"Мұрағаттық анықтамалар беру" электрондық мемлекеттік қызмет көрсету регламентін бекіту туралы

Қызылорда облысы әкімдігінің 2012 жылғы 05 қазандағы N 591 қаулысы. Қызылорда облысының Әділет департаментінде 2012 жылы 09 қарашада N 4338 тіркелді. Күші жойылды - Қызылорда облысы әкімдігінің 2013 жылғы 18 сәуірдегі N 92 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - Қызылорда облысы әкімдігінің 18.04.2013 N 92 қаулысымен.

РҚАО ескертпесі:
Мәтінде авторлық орфография және пунктуация сақталған.

Қазақстан Республикасының "Әкімшілік рәсімдер туралы" 2000 жылғы 27 қарашадағы Заңына және "Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару туралы" 2001 жылғы 23 қаңтардағы Заңына сәйкес Қызылорда облысының әкімдігі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:
1. Қоса беріліп отырған "Мұрағаттық анықтамалар беру" электрондық мемлекеттік қызмет көрсету регламенті бекітілсін.
2. Осы қаулының орындалуына бақылау жасау облыс әкімінің бірінші орынбасары Р. Нұртаевқа жүктелсін.
3. Осы қаулы алғаш ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн қолданысқа енгізіледі.

Қызылорда облысының әкімі Б. Қуандықов

"Келісілді"
Қазақстан Республикасының
Көлік және коммуникация министрі
______________А.Қ. Жұмағалиев
2012 жылғы "____"____________

Қызылорда облысы әкімдігінің
2012 жылғы "05" қазандағы
N 591 қаулысымен бекітілген

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
электрондық мемлекеттік қызмет көрсету регламенті

1. Жалпы ережелер

1. "Мұрағаттық анықтамалар беру" электрондық мемлекеттік қызмет "Қызылорда облысының мұрағаттар мен құжаттама басқармасы" мемлекеттік мекемесімен, стандарттың 1-тармағына сәйкес облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен баламалы негізде халыққа қызмет көрсету орталықтары (бұдан әрі – ХҚКО) арқылы, сондай-ақ алушының электрондық цифрлық қолтаңбасы болған жағдайда "электрондық үкімет" веб - порталы арқылы www.e-gov.kz көрсетіледі.
2. Электрондық мемлекеттік қызмет "Ақпарат және мұрағат ісі саласындағы мемлекеттік қызмет стандарттарын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2009 жылғы 30 желтоқсандағы N 2315 қаулысымен бекітілген "Мұрағаттық анықтамалар беру" стандарты негізінде көрсетіледі (бұдан әрі – Стандарт).
3. Электрондық мемлекеттік қызметтің автоматтандырылу дәрежесі: ішінара автоматтандырылған (медиа-алшақтықты қамтитын электрондық мемлекеттік қызмет).
4. Электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудің түрі: транзакциялық.
5. Осы "Мұрағаттық анықтамалар беру" электрондық мемлекеттік қызмет көрсету регламентінде (одан әрі - Регламент) пайдаланылатын ұғымдар мен қысқартулар:
1) ақпараттық жүйе – ақпараттық-бағдарламалық кешенді қолдана отырып, ақпаратты сақтауға, өңдеуге, іздестіруге, таратуға, беруге және ұсынуға арналған жүйе (бұдан әрі - АЖ);
2) бизнес-сәйкестендіру нөмірі – заңды тұлғаға (филиал және өкілдікке) және бірлескен кәсіпкерлік түрінде қызметін жүзеге асыратын дара кәсіпкер үшін қалыптастырылатын бірегей нөмір (бұдан әрі - БСН);
3) жеке сәйкестендіру нөмірі - жеке тұлға, соның ішінде өзіндік кәсіпкерлік түрінде қызметін жүзеге асыратын дара кәсіпкер үшін қалыптастырылатын бірегей нөмір (бұдан әрі - ЖСН);
4) медиа-алшақтық - құжаттарды электрондық нысаннан қағаз немесе керісінше нысанға өзгерту қажет кезінде қызметтерді көрсету үдерісінде қағаз және электрондық құжат айналымының кезектесуі;
5) транзакциялық қызмет көрсету - электрондық цифрлық қолтаңбаны қолдана отырып, өзара ақпарат алмасуды талап ететін, пайдаланушыларға электрондық ақпараттық ресурстарды ұсыну жөнінде қызмет көрсету;
6) тұтынушы – оған қажетті электрондық ақпараттық ресурстарды алу үшін ақпараттық жүйеге жүгінетін және оларды пайдалантын субъект;
7) ҰКО АЖ - Қазақстан Республикасы Ұлттық куәландыру орталығының ақпараттық жүйесі;
8) ХҚКО - Қызылорда облысы бойынша шаруашылық жүргізу құқығындағы "Халыққа қызмет көрсету орталығы" Республикалық мемлекеттік кәсіпорнының филиалы;
9) ХҚКО АЖ - халыққа қызмет көрсету орталығының ақпараттық жүйесі;
10) электрондық мемлекеттік қызметтер көрсету - ақпараттық технологияларды қолдана отырып электрондық нысанда мемлекеттік қызметтер көрсету;
11) "электрондық үкіметтің" веб-порталы - нормативтік құқықтық базаны қоса алғанда, барлық шоғырландырылған үкіметтік ақпаратқа және электрондық мемлекеттік қызметтер көрсетуге қол жеткізудің бірыңғай терезесі болатын ақпараттық жүйе (бұдан әрі -ЭҮП);
12) ЭҮАШ - "электрондық үкімет" аймақтық шлюзі;
13) "электрондық үкіметтің" шлюзі - электрондық қызметтер көрсетуді іске асыру шеңберінде "электрондық үкіметтің" ақпараттық жүйелерін интеграциялауға арналған ақпараттық жүйе (бұдан әрі - ЭҮШ);
14) электрондық құжат - өзіндегі ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат;
15) электрондық цифрлық қолтаңба - электрондық цифрлық қолтаңба құралдарымен жасалған және электрондық құжаттың дұрыстығын, оның тиесілілігін және мазмұнының өзгермейтіндігін растайтын электрондық цифрлық нышандар терімі (бұдан әрі - ЭЦҚ).

2. Электрондық мемлекеттік қызмет көрсету жөніндегі қызмет беруші әрекетінің тәртібі

