Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысы. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2023 жылғы 11 қыркүйектегі № 780 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Үкіметінің 11.09.2023 № 780 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 1-1-тармағының 1) тармақшасына сәйкес Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

Ескерту. Кіріспе жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

1. Қоса беріліп отырған Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары бекітілсін.

2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі

Б. Сағынтаев

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысымен бекітілген

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Осы Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда (бұдан әрі – ұйымдар) құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану тәртібін белгілейді.

2. Ұйымда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін ұйымдастыруды, жүргізуді және жетілдіруді, әдістемелік басшылық жасауды және архив ісі мен басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган (бұдан әрі – уәкілетті орган) белгілеген құжаттармен жұмыс істеу тәртібінің сақталуын бақылауды басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі міндеттер мен функцияларды жүзеге асыруға арналған құрылымдық бөлімше (бұдан әрі – БҚҚ қызметі) жүзеге асырады. Бұл ретте бір құрылымдық бөлімшенің құрамында құпия емес және құпия іс қағаздарын жүргізуге тыйым салынады.

Ескерту. 2-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

3. Штаттық кестесінде БҚҚ қызметі көзделмеген ұйымда міндеттер жауапты лауазымды адамға жүктеледі.

4. Қағидалар Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиясын қамтитын мәліметтерден тұратын құжаттарға қолданылмайды.

Заңды тұлғалар, мемлекеттік органдар немесе лауазымды адамдар үшін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін жасау жөніндегі жұмыс (жасау, тіркеу, беру, сақтау, жою тәртібі), мемлекеттік құпияны құрайтын мәліметтерді қамтитын электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңба жабық кілтінің құпиялылық режимін және сақталуын қамтамасыз ету тәртібі мемлекеттік құпияны қорғау саласындағы нормативтік құқықтық актілерде айқындалады.

Мемлекеттік органдардың "Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар таратылуы шектелген электрондық құжаттармен жұмыс істеу тәртібі Қазақстан Республикасы Үкіметінің "Қазақстан Республикасында ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі кейбір шаралар туралы" 2004 жылғы 14 қыркүйектегі № 965 және "Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларын бекіту туралы" 2022 жылғы 24 маусымдағы № 429 қаулыларында айқындалған.

Арнаулы мемлекеттік органдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану ерекшелігін олардың басшылары айқындайды.

Ескерту. 4-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

5. Осы қағидаларда мынадай ұғымдар пайдаланылады:

1) абзац – бөліктің бас әріппен басталатын бірінші абзацын қоспағанда, мәтіннің мағыналық жағынан тұтас, бірінші жолда абзацпен бөлініп көрсетілетін және кіші әріппен басталатын бөлігі (абзацтар (бөліктің бірінші және соңғы абзацтарынан басқасы) нүктелі үтірмен аяқталады);

2) ақпаратты криптографиялық қорғау құралы (бұдан әрі – АКҚҚ) – криптографиялық түрлендіру алгоритмін, шифрлау кілтін жасауды, қалыптастыруды, бөлуді немесе басқаруды іске асыратын бағдарламалық қамтылым немесе бағдарламалық-аппараттық кешен;

3) кілттік ақпаратты жеткізгіш – арнайы жеткізгіш, онда электрондық цифрлық қолтаңбаның сақталатын жабық кілтін қорғау үшін 1073-2007 "Ақпаратты криптографикалық қорғау құралы. Жалпы техникалық талаптар" (3-деңгей) Қазақстан Республикасы ұлттық стандартының талаптарына сәйкес сертификаты бар АКҚҚ пайдаланылады;

4) Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының куәландырушы орталығы (бұдан әрі – МО КО) – Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының ақпараттық жүйесінде және өзге де мемлекеттік ақпараттық ресурсында мемлекеттік органдарға, мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарына қызмет көрсететін куәландырушы орталық;

5) Қазақстан Республикасының ұлттық куәландырушы орталығы – мемлекеттік және мемлекеттік емес ақпараттық жүйеде электрондық құжаттарды қалыптастыру үшін электрондық цифрлық қолтаңба құралдары мен заңды және жеке тұлғаларға тіркеу куәлігін ұсынатын куәландырушы орталық;

6) қалатын құжат (хат) көшірмесі – автор ұйымның ісінде қалатын шығыс құжатының данасы;

7) электрондық құжат көшірмесі – түпнұсқа құжат түрін және ақпаратын (дерегін) электрондық-цифрлық нысанда толық көрсететін құжат;

8) нормативтік-анықтамалық ақпарат – нормативтік құжаттарға негізделген және құжаттың әртүрлі сипаттамасын айқындау үшін пайдаланылатын ақпарат (жіктеуіш, анықтамалық, тізбе және басқа);

9) тіркеу куәлігін иеленуші – атына тіркеу куәлігі берілген, тіркеу куәлігінде көрсетілген ашық кілтке сәйкес келетін жабық кілтті заңды түрде иеленуші жеке немесе заңды тұлға;

10) электрондық ақпараттық ресурс – электрондық жеткізгіште және ақпараттандыру объектілерінде қамтылған электрондық-цифрлық нысандағы ақпарат;

11) ақпараттандыру объектілерін қорғау – ақпараттандыру объектілерінің сақталуына, оларға заңсыз және (немесе) әдейі жасалмаған қол жеткізуді және (немесе) ықпал етуді болғызбауға бағытталған құқықтық, ұйымдастырушылық және техникалық іс-шаралар кешенін іске асыру;

12) электрондық құжат – ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат;

13) электрондық құжат айналымы – мемлекеттік органдар, жеке және заңды тұлғалар арасында электрондық құжат алмасу;

14) электрондық құжат айналымы жүйесі – қатысушылар арасындағы қатынас "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Қазақстан Республикасының Заңында және Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерінде реттелетін электрондық құжат алмасу жүйесі (бұдан әрі – ЭҚЖ);

15) ЭҚЖ-ға қатысушы – электрондық құжатты жинау, өңдеу, сақтау, беру, іздеу және тарату процесіне қатысатын жеке немесе заңды тұлға, мемлекеттік орган немесе лауазымды адам;

16) электрондық құжаттың қағаз көшірмесі – ақпаратты (деректеме мәліметтерін) электрондық түпнұсқадан шығару арқылы алынған, электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін пайдаланып жасалған электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған, түпнұсқа электрондық құжаттағы ақпаратты және барлық деректемесін немесе олардың бір бөлігін толық сипаттайтын осы құжатты растауға өкілеттігі бар адам растаған қағаз жеткізгіштегі құжат;

17) электрондық құжаттың түпнұсқасы – электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін пайдаланып жасалған электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған (қол қойылған), бастапқыда электрондық құжат форматында қалыптастырылған және қағазда бастапқы түпнұсқасы жоқ құжат;

18) электрондық тіркеу-бақылау карточкасы – электрондық құжат деректемесін тіркейтін белгіленген нысан бойынша құжат туралы есепке алу деректері бар электрондық құжат;

19) электрондық құжат форматы – электрондық хабарламаның мазмұнды бөлігінің құрылымы, оның негізінде электрондық құжат жасалады;

20) электрондық цифрлық қолтаңба құралдары – электрондық цифрлық қолтаңбаны жасау және түпнұсқалығын тексеру үшін пайдаланылатын бағдарламалық және техникалық құралдар жиынтығы;

21) метадеректер – электрондық құжаттың мән-мәтінін, мазмұны мен құрылымын сипаттайтын, оны сәйкестендіру және іздеу үшін арналған құрылымдалған деректер, сондай-ақ құжаттың барлық қолданыс циклінде басқару процесі;

22) электрондық жеткізгіш – ақпаратты электрондық нысанда сақтау, сондай-ақ оны техникалық құралдар арқылы жазу немесе жаңғырту үшін арналған материалдық жеткізгіш;

23) электрондық іс – жинақтау процесінде логикалық түрде біріктірілген электрондық құжатты және ондағы метадеректерді дербес сақтау бірлігі;

24) электрондық құжаттың (істің) ақпараттық пакеті – желілік коммуникация немесе телекоммуникация арқылы біртұтас құжат ретінде берілетін белгілі бір құрылымның ақпараттық объектісі;

25) құжат бланкі – ресми жазбаша құжаттың авторын сәйкестендіретін деректеме жинағы;

26) электрондық архивтің ақпараттық жүйесі (бұдан әрі – ЭА АЖ) – ақпараттық өзара іс-қимыл арқылы белгілі бір технологиялық әрекетті іске асыратын және басқарманың архив ісі мен құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы нақты функционалдық міндеттерді шешу үшін арналған ақпараттық-коммуникациялық технологияның, қызмет көрсетуші персоналдың және техникалық құжаттаманың ұйымдық тұрғыдан ретке келтірілген жиынтығы.

Ескерту. 5-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

2-тарау. Құжаттама жасау, құжаттарды дайындау және ресімдеу тәртібі

1-параграф. Құжаттама жасау тәртібі және құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар

6. Қазақстан Республикасы мемлекеттiк ұйымдарының және жергiлiктi өзiн-өзi басқару органдарының жұмыс және iс қағаздарын жүргiзу тiлi қазақ тiлі болып табылады, қазақ тiлiмен тең орыс тiлi ресми түрде қолданылады.

Мемлекеттiк емес ұйымдардың жұмысында қазақ тiлі және қажет болған кезде басқа тiлдер қолданылады.

7. Қағаз жеткізгіштегі құжат А4 (2010 х 297 миллиметр (бұдан әрі – мм), А5 (148 х 210 мм) форматындағы таза ақ қағаз парақта жасалады және жиегі кемінде:

1) сол жағы – 20 мм;

2) оң жағы – 10 мм;

3) жоғарғы жағы – 10 мм;

4) төменгі жағы – 10 мм.

Екі жақты басып шығару үшін құжат парағының сыртқы жағының жиегі:

1) сол жағы – 10 мм;

2) оң жағы – 20 мм;

3) жоғарғы жағы – 10 мм;

4) төменгі жағы – 10 мм.

Электрондық форматтағы құжат осыған ұқсас жасалады.

Ескерту. 7-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

8. Құжатты қағаз жеткізгіште ресімдеу кезінде құжаттың бланкілері пайдаланылады. Құжат бланкілеріндегі деректемелер осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес құжат деректемесінің орналасу схемасына сәйкес белгілі бір ретпен орналасады. Қағаз жеткізгіштегі құжат бланкілері мен бланкілердің электрондық шаблоны деректемелер құрамы, олардың орналасу тәртібі, қаріп гарнитурасы бойынша бірдей.

Құжаттар бланкісінің электрондық шаблоны рұқсат етілмеген өзгеріс енгізуден қорғалған.

Ескерту. 8-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

9. Ұйымдарда құжаттардың мынадай бланкілері қолданылады:

1) осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым хатының бланкісі;

2) осы Қағидаларға 3-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым құжатының нақты түрінің бланкісі;

3) осы Қағидаларға 4-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйымның жалпы бланкісі.

Ұйымның жалпы бланкісі құжаттың кез келген түрін әзірлеу үшін пайдаланылады.

10. Қағаз жеткізгіштегі құжаттың бланкілері жедел полиграфия құралдарының көмегімен баспаханалық тәсілмен дайындалады немесе тікелей құжат жасау кезінде электрондық форматта шығарылады.

Ескерту. 10-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

11. Мемлекеттік ұйымдардың Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген құжатының қағаздағы бланкілері есепке алынуға тиіс, ол үшін құжат бланкісінің әрбір данасының оң жақ төменгі бұрышына типографиялық тәсілмен немесе нумератормен оның нөмірі, қажет болған кезде сериясы қойылады. Электрондық бланкілер есепке алынбайды.

Ескерту. 11-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

12. Құжаттардың бланкілері қатаң түрде мақсаты бойынша пайдаланылады және ұйым басшының тиісті рұқсатынсыз басқа ұйымдарға немесе адамдарға берілмейді.

13. Қағаз жеткізгіштегі құжат ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдаланып, ұйым бланкісін пайдаланбай сол жақ жоғарғы бұрышына оның бедерін қою не мынадай деректемелерді міндетті түрде ресімдеу арқылы жасалады:

1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері;

2) хатты қоспағанда, құжат түрінің атауы;

3) құжаттың датасы;

4) құжаттың тіркеу нөмірі (индексі);

5) құжатқа қол қойған адамның лауазымының атауы, қолы және қолының толық жазылуы;

6) егер осы заңды тұлғаның Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрі болуға тиіс болса, ұйым мөрінің бедері.

Ескерту. 13-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

14. Өкімдік құжатты қоспағанда, қағаз жеткізгіштегі ішкі құжат ақ қағаз парақта жасалады.

Ескерту. 14-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

15. Құжатты бір бланкіде екі және одан да көп тілде ресімдеуге жол берілмейді.

Қазақ тіліндегі құжат және орыс немесе өзге тілде, сондай-ақ екі және одан көп тілде жасалатын теңтүпнұсқалы құжаттың әрқайсысы жеке бланкiде (жеке парақтарда) басып шығарылады және бірыңғай деректемелермен ресімделеді.

Әртүрлі тілдегі құжаттар, бір-біріне теңтүпнұсқалы болуға тиіс, оларға бірыңғай шығыс деректемелері беріледі.

Қағаз жеткізгіштегі құжат парақтары (бланкілер және оларға қосымшалар) парақ ортасында жоғарғы жағында біртұтас нөмірмен нөмірленеді. Бұл ретте құжат "2" деген реттік нөмірмен 2-парақтан бастап нөмірленеді.

Ескерту. 15-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

2-параграф. Құжаттың деректемелерін ресімдеу тәртібі

16. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мемлекеттік ұйымның құжат бланкісінде бейнеленеді.

17. Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бланкіге ұйымның құрылтай құжаттарына сәйкес бейнеленеді.

Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіде орналастырылмайды.

18. Ұйым (оның ішінде филиал, өкілдік) атауы құрылтай құжаттарына сәйкес ұйымдық-құқықтық нысаны көрсетілген атауды қамтиды.

Ұйымның (оның ішінде филиалдың, өкілдіктің) қысқартылған атауы тек ол құрылтай құжаттарында бекітілген жағдайда келтіріледі және толық атауынан төмен жақша ішінде орналастырылады.

Дәрежесі тең екі және одан көп ұйым әзірлеген бірлескен құжатты ресімдеу кезінде ұйымдардың ресми атауы ұйымдар атауының әліпбилік ретпен орналастырылады.

Екі және одан да көп ұйым әзірлеген бірлескен құжатты ресiмдеу кезінде атау ұйымдар иерархиясына сәйкес орналастырылады.

Қағаз жеткізгіштегі бірлескен құжатта мөр бедерін Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрдің болуы міндетті болып табылатын ұйым қояды.

Ескерту. 18-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

19. Құрылымдық бөлімшенің атауы ол құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетіледі және ұйым атауынан төмен орналастырылады.

20. Құжат түрінің атауы бас әріптермен қалың қаріппен басылып шығарылады.

21. Құжатқа қол қойылған (бекітілген) дата немесе құжатта тіркелген оқиғаның датасы құжаттың датасы болып табылады.

Құжаттың датасын құжатқа қол қоюшы немесе бекітуші лауазымды адам қояды. Электрондық құжат айналымы үшін датаны жүйенің немесе уәкілетті адамның қолдан қоюына жол беріледі.

Ұйым ішінде құжаттың өтуі мен орындалуына (таныстырылуына) байланысты қызметтік белгілерге дата мен қол қойылады.

Құжат датасы:

1) құқықтық актілерде, хаттамаларда, банктік, қаржылық, бухгалтерлік құжаттарда және жеке және заңды тұлғалардың құқықтары мен мүдделерін қозғайтын құжаттарда сөз-сан тәсілімен жыл, айдың күні араб цифрларымен, ай – сөзбен;

2)басқа құжаттарда – цифрлық тәсілмен айдың күні мен ай – екі араб цифрымен, жыл төрт араб цифрымен нүкте арқылы бөлініп ресімделеді.

22. Құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің индексінен, тіркеу-бақылау нысанындағы (бұдан әрі – ТБН) құжаттың реттік нөмірінен тұрады. Ұйымның қалауы бойынша тіркеу нөміріне (индекске) қосымша элементтер қосылады.

Екі және одан көп ұйым жасаған құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) құжатта авторларды көрсету тәртібінде қисық сызық арқылы қойылатын осы әрбір ұйымның тіркеу нөмірінен (индексінен) тұрады.

Құжаттың резервтік тіркеу нөмірін (индексті) қалдыруға жол берілмейді.

Электрондық құжат айналымы жүйесінде біртұтас нөмірлеуге жол беріледі.

Ескерту. 22-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

22-1. "Электрондық өтініштер" ақпараттық талдау жүйесінде адамдардың жолданымына, хабарламасына, сұрау салуына, үн қосуы мен ұсынысына тіркеу нөмірін (индексін) беру автоматты түрде жасалады және әріптік индекстен, сондай-ақ тіркеу жылын және сегіз белгіден тұратын біртұтас нөмірді қамтитын бірегей нөмірден тұрады.

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар арасында жолданымды, хабарламаны, сұрау салуды, пікір мен ұсынысты қайта жіберу, сондай-ақ өтініш берушіге жауап жіберу кезінде құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) өзгермейді.

Өтініш берушіге жауапты ресімдеу, сондай-ақ құжатты архивке жіберу кезінде құжаттың электрондық тіркеу-бақылау карточкасында номенклатуралық істің коды автоматты түрде қойылады, ол:

ұйымдардың бірыңғай жүйесіндегі ұйымның индексін;

ұйымның құрылымдық бөлімшенің индексін;

адамдардың өтініші, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы бойынша номенклатуралық іс индексін қамтиды.

Ескерту. Қағидалар 22-1-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

23. Кіріс құжатының тіркеу нөміріне (индексіне) және датасына жасалған сілтемеде жауап беріліп отырған құжаттың тіркеу нөмірі мен датасы көрсетіледі.

24. Құжат жасалған немесе басып шығарылған жер қабылданған әкімшілік-аумақтық бөлуге сәйкес көрсетіледі және ол жалпыға бірдей қысқартуларды ғана қамтиды.

Құжат жасалған немесе басып шығарылған жер құжат авторы – ұйым орналасқан жер болып табылатын елді мекеннің атауына сәйкес ресімделеді.

25. Құжаттар ұйымдарға, олардың құрылымдық бөлімшелеріне, лауазымды немесе жеке тұлғалардың атына жолданады.

"Адресат" деген деректеме кіші әріптермен, қою қаріппен ресімделеді. Ұйымның, оның құрылымдық бөлімшелерінің атауы атау септігінде, құжат жіберіліп жатқан адамның лауазымы, тегі барыс септігінде жазылады.

Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде ұйымның атауы адресат лауазымының құрамына кіреді.

Құжатты жеке тұлғаға жолдаған кезде алушының есімінің инициалы мен тегі, пошталық мекенжайы көрсетіледі.

Ұйым ішінде хат алмасу кезінде лауазымды адамның есімінің инициалы мен тегін тек барыс септігінде көрсетуге жол беріледі.

Егер құжат бірнеше ұйымға жіберілетін болса, олар жалпыланып көрсетіледі.

Бір құжатта төрттен аспайтын адресат ресімделеді. Адресаттың саны көп болған кезде құжатты тарату тізімі (тізілімі) жасалады. "Адресат" деген деректемеде "Түпнұсқа" және "Көшірме" деген сөздер пайдаланылмайды.

Құжатты тұрақты емес адресатқа жіберген кезде "Адресат" деген деректеме құрамына орындаушы ресімдейтін пошталық мекенжай кіреді. Пошталық мекенжай элементтері "Пошта туралы" Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес дәйектілікпен көрсетіледі.

Ескерту. 25-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

26. Құжат мәтінінің тақырыбы, құжаттың сол жақ жиегінің шетінен, қалың қаріппен, сөздер тасымалданбай ресімделеді және әр жолда 35 белгіден аспайды. Құжаттарда тақырыптың көлемі 5 жолдан асқан кезде тақырыпты құжаттың ортасында ресімдеуге жол беріледі. Тақырыптың соңынан нүкте қойылмайды.

Құжат мәтінінің тақырыбы құжат түрінің атауына және оның мазмұнына сәйкес тұжырымдалады.

10 жолдан аз мәтінге, сондай-ақ А5 форматтағы бланкіде жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.

27. Қағаз жеткізгіштегі құжат үшін ұйым мөрінің бедері лауазымды адамның құжаттағы қолының түпнұсқалығын куәландырады. Ұйым мөрінің бедері құжатқа қол қойған адам лауазымының атауынан кейін оның жеке қолтаңбасы көрінетіндей қойылады.

Бұл талап Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрі болуы міндетті емес ұйымдарға қолданылмайды.

Ескерту. 27-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

28. Құжаттың мәтіні сауалнама, диаграмма, кесте, байланысты мәтін немесе көрсетілген нысандардың үйлесімі ретінде ресімделеді.

29. Егер құжатта тармақтар қамтылса, онда тармақтар құжатта қисынды дәйектілікпен, мәселені шешу кезеңінің хронологиясын ескере отырып орналастырылады. Көлемі жағынан ауқымды құжаттардың мазмұны жағынан жақын тармақтары – тарауларға, бірнеше тараулар – бөлімдерге, ал бөлімдер – бөліктерге біріктіріледі. Көлемі жағынан ауқымды тараулар – параграфтарға, бөлімдер – кіші бөлімдерге бөлінеді.

Тармақтар тармақшаларға бөлінуі мүмкін. Тармақтар мен тармақшалардың ішінде абзацтармен бөлінетін бөліктер болуы мүмкін.

Құжаттардың тармақтары, параграфтары, тараулары, бөлімдері және бөліктері нүкте арқылы араб сандарымен мынадай түрде нөмірленеді – 1., 2., 3. және одан әрі.

Тармақтағы тармақшалардың нөмірлері жақша арқылы бөлініп, араб цифрларымен мынадай түрде белгіленеді: 1), 2), 3) және одан әрі.

Тармақтардың, тараулардың және бөлімдердің нөмірленуі тізбекті, ал тармақ ішінде тармақшалардың, параграф ішінде тараулардың, бөлім ішінде кіші бөлімдердің нөмірлері дербес жүргізіледі.

Абзацтарды дефиспен немесе басқа да белгілермен белгілеуге рұқсат етілмейді.

30. Құжат мәтіні жазу машинкасында бір жарым жоларалық интервал арқылы немесе компьютер техникасының құрылғыларының көмегімен мөлшері 14 Тіmеs New Roman (Таймс Нью Роман) қарпімен немесе Arial жоларалық бір интервал арқылы басылады. Жекелеген жағдайларда, сондай-ақ кестелерді, қосымшаларды, орындаушы туралы белгіні, ескертпелерді ресімдеген кезде қаріп мөлшері мен жоларалық интервалды өзгертуге болады.

Құжатты екі және одан да көп парақта ресімдеген кезде екінші және одан кейінгі парақтар нөмірленеді. Нөмірлер араб цифрларымен парақтың жоғарғы жиегінің ортасына тыныс белгісінсіз қойылады.

Құжаттың мәтінінде аталған қосымшаның бар екендігі туралы белгіде парақтардың, даналарының саны, орындалған тілі көрсетіледі. Құжат мәтінінде аталмаған қосымшаның бар екендігі туралы белгіде оның атауы, сондай-ақ болған жағдайда датасы және тіркеу нөмірі (индексі) қосымша көрсетіледі. Екі немесе одан да көп қосымша болған кезде олар нөмірленеді. Электрондық құжат айналымы үшін даналар санын көрсету талап етілмейді.

Егер құжатқа қосымша кітапшаланса, онда даналар саны көрсетіледі.

Егер құжатқа қосымшалары бар басқа құжат қоса берілсе, онда қосымшаның бар екендігі туралы белгіде осы құжаттың деректемелері және парақтардың жалпы саны көрсетіледі. Мысалы, "Қосымша: Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің 2014 жылғы 15 қазандағы № 3-5/151 хаты және оған қосымша, барлығы 7 парақта, қазақ тілінде".

Егер қосымша құжатта көрсетілген адресаттардың барлығына жолданбаса, онда оның бар екендігі туралы белгіде оның қандай адресатқа жіберілгені көрсетіледі.

31. Қағаз тасығыштағы құжатта қойылған қолда:

1) құжатқа қол қойған адамның лауазымының атауы, құрылымдық бөлімшенің немесе ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде ресімделмеген болса);

2) адамның жеке қолы және қойылған қолдың толық жазылуы (есімінің инициалы мен тегі) қамтылады.

Құжатқа жарыққа төзімді сиямен қол қойылады. Құжаттың түпнұсқасына факсимиле қою арқылы қол қоюға рұқсат етілмейді.

Ұйым құжаттарына қол қою құқығы Қазақстан Республикасының заңнамасына, ұйымның құрылтай құжаттарына, ұйым басшысының өкілеттіктерін беру туралы өкімдік құжаттарға немесе ұйым атынан белгілі бір іс-қимылдарды орындауға сенімхаттарға сәйкес айқындалады.

Электрондық құжат осы құжатқа қол қоюға өкілеттілігі бар адамның электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылады.

Құжаттың (хаттың) қалатын көшірмесіне қол қойылуға тиіс. Құжаттың (хаттың) қалатын көшірмесін құжаттың көшірмесімен алмастыруға жол берілмейді. Құжатқа лауазымдары тең екі және одан да көп адам қол қойған кезде олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атауларының әліпбилік ретімен орналастырылады.

Құжатқа бірнеше лауазымды адам қол қойған кезде олардың қойған қолдары лауазымдар иерархиясының кішіреюіне сәйкес бірінің астына бірі орналастырылады.

Комиссия жасаған құжатта құжатқа қол қойған адамдар лауазымдарының атауы емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.

Ұйымның алқа органдарының (алқалар, кеңестер, мәслихаттар, басқармалар) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етуші және жазба жүргізуші адам) қол қояды. Ұйымның және оның құрылымдық бөлімшелерінің аппараттық (жедел) кеңестерінің хаттамаларына төрағалық етуші адам қол қояды.

Егер құжаттың жобасында көрсетілген лауазымды адам болмаса, құжат оның міндетін атқарушы лауазымды адамның атына қайта ресімделуге тиіс. Құжатқа "үшін" көмекші сөзін қосу немесе лауазым атауының алдына қиғаш сызық қою арқылы қол қоюға жол берілмейді.

32. Құжат жобасын келісу құжатқа қолбелгімен (ішкі келісу) немесе келісу грифімен (сырттай келісу немесе ұйымның консультативтік-кеңесші және қоғамдық органдарымен келісу) ресімделеді. Электрондық құжат үшін келісу электрондық цифрлық қолтаңба арқылы жүргізіледі.

Ішкі келісу кезінде құжатқа орындаушы (жауапты орындаушы), бөлімшесінің басшысы, басқа да мүдделі лауазымды адамдар, міндеттерді бөлуге сәйкес ұйым басшысының орынбасары қолбелгі қояды.

Қолбелгі ұйымда қалатын қағаз жеткізгіштегі құжаттың данасында беткі жағында қолтаңбадан төмен қойылады. Өкімдік құжат жобаларының бірінші данасында қолбелгі қойылады. Өкімдік құжат жобаларының соңғы парағының сыртқы жағында қолбелгі қоюға жол беріледі.

Қолбелгі қолбелгі қоюшының қолын, датасын, қолтаңбаның толық жазылуын (есімінің инициалын, тегін), қолбелгі қоюшы адам лауазымының атауын қамтиды. Құжат жобасына ескертулер, ерекше пікірлер мен толықтырулар жеке парақта ресімделеді, бұл туралы құжат жобасында тиісті белгі қойылады.

Құжатты сырттай келісу кіші әріптермен келісу грифімен ресімделеді, ол құжаттың соңғы парағының сол жақ төменгі бұрышына орналастырылады және "Келісілді" деген сөзден, сондай-ақ құжат келісілетін адам лауазымының атауынан (ұйымның атауын қоса алғанда), жеке қолтаңбадан және оның толық жазылуынан (есімінің инициалы мен тегі), келісу датасынан тұрады.

Құжатты лауазымы тең екі және одан да көп адам келіскен кезде келісу грифі ұйымдардың ресми атауының әліпбилік ретімен бір деңгейде орналастырылады. Құжатты бірнеше лауазымды адам келіскен кезде келісу грифі лауазымдардың қызметтік иерархиясының төмендеуіне сәйкес орналастырылады.

Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу грифінде құжат түрі көмектес септігінде, ұйымның атауы табыс септігінде, құжаттың датасы мен нөмірі (индексі) көрсетіледі.

Құжатты бірнеше ұйыммен сырттай келісу осы Қағидаларға 5-қосымшаға сәйкес нысан бойынша келісу парағымен ресімделеді.

Құжат жобасын электрондық форматта келісу ЭҚЖ-да не ақпараттық жүйе (бұдан әрі – АЖ) арналары арқылы жүзеге асырылады.

Ұйымда ЭҚЖ болған кезде құжат жобаларын келісу құжат жобаларын келісуші ретінде белгіленген адамдарға жолдау және келісу нәтижесін ЭҚЖ-да ресімдеу арқылы автоматты режимде жүзеге асырылады.

Келісу рәсімі аяқталғаннан кейін (құжаттың қағаздағы жеткізгіштегі түпнұсқасы жасалған кезде) ЭҚЖ-дан келісу парағы басып шығарылады, құжат жобасына қоса беріледі және ұйымның басшысына (өзге де уәкілетті адамға) қол қоюға ұсынылады.

ЭҚЖ арқылы жасалатын, сақталатын және пайдаланылатын ішкі құжаттарды келісу электронды түрде ЭҚЖ-де жүргізіледі.

Қағаз жеткізгіште жасалған ішкі құжат жобаларын келісу кезінде қолбелгі тікелей құжат жобасына АЖ-да қойылады.

Ескерту. 32-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

33. Құжатты бекіту грифі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышында орналастырылады және кіші әріптермен ресімделеді.

Құжатты нақты лауазымды адам бекіткен кезде бекіту грифі мынадай элементтерден: "Бекітемін" деген сөзден, лауазымның атауынан, қолтаңбасынан, қолтаңбасының толық жазылуынан және бекіту датасынан тұрады.

Құжатты лауазымы тең екі немесе одан көп адам бекіткен кезде бекіту грифі ұйымдар атауының әліпбилік ретінде бір деңгейде орналастырылады.

Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекітілген кезде бекіту грифі "Бекітілді" деген сөзден, көмектес септігіндегі өкімдік құжат түрінен, оның датасы мен нөмірінен тұрады.

Ескерту. 33-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

34. Қарар құжаттың бірінші парағының жоғарғы бөлігінде, мәтіннен бос орында орналастырылады. Қарардың құрамына орындаушының (орындаушылардың) есімінің инициал(дар)ы, тегі (тектері), тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындау мерзімі, қарар авторының қолы және датасы кіреді.

Қарар қойған адамның қолының астына кіріс тіркеу нөмірін (индексін), түскен датасын және қарар тиесілі болатын құжаттың деректемелері туралы белгілерді (авторды, құжаттың шығыс нөмірі мен күні) көрсете отырып, қарарды жеке бланкiде (фишкада) ресімдеуге жол беріледі. Басқа ұйымдарға жолданатын қарарлар түріндегі тапсырмаларды БҚҚ қызметі тіркейді.

Тапсырылатын іс-қимылдарға қосымша нұсқауларды талап етпейтін және белгіленген орындау мерзімдері бар құжаттарда, қарарда орындаушы, қарар авторының қолы, дата көрсетіледі.

Тапсырма екі және одан да көп адамға берілген жағдайда, қарардың өзінде өзгеше белгіленбесе, тапсырмадағы бірінші болып көрсетілген адам негізгі орындаушы болып табылады.

35. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі "Бақылау", "Бақылауға алынды" деген сөздермен немесе мөртабандармен белгіленеді және құжаттың бірінші парағының сол жақ жоғарғы жағында мәтіндік жиектің шегінен тыс жерге қойылады.

36. Құжат көшірмесінің түпнұсқамен сәйкестігін куәландыру үшін "Қолы" деген деректеменің төменгі жағына "Көшірмесі дұрыс" (тырнақшасыз) деген куәландыру жазбасы, көшірмені куәландырған адамның лауазымының атауы, жеке қолы, қол қойған адам қолының толық жазылуы (есімінің инициалы мен тегі), ұйым мөрінің бедері (бар болса), куәландыру датасы қойылады.

37. Электрондық құжаттың қағаз көшірмесі бастапқы құжаттың электрондық құжат болып табылатынын және электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің оң нәтижесі алынғанын көрсете отырып куәландырылады. Электрондық құжаттың қағаз тасығыштағы көшірмесін куәландыру және электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерудің нәтижесі туралы ақпаратты белгілеу үшін "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі айқындалды) деген мәтіні бар және парақтардың саны мен куәландырушы адамның қолтаңбасына арналған жолдар көрсетілген (үшбұрыш нысанындағы) мөртабан пайдаланылады.

