents in electronic form as accurately as possible.

When converting electronic documents (cases) from one file format to another, the authenticity of the content of the created file and the reference copy of the electronic document (case) is verified.

During emulation and conversion, the identifier and name of the electronic document (file) are saved before emulation or conversion.

Information about emulation or conversion must be saved and protected from changes.

73. Information about emulation or conversion shall contain:

volume, format, control characteristic, date and time of creation of the storage object created during the conversion process;

information about the software tool that implements the processes of emulation or conversion;

information about the employee of the archives of the organization (position title, initials, surname) who applied the emulation or performed the conversion.

In the case of conversion, the reference copy of the electronic document (case) is stored in the form and composition in which it originally entered the archives of the organization.

All storage objects created during conversion, as well as documenting emulation or conversion processes, are included in the same accounting unit as the reference copy of the electronic document (file), or form an independent accounting unit.

Appropriate changes shall be made to recording documents.

74. The system of measures for organizing the storage of documents ensures the preservation of documents and the control of their physical condition when documents arrive in the archives of the organization, when they are stored and transferred for permanent storage to the appropriate state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan.

75. Organizing the storage of electronic documents (cases) shall include:

guaranteed storage of electronic documents (cases) within the established storage periods;

ensuring the availability and physical safety of all storage facilities;

ensuring the integrity of all storage objects;

providing conditions for the reproduction of electronic documents (cases) in the long term;

control over the movement of electronic documents (cases) (overwriting on a new electronic media, etc.).

76. the storage of electronic documents in the archives shall be carried out:

1) on physically separate media - in two copies, one of which is the main one, the other is the working one. At the same time, the main and working copies are stored in different archives (rooms), under the temperature and humidity conditions recommended by the media manufacturers;

2) in the information system of the electronic archives - on the archives's own equipment or in data processing centers of state bodies.

Mandatory conditions for storing electronic documents on physically separate media shall be:

1) the use of media, intended for long-term (over 10 years) storage of information;

2) availability of hardware and software tools that allow them to be reproduced, migrated and converted, as well as to control the physical and technical condition;

3) migration to new media and conversion to modern formats;

4) organization of control over their authenticity, integrity, reliability, suitability for use.

Regulatory conditions for the storage of electronic documents in the information system of the electronic archives shall be ensured by:

1) its compliance with the requirements of the legislation of the Republic of Kazakhstan in the field of creation, development, commissioning of state information systems and storage of information in them;

2) compliance with the requirements of information security and information protection during its operation;

3) backup migration of electronic documents, including when using cloud technologies, and their conversion into modern formats.

77. The conditions of storage of electronic documents (cases) must ensure:

compliance with the temperature and humidity conditions;

sanitary-hygienic, fire-prevention and security storage modes;

the use of special storage facilities (server equipment, metal cabinets, boxes, cases and other).

The main parameters that determine the reliability of the storage conditions for electronic documents shall be:

pollution of the environment;

temperature storage conditions;

relative humidity of the environment;

exposure to electromagnetic fields;

providing the engineering infrastructure of the data center with the necessary conditions for its operation;

monitoring the life of electronic media.

78. The placement of the archives of organization in the adapted premises in the administrative building is subject to compliance with the requirements of fire resistance, structural strength, sanitary and hygienic standards, the availability of heating and ventilation systems.

79. The premises for the archives of the organization shall consist of:

1) archival repository for storing documents;

2) room for researchers operating (reading room);

3) operating rooms of archives workers;

4) rooms for server and communication equipment.

Archival repositories are located in isolated rooms.

Unauthorized persons are allowed into archives only with the permission of the head of the organization and in the presence of an employee of the archives of the organization.

80. Archival repositories are located away from laboratory, industrial and storage facilities associated with the storage or use of chemical substances or food products.

Archival repositories are equipped with basic fire extinguishing equipment. In the systems and fire extinguishing facilities of the archives, organizations use neutral, substances that are safe for documents.

В The use of fire, heating devices is not allowed in archival repositories. Placement of gas, water, sewer and other main pipelines in them is not allowed.

Use for an archives of a premise without windows is allowed in the availability of natural or artificial ventilation, which rate of air exchange is 2–3 per hour.

81. The external doors of the organization archives premises are upholstered in metal and have strong locking bars. During working hours archival repositories are locked. Beyond working hours, all archives premises are sealed or stamped. The stamp (seal) together with the keys shall be deposited with the duty officer of the organization, security staff, or place specified by the internal regulations.

Removal of cases, documents from the archives outside the building shall be carried out only with special permits in the manner prescribed by the head of the organization.

82. The archival repositories shall be equipped with a security alarm. On the windows, the location of which allows access from the outside, metal bars shall be installed.

83. In archival repositories, hidden electrical wiring shall be installed, sealed electrical outlets shall be used. General and floor switches are placed outside the archives.

Paragraph 2. Procedure for placement and storage of cases

84. Documents in the archives of the organization are stored in archival repositories and placed in order to ensure their time efficient search in accordance with the recording documents, including electronic documents (cases). The order of placement cases, including electronic documents (cases) in the archives is determined by the plan (scheme) of their placement.

85. Archival repositories are equipped with basic (stationary or mobile metal storage shelves) and additional (metal cabinets, safes) storage facilities. It is allowed to use wooden storage shelves provided that they are treated with flame retardants.

Storage shelves made of non-ferromagnetic material are used for storing phono- and video documents.

86. Storage shelves are installed perpendicular to the walls with window openings, in premises without windows - taking into account the characteristics of the premises and equipment. It is not allowed to place storage facilities close to the outer walls of the building and heat sources.

The placement of the storage facilities shall be carried out in accordance with the following distance norms:

1) between the rows of storage shelves (main aisle) - 120 cm;

2) between the storage shelves (aisle) - 75 cm;

3) between the outer wall of the building and the storage shelve parallel to the outer wall - 75 cm;

4) between the wall and the end of the storage shelve or cabinet (safe) - 45 cm;

5) between the floor and the bottom shelf of the storage shelve or cabinet (safe) - at least 15 cm, in the basement floors - at least 30 cm.

87. Cases with management documentation on paper media are placed in cardboard archives boxes, folders or bundles.

Scientific and technical documentation, depending on the equipment and formats of the drawings, is stored in expanded, folded or other form.

Electronic media are placed in fireproof cabinets, boxes, cases, cells, and electronic documents - on special devices.

88. Film documents have protective film leader. The length of the initial film leader is 3 meters, the length of the final film leader is 1.5–2 meters. Encryption is applied to the initial and final film leader. Film documents tightly wrapped into a roll on the cores with the photographic layer to the outside, without protruding turns on the ends of the roll. Direction of wrapping - from end to beginning.

Phonodocuments on a magnetic tape are formed with film leader of different colors depending on the playback speed of the recording. Encryption is applied to the initial film leader from the non-working side. The document is wrapped onto the core with the working layer outside (with the height of the protruding turns in the roll, not exceeding 0.05 mm.). The direction of the wrapping of the phonodocument corresponds to the rotation of the wrapped roll counterclockwise when playing on tape recorders.

Each storage unit of an audiovisual document is packaged in a primary, and then in a secondary packaging. The primary packaging has direct contact with the document and protects it from dust and wet, and the secondary packaging protects the document and the primary packaging from mechanical damage, light and other environmental influences.

Packages are made from chemically inert, chlorine-free, nitrogen-free materials that prevent the appearance of bio-damage, and non-damaging documents or sticking to them.

89. Film documents are packaged in a thin paper wrapper or multi-layered bag made of polyethylene, polyethylene terephthalate and a metal box. Package size shall match roll size.

Photo documents on a film, photographic paper, glass photographic plates are packed into envelopes made of black light-proof acid-free paper.

Phonodocuments on magnetic tape are packaged in a bag of plastic film and factory box or placed in a plastic case (container) with cutouts for labels.

Audio-visual documents on disk carriers are placed in the original packaging and then placed in a boxed container.

Video phonograms are stored in a special original packaging made of durable polymeric material.

90. Placing documents on the floor, window sills, and staircase landings or in unassembled piles is not allowed.

91. Archival repositories, storage shelves, cabinets (safes) and their shelves are numbered in Arabic figures. Storage shelves and cabinets (safes) are numbered independently from left to right from the entrance to the archives, their shelves are from top to down.

92. The place of storage of cases, documents in archives is indicated in the shelving topographic indices.

For each storage shelves, a card of the shelving topographic index is compiled in a form approved by the authorized body. The shelving topographic index cards are systematized in accordance with the numbering of the storage shelves within each individual archives repository.

All changes in the placement of documents shall be timely reflected in shelving topographic indices.

93. When storing electronic documents (cases), the archives of the organization is provided by the following main technical equipment:

1) sheetfed scanners for reliable information entry;

2) servers capable of parallel query processing;

3) high-performance (100 Mbit / s and more) computer network oriented to multi-stream input and processing of text, graphic and audiovisual documents;

4) equipment that provides high-performance and ultra-reliable access to system search data;

5) equipment for transferring data to compact or magneto-optical disks;

6) equipment of magnetic tape backup copying;

7) automated workplaces oriented to the processing of textual and graphical information;

8) uninterruptible power supply;

9) printers and modems of the latest modifications:

10) equipment providing access to the unified transport environment of state bodies (for state bodies, their subordinate organizations and local self-government bodies, as well as other subjects of informatization defined by the authorized body in the field of informatization).

94. The basic (system) software of the archives of electronic documents includes:

1) operating network environment and database management system focused on processing large amounts of data;

2) data display and processing facilities;

3) means of protection against unauthorized access and anti-virus tools.

95. Special software tools for the functioning of the archives of electronic documents of the organization include:

1) means of effective support of control systems for the constant search for documents on electronic media;

2) unified means of text recognition in the state and Russian languages;

3) means of providing a single technology for entering information into the database;

4) means of time efficient search of information and operational data analysis;

5) means for developing and optimizing user requests;

6) software and hardware protection against unauthorized access to information archives of electronic documents of the organization.

Paragraph 3. Procedure for providing the document storage mode

96. In the archival repositories all kinds of work with documents conducted under limited lighting levels. Documents are placed in primary protective means of storage (archives boxes, folders, special cases, packages, boxes).

97. In natural light, diffusers, luminous flux regulators, protective filters, curtains, blinds or painted glass shall be installed on the windows.

For artificial lighting, incandescent bulbs in closed ceiling with a smooth surface shall be used. Fluorescent lamps shall be used in the condition of the cut-off ultraviolet part of the radiation spectrum.

98. The following temperature and humidity conditions are provided in the archival repositories:

1) for documents on physical media – temperature +17 – +19°С, relative air humidity 50-55 %;

2) for documents on black and white film data carriers – temperature +15°С, relative air humidity 40-55 %;

3) for documents on color film data carriers – temperature +2 – +5°С, relative air humidity 40-55 %;

4) for documents on magnetic tape and disk carriers – temperature from +8 – to +18°С, relative air humidity – 45-65 %;

5) for documents on electronic media – temperature +15 – +20°С, relative air humidity 50-65 %.

