Об утверждении Положения о Государственном учреждении "Управление архивов и документации города Астаны"

Постановление акимата города Астаны от 20 января 2015 года № 193-84. Зарегистрировано Департаментом юстиции города Астаны 20 февраля 2015 года № 880. Утратило силу постановлением акимата города Астаны от 18 сентября 2015 года № 105-1643

Сноска. Утратило силу постановлением акимата города Астаны от 18.09.2015 № 105-1643 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии со статьей 3 Закона Республики Казахстан от 24 марта 1998 года «О нормативных правовых актах» и статьей 37 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», акимат города Астаны ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Положение о Государственном учреждении «Управление архивов и документации города Астаны» согласно приложению.
2. Руководителю Государственного учреждения «Управление архивов и документации города Астаны» произвести государственную регистрацию настоящего постановления в органах юстиции с последующим опубликованием в официальных и периодических печатных изданиях, а также на интернет-ресурсе, определяемом Правительством Республики Казахстан, и на интернет-ресурсе акимата города Астаны.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата акима города Астаны Мамытбекова Е.К.
4. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня его первого официального опубликования.

Аким А. Джаксыбеков

Приложение
к постановлению акимата
города Астаны
от 20 января 2015 года № 193-84

Положение
о Государственном учреждении
«Управление архивов и документации города Астаны»

1. Общие положения

1. Государственное учреждение «Управление архивов и документации города Астаны» (далее – Управление) является государственным органом Республики Казахстан, осуществляющим руководство в сфере архивного дела и делопроизводства на территории города Астаны.
2. Управление не имеет ведомств.
3. Управление осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией и законами Республики Казахстан, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.
4. Управление является юридическим лицом в организационно-правовой форме государственного учреждения, имеет печати и штампы со своим наименованием на государственном языке, бланки установленного образца, в соответствии с законодательством Республики Казахстан счета в органах казначейства.
5. Управление вступает в гражданско-правовые отношения от собственного имени.
6. Управление имеет право выступать стороной гражданско-правовых отношений от имени государства, если оно уполномочено на это в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
7. Управление по вопросам своей компетенции в установленном законодательством Республики Казахстан порядке принимает решения, оформляемые приказами руководителя Управления и другими актами, предусмотренными законодательством Республики Казахстан.
8. Структура и лимит штатной численности Управления утверждаются в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
9. Местонахождение Управления: Республика Казахстан, 010000, город Астана, район «Сарыарка», улица Бейбітшілік, № 11.
10. Полное наименование государственного органа – Государственное учреждение «Управление архивов и документации города Астаны».
11. Настоящее Положение является учредительным документом Управления.
12. Финансирование деятельности Управления осуществляется из местного бюджета.
13. Управлению запрещается вступать в договорные отношения с субъектами предпринимательства на предмет выполнения обязанностей, являющихся функциями Управления.
Если Управлению законодательными актами Республики Казахстан предоставлено право осуществлять приносящую доходы деятельность, то доходы, полученные от такой деятельности, направляются в доход государственного бюджета.

