Об утверждении правил делопроизводства

Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 12 мая 2021 года № 386. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 14 мая 2021 года № 22749.

В соответствии с подпунктом 11) статьи 167 Закона Республики Казахстан от 2 апреля 2010 года "Об исполнительном производстве и статусе судебных исполнителей", ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Правила делопроизводства согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Признать утратившими силу некоторые приказы Министра юстиции Республики Казахстан, согласно приложению 2 к настоящему приказу.

3. Департаменту по исполнению судебных актов Министерства юстиции Республики Казахстан обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства юстиции Республики Казахстан.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра юстиции Республики Казахстан.

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр юстиции Республики Казахстан

М. Бекетаев

Приложение 1 Министра юстиции Республики Казахстан от 12 мая 2021 года № 386

Правила делопроизводства

Глава 1. Общие положения

1. Правила делопроизводства (далее – Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 11) статьи 167 Закона Республики Казахстан от 2 апреля 2010 года "Об исполнительном производстве и статусе судебных исполнителей" (далее – Закон) и определяют порядок ведения делопроизводства частным судебным исполнителем.

2. Организацию, правильное ведение делопроизводства, хранение, учет, а также передачу дел в региональную палату частных судебных исполнителей (при прекращении деятельности) обеспечивает частный судебный исполнитель.

3. Делопроизводство в конторе частного судебного исполнителя ведется на бумажном носителе, а также с использованием автоматизированной информационной системы органов исполнительного производства (далее – АИС ОИП).

4. Использование частным судебным исполнителем сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством АИС ОИП в личных целях не допускается.

5. При приостановлении, прекращении действия либо лишении лицензии частного судебного исполнителя, исключении его из членства в Республиканской палате частных судебных исполнителей (далее – Республиканская палата) доступ частного судебного исполнителя к АИС ОИП блокируется. При этом в АИС ОИП указываются реквизиты и данные соответствующего приказа руководителя уполномоченного органа (дата, номер приказа, срок и основание приостановления или прекращения). Доступ к электронным архивным исполнительным производствам частного судебного исполнителя, находящимся в электронной базе АИС ОИП, передается другому частному судебному исполнителю в соответствии с Правилами распределения исполнительных документов между частными судебными исполнителями утвержденных приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 29 декабря 2015 года № 652 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 97449).

6. При приостановлении действия лицензии частного судебного исполнителя исполнительные производства, находящиеся у него на исполнении, направляются в региональную палату частных судебных исполнителей для передачи другому частному судебному исполнителю, о чем извещаются стороны исполнительного производства в течение десяти календарных дней.

7. При прекращении действия либо лишения лицензии частного судебного исполнителя или исключении его из членства в Республиканской палате архивные документы и исполнительные производства сдаются в региональную палату частных судебных исполнителей для передачи другому частному судебному исполнителю (неоконченные исполнительные производства) либо для хранения (архивные документы и оконченные исполнительные производства).

8. О произведенной передаче документов и исполнительных производств (на бумажном носителе) составляется акт приема-передачи документов.

Глава 2. Порядок делопроизводства

9. В документах организационно-распорядительного характера, исходящих от частных судебных исполнителей, указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) частного судебного исполнителя, почтовый адрес и территория деятельности частного судебного исполнителя, по которому частным судебным исполнителем осуществляется деятельность по исполнению исполнительных документов.

Заголовок документа (протокол, постановление, акт, представление, запрос) печатается заглавными буквами и отражает содержание документа. Наименование вида документа к заголовку печатается прописными буквами.

10. При написании адреса в документе соблюдаются следующие реквизиты:

1) документ адресуется организации (организациям), ее структурному подразделению или физическому лицу;

2) почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия организации (организаций), которой (которым) направляется документ. При направлении документа физическому лицу сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

11. Датирование документов производится двумя способами:

словесно-цифровым способом – день месяца и год оформляются арабскими цифрами, месяц – прописью, например: 15 сентября 2008 года;

цифровым способом день месяца и месяц двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 15.09.2008 г.

Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

12. Все экземпляры служебных документов подписываются.

В состав подписи документа входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и его расшифровка.

13. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении указывается лишь количество листов и число экземпляров.

14. При ответе на запрос также делается ссылка на номер и дату документа – запроса.

15. Создаваемые документы оформляются в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.

16. Регистрации подлежат документы (в том числе заявления), поступившие в контору частного судебного исполнителя либо частному судебному исполнителю и отправляемые документы.

17. Для учета документов и контроля за их движением ведется:

журнал регистрации входящих документов по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

журнал регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

18. При приеме поступивших документов, прежде всего, отбираются документы, доставленные не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленные документы пересылаются (возвращаются) по принадлежности, без регистрации в журнале.

В случае, если обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом делается сообщение отправителю (в письменной, либо устной форме).

19. Документы, поступающие к частному судебному исполнителю, подлежат регистрации в журнале входящей корреспонденции.

20. Регистрация поступивших документов в рабочее время – в день поступления, поступивших в нерабочее время – на следующий рабочий день.

21. На входящем документе, в нижнем правом поле первого листа проставляется штамп, с указанием даты и номера его регистрации, который соответствует порядковому номеру в журнале регистрации входящей корреспонденции.

