ИПС "Әділет"

О внесении изменений и дополнений в совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 "Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах"

Совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 24 мая 2023 года № 128 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 24 мая 2023 года № 78. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 29 мая 2023 года № 32598

Примечание ИЗПИ!
Порядок введения в действие см. п. 4.

ПРИКАЗЫВАЕМ:

1. Внести в совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 "Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 15644) следующие изменения и дополнения:

заголовок изложить в новой редакции:

"Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов";

пункт 1 изложить в следующей редакции:

"1. Утвердить прилагаемые:

1) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 1 к настоящему совместному приказу;

2) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 2 к настоящему совместному приказу;

3) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 3 к настоящему совместному приказу;

4) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 4 к настоящему совместному приказу;

5) перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 5 к настоящему совместному приказу;

6) перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 6 к настоящему совместному приказу.";

в Критериях оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, утвержденных настоящим приказом:

заголовок изложить в следующей редакции:

"Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов";

пункты 1 и 2 изложить в следующей редакции:

"1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – Критерии), разработаны в соответствии с пунктами 5 и 6 статьи 141, пунктом 1 статьи 143 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс), Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", утвержденным приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 "Об утверждении формы проверочного листа" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 17371) и Правилами формирования, регулирующими государственными органами системы оценки и управления рисками, утвержденных приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 22 июня 2022 года № 48 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 28577), предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).

2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:

1) балл – количественная мера исчисления риска;

2) незначительное нарушение – нарушение требований, в части порядка оформления документов и контроля их исполнения, соблюдения сроков передачи документов на хранение, оформления дел для передачи на хранение, порядка использования архивных документов;

3) нормализация данных – статистическая процедура, предусматривающая приведение значений, измеренных в различных шкалах, к условно общей шкале;

4) значительное нарушение – нарушение требований, а именно:

по организации документооборота, по учету, хранению печатей, штампов, бланков, по приему, хранению, учету и использованию документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов;

5) грубое нарушение – нарушение требований, которое повлекло или может повлечь:

незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку документов НАФ и других архивных документов;

отказ в представлении собранных в установленном порядке архивных документов, затрагивающих права, свободы и законные интересы физического или юридического лица, либо предоставление физическому или юридическому лицу неполной или заведомо ложной информации;

6) риск – вероятность причинения вреда в результате деятельности субъекта контроля законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства с учетом степени тяжести его последствий;

7) критерии оценки степени риска – совокупность количественных и качественных показателей, связанных с непосредственной деятельностью субъекта контроля, особенностями отраслевого развития и факторами, влияющими на это развитие, позволяющих отнести субъекты (объекты) контроля к различным степеням риска;

8) объективные критерии оценки степени риска (далее – объективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от степени риска в определенной сфере деятельности и не зависящие непосредственно от отдельного субъекта (объекта) контроля;

9) субъективные критерии оценки степени риска (далее – субъективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от результатов деятельности конкретного субъекта (объекта) контроля;

10) система оценки и управления рисками – процесс принятия управленческих решений, направленных на снижение вероятности наступления неблагоприятных факторов путем распределения субъектов (объектов) контроля по степеням риска для последующего осуществления профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля с целью минимально возможной степени ограничения свободы предпринимательства, обеспечивая при этом допустимый уровень риска в соответствующих сферах деятельности, а также направленных на изменение уровня риска для конкретного субъекта (объекта) контроля и (или) освобождения такого субъекта (объекта) контроля от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля;

11) проверочный лист – перечень требований, предъявляемых к деятельности субъектов (объектов) контроля, несоблюдение которых влечет за собой вред законным интересам физических и юридических лиц, государства;

12) выборочная совокупность (выборка) – перечень оцениваемых субъектов (объектов), относимых к однородной группе субъектов (объектов) контроля в конкретной сфере государственного контроля, в соответствии с пунктом 2 статьи 143 Кодекса.";

дополнить пунктом 5-1 в следующей редакции:

"5-1. Критерии оценки степени риска и проверочные листы, применяемые для проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утверждаются совместным актом регулирующих государственных органов, уполномоченного органа по предпринимательству и размещаются на интернет-ресурсах регулирующих государственных органов в соответствии с пунктом 5 статьи 141 Кодекса.";

пункт 10 изложить в следующей редакции:

"10. По объективным критериям относятся:

к высокой степени риска:

1) юридические лица, не являющиеся государственными органами, организации в зависимости от организационно-правовой формы, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;

2) источники комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;

к средней степени риска:

1) подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;

к низкой степени риска:

1) негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ.";

пункт 17 изложить в следующей редакции:

"17. Субъективные критерии разработаны на основании требований законодательства Республики Казахстан в сфере соблюдения законодательства о НАФ и архивах (далее – требования), перечисленных в проверочных листах, которые подразделены на три степени: грубая, значительная, незначительная и приведены в приложении к настоящим Критериям.

К грубой степени относится риск уничтожения или порча документов НАФ, а к уничтожению документов НАФ статья 509 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях.";

пункт 19 изложить в следующей редакции:

"19. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:

1) результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля;

2) результаты предыдущих проверок и профилактического контроля с посещением субъектов (объектов) контроля;

3) результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями.";

дополнить пунктами 22 и 23 в следующей редакции:

"22. Расчет показателя степени риска по субъективным критериям, производится по шкале от 0 до 100 баллов и осуществляется по следующей формуле:

x_i – показатель субъективного критерия,

w_i – удельный вес показателя субъективного критерия xi,

n – количество показателей.

Полученное значение показателя степени риска по субъективным критериям, включается в расчет показателя степени риска по субъективным критериям.

23. Рассчитанные по субъектам (объектам) значения по показателю R нормализуются в диапазон от 0 до 100 баллов. Нормализация данных осуществляется по каждой выборочной совокупности (выборке) с использованием следующей формулы:

R – показатель степени риска (итоговый) по субъективным критериям отдельного субъекта (объекта) контроля,

R_max – максимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (верхняя граница шкалы),

R_min – минимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (нижняя граница шкалы),

R_пром – промежуточный показатель степени риска по субъективным критериям (R_пром = SP + SC, где SР – показатель степени риска по нарушениям; SC – показатель степени риска по субъективным критериям).";

приложение к Критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах к указанному совместному приказу изложить в новой редакции согласно приложению 1 к настоящему совместному приказу;

в Критериях оценки степени риска в сфере соблюдения законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, утвержденных настоящим приказом;

заголовок изложить в следующей редакции:

"Критерии оценки степени риска в сфере соблюдения законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов";

пункты 1 и 2 изложить в следующей редакции:

"1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – Критерии) разработаны в соответствии с пунктами 5 и 6 статьи 141, пунктом 1 статьи 143 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс), Законами Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703, приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 "Об утверждении формы проверочного листа" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 17371) и Правилами формирования, регулирующими государственными органами системы оценки и управления рисками, утвержденных приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 19 декабря 2022 года № 126 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 31148), предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).

2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:

1) балл – количественная мера исчисления риска;

2) незначительное нарушение – нарушение требований к порядку использования единой нормативно-справочной информации, соотношения электронных и бумажных документов в системах электронного документооборота организации;

4) значительное нарушение – нарушение требований к функционалу систем электронного документооборота, к реквизитной части электронного документа, срокам хранения электронных документов и электронной регистрационной контрольной карточки к ним, к порядку использования электронного документооборота;

5) грубое нарушение – нарушение требований, установленных нормативными правовыми актами в области электронного документа и электронных архивов (далее – требования), которое повлекло или может повлечь незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку электронных документов;

11) проверочный лист – перечень требований, предъявляемых к деятельности субъектов (объектов) контроля, несоблюдение которых влечет за собой угрозу законным интересам физических и юридических лиц, государства;

дополнить пунктом 5-1 в следующей редакции:

пункты 9 и 10 изложить в следующей редакции:

"9. Отнесение субъектов контроля к степени риска осуществляется в зависимости от вероятности причинения вреда законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства в результате деятельности субъектов контроля, связанное с обеспечением сохранности электронных документов Национального архивного фонда (далее – НАФ), которое может привести к уничтожению (утере), порче, подделке документов НАФ и других архивных документов.

10. По объективным критериям относятся:

к высокой степени риска:

1) источники комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие для организации электронного документооборота систему электронного документооборота (далее – СЭД) государственных органов или государственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие СЭД;

к средней степени риска:

к низкой степени риска:

1) негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ, использующие СЭД.";

пункт 12 изложить в следующей редакции:

"12. Субъективные критерии разработаны на основании требований законодательства Республики Казахстан в сфере соблюдения законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – требования), перечисленных в проверочных листах, которые подразделены на три степени: грубая, значительная, незначительная и приведены в приложении к настоящим Критериям.

К грубой степени относится уничтожение документов НАФ, где применяется статья 509 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях.";

пункт 14 изложить в следующей редакции:

"14. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:

1) результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля;

2) результаты предыдущих проверок и профилактического контроля с посещением субъектов (объектов) контроля;

3) результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями.";

дополнить пунктами 17 и 18 в следующей редакции:

"17. Расчет показателя степени риска по субъективным критериям, производится по шкале от 0 до 100 баллов и осуществляется по следующей формуле:

x_i – показатель субъективного критерия,

w_i – удельный вес показателя субъективного критерия xi,

n – количество показателей.

18. Рассчитанные по субъектам (объектам) значения по показателю R нормализуются в диапазон от 0 до 100 баллов. Нормализация данных осуществляется по каждой выборочной совокупности (выборке) с использованием следующей формулы:

R – показатель степени риска (итоговый) по субъективным критериям отдельного субъекта (объекта) контроля,

приложение к Критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов изложить в новой редакции согласно приложению 2 к настоящему совместному приказу;

приложения 3 и 4 к указанному совместному приказу изложить в новой редакции согласно приложениям 3 и 4 к настоящему совместному приказу;

дополнить приложениями 5 и 6 согласно приложениям 5 и 6 к настоящему совместному приказу.

2. Комитету по делам архивов и управления документацией Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего совместного приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение трех рабочих дней после введения в действие настоящего совместного приказа размещение его на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

3) в течение трех рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего совместного приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий совместный приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования за исключением подпунктов 1) и 3) пункта 19 критериев оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов; подпунктов 1) и 3) пункта 14 критериев оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов; приложения 5 к критериям оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов; приложения 6 к критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов, которые вводятся в действие с 1 июля 2024 года.

Министр национальной экономики Республики Казахстан	__________ А. Куантыров
Министр культуры и спорта Республики Казахстан	__________ А. Оралов

"СОГЛАСОВАН"
Комитет по правовой статистике
и специальным учетам
Генеральной прокуратуры
Республики Казахстан

	Приложение 1 к совместному приказу Министр национальной экономики Республики Казахстан от 24 мая 2023 года № 78 и Министр культуры и спорта Республики Казахстан от 24 мая 2023 года № 128
	Приложение к Критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

Степени нарушений риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан
о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов

№ п/п	Критерии	Степень нарушения
1.	Оформление едиными реквизитами документа на казахском языке и создаваемого аутентичного документа на русском или ином языке, напечатанных на отдельных бланках (отдельных листах)	значительное
2.	Составление документов с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов: 1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу; 2) наименование вида документа, за исключением письма; 3) дата документа; 4) регистрационный номер (индекс) документа; 5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи; 6) оттиск печати организации	незначительное
3.	Соответствие: 1) официального наименования организации, филиала (представительства) учредительным документам с указанием на организационно-правовую форму при оформлении реквизитов документов; 2) сокращенного наименования организации, филиала (представительства), названию, закрепленному в учредительных документах, и ее размещение в скобках ниже полного наименования; 3) наличия на бланках документов организаций номера, серии, проставленных типографским способом или нумератором; 4) указание наименования вида документа, напечатанного прописными буквами полужирным шрифтом на всех документах	незначительное
4.	Отсутствие на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан эмблемы, логотипа или товарного знака (знака обслуживания)	незначительное
5.	Наличие журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила документирования)	значительное
6.	Наличие опечатываемого сейфа или металлического шкафа для хранения печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов	незначительное
7.	Наличие в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов отметки о результатах проверок наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, проставленной комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя организации	незначительное
8.	Наличие журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заведенных на каждый вид	значительное
9.	Наличие актов о выделении к уничтожению: 1) испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите при уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите; 2) печатей и штампов, подлежащих защите при уничтожении печатей и штампов, подлежащих защите	значительное
10.	Наличие словесно-цифрового написания даты в правовых актах, творческой документации, документах, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документах, делах по одному вопросу, а также документах, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма)	значительное
11.	Наличие грифов утверждения и согласования на документах	значительное
12.	Соответствие реквизитов правовых актов, в том числе: 1) изображения Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания); 2) официального наименования организации; 3) наименования вида документа; 4) даты приказа; 5) регистрационного номера приказа; 6) места издания приказа; 7) заголовка к тексту; 8) текста; 9) подписи; 10) отметки о согласовании приказа; 11) оттиска печати организации	значительное
13.	Наличие на бумажных документах оттиска печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица	значительное
14.	Наличие: 1) отдельной регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу в соответствующих журналах (базах данных); 2) литера "л/с" или "к", добавленной к порядковому номеру приказов по личному составу через дефис; 3) раздельных дел по формированию приказов (распоряжений) по основной деятельности, приказов (распоряжений) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности	значительное
15.	1. Наличие присвоенных порядковых номеров протоколов в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов. 2. Расположение протоколов в деле в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним 3. Соответствие реквизитов протокола, в том числе: 1) официального наименования организации и (или) структурного подразделения; 2) наименования вида документа; 3) даты; 4) регистрационного номера протокола; 5) места издания протокола; 6) грифа утверждения (в некоторых случаях); 7) заголовка к тексту; 8) текста; 9) подписи	значительное
16.	Группирование и систематизация переписки за делопроизводственный год в хронологической последовательности и помещением документа-ответа за документом-запросом	незначительное
17.	Расположение документов в личных делах в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением	незначительное
18.	Соответствие формирования: 1) лицевых счетов по заработной плате в отдельные дела и расположение фамилий работников в них в алфавитном порядке; 2) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд; 3) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление социальных отчислений	незначительное
19.	Соответствие формирования трудовых договоров в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников	незначительное
20.	Наличие журналов регистрации входящих и исходящих документов	значительное
21.	Соблюдение общих требований при формировании дел: 1) помещение в дело исполненных, правильно оформленных документов, соответствующих по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; 2) помещение в дело вместе всех документов, относящихся к разрешению одного вопроса. Присоединение приложений, независимо от даты их утверждения или составления, к документам, к которым они относятся. Составление приложений объемом свыше 180 листов в отдельный том с отметкой в документе; 3) совместное группирование версий документа на казахском, русском и иных языках; 4) группирование в дела документов одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, формируемых в течение всего периода работы данного лица в организации, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, группируемых за период их созыва, документов учебных заведений, формируемых за учебный год, документов театров, характеризующих сценическую деятельность за театральный сезон, историй болезней и других; 5) раздельное группирование в дела документов постоянного и временного сроков хранения; 6) помещение телеграмм, ксерокопий факсограмм, телефонограмм в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел; 7) недопущение помещения в дело документов, подлежащих возврату, черновиков и лишних экземпляров; 8) недопущение превышения объема дела постоянного срока хранения 180 листов; 9) проставление номера (индекса) и заголовка дела на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), добавление слова "последний" ("последняя") в последнем томе (части) при наличии в деле нескольких томов (частей)	значительное
22.	Наличие номенклатуры дел, утвержденной руководителем организации и согласованной экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации	значительное
23.	Наличие на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу следующих реквизитов: 1) наименования организации, наименования структурного подразделения; 2) наименования населенного пункта, в котором дислоцирована организация, номера (индекса) дела; 3) заголовка дела, даты дела (тома, части), количество листов в деле, срока хранения дела; 4) архивного шифра дела	значительное
24.	Соблюдение порядка нумерации листов дела: 1) нумерование листа более формата А4, подшитого за один край, как один лист в правом верхнем углу; 2) нумерование документов с собственной нумерацией листов, в том числе печатных изданий в общем порядке или сохранение собственной нумерации, если она соответствует порядку расположения листов в деле; 3) нумерование листов дел, состоящих из нескольких томов или частей, по каждому тому или части отдельно; 4) нумерование фотографий, чертежей, диаграмм и других иллюстративных и специфических документов, представляющих самостоятельный лист в деле, на оборотной стороне в левом верхнем углу; 5) нумерование сначала конвертов с вложением, подшитых в дело, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; 6) оформление приложения к делу, поступившего в переплете, как самостоятельного тома и его отдельное нумерование; 7) перенумерация листов дела, в случаях обнаружения большого числа ошибок в их нумерации. Зачеркивание старых номеров листов при перенумерации и проставление рядом нового номера листа, составление нового листа-заверителя в конце дела, зачеркивание и сохранение в деле старого листа–заверителя; 8) употребление литерных номеров листов при наличии отдельных ошибок в нумерации листов	незначительное
25.	Наличие документов, подшитых в дела не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетенных с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Отсутствие в подшитых (переплетенных) делах металлических скреплений (булавок, скрепок и других)	незначительное
26.	Соблюдение хранения документов в делах после завершения в делопроизводстве в течение одного года по месту их формирования до передачи в архив организации	незначительное
27.	Наличие карт-заместителей единиц хранения при выдаче документов из архивохранилища	незначительное
28.	Наличие на обоих экземплярах описи отметки о наличии дела против каждого дела, включенного в нее	значительное
29.	Наличие в конце каждого экземпляра описи количества фактически принятых дел, указанного цифрами и прописью, даты приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела	значительное
30.	Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче документов в архив	значительное
31.	Соблюдение предельных сроков ведомственного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе: 1) документов организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня – 10 лет; 2) документов государственных организаций областного (городов республиканского значения, столицы) уровня – 10 лет; 3) документов государственных юридических лиц городского и районного уровней – 5 лет; 4) записей актов гражданского состояния, похозяйственных книг, домовых книг, записей нотариальных действий, судебных дел и документов – 75 лет; 5) научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной документации – 10 лет; 6) опытно-конструкторской документации – 15 лет; 7) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет; 8) картографической документации – 25 лет; 9) геодезической документации – 25 лет; 10) телеметрической документации – 5 лет; 11) аудиовизуальной документации – 3 года; 12) электронных документов –5 лет	значительное
32.	Наличие в организации помещения для архива, состоящего из архивохранилища для хранения документов, комнаты для работы исследователей (читального зала), рабочих комнат для работников архива, комнаты для серверного и коммуникационного оборудования	значительное
33.	Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов дверей, обитых металлическим листом, и имеющих прочные засовы	значительное
34.	Наличие в архивохранилище стационарных или передвижных металлических или деревянных стеллажей	значительное
35.	Соблюдение требований по хранению: 1) документов на магнитной ленте, намотанными на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованными в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещенными в полиэтиленовых футляр (контейнер) с вырезами для этикеток; 2) компакт-дисков, уложенных в заводскую упаковку и помещенных в коробочную тару; 3) микрофильмов, кинофильмов, оформленных стандартными защитными ракордами, намотанными плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложенными в металлические коробки, без выступающих витков на торцах рулона; 4) видеодокументов в вертикальном положении в заводской упаковке	значительное
36.	Соответствие условий расстановки средств хранения (стационарных или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов, сейфов): 1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 сантиметров; 2) расстояние между стеллажами (проход) – не менее 75 сантиметров; 3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – не менее 75 сантиметров; 4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 45 сантиметров; 5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 сантиметров, в цокольных этажах – не менее 30 сантиметров	значительное
37.	Наличие контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров) для измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах и регистрация их показателей в журнале измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах	значительное
38.	Поддержание следующего температурно-влажностного режима в архивохранилищах: 1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17°С – +19°С, относительная влажность воздуха 50-55%; 2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2°С – +5°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8°С – до +18°С, относительная влажность воздуха 45-65 %; 5) для документов на электронных носителях информации – температура +15°С – +20°С, относительная влажность воздуха 50-65%	значительное
39.	Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов книги выдачи документов из архивохранилища	значительное
40.	Наличие акта о выдаче архивных документов во временное пользование в другие организации при выдаче архивных документов во временное пользование	значительное
41.	Наличие паспорта архива организации	значительное
42.	Наличие в архиве организации дел, переданных из структурных подразделений в архив организации по описям дел, документов составляемым по результатам экспертизы ценности документов	значительное
43.	Наличие описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной руководителем организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации	значительное
44.	Наличие описи дел по личному составу, утвержденной руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа	значительное
45.	Наличие описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, утвержденной руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации	значительное
46.	Соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию единиц хранения	значительное
47.	Наличие акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа	значительное
48.	Наличие карточек учета необнаруженных архивных документов, составленных на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов	значительное
49.	Наличие в ведомственном и частном архиве карточек регистрации научно-технической документации (при наличии научно-исследовательской документации)	значительное
50.	Наличие в ведомственном и частном архиве инвентарной книги учета научно-технической документации отдельно по каждому виду (проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной) (при наличии научно-исследовательской документации)	значительное
51.	Cоответствие в ведомственных и частных архивах систематизации заголовков в описи дел, документов постоянного хранения следующим признакам: 1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); 2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); 3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); 4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов); 5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); 6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); 7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов)	значительное
52.	Недопущение наличия в архивохранилище газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов	грубое
53.	Размещение в архивохранилищах архивных документов в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах)	значительное
54.	Наличие в архивохранилище карточек постеллажных топографических указателей	незначительное
55.	Отсутствие в тексте архивной справки изменений, исправлений, комментариев, собственных выводов исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка	значительное
56.	Соответствие содержания описательной статьи архивного справочника на уровне архивного фонда следующим требованиям: 1) название архивного фонда; 2) справочные данные об архивном фонде; 3) историческая справка к фонду; 4) аннотация о составе и содержании архивных документов; 5) информация об условиях доступа и использования; 6) библиография	значительное
57.	Наличие в организации протоколов консультативно-совещательных органов	значительное
58.	Уничтожение документов Национального архивного фонда	грубое
59.	Проверка наличия и состояния архивных дел, документов в плановом порядке один раз в 5 лет	значительное
60.	Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)	значительное

Приложение 2
к совместному приказу

Приложение
к Критериям оценки степени
риска за соблюдением законодательства
Республики Казахстан
об электронном документе
и электронной цифровой подписи
в части электронного документооборота
и электронных архивов
в источниках комплектования
Национального архива
Республики Казахстан,
центральных государственных архивов
и государственных архивов,
за исключением государственных
и местных исполнительных органов

Степени нарушении риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан
об электронном документе и электронной цифровой подписи в части
электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования
Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов
и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов

№ п/п	Критерии	Степень нарушения
1.	Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа: 1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат; 2) RTF, DOCX - текстовый формат; 3) XLS, XLSX - табличный формат; 4) PPT, PPTX - презентации; 5) RAR, ZIP - архивированный формат	значительное
2.	Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов	значительное
3.	Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов	значительное
4.	Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, или бумажной	незначительное
5.	Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации	значительное
6.	Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов	значительное
7.	Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки	грубое
8.	Уничтожение документов Национального архивного фонда	грубое
9.	Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года	значительное
10.	Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)	значительное

	Приложение 3 к совместному приказу
	Приложение 3 к совместному приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 09 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301

Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

В отношении ведомственных и частных архивов, являющиеся источниками
комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных
государственных архивов и государственных архивов, за исключением
государственных и местных исполнительных органов.
Государственный орган, назначивший проверку/профилактического контроля
с посещением субъекта (объекта) контроля ______________________________
___________________________________________________________________
Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта
(объекта) контроля ___________________________________________________
___________________________________________________________ (№, дата)
Наименование субъекта (объекта) контроля ______________________________
____________________________________________________________________
(Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер
субъекта (объекта) контроля ___________________________________________
Адрес места нахождения ______________________________________________

