Тексеру парақтарының нысандарын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрінің 2011 жылғы 11 шілдедегі № 200 Бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2011 жылы 8 тамызда № 7113 тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2012 жылғы 10 тамыздағы № 123 Бұйрығымен

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 2012.08.10 № 123 (алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Бұйрығымен.

«Қазақстан Республикасындағы мемлекеттік бақылау және қадағалау туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 13-бабының 3-тармағына, 15-бабының 1-тармағына және «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабының 1-тармағының 20) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:
1. Мыналар:
1) осы бұйрықтың 1-қосымшасына сәйкес қызмет барысында Ұлттық мұрағат қорының құжаттары пайда болатын мемлекеттік заңды тұлғаларды тексеру бойынша;
2) осы бұйрықтың 2-қосымшасына сәйкес мұрағат ісін басқару және жүргізу органдарын тексеру бойынша тексеру парақтарының нысандары бекітілсін.
2. Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті (Б.Т. Берсебаев):
1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін;
2) мемлекеттік тіркеуден өткеннен соң осы бұйрықтың бұқаралық ақпарат құралдарында ресми жариялануын және Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің интернет-ресурсында орналастырылуын қамтамасыз етсін.
3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат вице-министрі Н.Н. Оразовқа жүктелсін.
4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап қолданысқа енгізіледі.

Министр А. Жұмағалиев

Қазақстан Республикасы
Байланыс және ақпарат
министрінің
2011 жылғы 11 шілдедегі
№ 200 бұйрығына
1-қосымша

Нысан

Қызмет барысында Ұлттық мұрағат қорының құжаттары
пайда болатын мемлекеттік заңды тұлғаларды
тексеру бойынша
тексеру парақтары

Тексеруді тағайындаған мемлекеттік орган ____________________________
_____________________________________________________________________

Тексеруді тағайындау туралы акт _____________________________________
(№, уақыты)
_____________________________________________________________________

Субъектің атауы _____________________________________________________
_____________________________________________________________________