In order to provide the optimal temperature and humidity conditions for storing documents on electronic media, electronic documents (cases) in the storage, it is necessary to ensure compliance with the following requirements:

for magnetic tape and disk media, the ambient temperature should be from +8 to +18 ° C, relative air humidity should be maintained in the range from 45 to 65%;

for optical discs, the temperature should not exceed +25 °C, relative air humidity should be 20-50%;

for server equipment, the ambient temperature should be from +18 to +24 °С, relative air humidity should be 30-50%.

The rate of change in air humidity should not exceed 6% per hour.

Atmospheric pressure should be between 84 and 107 kPa.

99. In archival repositories with unregulated climate, appropriate measures shall be taken to optimize climatic conditions based on rational heating of the building of the organization, ventilation and humidification (drying) of air in archives.

100. The temperature and humidity conditions in the archival repositories are monitored by regularly measuring the parameters of temperature and relative air humidity based on the indication of the corresponding monitoring and metering instruments. In air-conditioned premises, the parameters are measured twice a week, in premises with unregulated climate - three times a week.

The temperature and humidity conditions for storing documents on electronic media, electronic documents (cases) in the storage area shall be monitored by regularly measuring the temperature and determining relative air humidity at one and the same time:

in air-conditioned premises - at least once a week;

in storage areas with unregulated climate - twice a week;

in violation of the storage mode – once a day.

Monitoring and metering instruments (thermometers, psychrometers, hygrometers) are placed in the main aisle on the storage shelves, away from heating and ventilation systems. Monitoring and metering instruments indication are recorded in the recording log of monitoring and metering instruments according to the form, approved by the authorized body.

Sharp fluctuations in temperature and humidity in archives shall not be allowed.

101. Air circulation is provided in archival repositories, which eliminates the formation of uncontrolled zones, dangerous in sanitary-biological terms (the appearance of mold, insects, rodents, dust).

The windows that opened during the warm season, as well as ventilation openings in the walls, ceilings, floors of archives and external openings of ventilation systems are equipped with grids with a diameter of cells not more than 0,5 mm.

In the archival repositories, staying in top clothes, wet and dirty shoes, storage and use of food products shall not be allowed.

102. At least once a year dust elimination of storage shelves, cabinets, and primary storage means of documents shall be carried out. In this case, the floors, skirting boards, window sills, basement parts of storage shelves shall be treated with two percent aqueous solution of formalin. At least twice a week a wet cleaning shall be carried out in the archival repositories.

103. Twice a year (before and after the end of the heating season), documents (selectively) of archival repositories shall be subjected to a check for the timely detection of insects and mold fungi.

When biological pests are detected, urgent measures are taken for disinfection and disinsection the premises by the sanitary-epidemiological service.

104. Documents of permanent storage with identified physical defects of the base (loss of parts of the document, tears, emulsion layer splitting, cracks, scratches) or text are recorded in the journal (recording card) of the physical state of the documents. This journal (this recording card) records the types of special processing required for the restoration of documents (restoration, disinfection, microfilming, photo restoration, copying, conversion in electronic format), and specifies certain measures to improve the physical condition of documents.

105. . The cases which documents are affected by mold and insects are subject to immediate transfer to processing (disinfection, disinsection).

Paragraph 4. Procedure for issuing cases, documents from archival repositories

106. Cases, documents are issued from archives:

1) for use by employees of the organization;

2) ) for use by individuals in the reading room;

3) for temporary use by other organizations;

4) for special processing of documents in order to improve their physical condition.

107. Cases, documents are issued for temporary use from archives for a period of not more than:

1) one month for use by employees of the organization;

2) one month for use documents in the reading room;

3) three months for temporary use by other organizations and exhibiting documents.

108. Extension of the terms for issuing cases, documents for temporary use shall be allowed in special cases with the written permission of the head of the organization for written confirmation of the user about the safety of documents.

109. For scientific and technical documents to be transferred for permanent storage, a fund of use on electronic and other media is created. Their originals from archival repositories are not issued.

110. Cases, including on electronic media, are issued to the law enforcement agencies, court bodies and prosecutors’ offices in the manner determined by the legislation of the Republic of Kazakhstan.

111. The issuance of cases, documents from archival repositories is compiled by the following documents:

1) orders for the issuance of cases in the reading room and to employees of the organization according to the form approved by the authorized body;

2) acts on the issuance of cases, documents for temporary use according to the form approved by the authorized body, compiled on the common letterhead of the organization;

3) orders for work on copying and restoration of documents.

Archival documents (cases) can be ordered through EAIS using a login and password, including for researchers.

112. The issuance of cases, documents, including electronic ones, from the archival repository is registered in the books of issuance of documents or in EAIS according to the form approved by the authorized body.

113. The completed orders of the researchers are kept in the personal files of the researchers, all others - until the check on the availability and condition of cases.

114. The issuance of cases, documents for temporary use to other organizations is drawn up with an act that is compiled in two copies, one of which remains in the archives of the organization, the other is issued to the recipient. The act is signed by the head of the organization transmitting the case and the head of the recipient organization. After the cases are returned, a corresponding note is made in two copies of the act - one copy remains in the recipient organization, the other is stored in the case of the fund in the archives of the organization that issued the documents.

115. The sending of documents for copying, restoration, binding is compiled by order. The order is made in the archives of the organization in the form of the act of issuing documents for temporary use by another organization.

116. Before issuing cases, documents from the archival repository are checked for compliance with the code and the title of the case on the cover of the code and the title of the case in the summary inventory. Before issuing and returning cases to the archives, the numbering of the sheets and the condition of the documents of each issued case are checked.

Each case issued from the archival repository has a usage sheet according to the form approved by the authorized body.

117. When issuing from the storage of documents on electronic media, the integrity of all storage objects that compose the issued document is checked.

118. When issuing case (documents) from the archival repository, a card is inserted in their place - a substitute of storage unit according to the form approved by the authorized body. When the case (document) is returned to the archives, the substitute card shall be withdrawn.

119. The condition of documents returned to the archives of organization after use is checked in the presence of the person returning them.

At detection of a shortage of documents or individual sheets in them, as well as damage to cases, the employee of the archives of the organization informs the management of this in order to bring the guilty person to responsibility in the manner determined by the legislation of the Republic of Kazakhstan.

Paragraph 5. Procedure of checking the availability and condition of archival
cases, documents

120. Checking the availability and condition of archival cases, documents is conducted in a planned order once in 5 years, of electronic documents (cases) – one in 3 years.

121. Unscheduled checks on the availability and condition of cases, documents are held:

1) before and after transferring cases, documents to another archives;

2) before transferring them for storage in the state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan;

3) after emergencies that caused the relocation (evacuation) of cases or access to archival repositories of unauthorized persons;

4) when changing the head of the archives of the organization (the person, responsible for the archives);

5) at reorganization (liquidation) of the organization.

122. During the check of the availability and condition of documents the following shall be carried out:

1) establishing the actual availability of documents stored in the archives of the organization;

2) identification and elimination of deficiencies in recording documents;

3) identification of missing documents and the organization of their search;

4) identification and recording of documents requiring restoration, conservation and preventive processing.

123. Before starting work on the check of the availability and condition of documentation, documents from previous checks are checked.

During the check of the availability and condition of documents, the correctness of the numbering of cases in each inventory of cases, documents, the correspondence of the numbering of cases to the final records in the case records, documents and recording documents are checked.

Reconciliation of descriptive articles of the inventory of cases, documents with the content of details on the covers of cases (codes, name of the founder and its structural divisions, reference indices of cases, case headers, dates of cases, number of sheets).

Cases with especially valuable documents, unbundled cases are checked by sheet. The results of the check are recorded in case inventory sheets.

124. One-time checks of the availability and condition of electronic media are carried out:

after transferring the electronic media of the archives to another storage;

after emergency situations;

when changing the head of the archives (the person responsible for state accounting and archival repository).

125. When checking audiovisual documentation, a descriptive article is verified with an inscription on the label of film, phono, and video documents. In case of discrepancy of information, the descriptive article is verified with the inscriptions on the film leader of the document.

126. The check of the availability of drawings shall be carried out by sheets, the name of the details of the specification or internal inventory is checked with the name of each sheet of the drawing included in the project (development).

127. During the check of the availability and condition of documents it is necessary to:

1) keep the order of the documents on the storage shelves and in the primary storage means;

2) put the wrong placed files and documents found during the inspection in their place;

3) withdraw cases which titles are not included in the sections of the relevant inventory of cases, documents;

4) withdraw and isolate cases and documents contaminated with mold or other biological pests;

5) identify documents with physical defects.

128. Notes or entries in the inventory of cases, documents and other recording documents shall not be made during the check.

129. Cases on paper issued to employees of the organization in the reading room and temporary use by other organizations are checked in accordance with books and acts of issuing cases and are considered available.

130. During the check, a checklist is compiled of the availability and condition of cases, documents in the archival fund according to the form approved by the authorized body. Check sheets are numbered in numerical order within each archival fund and signed by the performer.

After the end of the check of the archival fund, check sheets are included in the case of the given archival fund.

In the case of detection during the check of the availability and condition of cases, of the deficiencies not covered by the check sheet columns, additional columns are added into the sheet. If, as a result of the check, no deficiencies are found, the check sheet is not included in the case of archival fund.

131. On the basis of the check sheet (sheets), an act of check of availability and condition of archival documents is drawn up according to the form approved by the authorized body.

132. At the end of the check of availability and condition of archival documents, at the end of the inventory of cases, documents (recording books and descriptions), the entry “Checked”, date, position and signature of the person performing the check shall be entered.

In case of detection in the final record of the inventory of cases, documents (recording books and description) of unrecorded lettered and omitted sequence numbers, withdrawn in accordance with the established order of storage units, the final record shall be recompiled.

133. For all missing storage units, in the course of checking the availability and condition of archival documents, accounting cards for undetected archival documents are compiled according to the form approved by the authorized body.

Maintaining a card file of undetected archival documents shall be carried out centrally.

134. If the check of the availability and condition of cases revealed a shortage of cases, documents electronic documents (cases), then their search shall be organized.

When searching for undetected cases, documents the following shall be carried out:

1) studying of inventories on which cases, documents from structural units were transferred to archives of organization;

2) organizing the search for cases, documents, electronic documents (cases), undetected during the check, in the relevant structural units of the organization in the activities of which they were formed;

3) study of recording documents on the issuance of cases, documents from the archival repository;

4) study in the case of the archival fund of acts on the allocation of documents and cases for destruction;

5) checking the cases of nearby archival funds.

The search is conducted within a year after the detection of shortage of documents (cases), electronic documents (cases).

