ИПС "Әділет"

В соответствии с подпунктом 11) статьи 167 Закона Республики Казахстан от 2 апреля 2010 года "Об исполнительном производстве и статусе судебных исполнителей", ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Правила делопроизводства согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Признать утратившими силу некоторые приказы Министра юстиции Республики Казахстан, согласно приложению 2 к настоящему приказу.

3. Департаменту по исполнению судебных актов Министерства юстиции Республики Казахстан обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства юстиции Республики Казахстан.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра юстиции Республики Казахстан.

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр юстиции
Республики Казахстан

М. Бекетаев

Приложение 1
Министра юстиции
Республики Казахстан
от 12 мая 2021 года № 386

Правила делопроизводства

Глава 1. Общие положения

1. Правила делопроизводства (далее – Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 11) статьи 167 Закона Республики Казахстан от 2 апреля 2010 года "Об исполнительном производстве и статусе судебных исполнителей" (далее – Закон) и определяют порядок ведения делопроизводства частным судебным исполнителем.

2. Организацию, правильное ведение делопроизводства, хранение, учет, а также передачу дел в региональную палату частных судебных исполнителей (при прекращении деятельности) обеспечивает частный судебный исполнитель.

3. Делопроизводство в конторе частного судебного исполнителя ведется на бумажном носителе, а также с использованием автоматизированной информационной системы органов исполнительного производства (далее – АИС ОИП).

4. Использование частным судебным исполнителем сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством АИС ОИП в личных целях не допускается.

5. При приостановлении, прекращении действия либо лишении лицензии частного судебного исполнителя, исключении его из членства в Республиканской палате частных судебных исполнителей (далее – Республиканская палата) доступ частного судебного исполнителя к АИС ОИП блокируется. При этом в АИС ОИП указываются реквизиты и данные соответствующего приказа руководителя уполномоченного органа (дата, номер приказа, срок и основание приостановления или прекращения). Доступ к электронным архивным исполнительным производствам частного судебного исполнителя, находящимся в электронной базе АИС ОИП, передается другому частному судебному исполнителю в соответствии с Правилами распределения исполнительных документов между частными судебными исполнителями утвержденных приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 29 декабря 2015 года № 652 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 97449).

6. При приостановлении действия лицензии частного судебного исполнителя исполнительные производства, находящиеся у него на исполнении, направляются в региональную палату частных судебных исполнителей для передачи другому частному судебному исполнителю, о чем извещаются стороны исполнительного производства в течение десяти календарных дней.

7. При прекращении действия либо лишения лицензии частного судебного исполнителя или исключении его из членства в Республиканской палате архивные документы и исполнительные производства сдаются в региональную палату частных судебных исполнителей для передачи другому частному судебному исполнителю (неоконченные исполнительные производства) либо для хранения (архивные документы и оконченные исполнительные производства).

8. О произведенной передаче документов и исполнительных производств (на бумажном носителе) составляется акт приема-передачи документов.

Глава 2. Порядок делопроизводства

9. В документах организационно-распорядительного характера, исходящих от частных судебных исполнителей, указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) частного судебного исполнителя, почтовый адрес и территория деятельности частного судебного исполнителя, по которому частным судебным исполнителем осуществляется деятельность по исполнению исполнительных документов.

Заголовок документа (протокол, постановление, акт, представление, запрос) печатается заглавными буквами и отражает содержание документа. Наименование вида документа к заголовку печатается прописными буквами.

10. При написании адреса в документе соблюдаются следующие реквизиты:

1) документ адресуется организации (организациям), ее структурному подразделению или физическому лицу;

2) почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия организации (организаций), которой (которым) направляется документ. При направлении документа физическому лицу сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

11. Датирование документов производится двумя способами:

словесно-цифровым способом – день месяца и год оформляются арабскими цифрами, месяц – прописью, например: 15 сентября 2008 года;

цифровым способом день месяца и месяц двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 15.09.2008 г.

Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

12. Все экземпляры служебных документов подписываются.

В состав подписи документа входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и его расшифровка.

13. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении указывается лишь количество листов и число экземпляров.

14. При ответе на запрос также делается ссылка на номер и дату документа – запроса.

15. Создаваемые документы оформляются в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.

16. Регистрации подлежат документы (в том числе заявления), поступившие в контору частного судебного исполнителя либо частному судебному исполнителю и отправляемые документы.

