"Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентін бекіту туралы

Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2015 жылғы 30 шілдедегі N 189 қаулысы. Шығыс Қазақстан облысының Әділет департаментінде 2015 жылғы 04 қыркүйекте N 4132 болып тіркелді. Күші жойылды - Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2020 жылғы 20 тамыздағы № 289 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 20.08.2020 № 289 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).
Ескерту. Атауы жаңа редакцияда - Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 16.10.2019 № 359 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).
РҚАО-ның ескертпесі.
Құжаттың мәтінінде түпнұсқаның пунктуациясы мен орфографиясы сақталған.

"Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару туралы" Қазақстан Республикасының 2001 жылғы 23 қаңтардағы Заңының 27-бабының 2-тармағына, "Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы" Қазақстан Республикасының 2013 жылғы 15 сәуірдегі Заңының 16-бабының 3-тармағына, "Мұрағат ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызметтер стандарттарын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2015 жылғы 17 сәуірдегі № 138 бұйрығына (Нормативтiк құқықтық актiлердi мемлекеттiк тiркеу тiзiлiмiнде 11086 нөмірмен тіркелген) сәйкес, Шығыс Қазақстан облысының әкімдігі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

1. Қоса беріліп отырған "Мұрағат анықтамаларын беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламенті бекітілсін.

2. Мыналардың:

1) "Мұрағат ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентін бекіту туралы" Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2014 жылғы 4 сәуірдегі № 80 қаулысының (Нормативтiк құқықтық актiлердi мемлекеттiк тiркеу тiзiлiмiнде 3313 нөмірімен тіркелген, 2014 жылғы 11 маусымдағы № 65 (17002) "Дидар", 2014 жылғы 12 маусымдағы № 66 (19513) "Рудный Алтай" газеттерінде жарияланған);

2) "Мұрағат ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентін бекіту туралы" Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2014 жылғы 4 сәуірдегі № 80 қаулысына толықтырулар енгізу туралы" Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2014 жылғы 25 қыркүйектегі № 256 қаулысының (Нормативтiк құқықтық актiлердi мемлекеттiк тiркеу тiзiлiмiнде 3514 нөмірімен тіркелген, 2014 жылғы 9 қыркүйектегі № 104 (17041) "Дидар", 2014 жылғы 10 қыркүйектегі № 104 (19551) "Рудный Алтай" газеттерінде жарияланған) күші жойылды деп танылсын.

3. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Шығыс Қазақстан облысының
әкімі	Д. Ахметов

Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2015 жылғы "30" шілдедегі №189 қаулысымен бекітілген

"Архивтік анықтамалар беру"
мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламенті

Ескерту. Регламент жаңа редакцияда - Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 16.10.2019 № 359 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

1. Жалпы ережелер

1. "Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру" мемлекеттік көрсетілетін қызметін (бұдан әрі - мемлекеттік көрсетілетін қызмет) облыстың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік архивтері (бұдан әрі – көрсетілетін қызметті беруші) көрсетеді.

Өтінішті қабылдау және мемлекеттік қызметті көрсетудің нәтижесін беру:

1) "Азаматтарға арналған үкімет" мемлекеттік корпорациясы" коммерциялық емес акционерлік қоғамы (бұдан әрі – Мемлекеттік корпорация);

2) www.egov.kz "электрондық үкiмет" веб-порталы (бұдан әрi - портал) арқылы жүзеге асырылады.

2. Мемлекеттік қызметті көрсету нысаны: электрондық (ішінара автоматтандырылған) және (немесе) қағаз түрінде.

3. Мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесі – Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2019 жылғы 12 наурыздағы № 62 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 18392 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану кезінде ресімделетін (жасалатын) құжаттар нысандарына (бұдан әрі – Нысандар) 50-қосымшаға сәйкес нысандағы әлеуметтік-құқықтық сипаттағы мәліметтерді растау туралы архивтік анықтама не архивтік құжаттың көшірмесі немесе Нысандарға 51-қосымшаға сәйкес нысандағы архивтік үзінді, немесе сұратылған мәліметтердің көрсетілетін қызметті берушіде сақтауда болмауы туралы жауап немесе Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2015 жылғы 17 сәуірдегі № 138 бұйрығымен (Нормативтік құқықтық актілерін мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 11086 болып тіркелген) "Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру" мемлекеттік көрсетілетін қызметінің регламентін бекіту туралы" мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандартының (бұдан әрі - Стандарт) 10-1-тармағымен көзделген негіздемелер бойынша мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту туралы дәлелді жауап.

Мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін беру нысаны – қағаз немесе электрондық түрде.

Порталда мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесі көрсетілетін қызметті берушінің уәкілетті тұлғасының электрондық цифрлық қолтаңбасымен (бұдан әрі – ЭЦҚ) қол қойылған электрондық құжат нысанында көрсетілетін қызметті алушының "жеке кабинетіне" жолданады.