22. Отправляемые документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

23. На документе в верхнем левом поле первого листа проставляется штамп, с указанием даты и номера его регистрации, который соответствует порядковому номеру в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

24. Образец регистрационного штампа согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

25. Корреспонденция направляется адресатам по почте, нарочно либо посредством АИС ОИП или с использованием технических средств связи.

26. Исполнительные документы, поступившие на исполнение частному судебному исполнителю на бумажном носителе, регистрируются как входящий документ в журнале регистрации входящих документов и вносятся в АИС ОИП. На сопроводительном письме проставляются регистрационный штамп по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам, а также дата и номер.

27. После внесения (регистрации) исполнительного документа в АИС ОИП частным судебным исполнителем принимается решение о возбуждении исполнительного производства или об отказе в возбуждении исполнительного производства в соответствии со статьями 37 и 38 Закона.

28. На каждый принятый к производству исполнительный документ частным судебным исполнителем оформляется исполнительное производство (исполнительное дело), в которое включаются все документы, образующиеся в процессе исполнения. Номер исполнительного производства присваивается АИС ОИП автоматически.

29. Частный судебный исполнитель при оформлении исполнительного производства включает в него обложку дела, напечатанную на листе бумаги формата А 4 с частично заполненными реквизитами (номер и дата возбуждения исполнительного производства, наименование исполнительного округа, инициалы и фамилия частного судебного исполнителя, предмет исполнения, должник, взыскатель), бланк внутренней описи дела и материалы (документы) по исполнительному производству.

30. При присоединении к взысканию в отношении одного должника несколько исполнительных производств, в том числе в отношении нескольких должников по солидарному взысканию, частный судебный исполнитель присоединяет их в одно исполнительное производство, в которое помещаются составленный им реестр взыскателей и исполнительные производства.

31. Письменные обращения сторон исполнительного производства, поступившие к частному судебному исполнителю, в том числе жалобы, заявления о ходе исполнительного производства, об отзыве исполнительного документа, о предоставлении банковских реквизитов, об изменении местожительства должника (взыскателя) при ведении делопроизводства на бумажном носителе, учитываются частным судебным исполнителем в журнале входящей корреспонденции.

32. Обращения сторон исполнительного производства, носящие процессуальный характер, частные судебные исполнители приобщают в соответствующие исполнительные производства с приложением копий ответов на них.

Обращения общего характера (жалобы, запросы уполномоченных органов и заявления) с приложением ответов, хранятся в соответствующих нарядах согласно утвержденной номенклатуре дел.

33. Учет создаваемых и получаемых документов, группировка документов в дела, определение сроков их хранения частным судебным исполнителем регулируются номенклатурой дел.

34. Номенклатура дел частных судебных исполнителей утверждается Республиканской палатой. Региональные палаты и частные судебные исполнители могут по мере необходимости завести дополнительные номенклатурные наряды. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января соответствующего года.

35. В номенклатуре дел предусматриваются резервные номера, с тем, чтобы в случае необходимости в течение года завести дополнительные наряды, не предусмотренные ранее.

36. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве заведенных нарядов.

Экземпляр номенклатуры дел (копия), как учетный документ для дел временного хранения, остается в архиве судебного исполнителя.

37. В наряды группируются документы одного года. Внутри наряда они систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ располагаться после документа-запроса.

38. При формировании нарядов соблюдаются следующие требования:

1) помещать в наряды исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одной категории дел;

3) группировать в наряды документы одного года, за исключением переходящих дел;

4) раздельно формировать в наряды документы постоянного и временного хранения;

5) в наряды не подшиваются документы, подлежащие возврату (лишние экземпляры, черновики);

39. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

40. Обложки нарядов оформляются следующим образом:

1) наряды постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения заключаются в твердую обложку и прошиваются прочными нитками не менее в три прокола, надписи на обложках производятся чернилами, в конце на отдельном листе ставится заверительная надпись по форме;

2) наряды временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению – допускается хранение в скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

41. На завершенные в делопроизводстве частного судебного исполнителя наряды постоянного и временного хранения по окончанию календарного года составляются описи нарядов - систематизированный перечень заголовков нарядов, раскрывающий состав и содержание нарядов.

Опись нарядов составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного у частного судебного исполнителя.

42. При изъятии документов из нарядов, а них вкладывают копии изъятых документов и акт (протокол) об изъятии подлинников. При возвращении ранее изъятых из его нарядов документов, они вновь помещаются в наряд, откуда, в свою очередь, изымаются их копии.

43. Документы делопроизводства частного судебного исполнителя хранятся по месту их формирования на все время деятельности частного судебного исполнителя, в пределах установленного срока хранения.

44. Помещение для хранения документации и материалов исполнительных производств соответствует требованиям установленным приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 15 ноября 2017 года № 1433 "Об утверждении требований к месту нахождения и оборудованию служебного помещения частного судебного исполнителя" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под №116534).

45. Частный судебный исполнитель обеспечивает сохранность документации и материалов исполнительных производств на установленный период их хранения.

46. При возникновении оснований, предусмотренных пунктами 7 и 8 настоящих Правил, региональная палата частных судебных исполнителей направляет и (или вручает) уведомляет частного судебного исполнителя о необходимости передачи документов.

