Об утверждении формы, предназначенной для сбора административных данных "Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов"

Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 3 мая 2017 года № 118. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 9 июня 2017 года № 15211.

В соответствии с подпунктом 2) пункта 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан от 19 марта 2010 года "О государственной статистике" и подпунктом 314) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и информации Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 октября 2023 года № 866, ПРИКАЗЫВАЮ:

Сноска. Преамбула - в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Утвердить форму, предназначенную для сбора административных данных "Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов", согласно приложению к настоящему приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его копий в печатном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" Министерства юстиции Республики Казахстан для официального опубликования в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в течение десяти календарных дней после его официального опубликования;

4) в течение десяти рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр культуры и спорта Республики Казахстан	А. Мухамедиулы

"СОГЛАСОВАНО"
Председатель Комитета по статистике
Министерства национальной экономики
Республики Казахстан
____________ Н. Айдапкелов
5 мая 2017 года

Приложение к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 3 мая 2017 года № 118

Форма, предназначенная для сбора административных данных
"Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов"

Сноска. Приложение - в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Представляется: Министерство культуры и информации Республики Казахстан

Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: www.mam.gov.kz.

Наименование формы административных данных: "Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов".

Индекс формы административных данных: ПОНРД-1.

Периодичность: ежеквартально, ежегодно.

Отчетный период: _ квартал 20__года/ 20__ год.

Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, местные исполнительные органы области, городов республиканского значения, столицы, осуществляющие государственное управление архивным делом.

Срок представления:

1) планируемые годовые показатели основных направлений и результатов деятельности - до 5 декабря календарного года, предшествующему планируемому периоду на бумажном и электронном носителях посредством единой системы электронного документооборота (далее – ЕСЭДО) или системы электронного документооборота (далее - СЭД);

2) отчетные годовые показатели основных направлений и результатов деятельности - до 5 января календарного года, последующего за отчетным периодом на бумажном и электронном носителях посредством ЕСЭДО или СЭД;

3) отчетные квартальные показатели основных направлений и результатов деятельности с нарастающими данными - до 5 числа последующего месяца за отчетным кварталом на электронном носителе посредством ЕСЭДО или СЭД.

Таблица 1

Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан

Код строки	Виды работ	Виды документов							Страховой фонд	Примечание
		на бумажной основе		кинодокументы	фотодокументы	фонодокументы	видеодокументы	Рукописи и редкие книги
1	2	3	4	5	6	7	8		9	10
1.1.	Реставрация
1.1.1.
1.2.	Физико-химическая и техническая обработка
1.3.	Создание страхового фонда
1.3.1.

Таблица 2

Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан

Код строки	Виды работ	Виды документов									Документы (копий), приобретенные в зарубежных архивах
		управленческая документация	личного происхождения	научно-техническая документация	кинодокументы	фотодокументы	фонодокументы	видеодокументы	по личному составу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
2.1.	Прием документов от юридических лиц
2.1.1.
2.2.	Прием документов от физических лиц
2.2.1.
2.3.	Включение документов в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан

Таблица 3

Создание учетных баз данных и автоматизированного научно-справочного аппарата

Кодстроки	Виды работ	Единица измерения	Включено	Примечание
1	2	3	4	5
3.1.	Ведение автоматизированной системы государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан	фонд
3.1.1.
3.2.	Ведение автоматизированного научно-справочного аппарата	единица хранения

Таблица 4

Предоставление информационных услуг и использование документов

Код строки	Проведение информационных мероприятий	Исполнение запросов			Посещение читального зала	Посещение web (веб)-сайта/страницы	Выдача документов пользователям	Рассекречивание документов
		тематических	генеалогических	социально-правового характера
1	2	3			4	5	6	7
4.1.
4.2.
4.3.

Таблица 5

Материально-техническая база архива

Код строки	Площадь помещений (квадратный метр)						Прирост протяженности архивных полок (погонный метр)	Количество работников на один компьютер (1 человек)	Остаточная стоимость основных средств на 1 единицу хранения (тенге)
	всего	площадь архивохранилищ	оснащенных современными системами пожарной сигнализации	оснащенных действующими системами автоматического пожаротушения	оснащенных современными системами охранной сигнализации	введенных в эксплуатацию (новых или реконструированных)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
5.1.
5.2.

