ИПС "Әділет"

Unofficial translation

Footnote. The title- in the wording of the order of the Minister of Education of the Republic of Kazakhstan dated 07.08.2023 № 250 (shall enter into force from the day of its first official publication).

In accordance with subparagraph 49) of Article 5 of the Law of the Republic of Kazakhstan "On education" I hereby ORDER:

Footnote. The preamble - in the wording of the order of the Minister of Education of the Republic of Kazakhstan dated 07.08.2023 № 250 (shall enter into force from the day of its first official publication).

1. Approve the attached Rules on formation, use and preservation of the library fund of state educational organizations.

2. The Department of Preschool and Secondary Education, Information Technology (Zhontayeva Zh.A.), in the manner prescribed by Law, shall ensure:

1) State Registration of this Order with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan;

2) within ten calendar days after the State Registration of this Order, send a copy of it for official publication in periodicals and the Legal Information System "Adilet", as well as in the Republican State Enterprise on the Right of Economic Use “Republican Center for Legal Information of the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan” for placement in the Reference Control Bank of Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan;

3) placement of this Order on the Internet resource of the Ministry of Education and Science of the Republic of Kazakhstan;

4) within ten working days after the State Registration of this Order with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan, submission to the Legal Department of the Ministry of Education and Science of the Republic of Kazakhstan information on implementation of measures provided by Subparagraphs 1), 2) and 3) of Paragraph 2 of this Order.

3. The control over execution of this Order shall be entrusted to the Deputy Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan Ye.N. Imangaliyev.

4. This Order shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day its first official publication.

The Minister
of Education and Science
of the Republic of Kazakhstan

A. Sarinzhipov

Approved
by the Order of the Minister of
Education and Science
of the Republic of Kazakhstan
dated January 19, 2016 № 44

Rules
on formation, use and preservation of the library fund of state educational organizations
1. General Provisions

1. These Rules for the formation, use and preservation of libraries of state organizations of secondary, technical and professional, post-secondary education (hereinafter referred to as the Rules) have been developed in accordance with paragraph 49) of Article 5 of the Law of the Republic of Kazakhstan "On education".

Footnote. Paragraph 1 - in the wording of the order of the Minister of Education of the Republic of Kazakhstan dated 07.08.2023 № 250 (shall enter into force from the day of its first official publication).

2. The Rules determine the scope of work of the library of Secondary Schools (Primary, Basic Secondary and General Secondary Education), Organizations of Technical and Vocational, Post-Secondary Education, Higher and Postgraduate Education in the field of formation of information resources and library funds, with the aim of providing the most complete informational support for educational process and research.

3. The Provisions of the Rules shall be applied by libraries of state educational organizations.

4. The following basic concepts shall be used in the Rules:

1) exchange fund - a fund intended for exchange of documents, donations to libraries, information centers and their sale to organizations and individuals;

2) individual (differentiated) accounting - the process of registration in the accounting form of each individual copy of a document or each name of a document received or withdraw from the fund;

3) total (integrated) accounting - a type of accounting of the library fund by groups, parties receiving to or withdrawing from the Library Fund according to one accompanying document: invoice, waybill, act;

4) fund - an ordered set of documents corresponding to the tasks and profile of the library, information center and intended for use and storage;

5) formation of the fund - a set of processes of acquisition, accounting, organization of the fund, exclusion of documents, as well as the fund management;

6) organization of the fund - a set of processes for receiving, accounting, technical processing, placement and storage of documents;

7) fund acquisition - a set of processes for identifying, selecting, ordering, acquiring, receiving and registering documents corresponding to the tasks of library, information center;

8) use of the fund - a generalized description of the degree to which users refer to documents available in the library fund;

9) preservation of the fund - ensuring the integrity and regulatory physical condition of documents stored in the fund;

10) auxiliary fund - a fund consisting of the most requested documents, close to the departments of library service, information center for quick satisfaction of readers' requests;

11) document (literature) - a material object, with information recorded on it in the form of text, sound recordings or images, intended for transmission in time and space for storage and public use;

12) main fund - a fund that includes the bulk of documents on profile of the library, information center and intended for use and storage;

13) a training fund - a specialized subsidiary fund, which includes publications, regardless of type and instance, recommended for ensuring the educational process. The training fund shall be formed in accordance with the curricula and programs of state educational organizations.

2. Formation of library fund

5. The formation of the library fund - creation, constant updating, development and maintenance of the fund in working condition, a collective concept for all technological processes for modeling the library fund, provision of state education organizations with information resources for educational activities.

6. Information resources of the state educational organization shall be formalized ideas and knowledge, various data, methods and means of their accumulation, storage and exchange between sources and consumers of information.

7. Information resources include:

1) full-text, factual and bibliographic databases of educational purposes: managerial, educational, scientific, educational-methodical on any media;

2) reference and search systems, traditional and electronic library catalogs and file cabinets;

3) electronic resources of local access;

4) software tools for creation, storage and use of educational information;

5) information distribution channels;

6) means of communication used for educational purposes.

8. The library fund shall be an integral part of information resources and includes educational, educational and methodological, scientific, reference, production and practical literature, legislative and regulatory legal acts, as well as additional literature for personal self-development.

9. The number of publications in Kazakh, Russian or other languages of instruction in the library fund of state educational organizations shall be proportional to the contingent of students in the languages of instruction.

10. In libraries of state educational organizations implementing:

1) general educational programs of primary education must have a fund of educational literature in relation to the contingent of students, including in the languages of study, for the full period of study in accordance with the State compulsory standard of primary education, approved by order of the Minister of Education of the Republic of Kazakhstan dated August 3, 2022 № 348 "On approval of state generally binding standards for preschool education and education, primary, basic secondary and general secondary, technical and vocational, post-secondary education " (registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 29031) (hereinafter referred to as the Order № 348) and standard educational programs of primary education approved by order of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated April 3, 2013 № 115 "On approval of standard educational programs in general subjects, elective courses and electives for general educational organizations" (registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 8424) (hereinafter referred to as the order № 115), as well as additional, reference, popular science, scientific, educational, fiction and journalistic literature;

2) general education programs of basic secondary and general secondary education - availability of educational literature in relation to the contingent of students, including by language of study, for the full period of study, educational and methodological complexes and digital educational resources in accordance with the State compulsory standards of education of the Republic of Kazakhstan, approved by the Order № 348 and standard curricula for basic secondary and general secondary education, approved by the order № 115, as well as additional, reference, popular science, scientific, educational, fiction and journalistic literature;

3) educational programs of technical and vocational education - the availability of a library fund of educational and scientific literature in accordance with the working curriculum in relation to the contingent of students, including in the languages of study, for the full period of study in the prepared qualifications of the specialty in accordance with the State compulsory standard of technical and professional education, approved by the order № 348 in the format of printed and electronic publications, as well as additional, reference, popular science, scientific, educational, fiction and journalistic literature;

4) educational programs of post-secondary education - the presence of a library fund of educational and scientific literature in accordance with the working curriculum in relation to the contingent of students, including in the languages of study, for the full period of study in the prepared qualifications of the specialty in accordance with the State compulsory standard of technical and professional education, approved by the order № 348 in the format of printed and electronic publications, as well as additional, reference, popular science, scientific, educational, fiction and journalistic literature;

for educational organizations implementing spiritual educational programs, the presence of a fund of educational literature that has passed religious expertise;

5) educational programs of higher and postgraduate education - the presence of a library fund of educational and scientific literature: in the format of printed and electronic publications over the past ten years, providing 100% of the disciplines of the educational program of the direction of training, including those published in the languages of training, as well as additional, reference, popular science, scientific, educational, fiction and journalistic literature.