47. Дела (наряды, журналы, исполнительные производства), срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению, после утверждения описи дел постоянного хранения и акта о выделении к уничтожению документов и дел за соответствующий период.

48. Частный судебный исполнитель отбирает к уничтожению дела и оформляет по ним акт о выделении к уничтожению документов и дел (далее – Акт) по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам. По делам прекративших деятельность частных судебных исполнителей, находящимся на хранении в архиве региональной палаты, Акт составляется ответственным работником региональной палаты.

49. Акт подписывается составителем и представляется в региональную палату частных судебных исполнителей на одобрение экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК).

50. ЭПК создается при региональной палате в составе не менее трех человек. В состав ЭПК входят заместитель руководителя региональной палаты частных судебных исполнителей и двух действующих частных судебных исполнителей.

51. Дела по Акту, одобренному ЭПК, отправляются на уничтожение приказом руководителя региональной палаты.

52. Уничтожение дел производится комиссионно с участием составителя Акта, председателя ЭПК и представителя соответствующего территориального органа юстиции.

53. Частный судебный исполнитель имеет личную печать (далее – печать) с указанием своей фамилии, имени, отчества (при наличии), а также наименования региональной палаты, исполнительного округа, номера лицензии.

Печать изготавливается согласно требованиям, указанным в приказе Министра юстиции Республики Казахстан от 25 августа 2011 года № 296 "Об утверждении образцов удостоверения, личной печати частного судебного исполнителя" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 60319). Также частный судебный исполнитель имеет штампы и личные бланки.

54. Написание фамилии, имени и отчества частного судебного исполнителя в тексте печати производится согласно документу, удостоверяющему личность.

55. Заказ на изготовление печатей частных судебных исполнителей осуществляется в централизованном порядке, по заказу региональной палаты частных судебных исполнителей.

Выдача печатей производится под роспись в специально заведенном журнале, пронумерованном, прошнурованном и скрепленным печатью региональной палаты.

Журнал является документом строгой отчетности и постоянного хранения.

56. Печать частного судебного исполнителя используется им для скрепления своей подписи на тексте (удостоверительной надписи), на постановлении или поручении. Не допускается проставление печати на документах, не связанных с деятельностью частного судебного исполнения.

57. При утрате или хищении печати, частный судебный исполнитель незамедлительно сообщает в территориальный орган уполномоченного органа и в соответствующую региональную палату.

58. При прекращении действия лицензии либо исключении из членства Республиканской палаты частного судебного исполнителя территориальный орган юстиции и региональная палата принимают меры по изъятию и комиссионному уничтожению печати частного судебного исполнителя путем деформирования, не позволяющим использовать ее по назначению, о чем составляется соответствующий акт.

59. При приостановлении действия лицензии частного судебного исполнителя, печать сдается на временное хранение в территориальный орган уполномоченного органа.

60. При пользовании личными печатями применяется только синий и фиолетовый красители, не допуская применения черного или многоцветного красителей.

61. Информация об утрате действия и недействительности уничтоженных печатей публикуется региональной палатой в республиканских или местных печатных изданиях на казахском и русском языках.

Приложение 1 к Правилам делопроизводства

Форма

Журнал входящей корреспонденции

№ п/п	Дата и номер поступившего документа	От кого, откуда поступил документ	Краткое содержание	Отметка об исполнении	Номер дела (наряда), в котором находится документ	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Приложение 2 к Правилам делопроизводства

Форма

Журнал исходящей корреспонденции

№ п/п	Дата и номер исходящего документа	Кому, куда адресован документ	Краткое содержание	Примечание
1	2	3	4	5

Приложение 3 к Правилам делопроизводства

Форма

Регистрационный штамп

20 миллиметров

Частный судебный исполнитель фамилия, инициалы

Дата

Индекс

45 миллиметров

Приложение 4 к Правилам делопроизводства

Форма

Акт о выделении к уничтожению документов и дел

Дата_____________________ ______________________
(место составления)

Составлен:
частным судебным исполнителем (фамилия имя отчество (при наличии) (далее-Ф.И.О.)
номер лицензии) (или) работником региональной палаты __________________________
(области, города) ________________________ (должность, Ф.И.О.);

Составитель акта, руководствуясь перечнем _______ (название перечня) отобрал к
уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое
значение следующие документы и дела
___________________________________________________________________________
Ф.И.О. частного судебного исполнителя, в деятельности, которого отложились документы,
не подлежащие дальнейшему хранению)

№ п/п	Годы документов и дел	Заголовки документов и дел, индекс дел по номенклатуре, описи	Пояснения	Количество документов и дел (томов)	Номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6

Всего дел ________________________________________________________________
(цифрами и прописью)

Составитель акта: ______________ (Ф.И.О.) ___________ (должность) _____________ (подпись)

Одобрен к уничтожению Экспертной проверочной комиссией в составе:

Председатель комиссии ______________ (Ф.И.О.) ____________ подпись

Член комиссии: ______________ (Ф.И.О.) ____________ подпись

Член комиссии: ______________ (Ф.И.О.) ____________ подпись

Приказ руководителя региональной палаты частных судебных исполнителей
_____________ (области, города) ________________ (Ф.И.О. руководителя) № _________ от "___" ________ 20__ года.

