Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысы. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2023 жылғы 11 қыркүйектегі № 780 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Үкіметінің 11.09.2023 № 780 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 1-1-тармағының 1) тармақшасына сәйкес Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

Ескерту. Кіріспе жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

1. Қоса беріліп отырған Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары бекітілсін.

2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі

Б. Сағынтаев

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысымен бекітілген

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Осы Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда (бұдан әрі – ұйымдар) құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану тәртібін белгілейді.

2. Ұйымда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін ұйымдастыруды, жүргізуді және жетілдіруді, әдістемелік басшылық жасауды және архив ісі мен басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган (бұдан әрі – уәкілетті орган) белгілеген құжаттармен жұмыс істеу тәртібінің сақталуын бақылауды басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі міндеттер мен функцияларды жүзеге асыруға арналған құрылымдық бөлімше (бұдан әрі – БҚҚ қызметі) жүзеге асырады. Бұл ретте бір құрылымдық бөлімшенің құрамында құпия емес және құпия іс қағаздарын жүргізуге тыйым салынады.

Ескерту. 2-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

3. Штаттық кестесінде БҚҚ қызметі көзделмеген ұйымда міндеттер жауапты лауазымды адамға жүктеледі.

4. Қағидалар Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиясын қамтитын мәліметтерден тұратын құжаттарға қолданылмайды.

Заңды тұлғалар, мемлекеттік органдар немесе лауазымды адамдар үшін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін жасау жөніндегі жұмыс (жасау, тіркеу, беру, сақтау, жою тәртібі), мемлекеттік құпияны құрайтын мәліметтерді қамтитын электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңба жабық кілтінің құпиялылық режимін және сақталуын қамтамасыз ету тәртібі мемлекеттік құпияны қорғау саласындағы нормативтік құқықтық актілерде айқындалады.

Мемлекеттік органдардың "Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар таратылуы шектелген электрондық құжаттармен жұмыс істеу тәртібі Қазақстан Республикасы Үкіметінің "Қазақстан Республикасында ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі кейбір шаралар туралы" 2004 жылғы 14 қыркүйектегі № 965 және "Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларын бекіту туралы" 2022 жылғы 24 маусымдағы № 429 қаулыларында айқындалған.

Арнаулы мемлекеттік органдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану ерекшелігін олардың басшылары айқындайды.

Ескерту. 4-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

5. Осы қағидаларда мынадай ұғымдар пайдаланылады:

1) абзац – бөліктің бас әріппен басталатын бірінші абзацын қоспағанда, мәтіннің мағыналық жағынан тұтас, бірінші жолда абзацпен бөлініп көрсетілетін және кіші әріппен басталатын бөлігі (абзацтар (бөліктің бірінші және соңғы абзацтарынан басқасы) нүктелі үтірмен аяқталады);

2) ақпаратты криптографиялық қорғау құралы (бұдан әрі – АКҚҚ) – криптографиялық түрлендіру алгоритмін, шифрлау кілтін жасауды, қалыптастыруды, бөлуді немесе басқаруды іске асыратын бағдарламалық қамтылым немесе бағдарламалық-аппараттық кешен;

3) кілттік ақпаратты жеткізгіш – арнайы жеткізгіш, онда электрондық цифрлық қолтаңбаның сақталатын жабық кілтін қорғау үшін 1073-2007 "Ақпаратты криптографикалық қорғау құралы. Жалпы техникалық талаптар" (3-деңгей) Қазақстан Республикасы ұлттық стандартының талаптарына сәйкес сертификаты бар АКҚҚ пайдаланылады;

4) Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының куәландырушы орталығы (бұдан әрі – МО КО) – Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының ақпараттық жүйесінде және өзге де мемлекеттік ақпараттық ресурсында мемлекеттік органдарға, мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарына қызмет көрсететін куәландырушы орталық;

5) Қазақстан Республикасының ұлттық куәландырушы орталығы – мемлекеттік және мемлекеттік емес ақпараттық жүйеде электрондық құжаттарды қалыптастыру үшін электрондық цифрлық қолтаңба құралдары мен заңды және жеке тұлғаларға тіркеу куәлігін ұсынатын куәландырушы орталық;

6) қалатын құжат (хат) көшірмесі – автор ұйымның ісінде қалатын шығыс құжатының данасы;

7) электрондық құжат көшірмесі – түпнұсқа құжат түрін және ақпаратын (дерегін) электрондық-цифрлық нысанда толық көрсететін құжат;

8) нормативтік-анықтамалық ақпарат – нормативтік құжаттарға негізделген және құжаттың әртүрлі сипаттамасын айқындау үшін пайдаланылатын ақпарат (жіктеуіш, анықтамалық, тізбе және басқа);

9) тіркеу куәлігін иеленуші – атына тіркеу куәлігі берілген, тіркеу куәлігінде көрсетілген ашық кілтке сәйкес келетін жабық кілтті заңды түрде иеленуші жеке немесе заңды тұлға;

10) электрондық ақпараттық ресурс – электрондық жеткізгіште және ақпараттандыру объектілерінде қамтылған электрондық-цифрлық нысандағы ақпарат;

11) ақпараттандыру объектілерін қорғау – ақпараттандыру объектілерінің сақталуына, оларға заңсыз және (немесе) әдейі жасалмаған қол жеткізуді және (немесе) ықпал етуді болғызбауға бағытталған құқықтық, ұйымдастырушылық және техникалық іс-шаралар кешенін іске асыру;

12) электрондық құжат – ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат;

13) электрондық құжат айналымы – мемлекеттік органдар, жеке және заңды тұлғалар арасында электрондық құжат алмасу;

14) электрондық құжат айналымы жүйесі – қатысушылар арасындағы қатынас "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Қазақстан Республикасының Заңында және Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерінде реттелетін электрондық құжат алмасу жүйесі (бұдан әрі – ЭҚЖ);

15) ЭҚЖ-ға қатысушы – электрондық құжатты жинау, өңдеу, сақтау, беру, іздеу және тарату процесіне қатысатын жеке немесе заңды тұлға, мемлекеттік орган немесе лауазымды адам;

16) электрондық құжаттың қағаз көшірмесі – ақпаратты (деректеме мәліметтерін) электрондық түпнұсқадан шығару арқылы алынған, электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін пайдаланып жасалған электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған, түпнұсқа электрондық құжаттағы ақпаратты және барлық деректемесін немесе олардың бір бөлігін толық сипаттайтын осы құжатты растауға өкілеттігі бар адам растаған қағаз жеткізгіштегі құжат;

17) электрондық құжаттың түпнұсқасы – электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін пайдаланып жасалған электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған (қол қойылған), бастапқыда электрондық құжат форматында қалыптастырылған және қағазда бастапқы түпнұсқасы жоқ құжат;

18) электрондық тіркеу-бақылау карточкасы – электрондық құжат деректемесін тіркейтін белгіленген нысан бойынша құжат туралы есепке алу деректері бар электрондық құжат;

19) электрондық құжат форматы – электрондық хабарламаның мазмұнды бөлігінің құрылымы, оның негізінде электрондық құжат жасалады;

20) электрондық цифрлық қолтаңба құралдары – электрондық цифрлық қолтаңбаны жасау және түпнұсқалығын тексеру үшін пайдаланылатын бағдарламалық және техникалық құралдар жиынтығы;

21) метадеректер – электрондық құжаттың мән-мәтінін, мазмұны мен құрылымын сипаттайтын, оны сәйкестендіру және іздеу үшін арналған құрылымдалған деректер, сондай-ақ құжаттың барлық қолданыс циклінде басқару процесі;

22) электрондық жеткізгіш – ақпаратты электрондық нысанда сақтау, сондай-ақ оны техникалық құралдар арқылы жазу немесе жаңғырту үшін арналған материалдық жеткізгіш;

23) электрондық іс – жинақтау процесінде логикалық түрде біріктірілген электрондық құжатты және ондағы метадеректерді дербес сақтау бірлігі;

24) электрондық құжаттың (істің) ақпараттық пакеті – желілік коммуникация немесе телекоммуникация арқылы біртұтас құжат ретінде берілетін белгілі бір құрылымның ақпараттық объектісі;

25) құжат бланкі – ресми жазбаша құжаттың авторын сәйкестендіретін деректеме жинағы;

26) электрондық архивтің ақпараттық жүйесі (бұдан әрі – ЭА АЖ) – ақпараттық өзара іс-қимыл арқылы белгілі бір технологиялық әрекетті іске асыратын және басқарманың архив ісі мен құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы нақты функционалдық міндеттерді шешу үшін арналған ақпараттық-коммуникациялық технологияның, қызмет көрсетуші персоналдың және техникалық құжаттаманың ұйымдық тұрғыдан ретке келтірілген жиынтығы.

Ескерту. 5-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

2-тарау. Құжаттама жасау, құжаттарды дайындау және ресімдеу тәртібі

1-параграф. Құжаттама жасау тәртібі және құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар

6. Қазақстан Республикасы мемлекеттiк ұйымдарының және жергiлiктi өзiн-өзi басқару органдарының жұмыс және iс қағаздарын жүргiзу тiлi қазақ тiлі болып табылады, қазақ тiлiмен тең орыс тiлi ресми түрде қолданылады.

Мемлекеттiк емес ұйымдардың жұмысында қазақ тiлі және қажет болған кезде басқа тiлдер қолданылады.

7. Қағаз жеткізгіштегі құжат А4 (2010 х 297 миллиметр (бұдан әрі – мм), А5 (148 х 210 мм) форматындағы таза ақ қағаз парақта жасалады және жиегі кемінде:

1) сол жағы – 20 мм;

2) оң жағы – 10 мм;

3) жоғарғы жағы – 10 мм;

4) төменгі жағы – 10 мм.

Екі жақты басып шығару үшін құжат парағының сыртқы жағының жиегі:

1) сол жағы – 10 мм;

2) оң жағы – 20 мм;

3) жоғарғы жағы – 10 мм;

4) төменгі жағы – 10 мм.

Электрондық форматтағы құжат осыған ұқсас жасалады.

Ескерту. 7-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

8. Құжатты қағаз жеткізгіште ресімдеу кезінде құжаттың бланкілері пайдаланылады. Құжат бланкілеріндегі деректемелер осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес құжат деректемесінің орналасу схемасына сәйкес белгілі бір ретпен орналасады. Қағаз жеткізгіштегі құжат бланкілері мен бланкілердің электрондық шаблоны деректемелер құрамы, олардың орналасу тәртібі, қаріп гарнитурасы бойынша бірдей.

Құжаттар бланкісінің электрондық шаблоны рұқсат етілмеген өзгеріс енгізуден қорғалған.

Ескерту. 8-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

9. Ұйымдарда құжаттардың мынадай бланкілері қолданылады:

1) осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым хатының бланкісі;

2) осы Қағидаларға 3-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым құжатының нақты түрінің бланкісі;

3) осы Қағидаларға 4-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйымның жалпы бланкісі.

Ұйымның жалпы бланкісі құжаттың кез келген түрін әзірлеу үшін пайдаланылады.

10. Қағаз жеткізгіштегі құжаттың бланкілері жедел полиграфия құралдарының көмегімен баспаханалық тәсілмен дайындалады немесе тікелей құжат жасау кезінде электрондық форматта шығарылады.

Ескерту. 10-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

11. Мемлекеттік ұйымдардың Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген құжатының қағаздағы бланкілері есепке алынуға тиіс, ол үшін құжат бланкісінің әрбір данасының оң жақ төменгі бұрышына типографиялық тәсілмен немесе нумератормен оның нөмірі, қажет болған кезде сериясы қойылады. Электрондық бланкілер есепке алынбайды.

Ескерту. 11-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

12. Құжаттардың бланкілері қатаң түрде мақсаты бойынша пайдаланылады және ұйым басшының тиісті рұқсатынсыз басқа ұйымдарға немесе адамдарға берілмейді.

13. Қағаз жеткізгіштегі құжат ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдаланып, ұйым бланкісін пайдаланбай сол жақ жоғарғы бұрышына оның бедерін қою не мынадай деректемелерді міндетті түрде ресімдеу арқылы жасалады:

1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері;

2) хатты қоспағанда, құжат түрінің атауы;

3) құжаттың датасы;

4) құжаттың тіркеу нөмірі (индексі);

5) құжатқа қол қойған адамның лауазымының атауы, қолы және қолының толық жазылуы;

6) егер осы заңды тұлғаның Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрі болуға тиіс болса, ұйым мөрінің бедері.

Ескерту. 13-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

14. Өкімдік құжатты қоспағанда, қағаз жеткізгіштегі ішкі құжат ақ қағаз парақта жасалады.

Ескерту. 14-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

15. Құжатты бір бланкіде екі және одан да көп тілде ресімдеуге жол берілмейді.

Қазақ тіліндегі құжат және орыс немесе өзге тілде, сондай-ақ екі және одан көп тілде жасалатын теңтүпнұсқалы құжаттың әрқайсысы жеке бланкiде (жеке парақтарда) басып шығарылады және бірыңғай деректемелермен ресімделеді.

Әртүрлі тілдегі құжаттар, бір-біріне теңтүпнұсқалы болуға тиіс, оларға бірыңғай шығыс деректемелері беріледі.

Қағаз жеткізгіштегі құжат парақтары (бланкілер және оларға қосымшалар) парақ ортасында жоғарғы жағында біртұтас нөмірмен нөмірленеді. Бұл ретте құжат "2" деген реттік нөмірмен 2-парақтан бастап нөмірленеді.

Ескерту. 15-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

2-параграф. Құжаттың деректемелерін ресімдеу тәртібі

16. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мемлекеттік ұйымның құжат бланкісінде бейнеленеді.

17. Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бланкіге ұйымның құрылтай құжаттарына сәйкес бейнеленеді.

Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіде орналастырылмайды.

18. Ұйым (оның ішінде филиал, өкілдік) атауы құрылтай құжаттарына сәйкес ұйымдық-құқықтық нысаны көрсетілген атауды қамтиды.

Ұйымның (оның ішінде филиалдың, өкілдіктің) қысқартылған атауы тек ол құрылтай құжаттарында бекітілген жағдайда келтіріледі және толық атауынан төмен жақша ішінде орналастырылады.

Дәрежесі тең екі және одан көп ұйым әзірлеген бірлескен құжатты ресімдеу кезінде ұйымдардың ресми атауы ұйымдар атауының әліпбилік ретпен орналастырылады.

Екі және одан да көп ұйым әзірлеген бірлескен құжатты ресiмдеу кезінде атау ұйымдар иерархиясына сәйкес орналастырылады.

Қағаз жеткізгіштегі бірлескен құжатта мөр бедерін Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрдің болуы міндетті болып табылатын ұйым қояды.

Ескерту. 18-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

19. Құрылымдық бөлімшенің атауы ол құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетіледі және ұйым атауынан төмен орналастырылады.

20. Құжат түрінің атауы бас әріптермен қалың қаріппен басылып шығарылады.

21. Құжатқа қол қойылған (бекітілген) дата немесе құжатта тіркелген оқиғаның датасы құжаттың датасы болып табылады.

Құжаттың датасын құжатқа қол қоюшы немесе бекітуші лауазымды адам қояды. Электрондық құжат айналымы үшін датаны жүйенің немесе уәкілетті адамның қолдан қоюына жол беріледі.

Ұйым ішінде құжаттың өтуі мен орындалуына (таныстырылуына) байланысты қызметтік белгілерге дата мен қол қойылады.

Құжат датасы:

1) құқықтық актілерде, хаттамаларда, банктік, қаржылық, бухгалтерлік құжаттарда және жеке және заңды тұлғалардың құқықтары мен мүдделерін қозғайтын құжаттарда сөз-сан тәсілімен жыл, айдың күні араб цифрларымен, ай – сөзбен;

2)басқа құжаттарда – цифрлық тәсілмен айдың күні мен ай – екі араб цифрымен, жыл төрт араб цифрымен нүкте арқылы бөлініп ресімделеді.

22. Құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің индексінен, тіркеу-бақылау нысанындағы (бұдан әрі – ТБН) құжаттың реттік нөмірінен тұрады. Ұйымның қалауы бойынша тіркеу нөміріне (индекске) қосымша элементтер қосылады.

Екі және одан көп ұйым жасаған құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) құжатта авторларды көрсету тәртібінде қисық сызық арқылы қойылатын осы әрбір ұйымның тіркеу нөмірінен (индексінен) тұрады.

Құжаттың резервтік тіркеу нөмірін (индексті) қалдыруға жол берілмейді.

Электрондық құжат айналымы жүйесінде біртұтас нөмірлеуге жол беріледі.

Ескерту. 22-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

22-1. "Электрондық өтініштер" ақпараттық талдау жүйесінде адамдардың жолданымына, хабарламасына, сұрау салуына, үн қосуы мен ұсынысына тіркеу нөмірін (индексін) беру автоматты түрде жасалады және әріптік индекстен, сондай-ақ тіркеу жылын және сегіз белгіден тұратын біртұтас нөмірді қамтитын бірегей нөмірден тұрады.

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар арасында жолданымды, хабарламаны, сұрау салуды, пікір мен ұсынысты қайта жіберу, сондай-ақ өтініш берушіге жауап жіберу кезінде құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) өзгермейді.

Өтініш берушіге жауапты ресімдеу, сондай-ақ құжатты архивке жіберу кезінде құжаттың электрондық тіркеу-бақылау карточкасында номенклатуралық істің коды автоматты түрде қойылады, ол:

ұйымдардың бірыңғай жүйесіндегі ұйымның индексін;

ұйымның құрылымдық бөлімшенің индексін;

адамдардың өтініші, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы бойынша номенклатуралық іс индексін қамтиды.

Ескерту. Қағидалар 22-1-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

23. Кіріс құжатының тіркеу нөміріне (индексіне) және датасына жасалған сілтемеде жауап беріліп отырған құжаттың тіркеу нөмірі мен датасы көрсетіледі.

24. Құжат жасалған немесе басып шығарылған жер қабылданған әкімшілік-аумақтық бөлуге сәйкес көрсетіледі және ол жалпыға бірдей қысқартуларды ғана қамтиды.