Footnote. Paragraph 10 - in the wording of the order of the Minister of Education of the Republic of Kazakhstan dated 07.08.2023 № 250 (shall enter into force from the day of its first official publication).
11. Excluded by the Order of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated 13.05.2021 № 211( shall be enforced upon the expiry of ten calendar days after the date of its first official publication).

12. Organizations of higher and postgraduate education sign contracts with library and scientific organizations, including the Republican Interuniversity Electronic Library.

Footnote. Item 12 - as amended by the Order of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated 13.05.2021 № 211 (shall be enforced upon the expiry of ten calendar days after the date of its first official publication).

13. The following materials are considered as educational and methodical literature on electronic media:

1) texts of textbooks, educational and methodical literature, in the form of educational information provided as mandatory in the programs of disciplines;

2) educational software and digital textbooks designed to master knowledge in an interactive mode with computer technology;

3) testing software tools designed for the boundary and final control of students' knowledge in the disciplines of the specialty;

4) videos and educational materials recorded and reproduced using electronic technical means of training.

Footnote. Item 13 - as amended by the Order of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated 13.05.2021 № 211 (shall be enforced upon the expiry of ten calendar days after the date of its first official publication).

14. The unified fund of the library of state educational organizations consists of documents on various media - traditional paper and electronic, and shall be differentiated depending on the directions of library.

15. The unified library fund of state comprehensive schools consists of a main and educational fund.

16. The main library fund of state comprehensive schools includes:

1) additional educational and methodological literature, reference publications, encyclopedias, dictionaries, bibliographic publications;

2) literature for personal self-development, including non-fiction, scientific and informative publications in all branches of knowledge, a fiction fund for program and review studies, extracurricular reading, as well as works by classics and prominent contemporary writers who were not included in the study programs;

3) a fund of pedagogical and methodological publications intended for teachers.

The main library fund of the state national comprehensive school with Uyghur, Uzbek and other languages of instruction consists of national printed materials in the languages of instruction.

Footnote. Item 16 as amended by the Order of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated 13.05.2021 № 211 (shall be enforced upon the expiry of ten calendar days after the date of its first official publication).

17. The fund of educational literature means a list of publications that have the category of a textbook and an educational and methodological complex.

Footnote. Item 17 - as amended by the Order of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated 13.05.2021 № 211 shall be enforced upon the expiry of in ten calendar days after the date of its first official publication).

18. The training fund of state comprehensive schools includes the main recommended educational literature: basic, experimental and test textbooks, school spelling dictionaries, mathematical tables, collections of problems, exercises and workshops for students, didactic materials.

19. In the library fund of state special schools for children with visual impairments, basic textbooks published in bold and graphic type for the blind, flat-printed, and large print for the visually impaired shall be presented with the greatest completeness.

20. The library fund of state organizations of technical and vocational, post-secondary, higher and postgraduate education consists of funds for educational, educational, methodological, scientific literature, and literature for personal self-development.

21. The educational literature fund of a state organization of higher education shall be at least sixty-one percent of the total library fund of a state organization of higher education.

22. Own editions of educational literature published in their own printing houses or in third-party publishing houses include educational, educational and methodological complexes.

Footnote. Paragraph 22 - as amended by the Order of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated 13.05.2021 № 211 (shall be enforced upon the expiry of ten calendar days after the date of its first official publication).

23. The scientific library fund includes publications of a monographic, scientific and scientific-production nature, covering the field of research, corresponding to areas and specialties of specialist training.

24. The science fund also includes encyclopedias, dictionaries, reference books, commentaries, literary works studied under the program, industry-specific periodicals corresponding to specialist training profiles, including Bulletins of state educational organizations, collections of scientific papers, international conferences.

25. Literature for personal self-development includes popular science publications and fiction intended for development of cultural and spiritual needs of students.

26. In the library fund of state educational organizations, the national printed materials shall be most fully represented.

27. In state general education schools, all students, regardless of their social status, are provided with free textbooks, educational and methodological complexes in the amount predicted by the education authorities for the academic year, at the expense of local and republican budgets.

Footnote. Paragraph 27 - as amended by the Order of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated 13.05.2021 № 211 (effective after ten calendar days after the date of its first official publication).
28. Excluded by the Order of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated 13.05.2021 № 211 (shall be enforced upon the expiry of ten calendar days after the date of its first official publication).

29. The need to provide textbooks and teaching materials, including digital textbooks, for the next academic year for the projected number of students and pupils of state general education schools, special schools and special classes for children with developmental disabilities in general education schools through library collections by the number of copies, names, classes and languages of instruction is determined up to September 30 by local executive bodies.

The need to provide textbooks and educational and methodological complexes to students and pupils of republican state secondary schools, as well as compatriots studying in foreign schools in accordance with international agreements, is determined by the Ministry.

Footnote. Paragraph 29 - as amended by the Order of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated 13.05.2021 № 211 (shall be enforced upon the expiry of ten calendar days after the date of its first official publication).

30. The volume of new receipts in the libraries of state educational organizations shall be determined by the following standards:

1) for library of state comprehensive school:

at least three percent of the total unified library fund annually;

at least twenty-five percent of the total educational library fund in the last five to ten years;

2) for library of state organization of technical and vocational, post-secondary education:

at least three to five percent of the total unified library fund annually;

at least twenty-five percent of the total library fund in the last five to ten years;

3) for library of state organization of higher education:

at least three to five percent of the total unified library fund annually;

at least twenty-five percent of the total unified library fund in the last five to ten years.

31. Educational publications and documents are purchased at the written request of structural divisions of state educational organizations, as well as on the basis of a pre-order, which is compiled by viewing and selecting bibliographic sources of information, indicating the name of the discipline and the number of students studying it. The library corrects the number of copies of the ordered edition, based on the security of the subject.