СТН (ЖСН) БСН _______________________________________________________

Орналасқан жері, мекен-жайы _________________________________________

№	Талаптар тізбесі
1.	Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз (бұдан әрі БҚҚ - қызметі) ету мен мұрағаттың (жауапты лауазымды тұлға) бар болуы.
2.	Құжаттамалық қызмет және ведомстволық мұрағат туралы ереженің бар болуы, олардың бекітілген және келісілген уақыты.
3.	Бланктердің Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің міндетін атқарушының 2009 жылғы 25 қыркүйектегі № 128 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 5834 тіркелді) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік ережесіне (бұдан әрі-Үлгілік ережелер) сәйкес келуі.
4.	Құжат деректемелерін ресімдеу тәртібінің Үлгілік ережелерге сәйкес келуі.
5.	Құжат айналым талаптарын Үлгілік ережелерге сәйкес ұйымдастыру.
6.	Электрондық құжат айналым ақпараттық жүйесінің бар болуы.
7.	Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен жұмыс істеуді Үлгілік ережелердің талаптарына сәйкес ұйымдастырылуы.
8.	Жеке және заңды тұлғалардың істерін Үлгілік ережелердің талаптарына сәйкес қалыптастыру.
9.	Мөрлерді, мөртабандарды және баспа-бланкі өнімдерін сақтау мен есепке алудың бар болуы.
10.	Келісілген істер номенклатурасының бар болуы. Сараптау-тексеру комиссиясымен (бұдан әрі - СТК), мемлекеттік мұрағаттардың сараптау тексеру комиссиясымен (жергілікті атқарушы орган) (бұдан әрі - СТК) келісілген күні.
11.	Істердің тақырыптарының Үлгілік ережелердің талаптарына сәйкес ресімделуі.
12.	Істер номенклатурасында түзілген істер (томдар) туралы қорытынды жазбалардың жазылуы.
13.	Істерді Үлгілік ережелердің талаптарына сәйкес қалыптастырылуы және ресімделуі.
14.	БҚҚ қызметімен құрылымдық бөлімшелердегі істердің қалыптастырылуына бақылау жүргізудің бар болуы.
15.	Құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың жеке ережелерінің бар болуы, оларды бекіткен және келіскен уақыты.
16.	Құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың салалық ережелерінің бар болуы, оларды бекіткен және келіскен уақыты.
17.	Сақтау мерзімдері көрсетілген, құжаттардың ведомстволық тізбелерінің бар болуы.
18.	Мұрағат қоймаларының, ведомстволық мұрағат үшін құжаттарды сақтауға арналған ғимараттың бар болуы.
19.	Мұрағат қоймаларында темір есіктердің, темір торлардың, металл стеллаждарды, отқа төзімді етіп өңделген ағаш стеллаждардың бар болуы.
20.	Сақтау құралдарының орналасуы Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 желтоқсандағы № 93 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 2679 тіркелді) Ведомстволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелерінің (бұдан әрі-Негізгі ережелер) нормаларына сәйкес келуі.
21.	Мұрағат қоймаларына, ведомстволық мұрағат үшін құжаттарды сақтауға арналған ғимараттарына жарық түсуі Негізгі ережелердің нормаларына сәйкес келуі.
22.	Құжаттарды сақтаудың температуралық – ылғалдылық режимінің Негізгі ережелердің нормаларына сәйкес келуі.
23.	Температуралық – ылғалдылық режимін тіркеу журналының бар болуы.
24.	Істердің физикалық-химиялық жағдайын есепке алу журналдарының бар болуы.
25.	Құрылымдық бөлімшелердегі істердің сақталуы және істерді ұйымның мұрағатына сақтауға беру мерзімдерінің сақталуы.
26.	Орталық сараптау (сараптау) комиссия (бұдан әрі - ОСК) немесе СК туралы ереженің бар болуы. ОСК (СК) жұмысын ұйымдастыру.
27.	Тұрақты сақталатын істердің бекітілген тізімдемелерінің, жеке құрам бойынша істердің келісілген тізімдемелерінің және құжаттарды жоюға бөлу туралы қарастырылған актің бар болуы.
28.	Ұйым басшысымен бекітілген сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актің бар болуы.
29.	Ведомстволық мұрағаттың төлқұжатының бар болуы.
30.	Ведомстволық мұрағаттарда келесі құжаттардың: 1) белгілеген мерзімнен асып сақталудағы; 2) басқа ұйымдардың құжаттары.
31.	Ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесінің бар болуы.

Лауазымды тұлға (лар)
______________ ____________ ____________
(лауазымы) (қолы) (Т.А.Ж.)

______________ ____________ ____________
(лауазымы) (қолы) (Т.А.Ж.)

Тексерілетін субъектің басшысы _______________________ ______________
(Т.А.Ж. лауазымы) (қолы)

Қазақстан Республикасы
Байланыс және ақпарат
министрінің
2011 жылғы 11 шілдедегі
№ 200 бұйрығына
2-қосымша

Нысаны

Мұрағат ісін басқару және жүргізу органдарын тексеру
бойынша тексеру парағы

Тексеруді тағайындаған мемлекеттік орган ____________________________
_____________________________________________________________________

Тексеруді тағайындау туралы акт _____________________________________
(№, уақыты)
_____________________________________________________________________

Мемлекеттік мекеменің атауы _________________________________________
_____________________________________________________________________

