ИПС "Әділет"

"Шетелдік ресми құжаттарды заңдастыру талап етудің күшін жоятын конвенция (Гаага, 1961 жылғы 5 қазан) ережелерін іске асыру жөніндегі шаралар туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 24 сәуірдегі № 545 қаулысының 3-тармағын орындау үшін БҰЙЫРАМЫЗ:

1. Апостиль қоюдың бірыңғай қағидалары осы бірлескен бұйрыққа қосымшаға сәйкес бекітілсін.

2. "Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдарынан, сондай-ақ нотариустарынан шығатын ресми құжаттарға апостиль қоюдың тәртібі мен шарттары туралы бірыңғай қағидаларды бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2001 жылғы 4 маусымдағы № 67 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 1536 болып тіркелген) күші жойылды деп танылсын.

3. Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінің Тіркеу қызметі және заң қызметтерін ұйымдастыру департаменті Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен:

1) осы бірлескен бұйрықты мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бірлескен бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінің, Қазақстан Республикасы Бас Прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігінің, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының жанындағы Соттардың қызметін қамтамасыз ету департаментінің (Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының аппараты), Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігінің, Қазақстан Республикасы Қорғаныс министрлігінің, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің, Қазақстан Республикасы Ішкі істер министрлігінің ресми интернет-ресурсында орналастыруды қамтамасыз етсін.

4. Осы бірлескен бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының әділет, білім және ғылым, қаржы, қорғаныс, мәдениет және спорт, ішкі істер вице-министрлеріне, Қазақстан Республикасы Бас Прокурорының орынбасарына және Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының жанындағы Соттардың қызметін қамтамасыз ету департаменті (Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының аппараты) басшысының орынбасарына жүктелсін.

5. Осы бірлескен бұйрық оның алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы Қорғаныс министрі __________М. Бектанов	Қазақстан Республикасының Білім және ғылым министрі __________А. Аймагамбетов
Қазақстан Республикасы Ішкі істер Министрі __________Е. Тургумбаев	Қазақстан Республикасының Қаржы министрі __________Е. Жамаубаев
Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрі __________А. Раимкулова	Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының жанындағы Соттардың қызметін қамтамасыз ету департаментінің (Қазақстан Республикасы Жоғарғы Соты аппаратының) басшысы __________Н. АХМЕТЗАКИРОВ
Қазақстан Республикасы Бас Прокурорының міндетін атқарушы __________Б. Асылов	Қазақстан Республикасы Әділет Министрінің м.а. __________Н. Пан

Қазақстан Республикасы
Қорғаныс министрі
2021 жылғы 8 желтоқсандағы
№ 851,
Қазақстан Республикасының
Білім және ғылым министрі
2021 жылғы 29 қарашадағы
№ 574,
Қазақстан Республикасы
Ішкі істер Министрінің
2021 жылғы 15 қарашадағы
№ 702,
Қазақстан Республикасы
Қаржы министрінің
2021 жылғы 16 қарашадағы
№ 1182,
Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрі
2021 жылғы 24 қарашадағы
№ 363,
Департамент басшысы
2021 жылғы 16 қарашадағы
№ 30,
Қазақстан Республикасы
Бас Прокурорының міндетін
атқарушы
2021 жылғы 24 қарашадағы
№ 155 мен
Қазақстан Республикасы
Әділет Министрінің м.а.
2021 жылғы 4 қарашадағы
№ 950 Бірлескен бұйрыққа
қосымша

Апостиль қоюдың бірыңғай қағидалары

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Осы Апостиль қоюдың бірыңғай қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) апостиль қою тәртібі мен шарттарын белгілейді.

