ИПС "Әділет"

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Үкіметінің 11.09.2023 № 780 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

1. "Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысына мынадай өзгерістер мен толықтырулар енгізілсін:

кіріспе мынадай редакцияда жазылсын:

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 1-1-тармағының 1) тармақшасына сәйкес Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:";

көрсетілген қаулымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларында:

4 және 5-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"4. Қағидалар Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиясын қамтитын мәліметтерден тұратын құжаттарға қолданылмайды.

Заңды тұлғалар, мемлекеттік органдар немесе лауазымды адамдар үшін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін жасау жөніндегі жұмыс (жасау, тіркеу, беру, сақтау, жою тәртібі), мемлекеттік құпияны құрайтын мәліметтерді қамтитын электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңба жабық кілтінің құпиялылық режимін және сақталуын қамтамасыз ету тәртібі мемлекеттік құпияны қорғау саласындағы нормативтік құқықтық актілерде айқындалады.

Мемлекеттік органдардың "Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар таратылуы шектелген электрондық құжаттармен жұмыс істеу тәртібі Қазақстан Республикасы Үкіметінің "Қазақстан Республикасында ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі кейбір шаралар туралы" 2004 жылғы 14 қыркүйектегі № 965 және "Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларын бекіту туралы" 2022 жылғы 24 маусымдағы № 429 қаулыларында айқындалған.

Арнаулы мемлекеттік органдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану ерекшелігін олардың басшылары айқындайды.

5. Осы қағидаларда мынадай ұғымдар пайдаланылады:

1) абзац – бөліктің бас әріппен басталатын бірінші абзацын қоспағанда, мәтіннің мағыналық жағынан тұтас, бірінші жолда абзацпен бөлініп көрсетілетін және кіші әріппен басталатын бөлігі (абзацтар (бөліктің бірінші және соңғы абзацтарынан басқасы) нүктелі үтірмен аяқталады);

2) ақпаратты криптографиялық қорғау құралы (бұдан әрі – АКҚҚ) – криптографиялық түрлендіру алгоритмін, шифрлау кілтін жасауды, қалыптастыруды, бөлуді немесе басқаруды іске асыратын бағдарламалық қамтылым немесе бағдарламалық-аппараттық кешен;

3) кілттік ақпаратты жеткізгіш – арнайы жеткізгіш, онда электрондық цифрлық қолтаңбаның сақталатын жабық кілтін қорғау үшін 1073-2007 "Ақпаратты криптографикалық қорғау құралы. Жалпы техникалық талаптар" (3-деңгей) Қазақстан Республикасы ұлттық стандартының талаптарына сәйкес сертификаты бар АКҚҚ пайдаланылады;

4) Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының куәландырушы орталығы (бұдан әрі – МО КО) – Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының ақпараттық жүйесінде және өзге де мемлекеттік ақпараттық ресурсында мемлекеттік органдарға, мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарына қызмет көрсететін куәландырушы орталық;

5) Қазақстан Республикасының ұлттық куәландырушы орталығы – мемлекеттік және мемлекеттік емес ақпараттық жүйеде электрондық құжаттарды қалыптастыру үшін электрондық цифрлық қолтаңба құралдары мен заңды және жеке тұлғаларға тіркеу куәлігін ұсынатын куәландырушы орталық;

6) қалатын құжат (хат) көшірмесі – автор ұйымның ісінде қалатын шығыс құжатының данасы;

7) электрондық құжат көшірмесі – түпнұсқа құжат түрін және ақпаратын (дерегін) электрондық-цифрлық нысанда толық көрсететін құжат;

8) нормативтік-анықтамалық ақпарат – нормативтік құжаттарға негізделген және құжаттың әртүрлі сипаттамасын айқындау үшін пайдаланылатын ақпарат (жіктеуіш, анықтамалық, тізбе және басқа);

9) тіркеу куәлігін иеленуші – атына тіркеу куәлігі берілген, тіркеу куәлігінде көрсетілген ашық кілтке сәйкес келетін жабық кілтті заңды түрде иеленуші жеке немесе заңды тұлға;

10) электрондық ақпараттық ресурс – электрондық жеткізгіште және ақпараттандыру объектілерінде қамтылған электрондық-цифрлық нысандағы ақпарат;

11) ақпараттандыру объектілерін қорғау – ақпараттандыру объектілерінің сақталуына, оларға заңсыз және (немесе) әдейі жасалмаған қол жеткізуді және (немесе) ықпал етуді болғызбауға бағытталған құқықтық, ұйымдастырушылық және техникалық іс-шаралар кешенін іске асыру;

12) электрондық құжат – ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат;

13) электрондық құжат айналымы – мемлекеттік органдар, жеке және заңды тұлғалар арасында электрондық құжат алмасу;

14) электрондық құжат айналымы жүйесі – қатысушылар арасындағы қатынас "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Қазақстан Республикасының Заңында және Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерінде реттелетін электрондық құжат алмасу жүйесі (бұдан әрі – ЭҚЖ);

15) ЭҚЖ-ға қатысушы – электрондық құжатты жинау, өңдеу, сақтау, беру, іздеу және тарату процесіне қатысатын жеке немесе заңды тұлға, мемлекеттік орган немесе лауазымды адам;

16) электрондық құжаттың қағаз көшірмесі – ақпаратты (деректеме мәліметтерін) электрондық түпнұсқадан шығару арқылы алынған, электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін пайдаланып жасалған электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған, түпнұсқа электрондық құжаттағы ақпаратты және барлық деректемесін немесе олардың бір бөлігін толық сипаттайтын осы құжатты растауға өкілеттігі бар адам растаған қағаз жеткізгіштегі құжат;

17) электрондық құжаттың түпнұсқасы – электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін пайдаланып жасалған электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған (қол қойылған), бастапқыда электрондық құжат форматында қалыптастырылған және қағазда бастапқы түпнұсқасы жоқ құжат;

18) электрондық тіркеу-бақылау карточкасы – электрондық құжат деректемесін тіркейтін белгіленген нысан бойынша құжат туралы есепке алу деректері бар электрондық құжат;

19) электрондық құжат форматы – электрондық хабарламаның мазмұнды бөлігінің құрылымы, оның негізінде электрондық құжат жасалады;

20) электрондық цифрлық қолтаңба құралдары – электрондық цифрлық қолтаңбаны жасау және түпнұсқалығын тексеру үшін пайдаланылатын бағдарламалық және техникалық құралдар жиынтығы;

21) метадеректер – электрондық құжаттың мән-мәтінін, мазмұны мен құрылымын сипаттайтын, оны сәйкестендіру және іздеу үшін арналған құрылымдалған деректер, сондай-ақ құжаттың барлық қолданыс циклінде басқару процесі;

22) электрондық жеткізгіш – ақпаратты электрондық нысанда сақтау, сондай-ақ оны техникалық құралдар арқылы жазу немесе жаңғырту үшін арналған материалдық жеткізгіш;

23) электрондық іс – жинақтау процесінде логикалық түрде біріктірілген электрондық құжатты және ондағы метадеректерді дербес сақтау бірлігі;

24) электрондық құжаттың (істің) ақпараттық пакеті – желілік коммуникация немесе телекоммуникация арқылы біртұтас құжат ретінде берілетін белгілі бір құрылымның ақпараттық объектісі;

25) құжат бланкі – ресми жазбаша құжаттың авторын сәйкестендіретін деректеме жинағы;

26) электрондық архивтің ақпараттық жүйесі (бұдан әрі – ЭА АЖ) – ақпараттық өзара іс-қимыл арқылы белгілі бір технологиялық әрекетті іске асыратын және басқарманың архив ісі мен құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы нақты функционалдық міндеттерді шешу үшін арналған ақпараттық-коммуникациялық технологияның, қызмет көрсетуші персоналдың және техникалық құжаттаманың ұйымдық тұрғыдан ретке келтірілген жиынтығы.";

7 және 8-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"7. Қағаз жеткізгіштегі құжат А4 (2010 х 297 миллиметр (бұдан әрі – мм), А5 (148 х 210 мм) форматындағы таза ақ қағаз парақта жасалады және жиегі кемінде:

1) сол жағы – 20 мм;

2) оң жағы – 10 мм;

3) жоғарғы жағы – 10 мм;

4) төменгі жағы – 10 мм.

Екі жақты басып шығару үшін құжат парағының сыртқы жағының жиегі:

1) сол жағы – 10 мм;

2) оң жағы – 20 мм;

3) жоғарғы жағы – 10 мм;

4) төменгі жағы – 10 мм.

Электрондық форматтағы құжат осыған ұқсас жасалады.

8. Құжатты қағаз жеткізгіште ресімдеу кезінде құжаттың бланкілері пайдаланылады. Құжат бланкілеріндегі деректемелер осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес құжат деректемесінің орналасу схемасына сәйкес белгілі бір ретпен орналасады. Қағаз жеткізгіштегі құжат бланкілері мен бланкілердің электрондық шаблоны деректемелер құрамы, олардың орналасу тәртібі, қаріп гарнитурасы бойынша бірдей.

Құжаттар бланкісінің электрондық шаблоны рұқсат етілмеген өзгеріс енгізуден қорғалған.";

10 және 11-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"10. Қағаз жеткізгіштегі құжаттың бланкілері жедел полиграфия құралдарының көмегімен баспаханалық тәсілмен дайындалады немесе тікелей құжат жасау кезінде электрондық форматта шығарылады.

11. Мемлекеттік ұйымдардың Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген құжатының қағаздағы бланкілері есепке алынуға тиіс, ол үшін құжат бланкісінің әрбір данасының оң жақ төменгі бұрышына типографиялық тәсілмен немесе нумератормен оның нөмірі, қажет болған кезде сериясы қойылады. Электрондық бланкілер есепке алынбайды.";

13, 14 және 15-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"13. Қағаз жеткізгіштегі құжат ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдаланып, ұйым бланкісін пайдаланбай сол жақ жоғарғы бұрышына оның бедерін қою не мынадай деректемелерді міндетті түрде ресімдеу арқылы жасалады:

1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері;

2) хатты қоспағанда, құжат түрінің атауы;

3) құжаттың датасы;

4) құжаттың тіркеу нөмірі (индексі);

5) құжатқа қол қойған адамның лауазымының атауы, қолы және қолының толық жазылуы;

6) егер осы заңды тұлғаның Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрі болуға тиіс болса, ұйым мөрінің бедері.

14. Өкімдік құжатты қоспағанда, қағаз жеткізгіштегі ішкі құжат ақ қағаз парақта жасалады.

15. Құжатты бір бланкіде екі және одан да көп тілде ресімдеуге жол берілмейді.

Қазақ тіліндегі құжат және орыс немесе өзге тілде, сондай-ақ екі және одан көп тілде жасалатын теңтүпнұсқалы құжаттың әрқайсысы жеке бланкiде (жеке парақтарда) басып шығарылады және бірыңғай деректемелермен ресімделеді.

Әртүрлі тілдегі құжаттар, бір-біріне теңтүпнұсқалы болуға тиіс, оларға бірыңғай шығыс деректемелері беріледі.

Қағаз жеткізгіштегі құжат парақтары (бланкілер және оларға қосымшалар) парақ ортасында жоғарғы жағында біртұтас нөмірмен нөмірленеді. Бұл ретте құжат "2" деген реттік нөмірмен 2-парақтан бастап нөмірленеді.";

18-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"18. Ұйым (оның ішінде филиал, өкілдік) атауы құрылтай құжаттарына сәйкес ұйымдық-құқықтық нысаны көрсетілген атауды қамтиды.

Ұйымның (оның ішінде филиалдың, өкілдіктің) қысқартылған атауы тек ол құрылтай құжаттарында бекітілген жағдайда келтіріледі және толық атауынан төмен жақша ішінде орналастырылады.

Дәрежесі тең екі және одан көп ұйым әзірлеген бірлескен құжатты ресімдеу кезінде ұйымдардың ресми атауы ұйымдар атауының әліпбилік ретпен орналастырылады.

Екі және одан да көп ұйым әзірлеген бірлескен құжатты ресiмдеу кезінде атау ұйымдар иерархиясына сәйкес орналастырылады.

Қағаз жеткізгіштегі бірлескен құжатта мөр бедерін Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрдің болуы міндетті болып табылатын ұйым қояды.";

22-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"22. Құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің индексінен, тіркеу-бақылау нысанындағы (бұдан әрі – ТБН) құжаттың реттік нөмірінен тұрады. Ұйымның қалауы бойынша тіркеу нөміріне (индекске) қосымша элементтер қосылады.