№п/п	Перечень требований	Соответствует требованиям	Не соответствует требованиям
1	2	3	4
1.	Оформление едиными реквизитами документа на казахском языке и создаваемого аутентичного документа на русском или ином языке, напечатанного каждого на отдельных бланках (отдельных листах)
2.	Составление документов с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов: 1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу; 2) наименование вида документа, за исключением письма; 3) дата документа; 4) регистрационный номер (индекс) документа; 5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи; 6) оттиск печати организации
3.	Соответствие: 1) официального наименования организации, филиала (представительства) учредительным документам с указанием на организационно-правовую форму при оформлении реквизитов документов; 2) сокращенного наименования организации, филиала (представительства), названию, закрепленному в учредительных документах, и ее размещение в скобках ниже полного наименования; 3) наличия на бланках документов организаций номера, серии, проставленных типографским способом или нумератором; 4) указание наименования вида документа, напечатанного прописными буквами полужирным шрифтом, на всех документах
4.	Отсутствие на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан эмблемы, логотипа или товарного знака (знака обслуживания)
5.	Наличие журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме Правил документирования
6.	Наличие опечатываемого сейфа или металлического шкафа для хранения печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов
7.	Наличие в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов отметки о результатах проверок наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, проставленной комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя организации
8.	Наличие журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заведенных на каждый вид
9.	Наличие актов о выделении к уничтожению: 1) испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите при уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите; 2) печатей и штампов, подлежащих защите при уничтожении печатей и штампов, подлежащих защите
10.	Наличие словесно-цифрового написания даты в правовых актах, творческой документации, документах, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документах, делах по одному вопросу, а также документах, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма)
11.	Наличие грифов утверждения и согласования на документах
12.	Соответствие реквизитов правовых актов, в том числе: 1) изображения Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания); 2) официального наименования организации; 3) наименования вида документа; 4) даты приказа; 5) регистрационного номера приказа; 6) места издания приказа; 7) заголовка к тексту; 8) текста; 9) подписи; 10) отметки о согласовании приказа; 11) оттиска печати организации
13.	Наличие на бумажных документах оттиска печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица
14.	Наличие: 1) отдельной регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу в соответствующих журналах (базах данных); 2) литера "л/с" или "к", добавленной к порядковому номеру приказов по личному составу через дефис; 3) раздельных дел по формированию приказов (распоряжений) по основной деятельности, приказов (распоряжений) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности.
15.	1. Наличие присвоенных порядковых номеров протоколов в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов. 2. Расположение протоколов в деле в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним. 3. Соответствие реквизитов протокола, в том числе: 1) официального наименования организации и (или) структурного подразделения; 2) наименования вида документа; 3) даты; 4) регистрационного номера протокола; 5) места издания протокола; 6) грифа утверждения (в некоторых случаях); 7) заголовка к тексту; 8) текста; 9) подписи
16.	Группирование и систематизация переписки за делопроизводственный год в хронологической последовательности и помещением документа-ответа за документом-запросом
17.	Расположение документов в личных делах в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением
18.	Соответствие формирования: 1) лицевых счетов по заработной плате в отдельные дела и расположение фамилий работников в них в алфавитном порядке; 2) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд; 3) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление социальных отчислений.
19.	Соответствие формирования трудовых договоров в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников
20.	Наличие журналов регистрации входящих и исходящих документов
21.	Соблюдение общих требований при формировании дел: 1) помещение в дело исполненных, правильно оформленных документов, соответствующих по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; 2) помещение в дело вместе всех документов, относящихся к разрешению одного вопроса. Присоединение приложений, независимо от даты их утверждения или составления, к документам, к которым они относятся. Составление приложений объемом свыше 180 листов в отдельный том с отметкой в документе; 3) совместное группирование версий документа на казахском, русском и иных языках; 4) группирование в дела документов одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, формируемых в течение всего периода работы данного лица в организации, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, группируемых за период их созыва, документов учебных заведений, формируемых за учебный год, документов театров, характеризующих сценическую деятельность за театральный сезон, историй болезней и других; 5) раздельное группирование в дела документов постоянного и временного сроков хранения; 6) помещение телеграмм, ксерокопий факсограмм, телефонограмм в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел; 7) недопущение помещения в дело документов, подлежащих возврату, черновиков и лишних экземпляров; 8) недопущение превышения объема дела постоянного срока хранения 180 листов; 9) проставление номера (индекса) и заголовка дела на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), добавление слова "последний" ("последняя") в последнем томе (части) при наличии в деле нескольких томов (частей)
22.	Наличие номенклатуры дел, утвержденной руководителем организации и согласованной экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации
23.	Наличие на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу следующих реквизитов: 1) наименования организации, наименования структурного подразделения; 2) наименования населенного пункта, в котором дислоцирована организация, номера (индекса) дела; 3) заголовка дела, даты дела (тома, части), количество листов в деле, срока хранения дела; 4) архивного шифра дела
24.	Соблюдение порядка нумерации листов дела: 1) нумерование листа более формата А4, подшитого за один край, как один лист в правом верхнем углу; 2) нумерование документов с собственной нумерацией листов, в том числе печатных изданий в общем порядке или сохранение собственной нумерации, если она соответствует порядку расположения листов в деле; 3) нумерование листов дел, состоящих из нескольких томов или частей, по каждому тому или части отдельно; 4) нумерование фотографий, чертежей, диаграмм и других иллюстративных и специфических документов, представляющих самостоятельный лист в деле, на оборотной стороне в левом верхнем углу; 5) нумерование сначала конвертов с вложением, подшитых в дело, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; 6) оформление приложения к делу, поступившего в переплете, как самостоятельного тома и его отдельное нумерование; 7) перенумерация листов дела, в случаях обнаружения большого числа ошибок в их нумерации. Зачеркивание старых номеров листов при перенумерации и проставление рядом нового номера листа, составление нового листа-заверителя в конце дела, зачеркивание и сохранение в деле старого листа–заверителя; 8) употребление литерных номеров листов при наличии отдельных ошибок в нумерации листов
25.	Наличие документов, подшитых в дела не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетенных с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Отсутствие в подшитых (переплетенных) делах металлических скреплений (булавок, скрепок и других)
26.	Соблюдение хранения документов в делах после завершения в делопроизводстве в течение одного года по месту их формирования до передачи в архив организации
27.	Наличие карт-заместителей единиц хранения при выдаче документов из архивохранилища
28.	Наличие на обоих экземплярах описи отметки о наличии дела против каждого дела, включенного в нее
29.	Наличие в конце каждого экземпляра описи количества фактически принятых дел, указанного цифрами и прописью, даты приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела
30.	Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче документов в архив
31.	Соблюдение предельных сроков ведомственного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе: 1) документов организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня – 10 лет; 2) документов государственных организаций областного (городов республиканского значения, столицы) уровня – 10 лет; 3) документов государственных юридических лиц городского и районного уровней – 5 лет; 4) записей актов гражданского состояния, похозяйственных книг, домовых книг, записей нотариальных действий, судебных дел и документов – 75 лет; 5) научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной документации – 10 лет; 6) опытно-конструкторской документации – 15 лет; 7) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет; 8) картографической документации – 25 лет; 9) геодезической документации – 25 лет; 10) телеметрической документации – 5 лет; 11) аудиовизуальной документации – 3 года; 12) электронных документов – 5 лет
32.	Наличие в организации помещения для архива, состоящего из архивохранилища для хранения документов, комнаты для работы исследователей (читального зала), рабочих комнат для работников архива, комнаты для серверного и коммуникационного оборудования
33.	Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов дверей, обитых металлическим листом, и имеющих прочные засовы
34.	Наличие в архивохранилище стационарных или передвижных металлических или деревянных стеллажей
35.	Соблюдение требований по хранению: 1) документов на магнитной ленте, намотанными на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованными в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещенными в полиэтиленовых футляр (контейнер) с вырезами для этикеток; 2) компакт-дисков, уложенных в заводскую упаковку и помещенных в коробочную тару; 3) микрофильмов, кинофильмов, оформленных стандартными защитными ракордами, намотанными плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложенными в металлические коробки, без выступающих витков на торцах рулона; 4) видеодокументов в вертикальном положении в заводской упаковке
36.	Соответствие условий расстановки средств хранения (стационарных или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов, сейфов): 1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 сантиметров; 2) расстояние между стеллажами (проход) – не менее 75 сантиметров; 3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – не менее 75 сантиметров; 4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 45 сантиметров; 5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 сантиметров, в цокольных этажах – не менее 30 сантиметров
37.	Наличие контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров) для измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах и регистрация их показателей в журнале измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах
38.	Поддержание следующего температурно-влажностного режима в архивохранилищах: 1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17°С – +19°С, относительная влажность воздуха 50-55%; 2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2°С – +5°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8°С – до +18°С, относительная влажность воздуха 45-65 %; 5) для документов на электронных носителях информации – температура +15°С – +20°С, относительная влажность воздуха 50-65%
39.	Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов книги выдачи документов из архивохранилища
40.	Наличие акта о выдаче архивных документов во временное пользование в другие организации при выдаче архивных документов во временное пользование
41.	Наличие паспорта архива организации
42.	Наличие в архиве организации дел, переданных из структурных подразделений в архив организации по описям дел, документов составляемым по результатам экспертизы ценности документов
43.	Наличие описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной руководителем организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации
44.	Наличие описи дел по личному составу, утвержденной руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа
45.	Наличие описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, утвержденной руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации
46.	Соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию единиц хранения
47.	Наличие акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа
48.	Наличие карточек учета необнаруженных архивных документов, составленных на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов
49.	Наличие в ведомственном и частном архиве карточек регистрации научно-технической документации (при наличии научно-технической документации)
50.	Наличие в ведомственном и частном архиве инвентарной книги учета научно-технической документации отдельно по каждому виду (проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной) (при наличии научно-исследовательской документации)
51.	Cоответствие в ведомственных и частных архивах систематизации заголовков в описи дел, документов постоянного хранения следующим признакам: 1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); 2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); 3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); 4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов); 5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); 6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); 7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов)
52.	Недопущение наличия в архивохранилище газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов
53.	Размещение в архивохранилищах архивных документов в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах)
54.	Наличие в архивохранилище карточек постеллажных топографических указателей
55.	Отсутствие в тексте архивной справки изменений, исправлений, комментариев, собственных выводов исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка
56.	Соответствие содержания описательной статьи архивного справочника на уровне архивного фонда следующим требованиям: 1) название архивного фонда; 2) справочные данные об архивном фонде; 3) историческая справка к фонду; 4) аннотация о составе и содержании архивных документов; 5) информация об условиях доступа и использования; 6) библиография
57.	Наличие в организации протоколов консультативно-совещательных органов
58.	Уничтожение документов Национального архивного фонда
59.	Проверка наличия и состояния архивных дел, документов в плановом порядке один раз в 5 лет
60.	Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)

Должностное (ые) лицо (а): ________________________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
________________________________________________________________________
(должность) (подпись)
Руководитель субъекта контроля:
________________________________________________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
________________________________________________________________________
(должность) (подпись)

	Приложение 4 к совместному приказу
	Приложение 4 к совместному приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 09 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301

Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан
об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного
документооборота и электронных архивов в источниках комплектования
Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов
и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов

В отношении источников комплектования центральных и государственных архивов.
Государственный орган, назначивший проверку/профилактического контроля
с посещением субъекта (объекта) контроля ___________________________________
________________________________________________________________________
Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта
(объекта) контроля _______________________________________________________
_______________________________________________________________ (№, дата)
Наименование субъекта (объекта) контроля __________________________________
________________________________________________________________________
(Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер
субъекта (объекта) контроля _______________________________________________
________________________________________________________________________
Адрес места нахождения __________________________________________________
________________________________________________________________________

№ п/п	Перечень требований	Соответствует требованиям	Не соответствует требованиям
1	2	3	4
1.	Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа: 1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат; 2) RTF, DOCX - текстовый формат; 3) XLS, XLSX - табличный формат; 4) PPT, PPTX - презентации; 5) RAR, ZIP - архивированный формат
2.	Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов
3.	Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов
4.	Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, либо бумажной
5.	Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации
6.	Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов
7.	Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки
8.	Уничтожение документов Национального архивного фонда
9.	Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года
10.	Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)

Должностное (ые) лицо (а): _______________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
_________________________________________________ ______________
(должность) (подпись)
Руководитель субъекта контроля: __________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
_________________________________________________ ______________
(должность) (подпись)

	Приложение 5 к совместному приказу
	Приложение 5 к критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

Перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением
законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

№ п/п	Показатель субъективного критерия	Источник информации по показателю субъективного критерия	Удельный вес по значимости, балл (в сумме не должен превышать 100 баллов), w_i	Условия /значения, x_i
				условие 1/значение	условие 2/значение	условие 3/значение
1	2	3	4	5	6	7
Для профилактического контроля с посещением
1	Результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля	Результаты мониторинга отчетности и сведения собранные в течении года касательно проведенных/не проведенных плановых и неплановых проверок	50%	0	1
				0%	100%
2	Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями	Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями в Национальный, центральные и государственные архивы	50%	0	1
				0%	100%

	Приложение 6 к совместному приказу
	Приложение 6 к критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

Перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением
законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной
цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов
в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан,
центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением
государственных и местных исполнительных органов