135. The cases, electronic documents (cases) found as a result of the search are returned to the places, and a note on the detection is made on the appropriate recording card of undetected cases with the date and signature of the head of the archives of organization (the person responsible for the archives of organization).

136. Cases, including the electronic ones, the reason for the absence of which is documented, are excluded from inventories, including the from the inventory of electronic cases. The dates and numbers of the acts, which confirm the absence of the case, shall be indicated in the relevant cards, and references of the search shall be drawn up. After reviewing the results of the search at a meeting of the CEC (EC) and the approval of its decision by the head of the organization, the undetected documents are removed from the record.

137. The check of the availability and condition of cases shall be considered completed after the changes identified by the examination have been made in the recording documents of the archival fund being checked and the submission of relevant information on permanent storage cases to the state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan for making changes to the approved inventories of cases, documents of permanent storage.

Paragraph 6. Procedure for determining the belonging of documents to the fund and the formation (closure) of the archival fund

138. Documents, including electronic ones, deposited in the archives of the organization, shall comprise the archival fund of the organization.

139 Types of archival fund are:

1) archival fund of the organization, consisting of documents, including electronic ones, formed in the course of its activities;

2) archival fund formed from document, including electronic ones, of two or more organizations that have historically and / or logically determined relations among themselves (homogeneity and continuity of activities, subordination, unity of the object and time of activity, location and other).

140. The determination of the fund ownership of documents, including electronic ones, of the organization is to assign them to a specific archival fund.

141. In determining the fund ownership of documents of the organization, the following is taken into account:

1) incoming documents relate to the archival fund of the organization that received them (the fund ownership of these documents is determined by such details as the addressee, a mark on the receiving of the document in the organization, resolution, a mark on the execution of the document and its direction to the case, the text of the document);

2) issues of the outgoing documents refer to the archival fund of the organization that is their author (their fund is determined by such details as the signature, the text of the document, as well as and record management notes on the issues of documents);

3) internal documents refer to the archival fund of the organization that is their author (their belonging to the fund is determined by such details as the official name of the organization, signature, text of the document, resolution).

142. Cases, including electronic ones, that were conducted sequentially in two organizations are included in the archival fund of the organization in which they were completed by record management.

143. the unified archival fund consists of the documents of:

1) organization before and after its reorganization (transformation), if it did not entail a fundamental change in its activities;

2) organizations that changed state ownership to non-state, but in the authorized capital of which there is a predominant share of state ownership;

3) organizations that temporarily ceased their activities and restored with the same tasks and functions;

4) organizations and advisory bodies established under it;

5) organization and its liquidation (tender) commission.

144. Documents of subsidiary organizations constitute separate archival funds from documents of their main organizations.

145. Documents of public associations (trade union, sports and others) existing at the organization from the moment of recording of this public association in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan on public associations, when they are deposited in the archives of the organization, form an independent archival fund or join the archival fund of the organization, forming the joint archival fund.

146. The joint archival fund is formed from archival documents, electronic archival documents:

1) organizations that are homogeneous in purpose and functions operating in a particular area;

2) the governing body and its subordinate organizations operating in a particular territory;

3) organizations united by the object of activity;

4) organizations and public organizations (trade union, scientific, technical and other), which members are employees of this organization;

5) successively replacing each other organizations, if the functions of predecessors were fully or partially transferred and are transferred to their successors, and the formation of which took place as a continuous process leading to the creation of an associated set of documents that could not be separated.

The names of the organizations which documents are included in the joint archival fund are given in the recording documents.

The creation of a joint archival fund shall be carried out subject to the indivisibility of the documents of the funds included in its composition.

147. Each archival fund received by the departmental archives is assigned a name and number. The name of the archival fund corresponds to the official name of the founder, indicating its organizational and legal form, subordination, all renames in chronological order, and location.

148. The name of the archival fund indicates its chronological boundaries.

149. Renaming or changing the administrative boundaries of the LEB do not constitute grounds for creating new archival funds from the archival documents of the relevant LEB and other organizations located in the area.

150. During the reorganization of the organization, new archival funds are created in cases of:

1) changes in the subject of the organization activity;

2) changes in the form of ownership of the organization.

Documents, electronic documents of a liquidated organization constitute a separate archival fund.

151. The following are not grounds for creating a new archival fund:

1) renaming or changing the administrative – territorial boundaries of the activities or functions of the organization;

2) separation of one or several new organizations from the organization with transfer of separate functions of the first organization to them;

3) change of the founder (s) of the organization, without changing the form of ownership of the property of this organization;

4) reorganization (merger, accession, division, separation, transformation) of the organization;

5) transition of an organization from republican to communal ownership and vice versa.

152. The chronological boundaries of the archival fund are:

1) established on the basis of legal acts, the official dates of their formation (registration) and liquidation - for the archival fund of the organization (if there are several legal acts, the date of the establishment of the organization is the date of the earliest of them);

2) dates of formation (registration) of the earliest and liquidation of the most recent activities of organizations which documents were included in the composition of joint archival fund - for the joint archival fund.

Paragraph 7. Procedure for organizing documents within the archival fund

153. Within the archival fund, the recording and classification unit is the storage unit.

154. The storage unit of archival documents on a paper basis is a case.

155. The storage units for audiovisual documents are:

1) for film documents - physically separate roll of film;

2) for photographic documents - physically detached frame (negative, double-negative, positive, slide (phototopographic transparency)), filmstrip roll, photographic print, photo album, disk media and physically detached frames of panoramic shooting;

3) for phonodocuments - a physically isolated tape roll, disk media and a physically isolated audio cassette;

4) for video documents - physically isolated video cassette, physically isolated disk media.

Recording units for audiovisual documents are:

1) for film documents – a part of a storage unit, one or more storage units related to film production or shooting of a specific event;

2) for photographic documents – a part of a storage unit, one or several storage units displaying one event, united by semantic content;

3) for phonodocuments - one or several storage units with sound recording of a specific event, one or several literature and artistic works united by author, performing, thematic and other features;

4) for video documents - a part of a storage unit, one or several storage units with a record of a certain event, one or several literature and artistic works united by author, performing, thematic and other features.

156. Physically separated media (hard disk, compact disk and other modern media) with accompanying documentation is taken as the storage unit of an electronic document.

157. A storage unit or a set of storage units with a file or several files that constitute a single software – information object (text, hypertext, multimedia object, database, data bank, knowledge base), as well as accompanying documentation are taken as a unit of recording for electronic documents.

158. Storage units in the joint archival fund are located according to the importance of the creators, the chronology of their creation, the alphabet of the names. Within each archival fund included in the joint archival fund, various systematization schemes are applied, the choice of which is determined by the nature of the activities of particular organizations, the composition and volumes of their documents.

159. Scientific and technical documentation is located within the archival fund by type (design, engineering, technological, research, patent documentation).

160. Project documentation is arranged by subject-specific, chronological or geographical classification criteria.

Project documentation is divided into the following groups:

1) on housing and civil construction;

2) on industrial construction;

3) on agricultural construction;

4) on energy and water management construction;

5) n transport construction.

Division of groups into subgroups shall be allowed.

Documents of design stages are arranged in a sequence of projecting.

Model projects are systematized by series numbers.

161. The design documentation is located by type of development, chronology or number of specific developments, inside the development - by assembly according to specification.

The design documentation for the modified product is located after the documentation for the base product.

Documents on testing of products are arranged in chronology, and within a year - according to the purpose of the equipment, registration numbers.

162. Technological documentation is systematized according to the technological process.

163. Research documentation is arranged on a chronological basis, within a year by numbers of themes, inventory numbers, numbers assigned during state registration, research topics, alphabetical names of their names or the names of authors – developers (responsible performers), and structural feature.

Reports made by orders of other organizations shall be systematized separately.

164. Patent – license documentation is arranged by types of:

1) industrial property objects (inventions, utility models, industrial designs, plant varieties, trademarks, service marks);

2) protection document (patents, certificates).

Within each type - by the numbers of patents or certificates, the numbers of applications for which decisions were made to issue a security document, and the numbers of applications for which decisions were made to refuse to issue a protection document.

Storage units within the recording unit shall be arranged in the order of production numbers indicated on the labels, and inside the set in the following sequence - originals, copies.

165. Film documents and video documents are systematized according to the following characteristics:

1) by types - films, special issues, newsreels, individual film- and television programs;

2) according to the year of release of films, special issues, newsreels, production numbers of individual film- and television programs;

3) by units of recording (sets);

4) by chromaticity (color, black and white);

5) according to the format of the film (8 mm, 16 mm, 35 mm, 70 mm and others).

Storage units are located in the elements of the set, and inside them - in the order of the numbers of parts of the film document.

The set of film documents consists of the original and copies relating to one film, special issue, newsreel, film - and television program.

For film documents and video documents of a certain type, a separate inventory is compiled.

166. Photo documents are systematized by types:

1) negatives of various chromaticity (color or black and white) and sizes, which are designated by numbers 2–8 (figure 2 corresponds to a negative size of 2.5 cm. x 3.5 cm., 3 - 6 cm. x 6 cm., 4 - 6 cm. x 9 cm., 5 - 9 cm. x 12 cm., 6 - 10 cm. x 15 cm., 7 - 13 cm. x 18 cm., 8 - 18 cm. x 24 cm).

When systematization of small volumes of negatives of sizes 6–8, they can be combined into one group;

2) slides (phototopographic transparency) of different color;

3) positives, photo prints;

4) photo albums;

5) filmstrips;

6) electronic documents (photographic documents on digital or other modern media), which are denoted by the “E” letter.

A separate inventory is made for photographic documents of a certain type.

167. Phonodocuments are systematized by the types of sound information recordings - phonographic, gramophone, optical, magnetic, laser. For phonodocuments of a certain type of recording, a separate inventory is compiled. Within the types of phonodocuments are arranged in units of recording and sets.

Storage units within the recording unit are arranged in the order of production numbers indicated on the labels, and inside the set, in the following sequence - originals, copies.

The phonodocument set consists of the original and copies relating to a specific recording unit.

Paragraph 8. Procedure for the transfer of NAF documents for permanent storage to the state archives

168. The transfer of NAF documents, including electronic ones, in an orderly manner shall be made at the expense of own funds of legal entities that transfer archives.