2. Миссия, основные задачи, функции, права и обязанности Управления

14. Миссия Управления: сохранение, использование и защита документальных памятников истории и культуры, осуществление руководства в сфере архивного дела и документации на территории города Астаны, несение ответственности за состояние и развитие архивного дела в органах государственной власти, учреждениях, организациях, предприятиях независимо от организационно-правовых форм собственности, а также ведение документами Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Фонд), образующимися и хранящимися на территории города Астаны.
15. Задачи:
1) реализация единой государственной политики в архивном деле и документообразовании на территории города Астаны;
2) организация хранения, комплектования и использования документов Фонда, находящихся на территории города Астаны;
3) ведение государственного учета и обеспечение сохранности документов Фонда, находящихся на территории города Астаны;
4) защита документальных памятников истории и культуры на территории города Астаны, их хранение и использование;
5) организация экспертизы научной и практической ценности документов, образующихся на территории города Астаны;
6) формирование базы данных по документам Фонда, находящихся на территории города Астаны;
7) организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства, ведомственным хранением документов, находящихся на территории города Астаны;
8) контроль и координация деятельности Государственного учреждения «Государственный архив города Астаны» (далее – Госархив);
9) осуществление полномочий рабочих органов Городской экспертно- проверочной комиссии и Городской секретной экспертно-проверочной комиссии;
10) контроль исполнения запросов и обращений физических и юридических лиц;
11) контроль и организация обеспечения оказания государственной услуги «Выдача архивных справок»;
12) комплектование фондов Госархива;
13) определение состава источников формирования и пополнения Фонда, передающих документы на хранение в Госархив;
14) осуществление в пределах своей компетенции по согласованию с уполномоченным органом государственного контроля за сохранностью документов, отнесенных к составу Фонда и хранящихся в частных архивах, а также за соблюдением законодательства Республики Казахстан по архивному делу и документации на территории города Астаны;
15) методическое, информационное и консультативное обеспечение владельцев архивов, архивных фондов и коллекций по вопросам совершенствования архивного дела и ведения документации;
16) участие в научно-исследовательской работе в области архивоведения, документоведения и археографии;
17) разработка в пределах своей компетенции рекомендаций и методических пособий по вопросам архивоведения, документоведения, археографии;
18) изучение и распространение передового опыта архивных учреждений города Астаны, ведомственных архивов и служб управления документацией;
19) организация и проведение научно-практических конференций, совещаний, семинаров, выставок по архивному делу и ведению документации;
20) развитие международного сотрудничества в сфере архивного дела и ведения документации со странами дальнего и ближнего зарубежья;
21) обеспечение развития материально-технической базы Госархива;
22) контроль за состоянием работы с обращениями граждан в Госархиве;
23) соблюдение норм антикоррупционного законодательства Республики Казахстан;
24) реализация гендерной и семейно-демографической политики;
25) соблюдение норм гендерного баланса при принятии на работу и продвижении сотрудников;
26) иные задачи в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
16. Функции:
1) осуществление организационных мер по комплектованию и хранению документов Фонда, находящихся на территории города Астаны, обеспечение соблюдения установленного порядка передачи документов в Госархив и пополнения его документальными памятниками истории и культуры, находящимися в собственности организаций негосударственных структур и граждан;
2) ведение государственного централизованного учета документов Фонда, хранящихся в Госархиве и ведомственных архивах, осуществление государственного контроля за сохранностью и использованием документов Фонда по личному составу ликвидированных юридических лиц;
3) инициирование мер по государственной экспертизе ценности архивных документов для решения вопроса об их дальнейшем хранении в архивах или возможной утилизации;
4) организация деятельности Городской экспертно-проверочной комиссии;
5) организация деятельности Городской секретной экспертно-проверочной комиссии;
6) разработка и утверждение в пределах своей компетенции нормативных документов и методических пособий по вопросам архивного дела, документирования и управления документацией;
7) согласование Правил документирования и управления документацией государственных учреждений и организаций независимо от форм собственности, положений об экспертной комиссии и ведомственном архиве, а также номенклатуры дел и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения;
8) внесение предложений по совершенствованию деятельности и структуры Госархива;
9) закрепление за Госархивом имущества;
10) утверждение индивидуального плана финансирования Госархива;
11) осуществление контроля за сохранностью имущества Госархива;
12) утверждение Устава Госархива, внесение в него изменений и дополнений;
13) определение прав, обязанностей и ответственности руководителя Госархива, оснований освобождения его от занимаемой должности;
14) утверждение структуры и предельной штатной численности Госархива;
15) назначение на должность и освобождение от должности заместителя (заместителей) руководителя Госархива по его представлению;
16) утверждение годовой финансовой отчетности Госархива;
17) внедрение в практику работы Госархива наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, использования, охраны документов и документальных памятников;
18) проведение мероприятий по созданию страхового фонда копий документов Фонда в Госархиве;
19) внедрение современных технологий, в том числе автоматизированных информационно-поисковых систем и базы данных, а также совершенствование действующих систем архивных справочников для обеспечения поиска информации по документам Фонда, хранящимся в Госархиве;
20) организация работы в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 декабря 2011 года № 1583, и Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 26 декабря 2011 года № 1604;
21) координация деятельности ведомственных архивов и служб управления документацией учреждений и ведомств, организаций и предприятий города Астаны, в пределах своей компетенции оказание методической помощи государственным организациям, негосударственным структурам и гражданам;
22) регулирование процесса отбора и передачи архивных документов Фонда на постоянное хранение в Госархив;
23) публикация и использование документов, хранящихся в Госархиве, информирование о документах Госархива по актуальной тематике для использования в образовательных, научных и социально-культурных целях;
24) организация популяризации документальных памятников и иных особо ценных документов, находящихся в фондах Госархива;
25) осуществление контроля за внедрением и функционированием систем электронного документооборота и электронных архивов;
26) участие в разработке, согласовании и реализации второго этапа автоматизированной информационной системы «Электронный архив акимата»;
27) обеспечение доступа физических и юридических лиц к информации и своду (каталогу) данных о составе и содержании документов Фонда;
28) проведение мероприятий по отнесению архивных фондов, архивных коллекций к объектам историко-культурного наследия Республики Казахстан, разработка предложений о включении их в списки памятников истории и культуры;
29) изучение международного опыта и сотрудничество с иностранными юридическими и физическими лицами по вопросам архивной деятельности;
30) осуществление иных функций, возложенных на Управление в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
17. Права и обязанности:
1) осуществлять контроль за соблюдением законодательства Республики Казахстан в области архивного дела и документации на территории города Астаны;
2) получать от органов управления, организаций независимо от форм собственности, необходимые материалы о работе ведомственных архивов и служб управления документацией, о состоянии документов Фонда и документальных памятников истории и культуры, взятых на государственный учет и находящихся у них на хранении;
3) в пределах своей компетенции, определенной настоящим Положением, издавать приказы, давать указания, обязательные для исполнения всеми подведомственными архивными учреждениями, а по вопросам функционирования Фонда и регулирования архивного дела и документообразования – обязательные для исполнения всеми учреждениями, организациями и предприятиями города независимо от форм собственности, и проверять их исполнение;
4) рассматривать и утверждать (согласовывать) в пределах своей компетенции ведомственные нормативные и методические документы, а также учебные планы и программы повышения квалификации работников ведомственных архивов и служб управления документацией;
5) заслушивать представителей организаций города Астаны по вопросам работы ведомственных архивов и служб управления документацией;
6) применять в пределах своей компетенции определенные законодательством Республики Казахстан меры воздействия вплоть до подготовки к передаче в судебные инстанции материалов о привлечении к ответственности должностных лиц и граждан, допустивших нарушения действующего законодательства Республики Казахстан об охране и использовании документов Фонда и документальных памятников истории и культуры, находящихся в городе Астане;
7) осуществлять полномочия рабочих органов Городской экспертно-проверочной комиссии и Городской секретной экспертно-проверочной комиссии;
8) осуществлять контроль за деятельностью Госархива;
9) созывать в установленном порядке конференции, совещания, семинары по вопросам архивного дела и управления документацией, охраны и использования документов Фонда, документальных памятников истории и культуры;
10) привлекать для консультаций, изучения и решения проблем в области архивного дела и документообразования, а также для участия в работе служб государственной экспертизы ценности документов ученых, специалистов и экспертов на контрактной основе, а также на основе сотрудничества с вузами и научно-исследовательскими организациями;
11) запрашивать и получать от государственных органов и иных организаций необходимые сведения о работе архивов и состоянии делопроизводства;
12) выступать в качестве истца или ответчика в судебных разбирательствах.