Наименование ___________________________________________________
Адрес ________________________________ __________________________
________________________________ ________________________________
Телефон _________________________________________________________
Адрес электронной почты __________________________________________
Исполнитель ___________________________________________ __________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности
_______________________________________________________ __________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись
Место для печати
(за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)
_______________________

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных "Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных
"Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов"

В таблице 1 "Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан":

графы с 3-8 строки 1.1., 1.1.1., 1.3., 1.3.1. заполняются при планировании;

в графах 3, с 5-8 строки 1.1. указывается планируемый объем единиц хранения, подлежащих реставрации (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов);

в графах 3, с 5-8 строки 1.1.1. указывается количество отреставрированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов). Отчетные показатели реставрации документов на бумажной основе определяются с условием обязательной завершенности работ;

в графах 3, с 5-9 строки 1.2. указываются суммарные отчетные данные о количестве единиц хранения, прошедших переплет и подшивку (результаты реставрации не учитываются) документов на бумажной основе, дезинфекции, дезинсекции, выполненным как в лабораториях, так и непосредственно в Национальном архиве Республики Казахстан, центральных государственных архивах, государственных архивах областей, городов республиканского значения, столицы, городов, районов и их филиалов (далее – архив), консервационно-профилактическую обработку (раздельно по видам) аудиовизуальных документов и страховых копий. Не учитывается количество подшитых и переплетенных дел, которые были расшиты для их микрофотокопирования;

в графах 3, с 5-8 строки 1.3. указывается планируемый объем единиц хранения, подлежащих микрофильмированию (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов);

в графах 3, с 5-8 строки 1.3.1. указывается количество с микрофильмированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов). Объем единиц хранения, на которые изготовлены страховые копии, включается в отчетный показатель после получения полного комплекса (негатив и позитив);

в графе 4 строки 1.1. указывается планируемое количество листов документов, подлежащих реставрации, в том числе чертежей, карт, планов и тому подобное из расчета 1 квадратный метр равен 15 листам;

в графе 4 строки 1.1.1. указывается количество отреставрированных листов документов, в том числе чертежей, карт, планов и тому подобное из расчета 1 квадратный метр равен 15 листам;

графа 4 строка 1.2.; графа 9 строки 1.1., 1.1.1., 1.3., 1.3.1., графа 10 строки 1.1.1., 1.2. не заполняются;

в графе 4 строки 1.3. указывается планируемое к изготовлению количество кадров негативов, подлежащих страховому копированию;

в графе 4 строки 1.3.1. указывается количество кадров, отснятых на рулонной пленке, включая негативы микрофиш;

в графе 10 строки 1.1. указывается общий объем единиц хранения, нуждающихся в реставрации по состоянию на 31 декабря отчетного года, согласно данным учета физического состояния дел;

в графе 10 строки 1.3. указывается объем единиц хранения, подлежащих страховому копированию по состоянию на 31 декабря отчетного года;

в графе 10 строки 1.3.1. указывается объем единиц хранения, на которые создан страховой фонд в архиве по состоянию на 31 декабря отчетного года, согласно паспортным данным (далее – паспортные данные) по форме, утвержденной приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 июля 2018 года № 168 "Об утверждении Правил централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 17249);

графа 10 "Примечание" заполняется только при составлении отчета.

В таблице 2 "Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан":

графы 3, с 5-9 строки 2.1., 2.1.1. заполняются при планировании;

в графах 3, с 5-10 строки 2.1. указывается количество единиц хранения, планируемых к приему от юридических лиц;

в графах 3, с 5-10 строки 2.1.1. указывается количество единиц хранения, принятых на постоянное хранение от юридических лиц;

графа 4 строки 2.1., 2.1.1., графа 11 строка 2.1., графы 3, 5, 10 строки 2.2., 2.2.1., графа 11 строки 2.1., 2.2., графа 10 строка 2.3 не заполняются;

в графах 4, с 6-9 строки 2.2. указывается количество единиц хранения, планируемых к приему от физических лиц;

в графах 4, с 6-9 строки 2.2.1. указывается количество единиц хранения, принятых на постоянное хранение от физических лиц;

в графе 11 в строках 2.1.1. и 2.2.1. указывается количество единиц хранения документов (копий), приобретенных архивами в зарубежных архивных учреждениях;

в строке 2.3. указывается количество единиц хранения документов, согласно утвержденным экспертно-проверочной комиссии описям дел постоянного срока хранения.