Екі және одан көп ұйым жасаған құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) құжатта авторларды көрсету тәртібінде қисық сызық арқылы қойылатын осы әрбір ұйымның тіркеу нөмірінен (индексінен) тұрады.

Құжаттың резервтік тіркеу нөмірін (индексті) қалдыруға жол берілмейді.

Электрондық құжат айналымы жүйесінде біртұтас нөмірлеуге жол беріледі.";

мынадай мазмұндағы 22-1-тармақпен толықтырылсын:

"22-1. "Электрондық өтініштер" ақпараттық талдау жүйесінде адамдардың жолданымына, хабарламасына, сұрау салуына, үн қосуы мен ұсынысына тіркеу нөмірін (индексін) беру автоматты түрде жасалады және әріптік индекстен, сондай-ақ тіркеу жылын және сегіз белгіден тұратын біртұтас нөмірді қамтитын бірегей нөмірден тұрады.

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар арасында жолданымды, хабарламаны, сұрау салуды, пікір мен ұсынысты қайта жіберу, сондай-ақ өтініш берушіге жауап жіберу кезінде құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) өзгермейді.

Өтініш берушіге жауапты ресімдеу, сондай-ақ құжатты архивке жіберу кезінде құжаттың электрондық тіркеу-бақылау карточкасында номенклатуралық істің коды автоматты түрде қойылады, ол:

ұйымдардың бірыңғай жүйесіндегі ұйымның индексін;

ұйымның құрылымдық бөлімшенің индексін;

адамдардың өтініші, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы бойынша номенклатуралық іс индексін қамтиды.".

25-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"25. Құжаттар ұйымдарға, олардың құрылымдық бөлімшелеріне, лауазымды немесе жеке тұлғалардың атына жолданады.

"Адресат" деген деректеме кіші әріптермен, қою қаріппен ресімделеді. Ұйымның, оның құрылымдық бөлімшелерінің атауы атау септігінде, құжат жіберіліп жатқан адамның лауазымы, тегі барыс септігінде жазылады.

Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде ұйымның атауы адресат лауазымының құрамына кіреді.

Құжатты жеке тұлғаға жолдаған кезде алушының есімінің инициалы мен тегі, пошталық мекенжайы көрсетіледі.

Ұйым ішінде хат алмасу кезінде лауазымды адамның есімінің инициалы мен тегін тек барыс септігінде көрсетуге жол беріледі.

Егер құжат бірнеше ұйымға жіберілетін болса, олар жалпыланып көрсетіледі.

Бір құжатта төрттен аспайтын адресат ресімделеді. Адресаттың саны көп болған кезде құжатты тарату тізімі (тізілімі) жасалады. "Адресат" деген деректемеде "Түпнұсқа" және "Көшірме" деген сөздер пайдаланылмайды.

Құжатты тұрақты емес адресатқа жіберген кезде "Адресат" деген деректеме құрамына орындаушы ресімдейтін пошталық мекенжай кіреді. Пошталық мекенжай элементтері "Пошта туралы" Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес дәйектілікпен көрсетіледі.";

27-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"27. Қағаз жеткізгіштегі құжат үшін ұйым мөрінің бедері лауазымды адамның құжаттағы қолының түпнұсқалығын куәландырады. Ұйым мөрінің бедері құжатқа қол қойған адам лауазымының атауынан кейін оның жеке қолтаңбасы көрінетіндей қойылады.

Бұл талап Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрі болуы міндетті емес ұйымдарға қолданылмайды.".

32 және 33-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"32. Құжат жобасын келісу құжатқа қолбелгімен (ішкі келісу) немесе келісу грифімен (сырттай келісу немесе ұйымның консультативтік-кеңесші және қоғамдық органдарымен келісу) ресімделеді. Электрондық құжат үшін келісу электрондық цифрлық қолтаңба арқылы жүргізіледі.

Ішкі келісу кезінде құжатқа орындаушы (жауапты орындаушы), бөлімшесінің басшысы, басқа да мүдделі лауазымды адамдар, міндеттерді бөлуге сәйкес ұйым басшысының орынбасары қолбелгі қояды.

Қолбелгі ұйымда қалатын қағаз жеткізгіштегі құжаттың данасында беткі жағында қолтаңбадан төмен қойылады. Өкімдік құжат жобаларының бірінші данасында қолбелгі қойылады. Өкімдік құжат жобаларының соңғы парағының сыртқы жағында қолбелгі қоюға жол беріледі.

Қолбелгі қолбелгі қоюшының қолын, датасын, қолтаңбаның толық жазылуын (есімінің инициалын, тегін), қолбелгі қоюшы адам лауазымының атауын қамтиды. Құжат жобасына ескертулер, ерекше пікірлер мен толықтырулар жеке парақта ресімделеді, бұл туралы құжат жобасында тиісті белгі қойылады.

Құжатты сырттай келісу кіші әріптермен келісу грифімен ресімделеді, ол құжаттың соңғы парағының сол жақ төменгі бұрышына орналастырылады және "Келісілді" деген сөзден, сондай-ақ құжат келісілетін адам лауазымының атауынан (ұйымның атауын қоса алғанда), жеке қолтаңбадан және оның толық жазылуынан (есімінің инициалы мен тегі), келісу датасынан тұрады.

Құжатты лауазымы тең екі және одан да көп адам келіскен кезде келісу грифі ұйымдардың ресми атауының әліпбилік ретімен бір деңгейде орналастырылады. Құжатты бірнеше лауазымды адам келіскен кезде келісу грифі лауазымдардың қызметтік иерархиясының төмендеуіне сәйкес орналастырылады.

Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу грифінде құжат түрі көмектес септігінде, ұйымның атауы табыс септігінде, құжаттың датасы мен нөмірі (индексі) көрсетіледі.

Құжатты бірнеше ұйыммен сырттай келісу осы Қағидаларға 5-қосымшаға сәйкес нысан бойынша келісу парағымен ресімделеді.

Құжат жобасын электрондық форматта келісу ЭҚЖ-да не ақпараттық жүйе (бұдан әрі – АЖ) арналары арқылы жүзеге асырылады.

Ұйымда ЭҚЖ болған кезде құжат жобаларын келісу құжат жобаларын келісуші ретінде белгіленген адамдарға жолдау және келісу нәтижесін ЭҚЖ-да ресімдеу арқылы автоматты режимде жүзеге асырылады.

Келісу рәсімі аяқталғаннан кейін (құжаттың қағаздағы жеткізгіштегі түпнұсқасы жасалған кезде) ЭҚЖ-дан келісу парағы басып шығарылады, құжат жобасына қоса беріледі және ұйымның басшысына (өзге де уәкілетті адамға) қол қоюға ұсынылады.

ЭҚЖ арқылы жасалатын, сақталатын және пайдаланылатын ішкі құжаттарды келісу электронды түрде ЭҚЖ-де жүргізіледі.

Қағаз жеткізгіште жасалған ішкі құжат жобаларын келісу кезінде қолбелгі тікелей құжат жобасына АЖ-да қойылады.

33. Құжатты бекіту грифі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышында орналастырылады және кіші әріптермен ресімделеді.

Құжатты нақты лауазымды адам бекіткен кезде бекіту грифі мынадай элементтерден: "Бекітемін" деген сөзден, лауазымның атауынан, қолтаңбасынан, қолтаңбасының толық жазылуынан және бекіту датасынан тұрады.

Құжатты лауазымы тең екі немесе одан көп адам бекіткен кезде бекіту грифі ұйымдар атауының әліпбилік ретінде бір деңгейде орналастырылады.

Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекітілген кезде бекіту грифі "Бекітілді" деген сөзден, көмектес септігіндегі өкімдік құжат түрінен, оның датасы мен нөмірінен тұрады.";

44-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"44. Ұйымдар арасында электрондық құжат алмасу кезінде міндетті деректемелер тізбесі және электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалану тәртібі Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексіне сәйкес "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Қазақстан Республикасының Заңын, осы Қағидаларды сақтап, мәміленің жазбаша нысанында белгіленеді.";

46 және 47-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"46. Құқықтық сипаттағы, сондай-ақ ұйым қызметінің жедел, ұйымдастырушылық, кадрлық және басқа да мәселелері бойынша құқықтық сипаттағы шешімдер осы Қағидаларға 6-7-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша бұйрықпен ресімделеді.

Бұйрық деректемелері:

1) осы Қағидалар 16, 17-тармақтарының талаптарын ескеріп, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;

2) ұйымның ресми атауы;

3) құжат түрінің атауы;

4) бұйрық датасы;

5) бұйрықтың тіркеу нөмірі;

6) бұйрық шығарылған жер;

7) мәтін тақырыбы;

8) мәтін;

9) қолтаңба;

10) бұйрықты келісу туралы белгі;

11) егер осы ұйымда Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрі болуға тиіс болса, ұйым мөрінің бедері болып табылады.

Құрылымдық бөлімшелер ұйым басшысының, оның орынбасарының тапсырмалары негізінде не бастамашылық тәртіппен бұйрық жобаларын дайындайды және енгізеді. Кадр мәселелері жөніндегі бұйрық жобаларын Қазақстан Республикасының еңбек заңнамасына сәйкес кадр қызметі дайындайды.

Бұйрық жобаларына және олардың қосымшаларына орындаушы және оның тікелей және жетекшілік ететін басшылары, сондай-ақ бұйрық жобасында жобада көрсетілген мәселелер құзыретіне жататын міндеттер мен тапсырмалар көзделген құрылымдық бөлімшенің басшылары қолбелгі қояды.

Келісу кезінде бұйрық жобасы бойынша туындайтын келіспеушілік жобаға қоса берілетін анықтамада баяндалады. Егер келісу процесінде бұйрық жобасына қағидаттық сипаттағы өзгерістер енгізілсе, онда ол пысықталады және қайта келісуден өткізіледі.

Мемлекеттік органдардың бұйрығы қазақ тілінде әзірленеді және қабылданады, қажет болған кезде мүмкіндігінше басқа тілдерге аударуды қамтамасыз етіп, олар орыс тілінде әзірленуі мүмкін. Бұйрық парақтары мен оған қосымшалар әрбір парақтың жоғарғы жағының ортасында біртұтас нөмірмен нөмірленеді.

Бұйрық күнтізбелік жыл шегінде реттік нөмірмен нөмірленеді. Негізгі қызмет, жеке құрам бойынша бұйрық тиісті журналда (дерекқорда) жеке тіркеледі. Жеке құрам бойынша бұйрықтың реттік нөміріне дефис арқылы "ж/қ" немесе "к" литері қосылады.

Бұйрықтың көшірмелері немесе олардың көбейтілген данасы растау датасын көрсетіп мөрмен (болған кезде) расталады және орындаушы жасайтын және қол қоятын тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға жіберіледі.

Бұйрықтың мәтіні екі бөліктен тұрады: түсіндірме (кіріспе) және өкімдік.

Түсіндірме (кіріспе) бөлігінде бұйрықты шығаруға негіз болған мақсаттар мен міндеттер, фактілер мен оқиғалар баяндалады. Егер бұйрық басқа құжат негізінде шығарылса, онда түсіндірме бөлігінде осы құжаттың ілік септігіндегі атауы, оның авторы, датасы, нөмірі мен тақырыбы көрсетіледі. Егер кадр мәселелері жөніндегі бұйрық персоналдың орындаушылық тәртіпті бұзғаны үшін шығарылса, онда түсіндірме бөлігінде тәртіптік теріс қылықтың нақты жазылған мазмұны, сондай-ақ жауаптылыққа тарту үшін негіз болып табылатын актілердің нормалары мен талаптары көрсетіледі. Әділет органында тіркелген нормативтік құқықтық актіге сілтеме жасалған кезде оның нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде тіркелген нөмірі қосымша көрсетіледі.

Бұйрық жобаларындағы кіріспе "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен аяқталады, ол бас әріптермен, қою қаріппен жазылады. Оны басқа жолға тасымалдауға жол берілмейді.

Өкімдік бөлік әрбір іс-қимылдың орындаушысы мен орындау мерзімін көрсетіп, тапсырылатын іс-қимылды санамалаудан тұрады. Қажет болған кезде өкімдік бөлік тармақтарға, тармақшаларға және абзацтарға бөлінеді.

Біртекті сипаттағы іс-қимыл бір тармақта санамалануы мүмкін. Орындаушылар ретінде құрылымдық бөлімшелер немесе нақты лауазымды адамдар көрсетіледі. Бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелетін бөлімше немесе лауазымды адам туралы мәлімет өкімдік бөліктің соңғы тармағында көрсетіледі.