№ п/п	Показатель субъективного критерия	Источник информации по показателю субъективного критерия	Удельный вес по значимости, балл (в сумме не должен превышать 100 баллов), w_i	Условия /значения, x_i
				условие 1/значение	условие 2/значение	условие 3/значение
1	2	3	4	5	6	7
Для профилактического контроля с посещением
1	Результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля	Результаты мониторинга отчетности и сведения собранные в течении года касательно проведенных/не проведенных плановых и неплановых проверок	50%	0	1
				0%	100%
2	Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями	Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями в Национальный, центральные и государственные архивы	50%	0	1
				0%	100%

"Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарын және тексеру парақтарын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 9 маусымдағы № 172 және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2017 жылғы 14 тамыздағы № 301 бірлескен бұйрығына өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 24 мамырдағы № 128 және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2023 жылғы 24 мамырдағы № 78 бірлескен бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2023 жылғы 29 мамырда № 32598 болып тіркелді

ЗҚАИ-ның ескертпесі!
Осы бірлескен бұйрықтың қолданысқа енгізілу тәртібін 4 т. қараңыз

БҰЙЫРАМЫЗ:

1. "Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарын және тексеру парақтарын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 9 маусымдағы № 172 және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2017 жылғы 14 тамыздағы № 301 бірлескен бұйрығына (нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 15644 болып тіркелген) мынадай өзгерістер енгізілсін:

тақырып жаңа редакцияда жазылсын:

"Мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары";

1 тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"1. Қоса беріліп отырған бекітілсін:

1) осы бірлескен бұйрыққа 1-қосымшаға сәйкес мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары;

2) осы бірлескен бұйрыққа 2-қосымшаға сәйкес мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің және мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары;

3) осы бірлескен бұйрыққа 3-қосымшаға сәйкес Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тексеру парағы;

4) осы бірлескен бұйрыққа 4-қосымшаға сәйкес Мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің және мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде сақталуын тексеру парағы;

5) осы бірлескен бұйрыққа 5-қосымшаға сәйкес Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін айқындау үшін субъективті өлшемшарттардың тізбесі;

6) осы бірлескен бұйрыққа 5-қосымшаға сәйкес Мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының электрондық құжат туралы Заңнамасының және электрондық құжат айналымы бөлігінде электрондық цифрлық қолтаңбаның және Қазақстан Республикасының Ұлттық архивтін, орталық мемлекеттік архивтерді және мемлекеттік архивтерді жинақтау көздеріндегі электрондық архивтердің сақталуына тәуекел дәрежесін айқындау үшін субъективті өлшемшарттардың тізбесі";

осы бұйрықпен бекітілген Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарында:

тақырып мынадай редакцияда жазылсын:

1 және 2-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"1. Осы мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары (бұдан әрі – Өлшемшарттар) Қазақстан Республикасының Кәсіпкерлік кодексінің (бұдан әрі – Кодекс) 141-бабының 5 және 6-тармақтарына, 143-бабының 1-тармағына сәйкес, "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасының Заңына, сәйкес, Ұлттық экономика министрінің міндетін атқарушының 2018 жылғы 31 шілдедегі № 3 "Тексеру парағының нысанын бекіту туралы" бұйрығымен (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 17371 болып тіркелген) және реттеуші мемлекеттік органдардың тәуекелдерді бағалау және басқару жүйесін қалыптастыру қағидаларын Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің міндетін атқарушының 2022 жылғы 22 маусымдағы № 48 (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 28577 болып тіркелген) сәйкес әзірленді және бақылау субъектілерін тәуекел дәрежесіне жатқызуға және бақылау субъектісіне (объектісіне) бара отырып, профилактикалық бақылау жүргізу кезінде бақылау субъектілерін іріктеуге (бұдан әрі – профилактикалық бақылау) арналған.

2. Осы Өлшемшарттарда мынадай ұғымдар пайдаланылады:

1) балл – тәуекелді есептеудің сандық өлшемі;

2) болмашы бұзушылық – құжаттарды ресімдеу және олардың орындалуын бақылау бөлігінде, құжаттарды сақтауға тапсыру мерзімдерін сақтау, сақтауға тапсыру үшін істерді ресімдеу, архивтік құжаттарды пайдалану тәртібінің талаптарын бұзу;

3) деректерді қалыпқа келтіру – әртүрлі шәкілдерде өлшенген мәндерді шартты түрде жалпы шәкілге келтіруді көздейтін статистикалық рәсім;

4) елеулі бұзушылық – талаптарды бұзу, атап айтқанда:

құжат айналымын ұйымдастыру бойынша; мөрлерді, мөртабандарды, бланкілерді есепке алу, сақтау бойынша; Ұлттық архив қорының (бұдан әрі – ҰАҚ) құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану бойынша;

5) өрескел бұзушылық - талаптардың бұзылуы мыналарға:

ҰАҚ құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды заңсыз жою (жоғалту), зақымдау, қолдан жасауға;

жеке және заңды тұлғалардың құқықтарына, бостандықтары мен заңды мүдделеріне қатысты белгіленген тәртіппен жинақталған архивтік құжаттарды беруден бас тарту, не жеке және заңды тұлғаларға толық емес немесе көрінеу жалған ақпарат беруге әкелген немесе әкелуі мүмкін бұзушылықтар;

6) тәуекел – бақылау субъектісінің қызметі нәтижесінде жеке және заңды тұлғалардың заңды мүдделеріне, мемлекеттің мүліктік мүдделеріне салдарларының ауырлық дәрежесін ескере отырып зиян келтіру ықтималдығы;

7) тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары - бақылау субъектісінің тікелей қызметіне, салалық даму ерекшеліктеріне және осы дамуға әсер ететін факторларға байланысты, бақылау субъектілерін (объектілерін) тәуекелдің әртүрлі дәрежелеріне жатқызуға мүмкіндік беретін сандық және сапалық көрсеткіштердің жиынтығы;

8) тәуекел дәрежесін бағалаудың объективті өлшемшарттары (бұдан әрі – объективті өлшемшарттар) – белгілі бір қызмет саласында тәуекел дәрежесіне байланысты және жеке бақылау субъектісіне (объектісіне) тікелей байланыссыз бақылау субъектілерін (объектілерін) іріктеу үшін пайдаланылатын тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары;

9) тәуекел дәрежесін бағалаудың субъективті өлшемшарттары (бұдан әрі – субъективті өлшемшарттар) – нақты бақылау субъектісінің (объектісінің) қызметі нәтижелеріне байланысты бақылау субъектілерін (объектілерін) іріктеу үшін пайдаланылатын тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары;

10) тәуекелдерді бағалау және басқару жүйесі – тиісті қызмет салаларында тәуекелдің жол берілетін деңгейін қамтамасыз ете отырып, кәсіпкерлік еркіндігін шектеудің ең төменгі ықтимал дәрежесі мақсатында бақылау субъектісіне бару арқылы профилактикалық бақылауды кейіннен жүзеге асыру үшін бақылау субъектілерін тәуекел дәрежелері бойынша бөлу арқылы қолайсыз факторлардың туындау ықтималдығын азайтуға бағытталған, сондай-ақ нақты бақылау субъектісі (объектісі) үшін тәуекел деңгейін өзгертуге бағытталған басқарушылық шешімдерді қабылдау және (немесе) осындай бақылау субъектісін (объектісін) бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы профилактикалық бақылаудан босату процесі;

11) тексеру парағы – бақылау субъектілерінің (объектілерінің) қызметіне қойылатын, олардың сақталмауы жеке және заңды тұлғалардың, мемлекеттің заңды мүдделеріне қатер төндіруге алып келетін талаптар тізбесі;

12) іріктеме жиынтық (іріктеме) – Кодекстің 143-бабының 2-тармағына сәйкес мемлекеттік бақылау мен қадағалаудың нақты саласында бақылау субъектілерінің (объектілерінің) біртекті тобына жатқызылатын бағаланатын субъектілердің (объектілердің) тізбесі.";

мынадай редакциядағы 5-1-тармақпен толықтырылсын:

"5-1. Кодекстің 141-бабының 5-тармағына сәйкес бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы профилактикалық бақылау және (немесе) талаптарға сәйкестігіне тексеру жүргізу үшін қолданылатын тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары мен тексеру парақтары реттеуші мемлекеттік органдардың, кәсіпкерлік жөніндегі уәкілетті органның бірлескен актісімен бекітіледі және реттеуші мемлекеттік органдардың интернет-ресурстарында орналастырылады.";

10-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"10. Объективті өлшемшарттарға мыналар:

жоғары тәуекел дәрежесіне:

1) мемлекеттік органдар болып табылмайтын заңды тұлғалар, ұйымдық-құқықтық нысанына қарай ұйымдары, олардың қызметінде ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптастырылады;

2) қызметінде ҰАҚ құжаттарының және басқа да архивтік құжаттар қалыптастырылатын мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық архивін, орталық мемлекеттік архивтерді және мемлекеттік архивтерді жинақтау көздері;

орташа тәуекел дәрежесіне:

1) қызметінде ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптасатын мемлекеттік органдардың және жергілікті атқарушы органдардың ведомствоға қарасты заңды тұлғалары;

төмен тәуекел дәрежесіне:

1) қызметінде ҰАҚ құжаттары қалыптастырылатын мемлекеттік емес заңды тұлғалар жатады.";

17-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"17. Субъективті өлшемшарттар: өрескел, елеулі, болмашы болып үш дәрежеге бөлініп, тексеру парақтарында келтірілген ҰАҚ және архивтер туралы заңнаманың сақталуы саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарының (бұдан әрі – талаптар) негізінде жасалған және осы Өлшемшарттардың қосымшасында келтірілген.

Өрескел дәрежеге ҰАҚ құжаттарының жойылу немесе бүліну қаупі жатады, ал ҰАҚ құжаттарының жойылуына Қазақстан Республикасының Әкімшілік құқық бұзушылық туралы Кодексінің 509-бабы қолданылады.";

19-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"19. Субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесін бағалау үшін келесі ақпарат көздері пайдаланылады:

1) бақылау субъектісі ұсынатын есептілік пен мәліметтер мониторингінің нәтижелері;

2) бақылау субъектілеріне (объектілеріне) алдыңғы тексерулер мен бару арқылы профилактикалық бақылаудың нәтижелері;

3) мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұсынатын мәліметтерді талдау нәтижелері.";

мынадай редакциядағы 22 және 23-тармақтармен толықтырылсын:

"22. Айқындалған субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесінің көрсеткішін есептеу 0-ден 100 балға дейінгі шкала бойынша жүргізіледі және мынадай формула бойынша жүзеге асырылады:

x_i - субъективті өлшемшарт көрсеткіші,

w_i - субъективті өлшем көрсеткішінің үлес салмағы xi

n – көрсеткіштер саны.

Айқындалған субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесі көрсеткішінің алынған мәні субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесі көрсеткішінің есебіне енгізіледі.

23. R көрсеткіші бойынша субъектілер (объектілер) бойынша есептелген мәндер 0-ден 100 балға дейінгі диапазонға қалыпқа келтіріледі. Деректерді қалыпқа келтіру әрбір іріктемелі жиынтық (іріктеме) бойынша мынадай формула әдісін пайдалана отырып жүзеге асырылады:

R – бақылау жеке субъектісінің (объектісінің) субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесінің көрсеткіші (қорытынды),

R_max – бір іріктемелі жиынтыққа (іріктемеге) кіретін субъектілер (объектілер) бойынша субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесінің шәкілі бойынша ең жоғарғы ықтимал мән (шәкілдің жоғарғы шекарасы),

R_min – бір іріктемелі жиынтыққа (іріктемеге) кіретін субъектілер (объектілер) бойынша субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесінің шәкілі бойынша ең төменгі ықтимал мән (шәкілдің төменгі шекарасы),

R_пром –есептелген субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесінің аралық көрсеткіші (Rпром = SP + SC, мұндағы SР – бұзушылықтар бойынша тәуекел дәрежесінің көрсеткіші; SC – айқындалған субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесінің көрсеткіші).";

көрсетілген бірлескен бұйрықтың Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына қосымшасы осы бірлескен бұйрыққа 1 қосымшаға сәйкес жаңа редакцияда жазылсын;

осы бұйрықпен бекітілген Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің және мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарында:

тақырып мынадай редакцияда жазылсын:

"Мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің және мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары";

1 және 2-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"1. Мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, осы Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтер мен мемлекеттік архивтерді толықтыру көздерінде Электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде сақталуы тұрғысынан тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары (бұдан әрі – Өлшемшарттар) Қазақстан Республикасының Кәсіпкерлік кодексінің (бұдан әрі – Кодекс) 141-бабының 5 және 6-тармақтарына, 143-бабының 1-тармағына сәйкес, Қазақстан Республикасының "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы", "Электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы" Заңдарына, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына, Ұлттық экономика министрінің міндетін атқарушының 2018 жылғы 31 шілдедегі № 3 "Тексеру парағының нысанын бекіту туралы" бұйрығымен (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 17371 болып тіркелген) және реттеуші мемлекеттік органдардың тәуекелдерді бағалау және басқару жүйесін қалыптастыру қағидаларын Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің міндетін атқарушының 2022 жылғы 22 маусымдағы № 48 (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 28577 болып тіркелген) сәйкес бақылау субъектілерін тәуекел дәрежелеріне жатқызуға және бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы профилактикалық бақылау (бұдан әрі – профилактикалық бақылау) жүргізу кезінде бақылау субъектілерін іріктеу үшін әзірленді.

