Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі Нұсқаулықты бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2025 жылғы 2 сәуірдегі № 136-НҚ бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2025 жылғы 3 сәуірде № 35928 болып тіркелді

"Мәдениет туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 7-бабының 35-15) тармақшасына және "Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің кейбір мәселелері туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2023 жылғы 4 қазандағы № 866 қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігі туралы ереженің 15-тармағының 346) тармақшасына сәйкес, БҰЙЫРАМЫН:

1. Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі Нұсқаулық бекітілсін.

2. Мыналардың:

1) "Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі нұсқаулықты бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2015 жылғы 7 желтоқсандағы № 374 бұйрығы (Нормативтік құқықтық актілердің мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 12642 болып тіркелген);

2) "Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі нұсқаулықты бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2015 жылғы 7 желтоқсандағы № 374 бұйрығына өзгерістер енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің міндетін атқарушының 2022 жылғы 19 желтоқсандағы № 367 бұйрығы (Нормативтік құқықтық актілердің мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 31169 болып тіркелген) күші жойылды деп танылсын.

3. Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің Архив, құжаттама және кітап ісі комитеті Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

3) осы бұйрық Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелгеннен кейін он жұмыс күні ішінде осы тармақтың 1) және 2) тармақшаларында көзделген іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің Заң департаментіне ұсынуды қамтамасыз етсін.

4. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшлік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат вице-министріне жүктелсін.

5. Осы бұйрық оның алғашқы ресми жарияланғанынан бастап он күнтізбелік күн ішінде күшіне енеді.

Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрі

А. Балаева

Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрі 2025 жылғы 2 сәуірдегі № 136-НҚ бұйрығымен бекітілген

Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі нұсқаулығы

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі осы нұсқаулық (әрі қарай – Нұсқаулық) мемлекеттік кітапханалардың кітапханалық қорын есепке алу және есептен шығару үдерістерін құжаттар түсімін есепке алу, кітапханалық қорды есептен шығару жолымен нақтылайды.

2. Осы Нұсқаулықта мынадай түсініктер қолданылады:

1) аудиовизуалды материал – техникалық және электрондық құралдардың көмегімен жаңғыртылатын бейнелеу, дыбыстық және мәтіндік ақпараттарды қамтитын тасымалдаушы;

2) баспа өнімі – мерзімді баспасөз басылымдары, кітаптар, брошюралар, альбомдар, плакаттар, буклеттер және өзге де полиграфиялық өнім;

3) мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қоры (бұдан әрі – кітапхана қоры) сақталуға және оқырмандар мен абоненттерге уақытша пайдалануға беруге арналып қалыптастырылған құжаттардың реттелген жиынтығы;

4) мерзімді баспа басылымы – газет, журнал, альманах, бюллетень және олардың тұрақты атауы, ағымдағы нөмірі бар, үш айда бір реттен кем емес шығарылатын қосымшалар.

3. Кітапхана қорын есепке алуға және есептен шығаруға баспа өнімдері, мерзімді баспа басылымдары, сондай-ақ аудиовизуалды материалдар жатады.

2-тарау. Кітапхана қорын есепке алу

4. Кітапхана қорының есебін жүргізгенде құжаттар саны, газеттер мен аудиовизуалды материалдарды қоспағанда, негізгі бірлікпен – данамен өлшенеді.

Газет саны үшін негізі өлшем бірлігі газеттердің бір жылғы нөмірлерінің (шығарылымдардың) жиынтығын құрайтын жылдық жиынтық болып табылады.

Аудиовизуалды материалдар санының өлшем бірліктері:

магниттік фоногорамма үшін – кассета, шарғы, бобина;

грампластинкалар үшін – диск;

диафильм үшін – орама;

диапозитив және кинофоноқұжаттар үшін – жиынтық болып табылады.

5. Кітапхана қорын есепке алу құжаттар түсімінің есебін және құжаттардың жиынтық есебін жүргізу жолымен жүзеге асырылады.

6. Түскен құжаттарды есепке алу мынадай рәсімдерді қамтиды:

1) құжаттарды қабылдап алу.

Жолдама құжаттармен немесе поштамен түскен немесе қолдан сыйға алынған құжаттарды қабылдау барысында ақауының және (немесе) жолдама хатта (бар болғанда) көрсетілген мәліметтерден айырмашылығының болуына салыстырылып тексеріледі.

Ақаулар және (немесе) айырмашылықтар болмаған жағдайда, құжат кітапханада пайдалану үшін қабылданады және осы Нұсқаулыққа 1-қосымшаға сәйкес нысан бойынша құжаттарды қабылдап алу актісі жасалынады. Құжаттарды қабылдап алу туралы акт екі данада жасалынады, актінің бір данасы кітапхананың құжаттарды толықтыру бөлімшесінде қалады, екінші данасы кітапхананың бухгалтериясына тапсырылады.

Қолдан сыйға алынған құжаттарда ақау табылған жағдайда құжат қабылданбайды, жолдама хатпен немесе поштамен түскен құжаттарда ақау табылған жағдайда құжаттарды қабылдап алуға жауапты қызметкердің және кітапхана әкімшілігінің қатысуымен ақаулығы туралы акт осы Нұсқаулыққа 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жасалынады. Ақауы туралы акті екі данада жасалынады, актінің бір данасы кітапханада қалады, екінші данасы жолданым иесіне анықталған айырмашылықтардың, ақаулардың болуына байланысты құжаттарды қабылдаудың мүмкін еместігі туралы хабарламамен қоса кері жіберіледі;

2) құжаттарды техникалық өңдеу, оған құжаттың бет жағына құжаттың шифры көрсетілген құлақшаны және қайтару мерзімі көрсетілген бақылау парақшасын жапсыру жатады;

3) жеке есеп осы Нұсқаулыққа 3-қосымшаға сәйкес нысан бойынша Инвентарлық кітапқа түскен құжат туралы мәліметтерді енгізу, құжатқа инвентарлық нөмір беру және кітапхананың мөрін қою арқылы жүзеге асырылады.

7. Инвентарлық нөмір кітапхана қорына түскен көлемі 48 беттен аспайтын брошюралар мен мерзімді баспа басылымдарынан басқа әрбір құжатқа беріледі.

8. Инвентарлық нөмір құжатқа оның кітапхана қорында болуының барлық мерзіміне бекітіледі және өзгертуге, түзетуге және алып тастауға болмайды.

9. Инвентарлық нөмір берілгеннен кейін, құжаттың титулды бетінің бет жағында кітапхананың мөрі және мөрдің үстіңгі жағына инвентарлық нөмір қойылады.

10. Көлемі 48 беттен аспайтын брошюралардың түсімі осы Нұсқаулықтың 6 тармағының 1) тармақшасында көрсетілген құжаттарды қабылдап алу туралы актіні жасау жолымен есепке алынады, ал мерзімді баспа басылымдары осы Нұсқаулыққа 4-қосымшаға сәйкес нысан бойынша мерзімді баспа басылымның тіркеу карточкасын жасау жолымен есепке алынады.

11. Кітапхананың кітапханалық қорына түсетін немесе одан шығарылатын құжаттардың барлық түрлерінің жиынтық есебі бір жолдама құжат (шот-фактура, жөнелтпе құжат, акт) бойынша партиямен жүзеге асырылады.

Жиынтық есеп тоқсан, күнтізбелік жылдың қортындысы бойынша кітапханалық қордың құрамы және ондағы болып жатқан барлық өзгерістер туралы мәліметтерді жинау жолымен, сонымен қатар осы Нұсқаулыққа 5-қосымшаға сәйкес нысан бойынша Жиынтық есеп кітабын жүргізуді қамтиды.

3-тарау. Құжаттарды кітапхана қоры есебінен шығару

12. Құжаттар, кітапхананың сирек қорындағы құжаттардан басқасы есептен шығарылуға жатады:

1) көнеру және ақаулығы (пайдалануға жарамсыз болып қалған және жөндеу мен реставрациялауға келмейтін құжаттар), мазмұны жағынан ескіруі (өзінің өзектілігін, ғылыми, мәдени-тарихи маңыздылығын, танымдық және өндірістік құнын жоғалтқан, тәжірибелік қолдануға жарамсыз құжаттар) жағдайында осы Нұсқаулыққа 6-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жасалған есептен шығару туралы актінің негізінде пайдаға асыру жолымен;

2) дублеттігі (құжаттардың қолданылмайтын артық, керексіз даналары), бейінсіздігі (кітапхананың тақырыбына сай келмейтін құжаттар) жағдайында басқа мемлекеттік ұйымға құжаттарды есептен шығару туралы актінің негізінде тегін (өтеусіз) тапсыру жолымен. Тапсыру осы Нұсқаулыққа 7-қосымшаға сәйкес нысан бойынша екі данада жасалынған тапсыру-қабылдап алу актісіне қол қою арқылы жүзеге асырылады: бір данасы кітапханада қалады, екіншісі қабылдап алатын мемлекеттік ұйымға тапсырылады;

3) төтенше жағдайлар кезіндегі бүлінулер (авария, табиғи апат, өрт және басқалар) жағдайында тиісті мемлекеттік органдардың құжаттары негізінде;

4) жоғалған жағдайда осы Нұсқаулыққа 8-қосымшаға сәйкес нысан бойынша құжаттың жоғалуы туралы актіні жасау жолымен.

Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі нұсқаулыққа 1-қосымша

Нысан

Бекітемін

__________________________________________________________________________

(мекеменің толық атауы, басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда)

_________________ (қолы)

"_____" ___________________ 20____жыл

Құжаттарды қабылдау туралы акті №______

Осы акті 20____жылдың "___" ____________ екі данада, құрамында:

1)____________________________________________________________;

2)____________________________________________________________,

(кітапхананың құжаттарды қабылдап алуға жауапты қызметкерінің және басшылығының қатысуымен)

кітапханаға келесі құжаттардың қабылдануы туралы жасалды:

№	Құжаттың авторы мен тақырыбы	Даналар саны	құжаттың бағасы (теңгеде)

Құжаттар тізімі қосымша берілген:

Осы актіні жасаушы тұлғалардың қолы 1)________________________;

2)________________________.

Құжаттарды тапсырған тұлғаның қолы ____________________________________

(тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда), қолдары)

Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі нұсқаулыққа 2-қосымша

Нысан

Ақаулар туралы акті №______

Осы акті 20____жылдың "_____" _________________________ екі данада құрамында:

1)________________________________________________________________________;

(актіні жасаған кітапхананың құжаттарды қабылдап алуға жауапты қызметкерінің

және басшылықтың тегі, аты, әкесінің аты)

2)________________________________________________________________________,

құжаттарды қабылдау кезінде: _______________________________________________,

(құжаттар атауы, құжаттарды жіберушінің (тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда) атауы)

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

______________________________________________________________ анықталғаны

(құжаттардың анықталған ақаулары көрсетіледі) туралы жасалынды.

Осы актіні жасаушы тұлғалардың қолы_________________________

Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі нұсқаулыққа 3-қосымша

Нысан

Инвентарлық кітап

Кітапхананың толық атауы:______________________________________

_______________________________________________________________

Кітапхананың құрылымдық бөлімшесі______________________________

Жазбаның мезгілі	Жиынтық есебі кітабындағы жазбалар нөмірі	Инвентарлық нөмірі	Құжаттың авторы және тақырыбы (томы, бөлімі, шығарылымы, басылым орны, жылы)	Бағасы (санмен көрсетіледі, теңгеде)	Мезгілі мен нөмірі		Ескерту
					тексеру туралы акт	есептен шығару туралы акт
1	2	3	4	5	6	7	8

Осы инвентарлық кітапта _______ нөмірленген парақ бар.

Мезгілі 20____жылдың "____" ________________

Кітапхананың мөрі

Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі нұсқаулыққа 4-қосымша

Нысан

Мерзімді баспа басылымдарының тіркеу карточкасы

Газет /журнал/альманах/бюллетень атауы

Басылым жылы

Шығарылым нөмірлері

Қорытынды:

Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі нұсқаулыққа 5-қосымша

Нысан

Жиынтық есеп кітабы

1-бөлім "Құжаттардың түсімі"

жазба күні	жазба нөмірі рет бойынша	түсім көзі, жолдама құжаттың нөмірі және/ күні	барлық тускен құжаттар	Түскен құжаттар
				Баспа өнімдері					Мерзімді баспа басылымдары
				кітаптардың саны	кітаптардың бағасы	брошюлардың саны	брошюралардың бағасы	барлық саны	журналдардың саны	газеттердің саны ( жылдық жиынтықта)	барлық саны
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

кестенің жалғасы

Түскен құжаттар
Аудиовизуалды материал
Фоноқұжаттар саны	бейнеөқұжаттар саны	Фотоқұжаттар саны	басқалар	барлық саны
13	14	15	16	17

кестенің жалғасы

Тілдерде			Теңгерімге алынған барлық құжаттар		Мазмұны бойынша
қазақ тілінде	орыс тілінде	шет тілдерде	данлар	барлық сомасы	жаратылыстану-ғылыми	техникалық, ауылшаруашылық	медицина	Қоғамдық саяси	тіл білімі	әдебиеттану, көркем	өнер	басқа салалар
18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30

2-бөлім "Құжаттарды есептен шығару"

жазба күні	жазба нөмірі реті		есептен шығару туралы актінің нөмірі, күні		есептен шығарылған құжаттардың барлығы		Есептен шығарылған құжаттар
							Баспа өнімдерінің саны				Мерзімді баспа басылымдардың саны		Аудиовизуалды материалдардың саны
							кітаптар			брошюралар	журналдар	газеттер (жылдық жиынтықтар)	есептен шығару себептері	бейнеөқұжаттар		Фотоқұжаттар		басқалар
1	2		3		4		5		6		7	8	9	10	11		12
кестенің жалғасы Есептен шығарылған құжаттар
Тілдерде											Есептен шығару себептері
қазақ тілінде		орыс тілінде				шет тілдерде					есептен шығару себептері
13		14				15					16
кестенің жалғасы
Барлық теңгерімнен алынғандар				Мазмұны бойынша
даналары		жалпы сомасы		жаратылыстану-ғылыми				техникалық, ауылшаруашылық			медицина	қоғамдық-саяси	тіл білімі	әдебиеттану, көркем	өнер				басқалар
17		18		19				20			21	22	23	24	25

3-бөлім "Кітапхана қорлары қозғалысының қорытындысы"

Кітапхана қоры қозғалысының кезеңдерінің қорытындысы	Барлық құжаттар	Құжаттардың жалпы сомасы	Құжаттардың қозғалысы
			Баспа өнімдерінің саны		Мерзімді баспа басылымдардың саны		Аудиовизуалды материалдардың саны
			кітаптар	брошюралар	журналдар	газеттер	есептен шығару себептері	бейнеөқұжаттар	Фотоқұжаттар	басқалар
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	12
01.01.20__ жылы құрады
Тоқсанда түскені
Тоқсанда шығарылғаны
Тоқсан соңында құрады
31.12.20__ жылы құрады

кестенің жалғасы

Тілдерде			Теңгерімге қабылданғаны		Мазмұны бойынша
қазақ тілінде	орыс тілінде	шет тілдерде	даналардың саны	барлық сомасы	жаратылыстану-ғылыми	техникалық, ауылшаруашылық	медицина	қоғамдық-саяси	тіл білімі	әдебиеттану, көркем	өнер	басқа салалар
13	14	15	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26

Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі нұсқаулыққа 6-қосымша

Нысан

Құжаттарды есептен шығару туралы акті №______

Осы акті 20____жылдың "_____" ___________________________________ құрамында

комиссия төрағасы мен мүшелерімен: __________________________________________

_________________________________________________________________________

(комиссия төрағасы мен мүшелерінің тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда) және лауазымы)

келесі құжаттарды есептен шығару туралы жасалды:

№	Құжаттың авторы мен тақырыбы	Инвентарлық нөмірі	Саны	Құжат саласы	Бастапқы құны	Қалдық құны
						Жүктеу

__________теңге сомасына_______________________________ себебі бойынша

(есептен шығару себебін көрсету)

Осы актіні жасаушы тұлғалардың қолы 1)________________________;

2)________________________.

Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі нұсқаулыққа 7-қосымша

Нысан

Бекітемін

__________________________________________________________________

(мекеменің толық атауы, басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда)

_________________

(қолы)

"_____" ___________________ 20____жыл

Құжаттарды тапсыру-қабылдау туралы акті

Осы акті 20____жылдың "_____" _____________ бір жағынан_____________________

________________________________________________, екінші жаққа ______________

(тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда) және лауазымы)

__________________________________________________________________________

(тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда) және лауазымы)

______________________________________________________________ теңгерімінен

(мекеменің толық атауы)

_______________________________________________________________ теңгеріміне

(мемлекеттік ұйымның толық атауы)

келесі құжатты (тарды):

№	Құжаттың авторы мен тақырыбы	Инвентарлық нөмірі	Саны	Құжат саласы	Бастапқы құны	Қалдық құны

_________________________________________________________ сомаға (теңгемен)

тапсыру туралы акт жасалды.

Негіздеме: ________________________________________________________________.

(хаттың авторы, күні мен нөмірі, құжатты есептен шығару туралы актінің күні мен нөмірі

Тапсыратын жақтың қолдары: ________________________

Қабылдайтын жақтың қолдары: _______________________

Мемлекеттік кітапханалардың кітапхана қорын есепке алу және есептен шығару жөніндегі нұсқаулыққа 8-қосымша

Нысан

Бекітемін

_________________________________________

(мекеменің толық атауы, басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда)

_________________

(қолы)

"_____" ___________________ 20____жыл

Құжаттың жоғалуы туралы акт № ___

Осы акті 20____жылдың "_____" ___________________ құрамында:

__________________________________________________________________

(актіні жасаушы тұлғалардың тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда) және лауазымы)

__________________________________________________________________________

(мекеменің жоғалған құжатын пайдаланушысының тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда)

мекемеге тиеселі келесі құжаттардың:

Құжаттың авторы, тақырыбы	Инвентарлық нөмірі	Бағасы*	Дана саны

______________________ тенге сомасына, ___________________ себебімен жоғалғаны

туралы жасалды.

Мен,______________________________________________________________________

(мекеменің жоғалған құжатын пайдаланушының тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда)

келтірілген материалдық залалдың орнын құжатты қалпына келтіру жолымен

өтеймін ___________________________________________________________________

(кітапхананың жоғалған құжатын пайдаланушының қолы)

Осы актіні жасаушы тұлғалардың қолы: _______________________________________

__________________________________ орнына келесі құжатты (-тарды) қабылдайды

(мекеменің толық атауы)

Құжаттың авторы, тақырыбы	Дана саны	Бағасы

Мекеменің жоғалған құжатын пайдаланушының қолы:____________________

Осы актіні жасаушы тұлғалардың қолы: ______________________________

Ескерту.

Құжат бағасы құжаттарды қабылдау туралы актіге сәйкес көрсетіледі.

Сомасы құжаттың нарықтық бағасының көлемінде белгіленеді.

Мазмұны және пішіні бойынша тең бағалы болып табылатын құжат.

Об утверждении Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек

Приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 2 апреля 2025 года № 136-НҚ. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 3 апреля 2025 года № 35928

В соответствии с подпунктом 35-15) статьи 7 Закона Республики Казахстан "О культуре" и подпунктом 346) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и информации Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 октября 2023 года № 866 "О некоторых вопросах Министерства культуры и информации Республики Казахстан", ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек.

2. Признать утратившими силу:

1) приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 7 декабря 2015 года № 374 "Об утверждении Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 12642);

2) приказ исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 19 декабря 2022 года № 367 "О внесении изменений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 7 декабря 2015 года № 374 "Об утверждении Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 31169).

3. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан;

3) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан представление в Юридический департамент Министерства культуры и информации Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1) и 2) настоящего пункта.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр культуры и информации Республики Казахстан

А. Балаева

Утверждена приказом Министр культуры и информации Республики Казахстан от 2 апреля 2025 года № 136-НҚ

Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек

Глава 1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек (далее – Инструкция) детализирует процесс учета и списания библиотечного фонда государственных библиотек, путем учета поступления документов, списания библиотечного фонда.

2. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

1) аудиовизуальный материал – носитель, содержащий изобразительную, звуковую и текстовую информацию, воспроизводимый с помощью технических и электронных средств;

2) печатная продукция – периодические печатные издания, книги, брошюры, альбомы, плакаты, буклеты и иная полиграфическая продукция;

3) библиотечный фонд государственных библиотек (далее – библиотечный фонд) – упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам;

4) периодическое печатное издание – газета, журнал, альманах, бюллетень, приложения к ним, имеющие постоянное название, текущий номер и выпускаемые не реже одного раза в три месяца.

3. Учету и списанию библиотечного фонда подлежат печатные продукции, периодические печатные издания, а также аудиовизуальные материалы.

Глава 2. Учет библиотечного фонда

4. При проведении учета библиотечного фонда количество документов, за исключением газет и аудиовизуальных материалов, измеряются основной единицей – экземпляр.

Единицей измерения количества газет является годовой комплект, составляющий совокупность номеров (выпусков) газет за год.

Единицами измерения количества аудиовизуальных материалов является:

для магнитной фонограммы – кассета, катушка, бобина;

для грампластинок – диск;

для диафильма – рулон;

для диапозитивов и кинофонодокументов – комплект.

5. Учет библиотечного фонда осуществляется путем проведения учета поступлений документов и суммарного учета документов.

6. Учет поступлений библиотечных документов включает в себя следующие процедуры:

1) прием документов.

В ходе приема библиотекой документов, поступивших с сопроводительным письмом или по почте или полученных в дар нарочно, осуществляется сверка на наличие дефектов и (или) расхождений сведений, указанных в сопроводительном письме (при наличии).

При отсутствии дефектов и (или) расхождений, документ принимается для использования в библиотеке и составляется акт о приеме документов по форме, согласно приложению 1 к настоящей Инструкции. Акт о приеме документов составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в подразделении библиотеки, осуществляющем комплектование документов, другой экземпляр передается в бухгалтерию библиотеки.

При обнаружении дефектов у документа, полученного в дар нарочно, документ не принимается, у документа, поступившего с сопроводительным письмом или по почте составляется акт о дефектах по форме, согласно приложению 2 к настоящей Инструкции. Акт о дефектах составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в библиотеке, другой экземпляр направляется в обратный адресат с уведомлением о невозможности принятия документов в связи с обнаруженными расхождениями, дефектами;

2) техническая обработка документов, которая включает в себя наклеивание контрольного листка с указанием сроков возврата и ярлыка на лицевой стороне документа с указанием шифра документа;

3) индивидуальный учет осуществляется путем внесения сведения о поступившем документе в Инвентарную книгу, по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции, присвоения документу и проставления на документе инвентарного номера, печати библиотеки.

7. Инвентарный номер присваивается каждому поступившему документу, за исключением брошюры объемом менее 48 страниц и периодического печатного издания.

8. Присвоенный инвентарный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в библиотечном фонде и не подлежит изменению, исправлению и исключению.

9. После присвоения инвентарного номера, проставляются на лицевой стороне титульного листа документа печать библиотеки и над печатью инвентарный номер.

10. Поступившие брошюры объемом менее 48 страниц учитываются путем составления акта о приеме документов, указанного в подпункте 1) пункта 6 настоящей Инструкции, а периодические печатные издания учитываются путем составления регистрационной карточки периодического печатного издания по форме, согласно приложению 4 к настоящей Инструкции.

11. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из библиотечного фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет фактура, накладная, акт).

Суммарный учет включает в себя сбор сведений о составе и величине библиотечного фонда обо всех происходящих в нем изменениях по итогам квартала, календарного года, формой суммарного учета является Книга суммарного учета по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.

Глава 3. Списание библиотечного фонда государственных библиотек

12. Документы, за исключением документов из редкого фонда библиотеки, списываются:

1) в случаях ветхости и дефектности (документы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие ремонту и реставрации), устарелости по содержанию (документы, утратившие свою актуальность, научную, культурно-историческую значимость, познавательную и производственную ценность, не пригодные для практического пользования) путем утилизации на основании акта о списании документов по форме, согласно приложению 6 к настоящей Инструкции;

2) в случаях дублетности (не используемые излишние, избыточные экземпляры документов), непрофильности (документы, не соответствующие профилю библиотеки) путем безвозмездной передаче другой государственной библиотеке на основании акта о списании документов. Передача осуществляется путем подписания акта о приеме-передач документов по форме, согласно приложению 7 к настоящей Инструкции в двух экземплярах: один экземпляр остается в библиотеке, другой передается принимающей государственной библиотеке;

3) в случае повреждения при чрезвычайных ситуациях (аварии, стихийного бедствия, пожара и других) на основании документов соответствующих государственных органов;

4) в случае утери путем составления акта об утере документов по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции.

	Приложение 1 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек
	Форма
	Утверждаю ___________________________ ___________________________ (полное наименование учреждения, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя) ________________ (подпись) "___" __________ 20 ___ года

Акт о приеме документов № ____

Настоящий акт составлен "___" ____________ 20 ___ год
в двух экземплярах в составе:
1) _________________________________________________________________;
2) _________________________________________________________________,
(с участием сотрудника, ответственного за прием документов и руководства
библиотеки) о том, что в библиотеку принимаются следующие документы:

№	Автор и заголовок документа	Количество экземпляров	цена документа (в тенге)

Список прилагаемых документов:
Подписи лиц, составляющих настоящий акт
1) ___________________________________;
2) ___________________________________.
Подписи лиц, сдавшего документы:
__________ __________________________________
(фамилия, имя, отчество (при его наличии), подписи)

	Приложение 2 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек
	Форма

Акт о дефектах №___

Настоящий акт составлен "__" _____________________ 20___ года
1) ______________________________________________________________;
(фамилия, имя, отчество с участием сотрудника, ответственного за прием
документов и руководства библиотеки составляющего акт)
2) ______________________________________________________________,
о том, что при приеме документов:
________________________________________________________________
________________________________________________________________,
(заголовок документов, наименование (фамилия, имя, отчество (при наличии)
отправителя документов)
обнаружено следующее:
________________________________________________________________.
(указываются обнаруженные дефекты документов)
Подписи лиц, составляющих настоящий акт:
__________________________________________________________________.

	Приложение 3 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек
	Форма

Инвентарная книга

Полное наименование библиотеки: _____________________________________
___________________________________________________________________
Структурное подразделение библиотеки ________________________________

Дата записи	Номер записи в Книге суммарного учета	Инвентарный номер	Автор и заголовок документа (том, часть, выпуск, место, год издания)	Цена (указывается цифрами), в тенге	Дата и номер		Примечание
					акта о сверке	акта о списании
1	2	3	4	5	6	7	8

В настоящей Инвентарной книге имеется _____ пронумерованных страниц
Дата "____" 20_____ года
Печать библиотеки

	Приложение 4 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек
	Форма

Регистрационная картотека периодического печатного издания

Наименование газеты/журнала/альманаха/бюллетеня

Год издания

Номера выпусков

Итого:

	Приложение 5 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек
	Форма

Книга суммарного учета

Часть 1 "Поступление документов в библиотечный фонд"

дата записи	порядковый номер записи			источник поступления документов, с указание номер и дата сопроводительного документа				всего поступило документов		поступившие документы
										Печатные продукции											Периодические печатные издания
										количество книг		стоимость книг		количество брошюр			стоимость брошюр	всего количество			количество журналы		количество газет (в годовых комплектах)			всего количество
1	2			3				4		5		6		7			8	9			10		11			12
продолжение таблицы
поступившие документы
Аудиовизуальные материалы
количество фонодокументов						количество видеодокументов							количество фотодокументов							другие				всего количество
13						14							15							16				17
продолжение таблицы
поступившие документы
На языках					Принято на баланс всего документов				По содержанию
на казахском		на русском	на иностранном		экземпляров		общая сумма		естественно-научная		техническая, cельскохозяйственная				медицина	общественно-политическая			языкознание			литературоведение, художественная			искусство		другие отрасли
18		19	20		21		22		23		24				25	26			27			28			29		30

Часть 2 "Выбытие документов из библиотечного фонда"

дата записи	порядковый номер записи	номер, дата акта о списании	всего списанных документов	Списанные документы
				Количество печатных продукций		Количество периодических печатных изданий		Количество аудиовизуальных материалов
				книги	брошюры	журналы	газеты (годовые комплекты)	фонодокументы	видеодокументы	Фотодокументы	другие
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

продолжение таблицы

Списанные документы
На языках			Причины списания
на казахском	на русском	на иностранном	причины списания
13	14	15	16

продолжение таблицы

Списанные документы
Всего снято с баланса		По содержанию
экземпляров	общая сумма	естественно-научная	техническая, сельскохозяйственная	медицина	общественно-политическая	языкознание	литературоведение, художественная	искусство	другие отрасли
17	18	19	20	21	22	23	24	25	26

Часть 3 "Итоги движения библиотечного фондов"

Период итогов движения библиотечного фонда

Всего документов

Общая стоимость документов

Движение документов

Количество печатных продукций

Количество периодических печатных изданий

Количество аудиовизуальных материалов

книги

брошюры

журналы

газеты

фонодокументы

видеодокументы

фотодокументы

другие

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

12

Состояло на 01.01.20__год

Поступило за квартал

Выбыло за квартал

Состоит на конец квартала

Состоит на 31.12.20__ год

продолжение таблицы

Движение документов

На языках

Принято на баланс

По содержанию

на казахском

на русском

на иностранном

количество экземпляров

общая сумма

естествено-научная

техническая, сельскохозяйственная

медицина

общественно-политическая

языкознание

литературоведение, художественная

искусство

другие отрасли

13

14

15

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

	Приложение 6 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек
	Форма

Акт о списании документов № ___

Настоящий акт составлен "___" _________ 20___ год
в составе председателя и членов комиссии:
__________________________________________________________
__________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности председателя
и членов комиссии)
о списании следующих документов:

№	Автор и заголовок документа	Инвентарный номер	Количество	Отрасль документа	Первоначальная стоимость	Остаточная стоимость

на сумму __________ тенге по причине ______________________________
(указать причину списания)
Подписи лиц, составивших настоящий акт
1) ________________________;
2) ________________________.

	Приложение 7 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек
	Форма
	Утверждаю

Утверждаю
______________________________________________________________
(полное наименование учреждения, должность, фамилия, имя, отчество
(при наличии) руководителя)
________________ (подпись)
"___" __________ 20 ___ года

Акт о приеме-передач документов

Настоящий акт составлен "_____" ________20__ года,
в лице ___________________________________________
_________________________________________________
о том, что с одной стороны передает другой
(фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность)
стороне в лице ________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность)
с баланса _____________________________________
(полное наименование учреждения)
на баланс _____________________________________
(полное наименование государственной организации)
следующий (-ие) документ (-ы):

№	Автор и заголовок документа	Инвентарный номер	Количество	Отрасль документа	Первоначальная стоимость	Остаточная стоимость

на сумму (в тенге) ___________________________________________.
Основание: _________________________________________________.
(автор, дата и номер письма, дата и номер акта о списании документа)
Подписи передающей стороны: ________________________________
Подписи принимающей стороны: ______________________________

	Приложение 8 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек
	Форма

Утверждаю
______________________________________________________________
(полное наименование учреждения, должность фамилия, имя, отчество
(при наличии) руководителя)
________________ (подпись)
"___" __________ 20 ___ года

Акт об утере документов № ___

Настоящий акт составлен "___" _________ 20___ год
в составе: _______________________________________
________________________________________________
________________________________________________
(фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности лиц,
участвующих в составлении акта)
об утере
________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя
утерянного документа учреждения)
следующего (-их) документа (-ов)), принадлежащих учреждению:

Автор, заголовок документа	Инвентарный номер	Цена	Количество экземпляров

на сумму____________________________ тенге, по причине _____________________.
Я, _______________________________________________________________________
возмещу (фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя утерянного документа
учреждения)
нанесенный материальный ущерб путем восстановления документа
________________________________________________________________________.
(подпись пользователя утерянного документа библиотеки)
Подписи лиц, составивших настоящий акт: ___________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(полное наименование учреждения)
принимает взамен следующего (-их) документа (-ов)):

Автор, заголовок документа	Количество экземпляров	Цена

Подпись пользователя утерянного документа учреждения: ______________
Подписи лиц, составивших настоящий акт: ___________________________
Примечание.
Цена документа указывается согласно акту о приеме документов.
Сумма определяется в размере рыночной стоимости документа.
Документ, являющийся равноценным по содержанию и форме