Портал арқылы жүгінген жағдайда мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесін қағаз жеткізгіште алу үшін көрсетілетін қызметті алушының "жеке кабинетіне" мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесін алу орны мен күні көрсетілген хабарлама жолданады.

2. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) іс-қимыл тәртібін сипаттау

4. Мемлекеттік қызмет көрсету бойынша рәсімді (іс-қимылды) бастауға көрсетілетін қызметті алушының (не оның уәкілетті өкiлi: уәкілеттілігін растайтын құжат бойынша заңды тұлға; көрсетілген қызметті алушының мүдделерін үшінші тұлға ұсынған кезде, нотариалды куәландырылған сенімхат бойынша жеке тұлға) 9-тармағымен қарастырылған құжаттарының болуы негіздеме болып табылады.

5. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінің құрамына кіретін рәсімдердің (іс-қимылдардың) мазмұны және олардың орындалу ұзақтығы:

1 – іс-қимыл - Көрсетілетін қызметті беруші кеңсе қызметкерінің Мемлекеттік корпорация курьері ұсынған қызмет алушының құжаттарын қабылдауы және тіркеуі, құжаттарды көрсетілетін қызметті берушінің басшысына беруі. Орындалу ұзақтығы - 30 (отыз) минут;

2 - іс-қимыл - көрсетілетін қызметті беруші басшысының құжаттарды қарауы, көрсетілетін қызметті беруші бөлім басшысына құжаттарды беруі. Орындалу ұзақтығы - 1 (бір) жұмыс күні ішінде;

3 - іс-қимыл - көрсетілетін қызметті беруші бөлім басшысының құжаттарды қарауы, көрсетілетін қызметті беруші бөлімінің маманына құжаттарды беруі. Орындалу ұзақтығы - 1 (бір) жұмыс күні ішінде;

4 - іс-қимыл - көрсетілетін қызметті беруші бөлім маманының құжаттардың Стандарттың 9-тармағында көзделген қойылатын талаптарға сәйкестігін қарауы және архивтік анықтаманы дайындауы. Орындалу ұзақтығы- 6 (алты) жұмыс күні ішінде;

5 - іс-қимыл - көрсетілетін қызметті беруші басшысының архивтік анықтамаға қол қоюы және оны кеңсеге жіберу. Орындалу ұзақтығы - 1 (бір) жұмыс күні ішінде;

6 - іс-қимыл - көрсетілетін қызметті берушіге немесе Мемлекеттік корпорациясының курьеріне жіберу. Орындалу ұзақтығы - 1 (бір) жұмыс күні ішінде.

Көрсетілетін қызметті берушіге, Мемлекеттік корпорациядан көрсетілетін қызметті берушіге келіп түскен сәттен бастап, сондай-ақ порталға жүгінгенде мемлекеттік қызметті көрсету мерзімі 11 (он бір) жұмыс күнінде беріледі.

Мемлекеттік қызметті көрсету үшін екі немесе одан да көп ұйымдардың, және (немесе) уақыты 5 (бес) жылдан асқан кезеңнің құжаттарын зерделеу қажет болған жағдайда көрсетілетін қызметті беруші кейіннен көрсетілетін қызметті алушыны Мемлекеттік копорация немесе портал арқылы мерзімді ұзарту туралы 2 (екі) жұмыс күні ішінде хабардар ете отырып, мемлекеттік қызметті көрсету мерзімі аяқталғаннан кейін мемлекеттік қызмет көрсету мерзімін күнтізбелік 30 (отыз) күннен аспайтын мерзімге ұзартады.

Көрсетілетін қызметті алушы осы мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандартының 9-тармағында көзделген құжаттар топтамасын толық ұсынбаған және (немесе) қолданылу мерзімі өткен құжаттарды ұсынған жағдайда көрсетілетін қызметті беруші Стандарттың 10-тармағына сәйкес құжаттарды қабылдаудан бас тартады.

6. Осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 1 іс-қимыл бойынша мемлекеттік қызмет көрсету бойынша рәсімнің (іс-қимылдың) нәтижесі құжаттар топтамасын көрсетілетін қызметті берушінің басшысына беру болып табылады. Көрсетілетін қызметті берушінің басшысына берілген құжаттар топтамасы осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 2 іс-қимылды орындауды бастау үшін негіз болып табылады.

Осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 2 іс-қимыл бойынша нәтиже көрсетілетін қызметті беруші басшысының қарары болып табылады, ол осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 3 іс-қимылды орындау үшін негіз болып табылады.

Осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 3 іс-қимыл бойынша нәтиже көрсетілетін қызметті беруші бөлім басшысының қарары болып табылады, ол осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 4 іс-қимылды орындауды бастау үшін негіз болады.

Осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 4 іс-қимыл бойынша нәтиже бөлім маманы дайындаған архивтік анықтама, архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру болып табылады, ол осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 5 іс-қимылды орындау үшін негіз болып табылады.

Осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 5 іс-қимыл бойынша нәтиже көрсетілетін қызметті беруші басшысының қолы қойылған архивтік анықтама архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер болып табылады, ол осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 6 іс-қимылды орындау үшін негіз болып табылады.

Осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 6 іс-қимыл бойынша нәтиже Мемлекеттік корпорацияға жүгінген кезде қызмет алушыға қызметті беруші басшысының қолы қойылған архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру немесе порталға жүгінген кезде архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру дайын екені туралы хабарлама болып табылады.

3. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің өзара іс-қимыл тәртібін сипаттау

7. Мемлекеттік қызмет көрсету процесіне қатысатын көрсетілетін қызметті беруші құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) тізбесі:

1) көрсетілетін қызметті беруші кеңсесі;

2) көрсетілетін қызметті беруші басшысы;

3) көрсетілетін қызметті беруші бөлімінің басшысы;

4) көрсетілетін қызметті беруші бөлімінің маманы.

8. Мемлекеттік қызмет көрсету үшін қажетті рәсімдердің (іс-қимылдардың) сипаттамасы:

1) көрсетілетін қызметті беруші кеңсе құжаттарды қабылдауы және тіркеуі, көрсетілетін қызметті беруші басшысына құжаттарды беруі. Орындалу ұзақтығы - 30 (отыз) минут;

2) көрсетілетін қызметті беруші басшысының құжаттарды қарауы, көрсетілетін қызметті беруші бөлімінің басшысына құжаттарды беруі. Орындалу ұзақтығы - 1 (бір) жұмыс күні ішінде;

3) көрсетілетін қызметті беруші бөлім басшысының құжаттарды қарауы, көрсетілетін қызметті беруші бөлімінің маманына құжаттарды беруі. Орындалу ұзақтығы – 1 (бір) жұмыс күні ішінде;

4) көрсетілетін қызметті беруші бөлімі маманының құжаттардың Стандарттың 9-тармағында көзделген қойылатын талаптарға сәйкестігін қарауы және архивтік анықтаманы дайындауы. Орындалу ұзақтығы – 6 (алты) жұмыс күні ішінде;

5) көрсетілетін қызметті беруші басшысының архивтік анықтамаға қол қоюы. Орындалу ұзақтығы – 1 (бір) жұмыс күні ішінде;

6) Мемлекеттік корпорацияға жүгінген кезде көрсетілетін қызметті беруші басшысының қолы қойылған архивтік анықтаманы көрсетілетін қызметті алушыға жіберу, сондай-ақ порталға жүгінген кезде архивтік анықтаманың дайын екені туралы хабарлама жіберу. Орындалу ұзақтығы – 1 (бір) жұмыс күні ішінде.

4. Мемлекеттік корпорация және (немесе) өзге де көрсетілетін қызметті берушілермен өзара іс-қимыл тәртібін, сондай-ақ мемлекеттік қызмет көрсету процесінде ақпараттық жүйелерді пайдалану тәртібін сипаттау

9. Көрсетілетін қызметті алушылар мемлекеттік қызметті алу үшін Мемлекеттік корпорацияға жүгінеді және Стандарттың 9-тармағында көзделген құжаттарды ұсынады. Көрсетілетін қызметті алушының сұрау салуын өндеу ұзақтығы - 20 (жиырма) минут.

Көрсетілетін қызметті берушіге сұрау салуды дайындау және жолдау тәртібі:

1) мемлекеттік корпорация операторының осы Регламентте көрсетілген қызметті таңдауы, қызмет көрсетуге арналған сұрау салу нысанын экранға шығаруы және Мемлекеттік корпорация операторының қызмет алушының деректерін, сондай-ақ көрсетілетін қызметті алушының сенімхат бойынша өкілінің деректерін (нотариалды куәландырылған сенімхат болған жағдайда, сенімхатты өзге түрде куәландырылған кезде - сенімхаттың деректері толтырылмайды) енгізуі;

2) ЭҮШ арқылы ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ-ға көрсетілетін қызметті алушының деректері, сондай-ақ БНАЖ-ға көрсетілетін қызметті алушының сенімхат бойынша өкілінің деректері туралы сұрау салуды жіберу;

3) ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ-да көрсетілетін қызметті алушы деректерінің, БНАЖ-да сенімхат деректерінің болуын тексеру;

4) Мемлекеттік корпорация операторының көрсетілетін қызметті алушы ұсынған сұрау салу нысанын құжаттардың қағаз нысанында болуын белгілеу бөлігінде толтыруы және құжаттарды сканерлеуі, оларды сұрау салу нысанына бекітуі және қызмет көрсетуге толтырылған сұрау салу нысанын (енгізілген деректерді) ЭЦҚ арқылы куәландыруы;

5) Мемлекеттік корпорация операторының ЭЦҚ куәландырылған (қол қойылған) электрондық құжатты (көрсетілетін қызметті алушының сұрау салуын) ЭҮШ арқылы көрсетілетін қызметті берушінің АЖО-сына жолдау.

