Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней

Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2015 года № 1196. Утратил силу постановлением Правительства Республики Казахстан от 24 июня 2022 года № 429.

      Сноска. Утратило силу постановлением Правительства от 24.06.2022 № 429 (вводится в действие со дня его первого официального опубликования).

      В соответствии с пунктом 4 статьи 13 Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

      1. Утвердить прилагаемые Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней.

      2. Признать утратившими силу некоторые решения Правительства Республики Казахстан согласно приложению к настоящему постановлению.

      3. Настоящее постановление вводится в действие со дня его подписания.

     
      Премьер-Министр
Республики Казахстан
К. Масимов

  Утверждены
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от 31 декабря 2015 года № 1196

Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней

      Сноска. Правила в редакции постановления Правительства РК от 30.11.2020 № 809.

Глава 1. Общие положения

      1. Настоящие Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней (далее – Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах" и определяют порядок отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней, оформления, учета, размножения, хранения, использования, отбора на постоянное хранение и выделения к уничтожению документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, независимо от ее вида и (или) носителя информации.

      2. Настоящие Правила не распространяются на порядок работы со служебной информацией, содержащей государственные секреты Республики Казахстан.

      3. К служебной информации ограниченного распространения относятся сведения, касающиеся деятельности государственного органа, открытое опубликование которых может нарушить порядок соблюдения административных процедур, связанных с необходимостью обеспечения независимости государственного органа при принятии решения.

      Под открытым опубликованием понимаются публикация материалов в открытой печати (в том числе размещение на интернет-ресурсе), передача их по радио и телевидению, оглашение на открытых конференциях, совещаниях, симпозиумах, демонстрация в кинофильмах, экспонирование в музеях, на выставках, публичная защита научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, депонирование рукописей.

      4. Лицам, использующим в работе служебную информацию ограниченного распространения, необходимо точно и аккуратно выполнять все требования по защите информации, хранить и не разглашать сведения, полученные ими при исполнении служебных обязанностей.

      5. За нарушение требований настоящих Правил должностные лица, допущенные к работе со служебной информацией ограниченного распространения, несут ответственность в соответствии с законами Республики Казахстан.

      6. Контроль за обоснованностью проставления на документах и изданиях пометки "Для служебного пользования" (далее – "ДСП") при их регистрации, а также порядком обращения (учет, уничтожение, хранение, контроль за их обращением и ограничительные требования по их использованию) с машинными носителями информации, содержащими сведения с пометкой "ДСП", возлагается на службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) государственного органа.

      7. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

      1) информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, полученные или созданные обладателем информации, зафиксированные на любом носителе и имеющие реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;

      2) информация ограниченного распространения – информация, отнесенная к государственным секретам, личной, семейной, врачебной, банковской, коммерческой и иным охраняемым законом тайнам, а также служебная информация с пометкой "Для служебного пользования";

      3) защита информации ограниченного распространения – принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на исключение неправомерного разглашения, доступа, уничтожения, изменения, копирования и иных неправомерных действий в отношении такой информации;

      4) конфиденциальная информация – все виды информации (включая коммерческую, банковскую, налоговую, нотариальную, врачебную, личную, адвокатскую тайну), в отношении которой в соответствии с нормативными правовыми актами государств-членов Евразийского экономического союза, международными договорами ограничен доступ (установлена конфиденциальность), то есть установлено обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к данной информации, требование не передавать (не разглашать) такую информацию третьим лицам без письменного согласия ее обладателя;

      5) разглашение информации ограниченного распространения – действия (бездействие), в результате которых информация ограниченного распространения в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) без письменного согласия обладателя указанной информации становится известной третьим лицам, которым допуск к такой информации не предоставлен обладателем информации в соответствии с законодательством Республики Казахстан, международными договорами, решениями Высшего Евразийского экономического совета и настоящими Правилами;

      6) служебная информация – информация, которая создана в процессе деятельности государственного органа, организации в пределах полномочий, предусмотренных законодательством Республики Казахстан, международными договорами, решениями Высшего Евразийского экономического совета, и в отношении которой существует (установлена) необходимость защиты ввиду возможного нанесения различного рода ущерба в результате неправомерного обращения с ней.

Глава 2. Порядок отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования"

      8. Документам и изданиям, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, присваивается пометка "ДСП".

      Отнесение сведений к информации ограниченного распространения производится исполнителем и лицом, подписавшим документ, на основании перечня сведений для служебного пользования, разработанного в государственном органе (далее – перечень сведений).

      Перечень сведений (дополнения и изменения к нему) утверждается приказом руководителя государственного органа.

      Разработка перечня сведений осуществляется на основании следующих критериев:

      1) сведения, не содержащие государственных секретов, относящиеся к организации и обеспечению режима секретности, а также контролю за его соблюдением, в том числе учетные формы;

      2) сведения, опубликование или разглашение которых оказывает непосредственное влияние на работу государственного органа, в том числе на процесс защиты информации от уничтожения, блокирования или изменения в результате несанкционированного доступа к электронным информационным ресурсам, включая пароли доступа;

      3) сведения, переданные государственному органу законным обладателем информации на условиях конфиденциальности;

      4) сведения, опубликование или разглашение которых нарушают права, свободу и законные интересы физических и юридических лиц;

      5) сведения, содержащие информацию о межведомственной и внутриведомственной переписке, осуществляющейся в процессе выработки решений, совещаниях в государственных органах, проводившихся в процессе выработки решений, разглашение которых может нарушить порядок соблюдения административных процедур, связанных с необходимостью обеспечения независимости государственного органа, организации при принятии решения, в том числе по вопросам, указанным в статье 6 Закона Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года "О доступе к информации" (далее – Закон "О доступе к информации");

      6) сведения о результатах проверок, проводимых в рамках государственного контроля и надзора, по которым не принято окончательное решение;

      7) сведения, поступившие от иностранных государств или международных организаций, по которым не принято взаимного соглашения об условиях их раскрытия.

      9. Настоящие критерии не отменяют существующие и (или) вновь поступающие ведомственные перечни служебной информации ограниченного распространения с пометкой "ДСП", а также не ограничивают право отнесения других сведений, содержащих информацию ограниченного распространения, если это не противоречит нормативным правовым актам в области защиты государственных секретов, информатизации, защиты информации и информационной безопасности, ведомственным перечням сведений, подлежащих засекречиванию в государственных органах, разработанных в установленном законодательством Республики Казахстан порядке.

      10. Если сведения не предусмотрены перечнем сведений, но по мнению исполнителя могут быть использованы в ущерб интересам государственного органа, он совместно с руководителем структурного подразделения государственного органа, к компетенции которого отнесены данные сведения, представляет на рассмотрение руководству аргументированные предложения о необходимости защиты этих сведений и внесения соответствующих дополнений в указанный перечень.

Глава 3. Порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения с пометками "ДСП" и "Конфиденциально"

      11. Передача служебной информации ограниченного распространения по техническим каналам открытых видов связи (телефонная, факсимильная связь общего пользования, радиосвязь, спутниковая и сотовая (подвижная (мобильная) связь, сеть Интернет) допускается при соблюдении требований пункта 12 настоящих Правил.

      Направление в компетентный орган третьей стороны служебной информации ограниченного распространения, имеющей пометку "Конфиденциально", и в отношении которой снята пометка "ДСП", разрешается руководителем государственного органа в соответствии с пунктом 50 настоящих Правил и с соблюдением требований, предусмотренных пунктами 27 и 28 настоящих Правил.

      12. Передача, обработка и хранение в электронном виде производится с соблюдением требований по защите служебной информации ограниченного распространения в соответствии с едиными требованиями в области информационных коммуникационных требований и обеспечения единых требований.

      Допускается обработка и хранение служебной информации ограниченного распространения в электронном виде в защищенных локальных сетях и (или) информационных системах в защищенном исполнении, отнесенных к государственным секретам.

      Руководители государственного органа принимают все необходимые организационные, технические и правовые меры по обеспечению защиты служебной информации вне зависимости от вида, формы, содержания и предоставления, носителя информации, в том числе с использованием соответствующих средств криптографической защиты информации и (или) информационных систем в защищенном исполнении, отнесенных к государственным секретам.

      13. Прием и учет (регистрация) документов с пометками "ДСП" и "Конфиденциально", изданий и информации, записанных на машинных носителях информации с пометкой "ДСП", осуществляются службой ДОУ государственного органа.

      14. Вся поступающая в государственный орган корреспонденция с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" подвергается первичной обработке, предварительному осмотру, регистрации и представлению к рассмотрению руководству. Указанная корреспонденция принимается, вскрывается, проверяется (за исключением с пометкой "Лично") и обрабатывается работниками службы ДОУ, которым в соответствии с должностными инструкциями поручена работа с такого рода документами.

      В случае поступления корреспонденции с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" в бумажном виде, она должна быть запечатана в конверте (пакете). При этом проверяется целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

      В случае отсутствия (неполноты) в конвертах (пакетах) документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и изданий с пометкой "ДСП" или приложений к ним, составляется акт в произвольной форме в двух экземплярах: один из которых направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ.

      Конверты (пакеты) не подлежат выделению к уничтожению в тех случаях, когда только по ним возможно определить точный адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также получения доплатной корреспонденции.

      Ошибочно поступившие документы и издания с пометкой "ДСП" возвращаются отправителю.

      При поступлении документов и изданий с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" на электронных носителях проверяется наличие вредоносных программ.

