ИПС "Әділет"

Unofficial translation

Footnote. Expired by Government Decree No. 429 of 24.06.2022 (effective from the date of its first official publication).

In accordance with paragraph 4 of Article 13 of the Law of the Republic of Kazakhstan “On Administrative Procedures” dated November 27, 2000 the Government of the Republic of Kazakhstan RESOLVES:

1. To approve the attached Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it.

2. To recognize as invalid some decisions of the Government of the Republic of Kazakhstan in accordance with the Annex to this Resolution.

3. This Resolution shall come into effect from the day of its signing.

Prime Minister
of the Republic of Kazakhstan

К. Мassimov

Approved by Resolution of the
Government of the
Republic of Kazakhstan
No. 1196
dated December 31, 2015

Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it

Footnote. Rules as amended by Resolution No. 809 of the Government of the Republic of Kazakhstan dated 30.11.2020.

Chapter 1. General Provisions

1. These Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it (hereinafter - the Rules) have been developed in accordance with the Law of the Republic of Kazakhstan dated November 27, 2000 On Administrative Procedures and determine the procedure for classifying information as official information of limited distribution and work with it, documentation, recording, reproduction, storage, use, selection for permanent storage and assigning for destruction of documents, files and publications containing official information of limited distribution, regardless of its type and (or) information medium.

2. These Rules shall not apply to the procedure for working with official information containing state secrets of the Republic of Kazakhstan.

3. Official information of limited distribution includes information concerning the activities of a state body, the open publication of which may violate the procedure for observing administrative procedures related to the need for ensuring a state body’s independence in decisionmaking.

Open publication shall be understood to mean the publication of materials in the open press (including posting on an Internet resource), their transmission by radio and television, announcement at open conferences, meetings, symposia, demonstration in films, exhibiting in museums, at exhibitions, public defense of research and development works, depositing of manuscripts.

4. Persons using official information of limited distribution in their work must precisely and accurately fulfill all the information protection requirements, keep and not disclose information received by them in the line of duty.

5. In accordance with the laws of the Republic of Kazakhstan, officials admitted to work with official information of limited distribution shall be held liable for breaching the requirements of these Rules.

6. Control over the relevancy of affixing on documents and publications of the mark "Restricted" (hereinafter - "RST") at their registration, and also the procedure for handling (accounting, destruction, storage, control over their circulation and restrictive requirements for their use) with machine information media containing information marked "RST" shall be assigned to the documentation management service (hereinafter - DMS) of the state body.

7. The following concepts shall be used in these Rules:

1) information – data on persons, objects, facts, events, phenomena and processes, obtained or created by the information holder, recorded on any medium and having details that enable its identification;

2) information of limited distribution - information referring to state secrets, personal, family, medical, banking, commercial and other secrets protected by law, as well as official information marked "For official use";

3) protection of information of limited distribution - the adoption of legal, organizational and technical measures aimed to exclude unlawful disclosure, access, destruction, alteration, copying and other illegal actions in relation to such information;

4) confidential information - all types of information (including commercial, banking, tax, notarial, medical, personal, lawyer's secrets), in respect of which, in accordance with the regulatory legal acts of the member states of the Eurasian Economic Union, access is limited (confidentiality is established) , that is, a mandatory requirement for the person who gained access to this information has been established not to transfer (not disclose) such information to third parties without a written consent of its holder;

5) disclosure of information of limited distribution - actions (inaction), as a result of which the information of limited distribution in any possible form (oral, written, other form, including with the use of technical means) without the written consent of the holder of the specified information becomes known to third parties who are not provided with access to such information by the information holder in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan, international treaties, resolutions of the Supreme Eurasian Economic Council and these Rules;

6) official information - information created in the course of activities of a state body, organization within the powers provided for by the legislation of the Republic of Kazakhstan, international treaties, resolutions of the Supreme Eurasian Economic Council, and in relation to which the need exists (was established) for protection due to the possible damage caused by its mishandling.

Chapter 2. The procedure for classifying information as official information of limited distribution marked "Restricted"

8. Documents and publications containing official information of limited distribution shall be marked “RST”.

The assignment of data to information of limited distribution shall be made by the executive and the person who signed the document, based on the list of information for official use, developed in the state body (hereinafter - the list of information).

The list of information (additions and changes thereto) shall be approved by the order of the head of the state body.

The list of information shall be developed on the basis of the following criteria:

1) information that does not contain state secrets related to the organization and maintenance of the secrecy regime, as well as control over its observance, including recording forms;

2) information, the publication or disclosure of which has a direct impact on the work of a state body, including the process of protecting information from destruction, blocking or alteration through unauthorized access to electronic information resources, including access passwords;

3) information transferred to the state body by the legitimate information holder under the terms of confidentiality;

4) information, the publication or disclosure of which violates the rights, freedom and legitimate interests of individuals and legal entities;

5) information containing data on interdepartmental and intradepartmental correspondence carried out in the process of developing solutions, meetings in state bodies held in the process of developing solutions, the disclosure of which may violate the order of observing administrative procedures related to the need for ensuring the independence of the state body, organization in the decisionmaking, including on the issues referred to in Article 6 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated November 16, 2015 "On Access to Information" (hereinafter - the Law "On Access to Information");

6) information on the results of inspections carried out within the framework of state control and supervision, on which a final decision has not been made;

7) information received from foreign states or international organizations, for which no mutual agreement was adopted on the conditions for their disclosure.

9. These criteria shall not cancel the existing and (or) newly received departmental lists of official information of restricted distribution marked "RST", nor shall they limit the right to classify other information containing information of restricted distribution, if this does not contradict regulatory legal acts in the field of state secrets protection, informatization, information protection and information security, departmental lists of information subject to classification in state bodies, developed as prescribed by the legislation of the Republic of Kazakhstan.

10. If the information is not included in the list of information, but in the executive’s view can be used to the detriment of the state body’s interests, he together with the head of the structural unit of the state body, to whose competence this information is attributed, shall submit reasoned proposals to the management on the need to protect this information and on making the appropriate additions to the specified list.

Chapter 3. Procedure for working with official information of limited distribution marked "RST" and "Confidential"

11. Transmission of service information of limited distribution through technical channels of open types of communication (telephone, facsimile communication of general use, radio communication, satellite and cellular (mobile (mobile) communication, Internet) shall be allowed subject to compliance with the requirements of paragraph 12 of these Rules.

Sending to the competent authority of a third party the official information of limited distribution, marked "Confidential", and from which the mark "RST" has been removed, shall be allowed by the head of the state body in accordance with paragraph 50 of these Rules and in compliance with the requirements provided for in paragraphs 27 and 28 of these Rules.

12. Transmission, processing and storage in electronic form shall be carried out in compliance with the requirements for the protection of official information of limited distribution in accordance with the uniform requirements in the field of information communication requirements and ensuring uniform requirements.

It shall be allowed to process and store official information of limited distribution in electronic form in secure local networks and (or) secure information systems, categorized as state secrets.

The heads of the state body shall take all the necessary organizational, technical and legal measures to ensure the protection of official information, regardless of the type, form, content and presentation, information medium, including the use of appropriate means of cryptographic information protection and (or) secure information systems categorized as state secrets.

13. Acceptance and accounting (registration) of documents marked "RST" and "Confidential", publications and information recorded on computer media marked "RST", shall be carried out by the documentation management service of the state body.

14. All correspondence arriving at the state body with the marks “RST” and (or) “Confidential” shall be subject to primary processing, preliminary examination, registration and submission for consideration by the management. The indicated correspondence shall be accepted, opened, verified (with the exception of those marked "Personally") and processed by the DMS servants, who, in accordance with the service instructions, are entrusted with working with such documents.

In the case of receiving correspondence marked "RST" and (or) "Confidential" in paper form, it must be sealed in an envelope (package). At the same time, the integrity of the packaging, the number of sheets and copies of documents and publications, as well as the presence of the attachments specified in the cover letter shall be checked.

In the event of absence (incompleteness) in envelopes (packages) of documents marked “RST” and (or) “Confidential” and publications marked “RST” or attachments to them, an act shall be drawn up in an optional form in two copies: one of which is directed to the sender, the second remains in the DMS.

Envelopes (packages) shall not be subject to destruction if they are the only possible way to determine the exact address of the sender, the time of sending and receiving the document, as well as receipt of additional paid mail.

Mistakenly received documents and publications marked "RST" shall be returned to the sender.

Upon receipt of documents and publications marked “RST” and (or) “Confidential” on electronic media, the presence of malware shall be checked.

15. Outside the working hours, documents, publications and information marked “RST” and (or) “Confidential”, recorded on computer media, shall be accepted by the duty officer of the state body, who, without opening, shall transfer them to the head of the DMS.

It shall be forbidden to deliver documents and publications marked “RST” and (or) “Confidential” to the state bodies that do not have regular duty officers outside working hours.

16. All incoming, outgoing and internal documents, as well as publications marked "RST" shall be registered. Documents shall be accounted by the number of sheets, publications (books, magazines, brochures), copies.

The main accounting requirement is the one-time assignment of a registration number to documents (publications) marked “RST” and (or) “Confidential”. The exception is documents that are transferred to the next office year, incomplete or requiring a long term of execution, which shall be subject to re-registration.

17. Documents marked "RST" and (or) "Confidential", as well as publications marked "RST" shall be recorded separately from unclassified documentation in the general electronic document management system, and in the absence of electronic documents management- in the registration logs of incoming, outgoing and internal documents in accordance with Appendix 1 to these Rules. With an insignificant number of documents and publications of limited distribution, it shall be permitted to keep records together with unclassified documents (in a separate section of the registration log).

Sheets of the logs shall be numbered, stitched and sealed with an indication on the last sheet of the count of the numbered sheets (in numbers and in words), the servant's position, his signature and print name.

After the ending of the logs, the number of registered documents shall be additionally indicated (in numbers and words) on the last sheet, indicating the number of the first and the number of the last registered document, as well as the number of lettered and omitted numbers. After the indicated data, the servant's position, his signature and print name shall be affixed.

The movement of documents marked "RST" and (or) "Confidential", as well as publications marked "RST" shall be duly reflected in the corresponding registration forms.

18. Each registered document, as well as a cover letter to publications marked "RST", shall bear the registration number and the mark "RST" or "Confidential" with the added abbreviation "RST" or "Conf", with addition of the abbreviation "RST" without a space in words.

The registration number consists of a serial number, which can be supplemented with an index of the case according to the nomenclature of cases, information on the correspondent, executors, date of receipt, and others.

19. The entire issue of documents and publications of limited distribution, received for distribution, shall be registered under one number.

Additionally duplicated copies of the document and publication shall be recorded under the number of this document and publication, of which a note shall be made on the duplicated document and publication and in the corresponding registration form. If the registration form is maintained, the additionally duplicated and registered documents and publications in it can be taken into account under a new number, on which a note shall be made on the original document and publication. In all the cases, the numbering of additionally reproduced copies shall be made from the last number of previously accounted copies.

20. On the first sheet in the upper right corner of the document, the note "For official use" or the abbreviation "RST" and (or) the mark "Confidential" shall be printed and the number of the printed copy shall be indicated. If the cover letter for the attachments marked "RST" does not contain official information of limited distribution, the details "For official use without attachment - unclassified" and the copy number shall be printed in its upper right corner.

On the front or back side of the last sheet of each copy of the document and the cover letter, the destination of copies of the sent document and its duplicate copies (statement of distribution) shall be indicated, the name of the document executor, his contact details, the item on the list of information for official use, in accordance with which the document (edition) bears the restrictive mark "RST", the number of the order of the head of the state body that approved the specified list, and the date of its adoption in accordance with the form of Appendix 2 to these Rules.

21. Signed (approved) documents marked "RST" and (or) "Confidential" shall be transferred for registration to the DMS servant, who records them.

22. Abstractive information publications executed in a log or bound card form, which contain information about documents and publications marked "RST", shall be issued with the same mark. Abstractive information cards and sheets withdrawn from these publications that do not contain official information of limited distribution shall be accounted for and stored as unclassified materials.

The fact of the withdrawal of cards and sheets shall be certified by the signatures of two DMS servants on the cover of these publications.