Құжат жасалған немесе басып шығарылған жер құжат авторы – ұйым орналасқан жер болып табылатын елді мекеннің атауына сәйкес ресімделеді.

25. Құжаттар ұйымдарға, олардың құрылымдық бөлімшелеріне, лауазымды немесе жеке тұлғалардың атына жолданады.

"Адресат" деген деректеме кіші әріптермен, қою қаріппен ресімделеді. Ұйымның, оның құрылымдық бөлімшелерінің атауы атау септігінде, құжат жіберіліп жатқан адамның лауазымы, тегі барыс септігінде жазылады.

Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде ұйымның атауы адресат лауазымының құрамына кіреді.

Құжатты жеке тұлғаға жолдаған кезде алушының есімінің инициалы мен тегі, пошталық мекенжайы көрсетіледі.

Ұйым ішінде хат алмасу кезінде лауазымды адамның есімінің инициалы мен тегін тек барыс септігінде көрсетуге жол беріледі.

Егер құжат бірнеше ұйымға жіберілетін болса, олар жалпыланып көрсетіледі.

Бір құжатта төрттен аспайтын адресат ресімделеді. Адресаттың саны көп болған кезде құжатты тарату тізімі (тізілімі) жасалады. "Адресат" деген деректемеде "Түпнұсқа" және "Көшірме" деген сөздер пайдаланылмайды.

Құжатты тұрақты емес адресатқа жіберген кезде "Адресат" деген деректеме құрамына орындаушы ресімдейтін пошталық мекенжай кіреді. Пошталық мекенжай элементтері "Пошта туралы" Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес дәйектілікпен көрсетіледі.

Ескерту. 25-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

26. Құжат мәтінінің тақырыбы, құжаттың сол жақ жиегінің шетінен, қалың қаріппен, сөздер тасымалданбай ресімделеді және әр жолда 35 белгіден аспайды. Құжаттарда тақырыптың көлемі 5 жолдан асқан кезде тақырыпты құжаттың ортасында ресімдеуге жол беріледі. Тақырыптың соңынан нүкте қойылмайды.

Құжат мәтінінің тақырыбы құжат түрінің атауына және оның мазмұнына сәйкес тұжырымдалады.

10 жолдан аз мәтінге, сондай-ақ А5 форматтағы бланкіде жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.

27. Қағаз жеткізгіштегі құжат үшін ұйым мөрінің бедері лауазымды адамның құжаттағы қолының түпнұсқалығын куәландырады. Ұйым мөрінің бедері құжатқа қол қойған адам лауазымының атауынан кейін оның жеке қолтаңбасы көрінетіндей қойылады.

Бұл талап Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрі болуы міндетті емес ұйымдарға қолданылмайды.

Ескерту. 27-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

28. Құжаттың мәтіні сауалнама, диаграмма, кесте, байланысты мәтін немесе көрсетілген нысандардың үйлесімі ретінде ресімделеді.

29. Егер құжатта тармақтар қамтылса, онда тармақтар құжатта қисынды дәйектілікпен, мәселені шешу кезеңінің хронологиясын ескере отырып орналастырылады. Көлемі жағынан ауқымды құжаттардың мазмұны жағынан жақын тармақтары – тарауларға, бірнеше тараулар – бөлімдерге, ал бөлімдер – бөліктерге біріктіріледі. Көлемі жағынан ауқымды тараулар – параграфтарға, бөлімдер – кіші бөлімдерге бөлінеді.

Тармақтар тармақшаларға бөлінуі мүмкін. Тармақтар мен тармақшалардың ішінде абзацтармен бөлінетін бөліктер болуы мүмкін.

Құжаттардың тармақтары, параграфтары, тараулары, бөлімдері және бөліктері нүкте арқылы араб сандарымен мынадай түрде нөмірленеді – 1., 2., 3. және одан әрі.

Тармақтағы тармақшалардың нөмірлері жақша арқылы бөлініп, араб цифрларымен мынадай түрде белгіленеді: 1), 2), 3) және одан әрі.

Тармақтардың, тараулардың және бөлімдердің нөмірленуі тізбекті, ал тармақ ішінде тармақшалардың, параграф ішінде тараулардың, бөлім ішінде кіші бөлімдердің нөмірлері дербес жүргізіледі.

Абзацтарды дефиспен немесе басқа да белгілермен белгілеуге рұқсат етілмейді.

30. Құжат мәтіні жазу машинкасында бір жарым жоларалық интервал арқылы немесе компьютер техникасының құрылғыларының көмегімен мөлшері 14 Тіmеs New Roman (Таймс Нью Роман) қарпімен немесе Arial жоларалық бір интервал арқылы басылады. Жекелеген жағдайларда, сондай-ақ кестелерді, қосымшаларды, орындаушы туралы белгіні, ескертпелерді ресімдеген кезде қаріп мөлшері мен жоларалық интервалды өзгертуге болады.

Құжатты екі және одан да көп парақта ресімдеген кезде екінші және одан кейінгі парақтар нөмірленеді. Нөмірлер араб цифрларымен парақтың жоғарғы жиегінің ортасына тыныс белгісінсіз қойылады.

Құжаттың мәтінінде аталған қосымшаның бар екендігі туралы белгіде парақтардың, даналарының саны, орындалған тілі көрсетіледі. Құжат мәтінінде аталмаған қосымшаның бар екендігі туралы белгіде оның атауы, сондай-ақ болған жағдайда датасы және тіркеу нөмірі (индексі) қосымша көрсетіледі. Екі немесе одан да көп қосымша болған кезде олар нөмірленеді. Электрондық құжат айналымы үшін даналар санын көрсету талап етілмейді.

Егер құжатқа қосымша кітапшаланса, онда даналар саны көрсетіледі.

Егер құжатқа қосымшалары бар басқа құжат қоса берілсе, онда қосымшаның бар екендігі туралы белгіде осы құжаттың деректемелері және парақтардың жалпы саны көрсетіледі. Мысалы, "Қосымша: Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің 2014 жылғы 15 қазандағы № 3-5/151 хаты және оған қосымша, барлығы 7 парақта, қазақ тілінде".

Егер қосымша құжатта көрсетілген адресаттардың барлығына жолданбаса, онда оның бар екендігі туралы белгіде оның қандай адресатқа жіберілгені көрсетіледі.

31. Қағаз тасығыштағы құжатта қойылған қолда:

1) құжатқа қол қойған адамның лауазымының атауы, құрылымдық бөлімшенің немесе ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде ресімделмеген болса);

2) адамның жеке қолы және қойылған қолдың толық жазылуы (есімінің инициалы мен тегі) қамтылады.

Құжатқа жарыққа төзімді сиямен қол қойылады. Құжаттың түпнұсқасына факсимиле қою арқылы қол қоюға рұқсат етілмейді.

Ұйым құжаттарына қол қою құқығы Қазақстан Республикасының заңнамасына, ұйымның құрылтай құжаттарына, ұйым басшысының өкілеттіктерін беру туралы өкімдік құжаттарға немесе ұйым атынан белгілі бір іс-қимылдарды орындауға сенімхаттарға сәйкес айқындалады.

Электрондық құжат осы құжатқа қол қоюға өкілеттілігі бар адамның электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылады.

Құжаттың (хаттың) қалатын көшірмесіне қол қойылуға тиіс. Құжаттың (хаттың) қалатын көшірмесін құжаттың көшірмесімен алмастыруға жол берілмейді. Құжатқа лауазымдары тең екі және одан да көп адам қол қойған кезде олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атауларының әліпбилік ретімен орналастырылады.

Құжатқа бірнеше лауазымды адам қол қойған кезде олардың қойған қолдары лауазымдар иерархиясының кішіреюіне сәйкес бірінің астына бірі орналастырылады.

Комиссия жасаған құжатта құжатқа қол қойған адамдар лауазымдарының атауы емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.

Ұйымның алқа органдарының (алқалар, кеңестер, мәслихаттар, басқармалар) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етуші және жазба жүргізуші адам) қол қояды. Ұйымның және оның құрылымдық бөлімшелерінің аппараттық (жедел) кеңестерінің хаттамаларына төрағалық етуші адам қол қояды.

Егер құжаттың жобасында көрсетілген лауазымды адам болмаса, құжат оның міндетін атқарушы лауазымды адамның атына қайта ресімделуге тиіс. Құжатқа "үшін" көмекші сөзін қосу немесе лауазым атауының алдына қиғаш сызық қою арқылы қол қоюға жол берілмейді.

32. Құжат жобасын келісу құжатқа қолбелгімен (ішкі келісу) немесе келісу грифімен (сырттай келісу немесе ұйымның консультативтік-кеңесші және қоғамдық органдарымен келісу) ресімделеді. Электрондық құжат үшін келісу электрондық цифрлық қолтаңба арқылы жүргізіледі.

Ішкі келісу кезінде құжатқа орындаушы (жауапты орындаушы), бөлімшесінің басшысы, басқа да мүдделі лауазымды адамдар, міндеттерді бөлуге сәйкес ұйым басшысының орынбасары қолбелгі қояды.

Қолбелгі ұйымда қалатын қағаз жеткізгіштегі құжаттың данасында беткі жағында қолтаңбадан төмен қойылады. Өкімдік құжат жобаларының бірінші данасында қолбелгі қойылады. Өкімдік құжат жобаларының соңғы парағының сыртқы жағында қолбелгі қоюға жол беріледі.

Қолбелгі қолбелгі қоюшының қолын, датасын, қолтаңбаның толық жазылуын (есімінің инициалын, тегін), қолбелгі қоюшы адам лауазымының атауын қамтиды. Құжат жобасына ескертулер, ерекше пікірлер мен толықтырулар жеке парақта ресімделеді, бұл туралы құжат жобасында тиісті белгі қойылады.

Құжатты сырттай келісу кіші әріптермен келісу грифімен ресімделеді, ол құжаттың соңғы парағының сол жақ төменгі бұрышына орналастырылады және "Келісілді" деген сөзден, сондай-ақ құжат келісілетін адам лауазымының атауынан (ұйымның атауын қоса алғанда), жеке қолтаңбадан және оның толық жазылуынан (есімінің инициалы мен тегі), келісу датасынан тұрады.

Құжатты лауазымы тең екі және одан да көп адам келіскен кезде келісу грифі ұйымдардың ресми атауының әліпбилік ретімен бір деңгейде орналастырылады. Құжатты бірнеше лауазымды адам келіскен кезде келісу грифі лауазымдардың қызметтік иерархиясының төмендеуіне сәйкес орналастырылады.

Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу грифінде құжат түрі көмектес септігінде, ұйымның атауы табыс септігінде, құжаттың датасы мен нөмірі (индексі) көрсетіледі.

Құжатты бірнеше ұйыммен сырттай келісу осы Қағидаларға 5-қосымшаға сәйкес нысан бойынша келісу парағымен ресімделеді.

Құжат жобасын электрондық форматта келісу ЭҚЖ-да не ақпараттық жүйе (бұдан әрі – АЖ) арналары арқылы жүзеге асырылады.

Ұйымда ЭҚЖ болған кезде құжат жобаларын келісу құжат жобаларын келісуші ретінде белгіленген адамдарға жолдау және келісу нәтижесін ЭҚЖ-да ресімдеу арқылы автоматты режимде жүзеге асырылады.

Келісу рәсімі аяқталғаннан кейін (құжаттың қағаздағы жеткізгіштегі түпнұсқасы жасалған кезде) ЭҚЖ-дан келісу парағы басып шығарылады, құжат жобасына қоса беріледі және ұйымның басшысына (өзге де уәкілетті адамға) қол қоюға ұсынылады.

ЭҚЖ арқылы жасалатын, сақталатын және пайдаланылатын ішкі құжаттарды келісу электронды түрде ЭҚЖ-де жүргізіледі.

Қағаз жеткізгіште жасалған ішкі құжат жобаларын келісу кезінде қолбелгі тікелей құжат жобасына АЖ-да қойылады.

Ескерту. 32-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

33. Құжатты бекіту грифі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышында орналастырылады және кіші әріптермен ресімделеді.

Құжатты нақты лауазымды адам бекіткен кезде бекіту грифі мынадай элементтерден: "Бекітемін" деген сөзден, лауазымның атауынан, қолтаңбасынан, қолтаңбасының толық жазылуынан және бекіту датасынан тұрады.

Құжатты лауазымы тең екі немесе одан көп адам бекіткен кезде бекіту грифі ұйымдар атауының әліпбилік ретінде бір деңгейде орналастырылады.

Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекітілген кезде бекіту грифі "Бекітілді" деген сөзден, көмектес септігіндегі өкімдік құжат түрінен, оның датасы мен нөмірінен тұрады.

Ескерту. 33-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

34. Қарар құжаттың бірінші парағының жоғарғы бөлігінде, мәтіннен бос орында орналастырылады. Қарардың құрамына орындаушының (орындаушылардың) есімінің инициал(дар)ы, тегі (тектері), тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындау мерзімі, қарар авторының қолы және датасы кіреді.

Қарар қойған адамның қолының астына кіріс тіркеу нөмірін (индексін), түскен датасын және қарар тиесілі болатын құжаттың деректемелері туралы белгілерді (авторды, құжаттың шығыс нөмірі мен күні) көрсете отырып, қарарды жеке бланкiде (фишкада) ресімдеуге жол беріледі. Басқа ұйымдарға жолданатын қарарлар түріндегі тапсырмаларды БҚҚ қызметі тіркейді.

Тапсырылатын іс-қимылдарға қосымша нұсқауларды талап етпейтін және белгіленген орындау мерзімдері бар құжаттарда, қарарда орындаушы, қарар авторының қолы, дата көрсетіледі.

Тапсырма екі және одан да көп адамға берілген жағдайда, қарардың өзінде өзгеше белгіленбесе, тапсырмадағы бірінші болып көрсетілген адам негізгі орындаушы болып табылады.

35. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі "Бақылау", "Бақылауға алынды" деген сөздермен немесе мөртабандармен белгіленеді және құжаттың бірінші парағының сол жақ жоғарғы жағында мәтіндік жиектің шегінен тыс жерге қойылады.

36. Құжат көшірмесінің түпнұсқамен сәйкестігін куәландыру үшін "Қолы" деген деректеменің төменгі жағына "Көшірмесі дұрыс" (тырнақшасыз) деген куәландыру жазбасы, көшірмені куәландырған адамның лауазымының атауы, жеке қолы, қол қойған адам қолының толық жазылуы (есімінің инициалы мен тегі), ұйым мөрінің бедері (бар болса), куәландыру датасы қойылады.

37. Электрондық құжаттың қағаз көшірмесі бастапқы құжаттың электрондық құжат болып табылатынын және электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің оң нәтижесі алынғанын көрсете отырып куәландырылады. Электрондық құжаттың қағаз тасығыштағы көшірмесін куәландыру және электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерудің нәтижесі туралы ақпаратты белгілеу үшін "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі айқындалды) деген мәтіні бар және парақтардың саны мен куәландырушы адамның қолтаңбасына арналған жолдар көрсетілген (үшбұрыш нысанындағы) мөртабан пайдаланылады.

38. Құжаттың электрондық көшірмесін:

1) орындаушы – электрондық құжаттың жобасын жасау кезінде қағаз тасығыштағы қосымша құжаттар салынған жағдайда;

2) мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкері – қағаз тасығышта ғана түскен құжатты тіркеу кезінде куәландырады.

ЭҚЖ арқылы жасалған электрондық құжаттың қағаз көшірмесін бекіту өкілеттігі мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкерлерінде және пошта операторында болады.

Электрондық құжаттың қағаз көшірмесі:

1) құжаттың мәтінін;

2) электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің нәтижелері көрсетілген "Электрондық құжаттың көшірмесі" деген міндетті белгіні;

3) өзі алынған ақпараттық жүйенің атауын;

4) қағаз көшірменің жасалған күнін;

5) "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі айқындалды) деген мәтіні бар мөртабанды, парақтардың санын және куәландырушының қолтаңбасын қамтиды.

39. Құжаттың орындаушысы туралы белгі "Орынд." деген қысқартылған сөзді, құжатты орындаушы есімінің инициалы мен тегін, телефон нөмірін, оның ішінде ішкі нөмірін, электрондық поштасының мекенжайын (бар болса) қамтиды және ол құжаттың соңғы парағының беткі немесе сыртқы жағының төменгі сол жақ бұрышында орналастырылады.

40. Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі оның орындалғанын растайтын құжаттың нөмірі мен датасына сілтемені (мұндай құжат болмаған жағдайда – орындалуы туралы қысқаша мәліметтер), "Іске" деген сөзді, құжат сақталатын істің нөмірін қамтиды.

Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі құжаттың бірінші парағының беткі жағының төменгі жиегіне қойылады, оған орындаушы іске жолдаған күнін көрсете отырып қол қояды.

41. Қағаз тасығыштағы құжаттың электрондық көшірмесінің сәйкестендіргіші көмегімен құжат жасалған бағдарламалық қамтылымның атауын және нұсқасын қамтитын, құжаттың әрбір парағының беткі жағында қойылатын белгі (колонтитул) болып табылады.

42. Құжаттың ұйымға түскені туралы белгі құжаттың бірінші парағының беткі жағының оң жақ төменгі бұрышына қойылады және кіріс құжаттың реттік нөмірін мен түскен датасын (қажеттілігіне қарай – сағаты және минутын) қамтиды.

43. Электрондық құжат екі бөліктен тұрады: мазмұндық және деректемелік.

Электрондық құжаттың мазмұндық бөлігі мынадай форматтардағы бір немесе бірнеше файлдан тұрады.

1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG – графикалық формат;

2) RTF, DOCX – мәтіндік формат;

3) XLS, XLSX – кестелік формат;

4) PPT, PPTX – таныстырылымдар;

5) RAR, ZIP – архивтелген формат.

Қазақстан Республикасы Президентінің актілер жобаларының мазмұндық бөлігі тек PDF форматында ЭҚЖ-да қалыптастырылады.