2. Осы Қағидаларда мынадай ұғымдар пайдаланылады:

1) апостиль - құжатқа қол қойған адамның қолын және оның өкілеттіктерін, сондай-ақ осы қағаз немесе электрондық нысандағы құжат бекітілген мөрдің немесе мөртаңбаның түпнұсқалығын растайтын арнайы мөртаңба;

2) апостиль қоятын адамдар – уәкілетті мемлекеттік органдардың апостиль қою жөніндегі функцияларды орындайтын лауазымды адамдары;

3) "Е-Апостиль" ақпараттық жүйесі (бұдан әрі - Е-Апостиль АЖ) – құжаттарды тіркеуге және апостиль "мөртаңбасын" электрондық түрде беруге арналған, апостиль қойылған құжаттардың орталықтандырылған есебі мен бірыңғай архивін қамтамасыз ететін ақпараттық жүйе;

4) "жұлдызша" - құжат парақтары бекітілген жерге жабыстырылатын және оған апостиль қойған мемлекеттік органның елтаңбалы мөрі қойылатын тығыз қағаз;

5) құжат - материалдық жеткізгіште дәлме-дәл жазып алынған, сәйкестендіруге мүмкіндік беретін ақпарат;

6) құжаттарды тіркеу кітабы - қағаз тасығышта ұсынылған апостиль қойылған құжаттарды тіркеу;

7) "Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві" ақпараттық жүйесі – (бұдан әрі – ҚБЭА АЖ) бұл құжаттарды ақпараттық іздеу функционалы бар Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын автоматтандырылған есепке алудың бірыңғай жүйесі;

8) уәкілетті мемлекеттік органдар – "Шетелдік ресми құжаттарды заңдастыруды талап етудің күшін жоятын конвенция (Гаага, 1961 жылғы 5 қазан) ережелерін іске асыру жөніндегі шаралар туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 24 сәуірдегі № 545 қаулысын орындау үшін апостиль қоятын мемлекеттік органдар;

9) электрондық құжат - ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат;

10) электрондық тіркелім - апостиль қойылған құжаттардың электрондық тізбесі;

11) "электрондық үкіметтің" веб-порталы (бұдан әрі - портал) – нормативтік құқықтық базаны қоса алғанда, барлық шоғырландырылған үкіметтік ақпаратқа және электрондық нысанда көрсетілетін мемлекеттік және өзге де қызметтерге қол жеткізудің "ортақ терезесін" білдіретін ақпараттық жүйе;

12) "Электрондық үкімет" шлюзі (бұдан әрі – ЭҮШ) – "электрондық үкіметтің" ақпараттандыру объектілерін өзге де ақпараттандыру объектілерімен интеграциялауға арналған ақпараттық жүйе.

13) электрондық цифрлық қолтаңба (бұдан әрі - ЭЦҚ) – электрондық цифрлық қолтаңба құралдарымен жасалған және электрондық құжаттың анықтығын, оның тиесілілігін және мазмұнының өзгермейтіндігін растайтын электрондық цифрлық нышандар жиынтығы;

3. Апостиль қоюға жататын ресми құжаттар ретінде "Қазақстан Республикасының Шетелдік ресми құжаттарды заңдастыру талаптарын жоятын конвенцияға қосылуы туралы" Қазақстан Республикасының Заңымен ратификацияланған Шетелдік ресми құжаттарды заңдастыру талаптарын жоятын Конвенцияның (бұдан әрі - Конвенция) 1-бабына сәйкес құжаттар қабылданады.

4. Апостиль:

1) шет елде Қазақстан Республикасының елшіліктері немесе консулдық мекемелері жасаған құжаттарға;

2) коммерциялық немесе кедендік операцияларға тікелей қатысы бар әкімшілік құжаттарға қойылмайды.

5. Апостиль "Шетелдік ресми құжаттарды заңдастыруды талап етудің күшін жоятын конвенция (Гаага, 1961 жылғы 5 қазан) ережелерін іске асыру жөніндегі шаралар туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 24 сәуірдегі № 545 қаулыға (бұдан әрі - Қаулы) сәйкес жасалған шаршы клише - мөртаңба нысанында болады.

6. Апостиль мөртаңбасы нысанынан тыс, төменде "Осы апостиль тек қол қойған адамның қолының, лауазымының/атағының түпнұсқалылығын және құжатқа қойылған мөр мен мөртаңбаның түпнұсқалылығын куәландырады және ол қойылған құжаттың мазмұнын растамайды" деген мәтін көрсетіледі.