23. At the end of the printing of the publication marked "RST", the printed forms shall be annulled, and the corresponding files (at computer typing) shall be deleted, about which an act shall be drawn up in an optional form signed by the representative of the commissioning state body and the printing house (printing and publishing center) - the executor.

24. The distribution of duplicated documents marked "RST" and (or) "Confidential", as well as publications marked "RST" shall be carried out by the documentation management service (DMS) on the basis of lists signed by their heads (registers or distribution lists) indicating the account numbers of the sent copies.

25. Documents marked "RST" and (or) "Confidential", files and publications marked "RST" shall be transferred to other organizations within the Republic of Kazakhstan, as a rule, by courier (special) communication or couriers. Documents to be sent with “RST” and (or) “Confidential mark”, files and publications marked “RST” must be placed in thick paper envelopes or packed. The use of envelopes with transparent "windows" for mailing shall be prohibited.

26. On the packing (envelope or package), the addresses and names (open or conditional) of the recipient and the sender, the numbers of the attached documents with the added marks “RST” and (or) “Confidential” shall be indicated.

It shall be prohibited to indicate the names and positions of managers and employees, as well as the names of structural units on envelopes (packages) with documents marked “RST” and (or) “Confidential”, as well as publications marked “RST”.

27. The transfer of documents and publications marked "RST" to individuals and legal entities of the Republic of Kazakhstan shall be subject to confidentiality of official information of limited distribution and other conditions of non-disclosure of this information communicated at the transfer or in accompanying documents to them.

28. The transfer of documents and publications marked "RST" to foreign legal (natural) persons and their representatives shall be allowed in each individual case only with the written permission of the head of this state body.

Such documents shall be preliminarily considered at a meeting of the central expert commission, created by a state body, which makes a conclusion on the advisability of their transfer or the possibility of removing the “RST” mark if by the time of transfer the information contained in them lost its original significance.

If the documents and publications marked "RST" contain information related to the competence of other state bodies, their transfer abroad can be carried out only with the consent of the heads of these state bodies.

It shall be forbidden to send abroad the publications marked "RST" by way of book exchange.

29. At the request of an authorized body in the field of foreign trade and trade activities or a body designated by the Eurasian Economic Commission as responsible for conducting investigations, or a competent third party body, or a member state of the Eurasian Economic Union, state bodies within their competence shall submit through the authorized body in the field of foreign trade and trade activities to the body designated by the Eurasian Economic Commission as responsible for conducting investigations, to the competent authorities of a third party and a member state of the Eurasian Economic Union the information required for conducting investigations and applying trade and compensatory measures, the data containing official information of limited distribution, bearing the mark "RST", in the manner and terms established by the legislation of the Republic of Kazakhstan.

When sending the specified information marked "RST" for its subsequent redirection to the authorized body in the field of foreign trade and trade activities, the state bodies shall indicate in their cover letter the number and date of the head's permission to transfer the information directed to the Eurasian Economic Commission, to the competent authorities of a third party or a member state of the Eurasian Economic Union.

30. The procedure for the execution, passage of documents marked “RST” and (or) “Confidential”, control over their execution shall be similar to the procedure for working with unclassified documents.

The nomenclature of cases shall include the headings of all registration accounting forms and reference, thematic and other card files for documents marked "RST".

31. Documents marked “RST” and (or) “Confidential” after their execution shall be formed into cases. The headings of these cases shall be included in the nomenclature of cases of the state body’s unclassified records.

32. Cases marked "RST" shall be formed in the corresponding structural units of the state body under the DMS supervision.

33. When forming cases, the following requirements must be observed:

1) placing in the case only executed and correctly executed documents;

2) placing in the case all documents related to the solution of this specific issue;

3) grouping in the case the documents of one office-work year, with the exception of carry-over cases;

4) forming separately into cases the documents of a permanent and temporary storage period;

5) placing in the relevant cases the printouts from documents on electronic media requiring special legal confirmation (official seal, signature, stamps of authorization and approval), on the grounds common for paper documents;

6) not to file documents to be returned, extra copies and drafts;

7) the volume of the case shall not exceed 180 pages;

8) plans, reports, estimates shall be formed in the relevant cases of the year, on which or for which they were drawn up, regardless of the date of drawing up, signing (approval);

9) attachments to documents, regardless of the date of their approval or preparation, shall be attached to the documents to which they relate, attachments of more than 180 sheets shall constitute a separate volume with a mark in the document.

34. The cover of the case completed by office work must contain the following details:

1) the mark "RST";

2) the official name of the organization;

3) the name of the place in which the state body is located;

4) the name of the structural unit of the state body;

5) the index of the case according to the nomenclature of cases;

6) the title of the case;

7) the number of the case volume;

8) outside dates for the case (for administrative documents, minutes, transcripts, correspondence), for administrative documents, minutes, transcripts - sequential numbers of the first and last document;

9) storage period of the case.

35. During the examination of the value of documents marked "RST" on the covers of cases of permanent and temporary (over 10 years) storage periods, additional details shall be put: number of the archive fund, the number of summary inventory of cases, case number and number of sheets in the case. The specified categories of cases shall be bound or filed into four punctures and supplied with an internal list of documents according to the form of Appendix 3 to these Rules, an inventory sheet of the case according to the form of Appendix 4 to these Rules.

An internal inventory of documents shall be placed at the beginning of the case, the certifying sheet -at the end.

36. Cases marked "RST", including large-format documents (drawings, diagrams and others), shall be stored in hard folders or cases (boxes).

37. Documents marked “RST” and (or) “Confidential”, depending on the service need, shall be formed into cases separately or together with other unclassified documents on the same issue. When one or more documents marked “RST” and (or) “Confidential” are included in the case, the whole case shall acquire a limited distribution status.

When a large number of the same types of documents and files (orders, plans, reports, instructions, and others) are generated in a state body, both with the marks "RST" and (or) "Confidential", and without these marks, they shall be formed into cases separately.

38. When carrying out an examination of the value of documents, completed cases marked "RST" shall be reviewed by the Central expert commission (expert commission) of the state body per sheet.

39. The storage periods for documents marked "RST" and (or) "Confidential" shall be determined by the list of standard documents generated in the activities of state and non-state organizations, indicating the storage period, approved by the authorized body in the field of archiving and documentation management.

40. Officials shall be admitted to work with cases marked "RST" in accordance with the lists approved by the heads of the documentation management service, and to documents of limited distribution - according to the instructions contained in the resolutions of the heads of state bodies.

41. It shall be prohibited:

1) to place information from documents and publications of limited distribution in international (global) data transmission networks, the Internet;

2) to use them for open speeches or publication in the open press, radio and television broadcasts;

3) to exhibit the documents and publications marked "RST" and (or) "Confidential" at open exhibitions, at stands, in showcases or other places of public viewing, except when sending to the competent authority of a third party of the official information of limited distribution, which has the mark "Confidential", from which the mark "RST" has been removed with the permission of the head of the state body in accordance with paragraph 50 of these Rules and in compliance with the requirements provided for in paragraphs 27 and 28 of these Rules.

42. Employees of third-party organizations may familiarize themselves with and work with documents and publications marked "RST" and (or) "Confidential" only with the permission of the head of the state body in charge of these documents, upon a written request of the organizations in which they work, indicating the subject of the task they perform.

43. Cases and publications marked "RST" shall be issued to executors (researchers) and are accepted from them against receipt in the registration card of the issued cases and publications according to the form of Appendix 5 to these Rules.

44. Copies, as well as extracts from documents marked "RST" and (or) "Confidential" and publications marked "RST" shall be made by the employees of this state body with the written permission of the head of the documentation management service.

Copies for a third-party organization from documents marked "RST" and (or) "Confidential" and publications marked "RST" shall be made on its written request with the permission of the head of the state body that prepared these documents and publications.

Copying for third-party organizations of documents marked "RST" and (or) "Confidential" and publications marked with "RST", received from other organizations, shall be made only in agreement with the latter.

45. Editions marked "RST" shall be included only in the service catalogues issued by state bodies.

46. Publications marked "RST" shall be given to individuals in public libraries only upon written requests from the heads of organizations for which these individuals work, indicating the subject of the work. The obtained permits shall be valid for one year from the date of their signing upon presentation of the service certificate of the employee of the state body (if any).

Withdrawal of documents and files marked "RST" shall be carried out in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan with the obligatory leaving in the case of certified copies of documents and protocol of withdrawal of the originals.

47. In departmental libraries, publications marked "RST" shall be issued to:

1) servants of this state body - with the permission of the head of the documentation service;

2) servants of third-party organizations - at the written request of these organizations with the permission of the head of the state body that stores the said publications.

48. Publications marked "RST" shall be issued on interlibrary loan (within the Republic of Kazakhstan) as prescribed by paragraph 46 of these Rules.

49. Cases of permanent and temporary storage with the mark “RST” shall be periodically examined for the purpose of possible removal of this mark. Examining shall be carried out:

1) when submitting information at the written request of an individual in accordance with the Law "On Access to Information";

2) when transferring cases from structural units to the departmental archive of a state body;

3) in the process of storing files in the departmental archive;

4) when preparing files for permanent storage for transfer to the appropriate state archive after 10 or 15 years of departmental archival storage;

5) when transferring copies of documents and files to foreign individuals and (or) legal entities.

50. The decision on removing the “RST” mark from the information specified in article 16 of the Law “On Access to Information” shall be taken by the head of the state body after consideration of this issue by the Central expert commission (expert commission) of the state body.

51. The decision on removing the “RST” mark shall be formalized by an act of an optional form, drawn up in two copies and approved by the head of the state body. The act shall list the headings of the cases, from which the “RST” mark is to be removed.

One copy of the act drawn up upon the submission of information at the written request of an individual and (or) legal entity in compliance with the Law "On Access to Information" shall be directed to the documentation service (DMS) , the second - to the structural unit of the state body in which this information was stored.

One copy of the act, drawn up when transferring cases from structural units to the departmental archive, shall be directed to the documentation service, the second - to the departmental archive of the state body.

Both copies of the act, drawn up in the process of storing cases in the departmental archive, shall remain in its records management.

One copy of the act drawn up during the preparation of permanent storage files for transfer to the appropriate state archive shall be sent to the state archive, the second remains in the departmental archive.

One copy of the act drawn up when transferring documents and files to foreign individuals and (or) legal entities shall be transferred to the DMS, the second remains in the departmental archive.

52. On the covers of the cases, the mark “RST” shall be lifted by a stamp or handwritten note indicating the date and number of the act that constituted the ground for its removal.

Similar notes shall be made in the corresponding inventories of structural units or sections of the inventories of cases.

53. For permanent storage in the appropriate state archives, the cases marked “RST” shall be transferred only after the removal of the indicated mark and with the corresponding notes in the section of the inventory of cases of permanent storage.

54. Examination of the value of documents marked “RST” and (or) “Confidential” and cases marked “RST”, consideration and approval of its results shall be carried out in accordance with the legislative acts of the Republic of Kazakhstan.

55. When transferring cases from structural units to the departmental archive, the headings of the cases marked "RST" shall be entered into the corresponding inventory of the structural divisions along with the headings of other cases.

56. Preparation of cases for storage in the departmental archive (registration, putting additional details on the covers of cases, compilation of inventories of structural units, acceptance and transfer of the inventoried cases) shall be carried out in accordance with the legislative acts of the Republic of Kazakhstan.

57. Cases marked "RST", consigned to destruction, shall be executed in a separate act or included in the general act on the selection for destruction of documents not subject to storage, drawn up in accordance with the form of Appendix 6 to these Rules together with other unclassified documents consigned to destruction. In this event, in column 2 of the act, after the headings of the cases with the "RST" mark, the mark "RST" shall be put.

It shall be permitted to destroy documents marked "RST" and (or) "Confidential", files and publications marked "RST" by burning them in the presence of the staff of the departmental archive (departmental library) of the state body.

58. Documents marked “RST” and (or) “Confidential”, files and publications marked “RST”, consigned to destruction, must be shredded to the extent excluding the possibility to read the text.

59. After the destruction of documents marked "RST" and (or) "Confidential", files and publications marked "RST", the mark "Destroyed." Act dated (date) No." shall be put.