Libraries of state secondary schools:

1) annually, until May 25, an inventory of the educational fund is carried out for the sufficiency of the number of textbooks and teaching complexes for the contingent of students;

2) until April 10, on the basis of the National Educational Database, fill out applications for the purchase of textbooks and teaching materials, including digital textbooks, based on decisions of methodological associations of secondary schools or the choice of teachers of secondary schools.

Until April 5, methodical associations of secondary schools or teachers of secondary schools, carry out the selection of textbooks and teaching complexes for the upcoming academic year.

Local executive bodies, if necessary, redistribute textbooks and teaching materials between state educational organizations within the district, city, region.

Footnote. Paragraph 31 - as amended by the Order of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated 13.05.2021 № 211 (shall be enforced upon the expiry of the date of its first official publication).

32. The educational library fund of state educational organizations consists of educational publications with the stamp "Cleared by the Ministry of Education and Science of the Republic of Kazakhstan."

33. Educational publications shall be acquired differentially, based on the provision of each student in all cycles of disciplines of educational programs and approved by the State Compulsory Education Standard of the Republic of Kazakhstan of corresponding level.

34. Educational publications for special schools and special classes for children with special educational needs at state comprehensive schools shall be acquired differentially depending on the type of state special educational organizations (schools) for all cycles of educational and special programs and approved by the State Compulsory Education Standard of the Republic of Kazakhstan of corresponding level.

35. Scientific publications and other types of documents shall be acquired from the principle of satisfying readers' requests in reading rooms, at a subscription, at points of delivery in educational buildings.

36. The annual subscription to periodicals shall be determined on the basis of the needs of each individual library of state educational organization, but not less than fifteen to twenty-five titles. The number of titles of periodicals intended for students corresponds to their information needs.

37. All textbooks, teaching and methodological complexes of teachers, scientific works published in the editorial and publishing department of organizations of higher and postgraduate education are transferred, without fail, free of charge in the amount of at least ten copies to the library of a specific organization of higher and postgraduate education.

Footnote. Paragraph 37 - as amended by the Order of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated 13.05.2021 № 211 (shall be enforced upon the expiry of the date of its first official publication).

38. Libraries of educational organizations to ensure the educational process acquire the necessary number of copies of one title of educational literature on the profile of training.

State general education schools shall acquire textbooks, as well as educational and methodical publications, accompanying textbook in the form of a methodological manual, workbook, textbook, collection of dictation, a collection of tasks and exercises, a cartographic atlas corresponding to the State compulsory standard of education, standard curricula and Requirements for the structure and content of textbooks for organizations of secondary education and educational and methodological complexes for preschool organizations, organizations of secondary education developed in accordance with subparagraph 50) of Article 5 of the Law of the Republic of Kazakhstan "On education".

The list of necessary national, world artistic, scientific, scientific-journalistic, science fiction, documentary, historical literature acquired by libraries of educational organizations is determined on the basis of applications from teachers, methodological associations of educational organizations.

Footnote. Paragraph 38 - as amended by the Order of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated 13.05.2021 № 211 (shall be enforced upon the expiry of the date of its first official publication); as amended by the order of the Minister of Education of the Republic of Kazakhstan dated 07.08.2023 № 250 (shall enter into force from the date of its first official publication).

39. All documents of permanent, long-term, temporary storage that come to library fund and drop out of library fund, regardless of type of information carrier and storage periods, shall be subject to accounting.

40. Documents shall be received in the library and included in the library fund as a result of purchase, subscription, exchange, donation, in the libraries of state organizations of higher and postgraduate education - the delivery of a mandatory copy of publications by the publishing centers of this university.

41. Accounting for the receipt of documents in the library fund shall be carried out differentially, by dividing them into documents of permanent, long-term and temporary storage.

42. Non-accountable and not included in the fund intended to meet the requests of library users, official materials: instructions, software products necessary for the work of librarians and programmers, materials acquired for library design, other auxiliary works not related to library compilation fund.

43. The exceptions shall be such documents as the tables “Library and bibliographic classification”, “Universal decimal classification”, “Library and law”, copyright tables.

44. The form of total accounting shall be a book, sheets of total accounting of the library fund in a traditional or machine-readable form. The unit of entry in the Book of the total accounting of library fund shall be each batch that arrived or leaves the fund according to one accompanying document:

1) invoice;

2) bill;

3) act.

45. Regardless of nature of material carrier of accounting form, information on movement of the fund shall be recorded in three parts of the “Book of total accounting of library fund” or other form of total accounting:

1) part one - “Admission to fund”;

2) part two - “Withdrawal from fund”;

3) part three - “The results of movement of fund”.

46. The set of indicators reflecting the distribution of documents by type, content and language shall be identical in all three parts of the Book of total accounting of library fund or other form of total accounting.

47. Record in the Book of total accounting of library fund shall be from the moment of receipt of the first batch of documents in library.

48. The forms of individual accounting shall be book (inventory book), card (card catalog book), sheet (sheet act registration), a registration card of electronic or audiovisual documents. With automated technology, files shall be created containing all the necessary information for formation of any form of individual accounting.

49. The distribution of documents subject to permanent or temporary storage shall be determined taking into account consumer and practical significance, demand by today's and potential readers, regardless of the type, volume, subject of document.

50. In libraries of state comprehensive schools, organizations of technical and vocational, post-secondary education, the total and individual records of fund shall be kept by library head (with a staff of two or more people), a librarian (with a staff of one person).

51. In library of state organizations of higher and postgraduate education, the total and individual accounting of fund shall be maintained by the structural unit engaged in collection, accounting and processing of documents received by general fund of library.

52. State educational organizations write off the balance of publications and materials from library collections in the manner prescribed by law.

53. Documents shall be dropped out of library fund due to physical loss or partial or complete loss of consumer properties.

54. The identification and selection of documents for exclusion from library fund shall be carried out at least once a year, based on a systematic study of composition and use of the funds.

55. Retiring documents shall be excluded from library fund and written off with the possibility of subsequent free transfer to other libraries, or implementation.

56. The exclusion of documents from library fund shall be allowed for the following reasons:

1) non-profile;

2) excessive doubleness;

3) decay;

4) defectiveness;

5) loss;

6) outdated in content.

57. In libraries of state comprehensive schools, the school textbook fund shall be recorded and stored separately from the main library fund. The cost accounting of library fund of school textbooks shall be carried out by the accounting department serving this school.

58. Textbooks that have fallen into disrepair shall be written off under an act by a commission, which includes:

1) representatives of the administration of state educational organizations;

2) library staff;

3) an accountant of state educational organization.

59. In state comprehensive schools, textbooks shall be completely excluded from library fund according to the funding cycle.

60. All types of documents, including audiovisual documents, electronic publications to which an inventory number is assigned, shall be subject to mandatory scheduled check.