СТН (ЖСН) БСН _______________________________________________________

Орналасқан жері, мекен-жайы _________________________________________

№	Талаптар тізбесі
1.	Сараптамалық - тексеру комиссия жұмысын ұйымдастыру.
2.	Қорлардың көлемі мен құрамындағы өзгерістер туралы мәліметтер.
3.	Қазақстан Республикасының мемлекеттік мұрағаттарын толықтырудың көздері - кәсіпорын, мекеме, ұйым мұрағатының жиынтық төлқұжаты.
4.	Мұрағаттану, құжаттану және қосалқы тарихи пәндер саласындағы ғылыми-зерттеу және ғылыми-әдістемелік қызметті дамыту.
5.	Іс жүргізу және құжаттарды ведомстволық сақтаудың жағдайы.
6.	Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын сақтау мен пайдалану жөніндегі міндеттемелер олардың меншік иелері қол қоятын шарттардың бар болуы.
7.	Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және құжаттардың сақтандыру көшірмелерін жасау бойынша жұмыстарды ұйымдастыру.
8.	Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 желтоқсандағы № 93 бұйрығымен бекітілген құжаттарды сақтаудың температуралық – ылғалдылық режимінің нормаларына сәйкес келуі. (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 2679 тіркелді)
9.	Мұрағат қоймаларында темір есіктердің, темір торлардың, металл стеллаждарды, отқа төзімді етіп өңделген ағаш стеллаждардың бар болуы.
10.	Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қорының құжаттарын сақтауды және есепке алуды ұйымдастыру.
11.	Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын тұрақты сақтауға беру бойынша жұмыстарды ұйымдастыру.
12.	«Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік қызметін көрсету бойынша жұмысты ұйымдастыру.

Лауазымды тұлға (лар)
______________ ____________ ____________
(лауазымы) (қолы) (Т.А.Ж.)

______________ ____________ ____________
(лауазымы) (қолы) (Т.А.Ж.)

Мемлекеттік ұйымның басшысы _______________________ __________
(Т.А.Ж. лауазымы) (қолы)

Об утверждении форм проверочных листов

Приказ Министра связи и информации Республики Казахстан от 11 июля 2011 года № 200. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 8 августа 2011 года № 7113. Утратил силу приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 10 августа 2012 года № 123

Сноска. Утратил силу приказом Министра культуры и информации РК от 10.08.2012 № 123 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с пунктом 3 статьи 13, пунктом 1 статьи 15 Закона Республики Казахстан «О государственном контроле и надзоре в Республике Казахстан» и подпунктом 20) пункта 1 статьи 18 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить:
1) формы проверочных листов по проверкам государственных юридических лиц, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда согласно приложению 1 к настоящему приказу;
2) формы проверочных листов по проверкам органов управления и ведения архивным делом согласно приложению 2 к настоящему приказу.
2. Комитету информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан (Берсебаев Б. Т.) обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) после государственной регистрации настоящего приказа его официальное опубликование в средствах массовой информации и размещение на интернет-ресурсе Министерства связи и информации Республики Казахстан.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра связи и информации Республики Казахстан Уразова Н. Н.
4. Настоящий приказ вводится в действие со дня его первого официального опубликования.

Министр А. Жумагалиев

Приложение 1
к приказу
Министра связи и информации
Республики Казахстан
от 11 июля 2011 года № 200

Форма

Проверочный лист
по проверке государственных юридических лиц, в деятельности
которых образуются документы Национального архивного фонда

Государственный орган, назначивший проверку _________________________
_____________________________________________________________________
Акт о назначении проверки ___________________________________________
(№, дата)
Наименование субъекта _______________________________________________
_____________________________________________________________________
РНН (ИИН), БИН_______________________________________________________
Адрес места нахождения ______________________________________________