60. Bulletins, newsletters, abstractive information publications, telephone and address directories, as well as duplicate and copied issues of documents, verbatim records and typographical defects marked "RST" shall be destroyed without an act, but with a mark in registration forms, certified by the signatures of the executive and the employee in charge of their accounting and storage.

61. Cases completed with office work with the mark “RST” shall be stored in the office premises of the structural units of the state body before they are transferred to the departmental archive.

Publications marked "RST" shall be kept in the departmental library, in its absence - in the departmental archive of the state body.

They shall be stored in securely locked and sealed metal cabinets or safes. At the same time, proper conditions shall be provided to ensure their physical safety.

It shall be prohibited to store publications marked "RST" in subsidiary premises.

62. Issued for work cases marked "RST" shall be returned to the appropriate structural unit or departmental archive of the state body.

63. It shall be forbidden to withdraw from files or move documents marked “RST” and (or) “Confidential” from one case to another without the permission of the head of the documentation management service. In the registration forms, and also in the internal inventories of the documents of the case, all the withdrawals or movements shall be duly marked.

Documents, files and publications marked "RST" may be taken out of the state body premises only with the written permission of the head of the state body.

Persons sent on business to other localities shall not be prohibited to have with them throughout the journey the documents marked "RST" and (or) "Confidential", files or publications marked "RST". These documents shall be sent in advance to the address of the business trip destination.

64. At the replacement of servants in charge of the accounting and storage of documents marked "RST" and (or) "Confidential", cases and publications marked "RST", an act of acceptance and transfer of these documents shall be drawn up, approved by the head of the structural unit of the state body, executed in accordance with the form of Appendix 7 to these Rules.

65. The presence of documents marked "RST" and (or) "Confidential", cases and publications marked "RST" shall be checked at least once a year by a commission appointed by the order of the head of the state body. The commission must include persons who are in charge of their accounting and storage.

In departmental libraries and archives, storing a large number of documents marked "RST" and (or) "Confidential", files and publications marked "RST", the presence and condition of documents shall be checked at least once every five years. The results of the check shall be drawn up by an act on checking the presence and condition of documents marked “RST” and (or) “Confidential”, cases and publications marked “RST” in accordance with the form of Appendix 8 to these Rules, one of the copies of which shall be passed to the appropriate state archive.

Checking the presence and condition of documents marked "RST" and (or) "Confidential", cases and publications marked "RST" shall be bindingly carried out:

1) before and after moving them to another premise (building);

2) after emergencies that caused their movement (evacuation) or access to the storage facilities and office premises of unauthorized persons;

3) when the head of the documentation management service (departmental archive, departmental library) is replaced;

4) upon reorganization (liquidation) of a state body.

66. The head of the state body and the head of the documentation service (departmental library, departmental archive), national security bodies shall be immediately notified about the loss of documents, marked "RST" and (or) "Confidential", cases and publications marked “RST”, or disclosure of the information contained in them.

For an official investigation of the fact of the loss of documents marked "RST" and (or) "Confidential", cases and publications marked "RST", or establishing the fact of disclosure of information contained in them, a commission shall be appointed by the executive document of the head of the state body.

The conclusion of the commission on the investigation results shall be approved by the head who created this commission.

For the lost documents marked "RST" and (or) "Confidential", cases and publications marked "RST", an act shall be drawn up on checking the presence and condition of documents marked "RST" and (or) "Confidential", files and publications marked "RST", and the corresponding notes shall be entered in the registration forms.

Acts on the lost cases of permanent storage, after their approval by the head of the state body, shall be transferred to the departmental archive of the state body for inclusion in the fund.

Violation of the procedure for working with official information of limited distribution, marked "RST" and (or) "Confidential", which did not cause and did not entail the disclosure or loss of this information, may constitute a ground for disciplinary, civil, administrative and (or) criminal liability of the culprits in accordance with the current legislation of the Republic of Kazakhstan and (or) international treaties (agreements) ratified by the Republic of Kazakhstan.

	Appendix 1 to the Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it
	Form

Registration log of incoming documents

No.	Date of acceptance	Correspondent, date and index of incoming document	Type of document, heading or summary of incoming document	Resolution or to whom the document is directed for execution	Receipt on the document acceptance, date	Mark on document execution	Note
1	2	3	4	5	6	7	8

А3 sheet (420Х197)

Registration log of outgoing and internal documents

No.	Date and index of outgoing (internal) document	Correspondent	Heading or summary of the document	Mark on document execution and referral to the case	Note
1	2	3	4	5	6

	А3 sheet (210Х297)
	Appendix 2 to the Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it
	Form

RST

Printed in 2 copies

copy No.1 – to the address

copy No.2 – to the case

item of the list

Exec.

Tel.

	Appendix 3 to the Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it
	Form

Internal inventory
of documents of case No.___

No.	Reference number	Date of the document	Heading of the document	Number of sheets of the case	Note
1	2	3	4	5	6

Total _____________________________ sheets of the documents

(in figures and letters)

Number of sheets of internal inventory _________________________

(in figures and letters)

Position name of the person, who filled out internal inventory of documents of the case

_______________ (Print name)

(personal signature, date)

	А4 sheet (210Х297)
	Appendix 4 to the Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it
	Form

Inventory sheet of the case

Fund No. _____ Inventory No. ________ Case No. _____

Filed into the case and numbered ___________________ sheet (s), including:

lettered numbers of sheets _______________________________________________

omitted numbers of sheets ___________________________________________

numbered blank sheets ________________________________________

+ sheets of internal inventory ____________________________________________

taken into account documents in the form of attachments and supplements, not subject to numbering

____________________________________________________________________

(types of documents and their number)

Specificities of formation, execution, physical condition and accounting of documents of the case	sheet numbers
1	2
1. Brochures and other print publications 2. Leaflets 3. Newspaper clippings 4. Postcards 5. Envelopes 6. Postage stamps 7. Fiscal stamps 8. Postal and other impresses 9. Special postal marks 10. Wax, mastic seals 11. Photo documents 12. Maps, plans, drawings and other scientific and technical documentation 13. Drawings, prints, watercolors 14. Autographs of prominent figures 15. Glued together sheets 16. Loss of part of sheets 17. Fading text

Position name of the person,

who filled out inventory sheet of the case_______________ Print name

(personal signature, date)

Note:

1. Case inventory sheet is compiled to take into account the number of sheets in the case and fix their numbering.

2. Case inventory sheet shall be compiled on a separate sheet (sheets) and filed at the end of the case.

3. In the case inventory sheet, the number of enumerated sheets of the case shall be indicated in numbers and in words, and separately, through the sign "+" (plus), the number of sheets of the internal inventory of the case documents.

4. In the case inventory sheet, the following features of the numbering, design and physical condition of the case documents shall be indicated:

1) postal means (stamps of all kinds, envelopes, postcards, letterheads, impresses, stamps, seals);

2) seals and their prints;

3) autographs of prominent state and public figures, figures of science, technology and culture;

4) photo documents;

5) drawings, prints, watercolors;

6) large-format documents;

7) glued sheets, damage to documents;

8) sheets with pasted photos, documents;

9) envelopes with attachments and the number of enclosed sheets (items);

10) documents with independent numbering (including printed materials), and the number of their sheets (pages).

5. If on one sheet of the case, there are several features of the document execution, then in column 2 of the case inventory sheet the number of this document shall be put against each position of column 1.

6. If the document contains several notes and other materials on one sheet, then in column 2 in brackets after the number of the sheet of the case, their number shall be indicated.

7. In the presence of objects in the case, the numbering of which is not possible, due to the material they are made of (glass, metal, others), then in column 2 the numbers of sheets shall be indicated between which the given item is placed.

8. All subsequent changes in the content and condition of the case (damage, replacement of original documents with copies, attachments of new documents) shall be noted in the inventory sheet of the case with reference to the relevant act.

9. The inventory sheet shall not be numbered.

	А4 sheet (210Х297)
	Appendix 5 to the Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it
	Form

Registration card of issued cases and publications marked “RST”

Name of the case or publication
No.	Case number, copies and number of sheets	Structural unit, name of the employee	Receipt		Note
			On acceptance and date	On return and date
1	2	3	4	5	6

	А5 sheet (148Х210)
	Appendix 6 to the Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it
	Form

Official name
of the organization

Approved
Position name
of the head of the organization
_____________ Print name
(personal signature) signatures
Date

Act on consignment to destruction of non-storable documents

(date) ___________ No. ____

Place of compilation

Archival documents consigned to destruction __________________________

(number and name of the archive fund)

on the basis of _________________________________________________________

(reference to regulatory and procedural documents to conduct examination)

Ordinal number	Names of the document group	Names of the document group	Names of the document group	Names of the document group	Names of the document group	Note
1	2	3	4	5	6	7

Total ________________________storage items over ______________ year (s).

(in figures and letters)

Number of storage items, outside dates and brief description of

documents, remaining in storage _________________________________________

________________________________________________________________________

(surname, initials, signature of the head of the department (archives)

____________________

(date and number)

________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the person who processed the documents)

Documents transferred to____________________ for recycling against acceptance-delivery

(name of organization)

invoice __________________No. _____ ______________________________________.

(date) (signature of archivist)

Changes entered in accounting documents.

________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the person, who organized cases, documents)

	Agreed by report of expert-examination commission (expert commission) of local executive body (archive) dated ____ _______ year No. ____
	А4 sheet (210Х297)
	Appendix 7 to the Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it
	Form

Official name
of the organization (official name
of superior state body)

Approved
Position name
of the head of the organization
_____________ Print name
(personal signature) signatures
Date

Act on acceptance and transfer of documents
No. ___

Place of compilation

On acceptance and transfer of documents, cases and publications marked “RST”

In accordance with the order dated ______________________ No. ________

________________ transferred, ____________________________ accepted

(surname, initials) (surname, initials)

in the presence of commission, formed on this order, consisting of the chairman ___________________________ and members __________

(surname, initials) (surname, initials)

the following documents and cases marked

“RST” for ______________ years and registration forms to them:

No.	Name and number of nomenclature (inventory) of cases	Number of copies of the nomenclature (inventory) of cases	Number of documents and cases marked “RST”	Number of copies of publications marked “RST”	Note
1	2	3	4	5	6

In total accepted __________________ documents and cases marked “RST”,

(in figures and letters)

publications________________________________________________

(in figures and letters)

copies, nomenclatures (inventories) of cases in _______________copies.

(in figures and letters)

Condition of documents and cases, nomenclatures (inventories) of cases: ___________________

____________________________________________________________________

(general characteristic of condition)

Simultaneously transferred

____________________________________________________________________

(names of types of registration accounting forms)

Condition of work with documents, cases and publications marked “RST”

____________________________________________________________________

(general characteristic)

Transferred ________________ Print name

(personal signature)

Accepted ________________ Print name

(personal signature)

Chairman of the commission ________________ Print name

(personal signature)

Members of the commission ______________________ Print name

(personal signatures)

	А4 sheet (210Х297)
	Appendix 8 to the Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it
	Form

Official name of the organization (official name of superior state body)		Approved Position name of the head of the organization _____________ Print name (personal signature) signatures Date

Act No. __ on checking the presence and condition of documents, cases and publications marked “RST”

Place of compilation

Checking of presence and condition of documents, cases and publications marked “RST”

By the order of_________________________________________________

(position name of the head of the organization)

______________ dated "____" ____________ year No. __________________________

(title of the order)

the commission consisting of chairman ________________________________________

(surname, initials)

and the commission members ________________________________________________

(surnames, initials)

established that:

1. Total listed on summary inventories of cases (nomenclatures of cases, registration forms) ______________________________ documents, cases and publications

(in figures and letters)

marked “RST”, of which:

1) available in place are ______________________________________________________

(in figures and letters)

2) not found ___________________________________________, including

(indices (numbers) of documents, cases, publications)

those constituting the National Archives of the Republic of Kazakhstan ___________________________________________________________

(in figures and letters)

2. Found documents, cases and publications not included in the summary inventories of cases (nomenclatures of cases, registration accounting forms) _____________________

(in figures and letters)

3. Of the total number of available documents, cases and publications:

requiring disinfection and disinfestation _________________________________

(in figures and letters)

requiring restoration_______________________________________________

(in figures and letters)

requiring binding or filing_____________________________________

(in figures and letters)

with physical and chemical damages ___________________________

(in figures and letters)

4. Description of the state and conditions of storage of documents, cases and

publications ______________________________________________________________

______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

5. Resolution of the head of the documentation service (departmental library)

based on inspection results_______________________________________________

_______________________________________________________________________

Annex
to the Resolution of the
Government of the
Republic of Kazakhstan
No. 1196 dated
December 31, 2015

List of certain terminated decisions of the Government of the Republic of Kazakhstan

1. Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated January 23, 2008 No. 51 for official use “On approval of the Rules of work of state bodies with official information”.

2. Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated December 31, 2013 No. 1478 for official use “On amendments and supplements to the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated January 23, 2008 No. 51 for official use “On approval of the Rules for the work of government bodies with official information”.

3. Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated October 19, 2015 No. 834 for official use “On amendments and supplements to the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated January 23, 2008 No. 51 for official use “On approval of the Rules of work of state bodies with official information”.

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Үкіметінің 24.06.2022 № 429 (алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

"Әкімшілік рәсімдер туралы" 2000 жылғы 27 қарашадағы Қазақстан Республикасының Заңы 13-бабының 4-тармағына сәйкес Қазақстан республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

1. Қоса беріліп отырған Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары бекітілсін.

2. Осы қаулыға қосымшаға сәйкес Қазақстан Республикасы Үкіметінің кейбір шешімдерінің күші жойылды деп танылсын.

3. Осы қаулы қол қойылған күнінен бастап қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының
Премьер-Министрі	К.Мәсімов

Қазақстан Республикасы
Үкіметінің
2015 жылғы 31 желтоқсандағы
№ 1196 қаулысымен
бекітілген

Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары

Ескерту. Қағидалар жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Осы Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) "Әкімшілік рәсімдер туралы" 2000 жылғы 27 қарашадағы Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес әзірленді және мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу, ресімдеу, есепке алу, көбейту, сақтау, пайдалану, түріне және (немесе) ақпаратты жеткізгішке қарамастан таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қамтитын құжаттарды, істерді және басылымдарды тұрақты сақтауға іріктеу және жоюға бөлу тәртібін айқындайды.

2. Осы Қағидалар Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын қамтитын қызметтік ақпаратпен жұмыс тәртібіне қолданылмайды.

3. Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа мемлекеттік органның қызметіне қатысты, оларды ашық жариялау шешім қабылдау кезінде мемлекеттік органның тәуелсіздігін қамтамасыз ету қажеттігіне байланысты әкімшілік рәсімдерді сақтау тәртібін бұзуы мүмкін таратылуы шектелген мәліметтер жатады.

Ашық жариялау дегеніміз материалдарды ашық басылымдарда басып шығару (оның ішінде интернет-ресурста орналастыру), оларды радио мен телевизия арқылы тарату, ашық конференцияларда, кеңестерде, симпозиумдарда жария ету, кинофильмдерде көрсету, музейлерде, көрмелерде экспонат ретінде қойып көрсету, ғылыми-зерттеу және тәжірибелік-конструкторлық жұмыстарды көпшілік алдында қорғау, қолжазбаларды сақтауға беру.

4. Жұмысында таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты пайдаланатын тұлғалар ақпаратты қорғау жөніндегі барлық талаптарды дәл және тиянақты орындауға, олар қызметтік міндеттерін орындау кезінде алған мәліметтерді сақтауға және жария етпеуге тиіс.

5. Осы Қағидалардың талаптарын бұзғаны үшін таратылуы шектелген қызметтік ақпаратпен жұмыс істеуге рұқсаты бар лауазымды адамдар Қазақстан Республикасының заңдарына сәйкес жауаптылықта болады.

6. Тіркеу кезінде құжаттарға және басылымдарға "Қызмет бабында пайдалану үшін" (бұдан әрі – "ҚБП") белгісін қоюдың негізділігін, сондай-ақ "ҚБП" белгісі бар мәліметтерді қамтитын ақпаратты машиналық жеткізгіштермен жұмыс істеу (есепке алу, жою, сақтау, олардың айналымын бақылау және оларды пайдалану жөніндегі шектеу талаптары) тәртібін бақылау мемлекеттік органның басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету (бұдан әрі – БҚҚ қызметі) қызметіне жүктеледі.

7. Осы Қағидаларда мынадай ұғымдар пайдаланылады:

1) ақпарат – ақпарат иеленуші алған немесе жасаған, кез келген жеткізгішке түсірілген және оны сәйкестендіруге мүмкіндік беретін деректемелері бар тұлғалар, заттар, фактілер, оқиғалар, құбылыстар және процестер туралы мәліметтер;

2) таратылуы шектелген ақпарат – мемлекеттік құпияларға, жеке басының, отбасылық, дәрігерлік, банктік, коммерциялық және заңмен қорғалатын өзге де құпияларға жатқызылған ақпарат, сондай-ақ "Қызмет бабында пайдалану үшін" белгісі бар қызметтік ақпарат;

3) таратылуы шектелген ақпаратты қорғау – заңсыз жария етуді, қолжетімділікті, жоюды, көшірмесін жасауды және өзге де заңсыз іс-әрекетті болдырмауға бағытталған құқықтық, ұйымдық және техникалық шаралар қабылдау;

4) құпия ақпарат – өзіне қатысты Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттердің нормативтік құқықтық актілеріне, халықаралық шарттарға сәйкес қолжетімділік шектелген (құпиялылық белгіленген), яғни аталған ақпаратқа қол жеткізген тұлғаның ондай ақпаратты оның иеленушісінің жазбаша келісімінсіз үшінші тұлғаларға бермеу (жария етпеу) жөніндегі міндетті түрде орындау үшін талап белгіленген ақпараттың барлық түрлері (коммерциялық, банктік, салықтық, нотариаттық, дәрігерлік, жеке басының, адвокаттық құпияны қоса алғанда);

5) таратылуы шектелген ақпаратты жария ету – Қазақстан Республикасының заңнамасына, халықаралық шарттарға, Жоғары Еуразиялық экономикалық кеңестің шешімдеріне және осы Қағидаларға сәйкес нәтижесінде таратылуы шектелген ақпарат кез келген ықтимал нысанда (ауызша, жазбаша, оның ішінде техникалық құралдарды пайдалану арқылы басқа нысанда) ақпарат иеленуші ондай ақпаратқа қолжетімділік бермеген үшінші тұлғаларға иеленушінің жазбаша келісімінсіз белгілі болып қалатын іс-әрекет (әрекетсіздік);

6) қызметтік ақпарат – Қазақстан Республикасының заңнамасында, халықаралық шарттарда, Жоғары Евразиялық экономикалық кеңестің шешімдерінде көзделген өкілеттіктер шегінде мемлекеттік органның, ұйымның қызметі процесінде жасалған және өзіне қатысты онымен заңсыз жұмыс істеу нәтижесінде келтірілуі мүмкін әртүрлі залалдан қорғау қажеттілігі бар (белгіленген) ақпарат.

2-тарау. Мәліметтерді "Қызмет бабында пайдалану үшін" белгісі бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу тәртібі

8. Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қамтитын құжаттарға және басылымдарға "ҚБП" белгісі қойылады.

Мәліметтерді таратылуы шектелген ақпаратқа жатқызуды орындаушы немесе құжатқа қол қойған тұлға мемлекеттік органда әзірленген қызмет бабында пайдалануға арналған мәліметтер тізбесінің (бұдан әрі – мәліметтер тізбесі) негізінде жүргізеді.

Мәліметтер тізбесі (оған толықтырулар мен өзгерістер) мемлекеттік орган басшысының бұйрығымен бекітіледі.

Мәліметтер тізбесін әзірлеу мынадай өлшемшарттар негізінде жүзеге асырылады:

1) құпиялылық режимін ұйымдастыруға және қамтамасыз етуге, сондай-ақ оның сақталуын бақылауға қатысты, мемлекеттік құпияларды қамтымайтын мәліметтер, оның ішінде есептік нысандары;

2) жариялануы немесе жария етілуі мемлекеттік органның жұмысына, оның ішінде қол жеткізу парольдерін қоса алғанда, электрондық ақпараттық ресурстарға рұқсатсыз қол жеткізу салдарынан ақпаратты жойылудан, бұғатталудан немесе өзгеруден қорғау процесіне тікелей әсер ететін мәліметтер;

3) мемлекеттік органға заңды ақпаратты иеленуші құпиялылық шартымен берген мәліметтер;

4) жариялануы немесе жария етілуі жеке тұлғалар мен ұйымдардың құқықтарын, бостандықтары мен заңды мүдделерін бұзатын мәліметтер;

5) жария етілуі шешім қабылдау кезінде мемлекеттік органның, ұйымның тәуелсіздігін қамтамасыз ету қажеттігіне байланысты әкімшілік рәсімдерді сақтау тәртібін бұзуы мүмкін шешім тұжырымдау процесінде жүзеге асырылатын ведомствоаралық және ведомствоішілік хат-хабар алмасу, шешім тұжырымдау процесінде өткізілетін мемлекеттік органдардағы кеңестер туралы, оның ішінде "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" 2015 жылғы 16 қарашадағы Қазақстан Республикасы Заңының (бұдан әрі – "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" Заң) 6-бабында көрсетілген мәселелер бойынша ақпаратты қамтитын мәліметтер;

6) мемлекеттік бақылау және қадағалау шеңберінде жүргізілетін, олар бойынша түпкілікті шешім қабылданбаған тексерулер нәтижелері туралы мәліметтер;

7) шет мемлекеттерден немесе халықаралық ұйымдардан келіп түскен, оларды ашу шарттары туралы өзара келісім қабылданбаған мәліметтер.

9. Осы өлшемшарттар қолданыстағы және (немесе) жаңадан келіп түсетін "ҚБП" белгісі бар, таратылуы шектелген мәліметтердің ведомстволық тізбелерінің күшін жоймайды, сондай-ақ мемлекеттік құпияларды қорғау, ақпараттандыру, ақпаратты қорғау мен ақпараттық қауіпсіздік салаларындағы нормативтік құқықтық актілерге, Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен әзірленген мемлекеттік органдарда құпияландыруға жататын ведомстволық мәліметтер тізбелеріне қайшы келмесе, таратылуы шектелген өзге ақпаратты қамтитын мәліметтерді жатқызу құқығын шектемейді.

10. Егер мәліметтер тізбесінде мәліметтер көзделмесе, бірақ орындаушының пікірі бойынша мемлекеттік органның мүддесіне нұқсан келтіріп пайдаланылуы мүмкін болса, ол осы мәліметтер құзыретіне қатысты мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің басшысымен бірлесіп, басшылықтың қарауына осы мәліметтерді қорғау және аталған тізбеге тиісті толықтырулар енгізу қажеттілігі туралы дәлелді ұсыныстар енгізеді.

3-тарау. "ҚБП" және "Құпия" белгілері бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратпен жұмыс жүргізу тәртібі

11. Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты ашық байланыс түрлерінің техникалық арналары (жалпы пайдаланылатын телефон және факсимильді байланыс, радиобайланыс, спутниктік және ұялы (жылжымалы (мобильді) байланыс, интернет желісі) арқылы жіберуге осы Қағидалардың 12-тармағының талаптары сақталған жағдайда жол беріледі.

Үшінші тараптың құзыретті органына "Құпия" белгісі бар және өзіне қатысты "ҚБП" белгісі алынған таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты жіберуге осы Қағидалардың 50-тармағына сәйкес мемлекеттік органның басшысы рұқсат береді және оны осы Қағидалардың 27 және 28-тармақтарында көзделген талаптарды сақтай отырып жіберуге рұқсат беріледі.

12. Электрондық түрде беру, өңдеу және сақтау ақпараттық коммуникациялық талаптар мен бірыңғай талаптарды қамтамасыз ету саласындағы бірыңғай талаптарға сәйкес таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қорғау жөніндегі талаптар сақталып жүргізіледі.

Электрондық түрдегі таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты мемлекеттік құпияларға жатқызылған қорғалған оқшау желілерде және (немесе) қорғалған ақпараттық жүйелерде өңдеуге және сақтауға жол беріледі.