6. Жергілікті атқарушы орган (бұдан әрі - ЖАО) арқылы ішінара автоматтандырылған электрондық мемлекеттік қызмет көрсету кезінде қызмет берушінің адымдық әрекеттері мен шешімдері осы Регламенттің 2-қосымшасында (1-сурет) келтірілген:
1) тұтынушы мемлекеттік қызметті алу үшін ЖАО-ға (жеке өзі келгенде) жеке басын куәландыратын құжат және (немесе) өкілетті тұлғаның өкілеттігін растайтын құжат пен стандарттың 11-тармағының 1-тармақшасында көрсетілген құжаттармен келеді. ЖАО-ның қызметкерімен тұтынушы арызының және құжаттарының дұрыстығын тексеруі;
2) 1-үдеріс - ЖАО қызметкерінің өз ЖСН және паролін (қуаттау үдерісі) электрондық мемлекеттік қызмет көрсету үшін ЖАО АЖ-ге енгізуі;
3) 1-шарт - ЖСН және пароль арқылы ЖАО қызметкерінің тіркелуі туралы деректерінің түпнұсқасын ЖАО АЖ-де тексеру;
4) 2-үдеріс - ЖАО қызметкерінің деректерінде бұзушылықтар болуына байланысты ЖАО АЖ-де қуаттаудан бас тарту туралы хабарлама қалыптастыру;
5) 3-үдеріс - ЖАО қызметкерінің осы Регламентте көрсетілген қызметті таңдауы, қызметті көрсетудегі сұраныстың нысанын экранға шығару және оның құрылымы мен форматтық талаптарына сәйкес нысанын толтыру (деректер енгізу, сұраныстағы мұрағаттық анықтамаға байланысты сканерленген құжаттарды тіркеу);
6) 4-үдеріс - ЖАО қызметкерінің толтырылған электрондық мемлекеттік қызмет көрсету сұранысының нысанына (енгізілген деректер, сұраныстағы мұрағаттық анықтама түріне байланысты сканерленген құжаттарды тіркеу) ЭЦҚ арқылы қол қоюы;
7) 2-шарт - сәйкестендірілген деректердің сәйкестігін (сұраныста көрсетілген ЖСН мен ЭЦҚ тіркелу куәлігінде көрсетілген ЖСН арасындағы), ЭЦҚ тіркелу куәлігінің жарамдылық мерзімін және ЖАО АЖ-ің қайтарып алынған (күшін жойған) тіркелу куәліктерінің тізімінде болмауын тексеру;
8) 5-үдеріс - ЖАО қызметкерінің ЭЦҚ-ның түпнұсқасы расталмауына байланысты сұраныстағы электрондық мемлекеттік қызмет көрсетуден бас тарту туралы хабарлама қалыптастыру;
9) 6-үдеріс - ЖАО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызметті өңдеуі;
10) 7-үдеріс - ЖАО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін (сұраныстағы мұрағаттық анықтаманың түріне байланысты мұрағаттық анықтама) қалыптастыруы немесе мұрағаттық анықтама беруден дәлелді бас тарту. Электрондық құжат ЖАО қызметкерінің ЭЦҚ-сын қолдану арқылы қалыптастырылады;
11) 8-үдеріс – ЖАО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызмет нәтижесін қолма-қол беруі немесе тұтынушының электрондық поштасына жіберуі.
7. ХҚКО арқылы ішінара автоматтандырылған электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудегі ЖАО-ның адымдық әрекеттері мен шешімдері осы Регламенттің 2-қосымшасында (2-сурет) келтірілген:
1) 1-үдеріс - электрондық мемлекеттік қызмет көрсетуде ХҚКО операторын ХҚКО АЖ-де қуаттау;
2) 1-шарт - тіркелген ХҚКО операторының логині және паролі немесе ЭЦҚ-сы арқылы деректердің дұрыстығын ХҚКО АЖ-де тексеру;
3) 2-үдеріс - ХҚКО операторының деректерінде бұзушылықтар болуына байланысты ХҚКО АЖ-де қуаттаудан бас тарту туралы хабарлама қалыптастыру;
4) 3-үдеріс - ХҚКО операторының осы Регламентте көрсетілген қызметті таңдауы, қызметті көрсетудегі сұраныстың нысанын экранға шығаруы және оның құрылымы мен форматтық талаптарына сәйкес нысанын толтыруы (деректер енгізуі, сұраныстағы мұрағаттық анықтамаға байланысты сканерленген құжаттарды тіркеуі);
5) 4-үдеріс - ХҚКО операторының толтырылған электрондық мемлекеттік қызмет көрсету сұранысының нысанына (енгізілген деректер, сұраныстағы мұрағаттық анықтамаға байланысты сканерленген құжаттарды тіркеу) ЭЦҚ арқылы қол қоюы;
6) 2-шарт - сәйкестендірілген деректердің сәйкестігін (сұраныста көрсетілген ЖСН мен ЭЦҚ тіркелу куәлігінде көрсетілген ЖСН арасындағы), ЭЦҚ тіркелу куәлігінің жарамдылық мерзімін және ХҚКО АЖ-нің қайтарып алынған (күшін жойған) тіркелу куәліктерінің тізімінде болмауын тексеру;
7) 5-үдеріс - ХҚКО операторының ЭЦҚ түпнұсқасының растамалмауына байланысты сұраныстағы электрондық мемлекеттік қызмет көрсетуден бас тарту туралы хабарлама қалыптастыру;
8) 6-үдеріс - ЭҮАШ арқылы ХҚКО операторының ЭЦҚ-сы қол қойылған электрондық құжатты (тұтынушының сұранысын) ЖАО АЖ-не бағыттау және ЖАО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызметті өңдеуі;
9) 7-үдеріс - ЖАО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін (сұраныстағы мұрағаттық анықтаманың түріне байланысты мұрағаттық анықтама) қалыптастыруы немесе мұрағаттық анықтама беруден дәлелді бас тарту. Электрондық құжат ЖАО қызметкерінің ЭЦҚ-сын қолдану арқылы қалыптастырылады және ХҚКО
АЖ-е жіберіледі;
10) 8-үдеріс - ХҚКО операторының қызметтің тұтынушысына шығыс құжатты қолма-қол беруі немесе тұтынушының электрондық поштасына жіберуі.
8. ЭҮП арқылы ішінара автоматтандырылған электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудегі ЖАО-ның адымдық әрекеттері мен шешімдері осы Регламенттің 2-қосымшасында (3-сурет) келтірілген:
1) тұтынушы ЖСН/БСН және пароль көмегімен ЭҮП-да тіркеуден өтуі тиіс (ЭҮП-да тіркелмеген тұтынушылар үшін жүзеге асырылады);
2) 1-үдеріс – тұтынушының ЭҮП-да электрондық мемлекеттік қызметті қолдану үшін ЖСН/БСН және паролін (қуаттау үдерісі) енгізуі;
3) 1-шарт – ЖСН/БСН және пароль арқылы ЭҮП-да тіркелген тұтынушы туралы деректердің дұрыстығын тексеру;
4) 2-үдеріс – тұтынушының деректерінде бұзушылықтар болуына байланысты қуаттаудан бас тарту туралы хабарламаны ЭҮП-та қалыптастыру;
5) 3-үдеріс - тұтынушының осы Регламентте көрсетілген қызметті таңдауы, қызметті көрсетудегі сұраныстың нысанын экранға шығаруы және оның құрылымы мен форматтық талаптарына сәйкес нысанын толтыруы (деректер енгізу, сұраныстағы мұрағаттық анықтамаға байланысты сканерленген құжаттарды тіркеу);
6) 4-үдеріс – сәйкестендіру деректері мен куәландыру орталығының ақпараттық жүйесінде тұтынушының ЭЦҚ тіркеу куәлігінің қолданылу мерзімі туралы деректерге сұрау салу;
7) 2-шарт - сәйкестендірілген деректердің сәйкестігін (сұраныста көрсетілген ЖСН/БСН мен ЭЦҚ тіркелу куәлігінде көрсетілген ЖСН/БСН арасындағы), ЭЦҚ тіркелу куәлігінің жарамдылық мерзімін және ЭҮП-ның қайтарып алынған (күшін жойған) тіркелу куәліктерінің тізімінде болмауын тексеру;
8) 5-үдеріс - тұтынушының ЭЦҚ дұрыстығының расталмауына байланысты сұраныстағы электрондық мемлекеттік қызмет көрсетуден бас тарту туралы хабарлама қалыптастыру;
9) 6-үдеріс - ЭҮАШ арқылы тұтынушының ЭЦҚ-сы қойылған электрондық құжатты (тұтынушының сұранысын) ЖАО АЖ-не бағыттау және ЖАО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызметті өңдеуі;
10) 7-үдеріс - ЖАО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесін (сұраныстағы мұрағаттық анықтаманың түріне байланысты мұрағаттық анықтама) қалыптастыруы немесе мұрағаттық анықтама беруден дәлелді бас тарту. Электрондық құжат ЖАО қызметкерінің ЭЦҚ-сын қолдану арқылы қалыптастырылады. ЭҮП-те жеке кабинетке жіберіледі.
9. Тұтынушының электрондық мемлекеттік қызмет көрсету бойынша сұраныстың орындалу мәртебесін тексеру тәсілі: ЭҮП-те "Қызметтерді алу тарихы" бөлімінде, сондай-ақ ЖАО/ХҚКО-ға өтініш жасағанда.
10. Электрондық мемлекеттік қызмет туралы ақпарат алу үшін, сондай-ақ оның сапасын бағалау (сонымен қатар шағымдану) қажет болған жағдайда телефондардың нөмірі: 8(7242) 263913, ЭҮП call-орталығы: (1414).