17. Для учета документов и контроля за их движением ведется:

журнал регистрации входящих документов по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

журнал регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

18. При приеме поступивших документов, прежде всего, отбираются документы, доставленные не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленные документы пересылаются (возвращаются) по принадлежности, без регистрации в журнале.

В случае, если обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом делается сообщение отправителю (в письменной, либо устной форме).

19. Документы, поступающие к частному судебному исполнителю, подлежат регистрации в журнале входящей корреспонденции.

20. Регистрация поступивших документов в рабочее время – в день поступления, поступивших в нерабочее время – на следующий рабочий день.

21. На входящем документе, в нижнем правом поле первого листа проставляется штамп, с указанием даты и номера его регистрации, который соответствует порядковому номеру в журнале регистрации входящей корреспонденции.

22. Отправляемые документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

23. На документе в верхнем левом поле первого листа проставляется штамп, с указанием даты и номера его регистрации, который соответствует порядковому номеру в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

24. Образец регистрационного штампа согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

25. Корреспонденция направляется адресатам по почте, нарочно либо посредством АИС ОИП или с использованием технических средств связи.

26. Исполнительные документы, поступившие на исполнение частному судебному исполнителю на бумажном носителе, регистрируются как входящий документ в журнале регистрации входящих документов и вносятся в АИС ОИП. На сопроводительном письме проставляются регистрационный штамп по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам, а также дата и номер.

27. После внесения (регистрации) исполнительного документа в АИС ОИП частным судебным исполнителем принимается решение о возбуждении исполнительного производства или об отказе в возбуждении исполнительного производства в соответствии со статьями 37 и 38 Закона.

28. На каждый принятый к производству исполнительный документ частным судебным исполнителем оформляется исполнительное производство (исполнительное дело), в которое включаются все документы, образующиеся в процессе исполнения. Номер исполнительного производства присваивается АИС ОИП автоматически.

29. Частный судебный исполнитель при оформлении исполнительного производства включает в него обложку дела, напечатанную на листе бумаги формата А 4 с частично заполненными реквизитами (номер и дата возбуждения исполнительного производства, наименование исполнительного округа, инициалы и фамилия частного судебного исполнителя, предмет исполнения, должник, взыскатель), бланк внутренней описи дела и материалы (документы) по исполнительному производству.

30. При присоединении к взысканию в отношении одного должника несколько исполнительных производств, в том числе в отношении нескольких должников по солидарному взысканию, частный судебный исполнитель присоединяет их в одно исполнительное производство, в которое помещаются составленный им реестр взыскателей и исполнительные производства.

31. Письменные обращения сторон исполнительного производства, поступившие к частному судебному исполнителю, в том числе жалобы, заявления о ходе исполнительного производства, об отзыве исполнительного документа, о предоставлении банковских реквизитов, об изменении местожительства должника (взыскателя) при ведении делопроизводства на бумажном носителе, учитываются частным судебным исполнителем в журнале входящей корреспонденции.

32. Обращения сторон исполнительного производства, носящие процессуальный характер, частные судебные исполнители приобщают в соответствующие исполнительные производства с приложением копий ответов на них.

Обращения общего характера (жалобы, запросы уполномоченных органов и заявления) с приложением ответов, хранятся в соответствующих нарядах согласно утвержденной номенклатуре дел.

33. Учет создаваемых и получаемых документов, группировка документов в дела, определение сроков их хранения частным судебным исполнителем регулируются номенклатурой дел.

34. Номенклатура дел частных судебных исполнителей утверждается Республиканской палатой. Региональные палаты и частные судебные исполнители могут по мере необходимости завести дополнительные номенклатурные наряды. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января соответствующего года.

35. В номенклатуре дел предусматриваются резервные номера, с тем, чтобы в случае необходимости в течение года завести дополнительные наряды, не предусмотренные ранее.

36. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве заведенных нарядов.

Экземпляр номенклатуры дел (копия), как учетный документ для дел временного хранения, остается в архиве судебного исполнителя.

37. В наряды группируются документы одного года. Внутри наряда они систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ располагаться после документа-запроса.