3. Организация деятельности Управления

18. Руководство Управлением осуществляется руководителем, который несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и осуществление им своих функций.
19. Руководитель Управления назначается и освобождается от занимаемой должности распоряжением акима города Астаны.
20. Руководитель Управления имеет руководителей отделов, которые назначаются и освобождаются от занимаемых должностей в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
21. Полномочия руководителя Управления:
1) организует и осуществляет руководство работой Управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и функций;
2) в пределах своей компетенции представляет Управление в государственных органах и организациях в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан;
3) определяет обязанности и устанавливает степень ответственности руководителей отделов Управления;
4) в пределах своей компетенции издает приказы, обязательные для исполнения сотрудниками Управления;
5) назначает на должность и освобождает от должности сотрудников Управления;
6) принимает решения по другим вопросам, отнесенным к его компетенции;
7) несет ответственность за соблюдение антикоррупционного законодательства Республики Казахстан.
Исполнение полномочий руководителя Управления в период его отсутствия осуществляется лицом, его замещающим, в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
22. Руководитель Управления определяет полномочия руководителей отделов в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

4. Имущество Управления

23. Управление может иметь на праве оперативного управления обособленное имущество в случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.
Имущество Управления формируется за счет имущества, переданного ему собственником, а также имущества (включая денежные доходы), приобретенного в результате собственной деятельности и иных источников, не запрещенных законодательством Республики Казахстан.
24. Имущество, закрепленное за Управлением, относится к коммунальной собственности.
25. Управление не вправе самостоятельно отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним имуществом и имуществом, приобретенным за счет средств, выданных ему по плану финансирования, если иное не установлено законодательством.