169. The following terms shall be set for the departmental storage of documents, including electronic ones, related to the composition of the NAF:

1) documents of the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan, the office of the Senate of the Parliament of the Republic of Kazakhstan, the
Office of the Mazhilis of the Parliament of the Republic of Kazakhstan, the Office of the Prime Minister of the Republic of Kazakhstan, the Constitutional Council of the Republic of Kazakhstan, the Central Election Commission of the Republic of Kazakhstan, the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan, the General Prosecutor's Office of the Republic of Kazakhstan, the National Bank of the Republic of Kazakhstan ministries of the Republic of Kazakhstan, agencies of the Republic of Kazakhstan, committees of ministries of the Republic of faces Kazakhstan - 15 years;

2) documents of territorial bodies of the ministries of the Republic of Kazakhstan, agencies of the Republic of Kazakhstan, committees of ministries of the Republic of Kazakhstan - 10 years;

3) documents of organizations which controlling stake is owned by the state, other state-owned legal entities of the republican level - 10 years;

4) documents of local government bodies of a region (the city of republican significance, the capital) - 10 years;

5) documents of state organizations of regional (city of republican significance, capital) levels - 10 years;

6) documents of local state authorities of the city (district) - 5 years;

7) documents of state legal entities of city and district level - 5 years;

8) civil status registers, household books, house books, notary act records, court cases and documents - 75 years;

9) research, technological and patent-licensing documentation - 10 years;

10) experimental design documentation - 15 years;

11) project documentation for capital construction - 20 years;

12) cartographic documentation - 25 years;

13) geodetic documentation - 25 years;

14) telemetry documentation - 5 years;

15) audio-visual documentation - 3 years;

16) electronic documents - 5 years.

Footnote. Paragraph 169 as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated 09.02.2023 №. 103 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days from the date of its first official publication).

170. The storage periods of NAF documents in private archives of organizations are indicated in contracts concluded in accordance with paragraph 4 of Article 11 of the Law of the Republic of Kazakhstan "On the National Archival Fund and Archives" by their owners with state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, Library of the First President Republic of Kazakhstan – Elbasy or LEB of regions, cities of republican significance and the capital.

171. The transfer of NAF documents for permanent storage to the state archives shall be carried out on the basis of an inventory of cases, documents of permanent storage in accordance with the schedule approved by the head of the organization in coordination with the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan.

172. The transfer of electronic documents (cases) for permanent storage shall be drawn up with an act of transfer and acceptance of electronic cases for permanent storage according to the form, approved by the authorized body.

173. The transfer shall be documented by an act of transfer and acceptance, where the numbers of the missing cases, documents are additionally included, the reasons for their absence are included in the certificate attached to the act indicating the search measures.

174. For the missing cases, documents, the search for which did not give results, an act of loss is compiled, approved by the head of the organization.

175. Lost originals of management, scientific and technical and audiovisual documents are replaced by their certified copies.

176. If there are discrepancies between the number of storage units by the total record in the inventory and their availability, a new total record is compiled in the inventory, which indicates the actual number of transferred units and the numbers of the missing storage units.

177. In preparing cases of permanent storage marked “FAU” (For administrative use) for transfer to the appropriate state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, the decision on removing the “FAU” mark shall be made in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan.

178. Electronic documents and information resources shall be transferred to the state storage with a cover letter, which indicates the number and name of the inventory, the documents included in the set of accompanying documentation, the type of media.

179. When transferring electronic documents and information resources to the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan the following shall be checked:

1) completeness of the transferred documents;

2) completeness and correctness of compiling the accompanying documentation;

3) physical and technical condition of the media;

4) presence of viruses and other malicious computer programs;

5) reproducibility of control characteristics by software of the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan.

180. In case of incompatibility of software tools, applied for elaboration and verification of control characteristics in the transferring organization and the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, the employees of the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan in the presence of a representative of the organization shall re-develop control characteristics with their software tools. These control characteristics are indicated in the act of acceptance and transfer of electronic documents.

In case of improper preparation of accompanying documentation, media with electronic documents and accompanying documentation shall be returned to the organization for revision.

Chapter 4. Recording of archival documents Paragraph 1. Procedure for recording the documents of the archives of organizations

181. All documents stored in the archives shall be subject to recording, including untreated and non-core documents for these archives.

182. Record of electronic media of the archives of organization, placed in each storage, shall be maintained separately, in accordance with the terms for storage of electronic documents recorded on them.

Accounting information may be created using EAIS based on the data entered therein.

183. Record of archival documents, including electronic, shall be carried out through assigning numbers, which are a part of the archival code, to the storage units.

The archival code consists of the numbers of the archival fund assigned by the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan after the first receipt of documents for permanent storage in the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan of the inventory of documents, storage units.

184. The main units of recording documents, regardless of the type of media, method and technology of information consolidation are:

1) archival fund, archives collection;

2) storage unit.

185. Recording documents, except for inventories of cases, documents, are intended for official use and are not issued to users.

All recording documents on paper are stored in the archives in safes or metal cabinets.

186. The grounds for each entry in the main recording documents are the receiving of cases, documents in the archives of the organization, their departure from the archives of the organization in connection with the transfer to the archives of another organization or the state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, allocation to destruction of documents which are not subject to storage, non-discovery of documents which search ways are exhausted, irreparable damaged.

187. The main recording documents are:

1) the book of recording of receiving and disposal of documents in the form approved by the authorized body;

2) inventories of document cases, inventories of electronic documents (cases) in the form approved by the authorized body.

Inventories of document cases, inventories of electronic documents (cases) are the primary recording document for the record of cases of permanent, long-term (over 10 years) storage and on personnel.

At disposal of all cases of any complete inventory, its number is not assigned to other inventories. In the column "Note", the item "Disposed" is put against each disposed storage unit.

Single-entry recording shall be carried out by assigning to each storage unit an independent number.

The total recording of cases, documents, including electronic ones, in the inventories shall be achieved by drawing up a final record to the inventories. The total record indicates the number of storage units (in numbers and in parentheses - in words), the first and last storage unit numbers according to the inventory of cases, documents, available number gaps, storage units with lettered numbers, outgoing storage units.

Completed inventories of document cases, consisting of annual sections, have a common summary record for the entire inventory as a whole.

Each change in the volume of cases, documents in the inventory of cases, including electronic ones, documents associated with the disposal, receiving, consolidation or disbandment of cases is reflected in the final record to the inventory.

Inventories of cases, documents of structural units of the organization, including electronic ones, shall be subject to storage in the archives case until the transfer of cases for the years to permanent storage in the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan or allocation for destruction;

3) a case inventory sheet according to the form approved by the authorized body;

4) a passport of the archives of the organization according to the form approved by the authorized body;

5) a case of archival fund.

The archives of the organization shall have the right to keep additional recording documents: a book for recording the movement of archival funds (inventories, cases), a book for recording personnel cases, a book for recording documents transferred to other archives, a book for recording cases allocated for destruction.

Additional recording documents are kept on paper and / or electronic media.

188. The book of recording for the receiving and disposal of documents, including electronic ones, is intended to account for all current and final (as of January 1 of each year) changes on the composition and volume of archival funds and cases, to compile a passport of the archives of organization.

Each receiving or disposal shall get an independent sequence number.

If the receiving consists of documents from several archival funds, then the data for each archival fund (the name of the archival fund, its number, if available) shall be recorded from a new line for the same sequence number.

Every year in the book of recording for the receiving and disposal of documents, the number of incoming and outgoing documents for the year is summarized.

189. Record of all electronic media of the archives of the organization received in the storage shall be kept in the book of accounting for electronic media in accordance with the form approved by the authorized body.

A label is affixed to the hard case of the electronic media in accordance with the form approved by the authorized bod.

An electronic media card of the archives of the organization for each electronic media registered in the storage is started in accordance with the form approved by the authorized body.

190. The case of the archival fund is conducted on each archival fund. It includes the following documents:

1) historical reference;

2) a systematization scheme of the archival fund;

3) checklists;

4) case inventories, inventories of electronic documents of the organization’s structural units (prior to the transfer of cases for these years to permanent storage in the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan or allocation for destruction);

5) acts of transfer of cases, documents for permanent storage in the relevant state archives;

6) acts on the allocation for the destruction of documents that are not subject to storage;

7) record cards for undetected archival documents, including electronic documents (cases);

8) acts on conducting checks of the availability and condition of cases, electronic documents (cases) and other documents fixing changes in the composition and volume of the archival fund are included in the case of archives only with a note on the introduction of changes in all recording documents of the archives of the organization.

The acts are numbered within the archival fund by type of acts in a gross order.

All documents in the archives case shall be arranged in chronological order of their compilation. An internal inventory is drawn up on the documents of the case of the archival fund, the sheets of the case are numbered, the case inventory sheet is issued to the fund case in a form approved by the authorized body. As the archival fund is replenished, the case inventory sheet and the internal inventory are rescheduled.

Each case of the archival fund is assigned with a number of the corresponding archival fund.

191. The archives of organization passport shall be compiled annually and once every three years is transferred to the appropriate state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, for further input to the Central Fund catalog, the maintaining of which is determined by the Law of the Republic of Kazakhstan “On the National Archival Fund”, including according to the ISEA.

192. Each storage unit of scientific and technical documentation is registered and recorded in the main registration documents, inventory books and registration cards of scientific and technical documentation in forms approved by the authorized body.

193. Inventory books are filled on the basis of the data of the main inscription of the drawings, title pages.

194. On the originals and duplicates of the project, design, technological documentation on paper, consisting of several sheets, the inventory number is affixed on each sheet.

195. Inventory books are maintained separately for each type of scientific and technical documentation (design, engineering, technological, research, patent licensing).

196. Registration of originals of project documentation is made on separate independent parts as the project arrives.

Separate inventory books are maintained on:

1) originals of project documentation;

2) copies of project documents of other organizations;

3) model projects.

Registration of copies of project documentation is made on the bound volumes in the accounting cards.

197. For design and technological documentation, inventory books of records of originals and drawings received from other organizations are kept separately for products of primary and auxiliary production.

Accepted originals of the design and technological documentation are recorded by sheet on assemblies.

Copies of design and technological documents received from other organizations are recorded in a separate inventory book and accounting cards, which are compiled for each folder, album or individual document.

198. Separate inventory books are kept for the accounting of the research documentation according to the form approved by the authorized body.

199. Patent documentation is registered in the logs of registration of applications for the grant of a patent for an invention according to the form approved by the authorized body.

200. Information about each unit of storage of electronic documents is entered into an accounting database or registration card according to the form approved by the authorized body.

Electronic documents are recorded as part of the archival fund according to inventories of electronic documents of permanent storage or storage units. Information volume of documents on electronic data carriers is indicated in megabytes (hereinafter referred to as the Mb).

201. The receipt of electronic documents for temporary storage in the electronic archives of the organization is taken into account in the general book of receipt and disposal of documents.

202. A change in the number of storage units and / or information volume of electronic documents that occurred as a result of rewriting to new media or migration (converting) is recorded in the act of rewriting and migration in the form approved by the authorized body in the new final record to the inventory of electronic documents.

203 In the passport of the archives of an organization storing electronic documents, specific information resources are taken into account that have no analogues on paper.

204. For electronic documents, an auxiliary accounting document is a register of migration and rewriting of electronic documents according to the form approved by the authorized body.

Paragraph 2. Procedure of recording and database maintenance

205. The list of details of recording databases is compiled in accordance with the main indicators describing the object of recording - the archival fund, storage unit, recording unit, group of storage units, recording units included in the corresponding inventory of document cases.