Документы измельчены и уничтожены путем сожжения в присутствии:

Председателя Экспертной проверочной комиссии __________ (Ф.И.О., подпись);

Частного судебного исполнителя (составителя акта) ______________ (Ф.И.О., подпись);

Представителя территориального органа юстиции ________________ (Ф.И.О., должность, подпись)

Иные присутствующие: ____________________ (Ф.И.О. подпись).

Дата уничтожения "____" _________ 20___ года

Приложение 2

Перечень некоторых приказов Министра юстиции Республики Казахстан, которые признаются утратившими силу

1. Приказ и.о. Министра юстиции Республики Казахстан от 7 марта 2014 года № 97 "Об утверждении Правил делопроизводства" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 9268, опубликован 11 апреля 2014 года в информационно-правовой системе "Әділет").

2. Пункт 4 Перечня некоторых приказов Министра юстиции Республики Казахстан в которые вносятся изменения и дополнения, приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 27 мая 2016 года № 357 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 13784, опубликован 23 июня 2016 года в информационно-правовой системе нормативно правовых актов Республики Казахстан "Әділет").

Іс қағаздарды жүргізу қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2021 жылғы 12 мамырдағы № 386 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2021 жылғы 14 мамырда № 22749 болып тіркелді

"Атқарушылық iс жүргiзу және сот орындаушыларының мәртебесi туралы" Қазақстан Республикасы 2010 жылғы 2 сәуіріндегі Заңының 167-бабының 11) тармақшасына сәйкес, БҰЙЫРАМЫН:

1. Осы бұйрықтың 1-қосымшасына сәйкес Іс қағаздарды жүргізу қағидалары бекітілсін.

2. Осы бұйрықтың 2- қосымшасына сәйкес Қазақстан Республикасы Әділет министрінің кейбір бұйрықтарының күші жойылды деп танылсын.

3. Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінің Сот актілерін орындау департаменті:

1) осы бұйрықтың мемлекеттік тіркелуін;

2) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінің интернет-ресурсында орналастырылуын қамтамасыз етсін.

4 Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасы Әділет вице-министріне жүктелсін.

5. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының Әділет министрі

М. Бекетаев

Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2021 жылғы 12 мамырдағы № 386 1 қосымша

Іс қағаздарды жүргізу қағидалары

1 Тарау. Жалпы ережелер

1. Іс қағаздарды жүргізу қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) "Атқарушылық іс жүргізу және сот орындаушыларының мәртебесі туралы" Қазақстан Республикасы 2010 жылғы 2 сәуіріндегі Заңының (бұдан әрі - Заң) 167-бабының 11) тармақшасына сәйкес әзірленді және жеке орындауда іс қағаздарын жүргізудің бірыңғай тәртібін белгілейді.

2. Іс қағаздарын ұйымдастыру мен дұрыс жүргізу, сақтау, есепке алу, сондай-ақ, (қызметін тоқтатқан жағдайда) істерді жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасына беруді жеке сот орындаушысы қамтамасыз етеді.

3. Жеке сот орындаушысының кеңсесінде іс жүргізу қағаз тасығыштарда, сондай-ақ атқарушылық іс жүргізу органдарының автоматтандарылған ақпараттық жүйесін (бұдан әрі – АІЖОААЖ) қолдана отырып жүргізіледі.

4. Жеке сот орындаушысының АІЖОААЖ арқылы мемлекеттік электрондық ақпараттық ресурстардан мәліметтерді жеке мақсатта қолдануына жол берілмейді.

5. Жеке сот орындаушысының лицензиясының қолданылуы тоқтатылған немесе лицензиясынан айырылған, оның Жеке сот орындаушыларының республикалық палатасы (бұдан әрі – Республикалық палата) мүшелігінен шығарылған жағдайда жеке сот орындаушысының АІЖОААЖ қолжетімділігі бұғатталады. Бұл ретте АІЖОААЖ уәкілетті орган басшысының тиісті бұйрығының реквизиттері мен деректері (бұйрық күні, нөмірі, мерзімі және тоқтата тұру немесе тоқтату негіздері) көрсетіледі. Жеке сот орындаушысының АІЖОААЖ электрондық базасындағы электрондық мұрағаттық атқарушылық құжаттарына қолжетімділік Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2015 жылғы 29 желтоқсандағы № 652 (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 97449 болып тіркелген) бұйрығымен бекітілген Жеке сот орындаушылары арасында атқарушылық құжаттарды бөлу қағидаларына сәйкес өзге жеке сот орындаушысына беріледі.

6. Жеке сот орындаушысының лицензиясының қызмет етуі тоқтатылған кезінде оның орындауындағы атқарушылық іс жүргізу жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасына өзге жеке сот орындаушысына беру үшін жолданады, ол туралы атқарушылық іс жүргізу тараптары күнтізбелік он күн ішінде хабардар етіледі.

7. Жеке сот орындаушысының лицензиясының қолданылуы тоқтатылған не лицензиясынан айырылған немесе Республикалық палата мүшелігінен шығарылған кезінде мұрағаттық құжаттар мен атқарушылық іс жүргізу жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасына өзге жеке сот орындаушысына (аяқталмаған атқарушылық құжаттар) немесе сақтау үшін (мұрағаттық құжаттар және аяқталған атқарушылық іс жүргізу) жолданады.