Көрсетілетін қызметті берушінің сұрау салуын жолдауға уәкілетті құрылымдық бөлімшелер немесе лауазымды адамдар:

мемлекеттік корпорация операторы.

Мемлекеттік корпорациямен және (немесе) өзге көрсетілетін қызметті берушілермен өзара іс-қимыл реттілігі және мерзімдері, оның ішінде көрсетілетін қызметті берушілердің мемлекеттік қызмет көрсету мәселелері бойынша сұрау салуларын қалыптастыру және жолдау рәсімдері (іс-қимылдары):

1) 1-процесс - қызмет көрсету үшін Мемлекеттік корпорация операторының Мемлекеттік корпорация АЖ М-ға логинді және парольді енгізуі (авторландыру процесі);

2) 2-процесс - Мемлекеттік корпорация операторының осы Регламентте көрсетілген қызметті таңдауы, қызмет көрсетуге арналған сұрау салу формасын экранға шығаруы және Мемлекеттік корпорация операторының көрсетілетін қызметті алушының деректерін, сондай-ақ көрсетілетін қызметті алушының сенімхат бойынша өкілінің деректерін (нотариалды куәландырылған сенімхат болған жағдайда, сенімхатты өзге түрде куәландырған кезде – сенімхаттың деректері толтырылмайды) енгізуі;

3) 3-процесс - ЭҮШ арқылы ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ-ға көрсетілетін қызметті алушының деректері, сондай–ақ БНАЖ-ға көрсетілетін қызметті алушының сенімхат бойынша өкілінің деректері туралы сұрау салуды жіберу;

4) 1-шарт - ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ-ға көрсетілетін қызметті алушының деректерінің БНАЖ-да сенімхат деректерінің болуын тексеру;

5) 4-процесс - ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ-да көрсетілетін қызметті алушының деректерінің, БНАЖ-да сенімхат деректерінің болмауына байланысты деректерді алу мүмкіндігі жоқтығы жөнінде хабарламаны қалыптастыру;

6) 5-процесс - Мемлекеттік корпорация операторының көрсетілетін қызметті алушы ұсынған сұрау салу нысанын құжаттардың қағаз нысанында болуын белгілеу бөлігінде толтыруы және құжаттарды сканерлеуі, оларды сұрау салу нысанына бекітуі және қызмет көрсетуге толтырылған сұрау салу нысанын (енгізілген деректерді) ЭЦҚ арқылы куәландыруы;

7) 6-процесс - Мемлекеттік корпорация операторының ЭЦҚ куәландырылған (қол қойылған) электрондық құжатты (көрсетілетін қызметті алушының сұрау салуын) ЭҮШ арқылы қызмет көрсетушінің АЖО-сына жолдау;

8) 7-процесс - электрондық құжатты көрсетілетін қызметті берушінің АЖО-ында тіркеу;

9) 2-шарт – көрсетілетін қызметті берушінің көрсетілетін қызметті алушының қоса берген құжаттарының Стандартта көрсетілген құжаттар тізбесіне және қызмет көрсету негіздеріне сәйкестігін тексеруі (өңдеуі);

10) 8-процесс - көрсетілетін қызметті алушының құжаттарындағы бұзушылықтардың болуына байланысты сұрау салынған қызметті көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;

11) 9-процесс - көрсетілетін қызметті алушының Мемлекеттік корпорация операторы арқылы қызмет нәтижесін (архивтік анықтамасын) алуы.

10. Мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін Мемлекеттік корпорация арқылы алу процесі:

1) көрсетілетін қызметті алушы мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін (архивтік анықтаманы) алуға мемлекеттік қызмет көрсету мерзімі аяқталған соң жүгінеді. Мемлекеттік қызметті көрсету мерзімі - 11 (он бір) жұмыс күн;

2) Мемлекеттік корпорацияда мемлекеттік қызметтің дайын нәтижесін беру тиісті құжаттардың қабылданғаны туралы қолхаттың негізінде жеке басын куәландыратын құжат бойынша (не оның уәкілетті өкiлi: уәкілеттілігін растайтын құжат бойынша заңды тұлға; нотариалды куәландырылған сенімхат бойынша жеке тұлға) жүзеге асырылады.

Мемлекеттік корпорация мемлекеттік қызмет нәтижесін 1 (бір) ай бойы сақтауды қамтамасыз етеді, одан кейін оны көрсетілетін қызметті берушіге одан әрі 1 (бір) жыл бойы сақтау үшін тапсырады. Көрсетілетін қызметті алушы 1 (бір) ай өткеннен кейін жүгінген кезде Мемлекеттік корпорацияның сұрауы бойынша көрсетілетін қызметті беруші 10 (он) жұмыс күнінің ішінде мемлекеттік қызметті көрсетудің дайын нәтижесін көрсетілетін қызметті алушыға беру үшін Мемлекеттік корпорацияға жолдайды.