      15. В нерабочее время документы, издания и информация с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", записанные на машинных носителях информации, принимаются дежурным по государственному органу, который, не вскрывая, передает их руководителю службы ДОУ.

      Не допускается доставлять в нерабочее время документы и издания с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" в государственные органы, не имеющие постоянных дежурных.

      16. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с пометкой "ДСП". Документы учитываются по количеству листов, изданий (книги, журналы, брошюры), экземпляров.

      Основным требованием учета является однократность присвоения регистрационного номера документам (изданиям) с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально". Исключение составляют документы, переходящие на следующий делопроизводственный год, незавершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения, которые подлежат перерегистрации.

      17. Учет документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", а также изданий с пометкой "ДСП" ведется отдельно от учета несекретной документации в общей системе электронного документооборота, а при отсутствии электронного документооборота – по журналам регистрации входящих, исходящих и внутренних документов согласно приложению 1 к настоящим Правилам. При незначительном объеме документов и изданий ограниченного распространения допускается ведение учета совместно с несекретными документами (в отдельном разделе журнала учета).

      Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются с указанием на последнем листе количества пронумерованных листов (цифрами и прописью), наименования должности работника, его подписи и расшифровки подписи.

      После завершения журналов на последнем листе дополнительно проставляется количество зарегистрированных документов (цифрами и прописью) с указанием номера первого и номера последнего зарегистрированного документа, а также количества литерных и пропущенных номеров. После указанных данных проставляются наименование должности работника, его подпись и расшифровка подписи.

      Движение документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", а также изданий с пометкой "ДСП" должно своевременно отражаться в соответствующих регистрационных учетных формах.

      18. На каждом зарегистрированном документе, а также сопроводительном письме к изданиям с пометкой "ДСП" проставляются регистрационный номер и пометка "ДСП" или "Конфиденциально" с добавлением аббревиатуры "ДСП" или "Конф", с добавлением без пробела прописью аббревиатуры "ДСП".

      Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, дате поступления и другие.

      19. Весь тираж документов и изданий ограниченного распространения, полученный для рассылки, регистрируется под одним номером.

      Дополнительно размноженные экземпляры документа и издания учитываются за номером этого документа и издания, о чем делается отметка на размножаемом документе и издании и в соответствующей регистрационной учетной форме. Если учетная форма закрыта ведением, дополнительно размноженные и зарегистрированные в ней документы и издания допускается учитывать за новым номером, о чем производится отметка на оригинале документа и издания. Во всех случаях нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

      20. На первом листе в правом верхнем углу документа печатаются пометка "Для служебного пользования" или аббревиатура "ДСП", и (или) пометка "Конфиденциально" и указывается номер отпечатанного экземпляра. Если в сопроводительном письме на приложения, имеющие пометку "ДСП", не содержится служебной информации ограниченного распространения, в его правом верхнем углу печатаются реквизиты "Для служебного пользования без приложения – несекретно" и номер экземпляра.

      На лицевой или оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и сопроводительного письма указывается, куда направлены экземпляры отправленного документа и его отпуск (расчет рассылки), фамилия исполнителя документа, его контактные данные, пункт перечня сведений для служебного пользования, в соответствии с которым на документе (издании) проставлена ограничительная пометка "ДСП", номер приказа руководителя государственного органа, утвердившего указанный перечень, и дата его принятия по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

      21. Подписанные (утвержденные) документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" передаются для регистрации работнику службы ДОУ, осуществляющему их учет.

      22. Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с пометкой "ДСП", выпускаются с этой же пометкой. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы, не содержащие служебной информации ограниченного распространения, учитываются и хранятся как несекретные материалы.

      Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух работников службы ДОУ на обложке этих изданий.

      23. По окончании печатания издания с пометкой "ДСП" печатные формы аннулируются, а соответствующие файлы (при компьютерном наборе) удаляются, о чем составляется акт в произвольной форме за подписями представителя государственного органа-заказчика и типографии (печатно-издательского центра) – исполнителя.

      24. Рассылка тиражированных документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", а также изданий с пометкой "ДСП" осуществляется службой ДОУ на основании подписанных их руководителями списков (реестров или расчетов рассылки) с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

      25. Пересылка документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" другим организациям в пределах Республики Казахстан производится, как правило, фельдъегерской (специальной) связью или курьерами. Отправляемые документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дела и издания с пометками "ДСП" должны быть помещены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. Не допускается использовать для пересылки конверты с прозрачными "окошками".

      26. На упаковке (конверте или пакете) указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением пометок "ДСП" и (или) "Конфиденциально".

      На конвертах (пакетах) с документами с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", а также изданиями с пометкой "ДСП" не допускается указывать фамилии и должности руководителей и работников, а также наименования структурных подразделений.

      27. Передача документов и изданий с пометкой "ДСП" физическим и юридическим лицам Республики Казахстан осуществляется на условиях соблюдения конфиденциальности служебной информации ограниченного распространения и других условиях нераскрытия этой информации, сообщаемой при передаче или в сопроводительных документах к ним.

      28. Передача документов и изданий с пометкой "ДСП" иностранным юридическим (физическими) лицам и их представителям допускается в каждом отдельном случае только по письменному разрешению руководителя данного государственного органа.

      Такие документы предварительно рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии, создаваемой государственным органом, которая выносит заключение о целесообразности их передачи или возможности снятия пометки "ДСП", если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили первоначальное значение.

      Если в документах и изданиях с пометкой "ДСП" содержатся сведения, относящиеся к компетенции других государственных органов, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия руководителей этих государственных органов.

      Не допускается направление за границу издания с пометкой "ДСП" в порядке книгообмена.

      29. По запросам уполномоченного органа в области внешнеторговой и торговой деятельности либо органа, определенного Евразийской экономической комиссией в качестве ответственного за проведение расследований, либо компетентного органа третьей стороны, либо государства-члена Евразийского экономического союза государственные органы в пределах своей компетенции представляют через уполномоченный орган в области внешнеторговой и торговой деятельности в орган, определенный Евразийской экономической комиссией в качестве ответственного за проведение расследований, в компетентные органы третьей стороны и государства-члена Евразийского экономического союза необходимые для целей проведения расследований и применения торговых и компенсирующих мер сведения, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, имеющие пометку "ДСП", в порядке и сроки, установленные законодательством Республики Казахстан.

      При направлении в уполномоченный орган в области внешнеторговой и торговой деятельности указанной информации с пометкой "ДСП" для их последующего перенаправления государственные органы указывают в своем сопроводительном письме номер и дату разрешения руководителя на передачу направляемых сведений в Евразийскую экономическую комиссию, в компетентные органы третьей стороны или государства-члена Евразийского экономического союза.

      30. Порядок исполнения, прохождения документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", контроля за их исполнением аналогичен порядку работы с несекретными документами.

      В номенклатуру дел включаются заголовки всех регистрационных учетных форм и контрольно-справочных, тематических и других картотек на документы с пометкой "ДСП".

      31. Документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" после их исполнения формируются в дела. Заголовки указанных дел вносятся в номенклатуру дел несекретного делопроизводства государственного органа.

      32. Дела с пометкой "ДСП" формируются в соответствующих структурных подразделениях государственного органа под контролем службы ДОУ.

      33. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

      1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;

      2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного конкретного вопроса;

      3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;

      4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;

      5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на электронных носителях, требующих особого юридического подтверждения (гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих для документов на бумажной основе, основаниях;

      6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

      7) объем дела не должен превышать180 листов;

      8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты составления, подписания (утверждения);

      9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том с проставлением отметки в документе.

      34. Обложка дела, завершенного делопроизводством, должна содержать следующие реквизиты:

      1) пометку "ДСП";

      2) официальное наименование организации;

      3) наименование населенного пункта, в котором дислоцирован государственный орган;

      4) наименование структурного подразделения государственного органа;

      5) индекс дела по номенклатуре дел;

      6) заголовок дела;

      7) номер тома дела;

      8) крайние даты дела (для распорядительных документов, протоколов, стенограмм, переписки), для распорядительных документов-протоколов, стенограмм – порядковые номера первого и последнего документа;

      9) срок хранения дела.

      35. В ходе проведения экспертизы ценности документов с пометкой "ДСП" на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проставляются дополнительные реквизиты: номер архивного фонда, номер сводной описи дел, номер дела и количество листов в деле. Указанные категории дел переплетаются или подшиваются на четыре прокола и снабжаются внутренней описью документов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам, листом-заверителем дела по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

      Внутренняя опись документов размещается в начале дела, лист-заверитель – в конце.

      36. Дела с пометкой "ДСП", включающие крупноформатные документы (чертежи, схемы и другие), хранятся в твердых папках или футлярах (коробках).

      37. Документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" в зависимости от служебной необходимости формируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При включении в дело одного и более документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" все дело приобретает характер ограниченного распространения.

      В случаях, когда в государственном органе образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, планы, отчеты, инструкции и другие) как с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", так и без указанных пометок, они формируются в дела поотдельности.

      38. При проведении экспертизы ценности документов, законченные производством дела с пометкой "ДСП" просматриваются Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа полистно.

      39. Сроки хранения документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" определяются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утверждаемым уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.

      40. К работе с делами с пометкой "ДСП" допускаются должностные лица в соответствии со списками, утверждаемыми руководителями службы ДОУ, а к документам ограниченного распространения – согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей государственных органов.

      41. Не допускается:

      1) размещение сведений из документов и изданий ограниченного распространения в международных (глобальных) сетях передачи данных, сети Интернет;

      2) использование их для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению;

      3) экспонирование документов и изданий с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" на открытых выставках, демонстрация их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения, за исключением случаев направления в компетентный орган третьей стороны служебной информации ограниченного распространения, имеющей пометку "Конфиденциально", в отношении которой снята пометка "ДСП" с разрешения руководителя государственного органа в соответствии с пунктом 50 настоящих Правил и с соблюдением требований, предусмотренных пунктами 27 и 28 настоящих Правил.

      42. Работники сторонних организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" только с разрешения руководителя государственного органа, в ведении которого находятся указанные документы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.

      43. Дела и издания с пометкой "ДСП" выдаются исполнителям (исследователям) и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

      44. Снятие копий, а также производство выписок из документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и изданий с пометкой "ДСП" работниками данного государственного органа производятся по письменному разрешению руководителя службы ДОУ.

      Снятие копий для сторонней организации с документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и изданий с пометкой "ДСП" производится на основании ее письменного запроса по разрешению руководителя государственного органа, подготовившего эти документы и издания.

      Копирование для сторонних организаций документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и изданий с пометкой "ДСП", полученных от других организаций, производится только по согласованию с последними.

      45. Издания с пометкой "ДСП" включаются только в служебные каталоги, выпускаемые государственными органами.

      46. Выдача физическим лицам изданий с пометкой "ДСП" в публичных библиотеках производится только по письменным ходатайствам руководителей организаций, в которых эти физические лица работают, с указанием темы работы. Полученные разрешения действительны в течение одного года со дня их подписания при предъявлении служебного удостоверения работника государственного органа (при его наличии).

      Изъятие документов и дел с пометкой "ДСП" производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и протокола изъятия подлинников.

      47. В ведомственных библиотеках издания с пометкой "ДСП" выдаются:

      1) работникам данного государственного органа – с разрешения руководителя службы ДОУ;

      2) работникам сторонних организаций – по письменным ходатайствам этих организаций с разрешения руководителя государственного органа, хранящего указанные издания.

      48. Издания с пометкой "ДСП" выдаются по межбиблиотечному абонементу (в пределах Республики Казахстан) в порядке, предусмотренном пунктом 46 настоящих Правил.

      49. Дела постоянного и временного срока хранения с пометкой "ДСП" периодически просматриваются с целью возможного снятия этой пометки. Просмотр осуществляется:

      1) при представлении информации по письменному запросу физического лица согласно Закону "О доступе к информации";

      2) при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа;

      3) в процессе хранения дел в ведомственном архиве;

      4) при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив по истечении 10 или 15 лет ведомственного архивного хранения;

      5) при передаче копий документов и дел иностранным физическим и (или) юридическим лицам.

      50. Решение вопроса о снятии пометки "ДСП" со сведений, указанных в статье 16 Закона "О доступе к информации", возлагается на руководителя государственного органа после рассмотрения данного вопроса Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа.

      51. Решение вопроса о снятии пометки "ДСП" оформляется актом произвольной формы, который составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем государственного органа. В акте перечисляются заголовки дел, с которых снимается пометка "ДСП".

      Один экземпляр акта, составленного при представлении информации по письменному запросу физического и (или) юридического лица в порядке исполнения Закона "О доступе к информации", направляется в службу ДОУ, второй – в структурное подразделение государственного органа, в котором хранилась данная информация.

      Один экземпляр акта, составленный при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив, направляется в службу ДОУ, второй – в ведомственный архив государственного органа.

      Оба экземпляра акта, составленного в процессе хранения дел в ведомственном архиве, остаются в его делопроизводстве.

      Один экземпляр акта, составленного при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив, направляется в государственный архив, второй – остается в ведомственном архиве.

      Один экземпляр акта, составленного при передаче иностранным физическим и (или) юридическим лицам документов и дел, передается в службу ДОУ, второй – остается в ведомственном архиве.

      52. На обложках дел пометка "ДСП" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для ее снятия.

      Аналогичные отметки вносятся в соответствующие описи структурных подразделений или разделы описей дел.

      53. На постоянное хранение в соответствующий государственный архив дела, имевшие пометку "ДСП", передаются только после снятия указанной пометки и с соответствующими отметками в разделе описи дел постоянного хранения.

      54. Проведение экспертизы ценности документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и дел с пометкой "ДСП", рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.

      55. При передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив заголовки дел с пометкой "ДСП" вносятся в соответствующую опись дел структурного подразделения наряду с заголовками других дел.

      56. Подготовка дел для хранения в ведомственном архиве (оформление, простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей структурных подразделений, осуществление приема-передачи описанных дел) производится в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.

      57. Дела с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, оформляются отдельным актом или включаются в общий акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляемый по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами. При этом в графе 2 акта после заголовков дел с пометкой "ДСП" ставится пометка "ДСП".

      Допускается уничтожение документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки) государственного органа.

      58. Документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дела и издания с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста.

      Допускается уничтожение документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки).

      59. После уничтожения документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" в регистрационных учетных формах проставляется отметка "Уничтожено. Акт от (дата) №".

      60. Бюллетени, вестники, реферативные информационные издания, телефонные и адресные справочники, а также дублетные и копийные экземпляры документов, стенографические записи и типографский брак с пометкой "ДСП" уничтожаются без акта, но с отметкой в регистрационных учетных формах, заверяемой подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет и хранение.

      61. Законченные делопроизводством дела с пометкой "ДСП" хранятся в служебных помещениях структурных подразделений государственного органа до передачи их в ведомственный архив.

      Издания с пометкой "ДСП" хранятся в ведомственной библиотеке, при ее отсутствии – в ведомственном архиве государственного органа.

      Хранение осуществляется в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах или сейфах. При этом создаются надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

      Не допускается хранение изданий с пометкой "ДСП" в подсобных помещениях.

      62. Выданные для работы дела с пометкой "ДСП" подлежат возврату в соответствующее структурное подразделение или ведомственный архив государственного органа.

      63. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" из одного дела в другое без разрешения руководителя службы ДОУ. В регистрационных учетных формах, а также во внутренних описях документов дела обо всех проведенных изъятиях или перемещениях проставляются соответствующие отметки.

      Вынос документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" из здания государственного органа осуществляется только с письменного разрешения руководителя государственного органа.

      Лицам, командированным в другие населенные пункты, запрещается иметь при себе в пути следования документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дела или издания с пометкой "ДСП". Эти документы направляются заранее в адрес организации по месту командировки работников.

      64. При смене работников, ответственных за учет и хранение документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения государственного органа, составляемый по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.

      65. Проверка наличия документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя государственного органа. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручено ведение их учета и хранения.

      В ведомственных библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП", проверка наличия и состояния документов производится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом о проверке наличия и состояния документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам, один из экземпляров которого передается в соответствующий государственный архив.

      Проверка наличия и состояния документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" в обязательном порядке проводится:

      1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);

      2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних лиц;

      3) при смене руководителя службы ДОУ (ведомственного архива, ведомственной библиотеки);

      4) при реорганизации (ликвидации) государственного органа.

      66. О фактах утраты документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель государственного органа и руководитель службы ДОУ (ведомственной библиотеки, ведомственного архива), органы национальной безопасности.

      Для служебного расследования факта утраты документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" или установления факта разглашения сведений, содержащихся в них, распорядительным документом руководителя государственного органа назначается комиссия.

      Заключение комиссии о результатах расследования утверждается руководителем, создавшим данную комиссию.

      На утраченные документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт о проверке наличия и состояния документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП", и соответствующие отметки вносятся в регистрационные учетные формы.

      Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем государственного органа передаются в ведомственный архив государственного органа для включения в дело фонда.

      Нарушение порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения, имеющей пометки "ДСП" и (или) "Конфиденциально", не ставшее причиной и не повлекшее разглашение или утрату данной информации, может являться основанием для привлечения виновных лиц к дисциплинарной, гражданско-правовой, административной и (или) уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан и (или) международными договорами (соглашениями), ратифицированными Республикой Казахстан.

 
  Приложение 1
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
  Форма

Журнал регистрации входящих документов

№ п/п

Дата поступления

Корреспондент, дата и индекс входящего документа

Вид документа, заголовок или краткое содержание входящего документа

Резолюция или кому направлен документ на исполнение

Расписка в получении документа, дата

Отметка об исполнении документа

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8









 
  Формат А3 (420Х197)

Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

№ п/п

Дата и индекс исходящего (внутреннего) документа

Корреспондент

Заголовок или краткое содержание документа

Отметка об исполнении документа и направлении в дело

Примечание

1

2

3

4

5

6







 
  Формат А3 (210Х297)
 
  Приложение 2
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
  Форма

      ДСП
Отпечатано в 2 экземплярах
экземпляр № 1 – в адрес
экземпляр № 2 – в дело
пункт перечня
Исп.
Тел.

 
  Приложение 3
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
  Форма

Внутренняя опись

документов дела № ___

№ п/п

Делопроизводственный индекс

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6









































































      Итого _____________________________ листов документов
            (цифрами и прописью)
      Количество листов внутренней описи _________________________
                                          (цифрами и прописью)
      Наименование должности лица,
      заполнившего внутреннюю опись
      документов дела                   _______________ (Расшифровка подписи)
                                    (личная подпись, дата)

  Формат А4 (210Х297)
 
  Приложение 4
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
  Форма

Лист-заверитель дела

      Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____
      В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (ов), в том числе:
      литерные номера листов _______________________________________________
      пропущенные номера листов ___________________________________________
      пронумерованные чистые листы ________________________________________
      + листов внутренней описи ____________________________________________
      Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации
      ____________________________________________________________________
                  (разновидности документов и их количество)


Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела

номера листов

1

2

1. Брошюры и другие печатные издания
2. Листовки
3. Вырезки из газет
4. Открытки
5. Конверты
6. Марки почтовые
7. Марки гербовые
8. Штемпели почтовые и другие
9. Специальные почтовые отметки
10. Сургучные, мастичные печати
11. Фотодокументы
12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация
13. Рисунки, гравюры, акварели
14. Автографы видных деятелей
15. Склеенные листы
16. Утрата части листов
17. Угасающий текст


      Наименование должности лица,
      заполнившего лист-заверитель дела_______________ Расшифровка подписи
                                    (личная подпись, дата)

      Примечание:

      1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

      2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.

      3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

      4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

      1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

      2) печати и их оттиски;

      3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

      4) фотодокументы;

      5) рисунки, гравюры и акварели;

      6) крупноформатные документы;

      7) склеенные листы, повреждения документов;

      8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

      9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

      10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

      5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

      6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

      7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

      8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

      9. Лист-заверитель не нумеруется.

  Формат А4 (210Х297)
 
  Приложение 5
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
  Форма

Карточка учета выдаваемых дел и изданий с пометкой "ДСП"

Наименание дела или издания

№ п/п

Номер дела, экземпляров и количество листов

Структурное подразделение, фамилия и имя работника

Расписка

Примечание

В получении и дата

О возврате и дата

1

2

3

4

5

6

 
  Формат А5 (148Х210)
 
  Приложение 6
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
  Форма

Официальное наименование
организации

Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
_____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

      (дата)                                           ___________ № ____
      Место составления
      К уничтожению отобраны документы архивного фонда __________________________
                                                (номер и название архивного фонда)
      на основании ______________________________________________________________
            (ссылка на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)


Порядковый номер

Названия групп документов

Названия групп документов

Названия групп документов

Названия групп документов

Названия групп документов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7








      Итого ________________________единиц хранения за ______________ год (ы).
            (цифрами и прописью)
      Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика
      документов, остающихся на хранении _________________________________________
      __________________________________________________________________________
            (фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом (архивохранилищем)
      ____________________
            (дата и номер)
      __________________________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего
                        обработку документов)
      Документы сданы ____________________ на переработку по приемо-сдаточной
                  (наименование организации)
      накладной __________________№ _____ ______________________________________.
            (дата)(подпись хранителя фондов)
      Изменения в учетные документы внесены.
      __________________________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего
                              упорядочение дел, документов)

                                                            Согласован
                                          протоколом экспертно-проверочной
                                          комиссии (экспертной комиссии)
                                          местного исполнительного органа (архива)
                                                от ____ _______ года № ____


  Формат А4 (210Х297)
 
  Приложение 7
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
  Форма

Официальное наименование
организации
(официальное наименование
вышестоящего государственного органа)

Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
_________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи Дата

Акт приема-передачи документов
№ ___

      Место составления
      О приеме-передаче документов, дели изданий с пометкой "ДСП"
      В соответствии с приказом от ______________________ № ________
      ________________ передал (а), ____________________________ принял (а)
      (фамилия, инициалы)             (фамилия, инициалы)
      в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в
      составе председателя ___________________________ и членов __________
                              (фамилия, инициалы)
      ________________________________ следующие документы и дела с пометкой
            (фамилии, инициалы)
      "ДСП" за ______________ годы и регистрационные учетные формы к ним:


№ п/п

Название и номер номенклатуры (описи) дел

Количество экземпляров номенклатуры (описи) дел

Количество документов и дел с пометкой "ДСП"

Количество экземпляров изданий с пометкой "ДСП"

Примечание

1

2

3

4

5

6

      Итого принято __________________ документов и дел с пометкой "ДСП",
                  (цифрами и прописью)
      изданий в количестве ________________________________________________
      (цифрами и прописью)
      экземпляров, номенклатур (описей) дел в _______________ экземплярах.
                                          (цифрами и прописью)
      Состояние документов и дел, номенклатур (описей) дел: ___________________
      ____________________________________________________________________
                  (общая характеристика состояния)
      Одновременно передаются
      ____________________________________________________________________
            (наименования видов регистрационных учетных форм)
      Состояние работы с документами, делами и изданиями с пометкой "ДСП"
      ____________________________________________________________________
                        (общая характеристика)
      Передал (а) ________________ Расшифровка подписи
                  (личная подпись)
      Принял (а) ________________ Расшифровка подписи
                  (личная подпись)
      Председатель комиссии ________________ Расшифровка подписи
                        (личная подпись)
      Члены комиссии ______________________ Расшифровки подписей
                  (личные подписи)

  Формат А4 (210Х297)
 
  Приложение 8
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации
ограниченного распространения
и работы с ней
  Форма

Официальное наименование
организации
(официальное наименование
вышестоящего государственного
органа)

Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации ________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата



Акт № __ о проверке наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой "ДСП"

      Место составления
      Проверки наличия и состояния документов, дели изданий с пометкой "ДСП"
      На основании приказа_________________________________________________
                        (наименование должности руководителя организации)
      ______________ от "____" ____________ года № __________________________
      (заголовок приказа)
      комиссия в составе председателя ________________________________________
                                          (фамилия, инициалы)
      И членов комиссии ___________________________________________________
                                    (фамилии, инициалы)
      установила, что:
      1. Всего числится по сводным описям дел (номенклатурам дел, регистрационным
      учетным формам) ______________________________ документов, дел и изданий
                              (цифрами и прописью)
      с пометкой "ДСП", из них:
      1) в наличии ______________________________________________________
                              (цифрами и прописью)
      2) не обнаружено ___________________________________________, в том числе
                  (индексы (номера) документов, дел, изданий)
      отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики
      Казахстан ___________________________________________________________
                        (цифрами и прописью)
      2. Обнаружено документов, дели изданий, не внесенных в сводные описи дел
      (номенклатуры дел, регистрационные учетные формы) _____________________
                                                      (цифрами и прописью)
      3. Из общего числа наличных документов, дели изданий обнаружено:
      требующие дезинфекции и дезинсекции _________________________________
                                          (цифрами и прописью)
      требующие реставрации_______________________________________________
                                    (цифрами и прописью)
      требующие переплета или подшивки_____________________________________
                                    (цифрами и прописью)
      с физическими и химическими повреждениями ___________________________
                                                (цифрами и прописью)
      4. Характеристика состояния и условий хранения документов, дел и
      изданий______________________________________________________________
      ______________________________________________________________________
      ______________________________________________________________________
      _______________________________________________________________________
      5. Решение руководителя документационной службы (ведомственной библиотеки)
      по результатам проверки_______________________________________________
      _______________________________________________________________________
      _______________________________________________________________________

  Приложение
к постановлению Правительства
Республики Казахстан
от 31 декабря 2015 года № 1196

Перечень
утративших силу некоторых решений Правительства
Республики Казахстан

      1. Постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".

      2. Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2013 года № 1478 дсп "О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".

      3. Постановление Правительства Республики Казахстан от 19 октября 2015 года № 834 дсп "О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".

On approval of the Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it

Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan dated December 31, 2015 No. 1196.

      Unofficial translation

      In accordance with paragraph 4 of Article 13 of the Law of the Republic of Kazakhstan “On Administrative Procedures” dated November 27, 2000 , the Government of the Republic of Kazakhstan RESOLVES:

      1. To approve the attached Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it.

      2. To recognize as invalid some decisions of the Government of the Republic of Kazakhstan in accordance with the Annex to this Resolution.

      3. This Resolution shall come into effect from the day of its signing.

      Prime Minister
of the Republic of Kazakhstan
К. Мassimov

  Approved by Resolution of the
Government of the
Republic of Kazakhstan
No. 1196
dated December 31, 2015

Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it

      Footnote. Rules as amended by Resolution No. 809 of the Government of the Republic of Kazakhstan dated 30.11.2020.

Chapter 1. General Provisions

      1. These Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it (hereinafter - the Rules) have been developed in accordance with the Law of the Republic of Kazakhstan dated November 27, 2000 On Administrative Procedures and determine the procedure for classifying information as official information of limited distribution and work with it, documentation, recording, reproduction, storage, use, selection for permanent storage and assigning for destruction of documents, files and publications containing official information of limited distribution, regardless of its type and (or) information medium.

      2. These Rules shall not apply to the procedure for working with official information containing state secrets of the Republic of Kazakhstan.

      3. Official information of limited distribution includes information concerning the activities of a state body, the open publication of which may violate the procedure for observing administrative procedures related to the need for ensuring a state body’s independence in decisionmaking.

      Open publication shall be understood to mean the publication of materials in the open press (including posting on an Internet resource), their transmission by radio and television, announcement at open conferences, meetings, symposia, demonstration in films, exhibiting in museums, at exhibitions, public defense of research and development works, depositing of manuscripts.

      4. Persons using official information of limited distribution in their work must precisely and accurately fulfill all the information protection requirements, keep and not disclose information received by them in the line of duty.

      5. In accordance with the laws of the Republic of Kazakhstan, officials admitted to work with official information of limited distribution shall be held liable for breaching the requirements of these Rules.

      6. Control over the relevancy of affixing on documents and publications of the mark "Restricted" (hereinafter - "RST") at their registration, and also the procedure for handling (accounting, destruction, storage, control over their circulation and restrictive requirements for their use) with machine information media containing information marked "RST" shall be assigned to the documentation management service (hereinafter - DMS) of the state body.

      7. The following concepts shall be used in these Rules:

      1) information – data on persons, objects, facts, events, phenomena and processes, obtained or created by the information holder, recorded on any medium and having details that enable its identification;

      2) information of limited distribution - information referring to state secrets, personal, family, medical, banking, commercial and other secrets protected by law, as well as official information marked "For official use";

      3) protection of information of limited distribution - the adoption of legal, organizational and technical measures aimed to exclude unlawful disclosure, access, destruction, alteration, copying and other illegal actions in relation to such information;

      4) confidential information - all types of information (including commercial, banking, tax, notarial, medical, personal, lawyer's secrets), in respect of which, in accordance with the regulatory legal acts of the member states of the Eurasian Economic Union, access is limited (confidentiality is established) , that is, a mandatory requirement for the person who gained access to this information has been established not to transfer (not disclose) such information to third parties without a written consent of its holder;

      5) disclosure of information of limited distribution - actions (inaction), as a result of which the information of limited distribution in any possible form (oral, written, other form, including with the use of technical means) without the written consent of the holder of the specified information becomes known to third parties who are not provided with access to such information by the information holder in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan, international treaties, resolutions of the Supreme Eurasian Economic Council and these Rules;

      6) official information - information created in the course of activities of a state body, organization within the powers provided for by the legislation of the Republic of Kazakhstan, international treaties, resolutions of the Supreme Eurasian Economic Council, and in relation to which the need exists (was established) for protection due to the possible damage caused by its mishandling.

Chapter 2. The procedure for classifying information as official information of limited distribution marked "Restricted"

      8. Documents and publications containing official information of limited distribution shall be marked “RST”.

      The assignment of data to information of limited distribution shall be made by the executive and the person who signed the document, based on the list of information for official use, developed in the state body (hereinafter - the list of information).

      The list of information (additions and changes thereto) shall be approved by the order of the head of the state body.

      The list of information shall be developed on the basis of the following criteria:

      1) information that does not contain state secrets related to the organization and maintenance of the secrecy regime, as well as control over its observance, including recording forms;

      2) information, the publication or disclosure of which has a direct impact on the work of a state body, including the process of protecting information from destruction, blocking or alteration through unauthorized access to electronic information resources, including access passwords;

      3) information transferred to the state body by the legitimate information holder under the terms of confidentiality;

      4) information, the publication or disclosure of which violates the rights, freedom and legitimate interests of individuals and legal entities;

      5) information containing data on interdepartmental and intradepartmental correspondence carried out in the process of developing solutions, meetings in state bodies held in the process of developing solutions, the disclosure of which may violate the order of observing administrative procedures related to the need for ensuring the independence of the state body, organization in the decisionmaking, including on the issues referred to in Article 6 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated November 16, 2015 "On Access to Information" (hereinafter - the Law "On Access to Information");

      6) information on the results of inspections carried out within the framework of state control and supervision, on which a final decision has not been made;

      7) information received from foreign states or international organizations, for which no mutual agreement was adopted on the conditions for their disclosure.

      9. These criteria shall not cancel the existing and (or) newly received departmental lists of official information of restricted distribution marked "RST", nor shall they limit the right to classify other information containing information of restricted distribution, if this does not contradict regulatory legal acts in the field of state secrets protection, informatization, information protection and information security, departmental lists of information subject to classification in state bodies, developed as prescribed by the legislation of the Republic of Kazakhstan.

      10. If the information is not included in the list of information, but in the executive’s view can be used to the detriment of the state body’s interests, he together with the head of the structural unit of the state body, to whose competence this information is attributed, shall submit reasoned proposals to the management on the need to protect this information and on making the appropriate additions to the specified list.

Chapter 3. Procedure for working with official information of limited distribution marked "RST" and "Confidential"

      11. Transmission of service information of limited distribution through technical channels of open types of communication (telephone, facsimile communication of general use, radio communication, satellite and cellular (mobile (mobile) communication, Internet) shall be allowed subject to compliance with the requirements of paragraph 12 of these Rules.

      Sending to the competent authority of a third party the official information of limited distribution, marked "Confidential", and from which the mark "RST" has been removed, shall be allowed by the head of the state body in accordance with paragraph 50 of these Rules and in compliance with the requirements provided for in paragraphs 27 and 28 of these Rules.

      12. Transmission, processing and storage in electronic form shall be carried out in compliance with the requirements for the protection of official information of limited distribution in accordance with the uniform requirements in the field of information communication requirements and ensuring uniform requirements.

      It shall be allowed to process and store official information of limited distribution in electronic form in secure local networks and (or) secure information systems, categorized as state secrets.

      The heads of the state body shall take all the necessary organizational, technical and legal measures to ensure the protection of official information, regardless of the type, form, content and presentation, information medium, including the use of appropriate means of cryptographic information protection and (or) secure information systems categorized as state secrets.

      13. Acceptance and accounting (registration) of documents marked "RST" and "Confidential", publications and information recorded on computer media marked "RST", shall be carried out by the documentation management service of the state body.

      14. All correspondence arriving at the state body with the marks “RST” and (or) “Confidential” shall be subject to primary processing, preliminary examination, registration and submission for consideration by the management. The indicated correspondence shall be accepted, opened, verified (with the exception of those marked "Personally") and processed by the DMS servants, who, in accordance with the service instructions, are entrusted with working with such documents.

      In the case of receiving correspondence marked "RST" and (or) "Confidential" in paper form, it must be sealed in an envelope (package). At the same time, the integrity of the packaging, the number of sheets and copies of documents and publications, as well as the presence of the attachments specified in the cover letter shall be checked.

      In the event of absence (incompleteness) in envelopes (packages) of documents marked “RST” and (or) “Confidential” and publications marked “RST” or attachments to them, an act shall be drawn up in an optional form in two copies: one of which is directed to the sender, the second remains in the DMS.

      Envelopes (packages) shall not be subject to destruction if they are the only possible way to determine the exact address of the sender, the time of sending and receiving the document, as well as receipt of additional paid mail.

      Mistakenly received documents and publications marked "RST" shall be returned to the sender.

      Upon receipt of documents and publications marked “RST” and (or) “Confidential” on electronic media, the presence of malware shall be checked.

      15. Outside the working hours, documents, publications and information marked “RST” and (or) “Confidential”, recorded on computer media, shall be accepted by the duty officer of the state body, who, without opening, shall transfer them to the head of the DMS.

      It shall be forbidden to deliver documents and publications marked “RST” and (or) “Confidential” to the state bodies that do not have regular duty officers outside working hours.

      16. All incoming, outgoing and internal documents, as well as publications marked "RST" shall be registered. Documents shall be accounted by the number of sheets, publications (books, magazines, brochures), copies.

      The main accounting requirement is the one-time assignment of a registration number to documents (publications) marked “RST” and (or) “Confidential”. The exception is documents that are transferred to the next office year, incomplete or requiring a long term of execution, which shall be subject to re-registration.

      17. Documents marked "RST" and (or) "Confidential", as well as publications marked "RST" shall be recorded separately from unclassified documentation in the general electronic document management system, and in the absence of electronic documents management- in the registration logs of incoming, outgoing and internal documents in accordance with Appendix 1 to these Rules. With an insignificant number of documents and publications of limited distribution, it shall be permitted to keep records together with unclassified documents (in a separate section of the registration log).

      Sheets of the logs shall be numbered, stitched and sealed with an indication on the last sheet of the count of the numbered sheets (in numbers and in words), the servant's position, his signature and print name.

      After the ending of the logs, the number of registered documents shall be additionally indicated (in numbers and words) on the last sheet, indicating the number of the first and the number of the last registered document, as well as the number of lettered and omitted numbers. After the indicated data, the servant's position, his signature and print name shall be affixed.

      The movement of documents marked "RST" and (or) "Confidential", as well as publications marked "RST" shall be duly reflected in the corresponding registration forms.

      18. Each registered document, as well as a cover letter to publications marked "RST", shall bear the registration number and the mark "RST" or "Confidential" with the added abbreviation "RST" or "Conf", with addition of the abbreviation "RST" without a space in words.

      The registration number consists of a serial number, which can be supplemented with an index of the case according to the nomenclature of cases, information on the correspondent, executors, date of receipt, and others.

      19. The entire issue of documents and publications of limited distribution, received for distribution, shall be registered under one number.

      Additionally duplicated copies of the document and publication shall be recorded under the number of this document and publication, of which a note shall be made on the duplicated document and publication and in the corresponding registration form. If the registration form is maintained, the additionally duplicated and registered documents and publications in it can be taken into account under a new number, on which a note shall be made on the original document and publication. In all the cases, the numbering of additionally reproduced copies shall be made from the last number of previously accounted copies.

      20. On the first sheet in the upper right corner of the document, the note "For official use" or the abbreviation "RST" and (or) the mark "Confidential" shall be printed and the number of the printed copy shall be indicated. If the cover letter for the attachments marked "RST" does not contain official information of limited distribution, the details "For official use without attachment - unclassified" and the copy number shall be printed in its upper right corner.

      On the front or back side of the last sheet of each copy of the document and the cover letter, the destination of copies of the sent document and its duplicate copies (statement of distribution) shall be indicated, the name of the document executor, his contact details, the item on the list of information for official use, in accordance with which the document (edition) bears the restrictive mark "RST", the number of the order of the head of the state body that approved the specified list, and the date of its adoption in accordance with the form of Appendix 2 to these Rules.

      21. Signed (approved) documents marked "RST" and (or) "Confidential" shall be transferred for registration to the DMS servant, who records them.

      22. Abstractive information publications executed in a log or bound card form, which contain information about documents and publications marked "RST", shall be issued with the same mark. Abstractive information cards and sheets withdrawn from these publications that do not contain official information of limited distribution shall be accounted for and stored as unclassified materials.

      The fact of the withdrawal of cards and sheets shall be certified by the signatures of two DMS servants on the cover of these publications.

      23. At the end of the printing of the publication marked "RST", the printed forms shall be annulled, and the corresponding files (at computer typing) shall be deleted, about which an act shall be drawn up in an optional form signed by the representative of the commissioning state body and the printing house (printing and publishing center) - the executor.

      24. The distribution of duplicated documents marked "RST" and (or) "Confidential", as well as publications marked "RST" shall be carried out by the documentation management service (DMS) on the basis of lists signed by their heads (registers or distribution lists) indicating the account numbers of the sent copies.

      25. Documents marked "RST" and (or) "Confidential", files and publications marked "RST" shall be transferred to other organizations within the Republic of Kazakhstan, as a rule, by courier (special) communication or couriers. Documents to be sent with “RST” and (or) “Confidential mark”, files and publications marked “RST” must be placed in thick paper envelopes or packed. The use of envelopes with transparent "windows" for mailing shall be prohibited.

      26. On the packing (envelope or package), the addresses and names (open or conditional) of the recipient and the sender, the numbers of the attached documents with the added marks “RST” and (or) “Confidential” shall be indicated.

      It shall be prohibited to indicate the names and positions of managers and employees, as well as the names of structural units on envelopes (packages) with documents marked “RST” and (or) “Confidential”, as well as publications marked “RST”.

      27. The transfer of documents and publications marked "RST" to individuals and legal entities of the Republic of Kazakhstan shall be subject to confidentiality of official information of limited distribution and other conditions of non-disclosure of this information communicated at the transfer or in accompanying documents to them.

      28. The transfer of documents and publications marked "RST" to foreign legal (natural) persons and their representatives shall be allowed in each individual case only with the written permission of the head of this state body.

      Such documents shall be preliminarily considered at a meeting of the central expert commission, created by a state body, which makes a conclusion on the advisability of their transfer or the possibility of removing the “RST” mark if by the time of transfer the information contained in them lost its original significance.

      If the documents and publications marked "RST" contain information related to the competence of other state bodies, their transfer abroad can be carried out only with the consent of the heads of these state bodies.

      It shall be forbidden to send abroad the publications marked "RST" by way of book exchange.

      29. At the request of an authorized body in the field of foreign trade and trade activities or a body designated by the Eurasian Economic Commission as responsible for conducting investigations, or a competent third party body, or a member state of the Eurasian Economic Union, state bodies within their competence shall submit through the authorized body in the field of foreign trade and trade activities to the body designated by the Eurasian Economic Commission as responsible for conducting investigations, to the competent authorities of a third party and a member state of the Eurasian Economic Union the information required for conducting investigations and applying trade and compensatory measures, the data containing official information of limited distribution, bearing the mark "RST", in the manner and terms established by the legislation of the Republic of Kazakhstan.

      When sending the specified information marked "RST" for its subsequent redirection to the authorized body in the field of foreign trade and trade activities, the state bodies shall indicate in their cover letter the number and date of the head's permission to transfer the information directed to the Eurasian Economic Commission, to the competent authorities of a third party or a member state of the Eurasian Economic Union.

      30. The procedure for the execution, passage of documents marked “RST” and (or) “Confidential”, control over their execution shall be similar to the procedure for working with unclassified documents.

      The nomenclature of cases shall include the headings of all registration accounting forms and reference, thematic and other card files for documents marked "RST".

      31. Documents marked “RST” and (or) “Confidential” after their execution shall be formed into cases. The headings of these cases shall be included in the nomenclature of cases of the state body’s unclassified records.

      32. Cases marked "RST" shall be formed in the corresponding structural units of the state body under the DMS supervision.

      33. When forming cases, the following requirements must be observed:

      1) placing in the case only executed and correctly executed documents;

      2) placing in the case all documents related to the solution of this specific issue;

      3) grouping in the case the documents of one office-work year, with the exception of carry-over cases;

      4) forming separately into cases the documents of a permanent and temporary storage period;

      5) placing in the relevant cases the printouts from documents on electronic media requiring special legal confirmation (official seal, signature, stamps of authorization and approval), on the grounds common for paper documents;

      6) not to file documents to be returned, extra copies and drafts;

      7) the volume of the case shall not exceed 180 pages;

      8) plans, reports, estimates shall be formed in the relevant cases of the year, on which or for which they were drawn up, regardless of the date of drawing up, signing (approval);

      9) attachments to documents, regardless of the date of their approval or preparation, shall be attached to the documents to which they relate, attachments of more than 180 sheets shall constitute a separate volume with a mark in the document.

      34. The cover of the case completed by office work must contain the following details:

      1) the mark "RST";

      2) the official name of the organization;

      3) the name of the place in which the state body is located;

      4) the name of the structural unit of the state body;

      5) the index of the case according to the nomenclature of cases;

      6) the title of the case;

      7) the number of the case volume;

      8) outside dates for the case (for administrative documents, minutes, transcripts, correspondence), for administrative documents, minutes, transcripts - sequential numbers of the first and last document;

      9) storage period of the case.

      35. During the examination of the value of documents marked "RST" on the covers of cases of permanent and temporary (over 10 years) storage periods, additional details shall be put: number of the archive fund, the number of summary inventory of cases, case number and number of sheets in the case. The specified categories of cases shall be bound or filed into four punctures and supplied with an internal list of documents according to the form of Appendix 3 to these Rules, an inventory sheet of the case according to the form of Appendix 4 to these Rules.

      An internal inventory of documents shall be placed at the beginning of the case, the certifying sheet -at the end.

      36. Cases marked "RST", including large-format documents (drawings, diagrams and others), shall be stored in hard folders or cases (boxes).

      37. Documents marked “RST” and (or) “Confidential”, depending on the service need, shall be formed into cases separately or together with other unclassified documents on the same issue. When one or more documents marked “RST” and (or) “Confidential” are included in the case, the whole case shall acquire a limited distribution status.

      When a large number of the same types of documents and files (orders, plans, reports, instructions, and others) are generated in a state body, both with the marks "RST" and (or) "Confidential", and without these marks, they shall be formed into cases separately.

      38. When carrying out an examination of the value of documents, completed cases marked "RST" shall be reviewed by the Central expert commission (expert commission) of the state body per sheet.

      39. The storage periods for documents marked "RST" and (or) "Confidential" shall be determined by the list of standard documents generated in the activities of state and non-state organizations, indicating the storage period, approved by the authorized body in the field of archiving and documentation management.

      40. Officials shall be admitted to work with cases marked "RST" in accordance with the lists approved by the heads of the documentation management service, and to documents of limited distribution - according to the instructions contained in the resolutions of the heads of state bodies.

      41. It shall be prohibited:

      1) to place information from documents and publications of limited distribution in international (global) data transmission networks, the Internet;

      2) to use them for open speeches or publication in the open press, radio and television broadcasts;

      3) to exhibit the documents and publications marked "RST" and (or) "Confidential" at open exhibitions, at stands, in showcases or other places of public viewing, except when sending to the competent authority of a third party of the official information of limited distribution, which has the mark "Confidential", from which the mark "RST" has been removed with the permission of the head of the state body in accordance with paragraph 50 of these Rules and in compliance with the requirements provided for in paragraphs 27 and 28 of these Rules.

      42. Employees of third-party organizations may familiarize themselves with and work with documents and publications marked "RST" and (or) "Confidential" only with the permission of the head of the state body in charge of these documents, upon a written request of the organizations in which they work, indicating the subject of the task they perform.

      43. Cases and publications marked "RST" shall be issued to executors (researchers) and are accepted from them against receipt in the registration card of the issued cases and publications according to the form of Appendix 5 to these Rules.

      44. Copies, as well as extracts from documents marked "RST" and (or) "Confidential" and publications marked "RST" shall be made by the employees of this state body with the written permission of the head of the documentation management service.

      Copies for a third-party organization from documents marked "RST" and (or) "Confidential" and publications marked "RST" shall be made on its written request with the permission of the head of the state body that prepared these documents and publications.

      Copying for third-party organizations of documents marked "RST" and (or) "Confidential" and publications marked with "RST", received from other organizations, shall be made only in agreement with the latter.

      45. Editions marked "RST" shall be included only in the service catalogues issued by state bodies.

      46. ​​ Publications marked "RST" shall be given to individuals in public libraries only upon written requests from the heads of organizations for which these individuals work, indicating the subject of the work. The obtained permits shall be valid for one year from the date of their signing upon presentation of the service certificate of the employee of the state body (if any).

      Withdrawal of documents and files marked "RST" shall be carried out in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan with the obligatory leaving in the case of certified copies of documents and protocol of withdrawal of the originals.

      47. In departmental libraries, publications marked "RST" shall be issued to:

      1) servants of this state body - with the permission of the head of the documentation service;

      2) servants of third-party organizations - at the written request of these organizations with the permission of the head of the state body that stores the said publications.

      48. Publications marked "RST" shall be issued on interlibrary loan (within the Republic of Kazakhstan) as prescribed by paragraph 46 of these Rules.

      49. Cases of permanent and temporary storage with the mark “RST” shall be periodically examined for the purpose of possible removal of this mark. Examining shall be carried out:

      1) when submitting information at the written request of an individual in accordance with the Law "On Access to Information";

      2) when transferring cases from structural units to the departmental archive of a state body;

      3) in the process of storing files in the departmental archive;

      4) when preparing files for permanent storage for transfer to the appropriate state archive after 10 or 15 years of departmental archival storage;

      5) when transferring copies of documents and files to foreign individuals and (or) legal entities.

      50. The decision on removing the “RST” mark from the information specified in article 16 of the Law “On Access to Information” shall be taken by the head of the state body after consideration of this issue by the Central expert commission (expert commission) of the state body.

      51. The decision on removing the “RST” mark shall be formalized by an act of an optional form, drawn up in two copies and approved by the head of the state body. The act shall list the headings of the cases, from which the “RST” mark is to be removed.

      One copy of the act drawn up upon the submission of information at the written request of an individual and (or) legal entity in compliance with the Law "On Access to Information" shall be directed to the documentation service (DMS) , the second - to the structural unit of the state body in which this information was stored.

      One copy of the act, drawn up when transferring cases from structural units to the departmental archive, shall be directed to the documentation service, the second - to the departmental archive of the state body.

      Both copies of the act, drawn up in the process of storing cases in the departmental archive, shall remain in its records management.

      One copy of the act drawn up during the preparation of permanent storage files for transfer to the appropriate state archive shall be sent to the state archive, the second remains in the departmental archive.

      One copy of the act drawn up when transferring documents and files to foreign individuals and (or) legal entities shall be transferred to the DMS, the second remains in the departmental archive.

      52. On the covers of the cases, the mark “RST” shall be lifted by a stamp or handwritten note indicating the date and number of the act that constituted the ground for its removal.

      Similar notes shall be made in the corresponding inventories of structural units or sections of the inventories of cases.

      53. For permanent storage in the appropriate state archives, the cases marked “RST” shall be transferred only after the removal of the indicated mark and with the corresponding notes in the section of the inventory of cases of permanent storage.

      54. Examination of the value of documents marked “RST” and (or) “Confidential” and cases marked “RST”, consideration and approval of its results shall be carried out in accordance with the legislative acts of the Republic of Kazakhstan.

      55. When transferring cases from structural units to the departmental archive, the headings of the cases marked "RST" shall be entered into the corresponding inventory of the structural divisions along with the headings of other cases.

      56. Preparation of cases for storage in the departmental archive (registration, putting additional details on the covers of cases, compilation of inventories of structural units, acceptance and transfer of the inventoried cases) shall be carried out in accordance with the legislative acts of the Republic of Kazakhstan.

      57. Cases marked "RST", consigned to destruction, shall be executed in a separate act or included in the general act on the selection for destruction of documents not subject to storage, drawn up in accordance with the form of Appendix 6 to these Rules together with other unclassified documents consigned to destruction. In this event, in column 2 of the act, after the headings of the cases with the "RST" mark, the mark "RST" shall be put.

      It shall be permitted to destroy documents marked "RST" and (or) "Confidential", files and publications marked "RST" by burning them in the presence of the staff of the departmental archive (departmental library) of the state body.

      58. Documents marked “RST” and (or) “Confidential”, files and publications marked “RST”, consigned to destruction, must be shredded to the extent excluding the possibility to read the text.

      It shall be permitted to destroy documents marked "RST" and (or) "Confidential", files and publications marked "RST" by burning them in the presence of the staff of the departmental archive (departmental library).

      59. After the destruction of documents marked "RST" and (or) "Confidential", files and publications marked "RST", the mark "Destroyed." Act dated (date) No." shall be put.

      60. Bulletins, newsletters, abstractive information publications, telephone and address directories, as well as duplicate and copied issues of documents, verbatim records and typographical defects marked "RST" shall be destroyed without an act, but with a mark in registration forms, certified by the signatures of the executive and the employee in charge of their accounting and storage.

      61. Cases completed with office work with the mark “RST” shall be stored in the office premises of the structural units of the state body before they are transferred to the departmental archive.

      Publications marked "RST" shall be kept in the departmental library, in its absence - in the departmental archive of the state body.

      They shall be stored in securely locked and sealed metal cabinets or safes. At the same time, proper conditions shall be provided to ensure their physical safety.

      It shall be prohibited to store publications marked "RST" in subsidiary premises.

      62. Issued for work cases marked "RST" shall be returned to the appropriate structural unit or departmental archive of the state body.

      63. It shall be forbidden to withdraw from files or move documents marked “RST” and (or) “Confidential” from one case to another without the permission of the head of the documentation management service. In the registration forms, and also in the internal inventories of the documents of the case, all the withdrawals or movements shall be duly marked.

      Documents, files and publications marked "RST" may be taken out of the state body premises only with the written permission of the head of the state body.

      Persons sent on business to other localities shall not be prohibited to have with them throughout the journey the documents marked "RST" and (or) "Confidential", files or publications marked "RST". These documents shall be sent in advance to the address of the business trip destination.

      64. At the replacement of servants in charge of the accounting and storage of documents marked "RST" and (or) "Confidential", cases and publications marked "RST", an act of acceptance and transfer of these documents shall be drawn up, approved by the head of the structural unit of the state body, executed in accordance with the form of Appendix 7 to these Rules.

      65. The presence of documents marked "RST" and (or) "Confidential", cases and publications marked "RST" shall be checked at least once a year by a commission appointed by the order of the head of the state body. The commission must include persons who are in charge of their accounting and storage.

      In departmental libraries and archives, storing a large number of documents marked "RST" and (or) "Confidential", files and publications marked "RST", the presence and condition of documents shall be checked at least once every five years. The results of the check shall be drawn up by an act on checking the presence and condition of documents marked “RST” and (or) “Confidential”, cases and publications marked “RST” in accordance with the form of Appendix 8 to these Rules, one of the copies of which shall be passed to the appropriate state archive.

      Checking the presence and condition of documents marked "RST" and (or) "Confidential", cases and publications marked "RST" shall be bindingly carried out:

      1) before and after moving them to another premise (building);

      2) after emergencies that caused their movement (evacuation) or access to the storage facilities and office premises of unauthorized persons;

      3) when the head of the documentation management service (departmental archive, departmental library) is replaced;

      4) upon reorganization (liquidation) of a state body.

      66. The head of the state body and the head of the documentation service (departmental library, departmental archive), national security bodies shall be immediately notified about the loss of documents, marked "RST" and (or) "Confidential", cases and publications marked “RST”, or disclosure of the information contained in them.

      For an official investigation of the fact of the loss of documents marked "RST" and (or) "Confidential", cases and publications marked "RST", or establishing the fact of disclosure of information contained in them, a commission shall be appointed by the executive document of the head of the state body.

      The conclusion of the commission on the investigation results shall be approved by the head who created this commission.

      For the lost documents marked "RST" and (or) "Confidential", cases and publications marked "RST", an act shall be drawn up on checking the presence and condition of documents marked "RST" and (or) "Confidential", files and publications marked "RST", and the corresponding notes shall be entered in the registration forms.

      Acts on the lost cases of permanent storage, after their approval by the head of the state body, shall be transferred to the departmental archive of the state body for inclusion in the fund.

      Violation of the procedure for working with official information of limited distribution, marked "RST" and (or) "Confidential", which did not cause and did not entail the disclosure or loss of this information, may constitute a ground for disciplinary, civil, administrative and (or) criminal liability of the culprits in accordance with the current legislation of the Republic of Kazakhstan and (or) international treaties (agreements) ratified by the Republic of Kazakhstan.

  Appendix 1
to the Rules for classifying
information as official information
of limited distribution and
working with it
  Form

Registration log of incoming documents

No.

Date of acceptance

Correspondent, date and index of incoming document

Type of document, heading or summary of incoming document

Resolution or to whom the document is directed for execution

Receipt on the document acceptance, date

Mark on document execution

Note

1

2

3

4

5

6

7

8









  А3 sheet (420Х197)

Registration log of outgoing and internal documents

No.

Date and index of outgoing (internal) document

Correspondent

Heading or summary of the document

Mark on document execution and referral to the case

Note

1

2

3

4

5

6







  А3 sheet (210Х297)
  Appendix 2
to the Rules for classifying
information as official information
of limited distribution
and working with it
  Form

      RST

      Printed in 2 copies

      copy No.1 – to the address

      copy No.2 – to the case

      item of the list

      Exec.

      Tel.

  Appendix 3
to the Rules for classifying
information as official information
of limited distribution
and working with it
  Form

Internal inventory
of documents of case No.___

No.

Reference number

Date of the document

Heading of the document

Number of sheets of the case

Note

1

2

3

4

5

6









































































      Total _____________________________ sheets of the documents

                        (in figures and letters)

      Number of sheets of internal inventory _________________________

                                                                              (in figures and letters)

      Position name of the person, who filled out internal inventory of documents of the case

      _______________ (Print name)

      (personal signature, date)

  А4 sheet (210Х297)
  Appendix 4
to the Rules for classifying
information as official information
of limited distribution
and working with it
  Form

Inventory sheet of the case

      Fund No. _____ Inventory No. ________ Case No. _____

      Filed into the case and numbered ___________________ sheet (s), including:

      lettered numbers of sheets _______________________________________________

      omitted numbers of sheets ___________________________________________

      numbered blank sheets ________________________________________

      + sheets of internal inventory ____________________________________________

      taken into account documents in the form of attachments and supplements, not subject to numbering

      ____________________________________________________________________

                        (types of documents and their number)


Specificities of formation, execution, physical condition and accounting of documents of the case

sheet numbers

1

2

1. Brochures and other print publications
2. Leaflets
3. Newspaper clippings
4. Postcards
5. Envelopes
6. Postage stamps
7. Fiscal stamps
8. Postal and other impresses
9. Special postal marks
10. Wax, mastic seals
11. Photo documents
12. Maps, plans, drawings and other scientific and technical documentation
13. Drawings, prints, watercolors
14. Autographs of prominent figures
15. Glued together sheets
16. Loss of part of sheets
17. Fading text


      Position name of the person,

      who filled out inventory sheet of the case_______________ Print name

                                                                  (personal signature, date)

      Note:

      1. Case inventory sheet is compiled to take into account the number of sheets in the case and fix their numbering.

      2. Case inventory sheet shall be compiled on a separate sheet (sheets) and filed at the end of the case.

      3. In the case inventory sheet, the number of enumerated sheets of the case shall be indicated in numbers and in words, and separately, through the sign "+" (plus), the number of sheets of the internal inventory of the case documents.

      4. In the case inventory sheet, the following features of the numbering, design and physical condition of the case documents shall be indicated:

      1) postal means (stamps of all kinds, envelopes, postcards, letterheads, impresses, stamps, seals);

      2) seals and their prints;

      3) autographs of prominent state and public figures, figures of science, technology and culture;

      4) photo documents;

      5) drawings, prints, watercolors;

      6) large-format documents;

      7) glued sheets, damage to documents;

      8) sheets with pasted photos, documents;

      9) envelopes with attachments and the number of enclosed sheets (items);

      10) documents with independent numbering (including printed materials), and the number of their sheets (pages).

      5. If on one sheet of the case, there are several features of the document execution, then in column 2 of the case inventory sheet the number of this document shall be put against each position of column 1.

      6. If the document contains several notes and other materials on one sheet, then in column 2 in brackets after the number of the sheet of the case, their number shall be indicated.

      7. In the presence of objects in the case, the numbering of which is not possible, due to the material they are made of (glass, metal, others), then in column 2 the numbers of sheets shall be indicated between which the given item is placed.

      8. All subsequent changes in the content and condition of the case (damage, replacement of original documents with copies, attachments of new documents) shall be noted in the inventory sheet of the case with reference to the relevant act.

      9. The inventory sheet shall not be numbered.

  А4 sheet (210Х297)
  Appendix 5
to the Rules for classifying
information as official information
of limited distribution
and working with it
  Form

Registration card of issued cases and publications marked “RST”

Name of the case or publication

No.

Case number, copies and number of sheets

Structural unit, name of the employee

Receipt

Note

On acceptance and date

On return and date

1

2

3

4

5

6

  А5 sheet (148Х210)
  Appendix 6
to the Rules for classifying
information as official information
of limited distribution
and working with it
  Form

Official name
of the organization

Approved
Position name
of the head of the organization
_____________ Print name
(personal signature) signatures
Date

Act on consignment to destruction of non-storable documents

      (date)                                           ___________ No. ____

      Place of compilation

      Archival documents consigned to destruction __________________________

                                                                        (number and name of the archive fund)

      on the basis of _________________________________________________________

                  (reference to regulatory and procedural documents to conduct examination)


Ordinal number

Names of the document group

Names of the document group

Names of the document group

Names of the document group

Names of the document group

Note

1

2

3

4

5

6

7








      Total ________________________storage items over ______________ year (s).

                  (in figures and letters)

      Number of storage items, outside dates and brief description of

      documents, remaining in storage _________________________________________

      ________________________________________________________________________

      (surname, initials, signature of the head of the department (archives)

      ____________________

      (date and number)

      ________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who processed the documents)

      Documents transferred to____________________ for recycling against acceptance-delivery

                        (name of organization)

      invoice __________________No. _____ ______________________________________.

                  (date) (signature of archivist)

      Changes entered in accounting documents.

            ________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person, who organized cases, documents)

  Agreed
by report of expert-examination
commission (expert commission)
of local executive body (archive)
dated ____ _______ year
No. ____
  А4 sheet (210Х297)
  Appendix 7
to the Rules for classifying
information as official information
of limited distribution
and working with it
  Form


Official name
of the organization (official name
of superior state body)

Approved
Position name
of the head of the organization
_____________ Print name
(personal signature) signatures
Date
 

Act on acceptance and transfer of documents
No. ___

      Place of compilation

      On acceptance and transfer of documents, cases and publications marked “RST”

      In accordance with the order dated ______________________ No. ________

      ________________ transferred, ____________________________ accepted

      (surname, initials)             (surname, initials)

      in the presence of commission, formed on this order, consisting of the chairman ___________________________ and members __________

      (surname, initials)      (surname, initials)

      the following documents and cases marked

            “RST” for ______________ years and registration forms to them:


No.

Name and number of nomenclature (inventory) of cases

Number of copies of the nomenclature (inventory) of cases

Number of documents and cases marked “RST”

Number of copies of publications marked “RST”

Note

1

2

3

4

5

6

      In total accepted __________________ documents and cases marked “RST”,

                        (in figures and letters)

      publications________________________________________________

      (in figures and letters)

      copies, nomenclatures (inventories) of cases in _______________copies.

                                                (in figures and letters)

      Condition of documents and cases, nomenclatures (inventories) of cases: ___________________

      ____________________________________________________________________

                        (general characteristic of condition)

      Simultaneously transferred

      ____________________________________________________________________

                  (names of types of registration accounting forms)

      Condition of work with documents, cases and publications marked “RST”

      ____________________________________________________________________

                              (general characteristic)

      Transferred ________________ Print name

                        (personal signature)

      Accepted ________________ Print name

                        (personal signature)

      Chairman of the commission ________________ Print name

                                                      (personal signature)

      Members of the commission ______________________ Print name

                                                      (personal signatures)

  А4 sheet (210Х297)
  Appendix 8
to the Rules for classifying
information as official information
of limited distribution
and working with it
  Form


Official name
of the organization (official name
of superior state body)

Approved
Position name
of the head of the organization
_____________ Print name
(personal signature) signatures
Date
 



Act No. __ on checking the presence and condition of documents, cases and publications marked “RST”

      Place of compilation

      Checking of presence and condition of documents, cases and publications marked “RST”

      By the order of_________________________________________________

                              (position name of the head of the organization)

      ______________ dated "____" ____________ year No. __________________________

            (title of the order)

      the commission consisting of chairman ________________________________________

                                                                                    (surname, initials)

      and the commission members ________________________________________________

                                          (surnames, initials)

      established that:

      1. Total listed on summary inventories of cases (nomenclatures of cases, registration forms) ______________________________ documents, cases and publications

      (in figures and letters)

      marked “RST”, of which:

      1) available in place are ______________________________________________________

                                    (in figures and letters)

      2) not found ___________________________________________, including

                        (indices (numbers) of documents, cases, publications)

      those constituting the National Archives of the Republic of Kazakhstan ___________________________________________________________

                              (in figures and letters)

      2. Found documents, cases and publications not included in the summary inventories of cases (nomenclatures of cases, registration accounting forms) _____________________

                                                                                                (in figures and letters)

      3. Of the total number of available documents, cases and publications:

      requiring disinfection and disinfestation _________________________________

                                                                                    (in figures and letters)

      requiring restoration_______________________________________________

                                                      (in figures and letters)

      requiring binding or filing_____________________________________

                                                            (in figures and letters)

      with physical and chemical damages ___________________________

                                                      (in figures and letters)

      4. Description of the state and conditions of storage of documents, cases and

      publications ______________________________________________________________

      ______________________________________________________________________

      ______________________________________________________________________

      _______________________________________________________________________

      5. Resolution of the head of the documentation service (departmental library)

      based on inspection results_______________________________________________

      _______________________________________________________________________

      _______________________________________________________________________

  Annex
to the Resolution of the
Government of the
Republic of Kazakhstan
No. 1196 dated
December 31, 2015

List of certain terminated decisions of the Government of the Republic of Kazakhstan

      1. Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated January 23, 2008 No. 51 for official use “On approval of the Rules of work of state bodies with official information”.

      2. Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated December 31, 2013 No. 1478 for official use “On amendments and supplements to the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated January 23, 2008 No. 51 for official use “On approval of the Rules for the work of government bodies with official information”.

      3. Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated October 19, 2015 No. 834 for official use “On amendments and supplements to the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated January 23, 2008 No. 51 for official use “On approval of the Rules of work of state bodies with official information”.