3. Электрондық мемлекеттік қызмет көрсету үдерісіндегі өзара іс-қимыл тәртібінің сипаттамасы

11. Электрондық мемлекеттік қызмет көрсету үдерісіне қатысатын құрылымдық-функционалдық бірліктердің (бұдан әрі - ҚФБ) тізімі:
1) ЖАО қызметкері;
2) ХҚКО операторы.
12. ҚФБ іс-қимылының (рәсімдер, функциялар, операциялар) дәйектілігін әрбір іс-қимылдың орындалу мерзімін көрсете отырып, мәтіндік кесетіл сипаттамасы осы Регламенттің 1-қосымшасында келтірілген.
13. Регламенттің 2-қосымшасында (1, 2, 3 суреттер) ҚФБ қызметтерінің арасындағы қисынды дәйектілікті бейнелейтін осы Регламенттің 1-қосымшасындағы сипаттарына сәйкес диаграммалар (электрондық мемлекеттік қызмет көрсету үдерісі кезіндегі) көрсетілген.
14. Осы Регламенттің 3-қосымшасында тұтынушыға электрондық мемлекеттік қызметті ЭҮП арқылы алу жағдайында көрсетілетін электрондық мемлекеттік қызметке сауалнама-өтініш толтырудың экрандық нысаны көрсетілген.
15. Осы Регламенттің 4, 5-қосымшаларында электрондық мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесі осыларға сәйкес ұсынылуы тиіс бланкілер үлгілері көрсетілген (оң және теріс нәтижелі шығыс құжаттары).
16. Тұтынушыларға электрондық мемлекеттік қызмет көрсету нәтижелері осы Регламенттің 6-қосымшасына сәйкес сапа мен қолжетімділік көрсеткіштерімен өлшенеді.
17. Тұтынушымен электрондық мемлекеттік қызмет көрсету үдерісіне қойылатын талаптар:
1) адамның конституциялық құқықтары мен бостандықтарын сақтау;
2) қызметтік борышты атқарудағы заңдылық;
3) кәсіби әдеп пен мәдениетті сақтау;
4) толық және жеткілікті ақпарат ұсыну;
5) ақпараттың сақталуын, қорғалуын және құпиялылығын қамтамасыз ету.
18. Электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудің техникалық шарттары:
Электрондық мемлекеттік қызмет көрсетуді және оның қолжетімділігін сүйемелдеу құрылғылары (компьютер, интернет жүйесіне қоғамдық қолжетімділік пункті, ЖСН/БСН, тұтынушыда ЭЦК-ның болуы).

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
электрондық мемлекеттік қызмет
көрсету регламентіне
1-қосымша

1-кесте. ЖАО арқылы іс-қимылдардың сипаттамасы

1) Негізгі үдерістің іс-қимылдары (жұмыс барысы, ағыны)
1	Іс-қимылдың (жұмыс барысының, ағынының) нөмірі	1	2	3	4
2	ҚФБ атауы	ЖАО	ЖАО АЖ	ЭҮАШ	ХҚКО АЖ
3	Іс-қимылдар атауы (үдеріс, рәсім, операция) және олардың бейнесі	Өтініш пен құжаттардың түпнұсқалығын тексеру; ЖАО АЖ-ға мәліметтерді енгізу	ЖАО қызметкерін жүйеде қуаттау және электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудегі сұраныс нысанын толтыру	ЖАО АЖ мен ХҚКО АЖ арасындағы мәртебесі туралы хабарламаны бағыттау	Өтінішке нөмір беру; ағымдағы мәртебесін көрсету хабарламасын қалыптастыру
4	Аяқталу нысаны (мәліметтер, құжат, ұйымдастыру-реттеу шешімі)	Қызметті алуға өтініш пен құжаттарды қабылдау	Өтінішке нөмір бере отырып, сұранысты тіркеу	Сұранысты бағыттау	"Түскен өтініштер" мәртебесін көрсету
5	Орындалу мерзімі	15 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес
2) Негізгі үдерістің іс-қимылдары (жұмыс барысы, ағыны)
1	Іс-қимылдың (жұмыс барысының, ағынының) нөмірі	5	6	7	8
2	ҚФБ атауы	ЖАО	ЖАО АЖ	ЭҮАШ	ХҚКО АЖ
3	Іс-қимылдар атауы (үдеріс, рәсім, операция) және олардың бейнесі	Сұранысты орындау; мұрағаттық анықтама беру жауабын немесе негізделген бас тартуды қалыптастыру; шешім қабылдау; қағаз немесе электрондық тасымалдағыштағы деректер қорынан мұрағаттық анықтамаға мәліметтерді іздестіру; шешім қабылдау	Шығыс құжатын қалыптастыру	ХҚКО АЖ-ға сұраныс мәртебесінің ауысуы туралы хабарламаны бағыттау	"Орындалуда" мәртебесін көрсету
4	Аяқталу нысаны (мәліметтер, құжат, ұйымдастыру-реттеу шешімі)	Анықтаманы немесе негізделген бас тартуды қалыптастыру	Жүйедегі шығыс құжатын қалыптастыру	Сұранысты бағыттау	"Орындалуда" мәртебесін көрсету
5	Орындалу мерзімі	Күнтізбелік 15 күн ішінде, екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ уақыты бес жылдан астам құжаттарды зерделеу қажет болған жағдайларда күнтізбелік 30 күнге дейін	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес
3) Негізгі үдерістің іс-қимылдары (жұмыс барысы, ағыны)
1	Іс-қимылдың (жұмыс барысының, ағынының) нөмірі	9	10	11	12
2	ҚФБ атауы	ЖАО	ЖАО АЖ	ЭҮАШ	ХҚКО АЖ
3	Іс-қимылдар атауы (үдеріс, рәсім, операция) және олардың бейнесі	Шығыс құжатын жасау	ЖАО қызметкерінің ЭЦҚ-мен шығыс құжатына қол қоюы; ХҚКО АЖ-ға сұраныс мәртебесінің ауысуы туралы хабарламаны қалыптастыру	ХҚКО АЖ-не сұраныс жағдайының ауысуы туралы хабарламаны бағыттау	Қызмет көрсету аяқталғаны туралы хабарлама көрсету
4	Аяқталу нысаны (мәліметтер, құжат, ұйымдастыру-реттеу шешімі)	Тұтынушыға электрондық мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін қолма-қол немесе электрондық поштасына жіберу арқылы беру	ЖАО қызметкерінің ЭЦҚ-мен қол қойылған шығыс құжаты; ХҚКО АЖ-ға сұраныс мәртебесінің ауысуы туралы хабарламаны жіберу	Бағыттау	Орындауды аяқтау және шығыс құжатын беру мәртебесін көрсету
5	Орындалу мерзімі	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес

2-кесте. ХҚКО арқылы іс-қимылдарды бейнелеу

1) Негізгі үдерістің іс-қимылдары (жұмыс барысы, ағыны)
1	Іс-қимылдың (жұмыс барысының, ағынының) нөмірі	1	2	3	4	5
2	ҚФБ атауы	ХҚКО	ХҚКО АЖ	ЭҮАШ	ЖАО АЖ	ЖАО
3	Іс-қимылдар атауы (үдеріс, рәсім, операция) және олардың бейнесі	Өтініш пен құжаттардың түпнұсқалығын тексеру, мәліметтерді ХҚКО АЖ-ға енгізу	ХҚКО қызметкерін жүйеде қуаттау және электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудегі сұраныс нысанын толтыру	ХҚКО АЖ-дан ЖАО АЖ-ға сұраныстарды бағыттау	Өтінішке нөмір беру; орындауға жіберу	Құжаттарды тексеру; өтінішті орындауға қабылдау
4	Аяқталу нысаны (мәліметтер, құжат, ұйымдастыру-реттеу шешімі)	Қызметті алуға өтініш пен құжаттарды қабылдау	Өтінішке нөмір бере отырып, сұранысты жүйеде тіркеу	Сұранысты бағыттау	Өтінішті ХҚКО-нан ЖАО АЖ-ға "Түскендер" жағдайында көрсету	Сұранысты орындауға қабылдау
5	Орындалу мерзімі	15 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	3 күнтізбелік күн ішінде
2) Негізгі үдерістің іс-қимылдары (жұмыс барысы, ағыны)
1	Іс-қимылдың (жұмыс барысының, ағынының) нөмірі	6	7	8	9	10
2	ҚФБ атауы	ЖАО	ЖАО АЖ	ЭҮАШ	ХҚКО АЖ	ХҚКО
3	Іс-қимылдар атауы (үдеріс, рәсім, операция) және олардың бейнесі	Сұранысты орындау; электрондық және қағаз тасымалдағыш- тағы деректер базасынан мұрағаттық анықтама берудегі мәліметтерді іздестіру; шешім қабылдау	Шығыс құжатын қалыптастыру	ХҚКО АЖ-ға сұраныс мәртебесінің ауысуы туралы хабарламаны бағыттау	"Орындалу" мәртебесін көрсету	-
4	Аяқталу нысаны (мәліметтер, құжат, ұйымдастыру-реттеу шешімі)	Анықтаманы немесе негізделген бас тартуды қалыптастыру	Жүйеде шығыс құжатты қалыптастыру	Сұранысты бағыттау	"Орындалу" мәртебесін көрсету	-
5	Орындалу мерзімі	Күнтізбелік 15 күн ішінде, екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ, уақыты бес жылдан астам құжаттарды зерделеу қажет болған жағдайларда күнтізбелік 30 күнге дейін	5 минуттан артық емес	5 минуттан кем емес	5 минуттан артық емес	-
3) Негізгі үдерістің іс-қимылдары (жұмыс барысы, ағыны)
1	Іс-қимылдың (жұмыс барысының, ағынының) нөмірі	11	12	13	14	15
2	ҚФБ атауы	ЖАО	ЖАО АЖ	ЭҮАШ	ХҚКО АЖ	ХҚКО
3	Іс-қимылдар атауы (үдеріс, рәсім, операция) және олардың бейнесі	Шығыс құжаттарды жасау	ЖАО қызметкерінің ЭЦҚ арқылы шығыс құжатына қол қоюы; ХҚКО АЖ-ға сұраныс мәртебесінің ауысуы туралы хабарламаны қалыптастыру	ХҚКО АЖ-ға сұраныс мәртебесінің ауысуы туралы хабарламаны бағыттау	Қызмет көрсетудің аяқталғаны туралы хабарламаны көрсету	ХҚКО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін тұтынушыға қолма-қол немесе электрондық поштасына жіберу арқылы беруі
4	Аяқталу нысаны (мәліметтер, құжат, ұйымдастыру-реттеу шешімі)	ХҚКО-на қол қойылған шығыс құжатты жіберу	ХҚКО-на сұранысты орындаудың аяқталғаны туралы хабарлама жіберу	Бағыттау	"Орындауды аяқтау" мәртебесін көрсету	Қызметті көрсету нәтижесін беру
5	Орындалу мерзімі	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	15 минуттан артық емес

3-кесте. ЭҮП арқылы іс-қимылдарды бейнелеу

1) Негізгі үдерістің іс-қимылдары (жұмыс барысы, ағыны)
1	Іс-қимылдың (жұмыс барысының, ағынының) нөмірі	1	2	3	4	5
2	ҚФБ атауы	ЭҮП	ЭҮАШ	ЖАО АЖ	ХҚКО АЖ	ЖАО
3	Іс-қимылдар атауы (үдеріс, рәсім, операция) және олардың бейнесі	ЭҮП-да тұтынушыны қуаттау; сұраныс нысанын толтыру; электрондық мемлекеттік қызмет алудағы мәліметтердің дұрыстығын тексеру	ЖАО АЖ-ға сұранысты және ХҚКО АЖ-де хабарламаны бағыттау (енгізілген мәліметтер дұрыс болған жағдайда)	Өтінішке нөмір беру және "Түскендер" мәртебесінде көрсету (енгізілген мәліметтер дұрыс болған жағдайда)	ЭҮП-нан ХҚКО АЖ-не "Түскендер" мәртебесін көрсету (енгізілген мәліметтер дұрыс болған жағдайда)	Өтінішті орындауға қабылдау (енгізілген мәліметтер дұрыс болған жағдайда)
4	Аяқталу нысаны (мәліметтер, құжат, ұйымдастыру-реттеу шешімі)	Сұраныстың сәтті қалыптасуы туралы хабарлама көрсету немесе сұралған электрондық мемлекеттік қызметтен бас тарту туралы хабарлама қалыптастыру	Сұранысты бағыттау (енгізілген мәліметтер дұрыс болған жағдайда)	ЭҮП-на хабарлама жіберу (енгізілген мәліметтер дұрыс болған жағдайда)	Мәртебесін көрсету (енгізілген мәліметтер дұрыс болған жағдайда)	Орындауға қабылдау (енгізілген мәліметтер дұрыс болған жағдайда)
5	Орындалу мерзімі	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	3 күнтізбелік күн ішінде
2) Негізгі үдерістің іс-қимылдары (жұмыс барысы, ағыны)
1	Іс-қимылдың (жұмыс барысының, ағынының) нөмірі	6	7	8	9	10
2	ҚФБ атауы	ЖАО	ЖАО АЖ	ЭҮАШ	ЭҮП	ХҚКО АЖ
3	Іс-қимылдар атауы (үдеріс, рәсім, операция) және олардың бейнесі	Сұранысты орындау; электрондық және қағаз тасымалдағыш-тағы деректер базасынан мұрағаттық анықтама берудегі мәліметтерді іздестіру; шешім қабылдау	Шығыс құжатын қалыптастыру;	ЭҮП және ХҚКО АЖ-да "жұмыста" мәртебесін өзгергені жөнінде хабарламаны бағыттау	"Жұмыста" мәртебесін көрсету	Мәртебесін және хабарламасын көрсету
4	Аяқталу нысаны (мәліметтер, құжаттар, ұйымдастыру-реттеу шешімі)	Анықтаманы немесе негізделген бас тартуды қалыптастыру	Шығыс құжатын жүйеде қалыптастыру	Бағыттау	Мәртебесін көрсету	Мәртебесін көрсету
5	Орындалу мерзімі	Күнтізбелік 15 күн ішінде, екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ, уақыты бес жылдан астам құжаттарды зерделеу қажет болған жағдайларда күнтізбелік 30 күнге дейін	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес
3) Негізгі үдерістің іс-қимылдары (жұмыс барысы, ағыны)
1	Іс-қимылдың (жұмыс барысының, ағынының) нөмірі	11	12	13	14	15
2	ҚФБ атауы	ЖАО	ЖАО АЖ	ЭҮАШ	ЭҮП	ХҚКО АЖ
3	Іс-қимылдар атауы (удеріс, рәсім, операция) және олардың бейнесі	Шығыс құжатын жасау	ЖАО қызметкерінің ЭЦҚ арқылы шығыс құжатына қол қоюы; ЭҮП және ХҚКО АЖ-де қызмет көрсету мәртебесінің өзгергендігі жөнінде хабарламаны қалыптастыру	ЭҮП-да мәртебесін өзгерткені жөнінде шығыс құжатының жіберілгендігі және ХҚКО АЖ-да мәртебесін өзгерткендігі жөнінде хабарламаны бағыттау	Шығыс құжатын көру мүмкіндігімен қызмет көрсетуді аяқтау туралы хабарлама көрсету	Қызмет көрсетуді аяқтау туралы хабарлама көрсету
4	Аяқталу нысаны (мәліметтер, құжат, ұйымдастыру-реттеу шешімі)	Қол қойылған шығыс құжаты	ЭҮП-на шығыс құжатымен хабарлама жолдау және ХҚКО АЖ-да мәртебесін өзгерту	Бағыттау	Шығыс құжатын көрсету	Орындалу мәртебесін көрсету
5	Орындалу мерзімі	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес	5 минуттан артық емес

Ескертпе:
Бұл кестеде ЭҮП, АЖ және барлық ҚФБ іс-қимылдары (қызметтері, үдерістері, операциялары) мен аяқталу нысандары, орындалу мерзімдері және кейінгі іс-қимылдарының нөмірлері электрондық мемлекеттік қызмет көрсету үдерісінің технологиялық тізбесінде көрсетіле отырып берілген.
Осы Регламенттің 1-қосымшасындағы кесте негізінде электрондық мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі функционалдық өзара іс-қимыл диаграммалары жасалады.

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
электрондық мемлекеттік қызмет
көрсету регламентіне
2-қосымша

1-сурет. ЖАО арқылы ішінара атоматтандырылған электрондық қызметтерді көрсету кезіндегі функционалдық іс-қимылының диаграммасы

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
электрондық мемлекеттік қызмет
көрсету регламентіне
2-қосымшаның жалғасы

2-сурет. ХҚКО арқылы ішінара автоматтандырылған электрондық қызметтерді көрсету кезіндегі функционалдық іс-қимылының диаграммасы

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
электрондық мемлекеттік қызмет
көрсету регламентіне
2-қосымшаның жалғасы

3-сурет. "Электрондық үкімет" порталы арқылы ішінара автоматтандырылған электрондық қызметтерді көрсету кезіндегі функционалдық іс-қимылының диаграммасы

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
электрондық мемлекеттік қызмет
көрсету регламентіне
2-қосымшаның жалғасы

Кесте. Шартты белгілер

	Бастапқы хабарлама
	Аяқтаушы хабарлама
	Аралық хабарлама
	Аяқтауышы қарапайым оқиға
	Қате
	Оқиғалар-таймерлер
	Ақпараттық жүйе
	Үдеріс
	Шарт
	Хабарлама ағыны
	Басқару ағыны
	Соңғы тұтынушыға ұсынылатын қағаз тасымалдағыштағы құжат

Ескерту:
Диаграммалық үлгілік рәсімделуі бизнес үдерістерді модельдеу үшін пайдаланылатын BPMN 1.2 графикалық нотациясында келтірілген. BPMN модельдеу графикалық элементтердің аз саны бар диаграммалар арқылы жүзеге асырылады. Бұл тұтынушыға үдерістің қисынын жылдам түсінуге көмектеседі. Элементтердің төрт негізгі санатын атап көрсетуге болады:
1) басқару ағынының объектілері: оқиғалар, әрекеттер және қисынды операторлар;
2) біріктіруші объектілер: басқару ағымы, хабарламалар мен қауымдастықтар ағымы;
3) рөлдер: пулдар және жолдар;
4) артефактілер: деректер, топтар және мәтіндік аннотациялар.
Осы төрт санаттың элементтері бизнес үдерістердің диаграммасын құруға мүмкіндік береді. Модельдің айрықшылық мәнерлілігін арттыру үшін "Ескертпелер" деген бөлімінде келтірілуі тиіс басқару ағыны объектілерінің жаңа түрлерін және артефактілерді құруға рұқсат береді.

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
электрондық мемлекеттік қызмет
көрсету регламентіне
3-қосымша

Электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудегі сауалнама-өтінішінің экрандық нысаны

Мемлекеттік мұрағат директоры
___________________________
(директордың Т.А.Ә.)

Арыз беруші___________________________
(Арыз берушінің Т.А.Ә.)

Мекен-жайы____________________________
(Арыз берушінің мекен-жайы)

Телефон_______________________________
(Арыз берушінің байланыс телефоны)

Сауалнама-өтініш

1. Мәліметтері сұратылып отырған тұлғалар үшін:
1.1. Тегі, аты, әкесінің аты
1.2. Т.А.Ә. өзгеруі
1.3. Туған жылы
1.4. Байланыс телефоны және индексі көрсетілген пошталық мекен-жайы
2. Қандай мәліметтер сұратылатындығы туралы
3. Қайда, қандай мақсатпен мәліметтер сұратылады
4. Анықтама сұратылатын мерзім
5. Қызметі, жұмыс орны, оқу орнының нақты атауы:
Атауы	_____ жылдан бастап	_____ жылға дейін		Лауазымы

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
электрондық мемлекеттік қызмет
көрсету регламентіне
4-қосымша

Электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудегі оң нәтижелі шығыс құжатының нысаны

Мұрағаттық анықтама

Арыз беруші:___________________________________________________
(арыз берушінің Т.А.Ә. немесе ұйымның атауы)

Мұрағаттық аныктаманың түрі:___________________________________

Анықтама сұралатын мерзім:_____________________________________ _____________________________________________________________________ (мұрағаттық анықтаманың мазмұны көрсетіледі)

Негіздеме:_____________________________________________________

Мұрағат директоры:___________________________________________ (Т.А.Ә.)

Мұрағатшы:_____________________________________________________ (Т.А.Ә.)

Анықтамаға құжаттар қоса тіркелді:_____________________________ _____________________________________________________________________

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
электрондық мемлекеттік қызмет
көрсету регламентіне
5-қосымша

Электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудегі теріс нәтижелі шығыс құжатының нысаны

Кімге:____________________
(Тұтынушының Т.А.Ә.)

Сіз сұратқан мәлімет бойынша ақпараттың жоқ екенін назарыңызға жеткіземіз.

Себебі:___________________________________________________

Мұрағат маманы:___________________________________________ (Т.А.Ә.)

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
электрондық мемлекеттік қызмет
көрсету регламентіне
6-қосымша

"Сапа және қолжетімділік": электрондық мемлекеттік қызмет көрсету көрсеткішін анықтайтын сауал нысаны ____________________________________________________________________
(қызметтің атауы)

1. Электрондық мемлекеттік қызмет көрсету үдерісі мен сапасының нәтижесіне сіз қанағаттанасыз ба?
1) қанағаттанарлықсыз
2) жартылай қанағаттанарлық
3) қанағаттанарлық

2. Электрондық мемлекеттік қызмет көрсету тәртібі туралы ақпарат сапалығына сіз қанағаттанасыз ба?
1) қанағаттанарлықсыз
2) жартылай қанағаттанарлық
3) қанағаттанарлық

Об утверждении регламента электронной государственной услуги "Выдача архивных справок"

Постановление Кызылординского областного акимата от 05 октября 2012 года N 591. Зарегистрировано Департаментом юстиции Кызылординской области 09 ноября 2012 года за N 4338. Утратило силу постановлением Кызылординского областного акимата от 18 апреля 2013 года N 92

Сноска. Утратило силу постановлением Кызылординского областного акимата от 18.04.2013 N 92.

Примечание РЦПИ:
В тексте сохранена авторская орфография и пунктуация.

В соответствии с Законом Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах" и Законом Республики Казахстан от 23 января 2001 года "О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан" акимат Кызылординской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемый регламент электронной государственной услуги "Выдача архивных справок".
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя акима области Нуртаева Р.
3. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня первого официального опубликования.

Аким Кызылординской области Б. Куандыков

"Согласовано"
Министр транспорта и коммуникаций
Республики Казахстан
______________Жумагалиев А.К.
______________2012 года

Утвержден
постановлением акимата
Кызылординской области
от "05"октября 2012 года N 591

Регламент
электронной государственной услуги "Выдача архивных справок"

1. Общие положения

1. Электронная государственная услуга "Выдача архивных справок" оказывается государственным учреждением "Управление архивов и документации Кызылординской области", государственными архивами области согласно пункту 1 стандарта, через центры обслуживания населения (далее - ЦОН) на альтернативной основе, а также через веб-портал "электронного правительства": www.e-gov.kz, при условии наличия у получателя государственной услуги электронной цифровой подписи.
2. Электронная государственная услуга оказывается на основании стандарта государственной услуги "Выдача архивных справок", утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 30 декабря 2009 года N 2315 "Об утверждении стандартов государственных услуг в области информации и архивного дела" (далее - Стандарт).
3. Степень автоматизации электронной государственной услуги: частично автоматизированная (электронная государственная услуга, содержащая медиа-разрывы).
4. Вид оказания электронной государственной услуги: транзакционная.
5. Понятия и сокращения, используемые в настоящем регламенте электронной государственной услуги "Выдача архивных справок" (далее - Регламент):
1) информационная система - система, предназначенная для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации с применением аппаратно-программного комплекса (далее - ИС);
2) бизнес-идентификационный номер - уникальный номер, формируемый для юридического лица (филиала и представительства) и индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде совместного предпринимательства (далее – БИН);
3) индивидуальный идентификационный номер - уникальный номер, формируемый для физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде личного предпринимательства (далее - ИИН);
4) медиа-разрыв - чередование бумажного и электронного документооборота в процессе оказания услуг, когда необходимы преобразования документов из электронной формы в бумажную или наоборот;
5) транзакционная услуга - услуга по предоставлению пользователям электронных информационных ресурсов, требующая взаимного обмена информацией с применением электронной цифровой подписи;
6) потребитель – субъект, обращающийся к информационной системе за получением необходимых ему электронных информационных ресурсов и пользующийся ими;
7) ИС НУЦ – информационная система Национального удостоверяющего центра Республики Казахстан;
8) ЦОН - филиал Республиканского государственного предприятия на праве хозяйственного ведения "Центр обслуживания населения" по Кызылординской области;
9) ИС ЦОН - информационная система центра обслуживания населения;
10) электронные государственные услуги - государственные услуги, оказываемые в электронной форме с применением информационных технологий;
11) веб-портал "электронного правительства" - информационная система, представляющая собой единое окно доступа ко всей консолидированной правительственной информации, включая нормативную правовую базу, и к электронным государственным услугам (далее - ПЭП);
12) РШЭП – региональный шлюз "электронного правительства";
13) шлюз "электронного правительства" - информационная система, предназначенная для интеграции информационных систем "электронного правительства" в рамках реализации электронных услуг (далее - ШЭП);
14) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;
15) электронная цифровая подпись - набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания (далее - ЭЦП).

2. Порядок деятельности услугодателя по оказанию электронной государственной услуги

6. Пошаговые действия и решения услугодателя при оказании частично автоматизированной электронной государственной услуги через местный исполнительный орган (далее - МИО) приведены в приложении 2 (рисунок 1) к настоящему Регламенту:
1) потребитель обращается в МИО для получения государственной услуги, имея при себе документ удостоверяющий личность, и (или) документ удостоверяющий полномочия доверенного лица (при личном посещении) и документы, предусмотренные подпунктом 1 пункта 11 стандарта. Проверка подлинности заявления и документов потребителя сотрудником МИО;
2) процесс 1 – процесс ввода сотрудником МИО ИИН и пароля (процесс авторизации) в ИС МИО для оказания электронной государственной услуги;
3) условие 1 - проверка в ИС МИО подлинности данных о зарегистрированном сотруднике МИО через ИИН и пароль;
4) процесс 2 - формирование сообщения об отказе в авторизации в ИС МИО в связи с имеющимися нарушениями в данных сотрудника МИО;
5) процесс 3 - выбор сотрудником МИО услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение формы (ввод данных, прикрепление отсканированных документов в зависимости от типа запрашиваемой архивной справки) с учетом ее структуры и форматных требований;
6) процесс 4 - подписание посредством ЭЦП сотрудника МИО заполненной формы (введенных данных, прикрепленных отсканированных документов в зависимости от типа запрашиваемой архивной справки) запроса на оказание электронной государственной услуги;
7) условие 2 – проверка соответствия идентификационных данных (между ИИН, указанным в запросе, и ИИН, указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП), срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств ИС МИО;
8) процесс 5 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой электронной государственной услуге в связи с неподтверждением подлинности ЭЦП сотрудника МИО;
9) процесс 6 – обработка электронной государственной услуги сотрудником МИО;
10) процесс 7 – формирование сотрудником МИО результата оказания электронной государственной услуги (архивная справка, в зависимости от типа запрашиваемой архивной справки), либо мотивированный отказ в выдаче архивной справки. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП сотрудника МИО;
11) процесс 8 – выдача сотрудником МИО нарочно или посредством отправки на электронную почту потребителя результата электронной государственной услуги.
7. Пошаговые действия и решения МИО при оказании частично автоматизированной электронной государственной услуги посредством ЦОН приведены в приложении 2 (рисунок 2) к настоящему Регламенту:
1) процесс 1 - процесс авторизации оператора ЦОН в ИС ЦОН для оказания электронной государственной услуги;
2) условие 1 - проверка в ИС ЦОН подлинности данных о зарегистрированном операторе ЦОН через логин и пароль, либо ЭЦП;
3) процесс 2 - формирование сообщения об отказе в авторизации в ИС ЦОН в связи с имеющимися нарушениями в данных оператора ЦОН;
4) процесс 3 - выбор оператором ЦОН услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение формы (ввод данных, прикрепление отсканированных документов в зависимости от типа запрашиваемой архивной справки) с учетом ее структуры и форматных требований;
5) процесс 4 - подписание посредством ЭЦП оператора ЦОН заполненной формы (введенных данных, прикрепленных отсканированных документов в зависимости от типа запрашиваемой архивной справки) запроса на оказание электронной государственной услуги;
6) условие 2 – проверка соответствия идентификационных данных (между ИИН, указанным в запросе, и ИИН, указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП), срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств в ИС ЦОН;
7) процесс 5 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой электронной государственной услуге в связи с неподтверждением подлинности ЭЦП оператора ЦОН;
8) процесс 6 – направление подписанного ЭЦП оператора ЦОН электронного документа (запроса потребителя) через РШЭП в ИС МИО и обработка электронной государственной услуги сотрудником МИО;
9) процесс 7 – формирование сотрудником МИО результата оказания электронной государственной услуги (архивная справка, в зависимости от типа запрашиваемой архивной справки), либо мотивированный отказ в выдаче архивной справки. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП сотрудника МИО и передается в ИС ЦОН;
10) процесс 8 - выдача выходного документа оператором ЦОН потребителю услуги нарочно или посредством отправки на электронную почту.
8. Пошаговые действия и решения МИО при оказании частично автоматизированной электронной государственной услуги посредством ПЭП приведены в приложении 2 (рисунок 3) к настоящему Регламенту:
1) потребитель осуществляет регистрацию на ПЭП с помощью ИИН/БИН и пароля (осуществляется для незарегистрированных потребителей на ПЭП);
2) процесс 1 – процесс ввода потребителем ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) на ПЭП для получения электронной государственной услуги;
3) условие 1 – проверка подлинности данных о зарегистрированном потребителе на ПЭП через ИИН/БИН и пароль;
4) процесс 2 – формирование на ПЭП сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных потребителя;
5) процесс 3 – выбор потребителем услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение формы (ввод данных, прикрепление отсканированных документов в зависимости от типа запрашиваемой архивной справки) с учетом ее структуры и форматных требований;
6) процесс 4 – запрос идентификационных данных и данных о сроке действия регистрационного свидетельства ЭЦП потребителя в информационной системе удостоверяющего центра;
7) условие 2 – проверка соответствия идентификационных данных (между ИИН/БИН, указанным в запросе и ИИН/БИН, указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП), срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств ПЭП;
8) процесс 5 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой электронной государственной услуге в связи с неподтверждением подлинности ЭЦП потребителя;
9) процесс 6 – направление потребителю подписанного ЭЦП электронного документа (запроса потребителя) через РШЭП в ИС МИО и обработка электронной государственной услуги сотрудником МИО;
10) процесс 7 – формирование сотрудником МИО результата оказания электронной государственной услуги (архивная справка, в зависимости от типа запрашиваемой архивной справки), либо мотивированный отказ в выдаче архивной справки. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП сотрудника МИО и передается в личный кабинет на ПЭП.
9. Способ проверки получателем статуса исполнения запроса по электронной государственной услуге: на ПЭП в разделе "История получения услуг", а также при обращении в МИО/ЦОН.
10. Номера телефонов для получения информации об электронной государственной услуге, также в случае необходимости оценки (в том числе обжалования) их качества: 8 (7242) 263913, саll-центра ПЭП: (1414).