38. При формировании нарядов соблюдаются следующие требования:

1) помещать в наряды исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одной категории дел;

3) группировать в наряды документы одного года, за исключением переходящих дел;

4) раздельно формировать в наряды документы постоянного и временного хранения;

5) в наряды не подшиваются документы, подлежащие возврату (лишние экземпляры, черновики);

39. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

40. Обложки нарядов оформляются следующим образом:

1) наряды постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения заключаются в твердую обложку и прошиваются прочными нитками не менее в три прокола, надписи на обложках производятся чернилами, в конце на отдельном листе ставится заверительная надпись по форме;

2) наряды временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению – допускается хранение в скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

41. На завершенные в делопроизводстве частного судебного исполнителя наряды постоянного и временного хранения по окончанию календарного года составляются описи нарядов - систематизированный перечень заголовков нарядов, раскрывающий состав и содержание нарядов.

Опись нарядов составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного у частного судебного исполнителя.

42. При изъятии документов из нарядов, а них вкладывают копии изъятых документов и акт (протокол) об изъятии подлинников. При возвращении ранее изъятых из его нарядов документов, они вновь помещаются в наряд, откуда, в свою очередь, изымаются их копии.

43. Документы делопроизводства частного судебного исполнителя хранятся по месту их формирования на все время деятельности частного судебного исполнителя, в пределах установленного срока хранения.

44. Помещение для хранения документации и материалов исполнительных производств соответствует требованиям установленным приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 15 ноября 2017 года № 1433 "Об утверждении требований к месту нахождения и оборудованию служебного помещения частного судебного исполнителя" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под №116534).

45. Частный судебный исполнитель обеспечивает сохранность документации и материалов исполнительных производств на установленный период их хранения.

46. При возникновении оснований, предусмотренных пунктами 7 и 8 настоящих Правил, региональная палата частных судебных исполнителей направляет и (или вручает) уведомляет частного судебного исполнителя о необходимости передачи документов.

47. Дела (наряды, журналы, исполнительные производства), срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению, после утверждения описи дел постоянного хранения и акта о выделении к уничтожению документов и дел за соответствующий период.

48. Частный судебный исполнитель отбирает к уничтожению дела и оформляет по ним акт о выделении к уничтожению документов и дел (далее – Акт) по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам. По делам прекративших деятельность частных судебных исполнителей, находящимся на хранении в архиве региональной палаты, Акт составляется ответственным работником региональной палаты.

49. Акт подписывается составителем и представляется в региональную палату частных судебных исполнителей на одобрение экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК).

50. ЭПК создается при региональной палате в составе не менее трех человек. В состав ЭПК входят заместитель руководителя региональной палаты частных судебных исполнителей и двух действующих частных судебных исполнителей.

51. Дела по Акту, одобренному ЭПК, отправляются на уничтожение приказом руководителя региональной палаты.

52. Уничтожение дел производится комиссионно с участием составителя Акта, председателя ЭПК и представителя соответствующего территориального органа юстиции.

53. Частный судебный исполнитель имеет личную печать (далее – печать) с указанием своей фамилии, имени, отчества (при наличии), а также наименования региональной палаты, исполнительного округа, номера лицензии.

Печать изготавливается согласно требованиям, указанным в приказе Министра юстиции Республики Казахстан от 25 августа 2011 года № 296 "Об утверждении образцов удостоверения, личной печати частного судебного исполнителя" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 60319). Также частный судебный исполнитель имеет штампы и личные бланки.

54. Написание фамилии, имени и отчества частного судебного исполнителя в тексте печати производится согласно документу, удостоверяющему личность.

55. Заказ на изготовление печатей частных судебных исполнителей осуществляется в централизованном порядке, по заказу региональной палаты частных судебных исполнителей.

Выдача печатей производится под роспись в специально заведенном журнале, пронумерованном, прошнурованном и скрепленным печатью региональной палаты.

Журнал является документом строгой отчетности и постоянного хранения.

56. Печать частного судебного исполнителя используется им для скрепления своей подписи на тексте (удостоверительной надписи), на постановлении или поручении. Не допускается проставление печати на документах, не связанных с деятельностью частного судебного исполнения.

57. При утрате или хищении печати, частный судебный исполнитель незамедлительно сообщает в территориальный орган уполномоченного органа и в соответствующую региональную палату.