Электрондық құжаттың мазмұндық бөлігінде мынадай деректемелер бар:

1) жөнелтуші ұйымның ресми атауы;

2) ұйым туралы анықтамалық деректер (заңды мекенжайы, телефоны, факсы, ұйымның электрондық мекенжайы (бар болса);

3) құжат түрінің атауы;

4) кіріс құжаттың тіркеу нөміріне және датасына сілтеме;

5) құжаттың жасалған немесе басып шығарылған орны;

6) адресат;

7) құжатты бекіту белгісі (бар болса);

8) мәтіннің тақырыбы (бар болса);

9) құжаттың мәтіні;

10) орындаушы туралы белгі (орындаушының тегі және телефоны) (Қазақстан Республикасының ұлттық қауіпсіздік органдарында орындаушының аты-жөні және телефоны көрсетіледі);

11) электрондық цифрлық қолтаңба.

Электрондық құжаттың деректемелік бөлігі электрондық тіркеу бақылау карточкасын (бұдан әрі – ЭТБК) жасау арқылы қалыптастырылады, онда мынадай деректемелер пайдаланылады:

1) құжат түрінің атауы;

2) құжаттың тіркеу нөмірі;

3) істер номенклатурасының индексі;

4) көмегімен құжат жасалған бағдарламалық қамтылымның атауы мен нұсқасы;

5) электрондық цифрлық қолтаңба;

6) мәселенің сипаты;

7) негізгі құжат пен қосымшалар парақтарының саны;

8) адресат мемлекеттік органның атауы (аумақтық органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық қауіпсіздік комитетінде бөлімшелердің атаулары кодтарға сәйкес көрсетіледі);

9) адресат лауазымының атауы (бар болса);

10) адресаттың тегі (бар болса);

11) орындаушының тегі (Қазақстан Республикасының ұлттық қауіпсіздік органдарында орындаушының аты-жөні көрсетіледі);

12) орындаушының телефон нөмірі;

13) бақылау туралы белгі;

14) құжаттың орындалуы және оны іске жіберу туралы белгі;

15) қағаз құжаттың түпнұсқасының, электрондық құжаттың қағаз көшірмесінің болуы немесе болмауы туралы белгі.

Қосымша деректемелерді пайдалану құжаттың түріне байланысты осы Қағидаларға сәйкес айқындалады.

Ескерту. 43-тармаққа өзгеріс енгізілді - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

44. Ұйымдар арасында электрондық құжат алмасу кезінде міндетті деректемелер тізбесі және электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалану тәртібі Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексіне сәйкес "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Қазақстан Республикасының Заңын, осы Қағидаларды сақтап, мәміленің жазбаша нысанында белгіленеді.

Ескерту. 44-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

45. Электрондық құжаттар ҚР СТ "Құжаттаманы басқару. Ұзақ мерзімді сақтауға арналған электрондық құжаттар файлдарының форматы. 1-бөлік. PDF 1.4. (PDF/А-1) пайдалану" мемлекеттік стандартына сәйкес сақтауға беріледі.

3-параграф. Бұйрықтарды дайындау және ресімдеу

46. Құқықтық сипаттағы, сондай-ақ ұйым қызметінің жедел, ұйымдастырушылық, кадрлық және басқа да мәселелері бойынша құқықтық сипаттағы шешімдер осы Қағидаларға 6-7-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша бұйрықпен ресімделеді.

Бұйрық деректемелері:

1) осы Қағидалар 16, 17-тармақтарының талаптарын ескеріп, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;

2) ұйымның ресми атауы;

3) құжат түрінің атауы;

4) бұйрық датасы;

5) бұйрықтың тіркеу нөмірі;

6) бұйрық шығарылған жер;

7) мәтін тақырыбы;

8) мәтін;

9) қолтаңба;

10) бұйрықты келісу туралы белгі;

11) егер осы ұйымда Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрі болуға тиіс болса, ұйым мөрінің бедері болып табылады.

Құрылымдық бөлімшелер ұйым басшысының, оның орынбасарының тапсырмалары негізінде не бастамашылық тәртіппен бұйрық жобаларын дайындайды және енгізеді. Кадр мәселелері жөніндегі бұйрық жобаларын Қазақстан Республикасының еңбек заңнамасына сәйкес кадр қызметі дайындайды.

Бұйрық жобаларына және олардың қосымшаларына орындаушы және оның тікелей және жетекшілік ететін басшылары, сондай-ақ бұйрық жобасында жобада көрсетілген мәселелер құзыретіне жататын міндеттер мен тапсырмалар көзделген құрылымдық бөлімшенің басшылары қолбелгі қояды.

Келісу кезінде бұйрық жобасы бойынша туындайтын келіспеушілік жобаға қоса берілетін анықтамада баяндалады. Егер келісу процесінде бұйрық жобасына қағидаттық сипаттағы өзгерістер енгізілсе, онда ол пысықталады және қайта келісуден өткізіледі.

Мемлекеттік органдардың бұйрығы қазақ тілінде әзірленеді және қабылданады, қажет болған кезде мүмкіндігінше басқа тілдерге аударуды қамтамасыз етіп, олар орыс тілінде әзірленуі мүмкін. Бұйрық парақтары мен оған қосымшалар әрбір парақтың жоғарғы жағының ортасында біртұтас нөмірмен нөмірленеді.

Бұйрық күнтізбелік жыл шегінде реттік нөмірмен нөмірленеді. Негізгі қызмет, жеке құрам бойынша бұйрық тиісті журналда (дерекқорда) жеке тіркеледі. Жеке құрам бойынша бұйрықтың реттік нөміріне дефис арқылы "ж/қ" немесе "к" литері қосылады.

Бұйрықтың көшірмелері немесе олардың көбейтілген данасы растау датасын көрсетіп мөрмен (болған кезде) расталады және орындаушы жасайтын және қол қоятын тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға жіберіледі.

Бұйрықтың мәтіні екі бөліктен тұрады: түсіндірме (кіріспе) және өкімдік.

Түсіндірме (кіріспе) бөлігінде бұйрықты шығаруға негіз болған мақсаттар мен міндеттер, фактілер мен оқиғалар баяндалады. Егер бұйрық басқа құжат негізінде шығарылса, онда түсіндірме бөлігінде осы құжаттың ілік септігіндегі атауы, оның авторы, датасы, нөмірі мен тақырыбы көрсетіледі. Егер кадр мәселелері жөніндегі бұйрық персоналдың орындаушылық тәртіпті бұзғаны үшін шығарылса, онда түсіндірме бөлігінде тәртіптік теріс қылықтың нақты жазылған мазмұны, сондай-ақ жауаптылыққа тарту үшін негіз болып табылатын актілердің нормалары мен талаптары көрсетіледі. Әділет органында тіркелген нормативтік құқықтық актіге сілтеме жасалған кезде оның нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде тіркелген нөмірі қосымша көрсетіледі.

Бұйрық жобаларындағы кіріспе "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен аяқталады, ол бас әріптермен, қою қаріппен жазылады. Оны басқа жолға тасымалдауға жол берілмейді.

Өкімдік бөлік әрбір іс-қимылдың орындаушысы мен орындау мерзімін көрсетіп, тапсырылатын іс-қимылды санамалаудан тұрады. Қажет болған кезде өкімдік бөлік тармақтарға, тармақшаларға және абзацтарға бөлінеді.

Біртекті сипаттағы іс-қимыл бір тармақта санамалануы мүмкін. Орындаушылар ретінде құрылымдық бөлімшелер немесе нақты лауазымды адамдар көрсетіледі. Бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелетін бөлімше немесе лауазымды адам туралы мәлімет өкімдік бөліктің соңғы тармағында көрсетіледі.

Қызметкерді кадр мәселелері жөніндегі бұйрықпен таныстыру "құжатты келісу туралы белгі" деген деректемеден төмен немесе бұйрықтың сыртқы жағында қойылатын қызметкердің қолтаңбасымен, тегімен және инициалдарымен куәландырылады.

Егер бұйрықта қосымша болған жағдайда бұйрықтың қосымшамен толықтырылатыны туралы мәтін енгізіледі. Бұйрыққа бір қосымша болған жағдайды қоспағанда, қосымшаларға сілтеме жасау кезінде актінің мәтінінде қосымшаларды атап өту тәртібінде берілетін қосымшалар нөмірлері көрсетіледі. Қосымшаға сілтеме қосымшаның атауына сәйкес келуге тиіс. "Құжатқа қосымшаның бар болуы туралы белгі" деген деректеме бұйрық мәтінінен кейін дербес ресімделмейді.

Егер бір парақтан тұратын бұйрық ұйымның бланкісінде ресімделсе, "қолтаңбасы" деген деректемеде құжатқа қол қоятын адам лауазымының толық атауы көрсетілмейді.

Бірлескен бұйрықтарда бірлесіп қол қоятын адамдар лауазымының толық атауы, тегі мен инициалдары көрсетіледі.

Ескерту. 46-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

4-параграф. Хаттаманы дайындау және ресімдеу тәртібі

47. Хаттама кеңес (отырыс, жиналыс) кезінде жазылған жазба, ұсынылған баяндау мен сөйлеген сөздер тезисі, анықтама, шешім жобалары және басқа да материалдар негізінде осы Қағидаларға 8-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жасалады.

Ұйым ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын хаттама бланкіде ресімделмейді.

Хаттама деректемелері:

1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы;

2) құжат түрінің атауы;

3) датасы;

4) хаттаманың тіркеу нөмірі;

5) хаттама шығарылған жер;

6) бекіту грифі (кейбір жағдайда);

7) хаттама тақырыбы;

8) мәтіні;

9) қолтаңбасы болып табылады.

Хаттамалар толық немесе қысқаша нысанда ресімделеді.

Хаттаманың толық мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі.

Кіріспе бөлігінде хаттаманың тақырыбынан кейін отырыс (жиналыс) төрағасы (төрағалық етуші) және хатшысы есімінің инициалы мен тегі, қатысушылардың тізімі көрсетіледі (қатысушылар саны 10 адамнан асса, қатысушылардың тізімі хаттамаға қосымшада ресімделеді).

Консультативтік-кеңесші орган отырысының хаттамасында қатысқан мүшелер тегі бойынша әліпбилік ретпен дербес санамаланады. Олардан кейін ұйымның атауы мен лауазымын көрсетіп, шақырылғандардың тегі жазылады.

Кіріспе бөлігі күн тәртібінің әрбір тармағы бойынша баяндаушыны (оның есімінің инициалын, тегін, лауазымын) көрсетіп, күн тәртібімен (маңыздылық реттілікпен көрсетілген қаралатын мәселелер тізбесімен) аяқталады. Әрбір мәселе абзацтан басылады, араб цифрымен нөмірленеді және оның атауы "туралы" деген көмекші сөзбен аяқталады. Күн тәртібі хаттамаға қосымша етіп ресімделген жағдайда хаттамада мәтін алдында "Күн тәртібі қоса беріледі" деген жазба жасалады.

Хаттаманың негізгі бөлігі күн тәртібінің тиісті тармақтарына сәйкес келетін бөлімдерден тұрады. Әрбір бөлім үш бөліктен тұрады: сол жақ жиектен бас әріптермен жазылатын "ТЫҢДАЛДЫ", "СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР", "ҚАУЛЫ ЕТТІ" ("ШЕШТІ").

Қабылданған шешім толық басылып шығарылады, қажет болған кезде дауыс беру қорытындысы көрсетіледі.

Талқылау уақытында айтылған ерекше пікірдің мазмұны хаттама мәтінінде тиісті қаулыдан (шешімнен) кейін жазылады.

"ТЫҢДАЛДЫ" деген бөлімде баяндаушы есімінің инициалы мен тегі көрсетіледі, баяндамалар мен сөйлейтін сөздердің негізгі мазмұны хаттама мәтінінде орналастырылады немесе оған қоса беріледі, соңғы жағдайда мәтінде "Сөйлейтін сөздер қоса беріледі" деген сілтеме жасалады.

"ТЫҢДАЛДЫ" деген бөлімде сөйлейтін сөздің мәтіні жазылады. Мәтіннің басында жаңа жолдан атау септігінде сөз сөйлеуші есімінің инициалы мен тегі көрсетіледі. Сөйлейтін сөздің жазбасы тегінен сызықша арқылы бөлінеді. Сөз сөйлеу жекеше түрде үшінші жақтан жазылады. Егер сөйлейтін сөздің және баяндама мәтінінің жазбасы хаттамаға қосымша түрінде ресімделсе, тегінен кейін "Сөйлейтін сөздің жазбасы қоса беріледі", "Баяндама мәтіні қоса беріледі" деген белгі көрсетіледі.

"СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР" деген бөлімде сөз сөйлеушілер есімінің инициалы, тегі, ақпаратының (баяндауының) мазмұны отырыста сөз сөйлеу реттілігімен көрсетіледі.

Баяндаушыға, сөз сөйлегендерге қойылған сұрақтар мен олардың жауаптары түсуіне қарай хаттамаланады және сол реттілікпен жазылады, бұл ретте "Сұрақ", "Жауап" деген сөздер жазылмайды, сұрақ қойған немесе жауап берген адам есімінің инициалы мен тегі көрсетіледі.

"ҚАУЛЫ ЕТТІ" ("ШЕШТІ") деген бөлімде талқыланатын мәселе бойынша қабылданған шешім көрсетіледі. Қаулы етілетін бөлікте бұйрық рай формасындағы етістік пайдаланылады.

Хаттаманың қысқаша мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлігінде күн тәртібі көрсетілмейді.

Қысқаша хаттаманың негізгі бөлігі қаралатын мәселелердің атауын және олар бойынша қабылданған шешімдерді қамтиды.

Мәселенің атауы нөмірленеді және "туралы" деген көмекші сөзбен аяқталады, жол ортасы бойынша теңестіріледі және соңғы жолдың төменгі жағынан бір сызықпен сызылады. Сызықтың астыңғы жағында осы мәселені талқылаған кезде сөз сөйлеген лауазымды адамдардың тегі көрсетіледі. Содан кейін мәселе бойынша қабылданған шешім көрсетіледі.

Хаттама тақырыбына алқаның қызмет түрі мен алқа органының ілік септігіндегі атауы көрсетіледі (мысалы: қызметкерлер жиналысы, кеңес отырысы) кіреді.

Хаттамаға төраға мен хатшы (төрағалық етуші мен жазба жүргізген адам) қол қояды. Хаттама датасы отырыс болған дата болып табылады. Егер ол бірнеше күнге жалғасса, онда сызықша арқылы отырыстың басталған және аяқталған датасы көрсетіледі.

Хаттамаға іс жүргізу жылы шегінде жиналыс, алқа отырысы, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңес және басқа да хаттаманың әрбір тобы бойынша жеке реттік нөмір беріледі. Бірлескен отырыс хаттамасында отырысқа қатысқан ұйымдар хаттамасының реттік нөмірін қамтитын құрамдас нөмір болады.

Хаттама көшірмелері немесе қабылданған шешімдер хаттамадан үзінді түрінде тарату көрсеткішіне сәйкес мүдделі ұйымдар мен лауазымды адамдарға жіберіледі. Құрылымдық бөлімше басшысы бекітетін тарату көрсеткішін мәселенің қаралуын дайындаған бөлімшенің жауапты орындаушысы жасайды және оған қол қояды. Хаттама көшірмелері мен олардан үзінділер ұйым мөрімен (бар болса) куәландырылады.

Ескерту. 47-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

5-параграф. Актіні дайындау және ресімдеу тәртібі

48. Актінің мазмұны белгіленген фактілерді немесе оқиғаларды (жұмыстарды тапсыру-қабылдау; материалдық құндылықтарды, құжаттарды қабылдау-тапсыру; өрт қауіпсіздігі, еңбек жағдайы тұрғысынан объектілерді қарап тексеру; үлгілерді, жүйелерді, технологияларды сынау (пайдалануға беру); материалдық құндылықтарды, құжаттарды жоюға бөлу, белгіленген қағидаларды (талаптарды) бұзу; аварияларды, жазатайым оқиғаларды тексеру; ұйымдарды тарату; орындалған жұмыстар; бас тарту; тексеріп қарау; салыстырып тексеру; қызметтер ұсыну мен басқалар) растайтын ақпарат болып табылады. Актіні аталған фактіні растайтын бірнеше адам жасайды.

Акт осы Қағидаларға 9-қосымшаға сәйкес нысан бойынша бланкіде ресімделеді. Ұйымның ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын акт бланкіде ресімделмейді.

Актінің деректемелері:

1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;

2) ұйымның ресми атауы;

3) құжат түрінің атауы;

4) датасы;

5) актінің тіркеу нөмірі (индексі);

6) акт шығарылған жер;

7) бекіту грифі (кейбір жағдайларда);

8) мәтіннің тақырыбы;

9) мәтіні;

10) қолы болып табылады.

Актінің мәтіні кіріспеден және айқындаушы бөліктен тұрады.

Кіріспеде актіні жасаудың негіздемесі көрсетіледі, жасаушылар және бұл ретте қатысқан адамдар санамаланады.

Актінің айқындаушы бөлігі белгіленген фактілердің мәнін, тексеру жүргізілген әдістерді, оның нәтижелерін, сондай-ақ тұжырымдарды, ұсыныстарды, комиссияның қорытындыларын қамтиды. Қажет болған кезде актінің айқындаушы бөлігі тармақтарға бөлінеді.

Айқындаушы бөліктің соңында акт даналарының саны мен әрбір дананың орналасқан жері көрсетіледі, кейін актіге қосымшаның (олар бар болса) болуы туралы белгі ресімделеді.

Актіге төраға және комиссия мүшелері не актіні жасаған адам (адамдар) қол қояды. Актіге қол қоятын адамдардың тегі, аты-жөндері әліпбилік тәртіппен ресімделеді, олардың лауазымдары көрсетілмейді.

Адамдарды актімен таныстыру қол қойғызып жүргізіледі. Актінің мазмұнымен келіспейтін адам оған ескертпемен және өзінің келіспеу себептерімен бірге қол қояды. Комиссия мүшесінің ерекше пікірі жеке парақта ресімделіп, актіге қоса беріледі.