2. Осы Өлшемшарттарда мынадай ұғымдар пайдаланылады:

1) балл – тәуекелді есептеудің сандық өлшемі;

2) болмашы бұзушылық – бірыңғай нормативтік-анықтамалық ақпаратты пайдалану тәртібіне, ұйымдардың электрондық құжат айналымы жүйесіндегі электрондық және қағаз құжаттардың ара қатынасына қатысты талаптарды бұзу;

4) елеулі бұзушылық – электрондық құжат айналымы жүйесінің функционалына, электрондық құжаттардың деректемелік бөлігіне электрондық құжаттардың сақтау мерзімдеріне және олардың электрондық тіркеу бақылау карточкаларына, электрондық құжат айналымын пайдалану тәртібіне қойылатын талаптарды бұзу;

5) өрескел бұзушылық – электрондық құжаттардың заңсыз жойылуына (жоғалуына), зақымдалуына, қолдан жасалуына әкелген немесе әкелуі мүмкін электрондық құжат және электрондық архивтер саласындағы нормативтік құқықтық актілермен белгіленген талаптарды (бұдан әрі – талаптар) бұзу;

7) тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары – бақылау субъектісінің тікелей қызметіне, салалық даму ерекшеліктеріне және осы дамуға әсер ететін факторларға байланысты, бақылау субъектілерін (объектілерін) тәуекелдің әртүрлі дәрежелеріне жатқызуға мүмкіндік беретін сандық және сапалық көрсеткіштердің жиынтығы;

10) тәуекелдерді бағалау және басқару жүйесі – тиісті қызмет салаларында тәуекелдің жол берілетін деңгейін қамтамасыз ете отырып, кәсіпкерлік еркіндігін шектеудің ең төменгі ықтимал дәрежесі мақсатында бақылау субъектісіне бару арқылы профилактикалық бақылауды кейіннен жүзеге асыру үшін бақылау субъектілерін тәуекел дәрежелері бойынша бөлу арқылы қолайсыз факторлардың туындау ықтималдығын азайтуға бағытталған, сондай-ақ нақты бақылау субъектісі (объектісі) үшін тәуекел деңгейін өзгертуге бағытталған басқарушылық шешімдерді қабылдау және (немесе) осындай бақылау субъектісін (объектісін) бару арқылы профилактикалық бақылаудан босату процесі;

мынадай редакциядағы 5-1-тармақпен толықтырылсын:

9 және 10-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"9. Бақылау субъектілерін тәуекел дәрежесіне жатқызу бақылау субъектілерінің Ұлттық архив қоры (бұдан әрі – ҰАҚ) құжаттарын жоюға (жоғалтуға), зақымдауға, қолдан жасауға әкелуі мүмкін ҰАҚ электрондық құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды сақтауды қамтамасыз етумен байланысты қызметі нәтижесінде жеке және заңды тұлғалардың заңды мүдделеріне, мемлекеттің мүліктік мүдделеріне зиян келтіру ықтималдығына қарай жүзеге асырылады.

10. Объективті өлшемшарттар бойынша

тәуекелдің жоғары дәрежесіне:

1) қызметінде ҰАҚ құжаттары және электрондық құжат айналымын ұйымдастыру үшін мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымы жүйесін (бұдан әрі – ЭҚЖ) пайдаланатын басқа да мұрағат құжаттары немесе қызметінде ҰАҚ құжаттары қалыптастырылатын мемлекеттік заңды тұлғалар қалыптастырылатын мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық архивін, орталық мемлекеттік архивтерді және мемлекеттік архивтерді жинақтау көздері және ЭҚЖ пайдаланатын басқа да архивтік құжаттар

тәуекелдің орташа дәрежесіне:

1) ЭҚЖ пайдаланатын, қызметінде ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптастырылатын мемлекеттік органдар мен жергілікті атқарушы органдарға ведомстволық бағынысты заңды тұлғалар;

тәуекелдің төменгі дәрежесіне:

1) ЭҚЖ пайдаланатын, қызметінде ҰАҚ құжаттары қалыптастырылатын мемлекеттік емес заңды тұлғалар.";

12-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"12. Субъективті өлшемшарттар мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтер мен мемлекеттік архивтерді жинақтау көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде талаптардың сақталуы бойынша Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарының (бұдан әрі – талаптар) негізінде жасалған және олар өрескел, елеулі, болмашы болып үш дәрежеге бөлініп, тексеру парақтарында көрсетіліп, осы Өлшемшарттардың қосымшасында келтірілген.

Өрескел дәрежеге Қазақстан Республикасының Әкімшілік құқық бұзушылық туралы Кодексінің 509-бабы қолданылатын ҰАҚ құжаттарын жою жатады.";

14-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"14. Субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесін бағалау үшін келесі ақпарат көздері пайдаланылады:

1) бақылау субъектісі ұсынатын есептілік пен мәліметтер мониторингінің нәтижелері;

3) мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұсынатын мәліметтерді талдау нәтижелері.";

мынадай редакциядағы 17 және 18-тармақтармен толықтырылсын:

"17. Айқындалған субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесінің көрсеткішін есептеу 0-ден 100 балға дейінгі шкала бойынша жүргізіледі және мынадай формула бойынша жүзеге асырылады:

x_i - субъективті өлшемшарт көрсеткіші,

w_i - субъективті өлшем көрсеткішінің үлес салмағы xi

n – көрсеткіштер саны.

18. R көрсеткіші бойынша субъектілер (объектілер) бойынша есептелген мәндер 0-ден 100 балға дейінгі диапазонға қалыпқа келтіріледі. Деректерді қалыпқа келтіру әрбір іріктемелі жиынтық (іріктеме) бойынша мынадай формула әдісін пайдалана отырып жүзеге асырылады:

R_пром –есептелген субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесінің аралық көрсеткіші (R_пром = SP + SC, мұндағы SР – бұзушылықтар бойынша тәуекел дәрежесінің көрсеткіші; SC – айқындалған субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесінің көрсеткіші).";

көрсетілген бірлескен бұйрықтың Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтер мен мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына қосымша осы бірлескен бұйрыққа 2-қосымшаға сәйкес жаңа редакцияда жазылсын;

көрсетілген бірлескен бұйрыққа 3 және 4 қосымшалар осы бірлескен бұйрыққа 3 және 4 қосымшаларға сәйкес жаңа редакцияда жазылсын;

осы бірлескен бұйрыққа 5 және 6-қосымшаларға сәйкес 5 және 6-қосымшалармен толықтырылсын.

2. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Архив істері және құжаттаманы басқару комитеті заңнамада белгіленген тәртіппен:

1) осы бірлескен бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бірлескен бұйрық қолданысқа енгізілгеннен кейін үш жұмыс күні ішінде оны Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

3) осы тармақпен көзделген іс-шаралар орындалғаннан кейін үш жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді ұсынуды қамтамасыз етсін.

3. Осы бірлескен бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт вице-министріне жүктелсін.

4. Осы бірлескен бұйрық мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарының 19-тармағының 1) және 3) тармақшаларынан басқа, ол алғаш ресми жарияланған күннен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі; мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық архивін, орталық мемлекеттік архивтер мен мемлекеттік архивтерді жинақтау көздеріндегі электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы заңнамасының электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер бөлігінде сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарының 14-тармағының 1) және 3) тармақшаларының; мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына және Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуына тексеру парақтарына 5-қосымша; мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда; мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Электрондық құжат туралы Заңнамасының және электрондық құжат айналымы бөлігінде электрондық цифрлық қолтаңбаның және Қазақстан Республикасының Ұлттық архивін, орталық мемлекеттік архивтер мен мемлекеттік архивтерді жинақтау көздеріндегі электрондық архивтердің сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына 6-қосымша 2024 жылдың 1 шілдесінен бастап қолданысқа енгізілді.

Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрі	А. Куантыров

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрі	А. Оралов

"КЕЛІСІЛДІ"

Қазақстан Республикасы

Бас прокуратурасының

Құқықтық статистика

және арнайы есепке алу комитеті

	Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрі 2023 жылғы 24 мамырдағы № 78 мен Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрі 2023 жылғы 24 мамырдағы № 128 Бірлескен бұйрыққа 1-қосымша
	Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына қосымша

Мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуына байланысты тәуекел дәрежесін бұзу