38. Құжаттың электрондық көшірмесін:

1) орындаушы – электрондық құжаттың жобасын жасау кезінде қағаз тасығыштағы қосымша құжаттар салынған жағдайда;

2) мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкері – қағаз тасығышта ғана түскен құжатты тіркеу кезінде куәландырады.

ЭҚЖ арқылы жасалған электрондық құжаттың қағаз көшірмесін бекіту өкілеттігі мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкерлерінде және пошта операторында болады.

Электрондық құжаттың қағаз көшірмесі:

1) құжаттың мәтінін;

2) электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің нәтижелері көрсетілген "Электрондық құжаттың көшірмесі" деген міндетті белгіні;

3) өзі алынған ақпараттық жүйенің атауын;

4) қағаз көшірменің жасалған күнін;

5) "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі айқындалды) деген мәтіні бар мөртабанды, парақтардың санын және куәландырушының қолтаңбасын қамтиды.

39. Құжаттың орындаушысы туралы белгі "Орынд." деген қысқартылған сөзді, құжатты орындаушы есімінің инициалы мен тегін, телефон нөмірін, оның ішінде ішкі нөмірін, электрондық поштасының мекенжайын (бар болса) қамтиды және ол құжаттың соңғы парағының беткі немесе сыртқы жағының төменгі сол жақ бұрышында орналастырылады.

40. Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі оның орындалғанын растайтын құжаттың нөмірі мен датасына сілтемені (мұндай құжат болмаған жағдайда – орындалуы туралы қысқаша мәліметтер), "Іске" деген сөзді, құжат сақталатын істің нөмірін қамтиды.

Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі құжаттың бірінші парағының беткі жағының төменгі жиегіне қойылады, оған орындаушы іске жолдаған күнін көрсете отырып қол қояды.

41. Қағаз тасығыштағы құжаттың электрондық көшірмесінің сәйкестендіргіші көмегімен құжат жасалған бағдарламалық қамтылымның атауын және нұсқасын қамтитын, құжаттың әрбір парағының беткі жағында қойылатын белгі (колонтитул) болып табылады.

42. Құжаттың ұйымға түскені туралы белгі құжаттың бірінші парағының беткі жағының оң жақ төменгі бұрышына қойылады және кіріс құжаттың реттік нөмірін мен түскен датасын (қажеттілігіне қарай – сағаты және минутын) қамтиды.

43. Электрондық құжат екі бөліктен тұрады: мазмұндық және деректемелік.

Электрондық құжаттың мазмұндық бөлігі мынадай форматтардағы бір немесе бірнеше файлдан тұрады.

1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG – графикалық формат;

2) RTF, DOCX – мәтіндік формат;

3) XLS, XLSX – кестелік формат;

4) PPT, PPTX – таныстырылымдар;

5) RAR, ZIP – архивтелген формат.

Қазақстан Республикасы Президентінің актілер жобаларының мазмұндық бөлігі тек PDF форматында ЭҚЖ-да қалыптастырылады.

Электрондық құжаттың мазмұндық бөлігінде мынадай деректемелер бар:

1) жөнелтуші ұйымның ресми атауы;

2) ұйым туралы анықтамалық деректер (заңды мекенжайы, телефоны, факсы, ұйымның электрондық мекенжайы (бар болса);

3) құжат түрінің атауы;

4) кіріс құжаттың тіркеу нөміріне және датасына сілтеме;

5) құжаттың жасалған немесе басып шығарылған орны;

6) адресат;

7) құжатты бекіту белгісі (бар болса);

8) мәтіннің тақырыбы (бар болса);

9) құжаттың мәтіні;

10) орындаушы туралы белгі (орындаушының тегі және телефоны) (Қазақстан Республикасының ұлттық қауіпсіздік органдарында орындаушының аты-жөні және телефоны көрсетіледі);

11) электрондық цифрлық қолтаңба.

Электрондық құжаттың деректемелік бөлігі электрондық тіркеу бақылау карточкасын (бұдан әрі – ЭТБК) жасау арқылы қалыптастырылады, онда мынадай деректемелер пайдаланылады:

1) құжат түрінің атауы;

2) құжаттың тіркеу нөмірі;

3) істер номенклатурасының индексі;

4) көмегімен құжат жасалған бағдарламалық қамтылымның атауы мен нұсқасы;

5) электрондық цифрлық қолтаңба;

6) мәселенің сипаты;

7) негізгі құжат пен қосымшалар парақтарының саны;

8) адресат мемлекеттік органның атауы (аумақтық органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық қауіпсіздік комитетінде бөлімшелердің атаулары кодтарға сәйкес көрсетіледі);

9) адресат лауазымының атауы (бар болса);

10) адресаттың тегі (бар болса);

11) орындаушының тегі (Қазақстан Республикасының ұлттық қауіпсіздік органдарында орындаушының аты-жөні көрсетіледі);

12) орындаушының телефон нөмірі;

13) бақылау туралы белгі;

14) құжаттың орындалуы және оны іске жіберу туралы белгі;

15) қағаз құжаттың түпнұсқасының, электрондық құжаттың қағаз көшірмесінің болуы немесе болмауы туралы белгі.

Қосымша деректемелерді пайдалану құжаттың түріне байланысты осы Қағидаларға сәйкес айқындалады.

Ескерту. 43-тармаққа өзгеріс енгізілді - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

44. Ұйымдар арасында электрондық құжат алмасу кезінде міндетті деректемелер тізбесі және электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалану тәртібі Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексіне сәйкес "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Қазақстан Республикасының Заңын, осы Қағидаларды сақтап, мәміленің жазбаша нысанында белгіленеді.

Ескерту. 44-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

45. Электрондық құжаттар ҚР СТ "Құжаттаманы басқару. Ұзақ мерзімді сақтауға арналған электрондық құжаттар файлдарының форматы. 1-бөлік. PDF 1.4. (PDF/А-1) пайдалану" мемлекеттік стандартына сәйкес сақтауға беріледі.

3-параграф. Бұйрықтарды дайындау және ресімдеу

46. Құқықтық сипаттағы, сондай-ақ ұйым қызметінің жедел, ұйымдастырушылық, кадрлық және басқа да мәселелері бойынша құқықтық сипаттағы шешімдер осы Қағидаларға 6-7-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша бұйрықпен ресімделеді.

Бұйрық деректемелері:

1) осы Қағидалар 16, 17-тармақтарының талаптарын ескеріп, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;

2) ұйымның ресми атауы;

3) құжат түрінің атауы;

4) бұйрық датасы;

5) бұйрықтың тіркеу нөмірі;

6) бұйрық шығарылған жер;

7) мәтін тақырыбы;

8) мәтін;

9) қолтаңба;

10) бұйрықты келісу туралы белгі;

11) егер осы ұйымда Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрі болуға тиіс болса, ұйым мөрінің бедері болып табылады.

Құрылымдық бөлімшелер ұйым басшысының, оның орынбасарының тапсырмалары негізінде не бастамашылық тәртіппен бұйрық жобаларын дайындайды және енгізеді. Кадр мәселелері жөніндегі бұйрық жобаларын Қазақстан Республикасының еңбек заңнамасына сәйкес кадр қызметі дайындайды.

Бұйрық жобаларына және олардың қосымшаларына орындаушы және оның тікелей және жетекшілік ететін басшылары, сондай-ақ бұйрық жобасында жобада көрсетілген мәселелер құзыретіне жататын міндеттер мен тапсырмалар көзделген құрылымдық бөлімшенің басшылары қолбелгі қояды.

Келісу кезінде бұйрық жобасы бойынша туындайтын келіспеушілік жобаға қоса берілетін анықтамада баяндалады. Егер келісу процесінде бұйрық жобасына қағидаттық сипаттағы өзгерістер енгізілсе, онда ол пысықталады және қайта келісуден өткізіледі.

Мемлекеттік органдардың бұйрығы қазақ тілінде әзірленеді және қабылданады, қажет болған кезде мүмкіндігінше басқа тілдерге аударуды қамтамасыз етіп, олар орыс тілінде әзірленуі мүмкін. Бұйрық парақтары мен оған қосымшалар әрбір парақтың жоғарғы жағының ортасында біртұтас нөмірмен нөмірленеді.

Бұйрық күнтізбелік жыл шегінде реттік нөмірмен нөмірленеді. Негізгі қызмет, жеке құрам бойынша бұйрық тиісті журналда (дерекқорда) жеке тіркеледі. Жеке құрам бойынша бұйрықтың реттік нөміріне дефис арқылы "ж/қ" немесе "к" литері қосылады.

Бұйрықтың көшірмелері немесе олардың көбейтілген данасы растау датасын көрсетіп мөрмен (болған кезде) расталады және орындаушы жасайтын және қол қоятын тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға жіберіледі.

Бұйрықтың мәтіні екі бөліктен тұрады: түсіндірме (кіріспе) және өкімдік.

Түсіндірме (кіріспе) бөлігінде бұйрықты шығаруға негіз болған мақсаттар мен міндеттер, фактілер мен оқиғалар баяндалады. Егер бұйрық басқа құжат негізінде шығарылса, онда түсіндірме бөлігінде осы құжаттың ілік септігіндегі атауы, оның авторы, датасы, нөмірі мен тақырыбы көрсетіледі. Егер кадр мәселелері жөніндегі бұйрық персоналдың орындаушылық тәртіпті бұзғаны үшін шығарылса, онда түсіндірме бөлігінде тәртіптік теріс қылықтың нақты жазылған мазмұны, сондай-ақ жауаптылыққа тарту үшін негіз болып табылатын актілердің нормалары мен талаптары көрсетіледі. Әділет органында тіркелген нормативтік құқықтық актіге сілтеме жасалған кезде оның нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде тіркелген нөмірі қосымша көрсетіледі.

Бұйрық жобаларындағы кіріспе "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен аяқталады, ол бас әріптермен, қою қаріппен жазылады. Оны басқа жолға тасымалдауға жол берілмейді.

Өкімдік бөлік әрбір іс-қимылдың орындаушысы мен орындау мерзімін көрсетіп, тапсырылатын іс-қимылды санамалаудан тұрады. Қажет болған кезде өкімдік бөлік тармақтарға, тармақшаларға және абзацтарға бөлінеді.

Біртекті сипаттағы іс-қимыл бір тармақта санамалануы мүмкін. Орындаушылар ретінде құрылымдық бөлімшелер немесе нақты лауазымды адамдар көрсетіледі. Бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелетін бөлімше немесе лауазымды адам туралы мәлімет өкімдік бөліктің соңғы тармағында көрсетіледі.

Қызметкерді кадр мәселелері жөніндегі бұйрықпен таныстыру "құжатты келісу туралы белгі" деген деректемеден төмен немесе бұйрықтың сыртқы жағында қойылатын қызметкердің қолтаңбасымен, тегімен және инициалдарымен куәландырылады.

Егер бұйрықта қосымша болған жағдайда бұйрықтың қосымшамен толықтырылатыны туралы мәтін енгізіледі. Бұйрыққа бір қосымша болған жағдайды қоспағанда, қосымшаларға сілтеме жасау кезінде актінің мәтінінде қосымшаларды атап өту тәртібінде берілетін қосымшалар нөмірлері көрсетіледі. Қосымшаға сілтеме қосымшаның атауына сәйкес келуге тиіс. "Құжатқа қосымшаның бар болуы туралы белгі" деген деректеме бұйрық мәтінінен кейін дербес ресімделмейді.

Егер бір парақтан тұратын бұйрық ұйымның бланкісінде ресімделсе, "қолтаңбасы" деген деректемеде құжатқа қол қоятын адам лауазымының толық атауы көрсетілмейді.

Бірлескен бұйрықтарда бірлесіп қол қоятын адамдар лауазымының толық атауы, тегі мен инициалдары көрсетіледі.

Ескерту. 46-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

4-параграф. Хаттаманы дайындау және ресімдеу тәртібі

47. Хаттама кеңес (отырыс, жиналыс) кезінде жазылған жазба, ұсынылған баяндау мен сөйлеген сөздер тезисі, анықтама, шешім жобалары және басқа да материалдар негізінде осы Қағидаларға 8-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жасалады.

Ұйым ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын хаттама бланкіде ресімделмейді.

Хаттама деректемелері:

1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы;

2) құжат түрінің атауы;

3) датасы;

4) хаттаманың тіркеу нөмірі;

5) хаттама шығарылған жер;

6) бекіту грифі (кейбір жағдайда);

7) хаттама тақырыбы;

8) мәтіні;

9) қолтаңбасы болып табылады.

Хаттамалар толық немесе қысқаша нысанда ресімделеді.

Хаттаманың толық мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі.

Кіріспе бөлігінде хаттаманың тақырыбынан кейін отырыс (жиналыс) төрағасы (төрағалық етуші) және хатшысы есімінің инициалы мен тегі, қатысушылардың тізімі көрсетіледі (қатысушылар саны 10 адамнан асса, қатысушылардың тізімі хаттамаға қосымшада ресімделеді).

Консультативтік-кеңесші орган отырысының хаттамасында қатысқан мүшелер тегі бойынша әліпбилік ретпен дербес санамаланады. Олардан кейін ұйымның атауы мен лауазымын көрсетіп, шақырылғандардың тегі жазылады.

Кіріспе бөлігі күн тәртібінің әрбір тармағы бойынша баяндаушыны (оның есімінің инициалын, тегін, лауазымын) көрсетіп, күн тәртібімен (маңыздылық реттілікпен көрсетілген қаралатын мәселелер тізбесімен) аяқталады. Әрбір мәселе абзацтан басылады, араб цифрымен нөмірленеді және оның атауы "туралы" деген көмекші сөзбен аяқталады. Күн тәртібі хаттамаға қосымша етіп ресімделген жағдайда хаттамада мәтін алдында "Күн тәртібі қоса беріледі" деген жазба жасалады.

Хаттаманың негізгі бөлігі күн тәртібінің тиісті тармақтарына сәйкес келетін бөлімдерден тұрады. Әрбір бөлім үш бөліктен тұрады: сол жақ жиектен бас әріптермен жазылатын "ТЫҢДАЛДЫ", "СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР", "ҚАУЛЫ ЕТТІ" ("ШЕШТІ").

Қабылданған шешім толық басылып шығарылады, қажет болған кезде дауыс беру қорытындысы көрсетіледі.

Талқылау уақытында айтылған ерекше пікірдің мазмұны хаттама мәтінінде тиісті қаулыдан (шешімнен) кейін жазылады.

"ТЫҢДАЛДЫ" деген бөлімде баяндаушы есімінің инициалы мен тегі көрсетіледі, баяндамалар мен сөйлейтін сөздердің негізгі мазмұны хаттама мәтінінде орналастырылады немесе оған қоса беріледі, соңғы жағдайда мәтінде "Сөйлейтін сөздер қоса беріледі" деген сілтеме жасалады.

"ТЫҢДАЛДЫ" деген бөлімде сөйлейтін сөздің мәтіні жазылады. Мәтіннің басында жаңа жолдан атау септігінде сөз сөйлеуші есімінің инициалы мен тегі көрсетіледі. Сөйлейтін сөздің жазбасы тегінен сызықша арқылы бөлінеді. Сөз сөйлеу жекеше түрде үшінші жақтан жазылады. Егер сөйлейтін сөздің және баяндама мәтінінің жазбасы хаттамаға қосымша түрінде ресімделсе, тегінен кейін "Сөйлейтін сөздің жазбасы қоса беріледі", "Баяндама мәтіні қоса беріледі" деген белгі көрсетіледі.

"СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР" деген бөлімде сөз сөйлеушілер есімінің инициалы, тегі, ақпаратының (баяндауының) мазмұны отырыста сөз сөйлеу реттілігімен көрсетіледі.

Баяндаушыға, сөз сөйлегендерге қойылған сұрақтар мен олардың жауаптары түсуіне қарай хаттамаланады және сол реттілікпен жазылады, бұл ретте "Сұрақ", "Жауап" деген сөздер жазылмайды, сұрақ қойған немесе жауап берген адам есімінің инициалы мен тегі көрсетіледі.

"ҚАУЛЫ ЕТТІ" ("ШЕШТІ") деген бөлімде талқыланатын мәселе бойынша қабылданған шешім көрсетіледі. Қаулы етілетін бөлікте бұйрық рай формасындағы етістік пайдаланылады.

Хаттаманың қысқаша мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлігінде күн тәртібі көрсетілмейді.

Қысқаша хаттаманың негізгі бөлігі қаралатын мәселелердің атауын және олар бойынша қабылданған шешімдерді қамтиды.

Мәселенің атауы нөмірленеді және "туралы" деген көмекші сөзбен аяқталады, жол ортасы бойынша теңестіріледі және соңғы жолдың төменгі жағынан бір сызықпен сызылады. Сызықтың астыңғы жағында осы мәселені талқылаған кезде сөз сөйлеген лауазымды адамдардың тегі көрсетіледі. Содан кейін мәселе бойынша қабылданған шешім көрсетіледі.

Хаттама тақырыбына алқаның қызмет түрі мен алқа органының ілік септігіндегі атауы көрсетіледі (мысалы: қызметкерлер жиналысы, кеңес отырысы) кіреді.

Хаттамаға төраға мен хатшы (төрағалық етуші мен жазба жүргізген адам) қол қояды. Хаттама датасы отырыс болған дата болып табылады. Егер ол бірнеше күнге жалғасса, онда сызықша арқылы отырыстың басталған және аяқталған датасы көрсетіледі.

Хаттамаға іс жүргізу жылы шегінде жиналыс, алқа отырысы, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңес және басқа да хаттаманың әрбір тобы бойынша жеке реттік нөмір беріледі. Бірлескен отырыс хаттамасында отырысқа қатысқан ұйымдар хаттамасының реттік нөмірін қамтитын құрамдас нөмір болады.

Хаттама көшірмелері немесе қабылданған шешімдер хаттамадан үзінді түрінде тарату көрсеткішіне сәйкес мүдделі ұйымдар мен лауазымды адамдарға жіберіледі. Құрылымдық бөлімше басшысы бекітетін тарату көрсеткішін мәселенің қаралуын дайындаған бөлімшенің жауапты орындаушысы жасайды және оған қол қояды. Хаттама көшірмелері мен олардан үзінділер ұйым мөрімен (бар болса) куәландырылады.

Ескерту. 47-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

5-параграф. Актіні дайындау және ресімдеу тәртібі

48. Актінің мазмұны белгіленген фактілерді немесе оқиғаларды (жұмыстарды тапсыру-қабылдау; материалдық құндылықтарды, құжаттарды қабылдау-тапсыру; өрт қауіпсіздігі, еңбек жағдайы тұрғысынан объектілерді қарап тексеру; үлгілерді, жүйелерді, технологияларды сынау (пайдалануға беру); материалдық құндылықтарды, құжаттарды жоюға бөлу, белгіленген қағидаларды (талаптарды) бұзу; аварияларды, жазатайым оқиғаларды тексеру; ұйымдарды тарату; орындалған жұмыстар; бас тарту; тексеріп қарау; салыстырып тексеру; қызметтер ұсыну мен басқалар) растайтын ақпарат болып табылады. Актіні аталған фактіні растайтын бірнеше адам жасайды.

Акт осы Қағидаларға 9-қосымшаға сәйкес нысан бойынша бланкіде ресімделеді. Ұйымның ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын акт бланкіде ресімделмейді.

Актінің деректемелері:

1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;

2) ұйымның ресми атауы;

3) құжат түрінің атауы;

4) датасы;

5) актінің тіркеу нөмірі (индексі);

6) акт шығарылған жер;

7) бекіту грифі (кейбір жағдайларда);

8) мәтіннің тақырыбы;

9) мәтіні;

10) қолы болып табылады.

Актінің мәтіні кіріспеден және айқындаушы бөліктен тұрады.

Кіріспеде актіні жасаудың негіздемесі көрсетіледі, жасаушылар және бұл ретте қатысқан адамдар санамаланады.

Актінің айқындаушы бөлігі белгіленген фактілердің мәнін, тексеру жүргізілген әдістерді, оның нәтижелерін, сондай-ақ тұжырымдарды, ұсыныстарды, комиссияның қорытындыларын қамтиды. Қажет болған кезде актінің айқындаушы бөлігі тармақтарға бөлінеді.

Айқындаушы бөліктің соңында акт даналарының саны мен әрбір дананың орналасқан жері көрсетіледі, кейін актіге қосымшаның (олар бар болса) болуы туралы белгі ресімделеді.

Актіге төраға және комиссия мүшелері не актіні жасаған адам (адамдар) қол қояды. Актіге қол қоятын адамдардың тегі, аты-жөндері әліпбилік тәртіппен ресімделеді, олардың лауазымдары көрсетілмейді.

Адамдарды актімен таныстыру қол қойғызып жүргізіледі. Актінің мазмұнымен келіспейтін адам оған ескертпемен және өзінің келіспеу себептерімен бірге қол қояды. Комиссия мүшесінің ерекше пікірі жеке парақта ресімделіп, актіге қоса беріледі.

6-параграф. Анықтаманы дайындау және ресімдеу тәртібі

49. Анықтаманың мазмұны фактілер, оқиғалар немесе мәліметтер сипатталатын ақпарат болып табылады. Ұйымнан тыс жерлерге жолданатын анықтамалар жалпы бланкіде ресімделеді. Ішкі анықтамалар бланкіні қолданбай ақ парақтарда ресімделеді.

Анықтама осы Қағидаларға 10-11-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша ресімделеді:

Анықтаманың деректемелері:

1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;

2) ұйымның ресми атауы;

3) құжат түрінің атауы;

4) датасы;

5) анықтаманың тіркеу нөмірі (индексі);

6) шығарылған жері;

7) адресат;

8) мәтіннің тақырыбы;

9) мәтіні;

10) қолы;

11) келісу туралы белгі (қажет болған жағдайда);

12) мөртабан бедері (бар болса);

13) орындаушы туралы белгі болып табылады.

Азаматтарға жұмыс орнын, лауазымын, еңбекақысын және басқа да мәліметтерді растау туралы берілетін анықтамалардың мәтіндері мәліметтер хабарланатын адамның тегін, есімін, әкесінің атын атау септігінде көрсете отырып басталады. Мәтіннің соңында немесе оң жақ жоғарғы бұрышында анықтама берілетін ұйым көрсетіледі.

Мұндай анықтаманың мәтінінде "осы анықтама", "расында тұрады (оқиды, жұмыс істейді)" деген орамдар пайдаланылмайды.

Анықтамаға орындаушы қол қойған жағдайда, "орындаушы туралы белгі" деген деректеме көрсетілмейді.

7-параграф. Хатты дайындау және ресімдеу тәртібі

50. Хат ұйымның бланкісінде осы Қағидаларға 12-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ресімделеді және мынадай деректемелерді қамтиды:

1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;

2) ұйымның ресми атауы;

3) датасы;

4) хаттың шығыс тіркеу нөмірі (индексі);

5) шығыс хаттың тіркеу нөміріне және датасына (егер жауап болса) сілтеме;

6) адресат;

7) мәтіннің тақырыбы;

8) мәтіні;

9) қосымшаның болуы туралы белгі;

10) қолы;

11) келісу туралы белгі (қажет болған жағдайда);

12) орындаушы туралы белгі болып табылады.

Бір және одан көп ұйымның басшылары қол қоятын қызметтік хаттар А4 форматындағы қағаз парақта ресімделеді. Бұл ретте хатқа қол қойған ұйымдардың атауы туралы деректер "қолы" деген деректемедегі лауазымның атауына енеді.

Хатты келісу туралы белгі хаттың қалатын көшірмесіне қойылады.

Хаттың мәтіні бір немесе екі мағыналық бөліктен тұрады. Бір бөліктен тұратын хат – бұл түсіндірмесі жоқ өтініш, кіріспесіз ескертпе, негізсіз хабарламалар.

Егер хаттың мәтіні айқындаушы және қорытынды бөліктерден тұратын болса, бірінші бөлікте хатты дайындаудың себебі, негізі немесе негіздемесі баяндалады, хатты дайындауға негіздеме болып табылатын құжаттарға сілтемелер жасалады, ал екінші бөлікте тұжырымдар, ұсыныстар, өтініштер, шешімдер орналастырылады.

Мәтіннің кері құрылымы (қорытынды – констатация) бас тарту хаттарында болуы мүмкін.

Хаттарда баяндаудың мынадай нысандары пайдаланылады:

1) көпше түрдегі бірінші жақтан (мысалы, "ұсынуды сұраймыз", "Сіздерге .... жіберіп отырмыз");

2) жекеше түрдегі бірінші жақтан (мысалы, "жіберуді сұраймын", "қажет деп санаймын");

3) жекеше түрдегі үшінші жақтан (мысалы, "министрлік қарсы емес").

3-тарау. Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттаманы басқару, құжат айналымын ұйымдастыру тәртібі

1-параграф. Кіріс құжаттарды өңдеу тәртібі

51. Ұйымға түсетін құжаттар бастапқы өңдеуден, алдын ала қараудан, тіркеуден, басшылықтың қарауынан өтеді және орындаушыларға жеткізіледі.

52. Құжаттарды қабылдауды, бастапқы өңдеуді және алдын ала қарауды БҚҚ қызметі орталықтандырып жүзеге асырады.

53. Кіріс құжаттарды бастапқы өңдеу мақсаты бойынша жеткізудің дұрыстығын, орама мен салымдардың тұтастығын тексеруге, ұйымға құжаттардың түсу фактісін тіркеуге және оларды мақсаты бойынша тапсыруға дайындауға негізделеді.

Құжаттың толық жинақталмауы немесе бүлінгені анықталған кезде оның соңғы парағының төменгі жиегіндегі ТБН-де тиісті белгілер қойылады және үш данада еркін нысандағы акт жасалады. Бір данасы жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі БҚҚ қызметінде қалады, үшіншісі құжатты орындаушыға беріледі.

Конверттер тек олар бойынша жөнелтушінің мекенжайы, құжаттың жөнелтілген және алынған датасы айқындалған жағдайларда, сондай-ақ жеке құжаттар келіп түскен кезде жойылмайды.

"Жеке өзіне" деген белгісі бар конверттер ашылмай мақсаты бойынша беріледі. Қате түскен хат-хабарлар пошта бөлімшесіне қайтарылады.

54. Құжаттарды алдын ала қарау кезінде оларды тіркелетін және тіркелмейтін құжаттарға сұрыптау жүргізіледі. Тіркелмейтін құжаттардың тізбесі БҚҚ қызметінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың болжамды тізбесі негізінде осы Қағидаларға 13-қосымшаға сәйкес әзірленеді және оны ұйым басшысы бекітеді.

Тіркелмейтін құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне беріледі.

55. Тіркелетін құжаттар ТБН-де тіркелгеннен кейін шешім қабылдау үшін ұйым басшысының немесе құрылымдық бөлімшенің (лауазымды адамның) қарауына беріледі.

Түскен құжатты кідіртпей орындаған кезде құжатты ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) басшылығы қарағанға дейін орындаушыға оның мазмұнымен танысуына жол беріледі.

56. Жеке және заңды тұлғалардың жолданымы, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы құқықтық статистика және арнайы есепке алу саласында өз құзыреті шегінде статистикалық қызметті жүзеге асыратын мемлекеттік орган белгілеген тәртіппен ұйымға түскен күні ТБН-да орталықтандырылып есепке алынады және жалпы құжаттардан бөлек тіркеледі.

Ескерту. 56-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

57. Алдын ала қарау кезінде түскен құжаттар ұйым басшылығының міндетті қарауын талап ететін және мұны талап етпейтін құжаттар болып бөлінеді. Басшылықтың міндетті қарауын талап етпейтін құжаттар тікелей құрылымдық бөлімшелерге немесе жауапты орындаушыларға жолданады.

Түскен құжатты кідіртпей орындау қажет болған кезде құжатты ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) басшылығы қарағанға дейін орындаушыға оның мазмұнымен танысуына жол беріледі.

58. Құжаттарды алдын ала қарау олардың мазмұны, авторлығы, ұйымда белгіленген міндеттердің бөлінуіне байланысты қойылған мәселелердің күрделілігі мен жаңашылдығы тұрғысынан жүзеге асырылады.

59. Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасының Парламентінен, Қазақстан Республикасы Үкіметінің Аппаратынан, орталық және жергілікті мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған ұйымнан келіп түскен құжаттарды, жеке және заңды тұлғалардың жолданымдарын, хабарларын, сұрау салуларын, үн қосу мен ұсыныстарын басшылық міндетті түрде қарайды.

Ескерту. 59-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 17.03.2023 № 236 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

60. Ұйым (құрылымдық бөлімше) басшылығы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады, онда қарардың мазмұны ТБН-ге енгізіледі, ал құжаттар орындаушыларға қол қойғызып беріледі.

Орындалуы ведомстволық бағынысты ұйымдарға (ұйымға) немесе бірнеше құрылымдық бөлімшеге жүктелген құжат ТБН-де тиісті белгі жасала отырып, оларға бір мезгілде көшірмелерде беріледі. Түпнұсқасы қарарда бірінші болып көрсетілген орындаушыға беріледі.

Түскен жеделхаттар қабылданған датасы мен уақытын қою арқылы қол қойғызып қабылданады, тіркеледі, содан кейін басшылықтың қарауына және орындауға беріледі.

Түскен жеделхаттың мәтінін алушы жазып алады (тереді), тіркейді және жедел түрде атына жолданған басшыға береді.

Телефонограмманы қабылдаған кезде мынадай деректемелер ресімделеді: мәтіні, жіберуші, құжат түрінің атауы, датасы, нөмірі, құжатқа қол қойған адамның лауазымының атауы, есімінің инициалы мен тегі. Бұдан басқа, телефонограмманы жіберген және қабылдап алған адамдардың лауазымдары мен тектері, қабылдау-беру сағаты мен минуты көрсетіледі.

61. Қосымша құжаттар жасамай мәселелерді шешу кезінде орындаушы құжатта және ТБН-де түскен даталары (егер құжаттың түсуі мен оның орындаушыға жеткізілуі арасында уақыт аралығы пайда болса), аралық орындау даталары (мәліметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесулер және басқалар), түпкілікті орындау датасы мен нәтижелері туралы белгілер қояды.

62. Электрондық құжат түскен кезде БҚҚ қызметі электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілтін және электрондық цифрлық қолтаңбаны (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын) қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын, сондай-ақ Қазақстан Республикасының техникалық реттеу саласындағы заңнамасында белгіленген тәртіпке сәйкес растау рәсімінен өткен ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын тексеру рәсімін жүргізеді.

63. Электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімі жүргізілгеннен кейін электрондық цифрлық қолтаңбаның сәйкессіздігі (бұдан әрі – электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын тексерудің теріс нәтижесі) анықталған жағдайда, электрондық құжат алынбаған деп саналады, ол туралы электрондық құжатты алушы құжаттың алынбау себебін көрсете отырып, БҚҚ қызметінің қызметкері қол қойған, "қабылданбады" деген белгісі бар электрондық құжат болып табылатын хабарлама-түбіртек жібереді.

Электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімі жүргізілгеннен кейін электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығының расталуы (белгіленуі) алынған кезде (бұдан әрі – электрондық цифрлық қолтаңба түпнұсқалығын тексерудің оң нәтижесі) электрондық құжат бастапқы өңделуге тиіс.

64. Электрондық құжатты бастапқы өңдеу мыналарды:

1) электрондық цифрлық қолтаңбаны және пайдаланыла отырып электрондық құжат куәландырылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілтін тіркеу куәліктерінің жарамдылығын;

2) электрондық құжаттың барлық деректемелерін;

3) өздерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалана отырып, электрондық құжатты куәландырған барлық адамдар мәртебесінің өкілеттіктерін тексеруді қамтиды.

65. БҚҚ қызметі электрондық құжатты тіркеуді электрондық құжаттың жөнелтушіге тиесілігі және электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімін жүргізу мен құзыреті шеңберінде өзі шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде пайдаланылған мемлекеттік органның (ұйымның) лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасын тексерудің оң нәтижесін алу арқылы мазмұнының тұтастығы белгіленген кезде жүзеге асырады.

66. Тіркелетін құжаттар ТБН-де және ЭТБК-де тіркелгеннен кейін шешім қабылдау үшін ұйым басшылығының немесе құрылымдық бөлімшенің (лауазымды адамның) қарауына беріледі.

Түскен құжатты кідіртпей орындау қажет болған кезде құжатты ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) басшылығы қарағанға дейін орындаушыға оның мазмұнымен танысуына жол беріледі.

67. Тек қағаз жеткізгіште жіберілген кіріс құжат түскен кезде БҚҚ қызметі түскен құжатты және оның барлық қосымшасын форматы бір электрондық файлдағы электрондық-цифрлық нысан етіп жасайды (сканерлейді), қызметкердің электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырады.

Ескерту. 67-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

68. Электрондық құжатты алу және тіркеу ЭҚЖ-да жөнелтушіге хабарлама-түбіртекті – нақты жеткізілгені туралы деректерді және мынадай белгілерді қамтитын электрондық құжатты (бұдан әрі – хабарлама-түбіртек) беру арқылы расталады:

1) хабарлама-түбіртекті жөнелтуші туралы деректер;

2) электрондық құжатты алу датасы, уақыты;

3) электрондық құжатты алушының ЭҚЖ-да берілген тіркеу датасы мен тіркеу нөмірі;

4) алушы мемлекеттік органның (ұйымның) БҚҚ қызметі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасы (электрондық құжат тіркелгеннен кейін);

5) алушы мемлекеттік органның (ұйымның) жауапты орындаушысы туралы деректер.