3. Описание порядка взаимодействия в процессе оказания электронной государственной услуги

11. Перечень структурно-функциональных единиц (далее-СФЕ), которые участвуют в процессе оказания электронной государственной услуги:
1) сотрудник МИО;
2) оператор ЦОН.
12. Текстовое табличное описание последовательности действий (процедур, функций, операций) СФЕ с указанием срока выполнения каждого действия приведено в приложении 1 к настоящему Регламенту.
13. В приложении 2 к настоящему Регламенту (рисунок 1, 2, 3) представлены диаграммы, отражающие взаимосвязь между логической последовательностью действий СФЕ (в процессе оказания электронной государственной услуги) в соответствии с их описаниями, указанными в приложении 1 к настоящему Регламенту.
14. В приложении 3 к настоящему Регламенту представлена экранная форма заполнения анкеты - заявления на электронную государственную услугу, предоставляемую потребителю в случае получения электронной государственной услуги посредством ПЭП.
15. В приложениях 4, 5 к настоящему Регламенту представлены формы бланков, в соответствии с которыми должен быть представлен результат оказания электронной государственной услуги (выходной документ положительного и отрицательного ответов).
16. Результаты оказания электронной государственной услуги потребителям измеряются показателями качества и доступности в соответствии с приложением 6 к настоящему Регламенту.
17. Требования, предъявляемые к процессу оказания электронной государственной услуги потребителем:
1) соблюдение конституционных прав и свобод человека;
2) законность при исполнении служебного долга;
3) соблюдение профессиональной этики и культуры;
4) представление исчерпывающей и полной информации;
5) обеспечение сохранности, защита и конфиденциальность информации.
18. Технические условия оказания электронной государственной услуги: поддерживаемые устройства доступа и оказания электронных государственных услуг (компьютер, пункт общественного доступа к сети интернет, ИИН/БИН, наличие ЭЦП потребителя).

Приложение 1
к регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Таблица 1. Описание действий посредством МИО

1) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1	N действия (хода, потока работ)	1		2	3	4
2	Наименование СФЕ	МИО		ИС МИО	РШЭП	ИС ЦОН
3	Наименование действий (процесса, процедуры, операции) и их описание	Проверка подлинности заявления и документов; ввод данных в ИС МИО		Авторизация сотрудника МИО в системе и заполнение формы запроса на оказание электронной государственной услуги	Маршрутизация уведомления о статусах из ИС МИО в ИС ЦОН	Присвоение номера заявлению; формирование уведомления с указанием текущего статуса
4	Форма завершения (данные, документ, организационно-распорядительное решение)	Прием заявления и документов на получение услуги		Регистрация запроса с присвоением номера заявлению	Маршрутизация запроса	Отображение статуса "поступившие"
5	Сроки исполнения	Не более 15 минут		Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 5 минут
2) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1	N действия (хода, потока работ)	5		6	7	8
2	Наименование СФЕ	МИО		ИС МИО	РШЭП	ИС ЦОН
3	Наименование действий (процесса, процедуры, операции) и их описание	Исполнение запроса; формирование ответа с выдачей архивной справки, либо обоснованного отказа; принятие решения; поиск данных по архивной справке в имеющихся базах данных на бумажных и электронных носителях; принятие решения		Формирование выходного документа	Маршрутизация уведомления о смене статуса запроса в ИС ЦОН	Отображение статуса "на исполнении"
4	Форма завершения (данные, документ, организационно - распорядительное решение)	Формирование справки, либо обоснованного отказа		Формирование выходного документа в системе	Маршрутизация запроса	Отображение статуса "на исполнении"
5	Срок исполнения	В течение 15 календарных дней, в случаях при изучении документов двух и более организаций, а также более чем за пять лет- до 30 календарных дней		Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 5 минут
3) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1	N действия (хода, потока работ)		9	10	11	12
2	Наименование СФЕ		МИО	ИС МИО	РШЭП	ИС ЦОН
3	Наименование действий (процесса, процедуры, операции) и их описание		Создание выходного документа	Подписание выходного документа ЭЦП сотрудника МИО; формирование уведомления о смене статуса оказания услуги в ИС ЦОН	Маршрутизация уведомления о смене статуса в ИС ЦОН	Отображение уведомления о завершении оказания услуги
4	Форма завершения (данные, документ, организационно-распорядительное решение)		Выдача потребителю нарочно или посредством отправки на электронную почту результата электронной государственной услуги	Подписанный ЭЦП сотрудника МИО выходной документ; отправка уведомления о смене статуса в ИС ЦОН	Маршрутизация	Отображение статуса завершения исполнения и выдачи выходного документа
5	Срок исполнения		Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 5 минут

Таблица 2. Описание действий посредством ЦОН

1) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1	N действия (хода, потока работ)			1		2	3	4	5
2	Наименование СФЕ			ЦОН		ИС ЦОН	РШЭП	ИС МИО	МИО
3	Наименование действий (процесса, процедуры, операции) и их описание			Проверка подлинности заявления и документов, ввод данных в ИС ЦОН		Авторизация сотрудника ЦОН в системе и заполнение формы запроса на оказание электронной государственной услуги	Маршрутизация запроса из ИС ЦОН в ИС МИО	Присвоение номера заявлению; отправка на исполнение	Проверка документов; принятие заявления на исполнение
4	Форма завершения (данные, документ, организационно-распорядительное решение)			Прием заявления и документов на получение услуги		Регистрация запроса в системе с присвоением номера заявлению	Маршрутизация запроса	Отображение заявления в статусе "поступившие" из ЦОН в ИС МИО	Принятие запроса на исполнение
5	Срок исполнения			Не более 15 минут		Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 5 минут	В течение 3 календарных дней
2) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1		N действия (хода, потока работ)	6			7	8	9	10
2		Наименование СФЕ	МИО			ИС МИО	РШЭП	ИС ЦОН	ЦОН
3		Наименование действий (процесса, процедуры, операции) и их описание	Исполнение запроса; поиск данных по архивной справке в имеющихся базах данных на бумажных и электронных носителях; принятие решения			Формирование выходного документа	Маршрутизация уведомления о смене статуса запроса в ИС ЦОН	Отображение статуса "исполнение"	-
4		Форма завершения (данные, документ, организацион-но-распорядительное решение)	Формирование справки, либо мотивированного отказа			Формирование выходного документа в системе	Маршрутизация запроса	Отображение статуса "исполнение"	-
5		Срок исполнения	В течение 15 календарных дней, в случаях при изучении документов двух и более организаций, а также более чем за пять лет - до 30 календарных дней			Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 5 минут	-
3) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1		N действия (хода, потока работ)			11	12	13	14	15
2		Наименование СФЕ			МИО	ИС МИО	РШЭП	ИС ЦОН	ЦОН
3		Наименование действий (процесса, процедуры, операции) и их описание			Создание выходного документа	Подписание выходного документа ЭЦП сотрудника МИО; формирование уведомления о смене статуса оказания услуги в ИС ЦОН	Маршрутизация уведомления о смене статуса запроса в ИС ЦОН	Отображение уведомления о завершении оказания услуги	Выдача сотрудником ЦОН нарочно или посредством отправки на электронную почту потребителя результата электронной государственной услуги
4		Форма завершения (данные, документ, организацион-но-распорядительное решение)			Передача подписанного выходного документа в ЦОН	Передача уведомления в ИС ЦОН о завершении исполнения	Маршрутизация	Отображение статуса "завершение исполнения"	Выдача результата оказания услуги
5		Срок исполнения			Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 15 минут