№ р/н	Өлшемшарттар	Бұзушылық деңгейі
1	Әрқайсысы жеке бланкіде (жеке парақтарда) басылып шығарылған қазақ тіліндегі құжат және орыс немесе өзге тілде жасалатын тең түп-нұсқалы құжаттың бірыңғай деректемелермен ресімделуі	елеулі
2	Құжаттар ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдалана отырып, оның бедерін сол жақ жоғарғы бұрышына қою не міндетті түрде мынадай деректемелерді ресімдеу арқылы жасалуы: 1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері; 2) хаттан басқа құжат түрінің атауы; 3) құжаттың датасы; 4) құжаттың тіркеу нөмірі индексі); 5) құжатқа қол қойған адам лауазымының атауы, қолы және қолының толық жазылуы; 6) ұйым мөрінің бедері	болмашы
3	Сәйкес болуы: 1) құжаттар деректемелерін ресімдегенде ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) ресми атауының ұйымдық-құқықтық нысаны көрсетіліп, құрылтай құжаттарына; 2) ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) қысқартылған атауы құрылтай құжаттарында бекітілгенге және толық атауынан төмен жақша ішінде орналастырылуы; 3) барлық құжаттарда бас әріптермен қалың қаріппен басылған құжат түрінің атауының көрсетілуі; 4) ұйымдардың бланкілерінде типографиялық тәсілмен немесе нумератормен нөмірдің, серияның болуы	болмашы
4	Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіде эмблема, логотип немесе тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) болмауы	болмашы
5	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының (бұдан әрі – Құжаттандыру) қағидалары нысаны бойынша Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналының болуы	елеулі
6	Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын сақтау үшін мөр басылатын сейфтің немесе металл шкафтың болуы	болмашы
7	Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алу және беру журналдарында ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылған комиссиямен қойылған қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері даналарының, мөрлердің, мөртабандардың және құжаттарды қорғау құралдарының бар болуын тексеру нәтижелері туралы белгінің бар болуы	болмашы
8	Әр түріне басталған қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерін есепке алу және оларды беру журналының болуы	елеулі
9	Жоюға бөлу туралы актінің болуы: 1) қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерін жою кезінде қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерінің бүлінген даналарын; 2) қорғауға жататын, мөрлер мен мөртабандарды жою кезінде қорғауға жататын, мөрлер мен мөртабандарды	елеулі
10	Құқықтық актілерде, шығармашылық құжаттамада, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарда, қаржы құжаттарында, бір мәселе жөніндегі істерде, сондай-ақ датасын қою олар үшін маңызды болатын құжаттарда (баяндамалар, үнхаттар, стенограммалар, хаттар) сөздік-цифрлық тәсілмен жазылған датаның болуы	елеулі
11	Құжаттарда бекіту және келісу бұрыштамаларының болуы	елеулі
12	Құқықтык актілер деректемелерінің сәйкес келуі, оның ішінде: 1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бейнесі; 2) ұйымның ресми атауы; 3) құжат түрінің атауы; 4) бұйрықтың датасы; 5) бұйрықтың тіркеу нөмірі; 6) бұйрықтың шығарылған жері; 7) мәтіннің тақырыбы; 8) мәтін; 9) қолы; 10) бұйрықты келіскендігі туралы белгі; 11) ұйым мөрінің бедері	елеулі
13	Қағаз құжаттарда лауазымды адамның құжаттағы қолының түпнұсқалығын куәландыратын ұйым мөрі бедерінің болуы	елеулі
14	Болуы: 1) негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтардың тиісті журналдарда (деректер базасында) жеке тіркелуінің; 2) жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттік нөміріне сызықша арқылы қосылған "ж/қ" немесе "і" литерінің; 3) негізгі қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің) қалыптастырылуы бойынша жеке-жеке істердің	елеулі
15	1. Іс жүргізу жылының шегінде хаттамалардың әр тобы – жиналыстар, алқалық отырыстар хаттамалары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердің хаттамалары бойынша берген жеке-жеке реттік нөмірлердің болуы. 2. Хаттамалардың істе оларға қатысты барлық құжаттармен бірге нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылуы. 3. Хаттама деректемелерінің сақталуы, соның ішінде: 1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы; 2) құжат түрінің атауы; 3) датасы; 4) хаттаманың тіркеу нөмірі; 5) хаттама шығарылған жер; 6) бекіту грифі (кейбір жағдайларда); 7) хаттама тақырыбы; 8) мәтіні; 9) қолы	елеулі
16	Іс жүргізу жылындағы хат алмасуды хронологиялық дәйектілікпен топтастыру мен жүйелеу және жауап құжатты сұрау салу құжатынан кейін салу	болмашы
17	Жеке істердегі құжаттардың олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналастырылуы	болмашы
18	Қалыптастырылуының сәйкес келуі: 1) жалақы бойынша дербес шоттардың жеке істерге қалыптастырылуының және олардағы жұмыскерлер тектерінің әліпбилік ретпен; 2) жеке тұлғалардың тізімдері мен бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе; 3) жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе	болмашы
19	Еңбек шарттарының жеке істердің құрамында немесе қызметкерлер тектерінің әліпбилік ретімен жеке қалыптастырылуының сәйкес келуі	болмашы
20	Кіріс және шығыс құжаттарды тіркеу журналдарының болуы	елеулі
21	Істерді қалыптастыру кезінде келесі жалпы талаптардың сақталуы: 1) іске орындалған, істер номенклатурасы бойынша істердің тақырыптарына сәйкес дұрыс ресімделген құжаттар ғана орналастырылуы; 2) бір мәселенің шешіміне қатысты барлық құжаттардың бірге орналасуы. Құжаттардың қосымшалары оларды бекіту немесе жасау күніне қарамастан, тиесілі құжатқа қосылуы. Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларды жеке томға құрастырылуы, ол туралы құжатқа белгі қойылуы; 3) құжаттың қазақ, орыс және басқа тілдердегі нұсқаларының бірге топтастырылуы; 4) іске өтпелі істер, сот істері, осы тұлғаның ұйымдағы жұмысының бүкіл кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істер, сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының, шақырылым кезеңінде топтастырылған депутаттық топтардың құжаттары, оқу жылы ішінде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары, театр маусымында сахналық қызметті сипаттайтын театрлардың құжаттары, ауру тарихы және басқалардан басқа бір күнтізбелік жылдың құжаттарының топтастырылуы; 5) іске сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттардың бөлек-бөлек топтастырылуы; 6) іске жедел хаттардың, факсограммалар көшірмелерінің, телефонограммалардың істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылуы; 7) іске қайтарылуы тиіс құжаттардың, шимай жазбалар мен артық даналардың орналастырылуына жол берілмеуі; 8) сақтау мерзімі тұрақты істің көлемі бойынша 180 парақтан асуына жол берілмеуі; 9) томдардың (бөліктердің) нөмірлеріне қосып, әрбір томға істің нөмірінің (индексінің) және тақырыбының қойылуы, істе бірнеше том (бөлік) болған жағдайды соңғы томға (бөлікке) "соңғы" деген сөздің қосылуы	елеулі
22	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің болуы	елеулі
23	Сақтау мерзімі тұрақты, ұзақ (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында келесі деректемелердің болуы: 1) ұйымның атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы; 2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы, істің нөмірі (индексі); 3) істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) датасы, істегі парақтар саны, істің сақталу мерзімі; 4) істің архивтік шифрі	елеулі
24	Істің парақтарын нөмірлеу тәртібінің сақталуы: 1) бір шетінен тігілген А4 форматынан үлкен парақтың жоғарғы оң жағында бір парақ ретінде нөмірлеу; 2) парақтарының өзіндік нөмірі бар құжаттарды, оның ішінде баспа басылымдарын жалпы тәртіп бойынша нөмірлену немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуін сақтау; 3) бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істердің парақтарын әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірлеу; 4) істе жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және иллюстративті және ерекше құжаттардың сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышында нөмірлеу; 5) іске тігілген салымдары бар конверттердің бірінші, содан кейін конверттің ішіндегі салымдардың кезекті нөмірмен нөмірлеу; 6) түптелген істің қосымшасын жеке том ретінде рәсімдеуі және оны бөлек нөмірлеу; 7) нөмірлеуде қателер көп табылған жағдайда істің парақтарын қайта нөмірлеу. Парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлерді сызу және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлерін қою, істің соңында жаңа куәландыру парағын жасау, ескі куәландыру парағын сызу және істе сақтау; 8) парақтардың нөмірленуінде жекелеген қателіктер болған кезде парақтардың литерлік нөмірлерін қолдану	болмашы
25	Барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған қатты мұқабаға кемінде төрт жерден тесіліп тігілген істердің болуы. Тігілген (түптелген) істерде темір бекітпелердің (түйреуіштердің, қыстырғыштардың және басқалардың) болмауы	болмашы
26	Іс жүргізу аяқталғаннан кейін құжаттардың ұйымның архивіне тапсырғанға дейін қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы сақталуы	болмашы
27	Құжаттар архив қоймасынан берілген кезде сақтау бірліктерін алмастыру картасының болуы	болмашы
28	Тізімдеменің екі данасында да оған енгізілген әр іске қарама-қарсы істің бар екендігі туралы белгінің болуы	елеулі
29	Тізімдеменің әрбір данасының соңында санмен және жазбаша іс жүзінде қабылданған істердің санының, істерді қабылдау-тапсыру күнінің, сондай-ақ архивке жауапты қызметкер мен істерді өткізген тұлғаның қолдарының болуы	елеулі
30	Құжаттарды архивке тапсыру кезінде құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актілерінің болуы	елеулі
31	Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған дәстүрлі және электрондық тасымалдағыштар-дағы құжаттардың ведомстволық сақтау мерзімдерінің шегінің сақталуы, оның ішінде: 1) акциялардың бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі басқа да мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл; 2) облыстық (республикалық мәні бар қалалық, астаналық) деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары– 10 жыл; 3) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 5 жыл; 4) азаматтық ахуал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, азаматтарды тіркеу кітаптары, нотариалдық істердің жазбалары, сот істері және құжаттары – 75 жыл; 5) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл; 6) тәжірибелік-конструкторлық құжаттама – 15 жыл; 7) күрделі құрылыс жөніндегі жобалық құжаттама – 20 жыл; 8) картографиялық құжаттама – 25 жыл; 9) геодезиялық құжаттама – 25 жыл; 10) телеметриялық құжаттама – 5 жыл; 11) аудиовизуалды құжаттама – 3 жыл; 12) электрондық құжаттар – 5 жыл	елеулі
32	Ұйымда құжаттарды сақтауға арналған архив қоймасынан, зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмеден (оқу залынан), архив қызметкерлерінің жұмыс бөлмелерінен, серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған бөлмелерден тұратын архивке арналған үй-жайдың болуы	елеулі
33	Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында металмен қапталған және берік ысырмалары бар есіктердің болуы	елеулі
34	Архив қоймасында стационарлық немесе жылжымалы металл немесе ағаш стеллаждардың болуы	елеулі
35	Орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау: 1) магниттік таспадағы құжаттарды тиісті көлемдегі байламаларға, катушкаларға немесе кассетаға орап, полиэтилен үлдірлі пакетке және заводтан шыққан қораптарға салып немесе заттаңбаларға арналған ойықтары бар полиэтилен футлярға (контейнерге); 2) компакт-дискілерді заводтан шыққан қаптамамен қаптап, қорапқа; 3) микрофильмдерді, кинофильмдерді стандартқа сай қорғаныш ракордтарымен жабдықталған, байламаларға фотографиялық бөлігін сыртқа қаратып тығыз орап, орамдарын бумасыртына шығармай металл қораптарға; 4) бейне құжаттарды заводтан шыққан қаптамада тігінен	елеулі
36	Сақтау құралдарын (стационарлы немесе жылжымалы металл стеллаждар, металлшкафтар, сейфтер) орналастыру талаптарының сәйкес келуі: 1) стеллаждар қатарының арақашықтығы (басты өтетін жер) – 120 сантиметрден кем емес; 2) стеллаждардың арақашықтығы (өту) – 75 сантиметрден кем емес; 3) ғимараттың сыртқы қабырғасымен сыртқы қабырғаға параллель стеллаждың арақашықтығы – 75 сантиметрден кем емес; 4) стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) шет жағы мен қабырғалардың ара қашықтығы – 45 сантиметрден кем емес; 5) еден мен стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) төменгі сөресінің арақашықтығы – 15 сантиметрден кем емес, цокольды қабаттарда – 30 сантиметрден кем емес	елеулі
37	Архив қоймаларында температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеуге арналған бақылау-өлшеу аспаптарының (термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) болуы және олардың көрсеткіштерінің температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеу журналында тіркелуі	елеулі
38	Архив қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай температуралық-ылғалдылық режимінің сақталуы: 1) ақпараттың қағаз тасымалдағыштардағы құжаттары үшін – температура +17^оС – +19^оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55%; 2) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура + 15^оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%; 3) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +2^оС – +5^оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%; 4) магниттік таспадағы және дискілік тасымалдағыштардағы құжаттар үшін – температура +8^оС-ден +18^оС дейін, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 45-65%; 5) ақпараттың электрондық тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +15^оС – +20^оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65%	елеулі
39	Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында құжаттарды архив қоймасынан беру кітабының болуы	елеулі
40	Архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру кезінде архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актінің болуы	елеулі
41	Ұйым архиві паспорттарының болуы	елеулі
42	Ұйым архивінде құжаттардың құндылығына сараптау нәтижелері бойынша жасалған істер, құжаттар тізімдемелері бойынша құрылымдық бөлімшелерден ұйым архивіне тапсырылған істердің болуы	елеулі
43	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің болуы	елеулі
44	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясының келісуімен ұйым басшысымен бекітілген жеке құрам бойынша істер тізімдемесінің болуы	елеулі
45	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер тізімдемесінің болуы	елеулі
46	Істердің тізімдемесіндегі қорытынды жазбаның сақтау бірліктерінің іс жүзінде бар болуына сәйкестігі	елеулі
47	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның Сараптау-тексеру комиссиясымен келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің болуы	елеулі
48	Құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында барлық табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкаларының болуы	елеулі
49	Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманы (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) тіркеу карточкасының болуы	елеулі
50	Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманың (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) әрбір түрі бойынша (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік-лицензиялық) түгендеу кітабының болуы	елеулі
51	Ведомстволық және жеке архивтерде тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесінде тақырыптардың жүйеленуінің келесі белгілерге сәйкес келуі: 1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына байланысты); 2) хронологиялық (сақтау бірліктерінің кезеңі мен мерзімі бойынша); 3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірліктерінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып); 4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы); 5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірліктері түзілген жағдайда); 6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес); 7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша)	елеулі
52	Архив қоймасында газ, су құбыры, кәріз және басқа да магистральдық құбырлардың болуына жол бермеу	өрескел
53	Архив қоймаларында архивтік құжаттардың алғашқы қорғау құралдарында (архивтік қораптардың, папкалардың, арнайы қаптардың, пакеттердің және тағы сол сияқты) орналасуы	елеулі
54	Архив қоймасында стеллаждың топографиялық сілтегіштерінің карточкасының болуы	болмашы
55	Архивтік анықтаманың мәтінінде өзгертулердің, жөндеулердің, түсініктемелердің, негізінде архивтік анықтамалар жасалған архивтік құжаттардың мазмұны бойынша орындаушының өз пікірлерінің болмауы	елеулі
56	Архивтік қор деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың сипаттау мақаласының мазмұнының келесі талаптарға сәйкес келуі: 1) архивтік қордың атауы; 2) архивтік қор туралы анықтамалық деректер; 3) қордың тарихи анықтамасы; 4) архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы аңдатпа; 5) қол жеткізу мен пайдалану шарттары туралы ақпарат; 6) библиография	елеулі
57	Ұйымда консультативтік-кеңесші органдардың хаттамаларының болуы	елеулі
58.	Ұлттық архив қорының құжаттарын жою	өрескел
59.	Архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін жоспарлы түрде 5 жылда бір рет тексеру	елеулі
60.	Істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) жетіспеуі кезінде іздестіруді ұйымдастыру	елеулі