Алушы мемлекеттік орган (ұйым) электрондық құжаттың жауапты орындаушысы туралы деректердің өзектілігі мен дұрыстығын қамтамасыз етеді.

69. Егер жөнелтуші электрондық құжаттың алынғаны туралы хабарлама-түбіртекті алмаса, электрондық құжат алушыға жеткізілмеген болып саналады.

70. Егер жөнелтуші электрондық құжатты жөнелткеннен кейін бір жұмыс күні ішінде хабарлама-түбіртекті алмаса, онда жөнелтуші алушыны өзге байланыс құралдарының көмегімен электрондық құжаттың алынғанын растаудың болмауы туралы хабардар етеді.

Электрондық құжат форматында тіркелген және өңдеуде жатқан қағаз құжат түскен кезде БҚҚ қызметі қағаз құжатқа құжаттың түскені туралы белгі қояды. Аталған құжаттың бұған дейін жасалған электрондық тіркеу карточкасында қағаз құжаттың болуы туралы белгі қойылады.

71. Ұйым (құрылымдық бөлімше) басшылығы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады, онда қарар мазмұны ТБН-ге және ЭТБК-ге енгізіледі, ал құжаттар орындаушыларға беріледі.

Орындалуы ведомстволық бағынысты ұйымдарға (ұйымға) және (немесе) бірнеше құрылымдық бөлімшеге жүктелген құжат ТБН-де және ЭТБК-де тиісті белгі жасалып, оларға бір уақытта көшірмелерде беріледі. Түпнұсқасы қарарда өзге белгіленбесе, қарарда бірінші болып көрсетілген орындаушыға беріледі.

Электрондық құжатты орындаушыларға беру ЭҚЖ арқылы жүзеге асырылады.

Түскен жеделхат қабылданған датасы мен уақытын қойып, қол қойғызып қабылданады, тіркеледі, содан кейін басшылықтың қарауына және орындауға беріледі.

Түскен телефонограмманың мәтінін алушы жазып алады (тереді), тіркейді және жедел түрде атына жолданған басшыға береді.

Телефонограмманы қабылдаған кезде мынадай деректемелер ресімделеді: мәтіні, жіберуші, құжат түрінің атауы, датасы, нөмірі, құжатқа қол қойған адам лауазымының атауы, есімінің инициалы мен тегі. Одан басқа телефонограмманы берген және қабылдаған адамдардың лауазымы мен тегі, қабылдау-беру сағаты мен минуты көрсетіледі.

Ескерту. 71-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

72. Қосымша құжаттар жасамай мәселелерді шешу кезінде орындаушы құжатта және ТБН-де мен ЭТБК-де түскен даталары (егер құжаттың түсуі мен оның орындаушыға жеткізілуі арасында уақыт аралығы пайда болса), аралық орындау даталары (мәліметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесулер және басқалар), түпкілікті орындау датасы мен нәтижелері туралы белгілер қояды.

Құжаттағы барлық белгілер мәтіннен бос орындарға орналастырылады.

2-параграф. Шығыс құжаттарды өңдеу тәртібі

73. Шығыс құжатты өңдеуді БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

Шығыс құжатының барлық жобасы міндетті түрде БҚҚ қызметкерімен келісіледі, ол барлық деректеменің дұрыс ресімделуін, оның ішінде істің номенклатурасы бойынша индексін, негізгі құжатта көрсетілген қосымшалардың болуын және толық болуын тексереді. Дұрыс ресімделмеген құжат орындаушыларға қайтарылады.

Ескерту. 73-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

74. Қол қойылған құжаттар тіркеледі және адресатқа (адресаттарға) оларға қол қойылған (бекітілген) күні немесе келесі жұмыс күнінен кешіктірмей, жеделхаттар мен телефакстер дереу жіберіледі.

Электрондық құжатқа ЭЦҚ арқылы қол қойылған кезде ЭҚЖ-да автоматты түрде құжаттың тіркеу нөмірі мен датасы беріледі.

75. Орындалған қағаз құжаттардың түпнұсқалары құжаттың қалатын көшірмесімен бірге негізгі орындаушылар болып табылатын және істер номенклатурасына сәйкес тиісті істерді қалыптастыруды жүргізетін құрылымдық бөлімшелерге немесе ведомстволық бағынысты ұйымдарға беріледі.

76. Электрондық құжатты жіберудің алдында оның дұрыс ресімделгені (электрондық құжаттың міндетті деректемелерінің болуы) тексеріледі, оның ішінде электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру, электрондық цифрлық қолтаңбаның оң нәтижесін және тіркеу куәліктерін тексеру рәсімі жүргізіледі.

Электрондық құжат мазмұнының қағаз құжаттағы түпнұсқасымен сәйкестігіне жіберуші мемлекеттік орган (ұйым) жауапты болады.

77. Егер басқа ұйымға жолданған құжат қайтарылуға тиіс болса, онда қағаз тасығыштағы құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышындағы мәтіннен бос жиекте қайтару туралы мөртабан немесе белгі қойылады, мұндай белгіні ТБН-де және ЭТБК-де жасайды.

3-параграф. Ішкі құжаттардың өту тәртібі

78. Ішкі құжаттардың оларды дайындау мен ресімдеу сатыларында өтуі шығыс құжаттардың өтуіне, орындау сатысында – кіріс құжаттардың өтуіне сәйкес келеді.

79. Құрылымдық бөлімшелер арасында ішкі құжаттарды беру құрылымдық бөлімшелерде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етуге жауапты лауазымды адамдар жүзеге асырады. Құжаттар ТБН-де тиісті белгі жасала отырып беріледі.

Атқарушы органдар мен олардың ведомстволық бағынысты ұйымдары арасындағы, сондай-ақ жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын атқарушы органдар арасындағы хат алмасу процесінде жасалған құжаттар ішкі құжаттардың құрамына кірмейді.

4-параграф. Құжаттарды тіркеу тәртібі

80. Есепке алуды, орындауды және ақпараттық-анықтамалық мақсатта пайдалануды талап ететін барлық құжаттар тіркелуге тиіс.

81. Құжаттарды тіркеуді БҚҚ қызметі орталықтандырып жүзеге асырады.

82. Құжаттардың ұйымда жасалған немесе орындалуы, жолдануы, істің қалыптастырылуы аяқталғанға және ұйымның архивіне тапсырылғанға дейінгі қозғалысы құжат айналымын құрайды.

83. Құжат айналымының көлемі бір айдағы, тоқсандағы, жылдағы кіріс, шығыс және ішкі құжаттардың жалпы санымен айқындалады.

Құжаттар санын есепке алу бірлігі ретінде көшірмелерін есепке алмастан, құжаттың өзі алынады.

84. Құжат айналымының көлемі бір жылда 2000 құжаттан асатын ұйымдарда құжаттарды орталықтандырылмаған тіркеуге жол беріледі, бұл ретте БҚҚ қызметінде ұйым басшылығының қарауына түсетін құжаттар, ұйымның өкімдік құжаттары, жеке және заңды тұлғалардың жолданымы, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы, басшылық қолы қойған хаттар тіркеледі, құрылымдық бөлімшелерде осы құрылымдық бөлімшелерге жолданған құжаттар тіркеледі.

Ескерту. 84-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

85. ЭҚЖ-ға қатысушылардан түсетін қағаз құжаттардың түпнұсқаларын, электрондық құжаттың қағаз көшірмелерін тіркеу және қабылдау тиісті электрондық құжаттар болған кезде ғана жүзеге асырылады.

86. Құжат ұйымда бір рет тіркеледі: кіріс құжаты – түскен күні, шығыс және ішкі – қол қойылған (бекітілген) күні.

Іс жүргізуде аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ мерзімді талап ететін құжат қайта тіркелмейді.

Құжат орындау (танысу) үшін бір құрылымдық бөлімшеден екіншісіне жіберілген кезде жаңа тіркеу нөмірі қойылмайды. Құжаттың соңғы парағының төменгі жағында немесе оның сыртқы жағында, сондай-ақ ТБН-де берілген датасы (қажет болған кезде – уақыты) қойылады.

Бір мәселе бойынша әртүрлі адресатқа жіберілген және күнтізбелік жыл ішінде бір ұйымға қарау үшін түскен құжат, оның ішінде жолданым, хабарлама, сұрау салу, үн қосу мен ұсыныс қиғаш сызық (бөлшек) немесе сызықша арқылы қойылатын реттік нөмірді қосып, бірінші құжаттың, жолданымның, хабарламаның, сұрау салудың, пікір білдіру мен ұсыныстың тіркеу нөмірімен есепке алынады.

Құжат, оның ішінде бір ғана адресаттан (адресаттардан) бір мәселе бойынша кемінде екі рет түскен өтініш, хабарлама, сұрау салу, үн қосу мен ұсыныс қайталама деп саналады.

Ескерту. 86-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

87. Кіріс немесе шығыс жауап құжаттарын тіркеу бастамашылық құжаттардың ТБН-де жүзеге асырылады.

Шығыс (бастама және жауап) құжаттарын тіркеу шығыс құжаттардың бірыңғай ТБН-де жүзеге асырылады.

88. Ұйымда мынадай ТБН қолданылады:

1) осы Қағидаларға 14-қосымшаға сәйкес нысан бойынша кіріс құжаттарды тіркеу карточкасы, шығыс құжаттарды тіркеу карточкасы және ішкі құжаттарды тіркеу карточкасы;

2) осы Қағидаларға 15-қосымшаға сәйкес нысан бойынша кіріс құжаттарды тіркеу журналы, шығыс құжаттарды тіркеу журналы және ішкі құжаттарды тіркеу журналы.

89. Міндетті түрде тіркелуге тиіс құжат туралы мәліметтердің мынадай құрамы белгіленеді:

1) ұйымның (автордың немесе корреспонденттің) атауы;

2) құжат түрінің атауы;

3) түскен құжаттың датасы мен тіркеу нөмірі (индексі);

4) мәтіннің тақырыбы (құжаттың қысқаша мазмұны);

5) қарар (орындаушы, тапсырманың мазмұны, авторы, датасы);

6) құжаттың орындалу уақыты;

7) орындаушының құжатты алғаны туралы қолы;

8) құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі.

Құжаттың сипаты мен ақпаратты қолдану міндеттеріне қарай міндетті мәліметтердің құрамы басқа мәліметтермен (қосымшалардың болуы, парақтар саны, құжаттың ұйымның ішіндегі жылжуы, орындау мерзімін ауыстыру) толықтырылады.

90. Тіркеу кезінде алынған құжаттар туралы ақпарат картотека мен топтастырылған анықтамаларды қамтитын ақпараттық-іздестіру жүйесіне түседі.

91. ТБН мынадай картотекаларды:

1) корреспонденттер бойынша;

2) құжат түрі бойынша;

3) құжаттың авторлары бойынша;

4) бақылаудағы;

5) кодтау;

6) жеке және заңды тұлғалардың жолданымы, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы бойынша;

7) ақпаратты іздеу міндеттеріне байланысты басқасын жасайды.

Ескерту. 91-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

92. ЭҚЖ-ға қатысушылар бірыңғай нормативтік-анықтамалық ақпаратты пайдаланады. Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттардың нормативтік-анықтамалық ақпаратын реттеу мен өзгертуді уәкілетті орган жүзеге асырады.

93. Автоматтандырылған ақпараттық-іздеу жүйесі дерекқорының жазба алаңы құжаттарды кейіннен жедел іздеу және құжаттардың орындалуын бақылау параметрлеріне толық жауап беруге тиіс.

5-параграф. Электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану тәртібі

94. ЭҚЖ-ға қатысушылар электрондық құжаттардың түпнұсқалығын және тұтастығын:

1) ЭҚЖ-да электрондық цифрлық қолтаңбаны (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын) қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын, сондай-ақ Қазақстан Республикасының техникалық реттеу саласындағы заңнамасында белгіленген тәртіппен сәйкестікті растау рәсімінен өткен ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын интеграциялау (ықпалдастыру);

2) электрондық құжаттарға қол жеткізу құқықтарының шектелуін сақтау арқылы қамтамасыз етеді.

95. ЭҚЖ-ға қатысушылар:

1) ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарымен жұмыс істеу процесінде өздеріне белгілі болған қызметтік ақпаратты құпия сақтауы;

2) электрондық цифрлық қолтаңба құралдары (ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары) жабық (құпия) кілттерінің мазмұнын құпия сақтауы;

3) кілтті ақпаратты тасығыштардың және осы ақпарат тасығыштармен бірге берілетін электрондық цифрлық қолтаңбаның кілттері туралы басқа да құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуі;

4) дербес компьютерлерде уақытты эталондық уақытпен үндестіруді жүзеге асыруы;

5) дербес компьютерлерде ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалану талаптарына сәйкес электрондық цифрлық қолтаңба құралдарының жұмыс істеуін бұзатын бағдарламаларды (оның ішінде вирустар) пайдалануды жүзеге асырмауы қажет.

96. Электрондық құжаттарды мемлекеттік органдардың ЭҚЖ-да ресімдеу үшін МО КО берген, қолданыстағы тіркеу куәліктері бар, электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері сәйкес келетін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттері ғана пайдаланылады.

97. Электрондық цифрлық қолтаңбаны ЭҚЖ-да қолдану тәртібі мыналарға негізделеді:

1) электрондық құжатқа қол қою үшін электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру:

өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарының бір немесе бірнеше электрондық цифрлық қолтаңбалары;

құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің бір электрондық цифрлық қолтаңбасы пайдаланылып жүзеге асырылады;

2) өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарының электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру тәртібі:

өкілеттіктері шегінде өзі шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органның лауазымды адамы құжат мәтінінің түпнұсқалығы мен тұтастығын қамтамасыз ететін электрондық цифрлық қолтаңбаны қолданып, құжаттың мәтінін (салынған файл(дар)ды) тіркегенге дейін оны куәландырады (қол қояды);

өкілеттіктері шегінде өзі шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органның лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру (бірінші электрондық цифрлық қолтаңба) электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын), ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарының кілтті ақпаратты тасығышы және МО КО-да алынған тіркеу куәлігі пайдаланыла отырып жүзеге асырылады;

3) электрондық құжатты мемлекеттік органдар арасында жіберу үшін БҚҚ қызметі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қолдану:

БҚҚ қызметі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасымен электрондық тіркеу карточкасы (ЭҚЖ-да тағайындалған бірегей сәйкестендіруші, құжаттың датасы, құжаттың авторы және мемлекеттік органның лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылған электрондық құжат) куәландырылады (қол қойылады).

Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын), кілтті тасығышты және МО КО-да алынған тіркеу куәлігін пайдалана отырып жүзеге асырылады.

97-1. Архивтік құжатты реттеу кезінде сақтау мерзімі тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) электрондық құжатта электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерудің теріс нәтижесін айқындау фактісі анықталған жағдайда оларды қағаздағы түпнұсқасымен салыстырып тексеру жүзеге асырылады. Салыстырып тексеру қорытындысы бойынша қағаздағы түпнұсқасы бар құжаттың электрондық көшірмесі БҚҚ және (немесе) ведомстволық архив мәселелеріне жетекшілік ететін құрылымдық бөлімше басшысының электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылады.

Қағаздағы түпнұсқа болмаған кезде сақтау мерзімі тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) электрондық құжат тиісті белгісі бар ведомстволық архивке берілуге тиіс.

Ескерту. Қағидалар 97-1-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

6-параграф. ЭҚЖ-ның ақпараттық қауіпсіздігін қамтамасыз ету

98. ЭҚЖ аппараттық-бағдарламалық, телекоммуникациялық қамтамасыз етудің ақпараттық қауіпсіздігі Қазақстан Республикасының ақпараттық-коммуникациялық технология және ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы бірыңғай талаптар саласындағы тиісті нормативтік құқықтық актілерінде регламенттеледі.

Мемлекеттік органдар, МО КО ЭҚЖ-ның, бірыңғай көлік ортасының жұмыс істеуі, ЭҚЖ қатысушыларының тізбесі, олардың міндеттері, жауапкершілігі тапсырыс беруші ұйым, мемлекеттік органдар мен пайдаланушы ұйымдар (орындаушы ұйымдар) арасындағы ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі бірлескен жұмысты орындауға арналған шарттарға сәйкес ақпараттық қауіпсіздік талаптарын орындаумен айқындалады және жүзеге асырылады.

Ескерту. 98-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

99. Электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары оларды пайдалану құжаттамасы мен пайдалану қағидаларына қатаң сәйкестікте пайдаланылады.

100. Мемлекеттік құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын құжаттар ЭҚЖ арқылы қабылдануға, өңделуге, сақталуға және берілуге жатпайды.

7-параграф. Құжаттардың орындалуын бақылау тәртібі

101. Құжаттардың орындалуын бақылау құжатты бақылауға қоюды, орындалу барысын реттеуді, орындалған құжатты бақылаудан алуды, орындалған құжатты іске жіберуді, есепке алуды, құжаттардың орындалу барысы мен нәтижесін қорытуды және талдауды, басшылықты құжаттардың орындалуының жай-күйі туралы хабардар етуді қамтиды. Бақылауға жататын құжаттар мен жеке және заңды тұлғалар жолданымының, хабарламасының, сұрау салуының, үн қосуы мен ұсынысының орындалуы туралы мәліметтер осы Қағидаларға 16 және 17-қосымшаларға сәйкес толтырылады.

Құжаттардың орындалуын бақылау мынадай кезеңдерді қамтиды:

1) құжатты бақылауға қою;

2) құжаттың орындаушыларға уақтылы жеткізілуін тексеру;

3) орындалу барысын алдын ала тексеру және реттеу;

4) құжатты бақылаудан алу;

5) орындалған құжатты іске жіберу;

6) құжаттың орындалуын бақылау нәтижесін есепке алу, қорыту және талдау;

7) басшылықты құжаттың орындалу барысы мен нәтижесі туралы хабардар ету.

Ескерту. 101-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

102. Орындауды талап ететін барлық тіркелген құжаттар, оның ішінде әртүрлі себептерге байланысты орындалмаған және олардың орындалуы ағымдағы жылға ауыстырылған өткен жылдардың құжаттары бақылануға тиіс. Бұл жағдайларда құжаттарды қайта тіркеу жүргізілмейді, ал ТБН-де жаңадан белгіленген мерзімдер көрсетіледі.

102-1. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының өңірлік сапарлар, халықаралық және қоғамдық маңызы бар іс-шаралардың қорытындысы бойынша Қазақстан Республикасының Үкіметіне, ұйымдарға берген тапсырмалары тармақтарының уақтылы және сапалы іске асырылуын бақылауды Қазақстан Республикасының Үкіметі жүзеге асырады.

Ескерту. 7-параграф 102-1-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

103. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмалары белгіленген орындау мерзімдерін ескере отырып, бақылаудың мынадай түрлеріне қойылады:

1) шұғыл – "аса шұғыл" белгілері бар – үш жұмыс күні ішінде, "шұғыл", "жеделдетілсін" – он жұмыс күніне дейін;

2) қысқа мерзімді – он жұмыс күнінен бір айға дейін;

3) орта мерзімді – бір айдан алты айға дейін;

4) ұзақ мерзімді – алты айдан жоғары.

Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмаларында берілген тапсырмалардың орындалу мерзімі олар ұйымға түскен күннен бастап жұмыс күндерімен есептеледі.

Егер тапсырмаларда орындалу мерзімі көрсетілмесе, онда олар Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің атына ақпарат енгізіле отырып, бір ай мерзімде орындалады.

103-1. Мынадай лауазымды адамдар ұйымдарда Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмаларының орындалуын бақылауды жүзеге асыратын субъектілер болып табылады:

1) жалпы басшылықты және Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмаларының уақтылы және сапалы орындалуын және орындаушылық тәртіптің сақталуын бақылауды жүзеге асыратын ұйымның бірінші басшысы;

2) жетекшілік ететін жұмыс бағыттары бойынша Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмаларының сапалы орындалуын қамтамасыз ететін ұйымның бірінші басшысының орынбасарлары.

Көрсетілген лауазымды адамдар Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмаларының уақтылы және сапалы орындалуына дербес жауаптылықта болады.

Ескерту. 7-параграф 103-1-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

103-2. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмаларын қоса орындаушы ұйымдар:

1) "өте шұғыл" белгісі бар шұғыл бақылауға қойылған актілер мен тапсырмаларды орындау кезінде – тапсырма түскен күннен бастап бір жұмыс күні ішінде, "шұғыл", "жылдамдатылсын" белгісі бар – егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, үш жұмыс күнінен кешіктірмей;

2) қысқа мерзімді бақылауға қойылған актілер мен тапсырмаларды орындау кезінде – егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін бес жұмыс күнінен кешіктірмей;

3) орта мерзімді бақылауға қойылған актілер мен тапсырмаларды орындау кезінде – егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, ол үшін белгіленген орындалу мерзіміне дейін он жұмыс күнінен кешіктірмей;

4) ұзақ мерзімді бақылауға қойылған актілер мен тапсырмаларды орындау кезінде – егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, ол үшін белгіленген орындалу мерзіміне дейін жиырма жұмыс күнінен кешіктірмей өз ұсыныстарын жинақтауды жүзеге асыратын ұйымға енгізеді.

Ескерту. 7-параграф 103-2-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

103-3. Егер Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмаларының тармақтарын белгіленген мерзімде орындау мүмкін болмаған жағдайда, онда ұйымның басшысы, ал Үкіметтің өкілеттігі қозғалған жағдайда – Қазақстан Республикасының Премьер-Министрімен (оның міндетін атқарушы адаммен) немесе оның орынбасарымен келіскеннен кейін белгіленген мерзімнен кешіктірмей, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне орындаудың ағымдағы жай-күйін көрсете отырып, орындау мерзімін ұзарту не оны орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыру қажеттілігіне дәлел келтірілген негіздемемен хат енгізеді. Бұл ретте нақты орындау мерзімі, орындаушы мемлекеттік органның, сондай-ақ қоса орындаушы мемлекеттік органдардың жауапты саяси мемлекеттік қызметшілері және ұйымдардың лауазымды адамдары көрсетіледі.

Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген, белгіленген мерзімде орындалуы мүмкін емес тапсырмалар бойынша орындаушы ұйымның басшысы белгіленген мерзімнен кешіктірмей, Қазақстан Республикасы Үкіметі басшылығының немесе Қазақстан Республикасы Үкіметі Аппараты басшысының атына орындаудың ағымдағы жай-күйін көрсете отырып, орындау мерзімін ұзарту не оны орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыру қажеттігін дәлелмен негіздеп хат енгізеді. Қазақстан Республикасының Үкіметі хат бойынша қабылданған шешім туралы Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігін он жұмыс күнінен кешіктірмей хабардар етеді.

Ескерту. 7-параграф 103-3-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен; өзгеріс енгізілді - ҚР Үкіметінің 17.03.2023 № 236 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

103-4. Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмаларды қоспағанда, Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмалары тармақтарының орындалу мерзімін ұзартуға не оларды орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға Қазақстан Республикасы Президентінің немесе Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі Басшысының шешімі бойынша Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің құрылымдық бөлімшесінің сараптамалық қорытындысы негізінде бір реттен асырмай ауыстыруға жол беріледі.

Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмалардың орындалу мерзімдерін ұзартуға не оларды орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарының шешімі бойынша бір реттен асырмай ауыстыруға жол беріледі.

Ескерту. 7-параграф 103-4-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

103-5. Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмаларды қоспағанда, Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмалары тармақтарын орындау мерзімін қайта ұзартуға Қазақстан Республикасы Президентінің немесе Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі Басшысының шешімі бойынша ерекше жағдайларда, ұйымдардың жауапты лауазымды адамдарын тәртіптік жауапкершілікке тарту туралы мәселені қарай отырып жол беріледі.

Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмалардың орындалу мерзімдерін қайта ұзартуға Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарының шешімі бойынша ерекше жағдайларда, ұйымдардың жауапты лауазымды адамдарын тәртіптік жауапкершілікке тарту туралы мәселені қарай отырып жол беріледі.

Ескерту. 7-параграф 103-5-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

103-6. Орындалу мерзімі үш айдан асатын Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі Басшысының актілері мен тапсырмаларын қайта ұзарту туралы ұсынысты орындаушы ұйым, ал Қазақстан Республикасы Үкіметінің өкілеттігі қозғалған жағдайда – Қазақстан Республикасының Премьер-Министрімен (оның міндетін атқарушы адаммен) немесе оның орынбасарымен келіскеннен кейін, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне орындалу мерзімі аяқталғанға дейін он бес жұмыс күнінен кешіктірмей енгізеді.

Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің жауапты құрылымдық бөлімшесі осы ұсыныс түскен кезден бастап он жұмыс күнінен кешіктірмей Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмаларының орындалмау себептерін анықтау мәселесі бойынша тексеру жүргізеді және оның нәтижелері бойынша сараптамалық қорытынды дайындайды.

Осы тармақтың ережелері осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмаларға қолданылмайды.

Ескерту. 7-параграф 103-6-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

103-7. Орындау мерзімі үш айдан асатын, осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмаларды қайтадан ұзарту туралы ұсынысты орындаушы ұйым Қазақстан Республикасы Үкіметі басшылығының немесе Қазақстан Республикасы Үкіметі Аппараты Басшысының атына орындау мерзімі аяқталғанға дейін кемінде он бес жұмыс күні қалғанда енгізеді.

Қазақстан Республикасы Үкіметі Аппаратының жауапты құрылымдық бөлімшесі осы ұсыныс келіп түскен сәттен бастап он жұмыс күнінен кешіктірмей тапсырманың орындалмау себептерін анықтау мәселесі бойынша тексеру жүргізеді және оның нәтижелері бойынша сараптамалық қорытынды дайындайды.

Ескерту. 7-параграф 103-7-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен; жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 17.03.2023 № 236 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

103-8. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері және тапсырмалары тармақтарының орындалу мерзімін ұзарту туралы екі реттен артық ұсыныс енгізілген жағдайда, ұйымдардың бірінші басшыларын жазалау туралы мәселе қаралады.

Ескерту. 7-параграф 103-8-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

103-9. Қазақстан Республикасы Президентінің жеке тапсырмаларының орындалу мерзімін ұзартуды Қазақстан Республикасының Президенті ғана жүзеге асырады.

Ескерту. 7-параграф 103-9-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

104. Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің, оның орынбасарларының немесе Үкімет Аппараты Басшысының актілері мен тапсырмалары бақылаудың мынадай түрлеріне қойылады:

1) "өте шұғыл" деген белгісі бар шұғыл бақылау – тапсырма түскен күннен бастап бір жұмыс күні ішінде, "шұғыл", "жеделдетілсін" деген белгілері, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, үш жұмыс күнінен кешіктірмей;

2) қысқа мерзімді бақылау, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін бес жұмыс күнінен кешіктірмей;

3) орта мерзімді бақылау, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін он жұмыс күнінен кешіктірмей;

4) ұзақ мерзімді бақылау, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін жиырма жұмыс күнінен кешіктірмей.

Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің, оның орынбасарларының немесе Қазақстан Республикасы Үкіметі Аппараты Басшысының актілері мен тапсырмаларында белгіленген тапсырмаларды орындау мерзімдері олар ұйымға келіп түскен күннен бастап жұмыс күндерімен есептеледі.

Егер тапсырмаларда мерзімдер көрсетілмеген жағдайларда, олар бір ай мерзімде орындалып, Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің, оның орынбасарларының немесе Қазақстан Республикасы Үкіметі Аппаратының Басшысының атына ақпарат енгізіледі.

Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі, оның орынбасарлары және Қазақстан Республикасы Үкіметі Аппаратының Басшысы қарар қойған Қазақстан Республикасы Президентінің және Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшысының бақылау тапсырмаларын, егер тапсырмаларда өзге мерзімдер белгіленбесе, ұйымдар тапсырма берілген күннен бастап 20 күн мерзімнен кешіктірмей орындайды. Бірлесіп орындаушы ұйым өз ақпаратын жауапты орындаушы ұйымға белгіленген мерзім аяқталғанға дейін кемінде бес күн қалғанда жібереді.

Ескерту. 104-тармаққа өзгеріс енгізілді - ҚР Үкіметінің 17.03.2023 № 236 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

105. Қазақстан Республикасы Үкіметі отырыстарының және Мемлекет басшысының, Қазақстан Республикасы Үкіметі басшылығының және Қазақстан Республикасы Үкіметі Аппараты Басшысының кеңестерінің хаттамаларында қамтылған хаттамалық тапсырмаларды орындау мерзімдері отырыс (кеңес) өткізілген күннен бастап есептеледі. Егер отырыста (кеңесте) нақты тапсырманы орындау мерзімі аталған жағдайда, онда тапсырма берілген және өкілдері отырысқа (кеңеске) қатысқан тиісті ұйымдар өздеріне отырыс (кеңес) хаттамасының түсуін күтпей, тапсырмаларды орындауға отырыстан (кеңестен) кейін бірден кіріседі.

Ескерту. 105-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 17.03.2023 № 236 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

106. Құжаттың орындалуын бақылау мәселенің мәні бойынша құрылымдық бөлімше басшыларына немесе лауазымды адамдарға жүктеледі.

Құжаттың орындалу мерзімін, жеке және заңды тұлғалардың жолданымын, хабарламасын, сұрау салуын, үн қосуы мен ұсынысын қарау мерзімін бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

Ескерту. 106-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

107. Орындалуды бақылауды ұйымдастырған кезде ТБК пайдаланылады. Бақылау картотекасы құжаттардың орындалу мерзімдері, орындаушылар, құжаттардың топтары бойынша жүйеленеді.

108. Құжатты бақылауға қойған басшы немесе оның тапсырмасы бойынша БҚҚ қызметі оны бақылаудан алады.

109. БҚҚ қызметінің және құрылымдық бөлімшелердің басшылары ауысқан кезде құжаттар мен істер, сондай-ақ олардың ТБН жаңа тағайындалған басшыға немесе жауапты лауазымды адамға қабылдау-беру актісі бойынша беріледі.

8-параграф. Мөрлерді, мөртабандарды және бланкілерді есепке алу және сақтау тәртібі

110. Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алуды, пайдалануды, сақтауды және жоюды ұйымдар басшыларының бұйрықтарымен (өкімдерімен) тағайындалатын жауапты адамдар жүзеге асырады.

111. Мемлекеттік ұйымда Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бір ғана мөр болады.

Қажет болған жағдайда мемлекеттік ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген және мәтіндік мазмұны біртекті мөрлер (мөртабандар) болады, мәтіндік бөлігі реттік нөмірмен немесе символмен (символдармен) толықтырылады.

112. Қорғауға жататын, оның ішінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген баспа-бланк өнімдерін есепке алу тиісті тіркеу-есепке алу нысандарында: журналдарда, карточкаларда және қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін есепке алу мен беру журналында осы Қағидаларға 18-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жүргізіледі.

Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін есепке алу және беру журналы қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің әрбір түріне жүргізіледі. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген фишкалардың бланкілері арнайы есепке алуға жатпайды.

113. Қорғауға жататын бланкілерді беру ұйымдардың ведомстволық нұсқаулықтарында көзделген тиісті тіркеу-есепке алу нысанында қол қойғызып жүзеге асырылады.

114. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасының бейнесі бар бланкілерде ресімделген және жөнелтуге арналған құжаттардың көшірмелерін дайындаған кезде дана нөмірі және ұйымның мөрі қойылады.

115. Қорғауға жататын толтырылмаған бланкілерді жедел полиграфиялық құралдармен көбейтуге және көшіруге жол берілмейді.

116. Қорғауға жататын мөрлерді, мөртабандарды және қолдан жасаудан қорғау мақсатында дербес қасиеттері бар химиялық қоспалар қосылған арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу, сондай-ақ оларды беру Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу және беру журналында осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жүргізіледі.

117. Лауазымды адамдардың қоятын қолын қолдан жасаудан қорғау мақсатында дербес қасиеттері бар химиялық қоспалар қосылған арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу және оларды беру арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу мен беру журналында осы Қағидаларға 20-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жүргізіледі.

118. Тіркеу-есепке алу нысандарының тақырыптары ұйымның істер номенклатурасына енгізіледі.

Журналдардың парақтары нөмірленеді, тігіледі және оларға мөр басылады.

119. Пайдаланылмаған, қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тіркеу-есепке алу нысандарын басқа лауазымды адамға беру осы Қағидаларға 21-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тіркеу-есепке алу нысандарын қабылдау-беру актісімен ресімделеді.

120. Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері, мөрлер, мөртабандар және құжаттарды қорғау құралдары мөр басылатын сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады.

121. Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланк өнімдерін жою осы Қағидаларға 22-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің бүлінген даналарын жоюға бөлу туралы акт жасай отырып және қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін есепке алу және беру журналдарында тиісті белгілер қоя отырып жүргізіледі.

122. Қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жою осы Қағидаларға 23-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы акт жасала отырып және Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналында тиісті белгілер қоя отырып жүргізіледі.

123. Құжаттарды қорғау құралдарын (оның ішінде арнайы сиялар мен штемпельдік бояулардың сауыттарын, арнайы штемпельдік бояулармен толтырылған бүлінген штемпельдік жастықшаларды, арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды) жою осы Қағидаларға 24-қосымшаға сәйкес нысан бойынша құжаттарды қорғау құралдарын жоюға бөлу туралы акт жасала отырып және тиісті есепке алу мен беру журналдарында белгілер қоя отырып жүргізіледі.

124. Ұйым қайта ұйымдастырылған немесе таратылған, филиалды (өкілдікті) есептен алу туралы шешім қабылданған кезде қорғауға жататын пайдаланылмаған баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын жою ұйым басшысы немесе тарату комиссиясының төрағасы бекітетін осы Қағидаларға 23, 24, 25-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша актілер жасала отырып және тиісті есепке алу мен беру журналдарына белгілер қоя отырып жүргізіледі.

Журналдарды және басқа да тіркеу-есепке алу нысандарын жою немесе одан әрі сақтау Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес уәкілетті органмен немесе облыстың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың жергілікті атқарушы органымен келісу бойынша жүзеге асырылады.

125. Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің, мөрлердің, мөртабандардың және құжаттарды қорғау құралдарының болуын тексеруді ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылатын комиссия кемінде жылына бір рет жүргізеді. Тексеру нәтижелері туралы белгілер осы Қағидаларға 20, 21, 22-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша есепке алу және беру журналында қойылады.

126. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлер (мөртабандар) жоғалған кезде іздестіру бойынша барлық қажетті шаралар қабылданады, іздестірудің нәтижелері теріс болған жағдайда, ұйым басшысы бекітетін еркін нысандағы жоғалту туралы акт жасалады.

9-параграф. Істер номенклатурасын жасау, қалыптастыру және сақтау тәртібі

127. Істер номенклатурасы орындалған құжаттарды істерге топтастыруға, істерді жүйелеу мен есепке алуға, олардың сақтау мерзімдерін айқындауға арналған және тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істердің тізімдемесін жасауға, сондай-ақ уақытша (10 жылға дейінгі) сақтаудағы істерді есепке алу үшін негіз болады.

128. Істер номенклатурасына ұйымда қалыптасатын және ұйымға келіп түсетін барлық құжаттар енгізіледі. Электрондық құжаттар және дерекқорлар істер номенклатурасына жалпы негізде енгізіледі.

129. Істер номенклатурасында ақпарат тасығыш көрсетілген электрондық немесе қағаз құжаттың нысаны тіркеледі.

130. Істер номенклатурасын жасаған кезде құрылтай құжаттары, құрылымдық бөлімшелер туралы ережелер, қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары, құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік, салалық (ведомстволық) тізбелері, істердің үлгілік (болжамды) номенклатуралары, құрылым (штат кестесі), жұмыс туралы жоспарлар мен есептер басшылыққа алынады, ұйым қызметінде жасалған құжаттардың түрлері, құрамы және мазмұны зерделенеді.

131. Істер номенклатурасын осы Қағидаларға 26-қосымшаға сәйкес нысан бойынша БҚҚ қызметі келесі күнтізбелік жылдың алдындағы ағымдағы жылдың 10 желтоқсанынан кешіктірмей құрылымдық бөлімшелер ұсынған істер номенклатурасы негізінде жасайды.

Ескерту. 131-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

132. Жаңадан құрылған бөлімше бір ай мерзімде бөлімшенің істер номенклатурасын әзірлеп, оны БҚҚ қызметіне ұсынады.

133. Ұйымның істер номенклатурасына БҚҚ қызметінің басшысы қол қояды, тұрақты сақтауға берілетін құжаттар ұйымның сараптау комиссиясымен (бұдан әрі – СК), мемлекеттік архивтің (жергілікті атқарушы органның) сараптау-тексеру комиссиясымен (бұдан әрі – СТК) келісіледі, содан кейін оны ұйым басшысы (ағымдағы жылдың соңынан кешіктірмей) бекітеді және ЭҚЖ-ға және ЭА АЖ-ға енгізіледі. Егер нормативтік құқықтық актілерде ұйымның функциясы мен құрылымында түбегейлі өзгерістер болмаса, істер номенклатурасы мемлекеттік архивтік мекемелермен кемінде 5 жылда бір рет келісіледі.

Ұлттық архив қорын толықтыру көзі болып табылмайтын ұйымдар істер номенклатурасын уәкілетті органның, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың жергілікті атқарушы органдарының СТК-мен немесе архивтің СК-мен келісуге бастапқы ұйымдармен бірдей ұсына алады.

Ескерту. 133-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

134. Істер номенклатурасы қажетті данада басылып шығарылады. Бекітілген істер номенклатурасының бір данасы келісілген мемлекеттік архивте сақталады.

135. Істер номенклатурасы әр жылдың соңында нақтыланады, ұйымның СК-мен келісіледі, ұйым басшысы бекітеді және келесі жылғы 1 қаңтардан бастап қолданысқа енгізіледі.

Ескерту. 135-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

136. Ұйымның бекітілген құрылымына (штаттық кестесіне) сәйкес орналастырылатын құрылымдық бөлімшелердің атаулары істер номенклатурасы бөлімдерінің атаулары болып табылады. Номенклатураның бірінші бөліміне өкімдік құжаттаманы қамтитын істердің және басшылық басқаратын консультативтік-кеңесші органдар құжаттарының тақырыбы енеді.

137. Филиал (өкілдік) құжаттары ұйымның істер номенклатурасына бөлім ретінде енгізіледі.

Қоғамдық бірлестіктер атауы істер номенклатурасының дербес бөлімі болып табылады. Осы бөлім ұйымның істер номенклатурасының барлық бөлімінен кейін орналасады.

Ескерту. 137-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

138. Құрылымы жоқ ұйымдар үшін істер номенклатурасы өндірістік-салалық немесе функционалдық схема бойынша құрылады. Бөлімдердің атаулары ұйым қызметінің бағыттарына сәйкес келеді.

139. Жоғары тұрған органның (ұйымның) БҚҚ қызметі құжаттарының құрамы біртекті ведомствоға қарасты ұйымдар үшін істердің үлгілік (болжамды) номенклатурасын әзірлейді. Мұндай номенклатуралар уәкілетті органмен немесе облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың жергілікті атқарушы органдарымен келісуге жатады.

140. Электрондық тіркеу бақылау карточкасын сақтау мерзімі электрондық құжаттарды сақтау мерзіміне сәйкес келеді. Электрондық тіркеу бақылау карточкалары электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктеріне сәйкес электрондық құжаттармен, хабарламалар осы электрондық құжаттарды жеткізу туралы түбіртектермен бірге сақталады.

141. Электрондық құжатты сақтау мерзімі және құжаттың қағаздағы түпнұсқасын ресімдеу міндеттілігі уәкілетті орган бекітетін сақтау мерзімін көрсетіп, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде белгіленеді.

Электрондық құжат, оның ішінде салынған файлдар тиісті электрондық құжатта қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбаның бір мезгілде сақталуын қамтамасыз етіп, олар қалыптастырылған, жөнелтілген немесе алынған форматта ЭҚЖ-да сақталады.

Ескерту. 141-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

142. ЭА АЖ құжаттың электрондық көшірмелерін ретке келтірген кезде олар қағаздағы түпнұсқасына сәйкес келуге тиіс.

Ескерту. 142-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

143. Электрондық құжаттарды сақтау тиісті электрондық дерекқорларды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бірге жүреді.

144. Электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері үшін мемлекеттік органдарда және МО КО-да ЭҚЖ-ға нақты қатысушы осы кілттердің тиесілігін растайтын белгіленген тәртіппен ресімделген құжаттар (тіркеу куәліктері) сақталады.

Әрбір ашық кілт үшін оның қолданылу мерзімінің басталғаны және аяқталғаны туралы ақпарат сақталады. Бұл ретте жедел (ведомстволық) архивтік сақтаудағы ашық кілттер массивтеріне қол жеткізу шектеледі.

Электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттері бар ақпарат тасығыштардың (бұдан әрі – кілтті тасығыш) сақталуы, тиісті пайдаланылуы, сондай-ақ электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттерін пайдалану мен оларды рұқсатсыз енуден қорғау тіркеу куәліктерінің иелеріне жүктеледі.

145. Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиісті ашық кілттерін байланыстыру (үйлестіру) қамтамасыз етіледі.

146. ЭҚЖ-ға қатысушылар деректер базаларындағы есептік деректерді рұқсатсыз енуден және абайсызда жойылудан және (немесе) бұрмалаудан қорғауды қамтамасыз етеді, сондай-ақ электрондық құжаттардың резервтік көшірмелерін жасауды қамтамасыз етеді.

Ақпараттық жүйелерде, оның ішінде электрондық құжаттар архивтеріндегі ақпаратты (электрондық ақпараттық ресурстарды), электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру мен тексеру (электрондық цифрлық қолтаңбаның, криптографиялық кілттердің құралдары) процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын қорғауды ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті органның нормативтік құқықтық актілерінде белгілеген тәртіппен ЭҚЖ-ны пайдаланатын ұйыммен бірлесіп, ЭҚЖ-ға қатысушылар жүзеге асырады.

147. Мемлекеттік органдар салымы 80 файлдан аспайтын, көлемі 95 Мб аспайтын электрондық құжаттардың жеткізілуін қамтамасыз етеді.

10-параграф. Істер номенклатурасын ресімдеу тәртібі

148. Істер номенклатурасына ұйымның құжатталатын жұмыс учаскелері көрсетілген істер тақырыптарының барлығы, соның ішінде жеке істер, істер тізімдемелері, ТБН, бақылау-анықтамалық, тақырыптық және басқа картотекалар енгізіледі.

Істер номенклатурасына баспа басылымдары енгізілмейді.

149. Істер номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгізілген әр істің индексі қойылады. Істің индексі құрылымдық бөлімшенің сандық белгілерінен және құрылымдық бөлімше шегіндегі номенклатура бойынша істер тақырыбының реттік нөмірінен тұрады. Индекстің элементтері бір-бірінен дефис арқылы ажыратылады.

Істер номенклатурасында әртүрлі құрылымдық бөлімшелер шегінде біртекті істердің орналасу тәртібін сақтау ұсынылады, көшірілетін істер үшін индекстер сақталады.

150. Істер номенклатурасының 2-бағанына істердің (томның, бөлімдердің) тақырыптары енгізіледі:

Тақырыпқа қойылатын талаптар:

1) істің тақырыбы нақты, жинақталған түрде істегі құжаттың негізгі мазмұны мен құрамын көрсетуі тиіс;

2) істің тақырыбында нақты емес тұжырымдарды ("әртүрлі материалдар", "жалпы хат алмасу", "шығыс хат-хабарлар", "кіріс құжаттар"), сондай-ақ кіріспе және оралымы күрделі сөздерді қолдануға рұқсат етілмейді.

3) істің тақырыбы мынадай дәйектілікпен орналасатын элементтерден тұрады:

іс түрінің атауы (хат алмасу, журнал) немесе құжаттардың әр түрлері (хаттамалар, бұйрықтар);

ұйымның немесе құрылымдық бөлімшенің атауы (құжат авторы), құжаттар жолданатын немесе олар алынатын ұйымның атауы (адресат немесе құжат корреспонденті);

іс құжаттарының қысқаша мазмұны;

іс құжаттарының мазмұны қатысты болатын жергілікті жердің (аумақтың) атауы;

іс құжаттары жататын дата (кезең);

4) бір мәселе бойынша бірақ орындалу дәйектілігіне байланысты емес құжаттарды қамтитын істің тақырыптарында істің түрі ретінде "құжаттар" термині қолданылады.

"Құжаттар" термині қандай да бір құжатқа қосымшалар бар істер тақырыптарында да қолданылады және мынадай түрде ресімделеді: "Компанияның директорлар кеңесі отырысы (отырыстарының) хаттамасы (хаттамалары) және оларға қатысты құжаттар" немесе "Компанияның директорлар кеңесінің отырысы хаттамасының құжаттары".

5) хат алмасуды қамтитын істердің тақырыптарында оны кіммен және қандай мәселе бойынша жүргізілгені көрсетіледі (біртекті корреспонденттермен хат алмасу жүргізілген жағдайда тақырыптарда олардың жалпы түр атауы көрсетіледі);

6) үштен астам корреспондентпен хат алмасуды қамтитын істердің тақырыбында олардың атаулары санамаланып келтірілмейді;

7) істердің тақырыбында әкімшілік-аумақтық бірліктерді белгілеу кезінде мыналар ескеріледі:

егер істің мазмұны біртекті бірнеше әкімшілік-аумақтық бірлікке қатысты болса, онда істің тақырыбында олардың нақты атаулары көрсетілмейді, олардың жалпы түр атаулары көрсетіледі;

егер істің мазмұны бір әкімшілік-аумақтық бірлікке (елді мекенге) қатысты болса, онда істің тақырыбында оның атауы көрсетіледі;

8) жоспарлы немесе есептік құжаттаманы қамтитын істердің тақырыбында жоспар (есеп) жасалған кезең (тоқсан, жыл) көрсетіледі;

9) сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік сот және бір мәселе бойынша іс жүргізудің дәйектілігіне байланысты құжаттарды қамтитын басқа істердің тақырыптары "іс" деген сөзбен аяқталады;

10) іс бірнеше томнан немесе бөліктерден тұрса, онда істің жалпы тақырыбы жасалады, содан кейін қажет болған жағдайда әр томға (бөлікке) іс тақырыбының мазмұнын нақтылайтын тақырыптар жасалады.

151. Номенклатура бөлімдерінің ішіндегі істердің тақырыптары істі қамтитын құжаттардың маңыздылығының дәрежесіне және олардың өзара байланысына сәйкес орналастырылады.

Басында нормативтік құқықтық құжаттамадан тұратын істердің тақырыптары орналастырылады. Бұл ретте жоғары тұрған ұйымдардың қаулылары мен бұйрықтарын қамтитын істердің тақырыптары ұйымның бұйрықтары бар істер тақырыптарының алдында орналасады. Бұдан әрі қалған құқықтық актілерден, сондай-ақ жоспарлы және есептік құжаттардан тұратын істердің тақырыптары орналасады.

Өкімдік құжаттардың жобалары және оларды дайындау жөніндегі басқа да құжаттар, жоспарларға өзгерістер, бұйрықтарға негіздер істер номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардың соңынан орналасады.

Географиялық және хат-хабар белгілері бойынша жүргізілген істердің тақырыптары істер номенклатурасына географиялық атаулар мен корреспонденттердің әліпбиі бойынша енгізіледі.

Істердің тақырыптары істерді қалыптастыру және ресімдеу барысында нақтыланады. Егер бір жыл ішінде жұмыстың жаңа құжатталған учаскелері, көзделмеген істер пайда болса, онда олар номенклатураға қосымша енгізіледі.

152. 3-баған күнтізбелік жыл аяқталғаннан кейін толтырылады.

153. 4-бағанда сақталу мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік немесе ведомстволық (салалық) тізбесі тармақтарының (баптарының) нөміріне, олар болмаған жағдайда – үлгілік (болжамды) істер номенклатурасына сілтеме жасай отырып, істердің сақталу мерзімдері көрсетіледі.

154. 5-бағанда БҚҚ қызметі істердің сақталу мерзімдерін айқындаған кезде пайдаланылған құжаттар тізбесінің, үлгілік (болжамды) істер номенклатурасының атауларын көрсетеді және өтпелі істер, аса құнды құжаттар мен істер, істерді басқа құрылымдық бөлімшеге немесе оларды жалғастыру үшін басқа ұйымға, ұйымның архивіне беру, құжаттардың электрондық көшірмелерінің бар-жоғы, олардың тасығыштарының түрлері мен сақталу орындары туралы белгі қояды.

155. Жыл аяқталғаннан кейін номенклатура тақырыптарын іс құжаттарының нақты құрамымен және оның мазмұнымен салыстыру (нақтылау) жүзеге асырылады. Істер номенклатурасының соңында басталған іс томдарының немесе бөліктерінің саны туралы қорытынды жазба жазылады.

Басталған іс томдарының немесе бөліктерінің саны туралы қорытынды жазба ол болса ЭА АЖ-ға енгізіледі.

Ескерту. 155-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

11-параграф. Істерді қалыптастыру тәртібі

156. Орындалған құжаттарды орындаушы істер номенклатурасына сәйкес істерге қалыптастырады. Істерді істер номенклатурасынан тыс қалыптастыруға жол берілмейді.

157. Істердің қалыптастырылуын бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

158. Істі қалыптастыру кезінде мынадай талаптар сақталады:

1) іске тек орындалған, мазмұны істер номенклатурасы бойынша істің тақырыбына сәйкес келетін, дұрыс ресiмделген құжаттар орналастырылады;

2) бір мәселенің шешіміне қатысты барлық құжат іске бірге орналастырылады.

Құжатқа қосымшалар оларды бекіту немесе жасау датасына қарамастан, тиесілі құжатқа қосылады.

Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларға жеке том жасалады, ол туралы құжатқа белгі жасалады;

3) құжаттың қазақ, орыс және басқа тілдердегі нұсқасы бірге топтастырылады;

4) іске бір күнтізбелік жылдың құжаттары топтастырылады, оған өтпелі істер, сот істері, адамның ұйымдағы жұмысының барлық кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істер, сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының, шақырылым кезеңінде топтастырылған депутаттық топтардың құжаттары, оқу жылы ішінде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары, театр маусымында сахналық қызметті сипаттайтын театрлардың құжаттары, сырқаттану тарихы кірмейді;

5) сақтау мерзімі тұрақты және уақытша құжаттар, сондай-ақ ғылыми-зерттеу құжаттамасының қорытынды, кезеңдік және аралық есептері, конструкторлық және технологиялық құжаттаманың орнатылған сериялық өндірісіне тәжірибелік үлгілер, тәжірибелік сериялар, орнату сериялары, жобалау-сметалық құжаттаманың түрлі жобалау сатылары және оның жекелеген бөліктері, өнертабыстар, пайдалы модельдер, өнеркәсіптік үлгілер, патенттік-лицензиялық құжаттаманың әрбір түрі бойынша қорғау құжатын беруге арналған өтінімдер істерге бөлек топтастырылады;

6) жеделхат, факсограмма көшірмелері, телефонограмма іске істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылады;

7) қайтарылуға тиіс құжаттар, шимай жазбалар мен артық даналар іске тігілмейді;

8) көлемі бойынша сақтау мерзімі тұрақты іс 180 парақтан аспауға тиіс;

9) істе бірнеше том (бөлік) болса, істің нөмірі (индексі) мен тақырыбы томдардың (бөліктердің) нөмірін қосу арқылы әрбір томға қойылады және соңғы томға (бөлікке) "соңғы" деген сөз қосылады.

Электрондық іс томдарға (бөлімдерге) бөлінбейді. Барлық электрондық құжат көлеміне қарамастан, бір электрондық іске қосылады.

Ескерту. 158-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

159. Құжаттар мәселенің шешу дәйектілігіне (шешілетін мәселелердің хронологиялық ретімен) сәйкес жоғарыдан төмен орналасады немесе істің бас жағына бастамашылық құжат, содан кейін – мәселенің түпкілікті шешімі бар құжат, бұдан әрі – мәселенің шешілу барысын көрсететін басқа құжаттар салынады.

160. Ұйым негізгі орындаушы болып табылған жоғары тұрған ұйымдардың актілері мен тапсырмаларының орындалуы бойынша есептік және ақпараттық сипаттағы барлық құжаттар ұйым қызметінің бағыттары бойынша жеке істерге тігіледі. Қалған жағдайларда бұл құжаттар ағымдағы жылғы хат алмасу ісіне тігіледі.

161. Өкімдік құжаттар оларға қатысты қосымшаларымен бірге түріне және хронологиясына қарай бір іске топтастырылады. Өкімдік құжаттармен бекітілген нұсқаулықтар, қағидалар, ережелер, жарғылар оларға қосымша болып табылады және көрсетілген құжаттармен бірге топтастырылады. Егер олар жеке құжат ретінде бекітілсе, онда олар жеке іске топтастырылады.

162. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер) жеке-жеке істерде қалыптастырылады.

163. Хаттамалар істе оларға қатысты барлық құжаттармен бірге нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылады.

164. Хат алмасу бір іс жүргізу жылына топтастырылады және хронологиялық дәйектілікпен жүйеленеді, бұл ретте сұрау салу құжаттан кейін жауап құжат салынады. Өткен жылы басталған белгілі бір мәселе бойынша хат алмасу қайта басталған кезде құжаттар ағымдағы жылдың ісіне алдыңғы жылғы істердің индексін көрсету арқылы енгізіледі.

165. Жеке істердегі құжаттар олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналасады.

166. Еңбекақы бойынша дербес шоттар жеке істерге қалыптастырылады және оларда қызметкерлер тегінің әліпбилік ретімен орналасады.

167. Еңбек шарттары жеке істердің құрамында немесе қызметкерлер тегінің әліпбилік ретімен жеке қалыптастырылады.

168. Жеке тұлғалардың тізімдері және бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.

Жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.

Жеке тұлғалардың тізімдері және міндетті әлеуметтік медициналық сақтандыру аударымдарының аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.

169. Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер және штат кестелері олар жасалған, бекітілген немесе түскен датасына қарамастан, қай жылға немесе қай жыл үшін жасалған болса, сол жылдың тиісті істерінде қалыптастырылады.

170. Жеке және заңды тұлғалардың жолданымы, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы іске мәселелер, ұйым қызметінің бағыттары немесе әкімшілік-аумақтық бірлік бойынша қалыптастырылады. Жолданым, хабарлама, сұрау салу, үн қосу мен ұсыныс көлемі аз болған кезде істерді өтініш, хабарлама, сұрау салу, үн қосу мен ұсыныс авторларының тегі бойынша әліпбилік ретпен қалыптастыруға жол беріледі.

Ескерту. 170-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

171. Электрондық құжаттар мен дерекқор ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек, олар жасалған ақпараттық жүйеде электрондық істе қалыптастырылады. Электрондық деректер базасы жеке істерге қалыптастырылады, істер атауы деректер базасының атауына сәйкес келеді.

Ескерту. 171-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

12-параграф. Істі ресімдеу тәртібі

172. Ұйымдағы істер оларды ашқан кезде және жыл аяқталғаннан кейін сақтауға дайындау үшін ресімделуге жатады. Істерді ресімдеу мұқабада істі сипаттау, кітапшалау, парақтарды нөмірлеу мен куәландыру парақтарын жасау жұмыстарының кешенінен тұрады. Істерді ресімдеуді құрылымдық бөлімшенің іс жүргізуіне жауапты адамы БҚҚ қызметінің әдістемелік көмегімен және бақылауымен жүргізеді.

173. Сақтау мерзімдеріне қарай істер толықтай немесе ішінара ресімделеді. Толықтай ресімдеуге сақтау мерзімдері тұрақты, ұзақ (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істер жатады. Істерді толықтай ресімдеу – іс мұқабасының деректемелерін ресімдеуді, істердегі парақтарды нөмірлеуді, осы Қағидаларға 27-қосымшаға сәйкес нысан бойынша істің куәландыру парағын жасауды, Қағидаларға 28-қосымшаға сәйкес нысан бойынша іс құжаттарының ішкі тізімдемесін жасауды, істі тігу мен түптеуді, іс мұқабасының деректемелеріне қажетті нақтылаулар енгізуді көздейді.

174. Сақтау мерзімі тұрақты, ұзақ (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында мынадай деректемелер көрсетіледі:

1) ұйымның атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы;

2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы, істің нөмірі (индексі);

3) істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) датасы, істегі парақтар саны, істі сақтау мерзімі;

4) істің архивтік шифрі.

175. Сақтау мерзімі тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) істің мұқабасына қойылатын деректемелер мына түрде ресімделеді:

1) ұйымның атауы құрылтай құжаттарына сәйкес толық, атау септігінде және толық атауынан кейін жақшаның ішінде оның ресми түрде қабылданған қысқартылған атауы көрсетіледі;

2) бекітілген құрылымға сәйкес құрылымдық бөлімшенің атауы жазылады, істің нөмірі – ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің цифрлық белгісі (индекс) қойылады;

3) істің тақырыбы істер номенклатурасынан көшіріледі, істің датасы – іс жүргізуде істің басталған және аяқталған жылы (жылдары) көрсетіледі. Іс құжаттарының соңғы күндері, яғни іске енгізілген ең алғашқы және ең соңғы құжаттың тіркелген (жасалған) күні (күні, айы, жылы) өкімдік құжаттар қамтылған, сондай-ақ бірнеше томнан (бөліктерден) тұратын істердің күні болып табылады. Жеке томға қалыптастырылған құжат қосымшасының күні осы томға қосымшасы енгізілген негізгі құжаттың тіркелген күні болып табылады. Бұл ретте күні мен жылы араб санымен белгіленеді, ал айдың атауы толықтай сөзбен жазылады.

176. Іске енгізілген құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және орналасу тәртібін бекіту мақсатында куәландыру парақтары мен ішкі тізімдемеден басқа оның барлық парақтары, оның ішінде жеке парақтарға ресімделген қарарлар (фишкалар) барлығы нөмірленеді. Парақтар қара, жұмсақ графит қарындашпен нөмірленеді, цифрлар парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.

177. Істің парақтарын нөмірлеу тәртібі:

1) бір шетінен тігілген А4 форматынан үлкен парақ жоғарғы оң жағында бір парақ ретінде нөмірленеді;

2) парақтарының өзіндік нөмірі бар құжаттар, оның ішінде баспа басылымдары жалпы тәртіп бойынша нөмірленеді немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуін сақтай алады;

3) бірнеше томдардан немесе бөліктерден тұратын істердің парақтары әрбір том немесе бөлік бойынша жеке нөмірленеді;

4) істе жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және басқа да иллюстративті және ерекше құжаттар сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышында нөмірленеді;

5) іске тігілген салымдары бар конверттер – бірінші конверт, содан кейін конверттің ішіндегі салымдар реттік нөмірмен нөмірленеді;

6) істің түптелген қосымшасы жеке том ретінде ресімделеді және бөлек нөмірленеді;

7) істің парақтарын нөмірлеуде қателер көп табылған жағдайда, оларды қайта нөмірлеу жүргізіледі (парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлер сызылады және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлері қойылады, істің соңында жаңа куәландыру парағы жасалады, бұл ретте ескі куәландыру парағы сызылады, бірақ істе сақталады);

8) парақтардың нөмірленуінде жекелеген қателіктер бар болған кезде парақтардың литерлік нөмірін қолдануға рұқсат беріледі.

178. Парақтарды нөмірлеу аяқталғаннан кейін куәландыру жазбасы жазылады, оған қойылған қолдың толық жазылуын, лауазымы мен жасалған датасын көрсетіп, жасаған адам қол қояды.

Егер сақтау бірлігі мәтіндік және графикалық құжаттардан тұрса, онда куәландыру жазбасында мәтіндік және графикалық құжаттамасы бар парақтар саны бөлек көрсетіледі.

Істің құрамы мен жай-күйі туралы кейінгі барлық өзгерістер (құжаттың бүлінуі, алынуы) туралы белгі тиісті актіге сілтеме жасалып, куәландыру парағына қойылады.

Істегі парақ саны қорытынды жазбаға сәйкес істің мұқабасына қойылады.

Ескерту. 178-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

179. "Істің сақталу мерзімі" деген деректеме тиісті номенклатурадан істің мұқабасына оны құжаттар тізбесінде көрсетілген сақтау мерзімімен салыстырып тексергеннен кейін сақтау мерзімдерін көрсете отырып ауыстырылады.

180. Тұрақты сақталатын істерге "Тұрақты сақталады" деп жазылады.

181. Тұрақты сақталатын істердің мұқабаларында істің архивтік шифрі (қордың нөмірінен, тізімдеме нөмірінен және тізімдеме бойынша істің нөмірінен тұрады) бұл істерді СТК бекіткен жиынтық тізімдемелердің бөлімдеріне енгізгеннен кейін ғана архивте қойылады.

182. Жыл аяқталғаннан кейін тұрақты және ұзақ уақыт (10 жылдан жоғары) сақталатын істердің мұқабасындағы жазбаларға нақтылаулар енгізіледі – егер мұқабадағы істердің тақырыбы тігілген құжаттардың мазмұнына сәйкес келмеген кезде істің тақырыбына өзгерістер мен толықтырулар енгізіледі.

183. Есепке алу осы құжаттаманың (аса құнды, жеке істер, бұйрықтар, хаттамалар және басқа) ерекшелігінен туындайтын белгілі бір санаттағы тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттарды есепке алу үшін құжаттардың ішкі тізімдемесі жасалады.

Іс құжаттарының ішкі тізімдемесі, егер тақырыбы құжаттың нақты мазмұнын ашпайтын құжат түрі бойынша қалыптастырылса, тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істерге де жасалады.

Сызбалардан немесе бірнеше мәтіндік және графикалық құжаттардан тұратын сақтау бірлігінің ішкі тізімдемесінде барлық құжаттардың реттік нөмірі, белгісі (индекс, шифр), атауы, нөмірі және парақ форматы көрсетіліп тізімделеді. Егер сызба бірнеше парақтан тұрса, онда оның атауы мен парақ саны көрсетіледі. Егер сақтау бірлігі мәтіндік және графикалық құжаттардан тұрса, онда әрбір мәтіндік құжаттың тақырыбы көрсетіледі, содан кейін сызбалар сипатталады.

Ескерту. 183-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

184. Істерді құрайтын құжаттар барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған қатты мұқабаға кемінде төрт жерден тесіліп тігіледі немесе түптеледі. Бірінші және соңғы тесік парақтың жоғарғы (төменгі) шегінен бір сантиметр қашықтықта жасалады. Істі тігуге (түптеуге) дайындағанда металл бекітпелер (түйреуіштер, қыстырғыштар және басқалар) құжаттардан алынады.

185. Уақытша (10 жылға дейінгі) сақталатын істерді іс папкасында сақтауға, істегі құжаттарға қайта жүйелеу жүргізбеуге, істің парақтарын нөмірлемеуге, куәландыру жазбаларын жасамауға рұқсат етіледі.

186. Ұйымда ЭҚЖ жұмыс істеген кезде қағаз тасығыштағы құжаттар істерін ресімдеу автоматты түрде қалыптастырылған ЭҚЖ-дағы істер тізімдемесін тексеру кезінде жүзеге асырылады.

186-1. Сақтау мерзімі өткен электрондық құжат жалпы негізде жоюға бөліп алынуға тиіс, одан кейін оларды физикалық жою немесе бағдарламалық-техникалық құралдармен жою электрондық құжатты жоюға бөлу туралы актіде тиісті белгі қойылып жүргізіледі.

Егер электрондық құжатты ақпарат жеткізгіштегі және резервтік көшірмедегі ақпараттық жүйе құралдарымен қалпына келтіру мүмкін болмаса, олар жойылды деп саналады.

Ескерту. Қағидалар 186-1-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

13-параграф. Құжаттарды жедел сақтау тәртібі

187. Іс жүргізу аяқталғаннан кейін құжаттар ұйымның архивіне тапсырылғанға дейін қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы сақталады.

188. Іс жүргізу аяқталғаннан кейін қағаз тасығыштағы құжаттар ұйымның архивіне тапсырылғанға дейін – қалыптастырылған орны бойынша істерде, электрондық құжаттар ЭҚЖ-да бір жыл бойы сақталады.

189. Ұйымның БҚҚ қызметі, құрылымдық бөлімшелердің басшылары құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етеді. Істер жұмыс кабинеттеріндегі шкафтарда және сейфтерде немесе осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайларда сақталады.

190. Істер ұйымның бекітілген істер номенклатурасына сәйкес орналастырылады, мұқабалардың түбіртектерінде олардың индекстері көрсетіледі.

191. Істерді ұйымдарға уақытша пайдалануға беру жазбаша өтініш негізінде және тек ұйым басшысының рұқсатымен жүргізіледі. Істерді ұйымның басқа бөлімшелеріне беру тек құрылымдық бөлімше басшысының рұқсатымен, ал құрылымдық бөлімше ішінде қолхатпен беріледі.

Берілген іске істің орнын ауыстыратын карта жүргізіледі. Онда құрылымдық бөлімше, істің индексі, берілген датасы, істің кімге берілгені, оның қайтарылған датасы көрсетіледі, істі алғаны мен қабылдағаны үшін қол қою бағандары көзделеді.

ЭҚЖ дерекқорында жедел сақтаудағы электрондық құжат пайдалану үшін электрондық құжаттың қағаз көшірмесі, электрондық жеткізгіштегі құжаттың электрондық көшірмесі түрінде беріледі не құжатты сұратушы қызметкердің электрондық мекенжайы бойынша жіберіледі. Электрондық істер (құжаттар) қайтарылмайды.