7. Конвенцияға қатысушы мемлекеттер аумағында жасалған, Конвенция талаптарына сәйкес апостиль қойылған ресми құжаттар Қазақстан Республикасы аумағында қосымша заңдастырусыз танылады.

8. Қаулыға сәйкес уәкілетті мемлекеттік органдар өздерінің аумақтық органдарына ресми құжаттарға апостиль қою өкілетін беруге құқығы бар.

Мөртаңбадағы бағандар мемлекеттік тілде ғана толтырылады.

9. Уәкілетті мемлекеттік органдарда өздерінің ведомстволық бағынысты органдарының лауазымды адамдарының және апостиль қоюға ресми құжаттар келіп түсетін басқа да адамдардың қолдарының үлгілері сақталады.

10. Апостильді қою үшін ұсынылатын құжаттар анық және нақты жазылуға, лауазымды адамдардың қолдары және мөрлердің бедері анық болуға тиіс.

11. Ресми құжаттарға апостиль қою саласында мемлекеттік қызметтер көрсету "Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 10-бабының 1) тармақшасына сәйкес бекітілген Мемлекеттік қызметтер көрсету тәртібін айқындайтын заңға тәуелді нормативтік құқықтық актілерге сәйкес жүзеге асырылады.

2- тарау. Қағаз түрінде апостиль қою тәртібі мен шарттары

12. Қағаз нысанда апостиль қою Конвенцияның қатысушысы ретінде Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдарынан (мекемелерінен), лауазымды адамдарынан немесе нотариустарынан ғана шығатын ресми құжаттардың түпнұсқаларында жүзеге асырылады.

Қазақстан Республикасының аумағында түпнұсқаларға апостильді қою үшін өзге егеменді мемлекеттердің (КСРО құрамындағы бұрынғы одақтас республикалардың) мемлекеттік органдары (мекемелері), лауазымды адамдары немесе нотариустары берген құжаттар қабылданбайды.

13. Апостиль құжаттың мәтіннен бос орнында не оның арғы бетінде қойылады және уәкілетті мемлекеттік органның елтаңбалық мөрімен бекітіледі. Көлемі бір парақтан асатын құжатта парақтар тігілуі, баумен байлануы және мөрмен бекітілуі тиіс.

14. Апостиль, оны ұсынылған құжатқа қою мүмкін емес болған жағдайда қағаздың бөлек парағында қойылады.

Бұл жағдайда құжаттың парақтары мен апостилі бар парақ кез келген түсті жіппен (не арнайы жіңішке баумен, лентамен) бірге тігу жолымен бекітіледі және нөмірленеді, бұл туралы "жұлдызшада" тиісті жазу жүргізіледі.

Құжаттардың соңғы парағы бекітілген жерде елтаңбалық мөр қойылатын "жұлдызшамен" желімденеді. Бұл ретте қойылған мөрдің бедері "жұлдызшада" және парақта біркелкі орналасуға тиіс.

Бекітілген парақтардың саны апостильді қоятын адамның қолымен расталады.

Апостиль қойылған парақ көрсетілген әдіспен және құжаттың мұқабасы қатты болған жағдайда да құжатқа тігілуге тиіс.

15. Апостильдегі мәтін теріледі немесе қолмен анық жазылады, өшірулерге жол берілмейді. Апостильдің мәтініне өзгерістер енгізуге және оның мөртаңбасындағы жолдардың орналасу ретін өзгертуге жол берілмейді.

Апостильдің мөртаңбасын ксерокөшірме әдісімен немесе куәландырылатын құжаттарға тігу үшін өзге де жолмен апостильді парақтан дайындауға жол берілмейді.

Апостиль нақ мөртаңбаның бедері ретінде қойылады. Апостильдің мөртаңбасы компьютерлік тәсілмен орындалуы мүмкін.

16. Егер құжатқа бірнеше адам қол қойса, апостильде жоғары тұратын лауазымды адамның қолы куәландырылады.