11. Портал арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезінде жүгіну тәртібі және көрсетілетін қызметті беруші мен қызмет алушы рәсімдерінің (іс-қимылдарының) реттілік тәртібі Регламенттің 1-қосымшасына сәйкес мемлекеттік қызмет көрсетуге қатысатын ақпараттық жүйелердің функционалдық өзара іс-қимыл диаграммасында көрсетілген.

Портал арқылы мемлекеттік қызмет көрсету үшін қажетті іс-қимылдардың сипаттамасы:

1) көрсетілетін мемлекеттік қызметті алушы порталда тіркеуді көрсетілетін мемлекеттік қызмет алушы компьютерінің интернет-браузерінде сақталатын өзінің ЭЦҚ тіркеу куәлігінің көмегімен жүзеге асырады (порталда тіркелмеген көрсетілетін мемлекеттік қызметті алушылар үшін жүзеге асырылады);

2) 1-процесс - қызмет алу үшін көрсетілетін қызметті алушының порталға ЖСН/БСН және парольді енгізуі (авторландыру процесі);

3) 1-шарт - ЖСН/БСН және пароль арқылы тіркелген көрсетілетін қызмет алушының деректерінің түпнұсқалығын порталда тексеру;

4) 2-процесс - порталда көрсетілетін қызмет алушының деректерінде бұзушылықтардың болуына байланысты авторландырудан бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;

5) 3-процесс - көрсетілетін қызмет алушының осы Регламентте көрсетілген қызметті таңдауы, қызмет көрсету үшін сұрау салу нысанын экранға шығаруы және қызмет алушының оның құрылымдық және пішіндік талаптарын ескере отырып нысанды толтыруы (деректерді енгізуі), Стандарттың 9-тармағында көрсетілген қажетті электронды түрдегі құжаттардың көшірмелерін сұрау салу формасына тіркеуі, сондай-ақ сұрау салуды куәландыру (қол қою) үшін көрсетілетін қызмет алушының ЭЦҚ тіркеу куәлігін таңдауы;

6) 2-шарт - порталда ЭЦҚ тіркеу куәлігінің қолданыс мерзімін және қайтарып алынған (күші жойылған) тіркеу куәліктерінің тізімінде жоқтығын, сондай-ақ сәйкестендіру деректерінің (сұрау салуда көрсетілген ЖСН/БСН мен ЭЦҚ-ның тіркеу куәлігінде көрсетілген ЖСН/БСН-нің арасындағы) сәйкестігін тексеру;

7) 4-процесс - көрсетілетін қызметті алушының ЭЦҚ-ның түпнұсқалығы расталмауына байланысты сұратылып отырған қызметтен бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;

8) 5-процесс - қызмет көрсету үшін көрсетілетін қызметті алушының ЭЦҚ-ның көмегімен сұрау салуды куәландыру және электрондық құжатты (сұрау салуды) көрсетілетін қызметті берушінің өңдеуі үшін ЭҮШ арқылы АЖО-на жолдау;

9) 6-процесс - электрондық құжатты көрсетілетін қызметті берушінің АЖО-нда тіркеу;

10) 3-шарт - көрсетілетін қызметті берушінің көрсетілетін қызметті алушы қоса берген құжаттардың Стандартта көрсетілген құжаттар тізбесіне және қызмет көрсету негіздеріне сәйкестігін тексеруі (өңдеуі);

11) 7-процесс - көрсетілетін қызметті алушының деректерінде бұзушылықтардың болуына байланысты сұрау салынған қызметті көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;

12) 8-процесс - көрсетілетін қызметті алушының көрсетілетін қызмет берушінің АЖО қалыптастырған қызмет нәтижесін (архивтік анықтаманы) алуы.

12. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде рәсімдер (іс-қимылдар) реттілігінің, көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) өзара іс-қимылдарының толық сипаттамасы, сонымен қатар өзге де көрсетілетін қызметті берушілермен және (немесе) Мемлекеттік корпорация орталығымен өзара іс-қимыл тәртібінің және мемлекеттік қызмет көрсету процесінде ақпараттық жүйелерді қолдану тәртібінің сипаттамасы осы Регламентке 2-қосымшаға сәйкес мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес - процестерінің анықтамалығында көрсетіледі және "электрондық үкімет" веб-порталында, көрсетілетін қызметті берушінің интернет-ресурсында орналастырылады.