Ескерту. 191-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

192. Істен құжаттарды алу Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүргізіледі, бұл ретте іске алынған құжаттардың көшірмелері мен түпнұсқалардың алынғаны туралы акт (хаттама) қосылады.

193. Құжаттар мен істерді жоғалтқан жағдайда қызметтік тексеру жүргізіледі, оның нәтижесі бойынша оларды жоғалтқан адамның жауапкершілігі жөнінде мәселе қойылады.

14-параграф. Істерді ұйымның архивіне тапсыру тәртібі

194. Істерді құрылымдық бөлімшелерден ұйымның архивіне тапсыру құжаттардың құндылығын сараптау нәтижелері бойынша жасалған істердің және іс жүргізуі аяқталған істердің тізімдемелері бойынша жүзеге асырылады. Уақытша (10 жылды қоса алғанға дейін) сақтаудағы құжаттар ұйымның архивіне істер номенклатурасы бойынша тапсырылады.

195. Істер тізімдемелері осы Қағидаларға 29-қосымшаға сәйкес нысан бойынша тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын және жеке құрам бойынша істерге жеке-жеке жасалады.

196. Істер тізімдемесінің бағандары іс мұқабасына енгізілген мәліметтерге дәл сәйкестікпен толтырылады. Тізімдемеге тақырыптары бірдей істер қатарынан енгізілген кезде бірінші істің тақырыбы толық жазылып, қалған біртекті істер "бұл да сондай" деген сөзбен белгіленеді, бұл ретте олар туралы басқа мәліметтер тізімдемеге толығымен енгізіледі. Тізімдеменің жаңа парағына біртекті істердің тақырыбы толық көшіріледі.

197. Әрбір іс (істің томы, бөлігі) тізімдемеге жеке реттік нөмірмен енгізіледі.

198. Тізімдеменің "Ескертпе" деген бағаны істің физикалық жай-күйінің ерекшеліктері туралы, істің басқа құрылымдық бөлімшеге (басқа ұйымға) берілгені туралы белгілерді қою үшін пайдаланылады.

199. Істер тізімдемесі екі данада жасалып, оның біреуі істермен бірге ұйымның архивіне беріледі, ал екіншісі бақылау ретінде құрылымдық бөлімшеде қалады.

200. Істі қалыптастырудың және ұйымның архивіне тапсыруға дайындаудың дұрыстығын БҚҚ қызметі тексереді. Анықталған кемшіліктерді ұйымның құрылымдық бөлімшесі жояды.

201. Әрбір істі қабылдауды құрылымдық бөлімше қызметкерінің қатысуымен ұйымның архивке жауапты қызметкері жүргізеді. Бұл ретте тізімдеменің екі данасына оған енгізілген әр істің жанына істердің бар екендігі туралы белгі қойылады. Тізімдеменің әрбір данасының соңында нақты қабылданған істердің саны цифрмен және жазбаша, істерді қабылдау-тапсыру датасы, сондай-ақ архивке жауапты қызметкер мен істерді өткізген адамның қолдары көрсетіледі.

202. Істермен бірге ұйымның архивіне құжаттарға және (немесе) бағдарламалық құралдарға және өткізілетін құжаттардың тіркелуі мен орындалуы туралы ақпаратты қамтитын дерекқорға тіркеу картотекасы беріледі. Әрбір картотеканың немесе дерекқордың тақырыбы тізімдемеге енгізіледі.

203. Құрылымдық бөлімше, филиал (өкілдік) таратылған жағдайда осы құрылымдық бөлімшенің, филиалдың (өкілдіктің) іс жүргізуге жауапты адамы тарату іс-шараларының жүргізілуі кезеңінде қолда бар құжаттардың барлығын істерге қалыптастырып, істерді ресімдейді және сақтау мерзімдеріне қарамастан оларды ұйымның архивіне тапсырады.

204. Ұйым таратылған жағдайда тарату іс-шараларын жүргізу кезеңінде жеке құрам бойынша құжаттар ресімделіп, тиісті мемлекеттік архивке тапсырылады.

Істерді тапсыру істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы бойынша жүзеге асырылады.

205. Құжатты электрондық іс құрамында ұйымның архивіне электрондық форматта беруді құрылымдық бөлімшелердің іс жүргізуге жауапты қызметкерлері жүзеге асырады және ЭҚЖ құралдарымен және болса, ЭА АЖ арналарымен қамтамасыз етіледі.

Ескерту. Қағидалар 205-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

206. Ұйым архивін тапсыруға іріктелген электрондық құжаттарды дайындау кезінде құжаттармен жұмыс істеудің мынадай негізгі рәсімдері орындалады:

егер электрондық құжат өзге форматта жасалған немесе жүйеге енгізілген болса, мәтіндік электрондық құжатты PDF/A-1 архивтік сақтау форматына ауыстыру;

электрондық құжаттың метадеректерін, электрондық қолтаңба файлдарын және PDF/A форматындағы мәтіндік электрондық құжаттың көрнекі көшірмесін қамтитын электрондық істі ұйымдастырудың ақпараттық жүйесінде қалыптастыру;

құрылымдық бөлімшенің электрондық істер, құжаттар тізімдемесін қалыптастыру;

егер құжат ұйымның архивіне ақпараттық-коммуникациялық арналар арқылы берілмесе, электрондық құжатты физикалық оқшауланған материалдық жеткізгішке көшіру;

электрондық құжаттың жаңғыртылуын тексеру;

электрондық құжатты зиянды компьютерлік бағдарламалардың болуы тұрғысынан тексеру;

электрондық істің тұтастығын электрондық құжатты ұйым архивіне тапсыруға дайындауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімше басшысының (өзге уәкілетті адамның) электрондық қолтаңбасымен растау.

Ескерту. Қағидалар 206-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

207. Электрондық форматтағы құжат ұйым архивіне метадеректерімен бірге беріледі.

Тұрақты сақталатын электрондық істі беру ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің тұрақты сақталатын электрондық ісінің тізімдемесі бойынша, ал уақытша (10 жылдан астам) сақтаудағы электрондық істі ұйым архивіне қабылдау осы Қағидаларға 30-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жасалған уақытша (10 жылдан астам) сақтаудағы электрондық істер тізімдемесі бойынша жүргізіледі.

Қажет болған жағдайда электрондық істер тізімдемесінің қағаздағы данасы жасалуы мүмкін.

Ұйымның құрылымдық бөлімдерінің электрондық істер тізімдемесі жеке кілтті қолданып, электрондық цифрлық қолтаңба қою арқылы бекітіледі, оның иесі ұйым немесе ұйым құрылымдық бөлімшесінің басшысы болып табылады.

Ұйым архивіне электрондық істі қабылдау кестесін 31-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым архивінің басшысы (ұйым архивіне жауапты адам) жасайды және оны ұйым басшысы бекітеді.

Ескерту. Қағидалар 207-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

208. Электрондық істің құрамына әрбір электрондық құжатқа берілген метадеректер енгізіледі.

Электрондық істі ұйым архивіне тапсыруға дайындау кезінде құрылымдық бөлімшенің қызметкері ЭҚЖ құралдарымен осы Қағидаларға 32-қосымшаға сәйкес нысан бойынша электрондық істің электрондық түріндегі құжаттың ішкі тізімдемесін (бұдан әрі-ішкі тізімдеме), сондай-ақ осы Қағидаларға 33-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым БҚҚ қызметінің электрондық құжаты мен ісін қабылдау-тапсыру актісі бойынша жасайды.

Ішкі тізімдеме электрондық істің құрамына иесі ұйым немесе ішкі тізімдемені жасаған ұйым құрылымдық бөлімшесінің қызметкері болып табылатын жеке кілтті қолданып, электрондық цифрлық қолтаңбамен қол қойылған дербес электрондық құжат ретінде енгізіледі.

Ескерту. Қағидалар 208-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

209. Электрондық істер ұйым архивіне тапсыруға дайындық кезінде әрбір электрондық құжаттың метадеректері (біріншісінен басқа) алдыңғы электрондық құжаттың бақылау сипаттамасын және оның метадерегін (бір бағытты байланысқан тізімді) қамтитындай етіп қалыптастырылады.

Ескерту. Қағидалар 209-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

210. Электрондық істерді жіберу және қабылдау цифрлық байланыс арнасы арқылы немесе электрондық жеткізгіштедегі ақпараттық пакет құрамында жүзеге асырылады, оның форматы электрондық құжат айналымы жүйесімен ұйым архивінің ақпараттық жүйесі арасындағы ақпараттық өзара іс-қимыл регламентінде айқындалады.

Тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақталатын электрондық істер тізімдемесінде:

электрондық істерді ұйымның архивіне беретін ұйым құрылымдық бөлімшесінің қызметкері туралы мәліметтер (лауазымның атауы, инициалдары, тегі);

электрондық істерді ұйым архивіне қабылдайтын ұйым архивінің қызметкері туралы мәліметтер (лауазымның атауы, инициалдары, тегі) қосымша көрсетіледі.

Ескерту. Қағидалар 210-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

211. Ақпараттық пакетте мынадай электрондық іс деңгейіндегі метадеректер қамтылады:

құрылымдық бөлімдердің электрондық істер тізімдемесіндегі электрондық істің реттік нөмірі;

электрондық істің индексі;

электрондық істің тақырыбы;

электрондық істің электрондық түрдегі құжатты қабылдау мерзімі;

электрондық істің электрондық түрдегі құжат саны; электрондық істің электрондық түрдегі құжат көлемі;

электрондық істің электрондық түрдегі құжат тілі (тілдері).

Электрондық құжат деңгейіндегі метадеректердің тұтастығы ішкі тізімдемеде көрсетілген деректердің толық құрамымен расталады.

Ескерту. Қағидалар 211-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

212. Ақпараттық пакетте уақытша (10 жылдан астам) және тұрақты сақталатын электрондық құжат деңгейіндегі мынадай метадеректер қамтылады:

электрондық құжат түрінің атауы (бұйрық, хат, смета және т.б.);

электрондық құжаттың тақырыбы;

электрондық құжаттың датасы;

электрондық құжатқа қол жеткізу құқығы (қол жеткізу барлығына рұқсат етілген; қол жеткізуді қор жасаушы белгілейді);

қол жеткізу құқығын шешу күні (ол болса);

электрондық құжаттың тіркеу индексі;

электрондық құжат тілі;

электрондық құжаттың авторы туралы деректер (орындаушы лауазымының атауы, электрондық құжатты дайындаған ұйымның атауы);

құжаттың электрондық файлдары туралы мәліметтер (атауы, көлемі, бақылау сипаттамасы);

бақылау сипаттамасын әзірлеу алгоритмі (хэштау алгоритмі – хэш-функцияның мәнін есептеудің криптографиялық алгоритмі) (алгоритмнің белгіленуі, техникалық нормативтік құқықтық актіге сілтеме) туралы мәліметтер.

Электрондық құжат деңгейіндегі метадеректердің тұтастығы ішкі тізімдемеде көрсетілген барлық құжат үшін ортақ бақылау сипаттамасымен расталады.

Ескерту. Қағидалар 212-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

213. Қажет болған кезде құжат деңгейінде электрондық құжатты сипаттау үшін электрондық құжатты жасау мен көшірмелеу ерекшелігін сипаттайтын қосымша метадеректер пайдаланылады:

жалпы басқару мәнмәтінін құрайтын басқа да құжатқа сілтеме;

электрондық құжат жасалған ақпараттық технология (бағдарламалық өнім нұсқасы) туралы мәліметтер;

құжатты электрондық жаңғырту үшін қажетті техникалық және бағдарламалық құралдар туралы мәліметтер;

құжатты электрондық қорғау туралы мәліметтер.

Ескерту. Қағидалар 213-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

214. Электрондық істі электрондық жеткізгіште беру кезінде метадеректер құрамына электрондық жеткізгіш (электрондық жеткізгіш типі, түрі) және электрондық іс пен құжаттың осы электрондық жеткізгіште орналастырылуы туралы деректер енгізіледі.

Ескерту. Қағидалар 214-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

215. Электрондық құжат үшін метадеректер құрамына электрондық құжат айналымы жүйесі мен ұйым архивінің ақпараттық жүйесі арасындағы ақпараттық өзара іс-қимыл регламентімен айқындалатын электрондық цифрлық қолтаңба құралдары туралы мәліметтер қосымша енгізіледі.

Ескерту. Қағидалар 215-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

216. Ақпараттық ресурстың архивтік көшірмесін білдіретін электрондық құжаттың метадеректер құрамы мыналарды қосымша қамтиды:

ақпараттық ресурс атауы;

ақпараттық ресурс түрі;

ақпараттық ресурсты пайдаланудың соңғы датасы;

ақпараттық ресурсты тіркеу туралы деректер;

ақпараттық ресурстың орналасқан интернет-мекенжайы (ғаламдық Интернет желісінде орналастырылған ақпараттық ресурс үшін);

Қазақстан Республикасының дербес деректерді қорғау туралы заңнамасына сәйкес ақпараттық ресурстың меншік иесі туралы мәліметтер;

ақпараттық ресурс иесі туралы мәліметтер.

Ескерту. Қағидалар 216-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 1-қосымша
	Нысан

Құжат деректемелерінің орналасу схемасы

Ескертпе:

1 - Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі

2 - ұйымның ресми атауы

3 - ұйым туралы анықтамалық деректер

4 - құжат түрінің атауы

5- құжаттың датасы

6 - құжаттың тіркеу нөмірі (индексі)

7 - кіріс құжаттың тіркеу нөміріне (индексіне) және датасына сілтеме

8 - құжаттың жасалған немесе шығарылған жері

9 - құжатқа қолжетімділікті шектеу грифі

10 - адресат

11 - құжатты бекіту грифі

12 - қарар

13 - құжат мәтініне тақырып

14 - бақылау туралы белгі

15 - құжаттың мәтіні

16 - құжатқа қосымшаның болуы туралы белгі

17 - қолы

18 - құжаттың келісілгені туралы белгі

19 - мөр бедері

20 - құжат көшірмесінің куәландырылғаны туралы белгі

21- құжаттың орындаушысы туралы белгі

22 - құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі

23 - құжаттың электрондық көшірмесін сәйкестендіруші

24 - құжаттың ұйымға түскені туралы белгі

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 2-қосымша
	Нысан

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 3-қосымша
	Нысан

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 4-қосымша
	Нысан

1

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 5-қосымша
	Нысан

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 6-қосымша
	Нысан

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 7-қосымша
	Нысан

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 8-қосымша
	Нысан

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік
	емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 9-қосымша
	Нысан

	А4 (210Х29) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 10-қосымша
	Нысан

Анықтама

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына
	11-қосымша
	Нысан

Анықтама

	А5 (148Х210) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 12-қосымша
	Нысан

Хат

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 13-қосымша
	Нысан

БҚҚ қызметінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың үлгі тізбесі

Мәлімет үшін көшірмелер түрінде жіберілген хаттар.

Жарнамалық хабарламалар, проспектілер, плакаттар, кеңестердің бағдарламалары.

Бухгалтерлік есептің бастапқы құжаттары (ұйымның бухгалтериясында тіркеледі).

Оқу жоспарлары, бағдарламалары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Айлық, тоқсандық және басқа есептер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Статистикалық есептілік нысандары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Кеңестер, отырыстар туралы хабарламалар.

Құттықтау хаттар, құттықтау жеделхаттары, шақыру билеттері.

Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, газеттер, бюллетеньдер).

Іссапарларға рұқсат беру туралы жеделхаттар мен хаттар.

Отырыстар, кеңестер, семинарлар және басқаларын өткізу туралы телефонограммалар.

Конвертте "Жеке өзіне" деген белгі бар құжаттар.

Тақырыптар бойынша ғылыми есептер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Прейскуранттар.

Материалдар шығынының нормалары, кеңсе керек-жарақтарына және ұйымдастыру техникасына өтінімдер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Жиынтық ақпараттар.

Кадрлар жөніндегі есептік деректер.

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 14-қосымша
	Нысан

Кіріс құжаттарын тіркеу карточкасы

	А5 (148x210) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 15-қосымша
	Нысан

Кіріс құжаттарды тіркеу журналы

Р\с №	Түскен датасы	Корреспондент, кіріс құжаттың датасы мен индексі	Құжат түрі, кіріс құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Қарар немесе құжат орындау үшін кімге жіберілді	Құжатты алу туралы қолхат, датасы	Құжаттың орындалғаны туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

А3 (420Х197) форматы

Шығыс және кіріс құжаттарды тіркеу журналы

Р/с №	Шығыс (ішкі) құжаттың датасы мен индексі	Корреспондент	Құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Құжаттың орындалғаны және іске жіберілгені туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

	А3 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 16-қосымша
	Нысан

___________________ жағдай бойынша (күні, айы, жылы) бақылауға жататын құжаттардың орындалуы туралы МӘЛІМЕТТЕР

Р/с №	Құрылым дық бөлімшелер атауы	Бақылаудағы құжаттар		Оның ішінде құжаттар
		барлығы	өткен айда түскен	орындалғандары	орындауда тұрғандар	орындау мерзімі ұзартылған	мерзімі өтіп кеткендері
1	2	3	4	5	6	7	8

БҚҚ қызметі басшысы Қолтаңбаныңлауазымының атауы ____________________ толық жазылуы (өз қолы)

А4 (210Х297) форматы

Ескертпе.

Мәліметтер құжат түрі бойынша бағандармен (бұйрықтар, алқа шешімі және басқалар), олардың тіркеу нөмірімен, орындаушылардың тегімен толықтырылуы мүмкін.

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына
	17-қосымша
	Нысан

__________________ жағдай бойынша (күні, айы, жылы) жеке және заңды тұлғалар өтініштерінің орындалуы туралы МӘЛІМЕТТЕР

Р/с №	Құрылымдық бөлімшелердің атауы	Орындалу үстінде		Оның ішінде
		барлығы	өткен айда түскендер	мерзімінде орындалғаны	мерзімі өткендері
					барлығы	мерзімі ұзартылды
1	2	3	4	5	6	7
Барлығы:

БҚҚ қызметі басшысы Қолтаңбаның лауазымының атауы ____________________ толық жазылуы (өз қолы)

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 18-қосымша
	Нысан

Баспа-бланк өнімін есепке алу және беру журналы
Түскендер					Берілгендер
Келіп түскен күні	Ілеспе құжаттың датасы мен нөмірі	Дайындаушы кәсіпорынның атауы	Даналар саны	Бланкілердің сериялары және нөмірлері	Берілген датасы	Берілетін құжаттың датасы мен нөмірі	Кімге берілді		Даналар саны	Бланкілердің сериясы мен нөмірлері	Алғандығы туралы қолхат	Ескертпе, баспа-бланк өнімінің бүлінген даналарын жою туралы белгі
							Құрылымдық бөлімшенің атауы	Алушының аты-жөні мен тегі
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 19-қосымша
	Нысан

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген және арнайы штемпельді бояуы бар мөрлерді, мөртабандарды есепке алу және беру журналы

Р/с №	Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлердің және мөртабандардың атаулары мен бедерлері	Кімге берілді			Қайтарылған датасы мен қабылданғаны туралы қолхат	Ескертпе, мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельді бояуды жою туралы белгі
		Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельді бояуларды сақтауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшелердің атауы	Алушы лауазымды адамның аты-жөні мен тегі	Алғандығы туралы датасы мен қолхат
1	2	3	4	5	6	7

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 20-қосымша
	Нысан

Арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу және оларды беру журналы

Р/с №	Арнайы сиямен толтырылатын қаламұшты автоқаламдарды сақтауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшенің атауы	Арнайы сиямен толтырылатын қаламұшты автоқаламдарды сақтауды жүзеге асыратын жауапты адамның аты-жөні мен тегі	Арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды алған адамның лауазымы мен тегі	Берілген датасы мен алғандығы туралы қолхат	Қайтарылған датасы мен қабылданғаны туралы қолхат	Ескертпе, арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламды жою туралы белгі
1	2	3	4	5	6	7

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 21-қосымша
	Нысан

___________________________________________________________________ ұйымның атауы

АКТ

____________________ №_________________ (күні) Шығарылған жері Шығарылған жері (мемлекеттік тілде) (орыс немесе басқа тілде)

	Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы _______ қолтаңбаның
	(өз қолы) толық жазылуы
	Дата

Қорғауға жататын баспа-бланк

өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды,

құжаттарды қорғау құралдарын

және оларды тіркеу-есепке алу

нысандарын қабылдау-беру

Негіздеме: ұйым басшысының "........тексеру жүргізу туралы" (дата) № ____бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).

Мына құрамдағы комиссия жасаған: Комиссия төрағасы

________________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі Комиссия мүшелері:

1._______________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

2._______________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

_____________________________________________________________________

1. Қорғауға жататын пайдаланылмаған баспа-бланк өнімдері (түріне қарай бөлек) сериясы ____ № ___ бастап № ___ саны __________________ дана. санмен және жазбаша)

2. Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланк өнімдерін жоюға бөлу туралы акт

_____________________________________________________________________

(датасы, нөмірі, бланк түрлері бойынша акт данасының саны)

3. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлердің саны ______________________________ дана (санмен және жазбаша)

4. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөртабандардың саны ___________________________ дана. (санмен және жазбаша)

5. Құжаттарды қорғау құралдары: _________________________________________

(қорғау құралының атауы) саны __________________ дана. (санмен және жазбаша)

6. Тіркеу- есепке алу нысандары: ___________________________________________

(тіркеу-есепке алу нысандарының түрлері,

________________________________________________________________________

іс номенклатурасы бойынша олардың нөмірі, томдардың нөмірі,

________________________________________________________________________

алғашқы және соңғы жазбалардың күні, парақтар саны)

Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алу жұмысының жай-күйі

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

(есепке алу жұмысы жай-күйінің жалпы сипаттамасы)

Тапсырған __________________________ Қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолы)

Қабылдаған __________________________ Қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолы)

_________________________________ данада жасалды:

1-дана: № істе

2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы қолы қолтаңбаның толық жазылуыКомиссия мүшелері қолы қолтаңбаның толық жазылуы

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 22-қосымша
	Нысан

___________________________________ ұйымның атауы

АКТ

_________________ № _____________ (дата) Шығарылған жері (мемлекеттік тілде немесе басқа тілде)

	Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы _______ Қолтаңбаның
	(өз қолы) толық жазылуы
	Күні

Қорғауға жататын баспа-бланк

өнімдерінің бүлінген даналарын

жоюға бөлу туралы

Негіздеме: ұйым басшысының "........тексеру жүргізу туралы" (дата) № ___ бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).

Мына құрамдағы комиссия жасаған:

Комиссия төрағасы ________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

Комиссия мүшелері:

1.________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

2.________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

_______________________________________________________________________

Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің мынадай бүлінген даналары түрлері жоюға іріктеп алынды:

Р/с №	Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері түрінің атауы	Қорғауға жататын баспа-бланк өнімі данасының сериясы мен нөмірі	Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланк өнімдері данасының саны	Ескертпе
1	2	3	4	5

Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланк өнімдерінің жиынтық саны

___________________________________ данада жасалды: (санмен және жазбаша)

1-дана: № істе

2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы ___________________ қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолы)

Комиссия мүшелері ___________________ қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолдары)

Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін есепке алу мен беру журналына белгілер енгізілді, саны _______________________ бүлінген дана ________________ арқылы (санмен және жазбаша) (жоюдың түрі) жойылды.

Лауазымның атауы ______________________ қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолы) Дата

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 23-қосымша
	Нысан

_______________________________________ ұйымның атауы

АКТ

____________________ №_________________ (дата) Шығарылған жері (мемлекеттік тілде немесе басқа тілде)

	Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы _________ қолтаңбаның
	(өз қолы) толық жазылуы
	Дата

Қорғауға жататын мөрлер мен

мөртабандарды жоюға бөлу туралы

Негіздеме: ұйым басшысының "........тексеру жүргізу туралы" (дата) № ___ бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).

Мына құрамдағы комиссия жасаған:

Комиссия төрағасы ________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі Комиссия мүшелері:

1.________________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

2.________________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

______________________________________________________________________

Қорғауға жататын мынадай мөрлер мен мөртабандар жоюға іріктеп алынды:

Р/с №	Атауы	Саны	Ескертпе
1	2	3	4

_____ данада жасалды:

1-дана: № істе

2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы ______________________ қолтаңбаның толық жазылуы(өз қолы)

Комиссия мүшелері ______________________ қолтаңбаның толық жазылуы(өз қолдары)

Журналға белгілер енгізілді, қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандар саны

_______________________ данада ________________ арқылы жойылды. (санмен және жазбаша) (жоюдың түрі)

Лауазымның атауы ________________________ қолтаңбаның толық жазылуы(өз қолы) Дата

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 24-қосымша
	Нысан

___________________________________ ұйымның атауы

АКТ

____________________ №_________________ (дата) Шығарылған жері (мемлекеттік тілде немесе басқа тілде)

	Бекітемін
	Ұйым басшысы
	лауазымының атауы
	_______ қолтаңбаның
	(өз қолы) толық жазылуы
	Дата

Құжаттарды қорғау құралын

жоюға бөлу туралы

Негіздеме: ұйым басшысының "........тексеру жүргізу туралы" (дата) № ___ бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).

Мына құрамдағы комиссия жасаған:

Комиссия төрағасы ____________________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі Комиссия мүшелері:

1.____________________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

2.______________________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

Құжаттарды қорғау құралдарының мынадай түрі жоюға іріктеп алынды:

Р/с №	Атауы	Саны	Ескертпе
1	2	3	4

_________________________ данада жасалды:

1-дана: №___істе.

2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы _______________________ қолтаңбаның толық жазылуы(өз қолы)

Комиссия мүшелері _______________________ қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолдары)

№ _______ есепке алу журналына белгілер енгізілді, құжаттарды қорғау құралдары

___________________ арқылы жойылды. (жоюдың түрі)

Лауазымның атауы __________________ қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолы)

Дата

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 25-қосымша
	Нысан

_____________________________________ мемлекеттік ұйымның атауы

АКТ

____________________ №_________________ (дата) Шығарылған жері (мемлекеттік тілде немесе басқа тілде)

	Бекітемін
	Ұйым басшысы
	лауазымының атауы
	_______ қолтаңбаның
	(өз қолы) толық жазылуы
	Дата

Қорғауға жататын пайдаланылмаған

баспа-бланк өнімдерін

жоюға бөлу туралы

Негіздеме: ұйым басшысының "......тексеру жүргізу туралы" (уақыты) № ____ бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).

Мына құрамдағы комиссия жасаған:

Комиссия төрағасы ____________________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі Комиссия мүшелері:

1.______________________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

2.______________________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

_____________________________ байланысты ______________________________

(таратуға, қайта ұйымдастыруға) (мемлекеттік органның (ұйымның) ресми атауы

_____________________________________________ практикалық мәнін жоғалтқан

пайдаланылмаған баспа-бланк өнімдерінің мынадай түрлері жоюға іріктеп алынды:

Р/с №	Баспа-бланк өнімі түрінің атауы	Баспа-бланк өнімі данасының сериясы және нөмірі	Пайдаланылмаған даналардың саны	Ескертпе
1	2	3	4	5

Қорғауға жататын пайдаланылмаған баспа-бланк өнімінің жиыны __________ дана.

(санмен және жазбаша)

Комиссия төрағасы _____________________ қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолы)

Комиссия мүшелері __________________ қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолдары)

Баспа-бланк өнімдерін есепке алу мен беру журналына белгі енгізілді,

пайдаланылмаған даналар саны _________________ салмағы _______ кг

(санмен және жазбаша) ______________________ арқылы жойылды. (жоюдың түрі)

Лауазымның атауы ____________________ қолтаңбаның толық жазылуы

(өз қолы)

Дата

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 26-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы

ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫ

___________ № _____________ (дата) (индексі) ┌ ┐

Бекітемін ________ жылға арналған

Ұйым басшысы лауазымының атауы ________ қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы Дата

Істің индексі	Істің (томның, бөліктің) тақырыбы	Істер (томдар, бөліктер) саны	Тізбе бойынша істің (томның, бөліктің) сақтау мерзімі және тармақ нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5

БҚҚ қызметі басшысы _______________________ Қолтаңбаның лауазымының атауы

(өз қолы) толық жазылуы Дата

Құрылымдық бөлімшелер басшыларының қолбелгілері

Ұйымның ОСК (СК) Мемлекеттік архив хаттамасымен мекемесінің СТК хаттамасымен келісілді келісілді (хаттаманың датасы мен нөмірі) (хаттаманың датасы мен нөмірі)

______________жылы жүргізілген істердің санаттары мен саны туралы қорытынды жазба

Сақтау мерзімі бойынша	Барлығы	Оның ішінде
		өтпелілер	"СТК" белгісімен
Тұрақты
Уақытша (10 жылдан жоғары)
Уақытша (қоса алғанда 10 жылға дейін)
Жиыны:

БҚҚ қызметі басшысы Қолтаңбаның

лауазымының атауы _____________ толық жазылуы

(өз қолы)

Дата

Жиынтық мәлімет ұйымның архивіне тапсырылды.

Мәлімет берген қызметкер Қолтаңбаның

лауазымының атауы _____________ толық жазылуы

(өз қолы)

Дата

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 27-қосымша
	Нысан

ІСТІҢ КУӘЛАНДЫРУ ПАРАҒЫ

№ _____ қор № ________ тізімдеме № _____ іс Іске ___________________ парақ тігілді (салынды) және нөмірленді, оның ішінде: парақтардың литерлі №____________________________ парақтардың есепке алынбаған № ___________________ нөмірленген таза парақтар __________________________ + ішкі тізімдеме парақтары __________________________ Нөмірлеуге жатпайтын салымдар мен қосымша түріндегі _____________________________________ құжаттар есепке алынады (құжаттардың түрлері және олардың саны)

Іс құжаттарын қалыптастырудың, ресімдеудің, физикалық жай-күйінің және есепке алынуының ерекшеліктері	Парақтар №
1	2
1. Брошюралар және басқа баспа басылымдар 2. Үндеухаттар 3. Газеттерден қиындылар 4. Ашық хаттар 5. Конверттер 6. Пошта маркалары 7. Елтаңбалық маркалар 8. Почта штемпельдері және басқалар 9. Арнайы пошта белгілері 10. Сүргіш, мастик мөрлері 11. Фотоқұжаттар 12. Карталар, жоспарлар, сызбалар және басқа да ғылыми-техникалық құжаттама 13. Суреттер, гравюралар, акварельдер 14. Танымал қайраткерлердің қолтаңбалары 15. Желімденген парақтар 16. Парақ бөліктерінің жойылуы 17. Өшуге айналған мәтін

Істің куәландырушы парағын толтырушы қолтаңбаның адамның лауазымының атауы ___________________ толық жазылуы (өз қолы) Дата

А4 (210Х297) форматы

Ескертпе.

1. Куәландыру парағы істегі парақтарды есепке алу және олардың нөмірлену ерекшеліктерін тіркеу үшін жасалады.

2. Куәландыру парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және істің соңына тігіледі.

3. Куәландыру парағында істің нөмірленген парақтарының саны санмен және жазбаша және "+" (қосу) белгісі арқылы бөлек іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтар саны көрсетіледі.

4. Куәландыру парағында іс құжаттарын нөмірлеудің, ресімдеудің және олардың физикалық жай-күйінің мынадай ерекшеліктері белгіленеді:

1) пошталық айналым құралдары (марканың барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланкілер, штемпельдер, мөртабандар, пломбалар);

2) мөрлер және олардың бедерлері;

3) танымал мемлекет және қоғам қайраткерлерінің, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;

4) фотоқұжаттар;

5) суреттер, гравюралар және акварельдер;

6) үлкен форматтағы құжаттар;

7) желімделген парақтар, құжаттардың бүлінуі;

8) фотосуреттер, құжаттар жапсырылған парақтар;

9) салымдары бар конверттер және олардағы салымдардың парақ (заттар) саны;

10) жеке нөмірлері бар құжаттар (соның ішінде баспа материалдары) және олардың парақ (бет) саны;

5. Егер істің бір парағында құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері бар болса, онда куәландыру парағының 2-бағанында 1-бағанның әрбір позициясына қарсы осы парақтың нөмірі қойылады.

6. Егер құжаттың бір парағында бірнеше марка және басқа да материалдар бар болса, онда 2-бағанда істің парақ нөмірінен кейін олардың саны жақшада көрсетіледі.

7. Егер істе жасалған материалдардың ерекшелігіне (шыны, металл, мата және басқалар) байланысты нөмірлеуге келмейтін заттар болса, онда 2-бағанда арасында осы зат тұрған парақтардың нөмірі көрсетіледі.

8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі кейінгі барлық өзгерістер (бүлінуі, құжаттардың түпнұсқаларының көшірмелерімен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы) тиісті актілерге сілтеме жасала отырып, куәландыру парағында белгіленеді.

9. Куәландыру парағы нөмірленбейді.