6-параграф. Анықтаманы дайындау және ресімдеу тәртібі

49. Анықтаманың мазмұны фактілер, оқиғалар немесе мәліметтер сипатталатын ақпарат болып табылады. Ұйымнан тыс жерлерге жолданатын анықтамалар жалпы бланкіде ресімделеді. Ішкі анықтамалар бланкіні қолданбай ақ парақтарда ресімделеді.

Анықтама осы Қағидаларға 10-11-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша ресімделеді:

Анықтаманың деректемелері:

1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;

2) ұйымның ресми атауы;

3) құжат түрінің атауы;

4) датасы;

5) анықтаманың тіркеу нөмірі (индексі);

6) шығарылған жері;

7) адресат;

8) мәтіннің тақырыбы;

9) мәтіні;

10) қолы;

11) келісу туралы белгі (қажет болған жағдайда);

12) мөртабан бедері (бар болса);

13) орындаушы туралы белгі болып табылады.

Азаматтарға жұмыс орнын, лауазымын, еңбекақысын және басқа да мәліметтерді растау туралы берілетін анықтамалардың мәтіндері мәліметтер хабарланатын адамның тегін, есімін, әкесінің атын атау септігінде көрсете отырып басталады. Мәтіннің соңында немесе оң жақ жоғарғы бұрышында анықтама берілетін ұйым көрсетіледі.

Мұндай анықтаманың мәтінінде "осы анықтама", "расында тұрады (оқиды, жұмыс істейді)" деген орамдар пайдаланылмайды.

Анықтамаға орындаушы қол қойған жағдайда, "орындаушы туралы белгі" деген деректеме көрсетілмейді.

7-параграф. Хатты дайындау және ресімдеу тәртібі

50. Хат ұйымның бланкісінде осы Қағидаларға 12-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ресімделеді және мынадай деректемелерді қамтиды:

1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;

2) ұйымның ресми атауы;

3) датасы;

4) хаттың шығыс тіркеу нөмірі (индексі);

5) шығыс хаттың тіркеу нөміріне және датасына (егер жауап болса) сілтеме;

6) адресат;

7) мәтіннің тақырыбы;

8) мәтіні;

9) қосымшаның болуы туралы белгі;

10) қолы;

11) келісу туралы белгі (қажет болған жағдайда);

12) орындаушы туралы белгі болып табылады.

Бір және одан көп ұйымның басшылары қол қоятын қызметтік хаттар А4 форматындағы қағаз парақта ресімделеді. Бұл ретте хатқа қол қойған ұйымдардың атауы туралы деректер "қолы" деген деректемедегі лауазымның атауына енеді.

Хатты келісу туралы белгі хаттың қалатын көшірмесіне қойылады.

Хаттың мәтіні бір немесе екі мағыналық бөліктен тұрады. Бір бөліктен тұратын хат – бұл түсіндірмесі жоқ өтініш, кіріспесіз ескертпе, негізсіз хабарламалар.

Егер хаттың мәтіні айқындаушы және қорытынды бөліктерден тұратын болса, бірінші бөлікте хатты дайындаудың себебі, негізі немесе негіздемесі баяндалады, хатты дайындауға негіздеме болып табылатын құжаттарға сілтемелер жасалады, ал екінші бөлікте тұжырымдар, ұсыныстар, өтініштер, шешімдер орналастырылады.

Мәтіннің кері құрылымы (қорытынды – констатация) бас тарту хаттарында болуы мүмкін.

Хаттарда баяндаудың мынадай нысандары пайдаланылады:

1) көпше түрдегі бірінші жақтан (мысалы, "ұсынуды сұраймыз", "Сіздерге .... жіберіп отырмыз");

2) жекеше түрдегі бірінші жақтан (мысалы, "жіберуді сұраймын", "қажет деп санаймын");

3) жекеше түрдегі үшінші жақтан (мысалы, "министрлік қарсы емес").

3-тарау. Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттаманы басқару, құжат айналымын ұйымдастыру тәртібі

1-параграф. Кіріс құжаттарды өңдеу тәртібі

51. Ұйымға түсетін құжаттар бастапқы өңдеуден, алдын ала қараудан, тіркеуден, басшылықтың қарауынан өтеді және орындаушыларға жеткізіледі.

52. Құжаттарды қабылдауды, бастапқы өңдеуді және алдын ала қарауды БҚҚ қызметі орталықтандырып жүзеге асырады.

53. Кіріс құжаттарды бастапқы өңдеу мақсаты бойынша жеткізудің дұрыстығын, орама мен салымдардың тұтастығын тексеруге, ұйымға құжаттардың түсу фактісін тіркеуге және оларды мақсаты бойынша тапсыруға дайындауға негізделеді.

Құжаттың толық жинақталмауы немесе бүлінгені анықталған кезде оның соңғы парағының төменгі жиегіндегі ТБН-де тиісті белгілер қойылады және үш данада еркін нысандағы акт жасалады. Бір данасы жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі БҚҚ қызметінде қалады, үшіншісі құжатты орындаушыға беріледі.

Конверттер тек олар бойынша жөнелтушінің мекенжайы, құжаттың жөнелтілген және алынған датасы айқындалған жағдайларда, сондай-ақ жеке құжаттар келіп түскен кезде жойылмайды.

"Жеке өзіне" деген белгісі бар конверттер ашылмай мақсаты бойынша беріледі. Қате түскен хат-хабарлар пошта бөлімшесіне қайтарылады.

54. Құжаттарды алдын ала қарау кезінде оларды тіркелетін және тіркелмейтін құжаттарға сұрыптау жүргізіледі. Тіркелмейтін құжаттардың тізбесі БҚҚ қызметінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың болжамды тізбесі негізінде осы Қағидаларға 13-қосымшаға сәйкес әзірленеді және оны ұйым басшысы бекітеді.

Тіркелмейтін құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне беріледі.

55. Тіркелетін құжаттар ТБН-де тіркелгеннен кейін шешім қабылдау үшін ұйым басшысының немесе құрылымдық бөлімшенің (лауазымды адамның) қарауына беріледі.

Түскен құжатты кідіртпей орындаған кезде құжатты ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) басшылығы қарағанға дейін орындаушыға оның мазмұнымен танысуына жол беріледі.

56. Жеке және заңды тұлғалардың жолданымы, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы құқықтық статистика және арнайы есепке алу саласында өз құзыреті шегінде статистикалық қызметті жүзеге асыратын мемлекеттік орган белгілеген тәртіппен ұйымға түскен күні ТБН-да орталықтандырылып есепке алынады және жалпы құжаттардан бөлек тіркеледі.

Ескерту. 56-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

57. Алдын ала қарау кезінде түскен құжаттар ұйым басшылығының міндетті қарауын талап ететін және мұны талап етпейтін құжаттар болып бөлінеді. Басшылықтың міндетті қарауын талап етпейтін құжаттар тікелей құрылымдық бөлімшелерге немесе жауапты орындаушыларға жолданады.

Түскен құжатты кідіртпей орындау қажет болған кезде құжатты ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) басшылығы қарағанға дейін орындаушыға оның мазмұнымен танысуына жол беріледі.

58. Құжаттарды алдын ала қарау олардың мазмұны, авторлығы, ұйымда белгіленген міндеттердің бөлінуіне байланысты қойылған мәселелердің күрделілігі мен жаңашылдығы тұрғысынан жүзеге асырылады.

59. Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасының Парламентінен, Қазақстан Республикасы Үкіметінің Аппаратынан, орталық және жергілікті мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған ұйымнан келіп түскен құжаттарды, жеке және заңды тұлғалардың жолданымдарын, хабарларын, сұрау салуларын, үн қосу мен ұсыныстарын басшылық міндетті түрде қарайды.

Ескерту. 59-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 17.03.2023 № 236 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

60. Ұйым (құрылымдық бөлімше) басшылығы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады, онда қарардың мазмұны ТБН-ге енгізіледі, ал құжаттар орындаушыларға қол қойғызып беріледі.

Орындалуы ведомстволық бағынысты ұйымдарға (ұйымға) немесе бірнеше құрылымдық бөлімшеге жүктелген құжат ТБН-де тиісті белгі жасала отырып, оларға бір мезгілде көшірмелерде беріледі. Түпнұсқасы қарарда бірінші болып көрсетілген орындаушыға беріледі.

Түскен жеделхаттар қабылданған датасы мен уақытын қою арқылы қол қойғызып қабылданады, тіркеледі, содан кейін басшылықтың қарауына және орындауға беріледі.

Түскен жеделхаттың мәтінін алушы жазып алады (тереді), тіркейді және жедел түрде атына жолданған басшыға береді.

Телефонограмманы қабылдаған кезде мынадай деректемелер ресімделеді: мәтіні, жіберуші, құжат түрінің атауы, датасы, нөмірі, құжатқа қол қойған адамның лауазымының атауы, есімінің инициалы мен тегі. Бұдан басқа, телефонограмманы жіберген және қабылдап алған адамдардың лауазымдары мен тектері, қабылдау-беру сағаты мен минуты көрсетіледі.

61. Қосымша құжаттар жасамай мәселелерді шешу кезінде орындаушы құжатта және ТБН-де түскен даталары (егер құжаттың түсуі мен оның орындаушыға жеткізілуі арасында уақыт аралығы пайда болса), аралық орындау даталары (мәліметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесулер және басқалар), түпкілікті орындау датасы мен нәтижелері туралы белгілер қояды.

62. Электрондық құжат түскен кезде БҚҚ қызметі электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілтін және электрондық цифрлық қолтаңбаны (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын) қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын, сондай-ақ Қазақстан Республикасының техникалық реттеу саласындағы заңнамасында белгіленген тәртіпке сәйкес растау рәсімінен өткен ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын тексеру рәсімін жүргізеді.

63. Электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімі жүргізілгеннен кейін электрондық цифрлық қолтаңбаның сәйкессіздігі (бұдан әрі – электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын тексерудің теріс нәтижесі) анықталған жағдайда, электрондық құжат алынбаған деп саналады, ол туралы электрондық құжатты алушы құжаттың алынбау себебін көрсете отырып, БҚҚ қызметінің қызметкері қол қойған, "қабылданбады" деген белгісі бар электрондық құжат болып табылатын хабарлама-түбіртек жібереді.

Электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімі жүргізілгеннен кейін электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығының расталуы (белгіленуі) алынған кезде (бұдан әрі – электрондық цифрлық қолтаңба түпнұсқалығын тексерудің оң нәтижесі) электрондық құжат бастапқы өңделуге тиіс.

64. Электрондық құжатты бастапқы өңдеу мыналарды:

1) электрондық цифрлық қолтаңбаны және пайдаланыла отырып электрондық құжат куәландырылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілтін тіркеу куәліктерінің жарамдылығын;

2) электрондық құжаттың барлық деректемелерін;

3) өздерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалана отырып, электрондық құжатты куәландырған барлық адамдар мәртебесінің өкілеттіктерін тексеруді қамтиды.

65. БҚҚ қызметі электрондық құжатты тіркеуді электрондық құжаттың жөнелтушіге тиесілігі және электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімін жүргізу мен құзыреті шеңберінде өзі шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде пайдаланылған мемлекеттік органның (ұйымның) лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасын тексерудің оң нәтижесін алу арқылы мазмұнының тұтастығы белгіленген кезде жүзеге асырады.

66. Тіркелетін құжаттар ТБН-де және ЭТБК-де тіркелгеннен кейін шешім қабылдау үшін ұйым басшылығының немесе құрылымдық бөлімшенің (лауазымды адамның) қарауына беріледі.

Түскен құжатты кідіртпей орындау қажет болған кезде құжатты ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) басшылығы қарағанға дейін орындаушыға оның мазмұнымен танысуына жол беріледі.

67. Тек қағаз жеткізгіште жіберілген кіріс құжат түскен кезде БҚҚ қызметі түскен құжатты және оның барлық қосымшасын форматы бір электрондық файлдағы электрондық-цифрлық нысан етіп жасайды (сканерлейді), қызметкердің электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырады.

Ескерту. 67-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

68. Электрондық құжатты алу және тіркеу ЭҚЖ-да жөнелтушіге хабарлама-түбіртекті – нақты жеткізілгені туралы деректерді және мынадай белгілерді қамтитын электрондық құжатты (бұдан әрі – хабарлама-түбіртек) беру арқылы расталады:

1) хабарлама-түбіртекті жөнелтуші туралы деректер;

2) электрондық құжатты алу датасы, уақыты;

3) электрондық құжатты алушының ЭҚЖ-да берілген тіркеу датасы мен тіркеу нөмірі;

4) алушы мемлекеттік органның (ұйымның) БҚҚ қызметі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасы (электрондық құжат тіркелгеннен кейін);

5) алушы мемлекеттік органның (ұйымның) жауапты орындаушысы туралы деректер.

Алушы мемлекеттік орган (ұйым) электрондық құжаттың жауапты орындаушысы туралы деректердің өзектілігі мен дұрыстығын қамтамасыз етеді.

69. Егер жөнелтуші электрондық құжаттың алынғаны туралы хабарлама-түбіртекті алмаса, электрондық құжат алушыға жеткізілмеген болып саналады.

70. Егер жөнелтуші электрондық құжатты жөнелткеннен кейін бір жұмыс күні ішінде хабарлама-түбіртекті алмаса, онда жөнелтуші алушыны өзге байланыс құралдарының көмегімен электрондық құжаттың алынғанын растаудың болмауы туралы хабардар етеді.

Электрондық құжат форматында тіркелген және өңдеуде жатқан қағаз құжат түскен кезде БҚҚ қызметі қағаз құжатқа құжаттың түскені туралы белгі қояды. Аталған құжаттың бұған дейін жасалған электрондық тіркеу карточкасында қағаз құжаттың болуы туралы белгі қойылады.

71. Ұйым (құрылымдық бөлімше) басшылығы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады, онда қарар мазмұны ТБН-ге және ЭТБК-ге енгізіледі, ал құжаттар орындаушыларға беріледі.

Орындалуы ведомстволық бағынысты ұйымдарға (ұйымға) және (немесе) бірнеше құрылымдық бөлімшеге жүктелген құжат ТБН-де және ЭТБК-де тиісті белгі жасалып, оларға бір уақытта көшірмелерде беріледі. Түпнұсқасы қарарда өзге белгіленбесе, қарарда бірінші болып көрсетілген орындаушыға беріледі.

Электрондық құжатты орындаушыларға беру ЭҚЖ арқылы жүзеге асырылады.

Түскен жеделхат қабылданған датасы мен уақытын қойып, қол қойғызып қабылданады, тіркеледі, содан кейін басшылықтың қарауына және орындауға беріледі.

Түскен телефонограмманың мәтінін алушы жазып алады (тереді), тіркейді және жедел түрде атына жолданған басшыға береді.

Телефонограмманы қабылдаған кезде мынадай деректемелер ресімделеді: мәтіні, жіберуші, құжат түрінің атауы, датасы, нөмірі, құжатқа қол қойған адам лауазымының атауы, есімінің инициалы мен тегі. Одан басқа телефонограмманы берген және қабылдаған адамдардың лауазымы мен тегі, қабылдау-беру сағаты мен минуты көрсетіледі.

Ескерту. 71-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

72. Қосымша құжаттар жасамай мәселелерді шешу кезінде орындаушы құжатта және ТБН-де мен ЭТБК-де түскен даталары (егер құжаттың түсуі мен оның орындаушыға жеткізілуі арасында уақыт аралығы пайда болса), аралық орындау даталары (мәліметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесулер және басқалар), түпкілікті орындау датасы мен нәтижелері туралы белгілер қояды.

Құжаттағы барлық белгілер мәтіннен бос орындарға орналастырылады.

2-параграф. Шығыс құжаттарды өңдеу тәртібі

73. Шығыс құжатты өңдеуді БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

Шығыс құжатының барлық жобасы міндетті түрде БҚҚ қызметкерімен келісіледі, ол барлық деректеменің дұрыс ресімделуін, оның ішінде істің номенклатурасы бойынша индексін, негізгі құжатта көрсетілген қосымшалардың болуын және толық болуын тексереді. Дұрыс ресімделмеген құжат орындаушыларға қайтарылады.

Ескерту. 73-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

74. Қол қойылған құжаттар тіркеледі және адресатқа (адресаттарға) оларға қол қойылған (бекітілген) күні немесе келесі жұмыс күнінен кешіктірмей, жеделхаттар мен телефакстер дереу жіберіледі.

Электрондық құжатқа ЭЦҚ арқылы қол қойылған кезде ЭҚЖ-да автоматты түрде құжаттың тіркеу нөмірі мен датасы беріледі.

75. Орындалған қағаз құжаттардың түпнұсқалары құжаттың қалатын көшірмесімен бірге негізгі орындаушылар болып табылатын және істер номенклатурасына сәйкес тиісті істерді қалыптастыруды жүргізетін құрылымдық бөлімшелерге немесе ведомстволық бағынысты ұйымдарға беріледі.

76. Электрондық құжатты жіберудің алдында оның дұрыс ресімделгені (электрондық құжаттың міндетті деректемелерінің болуы) тексеріледі, оның ішінде электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру, электрондық цифрлық қолтаңбаның оң нәтижесін және тіркеу куәліктерін тексеру рәсімі жүргізіледі.

Электрондық құжат мазмұнының қағаз құжаттағы түпнұсқасымен сәйкестігіне жіберуші мемлекеттік орган (ұйым) жауапты болады.

77. Егер басқа ұйымға жолданған құжат қайтарылуға тиіс болса, онда қағаз тасығыштағы құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышындағы мәтіннен бос жиекте қайтару туралы мөртабан немесе белгі қойылады, мұндай белгіні ТБН-де және ЭТБК-де жасайды.

3-параграф. Ішкі құжаттардың өту тәртібі

78. Ішкі құжаттардың оларды дайындау мен ресімдеу сатыларында өтуі шығыс құжаттардың өтуіне, орындау сатысында – кіріс құжаттардың өтуіне сәйкес келеді.