Ескерту:

Аббревиатуралардың толық жазылуы:

АЖО – автоматтандырылған жұмыс орны

БНАЖ – бірыңғай нотариаттық ақпараттық жүйе

БСН – бизнес сәйкестендіру нөмірі

ЖСН – жеке сәйкестендіру нөмірі

ЖТ МДҚ – "Жеке тұлғалар" мемлекеттік деректер қоры

ЗТ МДҚ – "Заңды тұлғалар" мемлекеттік деректер қоры

МАЖ – мониторинг ақпараттық жүйесі

ЭҮШ – "электрондық үкіметтің" шлюзі

ЭЦК – электрондық цифрлық қолтаңба.

"Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 1 қосымша

Портал арқылы мемлекеттік қызмет көрсетуге қатысатын ақпараттық жүйелердің функционалдық өзара іс-қимыл диаграммасы

Шартты белгілер:

"Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 2 қосымша

1) Мемлекеттік корпорация арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезінде

2) портал арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезінде

Шартты белгілер:

Об утверждении регламента государственной услуги "Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок"

Постановление Восточно-Казахстанского областного акимата от 30 июля 2015 года N 189. Зарегистрировано Департаментом юстиции Восточно-Казахстанской области 04 сентября 2015 года N 4132. Утратило силу - постановлением Восточно-Казахстанского областного акимата от 20 августа 2020 года № 289

Сноска. Утратило силу - постановлением Восточно-Казахстанского областного акимата от 20.08.2020 № 289 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Сноска. Заголовок - в редакции постановления Восточно-Казахстанского областного акимата от 16.10.2019 № 359 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Примечание ИЗПИ.
В тексте документа сохранена пунктуация и орфография оригинала.

В соответствии с пунктом 2 статьи 27 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года "О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан", пунктом 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года "О государственных услугах", приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 "Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела" (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за номером 11086), Восточно-Казахстанский областной акимат ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемый регламент государственной услуги "Выдача архивных справок".

2. Признать утратившими силу:

1) постановление Восточно-Казахстанского областного акимата "Об утверждении регламента государственной услуги в области архивного дела" от 4 апреля 2014 года № 80 (зарегистрированное в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за номером 3313, опубликованное в газетах "Дидар" от 11 июня 2014 года № 65 (17002), "Рудный Алтай" от 12 июня 2014 года № 66 (19513);

2) постановление Восточно-Казахстанского областного акимата "О внесении дополнений в постановление Восточно-Казахстанского областного акимата от 4 апреля 2014 года № 80 "Об утверждении регламента государственной услуги в области архивного дела" от 25 сентября 2014 года № 256 (зарегистрированное в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за номером 3514, опубликованное в газетах "Дидар" от 9 сентября 2014 года № 104 (17041), "Рудный Алтай" от 10 сентября 2014 года № 104 (19551).

3. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Аким
Восточно-Казахстанской области	Д. Ахметов

Утвержден постановлением Восточно-Казахстанского областного акимата от "30" июля 2015 года № 189

Регламент государственной услуги "Выдача архивных справок"

Сноска. Регламент - в редакции постановления Восточно-Казахстанского областного акимата от 16.10.2019 № 359 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Общие положения

1. Государственная услуга "Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок" (далее - государственная услуга) оказывается государственными архивами области, городов, районов (далее - услугодатель).

Прием заявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляются через:

1) некоммерческое акционерное общество "Государственная корпорация "Правительство для граждан" (далее – Государственная корпорация);

2) веб-портал "электронного правительства" www.еgov.kz (далее - портал).

2. Форма оказания государственной услуги: электронная (частично автоматизированная) и (или) бумажная.

3. Результат оказания государственной услуги - архивная справка о подтверждении сведений социально-правового характера по форме согласно приложению 50 к Формам документов, оформляемых (составляемых) при комплектовании, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 18392) (далее – Формы) либо копия архивного документа или архивная выписка по форме согласно приложению 51 к Формам, или ответ об отсутствии на хранении у услугодателя запрашиваемых сведений либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги, по основаниям, предусмотренным пунктом 10-1 стандарта государственной услуги "Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок", утвержденного приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 11086) (далее - Стандарт).

Форма предоставления результата оказания государственной услуги - электронная или бумажная.

На портале результат оказания государственной услуги направляется в "личный кабинет" услугополучателя в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) уполномоченного лица услугодателя.

В случае обращения через портал для получения результата оказания государственной услуги на бумажном носителе услугополучателю в "личный кабинет" направляется уведомление с указанием места и даты получения результата государственной услуги.

2. Описание порядка действий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги

4. Основанием для начала процедуры (действия) по оказанию государственной услуги является наличие документов услугополучателя (либо его уполномоченного представителя: юридического лица по документу, подтверждающему полномочия; физического лица по нотариально засвидетельствованной доверенности, при предоставлении интересов услугополучателя третьим лицом) предусмотренных пунктом 9 Стандарта.

