Примечание РЦПИ!
Вводится в действие с 01.01.2016.
В соответствии с подпунктом 35-5) статьи 7 Закона Республики Казахстан "О культуре" ПРИКАЗЫВАЮ:
Сноска. Преамбула - в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.12.2022 № 367 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек.
2. Департаменту по делам культуры и искусства Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа направление копий настоящего приказа для официального опубликования в информационно-правовой системе "Әділет" и периодическом печатном издании на электронном носителе с приложением бумажного экземпляра, заверенного гербовой печатью, для внесения в эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан в электронном виде, удостоверенных электронной цифровой подписью лица, уполномоченного подписывать настоящий приказ, с приложением бумажного экземпляра, заверенного гербовой печатью;
3) после официального опубликования размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;
4) представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1), 2) и 3) настоящего пункта в течение десяти рабочих дней со дня исполнения мероприятиий.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие с 1 января 2016 года и подлежит официальному опубликованию.
Министр | |
культуры и спорта | |
Республики Казахстан | А. Мухамедиулы |
| Утверждена приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 7 декабря 2015 года № 374 |
Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек
Глава 1. Общие положения
Сноска. Заголовок главы 1 - в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.12.2022 № 367 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
1. Настоящая Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек (далее – Инструкция) детализирует процесс учета и списания библиотечного фонда государственных библиотек, путем учета поступления документов, списания библиотечного фонда.
2. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
1) аудиовизуальный материал – носитель, содержащий изобразительную, звуковую и текстовую информацию, воспроизводимый с помощью технических и электронных средств;
2) печатная продукция – периодические печатные издания, книги, брошюры, альбомы, плакаты, буклеты и иная полиграфическая продукция;
3) библиотечный фонд государственных библиотек (далее –библиотечный фонд) – упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам;
4) периодическое печатное издание – газета, журнал, альманах, бюллетень, приложения к ним, имеющие постоянное название, текущий номер и выпускаемые не реже одного раза в три месяца.
Сноска. Пункт 2 - в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.12.2022 № 367 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).3. Учету и списанию библиотечного фонда подлежат печатные продукции, периодические печатные издания, а также аудиовизуальные материалы.
Сноска. Пункт 3 - в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.12.2022 № 367 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).Глава 2. Учет библиотечного фонда
Сноска. Заголовок главы 2 - в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.12.2022 № 367 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
4. При проведении учета библиотечного фонда количество документов, за исключением газет и аудиовизуальных материалов, измеряются основной единицей – экземпляр.
Единицей измерения количества газет является годовой комплект, составляющий совокупность номеров (выпусков) газет за год.
Единицами измерения количества аудиовизуальных материалов является:
для магнитной фонограммы - кассета, катушка, бобина;
для грампластинок - диск;
для диафильма - рулон;
для диапозитивов и кинофонодокументов - комплект.
Сноска. Пункт 4 - в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.12.2022 № 367 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).5. Учет библиотечного фонда осуществляется путем проведения учета поступлений документов и суммарного учета документов.
6. Учет поступлений библиотечных документов включает в себя следующие процедуры:
1) прием документов.
В ходе приема библиотекой документов, поступивших с сопроводительным письмом или по почте или полученных в дар нарочно, осуществляется сверка на наличие дефектов и (или) расхождений сведений, указанных в сопроводительном письме (при наличии).
При отсутствии дефектов и (или) расхождений, документ принимается для использования в библиотеке и составляется акт о приеме документов по форме, согласно приложению 1 к настоящей Инструкции. Акт о приеме документов составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в подразделении библиотеки, осуществляющем комплектование документов, другой экземпляр передается в бухгалтерию библиотеки.
При обнаружении дефектов у документа, полученного в дар нарочно, документ не принимается, у документа, поступившего с сопроводительным письмом или по почте составляется акт о дефектах по форме, согласно приложению 2 к настоящей Инструкции. Акт о дефектах составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в библиотеке, другой экземпляр направляется в обратный адресат с уведомлением о не возможности принятия документов в связи с обнаруженными расхождениями, дефектами;
2) техническая обработка документов, которая включает в себя наклеивание контрольного листка с указанием сроков возврата и ярлыка на лицевой стороне документа с указанием шифра документа;
3) индивидуальный учет осуществляется путем внесения сведения о поступившем документе в Инвентарную книгу, по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции, присвоения документу и проставления на документе инвентарного номера, печати библиотеки.
7. Инвентарный номер присваивается каждому поступившему документу, за исключением брошюры объемом менее 48 страниц и периодического печатного издания.
8. Присвоенный инвентарный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в библиотечном фонде и не подлежит изменению, исправлению и исключению.
9. После присвоения инвентарного номера, проставляются на лицевой стороне титульного листа документа печать библиотеки и над печатью инвентарный номер.
10. Поступившие брошюры объемом менее 48 страниц учитываются путем составления акта о приеме документов, указанного в подпункте 1) пункта 6 настоящей Инструкции, а периодические печатные издания учитываются путем составления регистрационной карточки периодического печатного издания по форме, согласно приложению 4 к настоящей Инструкции.
11. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из библиотечного фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет фактура, накладная, акт).
Суммарный учет включает в себя сбор сведений о составе и величине библиотечного фонда обо всех происходящих в нем изменениях по итогам квартала, календарного года, формой суммарного учета является Книга суммарного учета по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.
Глава 3. Списание библиотечного фонда государственных библиотек
Сноска. Заголовок главы 3 - в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.12.2022 № 367 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
12. Документы, за исключением документов из редкого фонда библиотеки, списываются:
1) в случаях ветхости и дефектности (документы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие ремонту и реставрации), устарелости по содержанию (документы, утратившие свою актуальность, научную, культурно-историческую значимость, познавательную и производственную ценность, не пригодные для практического пользования) путем утилизации на основании акта о списании документов по форме, согласно приложению 6 к настоящей Инструкции;
2) в случаях дублетности (не используемые излишние, избыточные экземпляры документов), непрофильности (документы, не соответствующие профилю библиотеки) путем безвозмездной передаче другой государственной библиотеке на основании акта о списании документов. Передача осуществляется путем подписания акта о приеме - передач документов по форме, согласно приложению 7 к настоящей Инструкции в двух экземплярах: один экземпляр остается в библиотеке, другой передается принимающей государственной библиотеке;
3) в случае повреждения при чрезвычайных ситуациях (аварии, стихийного бедствия, пожара и других) на основании документов соответствующих государственных органов;
4) в случае утери путем составления акта об утере документов по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции.
| Приложение 1 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
Форма
| Утверждаю |
__________________________________________________
(полное наименование учреждения, должность
фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)
________________
(подпись)
"___" __________ 20 ___ года
Акт о приеме документов № ____
Настоящий акт составлен "___" ____________ 20 ___ год в двух
экземплярах в составе:
1) _________________________________________________________________;
2) _________________________________________________________________,
( с участием сотрудника, ответственного за прием документов и
руководства библиотеки)
о том, что в библиотеку принимаются следующие документы:
№ | Автор и заголовок документа | Количество экземпляров | цена документа (в тенге) |
Список прилагаемых документов:
Подписи лиц, составляющих настоящий акт 1)________________________;
2)________________________.
Подписи лица, сдавшего документы:___________________________________
(фамилия, имя, отчество (при его наличии), подписи)
| Приложение 2 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
Форма
Акт о дефектах №___
Настоящий акт составлен "___"______________________ 20___ года
1)__________________________________________________________________;
(фамилия, имя, отчество с участием сотрудника, ответственного
за прием документов и руководства библиотеки составляющего акт)
2)__________________________________________________________________,
о том, что при приеме документов:____________________________________
(заголовок документов, наименование (фамилия,
____________________________________________________________________,
имя, отчество (при наличии) отправителя документов)
обнаружено следующее: ______________________________________________.
(указываются обнаруженные дефекты документов)
Подписи лиц, составляющих настоящий акт: _______________________.
| Приложение 3 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
Форма
Инвентарная книга
Полное наименование библиотеки: _____________________________________
_____________________________________________________________________
Структурное подразделение библиотеки ________________________________
Дата записи | Номер записи в Книге суммарного учета | Инвентарный номер | Автор и заголовок документа (том, часть, выпуск, место, год издания) | Цена (указывается цифрами), в тенге | Дата и номер | Примечание | |
акта о сверке | акта о списании | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
В настоящей Инвентарной книге имеется _____ пронумерованных страниц
Дата " " 20___ года
Печать библиотеки
| Приложение 4 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
Форма
Регистрационная карточка периодического печатного издания
Наименование газеты/журнала/альманаха/бюллетеня | ||||||||||||
Год издания | Номера выпусков | |||||||||||
Итого: | ||||||||||||
| Приложение 5 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
|
| Форма |
Книга суммарного учета Часть 1 "Поступление документов"
Сноска. Приложение 5 - в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.12.2022 № 367 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
дата записи | порядковый номер записи | источник поступления документов, с указание номер и дата сопроводительного документа | всего поступило документов | поступившие документы | |||||||
Печатные продукции | Периодические печатные издания | ||||||||||
количество книг | стоимость книг | количество брошюр | стоимость брошюр | всего количество | количество журналы | количество газет (в годовых комплектах) | всего количество | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
продолжение таблицы
поступившие документы | ||||
Аудиовизуальные материалы | ||||
количество фонодокументов | количество видеодокументов | количество фотодокументов | другие | всего количество |
13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
продолжение таблицы
поступившие документы | ||||||||||||
На языках | Принято на баланс всего документов | По содержанию | ||||||||||
на казахском | на русском | на иностранном | экземпляров | общая сумма | естественно-научная | техническая, cельскохозяйственная | медицина | общественно-политическая | языкознание | литературоведение, художественная | искусство | другие отрасли |
18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 |
Часть 2 "Списание документов"
дата записи | порядковый номер записи | номер, дата акта о списании | всего списанных документов | Списанные документы | |||||||
Количество печатных продукций | Количество периодических печатных изданий | Количество аудиовизуальных материалов | |||||||||
книги | брошюры | журналы | газеты (годовые комплекты) | фонодокументы | видеодокументы | Фотодокументы | другие | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
продолжение таблицы
Списанные документы | |||
На языках | Причины списания | ||
на казахском | на русском | на иностранном | причины списания |
13 | 14 | 15 | 16 |
продолжение таблицы
Списанные документы | |||||||||
Всего снято с баланса | По содержанию | ||||||||
экземпляров | общая сумма | естественно-научная | техническая, сельскохозяйственная | медицина | общественно-политическая | языкознание | литературоведение, художественная | искусство | другие отрасли |
17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 |
Часть 3 "Итоги движения библиотечного фондов"
Период итогов движения библиотечного фонда | Всего документов | Общая стоимость документов | Движение документов | |||||||
Количество печатных продукций | Количество периодических печатных изданий | Количество аудиовизуальных материалов | ||||||||
книги | брошюры | журналы | газеты | фонодокументы | видеодокументы | фотодокументы | другие | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 12 |
Состояло на 01.01.20__год | ||||||||||
Поступило за квартал | ||||||||||
Выбыло за квартал | ||||||||||
Состоит на конец квартала | ||||||||||
Состоит на 31.12.20__ год | ||||||||||
продолжение таблицы
Движение документов | ||||||||||||
На языках | Принято на баланс | По содержанию | ||||||||||
на казахском | на русском | на иностранном | количество экземпляров | общая сумма | естествено-научная | техническая, сельскохозяйственная | медицина | общественно-политическая | языкознание | литературоведение, художественная | искусство | другие отрасли |
13 | 14 | 15 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 |
| Приложение 6 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
Форма
Акт о списании документов № ___
Настоящий акт составлен "___" _________ 20___ год в составе
председателя и членов комиссии:____
_____________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности председателя и
членов комиссии)
о списании следующих документов:
№ | Автор и заголовок документа | Инвентарный номер | Количество | Отрасль документа | Первоначальная стоимость | Остаточная стоимость |
на сумму __________ тенге по причине ______________________________
(указать причину списания)
Подписи лиц, составивших настоящий акт 1)________________________;
2)________________________.
| Приложение 7 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
Форма
| Утверждаю |
____________________________________________
(полное наименование учреждения, должность
фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)
________________
подпись)
"___" __________ 20 ___ года
Акт о приеме-передач документов
Настоящий акт составлен "_____ " ________20__ года, в лице __________
___________________________о том, что с одной стороны передает другой
(фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность)
стороне в лице _____________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность)
с баланса ___________________________________________________________
(полное наименование учреждения)
на баланс __________________________________________________________
(полное наименование государственной организации)
следующий (-ие) документ (-ы):
№ | Автор и заголовок документа | Инвентарный номер | Количество | Отрасль документа | Первоначальная стоимость | Остаточная стоимость |
на сумму (в тенге) _________________________________________________.
Основание: _________________________________________________________.
(автор, дата и номер письма, дата и номер акта о списании документа)
Подписи передающей стороны: ________________________
Подписи принимающей стороны: _______________________
| Приложение 8 к Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек |
Форма
| Утверждаю |
____________________________________________
(полное наименование учреждения, должность
фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)
________________
(подпись)
"___" __________ 20 ___ года
Акт об утере документов № ___
Настоящий акт составлен "___" _________ 20___ год в составе: ________
_____________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности лиц, участвующих
в составлении акта)
об утере ____________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя утерянного
документа учреждения)
следующего (-их) документа (-ов)), принадлежащих учреждению:
Автор, заголовок документа | Инвентарный номер | Цена* | Количество экземпляров |
на сумму**__________________ тенге, по причине _____________________.
Я, _________________________________________________________ возмещу
(фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя утерянного
документа учреждения)
нанесенный материальный ущерб путем восстановления документа***
________________________________.
(подпись пользователя утерянного
документа библиотеки)
Подписи лиц, составивших настоящий акт:____________________________
________________ принимает взамен следующего (-их) документа (-ов)):
(полное наименование учреждения)
Автор, заголовок документа*** | Количество экземпляров | Цена |
Подпись пользователя утерянного документа учреждения: ______________
Подписи лиц, составивших настоящий акт: _______________________
Примечание.
* Цена документа указывается согласно акту о приеме документов.
** Сумма определяется в размере рыночной стоимости документа.
*** Документ, являющийся равноценным по содержанию и форме.