В таблице 3 "Создание учетных баз данных и автоматизированного научно-справочного аппарата":

графа 4 строки 3.1., 3.1.1. заполняются при планировании;

в графе 4 строки 3.1. указывается число фондов, планируемых к введению в автоматизированную систему государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан;

в графе 4 строки 3.1.1. указывается число введенных фондов в автоматизированную систему государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан;

в графе 4 строки 3.2. указывается количество единиц хранения, заголовки которых с соответствующими архивными шифрами внесены в базы данных в течение года. Дело, которое внесено в несколько баз данных, учитывается только один раз;

в графе 5 строки 3.1. указывается количество фондов, числящихся в архиве по паспортным данным;

в графе 5 строки 3.1.1. указывается количество фондов, включенных в автоматизированную систему государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, по состоянию на 31 декабря отчетного года;

в графе 5 строки 3.2. указывается общее количество единиц хранения, заголовки которых с соответствующими архивными шифрами, внесены в тематические базы данных по состоянию на 31 декабря отчетного года;

графа 5 "Примечание" заполняется только при составлении отчета.

В таблице 4 "Предоставление информационных услуг и использование документов":

графы 5, 7 строка 4.2., графы 2, 4-7 строка 4.3. не заполняются;

в строке 4.1.:

в графе 2 указывается суммарное количество всех информационных мероприятий (выставки, сборники документов, созданные сайты, разделы сайтов, конференции, публикации и статьи в средствах массовой информации, экскурсии по архиву), проведенных в течение календарного года;

в графе 3 указывается общее количество исполненных запросов физических и юридических лиц, в том числе поступивших из-за рубежа, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан;

в графе 4 указывается количество фактических посещений пользователями читальных залов (общих и для работы с секретными документами) в течение календарного года;

в графе 5 указывается количество посещений за год на основании показаний счетчика посещений, установленного на главной странице сайта архива;

в графе 6 указывается суммарное количество единиц хранения, в том числе фонда пользования, выданных:

1) пользователям в читальные залы (общие и для работы с секретными документами) архива;

2) во временное пользование по запросам сторонних организаций;

3) работникам архива в целях проведения плановых и внеплановых работ (за исключением работ по обеспечению сохранности документов и их учету);

в графе 7 указывается количество рассекреченных архивных дел. Частично рассекреченные дела не учитываются.

в строке 4.2.:

в графе 2 указывается количество информационных мероприятий, проведенных в соответствии с Планами и Перечнями мероприятий, утвержденными архивами, а также в связи с обращениями государственных органов и местных исполнительных органов;

в графе 3 указывается количество запросов, исполненных в установленные действующим законодательством Республики Казахстан сроки.

При запросе на несколько лиц учитывается запрос на каждое лицо. В случае, если архив запросил дополнительные сведения, после их получения от заявителя запрос учитывается повторно;

в графе 4 указывается общее количество пользователей, работавших в читальных залах;

в графе 6 указывается количество выданных единиц хранения фонда пользования.

в графе 3 строки 4.3. указывается количество запросов, исполненных с положительным результатом.

В таблице 5 "Материально-техническая база архива":

графы 2, 3, 7, 10 строки 5.2. не заполняются;

в строке 5.1.:

в графе 2 указывается общая площадь помещений архива по состоянию на 1 января календарного года, последующего за отчетным годом;

в графе 3 указывается общая площадь архивохранилищ по состоянию на 1 января календарного года, последующего за отчетным годом;

в графе 4 указывается площадь помещений архива, оснащенных современными системами пожарной сигнализации в течение года. Под "современными системами" пожарной сигнализации понимаются системы, находящиеся в эксплуатации не более 10 лет. В случае, если в одном здании расположены помещения двух или нескольких архивов, каждый из них включает в показатель объем занимаемых им площадей;

в графе 5 указывается площадь помещений архива, оснащенных действующими системами автоматического пожаротушения в течение года. В случае, если в одном здании расположены помещения двух или нескольких архивов, каждый из них включает в показатель объем занимаемых только площадей;

в графе 6 указывается площадь помещений архива, оснащенных современными системами охранной сигнализации в течение года. Под "современными системами" охранной сигнализации понимаются системы, находящиеся в эксплуатации не более 10 лет. В случае, если в одном здании расположены помещения двух или нескольких архивов, каждый из них включает в показатель объем занимаемых им площадей;

в графе 7 указывается суммарная площадь введенных в эксплуатацию в течение года новых помещений любого производственного назначения, в том числе архивохранилищ, рабочих комнат, лабораторных помещений и реконструированных (переоборудованных, приспособленных) архивохранилищ;

в графе 8 указывается суммарный прирост в течение года протяженности архивных полок за счет: оснащения стеллажным оборудованием новых и реконструированных архивохранилищ, модернизации стеллажного оборудования в действующих архивохранилищах. Специализированные архивы, использующие для хранения стеллажи типа "елочка", прирост протяженности стеллажных полок рассчитывают в условных погонных метрах, принимая за 1 погонный метр количество ячеек, на которых размещается 70 единиц хранения кинодокументов;

в графе 9 указывается количество работников на один компьютер. Показатель рассчитывается путем деления количества работников (только руководителей и специалистов по штатному расписанию) на число находящихся в эксплуатации современных компьютеров. Результат указывается с точностью до десятых долей;

в графе 10 указывается остаточная стоимость основных средств на 1 единицу хранения. Показатель рассчитывается на основе бухгалтерских отчетов и паспортных данных архива по состоянию на 31 декабря отчетного года без учета библиотечного фонда.