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 28-қосымша
	Нысан

№ _________іс құжаттарының

ІШКІ ТІЗІМДЕМЕСІ

Р/с №	Іс жүргізу индексі	Құжаттың датасы	Құжаттың тақырыбы	Іс парақтарының нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Жиыны _____________________________________________

құжат парағы (санмен және жазбаша) Ішкі тізімдеменің парақтар саны

________________________________ (санмен және жазбаша)Іс құжаттарының ішкі тізімдемесін толтырған қолтаңбаның адамның лауазымының атауы ____________________

толық жазылуы (өз қолы) дата

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 29-қосымша
	Нысан

Ұйымның құрылымдық бөлімшесінің істер тізімдемесі

Ұйымның құрылымдық Бекітемін бөлімшесінің ресми Құрылымдық бөлімше атауы басшысы лауазымының атауы _______________Қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы Дата _________жылғы (жылдардағы) №______тізімдеме

Р/с №	Істің индексі	Істің (томның, бөліктің) тақырыбы	Істің (томның, бөліктің) соңғы күні	Істің (томның, бөліктің) сақтау мерзімі	Істегі (томдағы бөліктегі) парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Тізімдемеге № ___ бастап №___ дейінгі ________________________ істер енгізілді, (санмен және жазбаша) оның ішінде: литерлі нөмірлер: қалып кеткен нөмір:

Тізімдеме жасаушы адамның қолтаңбаның лауазымының атауы ________________

толық жазылуы (өз қолы) ДатаБҚҚ қызметінің

Қолтаңбаның басшысы _________________ толық жазылуы (өз қолы) Дата

Ұйым архивінің Қолтаңбаның қызметкері _________________ толық жазылуы

(өз қолы) Дата

Ескертпе. Тұрақты сақталатын істер тізімдемесінде 5-баған толтырылмайды.

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 30-қосымша

Ескерту. Қағидалар 30-қосымшамен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

Нысан

	Бекітемін
	___________________________ (ұйым атауы)
	___________________________

(ұйымның құрылымдық бөлімшесі

басшысы лауазымының атауы)

____________________________

(ұйымның құрылымдық

бөлімшесінің атауы)

___________________________

(инициалдары, тегі)

__________________

(датасы)

Электрондық іс

Тізімдемесі

№ _______________

_________ жылдағы

____________________________

(іс санатының атауы)

Р/с №№	Электрондық іс индексі	Бөлік атауы, электрондық істің тақырыбы	Электрондық істің соңғы датасы	Электрондық істегі құжаттар саны	Электрондық істегі электрондық құжат көлемі	Электрондық істі сақтау мерзімі*	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

Аталған тізімдемеге № ___ – №___ ____________________ электрондық іс енгізілді

_________________________

________________ (тізімдемені жасаушы лауазымының атауы, тегі және инициалдары)

_______________ (датасы)

Келісілді**

СК отырысының хаттамасы

________________________________ (құрылымдық бөлімше атауы)

____________ № ____________

___________________________________ электрондық істі тапсырды.

________________________________

(электрондық істі тапсырған жұмыскер

лауазымының атауы, тегі және инициалдары)

_________________ (датасы)

___________________________ электрондық істі қабылдады.

______________________________

(электрондық істерді қабылдаған ұйым архив

қызметкері лауазымының атауы, тегі және инициалдары)

____________________ (датасы)

______________________________

* Тұрақты сақталатын істер тізімдемесінде 7-баған ресімделмейді.

** Құрылымдық бөлімшенің СК болған кезде толтырылады.

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 31-қосымша

Нысан

Бекітемін

________________________________

(ұйым атауы)

________________________________

(ұйым басшысы лауазымының атауы)

(инициалдары, тегі)

____________________

________________________________

(датасы)

______________ № ______________

_______________________________

(жасалған орны)

Ұйым архивіне электрондық істі қабылдау КЕСТЕСІ

Ескерту. Қағидалар 31-қосымшамен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

_____________жылы

Р/с №	Архивті толықтыру көзі – ұйымның және (немесе) ұйым құрылымдық бөлімшесінің атауы	Қабылдау мерзімі	Ұйым архивіне электрондық істі тапсыруға жауапты адам лауазымының атауы, инициалдары, тегі)	Ескертпе
1	2	3	4	5

_____________________________________

(ұйым архивінің басшысы

(ұйым архивіне жауапты адам)

лауазым атауы, тегі және инициалдары)

___________________

(датасы)

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 32-қосымша

Нысан

№ _________ электрондық істің электрондық түрдегі құжаттарының ішкі тізімдемесі

Ескерту. Қағидалар 32-қосымшамен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

Р/с №	Электрондық түрдегі құжаттың датасы	Электрондық түрдегі құжаттың тақырыбы	Сақтау объектілерінің (файлдар) саны	Сақтау объектілерінің жалпы көлемі (байтта)	Жалпы бақылау сипаттамасы	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Барлығы: ____________________ электрондық түрдегі құжат,

____________________ сақтау объектілері.

Электрондық істі сақтау объектілерінің жалпы көлемі

(электрондық істің электрондық түрдегі құжаттарының ішкі тізімдемесін жасаған адам лауазымының атауы)

(инициалдары, тегі) (датасы)

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 33-қосымша

Нысан

Ұйымды БҚҚ қызметінің электрондық құжаттары мен істерін қабылдау-тапсыру актісі

Ескерту. Қағидалар 33-қосымшамен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

Ұйымның ресми атауы Бекітемін
Ұйым басшысы лауазымының атауы
________________ Қолтаңбаның
(Жеке қолы) толық жазылуы
Датасы

№ АКТ

Электрондық құжаттарды

қабылдау-тапсыру туралы

__________ жылдардағы электрондық құжаттар мен оларға тіркеу карточкасын ______________________ тапсырды, ал _______________________ қабылдады: (тегі мен инициалдары) (тегі мен инициалдары)

Р/с №	Электрондық құжаттар индексі	Электрондық құжаттар саны	Файлдар саны	ЭЦҚ мәртебесі		Электрондық файл жадының көлемі	Сақтау мерзімі
				Бар	Жоқ
1	2	3	4	5		6	7

Барлығы қабылданды:

1) ___________________________ электрондық құжат.

(цифрмен және жазбаша)

Электрондық құжаттардың жай-күйі_________________________________

________________________________________________________________

(жай-күйдің жалпы сипаттамасы)

Тапсырды ________________________________________
(электронды цифрлық қолтаңба) немесе (қолы)

Қабылдады ________________________________________
(электронды цифрлық қолтаңба) немесе (қолы)

Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703. Утратило силу постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 сентября 2023 года № 780.

Сноска. Утратило силу постановлением Правительства РК от 11.09.2023 № 780 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с подпунктом 1) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Сноска. Преамбула – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Утвердить прилагаемые Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях.

2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Премьер-Министр Республики Казахстан

Б. Сагинтаев

Утверждены постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703

Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила) устанавливают порядок документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – организации).

2. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган) порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, предназначенным для реализации задач и функций по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ). При этом запрещается ведение несекретного и секретного делопроизводства в составе одного структурного подразделения.

Сноска. Пункт 2 в редакции постановления Правительства РК от 30.11.2020 № 809.

3. В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрена служба ДОУ, обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.

4. Действие Правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.

Работы по созданию закрытых ключей электронной цифровой подписи (порядок выработки, регистрации, выдачи, хранения, уничтожения) для юридических лиц, государственных органов или должностных лиц, порядок обеспечения режима секретности и сохранности электронных документов и закрытых ключей электронной цифровой подписи, содержащих сведения, составляющие государственные секреты, определяются нормативными правовыми актами в области защиты государственных секретов.

Порядок работы государственных органов с электронными документами ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования" определяется постановлениями Правительства Республики Казахстан от 14 сентября 2004 года № 965 "О некоторых мерах по обеспечению информационной безопасности в Республике Казахстан" и от 24 июня 2022 года № 429 "Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней".

Особенности документирования, управления документацией и использования системы электронного документооборота в специальных государственных органах определяются их руководителями.

Сноска. Пункт 4 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

5. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

1) абзац – часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с заглавной буквы (абзацы заканчиваются точкой с запятой (кроме первого и последнего абзацев части);

2) средство криптографической защиты информации (далее – СКЗИ) – программное обеспечение или аппаратно-программный комплекс, реализующие алгоритмы криптографических преобразований, генерацию, формирование, распределение или управление ключами шифрования;

3) носитель ключевой информации – специализированный носитель, в котором для защиты хранящихся закрытых ключей электронной цифровой подписи используются СКЗИ, имеющие сертификат соответствия требованиям национального стандарта Республики Казахстан 1073-2007 "Средства криптографической защиты информации. Общие технические требования" (3 уровень);

4) удостоверяющий центр государственных органов Республики Казахстан (далее – УЦ ГО) – удостоверяющий центр, обслуживающий государственные органы, должностных лиц государственных органов в информационных системах и иных государственных информационных ресурсах государственных органов Республики Казахстан;

5) национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан – удостоверяющий центр, предоставляющий средства электронной цифровой подписи и регистрационные свидетельства физическим или юридическим лицам для формирования электронных документов в государственных и негосударственных информационных системах;

6) отпуск документа (письма) – экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации-автора;

7) электронная копия документа – документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме;

8) нормативно-справочная информация – информация (классификаторы, справочники, перечни и другие), основанная на нормативных документах и используемая для определения различных характеристик документа;

9) владелец регистрационного свидетельства – физическое или юридическое лицо, на имя которого выдано регистрационное свидетельство, правомерно владеющее закрытым ключом, соответствующим открытому ключу, указанному в регистрационном свидетельстве;

10) электронные информационные ресурсы – информация в электронно-цифровой форме, содержащаяся на электронном носителе и в объектах информатизации;

11) защита объектов информатизации – реализация комплекса правовых, организационных и технических мероприятий, направленных на сохранность объектов информатизации, предотвращение неправомерного и (или) непреднамеренного доступа и (или) воздействия на них;

12) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;

13) электронный документооборот – обмен электронными документами между государственными органами, физическими и юридическими лицами;

14) система электронного документооборота – система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируются Законом Республики Казахстан "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан (далее – СЭД);

15) участник СЭД – физическое или юридическое лицо, государственный орган или должностное лицо, участвующие в процессах сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и распространения электронных документов;

16) бумажная копия электронного документа – документ на бумажном носителе, полученный посредством вывода информации (данных реквизитов) из электронного подлинника, имеющий полностью воспроизводящую информацию подлинного электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, и все его реквизиты или часть их, и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа;

17) подлинник электронного документа – документ, удостоверенный (подписанный) электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, сформированный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника;

18) электронная регистрационная контрольная карточка – электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты;

19) формат электронного документа – структура содержательной части электронного сообщения, на основе которого сформирован электронный документ;

20) средства электронной цифровой подписи – совокупность программных и технических средств, используемых для создания и проверки подлинности электронной цифровой подписи;

21) метаданные – структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа;

22) электронный носитель – материальный носитель, предназначенный для хранения информации в электронной форме, а также записи или ее воспроизведения с помощью технических средств;

23) электронное дело – самостоятельная единица хранения электронных документов и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации;

24) информационный пакет электронных документов (дел) – информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;

25) бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

26) информационная система электронного архива (далее – ИС ЭА) – организационно упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующих определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенных для решения конкретных функциональных задач в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.

Сноска. Пункт 5 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 2. Порядок документирования, подготовки и оформления документов

Параграф 1. Порядок документирования и требования к оформлению документов

6. Языком работы и делопроизводства государственных организаций и органов местного самоуправления Республики Казахстан является казахский язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык.

В работе негосударственных организаций используются казахский и, при необходимости, другие языки.

7. Документы на бумажном носителе составляются на белых чистых листах бумаги форматов А4 (210 х 297 миллиметров (далее – мм), А5 (148 х 210 мм) и имеют поля не менее:

1) левое поле – 20 мм;

2) правое поле – 10 мм;

3) верхнее поле –10 мм;

4) нижнее поле – 10 мм.

Для двустороннего печатания оборотная сторона листа документа:

1) левое поле – 10 мм;

2) правое поле – 20 мм;

3) верхнее поле – 10 мм;

4) нижнее поле – 10 мм.

Аналогично составляются документы в электронном формате.

Сноска. Пункт 7 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

8. При оформлении документа на бумажном носителе используются бланки документов. Реквизиты на бланках документов располагаются в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к настоящим Правилам. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Электронные шаблоны бланков документов защищены от несанкционированных изменений.

Сноска. Пункт 8 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

9. В организации применяются следующие бланки документов:

1) бланк письма организации по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

2) бланк конкретного вида документа организации по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;

3) общий бланк организации по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

Общий бланк организации используется для изготовления любых видов документов.

10. Бланки документов на бумажном носителе изготавливаются типографским способом с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся в электронном формате непосредственно при составлении документа.

Сноска. Пункт 10 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

11. Бумажные бланки документов государственных организаций с изображением Государственного Герба Республики Казахстан подлежат учету, для чего в правом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляются его номер, а при необходимости серия. Электронные бланки учету не подлежат.

Сноска. Пункт 11 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

12. Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям или иным лицам без соответствующего разрешения руководства организации.

13. Документы на бумажном носителе составляются с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу без использования бланка организации либо при обязательном оформлении следующих реквизитов:

1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу;

2) наименование вида документа, за исключением письма;

3) дата документа;

4) регистрационный номер (индекс) документа;

5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;

6) оттиск печати организации, если данное юридическое лицо в соответствии с законодательством Республики Казахстан должно иметь печать.

Сноска. Пункт 13 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

14. Внутренние документы на бумажном носителе, за исключением распорядительных, составляются на белых листах бумаги.

Сноска. Пункт 14 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

15. Не допускается оформление на одном бланке документа на двух и более языках.

Документ на казахском языке и создаваемый аутентичный документ на русском или ином языке, а также на двух и более языках печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.

Документы на разных языках должны быть аутентичны друг другу, которым присваиваются единые исходящие реквизиты.

Листы документов на бумажном носителе (бланков и приложений к ним) нумеруются сквозной нумерацией в верхней части листа по центру. При этом нумерация проставляется со 2 листа с порядкового номера "2".

Сноска. Пункт 15 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Параграф 2. Порядок оформления реквизитов документа

16. Государственный Герб Республики Казахстан изображается на бланке документа государственной организации в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных символах Республики Казахстан.

17. Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводятся на бланке в соответствии с учредительными документами организации.

Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не размещаются на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.

18. Наименование организации (в том числе филиала, представительства) включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационно-правовую форму.

Сокращенное наименование организации (в том числе филиала, представительства) приводится в том случае, когда оно закреплено в учредительных документах и размещается в скобках ниже полного наименования.

При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, наименования организаций располагаются в алфавитном порядке наименований организаций.

При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, наименования располагаются в соответствии с иерархией организаций.

На совместном документе на бумажном носителе оттиски печатей ставятся организациями, для которых в соответствии с законодательством Республики Казахстан обязательно наличие печати.

Сноска. Пункт 18 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

19. Наименование структурного подразделения указывается в случаях, когда оно является автором документа и располагается ниже наименования организации.

20. Наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом.

21. Датой документа является дата его подписания (утверждения) или события, зафиксированного в документе.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для электронного документооборота допускается проставление даты системой или вручную уполномоченным лицом.

Служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением (ознакомлением) внутри организации, датируются и подписываются.

Дата документа оформляется:

1) в правовых актах, протоколах, банковских, финансовых, бухгалтерских документах и документах, затрагивающих права и интересы физических и юридических лиц, словесно-цифровым способом – день месяца и год оформляются арабскими цифрами, месяц – прописью;

2) в других документах – цифровым способом день месяца и месяц двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

22. Регистрационный номер (индекс) документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел организации, порядкового номера документа в регистрационно-контрольной форме (далее – РКФ). По усмотрению организации в регистрационный номер (индекс) включаются дополнительные элементы.

Регистрационный номер (индекс) документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационного номера (индекса) каждой из этих организаций, проставляемого через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Не допускается оставление резервных регистрационных номеров (индексов) документов.

В системе электронного документооборота допускается ведение сквозной нумерации.

Сноска. Пункт 22 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

22-1. В информационной аналитической системе "Электронные обращения" присвоение регистрационного номера (индекса) обращениям, сообщениям, запросам, откликам и предложениям лиц генерируется автоматически и состоит из буквенного индекса, а также уникального номера, включающего год регистрации и сквозной порядковый номер из восьми знаков.

При перенаправлении обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений между государственными и негосударственными организациями, а также направлении ответа заявителю регистрационный номер (индекс) документа не меняется.

При оформлении ответа заявителю, а также списании документа в архив в электронной регистрационной контрольной карточке документа автоматически формируется код номенклатурного дела, включающий:

индекс организации в единой системе организаций;

индекс структурного подразделения организации;

индекс номенклатурного дела по обращениям, сообщениям, запросам, откликам и предложениям лиц.

Сноска. Глава 2 дополнена пунктом 22-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

23. В ссылке на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа указываются регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

24. Место составления или издания документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением и включает в себя только общепринятые сокращения.

Место составления или издания документа оформляется в соответствии с наименованием населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.

25. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Реквизит "Адресат" оформляется строчными буквами, полужирным шрифтом. Наименование организации, ее структурного подразделения пишется в именительном падеже, должность, фамилия лица, которому адресован документ, – в дательном падеже.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

При адресовании документа физическому лицу указываются инициал имени и фамилия получателя, его почтовый адрес.

При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только инициала имени и фамилии должностного лица.

Если документ адресуется в несколько организаций, они указываются обобщенно.

На одном документе оформляется не более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа. Слова "Оригинал" и "Копия" в реквизите "Адресат" не используются.

При направлении документа непостоянным адресатам в состав реквизита "Адресат" включается почтовый адрес, который оформляется исполнителем. Элементы почтового адреса указываются в последовательности в соответствии с Законом Республики Казахстан "О почте".

Сноска. Пункт 25 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

26. Заголовок к тексту документа оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа без переноса слов и содержит не более 35 знаков в каждой строке. В документе при величине заголовка более 5 строк допускается оформление заголовка посередине документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту документа формулируется в соответствии с наименованием вида документа и его содержанием.

Заголовок к тексту документа менее 10 строк, а также оформленному на бланке формата А5 не составляется.

27. Для документов на бумажном носителе оттиск печати организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати организации проставляется после наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая его личную подпись.

Данное требование не применяется к организациям, которые в соответствии с законодательством Республики Казахстан не обязаны иметь печать.

Сноска. Пункт 27 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

28. Текст документа оформляется в виде анкеты, диаграммы, таблицы, связного текста или сочетания указанных форм.

29. В случае, если документ содержит пункты, то пункты в документе располагаются в логической последовательности, с учетом хронологии этапов решения вопроса. Близкие по содержанию пункты значительных по объему документов объединяются в главы, несколько глав – в разделы, разделы – в части. В больших по объему главах выделяются параграфы, в разделах – подразделы.

Пункты могут быть подразделены на подпункты. Внутри пунктов и подпунктов могут быть части, выделяемые абзацами.

Пункты, параграфы, главы, подразделы, разделы и части документов нумеруются арабскими цифрами с точкой следующим образом: 1., 2., 3. и далее.

Номера подпунктов в пунктах обозначаются арабскими цифрами со скобкой следующим образом: 1), 2), 3) и далее.

Нумерация пунктов, глав и разделов является сквозной, подпунктов в пункте, параграфов в главе, подразделов в разделе – самостоятельной.

Не допускается обозначение абзацев дефисами или иными знаками.

30. Текст документа печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или при помощи устройств компьютерной техники размером № 14 шрифта Times New Roman (Таймс Нью Роман) или Arial через один межстрочный интервал. В отдельных случаях, а также при оформлении таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний допускается изменение размеров шрифта и межстрочного интервала.

При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания.

В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, указываются количество листов, экземпляров, язык исполнения. В отметке о наличии приложения, не названного в тексте документа, дополнительно указывается его наименование, а также при наличии дата и регистрационный номер (индекс). При наличии двух и более приложений они нумеруются. Для электронного документооборота указание количества экземпляров не требуется.

Если приложения к документу сброшюрованы, указывается количество экземпляров.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, в отметке о наличии приложения указываются реквизиты этого документа и общее количество листов. Например, "Приложение: письмо Министерства культуры и спорта Республики Казахстан от 15 октября 2014 года № 3-5/151 и приложение к нему, всего на 7 листах, на казахском языке".

Если приложение направляется не всем адресатам, указанным в документе, то в отметке о его наличии указывается какому адресату направляется приложение.

31. Подпись документа на бумажном носителе включает:

1) наименование должности лица, подписавшего документ, официальное наименование структурного подразделения или организации (если документ оформлен не на бланке);

2) личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).

Документ подписывается светостойкими чернилами. Не допускается подписание подлинника документа проставлением факсимиле.

Право подписи документов организации определяется в соответствии с законодательством Республики Казахстан, учредительными документами организации, распорядительными документами руководителя организации о делегировании полномочий или доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.

Электронный документ удостоверяется электронной цифровой подписью лица, обладающего полномочиями на подписание данного документа.

Отпуск документа (письма) подлежит подписанию. Не допускается замена отпуска документа (письма) копией документа. При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.

В документе, составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц, подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии.

Документы коллегиальных органов организации (коллегий, советов, маслихатов, правлений) подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись). Протоколы аппаратных (оперативных) совещаний организации и ее структурных подразделений подписываются председательствующим лицом.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подлежит переоформлению на лицо, исполняющее его обязанности. Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

32. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование или согласование с консультативно-совещательными и общественными органами организации). Для электронного документа согласование происходит посредством электронной цифровой подписи.

При внутреннем согласовании документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем его подразделения, другими заинтересованными должностными лицами, заместителем руководителя организации согласно распределению обязанностей.

Визы проставляются на экземплярах документов на бумажном носителе, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи. Проекты распорядительных документов визируются на первом экземпляре. Допускается визирование проектов распорядительных документов на оборотной стороне последнего листа.

Виза включает в себя подпись визирующего, дату, расшифровку подписи (инициал имени, фамилию), наименование должности визирующего. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, о чем в проекте документа ставится соответствующая отметка.

Внешнее согласование документа оформляется строчными буквами грифом согласования, который располагается в левом нижнем углу последнего листа документа и состоит из слова "Согласовано", ("Согласован"), а также наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи и ее расшифровки (инициал имени и фамилия), даты согласования.

При согласовании документа двумя и более лицами равных должностей грифы согласования располагаются на одном уровне в алфавитном порядке официальных наименований организаций. При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, то в грифе согласования указываются вид документа в творительном падеже, наименование организации в родительном падеже, дата и номер (индекс) документа.

Внешнее согласование документа с несколькими организациями оформляется листом согласования по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

Согласование проекта документа в электронном формате осуществляется в СЭД либо по каналам информационных систем (далее – ИС).

При наличии в организации СЭД согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.

После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному лицу).

Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляются посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа – ИС.

Сноска. Пункт 32 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

33. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа и оформляется строчными буквами.

При утверждении документа конкретным должностным лицом гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово "Утверждаю", наименование должности, подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.

При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей грифы утверждения располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" ("Утверждена", "Утверждено", "Утверждены"), вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.

Сноска. Пункт 33 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

34. Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на свободном от текста месте. В состав резолюции входят инициал(ы) имени и фамилия(и) исполнителя (исполнителей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись автора резолюции и дата.

Допускается оформление резолюции на отдельном бланке (фишке) с указанием под подписью лица, наложившего резолюцию, входящего регистрационного номера (индекса), даты поступления и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор, исходящий номер и дата документа). Поручения в виде резолюций, направляемые в другие организации, регистрируются службой ДОУ.

На документах, не требующих дополнительных указаний предписываемых действий и имеющих установленные сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если иное не установлено в самой резолюции.

35. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами "Бақылау", "Бақылауға алынды" и проставляется в верхней левой части первого листа документа за пределами текстового поля.

36. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Копия верна" (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициал имени и фамилия) подписавшего, оттиск печати организации (при наличии), дата заверения.

37. Бумажная копия электронного документа заверяется с указанием на то, что исходным документом является электронный документ и получен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ. Для заверения копии электронного документа на бумажном носителе и нанесения информации о результате проверки электронной цифровой подписи используется штамп (треугольной формы) с текстом "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи) и указанием полей для количества листов и подписи заверяющего лица.

38. Электронная копия документа заверяется:

1) исполнителем – в случае вложения дополнительных документов на бумажном носителе при создании проекта электронного документа;

2) сотрудником подразделения документационного обеспечения государственного органа – при регистрации документа, поступившего только на бумажном носителе.

Полномочиями на заверение бумажной копии электронного документа, созданного посредством СЭД, обладают сотрудники подразделения документационного обеспечения государственного органа и оператора почты.

Бумажная копия электронного документа содержит:

1) текст документа;

2) обязательную отметку "Копия электронного документа" с отражением результатов процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ;

3) наименование информационной системы, из которой он получен;

4) дату создания бумажной копии;

5) штамп с текстом "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи), количество листов и подпись заверителя.

39. Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово "Исп.", инициал имени и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, в том числе внутреннего, адреса электронной почты (при наличии) и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

40. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает ссылку на номер и дату документа, свидетельствующую об исполнении (при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении), слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа, который подписывается исполнителем с указанием даты направления в дело.

41. Идентификатором электронной копии документа на бумажном носителе является отметка (колонтитул), содержащая название и версию программного обеспечения, при помощи которого создан документ, проставляемая на лицевой стороне каждого листа документа.

42. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и содержит порядковый номер входящего документа и дату поступления (при необходимости – часы и минуты).

43. Электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной.

Содержательная часть электронного документа состоит из одного или нескольких файлов в следующих форматах:

1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат;

2) RTF, DOCX - текстовый формат;

3) XLS, XLSX - табличный формат;

4) PPT, PPTX - презентации;

5) RAR, ZIP - архивированный формат.

Содержательная часть проектов актов Президента Республики Казахстан в СЭД формируется только в формате PDF.

Содержательная часть электронного документа имеет следующие реквизиты:

1) официальное наименование организации отправителя;

2) справочные данные об организации (юридический адрес, телефон, факс, электронный адрес организации (при наличии));

3) наименование вида документа;

4) ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа;

5) место составления или издания документа;

6) адресат;

7) гриф утверждения документа (при наличии);

8) заголовок к тексту (при наличии);

9) текст документа;

10) отметку об исполнителе (фамилия и телефон исполнителя) (в органах национальной безопасности Республики Казахстан указываются инициалы и телефон исполнителя);

11) электронную цифровую подпись.

Реквизитная часть электронного документа формируется посредством составления электронной регистрационной контрольной карточки (далее – ЭРКК), в которой используются следующие реквизиты:

1) наименование вида документа;

2) регистрационный номер документа;

3) индекс номенклатуры дел;

4) название и версия программного обеспечения, при помощи которого создан документ;

5) электронная цифровая подпись;

6) характер вопроса;

7) количество листов основного документа и приложений;

8) наименование государственного органа-адресата (в Комитете национальной безопасности Республики Казахстан наименования подразделений указываются в соответствии с кодами, за исключением территориальных органов);

9) наименование должности адресата (при наличии);

10) фамилия адресата (при наличии);

11) фамилия исполнителя (в органах национальной безопасности Республики Казахстан указываются инициалы исполнителя);

12) номер телефона исполнителя;

13) отметка о контроле;

14) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

15) отметка о наличии или отсутствии подлинника бумажного документа, бумажной копии электронного документа.

Использование дополнительных реквизитов определяется в зависимости от вида документа в соответствии с настоящими Правилами.

Сноска. Пункт 43 с изменениями, внесенными постановлением Правительства РК от 30.11.2020 № 809.

44. При обмене электронными документами между организациями перечень обязательных реквизитов и порядок использования электронной цифровой подписи электронного документа устанавливаются письменными формами сделок в соответствии с Гражданским кодексом Республики Казахстан, соблюдением норм Закона Республики Казахстан "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", настоящими Правилами.

Сноска. Пункт 44 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

45. Электронные документы на хранение передаются согласно государственному стандарту СТ РК "Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1)".

Параграф 3. Подготовка и оформление приказов

46. Приказами оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации по формам согласно приложениям 6-7 к настоящим Правилам.

Реквизитами приказа являются:

1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 настоящих Правил;

2) официальное наименование организации;

3) наименование вида документа;

4) дата приказа;

5) регистрационный номер приказа;

6) место издания приказа;

7) заголовок к тексту;

8) текст;

9) подпись;

10) отметка о согласовании приказа;

11) оттиск печати организации, если данная организация в соответствии с законодательством Республики Казахстан должна иметь печать.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и его непосредственными и курирующими руководителями, а также руководителями структурных подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются задания и поручения, компетенцию которых затрагивают вопросы, указанные в проекте.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.

Приказы государственных органов разрабатываются и принимаются на казахском языке, при необходимости, их разработка может вестись на русском языке с обеспечением по возможности перевода на другие языки. Листы приказов и приложений к ним нумеруются сквозной нумерацией в верхней части каждого листа по центру.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры "л/с" или "к".

Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью (при наличии) с указанием даты заверения и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Если приказ по кадровым вопросам издается за нарушение исполнительской дисциплины персонала, то в констатирующей части указываются четко изложенное содержание дисциплинарного проступка, а также нормы и требования актов, которые являются основаниями для привлечения к ответственности. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое пишется прописными буквами, полужирным шрифтом. Не допускается его перенос на другую строку.

Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При необходимости распорядительная часть делится на пункты, подпункты и абзацы.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, указываются в последнем пункте распорядительной части.

Ознакомление работников с приказами по кадровым вопросам удостоверяется подписью, фамилией и инициалами работников, проставляемыми ниже реквизита "отметка о согласовании документа" или на оборотной стороне приказа.

В случае, если приказ дополняется приложением, то вносится текст о дополнении приказа приложением. При ссылке на приложения указываются номера приложений, присваиваемые в порядке упоминания приложений в тексте акта, за исключением случаев, когда к приказу имеется одно приложение. Ссылка на приложение должна соответствовать названию самого приложения. Реквизит "отметка о наличии приложения к документу" после текста приказа самостоятельно не оформляется.

Если приказ, состоящий из одного листа, оформляется на бланке организации, в реквизите "подпись" не указывается полное наименование должности лица, подписывающего документ.

В совместных приказах указываются полное наименование должностей, фамилия и инициалы совместно подписывающих лиц.

Сноска. Пункт 46 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Параграф 4. Порядок подготовки и оформления протокола

47. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания, собрания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.

Протокол, составленный внутри организации и не выходящий за ее пределы, оформляется не на бланке.

Реквизитами протокола являются:

1) официальное наименование организации и (или) структурного подразделения;

2) наименование вида документа;

3) дата;

4) регистрационный номер протокола;

5) место издания протокола;

6) гриф утверждения (в некоторых случаях);

7) заголовок протокола;

8) текст;

9) подпись.

Протоколы оформляются в полной или краткой форме.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части после заголовка протокола указываются: инициалы имен и фамилии председателя (председательствующего), секретаря заседания (собрания), список присутствовавших (если количество присутствовавших превышает 10 человек, список присутствовавших оформляется в приложении к протоколу).

В протоколе заседания консультативно-совещательного органа присутствовавшие члены перечисляются персонально по фамилиям в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности и наименования организации.

Вводная часть заканчивается повесткой дня (перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости) с указанием докладчика (инициал его имени, фамилия, должность) по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос печатается с абзаца, нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). В случае оформления повестки дня приложением к протоколу, в протоколе перед текстом производится запись "Повестка дня прилагается".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ"), которые печатаются от левого поля прописными буквами.

Принятое решение печатается полностью при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся инициал имени и фамилия докладчика, основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте оформляется сноска "Текст выступления прилагается".

В разделе "СЛУШАЛИ" излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указываются инициал имени и фамилия выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Если запись выступления или текст доклада оформляются в виде приложения к протоколу, после фамилии указываются отметки "Запись выступления прилагается", "Текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются инициалы имен, фамилии, содержание информации (доклада) выступающих в той последовательности, в какой они прозвучали на заседании.

Вопросы к докладчику, выступающим и их ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова "Вопрос", "Ответ" не пишутся, а указываются инициал имени и фамилия лица, от которого поступили вопрос или ответ.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. В постановляющей части используются глаголы неопределенной формы.

Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части повестка дня не указывается.

Основная часть краткого протокола включает наименования рассматриваемых вопросов и принятые по ним решения.

Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога "О" ("Об"), выравнивается по центру строки и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.

В заголовок протокола входят указание вида коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже (например: собрание сотрудников, заседание совета).

Протокол подписывается председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись). Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Копии протоколов или принятые решения в виде выписок из протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки, который утверждается руководителем структурного подразделения, составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов и выписок из них заверяются печатью организации (при наличии).

Сноска. Пункт 47 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Параграф 5. Порядок подготовки и оформления акта

48. Содержанием акта является информация, подтверждающая установленные факты или события (сдача-приемка работ; прием-передача материальных ценностей, документов; обследование объектов на предмет противопожарной безопасности, условий труда; испытания (ввод в эксплуатацию) образцов, систем, технологий; выделение к уничтожению материальных ценностей, документов; нарушение установленных правил (требований); расследования аварий, несчастных случаев; ликвидация организации; выполненных работ; отказ; осмотр; сверка; предоставление услуг и другие). Акт составляется несколькими лицами, подтверждающими данный факт.

Акт оформляется на бланке по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам. Акт, составленный внутри организации и не выходящий за ее пределы, оформляется не на бланке.

Реквизитами акта являются:

1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 настоящих Правил;

2) официальное наименование организации;

3) наименование вида документа;

4) дата;

5) регистрационный номер (индекс) акта;

6) место подписания акта;

7) гриф утверждения (в некоторых случаях);

8) заголовок акта;

9) текст;

10) подпись.

Текст акта состоит из введения и констатирующей части.

Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются составители и присутствующие при этом лица.

Констатирующая часть акта содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. При необходимости текст констатирующей части акта делится на пункты.

В конце констатирующей части указываются количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра, после оформляется отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

В конце констатирующей части оформляются отметка о количестве экземпляров акта и местонахождении каждого экземпляра, после – отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Акт подписывается председателем и членами комиссии либо лицом (- ами), составившим (- и) акт. Фамилии, инициалы лиц, подписывающих акт, оформляются в алфавитном порядке по фамилии, их должности не указываются.

Ознакомление лиц с актом производится под роспись. Лицо, несогласное с содержанием акта, подписывает его с оговоркой и причинами своего несогласия. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Параграф 6. Порядок подготовки и оформления справки

49. Содержанием справки является информация, в которой описываются факты, события или сведения. Справки, направляемые за пределы организации, составляются на общем бланке. Внутренняя справка оформляется на белых листах бумаги без применения бланка.

Справка оформляется по формам согласно приложениям 10-11 к настоящим Правилам.

Реквизитами справки являются:

1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 настоящих Правил;

2) официальное наименование организации;

3) наименование вида документа;

4) дата;

5) регистрационный номер (индекс) справки;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок к тексту;

9) текст;

10) подпись;

11) отметка о согласовании (в случае необходимости);

12) оттиск печати (при наличии);

13) отметка об исполнителе.

Тексты справок, выдаваемых гражданам о подтверждении места работы, должности, заработной платы и других сведений, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества (при наличии) лица, о котором сообщаются сведения. В конце текста или правом верхнем углу указывается организация, куда представляется справка.

В тексте такой справки не используются обороты "настоящая справка", "действительно проживает (учится, работает)".

В случае, если справка подписывается исполнителем, то реквизит "отметка об исполнителе" не указывается.

Параграф 7. Порядок подготовки и оформления письма

50. Письмо оформляется на бланке письма организации по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам и содержит следующие реквизиты:

1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 настоящих Правил;

2) официальное наименование организации;

3) дата;

4) исходящий регистрационный номер (индекс) письма;

5) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (если это ответное);

6) адресат;

7) заголовок к тексту;

8) текст;

9) отметка о наличии приложения;

10) подпись;

11) отметка о согласовании (в случае необходимости);

12) отметка об исполнителе.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

Отметки о согласовании письма проставляются на отпуске письма.

Текст письма имеет одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания.

Если текст письма состоит из частей констатирующей и заключительной, в первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма, во второй – помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Обратные конструкции текста (заключение – констатация) возможны в письмах-отказах.

В письмах используют следующие формы изложения:

1) от первого лица множественного числа (например: "просим предоставить", "направляем Вам");

2) от первого лица единственного числа (например: "прошу выслать", "считаю необходимым");

3) от третьего лица единственного числа (например: "министерство не возражает").

Глава 3. Порядок управления документацией, организация документооборота в государственных и негосударственных организациях

Параграф 1. Порядок обработки входящих документов

51. Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

52. Прием, первичная обработка документов и предварительное рассмотрение осуществляются централизованно службой ДОУ.

53. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки по назначению, целостности упаковки и вложений, фиксации факта поступления документов в организацию и подготовке их к передаче по назначению.

При обнаружении некомплектности или повреждения документа на нижнем поле его последнего листа в РКФ проставляются соответствующие отметки и составляется акт произвольной формы в трех экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ, третий передается исполнителю документа.

Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по ним определяются адрес отправителя, даты отправки и получения документа, а также при поступлении личных документов.

Конверты с пометкой "Лично" без вскрытия передаются по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

54. При предварительном рассмотрении документов производится сортировка их на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов разрабатывается на основе примерного перечня документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, согласно приложению 13 к настоящим Правилам, и утверждается руководителем организации.

Нерегистрируемые документы передаются в соответствующие структурные подразделения организации.

55. Регистрируемые документы после их регистрации в РКФ передаются на рассмотрение руководству организации или структурному подразделению (должностному лицу) для принятия решения.

При безотлагательном исполнении поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации (структурного подразделения).

56. Обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения физических и юридических лиц учитываются централизованно и регистрируются в РКФ в день их поступления в организацию отдельно от общих документов в порядке, установленном государственным органом, осуществляющим в пределах своей компетенции статистическую деятельность в области правовой статистики и специальных учетов.

Сноска. Пункт 56 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

57. При предварительном рассмотрении поступившие документы распределяются на требующие обязательного рассмотрения руководством организации и не требующие этого. Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации (структурного подразделения).

58. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, авторства, сложности и новизны поставленных вопросов на основании установленного в организации распределения обязанностей.

59. Обязательному рассмотрению руководством подлежат документы, поступившие из Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Аппарата Правительства Республики Казахстан, центральных и местных государственных органов, вышестоящей организации, обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения физических и юридических лиц.

Сноска. Пункт 59 - в редакции постановления Правительства РК от 17.03.2023 № 236 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

60. Документы, рассмотренные руководством организации (структурного подразделения), возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносятся содержания резолюций, а документы передаются исполнителям под роспись.

Документ, исполнение которого возложено на подведомственные (- ую) организации (- ю) или несколько структурных подразделений, передается им одновременно в копиях с соответствующей отметкой в РКФ. Подлинник передается исполнителю, указанному в резолюции первым.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

При приеме телефонограммы оформляются следующие реквизиты: текст, отправитель, наименование вида документа, дата, номер, наименование должности, инициал имени и фамилия лица, подписавшего документ. Кроме того, указываются должности и фамилии лиц, передавших и принявших телефонограмму, часы и минуты приема-передачи.

61. При решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе и РКФ о датах поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другие), дате и результатах окончательного исполнения.

62. При поступлении электронного документа службой ДОУ проводится процедура проверки подлинности электронной цифровой подписи с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи и средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), а также прошедших процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования.

63. В случае выявления несоответствия электронной цифровой подписи после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи (далее - отрицательный результат проверки подлинности электронной цифровой подписи), электронный документ считается неполученным, о чем получатель электронного документа направляет уведомление-квитанцию, являющееся электронным документом с отметкой "не принято", подписанное сотрудником службы ДОУ, с указанием причины неполучения документа.

При получении подтверждения (установления) подлинности электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи (далее - положительный результат проверки подлинности, электронной цифровой подписи), электронный документ подлежит первичной обработке.

64. Первичная обработка электронного документа включает проверку:

1) действительности регистрационных свидетельств электронной цифровой подписи и открытого ключа электронной цифровой подписи, с использованием которого был удостоверен электронный документ;

2) всех реквизитов электронного документа;

3) полномочий статуса всех лиц, с использованием электронной цифровой подписи которых удостоверен электронный документ.

65. Регистрация электронного документа службой ДОУ осуществляется при установлении принадлежности электронного документа отправителю и целостности содержания путем проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи и получения положительного результата проверки электронной цифровой подписи должностного лица государственного органа (организации), использованной при удостоверении электронных документов, издаваемых им в пределах его полномочий.

66. Регистрируемые документы после их регистрации в РКФ и ЭРКК передаются на рассмотрение руководству организации или структурному подразделению (должностному лицу) для принятия решения.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации (структурного подразделения).

67. При поступлении входящего документа, направленного только на бумажном носителе, служба ДОУ воспроизводит в электронно-цифровую форму (сканирует) поступивший документ, все его приложения в один электронный файл одного формата и удостоверяет электронной цифровой подписью сотрудника.

Сноска. Пункт 67 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

68. Получение и регистрация электронного документа подтверждаются в СЭД путем передачи отправителю уведомления-квитанции - электронного документа, содержащей данные о фактической доставке и следующие отметки (далее - уведомление-квитанция):

1) данные об отправителе уведомления-квитанции;

2) дату, время получения электронного документа;

3) дату регистрации и регистрационный номер, присвоенный в СЭД получателя электронного документа;

4) электронную цифровую подпись сотрудника службы ДОУ государственного органа (организации) - получателя (после регистрации электронного документа);

5) данные об ответственном исполнителе государственного органа (организации)-получателя.

Государственный орган (организация) - получатель обеспечивает актуальность и достоверность данных об ответственном исполнителе электронного документа.

69. Электронный документ считается не доставленным получателю, если отправитель не получил уведомления-квитанции о получении электронного документа.

70. Если уведомление-квитанция не получено отправителем в течение одного рабочего дня после отправки электронного документа, то отправитель уведомляет получателя об отсутствии подтверждения получения электронного документа при помощи иных средств связи.

При поступлении бумажного документа, который уже зарегистрирован в формате электронного документа и находится в обработке, службой ДОУ на бумажном документе проставляется отметка о поступлении документа. В ранее созданной электронной регистрационной карточке данного документа производится отметка о наличии бумажного документа.

71. Документы, рассмотренные руководством организации (структурного подразделения), возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ и ЭРКК вносятся содержания резолюций, а документы передаются исполнителям.

Документ, исполнение которого возложено на подведомственные (-ую) организации (-ю) и (или) несколько структурных подразделений, передается им одновременно в копиях с соответствующей отметкой в РКФ и ЭРКК. Подлинник передается исполнителю, указанному в резолюции первым, если иное не установлено в самой резолюции.

Передача электронных документов исполнителям осуществляется посредством СЭД.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

При приеме телефонограммы оформляются следующие реквизиты: текст, отправитель, наименование вида документа, дата, номер, наименование должности, инициалы имени и фамилия лица, подписавшего документ. Кроме того, указываются должности и фамилии лиц, передавших и принявших телефонограмму, часы и минуты приема-передачи.

Сноска. Пункт 71 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

72. При решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе и РКФ и ЭРКК: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю); датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другие); дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки на документе размещаются на свободных от текста местах.

Параграф 2. Порядок обработки исходящих документов

73. Обработку исходящих документов осуществляет служба ДОУ.

Все проекты исходящих документов в обязательном порядке согласовываются службой ДОУ, которая проверяет правильность оформления всех реквизитов, в том числе индекса по номенклатуре дела, наличие и полноту приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Сноска. Пункт 73 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

74. Подписанные документы регистрируются и отправляются адресату (адресатам) в день их подписания (утверждения) или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы и телефаксы – незамедлительно.

В СЭД допускается автоматическое присвоение регистрационного номера и даты документа при подписании электронного документа ЭЦП.

75. Оригиналы исполненных бумажных документов вместе с отпуском документа передаются в те структурные подразделения или подведомственные организации, которые являлись основными исполнителями и производят формирование соответствующих дел согласно номенклатуре дел.

76. Перед отправкой электронного документа проверяется правильность его оформления (наличие обязательных реквизитов электронного документа), в том числе проводится процедура проверки электронной цифровой подписи, проверки положительного результата электронной цифровой подписи и регистрационных свидетельств.

Ответственность за соответствие содержания электронного документа подлиннику бумажного документа несет государственный орган (организация) – отправитель.

77. Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, то в правом верхнем углу первого листа документа на бумажном носителе на свободном от текста поле проставляют штамп или делают пометку о возврате, такую же пометку делают в РКФ и ЭРКК.

Параграф 3. Порядок прохождения внутренних документов

78. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, на этапе исполнения – входящих документов.

79. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется должностными лицами, ответственными за документационное обеспечение управления в структурных подразделениях. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

Документы, созданные в процессе переписки между исполнительными органами и их подведомственными организациями, а также между исполнительными органами, финансируемыми из местного бюджета, не включаются в состав внутренних документов.

Параграф 4. Порядок регистрации документов

80. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях.

81. Регистрация документов осуществляется централизованно службой ДОУ.

82. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправления, формирования дела и сдачи в архив организации образует документооборот.

83. Объем документооборота определяется общим количеством входящих, исходящих и внутренних документов за месяц, квартал, год.

За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий.

84. В организациях с объемом документооборота свыше 2000 документов в год допускается децентрализованная регистрация документов, при которой в службе ДОУ регистрируются документы, поступающие на рассмотрение руководства организации, распорядительные документы организации, обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения физических и юридических лиц, переписка за подписью руководства, в структурных подразделениях регистрируются адресованные данным структурным подразделениям документы.

Сноска. Пункт 84 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

85. Регистрация и прием подлинников бумажных документов, бумажных копий электронного документа, поступающих от участников СЭД, осуществляются только при наличии соответствующих электронных документов.

86. Документы регистрируются в организации один раз: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания (утверждения).

Документы, не завершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения, перерегистрации не подлежат.

При передаче документа для исполнения (ознакомления) из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не присваивается.

На нижней стороне последнего листа документа или его оборотной стороне, а также в РКФ проставляется дата (при необходимости – время) передачи.

Документы, в том числе обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну организацию в течение календарного года, учитываются под регистрационным номером первого документа, обращения сообщения, запроса, отклика и предложения с добавлением порядкового номера, проставляемого через косую черту (дробь) или тире.

Повторными считаются документ, в том числе обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения, поступившие от одного и того же адресата (адресатов) по одному и тому же вопросу не менее двух раз.

Сноска. Пункт 86 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

87. Регистрация входящих или исходящих документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов.

Регистрация исходящих документов (инициативных и ответных) осуществляется в единой РКФ исходящих документов.

88. В организации применяются следующие РКФ:

1) карточка регистрации входящих документов, карточка регистрации исходящих документов и карточка регистрации внутренних документов по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам;

2) журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов и журнал регистрации внутренних документов по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам.

89. Устанавливается следующий состав сведений о документе, подлежащем обязательной регистрации:

1) наименование организации (автора или корреспондента);

2) наименование вида документа;

3) дата и регистрационный номер (индекс) поступившего документа;

4) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

5) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

6) срок исполнения документа;

7) подпись исполнителя о получении документа;

8) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных сведений в зависимости от характера документа и задач использования информации при необходимости дополняется другими сведениями (наличие приложений, количество листов, перемещение документа внутри организации, перенос сроков исполнения).

90. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в информационно-поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

91. РКФ составляют следующие картотеки:

1) по корреспондентам;

2) по видам документов;

3) по авторам документов;

4) контрольные;

5) кодификационные;

6) по обращениям, сообщениям, запросам, откликам и предложениям физических и юридических лиц;

7) другие в зависимости от задач поиска информации.

Сноска. Пункт 91 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

92. Участники СЭД используют единую нормативно-справочную информацию. Регулирование и изменение нормативно-справочной информации, касающейся организационно-распорядительной документации, осуществляет уполномоченный орган.

93. Поля записи базы данных автоматизированной информационно-поисковой системы должны полностью отвечать параметрам последующего оперативного поиска документов и контроля за исполнением документов.

Параграф 5. Порядок использования электронной цифровой подписи

94. Участники СЭД обеспечивают подлинность и целостность электронных документов путем:

1) интегрирования (сопряжения) в СЭД средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), а также прошедших процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования;

2) соблюдения разграничения прав доступа к электронным документам.

95. Участникам СЭД следует:

1) хранить в тайне служебную информацию, ставшую им известной в процессе работы со средствами криптографической защиты информации;

2) хранить в тайне содержание закрытых (секретных) ключей средств электронной цифровой подписи (средств криптографической защиты информации);

3) обеспечивать сохранность носителей ключевой информации и других документов о ключах электронной цифровой подписи, выдаваемых с этими носителями информации;

4) осуществлять синхронизацию времени на персональных компьютерах с эталонным временем;

5) не осуществлять эксплуатацию программ (в том числе - вирусы) на персональных компьютерах, которые нарушают функционирование средств электронной цифровой подписи, в соответствии с требованиями по использованию средств криптографической защиты информации.

96. Для оформления электронных документов в СЭД государственных органов используются только те закрытые (секретные) ключи электронной цифровой подписи, которым соответствуют открытые ключи электронной цифровой подписи, имеющие действующие регистрационные свидетельства, выданные УЦ ГО.

97. Порядок применения электронной цифровой подписи в СЭД заключается в следующем:

1) формирование электронной цифровой подписи для подписания электронного документа осуществляется с использованием:

одной или нескольких электронных цифровых подписей должностных лиц государственных органов при удостоверении электронных документов, издаваемых ими в пределах их полномочий;

одной электронной цифровой подписи сотрудника подразделения документационного обеспечения;

2) формирование электронной цифровой подписи должностных лиц государственного органа при удостоверении электронных документов, издаваемых ими в пределах их полномочий:

должностное лицо государственного органа при удостоверении электронных документов, издаваемых им в пределах его полномочий, удостоверяет (подписывает) текст документа (вложенный (-ые) файлы) до его регистрации с применением электронной цифровой подписи, которая обеспечивает подлинность и целостность текста документа;

формирование электронной цифровой подписи должностного лица государственного органа при удостоверении электронных документов, издаваемых им в пределах их полномочий (первой электронной цифровой подписи) осуществляется с использованием средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), ключевого носителя информации средств криптографической защиты информации и регистрационного свидетельства, полученных в УЦ ГО;

3) применение электронной цифровой подписи сотрудника службы ДОУ для пересылки электронного документа между государственными органами:

электронной цифровой подписью сотрудника службы ДОУ удостоверяется (подписывается) электронная регистрационная карточка (уникальный идентификатор, назначенный из СЭД, дата документа, автор документа и электронный документ, удостоверенный электронной цифровой подписью должностного лица государственного органа).

Формирование электронной цифровой подписи сотрудника подразделения документационного обеспечения осуществляется с использованием средств криптографической защиты информации, реализующих процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), ключевого носителя и регистрационного свидетельства, полученных в УЦ ГО.

97-1. В случае выявления при упорядочении архивных документов фактов определения отрицательного результата проверки электронной цифровой подписи в электронных документах постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, осуществляется их сверка с бумажными подлинниками. По итогам сверки электронные копии документа, имеющие бумажные подлинники, заверяются электронной цифровой подписью руководителя структурного подразделения, курирующего вопросы ДОУ и (или) ведомственного архива.

При отсутствии бумажных подлинников электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат передаче в ведомственный архив с соответствующей отметкой.

Сноска. Глава 3 дополнена пунктом 97-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Параграф 6. Обеспечение информационной безопасности СЭД

98. Информационная безопасность аппаратно-программного, телекоммуникационного обеспечения СЭД регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Республики Казахстан в области единых требований информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности.

Функционирование СЭД, единой транспортной среды государственных органов, УЦ ГО, перечень участников СЭД, их обязанности, ответственность определяются и осуществляются с выполнением требований информационной безопасности в соответствии с договорами на выполнение совместных работ по обеспечению информационной безопасности между организацией-заказчиком, государственными органами и эксплуатирующими организациями (организациями-исполнителями).

Сноска. Пункт 98 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

99. Средства криптографической защиты информации, реализующие процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи, используются в строгом соответствии с их эксплуатационной документацией и правилами использования.

100. Документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты, не подлежат приему, обработке, хранению и передаче через СЭД.

Параграф 7. Порядок контроля исполнения документов

101. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов. Сведения об исполнении документов, подлежащих контролю, и обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений физических и юридических лиц заполняются согласно приложениям 16 и 17 к настоящим Правилам.

Контроль исполнения документов включает следующие этапы:

1) постановка документов на контроль;

2) проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

3) предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

4) снятие документа с контроля;

5) направление исполненного документа в дело;

6) учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

7) информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

Сноска. Пункт 101 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

102. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в том числе прошлых лет, которые в силу различных причин не были исполнены и их исполнение перенесено на текущий год. В этих случаях перерегистрация документов не проводится, а в РКФ указываются вновь установленные сроки.

102-1. Контроль за своевременностью и качеством реализации пунктов поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан по итогам региональных поездок, международных и общественно значимых мероприятий, данных Правительству Республики Казахстан, организациям, осуществляет Правительство Республики Казахстан.

Сноска. Параграф 7 дополнен пунктом 102-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 30.11.2020 № 809.

103. Акты и поручения Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан с учетом установленных сроков исполнения ставятся на следующие виды контроля:

1) срочный – с пометками: "весьма срочно" – в течение трех рабочих дней, "срочно", "ускорить" – до десяти рабочих дней;

2) краткосрочный – от десяти рабочих дней до одного месяца;

3) среднесрочный – от одного до шести месяцев;

4) долгосрочный – свыше шести месяцев.

Сроки исполнения поручений, установленные в актах и поручениях Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, исчисляются в рабочих днях со дня их поступления в организацию.

В случаях, если в поручениях не указаны сроки, то они исполняются в месячный срок с внесением информации в адрес Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан.

103-1. Субъектами, осуществляющими контроль за исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан в организациях, являются следующие должностные лица:

1) первый руководитель организации, который осуществляет общее руководство и контроль за своевременным и качественным исполнением и соблюдением исполнительской дисциплины актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан;

2) заместители первого руководителя организации, которые обеспечивают качественное исполнение актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан по курируемым направлениям работы.

Указанные должностные лица несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан.

Сноска. Параграф 7 дополнен пунктом 103-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 30.11.2020 № 809.

103-2. Организации-соисполнители актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан вносят свои предложения организации, осуществляющей свод, при исполнении актов и поручений, поставленных на:

1) срочный контроль, с пометками "весьма срочно" в течение одного рабочего дня со дня поступления поручения, "срочно", "ускорить" – не позднее, чем за три рабочих дня, если иное не установлено соответствующим поручением;

2) краткосрочный контроль – не позднее, чем за пять рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением;

3) среднесрочный контроль – непозднее, чем за десять рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением;

4) долгосрочный контроль – не позднее, чем за двадцать рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением.

Сноска. Параграф 7 дополнен пунктом 103-2 в соответствии с постановлением Правительства РК от 30.11.2020 № 809.

103-3. В случае, если пункты актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан не могут быть выполнены в установленный срок, то руководитель организации, а в случаях, если затрагиваются полномочия Правительства, – после согласования с Премьер-Министром Республики Казахстан (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителем не позднее установленного срока вносит письмо в Администрацию Президента Республики Казахстан с указанием текущего состояния исполнения, аргументированным обоснованием необходимости продления срока исполнения либо его перевода на среднесрочный или долгосрочный контроль. При этом указываются конкретный срок исполнения, ответственные политические государственные служащие организации-исполнителя, а также организаций-соисполнителей и должностные лица организаций.

По поручениям, указанным в пункте 102-1 настоящих Правил, которые не могут быть выполнены в установленный срок, руководитель организации-исполнителя не позднее установленного срока вносит письмо в адрес руководства Правительства Республики Казахстан или Руководителю Аппарата Правительства Республики Казахстан с указанием текущего состояния исполнения, аргументированным обоснованием необходимости продления срока исполнения либо его перевода на среднесрочный или долгосрочный контроль. Правительство Республики Казахстан уведомляет Администрацию Президента Республики Казахстан о принятом по письму решении не позднее десяти рабочих дней.

Сноска. Параграф 7 дополнен пунктом 103-3 в соответствии с постановлением Правительства РК от 30.11.2020 № 809; с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 17.03.2023 № 236 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

103-4. Продление сроков исполнения пунктов актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан либо их перевод на среднесрочный или долгосрочный контроль, за исключением поручений, указанных в пункте 102-1 настоящих Правил, допускаются не более одного раза по решению Президента Республики Казахстан или Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан на основании экспертного заключения структурного подразделения Администрации Президента Республики Казахстан.

Продление сроков исполнения поручений, указанных в пункте 102-1 настоящих Правил, либо их перевод на среднесрочный или долгосрочный контроль допускаются не более одного раза по решению Премьер-Министра Республики Казахстан или его заместителя.

Сноска. Параграф 7 дополнен пунктом 103-4 в соответствии с постановлением Правительства РК от 30.11.2020 № 809.

103-5. Повторное продление срока исполнения пунктов актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан, за исключением поручений, указанных в пункте 102-1 настоящих Правил, допускается в исключительных случаях по решению Президента Республики Казахстан или Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан с рассмотрением вопроса о дисциплинарной ответственности ответственных должностных лиц организаций.

Повторное продление сроков исполнения поручений, указанных в пункте 102-1 настоящих Правил, допускается в исключительных случаях по решению Премьер-Министра Республики Казахстан или его заместителя с рассмотрением вопроса о дисциплинарной ответственности ответственных должностных лиц организаций.

Сноска. Параграф 7 дополнен пунктом 103-5 в соответствии с постановлением Правительства РК от 30.11.2020 № 809.

103-6. Предложение о повторном продлении актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан со сроком исполнения свыше трех месяцев вносится в Администрацию Президента Республики Казахстан организацией-исполнителем, а в случаях, если затрагиваются полномочия Правительства Республики Казахстан, – после согласования с Премьер-Министром Республики Казахстан (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителем не позднее пятнадцати рабочих дней до истечения срока его исполнения.

Ответственное структурное подразделение Администрации Президента Республики Казахстан не позднее десяти рабочих дней с момента поступления данного предложения проводит проверку по вопросу выяснения причин неисполнения актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан и по ее результатам готовит экспертное заключение.

Положения настоящего пункта не распространяются на поручения, указанные в пункте 102-1 настоящих Правил.

Сноска. Параграф 7 дополнен пунктом 103-6 в соответствии с постановлением Правительства РК от 30.11.2020 № 809.

103-7. Предложение о повторном продлении поручений, указанных в пункте 102-1 настоящих Правил, со сроком исполнения свыше трех месяцев вносится в адрес руководства Правительства Республики Казахстан или Руководителю Аппарата Правительства Республики Казахстан организацией-исполнителем не позднее пятнадцати рабочих дней до истечения срока исполнения.

Ответственное структурное подразделение Аппарата Правительства Республики Казахстан не позднее десяти рабочих дней с момента поступления данного предложения проводит проверку по вопросу выяснения причин неисполнения поручения и по ее результатам готовит экспертное заключение.

Сноска. Параграф 7 дополнен пунктом 103-7 в соответствии с постановлением Правительства РК от 30.11.2020 № 809; в редакции постановления Правительства РК от 17.03.2023 № 236 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

103-8. В случае внесения предложения о продлении срока исполнения пунктов актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан более двух раз, рассматривается вопрос о наказании первых руководителей организаций.

Сноска. Параграф 7 дополнен пунктом 103-8 в соответствии с постановлением Правительства РК от 30.11.2020 № 809.

103-9. Продление сроков исполнения личных поручений Президента Республики Казахстан осуществляется только Президентом Республики Казахстан.

Сноска. Параграф 7 дополнен пунктом 103-9 в соответствии с постановлением Правительства РК от 30.11.2020 № 809.

104. Акты и поручения Правительства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан, его заместителей или Руководителя Аппарата Правительства ставятся на следующие виды контроля:

1) срочный контроль с пометками "весьма срочно" – в течение одного рабочего дня со дня поступления поручения, "срочно", "ускорить" – не позднее, чем за три рабочих дня, если иное не установлено соответствующим поручением;

2) краткосрочный контроль, не позднее, чем за пять рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением;

3) среднесрочный контроль, не позднее, чем за десять рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением;

4) долгосрочный контроль, не позднее, чем за двадцать рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением.

Сроки исполнения поручений, установленные в актах и поручениях Правительства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан, его заместителей или Руководителя Аппарата Правительства Республики Казахстан, исчисляются в рабочих днях со дня их поступления в организацию.

В случаях, если в поручениях не указаны сроки, то они исполняются в месячный срок с внесением информации в адрес Правительства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан, его заместителей или Руководителя Аппарата Правительства Республики Казахстан.

Контрольные поручения Президента Республики Казахстан и Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан с резолюциями к ним Премьер-Министра Республики Казахстан, его заместителей и Руководителя Аппарата Правительства Республики Казахстан исполняются организациями не позднее 20-дневного срока со дня поручения, если в поручениях не установлены иные сроки. Организация-соисполнитель направляет свою информацию ответственной организации-исполнителю не позднее чем за пять дней до истечения установленного срока.

Сноска. Пункт 104 с изменениями, внесенными постановлением Правительства РК от 17.03.2023 № 236 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

105. Сроки исполнения протокольных поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Республики Казахстан и совещаний у Главы государства, руководства Правительства Республики Казахстан и Руководителя Аппарата Правительства Республики Казахстан, исчисляются со дня проведения заседания (совещания). В том случае, если на заседании (совещании) был назван срок исполнения конкретного поручения, то соответствующие организации, в адрес которых было дано поручение и представители которых присутствовали на заседании (совещании), приступают к исполнению поручений сразу после заседания (совещания), не дожидаясь поступления к ним протокола заседания (совещания).

Сноска. Пункт 105 - в редакции постановления Правительства РК от 17.03.2023 № 236 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

106. Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на руководителей структурных подразделений или должностных лиц.

Контроль за сроками исполнения документов, за сроками рассмотрения обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений физических и юридических лиц осуществляется службой ДОУ.

Сноска. Пункт 106 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

107. При организации контроля исполнения используются РКФ. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов.

108. Документ снимается с контроля руководителем, поставившим его на контроль, или по его поручению – службой ДОУ.

109. При смене руководителей службы ДОУ и структурных подразделений документы и дела, а также РКФ к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи.

Параграф 8. Порядок учета и хранения печатей, штампов и бланков

110. Учет, использование, хранение и уничтожение печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов осуществляются должностными лицами, назначаемыми приказами (распоряжениями) руководителей организаций.

111. Государственная организация имеет одну печать с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.

При необходимости структурные подразделения государственной организации имеют печати (штампы) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и одинаковым текстовым содержанием, текстовая часть дополняется порядковым номером или символом (символами).

112. Учет печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, в том числе с изображением Государственного Герба Республики Казахстан, ведется в соответствующих регистрационных учетных формах: журналах, карточках и автоматизированных информационных системах, журнале учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, по форме согласно приложению 18 к настоящим Правилам.

Журнал учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заводится на каждый вид печатно-бланочной продукции, подлежащей защите. Бланки фишек с изображением Государственного Герба Республики Казахстан не подлежат специальному учету.

113. Выдача бланков, подлежащих защите, производится под расписку в соответствующих регистрационных учетных формах, предусмотренных ведомственными инструкциями организаций.

114. При изготовлении копий документов, оформленных на бланках с изображением Государственного Герба Республики Казахстан, и предназначенных для рассылки, проставляются номер экземпляра и печать организации.

115. Размножение и копирование средствами оперативной полиграфии незаполненных бланков, подлежащих защите, не допускаются.

116. Учет печатей, штампов, подлежащих защите, и специальной штемпельной краски с химическими добавками, имеющими индивидуальные свойства с целью защиты от подделки, а также их выдача ведутся в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме согласно приложению 19 к настоящим Правилам.

117. Учет перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами с химическими добавками, имеющими индивидуальные свойства с целью защиты от подделки подписей должностных лиц, и их выдача ведутся в журнале учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами, по форме согласно приложению 20 к настоящим Правилам.

118. Заголовки регистрационных учетных форм включаются в номенклатуру дел организации.

Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

119. Передача другому должностному лицу неиспользованной печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним оформляется актом приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним по форме согласно приложению 21 к настоящим Правилам.

120. Печатно-бланочная продукция, печати, штампы, подлежащие защите, и средства защиты документов хранятся в опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

121. Уничтожение испорченной печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, по форме согласно приложению 22 к настоящим Правилам, и проставлением соответствующих отметок в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите.

122. Уничтожение печатей и штампов, подлежащих защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите, по форме согласно приложению 23 к настоящим Правилам, и проставлением соответствующих отметок в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски.

123. Уничтожение средств защиты документов (в том числе емкости из-под специальных чернил и штемпельной краски, испорченные штемпельные подушки, заправленные специальными штемпельными красками, перьевые авторучки, заправленные специальными чернилами) производится с составлением акта о выделении к уничтожению средств защиты документов, по форме согласно приложению 24 к настоящим Правилам, и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.

124. При реорганизации или ликвидации организации, принятии решения о снятии с учета филиала (представительства) уничтожение неиспользованной печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов производится с составлением актов, по формам согласно приложениям 23, 24, 25 к настоящим Правилам, утверждаемых руководителем организации или председателем ликвидационной комиссии, и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.

Уничтожение или дальнейшее хранение журналов и других регистрационных учетных форм осуществляются в соответствии с законодательством Республики Казахстан по согласованию с уполномоченным органом или местным исполнительным органом области, городов республиканского значения и столицы.

125. Проверка наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой приказом (распоряжением) руководителя организации. Отметки о результатах проверок проставляются в журналах учета и выдачи согласно приложениям 20, 21, 22 к настоящим Правилам.

126. При утере печати (штампа) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан предпринимаются все необходимые меры по розыску, в случае отрицательного результата розыска составляется акт об утере произвольной формы, утверждаемый руководителем организации.

Параграф 9. Порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел

127. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

128. В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в организации и поступающие в организацию. Электронные документы и базы данных включаются в номенклатуру дел на общих основаниях.

129. В номенклатуре дел фиксируется форма документа – электронная с указанием носителя информации или бумажная.

130. При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников, типовыми, отраслевыми (ведомственными) перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, структурой (штатным расписанием), планами и отчетами о работе, изучаются виды, состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации.

131. Номенклатура дел по форме, согласно приложению 26 к настоящим Правилам, составляется не позднее 10 декабря календарного года, предшествующего следующему календарному году, службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений, представленных соответствующими подразделениями.

Сноска. Пункт 131 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

132. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу ДОУ.

133. Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации (далее – ЭК), экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа) (далее – ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, затем утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем организации и вносится в СЭД и ИС ЭА. Согласовывается номенклатура дел с государственным архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было концептуальных изменений в нормативных правовых актах, функциях и структуре организации.

Организации, не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда, могут представлять номенклатуры дел на согласование ЭПК уполномоченного органа, местных исполнительных органов областей, городов республиканского значения и столицы или ЭК архива наравне с организациями-источниками.

Сноска. Пункт 133 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

134. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр утвержденной номенклатуры дел хранится в государственном архиве, с которым она согласовывалась.

135. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, согласовывается ЭК организации, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

Сноска. Пункт 135 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

136. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатное расписание). Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел, содержащие распорядительную документацию и документы консультативно-совещательных органов, возглавляемых руководством.

137. Документы филиалов (представительств) вносятся в качестве разделов в номенклатуру дел организации.

Самостоятельным разделом номенклатуры дел является наименование общественных объединений. Данный раздел располагается после всех разделов номенклатуры дел организации.

Сноска. Пункт 137 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

138. Для организации, не имеющей структуры, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Наименования разделов соответствуют направлениям деятельности организации.

139. Для подведомственных организаций с однородным составом документов службой ДОУ вышестоящего органа (вышестоящей организации) разрабатываются типовые (примерные) номенклатуры дел. Такие номенклатуры подлежат согласованию с уполномоченным органом или местными исполнительными органами областей, городов республиканского значения и столицы.

140. Сроки хранения электронной регистрационной контрольной карточки соответствуют срокам хранения электронных документов. Электронные регистрационные контрольные карточки хранятся совместно с электронными документами, соответствующими регистрационными свидетельствами электронных цифровых подписей, уведомлениями-квитанциями о доставке данных электронных документов.

141. Сроки хранения электронных документов и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом.

Электронные документы, в том числе вложенные файлы, хранятся в СЭД в том формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами.

Сноска. Пункт 141 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

142. При упорядочении электронных копий документов в ИС ЭА они должны формироваться идентично бумажным подлинникам.

Сноска. Пункт 142 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

143. Хранение электронных документов сопровождается хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов.

144. Для открытых ключей электронных цифровых подписей в государственных органах и УЦ ГО хранятся оформленные в установленном порядке документы (регистрационные свидетельства), подтверждающие принадлежность данных ключей конкретному участнику СЭД.

Для каждого открытого ключа хранится информация о начале и окончании срока его действия. При этом доступ к массивам открытых ключей, находящихся на оперативном (ведомственном) архивном хранении, ограничивается.

Сохранность, надлежащее использование носителей информации с закрытыми (секретными) ключами электронной цифровой подписи (далее - ключевой носитель), а также использование закрытых (секретных) ключей электронных цифровых подписей и их защита от несанкционированного доступа возлагаются на владельцев регистрационных свидетельств.

145. При хранении электронных документов обеспечивается привязка (синхронизация) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей.

146. Участники СЭД обеспечивают защиту от несанкционированного доступа, непреднамеренного уничтожения и (или) искажения учетных данных, содержащихся в базах данных, а также обеспечивают создание резервных копий электронных документов.

Защита информации (электронных информационных ресурсов) в информационных системах, в том числе в архивах электронных документов, средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средств электронной цифровой подписи, криптографических ключей), осуществляется совместно с организацией, эксплуатирующей СЭД, участниками СЭД в порядке, установленном нормативными правовыми актами уполномоченного органа в сфере обеспечения информационной безопасности.

147. Государственные органы обеспечивают доставку электронных документов объемом не более 95 Мб, количество вложений которого не превышает 80 файлов.

Параграф 10. Порядок оформления номенклатуры дел

148. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе личные дела, описи дел, РКФ, контрольно-справочные, тематические картотеки, а также базы данных.

Печатные издания в номенклатуру дел не включаются.

149. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Элементы индекса отделяются друг от друга дефисом.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять порядок расположения однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

150. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Требования к заголовку:

1) заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;

2) не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "исходящая корреспонденция" "входящие документы"), а также вводных слов и сложных оборотов;

3) заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы);

название организации или структурного подразделения (автор документа), название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела;

4) в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому либо документу, и оформляются следующим образом: "Протокол (- ы) заседания (- ий) Совета директоров компании и документы к ним" или "Документы к протоколу заседания Совета директоров компании";

5) в заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется (в случае ведения переписки с однородными корреспондентами, в заголовках указывается их общее видовое название);

6) в заголовках дел, содержащих переписку с более тремя разнородными корреспондентами, их наименования не перечисляются;

7) при обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название;

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела;

8) в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты);

9) заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных дел, а также дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова "Дело";

10) если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем составляются заголовки каждого тома или части, уточняющие содержание заголовка дела.

151. Заголовки дел внутри разделов номенклатуры располагаются в соответствии со степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативную правовую документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих остальные правовые акты, а также плановые и отчетные документы.

Проекты распорядительных документов, документы по их подготовке, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами.

Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий и корреспондентов.

Заголовки дел уточняются в процессе формирования и оформления дел. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.

152. Графа 3 заполняется после завершения календарного года.

153. В графе 4 указываются сроки хранения дела со ссылкой на номера пунктов (статей) типового или ведомственного (отраслевого) перечня документов с указанием сроков их хранения, при их отсутствии – на типовую (примерную) номенклатуру дел.

154. В графе 5 службой ДОУ указываются наименования перечня документов, типовой (примерной) номенклатуры дел, использованных при определении сроков хранения дел, и делаются отметки о переходящих делах, особо ценных документах и делах, передаче дел в другое структурное подразделение или организацию для их продолжения, в архив организации, наличии электронных копий документов, виде и месте хранения их носителей.

155. По окончании года осуществляется сверка (уточнение) заголовков номенклатуры дел с фактическим составом документов дела и их содержанием. В конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел томов или части.

Итоговая запись о количестве заведенных дел томов или части вносится в ИС ЭА при его наличии.

Сноска. Пункт 155 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Параграф 11. Порядок формирования дел

156. Исполненные документы формируются исполнителем в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается.

157. Контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ.

158. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

1) в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

2) в дело помещаются вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

3) совместно группируются версии документа на казахском, русском и иных языках;

4) группируются в дела документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва, документы учебных заведений, которые формируются за учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон, истории болезней;

5) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения, а также итоговые, этапные и промежуточные отчеты научно-исследовательской документации, опытные образцы, опытные серии, установочные серии на установившееся серийное производство конструкторской и технологической документации, различные стадии проектирования и отдельные части проектно-сметной документации, изобретения, полезные модели, промышленные образцы, заявки на выдачу охранного документа по каждому виду патентно-лицензионной документации;

6) телеграммы, ксерокопии факсограммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;

7) в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, черновики и лишние экземпляры;

8) по объему дело постоянного срока хранения не должно превышать 180 листов;

9) при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело.

Сноска. Пункт 158 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

159. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем – документ с окончательным решением вопроса, далее –документы, освещающие ход решения вопроса.

160. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов и поручений вышестоящих организаций, в которых организация являлась основным исполнителем, формируются в отдельные дела по направлениям деятельности организации. В остальных случаях эти документы подшиваются в дело переписки за текущий год.

161. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Инструкции, правила, положения, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

162. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности формируются в отдельные дела.

163. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним.

164. Переписка группируется за делопроизводственный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

165. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.

166. Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников.

167. Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников.

168. Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд, формируются в одно дело.

Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление социальных отчислений, формируются в одно дело.

Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление взносов по обязательному социальному медицинскому страхованию, формируются в одно дело.

169. Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.

170. Обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения физических и юридических лиц формируются в дела по вопросам, направлениям деятельности организации или административно-территориальным единицам. При незначительных объемах обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений допускается формирование дел по фамилиям авторов обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений в алфавитном порядке.

Сноска. Пункт 170 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

171. Электронные документы и базы данных формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажном носителе, в той информационной системе, в которой они были созданы. Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наименование дел соответствует наименованию базы данных.

Сноска. Пункт 171 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Параграф 12. Порядок оформления дел

172. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года для подготовки дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится ответственным лицом за ведение делопроизводства структурного подразделения, при методической помощи и под контролем службы ДОУ.

173. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, по форме согласно приложению 27 к настоящим Правилам, составление внутренней описи документов дела, по форме согласно приложению 28 к настоящим Правилам, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

174. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются следующие реквизиты:

1) наименование организации, наименование структурного подразделения;

2) наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация, номер (индекс) дела;

3) заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела;

4) архивный шифр дела.

175. Реквизиты, проставляемые на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, оформляются следующим образом:

1) наименование организации в соответствии с учредительными документами указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

2) наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой, номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;

3) заголовок дела переносится из номенклатуры дел, дата дела - указывается год (- ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, соответственно дата (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

176. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, в том числе резолюции, составленные на отдельном листе (фишки), кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются черным, мягким, графитовым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

177. Порядок нумерации листов дела:

1) лист более формата А4, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;

2) документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;

3) листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;

4) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

5) подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются – сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

6) приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно;

7) в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация (при перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист – заверитель, при этом старый лист – заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле);

8) при наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных номеров листов.

178. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Если единица хранения состоит из текстовых и графических документов, то в заверительной надписи количество листов с текстовой и графической документацией указывается раздельно.

Все последующие изменения о составе и состоянии дела (повреждения, изъятие документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Сноска. Пункт 178 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

179. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечнях документов, с указанием сроков хранения.

180. На делах постоянного хранения пишется – "Хранить постоянно".

181. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве только после включения этих дел в разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

182. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения – при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

183. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные документы, личные дела, приказы, протоколы и другие), составляется внутренняя опись документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Во внутренней описи единицы хранения, состоящей из чертежей или нескольких текстовых и графических документов, перечисляются все документы с указанием их порядковых номеров, обозначения (индексов, шифров), наименования, номера и формата листа. Если чертеж состоит из нескольких листов, то указываются его наименование и количество листов. Если единица хранения состоит из текстовых и графических документов, то приводится заголовок каждого текстового документа, затем описываются чертежи.

Сноска. Пункт 183 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

184. Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются.

185. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

186. При функционировании в организации СЭД оформление дел документов на бумажных носителях осуществляется при проверке с автоматически сформированными описями дел в СЭД.

186-1. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводятся их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

Сноска. Параграф 12 дополнен пунктом 186-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Параграф 13. Порядок оперативного хранения документов

187. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования.

188. После завершения в делопроизводстве документы на бумажных носителях до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования, электронные документы – в СЭД.

189. Служба ДОУ, руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.

190. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.

191. Выдача дел во временное пользование организациям производится на основании письменного обращения и только с разрешения руководителя организации. Выдача дел другим подразделениям организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, а внутри структурного подразделения – под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных СЭД, выдаются для использования в виде бумажной копии электронного документа, электронной копии документа на электронном носителе либо высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.

Сноска. Пункт 191 – в редакции постановления Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования)

192. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии изъятых документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.

193. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого ставится вопрос об ответственности виновного лица в их утрате.

Параграф 14. Порядок передачи дел в архив организации

194. Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел.

195. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению 29 к настоящим Правилам.

196. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись дел подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом "то же", при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.

197. Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

198. Графа описи "Примечание" используется для простановки отметок об особенностях физического состояния дела, передаче дела другому структурному подразделению (другой организации).

199. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй – остается в качестве контрольного в структурном подразделении.

200. Правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив организации проверяется службой ДОУ. Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением организации.

201. Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

202. Вместе с делами в архив организации передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

203. В случае ликвидации структурного подразделения, филиала (представительства), лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, филиала (представительства), в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации независимо от сроков хранения.

204. В случае ликвидации организации в период проведения ликвидационных мероприятий документы по личному составу оформляются и передаются в соответствующий государственный архив.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

205. Передача документов в электронном формате в составе электронных дел в архив организации осуществляется работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и обеспечивается средствами СЭД и каналами ИС ЭА при его наличии.

Сноска. Параграф 14 дополнен пунктом 205 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

206. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив организации, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

конвертация текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

формирование в информационной системе организации электронных дел, включающих: метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

формирование описей электронных дел, документов структурного подразделения;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив организации не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив организации.

Сноска. Параграф 14 дополнен пунктом 206 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

207. Документы в электронном формате в архив организации передаются вместе с их метаданными.

Передача электронных дел постоянного хранения производится по описям электронных дел постоянного хранения структурных подразделений организации, а временного (свыше 10 лет) хранения – по описям электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения, составленным по форме, согласно приложению 30 к настоящим Правилам, в соответствии с графиком приема электронных дел в архив организации.

При необходимости может создаваться бумажный экземпляр описи электронных дел.

Опись электронных дел структурного подразделения организации утверждается путем проставления электронной цифровой подписи с применением личного ключа, владельцем которого являются организация или руководитель структурного подразделения организации.

График приема электронных дел в архив организации составляется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив организации) по форме, согласно приложению 31 к настоящим Правилам, и утверждается руководителем организации.

Сноска. Параграф 14 дополнен пунктом 207 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

208. В состав электронного дела включаются метаданные на каждый электронный документ.

При подготовке электронного дела к передаче в архив организации работником структурного подразделения средствами СЭД составляется внутренняя опись электронных документов электронного дела (далее – внутренняя опись) по форме, согласно приложению 32 к настоящим Правилам, а также акту приема-передачи электронных документов и дел службы ДОУ организации по форме согласно приложению 33 к настоящим Правилам.

Внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью с применением личного ключа, владельцем которого являются организация или работник структурного подразделения организации, составивший внутреннюю опись.

Сноска. Параграф 14 дополнен пунктом 208 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

209. Электронные дела при подготовке к передаче в архив организации формируются таким образом, чтобы метаданные каждого электронного документа (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего электронного документа и его метаданных (однонаправленный связный список).

Сноска. Параграф 14 дополнен пунктом 209 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

210. Передача и прием электронных дел осуществляются по цифровым каналам связи или на электронных носителях в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и информационной системой архива организации.

В описях электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения дополнительно указываются:

сведения о работнике структурного подразделения организации, передающем электронные дела в архив организации (наименование должности, инициалы, фамилия);

сведения о работнике архива организации, принимающем электронные дела в архив организации (наименование должности, инициалы, фамилия).

Сноска. Параграф 14 дополнен пунктом 210 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

211. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного дела:

порядковый номер электронных дел и документов в описи электронных дел структурного подразделения;

индекс электронного дела;

заголовок электронного дела;

крайние даты электронных документов электронного дела;

количество электронных документов электронного дела;

объем электронных документов электронного дела;

язык (языки) электронных документов электронного дела.

Целостность метаданных на уровне электронного документа подтверждается полным составом данных, указанных во внутренней описи.

Сноска. Параграф 14 дополнен пунктом 211 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

212. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного документа временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения:

название вида электронного документа (приказ, письмо, смета и др.);

заголовок электронного документа;

дата электронного документа;

право доступа к электронным документам (доступ разрешен всем, доступ устанавливается фондообразователем);

дата снятия ограничений доступа (при их наличии);

регистрационный индекс электронного документа;

язык электронного документа;

данные об авторе электронного документа (наименование должности исполнителя, наименование организации, подготовившей электронный документ);

сведения о файлах электронного документа (имена, объем, контрольные характеристики);

сведения об алгоритме выработки контрольных характеристик (алгоритме хэширования – криптографическом алгоритме вычисления значения хэш-функции) (обозначение алгоритма, ссылка на технический нормативный правовой акт).

Целостность метаданных на уровне электронного документа подтверждается общей для всего документа контрольной характеристикой, указанной во внутренней описи.

Сноска. Параграф 14 дополнен пунктом 212 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

213. При необходимости для описания на уровне электронного документа используются дополнительные метаданные, характеризующие особенности создания и воспроизведения электронных документов:

ссылки на другие документы, образующие общий управленческий контекст;

сведения об информационной технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан электронный документ;

сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения электронного документа;

сведения о защите электронного документа.

Сноска. Параграф 14 дополнен пунктом 213 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

214. При передаче электронных дел на электронных носителях в состав метаданных включаются данные об электронных носителях (вид, тип электронного носителя) и размещении электронных дел и документов на этих электронных носителях.

Сноска. Параграф 14 дополнен пунктом 214 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

215. Для электронных документов в состав метаданных дополнительно включаются сведения о средствах электронной цифровой подписи, определяемые регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и информационной системой архива организации.

Сноска. Параграф 14 дополнен пунктом 215 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

216. Состав метаданных для электронного документа, представляющего собой архивную копию информационного ресурса, дополнительно включает в себя:

наименование информационного ресурса;

тип информационного ресурса;

крайние даты эксплуатации информационного ресурса;

данные о регистрации информационного ресурса;

интернет-адрес размещения информационного ресурса (для информационного ресурса, размещенного в глобальной компьютерной сети Интернет);

сведения о собственнике информационного ресурса в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных;

сведения о владельце информационного ресурса.

Сноска. Параграф 14 дополнен пунктом 216 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Приложение 1 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Схема расположения реквизитов документа

Примечание:
1 - изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы,
логотипа, товарного знака (знак обслуживания)
2 - официальное наименование организации
3 - справочные данные об организации
4 - наименование вида документа
5 - дата документа
6 - регистрационный номер (индекс) документа
7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа
8 - место составления или издания документа
9 - гриф ограничения доступа к документу
10 – адресат
11 - гриф утверждения документа
12 – резолюция
13 - заголовок к тексту документа
14 - отметка о контроле
15 - текст документа
16 - отметка о наличии приложения к документу
17 – подпись
18 - отметка о согласовании документа
19 - оттиск печати
20 - отметка о заверении копии документа
21 - отметка об исполнителе документа
22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
23 - идентификатор электронной копии документа
24 - отметка о поступлении документа в организацию

	Приложение 2 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

	Формат А4 (210Х297)
	Приложение 3 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

	Формат А4 (210Х297)
	Приложение 4 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

	Формат А4 (210Х297)
	Приложение 5 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

	Формат А4 (210Х297)
	Приложение 6 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

	Формат А4 (210Х297)
	Приложение 7 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

	Формат А4 (210Х297)
	Приложение 8 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Протокол

	Формат А4 (210Х297)
	Приложение 9 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Акт

	Формат А4 (210Х297)
	Приложение 10 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Справка

	Формат А4 (210Х297)
	Приложение 11 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Справка

	Формат А5 (148Х210)
	Приложение 12 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Письмо

	Формат А4 (210Х297)
	Приложение 13 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ

Письма, направленные в копиях для сведения.

Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.

Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).

Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Сообщения о совещаниях, заседаниях.

Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.

Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).

Телеграммы и письма о разрешении командировок.

Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие.

Документы с пометкой на конверте "Лично".

Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Прейскуранты.

Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Сводки.

Учетные данные по кадрам.

	Приложение 14 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Карточка регистрации входящих документов

	Формат А5 (148x210)
	Приложение 15 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Журнал регистрации входящих документов

№ п.п	Дата поступления	Корреспондент, дата и индекс входящего документа	Вид документа, заголовок или краткое содержание входящего документа	Резолюция или кому направлен документ на исполнение	Расписка в получении документа, дата	Отметка об исполнении документа	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Формат А3 (420Х197)

Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

№№ п.п.	Дата и индекс исходящего (внутреннего) документа	Корреспондент	Заголовок или краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа и направлении в дело	Примечание
1	2	3	4	5	6

Формат А3 (210Х297)

	Приложение 16 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

СВЕДЕНИЯ об исполнении документов, подлежащих контролю
по состоянию на _______________ (число, месяц, год)

№ п/п	Наименования структурных подразделений	Документы на контроле		Из них документы
		всего	поступило в предыдущем месяце	исполненные	находящиеся на исполнении	с продленным сроком исполнения	просроченные
1	2	3	4	5	6	7	8

Наименование должности руководителя Расшифровка
службы ДОУ _________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Примечание.
Сведения могут быть дополнены графами по видам документов (приказы, решения
коллегии и другие), их регистрационными номерами, фамилиями исполнителей.

	Приложение 17 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

СВЕДЕНИЯ об исполнении обращений физических и юридических лиц
по состоянию на _______________ (число, месяц, год)

№ п/п	Наименования структурных подразделений	Находится на исполнении		Из них
		всего	поступило за предыдущий месяц	исполняются в срок	просрочены
					всего	срок продлен
1	2	3	4	5	6	7
Всего:

Наименование должности руководителя Расшифровка
службы ДОУ __________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 18 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Журнал учета и выдачи печатно-бланочной продукции

Поступление					Выдача
Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование предприятия - изготовителя	Количество экземпляров	Серия и номера бланков	Дата выдачи	Дата и номер документа на выдачу	Кому выдано		Количество экземпляров	Серия и номера бланков	Расписка в получении	Примечание, отметка об уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции
							Наименование структурного подразделения	Фамилия и инициалы получателя
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 19 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Журнал учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного
Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски

№ п.п.	Наименования и оттиски печатей и штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан	Кому выдано			Дата возврата и расписка в приеме	Примечание, отметки об уничтожении печатей, штампов и специальной штемпельной краски
		Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски	Фамилия и инициалы должностного лица-получателя	Дата и расписка в получении
1	2	3	4	5	6	7

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 20 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Журнал учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами

№ п.п.	Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами	Фамилия и инициалы должностного лица, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами	Должность и фамилия лица, получившего перьевую авторучку, заправленную специальными чернилами	Дата выдачи и расписка в получении	Дата возврата и расписка в приеме	Примечание, отметка об уничтожении перьевой авторучки, заправленной специальными чернилами
1	2	3	4	5	6	7

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 21 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

_____________________________________________ название организации
АКТ

_________________________ (дата) Место издания (на государственном языке)		№ ___________ Место издания (на русском или ином языке)
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
Приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ _______________
"О проведении проверки ..." (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии: 1. ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
2. ___________________________________________
должность, инициалы, фамилия
________________________________________________________________________
1. Неиспользованную печатно-бланочную продукцию, подлежащую защите,
(отдельно по видам) серии ____ с № ___ по № ___ в количестве ______ экземпляров.
(цифрами и прописью)
2. Акты о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной
продукции, подлежащей защите ___________________________________________
(даты, номера, количество экземпляров
_____________________________.
актов по видам бланков)
3. Печати с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в
количестве _____________________________ штук.
(цифрами и прописью)
4. Штампы с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в
количестве _____________________________ штук.
(цифрами и прописью)
5. Средства защиты документов: ____________________________________________
(наименования средств защиты) в количестве ________________________ штук.
(цифрами и прописью)
6. Регистрационные учетные формы: ________________________________________
(виды регистрационных учетных форм, их номера
________________________________________________________________________.
по номенклатуре дел, номера томов, даты первой и последней записи, количество
листов)
Состояние учетной работы с печатно-бланочной продукцией, печатями, штампами,
подлежащими защите, и средствами защиты документов ______________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________.
(общая характеристика состояния учетной работы)
Передал (а) __________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Принял (а) ___________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии подпись расшифровка подписи
Члены комиссии подпись расшифровка подписи
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 22 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

_______________________________________________ название организации
АКТ

___________________ (дата) Место издания (на государственном или ином языке)		№ ___________
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
О выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________
"О проведении проверки ..." (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии: 1. ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
2. ________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
_______________________________________________________________________
Отобраны к уничтожению испорченные экземпляры следующих видов
печатно-бланочной продукции, подлежащей защите:

№ п.п.	Наименование вида печатно-бланочной продукции, подлежащей защите	Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите	Количество испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите	Примечание
1	2	3	4	5

Итого __________________________ испорченных экземпляров печатно-бланочной
(цифрами и прописью)
продукции, подлежащей защите.
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии __________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ___________________________ Расшифровка подписей
(личные подписи)
Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей
защите, внесены, испорченные экземпляры в количестве ______________________
(цифрами и прописью)
уничтожены путем ___________________________.
(вид уничтожения)
Наименование должности ___________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 23 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

______________________________________________ название организации
АКТ

___________________ (дата) Место издания (на государственном или ином языке)		№ ___________
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ___________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
О выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________
"О проведении проверки ..." (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии: 1.__________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
2. ________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
________________________________________________________________________
Отобраны к уничтожению следующие печати и штампы, подлежащие защите:

№ п.п.	Наименование	Количество	Примечание
1	2	3	4

Составлен в ____ экземпляре (ах):

1-й экземпляр: в деле № 2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии __________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии __________________________ Расшифровка подписей
(личные подписи)
Отметки в журнал внесены, печати и штампы, подлежащие защите, в количестве
_________________________ штук уничтожены путем ________________________.
(цифрами и прописью) (вид уничтожения)
Наименование должности _________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 24 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

_____________________________________________ название организации
АКТ

___________________ (дата) Место издания (на государственном или ином языке)		№ ___________
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
О выделении к уничтожению средств защиты документов

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________
"О проведении проверки ..." (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия,
Члены комиссии: 1. __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
2. __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Отобраны к уничтожению следующие виды средств защиты документов:

№ п.п.	Наименование	Количество	Примечание
1	2	3	4

Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии __________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии _______________________________ Расшифровка подписей
(личные подписи)
Отметки в журналы учета № __ внесены, средства защиты документов уничтожены
путем _____________________________.
(виды уничтожения)
Наименование должности _________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 25 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

____________________________________________________ название
государственной организации
АКТ

___________________ (дата) Место издания (на государственном или ином языке)		№ ___________
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
О выделении к уничтожению неиспользованной печатно-бланочной продукции, подлежащей защите

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ___________________
"О проведении проверки ..." (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии: 1.__________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
2. ________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Отобраны к уничтожению утратившие в связи
__________________________________ ________________________________
(ликвидацией, реорганизацией) (официальное наименование
____________________________________ практическое значение следующие виды
государственного органа (организации)
неиспользованной печатно-бланочной продукции:

№ п.п.	Наименование вида печатно-бланочной продукции	Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции	Количество неиспользованных экземпляров	Примечание
1	2	3	4	5

Итого ______________________неиспользованных экземпляров печатно-бланочной
(цифрами и прописью)
продукции, подлежащей защите.
Председатель комиссии __________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии _______________________________ Расшифровка подписей
(личные подписи)
Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции внесены,
неиспользованные экземпляры в количестве ____________________ весом ____ кг
(цифрами и прописью)
уничтожены путем _________________________.
(вид уничтожения)
Наименование должности _________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 26 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Официальное наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номер пункта по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности руководителя _______________________ Расшифровка
службы ДОУ (личная подпись)
подписи дата
Визы руководителей структурных подразделений
Согласована Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) протоколом ЭПК
организации государственного архивного учреждения
(дата и номер протокола) (дата и номер протокола)
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _________ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности руководителя _______________________ Расшифровка
службы ДОУ подписи (личная подпись) дата
Итоговые сведения переданы в архив организации.
Наименование должности работника, ________________________ Расшифровка
передавшего сведения __________ подписи
(личная подпись) дата
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 27 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано _______________________ лист (ов), в том числе:
литерные № листов _______________________________________________________
пропущенные № листов ___________________________________________________
пронумерованные чистые листы ____________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации
________________________________________________________________________
разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела	№ листов
1	2
1. Брошюры и другие печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые и другие 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Склеенные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст

Наименование должности лица, Расшифровка
заполнившего лист-заверитель дела _________________________ подписи
(личная подпись) дата
Примечание.
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации
особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце
дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество
пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов
внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и
физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки,
штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки,
техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские
материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа,
то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции
графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в
графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей
материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2
указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена
подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-
заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 28 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ___

№ п/п	Делопроизводственный индекс	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого __________________________________________________ листов документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись Расшифровка
документов дела ___________________________ подписи
(личная подпись) дата
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 29 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Опись дел структурного подразделения организации
Официальное наименование Утверждаю
структурного подразделения Наименование должности руководителя
организации структурного подразделения
____________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Опись № _______ за _________год (ы)

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено ____________________________ дел с № __ по № __, в том
(цифрами и прописью)
числе :
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Расшифровка
составителя описи ________________________________ подписи
(личная подпись)
дата
Руководитель службы Расшифровка
ДОУ ________________________________ подписи
(личная подпись)
дата
Работник Расшифровка
архива организации ________________________________ подписи
(личная подпись)
дата
Примечание.
В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют.
Формат А4 (210Х297)

Приложение 30 к Правилам документирования, управления документацией использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Сноска. Правила дополнены приложением 30 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

	Форма
	Утверждаю
	__________________________ (наименование организации) __________________________ (наименование должности руководителя структурного подразделения организации) __________________________ (наименование структурного подразделения организации) __________________________ (инициалы, фамилия) __________________________ (дата)

Опись

№ __________________________

электронных дел

__________________________

(наименование категории дел)

за ____________________ год

№ п/п	Индекс электронного дела	Название раздела, заголовок Электронного дела	Крайние даты электронного дела	Количество документов в электронном деле	Объем документов в электронном виде электронного дела	Срок хранения Электроного дела*	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

В данную опись внесено _______________________________________________
электронных дел с № ________ по № ________
(наименование должности,
_________________________________________
фамилия и инициалы составителя описи)
_______________
(дата)
Согласовано**
Протокол заседания ЭК
__________________________________________
(наименование структурного подразделения)
__________________ № __________________
Передал _______________ электронных дел.
_______________________________________
(наименование должности,
фамилия и инициалы работника,
передавшего электронные дела)
________________________
(дата)
Принял _____________________ электронных дел.
_______________________________________
(наименование должности,
фамилия и инициалы
работника архива организации,
принявшего электронные дела)
_____________________
(дата)
_________________________
* Графа 7 не оформляется в описях дел постоянного хранения.
** Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
___________________________

	Приложение 31
	к Правилам документирования, управления документацией использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Сноска. Правила дополнены приложением 31 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

	Форма
	Утверждаю
	_________________________
	(наименование организации)
	_________________________
	(наименование должности
	руководителя организации)
	(инициалы, фамилия) (дата)

_____________ № _______________
________________________________
(место составления)

ГРАФИК приема электронных дел в архив организации

в ________________ году

№ п/п	Наименование организации – источника комплектования архива и (или) структурного подразделения организации	Срок приема	Наименование должности, инициалы, фамилия лица, ответственного за передачу электронных дел в архив организации	Примечание
1	2	3	4	5

______________________________________
(наименование должности, фамилия и инициалы
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив организации)
______________________
(дата)

	Приложение 32 к Правилам документирования, управления документацией использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Сноска. Правила дополнены приложением 32 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Форма

Внутренняя опись документов в электронном виде электронного дела № ___________

№ п/п	Дата документа в электронном виде	Заголовок документа в электронном виде	Количество объектов хранения (файлов)	Общий объем объектов хранения в (байтах)	Общая контрольная характеристика	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого: ___________________ документов в электронном виде,
___________________ объектов хранения.
Общий объем объектов хранения электронного дела __________

______________________________ (наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов в электронном виде электронного дела)

______________________ (инициалы, фамилия) (дата)

Приложение 33 к Правилам документирования, управления документацией использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Сноска. Правила дополнены приложением 33 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.2022 № 630 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Форма

Акт приема-передачи электронных документов и дел службы ДОУ организации

Официальное наименование организации		Утверждаю Наименование должности руководителя организации
		_____________ Расшифровка (Личная подпись) подписи Дата

АКТ №

О приеме-передаче электронных документов

____________________ передал (а), а (фамилия и инициалы)

_____________________ принял (а), (фамилия и инициалы)

электронные документы за ___________ годы и регистрационные карточки к ним:

№ п/п	Индекс электронных документов	Количество электронных документов	Количество файлов	Статус электронной цифровой подписи		Объем памяти электронных файлов	Сроки хранения
				наличие	Отсутствует
1	2	3	4	5		6

Итого принято:

1) ______________________________________электронных документов.

(цифрами и прописью)

Состояние электронных документов _______________

______________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Передал (а) ________________________

(электронная цифровая подпись) или (подпись)

Принял (а) ________________________

(электронная цифровая подпись) или (подпись)