Бірлескен бұйрығына
2-қосымша

Мемлекеттік және жергілікті
атқарушы органдарды
қоспағанда,
Қазақстан Республикасы
Ұлттық архивінің, орталық
мемлекеттік архивтер мен
мемлекеттік архивтердің
толықтыру көздерінде
электрондық құжат және
электронды цифрлық
қолтаңба туралы
Қазақстан Республикасы
заңнамасының электрондық
құжаттар мен электрондық
архивтер бөлігінде сақталуының
тәуекел дәрежесін бағалау
өлшемшарттарына
қосымша

Мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің және мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігін де сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары

№ р/б	Өлшемшарттар	Бұзушылық деңгейі
1	Электрондық құжаттың мазмұнды бөлігінде бір немесе бірнеше файлдардың мынадай форматтарды сақтауы: 1) PDF, PDF/A-1, TІFF, JPEG, JPG – графикалық формат; 2) RTF, DOCX – мәтіндік формат; 3) XLS, XLSX – кестелік формат; 4) PPT, PPTX – таныстырылымдар; 5) RAR, ZІP – архивтелген формат	елеулі
2	Электрондық тіркеу бақылау карточкаларының сақтау мерзімінің электрондық құжаттардың сақтау мерзіміне сәйкес келуі	елеулі
3	Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиісті ашық кілттерін байланыстырудың (үйлестірудің) қамтамасыз етілуі	елеулі
4	Істер номенклатурасында ұсынылған құжат нысанының: ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаздағы болуы	болмашы
5	Электрондық құжаттар және деректер базасының ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек істерге (папкаларға) ақпараттық тасығышта бөлек қалыптастырылуы	елеулі
6	Электрондық құжаттарды сақтаудың тиісті электрондық дерекқорларды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бірге жүргізілуі	елеулі
7	Ведомстволық және жеке архивте қағаз түпнұсқасы болмаған не салыстырудың нәтижесі теріс болған кезде ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясы) және мемлекеттік архивтер, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен келісу бойынша электрондық құжаттың (тардың) көшірмесін (лерін) жою туралы актінің болуы	өрескел
8.	Ұлттық архив қорының құжаттарын жою	өрескел
9.	Архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін жоспарлы түрде 3 жылда бір рет тексеру	елеулі
10.	Істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) жетіспеуі кезінде іздестіруді ұйымдастыру	елеулі

	Бірлескен бұйрығына 3-қосымша
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 9 маусымдағы № 172 және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2017 жылғы 14 тамыздағы № 301 бірлескен бұйрығына 3-қосымша

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тексеру парағы

Мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық архивтін, орталық мемлекеттік архивтердің және мемлекеттік архивтердің жинақтау көздері болып табылатын ведомстволық және жеке архивтерге қатысты.

Тексеруді тағайындаған мемлекеттік орган

__________________________________________________________________

Бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы тексеруді/профилактикалық бақылауды тағайындау туралы акт

__________________________________________________________________

(№, күні)

Бақылау субъектісінің (объектісінің) атауы _______________________________

__________________________________________________________________

Бақылау субъектісінің (объектісінің) (жеке сәйкестендіру нөмірі)

бизнес-сәйкестендіру нөмірі _________________________________________

Орналасқан жерінің мекенжайы_______________________________________

№ р/б	Талаптар тізбесі	Талаптарға сәйкес келеді	Талаптарға сәйкес келмейді
1	2	3	4
1	Әрқайсысы жеке бланкіде (жеке парақтарда) басылып шығарылған қазақ тіліндегі құжат және орыс немесе өзге тілде жасалатын тең түп-нұсқалы құжаттың бірыңғай деректемелермен ресімделуі
2	Құжаттар ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдалана отырып, оның бедерін сол жақ жоғарғы бұрышына қою не міндетті түрде мынадай деректемелерді ресімдеу арқылы жасалуы: 1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері; 2) хаттан басқа құжат түрінің атауы; 3) құжаттың датасы; 4) құжаттың тіркеу нөмірі индексі); 5) құжатқа қол қойған адам лауазымының атауы, қолы және қолының толық жазылуы; 6) ұйым мөрінің бедері
3	Сәйкес болуы: 1) құжаттар деректемелерін ресімдегенде ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) ресми атауының ұйымдық-құқықтық нысаны көрсетіліп, құрылтай құжаттарына; 2) ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) қысқартылған атауы құрылтай құжаттарында бекітілгенге және толық атауынан төмен жақша ішінде орналастырылуы; 3) барлық құжаттарда бас әріптермен қалың қаріппен басылған құжат түрінің атауының көрсетілуі; 4) ұйымдардың бланкілерінде типографиялық тәсілмен немесе нумератормен нөмірдің, серияның болуы
4	Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіде эмблема, логотип немесе тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) болмауы
5	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының (бұдан әрі – Құжаттандыру) қағидалары нысаны бойынша Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналының болуы
6	Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын сақтау үшін мөр басылатын сейфтің немесе металл шкафтың болуы
7	Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алу және беру журналдарында ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылған комиссиямен қойылған қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері даналарының, мөрлердің, мөртабандардың және құжаттарды қорғау құралдарының бар болуын тексеру нәтижелері туралы белгінің бар болуы
8	Әр түріне басталған қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерін есепке алу және оларды беру журналының болуы
9	Жоюға бөлу туралы актінің болуы: 1) қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерін жою кезінде қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерінің бүлінген даналарын; 2) қорғауға жататын, мөрлер мен мөртабандарды жою кезінде қорғауға жататын, мөрлер мен мөртабандарды
10	Құқықтық актілерде, шығармашылық құжаттамада, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарда, қаржы құжаттарында, бір мәселе жөніндегі істерде, сондай-ақ датасын қою олар үшін маңызды болатын құжаттарда (баяндамалар, үнхаттар, стенограммалар, хаттар) сөздік-цифрлық тәсілмен жазылған датаның болуы
11	Құжаттарда бекіту және келісу бұрыштамаларының болуы
12	Құқықтык актілер деректемелерінің сәйкес келуі, оның ішінде: 1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бейнесі; 2) ұйымның ресми атауы; 3) құжат түрінің атауы; 4) бұйрықтың датасы; 5) бұйрықтың тіркеу нөмірі; 6) бұйрықтың шығарылған жері; 7) мәтіннің тақырыбы; 8) мәтін; 9) қолы; 10) бұйрықты келіскендігі туралы белгі; 11) ұйым мөрінің бедері
13	Қағаз құжаттарда лауазымды адамның құжаттағы қолының түпнұсқалығын куәландыратын ұйым мөрі бедерінің болуы
14	Болуы: 1) негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтардың тиісті журналдарда (деректер базасында) жеке тіркелуінің; 2) жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттік нөміріне сызықша арқылы қосылған "ж/қ" немесе "і" литерінің; 3) негізгі қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің) қалыптастырылуы бойынша жеке-жеке істердің
15	1. Іс жүргізу жылының шегінде хаттамалардың әр тобы – жиналыстар, алқалық отырыстар хаттамалары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердің хаттамалары бойынша берген жеке-жеке реттік нөмірлердің болуы. 2. Хаттамалардың істе оларға қатысты барлық құжаттармен бірге нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылуы. 3. Хаттама деректемелерінің сақталуы, соның ішінде: 1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы; 2) құжат түрінің атауы; 3) датасы; 4) хаттаманың тіркеу нөмірі; 5) хаттама шығарылған жер; 6) бекіту грифі (кейбір жағдайларда); 7) хаттама тақырыбы; 8) мәтіні; 9) қолы
16	Іс жүргізу жылындағы хат алмасуды хронологиялық дәйектілікпен топтастыру мен жүйелеу және жауап құжатты сұрау салу құжатынан кейін салу
17	Жеке істердегі құжаттардың олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналастырылуы
18	Қалыптастырылуының сәйкес келуі: 1) жалақы бойынша дербес шоттардың жеке істерге қалыптастырылуының және олардағы жұмыскерлер тектерінің әліпбилік ретпен; 2) жеке тұлғалардың тізімдері мен бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе; 3) жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе
19	Еңбек шарттарының жеке істердің құрамында немесе қызметкерлер тектерінің әліпбилік ретімен жеке қалыптастырылуының сәйкес келуі
20	Кіріс және шығыс құжаттарды тіркеу журналдарының болуы
21	Істерді қалыптастыру кезінде келесі жалпы талаптардың сақталуы: 1) іске орындалған, істер номенклатурасы бойынша істердің тақырыптарына сәйкес дұрыс ресімделген құжаттар ғана орналастырылуы; 2) бір мәселенің шешіміне қатысты барлық құжаттардың бірге орналасуы. Құжаттардың қосымшалары оларды бекіту немесе жасау күніне қарамастан, тиесілі құжатқа қосылуы. Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларды жеке томға құрастырылуы, ол туралы құжатқа белгі қойылуы; 3) құжаттың қазақ, орыс және басқа тілдердегі нұсқаларының бірге топтастырылуы; 4) іске өтпелі істер, сот істері, осы тұлғаның ұйымдағы жұмысының бүкіл кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істер, сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының, шақырылым кезеңінде топтастырылған депутаттық топтардың құжаттары, оқу жылы ішінде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары, театр маусымында сахналық қызметті сипаттайтын театрлардың құжаттары, ауру тарихы және басқалардан басқа бір күнтізбелік жылдың құжаттарының топтастырылуы; 5) іске сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттардың бөлек-бөлек топтастырылуы; 6) іске жедел хаттардың, факсограммалар көшірмелерінің, телефонограммалардың істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылуы; 7) іске қайтарылуы тиіс құжаттардың, шимай жазбалар мен артық даналардың орналастырылуына жол берілмеуі; 8) сақтау мерзімі тұрақты істің көлемі бойынша 180 парақтан асуына жол берілмеуі; 9) томдардың (бөліктердің) нөмірлеріне қосып, әрбір томға істің нөмірінің (индексінің) және тақырыбының қойылуы, істе бірнеше том (бөлік) болған жағдайды соңғы томға (бөлікке) "соңғы" деген сөздің қосылуы
22	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің болуы
23	Сақтау мерзімі тұрақты, ұзақ (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында келесі деректемелердің болуы: 1) ұйымның атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы; 2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы, істің нөмірі (индексі); 3) істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) датасы, істегі парақтар саны, істің сақталу мерзімі; 4) істің архивтік шифрі
24	Істің парақтарын нөмірлеу тәртібінің сақталуы: 1) бір шетінен тігілген А4 форматынан үлкен парақтың жоғарғы оң жағында бір парақ ретінде нөмірлеу; 2) парақтарының өзіндік нөмірі бар құжаттарды, оның ішінде баспа басылымдарын жалпы тәртіп бойынша нөмірлену немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуін сақтау; 3) бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істердің парақтарын әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірлеу; 4) істе жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және иллюстративті және ерекше құжаттардың сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышында нөмірлеу; 5) іске тігілген салымдары бар конверттердің бірінші, содан кейін конверттің ішіндегі салымдардың кезекті нөмірмен нөмірлеу; 6) түптелген істің қосымшасын жеке том ретінде рәсімдеуі және оны бөлек нөмірлеу; 7) нөмірлеуде қателер көп табылған жағдайда істің парақтарын қайта нөмірлеу. Парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлерді сызу және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлерін қою, істің соңында жаңа куәландыру парағын жасау, ескі куәландыру парағын сызу және істе сақтау; 8) парақтардың нөмірленуінде жекелеген қателіктер болған кезде парақтардың литерлік нөмірлерін қолдану
25	Барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған қатты мұқабаға кемінде төрт жерден тесіліп тігілген істердің болуы. Тігілген (түптелген) істерде темір бекітпелердің (түйреуіштердің, қыстырғыштардың және басқалардың) болмауы
26	Іс жүргізу аяқталғаннан кейін құжаттардың ұйымның архивіне тапсырғанға дейін қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы сақталуы
27	Құжаттар архив қоймасынан берілген кезде сақтау бірліктерін алмастыру картасының болуы
28	Тізімдеменің екі данасында да оған енгізілген әр іске қарама-қарсы істің бар екендігі туралы белгінің болуы
29	Тізімдеменің әрбір данасының соңында санмен және жазбаша іс жүзінде қабылданған істердің санының, істерді қабылдау-тапсыру күнінің, сондай-ақ архивке жауапты қызметкер мен істерді өткізген тұлғаның қолдарының болуы
30	Құжаттарды архивке тапсыру кезінде құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актілерінің болуы
31	Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған дәстүрлі және электрондық тасымалдағыштар-дағы құжаттардың ведомстволық сақтау мерзімдерінің шегінің сақталуы, оның ішінде: 1) акциялардың бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі басқа да мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл; 2) облыстық (республикалық мәні бар қалалық, астаналық) деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары– 10 жыл; 3) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 5 жыл; 4) азаматтық ахуал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, азаматтарды тіркеу кітаптары, нотариалдық істердің жазбалары, сот істері және құжаттары – 75 жыл; 5) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл; 6) тәжірибелік-конструкторлық құжаттама – 15 жыл; 7) күрделі құрылыс жөніндегі жобалық құжаттама – 20 жыл; 8) картографиялық құжаттама – 25 жыл; 9) геодезиялық құжаттама – 25 жыл; 10) телеметриялық құжаттама – 5 жыл; 11) аудиовизуалды құжаттама – 3 жыл; 12) электрондық құжаттар – 5 жыл
32	Ұйымда құжаттарды сақтауға арналған архив қоймасынан, зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмеден (оқу залынан), архив қызметкерлерінің жұмыс бөлмелерінен, серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған бөлмелерден тұратын архивке арналған үй-жайдың болуы
33	Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында металмен қапталған және берік ысырмалары бар есіктердің болуы
34	Архив қоймасында стационарлық немесе жылжымалы металл немесе ағаш стеллаждардың болуы
35	Орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау: 1) магниттік таспадағы құжаттарды тиісті көлемдегі байламаларға, катушкаларға немесе кассетаға орап, полиэтилен үлдірлі пакетке және заводтан шыққан қораптарға салып немесе заттаңбаларға арналған ойықтары бар полиэтилен футлярға (контейнерге); 2) компакт-дискілерді заводтан шыққан қаптамамен қаптап, қорапқа; 3) микрофильмдерді, кинофильмдерді стандартқа сай қорғаныш ракордтарымен жабдықталған, байламаларға фотографиялық бөлігін сыртқа қаратып тығыз орап, орамдарын бумасыртына шығармай металл қораптарға; 4) бейне құжаттарды заводтан шыққан қаптамада тігінен
36	Сақтау құралдарын (стационарлы немесе жылжымалы металл стеллаждар, металлшкафтар, сейфтер) орналастыру талаптарының сәйкес келуі: 1) стеллаждар қатарының арақашықтығы (басты өтетін жер) – 120 сантиметрден кем емес; 2) стеллаждардың арақашықтығы (өту) – 75 сантиметрден кем емес; 3) ғимараттың сыртқы қабырғасымен сыртқы қабырғаға параллель стеллаждың арақашықтығы – 75 сантиметрден кем емес; 4) стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) шет жағы мен қабырғалардың ара қашықтығы – 45 сантиметрден кем емес; 5) еден мен стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) төменгі сөресінің арақашықтығы – 15 сантиметрден кем емес, цокольды қабаттарда – 30 сантиметрден кем емес
37	Архив қоймаларында температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеуге арналған бақылау-өлшеу аспаптарының (термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) болуы және олардың көрсеткіштерінің температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеу журналында тіркелуі
38	Архив қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай температуралық-ылғалдылық режимінің сақталуы: 1) ақпараттың қағаз тасымалдағыштардағы құжаттары үшін – температура +17^оС – +19^оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55%; 2) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура + 15^оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%; 3) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +2^оС – +5^оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%; 4) магниттік таспадағы және дискілік тасымалдағыштардағы құжаттар үшін – температура +8^оС-ден +18^оС дейін, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 45-65%; 5) ақпараттың электрондық тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +15^оС – +20^оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65%
39	Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында құжаттарды архив қоймасынан беру кітабының болуы
40	Архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру кезінде архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актінің болуы
41	Ұйым архиві паспорттарының болуы
42	Ұйым архивінде құжаттардың құндылығына сараптау нәтижелері бойынша жасалған істер, құжаттар тізімдемелері бойынша құрылымдық бөлімшелерден ұйым архивіне тапсырылған істердің болуы
43	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің болуы
44	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясының келісуімен ұйым басшысымен бекітілген жеке құрам бойынша істер тізімдемесінің болуы
45	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер тізімдемесінің болуы
46	Істердің тізімдемесіндегі қорытынды жазбаның сақтау бірліктерінің іс жүзінде бар болуына сәйкестігі
47	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның Сараптау-тексеру комиссиясымен келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің болуы
48	Құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында барлық табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкаларының болуы
49	Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманы (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) тіркеу карточкасының болуы
50	Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманың (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) әрбір түрі бойынша (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік-лицензиялық) түгендеу кітабының болуы
51	Ведомстволық және жеке архивтерде тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесінде тақырыптардың жүйеленуінің келесі белгілерге сәйкес келуі: 1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына байланысты); 2) хронологиялық (сақтау бірліктерінің кезеңі мен мерзімі бойынша); 3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірліктерінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып); 4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы); 5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірліктері түзілген жағдайда); 6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес); 7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша)
52	Архив қоймасында газ, су құбыры, кәріз және басқа да магистральдық құбырлардың болуына жол бермеу
53	Архив қоймаларында архивтік құжаттардың алғашқы қорғау құралдарында (архивтік қораптардың, папкалардың, арнайы қаптардың, пакеттердің және тағы сол сияқты) орналасуы
54	Архив қоймасында стеллаждың топографиялық сілтегіштерінің карточкасының болуы
55	Архивтік анықтаманың мәтінінде өзгертулердің, жөндеулердің, түсініктемелердің, негізінде архивтік анықтамалар жасалған архивтік құжаттардың мазмұны бойынша орындаушының өз пікірлерінің болмауы
56	Архивтік қор деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың сипаттау мақаласының мазмұнының келесі талаптарға сәйкес келуі: 1) архивтік қордың атауы; 2) архивтік қор туралы анықтамалық деректер; 3) қордың тарихи анықтамасы; 4) архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы аңдатпа; 5) қол жеткізу мен пайдалану шарттары туралы ақпарат; 6) библиография
57	Ұйымда консультативтік-кеңесші органдардың хаттамаларының болуы
58	Ұлттық архив қорының құжаттарын жою
59	Архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін жоспарлы түрде 5 жылда бір рет тексеру
60	Істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) жетіспеуі кезінде іздестіруді ұйымдастыру