5. Реорганизация и упразднение Управления

26. Реорганизация и упразднение Управления осуществляются в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
В случае реорганизации или ликвидации Управления перераспределение имущества производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
В ведении Управления находится Государственное учреждение «Государственный архив города Астаны».

"Астана қаласының Мұрағаттар және құжаттамалар басқармасы" мемлекеттік мекемесі туралы ережені бекіту туралы

Астана қаласы әкімдігінің 2015 жылғы 20 қаңтардағы № 193-84 қаулысы. Астана қаласының Әділет департаментінде 2015 жылы 20 ақпанда № 880 болып тіркелді. Күші жойылды - Астана қаласы әкімдігінің 2015 жылғы 18 қыркүйектегі № 105-1643 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - Астана қаласы әкімдігінің 18.09.2015 № 105-1643 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

«Нормативтік құқықтық актілер туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 24 наурыздағы Заңының 3-бабына және «Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару туралы» Қазақстан Республикасының 2001 жылғы 23 қаңтардағы Заңының 37-бабына сәйкес Астана қаласының әкімдігі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:
1. «Астана қаласының Мұрағаттар және құжаттамалар басқармасы» мемлекеттік мекемесі туралы ереже қосымшаға сәйкес бекітілсін.
2. «Астана қаласының Мұрағаттар және құжаттамалар басқармасы» мемлекеттік мекемесінің басшысы осы қаулыны ресми және мерзімді баспа басылымдарында, сондай-ақ Қазақстан Республикасының Үкіметімен анықталған интернет-ресурста және Астана қаласы әкімдігінің интернет-ресурсында кейінгі жариялаумен әділет органдарында мемлекеттік тіркеуді қамтамасыз етсін.
3. Осы қаулының орындалуын бақылау Астана қаласы әкімі аппаратының басшысы Е.Қ. Мамытбековке жүктелсін.
4. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланған күннен бастап он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Әкім Ә. Жақсыбеков

Астана қаласы әкімдігінің
2015 жылғы 20 қаңтардағы
№ 193-84 қаулысына
қосымша

«Астана қаласының Мұрағаттар және құжаттамалар
басқармасы» мемлекеттік мекемесі туралы ереже 1. Жалпы ережелер

1. «Астана қаласының Мұрағаттар және құжаттамалар басқармасы» мемлекеттік мекемесі (бұдан әрі - Басқарма) Астана қаласының аумағында мұрағат ісі және ісжүргізу саласында басшылықты жүзеге асыратын Қазақстан Республикасының мемлекеттік органы болып табылады.
2. Басқарманың ведомстволары жоқ.
3. Қазақстан Республикасының Конституциясына және заңдарына, Қазақстан Республикасының Президенті мен Үкіметінің актілеріне, өзге де нормативтік құқықтық актілерге, сондай-ақ осы Ережеге сәйкес жүзеге асырады.
4. Басқарма мемлекеттік мекеменің ұйымдық-құқықтық нысанындағы заңды тұлға болып табылады, мемлекеттік тілде өз атауы бар мөрі және мөртаңбалары, белгіленген үлгідегі бланкілері, Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес казынашылық органдарында шоттары болады.
5. Басқарма азаматтық-құқықтық қатынастарға өз атынан түседі.
6. Басқарма егер Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес осыған уәкілеттік берілген болса, мемлекеттің атынан азаматтық-құқықтық қатынастардың тарапы болуға құқығы бар.
7. Басқарма өз құзыретінің мәселелері бойынша Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен Басқарма басшысының бұйрықтарымен және Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген басқа да актілермен ресімделетін шешімдер қабылдайды.
8. Басқарманың құрылымы мен штат санының лимиті қолданыстағы Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес бекітіледі.
9. Баскарманың орналасқан жері: Қазақстан Республикасы, 010000, Астана қаласы, «Сарыарқа» ауданы, Бейбітшілік көшесі, № 11.
10. Мемлекеттік органның толық атауы – «Астана қаласының Мұрағаттар және құжаттамалар басқармасы» мемлекеттік мекемесі.
11. Осы Ереже Басқарманың құрылтай құжаты болып табылады.
12. Басқарманың қызметін қаржыландыру жергілікті бюджеттен жүзеге асырылады.
13. Басқармаға кәсіпкерлік субъектілерімен Басқарманың функциялары болып табылатын міндеттерді орындау тұрғысында шарттық қатынастарға түсуге тыйым салынады.
Егер Басқармаға Қазақстан Республиксы заңнамалық актілермен кірістер әкелетін қызметті жүзеге асыру құқығы берілсе, онда осындай қызметтен алынған кірістер республикалық бюджеттің кірісіне жіберіледі.

2. Басқарманың миссиясы, негізгі міндеттері, функциялары,
құқықтары мен міндеттері

14. Басқарманың миссиясы: Астана қаласының аумағындағы тарих және мәдениеттің деректі ескерткіштерін сақтау, пайдалану және қорғау, Астана қаласының аумағында мұрағат ісі мен кұжаттама саласында басшылықты жүзеге асыратын, мемлекеттік билік органдарында, ұйымдық-құқықтық меншігінің түрлеріне қарамастан мекемелерде, ұйымдарда, кәсіпорындарда мұрағат ісінің жай-күйі мен дамуына жауапты, соңдай-ақ Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының (бұдан әрі - Қор) Астана қаласының аумағында қалыптасатын және сақталатын кұжаттарын басқарады.
15. Міндеттері:
1) Астана қаласының аумағында мұрағат ісі мен құжат жасауда бірыңғай мемлекеттік саясатты іске асыру;
2) Астана қаласының аумағындағы Қор құжаттарын сақтау, жинақтау мен пайдалануды ұйымдастыру;
3) Астана қаласының аумағындағы Қор құжаттарынының мемлекеттік есебін жүргізу және сақталуын қамтамасыз ету;
4) Астана қаласының аумағындағы тарих және мәдениеттің деректі ескерткіштерін қорғау, сақтау мен пайдалану;
5) Астана қаласының аумағында пайда болатын құжаттардың ғылыми және іс-тәжірибелік құндылығын сараптауды ұйымдастыру;
6) Астана қаласының аумағындағы Қор құжаттары бойынша дерекқор құру;
7) ұйымдық-әдістемелік басшылық ету және іс жүргізу жай-күйін, Астана қаласының аумағындағы құжаттардың ведомстволық сақталуын бақылау;
8) «Астана қаласының Мемлекеттік мұрағаты» мемлекеттік мекемесінің (бұдан әрі - Мемлекеттік мұрағат) қызметін бақылау мен үйлестіру;
9) Қалалық сараптау – тексеру комиссиясы және Қалалық құпия сараптау-тексеру комиссиясы жұмыс органдарының өкілеттіктерін жүзеге асыру;
10) жеке және заңды тұлғалардың сауалдары мен өтініштерінің орындалуын бақылау;
11) «Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік қызметінің көрсетілуін қамтамасыз етуді бақылау мен ұйымдастыру;
12) Мемлекеттік мұрағат қорларын құру;
13) Мемлекеттік мұрағатқа құжаттарды сақтауға тапсыратын Қорды құру мен толықтыру көздерінің құрамын белгілеу;
14) өз құзыреті шегінде уәкілетті органмен келісім бойынша Қор құрамына жатқызылған және жеке меншік мұрағаттарда сақталудағы құжаттардың сақталуына, сондай-ақ Астана қаласының аумағында мұрағат ісі мен құжаттама бойынша Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуына мемлекеттік бақылауды жүзеге асыру;
15) мұрағат ісі мен құжаттама жүргізуді жетілдіру мәселелері бойынша мұрағаттардың, мұрағат қорлары мен топтамалар иелерін әдістемелік, ақпараттық және консультациялық қамтамасыз ету;
16) мұрағаттану, құжаттану және археография саласындағы ғылыми-зерттеу жұмыстарына қатысу;
17) өз құзыреті шегінде мұрағаттану, құжаттану және археография мәселелері бойынша ұсынымдар мен әдістемелік құралдар әзірлеу;
18) Астана қаласы мұрағат мекемелерінің, ведомстволық мұрағаттар мен құжаттама басқару қызметтерінің озық тәжірибесін зерделеу мен тарату;
19) мұрағат ісі мен құжаттама жүргізу бойынша ғылыми - іс-тәжірибелік конференциялар, мәжілістер, семинарлар, көрмелер ұйымдастыру мен өткізу;
20) мұрағат ісі мен құжаттама жүргізу саласында алыс және таяу шетелдермен халықаралық ынтымақтастықты дамыту;
21) Мемлекеттік мұрағаттың материалдық-техникалық базасын дамытуды қамтамасыз ету;
22) Мемлекеттік мұрағаттағы азаматтардың өтініштерімен жұмыстың жай-күйін бақылау;
23) Қазақстан Республикасының сыбайлас жемқорлыққа қарсы күрес заңнамасының нормаларын сақтау;
24) гендерлік және отбасылық-демографиялық саясаты іске асыру;
25) қызметкерлерді жұмысқа қабылдау және олардың қызметі өсуі кезінде гендерлік теңдік нормаларын сақтау;
26) Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес өзге де міндеттер.
16. Функциялары:
1) Астана қаласының аумағындағы Қор құжаттарын жинақтау мен сақтау жөнінде ұйымдық шараларды жүзеге асыру, Мемлекеттік мұрағатқа құжаттарды тапсырудың белгіленген тәртібін сақтауды қамтамасыз ету және оны мемлекеттік емес құрылымдардың ұйымдары мен азаматтардың меншігіндегі тарих және мәдениеттің деректі ескерткіштерімен толықтыру;
2) Мемлекеттік мұрағат пен ведомстволық мұрағаттардағы Қор құжаттарының мемлекеттік орталықтандырылған есебін жүргізу, Қордың таратылған заңды тұлғалардың жеке құрамы бойынша құжаттарының сақталуы мен пайдаланылуын мемлекеттік бақылауды жүзеге асыру;
3) мұрағаттық құжаттардың одан әрі мұрағаттарда сақталуы немесе ықтимал жойылуы мәселесін шешу үшін олардың құндылығын мемлекеттік сараптау жөнінде шара қабылдауды бастамашылық ету;
4) Қалалық сараптау-тексеру комиссиясының қызметін ұйымдастыру;
5) Қалалық құпия сараптау-тексеру комиссисының қызметін ұйымдастыру;
6) өз құзыреті шегінде мұрағат ісі, құжаттама жасау және құжаттаманы басқару мәселелері бойынша нормативтік құжаттар мен әдістемелік құралдарды әзірлеу мен бекіту;
7) Мемлекеттік мекемелердің және меншік нысанына қарамастан ұйымдардың құжаттама жасау мен құжаттаманы басқару ережесін, Сараптау комиссиясы және ведомстволық мұрағат туралы ережелерді, сондай-ақ істер номенклатурасы мен құжаттардың сақталу мерзімдерін көрсетумен олардың ведомстволық тізбелерін келісу;
8) Мемлекеттік мұрағаттың қызметі мен құрылымын жетілдіру жөнінде ұсыныстар енгізу;
9) Мемлекеттік мұрағатқа мүлікті бекітеді;
10) Мемлекеттік мұрағатты қаржыландырудың жеке жоспарын бекіту;
11) Мемлекеттік мұрағат мүлкінің сақталуын бақылауды жүзеге асыру;
12) Мемлекеттік мұрағаттың Жарғысын бекіту, оған өзгерістер мен толықтырулар енгізу;
13) Мемлекеттік мұрағат басшысының құқықтарын, міндеттері мен жауапкершілігін, оны атқарып отырған лауазымынан босату негіздерін белгілеу;
14) Мемлекеттік мұрағаттың құрылымын және штатының шекті санын бекіту;
15) Мемлекеттік мұрағат басшысының ұсынымы бойынша оның орынбасарын (орынбасарларын) қызметке тағайындау және қызметтен босату;
16) Мемлекеттік мұрағаттың жылдық қаржылық есептілігін бекіту;
17) Мемлекеттік мұрағат жұмысының іс-тәжірибесіне құжаттар мен деректі құжаттарды сақтау, қалпына келтіру, консервациялау, пайдалану, қорғаудың ең оңтайлы жүйелері мен әдістерін енгізу;
18) Мемлекеттік мұрағатта Қор құжаттары көшірмелерінің сақтандыру қорын жасау жөнінде іс-шаралар өткізу;
19) қазіргі заманғы технологияларды, соның ішінде автоматтандырылған ақпараттық-іздестіру жүйелері мен дерекқорды енгізу, сондай-ақ Мемлекеттік мұрағаттағы Қор құжаттары бойынша ақпараты іздестіруді қамтамасыз ету үшін мұрағаттық анықтамалықтардың қолданыстағы жүйелерін жетілдіру;
20) Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 22 желтоқсандағы № 1583 қаулысымен бекітілген Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларына және Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 26 желтоқсандағы № 1604 қаулысымен бекітілген Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларына сәйкес жұмысты ұйымдастыру;
21) Астана қаласының мекемелері мен ведомстволарының, ұйымдары мен кәсіпорындарының ведомстволық мұрағаттарының және құжаттаманы басқару қызметтерінің жұмысын үйлестіру, өз құзыреті шегінде мемлекеттік ұйымдарға, мемлекеттік емес құрылымдарға және азаматтарға әдістемелік көмек көрсету;
22) Мемлекеттік мұрағатқа Қордың мұрағаттық құжаттарын тұрақты сақтауға беру үшін іріктеу мен беру үдерісін реттеу;
23) Мемлекеттік мұрағатта сақталудағы құжаттарды жариялау мен пайдалану, білім беру, ғылыми және әлеуметттік-мәдени мақсатта пайдалану үшін өзекті тақырыптар бойынша Мемлекеттік мұрағаттағы құжаттар туралы ақпарат беру;
24) деректі ескерткіштер мен өзге де ерекше бағалы құжаттарды жариялауды ұйымдастыру;
25) электрондық құжатайналым мен электрондық мұрағаттар жүйелерін енгізу мен олардың жұмыс істеуін бақылауды жүзеге асыру;
26) «Әкімдіктің электрондық мұрағаты» автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің екінші кезеңін әзірлеуге, келісу мен іске асыруға қатысу;
27) Қор құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы ақпаратқа және деректер жиынтығына (каталогқа) жеке және заңды тұлғалардың қол жеткізуін қамтамасыз ету;
28) мұрағат қорларын, мұрағаттық топтамаларды Қазақстан Республикасы тарихи-мәдени мұрасының объектілеріне жатқызу жөнінде іс-шаралар өткізу, оларды тарих және мәдениет ескерткіштерінің тізіміне қосу туралы ұсыныстар дайындау;
29) халықаралық іс-тәжірибені зерделеу және мұрағат қызметінің мәселелері бойынша шетелдік заңды және жеке тұлғалармен өзара жұмыс істеу;
30) Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес Басқармаға жүктелген өзге де функцияларды жүзеге асыру.
17. Құқықтары мен міндеттері:
1) Астана қаласының аумағында Қазақстан Республикасының мұрағат ісі мен құжаттама саласындағы заңнамасының сақталуын бақылауды жүзеге асыру;
2) басқару органдарынан, меншік нысанына қарамастан ұйымдардан ведомстволық мұрағаттар мен құжаттаманы басқару қызметтерінің жұмысы, мемлекеттік есепке алынған және олардың сақталуындағы Қор құжаттары мен тарих және мәдениеттің деректі ескерткіштерінің жай-күйі туралы қажетті материалдарды алу;
3) осы Ережеде белгіленген өз құзыреті шегінде барлық ведомстволық бағынысты мұрағат мекемелері үшін орындауға міндетті, ал Қор жұмыс істеуі және мұрағат ісі мен құжат жасауды реттеу мәселелері бойынша - меншік нысанына қарамастан қаладағы барлық мекемелер, ұйымдар мен кәсіпорындар үшін орындауға міндетті бұйрықтар шығару, нұсқаулар беру және олардың орындалуын тексеру;
4) өз құзыреті шегінде ведомстволық нормативтік және әдістемелік құжаттарды, сондай-ақ ведомстволық мұрағаттар мен құжаттаманы басқару қызметтері жұмысшыларының біліктілігін көтерудің оқу жоспарлары мен бағдарламаларын қарау және бекіту (келісу);
5) ведомстволық мұрағаттар мен құжаттаманы басқару кызметтерінің жұмысы мәселелері бойынша Астана қаласы ұйымдарының өкілдерін тыңдау;
6) өз құзыреті шегінде Астана қаласындағы Қор құжаттарын және тарих пен мәдениеттің деректі ескерткіштерін қорғау мен пайдалану туралы Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасын бұзуға жол берген лауазымды тұлғалар мен азаматтарды жауапкершілікке тарту туралы материалдарды сот сатыларына беруге дайындауды қоса алғанда, Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген шараларды қолдану;
7) Қалалық сараптау-тексеру комиссиясы және Қалалық құпия сараптау-тексеру комиссиясы жұмыс органдарының өкілеттіктерін жүзеге асыру;
8) Мемлекеттік мұрағаттың қызметін бақылауды жүзеге асыру;
9) белгіленген тәртіппен мұрағат ісі мен құжаттаманы басқару, Қор құжаттарын, тарих пен мәдениеттің деректі ескерткіштерін қорғау және пайдалану мәселелері бойынша конференциялар, мәжілістер, семинарлар өткізуді ұйымдастыру;
10) консультациялар беру, мұрағат ісі мен құжат жасау саласындағы мәселелерді зерделеу мен шешу үшін, сондай-ақ құжаттардың құндылығына мемлекеттік сараптама жүргізетін қызметтердің жұмысына қатысу үшін келісім-шарт негізінде, сондай-ақ жоғарғы оқу орындары мен ғылыми-зерттеу ұйымдарымен ынтымақтастық негізінде ғалымдарды, мамандар мен сарапшыларды тарту;
11) мемлекеттік органдардан және өзге де ұйымдардан мұрағаттар жұмысы және іс жүргізу жай-күйі туралы қажетті мәліметті сұрау мен алу;
12) сот қарауында талапкер немесе жауапкер ретінде әрекет ету.

3. Басқарманың кызметін ұйымдастыру

18. Басқармаға басшылықты Басқармаға жүктелген міндеттердің орындалуына және оның функцияларын жүзеге асыруға дербес жауапты болатын басшы жүзеге асырады.
19. Басқарма басшысын Астана қаласының әкімі өкімімен қызметке тағайындалады және қызметтен босатады.
20. Басқарма басшысының Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес қызметке тағайындалатын және қызметтен босатылатын бөлім басшылары болады.
21. Басқарма басшысының өкілеттігі:
1) Басқарма жұмысын басқаруды ұйымдастырады және жүзеге асырады, Басқармаға жүктелген міндеттер мен функциялардың орындалуына дербес жауап береді;
2) өз құзыреті шегінде мемлекеттік органдар мен ұйымдарда Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына сәйкес Басқарма мүддесін білдіреді;
3) Басқарма бөлімдері басшыларының міндеттерін белгілейді және жауапкершілік дәрежесін айқындайды;
4) өз құзыреті шегінде Басқарма кызметкерлері үшін орындауға міндетті бұйрықтар шығарады;
5) Басқарма қызметкерлерін қызметке тағайындайды және қызметтен босатады;
6) оның құзыретіне жатқызылған басқа да мәселелер бойынша шешімдер қабылдайды;
7) Қазақстан Республикасының сыбайлас жемқорлыққа қарсы заңнамасының сақталуына жауап береді.
Басқарма басшысы болмаған кезеңде оның өкілеттіктерін Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына сәйкес оны алмастыратын тұлға орындайды.
22. Басқарма басшысы бөлім басшыларының өкілеттіктерін Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына сәйкес белгілейді.

4. Басқарманың мүлкі

23. Басқарма Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген жағдайларда жедел басқару құқығында оқшауланған мүлкі болуы мүмкін.
Басқарма мүлкі оған меншік иесі берген мүлік, сондай-ақ өз қызметі нәтижесінде сатып алынған мүлік (ақшалай кірістерді қоса алғанда) және Қазақстан Республикасының заңнамасында тыйым салынбаған өзге де көздер есебінен қалыптастырылады.
24. Басқармаға бекітілген мүлік коммуналдық меншікке жатады.
25. Егер Қазақстан Республикасының заңнамасында өзгеше көзделмесе, Басқарманың оған бекітілген мүлікті және қаржыландыру жоспары бойынша бөлінген қаражат есебінен сатып алынған мүлікті өз бетімен иеліктен шығаруға немесе оған өзгедей тәсілмен билік етуге құқығы жоқ.

5. Басқарманы қайта ұйымдастыру және қысқарту

26. Басқарманы қайта ұйымдастыру және қысқарту Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.
Басқарманы қайта ұйымдастыру немесе қысқарту жағдайында мүлікті қайта бөлу Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүргізіледі.
Басқарма қарамағында «Астана қаласының Мемлекеттік мұрағаты» мемлекеттік мекемесі бар.