79. Құрылымдық бөлімшелер арасында ішкі құжаттарды беру құрылымдық бөлімшелерде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етуге жауапты лауазымды адамдар жүзеге асырады. Құжаттар ТБН-де тиісті белгі жасала отырып беріледі.

Атқарушы органдар мен олардың ведомстволық бағынысты ұйымдары арасындағы, сондай-ақ жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын атқарушы органдар арасындағы хат алмасу процесінде жасалған құжаттар ішкі құжаттардың құрамына кірмейді.

4-параграф. Құжаттарды тіркеу тәртібі

80. Есепке алуды, орындауды және ақпараттық-анықтамалық мақсатта пайдалануды талап ететін барлық құжаттар тіркелуге тиіс.

81. Құжаттарды тіркеуді БҚҚ қызметі орталықтандырып жүзеге асырады.

82. Құжаттардың ұйымда жасалған немесе орындалуы, жолдануы, істің қалыптастырылуы аяқталғанға және ұйымның архивіне тапсырылғанға дейінгі қозғалысы құжат айналымын құрайды.

83. Құжат айналымының көлемі бір айдағы, тоқсандағы, жылдағы кіріс, шығыс және ішкі құжаттардың жалпы санымен айқындалады.

Құжаттар санын есепке алу бірлігі ретінде көшірмелерін есепке алмастан, құжаттың өзі алынады.

84. Құжат айналымының көлемі бір жылда 2000 құжаттан асатын ұйымдарда құжаттарды орталықтандырылмаған тіркеуге жол беріледі, бұл ретте БҚҚ қызметінде ұйым басшылығының қарауына түсетін құжаттар, ұйымның өкімдік құжаттары, жеке және заңды тұлғалардың жолданымы, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы, басшылық қолы қойған хаттар тіркеледі, құрылымдық бөлімшелерде осы құрылымдық бөлімшелерге жолданған құжаттар тіркеледі.

Ескерту. 84-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

85. ЭҚЖ-ға қатысушылардан түсетін қағаз құжаттардың түпнұсқаларын, электрондық құжаттың қағаз көшірмелерін тіркеу және қабылдау тиісті электрондық құжаттар болған кезде ғана жүзеге асырылады.

86. Құжат ұйымда бір рет тіркеледі: кіріс құжаты – түскен күні, шығыс және ішкі – қол қойылған (бекітілген) күні.

Іс жүргізуде аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ мерзімді талап ететін құжат қайта тіркелмейді.

Құжат орындау (танысу) үшін бір құрылымдық бөлімшеден екіншісіне жіберілген кезде жаңа тіркеу нөмірі қойылмайды. Құжаттың соңғы парағының төменгі жағында немесе оның сыртқы жағында, сондай-ақ ТБН-де берілген датасы (қажет болған кезде – уақыты) қойылады.

Бір мәселе бойынша әртүрлі адресатқа жіберілген және күнтізбелік жыл ішінде бір ұйымға қарау үшін түскен құжат, оның ішінде жолданым, хабарлама, сұрау салу, үн қосу мен ұсыныс қиғаш сызық (бөлшек) немесе сызықша арқылы қойылатын реттік нөмірді қосып, бірінші құжаттың, жолданымның, хабарламаның, сұрау салудың, пікір білдіру мен ұсыныстың тіркеу нөмірімен есепке алынады.

Құжат, оның ішінде бір ғана адресаттан (адресаттардан) бір мәселе бойынша кемінде екі рет түскен өтініш, хабарлама, сұрау салу, үн қосу мен ұсыныс қайталама деп саналады.

Ескерту. 86-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

87. Кіріс немесе шығыс жауап құжаттарын тіркеу бастамашылық құжаттардың ТБН-де жүзеге асырылады.

Шығыс (бастама және жауап) құжаттарын тіркеу шығыс құжаттардың бірыңғай ТБН-де жүзеге асырылады.

88. Ұйымда мынадай ТБН қолданылады:

1) осы Қағидаларға 14-қосымшаға сәйкес нысан бойынша кіріс құжаттарды тіркеу карточкасы, шығыс құжаттарды тіркеу карточкасы және ішкі құжаттарды тіркеу карточкасы;

2) осы Қағидаларға 15-қосымшаға сәйкес нысан бойынша кіріс құжаттарды тіркеу журналы, шығыс құжаттарды тіркеу журналы және ішкі құжаттарды тіркеу журналы.

89. Міндетті түрде тіркелуге тиіс құжат туралы мәліметтердің мынадай құрамы белгіленеді:

1) ұйымның (автордың немесе корреспонденттің) атауы;

2) құжат түрінің атауы;

3) түскен құжаттың датасы мен тіркеу нөмірі (индексі);

4) мәтіннің тақырыбы (құжаттың қысқаша мазмұны);

5) қарар (орындаушы, тапсырманың мазмұны, авторы, датасы);

6) құжаттың орындалу уақыты;

7) орындаушының құжатты алғаны туралы қолы;

8) құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі.

Құжаттың сипаты мен ақпаратты қолдану міндеттеріне қарай міндетті мәліметтердің құрамы басқа мәліметтермен (қосымшалардың болуы, парақтар саны, құжаттың ұйымның ішіндегі жылжуы, орындау мерзімін ауыстыру) толықтырылады.

90. Тіркеу кезінде алынған құжаттар туралы ақпарат картотека мен топтастырылған анықтамаларды қамтитын ақпараттық-іздестіру жүйесіне түседі.

91. ТБН мынадай картотекаларды:

1) корреспонденттер бойынша;

2) құжат түрі бойынша;

3) құжаттың авторлары бойынша;

4) бақылаудағы;

5) кодтау;

6) жеке және заңды тұлғалардың жолданымы, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы бойынша;

7) ақпаратты іздеу міндеттеріне байланысты басқасын жасайды.

Ескерту. 91-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

92. ЭҚЖ-ға қатысушылар бірыңғай нормативтік-анықтамалық ақпаратты пайдаланады. Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттардың нормативтік-анықтамалық ақпаратын реттеу мен өзгертуді уәкілетті орган жүзеге асырады.

93. Автоматтандырылған ақпараттық-іздеу жүйесі дерекқорының жазба алаңы құжаттарды кейіннен жедел іздеу және құжаттардың орындалуын бақылау параметрлеріне толық жауап беруге тиіс.

5-параграф. Электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану тәртібі

94. ЭҚЖ-ға қатысушылар электрондық құжаттардың түпнұсқалығын және тұтастығын:

1) ЭҚЖ-да электрондық цифрлық қолтаңбаны (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын) қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын, сондай-ақ Қазақстан Республикасының техникалық реттеу саласындағы заңнамасында белгіленген тәртіппен сәйкестікті растау рәсімінен өткен ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын интеграциялау (ықпалдастыру);

2) электрондық құжаттарға қол жеткізу құқықтарының шектелуін сақтау арқылы қамтамасыз етеді.

95. ЭҚЖ-ға қатысушылар:

1) ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарымен жұмыс істеу процесінде өздеріне белгілі болған қызметтік ақпаратты құпия сақтауы;

2) электрондық цифрлық қолтаңба құралдары (ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары) жабық (құпия) кілттерінің мазмұнын құпия сақтауы;

3) кілтті ақпаратты тасығыштардың және осы ақпарат тасығыштармен бірге берілетін электрондық цифрлық қолтаңбаның кілттері туралы басқа да құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуі;

4) дербес компьютерлерде уақытты эталондық уақытпен үндестіруді жүзеге асыруы;

5) дербес компьютерлерде ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалану талаптарына сәйкес электрондық цифрлық қолтаңба құралдарының жұмыс істеуін бұзатын бағдарламаларды (оның ішінде вирустар) пайдалануды жүзеге асырмауы қажет.

96. Электрондық құжаттарды мемлекеттік органдардың ЭҚЖ-да ресімдеу үшін МО КО берген, қолданыстағы тіркеу куәліктері бар, электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері сәйкес келетін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттері ғана пайдаланылады.

97. Электрондық цифрлық қолтаңбаны ЭҚЖ-да қолдану тәртібі мыналарға негізделеді:

1) электрондық құжатқа қол қою үшін электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру:

өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарының бір немесе бірнеше электрондық цифрлық қолтаңбалары;

құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің бір электрондық цифрлық қолтаңбасы пайдаланылып жүзеге асырылады;

2) өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарының электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру тәртібі:

өкілеттіктері шегінде өзі шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органның лауазымды адамы құжат мәтінінің түпнұсқалығы мен тұтастығын қамтамасыз ететін электрондық цифрлық қолтаңбаны қолданып, құжаттың мәтінін (салынған файл(дар)ды) тіркегенге дейін оны куәландырады (қол қояды);

өкілеттіктері шегінде өзі шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органның лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру (бірінші электрондық цифрлық қолтаңба) электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын), ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарының кілтті ақпаратты тасығышы және МО КО-да алынған тіркеу куәлігі пайдаланыла отырып жүзеге асырылады;

3) электрондық құжатты мемлекеттік органдар арасында жіберу үшін БҚҚ қызметі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қолдану:

БҚҚ қызметі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасымен электрондық тіркеу карточкасы (ЭҚЖ-да тағайындалған бірегей сәйкестендіруші, құжаттың датасы, құжаттың авторы және мемлекеттік органның лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылған электрондық құжат) куәландырылады (қол қойылады).

Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын), кілтті тасығышты және МО КО-да алынған тіркеу куәлігін пайдалана отырып жүзеге асырылады.

97-1. Архивтік құжатты реттеу кезінде сақтау мерзімі тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) электрондық құжатта электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерудің теріс нәтижесін айқындау фактісі анықталған жағдайда оларды қағаздағы түпнұсқасымен салыстырып тексеру жүзеге асырылады. Салыстырып тексеру қорытындысы бойынша қағаздағы түпнұсқасы бар құжаттың электрондық көшірмесі БҚҚ және (немесе) ведомстволық архив мәселелеріне жетекшілік ететін құрылымдық бөлімше басшысының электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылады.

Қағаздағы түпнұсқа болмаған кезде сақтау мерзімі тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) электрондық құжат тиісті белгісі бар ведомстволық архивке берілуге тиіс.

Ескерту. Қағидалар 97-1-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

6-параграф. ЭҚЖ-ның ақпараттық қауіпсіздігін қамтамасыз ету

98. ЭҚЖ аппараттық-бағдарламалық, телекоммуникациялық қамтамасыз етудің ақпараттық қауіпсіздігі Қазақстан Республикасының ақпараттық-коммуникациялық технология және ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы бірыңғай талаптар саласындағы тиісті нормативтік құқықтық актілерінде регламенттеледі.

Мемлекеттік органдар, МО КО ЭҚЖ-ның, бірыңғай көлік ортасының жұмыс істеуі, ЭҚЖ қатысушыларының тізбесі, олардың міндеттері, жауапкершілігі тапсырыс беруші ұйым, мемлекеттік органдар мен пайдаланушы ұйымдар (орындаушы ұйымдар) арасындағы ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі бірлескен жұмысты орындауға арналған шарттарға сәйкес ақпараттық қауіпсіздік талаптарын орындаумен айқындалады және жүзеге асырылады.

Ескерту. 98-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

99. Электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары оларды пайдалану құжаттамасы мен пайдалану қағидаларына қатаң сәйкестікте пайдаланылады.

100. Мемлекеттік құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын құжаттар ЭҚЖ арқылы қабылдануға, өңделуге, сақталуға және берілуге жатпайды.

7-параграф. Құжаттардың орындалуын бақылау тәртібі

101. Құжаттардың орындалуын бақылау құжатты бақылауға қоюды, орындалу барысын реттеуді, орындалған құжатты бақылаудан алуды, орындалған құжатты іске жіберуді, есепке алуды, құжаттардың орындалу барысы мен нәтижесін қорытуды және талдауды, басшылықты құжаттардың орындалуының жай-күйі туралы хабардар етуді қамтиды. Бақылауға жататын құжаттар мен жеке және заңды тұлғалар жолданымының, хабарламасының, сұрау салуының, үн қосуы мен ұсынысының орындалуы туралы мәліметтер осы Қағидаларға 16 және 17-қосымшаларға сәйкес толтырылады.

Құжаттардың орындалуын бақылау мынадай кезеңдерді қамтиды:

1) құжатты бақылауға қою;

2) құжаттың орындаушыларға уақтылы жеткізілуін тексеру;

3) орындалу барысын алдын ала тексеру және реттеу;

4) құжатты бақылаудан алу;

5) орындалған құжатты іске жіберу;

6) құжаттың орындалуын бақылау нәтижесін есепке алу, қорыту және талдау;

7) басшылықты құжаттың орындалу барысы мен нәтижесі туралы хабардар ету.

Ескерту. 101-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

102. Орындауды талап ететін барлық тіркелген құжаттар, оның ішінде әртүрлі себептерге байланысты орындалмаған және олардың орындалуы ағымдағы жылға ауыстырылған өткен жылдардың құжаттары бақылануға тиіс. Бұл жағдайларда құжаттарды қайта тіркеу жүргізілмейді, ал ТБН-де жаңадан белгіленген мерзімдер көрсетіледі.

102-1. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының өңірлік сапарлар, халықаралық және қоғамдық маңызы бар іс-шаралардың қорытындысы бойынша Қазақстан Республикасының Үкіметіне, ұйымдарға берген тапсырмалары тармақтарының уақтылы және сапалы іске асырылуын бақылауды Қазақстан Республикасының Үкіметі жүзеге асырады.

Ескерту. 7-параграф 102-1-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

103. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмалары белгіленген орындау мерзімдерін ескере отырып, бақылаудың мынадай түрлеріне қойылады:

1) шұғыл – "аса шұғыл" белгілері бар – үш жұмыс күні ішінде, "шұғыл", "жеделдетілсін" – он жұмыс күніне дейін;

2) қысқа мерзімді – он жұмыс күнінен бір айға дейін;

3) орта мерзімді – бір айдан алты айға дейін;

4) ұзақ мерзімді – алты айдан жоғары.

Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмаларында берілген тапсырмалардың орындалу мерзімі олар ұйымға түскен күннен бастап жұмыс күндерімен есептеледі.

Егер тапсырмаларда орындалу мерзімі көрсетілмесе, онда олар Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің атына ақпарат енгізіле отырып, бір ай мерзімде орындалады.

103-1. Мынадай лауазымды адамдар ұйымдарда Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмаларының орындалуын бақылауды жүзеге асыратын субъектілер болып табылады:

1) жалпы басшылықты және Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмаларының уақтылы және сапалы орындалуын және орындаушылық тәртіптің сақталуын бақылауды жүзеге асыратын ұйымның бірінші басшысы;

2) жетекшілік ететін жұмыс бағыттары бойынша Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмаларының сапалы орындалуын қамтамасыз ететін ұйымның бірінші басшысының орынбасарлары.

Көрсетілген лауазымды адамдар Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмаларының уақтылы және сапалы орындалуына дербес жауаптылықта болады.

Ескерту. 7-параграф 103-1-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

103-2. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмаларын қоса орындаушы ұйымдар:

1) "өте шұғыл" белгісі бар шұғыл бақылауға қойылған актілер мен тапсырмаларды орындау кезінде – тапсырма түскен күннен бастап бір жұмыс күні ішінде, "шұғыл", "жылдамдатылсын" белгісі бар – егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, үш жұмыс күнінен кешіктірмей;

2) қысқа мерзімді бақылауға қойылған актілер мен тапсырмаларды орындау кезінде – егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін бес жұмыс күнінен кешіктірмей;

3) орта мерзімді бақылауға қойылған актілер мен тапсырмаларды орындау кезінде – егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, ол үшін белгіленген орындалу мерзіміне дейін он жұмыс күнінен кешіктірмей;

4) ұзақ мерзімді бақылауға қойылған актілер мен тапсырмаларды орындау кезінде – егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, ол үшін белгіленген орындалу мерзіміне дейін жиырма жұмыс күнінен кешіктірмей өз ұсыныстарын жинақтауды жүзеге асыратын ұйымға енгізеді.

Ескерту. 7-параграф 103-2-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

103-3. Егер Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмаларының тармақтарын белгіленген мерзімде орындау мүмкін болмаған жағдайда, онда ұйымның басшысы, ал Үкіметтің өкілеттігі қозғалған жағдайда – Қазақстан Республикасының Премьер-Министрімен (оның міндетін атқарушы адаммен) немесе оның орынбасарымен келіскеннен кейін белгіленген мерзімнен кешіктірмей, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне орындаудың ағымдағы жай-күйін көрсете отырып, орындау мерзімін ұзарту не оны орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыру қажеттілігіне дәлел келтірілген негіздемемен хат енгізеді. Бұл ретте нақты орындау мерзімі, орындаушы мемлекеттік органның, сондай-ақ қоса орындаушы мемлекеттік органдардың жауапты саяси мемлекеттік қызметшілері және ұйымдардың лауазымды адамдары көрсетіледі.

Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген, белгіленген мерзімде орындалуы мүмкін емес тапсырмалар бойынша орындаушы ұйымның басшысы белгіленген мерзімнен кешіктірмей, Қазақстан Республикасы Үкіметі басшылығының немесе Қазақстан Республикасы Үкіметі Аппараты басшысының атына орындаудың ағымдағы жай-күйін көрсете отырып, орындау мерзімін ұзарту не оны орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыру қажеттігін дәлелмен негіздеп хат енгізеді. Қазақстан Республикасының Үкіметі хат бойынша қабылданған шешім туралы Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігін он жұмыс күнінен кешіктірмей хабардар етеді.

Ескерту. 7-параграф 103-3-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен; өзгеріс енгізілді - ҚР Үкіметінің 17.03.2023 № 236 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

103-4. Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмаларды қоспағанда, Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмалары тармақтарының орындалу мерзімін ұзартуға не оларды орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға Қазақстан Республикасы Президентінің немесе Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі Басшысының шешімі бойынша Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің құрылымдық бөлімшесінің сараптамалық қорытындысы негізінде бір реттен асырмай ауыстыруға жол беріледі.

Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмалардың орындалу мерзімдерін ұзартуға не оларды орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарының шешімі бойынша бір реттен асырмай ауыстыруға жол беріледі.