в строке 5.2.:

графа 4 заполняется в случае, если в течение года работа по оснащению архивных площадей системами пожарной сигнализации не проводилась;

графа 5 заполняется в случае, если в течение года работа по оснащению архивных площадей системами автоматического пожаротушения не проводилась;

графа 6 заполняется в случае, если в течение года работа по оснащению архивных площадей системами охранной сигнализации не проводилась;

в графе 8 указывается общая протяженность архивных полок по состоянию на 31 декабря отчетного года, согласно паспортным данным;

в графе 9 указывается наличие в архиве локальной вычислительной сети (да/нет). В случае, когда архив имеет несколько зданий, то "да" указывается при наличии локальной вычислительной сети минимум в одном из них.

"Мемлекеттік архивтер қызметінің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштері" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанды бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 3 мамырдағы № 118 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2017 жылғы 9 маусымда № 15211 болып тіркелді.

"Мемлекеттік статистика туралы" 2010 жылғы 19 наурыздағы Қазақстан Республикасының Заңының 16-бабы 3-тармағының 2) тармақшасына және Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2023 жылғы 4 қазандағы № 866 қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігі туралы ереженің 15-тармағы 314) тармақшасына сәйкес, БҰЙЫРАМЫН:

Ескерту. Кіріспе жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1. Осы бұйрықтың қосымшасына сәйкес "Мемлекеттік архивтер қызметінің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштері" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысаны бекітілсін.

2. Мұрағат ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгіленген тәртіппен:

1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасы Әдiлет министрлiгiнде мемлекеттiк тiркелуін;

2) осы бұйрық мемлекеттік тіркелген күнінен бастап күнтізбелік он күн ішінде оның қағаз және электрондық түрдегі қазақ және орыс тілдеріндегі көшірмесін Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің эталондық бақылау банкіне ресми жариялау үшін Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінің "Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жолдануын;

3) ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн ішінде осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

4) осы тармақпен қарастырылған іс-шаралар орындалғаннан кейін он жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәлімет беруді қамтамасыз етсін.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт вице-министріне жүктелсін.

4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрі

А. Мұхамедиұлы

"КЕЛІСІЛДІ"

Қазақстан Республикасы

Ұлттық экономика министрлігі

Статистика комитетінің төрағасы

___________Н. Айдапкелов

2017 жылғы 5 мамыр

Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 3 мамырдағы № 118 бұйрығына қосымша

"Мемлекеттік архивтер қызметінің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштері" нысаны әкімшілік деректер жинауға арналған

Ескерту. Нысан жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі.

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік деректер нысанының атауы: "Мемлекеттік архивтер қызметінің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштері".

Әкімшілік деректер нысанының индексі: 1-ҚНБНК.

Кезеңділігі: тоқсан сайын, жыл сайын.

Есепті кезең: 20___ жылғы _ тоқсан/ 20___ жыл.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, архив ісін мемлекеттік басқаруды жүзеге асыратын облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың жергiлiктi атқарушы органдары.

Ұсыну мерзімі :

1) жоспарланатын жылдың алдындағы күнтізбелік жылының 5 желтоқсанына дейін – жоспарланған жылдық Қызметтің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткішін қағаз және құжат айналымының бірыңғай жүйесі (бұдан әрі – ЭҚАБЖ) немесе электрондық құжат айналымының жүйесі (бұдан әрі – ЭҚАЖ) арқылы электрондық жеткізгіште;

2) есептіктен кейінгі күнтізбелік жылдың 5 қаңтарына дейін – Қызметтің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің есептік жылдық көрсеткішін қағаз және ЭҚАБЖ немесе ЭҚАЖ арқылы электрондық жеткізгіште;

3) тоқсандық есептіктен кейінгі айдың 5 күніне дейін - өсу деректерімен Қызметтің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің есептік тоқсандық көрсеткішін ЭҚАБЖ немесе ЭҚАЖ арқылы.

1-кесте

Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды қамтамасыз ету

Жол коды	Жұмыстардың түрі	Құжаттардың түрі								Сақтандыру қоры		Ескертпе
		қағаз негізде		киноқұжаттар	фотоқұжаттар	дыбысқұжаттар	бейнеқұжаттар	Қолжазбалар және сірек кітаптар
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10		11
1.1.	Реставрация
1.1.1.
1.2.	Физико-химиялық және техникалық өңдеу
1.3.	Сақтандыру қорын құру
1.3.1.

2-кесте

Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының қалыптасуы

Жол коды	Жұмыстардың түрі	Құжаттардың түрі								Шетел архивтерінен сатып алынған құжаттар (көшірмелер)
		басқару құжаттамасы	жеке тектік құжаттар	ғылыми-техникалық құжаттама	киноқұжаттар	фотоқұжаттар	дыбысқұжаттар	бейнеқұжаттар	жеке құрам бойынша
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
2.1.	Заңды тұлғалардан құжаттарды қабылдау
2.1.1.
2.2.	Жеке тұлғалардан құжаттарды қабылдау
2.2.1.
2.3.	Құжаттарды Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорына енгізу

3-кесте

Деректер базасын және автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратты құру

Жол коды	Жұмыстардың түрі	Өлшем бірліктері	Қосылған	Ескертпе
1	2	3	4	5
3.1.	Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құжаттарын автоматтандырылған мемлекеттік есеп жүйесіне енгізу	қор
3.1.1.
3.2.	Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратқа енгізу	сақтау бірлігі

4-кесте

Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану

Жол коды	Ақпараттық іс-шаралар өткізу	Сұрау салуларды орындау			Оқу залына бару	Web (веб)-сайттарды/парақтарды қарау	Пайдаланушыларға құжаттарды беру	Құжаттарды құпиясыздандыру
		тақырыптық	генеологиялық	әлеуметтік-құқықтық сипаттағы
1	2	3			4	5	6	7
4.1.
4.2.
4.3.

5-кесте

Архивтің материалдық-техникалық базасы

Жол коды	Үй-жайының аумағы (шаршы метр)						Архив сөрелерінің ұзындығының артуы (қума метр)		Бір компьютерде жұмыс істейтін адам саны (1 адам)		1 сақтау бірлігіне негізгі қаражаттың қалдық құны (теңге)
	барлығы	архив қоймаларының аумағы	соңғы үлгідегі өрт дабыл жүйесімен жабдықталған	қолданыстағы автоматтандырылған өрт сөндіру жүйесімен жабдықталған	соңғы үлгідегі күзет дабылымен жабдықталған	пайдалануға берілген (жаңа немесе қайта жаңартылған)
1	2	3	4	5	6	7		8		9		10
5.1.
5.2.

Атауы _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________

Мекенжайы ______________________________ ______________________________

Телефоны _________________________________________________________

Электрондық почта мекенжайы _______________________________________

Орындаушы ___________________________________________ _______________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

_______________________________________________________ __________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда)

_______________________

"Мемлекеттік архивтер қызметінің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштері" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанға қосымша

"Мемлекеттік архивтер қызметінің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштері" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанды толтыру бойынша түсіндірме

1-кестеде "Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды қамтамасыз ету":

жоспарлау кезінде 1.1., 1.1.1., 1.3., 1.3.1. жолдарының 3-8-бағандары толтырылады;

1.1.-жолдың 3, 5-8-бағандарында реставрациялауға жатқызылған сақтау бірліктерінің (қағаз негіздегі құжаттар және дыбыстық-бейнеқұжаттар түрлері бойынша жеке-жеке) жоспарланған көлемі көрсетіледі;

1.1.1.-жолдың 3, 5-8-бағандарында реставрацияланған сақтау бірліктерінің (қағаз негіздегі құжаттар және дыбыстық-бейнеқұжаттар түрлері бойынша жеке-жеке) саны көрсетіледі. Қағаз негіздегі құжаттарды реставрациялаудың есептік көрсеткіші жұмыстың міндетті түрде аяқталуы шартымен анықталады;

1.2.-жолдың 3, 5-9-бағандарында қағаз негіздегі құжаттарды түптеу және тігу (реставрациялаудың нәтижесі есептелмейді), сонымен лабораториялармен қатар, тікелей Қазақстан Республикасының Ұлттық архивінде, орталық мемлекеттік архивтерде, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік архивтері (бұдан әрі – архив) орындалатын дезинфекциялау, дезинсекциялау, дыбыстық-бейнеқұжаттар мен сақтандыру көшірмелерін консервациялау-профилактикалық өңдеуден (түрлері бойынша жеке-жеке) өткен сақтау бірліктер санының жиынтық есептік мәліметі көрсетіледі. Олардың микрофотокөшірмелерін дайындау үшін сөгілген тігілген және түптелген істердің саны есептелмейді;