61. Checking the availability of documents from library fund shall be mandatory:

1) when changing the materially responsible person for safety of funds;

2) upon revealing the facts of theft, abuse or damage to documents;

3) in case of natural disaster, fire or other emergency situations caused by extreme conditions;

4) upon reorganization or liquidation of library.

62. To conduct safety checks of the fund, the head of state educational organization shall be appointed a commission, which includes a representative of the accounting department.

63. The frequency of checking the fund depends on status of library; volume, purpose and structure of the fund:

1) the most valuable funds stored in safes - annually;

2) rarest funds - once every three years;

3) valuable funds - once every five years;

4) library funds of up to one hundred thousand accounting units - once every five years;

5) library funds from one hundred to two hundred thousand accounting units - once every seven years;

6) library funds from two hundred thousand to one million accounting units - once every ten years;

7) library funds of more than one million accounting units - in stages, in a selective manner, with the completion of checking of the entire fund within fifteen years.

64. A scheduled checking of library fund shall be carried out in stages in accordance with the schedule for checking of the entire fund or part thereof (including rare and valuable books) with the determination of timing and amount of the planned amount of work.

65. For electronic documents on portable media, checking shall be carried out according to accounting and storage units, as well as from the point of view of maintaining the publication's ability to function. Most CD-ROMs use manual browsing, and checksums shall be also possible.

66. The checking of electronic local network documents shall be carried out by quantitative indicators (number of files), as well as by checksums, allowing to detect changes in the document.

67. Standard identification programs covering the largest number of file types shall be used to identify accounting.

68. Checking the availability of electronic network remote documents shall be carried out from the input addresses specified in the register of individual accounting.

69. In cases of emergency transmission, spot checks of the most valuable and rare publications, expensive and scarce, shall be carried out. A check of the entire library fund or part thereof when changing the head of library or structural unit having library funds (fund holder) shall be equivalent to a regular check. The transfer shall be made out by the acceptance certificate.

70. The check of the entire fund or part thereof shall be completed by drawing up an act on results of the check, the availability of documents from the library fund and an appendix to it of a list of documents missing for an unknown reason.

71. Information on quantity shall be recorded in the act:

library fund documents according to accounting data;

available documents;

documents that are not in the library fund for an unknown reason.

The act shall indicate the number and date of the act of previous check.

72. If in the course of check of the fund the identification of missing documents and impossibility of identifying the perpetrators is revealed, losses due to deficiencies shall be written off in accordance with the current Legislation of the Republic of Kazakhstan.

3. Use of library fund

73. The state educational organization provides every student with free access to library funds and educational information resources.

74. The issuance of textbooks in libraries of state comprehensive schools shall be carried out annually from the first of August until the start of training. Textbooks shall be issued for the period of study of the corresponding subject - for school year or for several years with mandatory re-registration at the end of the school year.

75. The issuance and timely return of textbooks in the libraries of state secondary schools to students of the first-fourth grades is carried out by teachers, to students of the fifth-eleventh (twelfth) grades - by class teachers or teachers on the relevant subject.

For each textbook received, students of primary and secondary classes sign on a book form, which is handed over to the librarian. Book forms with records of issued textbooks are stored in students' reading forms.

Footnote. Paragraph 75 - as amended by the Order of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated 13.05.2021 № 211 (shall be enforced upon the expiry of the date of its first official publication).

76. When textbooks return to school library at the end of school year, librarians, together with class teachers and subject teachers, look at the returned textbook, evaluate its condition, making an appropriate note in the textbook in the place intended for this. If necessary, they organize work on restoration of textbooks and preparation of library fund of textbooks for the next issue, with involvement of students.

77. When transferring a secondary school student to another school, textbooks and other literature from the main fund remain in the library of that educational institution. In another school, the student shall be provided with textbooks from the reserve fund.

78. Textbooks from the library fund of state organization of technical and vocational, post-secondary education, higher and postgraduate education shall be issued depending on duration of course - from one semester to one academic year, in an amount determined in accordance with the curriculum and programs. Other literature shall be issued for a period established by the administration of library.

79. Upon completion of training in state organizations of technical and vocational, post-secondary education, higher and postgraduate education, expulsion, transfer from one form of study to another, transfer from one faculty to another, and academic leave, the student returns the publications attributed to him to the library, handing over a library card at the place of issue and receives the corresponding mark in the bypass sheet of the responsible person of library.

4. Preservation of library fund

80. Control over the correct placement and physical condition of fund shall be carried out constantly, during internal work hours and on sanitary days.

81. In order to ensure the safety of library fund of library, a total and individual registration of publications and materials shall be carried out.

82. It is not allowed to enter unauthorized persons in the fund holding departments.

83. Readers shall be allowed into the library of state comprehensive schools and organizations of technical and vocational, post-secondary education, higher and postgraduate education only during service and in the presence of a librarian.

84. In state organizations of technical and vocational, post-secondary education, higher and postgraduate education, libraries shall be provided with access control for removal of publications and materials.

85. The library provides the organization of restoration and maintenance of publications.

86. It is forbidden to change and correct inventory numbers assigned to publications and materials.

87. In cases of changing the materially responsible person for safety of library funds, identifying facts of lack of documents, reorganizing and liquidating the library, the library fund shall be reconciled.

88. Library staff shall be required to comply with the established rules for accounting, storage and use of the fund and responsible for violation of these rules.

89. The liability of heads of state educational organizations and librarians shall be regulated by applicable Legislation.

Сноска. Заголовок - в редакции приказа Министра просвещения РК от 07.08.2023 № 250 (вводится в действие со дня его первого официального опубликования).

В соответствии с подпунктом 49) статьи 5 Закона Республики Казахстан "Об образовании" ПРИКАЗЫВАЮ:

Сноска. Преамбула - в редакции приказа Министра просвещения РК от 07.08.2023 № 250 (вводится в действие со дня его первого официального опубликования).

1. Утвердить прилагаемые Правила по формированию, использованию и сохранению фонда библиотек государственных организаций образования.

2. Департаменту дошкольного и среднего образования, информационных технологий (Жонтаева Ж.А.) в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа направление его копии на официальное опубликование в периодических печатных изданиях и Информационно-правовой системе "Әділет", а также в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информаци Министерства юстиции Республики Казахстан" для размещения в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства образования и науки Республики Казахстан;

4) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан представление в Юридический департамент Министерства образования и науки Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1), 2) и 3) пункта 2 настоящего приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра образования и науки Республики Казахстан Имангалиева Е.Н.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр
образования и науки
Республики Казахстан	А. Саринжипов

Утверждены
приказом Министра образования
и науки Республики Казахстан
от 19 января 2016 года № 44

Правила
по формированию, использованию и сохранению фонда библиотек
государственных организаций образования
1. Общие положения

1. Настоящие Правила по формированию, использованию и сохранению фонда библиотек государственных организаций среднего, технического и профессионального, послесреднего образования (далее - Правила) разработаны в соответствии с пунктом 49) статьи 5 Закона Республики Казахстан "Об образовании".