№	Перечень требований
1.	Наличие службы документационного обеспечения управления и архива (далее – ДОУ) (ответственное должностное лицо).
2.	Наличие положений о документационной службе и ведомственном архиве, даты их утверждения и согласования.
3.	Соответствие бланков Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее-Типовые правила), утвержденным приказом и.о. министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128 зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 5834.
4.	Соответствие оформления реквизитов документов требованиям Типовых правил.
5.	Соответствие организации документооборота требованиям Типовых правил.
6.	Наличие информационной системы электронного документооборота.
7.	Соответствие организации работы по обращениям физических и юридических лиц требованиям Типовых правил.
8.	Соответствие формирования дел по обращениям физических и юридических лиц требованиям Типовых правил.
9.	Наличие учета и хранения печатей, штампов и печатно-бланочной продукции.
10.	Наличие согласованной номенклатуры дел. Дата согласования с экспертной комиссией организации (далее – ЭК), с экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа) (далее – ЭПК).
11.	Соответствие оформления заголовков дел требованиям Типовых правил.
12.	Заполнение итоговой записи о количестве заведенных дел (томов) в номенклатуре дел.
13.	Соответствие формирования и оформления дел требованиям Типовых правил.
14.	Наличие контроля за формированием дел в структурных подразделениях службой ДОУ.
15.	Наличие индивидуальных правил документирования и управления документацией, дата их утверждения и согласования.
16.	Наличие отраслевых правил документирования и управления документацией, дата их утверждения и согласования.
17.	Наличие ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.
18.	Наличие архивохранилищ, помещений для хранения документов ведомственного архива.
19.	Наличие в архивохранилище металлических дверей, металлических решеток, металлических и деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными средствами.
20.	Соответствие расстановки средств хранения нормам Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003 года № 93; (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 2679) (далее – Основные правила).
21.	Соответствие освещения архивохранилищ, помещений для хранения документов ведомственного архива нормам Основных правил.
22.	Соответствие температурно-влажностного режима для хранения документов нормам Основных правил.
23.	Наличие регистрационного журнала температурно-влажностного режима.
24.	Наличие журналов учета физико-химического состояния дел.
25.	Соблюдение сроков хранения дел в структурных подразделениях и передачи дел на хранение в архив организации.
26.	Наличие положения о центральной экспертной (экспертной) комиссии (далее - ЦЭК) или ЭК. Организация работы ЦЭК (ЭК).
27.	Наличие утвержденных описей дел постоянного хранения, согласование описей дел по личному составу и рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов.
28.	Наличие утвержденных руководителем организации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
29.	Наличие паспорта ведомственного архива.
30.	Наличие в ведомственном архиве следующих документов: 1) хранящихся сверх установленных сроков; 2) документов других организаций.
31.	Наличие системы научно-справочного аппарата.

Дата окончания проверки: ___________________________________________

Должностные лица осуществившие проверку
______________ _________ ____________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
______________ _________ ____________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)

Руководитель организации ______________________________ ____________
( должность) (Ф.И.О.)

Приложение 2
к приказу
Министра связи и информации
Республики Казахстан
от 11 июля 2011 года № 200

Форма

Проверочный лист
по проверке органов управления и ведения архивным делом

Государственный орган, назначивший проверку _________________________
_____________________________________________________________________
Акт о назначении проверки ___________________________________________
(№, дата)
Наименование государственного учреждения ____________________________
_____________________________________________________________________
РНН (ИИН), БИН_______________________________________________________
Адрес места нахождения ______________________________________________
_____________________________________________________________________

№	Перечень требований
1.	Организация работы Экспертно-проверочной комиссии.
2.	Сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
3.	Наличие сводного паспорта архивов учреждений, организаций и предприятий-источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан.
4.	Развитие научно-исследовательской и научно-методической деятельности в области архивоведения, документоведения и вспомогательных исторических дисциплин.
5.	Состояние делопроизводства, ведомственного хранения документов.
6.	Наличие договоров об обязательстве по хранению и использованию документов Национального архивного фонда, заключенных с частными собственниками.
7.	Организация работы по обеспечению сохранности документов и создания страховых копий документов.
8.	Соответствие температурно-влажностного режима для хранения документов нормам, утвержденных приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003 года № 93; (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 2679).
9.	Наличие в архивохранилище металлических дверей, металлических решеток, металлических и деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными средствами.
10.	Организация хранения и учета Государственного страхового фонда копий документов.
11.	Организация работы по передаче документов Национального архивного фонда на постоянное хранение.
12.	Организация работы по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок».

Должностное (ые) лицо (а)
______________ _________ _____________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
_____________ _________ _____________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)

Руководитель государственного учреждения __________________ _________
(Ф.И.О., должность) (подпись)