8. Жүргізілген құжаттарды және атқарушылық іс жүргізуі берілгендігі туралы тапсыру- қабылдау актісі жасалады.

2 Тарау. Іс қағаздарын жүргізу тәртібі

9. Жеке сот орындаушыларынан шығатын ұйымдастырушылық-билік ету сипатындағы құжаттарда жеке сот орындаушысы кеңсесінің атауын немесе жеке тәжірибемен айналысатын жеке сот орындаушысының тегін, атын, әкесінің атын (болған жағдайда), пошталық мекен-жайын және жеке сот орындаушысы атқарушылық қызметті жүзеге асыратын жеке сот орындаушысы қызметінің аумағын көрсету керек.

Құжат тақырыбы (хаттама, қаулы, акт, ұсыныс, сауал) бас әріптермен жазылады және құжаттың мазмұны көрсетіледі. Тақырыпқа құжат түрінің атауы жазба әріптермен басылады.

10. Құжатта мекенжай жазған кезде мынадай деректемелерді сақтау қажет:

1) құжат ұйымға (ұйымдарға), оның құрылымдық бөлімшесіне немесе нақты тұлғаға арналады;

2) корреспонденттің пошталық мекенжайы құжат жіберіліп отырған ұйымның (ұйымдардың) атауынан кейін толық көрсетіледі. Құжат жеке тұлғаға жіберілген кезінде алдымен пошталық мекен-жайы, содан кейін алушының тегі мен аты-жөні көрсетіледі.

11. Құжаттардың күнін көрсету екі тәсіл арқылы жүргізіледі:

сөздік-сандық тәсілмен – айдың күні мен жылы араб цифрларымен, айы-жазумен ресімделеді, мысалы: 2008 жылғы 15 қыркүйек;

сандық тәсілмен айдың күні мен айды нүктемен бөлінген екі жұп араб цифры мен жылды – төрт араб цифрымен, мысалы: 15.09.2008 ж.

Егер құжат бланкіге шығарылмаса, күні қолдан кейін құжаттың сол жақ астына қойылады.

12. Қызметтік құжаттардың барлық даналарына қол қойылады.

Құжатқа қойылған қолдың құрамына: құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, жеке қолы және оны таратып көрсету кіреді.

13. Құжатқа қосымшалар әрбір қосымшадағы парақтар саны мен олардың даналарының саны көрсетіле отырып, құжат мәтінінен кейін санамаланады.

Егер құжатта мәтінде аталатын қосымшалар болса, онда қосымшада тек парақтар саны мен даналар саны ғана көрсетіледі.

14. Сұрау салуға жауап беру кезінде сұрау салу құжатының нөмірі мен күніне сілтеме жасалады.

15. Жасалатын құжаттар Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы №703 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына сәйкес ресімделеді.

16. Жеке сот орындаушысының қызметтік үй-жайы немесе жеке сот орындаушысына келіп түскен құжаттар (оның ішінде өтініштер) және жөнелтілетін құжаттар тіркелуге жатады.

17. Құжаттарды есепке алу және олардың қозғалысын бақылау үшін:

осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес нысан бойынша кіріс құжаттарын тіркеу журналы;

осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша шығыс құжаттарды тіркеу журналы.

18. Түскен құжаттарды қабылдау кезінде, бәрінен бұрын, мақсаты бойынша жеткізілмеген құжаттар іріктеп алынады, сондай-ақ салынымның тұтастығы тексеріледі. Қате түскен құжаттар журналда тіркелмей тиістілігі бойынша жөнелтіледі (қайтарылады).

Егер құжаттардың немесе олардың қосымшаларының жоқтығы анықталса, жөнелтушіге (жазбаша не ауызша түрде) хабар беріледі.

19. Жеке сот орындаушысына келіп түскен құжаттар кіріс құжаттарын тіркеу журналында тіркелуге жатады.

20. Келіп түскен құжаттарды жұмыс уақытында – келіп түскен күні, жұмыстан тыс уақытта – келесі жұмыс күні тіркеу.

21. Кіріс құжатта бірінші парағының төменгі жолында оң жағында кіріс хат-хабарларын тіркеу журналындағы реттік нөмірге сәйкес келетін оның тіркелген күні мен нөмірі көрсетіле отырып, мөртаңба қойылады.

22. Жөнелтілетін құжаттар шығыс хат-хабарлар журналында тіркеледі.

23. Құжатта бірінші парағының үстіңгі жолында сол жағында шығыс хат-хабарларды тіркеу журналындағы реттік нөмірге сәйкес келетін тіркеу күні мен нөмірі қойылады.

24. Осы Қағидаларға 3-қосымшаға сәйкес тіркеу мөртабанының үлгісі.

25. Хат-хабарлар адресаттарға пошта арқылы, қолма-қол не АІЖОААЖ арқылы немесе техникалық байланыс құралдарын пайдалана отырып беріледі.

26. Жеке сот орындаушысына орындауға қағаз тасығышта келіп түскен атқарушылық құжаттар кіріс құжаттарды тіркеу журналында кіріс құжаты ретінде тіркеледі және АІЖОААЖ енгізіледі. Ілеспе хатта осы Қағидалардың 4 қосымшасына сәйкес, нысан бойынша тіркеу штампы, сондай-ақ күні мен нөмірі қойылады.

27. Атқарушылық құжатты АІЖОААЖ енгізгеннен (тіркегеннен) кейін жеке сот орындаушысы Заңның 37 және 38 баптарына сәйкес атқарушылық іс жүргізуді қозғау немесе атқарушылық іс жүргізуді қозғаудан бас тарту туралы шешім қабылдайды.

28. Жеке сот орындаушысы қабылданған әрбір атқарушылық құжат бойынша атқарушылық іс жүргізу (атқарушылық іс) ресімдейді, оған орындау кезінде жасақталған барлық құжаттар енгізіледі. Атқарушылық іс жүргізудің нөмірі автоматты түрде АІЖОААЖ беріледі.

29. Жеке сот орындаушысы атқарушылық іс жүргізуді ресімдеу кезінде онда А 4 нысанындағы ішінара реквизиттерін (атқарушылық іс жүргізуді қозғау күні мен нөмірін, атқарушылық өңір атауын, жеке сот орындаушысының аты жөні мен тегін, орындау мәнін, борышкер, өндіріп алушы) көрсетілген іс мұқабасы, атқарушылық іс жүргізу бойынша істің ішкі тізімдемесін (құжаттар) камтиды.

30. Бір борышкерге қатысты қозғалған бірнеше, соның ішінде ортақ өндіріп алу бойынша бірнеше борышкерге қатысты қозғалған атқарушылық іс жүргізуді жеке сот орындаушысы бір атқарушылық іс өндіріп алуға қосады, оған өзі жасақтаған өндіріп алушылар тізілімі мен атқарушылық іс жүргізулер енгізіледі.

31. Жеке сот орындаушысына келіп түскен атқарушылық іс жүргізу тараптарының жазбаша өтініштері, соның ішінде арыз шағымдар, атқарушылық іс жүргізудің барысы, атқарушылық құжатты қайтарып алу, банк реквизиттерін беру, борышкердің (өндіріп алушының) мекенжайының өзгергені туралы өтініштер іс қағаздары қағаз тасығышта жүргізілген жағдайда жеке сот орындаушысы кіріс хат хабарлар журналында есепке алады.

32. Атқарушылық іс жүргізу тараптарының процессуалдық сипаттағы өтініштерін жеке сот орындаушысы тиісті атқарушылық іс жүргізуге оларға берілген жауаптардың көшірмесімен қоса тігіледі.

Жалпы сипаттағы өтініштер (шағымдар, уәкілетті органдардың сауалдары және өтініштер) бекітілген істер номенклатурасына сәйкес тиісті нарядтарда сақталады.

33. Әзірленген және қабылданған құжаттарды есепке алу, құжаттарды істерге топтастыру, жеке сот орындаушысының оларды сақтау мерзімдерін анықтауы істер номенклатурасымен реттеледі.

34. Жеке сот орындаушылардың істер номенклатурасын Республикалық палата бекітеді. Өңірлік палаталар мен жеке сот орындаушылары қажет болған жағдайда қосымша номенклатуралық нарядтар жүргізе алады. Істер номенклатурасы тиісті жылдың 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі.

35. Іс номенклатурасында қажет болған жағдайда, бір жыл ішінде бұрын көзделмеген қосымша нарядтар жасау үшін резервтік нөмірлер көзделеді.

36. Жыл аяқталған соң іс номенклатурасына жасалған нарядтардың саны туралы жиынтық жазба енгізіледі.

Іс номенклатурасының данасы (көшірмесі) уақытша сақтау істері үшін есептік құжат ретінде жеке сот орындаушысының мұрағатында қалады.

37. Нарядтарға бір жылғы құжаттар топтастырылады. Наряд ішінде олар хронологиялық тәртіппен жүйелендіріледі, бұл ретте жауап-құжат сауал-құжаттан кейін орналастырылуы тиіс.

38. Нарядтарды қалыптастыру кезінде келесі талаптар сақталады:

1) нарядтарға орындалған, іс номенклатурасына сәйкес дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру;

2) бір мәселені шешуге жататын барлық құжаттарды бірге орналастыру;

3) өтпелі істерді қоспағанда, бір жылдың құжаттарын нарядтарға топтастыру;

4) тұрақты және уақытша сақтаудағы құжаттарды нарядтарға бөлек қалыптастыру;

5) қайтаруға жататын құжаттар, (артық даналар, шимайпарақтар) нарядтарға тігілмейді.

39. Сақталу мерзіміне байланысты істердің толық және ішінара ресімделуі жүргізіледі. Толық ресімдеуге тұрақты, уақытша сақталатын (10 жылдан артық) істер жатады. Істің толық ресімделуі істің мұқабасындағы деректемелердің ресімделуін, істегі парақтардың нөмірленуін, істің парақ-бекітуін жасауды, қажетті жағдайларда істің ішкі құжаттар тізімдемесін жасауды көздейді.

40. Нарядтардың мұқабалары былайша ресімделеді:

1) тұрақты және уақытша (10 жылдан аса) сақталатын нарядтар қатты мұқабада жасалып, үш рет тесілген мықты жіппен тігіледі, мұқабалардағы жазулар сиямен жазылады, соңында бөлек парақта нысан бойынша куәландырылған жазба қойылады;

2) уақытша (он жылға дейін қоса алғанда) сақталатын нарядтар ішінара ресімдеуге жатады – құжат тігілетін папкада сақтауға болады, парақтар нөмірленбейді, куәландырушы жазбалар жасалмайды.