5. Содержание процедур (действий), входящих в состав процесса оказания государственной услуги и длительность их выполнения:

действие 1 - прием и регистрация документов услугополучателя, представленных курьером Государственной корпорации канцелярией услугодателя, передача документов руководителю услугодателя. Длительность выполнения - 30 (тридцать) минут;

действие 2 - рассмотрение документов руководителем услугодателя, передача документов руководителю отдела услугодателя. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня;

действие 3 - рассмотрение документов руководителем отдела услугодателя, передача документов специалисту отдела услугодателя. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня;

действие 4 - рассмотрение документов специалистом отдела услугодателя на соответствие предъявляемым требованиям, предусмотренным пунктом 9 Стандарта, и подготовка архивной справки. Длительность выполнения - в течение 6 (шести) рабочих дней;

действие 5 - подписание архивной справки руководителем услугодателя и передача его в канцелярию. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня;

действие 6 - передача результата оказания государственной услуги курьеру Государственной корпорации. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня.

Срок оказания государственной услуги с момента поступления документов услугодателю из Государственной корпорации, а также при обращении на портал результат оказания государственной услуги - 11 (одиннадцать) рабочих дней.

В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, и (или) периода более чем за 5 (пять) лет услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на 30 (тридцать) календарных дней после истечения срока оказания государственной услуги с последующим уведомлением услугополучателя через Государственную корпорацию или портал о продлении срока в течение 2 (двух) рабочих дней.

В случае предоставления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта, и (или) документов с истекшим сроком действия услугодатель отказывает в приеме заявления согласно пункта 10 Стандарта.

6. Результатом процедуры (действия) по оказанию государственной услуги по действию 1, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является передача пакета документов руководителю услугодателя. Переданный руководителю услугодателя пакет документов служит основанием для начала выполнения действия 2, указанного в пункте 5 настоящего Регламента.

Результатом по действию 2, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является резолюция руководителя услугодателя, которая служит основанием для выполнения действия 3, указанного в пункте 5 настоящего Регламента.

Результатом по действию 3, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является резолюция руководителя отдела услугодателя, которая служит основанием для начала выполнения действия 4, указанного в пункте 5 настоящего Регламента.

Результатом по действию 4, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является подготовленная специалистом отдела архивная справка, копия архивных документов или архивных выписок которая служит основанием для выполнения действия 5, указанного в пункте 5 настоящего Регламента.

Результатом по действию 5, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является подписанная руководителем услугодателя архивная справка, копия архивных документов или архивных выписок которая служит основанием для выполнения действия 6, указанного в пункте 5 настоящего Регламента.

Результатом по действию 6, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является выдача подписанной руководителем услугодателя архивной справки, копии архивных документов или архивных выписок услугополучателю при обращении в Государственную корпорацию или уведомление о готовности архивной справки, копии архивных документов или архивных выписок при обращении на портал.

3. Описание порядка взаимодействия структурных подразделений услугодателя в процессе оказания государственной услуги

7. Перечень структурных подразделений (работников) услугодателя, которые участвуют в процессе оказания государственной услуги:

1) канцелярия услугодателя;

2) руководитель услугодателя;

3) руководитель отдела услугодателя;

4) специалист отдела услугодателя.

8. Описание процедур (действий), необходимых для оказания государственной услуги:

1) прием и регистрация документов канцелярией услугодателя, передача документов руководителю услугодателя. Длительность выполнения - 30 (тридцать) минут;

2) рассмотрение документов руководителем услугодателя, передача документов руководителю отдела услугодателя. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня;

1) рассмотрение документов руководителем отдела услугодателя, передача документов специалисту отдела услугодателя. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня;

2) рассмотрение документов специалистом отдела услугодателя на соответствие предъявляемым требованиям, предусмотренным пунктом 9 Стандарта, и подготовка архивной справки. Длительность выполнения - в течение 6 (шести) рабочих дней;

5) подписание архивной справки руководителем услугодателя. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня;

6) направление подписанной руководителем услугодателя архивной справки услугополучателю при обращении в Государственную корпорацию, а также направление уведомления о готовности архивной справки при обращении на портал. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня.

4. Описание порядка заимодействия с Государственной корпорацией и (или) иными услугодателями, а также порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги

9. Услугополучатели для получения государственной услуги вправе обращаться в Государственную корпорацию и предоставляют документы, предусмотренные пунктом 9 Стандарта. Длительность обработки запроса услугополучателя - 20 (двадцать) минут.

Порядок подготовки и направления запроса услугодателю:

1) выбор оператором Государственной корпорации услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором Государственной корпорации данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности - данные доверенности не заполняются);

2) направление запроса через ШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных услугополучателя, а также в ЕНИС - о данных доверенности представителя услугополучателя;

3) проверка наличия данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;

4) заполнение оператором Государственной корпорации формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;

5) направление электронного документа (запроса услугополучателя), удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора Государственной корпорации, через ШЭП в АРМ услугодателя.

Структурные подразделения или должностные лица, уполномоченные направлять запрос услугодателя:

оператор Государственной корпорации.

Последовательность и сроки взаимодействия с Государственной корпорацией и (или) иными услугодателями, в том числе процедуры (действия) формирования и направления запросов услугодателей по вопросам оказания государственных услуг:

1) процесс 1 - ввод оператором Государственной корпорации в АРМ ИСМ логина и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;

2) процесс 2 - выбор оператором Государственной корпорации услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором Государственной корпорации данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности - данные доверенности не заполняются);

3) процесс 3 - направление запроса через ШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных услугополучателя, а также в ЕНИС - о данных доверенности представителя услугополучателя;

4) условие 1 - проверка наличия данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;

5) процесс 4 - формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;

6) процесс 5 - заполнение оператором Государственной корпорации формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;

7) процесс 6 - направление электронного документа (запроса услугополучателя) удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора Государственной корпорации через ШЭП в АРМ услугодателя;

8) процесс 7 – регистрация электронного документа в АРМ услугодателя;

9) условие 2 - проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов к перечню документов, указанному в Стандарте, и основаниям для оказания услуги;

10) процесс 8 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;

11) процесс 9 - получение услугополучателем через оператора Государственной корпорации результата государственной услуги (архивной справки).

10. Процесс получения результата оказания государственной услуги через Государственную корпорацию:

1) за получением результата оказания государственной услуги (архивной справки) услугополучатель обращается после окончания срока оказания государственной услуги. Срок оказания государственной услуги - 11 (одиннадцати) рабочих дней;

2) в Государственной корпорации выдача готового результата оказания государственной услуги осуществляется на основании расписки о приеме соответствующих документов, при предъявлении удостоверения личности (либо уполномоченного представителя: юридического лица по документу, подтверждающему полномочия; физического лица по нотариально засвидетельственной доверенности).

Государственная корпорация обеспечивает хранение результата оказания государственной услуги в течение 1 (одного) месяца, после чего передает его услугодателю для дальнейшего хранения в течение 1 (одного) года. При обращении услугополучателя по истечении 1 (одного) месяца, по запросу Государственной корпорации услугодатель в течение 10 (десяти) рабочих дней направляет готовый результат оказания государственной услуги в Государственную корпорацию для выдачи услугополучателю.

11. Порядок обращения и последовательности процедур (действий) услугодателя и услугополучателя при оказании государственной услуги через портал указан в диаграмме функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги, согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.

Описание действий, необходимых для оказания государственной услуги через портал:

1) услугополучатель государственной услуги осуществляет регистрацию на портале с помощью своего регистрационного свидетельства ЭЦП, которое хранится в интернет-браузере компьютера услугополучателя государственной услуги (осуществляется для незарегистрированных получателей государственной услуги на портале);

2) процесс 1 - ввод услугополучателем ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) на портале для получения услуги;

3) условие 1 - проверка на портале подлинности данных о зарегистрированном услугополучателе через ИИН/БИН и пароль;

4) процесс 2 - формирование порталом сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных услугополучателя;

5) процесс 3 - выбор услугополучателем услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, указанных в пункте 9 Стандарта, а также выбор услугополучателем регистрационного свидетельства ЭЦП для удостоверения (подписания) запроса;

6) условие 2 - проверка на портале срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (между ИИН/БИН указанным в запросе и ИИН/БИН указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП);

7) процесс 4 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с не подтверждением подлинности ЭЦП услугополучателя;

8) процесс 5 - удостоверение запроса для оказания услуги посредством ЭЦП услугополучателя и направление электронного документа (запроса) через ШЭП в АРМ услугодателя для обработки услугодателем;

9) процесс 6 - регистрация электронного документа в АРМ услугодателя;

10) условие 3 - проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов к перечню документов, указанному в Стандарте и основаниям для оказания услуги;

11) процесс 7 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;

12) процесс 8 - получение услугополучателем результата оказания государственной услуги (архивной справки).

12. Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) Государственной корпорацией и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги и размещается на веб-портале "электронного правительства", интернет-ресурсе услугодателя согласно приложению 2 к настоящему Регламенту.

Примечание:

Расшифровка аббревиатур:

АРМ – автоматизированное рабочее место

ЕНИС – единая нотариальная информационная система

БИН – бизнес-идентификационный номер

ИИН – индивидуальный идентификационный номер

ГБД ФЛ – государственная база данных "Физические лица"

ГБД ЮЛ – государственная база данных "Юридические лица"

ИС М – информационная система мониторинга

ШЭП – шлюз "электронного правительства"

ЭЦП – электронная цифровая подпись

Приложение 1 к регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок"

Диаграмма функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги через портал

Условные обозначения:

Приложение 2 к регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок"

1) при оказании государственной услуги через Государственную корпорацию

2) при оказании государственной услуги через портал

Условные обозначения: