Об утверждении Правил делопроизводства

Приказ и.о. Министра юстиции Республики Казахстан от 7 марта 2014 года № 97. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 20 марта 2014 года № 9268. Утратил силу приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 12 мая 2021 года № 386.

Сноска. Утратил силу приказом Министра юстиции РК от 12.05.2021 № 386 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с подпунктом 11) статьи 167 Закона Республики Казахстан от 2 апреля 2010 года "Об исполнительном производстве и статусе судебных исполнителей", ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства.

2. Признать утратившим силу следующие нормативные правовые акты Министерства юстиции Республики Казахстан:

1) приказ и.о. Министра юстиции Республики Казахстан от 3 ноября 2010 года № 306 "Об утверждении Правил делопроизводства в конторе частного судебного исполнителя" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 6628, опубликованный в газете "Казахстанская правда" от 25 ноября 2010 года, № 320 (26381));

2) приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 28 июня 2012 года № 238 "О внесении изменения в приказ и.о. Министра юстиции Республики Казахстан от 3 ноября 2010 года № 306 "Об утверждении Правил делопроизводства в конторе частного судебного исполнителя" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 7777, опубликованный в Собрании актов центральных исполнительных и иных центральных государственных органов Республики Казахстан от 27 сентября 2012 года, № 15).

3. Комитету по исполнению судебных актов Министерства юстиции Республики Казахстан (Ешмагамбетов Ж.Б.):

1) обеспечить государственную регистрацию настоящего приказа;

2) после государственной регистрации настоящего приказа обеспечить его официальное опубликование в информационно-правовой системе "Әділет".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Председателя Комитета по исполнению судебных актов Министерства юстиции Республики Казахстан Ешмагамбетова Ж.Б.

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

И.о. Министра юстиции
Республики Казахстан	З. Баймолдина

Утверждены приказом и.о. Министра юстиции Республики Казахстан от 7 марта 2014 года № 97

Правила делопроизводства
1. Общие положения

1. Правила делопроизводства (далее – Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 11) статьи 167 Закона Республики Казахстан от 2 апреля 2010 года "Об исполнительном производстве и статусе судебных исполнителей" (далее – Закон) и определяют порядок ведения делопроизводства частным судебным исполнителем.

2. В соответствии со статьей 8 Закона язык исполнительного производства и делопроизводства, связанного с его ведением, устанавливается с учетом языка судебного решения или иного документа, подлежащего исполнению.

При совершении исполнительных действий участники исполнительного производства в случае, если они не владеют языком, на котором ведется исполнительное производство по собственной инициативе или по предложению судебного исполнителя привлекают переводчика.

3. Организация и правильное ведение делопроизводства и архива лежит на частном судебном исполнителе.

4. При прекращении действия лицензии частного судебного исполнителя региональная палата частных судебных исполнителей по поручению уполномоченного органа принимает меры по передаче архива, средств текущего счета частного судебного исполнителя, у которого прекращено действие лицензии, другому частному судебному исполнителю, а также по изъятию лицензии частного судебного исполнителя для передачи ее уполномоченному органу и уничтожению личной печати частного судебного исполнителя.

Сноска. Пункт 4 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.02.2015 № 126 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

2. Порядок ведения делопроизводства
Параграф 1. Подготовка служебных документов

5. В документах организационно-распорядительного характера, исходящих от частных судебных исполнителей, следует указывать фамилию, имя, отчество (при наличии) частного судебного исполнителя, занимающегося частной практикой, почтовый адрес и территорию деятельности частного судебного исполнителя, по которому частным судебным исполнителем осуществляется деятельность по исполнению исполнительных документов.

Заголовок документа (протокол, постановление, акт, представление, запрос) печатается заглавными буквами, предельно краток и точно отражает содержание документа. Наименование вида документа к заголовку печатается прописными буквами.

Сноска. Пункт 5 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.02.2015 № 126 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

6. При написании адреса на документе соблюдаются следующие реквизиты:

документ адресуется организации (организациям), ее структурному подразделению или конкретному лицу;

почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия организации (организаций), которой направляется документ. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

7. Датирование документов производится двумя способами:

путем написания числа, месяца и года, например: 15 сентября 2008 года;

тремя парами арабских цифр, например: 15.09.08 г.

Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

8. Все экземпляры служебных документов подписываются.

В состав подписи документа входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и его расшифровка, например: "частный судебный исполнитель (подпись) Е.Ж. Жунусов".

9. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

10. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа – запроса.

Параграф 2. Прием, регистрация и отправление документов

11. Регистрации подлежат документы (в том числе заявления), поступившие в контору частных судебных исполнителей либо частному судебному исполнителю.

Сноска. Пункт 11 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.05.2016 № 357 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

12. При приеме поступивших документов, прежде всего, отбираются документы, доставленные не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности.

В том случае, если обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом делается сообщение отправителю (в письменной, либо устной форме).

13. Учет также ведется посредством государственной автоматизированной информационной системой исполнительного производства.

Документы, поступающие к частному судебному исполнителю или в контору частного судебного исполнителя, проходят регистрацию в журнале входящей корреспонденции.

Сноска. Пункт 13 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.05.2016 № 357 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

14. Исполнительные документы регистрируются в книге учета исполнительных документов и вносятся в автоматизированную информационную систему органов исполнительного производства.

Сноска. Пункт 14 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.02.2015 № 126 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

15. Исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

На документе проставляется регистрационный номер, который соответствует порядковому номеру в журнале исходящей корреспонденции.

Сноска. Пункт 15 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.02.2015 № 126 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

16. Корреспонденция направляется адресатам по почте, нарочно либо посредством государственной автоматизированной информационной системы исполнительного производства.

Сноска. Пункт 16 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.05.2016 № 357 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Параграф 3. Составление номенклатуры дел

17. Документы частного судебного исполнителя после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения, и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Сноска. Пункт 17 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.02.2015 № 126 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

18. Номенклатура дел частных судебных исполнителей составляется региональными палатами частных судебных исполнителей.

Номенклатура дел печатается в трех экземплярах и вводится в действие с 1 января соответствующего года.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится у частного судебного исполнителя, второй передается в архив региональной палаты частных судебных исполнителей, третий в государственный архив.

Сноска. Пункт 18 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.02.2015 № 126 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

19. В номенклатуре дел предусматриваются резервные номера, с тем, чтобы в случае необходимости в течение года завести дополнительные наряды, не предусмотренные ранее.

20. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве заведенных нарядов.

Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел временного хранения, остается в архиве судебного исполнителя, занимающегося частной практикой, постоянно.

21. В наряды группируются документы одного года. Внутри наряда они систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

22. Исключен приказом Министра юстиции РК от 27.05.2016 № 357 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Параграф 4. Формирование, хранение документов
и подготовка их в архив

23. При формировании нарядов соблюдаются следующие требования:

помещать в наряды исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в наряды документы одного года, за исключением переходящих дел;

раздельно формировать в наряды документы постоянного и временного хранения;

в наряды не подшиваются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

количество листов в наряде не должно превышать двести пятьдесят.

24. Исключен приказом Министра юстиции РК от 27.02.2015 № 126(вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

25. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

Сноска. Пункт 25 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.05.2016 № 357 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

26. Обложки нарядов оформляются:

наряды постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения заключаются в твердую обложку и прошиваются прочными нитками в четыре прокола, надписи на обложках производятся чернилами, в конце на отдельном листе ставится заверительная надпись по форме, например: "в наряде прошнуровано и пронумеровано на 250 (двухсот пятидесяти) листах. Ответственный за архив – подпись, дата";

наряды временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению – допускается хранение в скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

27. На завершенные в делопроизводстве частного судебного исполнителя наряды постоянного и временного хранения и наряды по личному составу, прошедшие экспертизу ценностей, сформированные и оформленные в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570, составляются описи нарядов.

Опись нарядов – это систематизированный перечень заголовков нарядов, раскрывающий состав и содержание нарядов.

Опись нарядов составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного у частного судебного исполнителя.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт в двух экземплярах (приложение 6), который рассматривается одновременно с описями нарядов и утверждается частным судебным исполнителем, после чего наряды, выделенные к уничтожению, уничтожаются.

Параграф 5. Печать частного судебного исполнителя

28. Частный судебный исполнитель имеет личную печать (далее – печать) с указанием своей фамилии, имени, отчества (при наличии), а также наименования региональной палаты частных судебных исполнителей, исполнительного округа, номера лицензии.

Печать характеризуется высоким качеством изготовления, защищенностью от подделок, долговечностью и стойкостью к красителям, с надписью на государственном языке. Также частный судебный исполнитель имеет штампы и личные бланки.

Сноска. Пункт 28 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.02.2015 № 126 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

29. Написание фамилии, имени и отчества частного судебного исполнителя в тексте печати производится согласно документу, удостоверяющему личность.

30. Заказ на изготовление печатей частных судебных исполнителей осуществляется в централизованном порядке, по заказу региональной палаты частных судебных исполнителей.

Выдача печатей производится под роспись в специально заведенном журнале, пронумерованном, прошнурованном и скрепленным печатью региональной коллегии.

Журнал является документом строгой отчетности и постоянного хранения.

Сноска. Пункт 30 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.02.2015 № 126 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

31. Печать частного судебного исполнителя используется им для скрепления своей подписи на тексте (удостоверительной надписи), на постановлении или поручении. Не допускается проставление печати на документах, не связанных с деятельностью частного судебного исполнения.

32. При утрате или хищении печати, частный судебный исполнитель незамедлительно сообщает в территориальный орган уполномоченного органа и в региональную палату частных судебных исполнителей.

Сноска. Пункт 32 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.02.2015 № 126 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

33. При прекращении действия лицензии либо исключении из членства Республиканской палаты частного судебного исполнителя территориальный орган и региональная палата частных судебных исполнителей принимают меры по изъятию и комиссионному уничтожению печати частного судебного исполнителя путем деформирования, не позволяющим использовать ее по назначению, о чем составляется соответствующий акт.

Сноска. Пункт 33 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.05.2016 № 357 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

34. В случае приостановления действия лицензии частного судебного исполнителя, печать упаковывается и пломбируется, сдается на временное хранение в территориальный орган уполномоченного органа.

35. При пользовании личными печатями применяется только синий и фиолетовый красители, не допуская применения черного или многоцветного красителей.

36. Информация об утрате действия и недействительности уничтоженных печатей публикуется региональной палатой частных судебных исполнителей в республиканских или местных печатных изданиях на казахском и русском языках.

Сноска. Пункт 36 в редакции приказа Министра юстиции РК от 27.02.2015 № 126 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Приложение 1 к Правилам делопроизводства

Форма

Журнал входящей корреспонденции

№ п/п	Дата и номер поступившего документа	От кого, откуда поступил документ	Краткое содержание	Отметка об исполнении	Номер дела (наряда), в котором находится документ	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Приложение 2 к Правилам делопроизводства

Форма

Журнал исходящей корреспонденции

№ п/п	Дата и номер исходящего документа	Кому, куда адресован документ	Краткое содержание	Примечание
1	2	3	4	5

Приложение 3 к Правилам делопроизводства

Форма

Журнал учета исполнительных документов

№ п/п	Дата поступления исполнитель- ного документа	Номер исполнитель- ного производства	Наименова -ние, номер и дата выдачи исполни- тельного документа	Кем выдан	Дата рассмотре- ния судебного акта	Данные о должнике	Данные о взыскателе	Сущность требования исполни- тельного документа	Результат исполнения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Приложение 4 к Правилам делопроизводства

Форма

Книга учета сумм на текущем счете (депозитная книга)

№ п/п	Дата поступления денежной суммы на текущий счет	Номер исполнитель- ного производства. В случае, если должник перечислил суммы по нескольким исполни- тельным производствам, то указываются номера всех исполни-тельных производств	Наименова- ние и номер платеж-ного документа	Данные должника (фамилия, имя отчество физического лица или наимено- вание юридичес- кого лица), а также данные лица (фамилия, имя отчество физического лица или наименова- ние юридичес- кого лица), перечи- слив- шего сумму за должника	Данные взыскателя (фамилия, имя отчество физичес- кого лица или наименование юриди- чес- кого лица), а также данные представи- теля взыска- теля	Размер поступившей суммы	Номер и дата платеж- ного документа, и дата выплаты суммы взыскателю	Размер выплачен- ной суммы (если несколько взыскателей, указываются суммы, выплачен- ные каждому взыскателю), и данные получателя (фамилия, имя отчество физического лица или наименова- ние юридичес- кого лица)	Остаток невыплачен- ной суммы	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Приложение 5 к Правилам делопроизводства

Форма

Регистрационный штамп

20 мм

Частный судебный исполнитель фамилия, инициалы

Дата

Индекс

45 мм

Приложение 6 к Правилам делопроизводства

Форма

___________________________ "Утверждаю"

(Ф.И.О., дата и номер лицензии

частного судебного исполнителя) ____________________________

(Ф.И.О. частного судебного исполнителя)

подпись

дата

Акт

Дата______________________ Город __________________

____________________________________

(место составления)

О выделении к уничтожению документов и дел

Основание: приказ №______________ от____________________(дата)

Составлен: экспертной комиссией:___________(должность, Ф.И.О.)

Председатель комиссии:_____________________(должность, Ф.И.О.)

Члены комиссии:____________________________(должность, Ф.И.О.)

Присутствовали:____________________________(должность, Ф.И.О.)

Комиссия, руководствуясь перечнем _______ (название перечня) отобрала

к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение следующие документы и дела.

__________________________________( Ф.И.О. судебного исполнителя,

занимающегося частной практикой, в деятельности, которых отложились

документы, не подлежащие дальнейшему хранению)

№ п/п	Годы документов и дел	Заголовки документов и дел, индекс дел по номенклатуре, описи	Пояснения	Количество документов и дел (томов)	Номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6

Всего дел ______________________________ (цифрами и прописью)

Председатель экспертной комиссии________________________(Ф.И.О.)___________________ подпись

Члены: подписи_____________________________ (Ф.И.О.)

Документы измельчены и уничтожены путем сожжения.

Председатель экспертной комиссии_____________ (подпись, дата)

Іс қағаздарды жүргізу қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Әділет министрінің м.а. 2014 жылғы 7 наурыздағы № 97 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2014 жылы 20 наурызда № 9268 тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2021 жылғы 12 мамырдағы № 386 бұйрығымен.

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Әділет министрінің 12.05.2021 № 386 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

"Атқарушылық iс жүргiзу және сот орындаушыларының мәртебесi туралы" Қазақстан Республикасының 2010 жылғы 2 сәуірдегі Заңының 167-бабының 11) тармақшасына сәйкес, БҰЙЫРАМЫН:

1. Қоса беріліп отырған Іс қағаздарды жүргізу қағидалары бекітілсін.

2. Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінің келесі нормативтік кұқықтық актілерінің күші жойылды деп танылсын:

1) "Жеке сот орындаушысының кеңсесінде іс жүргізу ережесін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Әділет министрінің м.а. 2010 жылғы 3 қарашадағы № 306 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 6628 тіркелген, 2010 жылғы 30 қарашадағы № 506-512 (26355) "Егемен Қазақстан" газетінде жарияланған);

2) "Қазақстан Республикасы Әділет министрінің м.а. "Жеке сот орындаушысының кеңсесінде іс жүргізу ережесін бекіту туралы" 2010 жылғы 3 қарашадағы № 306 бұйрығына өзгеріс енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2012 жылғы 28 маусымдағы № 238 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 7777 тіркелген, 2012 жылғы 27 қыркүйектегі № 15 Қазақстан Республикасының орталық атқарушы және өзге де орталық мемлекеттік органдарының актілер жинағында жарияланған) күші жойылды деп танылсын.

3. Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінің Сот актілерін орындау комитеті (Ж.Б. Ешмағамбетов):

1) осы бұйрықтың мемлекеттік тіркелуін қамтамасыз етсін;

2) осы бұйрықты мемлекеттік тіркелгеннен кейін оның "Әділет" ақпараттық-құқықтық жүйесінде ресми жариялануын қамтамасыз етсін.

4. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасы Әділет министрлігі Сот актілерін орындау комитетінің төрағасы Ж.Б. Ешмағамбетовке жүктелсін.

5. Осы бұйрық алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы
Әділет министрінің
міндетін атқарушы	З. Баймолдина

Қазақстан Республикасы Әділет министрі міндетін атқарушының 2014 жылғы 7 наурыздағы № 97 бұйрығымен бекітілген

Іс қағаздарды жүргізу қағидалары
1. Жалпы ережелер

1. Іс қағаздарды жүргізу қағидалары (бұдан әрі – Қағидалары) "Атқарушылық iс жүргiзу және сот орындаушыларының мәртебесi туралы" Қазақстан Республикасының 2010 жылғы 2 сәуірдегі Заңының (бұдан әрі – Заң) 167-бабының 11) тармақшасына сәйкес әзірленді және жеке сот орындаушысының іс қағаздарын жүргізудің тәртібін анықтайды.

2. Заңның 8-бабына сәйкес атқарушылық іс жүргізу және оны жүргізумен байланысты іс-қағаздарын жүргізу тілі сот шешімінің немесе орындауға жататын өзге де құжаттың тілін ескере отырып белгіленеді.

Атқарушылық іс-қимылдар жасаған кезде атқарушылық іс жүргізуге қатысушылар, егер олар атқарушылық іс жүргізілетін тілді білмейтін болса, өзінің бастамасымен немесе сот орындаушысының ұсынысы бойынша аудармашыны тарта алады.

3. Іс қағаздарын және мұрағатты ұйымдастыру мен дұрыс жүргізу жеке сот орындаушысына жүктеледі.

4. Жеке сот орындаушысының лицензиясының қызмет етуі тоқтатылған кезде жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасы уәкілетті органның тапсырмасы бойынша лицензиясының қолданылуы тоқтатылған жеке сот орындаушысының мұрағатын, ағымдағы шоттағы қаражаттарын басқа жеке сот орындаушысына беру, сондай-ақ сот орындаушысының лицензиясын алып, уәкілетті органға беру және жеке сот орындаушысының жеке мөрін жою шарасын қабылдайды.

Ескерту. 4-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.02.2015 № 126 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

2. Іс қағаздарды жүргізу тәртібі
1-параграф. Қызметтік құжаттарды дайындау

5. Жеке сот орындаушыларынан басталатын ұйымдық-өкімдік сипатындағы құжаттарда жеке тәжірибемен айналысатын жеке сот орындаушысының тегін, атын, әкесінің атын (бар болған жағдайда), пошталық мекенжайын және жеке сот орындаушысының атқарушылық құжаттарды орындау жөніндегі қызметі жүзеге асырылатын жеке сот орындаушысы қызметінің аумағын көрсету керек.

Құжаттың тақырыбы (хаттама, қаулы, акт, ұсыныс, сұрау салу) бас әріптермен жазылады, қысқа болуы және құжаттың мазмұнын дәл көрсетуі тиіс. Тақырыпқа құжат түрінің атауы жазба әріптермен жазылады.

Ескерту. 5-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.02.2015 № 126 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

6. Құжатта мекенжай жазған кезде мынадай деректемелерді сақталады:

құжат ұйымға (ұйымдарға), оның құрылымдық бөлімшесіне немесе нақты тұлғаға арналады;

корреспонденттің пошталық мекенжайы құжат жіберіліп отырған ұйымның (ұйымдардың) атауынан кейін толық көрсетіледі. Құжат азаматтарға жіберілген жағдайда алдымен пошталық мекенжайы, содан кейін алушының тегі мен аты-жөні көрсетіледі.

7. Құжаттардың мерзімі екі тәсілмен жүргізіледі:

жылын, күнін, айын жазу арқылы, мысалы: 2008 жылғы 15 қыркүйек;

араб цифрларының үш жұбымен, мысалы: 15.09.08 ж.

Егер құжат бланкіге шығарылмаса, күні қолдан кейін құжаттың сол жақ астына қойылады.

8. Қызметтік құжаттардың барлық даналарына қол қойылады.

Құжаттың қол қою құрамы құжатқа қол қойған тұлғаның лауазымының атауы, жеке қолы мен оның толық жазылуын, мысалы: "жеке сот орындаушысы (қолы) Е.Ж. Жүнісов" қамтиды.

9. Құжатқа қосымшалар әрбір қосымшадағы парақ санын және олардың данасының санын көрсете отырып, құжат мәтінінен кейін жазылады.

Егер құжатта мәтінде айтылатын қосымшалар бар болса, онда қосымшада парақ санын және даналар санын ғана көрсету керек.

10. Сауалға жауап беру кезінде құжаттың – сауалдың нөмірі мен күніне сілтеме жасау қажет.

2-параграф. Құжаттарды қабылдау, тіркеу және жөнелту

11. Жеке сот орындаушыларының кеңсесіне не жеке сот орындаушысына келіп түскен құжаттар (оның ішінде өтініштер) тіркелуге жатады.

Ескерту. 11-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.05.2016 № 357 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

12. Түскен құжаттарды қабылдау кезінде, бәрінен бұрын, мақсаты бойынша жеткізілмеген құжаттар іріктеп алынады, сондай-ақ салынудың тұтастығы тексеріледі. Қате жеткізілген құжаттар тиесілілігі бойынша қайта жіберіледі.

Егер құжаттардың немесе олардың қосымшаларының жоқтығы анықталса, жөнелтушіге (жазбаша, немесе ауызша түрде) хабар беріледі.

13. Есеп мемлекеттік атқарушылық іс жүргізудің автоматтандырылған ақпараттық жүйесі арқылы да жүргізіледі.

Жеке сот орындаушысына немесе жеке сот орындаушысының кеңсесіне келіп түсетін құжаттар кіріс хат-хабарлар журналында тіркеледі.

Ескерту. 13-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.05.2016 № 357 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

14. Атқарушылық құжаттар атқарушылық құжаттарды есепке алу кітабында тіркеледі және атқарушылық іс жүргізу органдарының автоматтандырылған ақпараттық жүйесіне енгізіледі.

Ескерту. 14-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.02.2015 № 126 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

15. Шығыс құжаттары шығыс хат-хабарлар журналында тіркеледі.

Құжатта шығыс хат-хабарлар журналындағы реттік нөмірге сәйкес келетін тіркеу нөмірі қойылады.

Ескерту. 15-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.02.2015 № 126 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

16. Хат-хабарлар адресаттарға пошта арқылы, өз қолына не мемлекеттік атқарушылық іс жүргізудің автоматтандырылған ақпараттық жүйесі арқылы жіберіледі.

Ескерту. 16-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.05.2016 № 357 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

3-параграф. Істер номенклатурасын жасау

17. Жеке сот орындаушысының құжаттары орындалғаннан кейін олар белгілі бір мәселеге жататын құжаттардың жиынтығын білдіретін істерге топтастырылады.

Құжаттар сыныптамасы іс номенклатурасында тіркеледі, ол сақталу мерзімін көрсете отырып, іс жүргізуде жасалатын істер тақырыптарының жүйелендірілген тізбесін білдіреді және тұрақты және уақытша (10 жылдан артық) сақтаудағы істердің түзімдемесін жасау үшін, сондай-ақ уақытша (10 жылға дейін қоса алғанда) сақтаудағы істерді есепке алу үшін негізгі болып табылады.

Ескерту. 17-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.02.2015 № 126 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

18. Жеке сот орындаушыларының номенклатурасын жеке сот орындаушыларының өңірлік палаталары жасайды.

Істер номенклатурасы үш данада басылады және тиісті жылдың 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі.

Істер номенклатурасының бірінші данасы жеке сот орындаушысында сақталады, екіншісі жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасының мұрағатына, үшіншісі мемлекеттік мұрағатқа беріледі.

Ескерту. 18-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.02.2015 № 126 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

19. Іс номенклатурасында қажет болған жағдайда, бір жыл ішінде бұрын көзделмеген қосымша нарядтар жасау үшін резервтік нөмірлер көзделеді.

20. Жыл өткен соң іс номенклатурасына жасалған нарядтардың саны туралы жиынтық жазба енгізіледі.

Іс номенклатурасының данасы уақытша сақтау істері үшін есептік құжат ретінде жеке тәжірибемен айналысатын сот орындаушысының мұрағатында тұрақты қалады.

21. Нарядтарға бір жылғы құжаттар топтастырылады. Наряд ішінде олар хронологиялық тәртіппен жүйелендіріледі, бұл ретте жауап-құжат сауал-құжаттан кейін орналастырылуы тиіс.

22. Алып тасталды - ҚР Әділет министрінің 27.05.2016 № 357 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

4-параграф. Құжаттарды қалыптастыру, сақтау және оларды
мұрағатқа дайындау

23. Нарядтарды қалыптастыру кезінде келесі талаптарды сақталады:

нарядтарға орындалған, бекітілген іс номенклатурасына сәйкес дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру;

бір мәселені шешуге жататын барлық құжаттарды бірге орналастыру;

өтпелі істерді қоспағанда, бір жылдың құжаттарын нарядтарға топтастыру;

тұрақты және уақытша сақтаудағы құжаттарды нарядтарға бөлек қалыптастыру;

қайтаруға жататын құжаттар, оларға жатпайтын артық даналар, шимайпарақтар нарядтарға тігілмейді;

нарядтағы парақтар саны екі жүз елуден аспауы тиіс.

24. Алып тасталды - ҚР Әділет министрінің 27.02.2015 № 126 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

25. Сақталу мерзіміне байланысты істердің толық және жартылай ресімделуі жүргізіледі. Толық ресімдеуге тұрақты, уақытша сақталудың (10 жылдан артық) істері жатады. Істің толық ресімделуі істің мұқабасындағы деректемелердің ресімделуін, істегі парақтардың нөмірленуін, істің парақ-бекітуін құруды, қажетті жағдайларда істің ішкі құжаттар тізімдемесін жасауды көздейді.

Ескерту. 25-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.05.2016 № 357 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

26. Нарядтардың мұқабалары ресімделеді:

Тұрақты және уақытша сақталатын нарядтар қатты мұқабада жасалып, төрт рет тесілген мықты жіппен тігіледі, мұқабалардағы жазулар сиямен жазылады, соңында бөлек парақта бекітілген қол қойылады, мысалы "тапсырмада 250 (екі жүз елу бет) парақта бау тағылған және нөмірленген. Мұрағат үшін жауапты – қолы, күні" деген нысан бойынша куәландырушы жазба жасалады;

уақытша (он жылға дейін қоса алғанда) сақталатын нарядтар ішінара ресімдеуге жатады – құжат тігілетін папкада сақтауға болады, парақтар нөмірленбейді, куәландырушы жазбалар жасалмайды.

27. Жеке сот орындаушының іс жүргізуінде аяқталған құндылық сараптамасынан өткен, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына сәйкес қалыптастырылған және ресімделген.

тұрақты және уақытша сақталатын нарядтарға, жеке құрам бойынша нарядтарға тізімдеме жасалады.

Нарядтар тізімдемесі – нарядтардың құрамы мен мазмұнын ашатын нарядтар тақырыптарының жүйелендірілген тізбесі.

Нарядтар тізімдемесі екі данада жасалады, оның біреуі істермен бірге мемлекеттік мұрағатқа жіберіледі, екіншісі бақылау ретінде жеке сот орындаушысында қалады.

Жоюға іріктеп алынған құжаттарға акті екі данада жасалады (6-қосымша), ол нарядтар тізімдемелерімен бір уақытта қаралады және жеке сот орындаушысы бекітеді, содан кейін жоюға бөлінген нарядтар, жойылады.

5-параграф. Жеке сот орындаушысының мөрі

28. Жеке сот орындаушысының өзінің тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда), сондай-ақ жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасының, атқарушы округінің атаулары, лицензияның нөмірі көрсетілген жеке мөрі (бұдан әрі – мөр) болады.

Мөр дайындалудың жоғары сапасымен, қолдан жасаудан қорғалуымен, мемлекеттік тілде жазылып, ұзақ мерзімділігімен және бояғыштарға төзімділігімен сипатталады. Сондай-ақ, жеке сот орындаушысында мөртабан мен жеке бланкілері болады.

Ескерту. 28-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.02.2015 № 126 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

29. Жеке сот орындаушысының тегін, атын және әкесінің атын мөр мәтінінде жазу жеке басын куәландыратын құжатқа сәйкес жүргізіледі.

30. Жеке сот орындаушыларының мөрлерін дайындауға тапсырыс жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасының тапсырысы бойынша орталықтандырылған тәртіппен жүзеге асырылады.

Мөрлерді беру нөмірленген, тігінделген және өңірлік палатаның мөрімен бекітілген арнайы басталған журналда қол қойдырып жүргізіледі.

Журнал қатаң есептілік және тұрақты сақтау құжаты болып табылады.

Ескерту. 30-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.02.2015 № 126 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

31. Жеке сот орындаушысының мөрі жазба мәтінінде (куәландыру жазбасында), қаулыда немесе тапсырмада өз қолын бекіту үшін пайдаланады. Жеке сот орындаушысының қызметіне байланысты емес құжаттарға мөр қоюға жол берілмейді.

32. Мөрі жоғалған немесе ұрланған жағдайда жеке сот орындаушысы уәкілетті органның аумақтық органына және жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасына тез арада хабарлайды.

Ескерту. 32-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.02.2015 № 126 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

33. Лицензиясының қызметі тоқтатылған не Жеке сот орындаушысының республикалық палатасының мүшелігінен шығарған жағдайда аумақтық орган және жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасы жеке сот орындаушысының мөрін алып қою және комиссия арқылы мақсаты бойынша пайдалануға мүмкіндік бермейтіндей етіп, деформациялау жолымен жою жөнінде шаралар қабылдайды, бұл туралы тиісті акт жасалады.

Ескерту. 33-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.05.2016 № 357 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

34. Жеке сот орындаушысының лицензиясының қолданылуы тоқтатыла тұрған жағдайда, мөр буып түйіледі, пломбаланады және уәкілетті органның аумақтық органына уақытша сақтауға тапсырылады.

35. Жеке мөрлерді пайдаланған кезде қара немесе әртүрлі бояғыштар қолдануға жол берместен, тек көк және сиякөк бояғыштарды қолданады.

36. Жойылған мөрлердің қолданылуын жою және жарамсыздығы туралы ақпаратты жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасы республикалық немесе жергілікті баспа басылымдарында қазақ және орыс тілдерінде жариялайды.