17. Құжатта лауазымды адамның қолы мен оның тегі көзделмеген, ал құжат мемлекеттік органнан (мекемеден) шыққан жағдайларда апостиль мөртаңбасының 2-ші жолында "қолы көзделмеген" деп көрсетіледі, ал 3 және 4-ші жолдарда құжат шығатын органның атауы жазылады.

18. Апостиль қою үшін ұсынылған құжаттарды тіркеу осы Қағидаларға 1 - қосымшаға сәйкес нысан бойынша құжаттарды тіркеу кітабында (бұдан әрі-Кітап) жүргізіледі.

19. Кітап тігіледі, оның парақтары нөмірленеді және апостиль қоятын адамның қолымен және осы Кітап жүргізілетін уәкілетті мемлекеттік органның елтаңбалы мөрімен бекітіледі.

20. Кітапқа жазу мемлекеттік баж төленгені туралы түбіртек ұсынылғаннан және құжатқа апостиль қойылғаннан кейін жүргізіледі.

21. Кітапта өшіруге жол берілмейді, ал түзетулер апостиль қоятын, Кітапты жүргізуге жауапты адамның қолы қойылып ескертілуі тиіс.

3- тарау. Электрондық нысанда апостиль қою тәртібі мен шарттары

22. Электрондық форматтағы апостиль берілген Portable Document Format (PDF) файылы түрінде уәкілетті мемлекеттік органның лауазымды адамының немесе оны ауыстыратын адамның ЭЦҚ қойылған ресми құжаттың электрондық немесе сканерленген көшірмесімен бірге қойылады.

23. Апостиль қою үшін ұсынылған құжат электрондық түрде немесе құжаттың түпнұсқасын сканерлеу арқылы ұсынылады (ксерокөшірмелерден сканерлеуге жол берілмейді).

24. Апостиль қою үшін ұсынылған құжат қағаз жеткізгіштегі құжатты сканерлеу арқылы түпнұсқаға дәл сәйкес келуге тиіс (мәтінді түзетуге немесе өшіруге жол берілмейді).

25. Лауазымды тұлға апостиль қоюға жататын электрондық құжатта Е-Апостиль АЖ немесе ҚБЭА АЖ арқылы электрондық апостиль қалыптастырады және ЭҮШ арқылы уәкілетті тұлғаның ЭЦҚ қойылған мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін порталдағы өтініш берушінің "Жеке кабинетіне" жібереді.

26. Электрондық апостиль портал арқылы уәкілетті мемлекеттік орган өтініш беру кезінде берген қорғаныс кодын қолдана отырып, жүктеп алу жолымен береді.

27. Электрондық апостиль мөртабанының астында мемлекеттік органның электрондық парағының мекен-жайы (веб параққа сілтеме) көрсетіледі.

28. Электрондық тіркелім қағаз, сондай-ақ электрондық форматта берілген барлық апостильдердің архивін қарастырады.

29. Апостиль электрондық форматта қойылатын құжаттар бойынша тіркеу құжаттардың электрондық тіркелімінде осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жүргізіледі.

	Апостиль қоюдың бірыңғай қағидаларына 1-қосымша
	Нысан

Құжаттарды тіркеу кітабы

№	Апостильді қою мерзімі	Апостильді қойдыруға жүгінген адамның тегі, аты мен әкесінің аты (егер бар болса), түрғылықты мекен-жайы	Жеке басын куәландыратын құжаттың нөмірі, берілген күні және органы	Апостильді қойдыру үшін ұсынылған құжаттың атауы мен мазмұны, нөмірі, берілген күні және органы	Құжатқа қол қойған адамның тегін, атын, әкесінің атын (егер бар болса), ал қол қойылмаған құжаттарға қатысты – мөрді немесе мөртаңбаны қойған органды көрсету	Құжат жіберілетін ел	Апостильді қойдыруға жүгінген адамның құжатты алуда қойылған қолы не дайын құжаттың берілуін растайтын құжат	Апостильді қойған адамның тегі, аты,әкесінің аты (егер бар болса) және лауазымы
1	2	3	4	5	6	7	8	9