Мемлекеттік органның басшылары қызметтік ақпараттың түріне, нысанына, мазмұны мен ұсынылуына, ақпаратты жеткізгішке қарамастан, қорғалуын қамтамасыз ету, оның ішінде ақпаратты криптографиялық қорғаудың тиісті құралдарын және (немесе) мемлекеттік құпияларға жатқызылған қорғалған ақпараттық жүйелерді пайдалана отырып, барлық қажетті ұйымдық, техникалық, құқықтық шараларды қабылдайды.

13. "ҚБП" және "Құпия" белгілері бар құжаттарды, "ҚБП" белгісі бар ақпаратты машиналық жеткізгіштерде жазылған құжаттар мен басылымдарды қабылдауды және есепке алуды (тіркеуді) мемлекеттік органның БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

14. Мемлекеттік органға келіп түсетін "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар барлық хат-хабар бастапқы өңдеуге, алдын ала қарап шығуға, тіркеуге және басшылықтың қарауына беруге жатады. Лауазымдық нұсқаулықтарына сәйкес осындай құжаттармен жұмыс істеу тапсырылған БҚҚ қызметінің кызметкерлері көрсетілген хат-хабарды қабылдайды, ашып қарайды, тексереді ("Жеке" деген құжаттарды қоспағанда).

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар хат-хабар қағаз түрінде келіп түскен жағдайда ол конвертте (пакетте) мөрленіп жабылуға тиіс. Бұл ретте ораманың тұтастығы, құжаттар мен басылымдардың парақтары мен даналарының саны, сондай-ақ ілеспе хатта көрсетілген қосымшалардың болуы тексеріледі.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен басылымдар немесе олардың қосымшалары конверттерде (пакеттерде) болмаған (толық болмаған) жағдайда, оларға екі данада еркін нысандағы акт жасалады: оның бірі жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі БҚҚ қызметінде қалады.

Жөнелтушінің нақты мекенжайын, құжаттың жөнелтілген және алынған, сондай-ақ қосымша хат-хабар алынған уақытын олар бойынша ғана анықтау мүмкін болған жағдайда конверттер (пакеттер) жоюға бөлінуге жатпайды.

Қателесіп келіп түскен "ҚБП" белгісі бар құжаттар мен басылымдар жөнелтушіге қайтарылады.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен басылымдар электрондық жеткізгіштерде келіп түскен кезде зиян келтіретін бағдарламалардың бар-жоғы тексеріледі.

15. Жұмыстан тыс уақытта ақпаратты машиналық жеткізгіштерде жазылған "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды, басылымдар мен ақпаратты мемлекеттік орган бойынша кезекші қабылдайды, ол осы құжаттарды БҚҚ қызметі басшысына ашпай береді.

Жұмыстан тыс уақытта "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен басылымдарды тұрақты кезекшілері жоқ мемлекеттік органдарға жеткізуге жол берілмейді.

16. "ҚБП" белгісі бар барлық кіріс, шығыс және ішкі құжаттар, сондай-ақ басылымдар тіркеуге жатады. Құжаттар парақтар, басылымдар (кітаптар, журналдар, брошюралар), даналар саны бойынша есепке алынады.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарға (басылымдарға) тіркеу нөмірін берудің бір реттілігі есепке алудың негізгі талабы болып табылады. Келесі іс жүргізу жылына өтетін, іс жүргізілуі аяқталмаған немесе ұзақ мерзімде орындауды талап ететін, қайта тіркеуге жататын құжаттарға бұл талап қолданылмайды.

17. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды, сондай-ақ "ҚБП" белгісі бар басылымдарды есепке алу жалпы электрондық құжат айналымы жүйесінде құпия емес құжаттама есебінен бөлек, ал электрондық құжат айналымы болмаған кезде – осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес кіріс, шығыс және ішкі құжаттарды тіркеу журналдары бойынша жүргізіледі. Таратылуы шектелген құжаттар мен басылымдар көп болмаған кезде есепке алуды құпия емес құжаттармен бірге (есепке алу журналының жеке бөлімінде) жүргізуге болады.

Журналдардың парақтары нөмірленеді, тігіледі және соңғы бетінде нөмірленген парақтардың саны (цифрмен және жазбаша), қызметкер лауазымының атауы, оның қолы және қолдың толық жазылуы көрсетіліп мөр басылады.

Журналдар аяқталған соң соңғы парақта бастапқы және соңғы тіркелген құжаттың нөмірі, сондай-ақ литерлік және қалып қойған нөмірлердің саны көрсетіліп тіркелген құжаттардың саны (цифрмен және жазбаша) қосымша көрсетіледі. Көрсетілген деректерден кейін қызметкер лауазымының атауы, оның қолы қойылады және қолы толық жазылады.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, сондай-ақ "ҚБП" белгісі бар басылымдардың қозғалысы тиісті тіркеу есепке алу нысандарында уақтылы көрсетілуге тиіс.

18. "ҚБП" белгісі бар әрбір тіркелген құжатта, сондай-ақ басылымдарға ілеспе хатта тіркеу нөмірі және "ҚБП" аббревиатурасын қоса отырып, "ҚБП" немесе "Құпия" белгісі немесе "ҚБП" аббревиатурасын бос орын қалдырмай жазбаша қоса отырып, "Құпия" белгісі қойылады.

Тіркеу нөмірі реттік нөмірден тұрады, оны істер номенклатурасы бойынша істің индексімен, корреспондент, орындаушылар, түскен күні және басқалар туралы ақпаратпен толықтыруға болады.

19. Жіберу үшін алынған таратылуы шектелген құжаттар мен басылымдардың барлық тиражы бір кіріс нөмірімен тіркеледі.

Құжаттың және басылымның қосымша көбейтілген даналары осы құжаттың және басылымның нөмірімен есепке алынады, бұл туралы көбейтілетін құжатта және басылымда және тиісті тіркеу есепке алу нысандарында белгі қойылады. Егер есепке алу нысанын жүргізу жабылса, онда тіркелген қосымша көбейтілген құжаттарды және басылымдарды жаңа нөмірмен есепке алуға жол беріледі, ол туралы құжаттың және басылымның түпнұсқасында белгі қойылады. Барлық жағдайда қосымша көбейтілген даналарды нөмірлеу бұрын есепке алынған даналардың соңғы нөмірінен бастап жүргізіледі.

20. Құжаттың бірінші парағында оң жақ жоғарғы бұрышта "Қызмет бабында пайдалану үшін" белгісі немесе "ҚБП" аббревиатурасы және (немесе) "Құпия" белгісі басылады және басып шығарылған дананың нөмірі көрсетіледі. Егер "ҚБП" белгісі бар қосымшаларға ілеспе хатта таратылуы шектелген қызметтік ақпарат қамтылмаса, оның оң жақ жоғарғы бұрышында "Қызмет бабында пайдалану үшін, қосымшасыз – құпия емес" деректемесі және дананың нөмірі жазылады.

Осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша құжаттың және ілеспе хаттың әрбір данасының соңғы парағының беткі немесе артқы жағында жөнелтілген құжат даналарының қайда жіберілгені және оның қалатын данасы (жіберу есебі), құжатты орындаушының тегі, оның байланыс деректері, "ҚБП" шектеу белгісін қоюға негіз болған қызмет бабында пайдалануға арналған мәліметтер тізбесінің тармағы, аталған тізбені бекіткен мемлекеттік орган басшысы бұйрығының нөмірі және оны қабылдау күні көрсетіледі.

21. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар, қол қойылған (бекітілген) құжаттар оларды есепке алуды жүзеге асыратын БҚҚ қызметінің қызметкеріне тіркеу үшін беріледі.

22. "ҚБП" белгісі бар құжаттар мен басылымдар туралы мәліметтер қамтылатын журналдық немесе брошюраланған карточка түрінде жасалған реферативтік ақпараттық басылымдар осындай белгімен шығарылады. Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қамтымайтын, осы басылымдардан алынып тасталған реферативтік ақпараттық карточкалар мен парақтар құпия емес материалдар ретінде есепке алынады және сақталады.

Карточкалар мен парақтарды алып тастау фактісі осы басылымдардың мұқабасында БҚҚ қызметінің екі қызметкерінің қолтаңбасымен расталады.

23. "ҚБП" белгісі бар басылымды басып шығару аяқталғаннан кейін баспа нысандары жойылады, ал тиісті файлдар (компьютермен теру кезінде) алып тасталады, бұл туралы еркін нысандағы акт жасалады, оған тапсырыс беруші мемлекеттік орган және орындаушы типографияның (баспа орталығының) өкілдері қол қояды.

24. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар тираждалған құжаттарды, сондай-ақ "ҚБП" белгісі бар басылымдарды таратуды БҚҚ қызметі басшылары қол қойған тізімдердің (тізілімдер немесе тарату есептері) негізінде жөнелтілетін даналарды есепке алу нөмірлерін көрсете отырып жүзеге асырады.

25. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдарды Қазақстан Республикасының шегінде басқа да ұйымдарға жөнелтуді, әдетте, фельдъегерлік (арнайы) байланыс немесе курьерлер жүргізеді. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгісі бар жөнелтілетін құжаттар, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдар қалың қағаздан жасалған конверттерге салынуға не оралуға тиіс. Жөнелту үшін ашық "терезелері" бар конверттерді пайдалануға жол берілмейді.

26. Орамада (конвертте немесе пакетте) қабылдаушы мен жөнелтушінің мекенжайлары мен атаулары (ашық немесе шартты), "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілерін қоса отырып, салынған құжаттардың нөмірлері көрсетіледі.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар, сондай-ақ "ҚБП" белгісі бар басылымдар салынған конверттерде (пакеттерде) басшылар мен қызметкерлердің тегі мен лауазымдарын, сондай-ақ құрылымдық бөлімшелердің атауларын көрсетуге жол берілмейді.

27. "ҚБП" белгісі бар құжаттар мен басылымдарды Қазақстан Республикасының жеке және заңды тұлғаларына беру таратылуы шектелген қызметтік ақпараттың құпиялылығын сақтау шартымен және беру кезінде немесе оларға ілеспе құжаттарда осы ақпаратты жария етпеудің басқа да шарттарымен жүзеге асырылады.

28. "ҚБП" белгісі бар құжаттар мен басылымдарды әрбір жекелеген жағдайда осы мемлекеттік орган басшысының жазбаша рұқсаты бойынша ғана шетелдік заңды (жеке) тұлғаларға және олардың өкілдеріне беруге жол беріледі.

Мұндай құжаттар алдын ала мемлекеттік орган құратын орталық сараптама комиссиясының отырысында қаралады, ол оны берудің орындылығы немесе егер беру кезіне қарай ондағы мәліметтер бастапқы мәнін жоғалтқан болса, "ҚБП" белгісін алу мүмкіндігі туралы қорытынды шығарады.

Егер "ҚБП" белгісі бар құжаттар мен басылымдарда басқа мемлекеттік органдар құзыретіне қатысты мәліметтер қамтылса, оларды шетелге беру осы мемлекеттік органдар басшыларының келісімімен ғана жүзеге асырылады.

"ҚБП" белгісі бар басылымдарды кітап алмасу тәртібімен шетелге жіберуге жол берілмейді.

29. Сыртқы сауда және сауда қызметі саласындағы уәкілетті органның, не Еуразиялық экономикалық комиссия тергеп-тексеруді жүргізуге жауапты ретінде айқындаған органның, не үшінші тараптың, не Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттің құзыретті органының сұрау салуы бойынша мемлекеттік органдар өз құзыреті шегінде сыртқы сауда және сауда қызметі саласындағы уәкілетті орган арқылы Еуразиялық экономикалық комиссия тергеп-тексеруді жүргізуге жауапты ретінде айқындаған органға, үшінші тараптың және Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттің құзыретті органдарына тергеп-тексеруді жүргізу мен сауда және өтемақы шараларын қолдану мақсаттары үшін қажетті, таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қамтитын, "ҚБП" белгісі бар мәліметтерді Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен және мерзімдерде ұсынады.

Сыртқы сауда және сауда қызметі саласындағы уәкілетті органға "ҚБП" белгісі бар көрсетілген ақпаратты кейіннен жөнелту үшін жіберген кезде мемлекеттік органдар өзінің ілеспе хатында басшысының жіберілетін мәліметтерді Еуразиялық экономикалық комиссияға, үшінші тараптың немесе Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттің құзыретті органдарына беруге рұқсатының нөмірі мен күнін көрсетеді.

30. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды орындау, өткізу тәртібі, оның орындалуын бақылау құпия емес құжаттармен жұмыс тәртібіне ұқсас.

Істер номенклатурасына "ҚБП" белгісі бар құжаттарға барлық тіркеу есепке алу нысандарының және бақылау-анықтамалық, тақырыптық және басқа картотекалардың тақырыптары енгізіледі.

31. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар орындалғаннан кейін іске жинақталады. Көрсетілген істердің тақырыптары мемлекеттік органның құпия емес іс жүргізудің істер номенклатурасына енгізіледі.

32. "ҚБП" белгісі бар істер БҚҚ қызметінің бақылауымен мемлекеттік органның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде жинақталады.

33. Істерді жинақтау кезінде мынадай талаптарды сақтау қажет:

1) іске тек орындалған және дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру;

2) іске осы нақты мәселені шешуге қатысты барлық құжаттарды орналастыру;

3) іске ауыспалы істерді қоспағанда, бір іс-қағаздарын жүргізу жылының құжаттарын топтастыру;

4) сақтау мерзімі тұрақты және уақытша құжаттарды істерге жеке жинақтау;

5) тиісті істерге қағаз негіздегі құжаттар үшін жалпы негіздегі ерекше заңдық растауды талап ететін (елтаңбалық мөр, қол, бекіту және келісу белгілері) электрондық жеткізгіштердегі құжаттардың басылып шығарылған нұсқаларын орналастыру;

6) іске қайтаруға жататын құжаттарды, артық даналар мен шимай жазбаларды тікпеу;

7) іс көлемі 180 парақтан аспауға тиіс;

8) жоспарларды, есептерді, сметаларды жасалған, қол қойылған (бекітілген) күніне қарамастан, қай жылға немесе қай жыл үшін жасалса, сол жылдың тиісті істеріне жинақтау;

9) құжаттарға қосымшалар, олардың бекітілген немесе жасалған күніне қарамастан, өздері қатысты құжаттарға қосылады, көлемі 180 парақтан асатын қосымшалар құжатта белгі қойыла отырып, жеке томды құрайды.

34. Іс жүргізілуі аяқталған істің мұқабасында мынадай деректемелер қамтылуға тиіс:

1) "ҚБП" белгісі;

2) ұйымның ресми атауы;

3) мемлекеттік орган орналасқан елді мекеннің атауы;

4) мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің атауы;

5) істер номенклатурасы бойынша істің индексі;

6) істің тақырыбы;

7) іс томының нөмірі;

8) істің соңғы күндері (өкімдік құжаттар, хаттамалар, стенограммалар, хат алмасулар үшін), өкімдік құжаттар – хаттамалар, стенограммалар үшін бастапқы және соңғы құжаттың реттік нөмірі;

9) істі сақтау мерзімі.

35. "ҚБП" белгісі бар құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу барысында сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) істердің мұқабаларына қосымша мынадай деректемелер жазылады: архив қорының нөмірі, істердің жиынтық тізімдемесінің нөмірі, істің нөмірі және істегі парақтар саны. Істердің көрсетілген санаттары қатталады немесе төрт жерден тесіліп тігіледі және осы Қағидаларға 3-қосымшаға сәйкес нысанда құжаттардың ішкі тізімдемесімен, осы Қағидаларға 4-қосымшаға сәйкес нысанда істі куәландыру парағымен жабдықталады.

Құжаттардың ішкі тізімдемесі істің басында, куәландыру парағы соңында орналастырылады.

36. Ірі форматты құжаттарды қамтитын "ҚБП" белгісі бар істер (сызбалар, схемалар және басқалар) қатты папкаларда немесе құтыларда (қораптарда) сақталады.

37. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар қызметтік қажеттігіне қарай істерге жеке немесе бір мәселе бойынша басқа құпия емес құжаттармен бірге қалыптастырылады. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар бір немесе одан көп құжаттарды іске енгізу кезінде барлық іс таратылуы шектелген сипатқа ие болады.

Мемлекеттік органда "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар, сол сияқты көрсетілген белгілер жоқ сол бір құжаттар мен істердің (бұйрықтар, жоспарлар, есептер, нұсқаулықтар және басқалары) үлкен көлемі жинақталған жағдайда олар іске жеке-жеке қалыптастырылады.

38. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу кезінде іс қағаздарын жүргізу аяқталған "ҚБП" белгісі бар істерді мемлекеттік органның орталық сараптама комиссиясы (сараптама комиссиясы) қарайды.

39. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды сақтау мерзімі архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі саласындағы уәкілетті орган бекітетін, сақтау мерзімдері көрсетілген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде айқындалады.

40. "ҚБП" белгісі бар құжаттармен жұмысқа БҚҚ қызметінің басшылары бекітетін тізімге сәйкес лауазымды адамдар, ал таратылуы шектелген құжаттармен жұмысқа мемлекеттік органдар басшыларының қарарларында қамтылатын нұсқауларға сәйкес адамдар жіберіледі.

41. Мыналарға:

1) таратылуы шектелген құжаттар мен басылымдардағы мәліметтерді халықаралық (жаһандық) деректер беру желілерінде, интернет желісінде орналастыруға;

2) оларды жария сөз сөйлеуде немесе ашық баспасөзде, радио мен телевизия бағдарламаларында жариялауға пайдалануға;

3) таратылуы шектелген, "Құпия" белгісі бар және өзіне қатысты "ҚБП" белгісі алып тасталған қызметтік ақпаратты осы Қағидалардың 50-тармағына сәйкес мемлекеттік орган басшысының рұқсатымен және осы Қағидалардың 27 және 28-тармақтарында көзделген талаптарды сақтай отырып, үшінші тараптың құзыретті органына жіберу жағдайларын қоспағанда, "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен басылымдарды ашық көрмелерде экспонат ретінде қойып көрсетуге, оларды стендтерде, витриналарда немесе көпшілік көретін басқа орындарда көрсетуге жол берілмейді.

42. Басқа ұйымдардың қызметкерлері "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттармен және басылымдармен танысуға және жұмыс істеуге орындалатын тапсырманың тақырыбын көрсете отырып, өздері жұмыс істейтін ұйымдардың жазбаша сұрау салуы болған кезде көрсетілген құжаттарға иелік ететін мемлекеттік орган басшысының рұқсатымен ғана жол беріледі.

43. "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдар орындаушыларға (зерттеушілерге) осы Қағидаларға 5-қосымшаға сәйкес нысан бойынша берілетін істер мен басылымдарды есепке алу карточкасына қол қойғызып беріледі және қабылданады.

44. Осы мемлекеттік орган қызметкерінің "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен басылымдардың көшірмелерін түсіруі, сондай-ақ үзінді көшірмелер жасауы БҚҚ қызметі басшысының жазбаша рұқсатымен жүргізіледі.

Басқа ұйым үшін "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен "ҚБП" белгісі бар басылымдардың көшірмелерін түсіру оның жазбаша сұрау салуының негізінде, осы құжаттарды және басылымдарды дайындаған мемлекеттік орган басшысының рұқсатымен жүргізіледі.

Басқа ұйымдардан алынған "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен "ҚБП" белгісі бар басылымдардан басқа ұйымдар үшін көшірмелер жасау тек алғашқысымен келісу арқылы жүргізіледі.

45. "ҚБП" белгісі бар басылымдар мемлекеттік органдар шығаратын қызметтік каталогтарға ғана енгізіледі.

46. Көпшілік кітапханаларда "ҚБП" белгісі бар басылымдарды жеке тұлғаларға беру осы жеке тұлғалар жұмыс істейтін мемлекеттік органдар басшыларының жұмыс тақырыбы көрсетілген жазбаша өтінішхаты бойынша ғана жүргізіледі. Алынған рұқсаттамалар мемлекеттік орган қызметкерінің қызметтік куәлігін (бар болса) көрсеткен кезде қол қойылған күнінен бастап бір жыл бойы жарамды.

"ҚБП" белгісі бар құжаттар мен істерді алып қою істе құжаттардың расталған көшірмелері мен түпнұсқаларды алып қою хаттамасын міндетті түрде қалдыра отырып, Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүргізіледі.

47. Ведомстволық кітапханаларда "ҚБП" белгісі бар басылымдар:

1) осы мемлекеттік органның қызметкерлеріне – БҚҚ қызметі басшысының рұқсатымен;

2) басқа ұйымдардың қызметкерлеріне – осы ұйымдардың жазбаша өтінішхаты бойынша көрсетілген басылымдарды сақтап отырған мемлекеттік орган басшысының рұқсатымен беріледі.

48. "ҚБП" деген белгісі бар басылымдар осы Қағидалардың 46-тармағында көрсетілген тәртіппен кітапханааралық абонемент бойынша (Қазақстан Республикасының шегінде) беріледі.

49. Сақтау мерзімі тұрақты және уақытша "ҚБП" белгісі бар істер осы белгіні алып тастау мүмкіндігі мақсатында мезгіл-мезгіл қаралып отырады. Қарау:

1) "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" Заңға сәйкес жеке тұлғаның жазбаша сұрау салуы бойынша ақпаратты ұсыну кезінде;

2) істерді құрылымдық бөлімшелерден мемлекеттік органның ведомстволық архивіне тапсыру кезінде;

3) істерді ведомстволық архивте сақтау процесінде;

4) ведомстволық архивте сақтаудың 10 немесе 15 жылы өткеннен кейін тұрақты сақталатын істерді тиісті мемлекеттік архивке тапсыруға дайындау кезінде;

5) құжаттар мен істердің көшірмелерін шетелдік жеке және (немесе) заңды тұлғаларға беру кезінде жүзеге асырылады.

50. "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" Заңның 16-бабында көрсетілген мәліметтерден "ҚБП" белгісін алып тастау туралы мәселені шешу мемлекеттік органның басшысына осы мәселені мемлекеттік органның орталық сараптама комиссиясы (сараптама комиссиясы) қарағаннан кейін мемлекеттік органның басшысына жүктеледі.

51. "ҚБП" белгісін алып тастау туралы мәселені шешу екі данада жасалатын еркін нысандағы актімен ресімделеді және оны мемлекеттік органның басшысы бекітеді. Актіде "ҚБП" белгісі алып тасталатын істердің тақырыптары көрсетіледі.

Жеке және (немесе) заңды тұлғаның жазбаша сұрау салуы бойынша ақпаратты "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" Заңды орындау тәртібінде ұсыну кезінде жасалған актінің бір данасы – БҚҚ қызметіне, екіншісі аталған ақпарат сақталған мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесіне жіберіледі.

Істерді құрылымдық бөлімшелерден мемлекеттік органның ведомстволық архивіне тапсыру кезінде жасалған актінің бір данасы – БҚҚ қызметіне, екіншісі мемлекеттік органның ведомстволық архивіне жіберіледі.

Ведомстволық архивте істерді сақтау процесінде жасалған актінің екі данасы да оның іс жүргізуінде қалады.

Тұрақты сақталатын істерді тиісті мемлекеттік архивке беруге дайындау кезінде жасалған актінің бір данасы мемлекеттік архивке жіберіледі, екіншісі ведомстволық архивте қалады.

Шетелдік жеке және (немесе) заңды тұлғаларға құжаттар мен істерді беру кезінде жасалған актінің бір данасы БҚҚ қызметіне беріледі, екіншісі ведомстволық архивте қалады.

52. Істер мұқабасындағы "ҚБП" белгісі оны алып тастауға негіз болған актінің күні мен нөмірі көрсетіліп, мөртабанмен немесе қолмен жазылған жазбамен өшіріледі.

Ұқсас белгілер құрылымдық бөлімшелердің тиісті тізімдемелеріне немесе істердің тізімдеме бөлімдеріне енгізіледі.

53. "ҚБП" белгісі болған істер тиісті мемлекеттік архивке көрсетілген белгі алып тастағаннан кейін ғана және тұрақты сақталатын істер тізімдемесінің бөлімінде тиісті белгі жасалып, тұрақты сақтауға беріледі.

54. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен "ҚБП" белгісі бар істердің құндылығына сараптама жүргізу, оның нәтижелерін қарау және бекіту Қазақстан Республикасының заңнамалық актілеріне сәйкес жүргізіледі.

55. Құрылымдық бөлімшелерден ведомстволық архивке істерді беру кезінде "ҚБП" белгісі бар істердің тақырыптары құрылымдық бөлімшенің тиісті істер тізімдемесіне басқа істердің тақырыптарымен қатар енгізіледі.

56. Ведомстволық архивте істерді сақтауға дайындау (ресімдеу, істердің мұқабаларында қосымша деректемелер жазу, құрылымдық бөлімшелердің тізімдемелерін жасау, тізімдемелері жасалған істерді қабылдап алу-беруді жүзеге асыру) Қазақстан Республикасының заңнамалық актілеріне сәйкес жүргізіледі.

57. "ҚБП" белгісі бар, жоюға іріктеп алынған істер жеке актімен ресімделеді немесе жоюға іріктеп алынған басқа да құпия емес істермен бірге осы Қағидаларға 6-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жасалатын сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы жалпы актіге енгізіледі. Бұл ретте актінің 2-бағанында "ҚБП" белгісі бар істердің тақырыптарынан кейін "ҚБП" белгісі қойылады.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдарды мемлекеттік органның ведомстволық архиві (ведомстволық кітапханасы) қызметкерлерінің қатысуымен өртеу арқылы жоюға жол беріледі.

58. Жоюға іріктеп алынған "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар, "ҚБП" белгісі бар істер және басылымдар мәтінді оқу мүмкіндігін болдырмайтындай дәрежеде міндетті түрде ұсақталуға тиіс.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдарды ведомстволық архив (ведомстволық кітапхана) қызметкерлерінің қатысуымен өртеу арқылы жоюға жол беріледі.

59. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдарды жойғаннан кейін тіркеу есепке алу нысандарында "Жойылған. (күні) № акті" белгісі қойылады.

60. "ҚБП" белгісі бар бюллетеньдер, жаршылар, реферативтік ақпараттық басылымдар, телефон және мекенжай анықтамалықтары, сондай-ақ құжаттардың дублеттік және көшірме даналары, стенографиялық жазбалар мен типография ақауы актісіз, бірақ орындаушының және оны есепке алу және сақтау үшін жауапты қызметкердің қолтаңбаларымен расталатын тіркеу есепке алу нысандарында белгі қойылып жойылады.

61. Іс-қағаздарын жүргізу аяқталған "ҚБП" белгісі бар істер ведомстволық архивке бергенге дейін мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшелерінің қызметтік үй-жайларында сақталады.

"ҚБП" белгісі бар басылымдар – ведомстволық кітапханада, ол болмаса, мемлекеттік органның ведомстволық архивінде сақталады.

Сақтау сенімді жабылатын және мөрленетін металдан жасалған шкафтарда немесе сейфтерде жүзеге асырылады. Бұл ретте олардың физикалық сақталуын қамтамасыз ететін жағдайлар жасалады.

"ҚБП" белгісі бар басылымдарды қосалқы үй-жайларда сақтауға жол берілмейді.

62. Жұмыс істеу үшін берілген "ҚБП" белгісі бар істер мемлекеттік органның тиісті құрылымдық бөлімшесіне немесе ведомстволық архивіне қайтарылуға тиіс.

63. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды БҚҚ қызметі басшысының рұқсатынсыз істерден алып қоюға немесе бір істен екіншісіне ауыстыруға тыйым салынады. Тіркеу есепке алу нысандарында, сондай-ақ іс құжаттарының ішкі тізімдемелерінде жүргізілген барлық алып қоюлар немесе ауыстырулар туралы тиісті белгілер қойылады.

"ҚБП" белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды мемлекеттік органның ғимаратынан алып шығу мемлекеттік орган басшысының жазбаша рұқсатымен ғана жүзеге асырылады.

Басқа елді мекендерге іссапарға жіберілген қызметкерлерге өздерімен бірге "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды және "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдарды алып жүруге тыйым салынады. Бұл құжаттар қызметкерлердің іссапарға баратын жеріне ұйым мекенжайына алдын ала жіберілуге тиіс.

64. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды және "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдарды есепке алуға және сақтауға жауапты қызметкерлер ауысқан кезде мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің басшысы бекітетін және осы Қағидаларға 7-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жасалатын осы құжаттарды қабылдап алу-беру актісі жасалады.

65. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдардың бар-жоғын тексеруді мемлекеттік орган басшысының бұйрығымен тағайындалатын комиссия кемінде жылына бір рет жүргізеді. Комиссия құрамына оларды есепке алуды және сақтауды жүргізу тапсырылған адамдар міндетті түрде кіреді.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдардың үлкен саны жинақталған ведомстволық кітапханалар мен архивтерде құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру кемінде бес жылда бір рет жүргізіледі. Тексеру нәтижелері осы Қағидаларға 8-қосымшаға сәйкес нысан бойынша "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру актісімен ресімделеді, олардың бір данасы тиісті мемлекеттік архивке беріледі.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру:

1) оларды басқа үй-жайға (ғимаратқа) ауыстырғанға дейін және одан кейін;

2) олардың орнын ауыстыруға (эвакуациялауға) немесе бөтен адамдардың қоймаға және қызметтік үй-жайға кіруіне әкелген төтенше жағдайлардан кейін;

3) БҚҚ қызметінің (ведомстволық архивтің, ведомстволық кітапхананың) басшысы ауысқан кезде;

4) мемлекеттік орган қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде міндетті түрде жүргізіледі.

66. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдардың жоғалу не оларда қамтылатын мәліметтердің жариялану фактілері туралы мемлекеттік органның басшысы және БҚҚ қызметінің (ведомстволық кітапхананың, ведомстволық архивтің) басшысы, ұлттық қауіпсіздік органдары дереу хабардар етіледі.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдардың жоғалу фактісін қызметтік тексеру немесе оларда қамтылған мәліметтерді жариялау фактісін белгілеу үшін мемлекеттік орган басшысының өкімдік құжатымен комиссия тағайындалады.

Комиссияның тергеу нәтижелері туралы қорытындысын осы комиссияны құрған басшы бекітеді.

Жоғалған "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарға, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдарға "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру туралы акт жасалады және тиісті белгілер тіркеу есепке алу нысандарына енгізіледі.

Тұрақты сақталатын жоғалған істерге актілер оларды мемлекеттік органның басшысы бекіткеннен кейін қор ісіне енгізу үшін мемлекеттік органның ведомстволық архивіне тапсырылады.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар, таратылуы шектелген қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу тәртібінің осы ақпаратты жария етудің немесе жоғалтудың себебіне айналмаған және соған әкеп соқтырмаған бұзылуы кінәлі адамдарды Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына және (немесе) Қазақстан Республикасы ратификациялаған халықаралық шарттарға (келісімдерге) сәйкес тәртіптік, азаматтық-құқықтық, әкімшілік және (немесе) қылмыстық жауапкершілікке тарту үшін негіз болып табылуы мүмкін.


	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 1-қосымша
	Нысан

Кіріс құжаттарын тіркеу журналы

Р/с №	Келіп түскен күні	Корреспондент, кіріс құжатының күні және индексі	Құжат түрі, кіріс құжатының тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Бұрыштама немесе құжат орындауға кімге жіберілді	Құжатты алу туралы қолхат, күні	Құжаттың орындалғаны туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

А3 (420Х197) форматы

Шығыс және ішкі құжаттарды тіркеу журналы

Р/с №	Шығыс (ішкі) құжатының күні және индексі	Корреспондент	Құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Құжаттың орындалғаны және іске жіберілгені туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

	А3 (210Х297) форматы
	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 2-қосымша
	Нысан

ҚБП 2 данада басып шығарылды

№ 1 дана – мекенжайға

№ 2 дана – іске

тізбе тармағы

Орынд. Тел.

	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 3-қосымша
	Нысан

№ _________іс құжаттарының ішкі тізімдемесі

Р/с №	Іс жүргізу индексі	Құжаттың күні	Құжаттың тақырыбы	Іс парақтарының нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Құжат парағының жиыны_________________________. (цифрмен және жазбаша)

Ішкі тізімдемедегі парақтар саны __________________. (цифрмен және жазбаша)

Іс құжаттарының ішкі

тізімдемесін толтырған

тұлға лауазымының атауы

_______________ _________________________

(жеке қолы, (қолтаңбаның толық жазылуы) күні)

А4 (210Х297) форматы

	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 4-қосымша
	Нысан

Іcтің куәландыру парағы

№ _____қор № ________ тізімдеме № _____іс

Іске ___________________ парақ тігілді және нөмірленді, оның ішінде:

парақтардың литерлі нөмірлері ________________________________________

парақтардың есепке алынбаған нөмірлері _______________________________

нөмірленген таза парақтар ____________________________________________

+ ішкі тізімдеме парақтары ___________________________________________

Нөмірленуге жатпайтын салымдар мен қосымшалар түріндегі құжаттар есепке

алынды _____________________________________________________________

(құжаттардың түрлері және олардың саны)

Іс құжаттарын қалыптастырудың, ресімдеудің, физикалық жай-күйінің және есепке алынуының ерекшеліктері	Парақтардың нөмірлері
1	2
1. Брошюралар және басқа баспа басылымдар 2. Үндеухаттар 3. Газеттерден қиындылар 4. Ашық хаттар 5. Конверттер 6. Пошта маркалары 7. Елтаңбалық маркілер 8. Пошта штемпельдері және басқалар 9. Арнайы пошта белгілері 10. Сүргіш, мастик мөрлер 11. Фотоқұжаттар 12. Карталар, жоспарлар, сызбалар және басқа да ғылыми-техникалық құжаттама 13. Суреттер, гравюралар, акварельдер 14. Танымал қайраткерлердің қолтаңбалары 15. Желімденген парақтар 16. Парақ бөліктерінің жойылуы 17. Өшуге айналған мәтін

Іс құжаттарын қалыптастырудың, ресімдеудің, физикалық жай-күйінің және есепке алынуының ерекшеліктері

Парақтардың
нөмірлері

1. Брошюралар және басқа баспа басылымдар
2. Үндеухаттар
3. Газеттерден қиындылар
4. Ашық хаттар
5. Конверттер
6. Пошта маркалары
7. Елтаңбалық маркілер
8. Пошта штемпельдері және басқалар
9. Арнайы пошта белгілері
10. Сүргіш, мастик мөрлер
11. Фотоқұжаттар
12. Карталар, жоспарлар, сызбалар және басқа да ғылыми-техникалық құжаттама
13. Суреттер, гравюралар, акварельдер
14. Танымал қайраткерлердің қолтаңбалары
15. Желімденген парақтар
16. Парақ бөліктерінің жойылуы
17. Өшуге айналған мәтін

Істің куәландыру парағын толтырған Қолтаңбаның тұлға лауазымының атауы ________________ толық жазылуы (жеке қолы) күні

Ескертпе:

1. Куәландыру парағы істегі парақтарды есепке алу және олардың нөмірлену ерекшеліктерін тіркеу үшін жасалады.

2. Куәландыру парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және істің соңында тігіледі.

3. Куәландыру парағында істің нөмірленген парақтарының саны цифрмен және жазбаша және "+" (қосу) белгісі арқылы бөлек іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтар саны көрсетіледі.

4. Куәландыру парағында іс құжаттарын нөмірлеудің, ресімдеудің және физикалық жай-күйінің мынадай ерекшеліктері белгіленеді:

1) пошталық айналым құралдары (маркалардың барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланкілер, штемпельдер, мөртаңбалар, пломбалар);

2) мөрлер және олардың бедерлері;

3) танымал мемлекет және қоғам қайраткерлерінің, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;

4) фотоқұжаттар;

5) суреттер, гравюралар және акварельдер;

6) үлкен форматтағы құжаттар;

7) желімделген парақтар, құжаттардың бүлінуі;

8) фотосуреттер, құжаттар жапсырылған парақтар;

9) салымдары бар конверттер және оларға салынған парақтардың (заттардың) саны;

10) дербес нөмірленуі бар құжаттар (оның ішінде типографияық материалдар) және олардың парақтарының (беттерінің) саны;

5. Егер істің бір парағында құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері болса, онда куәландыру парағының 2-бағанында осы парақтың нөмірі 1-бағанның әрбір позициясына қарсы қойылады.