Ескерту. 7-параграф 103-4-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

103-5. Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмаларды қоспағанда, Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері мен тапсырмалары тармақтарын орындау мерзімін қайта ұзартуға Қазақстан Республикасы Президентінің немесе Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі Басшысының шешімі бойынша ерекше жағдайларда, ұйымдардың жауапты лауазымды адамдарын тәртіптік жауапкершілікке тарту туралы мәселені қарай отырып жол беріледі.

Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмалардың орындалу мерзімдерін қайта ұзартуға Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарының шешімі бойынша ерекше жағдайларда, ұйымдардың жауапты лауазымды адамдарын тәртіптік жауапкершілікке тарту туралы мәселені қарай отырып жол беріледі.

Ескерту. 7-параграф 103-5-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

103-6. Орындалу мерзімі үш айдан асатын Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі Басшысының актілері мен тапсырмаларын қайта ұзарту туралы ұсынысты орындаушы ұйым, ал Қазақстан Республикасы Үкіметінің өкілеттігі қозғалған жағдайда – Қазақстан Республикасының Премьер-Министрімен (оның міндетін атқарушы адаммен) немесе оның орынбасарымен келіскеннен кейін, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне орындалу мерзімі аяқталғанға дейін он бес жұмыс күнінен кешіктірмей енгізеді.

Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің жауапты құрылымдық бөлімшесі осы ұсыныс түскен кезден бастап он жұмыс күнінен кешіктірмей Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмаларының орындалмау себептерін анықтау мәселесі бойынша тексеру жүргізеді және оның нәтижелері бойынша сараптамалық қорытынды дайындайды.

Осы тармақтың ережелері осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмаларға қолданылмайды.

Ескерту. 7-параграф 103-6-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

103-7. Орындау мерзімі үш айдан асатын, осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмаларды қайтадан ұзарту туралы ұсынысты орындаушы ұйым Қазақстан Республикасы Үкіметі басшылығының немесе Қазақстан Республикасы Үкіметі Аппараты Басшысының атына орындау мерзімі аяқталғанға дейін кемінде он бес жұмыс күні қалғанда енгізеді.

Қазақстан Республикасы Үкіметі Аппаратының жауапты құрылымдық бөлімшесі осы ұсыныс келіп түскен сәттен бастап он жұмыс күнінен кешіктірмей тапсырманың орындалмау себептерін анықтау мәселесі бойынша тексеру жүргізеді және оның нәтижелері бойынша сараптамалық қорытынды дайындайды.

Ескерту. 7-параграф 103-7-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен; жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 17.03.2023 № 236 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

103-8. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі басшылығының актілері және тапсырмалары тармақтарының орындалу мерзімін ұзарту туралы екі реттен артық ұсыныс енгізілген жағдайда, ұйымдардың бірінші басшыларын жазалау туралы мәселе қаралады.

Ескерту. 7-параграф 103-8-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

103-9. Қазақстан Республикасы Президентінің жеке тапсырмаларының орындалу мерзімін ұзартуды Қазақстан Республикасының Президенті ғана жүзеге асырады.

Ескерту. 7-параграф 103-9-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

104. Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің, оның орынбасарларының немесе Үкімет Аппараты Басшысының актілері мен тапсырмалары бақылаудың мынадай түрлеріне қойылады:

1) "өте шұғыл" деген белгісі бар шұғыл бақылау – тапсырма түскен күннен бастап бір жұмыс күні ішінде, "шұғыл", "жеделдетілсін" деген белгілері, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, үш жұмыс күнінен кешіктірмей;

2) қысқа мерзімді бақылау, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін бес жұмыс күнінен кешіктірмей;

3) орта мерзімді бақылау, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін он жұмыс күнінен кешіктірмей;

4) ұзақ мерзімді бақылау, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін жиырма жұмыс күнінен кешіктірмей.

Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің, оның орынбасарларының немесе Қазақстан Республикасы Үкіметі Аппараты Басшысының актілері мен тапсырмаларында белгіленген тапсырмаларды орындау мерзімдері олар ұйымға келіп түскен күннен бастап жұмыс күндерімен есептеледі.

Егер тапсырмаларда мерзімдер көрсетілмеген жағдайларда, олар бір ай мерзімде орындалып, Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің, оның орынбасарларының немесе Қазақстан Республикасы Үкіметі Аппаратының Басшысының атына ақпарат енгізіледі.

Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі, оның орынбасарлары және Қазақстан Республикасы Үкіметі Аппаратының Басшысы қарар қойған Қазақстан Республикасы Президентінің және Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшысының бақылау тапсырмаларын, егер тапсырмаларда өзге мерзімдер белгіленбесе, ұйымдар тапсырма берілген күннен бастап 20 күн мерзімнен кешіктірмей орындайды. Бірлесіп орындаушы ұйым өз ақпаратын жауапты орындаушы ұйымға белгіленген мерзім аяқталғанға дейін кемінде бес күн қалғанда жібереді.

Ескерту. 104-тармаққа өзгеріс енгізілді - ҚР Үкіметінің 17.03.2023 № 236 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

105. Қазақстан Республикасы Үкіметі отырыстарының және Мемлекет басшысының, Қазақстан Республикасы Үкіметі басшылығының және Қазақстан Республикасы Үкіметі Аппараты Басшысының кеңестерінің хаттамаларында қамтылған хаттамалық тапсырмаларды орындау мерзімдері отырыс (кеңес) өткізілген күннен бастап есептеледі. Егер отырыста (кеңесте) нақты тапсырманы орындау мерзімі аталған жағдайда, онда тапсырма берілген және өкілдері отырысқа (кеңеске) қатысқан тиісті ұйымдар өздеріне отырыс (кеңес) хаттамасының түсуін күтпей, тапсырмаларды орындауға отырыстан (кеңестен) кейін бірден кіріседі.

Ескерту. 105-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 17.03.2023 № 236 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

106. Құжаттың орындалуын бақылау мәселенің мәні бойынша құрылымдық бөлімше басшыларына немесе лауазымды адамдарға жүктеледі.

Құжаттың орындалу мерзімін, жеке және заңды тұлғалардың жолданымын, хабарламасын, сұрау салуын, үн қосуы мен ұсынысын қарау мерзімін бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

Ескерту. 106-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

107. Орындалуды бақылауды ұйымдастырған кезде ТБК пайдаланылады. Бақылау картотекасы құжаттардың орындалу мерзімдері, орындаушылар, құжаттардың топтары бойынша жүйеленеді.

108. Құжатты бақылауға қойған басшы немесе оның тапсырмасы бойынша БҚҚ қызметі оны бақылаудан алады.

109. БҚҚ қызметінің және құрылымдық бөлімшелердің басшылары ауысқан кезде құжаттар мен істер, сондай-ақ олардың ТБН жаңа тағайындалған басшыға немесе жауапты лауазымды адамға қабылдау-беру актісі бойынша беріледі.

8-параграф. Мөрлерді, мөртабандарды және бланкілерді есепке алу және сақтау тәртібі

110. Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алуды, пайдалануды, сақтауды және жоюды ұйымдар басшыларының бұйрықтарымен (өкімдерімен) тағайындалатын жауапты адамдар жүзеге асырады.

111. Мемлекеттік ұйымда Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бір ғана мөр болады.

Қажет болған жағдайда мемлекеттік ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген және мәтіндік мазмұны біртекті мөрлер (мөртабандар) болады, мәтіндік бөлігі реттік нөмірмен немесе символмен (символдармен) толықтырылады.

112. Қорғауға жататын, оның ішінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген баспа-бланк өнімдерін есепке алу тиісті тіркеу-есепке алу нысандарында: журналдарда, карточкаларда және қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін есепке алу мен беру журналында осы Қағидаларға 18-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жүргізіледі.

Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін есепке алу және беру журналы қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің әрбір түріне жүргізіледі. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген фишкалардың бланкілері арнайы есепке алуға жатпайды.

113. Қорғауға жататын бланкілерді беру ұйымдардың ведомстволық нұсқаулықтарында көзделген тиісті тіркеу-есепке алу нысанында қол қойғызып жүзеге асырылады.

114. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасының бейнесі бар бланкілерде ресімделген және жөнелтуге арналған құжаттардың көшірмелерін дайындаған кезде дана нөмірі және ұйымның мөрі қойылады.

115. Қорғауға жататын толтырылмаған бланкілерді жедел полиграфиялық құралдармен көбейтуге және көшіруге жол берілмейді.

116. Қорғауға жататын мөрлерді, мөртабандарды және қолдан жасаудан қорғау мақсатында дербес қасиеттері бар химиялық қоспалар қосылған арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу, сондай-ақ оларды беру Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу және беру журналында осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жүргізіледі.

117. Лауазымды адамдардың қоятын қолын қолдан жасаудан қорғау мақсатында дербес қасиеттері бар химиялық қоспалар қосылған арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу және оларды беру арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу мен беру журналында осы Қағидаларға 20-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жүргізіледі.

118. Тіркеу-есепке алу нысандарының тақырыптары ұйымның істер номенклатурасына енгізіледі.

Журналдардың парақтары нөмірленеді, тігіледі және оларға мөр басылады.

119. Пайдаланылмаған, қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тіркеу-есепке алу нысандарын басқа лауазымды адамға беру осы Қағидаларға 21-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тіркеу-есепке алу нысандарын қабылдау-беру актісімен ресімделеді.

120. Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері, мөрлер, мөртабандар және құжаттарды қорғау құралдары мөр басылатын сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады.

121. Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланк өнімдерін жою осы Қағидаларға 22-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің бүлінген даналарын жоюға бөлу туралы акт жасай отырып және қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін есепке алу және беру журналдарында тиісті белгілер қоя отырып жүргізіледі.

122. Қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жою осы Қағидаларға 23-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы акт жасала отырып және Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналында тиісті белгілер қоя отырып жүргізіледі.

123. Құжаттарды қорғау құралдарын (оның ішінде арнайы сиялар мен штемпельдік бояулардың сауыттарын, арнайы штемпельдік бояулармен толтырылған бүлінген штемпельдік жастықшаларды, арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды) жою осы Қағидаларға 24-қосымшаға сәйкес нысан бойынша құжаттарды қорғау құралдарын жоюға бөлу туралы акт жасала отырып және тиісті есепке алу мен беру журналдарында белгілер қоя отырып жүргізіледі.

124. Ұйым қайта ұйымдастырылған немесе таратылған, филиалды (өкілдікті) есептен алу туралы шешім қабылданған кезде қорғауға жататын пайдаланылмаған баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын жою ұйым басшысы немесе тарату комиссиясының төрағасы бекітетін осы Қағидаларға 23, 24, 25-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша актілер жасала отырып және тиісті есепке алу мен беру журналдарына белгілер қоя отырып жүргізіледі.

Журналдарды және басқа да тіркеу-есепке алу нысандарын жою немесе одан әрі сақтау Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес уәкілетті органмен немесе облыстың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың жергілікті атқарушы органымен келісу бойынша жүзеге асырылады.

125. Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің, мөрлердің, мөртабандардың және құжаттарды қорғау құралдарының болуын тексеруді ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылатын комиссия кемінде жылына бір рет жүргізеді. Тексеру нәтижелері туралы белгілер осы Қағидаларға 20, 21, 22-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша есепке алу және беру журналында қойылады.

126. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлер (мөртабандар) жоғалған кезде іздестіру бойынша барлық қажетті шаралар қабылданады, іздестірудің нәтижелері теріс болған жағдайда, ұйым басшысы бекітетін еркін нысандағы жоғалту туралы акт жасалады.

9-параграф. Істер номенклатурасын жасау, қалыптастыру және сақтау тәртібі

127. Істер номенклатурасы орындалған құжаттарды істерге топтастыруға, істерді жүйелеу мен есепке алуға, олардың сақтау мерзімдерін айқындауға арналған және тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істердің тізімдемесін жасауға, сондай-ақ уақытша (10 жылға дейінгі) сақтаудағы істерді есепке алу үшін негіз болады.

128. Істер номенклатурасына ұйымда қалыптасатын және ұйымға келіп түсетін барлық құжаттар енгізіледі. Электрондық құжаттар және дерекқорлар істер номенклатурасына жалпы негізде енгізіледі.

129. Істер номенклатурасында ақпарат тасығыш көрсетілген электрондық немесе қағаз құжаттың нысаны тіркеледі.

130. Істер номенклатурасын жасаған кезде құрылтай құжаттары, құрылымдық бөлімшелер туралы ережелер, қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары, құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік, салалық (ведомстволық) тізбелері, істердің үлгілік (болжамды) номенклатуралары, құрылым (штат кестесі), жұмыс туралы жоспарлар мен есептер басшылыққа алынады, ұйым қызметінде жасалған құжаттардың түрлері, құрамы және мазмұны зерделенеді.

131. Істер номенклатурасын осы Қағидаларға 26-қосымшаға сәйкес нысан бойынша БҚҚ қызметі келесі күнтізбелік жылдың алдындағы ағымдағы жылдың 10 желтоқсанынан кешіктірмей құрылымдық бөлімшелер ұсынған істер номенклатурасы негізінде жасайды.

Ескерту. 131-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

132. Жаңадан құрылған бөлімше бір ай мерзімде бөлімшенің істер номенклатурасын әзірлеп, оны БҚҚ қызметіне ұсынады.

133. Ұйымның істер номенклатурасына БҚҚ қызметінің басшысы қол қояды, тұрақты сақтауға берілетін құжаттар ұйымның сараптау комиссиясымен (бұдан әрі – СК), мемлекеттік архивтің (жергілікті атқарушы органның) сараптау-тексеру комиссиясымен (бұдан әрі – СТК) келісіледі, содан кейін оны ұйым басшысы (ағымдағы жылдың соңынан кешіктірмей) бекітеді және ЭҚЖ-ға және ЭА АЖ-ға енгізіледі. Егер нормативтік құқықтық актілерде ұйымның функциясы мен құрылымында түбегейлі өзгерістер болмаса, істер номенклатурасы мемлекеттік архивтік мекемелермен кемінде 5 жылда бір рет келісіледі.

Ұлттық архив қорын толықтыру көзі болып табылмайтын ұйымдар істер номенклатурасын уәкілетті органның, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың жергілікті атқарушы органдарының СТК-мен немесе архивтің СК-мен келісуге бастапқы ұйымдармен бірдей ұсына алады.

Ескерту. 133-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

134. Істер номенклатурасы қажетті данада басылып шығарылады. Бекітілген істер номенклатурасының бір данасы келісілген мемлекеттік архивте сақталады.

135. Істер номенклатурасы әр жылдың соңында нақтыланады, ұйымның СК-мен келісіледі, ұйым басшысы бекітеді және келесі жылғы 1 қаңтардан бастап қолданысқа енгізіледі.

Ескерту. 135-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

136. Ұйымның бекітілген құрылымына (штаттық кестесіне) сәйкес орналастырылатын құрылымдық бөлімшелердің атаулары істер номенклатурасы бөлімдерінің атаулары болып табылады. Номенклатураның бірінші бөліміне өкімдік құжаттаманы қамтитын істердің және басшылық басқаратын консультативтік-кеңесші органдар құжаттарының тақырыбы енеді.

137. Филиал (өкілдік) құжаттары ұйымның істер номенклатурасына бөлім ретінде енгізіледі.

Қоғамдық бірлестіктер атауы істер номенклатурасының дербес бөлімі болып табылады. Осы бөлім ұйымның істер номенклатурасының барлық бөлімінен кейін орналасады.

Ескерту. 137-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

138. Құрылымы жоқ ұйымдар үшін істер номенклатурасы өндірістік-салалық немесе функционалдық схема бойынша құрылады. Бөлімдердің атаулары ұйым қызметінің бағыттарына сәйкес келеді.

139. Жоғары тұрған органның (ұйымның) БҚҚ қызметі құжаттарының құрамы біртекті ведомствоға қарасты ұйымдар үшін істердің үлгілік (болжамды) номенклатурасын әзірлейді. Мұндай номенклатуралар уәкілетті органмен немесе облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың жергілікті атқарушы органдарымен келісуге жатады.

140. Электрондық тіркеу бақылау карточкасын сақтау мерзімі электрондық құжаттарды сақтау мерзіміне сәйкес келеді. Электрондық тіркеу бақылау карточкалары электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктеріне сәйкес электрондық құжаттармен, хабарламалар осы электрондық құжаттарды жеткізу туралы түбіртектермен бірге сақталады.

141. Электрондық құжатты сақтау мерзімі және құжаттың қағаздағы түпнұсқасын ресімдеу міндеттілігі уәкілетті орган бекітетін сақтау мерзімін көрсетіп, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде белгіленеді.

Электрондық құжат, оның ішінде салынған файлдар тиісті электрондық құжатта қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбаның бір мезгілде сақталуын қамтамасыз етіп, олар қалыптастырылған, жөнелтілген немесе алынған форматта ЭҚЖ-да сақталады.

Ескерту. 141-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

142. ЭА АЖ құжаттың электрондық көшірмелерін ретке келтірген кезде олар қағаздағы түпнұсқасына сәйкес келуге тиіс.

Ескерту. 142-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

143. Электрондық құжаттарды сақтау тиісті электрондық дерекқорларды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бірге жүреді.

144. Электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері үшін мемлекеттік органдарда және МО КО-да ЭҚЖ-ға нақты қатысушы осы кілттердің тиесілігін растайтын белгіленген тәртіппен ресімделген құжаттар (тіркеу куәліктері) сақталады.

Әрбір ашық кілт үшін оның қолданылу мерзімінің басталғаны және аяқталғаны туралы ақпарат сақталады. Бұл ретте жедел (ведомстволық) архивтік сақтаудағы ашық кілттер массивтеріне қол жеткізу шектеледі.

Электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттері бар ақпарат тасығыштардың (бұдан әрі – кілтті тасығыш) сақталуы, тиісті пайдаланылуы, сондай-ақ электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттерін пайдалану мен оларды рұқсатсыз енуден қорғау тіркеу куәліктерінің иелеріне жүктеледі.

145. Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиісті ашық кілттерін байланыстыру (үйлестіру) қамтамасыз етіледі.

146. ЭҚЖ-ға қатысушылар деректер базаларындағы есептік деректерді рұқсатсыз енуден және абайсызда жойылудан және (немесе) бұрмалаудан қорғауды қамтамасыз етеді, сондай-ақ электрондық құжаттардың резервтік көшірмелерін жасауды қамтамасыз етеді.

Ақпараттық жүйелерде, оның ішінде электрондық құжаттар архивтеріндегі ақпаратты (электрондық ақпараттық ресурстарды), электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру мен тексеру (электрондық цифрлық қолтаңбаның, криптографиялық кілттердің құралдары) процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын қорғауды ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті органның нормативтік құқықтық актілерінде белгілеген тәртіппен ЭҚЖ-ны пайдаланатын ұйыммен бірлесіп, ЭҚЖ-ға қатысушылар жүзеге асырады.

147. Мемлекеттік органдар салымы 80 файлдан аспайтын, көлемі 95 Мб аспайтын электрондық құжаттардың жеткізілуін қамтамасыз етеді.

10-параграф. Істер номенклатурасын ресімдеу тәртібі

148. Істер номенклатурасына ұйымның құжатталатын жұмыс учаскелері көрсетілген істер тақырыптарының барлығы, соның ішінде жеке істер, істер тізімдемелері, ТБН, бақылау-анықтамалық, тақырыптық және басқа картотекалар енгізіледі.

Істер номенклатурасына баспа басылымдары енгізілмейді.

149. Істер номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгізілген әр істің индексі қойылады. Істің индексі құрылымдық бөлімшенің сандық белгілерінен және құрылымдық бөлімше шегіндегі номенклатура бойынша істер тақырыбының реттік нөмірінен тұрады. Индекстің элементтері бір-бірінен дефис арқылы ажыратылады.

Істер номенклатурасында әртүрлі құрылымдық бөлімшелер шегінде біртекті істердің орналасу тәртібін сақтау ұсынылады, көшірілетін істер үшін индекстер сақталады.

150. Істер номенклатурасының 2-бағанына істердің (томның, бөлімдердің) тақырыптары енгізіледі:

Тақырыпқа қойылатын талаптар:

1) істің тақырыбы нақты, жинақталған түрде істегі құжаттың негізгі мазмұны мен құрамын көрсетуі тиіс;

2) істің тақырыбында нақты емес тұжырымдарды ("әртүрлі материалдар", "жалпы хат алмасу", "шығыс хат-хабарлар", "кіріс құжаттар"), сондай-ақ кіріспе және оралымы күрделі сөздерді қолдануға рұқсат етілмейді.

3) істің тақырыбы мынадай дәйектілікпен орналасатын элементтерден тұрады:

іс түрінің атауы (хат алмасу, журнал) немесе құжаттардың әр түрлері (хаттамалар, бұйрықтар);

ұйымның немесе құрылымдық бөлімшенің атауы (құжат авторы), құжаттар жолданатын немесе олар алынатын ұйымның атауы (адресат немесе құжат корреспонденті);

іс құжаттарының қысқаша мазмұны;

іс құжаттарының мазмұны қатысты болатын жергілікті жердің (аумақтың) атауы;

іс құжаттары жататын дата (кезең);

4) бір мәселе бойынша бірақ орындалу дәйектілігіне байланысты емес құжаттарды қамтитын істің тақырыптарында істің түрі ретінде "құжаттар" термині қолданылады.

"Құжаттар" термині қандай да бір құжатқа қосымшалар бар істер тақырыптарында да қолданылады және мынадай түрде ресімделеді: "Компанияның директорлар кеңесі отырысы (отырыстарының) хаттамасы (хаттамалары) және оларға қатысты құжаттар" немесе "Компанияның директорлар кеңесінің отырысы хаттамасының құжаттары".

5) хат алмасуды қамтитын істердің тақырыптарында оны кіммен және қандай мәселе бойынша жүргізілгені көрсетіледі (біртекті корреспонденттермен хат алмасу жүргізілген жағдайда тақырыптарда олардың жалпы түр атауы көрсетіледі);

6) үштен астам корреспондентпен хат алмасуды қамтитын істердің тақырыбында олардың атаулары санамаланып келтірілмейді;

7) істердің тақырыбында әкімшілік-аумақтық бірліктерді белгілеу кезінде мыналар ескеріледі:

егер істің мазмұны біртекті бірнеше әкімшілік-аумақтық бірлікке қатысты болса, онда істің тақырыбында олардың нақты атаулары көрсетілмейді, олардың жалпы түр атаулары көрсетіледі;

егер істің мазмұны бір әкімшілік-аумақтық бірлікке (елді мекенге) қатысты болса, онда істің тақырыбында оның атауы көрсетіледі;

8) жоспарлы немесе есептік құжаттаманы қамтитын істердің тақырыбында жоспар (есеп) жасалған кезең (тоқсан, жыл) көрсетіледі;

9) сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік сот және бір мәселе бойынша іс жүргізудің дәйектілігіне байланысты құжаттарды қамтитын басқа істердің тақырыптары "іс" деген сөзбен аяқталады;

10) іс бірнеше томнан немесе бөліктерден тұрса, онда істің жалпы тақырыбы жасалады, содан кейін қажет болған жағдайда әр томға (бөлікке) іс тақырыбының мазмұнын нақтылайтын тақырыптар жасалады.

151. Номенклатура бөлімдерінің ішіндегі істердің тақырыптары істі қамтитын құжаттардың маңыздылығының дәрежесіне және олардың өзара байланысына сәйкес орналастырылады.

Басында нормативтік құқықтық құжаттамадан тұратын істердің тақырыптары орналастырылады. Бұл ретте жоғары тұрған ұйымдардың қаулылары мен бұйрықтарын қамтитын істердің тақырыптары ұйымның бұйрықтары бар істер тақырыптарының алдында орналасады. Бұдан әрі қалған құқықтық актілерден, сондай-ақ жоспарлы және есептік құжаттардан тұратын істердің тақырыптары орналасады.

Өкімдік құжаттардың жобалары және оларды дайындау жөніндегі басқа да құжаттар, жоспарларға өзгерістер, бұйрықтарға негіздер істер номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардың соңынан орналасады.

Географиялық және хат-хабар белгілері бойынша жүргізілген істердің тақырыптары істер номенклатурасына географиялық атаулар мен корреспонденттердің әліпбиі бойынша енгізіледі.

Істердің тақырыптары істерді қалыптастыру және ресімдеу барысында нақтыланады. Егер бір жыл ішінде жұмыстың жаңа құжатталған учаскелері, көзделмеген істер пайда болса, онда олар номенклатураға қосымша енгізіледі.

152. 3-баған күнтізбелік жыл аяқталғаннан кейін толтырылады.

153. 4-бағанда сақталу мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік немесе ведомстволық (салалық) тізбесі тармақтарының (баптарының) нөміріне, олар болмаған жағдайда – үлгілік (болжамды) істер номенклатурасына сілтеме жасай отырып, істердің сақталу мерзімдері көрсетіледі.

154. 5-бағанда БҚҚ қызметі істердің сақталу мерзімдерін айқындаған кезде пайдаланылған құжаттар тізбесінің, үлгілік (болжамды) істер номенклатурасының атауларын көрсетеді және өтпелі істер, аса құнды құжаттар мен істер, істерді басқа құрылымдық бөлімшеге немесе оларды жалғастыру үшін басқа ұйымға, ұйымның архивіне беру, құжаттардың электрондық көшірмелерінің бар-жоғы, олардың тасығыштарының түрлері мен сақталу орындары туралы белгі қояды.

155. Жыл аяқталғаннан кейін номенклатура тақырыптарын іс құжаттарының нақты құрамымен және оның мазмұнымен салыстыру (нақтылау) жүзеге асырылады. Істер номенклатурасының соңында басталған іс томдарының немесе бөліктерінің саны туралы қорытынды жазба жазылады.

Басталған іс томдарының немесе бөліктерінің саны туралы қорытынды жазба ол болса ЭА АЖ-ға енгізіледі.

Ескерту. 155-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

11-параграф. Істерді қалыптастыру тәртібі

156. Орындалған құжаттарды орындаушы істер номенклатурасына сәйкес істерге қалыптастырады. Істерді істер номенклатурасынан тыс қалыптастыруға жол берілмейді.

157. Істердің қалыптастырылуын бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

158. Істі қалыптастыру кезінде мынадай талаптар сақталады:

1) іске тек орындалған, мазмұны істер номенклатурасы бойынша істің тақырыбына сәйкес келетін, дұрыс ресiмделген құжаттар орналастырылады;

2) бір мәселенің шешіміне қатысты барлық құжат іске бірге орналастырылады.

Құжатқа қосымшалар оларды бекіту немесе жасау датасына қарамастан, тиесілі құжатқа қосылады.

Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларға жеке том жасалады, ол туралы құжатқа белгі жасалады;

3) құжаттың қазақ, орыс және басқа тілдердегі нұсқасы бірге топтастырылады;

4) іске бір күнтізбелік жылдың құжаттары топтастырылады, оған өтпелі істер, сот істері, адамның ұйымдағы жұмысының барлық кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істер, сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының, шақырылым кезеңінде топтастырылған депутаттық топтардың құжаттары, оқу жылы ішінде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары, театр маусымында сахналық қызметті сипаттайтын театрлардың құжаттары, сырқаттану тарихы кірмейді;

5) сақтау мерзімі тұрақты және уақытша құжаттар, сондай-ақ ғылыми-зерттеу құжаттамасының қорытынды, кезеңдік және аралық есептері, конструкторлық және технологиялық құжаттаманың орнатылған сериялық өндірісіне тәжірибелік үлгілер, тәжірибелік сериялар, орнату сериялары, жобалау-сметалық құжаттаманың түрлі жобалау сатылары және оның жекелеген бөліктері, өнертабыстар, пайдалы модельдер, өнеркәсіптік үлгілер, патенттік-лицензиялық құжаттаманың әрбір түрі бойынша қорғау құжатын беруге арналған өтінімдер істерге бөлек топтастырылады;

6) жеделхат, факсограмма көшірмелері, телефонограмма іске істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылады;

7) қайтарылуға тиіс құжаттар, шимай жазбалар мен артық даналар іске тігілмейді;

8) көлемі бойынша сақтау мерзімі тұрақты іс 180 парақтан аспауға тиіс;

9) істе бірнеше том (бөлік) болса, істің нөмірі (индексі) мен тақырыбы томдардың (бөліктердің) нөмірін қосу арқылы әрбір томға қойылады және соңғы томға (бөлікке) "соңғы" деген сөз қосылады.

Электрондық іс томдарға (бөлімдерге) бөлінбейді. Барлық электрондық құжат көлеміне қарамастан, бір электрондық іске қосылады.

Ескерту. 158-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

159. Құжаттар мәселенің шешу дәйектілігіне (шешілетін мәселелердің хронологиялық ретімен) сәйкес жоғарыдан төмен орналасады немесе істің бас жағына бастамашылық құжат, содан кейін – мәселенің түпкілікті шешімі бар құжат, бұдан әрі – мәселенің шешілу барысын көрсететін басқа құжаттар салынады.

160. Ұйым негізгі орындаушы болып табылған жоғары тұрған ұйымдардың актілері мен тапсырмаларының орындалуы бойынша есептік және ақпараттық сипаттағы барлық құжаттар ұйым қызметінің бағыттары бойынша жеке істерге тігіледі. Қалған жағдайларда бұл құжаттар ағымдағы жылғы хат алмасу ісіне тігіледі.

161. Өкімдік құжаттар оларға қатысты қосымшаларымен бірге түріне және хронологиясына қарай бір іске топтастырылады. Өкімдік құжаттармен бекітілген нұсқаулықтар, қағидалар, ережелер, жарғылар оларға қосымша болып табылады және көрсетілген құжаттармен бірге топтастырылады. Егер олар жеке құжат ретінде бекітілсе, онда олар жеке іске топтастырылады.

162. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер) жеке-жеке істерде қалыптастырылады.

163. Хаттамалар істе оларға қатысты барлық құжаттармен бірге нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылады.

164. Хат алмасу бір іс жүргізу жылына топтастырылады және хронологиялық дәйектілікпен жүйеленеді, бұл ретте сұрау салу құжаттан кейін жауап құжат салынады. Өткен жылы басталған белгілі бір мәселе бойынша хат алмасу қайта басталған кезде құжаттар ағымдағы жылдың ісіне алдыңғы жылғы істердің индексін көрсету арқылы енгізіледі.

165. Жеке істердегі құжаттар олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналасады.

166. Еңбекақы бойынша дербес шоттар жеке істерге қалыптастырылады және оларда қызметкерлер тегінің әліпбилік ретімен орналасады.

167. Еңбек шарттары жеке істердің құрамында немесе қызметкерлер тегінің әліпбилік ретімен жеке қалыптастырылады.

168. Жеке тұлғалардың тізімдері және бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.

Жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.

Жеке тұлғалардың тізімдері және міндетті әлеуметтік медициналық сақтандыру аударымдарының аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.

169. Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер және штат кестелері олар жасалған, бекітілген немесе түскен датасына қарамастан, қай жылға немесе қай жыл үшін жасалған болса, сол жылдың тиісті істерінде қалыптастырылады.

170. Жеке және заңды тұлғалардың жолданымы, хабарламасы, сұрау салуы, үн қосуы мен ұсынысы іске мәселелер, ұйым қызметінің бағыттары немесе әкімшілік-аумақтық бірлік бойынша қалыптастырылады. Жолданым, хабарлама, сұрау салу, үн қосу мен ұсыныс көлемі аз болған кезде істерді өтініш, хабарлама, сұрау салу, үн қосу мен ұсыныс авторларының тегі бойынша әліпбилік ретпен қалыптастыруға жол беріледі.

Ескерту. 170-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

171. Электрондық құжаттар мен дерекқор ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек, олар жасалған ақпараттық жүйеде электрондық істе қалыптастырылады. Электрондық деректер базасы жеке істерге қалыптастырылады, істер атауы деректер базасының атауына сәйкес келеді.

Ескерту. 171-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

12-параграф. Істі ресімдеу тәртібі

172. Ұйымдағы істер оларды ашқан кезде және жыл аяқталғаннан кейін сақтауға дайындау үшін ресімделуге жатады. Істерді ресімдеу мұқабада істі сипаттау, кітапшалау, парақтарды нөмірлеу мен куәландыру парақтарын жасау жұмыстарының кешенінен тұрады. Істерді ресімдеуді құрылымдық бөлімшенің іс жүргізуіне жауапты адамы БҚҚ қызметінің әдістемелік көмегімен және бақылауымен жүргізеді.

173. Сақтау мерзімдеріне қарай істер толықтай немесе ішінара ресімделеді. Толықтай ресімдеуге сақтау мерзімдері тұрақты, ұзақ (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істер жатады. Істерді толықтай ресімдеу – іс мұқабасының деректемелерін ресімдеуді, істердегі парақтарды нөмірлеуді, осы Қағидаларға 27-қосымшаға сәйкес нысан бойынша істің куәландыру парағын жасауды, Қағидаларға 28-қосымшаға сәйкес нысан бойынша іс құжаттарының ішкі тізімдемесін жасауды, істі тігу мен түптеуді, іс мұқабасының деректемелеріне қажетті нақтылаулар енгізуді көздейді.

174. Сақтау мерзімі тұрақты, ұзақ (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында мынадай деректемелер көрсетіледі:

1) ұйымның атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы;

2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы, істің нөмірі (индексі);

3) істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) датасы, істегі парақтар саны, істі сақтау мерзімі;

4) істің архивтік шифрі.

175. Сақтау мерзімі тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) істің мұқабасына қойылатын деректемелер мына түрде ресімделеді:

1) ұйымның атауы құрылтай құжаттарына сәйкес толық, атау септігінде және толық атауынан кейін жақшаның ішінде оның ресми түрде қабылданған қысқартылған атауы көрсетіледі;

2) бекітілген құрылымға сәйкес құрылымдық бөлімшенің атауы жазылады, істің нөмірі – ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің цифрлық белгісі (индекс) қойылады;

3) істің тақырыбы істер номенклатурасынан көшіріледі, істің датасы – іс жүргізуде істің басталған және аяқталған жылы (жылдары) көрсетіледі. Іс құжаттарының соңғы күндері, яғни іске енгізілген ең алғашқы және ең соңғы құжаттың тіркелген (жасалған) күні (күні, айы, жылы) өкімдік құжаттар қамтылған, сондай-ақ бірнеше томнан (бөліктерден) тұратын істердің күні болып табылады. Жеке томға қалыптастырылған құжат қосымшасының күні осы томға қосымшасы енгізілген негізгі құжаттың тіркелген күні болып табылады. Бұл ретте күні мен жылы араб санымен белгіленеді, ал айдың атауы толықтай сөзбен жазылады.

176. Іске енгізілген құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және орналасу тәртібін бекіту мақсатында куәландыру парақтары мен ішкі тізімдемеден басқа оның барлық парақтары, оның ішінде жеке парақтарға ресімделген қарарлар (фишкалар) барлығы нөмірленеді. Парақтар қара, жұмсақ графит қарындашпен нөмірленеді, цифрлар парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.

177. Істің парақтарын нөмірлеу тәртібі:

1) бір шетінен тігілген А4 форматынан үлкен парақ жоғарғы оң жағында бір парақ ретінде нөмірленеді;

2) парақтарының өзіндік нөмірі бар құжаттар, оның ішінде баспа басылымдары жалпы тәртіп бойынша нөмірленеді немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуін сақтай алады;

3) бірнеше томдардан немесе бөліктерден тұратын істердің парақтары әрбір том немесе бөлік бойынша жеке нөмірленеді;

4) істе жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және басқа да иллюстративті және ерекше құжаттар сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышында нөмірленеді;

5) іске тігілген салымдары бар конверттер – бірінші конверт, содан кейін конверттің ішіндегі салымдар реттік нөмірмен нөмірленеді;

6) істің түптелген қосымшасы жеке том ретінде ресімделеді және бөлек нөмірленеді;

7) істің парақтарын нөмірлеуде қателер көп табылған жағдайда, оларды қайта нөмірлеу жүргізіледі (парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлер сызылады және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлері қойылады, істің соңында жаңа куәландыру парағы жасалады, бұл ретте ескі куәландыру парағы сызылады, бірақ істе сақталады);

8) парақтардың нөмірленуінде жекелеген қателіктер бар болған кезде парақтардың литерлік нөмірін қолдануға рұқсат беріледі.