	Апостиль қоюдың бірыңғай қағидаларына 2-қосымша
	Нысан

Құжаттардың электрондық тіркелімі

№	Апостильді қою мерзімі	Апостильді қойдыруға жүгінген адамның тегі, аты мен әкесінің аты (егер бар болса), түрғылықты мекен-жайы	Жеке басын куәландыратын құжаттың нөмірі, берілген күні және органы	Апостильді қойдыру үшін ұсынылған құжаттың атауы мен мазмұны, нөмірі, берілген күні және органы	Құжатқа қол қойған адамның тегін, атын, әкесінің атын (егер бар болса), ал қол қойылмаған құжаттарға қатысты – мөрді немесе мөртаңбаны қойған органды көрсету	Құжат жіберілетін ел	Апостильді қойған адамның тегі, аты,әкесінің аты (егер бар болса) және лауазымы
1	2	3	4	5	6	7	8

Unofficial translation

In obedience to paragraph 3 of Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan No. 545 of April 24, 2001 “On Measures on Implementation of Provisions of the Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (the Hague, October 5, 1961)”, WE HEREBY ORDER:

1. That the Uniform Rules for Affixing the Apostille as set out in the Annex to this Joint Order shall be approved.

2. That Order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan No. 67 of June 4, 2001 "On Approval of the Uniform Rules on the Procedure and Conditions for Affixing an Apostille on Official Documents Issued by Public Authorities and Notaries of the Republic of Kazakhstan" shall be deemed to have lost force (recorded in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under No. 1536).

3. That in compliance with the legislation of the Republic of Kazakhstan, the Department of Registration Service and Organisation of Legal Services of the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan shall ensure:

1) the state registration hereof;

2) placement hereof on the official website of the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan, the General Prosecutor's Office of the Republic of Kazakhstan, the Ministry of Education and Science of the Republic of Kazakhstan, the Department of Court Support under the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan (apparatus of the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan), the Ministry of Finance of the Republic of Kazakhstan, the Ministry of Defence of the Republic of Kazakhstan, the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan, the Ministry of Internal Affairs of the Republic of Kazakhstan.

4. The control of implementation hereof shall be vested in the Vice-Minister in charge of Justice, Education and Science, Finance, Culture and Sports, Internal Affairs, Deputy Prosecutor General of the Republic of Kazakhstan and Deputy Head of the Department for Court Support Activities under the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan (Apparatus of the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan).

5. This Joint Order shall enter into force ten calendar days after the date of its first official publication.

Minister of Defence
of the Republic of Kazakhstan
__________ M. Bektanov

Minister of Education and Science
of the Republic of Kazakhstan
__________ A. Aimagambetov

Minister of Internal Affairs
of the Republic of Kazakhstan
__________ Y. Turgumbayev

Minister of Finance
of the Republic of Kazakhstan
__________ Y. Zhamaubayev

Minister of Culture and Sports
of the Republic of Kazakhstan
__________ A. Raimkulova

Head of the Department for
Court Support under the Supreme
Court of the Republic
of Kazakhstan
(Apparatus of the Supreme
Court of the Republic of Kazakhstan)
__________N. AKHMETZAKIROV

Acting
Prosecutor General
of the Republic of Kazakhstan
__________ B. Assylov

Acting Minister of Justice
of the Republic of Kazakhstan
__________ N. Pan

Annex to Joint Order
of the Minister of Defence of the Republic of Kazakhstan
No. 851 of December 8, 2021,
of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan
No. 574 of November 29, 2021,
of the Minister of Internal Affairs of the Republic of Kazakhstan
No. 702 of November 15, 2021
of the Minister of Finance of the Republic of Kazakhstan
No. 1182 of November 16, 2021
of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan
No. 363 of November 24, 2021
of the Head of the Department No. 30 of November 16, 2021,
of the Acting Prosecutor General of the Republic of Kazakhstan
No. 155 of November 24, 2021,
and the Acting Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan
No. 950 of November 4, 2021

Uniform Rules for Affixing an Apostille

Chapter 1. General provisions

1. These Uniform Rules for Affixing an Apostille (hereinafter referred to as the Rules) determine the procedure and conditions for affixing an apostille.

2. The following terms shall be used herein:

1) an apostille is a special stamp certifying the authenticity of the signature of the person signing the document and his or her authority, as well as the authenticity of the seal or stamp which is affixed to the document in paper or electronic form;

2) persons affixing the apostille - officials of the authorised public authorities who perform the functions of affixing the apostille;

3) the E-Apostille Information System (hereinafter the E-Apostille IS) is an information system designed to register documents and issue an apostille "stamp" electronically, providing a centralised record and a unified archive of apostilled documents;

4) a “star” is a thick paper that is sealed where the sheets of the document are bound and bears the stamp of the stamping authority that issued the apostille;

5) a document is identifiable information recorded on a tangible medium;

6) a book of registration of documents - registration of apostilled documents submitted on paper;

7) the Unified Electronic Document Archive Information System (hereinafter, the UEDA IS) is a unified system for automated recording of documents of the National Archive Fund of the Republic of Kazakhstan, with a function for information retrieval of documents;

8) authorized public authorities - public authorities affixing an apostille in pursuance of Decree No. 545 of the Government of the Republic of Kazakhstan dated April 24, 2001 “On the Measures to Implement the Provisions of the Convention Abolishing the Requirement of Legalization for Foreign Public Documents (The Hague, October 5, 1961)”;

9) an electronic document - a document where the information is in electronic digital form and certified by means of an electronic digital signature;

10) electronic register - electronic list of apostilled documents;

11) E-Government Web Portal (hereinafter referred to as the Portal) - an information system providing a “one-stop access” to all consolidated government information, including the regulatory framework, and to public and other services provided in electronic form;

12) e-government gateway (hereinafter referred to as “E-Government Gateway”) - an information system designed to integrate e-government informatisation objects with other informatisation objects;

13) an electronic digital signature (hereinafter referred to as EDS) - a set of electronic digital characters created by means of electronic digital signature and confirming the authenticity of an electronic document, its ownership and invariability of its content;

3. Documents required to be apostilled shall be accepted as official documents under Article 1 of the Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, ratified by the Law of the Republic of Kazakhstan “On Accession of the Republic of Kazakhstan to the Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents” (hereinafter - the Convention).

4. An apostille may not be affixed to:

1) documents executed by embassies or consular offices of the Republic of Kazakhstan abroad;

2) administrative documents directly related to commercial or customs operations.

5. An apostille shall be in the form of a stamp - a square die as per Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan No. 545 of April 24, 2001 “On Measures to Implement the Provisions of the Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (The Hague, October 5, 1961)” (hereinafter - the Decree).

6. The following text shall appear outside the form of the apostille stamp below: “This apostille certifies only the authenticity of the signature, position/title of the signatory and the authenticity of the seal or stamp affixed to the document and does not certify the contents of the document it is affixed to”.

7. Official documents executed in the territory of States Parties to the Convention bearing an apostille under the terms of the Convention shall be recognised in the territory of the Republic of Kazakhstan without additional legalisation.

8. Under the Decree, authorised public authorities may delegate the power to affix the apostille on official documents to their territorial bodies.

Boxes in the stamp shall be completed only in the national language.

9. Authorised public authorities shall keep specimen signatures of the officials of their subordinate authorities and others from whom official documents are received for apostilisation.

10. Documents submitted for apostille shall be written clearly and legibly, the signatures of officials and stamps shall be legible.

11. Provision of public services in the field of apostillisation of official documents shall be performed pursuant to subordinate regulatory legal acts determining the procedure for provision of public services, approved as per sub-paragraph 1) of Article 10 of the Law of the Republic of Kazakhstan “On Public Services”.

Chapter 2. Procedures and terms for affixing an apostille in paper form

12. Apostille in paper form shall be affixed on originals of official documents emanating only from public authorities (institutions), officials or notaries of the Republic of Kazakhstan, as a party to the Convention.