1.3.-жолдың 3, 5-8-бағандарында микрофильмдеуге жатқызылған сақтау бірліктерінің (қағаз негіздегі құжаттар және дыбыстық-бейнеқұжаттар түрлері бойынша жеке-жеке) жоспарланған көлемі көрсетіледі;

1.3.1.-жолдың 3, 5-8-бағандарында микрофильмденген сақтау бірліктерінің (қағаз негіздегі құжаттар және дыбыстық-бейнеқұжаттар түрлері бойынша жеке-жеке) саны көрсетіледі. Сақтандыру көшірмелері дайындалған сақтау бірліктерінің көлемі есептік көрсеткішке толық кешені (негатив және позитив) алынғаннан кейін енгізіледі;

1.1.- жолдың 4-бағанында реставрациялауға жатқызылған құжаттардың, соның ішінде 1 шаршы метр 15 параққа тең есеппен сызбалар, карталар, жоспарлар және тағы сол сияқтылардың парақтарының жоспарланған саны көрсетіледі;

1.1.1.-жолдың 4-бағанында реставрацияланған құжаттардың, соның ішінде 1 шаршы метр 15 параққа тең есеппен сызбалар, карталар, жоспарлар және тағы сол сияқтылардың парақтарының жоспарланған саны көрсетіледі;

1.2.-жолдың 4-бағаны; 1.1., 1.1.1., 1.3., 1.3.1.-жолдарының 9-бағаны; 1.1.1., 1.2.- жолдарының 10-бағаны толтырылмайды;

1.3.-жолдың 4-бағанында сақтандыру көшіруге жататын негатив кадрларының дайындауға жоспарланған саны көрсетіледі;

1.3.1.-жолдың 4-бағанында микрофиш негативтерін қоса алғанда орам пленкада түсірілген кадрларының саны көрсетіледі;

1.1.-жолдың 10-бағанында есептік жылдың 31 желтоқсанындағы істің физикалық жай-күйінің есепке алу деректеріне сәйкес реставрациялауды қажет ететін сақтау бірліктерінің жалпы көлемі көрсетіледі;

1.3.-жолдың 10-бағанында есептік жылдың 31 желтоқсанындағы жағдай бойынша сақтандыру көшіруге жатқызылған сақтау бірлігінің көлемі көрсетіледі;

1.3.1.-жолдың 10-бағанында "Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 25 шілдедегі № 168 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 17249 болып тіркелген) нысаны бойынша паспорт деректеріне (бұдан әрі – паспорт деректері) сәйкес есептік жылдың 31 желтоқсанындағы жағдай бойынша архивте жасалған сақтандыру қоры сақтау бірлігінің көлемі көрсетіледі;

10-бағанында "Ескертпе" есеп беруді толтырған кезде ғана толтырылады.

2-кестеде "Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының қалыптасуы":

жоспарлау кезінде 2.1., 2.1.1., жолдарының 3, 5-9-бағандары толтырылады;

2.1.-жолдың 3, 5-10-бағандарында заңды тұлғалардан қабылдауға жоспарланған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2.1.1.-жолдың 3, 5-10-бағандарында заңды тұлғалардан тұрақты сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2.1., 2.1.1.-жолдарының 4-бағаны; 2.1.-жолдың 11-бағаны; 2.2., 2.2.1.-жолдарының 3, 5, 10-бағандары; 2.1., 2.2.-жолдарының 11-бағаны; 2.3.-жолдың 10-бағаны толтырылмайды;

2.2.-жолдың 4, 6-9-бағандарында жеке тұлғалардан қабылдауға жоспарланған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2.2.1.-жолдың 4, 6-9-бағандарында жеке тұлғалардан тұрақты сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2.1.1. және 2.1.2.-жолдарының 11-бағанында шетел архивтік мекемелерінен архивтермен сатып алынған құжаттардың (көшірмелер) сақтау бірлігінің саны көрсетіледі;

2.3.-жолда сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істердің тізімдемелеріне сәйкес түрлері бойынша саралап жіктелген құжаттардың сақтау бірлігінің саны көрсетіледі.

3-кестеде "Деректер базасын және автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратты құру":

жоспарлау кезінде 3.1., 3.1.1.-жолдарының 4-бағаны толтырылады;

3.1.-жолдың 4-бағанында Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры құжаттарының автоматтандырылған мемлекеттік есеп жүйесіне енгізуге жоспарланған қорлардың саны көрсетіледі;

3.1.1.-жолдың 4-бағанында Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры құжаттарының автоматтандырылған мемлекеттік есеп жүйесіне енгізілген қорлардың саны көрсетіледі;

3.2.-жолдың 4-бағанында жыл бойы деректер базасына тақырыптары тиісті архивтік шифрлармен енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі. Тақырыбы бірнеше деректер базасына енгізілген іс бір рет ғана есепке алынады;

3.1.-жолдың 5-бағанында паспорт деректері бойынша архивте есепте тұрған қорлардың саны көрсетіледі;

3.1.1.-жолдың 5-бағанында есептік жылдың 31 желтоқсанындағы жағдай бойынша Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры құжаттарының автоматтандырылған мемлекеттік есеп жүйесіне енгізілген қорлардың саны көрсетіледі;

3.2.-жолдың 5-бағанында есептік жылдың 31 желтоқсанындағы жағдай бойынша тақырыптары тиісті архивтік шифрмен тақырыптық деректер базасына енгізілген сақтау бірліктерінің жалпы саны көрсетіледі;

5-бағанында "Ескертпе" есеп беруді толтырған кезде ғана толтырылады.

4-кестеде "Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану":

жоспарлау кезінде 4.2.-жолдың 5, 7-бағандары; 4.3.-жолдың 2, 4-7-бағандары толтырылмайды;

4.1.-жолдың:

2-бағанында жыл бойы өткізілген барлық ақпараттық іс-шаралардың (көрмелер, құжаттар жинағы, құрылған сайттар, сайттардың бөлімдері, конференциялар, бұқаралық ақпарат құралдарындағы жарияланымдар мен мақалалар, архив бойынша экскурсиялар және басқалардың) жиынтық саны көрсетіледі;

3-бағанында азаматтарды әлеуметтік қорғаумен байланысты, олардың зейнеткерлік қамтамасыз етілуін, сондай-ақ Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жеңілдіктер мен өтемақы алуын қарастыратын жеке және заңды тұлғалардың, соның ішінде шетелден келіп түскен сұрау салулардың орындалғанның саны көрсетіледі;

4-бағанында пайдаланушылардың жыл бойы оқу залдарына (жалпы және құпия құжаттармен жұмыс жасау үшін) келушілердің нақты саны көрсетіледі;

5-бағанында архив сайтының бас парағында немесе басқа сайттағы архив парақшасында орналасқан кірушілер көрсеткішінің негізінде кірушілердің жылдық саны көрсетіледі;

6-бағанында:

1) архивтің оқу залына пайдаланушыларға (жалпы және құпия құжаттармен жұмыс жасау үшін);

2) сырт ұйымдардың сұрау салулары бойынша уақытша пайдалануға;

3) архив жұмыскерлеріне жоспарлы және жоспардан тыс жұмыстарды орындауға (құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және оларды есепке алу жұмыстарынан басқа) берілген пайдалану қорымен қатар, сақтау бірліктерінің жиынтық саны көрсетіледі;

7-бағанында құпиясыздандырылған архивтік істердің саны көрсетіледі. Бөлшектеніп құпиясыздандырылған істер есептелінбейді.

4.2.-жолдың:

2-бағанында архивтермен бекітілген іс-шаралар жоспарлары мен тізбелеріне сәйкес, сондай-ақ мемлекеттік органдар мен жергілікті атқарушы органдар сұранымымен байланысты архивпен өткізілген ақпараттық іс-шаралар саны көрсетіледі;

3-бағанында Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасында белгіленген мерзімде орындалған сұрау салулардың саны көрсетіледі.

Бірнеше тұлғаға жасалған сұрау салу кезінде әрбір тұлғаға сұрау салу болып есептеледі. Егерде архив өтініш иесінен қосымша мәлімет сұратқан жағдайда, ол алынғаннан кейін сұрау салу қайталанған болып есептеледі;

4-бағанында оқу залында жұмыс жасаған пайдаланушылардың жалпы саны көрсетіледі;

6-бағанында пайдалану қорынан берілген сақтау бірлігінің саны көрсетіледі.

4.3.-жолдың 3-бағанында оң нәтижемен орындалған сұрау салулардың саны көрсетілдеі.

5-кестеде "Архивтің материалдық-техникалық базасы":

жоспарлау кезінде 5.2-жолдың 2, 3, 7, 10-бағандары толтырылмайды;

5.1.-жолдың:

2-бағанында есептіктен кейінгі күнтізбелік жылдың 1 қаңтары жағдайы бойынша архив үй-жайының жалпы аумағы көрсетіледі;

3-бағанында есептіктен кейінгі күнтізбелік жылдың 1 қаңтары жағдайы бойынша архив қоймаларының жалпы аумағы көрсетіледі;

4-бағанында жыл ішінде өрт дабылының заманауи жүйелерімен жабдықталған архив үй-жайларының көлемі көрсетіледі. Өрт дабылының "заманауи жүйелері" ұғымына пайдаланылуы 10 жылдан аспаған жүйелер жатқызылады. Егер бір ғимаратта екі немесе одан да көп архивтің үй-жайы орналасқан жағдайда, олардың әрқайсысы көрсеткішке өздерінің алып жатқан аумағын кіргізеді;

5-бағанында жыл ішінде қолданыстағы автоматтандырылған өрт сөндіру жүйесімен жабдықталған архив үй-жайларының көлемі көрсетіледі. Егер бір ғимаратта екі немесе одан да көп архивтің үй-жайы орналасқан жағдайда, олардың әрқайсысы көрсеткішке өздерінің алып жатқан аумағын кіргізеді;

6-бағанында жыл ішінде күзет дабылының заманауи жүйелерімен жабдықталған архив үй-жайларының көлемі көрсетіледі. Күзет дабылының "заманауи жүйелері" ұғымына пайдалануы 10 жылдан аспаған жүйелер жатқызылады. Егер бір ғимаратта екі немесе одан да көп архивтің үй-жайы орналасқан жағдайда, олардың әрқайсысы көрсеткішке өздерінің алып жатқан аумағын кіргізеді;

7-бағанында жыл бойы пайдалануға берілген әртүрлі өндірістік қажеттілікке бейімделген, сонымен қатар архив қоймалары, жұмыс бөлмелері, зертханалық орындар және сол сияқты және қайта құрастырылған (қайта жабдықталған, бейімделген) архив қоймаларының жиынтық аумағы көрсетіледі;

8-бағанында жаңа және қайта құрастырылған архив қоймаларының стеллаждық құрылғылармен жабдықталуы, қолданыстағы архив қоймаларындағы стеллаждық құрылғыларды модернизациялауы есебінен жыл бойғы архивтік сөрелердің ұзындығының жиынтық ұлғаюы көрсетіледі. Сақтау үшін "Шырша" түріндегі стеллаждарды пайдаланатын арнайы архивтерде стеллаждық сөрелердің биіктігі 70 киноқұжаттар сақтау бірлігі орналаса алатын ұяшықтар мөлшері 1 шаршы метр болып есептелетін шартты шаршы метрмен есептеледі;

9-бағанында бір компьютерде жұмыс істейтін жұмыскерлердің саны көрсетіледі. Көрсеткіш қолданыстаға заманауи компьютерлердің санына жұмыскерлердің (тек қана басшылар мен штаттық кесте бойынша мамандар) санын бөлумен есептеледі. Нәтиже оңдық бірлікке дейінгі нақтылықпен көрсетіледі;

10-бағанында 1 сақтау бірлігіне негізгі қаражаттың қалдық құны көрсетіледі. Көрсеткіш кітапханалық қорларды есепке алмағанда бухгалтерлік есептер және архивтің паспорт деректері негізінде есептік жылдың 31 желтоқсанына жасалады.

5.2 жолдың:

4-бағаны егер жыл бойы архивтік үй-жайларды өрт дабыл жүйесімен жабдықтау жұмысы жүргізілмеген жағдайда толтырылады;

5-бағаны егер жыл бойы архивтік үй-жайларды автоматтандырылған өрт сөндіру жүйесімен жабдықтау жұмысы жүргізілмеген жағдайда толтырылады;

6-бағаны егер жыл бойы архивтік үй-жайларды күзет дабылымен жабдықтау жұмысы жүргізілмеген жағдайда толтырылады;

8-бағанында паспорт деректеріне сәйкес есептік жылдың 31 желтоқсанындағы жағдай бойынша архивтік сөрелердің жалпы ұзындығы көрсетіледі;

9-бағанында архивте жергілікті есептеу желісінің бар-жоғы көрсетіледі (ия/жоқ). Егер архив бірнеше ғимаратқа ие болса, жергілікті есептеу желісінің кем дегенде біреуінде болса "ия" көрсетіледі.