Сноска. Пункт 1 - в редакции приказа Министра просвещения РК от 07.08.2023 № 250 (вводится в действие со дня его первого официального опубликования).

2. Правила определяют содержание работы библиотеки общеобразовательных школ (начального, основного среднего и общего среднего образования), организаций технического и профессионального, послесреднего образования, высшего и послевузовского образования в области формирования информационных ресурсов и библиотечных фондов, с целью наиболее полного информационного обеспечения учебно-воспитательного процесса и научных исследований.

3. Положения Правил применяются библиотеками государственных организаций образования.

4. В Правилах употребляются следующие основные понятия:

1) обменный фонд – фонд, предназначенный для обмена документами, безвозмездной передачи библиотекам, информационным центрам и продажи их организациям и частным лицам;

2) индивидуальный (дифференцированный) учет – процесс регистрации в учетной форме каждого отдельного экземпляра документа или каждого названия документа, поступившего в фонд или выбывшего из него;

3) суммарный (интегрированный) учет – вид учета библиотечного фонда группами, партиями, поступающими или выбывающими из фонда библиотеки по одному сопроводительному документу: счет-фактура, накладная, акт;

4) фонд – упорядоченная совокупность документов, соответствующая задачам и профилю библиотеки, информационного центра и предназначенная для использования и хранения;

5) формирование фонда – совокупность процессов комплектования, учета, организации фонда, исключения документов, а также управления фондами;

6) организация фонда – совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов;

7) комплектование фонда – совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки, информационного центра;

8) использование фонда – обобщенная характеристика степени обращения пользователей к документам, имеющимся в библиотечном фонде;

9) сохранение фонда – обеспечение целостности и нормативного физического состояния документов, хранящихся в фонде;

10) подсобный фонд – фонд, состоящий из наиболее запрашиваемых документов, приближенный к отделам обслуживания библиотеки, информационного центра для быстрого удовлетворения читательских запросов;

11) документ (литература) – материальный объект, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования;

12) основной фонд – фонд, включающий основную массу документов по профилю библиотеки, информационного центра и предназначенный для использования и хранения;

13) учебный фонд – специализированный подсобный фонд, включающий в свой состав издания, независимо от вида и экземплярности, рекомендованные для обеспечения учебного процесса. Учебный фонд формируется в соответствии c учебными планами и программами государственных организаций образования.

2. Формирование фонда библиотек

5. Формирование библиотечного фонда – создание, постоянное обновление, развитие и поддержание фонда в работоспособном состоянии, собирательное понятие для всех технологических процессов по моделированию библиотечного фонда, обеспечение государственных организаций образования информационными ресурсами для осуществления образовательной деятельности.

6. Информационные ресурсы государственной организации образования представляют собой формализованные идеи и знания, различные данные, методы и средства их накопления, хранения и обмена между источниками и потребителями информации.

7. Информационные ресурсы включают:

1) полнотекстовые, фактографические и библиографические базы данных образовательного назначения: управленческие, учебные, научные, учебно-методические на любых носителях;

2) справочно-поисковые системы, традиционные и электронные библиотечные каталоги и картотеки;

3) электронные ресурсы локального доступа;

4) программные средства, обеспечивающие создание, хранение и использование образовательной информации;

5) каналы распространения информации;

6) средства коммуникации, используемые в целях образования.

8. Библиотечный фонд является составной частью информационных ресурсов и включает учебную, учебно-методическую, научную, справочную, производственно-практическую литературу, законодательные и нормативные правовые акты, а также дополнительную литературу для саморазвития личности.

9. Количество изданий на казахском, русском или иных языках обучения в фондах библиотек государственных организаций образования пропорционально контингенту обучающихся по языкам обучения.

10. В библиотеках государственных организаций образования, реализующих:

1) общеобразовательные учебные программы начального образования необходимо наличие фонда учебной литературы по отношению к контингенту обучающихся, в том числе по языкам обучения, на полный период обучения в соответствии с Государственным общеобязательным стандартом начального образования, утвержденным приказом Министра просвещения Республики Казахстан от 3 августа 2022 года № 348 "Об утверждении государственных общеобязательных стандартов дошкольного воспитания и обучения, начального, основного среднего и общего среднего, технического и профессионального, послесреднего образования" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 29031) (далее – приказ № 348) и типовыми учебными программами начального образования, утвержденными приказом Министра образования и науки Республики Казахстан от 3 апреля 2013 года № 115 "Об утверждении типовых учебных программ по общеобразовательным предметам, курсам по выбору и факультативам для общеобразовательных организаций" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 8424) (далее – приказ № 115), а также дополнительной, справочной, научно-популярной, научно-познавательной, художественной и публицистической литературы;

2) общеобразовательные учебные программы основного среднего и общего среднего образования - наличие фонда учебной литературы по отношению к контингенту обучающихся, в том числе по языкам обучения, на полный период обучения, учебно-методических комплексов и цифровых образовательных ресурсов в соответствии с Государственными общеобязательными стандартами образования Республики Казахстан, утвержденными приказом № 348 и типовыми учебными программами основного среднего и общего среднего образования, утвержденными приказом № 115, а также дополнительной, справочной, научно-популярной, научно-познавательной, художественной и публицистической литературы;

3) образовательные программы технического и профессионального образования - наличие библиотечного фонда учебной и научной литературы в соответствии с рабочим учебным планом по отношению к контингенту обучающихся, в том числе по языкам обучения, на полный период обучения по подготавливаемым квалификациям специальности в соответствии Государственным общеобязательным стандартом технического и профессионального образования, утвержденным приказом № 348 в формате печатных и электронных изданий, а также дополнительной, справочной, научно-популярной, научно-познавательной, художественной и публицистической литературы;

4) образовательные программы послесреднего образования - наличие библиотечного фонда учебной и научной литературы в соответствии с рабочим учебным планом по отношению к контингенту обучающихся, в том числе по языкам обучения, на полный период обучения по подготавливаемым квалификациям специальности в соответствии Государственным общеобязательным стандартом технического и профессионального образования, утвержденным приказом № 348 в формате печатных и электронных изданий, а также дополнительной, справочной, научно-популярной, научно-познавательной, художественной и публицистической литературы;

для организаций образования, реализующих духовные образовательные программы, наличие фонда учебной литературы, прошедшей религиоведческую экспертизу;

5) образовательные программы высшего и послевузовского образования - наличие библиотечного фонда учебной и научной литературы: в формате печатных и электронных изданий за последние десять лет, обеспечивающих 100 % дисциплин образовательной программы направления подготовки кадров, в том числе изданных по языкам обучения, а также дополнительной, справочной, научно-популярной, научно-познавательной, художественной и публицистической литературы.