Documents issued by public authorities (institutions) officials or notaries of other sovereign states (former union republics within the USSR) shall not be accepted in the territory of the Republic of Kazakhstan for affixing of apostille on originals.

13. An apostille shall be affixed on the free end of the document or on its reverse side and shall be sealed with the stamp of the authorized public authority. For a document that exceeds one sheet, the sheets shall be bound, laced and sealed.

14. An apostille shall be affixed on a separate sheet of paper if it cannot be affixed to the document submitted.

If so, the sheets of the document and the apostille sheet shall be stapled together by means of thread of any colour (or a special fine cord or ribbon) and numbered and an appropriate notation made on the “star”.

The last sheet of the documents shall be sealed at the stapling point with a “star” on which the stamp shall be affixed. The stamp shall be affixed evenly to the “star” and the sheet of paper.

The number of sheets stapled shall be certified by the signature of the person affixing the apostille.

The apostille sheet shall be bound to the document in the manner indicated and if the document has a hard cover.

15. The text in the apostille shall be typed or clearly handwritten, no erasures shall be permitted. No alterations may be made to the text of the apostille or to the sequence of the lines in the stamp.

No apostille may be produced from a sheet of paper by photocopying the apostille stamp or otherwise for filing with the documents being certificated.

An apostille shall be stamped as an imprint. The apostille stamp may be produced digitally.

16. If the document is signed by more than one person, the apostille shall be witnessed by the signature of the superior officer.

17. Where the document does not provide for the signature of an official and his/her surname and the document originates from a public authority (institution), line 2 of the apostille stamp shall specify: “signature not provided” and in lines 3 and 4 the name of the authority issuing the document shall be written.

18. The documents submitted for apostille shall be registered in the Book of Registration of Documents (hereinafter referred to as the Book), under the form provided in Annex 1 hereto.

19. The Book shall be laced, the sheets shall be numbered and signed by the person affixing the apostille and stamped with the stamp of the competent public authority where the Book is held.

20. The record in the book shall be made upon presentation of the receipt for payment of the state duty and upon affixing of an apostille on the document.

21. No substitutions shall be permitted and amendments shall be certified by the signature of the apostille holder responsible for the Book.

Chapter 3. Procedures and conditions for affixing an apostille in electronic form

22. An electronic apostille shall be provided as a Portable Document Format (PDF) file containing the apostille along with an electronic or scanned copy of the official document signed with an EDS by an official of the authorized public authority or his/her deputy.

23. The document presented for apostille shall be submitted electronically or by scanning the original document (no scans from photocopies shall be permitted).

24. A document submitted for apostille must be exactly the same as the original by scanning it onto paper (no corrections or erasures of the text shall be permitted).

25. An official via E-Apostille IS or UEDA IS shall generate an electronic apostille on the electronic document to be apostilled and shall forward the result of a public service via an EDS signed by an authorised person to the applicant’s personal account on the portal.

26. An electronic apostille shall be issued via the portal by downloading the apostille using the security code provided by the competent public authority when submitting an application.

27. The address of the electronic page (link to the web page) of the public authority shall be given under the electronic apostille stamp.

28. The electronic register shall include an archive of all apostilles issued in both paper and electronic format.

29. For documents to be electronically apostilled, registration shall be made in the electronic register of documents in the form set out in Annex 2 hereto.

Annex 1
to the Uniform Rules
for Affixing an Apostille

Form

Book of registration of documents

No.	Date of affixing of the apostille	Surname, first name, patronymic (if any), residential address of the person applying for an apostille	Applicant's identity document number, date and issuing authority	Name and content of the document submitted for apostille, document number, date and issuing authority	Surname, first name and patronymic (if any) and position of the person signing the document and, in the case of unsigned documents, indication of the public authority which has affixed the seal or stamp	The country to which the document is sent	Signature of receipt of the document by the person who applied for the apostille or a document confirming the issue of the completed document	Surname, first name, patronymic (if any) and position of the person affixing the apostille
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Annex 2
to the Uniform Rules
for Affixing an Apostille