41. Жеке сот орындаушысының іс жүргізуіндегі аяқталған тұрақты және уақытша сақталатын нарядтарға күнтізбелік жыл аяқталғаннан кейін нарядтар тізілімдемесі – нарядтардың құрамы мен мазмұнын ашатын нарядтар тақырыптарының жүйелендірілген тізбесі жасалады.

Нарядтар тізімдемесі екі данада жасалады, оның біреуі істермен бірге мұрағатқа жіберіледі, екіншісі бақылау ретінде жеке сот орындаушысында қалады.

42. Нарядтардан құжаттарды алу кезінде оған нарядқа алынған құжаттардың көшірмелері және түпнұсқаларды алу туралы акт (хаттама) тіркеледі. Нарядқа бұған дейін алынған құжаттарды қайтарған кезінде олар нарядқа қайта тігіледі, көшірмелері алынып тасталады.

43. Жеке сот орындаушысының құжаттары олардың жасалу орны бойынша жеке сот орындаушысының қызметінің барлық кезеңінде бекітілген сақтау мерзімі шегінде сақталады.

44. Атқарушылық іс жүргізу құжаттамалары мен материалдары Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2017 жылғы 15 қарашадағы №1433 бұйрығымен бекітілген Жеке сот орындаушысының қызметтік үй жайының орналасқан жеріне және жабдықталуына қойылатын талаптарға (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 116534 болып тіркелген) сәйкес келуі қажет.

45. Жеке сот орындаушысы атқарушылық іс жүргізу құжаттамалары мен материалдарының сақталуын бекітілген сақтау мерзіміне сәйкес қамтамасыз етеді.

46. Осы Қағидалардың 7 және 8 тармақтарында көзделген негіздер туындаған жағдайда Жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасы жеке сот орындаушысына құжаттарды беру қажеттілігі туралы жолдайды және (немесе береді) ескертеді.

47. Сақтау мерзімдері өткен істер (нарядтар, журналдар, атқарушылық іс жүргізу құжаттары) тұрақты сақталатын істердің тізілімі, құжаттарды жоюға және тиісті кезенге арналған істерді іріктеп алу туралы акт бекітілгеннен кейін жоюға іріктеліп алынады.

48. Жеке сот орындаушы істерді жою үшін іріктеп алады және олар бойынша осы Қағидалардың 4 қосымшасына сәйкес істер мен материалдарды жоюға іріктеп алу туралы акт (бұдан әрі – Акт) ресімдейді. Қызметін тоқтатқан жеке сот орындаушыларының өңірлік палатаның мұрағатында сақтауда тұрған істері бойынша Актіні өңірлік палатаның жауапты қызметкері ресімдейді.

49. Актіге орындаушы қол қойып жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасына сараптау тексеру комиссиясының (бұдан әрі – СТК) мақұлдауы үшін ұсынылады.

50. СТК кемінде үш адамнан тұратын құрамда өңірлік палата жанынан құрылады. СТК құрамына жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасы басшысының орынбасары және қызметтегі екі жеке сот орындаушысы кіреді.

51. СТК мақұлдаған акт бойынша істер өңірлік палата басшысының бұйрығымен жоюға жолданады.

52. Істерді жою комиссиялық түрде Актіні әзірлеушінің, СТК төрағасының және тиісті аумақтық әділет органы уәкілінің қатысуымен жүзеге асырылады.

53. Жеке сот орындаушысының өзінің тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда), сондай-ақ өңірлік палатаның, атқарушы округінің атаулары, лицензияның нөмірі көрсетілген жеке мөрі (бұдан әрі – мөр) болады.

Мөр "Жеке сот орындаушысының куәлігінің, жеке мөрінің үлгілерін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2011 жылғы 25 тамыздағы № 296 бұйрығында (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 60319 болып тіркелген) көрсетілген талаптарға сәйкес дайындалады. Сондай-ақ, жеке сот орындаушысында мөртабан мен жеке бланкілері болады.

54. Жеке сот орындаушысының тегі, аты және әкесінің аты мөрдің мәтінінде жеке басын куәландыратын құжатқа сәйкес жазылады.

55. Жеке сот орындаушыларының мөрлерін дайындауға тапсырыс жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасының тапсырысы бойынша орталықтандырылған тәртіппен жүзеге асырылады.

Мөрлерді беру нөмірленген, тігінделген және өңірлік палатаның мөрімен бекітілген арнайы басталған журналда қол қойдырып, жүргізіледі.

Журнал қатаң есептілік және тұрақты сақтау құжаты болып табылады.

56. Жеке сот орындаушысының мөрі жазба мәтінінде (куәландыру жазбасында), қаулыда немесе тапсырмада өз қолын бекіту үшін пайдаланылады. Жеке сот орындаушысының қызметіне байланысты емес құжаттарға мөр қоюға жол берілмейді.

57. Мөрі жоғалған немесе ұрланған жағдайда жеке сот орындаушысы уәкілетті органның аумақтық органына және тиісті өңірлік палатаға тез арада хабарлайды.