Сноска. Пункт 10 - в редакции приказа Министра просвещения РК от 07.08.2023 № 250 (вводится в действие со дня его первого официального опубликования).
11. Исключен приказом Министра образования и науки РК от 13.05.2021 № 211 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

12. Организации высшего и послевузовского образования подписывают договора с библиотечными и научными организациями, в том числе с Республиканской межвузовской электронной библиотекой.

Сноска. Пункт 12 - в редакции приказа Министра образования и науки РК от 13.05.2021 № 211 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

13. В качестве учебной и учебно-методической литературы на электронных носителях считаются следующие материалы:

1) тексты учебников, учебно-методическая литература, в виде учебной информации, предусмотренной в качестве обязательных в программах дисциплин;

2) обучающие программные средства и цифровые учебники, предназначенные для освоения знания в диалоговом режиме с компьютерной техникой;

3) тестирующие программные средства, предназначенные для рубежного и итогового контроля знаний студентов по дисциплинам специальности;

4) видеофильмы и учебные материалы, записанные и воспроизводимые с использованием электронных технических средств обучения.

Сноска. Пункт 13 - в редакции приказа Министра образования и науки РК от 13.05.2021 № 211 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

14. Единый фонд библиотеки государственных организаций образования состоит из документов на различных носителях - традиционных бумажных и электронных и дифференцируется в зависимости от направлений работы библиотеки.

15. Единый библиотечный фонд государственных общеобразовательных школ состоит из основного и учебного фонда.

16. Основной фонд библиотек государственных общеобразовательных школ включает:

1) дополнительную учебно-методическую литературу, справочные издания, энциклопедии, словари, библиографические издания;

2) литературу для саморазвития личности, включающую научно-популярные, научно-познавательные издания по всем отраслям знаний, фонд художественной литературы для программного и обзорного изучения, внеклассного чтения, а также произведения классиков и выдающихся современных писателей, не вошедших в программы изучения;

3) фонд педагогических и методических изданий, предназначенный учителям.

Основной фонд библиотеки государственной национальной общеобразовательной школы с уйгурским, узбекским и другими языками обучения состоит из национальной печатной продукции на языках обучения.

Сноска. Пункт 16 с изменением, внесенным приказом Министра образования и науки РК от 13.05.2021 № 211 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

17. Под фондом учебной литературы понимается перечень изданий, имеющих категорию учебника и учебно-методического комплекса.

Сноска. Пункт 17 - в редакции приказа Министра образования и науки РК от 13.05.2021 № 211 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

18. Учебный фонд государственных общеобразовательных школ включает основную рекомендуемую учебную литературу: базовые, экспериментальные и пробные учебники, школьные орфографические словари, математические таблицы, сборники задач, упражнений и практикумы для учащихся, дидактические материалы.

19. В фонде библиотек государственных специальных школ для детей с нарушениями зрения с наибольшей полнотой представляются базовые учебники, изданные рельефно-графическим шрифтом для незрячих, плоскопечатным, с крупным шрифтом – для слабовидящих.

20. Фонд библиотек государственной организаций технического и профессионального, послесреднего, высшего и послевузовского образования состоит из фондов учебной, учебно-методической, научной литературы, литературы для саморазвития личности.

21. Фонд учебной литературы государственной организации высшего образования составляет не менее шестидесяти одного процента от общего библиотечного фонда государственной организации образования.

22. Собственные издания учебной литературы, изданные в собственных типографиях, либо в сторонних издательствах включают учебные, учебно-методические комплексы.

Сноска. Пункт 22 - в редакции приказа Министра образования и науки РК от 13.05.2021 № 211 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

23. Научный фонд библиотек включает издания монографического, научного и научно-производственного характера, охватывающих область исследований, соответствующих направлениям и специальностям подготовки специалистов.

24. В научный фонд включаются также энциклопедии, словари, справочники, комментарии, литературные произведения, изучаемые по программе, отраслевые периодические издания, соответствующие профилям подготовки специалистов, в том числе Вестники государственных организаций образования, сборники научных трудов, международных конференций.

25. Литература для саморазвития личности включает научно-популярные издания и художественную литературу, предназначенную для развития культурных и духовных потребностей обучающихся.

26. В фонде библиотеки государственных организаций образования с наибольшей полнотой представляется национальная печатная продукция.

27. В государственных общеобразовательных школах обеспечение всех учащихся, независимо от социального статуса бесплатными учебниками, учебно-методическими комплексами в объеме, прогнозируемом органами образования на учебный год, осуществляется за счет средств местных и республиканского бюджетов.

Сноска. Пункт 27 - в редакции приказа Министра образования и науки РК от 13.05.2021 № 211 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
28. Исключен приказом Министра образования и науки РК от 13.05.2021 № 211 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

29. Потребность в обеспечении на следующий учебный год учебниками и учебно-методическими комплексами, в том числе цифровыми учебниками прогнозного количества учащихся и воспитанников государственных общеобразовательных школ, специальных школ и специальных классов для детей с ограниченными возможностями в развитии при общеобразовательных школах через фонды библиотек по количеству экземпляров, наименованиям, классам и языкам обучения определяется до 30 сентября местными исполнительными органами.

Потребность в обеспечении учебниками и учебно-методическими комплексами обучающихся и воспитанников республиканских государственных общеобразовательных школ, а также соотечественников, обучающихся в зарубежных школах в соответствии с международными соглашениями, определяется Министерством.

Сноска. Пункт 29 - в редакции приказа Министра образования и науки РК от 13.05.2021 № 211 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

30. Объем новых поступлений в библиотеках государственных организаций образования обуславливается следующими нормативами:

1) для библиотеки государственной общеобразовательной школы:

не менее трех процентов от всего имеющегося единого библиотечного фонда ежегодно;

не менее двадцати пяти процентов от всего учебного библиотечного фонда за последние пять-десять лет;

2) для библиотеки государственной организации технического и профессионального, послесреднего образования:

не менее трех–пяти процентов от всего имеющегося единого библиотечного фонда ежегодно;

не менее двадцати пяти процентов от всего единого библиотечного фонда за последние пять-десять лет;

3) для библиотеки государственной организации высшего образования:

не менее трех–пяти процентов от всего имеющегося единого библиотечного фонда ежегодно;

не менее двадцати пяти процентов от всего единого библиотечного фонда за последние пять-десять лет.

31. Учебные издания и документы приобретаются по письменной заявке структурных подразделений государственных организации образования, а также на основе предварительного заказа, который составляется путем просмотра и отбора по библиографическим источникам информации, с указанием названия дисциплины и количества обучающихся, изучающих ее. Библиотека корректирует экземплярность заказываемого издания, исходя из обеспеченности предмета.