58. При прекращении действия лицензии либо исключении из членства Республиканской палаты частного судебного исполнителя территориальный орган юстиции и региональная палата принимают меры по изъятию и комиссионному уничтожению печати частного судебного исполнителя путем деформирования, не позволяющим использовать ее по назначению, о чем составляется соответствующий акт.

59. При приостановлении действия лицензии частного судебного исполнителя, печать сдается на временное хранение в территориальный орган уполномоченного органа.

60. При пользовании личными печатями применяется только синий и фиолетовый красители, не допуская применения черного или многоцветного красителей.

61. Информация об утрате действия и недействительности уничтоженных печатей публикуется региональной палатой в республиканских или местных печатных изданиях на казахском и русском языках.

Приложение 1
к Правилам делопроизводства

Форма

Журнал входящей корреспонденции

№ п/п	Дата и номер поступившего документа	От кого, откуда поступил документ	Краткое содержание	Отметка об исполнении	Номер дела (наряда), в котором находится документ	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Приложение 2
к Правилам делопроизводства

Форма

Журнал исходящей корреспонденции

№ п/п	Дата и номер исходящего документа	Кому, куда адресован документ	Краткое содержание	Примечание
1	2	3	4	5

Приложение 3
к Правилам делопроизводства

Форма

Регистрационный штамп

20 миллиметров

Частный судебный исполнитель фамилия, инициалы

Дата

Индекс

45 миллиметров

Приложение 4
к Правилам делопроизводства

Форма

Акт о выделении к уничтожению документов и дел

Дата_____________________ ______________________
(место составления)

Составлен:
частным судебным исполнителем (фамилия имя отчество (при наличии) (далее-Ф.И.О.)
номер лицензии) (или) работником региональной палаты __________________________
(области, города) ________________________ (должность, Ф.И.О.);

Составитель акта, руководствуясь перечнем _______ (название перечня) отобрал к
уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое
значение следующие документы и дела
___________________________________________________________________________
Ф.И.О. частного судебного исполнителя, в деятельности, которого отложились документы,
не подлежащие дальнейшему хранению)

№ п/п	Годы документов и дел	Заголовки документов и дел, индекс дел по номенклатуре, описи	Пояснения	Количество документов и дел (томов)	Номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6

Всего дел ________________________________________________________________
(цифрами и прописью)

Составитель акта: ______________ (Ф.И.О.) ___________ (должность) _____________ (подпись)

Одобрен к уничтожению Экспертной проверочной комиссией в составе:

Председатель комиссии ______________ (Ф.И.О.) ____________ подпись

Член комиссии: ______________ (Ф.И.О.) ____________ подпись

Приказ руководителя региональной палаты частных судебных исполнителей
_____________ (области, города) ________________ (Ф.И.О. руководителя) № _________ от "___" ________ 20__ года.

Документы измельчены и уничтожены путем сожжения в присутствии:

Председателя Экспертной проверочной комиссии __________ (Ф.И.О., подпись);

Частного судебного исполнителя (составителя акта) ______________ (Ф.И.О., подпись);

Представителя территориального органа юстиции ________________ (Ф.И.О., должность, подпись)

Иные присутствующие: ____________________ (Ф.И.О. подпись).

Дата уничтожения "____" _________ 20___ года

Приложение 2

Перечень некоторых приказов Министра юстиции Республики Казахстан, которые признаются утратившими силу

1. Приказ и.о. Министра юстиции Республики Казахстан от 7 марта 2014 года № 97 "Об утверждении Правил делопроизводства" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 9268, опубликован 11 апреля 2014 года в информационно-правовой системе "Әділет").

2. Пункт 4 Перечня некоторых приказов Министра юстиции Республики Казахстан в которые вносятся изменения и дополнения, приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 27 мая 2016 года № 357 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 13784, опубликован 23 июня 2016 года в информационно-правовой системе нормативно правовых актов Республики Казахстан "Әділет").

Unofficial translation

In accordance with subclause 11) of Article 167 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated April 2, 2010 “On Enforcement Proceedings and the Status of Enforcement Agents”, I HEREBY ORDER:

1. To approve the Rules of office work according to Appendix 1 to this order.

2. To recognize as invalid certain orders of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan, according to Appendix 2 to this order.

3. Department of Enforcement of Judicial Acts of the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan shall ensure:

1) state registration of this order;

2) placement of this order on the Internet resource of the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan.

4. Control over execution of this order shall be entrusted to the supervising Vice Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan.

5. This order shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the date of its first official publication.

Minister of Justice
of the Republic of Kazakhstan

M. Beketayev

Appendix 1
of the Minister of Justice
of the Republic of Kazakhstan
dated May 12, 2021 No. 386

Rules of office work

General provisions

1. Rules of office work (hereinafter referred to as the Rules) have been developed in accordance with subclause 11) of Article 167 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated April 2, 2010 “On Enforcement Proceedings and the Status of Enforcement Agents” (hereinafter referred to as the Law) and shall determine the procedure for maintaining office work by a private enforcement agent.

2. A private enforcement agent shall ensure organization, appropriate office management, storage, record keeping, as well as transfer of cases to the regional chamber of enforcement agents (upon termination of activity).

3. Office work in an office of a private enforcement agent shall be carried out on paper, as well as using an automated information system of the bodies of enforcement proceedings (hereinafter referred to as the AIS of BEP).

4. Using by a private enforcement agent of information from state electronic information resources through AIS of BEP for personal purposes shall not be allowed.

5. Upon suspension, termination of validity or deprivation of a license of a private enforcement agent, his withdrawal from membership in the Republican Chamber of private enforcement agents (hereinafter referred to as the Republican Chamber) access of a private enforcement agent to AIS of BEP shall be blocked. In this case, details and data of the corresponding order of the head of the authorized body (date, order number, term and grounds for suspension or termination) shall be indicated in AIS of BEP. Access to electronic archival enforcement proceedings of a private enforcement agent, held in the electronic base of AIS of BEP, shall be transferred to another private enforcement agent in accordance with the Rules for distribution of enforcement documents between исполнительных документов между private enforcement agents approved by the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated December 29, 2015 No. 652 (Registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under No.97449).

6. Upon suspension of a license of a private enforcement agent, the enforcement proceedings, which are under his control, shall be sent to the regional chamber of private enforcement agents for the transfer to another private enforcement agent, whereof the parties of enforcement proceeding shall be informed within ten calendar days.

7. Upon termination or deprivation of a license of a private enforcement agent or his excluding from the membership in the Republican Chamber, archival documents and enforcement proceedings shall be submitted to the regional chamber of private enforcement agents for the transfer to another private enforcement agent (pending enforcement proceedings) or for storage (archival documents and completed enforcement proceedings).

8. An act of acceptance and transfer of documents is drawn up on the transfer of documents and enforcement proceedings (on paper).

Chapter 2. Procedure for office work

9. Documents of an organizational and administrative nature originated from private enforcement agents shall indicate the surname, name, patronymic (if any) of a private enforcement agent, postal address and territory of activity of a private enforcement agent, on which the private enforcement agent carries out enforcement activities on writs of execution.

The title of the document (minutes, resolution, act, presentation, request) is printed in capital letters and reflects the content of the document. The name of the document type to the heading is printed in capital letters.

10. When writing the address in the document, the following details shall be observed:

1) the document is addressed to the organization (organizations), its structural unit or individual;

2) The postal address of the correspondent is indicated in full after the name of the organization (organizations) to which the document is sent. When sending a document to an individual, the postal address is indicated first, and thereafter the recipient's surname and initials.

11. Dating documents shall be made in two ways:

in words and figures - the day of the month and the year are written in Arabic numerals, the month - in words, for example: September 15, 2008;

in figures, the day of the month and the month with two pairs of Arabic numerals separated by a dot, the year with four Arabic numerals, for example: 15.09.2008.

If the document is not drawn up on a letterhead, the date shall be placed below the signature on the left side of the document.

12. All copies of official documents shall be signed.

The composition of the signature of the document includes: the name of the position of the person who signed the document, the personal signature and its clarification.

13. Appendices to the document shall be enlisted after the text of the document indicating the number of sheets in each appendix and the number of their copies.

If the document has attachments mentioned in the text, then only the number of sheets and the number of copies shall be indicated in the attachment.

14. When responding to a request, a reference is also made to the number and date of the document - request.

15. Created documents shall be executed in accordance with the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non-governmental the organizations, approved by the Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan dated October 31, 2018 No. 703.

16. Documents (including applications) received by the office of a private enforcement agent or a private enforcement agent and sent documents shall be subject to registration.

17. To record documents and control their movement, the following shall be kept:

18. When receiving incoming documents, first of all, documents delivered to the wrong destination are selected, and the integrity of the attachment is also checked. Erroneously delivered documents shall be forwarded (returned) to the owner, without registration in the register.

If the absence of documents or attachments to them is found, a message shall be made to the sender (in writing or orally).

19. Documents received by a private enforcement agent shall be subject to registration in the Register of incoming correspondence.

20. Registration of documents received during working hours shall be on the day of receipt, received after hours - on the next working day.

21. On the incoming document, in the lower right field of the first sheet, a stamp is affixed, indicating the date and number of its registration, which corresponds to the serial number in the register of incoming correspondence.

22. Submitted documents shall be registered in register of outgoing correspondence.

23. A stamp is affixed to the document in the upper left field of the first sheet, indicating the date and number of its registration, which corresponds to the serial number in the register of outgoing correspondence.

24. A sample of a registration stamp shall be according to Appendix 3 to these Rules.

25. Correspondence shall be sent to addressees by mail, in person or through AIS of BEP or using technical means of communication.

26. Writs of execution received for execution by a private enforcement agent on paper are registered as an incoming document in the register of incoming documents and entered in the AIS of BEP. The cover letter shall be stamped according to the form in accordance with Appendix 4 to these Rules, as well as the date and number.

27. After introduction (registration) of a writ of execution to AIS of BEP, the private enforcement agent shall make a decision on initiation of enforcement proceedings or on refusal to initiate enforcement proceedings in accordance with articles 37 and 38 of the Law.

28. Per each writ of execution accepted for enforcement, a private enforcement agent shall draw up an enforcement proceeding (enforcement case), which includes all documents generated in the process of execution. AIS of BEP shall automatically assign the enforcement proceedings number.

29. A private enforcement agent, when executing an enforcement proceeding shall include therein a cover of the case printed on a sheet of A4 paper with partially completed details (number and date of initiation of enforcement proceedings, name of the enforcement district, initials and surname of a private enforcement agent, subject of enforcement, debtor, recoveror), an internal inventory of the case and materials (documents) on enforcement proceedings.

30. When consolidating a recovery of several enforcement proceedings against one debtor, including in relation to several debtors under a solidary recovery, a private enforcement agent shall consolidate them into one enforcement proceeding, in which the register of recoverors compiled by him and enforcement proceedings are placed.

31. Written appeals of the parties to enforcement proceedings received by a private enforcement agent, including complaints, statements about the progress of enforcement proceedings, about the withdrawal of an enforcement document, about providing bank details, about changing the place of residence of the debtor (collector) when conducting office work on paper, shall be taken into account by a private enforcement agent in register of incoming correspondence.

32. Private enforcement agents shall attach appeals of the parties to the enforcement proceedings, which are of a procedural nature, to the relevant enforcement proceedings with copies of the responses to them.

Appeals of a general nature (complaints, requests from authorized bodies and statements) with answers attached are stored in the appropriate orders in accordance with the approved nomenclature of cases.

33. Record keeping of created and received documents, grouping documents into cases, determining the duration of their keeping by a private enforcement agent shall be regulated by the nomenclature of cases.

34. The nomenclature of cases of private enforcement agents shall be approved by the Republican Chamber. Regional chambers and private bailiffs may, as necessary, introduce additional nomenclature orders. The nomenclature of cases enters into force on January 1 of the corresponding year.

35. The nomenclature of cases provides for reserve numbers, so that, if necessary, during the year to start additional orders that have not been previously provided

36. At the end of the year, a final entry is made in the nomenclature of cases on the number of established orders.

A copy of the nomenclature of cases (copy), as an accounting document for cases of temporary storage, remains in the archive of the enforcement agent.

37. Documents of one year shall be grouped in orders. Inside an order they are systematized in chronological sequence, wherein the response document is located after the request document.

38. When forming orders, the following requirements shall be met:

1) put in orders executed, correctly executed documents in accordance with the nomenclature of cases;

2) put together all documents related to the resolution of one category of cases;

3) group documents of one year into orders, with the exception of transferred cases;

4) separately form documents of permanent and temporary storage in orders;

5) Documents subject to return (extra copies, drafts) shall not be filed into orders;

39. Depending on the terms of storage, full or partial registration of cases shall be carried out. Cases of permanent, temporary (over 10 years) storage shall be subject to full registration. Full registration of the case includes: registration of details of the cover of the case, numbering of sheets in the case, drawing up a n authentication sheet of the case, compiling, if necessary, an internal inventory of the documents of the case.

40. the covers of orders shall be executed as follows:

1) orders of permanent and temporary (over 10 years) storage are enclosed in a hard cover and sewn with strong threads of at least three punctures, the inscriptions on the covers are made in ink, at the end, a certification endorsement in the form shall be put on a separate sheet;

2) orders of temporary (up to and including ten years) storage shall be subject to partial registration – it is allowed to keep in folders, sheets are not numbered, certification endorsement are not drawn up.

41. For orders of permanent and temporary storage competed in the record management of a private enforcement agent at the end of a calendar year, inventories of orders shall be drawn up - a systematized list of headings of orders, revealing the composition and content of orders.

The inventory of orders shall be compiled in two copies, one of which is transferred along with the cases to the archive, and the second remains as a control copy of a private enforcement agent.

42. When documents are withdrawn from orders, copies of the withdrawn documents and an act (protocol) on the withdrawal of the originals are enclosed. When returning documents previously withdrawn from his orders, they are again placed in the order, from where, in turn, their copies are withdrawn.

43. Record keeping documents of a private enforcement agent shall be stored at the place of their formation for the entire period of activity of a private enforcement agent, within the established storage period.

44. The premise for storing documentation and materials of enforcement proceedings shall meet the requirements established by the Order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated November 15, 2017 No. 1433 On approval of requirements for location and equipping of an office of a private enforcement agent” (Registered in the Registry of State Registration of Regulatory Legal Acts under No.116534).

45. A private enforcement agent shall ensure safety of documentation and materials of enforcement proceedings for a specified period of their storage.

46. If the grounds provided for in clauses 7 and 8 of these Rules arise, the regional chamber of private enforcement agents shall send and (or deliver) notify a private enforcement agent of the need to transfer documents.

47. Cases (orders, registers, enforcement proceedings), the storage period of which has expired, shall be allocated for destruction, after approval of the inventory of cases for permanent storage and the act of allocating documents and cases for destruction for the corresponding period.

48. A private enforcement agent shall select cases for destruction and draw up for them an act on the allocation of documents and cases for destruction (hereinafter referred to as the Act) in the form in accordance with Appendix 4 to these Rules. For cases of ceased activities of private enforcement agents, which are stored in the archives of the regional chamber, the Act shall be drawn up by the responsible employee of the regional chamber.

49. The act shall be signed by the drafter and submitted to the regional chamber of private enforcement agents for approval by the expert review commission (hereinafter referred to as the ERC).

50. ERC shall be created under a regional chamber of at least three people. The composition of ERC shall include a deputy head of the regional chamber of private enforcement agents and two active private enforcement agents.

51. Cases under the Act, approved by ERC, shall be transferred for destruction by the order of the head of the regional chamber.

52. The destruction of cases shall be carried out on a commission basis with the participation of the drafter of the Act, the chairman of the ERC and a representative of the relevant territorial justice authority.

53. A private enforcement agent shall have a personal seal (hereinafter referred to as the seal) indicating his surname, name, patronymic (if any), as well as the name of the regional chamber, the executive district, license number.

The seal shall be made in accordance with the requirements specified in the Order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated August 25, 2011 No. 296 “On approval of samples of a certificate, personal seal of a private enforcement agent” (Registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under No.60319). In addition, a private enforcement agent shall have stamps and personal letterheads.

54. Writing of surname, name and patronymic of a private enforcement agent in the text of a seal shall be made according to the identity document.

55. The purchase for the production of seals of private enforcement agents shall be carried out in a centralized manner, by order of the regional chamber of private enforcement agents.

The issuance of seals shall be made against signature in a specially created magazine, numbered, stitched and sealed with the seal of the regional chamber.

A register is a document of strict reporting and permanent storage.

56. The seal of a private enforcement agent shall be used by him to affix his signature to a text (certifying inscription), to a resolution or instruction. It shall not be allowed to put a seal on documents that are not related to the activities of private enforcement.

57. In case of loss or theft of the seal, the private enforcement agent shall immediately inform the territorial body of the authorized body and the relevant regional chamber.

58. In case of termination of a license or withdrawal from membership in the Republican Chamber of a private enforcement agents, the territorial body of justice and the regional chamber shall take measures on withdrawing and commission destruction of the seal of a private enforcement agent by deformation, which does not allow it to be used for its intended purpose, about which an appropriate act is drawn up.

59. In case of suspension of a license of a private enforcement agent, the seal shall be submitted for temporary storage with the territorial body of the authorized body.

60. When using personal seals, only blue and violet pigments are used, the use of black or multi-color pigments shall not be allowed.

61. Information about the loss of validity and invalidity of the destroyed seals shall be published by the regional chamber in the republican or local print media in the Kazakh and Russian languages.

	Appendix 1 to the Rules of office work
	Form

Register of incoming correspondence

Item No.	Date and number of the incoming document	From whom, where did the document come from	Short description	Mark on enforcement	Number of the case (order) in which the document is held	Note
1	2	3	4	5	6	7

	Appendix 2 to the Rules of office work
	Form

Register of outgoing correspondence

Item No.	Date and number of the outgoing document	To whom, where the document is addressed	Short description	Note
1	2	3	4	5

	Appendix 3 to the Rules of office work
	Form

Registration stamp

20 millimeters

Private enforcement agent surname, initials

Date

Index

45 millimeters

	Appendix 4 to the Rules of office work
	Form

Act on allocation for destruction of documents and cases

Date_____________________ ______________________

(place of drawing up)

Composed by:

private enforcement agent (surname, name, patronymic (if any) (hereinafter - surname, name, patronymic)

license number) (or) officer of the regional chamber __________________________

(of a region, city) ________________________ (position, surname, name, patronymic);

The drafter of the act, guided by the list _______ (name of the list) selected for destruction as having no scientific and historical value and having lost practical

meaning the following documents and cases

___________________________________________________________________________

surname, name, patronymic of a private enforcement agent, in the activities of which the documents were deposited,

not subject to further storage)

Item No.	Years of documents and cases	Headings of documents and cases, index of cases according to nomenclature, inventory	Explanations	Amount of documents and cases (volumes)	Numbers of articles according to the list
1	2	3	4	5	6

Total of cases ________________________________________________________________

(in figures and writing)

Drafter of the act: ______________ (surname, name, patronymic) ___________ (position) _____________ (signature)

Approved for destruction by the Expert Review Commission composed of:

Chairman of the Commission ______________ (surname, name, patronymic) ____________ signature

Member of the Commission: ______________ (surname, name, patronymic) ____________ signature

Order of the head of the regional chamber of private enforcement agents

_____________ (of a region, city) ________________ (surname, name, patronymic of the head) No. _________ dated “___” ________ 20__.

Documents were shredded and destroyed by burning in the presence of:

Chairman of the Expert Review Commission __________ (surname, name, patronymic, signature);

Of a private enforcement agent (drafter of the act) ______________ (surname, name, patronymic, signature);

Representative of the territorial body of justice ________________ (surname, name, patronymic, должность, signature)

Others present: ____________________ (surname, name, patronymic signature).

Date of destruction “___” ________ 20__.

Appendix 2

List of certain orders of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan, which are recognized as invalid

1. Order of the Acting Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated March 7, 2014 No. 97 “On approval of the Rules of office work” (Registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under No.9268, published on April 11, 2014 in “Adilet” information legal system).

2. Clause 4 of the List of certain orders of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan to which amendments and additions are made, Order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated May 27, 2016 No. 357 (Registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under No 13784, published on June 23, 2016 in the information legal system of regulatory legal acts of the Republic of Kazakhstan “Adilet”).

Об утверждении правил делопроизводства

Правила делопроизводства

Глава 1. Общие положения

Глава 2. Порядок делопроизводства

Форма

Журнал входящей корреспонденции

Форма

Журнал исходящей корреспонденции

Форма

Регистрационный штамп

Форма

Акт о выделении к уничтожению документов и дел

Перечень некоторых приказов Министра юстиции Республики Казахстан, которые признаются утратившими силу

On approval of the Rules of office work

Rules of office work

General provisions

Chapter 2. Procedure for office work

Register of incoming correspondence

Register of outgoing correspondence

Registration stamp

Act on allocation for destruction of documents and cases

List of certain orders of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan, which are recognized as invalid