Ескерту. 36-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 27.02.2015 № 126 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Іс қағаздарды жүргізу қағидаларына 1-қосымша

Нысан

Кіріс хат-хабарлары журналы

Р/с №	Түскен құжаттың күні мен нөмірі	Құжат қайдан түсті	Қысқаша мазмұны	Орындалуы туралы белгі	Құжат салынған істің (тапсырманың) нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Іс қағаздарды жүргізу қағидаларына 2-қосымша

Нысан

Шығыс хат-хабарлар журналы

Р/с №	Шығыс құжаттың күні мен нөмірі	Құжат кімге, қайда арналған	Қысқаша мазмұны	Ескертпе
1	2	3	4	5

Іс қағаздарды жүргізу қағидаларына 3-қосымша

Нысан

Атқарушылық құжаттарды есепке алу журналы

Р/с №	Атқарушылық құжаттың түскен күні	Атқарушылық іс жүргізу нөмірі	Атқарушылық құжаттың атауы, нөмірі мен берілген күні	Кім берді	Сот актісі қаралатын күн	Борышкер туралы деректер	Өндіріп алушы туралы деректер	Атқарушылық құжат талаптарының мәні	Атқарылу нәтижесі
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Іс қағаздарды жүргізу қағидаларына 4-қосымша

Нысан

Ағымдағы шоттағы соманы есепке алу кітабы (депозиттік кітап)

Р/с №	Ағымдағы шотқа ақша сомасы түскен күні	Атқарушылық іс жүргізу нөмірі. Егер борышкер бірнеше атқарушылық іс жүргізу бойынша сома аударса, онда барлық атқарушылық іс жүргізудің нөмірлері көрсетіледі	Төлем құжатының атауы мен нөмірі	Борышкердің деректері (жеке тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты немесе заңды тұлғаның атауы), сондай-ақ борышкер үшін сома аударған адамның деректері (жеке тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты немесе заңды тұлғаның атауы)	Өндіріп алушының деректері (жеке тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты немесе заңды тұлғаның атауы), сондай-ақ өнідіріп алушы өкілінің деректері	Түскен соманың мөлшері	Төлем құжатының нөмірі мен күні, өндіріп алушыға соманы төлейтін күн	Төленген соманың мөлшері (егер өндіріп алушылар бірнеше болса, әрбір өндіріп алушыға төленген сома көрсетіледі), және алушының деректері (жеке тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты немесе заңды тұлғаның атауы)	Төленбеген соманың қалдығы	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Іс қағаздарды жүргізу қағидаларына 5-қосымша

Нысан

Тіркеу мөртабаны

20 мм

Жеке сот орындаушысы тегі, аты-жөні

Күні

Индексі

45 мм Іс қағаздарды жүргізу қағидаларына 6-қосымша

Нысан

_________________________ "Бекітемін"

(жеке сот орындаушысының ______________________________

Т.А.Ә.,лицензиясының күні (жеке сот орындаушысының Т.А.Ә.) қолы мен нөмірі,) қолы

күні

Акт

Күні ______________________ _______________ қала

____________________________________

(жасалған орны)

Құжаттар мен істерді жоюға бөлу туралы

Негіздеме:_____________________№______________ бұйрық (күні)

_______________________ (лауазымы, Т.А.Ә.) сараптамалық

комиссиясы жасады

Комиссия төрағасы: ________________________ (лауазымы, Т.А.Ә.)

Комиссия мүшелері: ________________________ (лауазымы, Т.А.Ә.)

Қатысқандар: ______________________________ (лауазымы, Т.А.Ә.)

Комиссия ______________________________ (тізбенің атауы) тізбесін басшылыққа ала отырып, ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнін жоғалтқан ретінде мынадай құжаттар мен істерді іріктеп алды.

__________________________________(қызметінде одан әрі сақтауға жатпайтын құжаттар жиналып қалған жеке сот орындаушысы кеңсесінің атауы, жеке практикамен айналысатын жеке сот орындаушысының Т.А.Ә.)

Р/с №	Құжаттар мен істердің жылы	Құжаттар мен істердің тақырыптары, номенклатура бойынша істер индексі, тізімдемелер	Түсіндірулер	Құжаттар мен істердің саны (том)	Тізбе ойынша баптар нөмірі
1	2	3	4	5	6

Барлық іс __________________________ (цифрлармен және жазумен)

Комиссия төрағасы: ____________________ (Т.А.Ә.) _______________ қолы

Комиссия мүшелері:________________________________(Т.А.Ә.)

Құжаттар ұсақталып, өртеу жолымен жойылды.

Сараптама комиссиясының төрағасы ______________ (қолы,күні)