6. Егер құжаттың бір парағында бірнеше марка және өзге материалдар болса, онда 2-бағанда іс парағының нөмірінен кейін олардың саны жақшада көрсетіледі.

7. Егер істе жасалған материалдардың ерекшелігіне байланысты нөмірлеу мүмкін болмайтын заттар (шыны, металл, мата және басқалар) болса, онда 2-бағанда арасында осы зат тұрған парақтардың нөмірі көрсетіледі.

8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі кейінгі барлық өзгерістер (бүлінуі, құжаттар түпнұсқаларының көшірмелерімен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы) тиісті актіге сілтеме жасала отырып, куәландыру парағында белгіленеді.

9. Куәландыру парағы нөмірленбейді.

	А4 (210Х297) форматы
	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 5-қосымша
	Нысан

"ҚБП" деген белгісі бар берілетін істер мен басылымдарды есепке алу карточкасы

Істің немесе басылымның атауы
Р/с №	Іс, дана нөмірі және парақтар саны	Құрылымдық бөлімше, қызметкердің тегі және аты	Қолхат		Ескертпе
Р/с №	Іс, дана нөмірі және парақтар саны	Құрылымдық бөлімше, қызметкердің тегі және аты	алу туралы және күні	қайтару туралы және күні
1	2	3	4	5	6

	А5 (148Х210) форматы
	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 6-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін
Ұйым басшысы
лауазымының атауы
__________ қолтаңбаның
(жеке қолы) толық жазылуы
Күні

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы

___________ № ___________ акт (күні)

Жасалған орны

__________________________________________________________________

(сараптама жүргізу үшін нормативтік-әдістемелік құжаттарға сілтеме)

негізінде __________________________ архивтік қордың құжаттары (архивтік қордың нөмірі мен атауы)

жоюға іріктеп алынды

Реттік нөмірі	Құжаттар топтарының атаулары	Құжаттар топтарының атаулары	Құжаттар топтарының атаулары	Құжаттар топтарының атаулары	Құжаттар топтарының атаулары	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Жиыны ___________ жылғы (-дардағы) _____________________ сақтау бірлігі.

(цифрмен және жазбаша)

Сақтауда қалатын құжаттардың сақтау бірліктерінің саны, соңғы күні және қысқаша сипаттамасы_________________________________________________________________

________________ (бөлім (архив қоймасы) меңгерушісінің аты-жөні, тегі, қолы)

_________________ (күні және нөмірі)

_________________________________________________________________

(құжаттарды өңдеуді жүргізген тұлға лауазымының атауы, аты-жөні, тегі, қолы)

____________________________________________________________________

Құжаттарды _______________ № ____ қабылдап алу-беру жөнелтпе құжаты бойынша

____________________ қайта өңдеуге тапсырды (ұйымның атауы)

_______________________________ (күні) (қор сақтаушысының қолы)

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді.

__________________________________________________________________

(құжаттарды ретке келтірген тұлға лауазымының атауы, аты-жөні, тегі, қолы)

____________________________________________________________________

	Жергілікті атқарушы органның (архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының
	(сараптау комиссиясының)
	_____ жылғы _____________
	№ ___ хаттамасымен
	келісілді
	А4 (210Х297) форматы
	__________________________
	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 7-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы (жоғары тұрған мемлекеттік органның ресми атауы)

Бекітемін
Ұйым басшысы
лауазымының атауы
____________ қолтаңбаның
(жеке қолы) толық жазылуы
Күні

Құжаттарды қабылдап алу-беру №_____ актісі

Жасалған орны

"ҚБП" белгісі бар құжаттарды, басылымдар істерін қабылдап алу-беру туралы

______________ № ___________ бұйрыққа сәйкес _____________________

(аты-жөні, тегі)

осы бұйрықтың негізінде құрылған мынадай құрамдағы комиссияның

қатысуымен, төрағасы __________________ және мүшелері ______________,

(аты-жөні, тегі) (аты-жөні, тегі)

___________жылдардағы мынадай құжаттар мен "ҚБП" белгісі бар істерді және

олардың тіркелетін тіркеу есепке алу нысандарын тапсырды, ал _______ (аты-жөні, тегі)

қабылдап алды:

Р/с №	Істер номенклатурасының (тізімдемесінің) атауы мен нөмірі	Істер номенклатурасы (тізімдемесі) даналарының саны	"ҚБП" белгісі бар құжаттар мен істер саны	"ҚБП" белгісі бар басылымдар даналарының саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Жиынында "ҚБП" белгісі бар __________________________ құжат пен іс,

(цифрмен және жазбаша)

_________________________________ дана басылым,

(цифрмен және жазбаша)

_________________________________ дана іс (тізімдеме) қабылдап алынды.

(цифрмен және жазбаша)

Құжаттар мен істер, істер (тізімдемелер) номенклатурасының жай-күйі:

__________________________________________________________________

(жай-күйінің жалпы сипаттамасы)

Мұнымен бір мезгілде ____________________________________________

_________________________________________________________беріледі.

(тіркеу есепке алу нысандары түрлерінің атауы)

"ҚБП" белгісі бар құжаттармен, істермен және басылымдармен жұмыстың жай-күйі

(жалпы сипаттамасы)

Тапсырдым ________________________ қолтаңбаның толық жазылуы

(жеке қолы)

Қабылдап алдым _____________________ қолтаңбаның толық жазылуы

(жеке қолы)

Комиссия төрағасы ___________________ қолтаңбаның толық жазылуы

(жеке қолы)

Комиссия мүшелері ___________________ қолтаңбаның толық жазылуы

(жеке қолдары)

	А4 (210Х297) форматы
	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 8-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы (жоғары тұрған мемлекеттік органның ресми атауы)

Бекітемін
Ұйым басшысы
лауазымының атауы
_______ қолтаңбаның толық жазылуы
(қолы)
Күні

"ҚБП" белгісі бар құжаттардың, істер мен басылымдардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру туралы № ____ акт

Жасалған орны

"ҚБП" белгісі бар құжаттардың, істер мен басылымдардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру

Төрағасы _______________________________________________________ және

(аты-жөні, тегі)

комиссия мүшелері ________________________________________________

(аты-жөні, тегі)

құрамдағы комиссия _______________________________________________

(бұйрық тақырыбы)

__________________________________________________________________

(ұйым басшысы лауазымының атауы)

_____ жылғы "_____"___________ №_________ бұйрығының негізінде мынаны белгіледі:

1. Жиынтық істер тізімдемелері (істер номенклатуралары, тіркеу есепке алу нысандары) бойынша барлығы ____________ құжат, іс пен басылым (цифрмен және жазбаша) есепте тұр.

"ҚБП" белгісі бар, оның ішінде:

1) қолда бары ________________________________________________________

(цифрмен және жазбаша)

2) табылмағаны __________________________________________, оның ішінде (құжаттар, істер, басылымдар индекстері (нөмірлері) Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылғандары ____________________ (цифрмен және жазбаша)

2. Істердің жиынтық тізімдемелеріне (істер номенклатураларына, тіркеу есепке алу нысандарына) енгізілмеген ______________________ құжат, іс пен басылым (цифрмен және жазбаша) анықталды.

3. Қолда бар құжаттардың, істердің және басылымдардың жалпы санынан мыналар анықталды: дезинфекциялауды және дензинсекциялауды қажет ететіні __________________; (цифрмен және жазбаша) реставрациялауды қажет ететіні ___________________________;

(цифрмен және жазбаша) түптеуді немесе тігуді қажет ететіні _________________;

(цифрмен және жазбаша) физикалық және химиялық нұқсан келгені ___________.

(цифрмен және жазбаша)

4. Құжаттардың, істер мен басылымдардың жай-күйі мен сақтау шарттарының сипаттамасы____________________________________________________________

_________________________________________________________________

________________________________________________________

5. Құжаттамалық қызмет (ведомстволық кітапхана) басшысының тексеру нәтижелері бойынша шешімі ____________________________________________________

_____________________________________________________________

Қазақстан Республикасы
Үкіметінің
2015 жылғы 31 желтоқсандағы
№ 1196 қаулысына
қосымша

Қазақстан Республикасы Үкіметінің күші жойылған кейбір шешімдерінің тізбесі

1. "Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51 қбпү қаулысы.

2. "Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51 қбпү қаулысына толықтырулар мен өзгерістер енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2013 жылғы 31 желтоқсандағы № 1478 қбпү қаулысы.

3. "Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51 қбпү қаулысына толықтырулар мен өзгерістер енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы 19 қазандағы № 834 қбпү қаулысы.

On approval of the Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it

Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it

Chapter 1. General Provisions

Chapter 2. The procedure for classifying information as official information of limited distribution marked "Restricted"

Chapter 3. Procedure for working with official information of limited distribution marked "RST" and "Confidential"

Registration log of incoming documents

Registration log of outgoing and internal documents

Internal inventory
of documents of case No.___

Inventory sheet of the case

Registration card of issued cases and publications marked “RST”

Act on consignment to destruction of non-storable documents

Act on acceptance and transfer of documents
No. ___

Act No. __ on checking the presence and condition of documents, cases and publications marked “RST”

List of certain terminated decisions of the Government of the Republic of Kazakhstan

Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларын бекіту туралы

Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары

1-тарау. Жалпы ережелер

2-тарау. Мәліметтерді "Қызмет бабында пайдалану үшін" белгісі бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу тәртібі

3-тарау. "ҚБП" және "Құпия" белгілері бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратпен жұмыс жүргізу тәртібі

Кіріс құжаттарын тіркеу журналы

Шығыс және ішкі құжаттарды тіркеу журналы

№ _________іс құжаттарының ішкі тізімдемесі

Іcтің куәландыру парағы

"ҚБП" деген белгісі бар берілетін істер мен басылымдарды есепке алу карточкасы

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы

Құжаттарды қабылдап алу-беру №_____ актісі

"ҚБП" белгісі бар құжаттардың, істер мен басылымдардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру туралы № ____ акт

Қазақстан Республикасы Үкіметінің күші жойылған кейбір шешімдерінің тізбесі

On approval of the Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it

Rules for classifying information as official information of limited distribution and working with it

Chapter 1. General Provisions

Chapter 2. The procedure for classifying information as official information of limited distribution marked "Restricted"

Chapter 3. Procedure for working with official information of limited distribution marked "RST" and "Confidential"

Registration log of incoming documents

Registration log of outgoing and internal documents

Internal inventoryof documents of case No.___

Inventory sheet of the case

Registration card of issued cases and publications marked “RST”

Act on consignment to destruction of non-storable documents

Act on acceptance and transfer of documentsNo. ___

Act No. __ on checking the presence and condition of documents, cases and publications marked “RST”

List of certain terminated decisions of the Government of the Republic of Kazakhstan

Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларын бекіту туралы

Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары

1-тарау. Жалпы ережелер

2-тарау. Мәліметтерді "Қызмет бабында пайдалану үшін" белгісі бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу тәртібі

3-тарау. "ҚБП" және "Құпия" белгілері бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратпен жұмыс жүргізу тәртібі

Кіріс құжаттарын тіркеу журналы

Шығыс және ішкі құжаттарды тіркеу журналы

№ _________іс құжаттарының ішкі тізімдемесі

Іcтің куәландыру парағы

"ҚБП" деген белгісі бар берілетін істер мен басылымдарды есепке алу карточкасы

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы

Құжаттарды қабылдап алу-беру №_____ актісі

"ҚБП" белгісі бар құжаттардың, істер мен басылымдардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру туралы № ____ акт

Қазақстан Республикасы Үкіметінің күші жойылған кейбір шешімдерінің тізбесі

Internal inventory
of documents of case No.___

Act on acceptance and transfer of documents
No. ___