Таблица 3. Описание действий посредством ПЭП

1) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1	N действия (хода, потока работ)	1	2	3	4	5
2	Наименование СФЕ	ПЭП	РШЭП	ИС МИО	ИС ЦОН	МИО
3	Наименование действий (процесса, процедуры, операции) и их описание	Авторизация потребителя на ПЭП; заполнение формы запроса; проверка корректности введенных данных для получения электронной государствен-ной услуги	Маршрутизация запроса в ИС МИО и уведомления в ИС ЦОН (в случае корректности введенных данных)	Присвоение номера заявлению и отображение в статусе "поступившие" (в случае корректности введенных данных)	Отображение статуса "поступившие" с ПЭП в ИС ЦОН (в случае корректности введенных данных)	Принятие заявления на исполнение (в случае корректности введенных данных)
4	Форма завершения (данные, документ, организацион-но-распорядительное решение)	Отображение уведомления об успешном формировании запроса или формирование сообщения об отказе в запрашивае-мой электронной государствен-ной услуге	Маршрутизация запроса (в случае корректности введенных данных)	Отправка уведомления на ПЭП (в случае корректности введенных данных)	Отображение статуса (в случае корректности введенных данных)	Принятие на исполнение (в случае корректности введенных данных)
5	Срок исполнения	Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 5 минут	В течение 3 кален-дарных дней
2) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1	N действия (хода, потока работ)	6	7	8	9	10
2	Наименование СФЕ	МИО	ИС МИО	РШЭП	ПЭП	ИС ЦОН
3	Наименование действий (процесса, процедуры, операции) и их описание	Исполнение запроса; поиск данных по архивной справке в имеющихся базах данных на бумажных и электронных носителях; принятие решения	Формирование выходного документа	Маршрутизация с уведомлением о смене статуса "в работе" на ПЭП и ИС ЦОН	Отображение статуса "в работе"	Отображение уведомления и статуса
4	Форма завершения (данные, документ, организационно-распорядительное решение)	Формирование справки, либо мотивированного отказа	Формирование выходного документа в системе	Маршрутизация	Отображение статуса	Отображение статуса
5	Срок исполнения	В течение 15 календарных дней, в случаях при изучении документов двух и более организаций, а также более чем за пять лет - до 30 календарных дней	Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 5 минут
3) Действия основного процесса (хода, потока работ)
1	N действия (хода, потока работ)	11	12	13	14	15
2	Наименование СФЕ	МИО	ИС МИО	РШЭП	ПЭП	ИС ЦОН
3	Наименование действий (процесса, процедуры, операции) и их описание	Создание выходного документа	Подписание выходного документа ЭЦП сотрудника МИО; формирование уведомления о смене статуса оказания услуги на ПЭП и ИС ЦОН	Маршрутизация уведомления о смене статуса с выводом выходного документа на ПЭП и уведомления о смене статуса в ИС ЦОН	Отображение уведомления о завершении оказания услуги с возможностью просмотра выходного документа	Отображение уведомления о завершении оказания услуги
4	Форма завершения (данные, документ, организацион-но-распоряди-тельное решение)	Подписанный выходной документ	Отправка уведомления с выходным документом на ПЭП и смена статуса в ИС ЦОН	Маршрутизация	Отображение выходного документа	Отображение статуса исполнения
5	Срок исполнения	Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 5 минут	Не более 5 минут

Примечание:
В данной таблице перечисляются действия (функции, процедуры, операции) ПЭП, ИС и всех СФЕ с указанием форм завершения, сроков исполнения и указанием номеров последующих действий в технологической цепочке процесса оказания электронной государственной услуги.
На основании таблиц приложения 1 к настоящему Регламенту строятся диаграммы функционального взаимодействия при оказании электронной государственной услуги.

Приложение 2
к регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Рисунок 1. Диаграмма функционального взаимодействия при оказании частично автоматизированной электронной государственной услуги посредством МИО

Приложение 2
к регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Рисунок 2. Диаграмма функционального взаимодействия при оказании частично автоматизированной электронной государственной услуги посредством ЦОН

Приложение 2
к регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Рисунок 3. Диаграмма функционального взаимодействия при оказании частично автоматизированной электронной государственной услуги посредством портала "электронного правительства"

Приложение 2
к регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Таблица. Условные обозначения

	Сообщение начальное
	Сообщение завершающее
	Сообщение промежуточное
	Простые события завершающие
	Ошибка
	События-таймеры
	Информационная система
	Процесс
	Условие
	Поток сообщений
	Поток управления
	Электронный документ, представляемый конечному потребителю

Примечание:
Типовое оформление диаграммы приведено в графической нотации BPMN 1.2, используемой для моделирования бизнес-процессов. Моделирование в BPMN осуществляется посредством диаграмм с небольшим числом графических элементов. Это помогает потребителям быстро понимать логику процесса. Выделяют четыре основные категории элементов:
1) объекты потока управления: события, действия и логические операторы;
2) соединяющие объекты: поток управления, поток сообщений и ассоциации;
3) роли: пулы и дорожки;
4) артефакты: данные, группы и текстовые аннотации.
Элементы этих четырех категорий позволяют строить диаграммы бизнес процессов. Для повышения выразительности модели спецификация разрешает создавать новые типы объектов потока управления и артефактов, которые должны быть приведены в разделе "Примечания".

Приложение 3
к регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Экранная форма анкеты-заявления на электронную государственную услугу

Директору государственного архива
_______________________________
(Ф.И.О. директора)

Заявитель _______________________________
(Ф.И.О. потребителя)

Адрес_______________________________
(Адрес потребителя)

Телефон_______________________________
(Контактный телефон потребителя)

Анкета-заявление

1. Для лица, о котором запрашиваются сведения:
1.1. Фамилия, имя, отчество
1.2. Изменение Ф.И.О.
1.3. Год рождения
1.4. Почтовый адрес с указанием индекса, контактный телефон
2. О чем запрашиваются сведения
3. Куда и для какой цели запрашиваются сведения
4. Период, за который запрашивается справка
5. Точное название места работы, службы, учебы:
Наименование	c ____года	по _______ год		Должность

Приложение 4
к регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Выходная форма положительного ответа на электронную государственную услугу

Архивная справка

Заявитель: ___________________________________________________
(Ф.И.О. заявителя или наименование организации)

Вид архивной справки: _________________________________________

Период, за который запрашивается справка: _____________________
______________________________________________________________
(указывается содержание архивной справки)

Основание: ____________________________________________________

Директор архива: ______________________________________________
(Ф.И.О.)

Архивист: _____________________________________________________
(Ф.И.О.)

К справке прилагаются документы: _____________________________
______________________________________________________________

Приложение 5
к регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Выходная форма отрицательного ответа на электронную государственную услугу

Кому:___________________________
(Ф.И.О. потребителя)

Доводим до сведения, что по запрошенным Вами данным информация не имеется.

Причина отказа:________________________________________________

Специалист архива:_____________________________________________
(Ф.И.О.)

Приложение 6
к регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Форма анкеты для определения показателей электронной государственной услуги: "качество" и "доступность"

____________________________________________________________
(наименование услуги)

1. Удовлетворены ли Вы качеством процесса и результатом оказания электронной государственной услуги?
1) не удовлетворен;
2) частично удовлетворен;
3) удовлетворен.
2. Удовлетворены ли Вы качеством информации о порядке оказания электронной государственной услуги?
1) не удовлетворен;
2) частично удовлетворен;
3) удовлетворен.