Библиотеки государственных общеобразовательных школ:

1) ежегодно до 25 мая проводят инвентаризацию учебного фонда на предмет достаточности количества учебников и учебно-методических комплексов на контингент обучающихся;

2) до 10 апреля на основании Национальной образовательной базы данных заполняют заявки на приобретение учебников и учебно-методических комплексов, в том числе цифровых учебников, на основании решений методических объединений общеобразовательных школ или выбора педагогов общеобразовательных школ.

До 5 апреля методические объединения общеобразовательных школ или педагоги общеобразовательных школ, осуществляют выбор учебников и учебно-методических комплексов на предстоящий учебный год.

Местные исполнительные органы при необходимости проводят перераспределение учебников и учебно-методических комплексов между государственными организациями образования внутри района, города, области.

Сноска. Пункт 31 - в редакции приказа Министра образования и науки РК от 13.05.2021 № 211 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

32. Учебный фонд библиотек государственных организаций образования состоит из учебных изданий, имеющих гриф "Разрешено Министерством образования и науки Республики Казахстан".

33. Учебные издания приобретаются дифференцированно, исходя из обеспечения каждого обучающегося по всем циклам дисциплин образовательных программ и утвержденных Государственным общеобязательным стандартом образования Республики Казахстан соответствующего уровня.

34. Учебные издания для специальных школ и специальных классов для детей с особыми образовательными потребностями при государственных общеобразовательных школах приобретаются дифференцированно в зависимости от вида государственных специальных организаций образования (школ) по всем циклам дисциплин образовательных и специальных программ и утвержденных Государственным общеобязательным стандартом образования Республики Казахстан соответствующего уровня.

35. Научные издания и другие виды документов приобретаются из принципа удовлетворения читательских запросов в читальных залах, на абонементе, пунктах выдачи в учебных корпусах.

36. Ежегодная подписка на периодические издания определяется из расчета потребностей каждой отдельной библиотеки государственной организации образования, но не менее пятнадцати-двадцати пяти наименований. Количество наименований периодических изданий, предназначенных для обучающихся соответствует их информационным потребностям.

37. Все учебники, учебно-методические комплексы преподавателей, научные труды, издаваемые в редакционно-издательском отделе организаций высшего и послевузовского образования, передаются в обязательном порядке бесплатно в количестве не менее десяти экземпляров в библиотеку конкретной организации высшего и послевузовского образования.

Сноска. Пункт 37 - в редакции приказа Министра образования и науки РК от 13.05.2021 № 211 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

38. Библиотеки организаций образования для обеспечения учебного процесса приобретают необходимое количество экземпляров одного названия учебной литературы по профилю обучения.

Государственные общеобразовательные школы приобретают учебники, а также учебные и методические издания, сопровождающие учебник в форме методического руководства, рабочей тетради, хрестоматии, сборника диктантов, сборника задач и упражнений, картографического атласа, соответствующие Государственному общеобязательному стандарту образования, типовым учебным программам и Требованиям к структуре и содержанию учебников для организаций среднего образования и учебно-методических комплексов для дошкольных организаций, организаций среднего образования разработанного согласно подпункту 50) статьи 5 Закона Республики Казахстан "Об образовании".

Перечень приобретаемой необходимой отечественной, мировой художественной, научной, научно-публицистической, научно-фантастической, документальной, исторической литературы библиотеками организаций образования определяется на основании заявок педагогов, методических объединений организаций образования.

Сноска. Пункт 38 - в редакции приказа Министра образования и науки РК от 13.05.2021 № 211 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); с изменением, внесенным приказом Министра просвещения РК от 07.08.2023 № 250 (вводится в действие со дня его первого официального опубликования).

39. Учету подлежат все документы постоянного, длительного, временного хранения, поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя информации и сроков хранения.

40. Документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате покупки, подписки, обмена, дарения, в библиотеках государственных организаций высшего и послевузовского образования - поставки обязательного экземпляра изданий издательскими центрами данного вуза.

41. Учет поступления документов в библиотечный фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.

42. Не подлежат учету и не включаются в фонд, предназначенный для удовлетворения запросов пользователей библиотеки, материалы служебного назначения: инструкции, программные продукты, необходимые для работы библиотекарей и программистов, материалы, приобретенные для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда.

43. Исключение составляют такие документы, как таблицы "Библиотечно-библиографическая классификация", "Универсальная десятичная классификация", "Библиотека и закон", авторские таблицы.

44. Формой суммарного учета является книга, листы суммарного учета библиотечного фонда в традиционном или машиночитаемом виде. Единицей записи в Книге суммарного учета библиотечного фонда является каждая партия, поступившая или выбывшая из фонда по одному сопроводительному документу:

1) счету-фактуре;

2) накладной;

3) акту.

45. Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в трех частях "Книги суммарного учета библиотечного фонда" или другой форме суммарного учета:

1) часть первая – "Поступление в фонд";

2) часть вторая – "Выбытие из фонда";

3) часть третья – "Итоги движения фонда".

46. Набор показателей, отражающих распределение документов по видам, содержанию и языкам, идентичен во всех трех частях Книги суммарного учета библиотечного фонда или другой форме суммарного учета.

47. Запись в Книге суммарного учета библиотечного фонда ведется с момента поступления в библиотеку первой партии документов.

48. Формами индивидуального учета являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка электронных или аудиовизуальных документов. При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.

49. Распределение документов, подлежащих постоянному или временному хранению определяется с учетом потребительской и практической значимости, востребованности сегодняшними и потенциальными читателями независимо от вида, объема, тематики документа.

50. В библиотеках государственных общеобразовательных школ, организаций технического и профессионального, послесреднего образования суммарный и индивидуальный учет фонда ведется заведующей библиотекой (со штатом два и более человек), библиотекарем (со штатом один человек).

51. В библиотеке государственных организаций высшего и послевузовского образования суммарный и индивидуальный учет фонда ведется структурным подразделением, занимающимся комплектованием, учетом и обработкой документов, поступающих в общий фонд библиотеки.

52. Государственные организации образования производят списание с баланса изданий и материалов из библиотечных фондов в установленном законодательством порядке.

53. Документы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной, либо полной утратой потребительских свойств.

54. Выявление и отбор документов для исключения из фондов библиотек производится не реже одного раза в год, на основании планомерного изучения состава и использования фондов.

55. Выбывающие документы исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки, либо реализации.

56. Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам:

1) непрофильность;

2) излишняя дублетность;

3) ветхость;

4) дефектность;

5) утрата;

6) устаревшие по содержанию.