Лауазымды тұлға (тұлғалар):

_______________________________________________

(тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)

________________ _______________________________

(лауазымы) (қол таңбасы)

Бақылау субъектісінің (объектісінің) басшысы:

________________________________________________

(тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)

________________ ________________________________

(лауазымы) (қол таңбасы)

	Бірлескен бұйрығына 4-қосымша
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 9 маусымдағы № 172 және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2017 жылғы 14 тамыздағы № 301 бірлескен бұйрығына 4-қосымша

Мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің және мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде сақталуын тексеру парағы

Орталық және мемлекеттік архивтерді жинақтау көздеріне қатысты.

Тексеруді тағайындаған мемлекеттік орган__________________________

Бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы тексеруді/профилактикалық

бақылауды тағайындау туралы акт_____________

____________________________________________________________________

(№, күні)

Бақылау субъектісінің (объектісінің) атауы___________________________

_____________________________________________________________________

Бақылау субъектісінің (объектісінің) (жеке сәйкестендіру нөмірі) бизнес-

сәйкестендіру нөмірі _____________________________________________

Орналасқан жерінің мекенжайы_____________________________________ __________________________________________________________________

№ р/б	Талаптар тізбесі	Талаптарға сәйкес келеді	Талаптарға сәйкес келмейді
1	2	3	4
1	Электрондық құжаттың мазмұнды бөлігінде бір немесе бірнеше файлдардың мынадай форматтарды сақтауы: 1) PDF, PDF/A-1, TІFF, JPEG, JPG – графикалық формат; 2) RTF, DOCX – мәтіндік формат; 3) XLS, XLSX – кестелік формат; 4) PPT, PPTX – таныстырылымдар; 5) RAR, ZІP – архивтелген формат
2	Электрондық тіркеу бақылау карточкаларының сақтау мерзімінің электрондық құжаттардың сақтау мерзіміне сәйкес келуі
3	Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиісті ашық кілттерін байланыстырудың (үйлестірудің) қамтамасыз етілуі
4	Істер номенклатурасында ұсынылған құжат нысанының: ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаздағы болуы
5	Электрондық құжаттар және деректер базасының ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек істерге (папкаларға) ақпараттық тасығышта бөлек қалыптастырылуы
6	Электрондық құжаттарды сақтаудың тиісті электрондық дерекқорларды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бірге жүргізілуі
7	Ведомстволық және жеке архивте қағаз түпнұсқасы болмаған не салыстырудың нәтижесі теріс болған кезде ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясы) және мемлекеттік архивтер, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен келісу бойынша электрондық құжаттың (тардың) көшірмесін (лерін) жою туралы актінің болуы
8	Ұлттық архив қорының құжаттарын жою
9	Архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін жоспарлы түрде 3 жылда бір рет тексеру
10	Істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) жетіспеуі кезінде іздестіруді ұйымдастыру

Лауазымды тұлға (тұлғалар): ____________________________________

(тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)

________________________________ __________________

(лауазымы) (қол таңбасы)

Бақылау субъектісінің (объектісінің) басшысы: ________________________

(тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)

______________________________ _____________________

(лауазымы) (қол таңбасы)

	Бірлескен бұйрығына 5-қосымша
	Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына 5-қосымша

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін айқындау үшін субъективті өлшемшарттардың тізбесі

Р/с №	Субъективті өлшемшарттар көрсеткіші	Субъективті өлшемшарт көрсеткіші бойынша ақпарат көзі	Маңыздылығы бойынша үлес салмағы, балл (барлығы 100 баллға дейін болуы тиіс), wi	Шарттар / мәндер, xi
				1-шарты / мәні	2-шарты / мәні	3-шарты / мәні
1	2	3	4	5	6	7
Бару арқылы профилактикалық бақылау үшін
1	Бақылау субъектісі ұсынатын есептілік пен мәліметтер мониторингінің нәтижелері	Есептілік мониторингінің нәтижелері және жүргізілген/жүргізілмеген жоспарлы және жоспардан тыс тексерулерге қатысты жыл ішінде жиналған мәліметтер	50%	0	1
				0%	100%
2	Мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұсынатын мәліметтерді талдау нәтижелері	Мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұлттық, орталық және мемлекеттік архивтердің ұсынатын мәліметтерін талдау нәтижелері	50%	0	1
				0%	100%

	Бірлескен бұйрығына 6-қосымша
	Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына 6-қосымша

Мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының электрондық құжат туралы Заңнамасының және электрондық құжат айналымы бөлігінде электрондық цифрлық қолтаңбаның және Қазақстан Республикасының Ұлттық архивтін, орталық мемлекеттік архивтерді және мемлекеттік архивтерді жинақтау көздеріндегі электрондық архивтердің сақталуына тәуекел дәрежесін айқындау үшін субъективті өлшемшарттардың тізбесі

Р/с №	Субъективті өлшемшарттар көрсеткіші	Субъективті өлшемшарт көрсеткіші бойынша ақпарат көзі	Маңыздылығы бойынша үлес салмағы, балл (барлығы 100 баллға дейін болуы тиіс), wi	Шарттар / мәндер, xi
				1-шарты / мәні	2-шарты / мәні	3-шарты / мәні
1	2	3	4	5	6	7
Бару арқылы профилактикалық бақылау үшін
1	Бақылау субъектісі ұсынатын есептілік пен мәліметтер мониторингінің нәтижелері	Есептілік мониторингінің нәтижелері және жүргізілген/жүргізілмеген жоспарлы және жоспардан тыс тексерулерге қатысты жыл ішінде жиналған мәліметтер	50%	0	1
				0%	100%
2	Мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұсынатын мәліметтерді талдау нәтижелері	Мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұлттық, орталық және мемлекеттік архивтердің ұсынатын мәліметтерін талдау нәтижелері	50%	0	1
				0%	100%

Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

Перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдениемзаконодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тексеру парағы

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін айқындау үшін субъективті өлшемшарттардың тізбесі

Перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением
законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах