Сноска. Утратило силу постановлением акимата города Астаны от 18.09.2015 № 105-1643 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
В соответствии со статьей 3 Закона Республики Казахстан от 24 марта 1998 года «О нормативных правовых актах» и статьей 37 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», акимат города Астаны ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Положение о Государственном учреждении «Управление архивов и документации города Астаны» согласно приложению.
2. Руководителю Государственного учреждения «Управление архивов и документации города Астаны» произвести государственную регистрацию настоящего постановления в органах юстиции с последующим опубликованием в официальных и периодических печатных изданиях, а также на интернет-ресурсе, определяемом Правительством Республики Казахстан, и на интернет-ресурсе акимата города Астаны.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата акима города Астаны Мамытбекова Е.К.
4. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня его первого официального опубликования.
Аким А. Джаксыбеков
Приложение
к постановлению акимата
города Астаны
от 20 января 2015 года № 193-84
Положение
о Государственном учреждении
«Управление архивов и документации города Астаны»
1. Общие положения
1. Государственное учреждение «Управление архивов и документации города Астаны» (далее – Управление) является государственным органом Республики Казахстан, осуществляющим руководство в сфере архивного дела и делопроизводства на территории города Астаны.
2. Управление не имеет ведомств.
3. Управление осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией и законами Республики Казахстан, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.
4. Управление является юридическим лицом в организационно-правовой форме государственного учреждения, имеет печати и штампы со своим наименованием на государственном языке, бланки установленного образца, в соответствии с законодательством Республики Казахстан счета в органах казначейства.
5. Управление вступает в гражданско-правовые отношения от собственного имени.
6. Управление имеет право выступать стороной гражданско-правовых отношений от имени государства, если оно уполномочено на это в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
7. Управление по вопросам своей компетенции в установленном законодательством Республики Казахстан порядке принимает решения, оформляемые приказами руководителя Управления и другими актами, предусмотренными законодательством Республики Казахстан.
8. Структура и лимит штатной численности Управления утверждаются в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
9. Местонахождение Управления: Республика Казахстан, 010000, город Астана, район «Сарыарка», улица Бейбітшілік, № 11.
10. Полное наименование государственного органа – Государственное учреждение «Управление архивов и документации города Астаны».
11. Настоящее Положение является учредительным документом Управления.
12. Финансирование деятельности Управления осуществляется из местного бюджета.
13. Управлению запрещается вступать в договорные отношения с субъектами предпринимательства на предмет выполнения обязанностей, являющихся функциями Управления.
Если Управлению законодательными актами Республики Казахстан предоставлено право осуществлять приносящую доходы деятельность, то доходы, полученные от такой деятельности, направляются в доход государственного бюджета.
2. Миссия, основные задачи, функции, права и обязанности Управления
14. Миссия Управления: сохранение, использование и защита документальных памятников истории и культуры, осуществление руководства в сфере архивного дела и документации на территории города Астаны, несение ответственности за состояние и развитие архивного дела в органах государственной власти, учреждениях, организациях, предприятиях независимо от организационно-правовых форм собственности, а также ведение документами Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Фонд), образующимися и хранящимися на территории города Астаны.
15. Задачи:
1) реализация единой государственной политики в архивном деле и документообразовании на территории города Астаны;
2) организация хранения, комплектования и использования документов Фонда, находящихся на территории города Астаны;
3) ведение государственного учета и обеспечение сохранности документов Фонда, находящихся на территории города Астаны;
4) защита документальных памятников истории и культуры на территории города Астаны, их хранение и использование;
5) организация экспертизы научной и практической ценности документов, образующихся на территории города Астаны;
6) формирование базы данных по документам Фонда, находящихся на территории города Астаны;
7) организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства, ведомственным хранением документов, находящихся на территории города Астаны;
8) контроль и координация деятельности Государственного учреждения «Государственный архив города Астаны» (далее – Госархив);
9) осуществление полномочий рабочих органов Городской экспертно- проверочной комиссии и Городской секретной экспертно-проверочной комиссии;
10) контроль исполнения запросов и обращений физических и юридических лиц;
11) контроль и организация обеспечения оказания государственной услуги «Выдача архивных справок»;
12) комплектование фондов Госархива;
13) определение состава источников формирования и пополнения Фонда, передающих документы на хранение в Госархив;
14) осуществление в пределах своей компетенции по согласованию с уполномоченным органом государственного контроля за сохранностью документов, отнесенных к составу Фонда и хранящихся в частных архивах, а также за соблюдением законодательства Республики Казахстан по архивному делу и документации на территории города Астаны;
15) методическое, информационное и консультативное обеспечение владельцев архивов, архивных фондов и коллекций по вопросам совершенствования архивного дела и ведения документации;
16) участие в научно-исследовательской работе в области архивоведения, документоведения и археографии;
17) разработка в пределах своей компетенции рекомендаций и методических пособий по вопросам архивоведения, документоведения, археографии;
18) изучение и распространение передового опыта архивных учреждений города Астаны, ведомственных архивов и служб управления документацией;
19) организация и проведение научно-практических конференций, совещаний, семинаров, выставок по архивному делу и ведению документации;
20) развитие международного сотрудничества в сфере архивного дела и ведения документации со странами дальнего и ближнего зарубежья;
21) обеспечение развития материально-технической базы Госархива;
22) контроль за состоянием работы с обращениями граждан в Госархиве;
23) соблюдение норм антикоррупционного законодательства Республики Казахстан;
24) реализация гендерной и семейно-демографической политики;
25) соблюдение норм гендерного баланса при принятии на работу и продвижении сотрудников;
26) иные задачи в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
16. Функции:
1) осуществление организационных мер по комплектованию и хранению документов Фонда, находящихся на территории города Астаны, обеспечение соблюдения установленного порядка передачи документов в Госархив и пополнения его документальными памятниками истории и культуры, находящимися в собственности организаций негосударственных структур и граждан;
2) ведение государственного централизованного учета документов Фонда, хранящихся в Госархиве и ведомственных архивах, осуществление государственного контроля за сохранностью и использованием документов Фонда по личному составу ликвидированных юридических лиц;
3) инициирование мер по государственной экспертизе ценности архивных документов для решения вопроса об их дальнейшем хранении в архивах или возможной утилизации;
4) организация деятельности Городской экспертно-проверочной комиссии;
5) организация деятельности Городской секретной экспертно-проверочной комиссии;
6) разработка и утверждение в пределах своей компетенции нормативных документов и методических пособий по вопросам архивного дела, документирования и управления документацией;
7) согласование Правил документирования и управления документацией государственных учреждений и организаций независимо от форм собственности, положений об экспертной комиссии и ведомственном архиве, а также номенклатуры дел и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения;
8) внесение предложений по совершенствованию деятельности и структуры Госархива;
9) закрепление за Госархивом имущества;
10) утверждение индивидуального плана финансирования Госархива;
11) осуществление контроля за сохранностью имущества Госархива;
12) утверждение Устава Госархива, внесение в него изменений и дополнений;
13) определение прав, обязанностей и ответственности руководителя Госархива, оснований освобождения его от занимаемой должности;
14) утверждение структуры и предельной штатной численности Госархива;
15) назначение на должность и освобождение от должности заместителя (заместителей) руководителя Госархива по его представлению;
16) утверждение годовой финансовой отчетности Госархива;
17) внедрение в практику работы Госархива наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, использования, охраны документов и документальных памятников;
18) проведение мероприятий по созданию страхового фонда копий документов Фонда в Госархиве;
19) внедрение современных технологий, в том числе автоматизированных информационно-поисковых систем и базы данных, а также совершенствование действующих систем архивных справочников для обеспечения поиска информации по документам Фонда, хранящимся в Госархиве;
20) организация работы в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 декабря 2011 года № 1583, и Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 26 декабря 2011 года № 1604;
21) координация деятельности ведомственных архивов и служб управления документацией учреждений и ведомств, организаций и предприятий города Астаны, в пределах своей компетенции оказание методической помощи государственным организациям, негосударственным структурам и гражданам;
22) регулирование процесса отбора и передачи архивных документов Фонда на постоянное хранение в Госархив;
23) публикация и использование документов, хранящихся в Госархиве, информирование о документах Госархива по актуальной тематике для использования в образовательных, научных и социально-культурных целях;
24) организация популяризации документальных памятников и иных особо ценных документов, находящихся в фондах Госархива;
25) осуществление контроля за внедрением и функционированием систем электронного документооборота и электронных архивов;
26) участие в разработке, согласовании и реализации второго этапа автоматизированной информационной системы «Электронный архив акимата»;
27) обеспечение доступа физических и юридических лиц к информации и своду (каталогу) данных о составе и содержании документов Фонда;
28) проведение мероприятий по отнесению архивных фондов, архивных коллекций к объектам историко-культурного наследия Республики Казахстан, разработка предложений о включении их в списки памятников истории и культуры;
29) изучение международного опыта и сотрудничество с иностранными юридическими и физическими лицами по вопросам архивной деятельности;
30) осуществление иных функций, возложенных на Управление в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
17. Права и обязанности:
1) осуществлять контроль за соблюдением законодательства Республики Казахстан в области архивного дела и документации на территории города Астаны;
2) получать от органов управления, организаций независимо от форм собственности, необходимые материалы о работе ведомственных архивов и служб управления документацией, о состоянии документов Фонда и документальных памятников истории и культуры, взятых на государственный учет и находящихся у них на хранении;
3) в пределах своей компетенции, определенной настоящим Положением, издавать приказы, давать указания, обязательные для исполнения всеми подведомственными архивными учреждениями, а по вопросам функционирования Фонда и регулирования архивного дела и документообразования – обязательные для исполнения всеми учреждениями, организациями и предприятиями города независимо от форм собственности, и проверять их исполнение;
4) рассматривать и утверждать (согласовывать) в пределах своей компетенции ведомственные нормативные и методические документы, а также учебные планы и программы повышения квалификации работников ведомственных архивов и служб управления документацией;
5) заслушивать представителей организаций города Астаны по вопросам работы ведомственных архивов и служб управления документацией;
6) применять в пределах своей компетенции определенные законодательством Республики Казахстан меры воздействия вплоть до подготовки к передаче в судебные инстанции материалов о привлечении к ответственности должностных лиц и граждан, допустивших нарушения действующего законодательства Республики Казахстан об охране и использовании документов Фонда и документальных памятников истории и культуры, находящихся в городе Астане;
7) осуществлять полномочия рабочих органов Городской экспертно-проверочной комиссии и Городской секретной экспертно-проверочной комиссии;
8) осуществлять контроль за деятельностью Госархива;
9) созывать в установленном порядке конференции, совещания, семинары по вопросам архивного дела и управления документацией, охраны и использования документов Фонда, документальных памятников истории и культуры;
10) привлекать для консультаций, изучения и решения проблем в области архивного дела и документообразования, а также для участия в работе служб государственной экспертизы ценности документов ученых, специалистов и экспертов на контрактной основе, а также на основе сотрудничества с вузами и научно-исследовательскими организациями;
11) запрашивать и получать от государственных органов и иных организаций необходимые сведения о работе архивов и состоянии делопроизводства;
12) выступать в качестве истца или ответчика в судебных разбирательствах.
3. Организация деятельности Управления
18. Руководство Управлением осуществляется руководителем, который несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и осуществление им своих функций.
19. Руководитель Управления назначается и освобождается от занимаемой должности распоряжением акима города Астаны.
20. Руководитель Управления имеет руководителей отделов, которые назначаются и освобождаются от занимаемых должностей в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
21. Полномочия руководителя Управления:
1) организует и осуществляет руководство работой Управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и функций;
2) в пределах своей компетенции представляет Управление в государственных органах и организациях в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан;
3) определяет обязанности и устанавливает степень ответственности руководителей отделов Управления;
4) в пределах своей компетенции издает приказы, обязательные для исполнения сотрудниками Управления;
5) назначает на должность и освобождает от должности сотрудников Управления;
6) принимает решения по другим вопросам, отнесенным к его компетенции;
7) несет ответственность за соблюдение антикоррупционного законодательства Республики Казахстан.
Исполнение полномочий руководителя Управления в период его отсутствия осуществляется лицом, его замещающим, в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
22. Руководитель Управления определяет полномочия руководителей отделов в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
4. Имущество Управления
23. Управление может иметь на праве оперативного управления обособленное имущество в случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.
Имущество Управления формируется за счет имущества, переданного ему собственником, а также имущества (включая денежные доходы), приобретенного в результате собственной деятельности и иных источников, не запрещенных законодательством Республики Казахстан.
24. Имущество, закрепленное за Управлением, относится к коммунальной собственности.
25. Управление не вправе самостоятельно отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним имуществом и имуществом, приобретенным за счет средств, выданных ему по плану финансирования, если иное не установлено законодательством.
5. Реорганизация и упразднение Управления
26. Реорганизация и упразднение Управления осуществляются в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
В случае реорганизации или ликвидации Управления перераспределение имущества производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
В ведении Управления находится Государственное учреждение «Государственный архив города Астаны».