58. Лицензиясының қызметі тоқтатылған не Жеке сот орындаушысының республикалық палатасының мүшелігінен шығарылған жағдайда аумақтық әділет органы және өңірлік палата жеке сот орындаушысының мөрін алып қою және комиссия арқылы мақсаты бойынша пайдалануға мүмкіндік бермейтіндей етіп, деформациялау жолымен жою жөнінде шаралар қабылдайды, бұл туралы тиісті акт жасалады.

59. Жеке сот орындаушысының лицензиясының қолданылуы тоқтатыла тұрған кезінде, мөр уәкілетті органның аумақтық органына уақытша сақтауға тапсырылады.

60. Жеке мөрлерді пайдаланған кезде қара немесе әртүрлі бояғыштар қолдануға жол берместен, тек көк және сиякөк бояғыштарды қолданады.

61. Жойылған мөрлердің қолданылуын жою және жарамсыздығы туралы ақпаратты өңірлік палата республикалық немесе жергілікті баспа басылымдарында қазақ және орыс тілдерінде жариялайды.

Іс қағаздарды жүргізу қағидаларына 1-қосымша

Нысан

Кіріс хат-хабарлары журналы

Р/с №	Түскен құжаттың күні мен нөмірі	Құжат кімнен және қайдан түсті	Қысқаша мазмұны	Орындалуы туралы белгі	Құжат салынған істің (нарядтың) нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Іс қағаздарды жүргізу қағидаларына 2-қосымша

Нысан

Шығыс хат-хабарлар журналы

Р/с №	Шығыс құжаттың күні мен нөмірі	Құжат кімге, қайда арналған	Қысқаша мазмұны	Ескертпе
1	2	3	4	5

Іс қағаздарды жүргізу қағидаларына 3-қосымша

Нысан

Тіркеу мөртабаны

20 мм

Жеке сот орындаушысы тегі, аты-жөні
Күні
Индексі

	45 мм
	Іс қағаздарды жүргізу қағидаларына 4-қосымша

Нысан

Істер мен материалдарды жоюға іріктеп алу туралы акт

Күні ______________________ ___________________

(жасалған орны)

Акт жасалды (жеке сот орындаушысының ______________________________Т.А.Ә., лицензиясының нөмері (жеке сот орындаушысының Т.А.Ә.) қолы мен нөмірі,) қолы,

____________________________________

(жасалған орны)

(немесе)

өңірлік палатаның қызметкері ___________ (облыс, қала) _____________ (лауазымы, Т.А.Ә.);

Актіні жасаушы, _______ (тізбенің атауы) тізбесін басшылыққа ала отырып, ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнін жоғалтқан ретінде мынадай құжаттар мен істерді іріктеп алды.

__________________________________(қызметінде одан әрі сақтауға жатпайтын құжаттар жиналып қалған жеке сот орындаушысы кеңсесінің атауы, жеке практикамен айналысатын жеке сот орындаушысының Т.А.Ә.)

Р/с №	Құжаттар мен істердің жылы	Құжаттар мен істердің тақырыптары, номенклатура бойынша істер индексі, тізімдемелер	Түсіндірулер	Құжаттар мен істердің саны (том)	Тізбе бойынша баптар нөмірі
1	2	3	4	5	6

Барлық іс __________________________ (цифрлармен және жазумен)

Акт жасаушы: ____________________ (Т.А.Ә.) _______________(қызметі) _______________(қолы)

Сараптау тексеру комиссиясы келесі құрамда жоюды мақұлдады:

Комиссия төрағасы ______________ (Т.А.Ә.) ____________ қолы

Комиссия мүшесі: ______________ (Т.А.Ә.) ____________ қолы

Комиссия мүшесі: ______________ (Т.А.Ә.) ____________ қолы

_____________ (облыс, қала) Жеке сот орындаушыларының өңірлік палатасы басшысының ________________ (басшының Т.А.Ә.) 20__ жылғы "___" _________ №___бұйрығы.

Құжаттар

Сараптау тексеру комиссиясы төрағасының __________ (Т.А.Ә., қолы);

Жеке сот орындаушысының (акт жасаушы) ______________ (Т.А.Ә., қолы);

Аумақтық әділет органының уәкілінің ________________ (Т.А.Ә., қызметі, қолы)

Өзге қатысушылардың: ____________________ (Т.А.Ә., қолы) қатысуымен ұсақталып, өртеу жолымен жойылды.

Жою күні "____" _________ 20___жыл

2 Қосымша

Қазақстан Республикасы Әділет министрінің күші жойылған деп танылатын кейбір бұйрықтарының тізбесі

1. Қазақстан Республикасы Әділет министрінің м.а. 2014 жылғы 7 наурыздағы №97 "Іс қағаздарды жүргізу қағидаларын бекіту туралы" бұйрығы. (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде №9268, "Әділет" ақпараттық-құқықтық жүйесінде 2014 жылы 11 сәуірде жарияланған).

2. Қазақстан Республикасы Әділет министрінің өзгерістер мен толықтырулар енгізілетін кейбір бұйрықтарының тізбесінің 4-тармағы, Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2016 жылғы 27мамырдағы № 357 бұйрығы (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде №13784 болып тіркелген, "Әділет" ақпараттық-құқықтық жүйесінде 2016 жылы 23 маусымда жарияланған).