206. Recording databases operate in conjunction with other information databases available in the archives of organization, and meet the requirement for compatibility with the corresponding recording databases of state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan.

In the recording databases the details of the traditional basic recording documents are used.

207. Recording databases are filled on the basis of recording documents.

Chapter 5. The use of archival documents Paragraph 1. Procedure for description of archival documents for the finding aid

208. The archives of the organization shall provide the user with the FA (reference and search tools) for archival documents.

209. The FA archives system includes basic archival reference books (an inventory of cases, documents, a guide, a systematic catalog), and additional archival reference books (index, review). The expediency of maintaining additional archival directories is established by the archives of the organization.

210. The FA system implements the continuity of the recording and inquiry apparatus created in record keeping and the archives of organizations, its combination with the FA system of the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan.

The continuity of the FA system of the archives of organizations is based on the unity of the requirements and principles of its construction.

211. Description of archival documents, electronic archival documents (creating information for archival reference books) shall be carried out at three levels:

1) archival fund;

2) storage unit;

3) archival document.

212. The basis of the archival reference book is a descriptive article containing the following information:

1) identifying information (name and reference data of the archival fund, storage units);

2) the composition and content of the information;

3) the conditions of access and conditions of use of information;

4) the history of the archival fund.

213. If necessary, the descriptive article includes additional information on the whereabouts of the originals, the availability of archival documents of the organization as part of other archival funds and their places of storage, bibliography and others.

214. A descriptive article of the archival reference book at the level of the archival fund includes:

1) historical background to the archival fund;

2) reference data about the archival fund (archival code (fund number), volume of the archival fund in storage units by types of documentation, final dates for archival documents for each type of documentation, list of available internal scientific and reference apparatus);

3) historical background to the archival fund;

4) annotation on the composition and content of archival documents;

5) information on access conditions;

6) bibliography.

215. A descriptive article of the archival reference book at the unit of storage level includes:

1) the sequence number of the storage unit;

2) previous registration number;

3) the title of the storage unit;

4) reference data on the storage unit;

5) an indication of authenticity or number of copies;

6) an indication of the type of media or method of reproduction;

7) information on access conditions, language and external features of archival documents of the storage unit.

The title of the storage unit of management documentation, the storage unit of archival documents of personal origin, including electronic ones, includes the name of the type of archival documents, the author (s) of the archival document (s), addressee (s) or correspondent (s) to whom the documents, question or subject are sent or received, the names of the event, fact, location, surname and initials of the person to which the content of the specified documents, the dates of the events relate.

In the absence of the necessary information, explanatory information is included in the title - “the author is not defined”, “without a date”, “not earlier of the year.…”.

The title of the storage unit of the project or design documentation includes the object code, project name, stage, part, volume number, author, year of completion of the development.

The title of the film- video- document storage unit includes the authorial title of the film, special issue, newsreel or event name reflected in the movie or television program, production date and / or shooting date, surname and initials of the director and / or cameraman, document language.

The title of the storage unit of a phonodocument includes the name and genre of the phonodocument, the name, place and date of the reflected event. In the absence of the name of the phonodocument, the main content of the television or radio program, speeches, conversations and other shall be indicated. The title of the recording unit of a phonodocument containing a recording of a work of literature and art includes the title of the work and its genre, the first line of the text, which is enclosed in quotation marks, if the phonodocument is an authorless and not previously published work, the names and initials of the authors and / or performers as the work itself, and its adaptations, transcriptions, translations, the language of the phonodocument.

The title of a photodocument storage unit includes the description of the image or the name of a photo album, slide, negative, the author's surname and initials, the place and date of shooting.

Reference data on the storage unit include the elements of the archives code (archival fund number, inventory number, documents, storage unit number), data on the volume of the storage unit, and the final date dates of the archival documents, electronic archival documents.

Information on access conditions, language and external features of archival documents of the storage unit includes information on the availability of archival documents, electronic archival documents, access to which is restricted by the legislation of the Republic of Kazakhstan or the founder, as well as information on the availability of originals of particularly valuable documents, including documents related to the objects of national heritage of the Republic of Kazakhstan and those in poor physical condition, availability of the use fund, language and external features of the archival document.

A descriptive article is supplemented with the name of the archival fund and its structural part (inventory of cases, documents), annotation of individual archival documents or their groups of the given storage unit.

216. The descriptive article of the archival reference book at the level of the archival document includes:

1) the title of the archival document, electronic archival document;

2) reference data on the archival document, electronic archival document;

3) an indication of authenticity / number of copies;

4) the type of media (or playback method);

5) information on access conditions, language and external features of an archival document, electronic archival document.

The title of the archival document, electronic archival document includes the name of the type of archival document, author, addressee or correspondent to whom sent or received the document, question or object, event, fact, person, place name, to which the content of said document belongs, date of event. In the absence of the necessary information, explanatory information is included in the title: “the author is not identified”, “without a date”. If necessary, the title is supplemented by an annotation which reveals the contents that is not reflected in the title of the given document.

Reference data on an archival document, electronic archival document consists of elements of the archives code (fund number, inventory number, document number, storage unit number, and sheets number), volume (number of sheets) of the archival document, the date of its creation.

Information on access conditions, language and external features of an archival document, including an electronic archival document, includes information on restriction of the access to an archival document by the legislation of the Republic of Kazakhstan or the creator, the status of a particularly valuable document, a document referred to the objects of national heritage of the Republic of Kazakhstan and / or in poor physical condition, language and external features of the archival document.

217. The type of storage unit (case, correspondence, documents, register, album, journal, book, etc.) or documents (minutes, reports, orders, reports, acts of remembrance, articles, novel, notebooks) characterizing the composition of the storage unit are indicated at the beginning of the title.

Titles of judicial, investigative, private, personal, arbitration and other cases containing documents related to the sequence of records management on one issue begin with the “case” word.

Titles of storage units containing documents not related to the sequence of records management on a single issue, attachment documents to the main document (order, instruction, protocol) or documents of an archival fund of personal origin that are heterogeneous in type begin with the “documents” word. At the end of such a title in brackets the types of these documents are indicated.

In the title of the storage unit, which includes correspondence, the official names of correspondents and the question (subject) of correspondence are indicated. In case of correspondence with homogeneous correspondents, the title specifies the general specific naming of correspondents.

The statement of the question (subject) reflecting the content of the documents is the main part of the title and is given after specifying the type of case, author, correspondent (addressee) of the documents.

218. When drawing up the title of storage units with organizational and administrative documentation of the same type, the name of the documents in the plural is indicated in the title with their short numbers.

219. The author of the documents involved in the case is indicated in the title after designating the type of a case or a type of documents. If the author of the documents is an organization in which activities they are deposited, in the title of the case the name of the organization is either omitted or its common species name is given (committee, court, commission).

220. The dates to which the events described in the documents relate are entered in the title if the exact date reflects the historical links between events and facts and is necessary for understanding of the specific content of the documents.

221. If the case consists of one document, then the title indicates the type of document, wherefrom it proceeds, to whom it is addressed, its date and summary.

222. В In storage units consisting of plans and reports, the title indicates the year (period) for which the plan was drawn up or for which the report was drawn up.

The titles of storage units containing statistical reports are compiled with the indication of the numbers of the statistical reporting forms.

223. If the case consists of several volumes (parts), a general title is given to all volumes (parts), and then (if necessary) the content of each volume (part) is clarified separately, the word “last” is added to the last volume (part.

224. Especially valuable documents, documents annexed to the main document, documents of predecessor organizations, documents containing information on personnel that have reference value, documents which presence in this case cannot be determined by its title shall be annotated.

225. The annotation shall be drawn up after the title starting with a new line.

When annotating printed materials, the type of document is indicated, its name or the initial words of the document (in the absence of the name), the output data.

In the annotations of drawing and other graphic materials the material, type, format of the document and the method of its execution are indicated, for maps - the scale.

The names of persons, names of organizations, geographical names and information mentioned in documents and of significant importance are indicated (listed) at the end of the annotation, under the heading "mentioned".

226. The numbers of the sheets of the annotated documents, the degree of detail of the information ("brief information", "detailed message") are given the end of the annotation.

In case of significant amount of annotated documents, the annotation shall be drawn up on a separate sheet and inserted between the cover and the first sheet of the document.

Paragraph 2. Procedure for the dating of documents in the description

227. Description of legal acts, creative documentation, documents relating to the rights and legitimate interests of citizens, financial documents, cases on one issue, as well as documents for which dating is important (reports, leaflets, transcripts, letters), the date (day, month, year), shall be completed in the word and digit way.

228. The starting date of the case, including electronic one, is the date of the drawing up (registration) of the earliest document, the final date is the date of drawing up (registration) of the latest document.

Dates of legal acts are indicated according to the time of their signing (approval). If the documents are not dated, the dates are indicated at the time of publication or enactment.

For programs, plans, cost estimates, staff schedules, reports, final dates are not affixed.

If in the case the application documents are dated before the first document of the case, then their dates are indicated from a new line - “there are documents for a year...”.

The final dates for registration books and journals are the dates of the first and last entries.

The final dates for the case consisting of the copy documents made or received by the creator much later than the creation of their originals, shall be the dates of making the copies (the dates of the originals are indicated in the title).

If the case is started in one organization and completed in another, three dates shall be indicated: the date the case was instituted in the proceedings of the first organization, the date of its receipt in the second organization and the date of its completion in the records management of the last organization (the first two dates are designated as fractions).

Paragraph 3. Procedure for drawing up an inventory of document cases

229. The inventory of document cases, including electronic ones, consists of descriptive articles of storage units or units of account, a summary record, a case inventory sheet and a reference aid to the inventory.

230. The descriptive article of the inventory includes:

1) the sequence number of the storage unit;

2) reference index or production number;

3) the title of the storage unit;

4) final dates of documents;

5) the number of sheets in the storage unit;

6) an indication to the number of copies of documents;

7) documents reproduction method.

If necessary, the descriptive article shall be supplemented by the annotation of individual documents of the storage unit.

231. The reference aid of an inventory of case documents shall include:

1) the title page according to the form approved by the authorized body;

2) content (table of contents);

3) preface;

4) list of abbreviations;

5) indices.

Paragraph 4. Procedure for compiling historical information

232. The archives of organization shall compile a historical reference to the archival fund containing information on the history of the creator and archival fund, a brief description of the composition and content of its documents and the FA system.

Historical reference to the archival fund is formed on the basis of information on the history of the creator and the history of the archival fund.

Information on the history of the creator includes the date of its formation, departmental affiliation, structure and functions, the names of the predecessor and successor organization, the date of registration or re-registration in cases of renaming, reorganization, and liquidation. Information about the creator of the archival fund of personal origin includes his brief biographical data (last name, first name and patronymic (if available), pseudonym (if available), maiden name (if available), dates of life, profession, and data on official and social activities). For the archival fund of the family, the kind of similar information is given about each of the relatives. For the joint archival fund, a general historical reference is compiled.

Information on the history of the archival fund includes the date of its receipt in the archives, the volume and final dates of archival documents, the degree of their preservation, features of formation, description and systematization, information about changes in the composition and volume of the archival fund and their grounds, the availability of archival documents from other organizations or individuals (fund inclusions), the composition of the FA to the archival fund. For an archives collection, information about the time, conditions, reasons for its creation, principles of formation, the location of the collection before it is received in the archives, and the compiler is indicated.

The historical reverence to the fund is supplemented with a change in the volume of the archival fund, as well as in cases of reorganization, changes in the structure, functions of the creator.

233. The history of the archival fund contains an annotation, bibliography, information on the conditions for access and use of documents.

Annotation about the composition and content of archival documents of the archival fund includes a brief generalized description of these documents by types and themes, reflecting the activities of the creator, with an indication of the chronology of topics and designation of their geographical (administrative-territorial) boundaries. Information on the conditions of access to archival documents of the archival fund, including electronic ones, includes information on the availability of archival documents, access to which is restricted by the legislation of the Republic of Kazakhstan or the creator of the collection, as well as originals of particularly valuable documents, including documents related to the objects of the national heritage of the Republic of Kazakhstan that are in unsatisfactory physical condition, availability of fund of use.

The bibliography to the archival fund includes a list of reference books on this fund and documentary publications made on its basis.

234. The characteristics of the archival fund in terms of the composition and content of the documents contain information on the availability of documents that go beyond the chronological framework of the fund, the FA to the archival fund, and the types of information media.

235. The historical reference on paper shall be signed by the executor and the head of the archives of the organization, on electronic media - shall be certified by the EDS of the head of the archives of the organization.

The historical reference is printed in four copies. Two copies are transferred to the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan during the first transfer of documents from the archival fund, two are stored in the fund file in the archives of the organization.

236. The historical reference is supplemented when replenishing the archival fund or in case of reorganization of the organization and is submitted to the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan along with each completed inventory of documents, and is also entered into EAIS.

Paragraph 5. Procedure for compiling catalogs and card files

237. A catalog is an inter-fund archival reference book in which information on the content of documents is grouped by subject (topics, sectors), arranged in accordance with the document classification scheme adopted for this catalog.

An aggregate of different catalogs makes up a catalog system.

238. Works on the preparation, creation and maintenance of catalogs are called cataloging documents.

Cataloging can be carried out as an independent type of work (thematic development), as well as in the process of other types of work related to the description and identification of documents (co-current cataloging).

At cataloging a differentiated approach is used, which consists of:

1) determining the order of choice of archival funds, their structural parts;

2) the selection of cases, documents and information from them;

3) the application of appropriate methods for describing documentary information.

239. Cataloging includes the following types of work:

1) drawing up a classification scheme;

2) identification and selection of documents;

3) description on index cards;

4) systematization of cards;

5) maintenance of catalogs.

240. The choice of the classification scheme is determined by the composition of the documents of the archives of the organization and the objectives of their use.

The classification scheme of documentary information is a written or graphical document containing a list of classification divisions of the catalog, arranged in a certain sequence, and intended to distribute information from documents on the specified divisions.

241. Depending on the design scheme, catalogs are divided into systematic, thematic, subject, and their varieties (nominal, geographic, object).

242. The documentary information in the systematic catalog is classified by the branches of knowledge and practical activity of the organization, and is arranged in a logical sequence.

In the nominal catalog, document information is classified alphabetically by the names of the persons mentioned in the documents or their authors. Further systematization shall be carried out in chronological or logical sequence.

243. The catalog description includes:

1) name of the archives of the organization;

2) index;

3) heading, subheading;

4) date of the event, place of the event;

5) content;

6) number of the archival fund, name of the archival fund;

7) numbers of the inventories of document cases, storage units, sheets;

8) language of the document;

9) method of reproduction of the document.

A system of references is used to link between sections of a catalog or sections of a catalog with other archival reference books.

244. Maintaining a catalog consists of the following types of work:

1) scientific and methodological support of work;

2) card indexing;

3) systematization of cards by indices and headings;

4) drawing up the reference apparatus to the catalog;

5) improvement of the catalog.

Scientific and methodological support includes the development of methodological manuals for cataloging individual archival collections (or their group), working schemes for the classification of catalogs, their refinement and addition.

Card indexing shall be carried out by selecting or compiling an index according to the classification scheme and assigning it to the corresponding information of the catalog card. In the nominal catalog, the cards are not indexed and are arranged alphabetically.

245. Catalog systems are replenished with thematic and subject-specific card indices, personnel card indices for documents of the most informative and frequently used archival funds.

246. Cards of the personnel card indices contain surname, name, patronymic of the employee, links to the numbers of the archival fund, the annual section of the summary inventory of cases, to the numbers of cases, sheets with information about him. Cards are systematized in alphabetical order of surnames, and within surnames - in alphabetical order of names and patronymics (if any).

247. The archives of the organization storing the audiovisual documentation creates the following types of card indices:

1) nominal card indices containing information about the authors (director, screenwriter and cameraman) of a film document, a chronological file containing information about the date of release of a film document, an alphabetical file containing information about the names of film documents in alphabetical order;

2) nominal card indices containing information about persons, information about which is available in photo documents, and an object file containing information about objects, events, information about which is available in photo documents;

3) nominal card indices containing information about the author and performer of an artistic, musical or documentary work recorded on a phono document, a genre card index containing information about an artistic, musical or documentary work recorded on a phono document;

4) alphabetic card indices, containing in alphabetical order information about the names of video documents, a chronological card index containing information about the date of release of the video document.

248. The archives of an organization that stores scientific and technical documentation creates the following types of catalogs:

1) the object catalog for capital construction and construction objects;

2) nominal catalog in alphabetical order of surnames of the authors of projects, developments, products, research topics;

3) geographical catalog for design objects at their location;

4) alphabetical catalog by names of scientific and technical developments in alphabetical order.

249. Audiovisual documentation is accompanied by indices to the titles of storage units and (or) documents.

250. The descriptive entry of the index consists of a subject concept (headings) and search data. The search data of the index to the storage units of one inventory of documents cases includes the serial numbers of the storage units. The search data of the index to the storage units of several archival funds of one archives of the organization are supplemented by the numbers of inventories of cases, documents, archival funds.

251. The thematic index includes concepts that represent historical facts and phenomena. Titles of headings and subheadings are given in the nominative case.

252. The subject index includes terms in alphabetical order.

The general subject index includes heterogeneous concepts.

A special subject index includes homogeneous concepts (types of documents, surnames of authors, names of organizations, their structural subdivisions, and names of industries).

The name index is compiled in alphabetical order and includes surnames, names, patronymics (variances, pseudonyms, nicknames, nicknames) and biographical information.

The geographical index is compiled in alphabetical order and includes the names of states, administrative-territorial units, seas, rivers and other geographical objects.

Generalizing concepts or administrative-territorial names are entered in the index without explanation.

253. The chronological index consists of headings that include dates of historical events, phenomena and facts, or dates of documents arranged in chronological order.

254. Links are given to pages or sections of the reference book, catalog in search indices to archival reference books.

255. In the archives of the organization, an overview of the archival fund and a thematic overview are compiled.

The review includes systematic information on the composition and content of individual sets of documents.

256. The review of the archival fund includes systematized information on the composition and content of documents of aт individual archival fund.

257. The thematic review includes systematized information on the composition and content of a part of documents of one or a group of archival funds on a specific topic.

258. The review consists of a set of annotations of individual groups of storage units, documents, and a reference device.

The content of a group of storage units, documents, indicates the main types of documents, their authors, chronological framework, authenticity, search data shall be set out in the annotation.

In the review of the archival fund, the search data consists of numbers of case records, documents, storage units, sheets of storage units. In the inter-fund thematic review, search data is supplemented by the numbers of funds.

The FA of the review includes the title page, table of contents (table of contents), preface, list of abbreviations, indices. A list of archival funds, information about which is contained in the review, and a bibliography on the topic are compiled for the thematic review.

The preface to the review contains information on the history of the creator and the history of the archival fund, the structure of the review, the composition of the FA.

259. Reviews are compiled by structural, sectoral (functional), subject-specific, geographical, chronological and other features.

260. The edit list of a film and video document reveals the content and establishes the systematization of individual plans (editing frames).

The edit list of a film and video document is a by-frame description of the finished work of cinematography (film, special issue, newsreel, TV program). The edit list is formed in the process of creating a film and included in the archives of the organization with the text accompanying documentation for the film document or the video- phonogram.

The edit list of the film-video document is compiled in the archives of the organization in case of its absence and consists of titles, descriptive articles and a final record.

261. The main titles indicate:

1) the name of the archives;

2) the number of the edit list and the name of the film document with indication of its characteristics (sound recording, coloring, number of parts);

3) the name of the studio, the date of the film document production, the authors of the film (directors, cameramen, scriptwriters).

262. The edit list is compiled according to the positive of the film document when viewing it on the sound editing table with its simultaneous plan-by-plan description.

In the edit list of a film and video document, the information shall be specified in the following sequence:

1) the number of the plan in sequence;

2) plan definition (general, medium or large);

3) the plan footage (with an accuracy of one-tenth frame);

4) a summary of the image of the film document plan.

At the end of the edit list, the position, surname of the compiler of the edit list and the date of compilation are indicated.

Paragraph 6. Procedure for compiling and automated finding aid of the archives of organization

263. An automated FA archives is a complex of electronic catalogs (document description databases) designed to efficiently search for archived documents and information.

264. Automated FA of management documentation is based on the information search system created in the current workflow of the organization (electronic registration and control filing cabinets and electronic nomenclature of cases).

265. The field of the registration and control card “case number on the nomenclature” is a connecting search requisite in the transition from searching information at the document level to searching at the case level.

If there is an electronic nomenclature of cases in an automated mode, documents are written off to the case and documents are extracted from the case.

The main search details of the nomenclature of cases are the index of the case, the title of the case (volumes, parts), the number of cases (volumes, parts), the storage period and item (sub-item) according to the list.

266. On the basis of the electronic nomenclature of cases in an automated mode, the formation of inventories of cases on the storage of documents (permanent, long-term (over 10 years), temporary (up to 10 years inclusive) storage) shall be carried out.

267. The electronic inventory of cases contains the following details of the description of information at the case level:

1) the sequence number of the record (case number);

2) the index of the case;

3) the title of the case;

4) an indication of authenticity (number of copies);

5) final dates of documents;

6) the number of sheets in the case;

7) annotation of documents.

268. Based on electronic registration and control cards, a single electronic catalog is created containing a description at the document or case level.

269. In the absence of an automated document registration system in an organization, a database of descriptions at the level of a management, audiovisual and scientific-technical document (electronic catalog) is created.

The main details of the descriptions in the electronic catalog are:

1) index, heading, subheading;

2) the date of the event, the place of the event;

3) content;

4) the name of the archival fund, the number of the archival fund;

5) the number of the inventory of cases, documents;

6) case, document, sheet numbers.

The name of the archival fund, the number of the archival fund, the number of the inventory of cases, documents, the case number, the sheet number contain the recording characteristics and are transformed from the recording automated system.

270. The FA functions are performed using information search procedures, the presentation of search results for screen viewing or in the form of files and printouts, the formation of catalog texts. Keywords that characterize the object of description are entered into the system during the description process or after its completion. Keywords give the user the ability to quickly search for information at the level of the archival fund, case description, case, document.

Searching for information in full-text databases, including full texts of materials (archival documents, journal articles, legislative acts), provides for the user to refer to the titles of sections of the document with the transition, if necessary, to the corresponding text.

The user is provided with a prompt opportunity to obtain a copy of the full text of the document.

Search for information on full-text documents can be carried out by descriptors that are selected from the printed versions of the thesaurus, classification indices or words from the text of the document.

271. Documents that are subject to transfer for permanent storage are transferred to the archives along with an automated FA.

The presence of the details in the structure of the database of the automated FA and the presentation of information on these details in electronic format ensure the compatibility of the database of the archives of organization and the automated FA of the state archives.

Paragraph 7. Procedure for execution of user requests

272. By categories of access, archival documents, including electronic ones, are divided into open and restricted access.

273. The archives of organization shall provide the user with access to open archived documents, as well as FA to them.

All archival documents including electronic ones, are open, access to which is not restricted by the legislation of the Republic of Kazakhstan, as well as in accordance with the order of the posessor or owner of archival documents that are in private ownership.

274. the archival documents of restricted access, electronic archival documents include:

1) archival documents, electronic archival documents containing information related to official information of limited distribution;

2) archival documents, electronic archival documents containing personal data;

3) archival documents, electronic archival documents, the possessors or owners of which have established restrictions on access to them and their use.

Archival documents of restricted access, electronic archival documents also include documents that are in an unsatisfactory physical condition.

User access to these documents, as well as their use, shall be carried out in exceptional cases with the written permission of the head of the organization.

275. The archives of the organization may not restrict or determine the terms for the user to use information obtained by him as a result of an independent search or provided to him in the manner of rendering services by the archives to the organization, except as provided for by the legislation of the Republic of Kazakhstan or stipulated in the agreement of the archives with the user for information services.

276. The main forms of use of documents of the archives of the organization are:

1) informing users at their request, as well as on their own initiative, about the presence in the archives of the organization of certain documents and their content;

2) issuance of documents for work in the reading room of the archives of the organization;

3) the use of documents in the mass media;

4) preparation of informational events (exhibitions, conferences, presentations);

5) issuance of documents for temporary use.

277. The forms of using documents on electronic media, electronic documents in the archives of the organization are:

information provision of users in accordance with their requests, as well as on their own initiative;

provision of electronic documents via a local network, telecommunication channels to employees of the organization in whose structure the archives operates;

provision of documents on electronic media, electronic documents for work in the reading room of the archives of the organization (specially equipped workplace) for employees of state bodies, courts, interested organizations, citizens.

278. The main documents of the archives in the work on the information support of users are:

1) archival reference;

2) archival copy;

3) archival extract;

4) an information letter;

5) thematic list of archival documents;

6) thematic selection of copies of archival documents;

7) thematic review of archival documents.

279. Requests submitted to archives are divided into:

1) requests for information on a specific issue, topic, event, fact (thematic requests);

2) requests for the submission of information necessary for establishing kinship, kinship of two or more persons, family history, gender (genealogical requests);

3) requests of a social and legal nature (requests for confirmation of work experience and salary, age, family composition, education, rewarding, transfer of pension contributions and social contributions, assignment of academic degrees and titles, accidents, being on treatment, evacuation, repression, rehabilitation, service in military units and formations, living in areas of environmental disaster, being imprisonment, acts of civil status).

280. In the request of an individual, his surname, first name, patronymic (if it is indicated in the identity document), individual identification number (if any), postal address of an individual or name, postal address, business identification number of a legal entity (if any) available), date of submission of the request. The request contains an indication of the topic, question, chronology of the requested information. A request in paper form shall be signed by an individual or a representative of a legal entity. In electronic form it shall be certified by EDS.

281. A request that is not related to the composition of the documents stored in the archives of organization, within 3 calendar days from the date of its registration, shall be sent to the state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan or the organization where the necessary archival documents are stored, notifying the user thereof.

282. Upon receipt of an application (request) of a user to the archives via e-mail or information systems indicating surname, name, patronymic (if any), e-mail address and (or) postal address of the applicant and information that needs to be confirmed, an electronic notification of acceptance of the application (request) for consideration or a reasoned refusal to consider shall be sent to his e-mail. The application (request) accepted for consideration shall be executed in the prescribed manner.

283. A request of a social and legal nature shall be executed by the archives free of charge in accordance with the Administrative Procedural and Process-Related Code of the Republic of Kazakhstan and is issued to users in the form of an archival certificate, an archival copy and an archival extract.

284. When executing a repeated request of a social and legal nature or compiling, at the request of the user, an archival certificate similar to the previously issued one, the archives of the organization shall check the compliance of the information included in this certificate with those that are available in archival documents, and, if additional information is found, includes them in reissued archival certificate.

285. The archival reference and archival extract are compiled on a common form with the designation of the name of the document “Archival reference”, “Archival extract”.

286. The text in the archival reference according to the form approved by the authorized body shall be given in chronological order of events, indicating the types of archival documents and their dates. In archival reference quoting archival documents shall be allowed.

287. the archival reference, information is reproduced in accordance with the text of archival documents. Differences, discrepancies and inaccurate names, lack of name, patronymic, initials or the presence of one of them are specified in the text of the certificate in brackets (“As in the document”, “As in the text of the original”).

288. The notes to the archival reference specify the features of the text of the original document (illegible writing, corrected by the author, not readable due to damage) (“As in the original text”, “In the text it is illegible”).

The text of the archival reference does not allow changes, corrections, comments, conclusions of the performer on the content of archival documents, on the basis of which the archival reference is compiled.

289. At the end of the archival reference, archival codes and sheet numbers of storage units of archival documents, printed publications used to compile the archival reference are given. In the text of an archival reference, it shall be allowed to put archival codes and sheet numbers of storage units of archival documents immediately after the presentation of each fact or event.

290. In an archival reference in paper form, the volume of which exceeds one sheet, the sheets shall be stitched, numbered and sealed with the seal of the organization.

291. The archival reference in paper form shall be signed by the management of the organization, the performer and shall be certified by the seal of the organization. In electronic form it shall be signed by EDS of the head of the organization. In case of incompleteness of the information provided in it, a cover letter shall be drawn up with an indication of the reasons.

Copies of archival documents or extracts from them confirming the information given in the archival reference are attached to the archival reference.

292. If there are no documents in the archives of the organization necessary to fulfill the request, a response shall be drawn up on the letterhead of the organization about the reasons for the absence of archival documents on the subject of the request.

293. In the case of documented facts of loss of archival documents containing the requested information, the archives of the organization shall issue a reference on this issue, if necessary, certified by the seal of the organization.

294. In the archival extract, the name of the archival document, its number and date are reproduced in full. Extracts from the texts of archival documents contain comprehensive data on request. Extract is made only from the document, which contains several separate, unrelated issues.

The beginning and end of each extract, as well as gaps in the text of an archival document, including an electronic one, of individual words, shall be indicated by dots.

In the notes to the text of the archival extract appropriate reservations are made about the parts of the text of the original, illegibly written, corrected by the author, not readable due to damage to the text. Separate words and expressions of the original, causing doubts in their accuracy, are stipulated by the words - “As in the text of the original”, “As in the document”.

The authenticity of the archival extracts issued upon request in paper form shall be certified by the signature of the head of the organization and the seal of the organization, in electronic form - by EDS of the head of the organization.

295. Archival copies made through the use of printing means of a personal computer are made out on the general letterhead of the organization with the designation of the name of the document “Archival Copy”. In the making of xero-photocopies of the document or a common form of the organization is not used.

After the text of the archives copy or archives statement, the archives code of the document and the number of sheets of the storage unit of the archival document are indicated. If a copy or extract occupies more than one sheet, the archives code shall be indicated on the back of each sheet. All sheets of an archival copy or archives statement on paper shall be sealed, numbered and certified at the site of the bond by the archives of the organization.

In electronic form, the archives copy shall be signed by the EDS of the head of the organization.

296. Archival reference, archival extract, archival copy and answers to inquiries shall be sent by regular or registered mail.

297. An archival certificate, an archival extract and an archival copy in the case of a personal application of a citizen or his authorized representative to the archives of an organization shall be issued to him against receipt upon presentation of a passport or other certifying document to an authorized person - upon presentation of a power of attorney drawn up in the prescribed manner. The recipient of the archival certificate and archival extract signs on their copies or on the back of the cover letter to them, indicating the date of their receipt.

298. It shall be allowed to withdraw from archival files and issue to the owners or their relatives authentic personal documents on civil status, education, work books and other documents not received by the owner in due time.

Genuine personal documents shall be issued with the permission of the head of the organization to applicants upon presentation of an identity document, their relatives or authorized persons - a notarized power of attorney. Original personal documents shall be sent to the applicant by registered mail.

299. A copy of the withdrawn document shall be inserted in the file in place of the seized document. Seizure of archival documents, as well as their replacement with copies, are reflected in the certification sheets of cases, inventories of cases, documents.

300. The return of archival documents shall be formalized by an act on the withdrawal of these documents from the files. The act and other documents on the basis of which the return of archival documents was made, and the receipt of the person who received them in their hands, are included in the file of the archival fund.

Paragraph 8. Procedure for issuing cases, documents in the reading room and temporary use

301. In order to create conditions for the work of users in the archives of the organization, a reading room is created (viewing room, computer room, room for listening to audio documents), equipped with appropriate technical means for working with microcopies, electronic, audiovisual and scientific and technical documents.

The work schedule of the reading room shall be established by the head of the organization.

In the absence of a specially allocated reading room in the archives of the organization, the work of users with documents, including electronic ones, shall be carried out in the working rooms of the archive of the organization or the document management service under the control of an employee of the archive of the organization.

302. Users shall be admitted to the reading room on the basis of a personal application. Users conducting scientific work in accordance with the plan of scientific organizations or performing official tasks shall submit a letter to the organization that sent them. Employees of the organization shall be allowed to the reading room upon presentation of an official ID. Archival documents shall be issued to employees of the organization in the working premises for use for official purposes.

In a personal statement or letter, the surname, name, patronymic of the user, position, scientific title, academic degree, topic and chronological framework of the study shall be indicated.

Permission to work in the reading room shall be given by the head of the organization for the period required by the user, but not more than 1 year from the date of issue.

303. The archives of the organization provides users with open documents for use in the reading room, which have been recorded and undergone scientific and technical processing, with reference books and other search tools. Unaccounted and unprocessed documents shall not be issued to users for work in the reading room.

304. Access and provision of case inventories, electronic documents to employees of the organization and for work in the reading room of the archive (specially equipped workplace) to employees of state bodies, courts, interested organizations, citizens shall be carried out through a local network, telecommunication channels, EAIS.

For remote access to case inventories and electronic documents (cases), the head of the archive issues permission in EAIS to the user based on his authorization and application to EAIS.

305. When working with electronic media, touching the working surfaces of electronic media with hands shall not be allowed. When cleaning and manually handling electronic media, it shall be allowed to handle the edges or the protective case only while wearing gloves.

When processing optical discs, it is necessary that gloves, wiping material, wipes are resistant to the effects of the cleaning agents used. The most suitable glove material is cotton. It is also allowed to use unplasticized polyethylene, fluorine-containing polymers and latex. The composition of the material of gloves should not include dyes.

306. When issuing documents on electronic media from the repository, the integrity of all storage objects that make up the document being issued shall be checked.

307. Refusal or delay in the issuance of documents (cases), including electronic ones, shall be carried out in cases:

1) their poor physical condition;

2) restrictions on use established by the legislation of the Republic of Kazakhstan or the fund originator;

3) the use of documents by employees of the archive of the organization to perform official tasks;

4) issuance of documents for temporary use or to another user in the reading room.

The refusal of the archives of the organization to provide documents, including electronic ones, shall be issued in writing, indicating the reasons for the refusal.

308. At the request of users, taking into account the technical capabilities of the archive of the organization, copies of archival documents (photocopies, microcopies, photo prints, film copies, video copies, copies of audio documents, as well as copies on electronic media) shall be made.

Archival documents that are in unsatisfactory physical condition shall not be copied.

Copying of archival documents of restricted access (secret and containing confidential information) shall be carried out in accordance with the established procedure.

309. The procedure for fulfilling orders for copying, including the volume of copying of archival documents, unpublished inventories of cases, documents, other archival reference and search tools and databases, the cost of making copies and the procedure for paying for their production shall be determined by the management of the organization.

310. The archives shall indicate the archival code and sheet numbers of the storage unit of the archival document on a copy of an archival document made by order of the user.

Recording of orders for copying shall be kept in paper or electronic form.

311. Cases, documents from the repository shall be issued to the reading room on the basis of a completed order form for the issuance of documents and are taken into account in the book for issuing cases from the repository.

312. Each case, document, issued from the archive repository to the reading room, shall have a case use sheet.

313. Cases, documents shall be issued for temporary use to structural divisions of the organization for a period not exceeding 20 days. The issuance of cases, documents for temporary use to other organizations at their written request shall be drawn up according to the act of issuing cases, documents for temporary use. The act shall be drawn up in two copies, one of which is transferred to the recipient, and the other remains in the archive of the organization. The act shall be signed by the heads of the organization transferring the documents and the recipient organization, sealed with the seals of the organizations. Issuance of cases, documents for temporary use to other organizations shall be carried out for a period of not more than three months.

314. When issuing cases, documents for temporary use, each case shall be entered in the book for issuing cases from the repository, and a separate substitute card for each case shall be placed in the place of the issued case. Substitute cards shall be stored in the organization's archive until needed. The status of the returned cases shall be checked in the presence of the person returning the case.

315. Each case, document, issued for temporary use from the archive repository to the reading room, shall have a case use sheet.

Paragraph 9. The procedure for using documents in the mass media

316. The archives of the organization shall organize the use of documents in the preparation of information events, exhibitions, in the media, as well as their publication.

317. Jointly with the mass media, the archives of the organization shall determines the subject, scope and timing of the preparation of documents, the subject and timing are approved by the head of the organization. Copies of articles and other forms of printing prepared for the mass media, remaining in the archive of the organization, shall indicate the search data of the documents used, as well as the date and place of their publication.

Paragraph 10. The procedure for the destruction of electronic case of a temporary storage period and the transfer of electronic documents, electronic case for permanent storage to the state archives

318. Upon the expiration of the period of temporary storage of documents on electronic media, electronic documents in the archives of the organization, an examination of the value shall be carried out in order to include them in summary inventories (annual sections of summary inventories) of electronic cases of permanent storage or in acts of allocation for destruction of electronic documents (cases), not subject to storage.

319. Documents on electronic media, electronic documents (cases) shall be included in the act on the allocation for destruction of documents on electronic media, electronic documents (cases), if the established period for their storage has expired by January 1 of the year in which the act is drawn up. An act on the allocation for destruction of documents on electronic media, electronic documents (cases) that are not subject to storage shall be drawn up according to the form approved by the authorized body, considered at a meeting of the EC organization, agreed with the EEC of the authorized body, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, LEB or of the state archives and then approved by the head of the organization simultaneously with summary inventories (annual sections of summary inventories) of electronic cases of permanent, temporary (over 10 years) storage, including on personnel.

320. An act drawn up in an organization that is a source of acquisition of the state archives shall be approved by the head of the organization after agreement with the relevant state archives or an authorized body of summary inventories (annual sections of summary inventories) of electronic cases of permanent storage, coordination of summary inventories (annual sections of summary inventories) of electronic cases on personnel and an act on the allocation for destruction of documents in electronic form with the mark "EEC".

321. An act drawn up in an organization that is not a source of acquisition of the state archives shall be approved by the head of the organization after the approval of the EC of the parent organization (if any) of the summary inventories (annual sections of the summary inventories) of electronic cases of permanent storage and the coordination of the summary inventories (annual sections of the consolidated inventories) of electronic cases on personnel and an act on the allocation for destruction of documents on electronic media, electronic documents (cases) marked "EEC".

322. Documents on electronic media, electronic documents (cases) with expired storage periods shall be allowed to be destroyed only after the head of the organization approves the act on the allocation for destruction of documents on electronic media, electronic documents (cases) that are not subject to storage.

323. When documents on electronic media, electronic documents (cases) are destroyed, all copies of them shall be removed from the archive of the organization. Electronic documents (cases) shall be subject to destruction. Electronic media suitable for reuse, after erasing the information recorded on them, can be used to re-record information. Electronic media unsuitable for use shall be decommissioned and destroyed in accordance with the established procedure. In the accounting documents of the archive of the organization, a note shall be made about their disposal.

324. If there is information in electronic documents, the distribution and (or) provision of which is limited, the following methods of its destruction shall be applied:

exposure to the surface of an electronic carrier by a magnetic field (demagnetization);

mechanical destruction of electronic media together with information (grinding, melting, use of chemicals). To ensure complete information security, this method is preferred.

325. The composition of metadata for an electronic document, which is an archive copy of an information resource, shall additionally include:

name of the information resource; type of information resource;

deadlines for the operation of the information resource;

data on registration of an information resource in the State Register of Information Resources;

the Internet address of the information resource (for an information resource located on the global computer network Internet);

information about the owner of the information resource;

information about the owner of the information resource.

326. The transfer of electronic documents as part of electronic files to the state archives shall be carried out by an employee of the organization responsible for the departmental archives, and is provided by means of electronic document management and EAIS.

Electronic documents (cases) shall be transferred to the state archives along with their metadata.

The transfer of electronic files of permanent storage shall be carried out according to the descriptions of electronic files of permanent storage of the organization, and in case of liquidation of the organization of temporary (over 10 years) storage - according to the descriptions of electronic files of temporary (over 10 years) storage, compiled according to the form approved by the authorized body, in accordance with the schedule for receiving electronic cases in the state archive.

The inventory of the electronic cases of the organization shall be approved by affixing the EDS using the key of the head of the organization.

327. The transfer of electronic documents (cases) for state storage shall be carried out through telecommunication channels in accordance with the regulations for information interaction between the information systems of the archive of the organization and the state archives, if any.

Electronic documents (cases) shall be transferred for the state storage in the PDF / A-1 storage format.

328. The electronic case shall include metadata for each electronic document.

329. Electronic files in preparation for transfer from the organization to the state archives shall be formed in such a way that the metadata of each electronic document (except for the first one) contains the control characteristics of the previous electronic document and its metadata (unidirectional linked list). This procedure shall be fixed in the legal act of the organization.

330. The transfer and reception of electronic cases shall be carried out via telecommunication channels or on electronic media as part of an information package, the format of which is determined by the regulations for information interaction between the electronic document management system and the information system of the archive of the organization and the state archives.

The inventories of electronic cases of permanent and temporary (over 10 years) storage additionally shall indicate:

information about the employee of the organization transferring electronic cases to the state archive (position title, initials, surname);

information about the employee of the state archive accepting electronic files in the archive of the organization (position title, initials, surname).

331. The information package contains the following metadata at the electronic case level:

serial number of the electronic file in the inventory of the organization's electronic cases;

e-business index;

title of the electronic case;

outside dates for electronic documents of the electronic case;

the number of electronic documents of the electronic case;

volume of electronic documents of the electronic case;

language(s) of electronic documents of the electronic case.

The integrity of the metadata at the level of the electronic case shall be confirmed by the indication in the information package of their control characteristics.

332. The information package contains the following metadata at the level of an electronic document of temporary (over 10 years) and of permanent storage:

the name of the type of electronic document (order, letter, estimate, etc.);

class of the electronic document (indication that the electronic document belongs to one of the unified documentation systems);

title of the electronic document;

date of the electronic document;

the right to access electronic documents (access is allowed to everyone; access is established by the founder);

date of removal of access restrictions (if any);

registration index of the electronic document;

a note on the presence of a registration and control card;

annotation on the electronic document (if any);

the language of the electronic document;

data on the author of the electronic document (name of the position of the performer, name of the organization that prepared the electronic document);

information about the structure of the electronic document;

information about the files of the electronic document (names, volume, control characteristics);

information about the algorithm for generating control characteristics (hash algorithm - a cryptographic algorithm for calculating the value of a hash function) (designation of the algorithm, reference to a technical regulatory legal act).

The integrity of metadata at the level of an electronic document shall be confirmed by a control characteristic common to the entire document, indicated in the internal inventory.

333. If necessary, for description at the level of an electronic document, additional metadata shall be used that characterize the features of the creation and reproduction of electronic documents:

links to other documents that form a common management context;

information about the information technology (version of the software product) with which the electronic document was created;

information about the hardware and software required to reproduce the electronic document;

information about the protection of an electronic document.

334. When transferring electronic cases on electronic media, the metadata shall include the data on electronic media (type, type of electronic media) and placement of electronic documents (cases) on these electronic media.

335. For electronic documents, metadata shall additionally include information about EDS tools, determined by the regulation of information interaction between the electronic document management system and EAIS.