57. В библиотеках государственных общеобразовательных школ фонд школьных учебников учитывается и хранится отдельно от основного библиотечного фонда. Стоимостный учет библиотечного фонда школьных учебников ведется бухгалтерией, обслуживающей данную школу.

58. Пришедшие в негодность учебники списываются по акту комиссией, в состав которой входят:

1) представители администрации государственных организаций образования;

2) сотрудники библиотеки;

3) бухгалтер государственной организации образования.

59. В государственных общеобразовательных школах учебники полностью исключаются из фонда библиотеки согласно циклу фондирования.

60. Обязательной плановой проверке подлежат все виды документов, включая аудиовизуальные документы, электронные издания, которым присвоен инвентарный номер.

61. Проверка наличия документов библиотечного фонда производится в обязательном порядке:

1) при смене материально-ответственного лица за сохранность фондов;

2) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

3) в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

4) при реорганизации или ликвидации библиотеки.

62. Для проведения проверок сохранности фонда руководителем государственной организации образования назначается комиссия, в состав которой входит представитель бухгалтерии.

63. Периодичность проверки фонда зависит от статуса библиотеки; объема, назначения и структуры фонда:

1) наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно;

2) редчайшие фонды – один раз в три года;

3) ценные фонды – один раз в пять лет;

4) фонды библиотек до ста тысяч учетных единиц – один раз в пять лет;

5) фонды библиотек от ста до двести тысяч учетных единиц – один раз в семь лет;

6) фонды библиотек от двести тысяч до одного миллиона учетных единиц – один раз в десять лет;

7) фонды библиотек свыше одного миллиона учетных единиц – поэтапно, в выборочном порядке, с завершением проверки всего фонда в течение пятнадцати лет.

64. Плановая проверка фонда библиотеки осуществляется поэтапно в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг) с определением сроков и количества планируемого объема работы.

65. Для электронных документов на переносимых носителях проверка осуществляется по единицам учета и хранения, а также с точки зрения сохранения изданием своей способности к функционированию. Для большинства CD-ROM применяется ручной просмотр, возможна проверка и по контрольным суммам.

66. Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям (количество файлов), а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе.

67. Для идентификации учета применяются стандартные программы проверки, охватывающие наибольшее число видов файлов.

68. Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета.

69. В случаях экстренной передачи проводят выборочную проверку наиболее ценных и редких изданий, дорогостоящих и дефицитных. Проверка всего библиотечного фонда или его части при смене заведующего библиотекой или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя) приравнивается к очередной проверке. Передача оформляется актом приема-передачи.

70. Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки, наличия документов библиотечного фонда и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.

71. В акте фиксируются сведения о количестве:

документов библиотечного фонда по данным учета;

документов, имеющихся в наличии;

документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине.

В акте указываются номер и дата акта о проведении предыдущей проверки.

72. При выявлении в процессе проверки фонда отсутствующих документов и невозможности установления виновных лиц убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

3. Использование фонда библиотек

73. Государственная организация образования обеспечивает свободный доступ каждого обучающегося к библиотечным фондам и информационным образовательным ресурсам.

74. Выдача учебников в библиотеках государственных общеобразовательных школ осуществляется ежегодно с первого августа до начала учебных занятий. Учебники выдаются на срок изучения соответствующего предмета – на учебный год или на несколько лет при обязательной перерегистрации в конце учебного года.

75. Выдача и своевременный возврат учебников в библиотеках государственных общеобразовательных школ учащимся первых-четвертых классов производится учителями, учащимся пятых-одиннадцатых (двеннадцатых) классов - классными руководителями или учителями по соответствующему предмету.

За каждый полученный учебник учащиеся основных и средних классов - расписываются на книжном формуляре, который сдается библиотекарю. Книжные формуляры с записями выданных учебников хранятся в читательских формулярах учащихся.

Сноска. Пункт 75 - в редакции приказа Министра образования и науки РК от 13.05.2021 № 211 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

76. При возвращении учебников в школьную библиотеку в конце учебного года библиотекари совместно с классными руководителями и учителями-предметниками просматривают возвращаемый учебник, оценивают его состояние, делая соответствующую пометку в учебнике в предназначенном для этого месте. При необходимости организуют работу по реставрации учебников и подготовке библиотечного фонда учебников к очередной выдаче, с привлечением учащихся.

77. При переводе учащегося общеобразовательной школы в другую школу учебники и другая литература из основного фонда остаются в библиотеке данного образовательного учреждения. В другой школе учащийся обеспечивается учебниками из резервного фонда.

78. Учебная литература из фонда библиотек государственной организации технического и профессионального, послесреднего образования, высшего и послевузовского образования выдается в зависимости от продолжительности курса - от одного семестра до одного академического года, в количестве, определенном в соответствии с учебными планами, программами. Другая литература выдается на срок, установленный администрацией библиотеки.

79. При окончании обучения в государственных организациях технического и профессионального, послесреднего образования, высшего и послевузовского образования, отчислении, переводе с одной формы обучения на другую, переводе с одного факультета на другой, оформлении академического отпуска, обучающийся возвращает в библиотеку числящиеся за ним издания, сдает читательский билет по месту выдачи и получает соответствующую отметку в обходном листе у ответственного лица библиотеки.

4. Сохранение фонда библиотек

80. Контроль за правильностью расстановки и физическим состоянием фонда осуществляется постоянно, в часы внутренней работы и в санитарные дни.

81. В целях обеспечения сохранности библиотечного фонда библиотеки осуществляется суммарный и индивидуальный учет изданий и материалов.

82. Не допускается вход в отделы-фондодержатели посторонних лиц.

83. В библиотеку государственных общеобразовательных школ и организаций технического и профессионального, послесреднего образования, высшего и послевузовского образования читатели допускаются только во время обслуживания и в присутствии библиотекаря.

84. В государственных организациях технического и профессионального, послесреднего образования, высшего и послевузовского образования библиотеки обеспечиваются контрольно-пропускным режимом за выносом изданий и материалов.

85. Библиотека обеспечивает организацию работ по реставрации и текущему ремонту изданий.

86. Запрещается изменение и исправление инвентарных номеров, присвоенных изданиям и материалам.

87. В случаях смены материально ответственного лица за сохранность библиотечных фондов, выявления фактов недостачи документов, реорганизации и ликвидации библиотеки производится сверка библиотечного фонда.

88. Работники библиотеки обязаны соблюдать установленные правила учета, хранения и использования фонда и несут ответственность за нарушение этих правил.

89. Материальная ответственность руководителей государственных организаций образования и библиотекарей регулируется действующим законодательством.

On approval of the Rules for the formation, use and preservation of the library fund of state organizations of secondary, technical and professional, post-secondary education

Ruleson formation, use and preservation of the library fund of state educational organizations 1. General Provisions