Қызметкерді кадр мәселелері жөніндегі бұйрықпен таныстыру "құжатты келісу туралы белгі" деген деректемеден төмен немесе бұйрықтың сыртқы жағында қойылатын қызметкердің қолтаңбасымен, тегімен және инициалдарымен куәландырылады.

Егер бұйрықта қосымша болған жағдайда бұйрықтың қосымшамен толықтырылатыны туралы мәтін енгізіледі. Бұйрыққа бір қосымша болған жағдайды қоспағанда, қосымшаларға сілтеме жасау кезінде актінің мәтінінде қосымшаларды атап өту тәртібінде берілетін қосымшалар нөмірлері көрсетіледі. Қосымшаға сілтеме қосымшаның атауына сәйкес келуге тиіс. "Құжатқа қосымшаның бар болуы туралы белгі" деген деректеме бұйрық мәтінінен кейін дербес ресімделмейді.

Егер бір парақтан тұратын бұйрық ұйымның бланкісінде ресімделсе, "қолтаңбасы" деген деректемеде құжатқа қол қоятын адам лауазымының толық атауы көрсетілмейді.

Бірлескен бұйрықтарда бірлесіп қол қоятын адамдар лауазымының толық атауы, тегі мен инициалдары көрсетіледі.

47. Хаттама кеңес (отырыс, жиналыс) кезінде жазылған жазба, ұсынылған баяндау мен сөйлеген сөздер тезисі, анықтама, шешім жобалары және басқа да материалдар негізінде осы Қағидаларға 8-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жасалады.

Ұйым ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын хаттама бланкіде ресімделмейді.

Хаттама деректемелері:

1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы;

2) құжат түрінің атауы;

3) датасы;

4) хаттаманың тіркеу нөмірі;

5) хаттама шығарылған жер;

6) бекіту грифі (кейбір жағдайда);

7) хаттама тақырыбы;

8) мәтіні;

9) қолтаңбасы болып табылады.

Хаттамалар толық немесе қысқаша нысанда ресімделеді.

Хаттаманың толық мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі.

Кіріспе бөлігінде хаттаманың тақырыбынан кейін отырыс (жиналыс) төрағасы (төрағалық етуші) және хатшысы есімінің инициалы мен тегі, қатысушылардың тізімі көрсетіледі (қатысушылар саны 10 адамнан асса, қатысушылардың тізімі хаттамаға қосымшада ресімделеді).

Консультативтік-кеңесші орган отырысының хаттамасында қатысқан мүшелер тегі бойынша әліпбилік ретпен дербес санамаланады. Олардан кейін ұйымның атауы мен лауазымын көрсетіп, шақырылғандардың тегі жазылады.

Кіріспе бөлігі күн тәртібінің әрбір тармағы бойынша баяндаушыны (оның есімінің инициалын, тегін, лауазымын) көрсетіп, күн тәртібімен (маңыздылық реттілікпен көрсетілген қаралатын мәселелер тізбесімен) аяқталады. Әрбір мәселе абзацтан басылады, араб цифрымен нөмірленеді және оның атауы "туралы" деген көмекші сөзбен аяқталады. Күн тәртібі хаттамаға қосымша етіп ресімделген жағдайда хаттамада мәтін алдында "Күн тәртібі қоса беріледі" деген жазба жасалады.

Хаттаманың негізгі бөлігі күн тәртібінің тиісті тармақтарына сәйкес келетін бөлімдерден тұрады. Әрбір бөлім үш бөліктен тұрады: сол жақ жиектен бас әріптермен жазылатын "ТЫҢДАЛДЫ", "СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР", "ҚАУЛЫ ЕТТІ" ("ШЕШТІ").

Қабылданған шешім толық басылып шығарылады, қажет болған кезде дауыс беру қорытындысы көрсетіледі.

Талқылау уақытында айтылған ерекше пікірдің мазмұны хаттама мәтінінде тиісті қаулыдан (шешімнен) кейін жазылады.

"ТЫҢДАЛДЫ" деген бөлімде баяндаушы есімінің инициалы мен тегі көрсетіледі, баяндамалар мен сөйлейтін сөздердің негізгі мазмұны хаттама мәтінінде орналастырылады немесе оған қоса беріледі, соңғы жағдайда мәтінде "Сөйлейтін сөздер қоса беріледі" деген сілтеме жасалады.

"ТЫҢДАЛДЫ" деген бөлімде сөйлейтін сөздің мәтіні жазылады. Мәтіннің басында жаңа жолдан атау септігінде сөз сөйлеуші есімінің инициалы мен тегі көрсетіледі. Сөйлейтін сөздің жазбасы тегінен сызықша арқылы бөлінеді. Сөз сөйлеу жекеше түрде үшінші жақтан жазылады. Егер сөйлейтін сөздің және баяндама мәтінінің жазбасы хаттамаға қосымша түрінде ресімделсе, тегінен кейін "Сөйлейтін сөздің жазбасы қоса беріледі", "Баяндама мәтіні қоса беріледі" деген белгі көрсетіледі.

"СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР" деген бөлімде сөз сөйлеушілер есімінің инициалы, тегі, ақпаратының (баяндауының) мазмұны отырыста сөз сөйлеу реттілігімен көрсетіледі.

Баяндаушыға, сөз сөйлегендерге қойылған сұрақтар мен олардың жауаптары түсуіне қарай хаттамаланады және сол реттілікпен жазылады, бұл ретте "Сұрақ", "Жауап" деген сөздер жазылмайды, сұрақ қойған немесе жауап берген адам есімінің инициалы мен тегі көрсетіледі.

"ҚАУЛЫ ЕТТІ" ("ШЕШТІ") деген бөлімде талқыланатын мәселе бойынша қабылданған шешім көрсетіледі. Қаулы етілетін бөлікте бұйрық рай формасындағы етістік пайдаланылады.

Хаттаманың қысқаша мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлігінде күн тәртібі көрсетілмейді.

Қысқаша хаттаманың негізгі бөлігі қаралатын мәселелердің атауын және олар бойынша қабылданған шешімдерді қамтиды.

Мәселенің атауы нөмірленеді және "туралы" деген көмекші сөзбен аяқталады, жол ортасы бойынша теңестіріледі және соңғы жолдың төменгі жағынан бір сызықпен сызылады. Сызықтың астыңғы жағында осы мәселені талқылаған кезде сөз сөйлеген лауазымды адамдардың тегі көрсетіледі. Содан кейін мәселе бойынша қабылданған шешім көрсетіледі.

Хаттама тақырыбына алқаның қызмет түрі мен алқа органының ілік септігіндегі атауы көрсетіледі (мысалы: қызметкерлер жиналысы, кеңес отырысы) кіреді.

Хаттамаға төраға мен хатшы (төрағалық етуші мен жазба жүргізген адам) қол қояды. Хаттама датасы отырыс болған дата болып табылады. Егер ол бірнеше күнге жалғасса, онда сызықша арқылы отырыстың басталған және аяқталған датасы көрсетіледі.

Хаттамаға іс жүргізу жылы шегінде жиналыс, алқа отырысы, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңес және басқа да хаттаманың әрбір тобы бойынша жеке реттік нөмір беріледі. Бірлескен отырыс хаттамасында отырысқа қатысқан ұйымдар хаттамасының реттік нөмірін қамтитын құрамдас нөмір болады.

Хаттама көшірмелері немесе қабылданған шешімдер хаттамадан үзінді түрінде тарату көрсеткішіне сәйкес мүдделі ұйымдар мен лауазымды адамдарға жіберіледі. Құрылымдық бөлімше басшысы бекітетін тарату көрсеткішін мәселенің қаралуын дайындаған бөлімшенің жауапты орындаушысы жасайды және оған қол қояды. Хаттама көшірмелері мен олардан үзінділер ұйым мөрімен (бар болса) куәландырылады.";

56-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"56. Жеке және заңды тұлғалардың жолданымы, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы құқықтық статистика және арнайы есепке алу саласында өз құзыреті шегінде статистикалық қызметті жүзеге асыратын мемлекеттік орган белгілеген тәртіппен ұйымға түскен күні ТБН-да орталықтандырылып есепке алынады және жалпы құжаттардан бөлек тіркеледі.";

59-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"59. Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасының Парламентінен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінен, орталық және жергілікті мемлекеттік органдардан, жоғарғы ұйымнан, жеке және заңды тұлғалардан түскен жолданым, хабарлама, сұрау салу, үн қосу мен ұсыныс басшылықтың міндетті қарауына жатады.";

67-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"67. Тек қағаз жеткізгіште жіберілген кіріс құжат түскен кезде БҚҚ қызметі түскен құжатты және оның барлық қосымшасын форматы бір электрондық файлдағы электрондық-цифрлық нысан етіп жасайды (сканерлейді), қызметкердің электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырады.";

71-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"71. Ұйым (құрылымдық бөлімше) басшылығы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады, онда қарар мазмұны ТБН-ге және ЭТБК-ге енгізіледі, ал құжаттар орындаушыларға беріледі.

Орындалуы ведомстволық бағынысты ұйымдарға (ұйымға) және (немесе) бірнеше құрылымдық бөлімшеге жүктелген құжат ТБН-де және ЭТБК-де тиісті белгі жасалып, оларға бір уақытта көшірмелерде беріледі. Түпнұсқасы қарарда өзге белгіленбесе, қарарда бірінші болып көрсетілген орындаушыға беріледі.

Электрондық құжатты орындаушыларға беру ЭҚЖ арқылы жүзеге асырылады.

Түскен жеделхат қабылданған датасы мен уақытын қойып, қол қойғызып қабылданады, тіркеледі, содан кейін басшылықтың қарауына және орындауға беріледі.

Түскен телефонограмманың мәтінін алушы жазып алады (тереді), тіркейді және жедел түрде атына жолданған басшыға береді.

Телефонограмманы қабылдаған кезде мынадай деректемелер ресімделеді: мәтіні, жіберуші, құжат түрінің атауы, датасы, нөмірі, құжатқа қол қойған адам лауазымының атауы, есімінің инициалы мен тегі. Одан басқа телефонограмманы берген және қабылдаған адамдардың лауазымы мен тегі, қабылдау-беру сағаты мен минуты көрсетіледі.";

73-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"73. Шығыс құжатты өңдеуді БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

Шығыс құжатының барлық жобасы міндетті түрде БҚҚ қызметкерімен келісіледі, ол барлық деректеменің дұрыс ресімделуін, оның ішінде істің номенклатурасы бойынша индексін, негізгі құжатта көрсетілген қосымшалардың болуын және толық болуын тексереді. Дұрыс ресімделмеген құжат орындаушыларға қайтарылады.";

84-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"84. Құжат айналымының көлемі бір жылда 2000 құжаттан асатын ұйымдарда құжаттарды орталықтандырылмаған тіркеуге жол беріледі, бұл ретте БҚҚ қызметінде ұйым басшылығының қарауына түсетін құжаттар, ұйымның өкімдік құжаттары, жеке және заңды тұлғалардың жолданымы, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы, басшылық қолы қойған хаттар тіркеледі, құрылымдық бөлімшелерде осы құрылымдық бөлімшелерге жолданған құжаттар тіркеледі.";

86-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"86. Құжат ұйымда бір рет тіркеледі: кіріс құжаты – түскен күні, шығыс және ішкі – қол қойылған (бекітілген) күні.

Іс жүргізуде аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ мерзімді талап ететін құжат қайта тіркелмейді.

Құжат орындау (танысу) үшін бір құрылымдық бөлімшеден екіншісіне жіберілген кезде жаңа тіркеу нөмірі қойылмайды. Құжаттың соңғы парағының төменгі жағында немесе оның сыртқы жағында, сондай-ақ ТБН-де берілген датасы (қажет болған кезде – уақыты) қойылады.

Бір мәселе бойынша әртүрлі адресатқа жіберілген және күнтізбелік жыл ішінде бір ұйымға қарау үшін түскен құжат, оның ішінде жолданым, хабарлама, сұрау салу, үн қосу мен ұсыныс қиғаш сызық (бөлшек) немесе сызықша арқылы қойылатын реттік нөмірді қосып, бірінші құжаттың, жолданымның, хабарламаның, сұрау салудың, пікір білдіру мен ұсыныстың тіркеу нөмірімен есепке алынады.

Құжат, оның ішінде бір ғана адресаттан (адресаттардан) бір мәселе бойынша кемінде екі рет түскен өтініш, хабарлама, сұрау салу, үн қосу мен ұсыныс қайталама деп саналады.";

91-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"91. ТБН мынадай картотекаларды:

1) корреспонденттер бойынша;

2) құжат түрі бойынша;

3) құжаттың авторлары бойынша;

4) бақылаудағы;

5) кодтау;

6) жеке және заңды тұлғалардың жолданымы, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы бойынша;

7) ақпаратты іздеу міндеттеріне байланысты басқасын жасайды.";

мынадай мазмұндағы 97-1-тармақпен толықтырылсын:

"97-1. Архивтік құжатты реттеу кезінде сақтау мерзімі тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) электрондық құжатта электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерудің теріс нәтижесін айқындау фактісі анықталған жағдайда оларды қағаздағы түпнұсқасымен салыстырып тексеру жүзеге асырылады. Салыстырып тексеру қорытындысы бойынша қағаздағы түпнұсқасы бар құжаттың электрондық көшірмесі БҚҚ және (немесе) ведомстволық архив мәселелеріне жетекшілік ететін құрылымдық бөлімше басшысының электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылады.

Қағаздағы түпнұсқа болмаған кезде сақтау мерзімі тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) электрондық құжат тиісті белгісі бар ведомстволық архивке берілуге тиіс.";

98-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"98. ЭҚЖ аппараттық-бағдарламалық, телекоммуникациялық қамтамасыз етудің ақпараттық қауіпсіздігі Қазақстан Республикасының ақпараттық-коммуникациялық технология және ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы бірыңғай талаптар саласындағы тиісті нормативтік құқықтық актілерінде регламенттеледі.

Мемлекеттік органдар, МО КО ЭҚЖ-ның, бірыңғай көлік ортасының жұмыс істеуі, ЭҚЖ қатысушыларының тізбесі, олардың міндеттері, жауапкершілігі тапсырыс беруші ұйым, мемлекеттік органдар мен пайдаланушы ұйымдар (орындаушы ұйымдар) арасындағы ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі бірлескен жұмысты орындауға арналған шарттарға сәйкес ақпараттық қауіпсіздік талаптарын орындаумен айқындалады және жүзеге асырылады.";

101-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"101. Құжаттардың орындалуын бақылау құжатты бақылауға қоюды, орындалу барысын реттеуді, орындалған құжатты бақылаудан алуды, орындалған құжатты іске жіберуді, есепке алуды, құжаттардың орындалу барысы мен нәтижесін қорытуды және талдауды, басшылықты құжаттардың орындалуының жай-күйі туралы хабардар етуді қамтиды. Бақылауға жататын құжаттар мен жеке және заңды тұлғалар жолданымының, хабарламасының, сұрау салуының, үн қосуы мен ұсынысының орындалуы туралы мәліметтер осы Қағидаларға 16 және 17-қосымшаларға сәйкес толтырылады.

Құжаттардың орындалуын бақылау мынадай кезеңдерді қамтиды:

1) құжатты бақылауға қою;

2) құжаттың орындаушыларға уақтылы жеткізілуін тексеру;

3) орындалу барысын алдын ала тексеру және реттеу;

4) құжатты бақылаудан алу;

5) орындалған құжатты іске жіберу;

6) құжаттың орындалуын бақылау нәтижесін есепке алу, қорыту және талдау;

7) басшылықты құжаттың орындалу барысы мен нәтижесі туралы хабардар ету.".

106-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"106. Құжаттың орындалуын бақылау мәселенің мәні бойынша құрылымдық бөлімше басшыларына немесе лауазымды адамдарға жүктеледі.

Құжаттың орындалу мерзімін, жеке және заңды тұлғалардың жолданымын, хабарламасын, сұрау салуын, үн қосуы мен ұсынысын қарау мерзімін бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.";

131-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"131. Істер номенклатурасын осы Қағидаларға 26-қосымшаға сәйкес нысан бойынша БҚҚ қызметі келесі күнтізбелік жылдың алдындағы ағымдағы жылдың 10 желтоқсанынан кешіктірмей құрылымдық бөлімшелер ұсынған істер номенклатурасы негізінде жасайды.";

133-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"133. Ұйымның істер номенклатурасына БҚҚ қызметінің басшысы қол қояды, тұрақты сақтауға берілетін құжаттар ұйымның сараптау комиссиясымен (бұдан әрі – СК), мемлекеттік архивтің (жергілікті атқарушы органның) сараптау-тексеру комиссиясымен (бұдан әрі – СТК) келісіледі, содан кейін оны ұйым басшысы (ағымдағы жылдың соңынан кешіктірмей) бекітеді және ЭҚЖ-ға және ЭА АЖ-ға енгізіледі. Егер нормативтік құқықтық актілерде ұйымның функциясы мен құрылымында түбегейлі өзгерістер болмаса, істер номенклатурасы мемлекеттік архивтік мекемелермен кемінде 5 жылда бір рет келісіледі.

Ұлттық архив қорын толықтыру көзі болып табылмайтын ұйымдар істер номенклатурасын уәкілетті органның, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың жергілікті атқарушы органдарының СТК-мен немесе архивтің СК-мен келісуге бастапқы ұйымдармен бірдей ұсына алады.";

135-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"135. Істер номенклатурасы әр жылдың соңында нақтыланады, ұйымның СК-мен келісіледі, ұйым басшысы бекітеді және келесі жылғы 1 қаңтардан бастап қолданысқа енгізіледі.";

137-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"137. Филиал (өкілдік) құжаттары ұйымның істер номенклатурасына бөлім ретінде енгізіледі.

Қоғамдық бірлестіктер атауы істер номенклатурасының дербес бөлімі болып табылады. Осы бөлім ұйымның істер номенклатурасының барлық бөлімінен кейін орналасады.";

141, 142-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"141. Электрондық құжатты сақтау мерзімі және құжаттың қағаздағы түпнұсқасын ресімдеу міндеттілігі уәкілетті орган бекітетін сақтау мерзімін көрсетіп, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде белгіленеді.

Электрондық құжат, оның ішінде салынған файлдар тиісті электрондық құжатта қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбаның бір мезгілде сақталуын қамтамасыз етіп, олар қалыптастырылған, жөнелтілген немесе алынған форматта ЭҚЖ-да сақталады.

142. ЭА АЖ құжаттың электрондық көшірмелерін ретке келтірген кезде олар қағаздағы түпнұсқасына сәйкес келуге тиіс.";

155-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"155. Жыл аяқталғаннан кейін номенклатура тақырыптарын іс құжаттарының нақты құрамымен және оның мазмұнымен салыстыру (нақтылау) жүзеге асырылады. Істер номенклатурасының соңында басталған іс томдарының немесе бөліктерінің саны туралы қорытынды жазба жазылады.

Басталған іс томдарының немесе бөліктерінің саны туралы қорытынды жазба ол болса ЭА АЖ-ға енгізіледі.";

158-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"158. Істі қалыптастыру кезінде мынадай талаптар сақталады:

1) іске тек орындалған, мазмұны істер номенклатурасы бойынша істің тақырыбына сәйкес келетін, дұрыс ресiмделген құжаттар орналастырылады;

2) бір мәселенің шешіміне қатысты барлық құжат іске бірге орналастырылады.

Құжатқа қосымшалар оларды бекіту немесе жасау датасына қарамастан, тиесілі құжатқа қосылады.

Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларға жеке том жасалады, ол туралы құжатқа белгі жасалады;

3) құжаттың қазақ, орыс және басқа тілдердегі нұсқасы бірге топтастырылады;

4) іске бір күнтізбелік жылдың құжаттары топтастырылады, оған өтпелі істер, сот істері, адамның ұйымдағы жұмысының барлық кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істер, сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының, шақырылым кезеңінде топтастырылған депутаттық топтардың құжаттары, оқу жылы ішінде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары, театр маусымында сахналық қызметті сипаттайтын театрлардың құжаттары, сырқаттану тарихы кірмейді;

5) сақтау мерзімі тұрақты және уақытша құжаттар, сондай-ақ ғылыми-зерттеу құжаттамасының қорытынды, кезеңдік және аралық есептері, конструкторлық және технологиялық құжаттаманың орнатылған сериялық өндірісіне тәжірибелік үлгілер, тәжірибелік сериялар, орнату сериялары, жобалау-сметалық құжаттаманың түрлі жобалау сатылары және оның жекелеген бөліктері, өнертабыстар, пайдалы модельдер, өнеркәсіптік үлгілер, патенттік-лицензиялық құжаттаманың әрбір түрі бойынша қорғау құжатын беруге арналған өтінімдер істерге бөлек топтастырылады;

6) жеделхат, факсограмма көшірмелері, телефонограмма іске істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылады;

7) қайтарылуға тиіс құжаттар, шимай жазбалар мен артық даналар іске тігілмейді;

8) көлемі бойынша сақтау мерзімі тұрақты іс 180 парақтан аспауға тиіс;

9) істе бірнеше том (бөлік) болса, істің нөмірі (индексі) мен тақырыбы томдардың (бөліктердің) нөмірін қосу арқылы әрбір томға қойылады және соңғы томға (бөлікке) "соңғы" деген сөз қосылады.

Электрондық іс томдарға (бөлімдерге) бөлінбейді. Барлық электрондық құжат көлеміне қарамастан, бір электрондық іске қосылады.";

170 және 171-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"170. Жеке және заңды тұлғалардың жолданымы, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы іске мәселелер, ұйым қызметінің бағыттары немесе әкімшілік-аумақтық бірлік бойынша қалыптастырылады. Жолданым, хабарлама, сұрау салу, үн қосу мен ұсыныс көлемі аз болған кезде істерді өтініш, хабарлама, сұрау салу, үн қосу мен ұсыныс авторларының тегі бойынша әліпбилік ретпен қалыптастыруға жол беріледі.

171. Электрондық құжаттар мен дерекқор ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек, олар жасалған ақпараттық жүйеде электрондық істе қалыптастырылады. Электрондық деректер базасы жеке істерге қалыптастырылады, істер атауы деректер базасының атауына сәйкес келеді.";

178-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"178. Парақтарды нөмірлеу аяқталғаннан кейін куәландыру жазбасы жазылады, оған қойылған қолдың толық жазылуын, лауазымы мен жасалған датасын көрсетіп, жасаған адам қол қояды.

Егер сақтау бірлігі мәтіндік және графикалық құжаттардан тұрса, онда куәландыру жазбасында мәтіндік және графикалық құжаттамасы бар парақтар саны бөлек көрсетіледі.

Істің құрамы мен жай-күйі туралы кейінгі барлық өзгерістер (құжаттың бүлінуі, алынуы) туралы белгі тиісті актіге сілтеме жасалып, куәландыру парағына қойылады.

Істегі парақ саны қорытынды жазбаға сәйкес істің мұқабасына қойылады.";

183-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"183. Есепке алу осы құжаттаманың (аса құнды, жеке істер, бұйрықтар, хаттамалар және басқа) ерекшелігінен туындайтын белгілі бір санаттағы тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттарды есепке алу үшін құжаттардың ішкі тізімдемесі жасалады.

Іс құжаттарының ішкі тізімдемесі, егер тақырыбы құжаттың нақты мазмұнын ашпайтын құжат түрі бойынша қалыптастырылса, тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істерге де жасалады.

Сызбалардан немесе бірнеше мәтіндік және графикалық құжаттардан тұратын сақтау бірлігінің ішкі тізімдемесінде барлық құжаттардың реттік нөмірі, белгісі (индекс, шифр), атауы, нөмірі және парақ форматы көрсетіліп тізімделеді. Егер сызба бірнеше парақтан тұрса, онда оның атауы мен парақ саны көрсетіледі. Егер сақтау бірлігі мәтіндік және графикалық құжаттардан тұрса, онда әрбір мәтіндік құжаттың тақырыбы көрсетіледі, содан кейін сызбалар сипатталады.";

мынадай мазмұндағы 186-1-тармақпен толықтырылсын:

"186-1. Сақтау мерзімі өткен электрондық құжат жалпы негізде жоюға бөліп алынуға тиіс, одан кейін оларды физикалық жою немесе бағдарламалық-техникалық құралдармен жою электрондық құжатты жоюға бөлу туралы актіде тиісті белгі қойылып жүргізіледі.

Егер электрондық құжатты ақпарат жеткізгіштегі және резервтік көшірмедегі ақпараттық жүйе құралдарымен қалпына келтіру мүмкін болмаса, олар жойылды деп саналады.";

191-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"191. Істерді ұйымдарға уақытша пайдалануға беру жазбаша өтініш негізінде және тек ұйым басшысының рұқсатымен жүргізіледі. Істерді ұйымның басқа бөлімшелеріне беру тек құрылымдық бөлімше басшысының рұқсатымен, ал құрылымдық бөлімше ішінде қолхатпен беріледі.

Берілген іске істің орнын ауыстыратын карта жүргізіледі. Онда құрылымдық бөлімше, істің индексі, берілген датасы, істің кімге берілгені, оның қайтарылған датасы көрсетіледі, істі алғаны мен қабылдағаны үшін қол қою бағандары көзделеді.

ЭҚЖ дерекқорында жедел сақтаудағы электрондық құжат пайдалану үшін электрондық құжаттың қағаз көшірмесі, электрондық жеткізгіштегі құжаттың электрондық көшірмесі түрінде беріледі не құжатты сұратушы қызметкердің электрондық мекенжайы бойынша жіберіледі. Электрондық істер (құжаттар) қайтарылмайды.

мынадай мазмұндағы 205, 206, 207, 208, 209, 210, 211, 212, 213, 214, 215, 216-тармақтармен толықтырылсын:

"205. Құжатты электрондық іс құрамында ұйымның архивіне электрондық форматта беруді құрылымдық бөлімшелердің іс жүргізуге жауапты қызметкерлері жүзеге асырады және ЭҚЖ құралдарымен және болса, ЭА АЖ арналарымен қамтамасыз етіледі.

206. Ұйым архивін тапсыруға іріктелген электрондық құжаттарды дайындау кезінде құжаттармен жұмыс істеудің мынадай негізгі рәсімдері орындалады:

егер электрондық құжат өзге форматта жасалған немесе жүйеге енгізілген болса, мәтіндік электрондық құжатты PDF/A-1 архивтік сақтау форматына ауыстыру;

электрондық құжаттың метадеректерін, электрондық қолтаңба файлдарын және PDF/A форматындағы мәтіндік электрондық құжаттың көрнекі көшірмесін қамтитын электрондық істі ұйымдастырудың ақпараттық жүйесінде қалыптастыру;

құрылымдық бөлімшенің электрондық істер, құжаттар тізімдемесін қалыптастыру;

егер құжат ұйымның архивіне ақпараттық-коммуникациялық арналар арқылы берілмесе, электрондық құжатты физикалық оқшауланған материалдық жеткізгішке көшіру;

электрондық құжаттың жаңғыртылуын тексеру;

электрондық құжатты зиянды компьютерлік бағдарламалардың болуы тұрғысынан тексеру;

электрондық істің тұтастығын электрондық құжатты ұйым архивіне тапсыруға дайындауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімше басшысының (өзге уәкілетті адамның) электрондық қолтаңбасымен растау.

207. Электрондық форматтағы құжат ұйым архивіне метадеректерімен бірге беріледі.

Тұрақты сақталатын электрондық істі беру ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің тұрақты сақталатын электрондық ісінің тізімдемесі бойынша, ал уақытша (10 жылдан астам) сақтаудағы электрондық істі ұйым архивіне қабылдау осы Қағидаларға 30-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жасалған уақытша (10 жылдан астам) сақтаудағы электрондық істер тізімдемесі бойынша жүргізіледі.

Қажет болған жағдайда электрондық істер тізімдемесінің қағаздағы данасы жасалуы мүмкін.

Ұйымның құрылымдық бөлімдерінің электрондық істер тізімдемесі жеке кілтті қолданып, электрондық цифрлық қолтаңба қою арқылы бекітіледі, оның иесі ұйым немесе ұйым құрылымдық бөлімшесінің басшысы болып табылады.

Ұйым архивіне электрондық істі қабылдау кестесін 31-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым архивінің басшысы (ұйым архивіне жауапты адам) жасайды және оны ұйым басшысы бекітеді.

208. Электрондық істің құрамына әрбір электрондық құжатқа берілген метадеректер енгізіледі.

Электрондық істі ұйым архивіне тапсыруға дайындау кезінде құрылымдық бөлімшенің қызметкері ЭҚЖ құралдарымен осы Қағидаларға 32-қосымшаға сәйкес нысан бойынша электрондық істің электрондық түріндегі құжаттың ішкі тізімдемесін (бұдан әрі-ішкі тізімдеме), сондай-ақ осы Қағидаларға 33-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым БҚҚ қызметінің электрондық құжаты мен ісін қабылдау-тапсыру актісі бойынша жасайды.

Ішкі тізімдеме электрондық істің құрамына иесі ұйым немесе ішкі тізімдемені жасаған ұйым құрылымдық бөлімшесінің қызметкері болып табылатын жеке кілтті қолданып, электрондық цифрлық қолтаңбамен қол қойылған дербес электрондық құжат ретінде енгізіледі.

209. Электрондық істер ұйым архивіне тапсыруға дайындық кезінде әрбір электрондық құжаттың метадеректері (біріншісінен басқа) алдыңғы электрондық құжаттың бақылау сипаттамасын және оның метадерегін (бір бағытты байланысқан тізімді) қамтитындай етіп қалыптастырылады.

210. Электрондық істерді жіберу және қабылдау цифрлық байланыс арнасы арқылы немесе электрондық жеткізгіштедегі ақпараттық пакет құрамында жүзеге асырылады, оның форматы электрондық құжат айналымы жүйесімен ұйым архивінің ақпараттық жүйесі арасындағы ақпараттық өзара іс-қимыл регламентінде айқындалады.

Тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақталатын электрондық істер тізімдемесінде:

электрондық істерді ұйымның архивіне беретін ұйым құрылымдық бөлімшесінің қызметкері туралы мәліметтер (лауазымның атауы, инициалдары, тегі);

электрондық істерді ұйым архивіне қабылдайтын ұйым архивінің қызметкері туралы мәліметтер (лауазымның атауы, инициалдары, тегі) қосымша көрсетіледі.

211. Ақпараттық пакетте мынадай электрондық іс деңгейіндегі метадеректер қамтылады:

құрылымдық бөлімдердің электрондық істер тізімдемесіндегі электрондық істің реттік нөмірі;

электрондық істің индексі;

электрондық істің тақырыбы;

электрондық істің электрондық түрдегі құжатты қабылдау мерзімі;

электрондық істің электрондық түрдегі құжат саны; электрондық істің электрондық түрдегі құжат көлемі;

электрондық істің электрондық түрдегі құжат тілі (тілдері).

Электрондық құжат деңгейіндегі метадеректердің тұтастығы ішкі тізімдемеде көрсетілген деректердің толық құрамымен расталады.

212. Ақпараттық пакетте уақытша (10 жылдан астам) және тұрақты сақталатын электрондық құжат деңгейіндегі мынадай метадеректер қамтылады:

электрондық құжат түрінің атауы (бұйрық, хат, смета және т.б.);

электрондық құжаттың тақырыбы;

электрондық құжаттың датасы;

электрондық құжатқа қол жеткізу құқығы (қол жеткізу барлығына рұқсат етілген; қол жеткізуді қор жасаушы белгілейді);

қол жеткізу құқығын шешу күні (ол болса);

электрондық құжаттың тіркеу индексі;

электрондық құжат тілі;

электрондық құжаттың авторы туралы деректер (орындаушы лауазымының атауы, электрондық құжатты дайындаған ұйымның атауы);

құжаттың электрондық файлдары туралы мәліметтер (атауы, көлемі, бақылау сипаттамасы);

бақылау сипаттамасын әзірлеу алгоритмі (хэштау алгоритмі – хэш-функцияның мәнін есептеудің криптографиялық алгоритмі) (алгоритмнің белгіленуі, техникалық нормативтік құқықтық актіге сілтеме) туралы мәліметтер.

Электрондық құжат деңгейіндегі метадеректердің тұтастығы ішкі тізімдемеде көрсетілген барлық құжат үшін ортақ бақылау сипаттамасымен расталады.

213. Қажет болған кезде құжат деңгейінде электрондық құжатты сипаттау үшін электрондық құжатты жасау мен көшірмелеу ерекшелігін сипаттайтын қосымша метадеректер пайдаланылады:

жалпы басқару мәнмәтінін құрайтын басқа да құжатқа сілтеме;

электрондық құжат жасалған ақпараттық технология (бағдарламалық өнім нұсқасы) туралы мәліметтер;

құжатты электрондық жаңғырту үшін қажетті техникалық және бағдарламалық құралдар туралы мәліметтер;

құжатты электрондық қорғау туралы мәліметтер.

214. Электрондық істі электрондық жеткізгіште беру кезінде метадеректер құрамына электрондық жеткізгіш (электрондық жеткізгіш типі, түрі) және электрондық іс пен құжаттың осы электрондық жеткізгіште орналастырылуы туралы деректер енгізіледі.

215. Электрондық құжат үшін метадеректер құрамына электрондық құжат айналымы жүйесі мен ұйым архивінің ақпараттық жүйесі арасындағы ақпараттық өзара іс-қимыл регламентімен айқындалатын электрондық цифрлық қолтаңба құралдары туралы мәліметтер қосымша енгізіледі.

216. Ақпараттық ресурстың архивтік көшірмесін білдіретін электрондық құжаттың метадеректер құрамы мыналарды қосымша қамтиды:

ақпараттық ресурс атауы;

ақпараттық ресурс түрі;

ақпараттық ресурсты пайдаланудың соңғы датасы;

ақпараттық ресурсты тіркеу туралы деректер;

ақпараттық ресурстың орналасқан интернет-мекенжайы (ғаламдық Интернет желісінде орналастырылған ақпараттық ресурс үшін);

Қазақстан Республикасының дербес деректерді қорғау туралы заңнамасына сәйкес ақпараттық ресурстың меншік иесі туралы мәліметтер;

ақпараттық ресурс иесі туралы мәліметтер.";

осы қаулыға 1, 2, 3, 4-қосымшаларға сәйкес 30, 31, 32, 33-қосымшалармен толықтырылсын.

2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының
Премьер-Министрі

Ә. Смайылов

	Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2022 жылғы 31 тамыздағы № 630 қаулысына 1-қосымша
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 30-қосымша

Нысан

	Бекітемін
	___________________________ (ұйым атауы)
	___________________________

(ұйымның құрылымдық бөлімшесі

басшысы лауазымының атауы)

____________________________

(ұйымның құрылымдық

бөлімшесінің атауы)

___________________________

(инициалдары, тегі)

__________________

(датасы)

Электрондық іс

Тізімдемесі

№ _______________

_________ жылдағы

____________________________

(іс санатының атауы)

Р/с №№	Электрондық іс индексі	Бөлік атауы, электрондық істің тақырыбы	Электрондық істің соңғы датасы	Электрондық істегі құжаттар саны	Электрондық істегі электрондық құжат көлемі	Электрондық істі сақтау мерзімі*	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

Аталған тізімдемеге № ___ – №___ ____________________ электрондық іс енгізілді

_________________________

________________ (тізімдемені жасаушы лауазымының атауы, тегі және инициалдары)

_______________ (датасы)

Келісілді**

СК отырысының хаттамасы

________________________________ (құрылымдық бөлімше атауы)

____________ № ____________

___________________________________ электрондық істі тапсырды.

________________________________

(электрондық істі тапсырған жұмыскер

лауазымының атауы, тегі және инициалдары)

_________________ (датасы)

___________________________ электрондық істі қабылдады.

______________________________

(электрондық істерді қабылдаған ұйым архив

қызметкері лауазымының атауы, тегі және инициалдары)

____________________ (датасы)

______________________________

* Тұрақты сақталатын істер тізімдемесінде 7-баған ресімделмейді.

** Құрылымдық бөлімшенің СК болған кезде толтырылады.

	Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2022 жылғы 31 тамыздағы № 630 қаулысына 2-қосымша
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 31-қосымша

Нысан

Бекітемін

________________________________

(ұйым атауы)

________________________________

(ұйым басшысы лауазымының атауы)

(инициалдары, тегі)

____________________

________________________________

(датасы)

______________ № ______________

_______________________________

(жасалған орны)

Ұйым архивіне электрондық істі қабылдау КЕСТЕСІ

_____________жылы

Р/с №	Архивті толықтыру көзі – ұйымның және (немесе) ұйым құрылымдық бөлімшесінің атауы	Қабылдау мерзімі	Ұйым архивіне электрондық істі тапсыруға жауапты адам лауазымының атауы, инициалдары, тегі)	Ескертпе
1	2	3	4	5

_____________________________________

(ұйым архивінің басшысы

(ұйым архивіне жауапты адам)

лауазым атауы, тегі және инициалдары)

___________________

(датасы)

	Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2022 жылғы 31 тамыздағы № 630 қаулысына 3-қосымша
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 32-қосымша

Нысан

№ _________ электрондық істің электрондық түрдегі құжаттарының ішкі тізімдемесі

Р/с №	Электрондық түрдегі құжаттың датасы	Электрондық түрдегі құжаттың тақырыбы	Сақтау объектілерінің (файлдар) саны	Сақтау объектілерінің жалпы көлемі (байтта)	Жалпы бақылау сипаттамасы	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Барлығы: ____________________ электрондық түрдегі құжат,

____________________ сақтау объектілері.

Электрондық істі сақтау объектілерінің жалпы көлемі

(электрондық істің электрондық түрдегі
құжаттарының ішкі тізімдемесін жасаған
адам лауазымының атауы)

(инициалдары, тегі)
(датасы)

	Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2022 жылғы 31 тамыздағы № 630 қаулысына 4-қосымша
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 33-қосымша

Нысан

Ұйымды БҚҚ қызметінің электрондық құжаттары мен істерін қабылдау-тапсыру актісі

      Ұйымның ресми атауы Бекітемін
      Ұйым басшысы лауазымының атауы
      ________________ Қолтаңбаның
      (Жеке қолы) толық жазылуы
      Датасы

№ АКТ

Электрондық құжаттарды

қабылдау-тапсыру туралы

__________ жылдардағы электрондық құжаттар мен оларға тіркеу карточкасын ______________________ тапсырды, ал _______________________ қабылдады: (тегі мен инициалдары) (тегі мен инициалдары)

Р/с №	Электрондық құжаттар индексі	Электрондық құжаттар саны	Файлдар саны	ЭЦҚ мәртебесі		Электрондық файл жадының көлемі	Сақтау мерзімі
				Бар	Жоқ
1	2	3	4	5		6	7

Барлығы қабылданды:

1) ___________________________ электрондық құжат.

(цифрмен және жазбаша)

Электрондық құжаттардың жай-күйі_________________________________

________________________________________________________________

(жай-күйдің жалпы сипаттамасы)

Тапсырды ________________________________________
(электронды цифрлық қолтаңба) немесе (қолы)

Қабылдады ________________________________________
(электронды цифрлық қолтаңба) немесе (қолы)

Сноска. Утратило силу постановлением Правительства РК от 11.09.2023 № 780 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести в постановление Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 "Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях" следующие изменения и дополнения:

преамбулу изложить в следующей редакции:

"В соответствии с подпунктом 1) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:";

в Правилах документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных указанным постановлением:

пункты 4 и 5 изложить в следующей редакции:

"4. Действие Правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.

Работы по созданию закрытых ключей электронной цифровой подписи (порядок выработки, регистрации, выдачи, хранения, уничтожения) для юридических лиц, государственных органов или должностных лиц, порядок обеспечения режима секретности и сохранности электронных документов и закрытых ключей электронной цифровой подписи, содержащих сведения, составляющие государственные секреты, определяются нормативными правовыми актами в области защиты государственных секретов.

Порядок работы государственных органов с электронными документами ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования" определяется постановлениями Правительства Республики Казахстан от 14 сентября 2004 года № 965 "О некоторых мерах по обеспечению информационной безопасности в Республике Казахстан" и от 24 июня 2022 года № 429 "Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней".

Особенности документирования, управления документацией и использования системы электронного документооборота в специальных государственных органах определяются их руководителями.

5. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

1) абзац – часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с заглавной буквы (абзацы заканчиваются точкой с запятой (кроме первого и последнего абзацев части);

2) средство криптографической защиты информации (далее – СКЗИ) – программное обеспечение или аппаратно-программный комплекс, реализующие алгоритмы криптографических преобразований, генерацию, формирование, распределение или управление ключами шифрования;

3) носитель ключевой информации – специализированный носитель, в котором для защиты хранящихся закрытых ключей электронной цифровой подписи используются СКЗИ, имеющие сертификат соответствия требованиям национального стандарта Республики Казахстан 1073-2007 "Средства криптографической защиты информации. Общие технические требования" (3 уровень);

4) удостоверяющий центр государственных органов Республики Казахстан (далее – УЦ ГО) – удостоверяющий центр, обслуживающий государственные органы, должностных лиц государственных органов в информационных системах и иных государственных информационных ресурсах государственных органов Республики Казахстан;

5) национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан – удостоверяющий центр, предоставляющий средства электронной цифровой подписи и регистрационные свидетельства физическим или юридическим лицам для формирования электронных документов в государственных и негосударственных информационных системах;

6) отпуск документа (письма) – экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации-автора;

7) электронная копия документа – документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме;

8) нормативно-справочная информация – информация (классификаторы, справочники, перечни и другие), основанная на нормативных документах и используемая для определения различных характеристик документа;

9) владелец регистрационного свидетельства – физическое или юридическое лицо, на имя которого выдано регистрационное свидетельство, правомерно владеющее закрытым ключом, соответствующим открытому ключу, указанному в регистрационном свидетельстве;

10) электронные информационные ресурсы – информация в электронно-цифровой форме, содержащаяся на электронном носителе и в объектах информатизации;

11) защита объектов информатизации – реализация комплекса правовых, организационных и технических мероприятий, направленных на сохранность объектов информатизации, предотвращение неправомерного и (или) непреднамеренного доступа и (или) воздействия на них;

12) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;

13) электронный документооборот – обмен электронными документами между государственными органами, физическими и юридическими лицами;

14) система электронного документооборота – система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируются Законом Республики Казахстан "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан (далее – СЭД);

15) участник СЭД – физическое или юридическое лицо, государственный орган или должностное лицо, участвующие в процессах сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и распространения электронных документов;

16) бумажная копия электронного документа – документ на бумажном носителе, полученный посредством вывода информации (данных реквизитов) из электронного подлинника, имеющий полностью воспроизводящую информацию подлинного электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, и все его реквизиты или часть их, и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа;

17) подлинник электронного документа – документ, удостоверенный (подписанный) электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, сформированный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника;

18) электронная регистрационная контрольная карточка – электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты;

19) формат электронного документа – структура содержательной части электронного сообщения, на основе которого сформирован электронный документ;

20) средства электронной цифровой подписи – совокупность программных и технических средств, используемых для создания и проверки подлинности электронной цифровой подписи;

21) метаданные – структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа;

22) электронный носитель – материальный носитель, предназначенный для хранения информации в электронной форме, а также записи или ее воспроизведения с помощью технических средств;

23) электронное дело – самостоятельная единица хранения электронных документов и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации;

24) информационный пакет электронных документов (дел) – информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;

25) бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

26) информационная система электронного архива (далее – ИС ЭА) – организационно упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующих определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенных для решения конкретных функциональных задач в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.";

пункты 7 и 8 изложить в следующей редакции:

"7. Документы на бумажном носителе составляются на белых чистых листах бумаги форматов А4 (210 х 297 миллиметров (далее – мм), А5 (148 х 210 мм) и имеют поля не менее:

1) левое поле – 20 мм;

2) правое поле – 10 мм;

3) верхнее поле –10 мм;

4) нижнее поле – 10 мм.

Для двустороннего печатания оборотная сторона листа документа:

1) левое поле – 10 мм;

2) правое поле – 20 мм;

3) верхнее поле – 10 мм;

4) нижнее поле – 10 мм.

Аналогично составляются документы в электронном формате.

8. При оформлении документа на бумажном носителе используются бланки документов. Реквизиты на бланках документов располагаются в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к настоящим Правилам. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Электронные шаблоны бланков документов защищены от несанкционированных изменений.";

пункты 10 и 11 изложить в следующей редакции:

"10. Бланки документов на бумажном носителе изготавливаются типографским способом с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся в электронном формате непосредственно при составлении документа.

11. Бумажные бланки документов государственных организаций с изображением Государственного Герба Республики Казахстан подлежат учету, для чего в правом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляются его номер, а при необходимости серия. Электронные бланки учету не подлежат.";

пункты 13, 14 и 15 изложить в следующей редакции:

"13. Документы на бумажном носителе составляются с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу без использования бланка организации либо при обязательном оформлении следующих реквизитов:

1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу;

2) наименование вида документа, за исключением письма;

3) дата документа;

4) регистрационный номер (индекс) документа;

5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;

6) оттиск печати организации, если данное юридическое лицо в соответствии с законодательством Республики Казахстан должно иметь печать.

14. Внутренние документы на бумажном носителе, за исключением распорядительных, составляются на белых листах бумаги.

15. Не допускается оформление на одном бланке документа на двух и более языках.

Документ на казахском языке и создаваемый аутентичный документ на русском или ином языке, а также на двух и более языках печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.

Документы на разных языках должны быть аутентичны друг другу, которым присваиваются единые исходящие реквизиты.

Листы документов на бумажном носителе (бланков и приложений к ним) нумеруются сквозной нумерацией в верхней части листа по центру. При этом нумерация проставляется со 2 листа с порядкового номера "2".";

пункт 18 изложить в следующей редакции:

"18. Наименование организации (в том числе филиала, представительства) включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационно-правовую форму.

Сокращенное наименование организации (в том числе филиала, представительства) приводится в том случае, когда оно закреплено в учредительных документах и размещается в скобках ниже полного наименования.

При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, наименования организаций располагаются в алфавитном порядке наименований организаций.

При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, наименования располагаются в соответствии с иерархией организаций.

На совместном документе на бумажном носителе оттиски печатей ставятся организациями, для которых в соответствии с законодательством Республики Казахстан обязательно наличие печати.";

пункт 22 изложить в следующей редакции:

"22. Регистрационный номер (индекс) документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел организации, порядкового номера документа в регистрационно-контрольной форме (далее – РКФ). По усмотрению организации в регистрационный номер (индекс) включаются дополнительные элементы.

Регистрационный номер (индекс) документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационного номера (индекса) каждой из этих организаций, проставляемого через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Не допускается оставление резервных регистрационных номеров (индексов) документов.

В системе электронного документооборота допускается ведение сквозной нумерации.";

дополнить пунктом 22-1 следующего содержания:

"22-1. В информационной аналитической системе "Электронные обращения" присвоение регистрационного номера (индекса) обращениям, сообщениям, запросам, откликам и предложениям лиц генерируется автоматически и состоит из буквенного индекса, а также уникального номера, включающего год регистрации и сквозной порядковый номер из восьми знаков.

При перенаправлении обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений между государственными и негосударственными организациями, а также направлении ответа заявителю регистрационный номер (индекс) документа не меняется.

При оформлении ответа заявителю, а также списании документа в архив в электронной регистрационной контрольной карточке документа автоматически формируется код номенклатурного дела, включающий:

индекс организации в единой системе организаций;

индекс структурного подразделения организации;

индекс номенклатурного дела по обращениям, сообщениям, запросам, откликам и предложениям лиц.";

пункт 25 изложить в следующей редакции:

"25. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Реквизит "Адресат" оформляется строчными буквами, полужирным шрифтом. Наименование организации, ее структурного подразделения пишется в именительном падеже, должность, фамилия лица, которому адресован документ, – в дательном падеже.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

При адресовании документа физическому лицу указываются инициал имени и фамилия получателя, его почтовый адрес.

При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только инициала имени и фамилии должностного лица.

Если документ адресуется в несколько организаций, они указываются обобщенно.

На одном документе оформляется не более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа. Слова "Оригинал" и "Копия" в реквизите "Адресат" не используются.

При направлении документа непостоянным адресатам в состав реквизита "Адресат" включается почтовый адрес, который оформляется исполнителем. Элементы почтового адреса указываются в последовательности в соответствии с Законом Республики Казахстан "О почте".";

пункт 27 изложить в следующей редакции:

"27. Для документов на бумажном носителе оттиск печати организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати организации проставляется после наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая его личную подпись.

Данное требование не применяется к организациям, которые в соответствии с законодательством Республики Казахстан не обязаны иметь печать.";

пункты 32 и 33 изложить в следующей редакции:

"32. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование или согласование с консультативно-совещательными и общественными органами организации). Для электронного документа согласование происходит посредством электронной цифровой подписи.

При внутреннем согласовании документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем его подразделения, другими заинтересованными должностными лицами, заместителем руководителя организации согласно распределению обязанностей.

Визы проставляются на экземплярах документов на бумажном носителе, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи. Проекты распорядительных документов визируются на первом экземпляре. Допускается визирование проектов распорядительных документов на оборотной стороне последнего листа.

Виза включает в себя подпись визирующего, дату, расшифровку подписи (инициал имени, фамилию), наименование должности визирующего. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, о чем в проекте документа ставится соответствующая отметка.

Внешнее согласование документа оформляется строчными буквами грифом согласования, который располагается в левом нижнем углу последнего листа документа и состоит из слова "Согласовано", ("Согласован"), а также наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи и ее расшифровки (инициал имени и фамилия), даты согласования.

При согласовании документа двумя и более лицами равных должностей грифы согласования располагаются на одном уровне в алфавитном порядке официальных наименований организаций. При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, то в грифе согласования указываются вид документа в творительном падеже, наименование организации в родительном падеже, дата и номер (индекс) документа.

Внешнее согласование документа с несколькими организациями оформляется листом согласования по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

Согласование проекта документа в электронном формате осуществляется в СЭД либо по каналам информационных систем (далее – ИС).

При наличии в организации СЭД согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.

После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному лицу).

Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляются посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа – ИС.

33. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа и оформляется строчными буквами.

При утверждении документа конкретным должностным лицом гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово "Утверждаю", наименование должности, подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.

При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей грифы утверждения располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" ("Утверждена", "Утверждено", "Утверждены"), вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.";

пункт 44 изложить в следующей редакции:

"44. При обмене электронными документами между организациями перечень обязательных реквизитов и порядок использования электронной цифровой подписи электронного документа устанавливаются письменными формами сделок в соответствии с Гражданским кодексом Республики Казахстан, соблюдением норм Закона Республики Казахстан "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", настоящими Правилами.";

пункты 46 и 47 изложить в следующей редакции:

"46. Приказами оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации по формам согласно приложениям 6-7 к настоящим Правилам.

Реквизитами приказа являются:

1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 настоящих Правил;

2) официальное наименование организации;

3) наименование вида документа;

4) дата приказа;

5) регистрационный номер приказа;

6) место издания приказа;

7) заголовок к тексту;

8) текст;

9) подпись;

10) отметка о согласовании приказа;

11) оттиск печати организации, если данная организация в соответствии с законодательством Республики Казахстан должна иметь печать.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и его непосредственными и курирующими руководителями, а также руководителями структурных подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются задания и поручения, компетенцию которых затрагивают вопросы, указанные в проекте.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.

Приказы государственных органов разрабатываются и принимаются на казахском языке, при необходимости, их разработка может вестись на русском языке с обеспечением по возможности перевода на другие языки. Листы приказов и приложений к ним нумеруются сквозной нумерацией в верхней части каждого листа по центру.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры "л/с" или "к".

Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью (при наличии) с указанием даты заверения и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Если приказ по кадровым вопросам издается за нарушение исполнительской дисциплины персонала, то в констатирующей части указываются четко изложенное содержание дисциплинарного проступка, а также нормы и требования актов, которые являются основаниями для привлечения к ответственности. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое пишется прописными буквами, полужирным шрифтом. Не допускается его перенос на другую строку.

Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При необходимости распорядительная часть делится на пункты, подпункты и абзацы.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, указываются в последнем пункте распорядительной части.

Ознакомление работников с приказами по кадровым вопросам удостоверяется подписью, фамилией и инициалами работников, проставляемыми ниже реквизита "отметка о согласовании документа" или на оборотной стороне приказа.

В случае, если приказ дополняется приложением, то вносится текст о дополнении приказа приложением. При ссылке на приложения указываются номера приложений, присваиваемые в порядке упоминания приложений в тексте акта, за исключением случаев, когда к приказу имеется одно приложение. Ссылка на приложение должна соответствовать названию самого приложения. Реквизит "отметка о наличии приложения к документу" после текста приказа самостоятельно не оформляется.

Если приказ, состоящий из одного листа, оформляется на бланке организации, в реквизите "подпись" не указывается полное наименование должности лица, подписывающего документ.

В совместных приказах указываются полное наименование должностей, фамилия и инициалы совместно подписывающих лиц.

47. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания, собрания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.

Протокол, составленный внутри организации и не выходящий за ее пределы, оформляется не на бланке.

Реквизитами протокола являются:

1) официальное наименование организации и (или) структурного подразделения;

2) наименование вида документа;

3) дата;

4) регистрационный номер протокола;

5) место издания протокола;

6) гриф утверждения (в некоторых случаях);

7) заголовок протокола;

8) текст;

9) подпись.

Протоколы оформляются в полной или краткой форме.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части после заголовка протокола указываются: инициалы имен и фамилии председателя (председательствующего), секретаря заседания (собрания), список присутствовавших (если количество присутствовавших превышает 10 человек, список присутствовавших оформляется в приложении к протоколу).

В протоколе заседания консультативно-совещательного органа присутствовавшие члены перечисляются персонально по фамилиям в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности и наименования организации.

Вводная часть заканчивается повесткой дня (перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости) с указанием докладчика (инициал его имени, фамилия, должность) по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос печатается с абзаца, нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). В случае оформления повестки дня приложением к протоколу, в протоколе перед текстом производится запись "Повестка дня прилагается".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ"), которые печатаются от левого поля прописными буквами.

Принятое решение печатается полностью при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся инициал имени и фамилия докладчика, основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте оформляется сноска "Текст выступления прилагается".

В разделе "СЛУШАЛИ" излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указываются инициал имени и фамилия выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Если запись выступления или текст доклада оформляются в виде приложения к протоколу, после фамилии указываются отметки "Запись выступления прилагается", "Текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются инициалы имен, фамилии, содержание информации (доклада) выступающих в той последовательности, в какой они прозвучали на заседании.

Вопросы к докладчику, выступающим и их ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова "Вопрос", "Ответ" не пишутся, а указываются инициал имени и фамилия лица, от которого поступили вопрос или ответ.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. В постановляющей части используются глаголы неопределенной формы.

Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части повестка дня не указывается.

Основная часть краткого протокола включает наименования рассматриваемых вопросов и принятые по ним решения.

Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога "О" ("Об"), выравнивается по центру строки и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.

В заголовок протокола входят указание вида коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже (например: собрание сотрудников, заседание совета).

Протокол подписывается председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись). Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Копии протоколов или принятые решения в виде выписок из протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки, который утверждается руководителем структурного подразделения, составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов и выписок из них заверяются печатью организации (при наличии).";

пункт 56 изложить в следующей редакции:

"56. Обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения физических и юридических лиц учитываются централизованно и регистрируются в РКФ в день их поступления в организацию отдельно от общих документов в порядке, установленном государственным органом, осуществляющим в пределах своей компетенции статистическую деятельность в области правовой статистики и специальных учетов.";

пункт 59 изложить в следующей редакции:

"59. Обязательному рассмотрению руководством подлежат документы, поступившие из Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных государственных органов, вышестоящей организации, обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения физических и юридических лиц.";

пункт 67 изложить в следующей редакции:

"67. При поступлении входящего документа, направленного только на бумажном носителе, служба ДОУ воспроизводит в электронно-цифровую форму (сканирует) поступивший документ, все его приложения в один электронный файл одного формата и удостоверяет электронной цифровой подписью сотрудника.";

пункт 71 изложить в следующей редакции:

"71. Документы, рассмотренные руководством организации (структурного подразделения), возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ и ЭРКК вносятся содержания резолюций, а документы передаются исполнителям.

Документ, исполнение которого возложено на подведомственные (-ую) организации (-ю) и (или) несколько структурных подразделений, передается им одновременно в копиях с соответствующей отметкой в РКФ и ЭРКК. Подлинник передается исполнителю, указанному в резолюции первым, если иное не установлено в самой резолюции.

Передача электронных документов исполнителям осуществляется посредством СЭД.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

При приеме телефонограммы оформляются следующие реквизиты: текст, отправитель, наименование вида документа, дата, номер, наименование должности, инициалы имени и фамилия лица, подписавшего документ. Кроме того, указываются должности и фамилии лиц, передавших и принявших телефонограмму, часы и минуты приема-передачи.";

пункт 73 изложить в следующей редакции:

"73. Обработку исходящих документов осуществляет служба ДОУ.

Все проекты исходящих документов в обязательном порядке согласовываются службой ДОУ, которая проверяет правильность оформления всех реквизитов, в том числе индекса по номенклатуре дела, наличие и полноту приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.";

пункт 84 изложить в следующей редакции:

"84. В организациях с объемом документооборота свыше 2000 документов в год допускается децентрализованная регистрация документов, при которой в службе ДОУ регистрируются документы, поступающие на рассмотрение руководства организации, распорядительные документы организации, обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения физических и юридических лиц, переписка за подписью руководства, в структурных подразделениях регистрируются адресованные данным структурным подразделениям документы.";

пункт 86 изложить в следующей редакции:

"86. Документы регистрируются в организации один раз: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания (утверждения).

Документы, не завершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения, перерегистрации не подлежат.

При передаче документа для исполнения (ознакомления) из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не присваивается.

На нижней стороне последнего листа документа или его оборотной стороне, а также в РКФ проставляется дата (при необходимости – время) передачи.

Документы, в том числе обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну организацию в течение календарного года, учитываются под регистрационным номером первого документа, обращения сообщения, запроса, отклика и предложения с добавлением порядкового номера, проставляемого через косую черту (дробь) или тире.

Повторными считаются документ, в том числе обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения, поступившие от одного и того же адресата (адресатов) по одному и тому же вопросу не менее двух раз.";

пункт 91 изложить в следующей редакции:

"91. РКФ составляют следующие картотеки:

1) по корреспондентам;

2) по видам документов;

3) по авторам документов;

4) контрольные;

5) кодификационные;

6) по обращениям, сообщениям, запросам, откликам и предложениям физических и юридических лиц;

7) другие в зависимости от задач поиска информации.";

дополнить пунктом 97-1 следующего содержания:

"97-1. В случае выявления при упорядочении архивных документов фактов определения отрицательного результата проверки электронной цифровой подписи в электронных документах постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, осуществляется их сверка с бумажными подлинниками. По итогам сверки электронные копии документа, имеющие бумажные подлинники, заверяются электронной цифровой подписью руководителя структурного подразделения, курирующего вопросы ДОУ и (или) ведомственного архива.

При отсутствии бумажных подлинников электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат передаче в ведомственный архив с соответствующей отметкой.";

пункт 98 изложить в следующей редакции:

"98. Информационная безопасность аппаратно-программного, телекоммуникационного обеспечения СЭД регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Республики Казахстан в области единых требований информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности.

Функционирование СЭД, единой транспортной среды государственных органов, УЦ ГО, перечень участников СЭД, их обязанности, ответственность определяются и осуществляются с выполнением требований информационной безопасности в соответствии с договорами на выполнение совместных работ по обеспечению информационной безопасности между организацией-заказчиком, государственными органами и эксплуатирующими организациями (организациями-исполнителями).";

пункт 101 изложить в следующей редакции:

"101. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов. Сведения об исполнении документов, подлежащих контролю, и обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений физических и юридических лиц заполняются согласно приложениям 16 и 17 к настоящим Правилам.

Контроль исполнения документов включает следующие этапы:

1) постановка документов на контроль;

2) проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

3) предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

4) снятие документа с контроля;

5) направление исполненного документа в дело;

6) учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

7) информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.";

пункт 106 изложить в следующей редакции:

"106. Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на руководителей структурных подразделений или должностных лиц.

Контроль за сроками исполнения документов, за сроками рассмотрения обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений физических и юридических лиц осуществляется службой ДОУ.";

пункт 131 изложить в следующей редакции:

"131. Номенклатура дел по форме, согласно приложению 26 к настоящим Правилам, составляется не позднее 10 декабря календарного года, предшествующего следующему календарному году, службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений, представленных соответствующими подразделениями.";

пункт 133 изложить в следующей редакции:

"133. Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации (далее – ЭК), экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа) (далее – ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, затем утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем организации и вносится в СЭД и ИС ЭА. Согласовывается номенклатура дел с государственным архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было концептуальных изменений в нормативных правовых актах, функциях и структуре организации.

Организации, не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда, могут представлять номенклатуры дел на согласование ЭПК уполномоченного органа, местных исполнительных органов областей, городов республиканского значения и столицы или ЭК архива наравне с организациями-источниками.";

пункт 135 изложить в следующей редакции:

"135. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, согласовывается ЭК организации, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.";

пункт 137 изложить в следующей редакции:

"137. Документы филиалов (представительств) вносятся в качестве разделов в номенклатуру дел организации.

Самостоятельным разделом номенклатуры дел является наименование общественных объединений. Данный раздел располагается после всех разделов номенклатуры дел организации.";

пункты 141, 142 изложить в следующей редакции:

"141. Сроки хранения электронных документов и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом.

Электронные документы, в том числе вложенные файлы, хранятся в СЭД в том формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами.

142. При упорядочении электронных копий документов в ИС ЭА они должны формироваться идентично бумажным подлинникам.";

пункт 155 изложить в следующей редакции:

"155. По окончании года осуществляется сверка (уточнение) заголовков номенклатуры дел с фактическим составом документов дела и их содержанием. В конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел томов или части.

Итоговая запись о количестве заведенных дел томов или части вносится в ИС ЭА при его наличии.";

пункт 158 изложить в следующей редакции:

"158. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

1) в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

2) в дело помещаются вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

3) совместно группируются версии документа на казахском, русском и иных языках;

4) группируются в дела документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва, документы учебных заведений, которые формируются за учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон, истории болезней;

5) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения, а также итоговые, этапные и промежуточные отчеты научно-исследовательской документации, опытные образцы, опытные серии, установочные серии на установившееся серийное производство конструкторской и технологической документации, различные стадии проектирования и отдельные части проектно-сметной документации, изобретения, полезные модели, промышленные образцы, заявки на выдачу охранного документа по каждому виду патентно-лицензионной документации;

6) телеграммы, ксерокопии факсограммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;

7) в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, черновики и лишние экземпляры;

8) по объему дело постоянного срока хранения не должно превышать 180 листов;

9) при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело.";

пункты 170 и 171 изложить в следующей редакции:

"170. Обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения физических и юридических лиц формируются в дела по вопросам, направлениям деятельности организации или административно-территориальным единицам. При незначительных объемах обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений допускается формирование дел по фамилиям авторов обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений в алфавитном порядке.

171. Электронные документы и базы данных формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажном носителе, в той информационной системе, в которой они были созданы. Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наименование дел соответствует наименованию базы данных.";

пункт 178 изложить в следующей редакции:

"178. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Если единица хранения состоит из текстовых и графических документов, то в заверительной надписи количество листов с текстовой и графической документацией указывается раздельно.

Все последующие изменения о составе и состоянии дела (повреждения, изъятие документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.";

пункт 183 изложить в следующей редакции:

"183. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные документы, личные дела, приказы, протоколы и другие), составляется внутренняя опись документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Во внутренней описи единицы хранения, состоящей из чертежей или нескольких текстовых и графических документов, перечисляются все документы с указанием их порядковых номеров, обозначения (индексов, шифров), наименования, номера и формата листа. Если чертеж состоит из нескольких листов, то указываются его наименование и количество листов. Если единица хранения состоит из текстовых и графических документов, то приводится заголовок каждого текстового документа, затем описываются чертежи.";

дополнить пунктом 186-1 следующего содержания:

"186-1. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводятся их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.";

пункт 191 изложить в следующей редакции:

"191. Выдача дел во временное пользование организациям производится на основании письменного обращения и только с разрешения руководителя организации. Выдача дел другим подразделениям организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, а внутри структурного подразделения – под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных СЭД, выдаются для использования в виде бумажной копии электронного документа, электронной копии документа на электронном носителе либо высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.";

дополнить пунктами 205, 206, 207, 208, 209, 210, 211, 212, 213, 214, 215, 216 следующего содержания:

"205. Передача документов в электронном формате в составе электронных дел в архив организации осуществляется работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и обеспечивается средствами СЭД и каналами ИС ЭА при его наличии.

206. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив организации, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

конвертация текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

формирование в информационной системе организации электронных дел, включающих: метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

формирование описей электронных дел, документов структурного подразделения;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив организации не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив организации.

207. Документы в электронном формате в архив организации передаются вместе с их метаданными.

Передача электронных дел постоянного хранения производится по описям электронных дел постоянного хранения структурных подразделений организации, а временного (свыше 10 лет) хранения – по описям электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения, составленным по форме, согласно приложению 30 к настоящим Правилам, в соответствии с графиком приема электронных дел в архив организации.

При необходимости может создаваться бумажный экземпляр описи электронных дел.

Опись электронных дел структурного подразделения организации утверждается путем проставления электронной цифровой подписи с применением личного ключа, владельцем которого являются организация или руководитель структурного подразделения организации.

График приема электронных дел в архив организации составляется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив организации) по форме, согласно приложению 31 к настоящим Правилам, и утверждается руководителем организации.

208. В состав электронного дела включаются метаданные на каждый электронный документ.

При подготовке электронного дела к передаче в архив организации работником структурного подразделения средствами СЭД составляется внутренняя опись электронных документов электронного дела (далее – внутренняя опись) по форме, согласно приложению 32 к настоящим Правилам, а также акту приема-передачи электронных документов и дел службы ДОУ организации по форме согласно приложению 33 к настоящим Правилам.

Внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью с применением личного ключа, владельцем которого являются организация или работник структурного подразделения организации, составивший внутреннюю опись.

209. Электронные дела при подготовке к передаче в архив организации формируются таким образом, чтобы метаданные каждого электронного документа (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего электронного документа и его метаданных (однонаправленный связный список).

210. Передача и прием электронных дел осуществляются по цифровым каналам связи или на электронных носителях в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и информационной системой архива организации.

В описях электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения дополнительно указываются:

сведения о работнике структурного подразделения организации, передающем электронные дела в архив организации (наименование должности, инициалы, фамилия);

сведения о работнике архива организации, принимающем электронные дела в архив организации (наименование должности, инициалы, фамилия).

211. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного дела:

порядковый номер электронных дел и документов в описи электронных дел структурного подразделения;

индекс электронного дела;

заголовок электронного дела;

крайние даты электронных документов электронного дела;

количество электронных документов электронного дела;

объем электронных документов электронного дела;

язык (языки) электронных документов электронного дела.

Целостность метаданных на уровне электронного документа подтверждается полным составом данных, указанных во внутренней описи.

212. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного документа временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения:

название вида электронного документа (приказ, письмо, смета и др.);

заголовок электронного документа;

дата электронного документа;

право доступа к электронным документам (доступ разрешен всем, доступ устанавливается фондообразователем);

дата снятия ограничений доступа (при их наличии);

регистрационный индекс электронного документа;

язык электронного документа;

данные об авторе электронного документа (наименование должности исполнителя, наименование организации, подготовившей электронный документ);

сведения о файлах электронного документа (имена, объем, контрольные характеристики);

сведения об алгоритме выработки контрольных характеристик (алгоритме хэширования – криптографическом алгоритме вычисления значения хэш-функции) (обозначение алгоритма, ссылка на технический нормативный правовой акт).

Целостность метаданных на уровне электронного документа подтверждается общей для всего документа контрольной характеристикой, указанной во внутренней описи.

213. При необходимости для описания на уровне электронного документа используются дополнительные метаданные, характеризующие особенности создания и воспроизведения электронных документов:

ссылки на другие документы, образующие общий управленческий контекст;

сведения об информационной технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан электронный документ;

сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения электронного документа;

сведения о защите электронного документа.

214. При передаче электронных дел на электронных носителях в состав метаданных включаются данные об электронных носителях (вид, тип электронного носителя) и размещении электронных дел и документов на этих электронных носителях.

215. Для электронных документов в состав метаданных дополнительно включаются сведения о средствах электронной цифровой подписи, определяемые регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и информационной системой архива организации.

216. Состав метаданных для электронного документа, представляющего собой архивную копию информационного ресурса, дополнительно включает в себя:

наименование информационного ресурса;

тип информационного ресурса;

крайние даты эксплуатации информационного ресурса;

данные о регистрации информационного ресурса;

интернет-адрес размещения информационного ресурса (для информационного ресурса, размещенного в глобальной компьютерной сети Интернет);

сведения о собственнике информационного ресурса в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных;

сведения о владельце информационного ресурса.";

дополнить приложениями 30,31, 32, 33 согласно приложениям 1, 2, 3, 4 к настоящему постановлению.

2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Премьер-Министр Республики Казахстан

А. Смаилов

	Приложение 1 к постановлению Правительства Республики Казахстан " " 2022 года №
	Приложение 30 к Правилам документирования, управления документацией использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма
	Утверждаю
	__________________________ (наименование организации) __________________________ (наименование должности руководителя структурного подразделения организации) __________________________ (наименование структурного подразделения организации) __________________________ (инициалы, фамилия) __________________________ (дата)

Опись

№ __________________________

электронных дел

__________________________

(наименование категории дел)

за ____________________ год

№ п/п	Индекс электронного дела	Название раздела, заголовок Электронного дела	Крайние даты электронного дела	Количество документов в электронном деле	Объем документов в электронном виде электронного дела	Срок хранения Электроного дела*	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

      В данную опись внесено _______________________________________________
      электронных дел с № ________ по № ________
      (наименование должности,
      _________________________________________
      фамилия и инициалы составителя описи)
      _______________
      (дата)
      Согласовано**
      Протокол заседания ЭК
      __________________________________________
      (наименование структурного подразделения)
      __________________ № __________________
      Передал _______________ электронных дел.
      _______________________________________
      (наименование должности,
      фамилия и инициалы работника,
      передавшего электронные дела)
      ________________________
      (дата)
      Принял _____________________ электронных дел.
      _______________________________________
      (наименование должности,
      фамилия и инициалы
      работника архива организации,
      принявшего электронные дела)
      _____________________
      (дата)
      _________________________
      * Графа 7 не оформляется в описях дел постоянного хранения.
      ** Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
      ___________________________

	Приложение 2
	к постановлению Правительства
	Республики Казахстан
	" " 2022 года
	№
	Приложение 31
	к Правилам документирования, управления документацией использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма
	Утверждаю
	_________________________
	(наименование организации)
	_________________________
	(наименование должности
	руководителя организации)
	(инициалы, фамилия) (дата)

      _____________ № _______________
      ________________________________
      (место составления)

ГРАФИК приема электронных дел в архив организации

в ________________ году

№ п/п	Наименование организации – источника комплектования архива и (или) структурного подразделения организации	Срок приема	Наименование должности, инициалы, фамилия лица, ответственного за передачу электронных дел в архив организации	Примечание
1	2	3	4	5

      ______________________________________
      (наименование должности, фамилия и инициалы
      руководителя архива организации
      (лица, ответственного за архив организации)
      ______________________
      (дата)


	Приложение 3 к постановлению Правительства Республики Казахстан " " 2022 года №
	Приложение 32 к Правилам документирования, управления документацией использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Внутренняя опись документов в электронном виде электронного дела № ___________

№ п/п	Дата документа в электронном виде	Заголовок документа в электронном виде	Количество объектов хранения (файлов)	Общий объем объектов хранения в (байтах)	Общая контрольная характеристика	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

      Итого: ___________________ документов в электронном виде,
      ___________________ объектов хранения.
      Общий объем объектов хранения электронного дела __________

______________________________
(наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов в электронном виде
электронного дела)

______________________
(инициалы, фамилия)
(дата)

	Приложение 4 к постановлению Правительства Республики Казахстан " " 2022 года №
	Приложение 33 к Правилам документирования, управления документацией использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Акт приема-передачи электронных документов и дел службы ДОУ организации

Официальное наименование организации		Утверждаю Наименование должности руководителя организации
		_____________ Расшифровка (Личная подпись) подписи Дата

АКТ №

О приеме-передаче электронных документов

____________________ передал (а), а
(фамилия и инициалы)

_____________________ принял (а),
(фамилия и инициалы)

электронные документы за ___________ годы и регистрационные карточки к ним:

№ п/п	Индекс электронных документов	Количество электронных документов	Количество файлов	Статус электронной цифровой подписи		Объем памяти электронных файлов	Сроки хранения
№ п/п	Индекс электронных документов	Количество электронных документов	Количество файлов	наличие	Отсутствует	Объем памяти электронных файлов	Сроки хранения
1	2	3	4	5		6

Итого принято:

1) ______________________________________электронных документов.

(цифрами и прописью)

Состояние электронных документов _______________

______________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Передал (а) ________________________

(электронная цифровая подпись) или (подпись)

Принял (а) ________________________

(электронная цифровая подпись) или (подпись)