178. Парақтарды нөмірлеу аяқталғаннан кейін куәландыру жазбасы жазылады, оған қойылған қолдың толық жазылуын, лауазымы мен жасалған датасын көрсетіп, жасаған адам қол қояды.

Егер сақтау бірлігі мәтіндік және графикалық құжаттардан тұрса, онда куәландыру жазбасында мәтіндік және графикалық құжаттамасы бар парақтар саны бөлек көрсетіледі.

Істің құрамы мен жай-күйі туралы кейінгі барлық өзгерістер (құжаттың бүлінуі, алынуы) туралы белгі тиісті актіге сілтеме жасалып, куәландыру парағына қойылады.

Істегі парақ саны қорытынды жазбаға сәйкес істің мұқабасына қойылады.

Ескерту. 178-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

179. "Істің сақталу мерзімі" деген деректеме тиісті номенклатурадан істің мұқабасына оны құжаттар тізбесінде көрсетілген сақтау мерзімімен салыстырып тексергеннен кейін сақтау мерзімдерін көрсете отырып ауыстырылады.

180. Тұрақты сақталатын істерге "Тұрақты сақталады" деп жазылады.

181. Тұрақты сақталатын істердің мұқабаларында істің архивтік шифрі (қордың нөмірінен, тізімдеме нөмірінен және тізімдеме бойынша істің нөмірінен тұрады) бұл істерді СТК бекіткен жиынтық тізімдемелердің бөлімдеріне енгізгеннен кейін ғана архивте қойылады.

182. Жыл аяқталғаннан кейін тұрақты және ұзақ уақыт (10 жылдан жоғары) сақталатын істердің мұқабасындағы жазбаларға нақтылаулар енгізіледі – егер мұқабадағы істердің тақырыбы тігілген құжаттардың мазмұнына сәйкес келмеген кезде істің тақырыбына өзгерістер мен толықтырулар енгізіледі.

183. Есепке алу осы құжаттаманың (аса құнды, жеке істер, бұйрықтар, хаттамалар және басқа) ерекшелігінен туындайтын белгілі бір санаттағы тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттарды есепке алу үшін құжаттардың ішкі тізімдемесі жасалады.

Іс құжаттарының ішкі тізімдемесі, егер тақырыбы құжаттың нақты мазмұнын ашпайтын құжат түрі бойынша қалыптастырылса, тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істерге де жасалады.

Сызбалардан немесе бірнеше мәтіндік және графикалық құжаттардан тұратын сақтау бірлігінің ішкі тізімдемесінде барлық құжаттардың реттік нөмірі, белгісі (индекс, шифр), атауы, нөмірі және парақ форматы көрсетіліп тізімделеді. Егер сызба бірнеше парақтан тұрса, онда оның атауы мен парақ саны көрсетіледі. Егер сақтау бірлігі мәтіндік және графикалық құжаттардан тұрса, онда әрбір мәтіндік құжаттың тақырыбы көрсетіледі, содан кейін сызбалар сипатталады.

Ескерту. 183-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

184. Істерді құрайтын құжаттар барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған қатты мұқабаға кемінде төрт жерден тесіліп тігіледі немесе түптеледі. Бірінші және соңғы тесік парақтың жоғарғы (төменгі) шегінен бір сантиметр қашықтықта жасалады. Істі тігуге (түптеуге) дайындағанда металл бекітпелер (түйреуіштер, қыстырғыштар және басқалар) құжаттардан алынады.

185. Уақытша (10 жылға дейінгі) сақталатын істерді іс папкасында сақтауға, істегі құжаттарға қайта жүйелеу жүргізбеуге, істің парақтарын нөмірлемеуге, куәландыру жазбаларын жасамауға рұқсат етіледі.

186. Ұйымда ЭҚЖ жұмыс істеген кезде қағаз тасығыштағы құжаттар істерін ресімдеу автоматты түрде қалыптастырылған ЭҚЖ-дағы істер тізімдемесін тексеру кезінде жүзеге асырылады.

186-1. Сақтау мерзімі өткен электрондық құжат жалпы негізде жоюға бөліп алынуға тиіс, одан кейін оларды физикалық жою немесе бағдарламалық-техникалық құралдармен жою электрондық құжатты жоюға бөлу туралы актіде тиісті белгі қойылып жүргізіледі.

Егер электрондық құжатты ақпарат жеткізгіштегі және резервтік көшірмедегі ақпараттық жүйе құралдарымен қалпына келтіру мүмкін болмаса, олар жойылды деп саналады.

Ескерту. Қағидалар 186-1-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

13-параграф. Құжаттарды жедел сақтау тәртібі

187. Іс жүргізу аяқталғаннан кейін құжаттар ұйымның архивіне тапсырылғанға дейін қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы сақталады.

188. Іс жүргізу аяқталғаннан кейін қағаз тасығыштағы құжаттар ұйымның архивіне тапсырылғанға дейін – қалыптастырылған орны бойынша істерде, электрондық құжаттар ЭҚЖ-да бір жыл бойы сақталады.

189. Ұйымның БҚҚ қызметі, құрылымдық бөлімшелердің басшылары құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етеді. Істер жұмыс кабинеттеріндегі шкафтарда және сейфтерде немесе осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайларда сақталады.

190. Істер ұйымның бекітілген істер номенклатурасына сәйкес орналастырылады, мұқабалардың түбіртектерінде олардың индекстері көрсетіледі.

191. Істерді ұйымдарға уақытша пайдалануға беру жазбаша өтініш негізінде және тек ұйым басшысының рұқсатымен жүргізіледі. Істерді ұйымның басқа бөлімшелеріне беру тек құрылымдық бөлімше басшысының рұқсатымен, ал құрылымдық бөлімше ішінде қолхатпен беріледі.

Берілген іске істің орнын ауыстыратын карта жүргізіледі. Онда құрылымдық бөлімше, істің индексі, берілген датасы, істің кімге берілгені, оның қайтарылған датасы көрсетіледі, істі алғаны мен қабылдағаны үшін қол қою бағандары көзделеді.

ЭҚЖ дерекқорында жедел сақтаудағы электрондық құжат пайдалану үшін электрондық құжаттың қағаз көшірмесі, электрондық жеткізгіштегі құжаттың электрондық көшірмесі түрінде беріледі не құжатты сұратушы қызметкердің электрондық мекенжайы бойынша жіберіледі. Электрондық істер (құжаттар) қайтарылмайды.

Ескерту. 191-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

192. Істен құжаттарды алу Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүргізіледі, бұл ретте іске алынған құжаттардың көшірмелері мен түпнұсқалардың алынғаны туралы акт (хаттама) қосылады.

193. Құжаттар мен істерді жоғалтқан жағдайда қызметтік тексеру жүргізіледі, оның нәтижесі бойынша оларды жоғалтқан адамның жауапкершілігі жөнінде мәселе қойылады.

14-параграф. Істерді ұйымның архивіне тапсыру тәртібі

194. Істерді құрылымдық бөлімшелерден ұйымның архивіне тапсыру құжаттардың құндылығын сараптау нәтижелері бойынша жасалған істердің және іс жүргізуі аяқталған істердің тізімдемелері бойынша жүзеге асырылады. Уақытша (10 жылды қоса алғанға дейін) сақтаудағы құжаттар ұйымның архивіне істер номенклатурасы бойынша тапсырылады.

195. Істер тізімдемелері осы Қағидаларға 29-қосымшаға сәйкес нысан бойынша тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын және жеке құрам бойынша істерге жеке-жеке жасалады.

196. Істер тізімдемесінің бағандары іс мұқабасына енгізілген мәліметтерге дәл сәйкестікпен толтырылады. Тізімдемеге тақырыптары бірдей істер қатарынан енгізілген кезде бірінші істің тақырыбы толық жазылып, қалған біртекті істер "бұл да сондай" деген сөзбен белгіленеді, бұл ретте олар туралы басқа мәліметтер тізімдемеге толығымен енгізіледі. Тізімдеменің жаңа парағына біртекті істердің тақырыбы толық көшіріледі.

197. Әрбір іс (істің томы, бөлігі) тізімдемеге жеке реттік нөмірмен енгізіледі.

198. Тізімдеменің "Ескертпе" деген бағаны істің физикалық жай-күйінің ерекшеліктері туралы, істің басқа құрылымдық бөлімшеге (басқа ұйымға) берілгені туралы белгілерді қою үшін пайдаланылады.

199. Істер тізімдемесі екі данада жасалып, оның біреуі істермен бірге ұйымның архивіне беріледі, ал екіншісі бақылау ретінде құрылымдық бөлімшеде қалады.

200. Істі қалыптастырудың және ұйымның архивіне тапсыруға дайындаудың дұрыстығын БҚҚ қызметі тексереді. Анықталған кемшіліктерді ұйымның құрылымдық бөлімшесі жояды.

201. Әрбір істі қабылдауды құрылымдық бөлімше қызметкерінің қатысуымен ұйымның архивке жауапты қызметкері жүргізеді. Бұл ретте тізімдеменің екі данасына оған енгізілген әр істің жанына істердің бар екендігі туралы белгі қойылады. Тізімдеменің әрбір данасының соңында нақты қабылданған істердің саны цифрмен және жазбаша, істерді қабылдау-тапсыру датасы, сондай-ақ архивке жауапты қызметкер мен істерді өткізген адамның қолдары көрсетіледі.

202. Істермен бірге ұйымның архивіне құжаттарға және (немесе) бағдарламалық құралдарға және өткізілетін құжаттардың тіркелуі мен орындалуы туралы ақпаратты қамтитын дерекқорға тіркеу картотекасы беріледі. Әрбір картотеканың немесе дерекқордың тақырыбы тізімдемеге енгізіледі.

203. Құрылымдық бөлімше, филиал (өкілдік) таратылған жағдайда осы құрылымдық бөлімшенің, филиалдың (өкілдіктің) іс жүргізуге жауапты адамы тарату іс-шараларының жүргізілуі кезеңінде қолда бар құжаттардың барлығын істерге қалыптастырып, істерді ресімдейді және сақтау мерзімдеріне қарамастан оларды ұйымның архивіне тапсырады.

204. Ұйым таратылған жағдайда тарату іс-шараларын жүргізу кезеңінде жеке құрам бойынша құжаттар ресімделіп, тиісті мемлекеттік архивке тапсырылады.

Істерді тапсыру істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы бойынша жүзеге асырылады.

205. Құжатты электрондық іс құрамында ұйымның архивіне электрондық форматта беруді құрылымдық бөлімшелердің іс жүргізуге жауапты қызметкерлері жүзеге асырады және ЭҚЖ құралдарымен және болса, ЭА АЖ арналарымен қамтамасыз етіледі.

Ескерту. Қағидалар 205-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

206. Ұйым архивін тапсыруға іріктелген электрондық құжаттарды дайындау кезінде құжаттармен жұмыс істеудің мынадай негізгі рәсімдері орындалады:

егер электрондық құжат өзге форматта жасалған немесе жүйеге енгізілген болса, мәтіндік электрондық құжатты PDF/A-1 архивтік сақтау форматына ауыстыру;

электрондық құжаттың метадеректерін, электрондық қолтаңба файлдарын және PDF/A форматындағы мәтіндік электрондық құжаттың көрнекі көшірмесін қамтитын электрондық істі ұйымдастырудың ақпараттық жүйесінде қалыптастыру;

құрылымдық бөлімшенің электрондық істер, құжаттар тізімдемесін қалыптастыру;

егер құжат ұйымның архивіне ақпараттық-коммуникациялық арналар арқылы берілмесе, электрондық құжатты физикалық оқшауланған материалдық жеткізгішке көшіру;

электрондық құжаттың жаңғыртылуын тексеру;

электрондық құжатты зиянды компьютерлік бағдарламалардың болуы тұрғысынан тексеру;

электрондық істің тұтастығын электрондық құжатты ұйым архивіне тапсыруға дайындауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімше басшысының (өзге уәкілетті адамның) электрондық қолтаңбасымен растау.

Ескерту. Қағидалар 206-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

207. Электрондық форматтағы құжат ұйым архивіне метадеректерімен бірге беріледі.

Тұрақты сақталатын электрондық істі беру ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің тұрақты сақталатын электрондық ісінің тізімдемесі бойынша, ал уақытша (10 жылдан астам) сақтаудағы электрондық істі ұйым архивіне қабылдау осы Қағидаларға 30-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жасалған уақытша (10 жылдан астам) сақтаудағы электрондық істер тізімдемесі бойынша жүргізіледі.

Қажет болған жағдайда электрондық істер тізімдемесінің қағаздағы данасы жасалуы мүмкін.

Ұйымның құрылымдық бөлімдерінің электрондық істер тізімдемесі жеке кілтті қолданып, электрондық цифрлық қолтаңба қою арқылы бекітіледі, оның иесі ұйым немесе ұйым құрылымдық бөлімшесінің басшысы болып табылады.

Ұйым архивіне электрондық істі қабылдау кестесін 31-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым архивінің басшысы (ұйым архивіне жауапты адам) жасайды және оны ұйым басшысы бекітеді.

Ескерту. Қағидалар 207-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

208. Электрондық істің құрамына әрбір электрондық құжатқа берілген метадеректер енгізіледі.

Электрондық істі ұйым архивіне тапсыруға дайындау кезінде құрылымдық бөлімшенің қызметкері ЭҚЖ құралдарымен осы Қағидаларға 32-қосымшаға сәйкес нысан бойынша электрондық істің электрондық түріндегі құжаттың ішкі тізімдемесін (бұдан әрі-ішкі тізімдеме), сондай-ақ осы Қағидаларға 33-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым БҚҚ қызметінің электрондық құжаты мен ісін қабылдау-тапсыру актісі бойынша жасайды.

Ішкі тізімдеме электрондық істің құрамына иесі ұйым немесе ішкі тізімдемені жасаған ұйым құрылымдық бөлімшесінің қызметкері болып табылатын жеке кілтті қолданып, электрондық цифрлық қолтаңбамен қол қойылған дербес электрондық құжат ретінде енгізіледі.

Ескерту. Қағидалар 208-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

209. Электрондық істер ұйым архивіне тапсыруға дайындық кезінде әрбір электрондық құжаттың метадеректері (біріншісінен басқа) алдыңғы электрондық құжаттың бақылау сипаттамасын және оның метадерегін (бір бағытты байланысқан тізімді) қамтитындай етіп қалыптастырылады.

Ескерту. Қағидалар 209-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

210. Электрондық істерді жіберу және қабылдау цифрлық байланыс арнасы арқылы немесе электрондық жеткізгіштедегі ақпараттық пакет құрамында жүзеге асырылады, оның форматы электрондық құжат айналымы жүйесімен ұйым архивінің ақпараттық жүйесі арасындағы ақпараттық өзара іс-қимыл регламентінде айқындалады.

Тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақталатын электрондық істер тізімдемесінде:

электрондық істерді ұйымның архивіне беретін ұйым құрылымдық бөлімшесінің қызметкері туралы мәліметтер (лауазымның атауы, инициалдары, тегі);

электрондық істерді ұйым архивіне қабылдайтын ұйым архивінің қызметкері туралы мәліметтер (лауазымның атауы, инициалдары, тегі) қосымша көрсетіледі.

Ескерту. Қағидалар 210-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

211. Ақпараттық пакетте мынадай электрондық іс деңгейіндегі метадеректер қамтылады:

құрылымдық бөлімдердің электрондық істер тізімдемесіндегі электрондық істің реттік нөмірі;

электрондық істің индексі;

электрондық істің тақырыбы;

электрондық істің электрондық түрдегі құжатты қабылдау мерзімі;

электрондық істің электрондық түрдегі құжат саны; электрондық істің электрондық түрдегі құжат көлемі;

электрондық істің электрондық түрдегі құжат тілі (тілдері).

Электрондық құжат деңгейіндегі метадеректердің тұтастығы ішкі тізімдемеде көрсетілген деректердің толық құрамымен расталады.

Ескерту. Қағидалар 211-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

212. Ақпараттық пакетте уақытша (10 жылдан астам) және тұрақты сақталатын электрондық құжат деңгейіндегі мынадай метадеректер қамтылады:

электрондық құжат түрінің атауы (бұйрық, хат, смета және т.б.);

электрондық құжаттың тақырыбы;

электрондық құжаттың датасы;

электрондық құжатқа қол жеткізу құқығы (қол жеткізу барлығына рұқсат етілген; қол жеткізуді қор жасаушы белгілейді);

қол жеткізу құқығын шешу күні (ол болса);

электрондық құжаттың тіркеу индексі;

электрондық құжат тілі;

электрондық құжаттың авторы туралы деректер (орындаушы лауазымының атауы, электрондық құжатты дайындаған ұйымның атауы);

құжаттың электрондық файлдары туралы мәліметтер (атауы, көлемі, бақылау сипаттамасы);

бақылау сипаттамасын әзірлеу алгоритмі (хэштау алгоритмі – хэш-функцияның мәнін есептеудің криптографиялық алгоритмі) (алгоритмнің белгіленуі, техникалық нормативтік құқықтық актіге сілтеме) туралы мәліметтер.

Электрондық құжат деңгейіндегі метадеректердің тұтастығы ішкі тізімдемеде көрсетілген барлық құжат үшін ортақ бақылау сипаттамасымен расталады.

Ескерту. Қағидалар 212-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

213. Қажет болған кезде құжат деңгейінде электрондық құжатты сипаттау үшін электрондық құжатты жасау мен көшірмелеу ерекшелігін сипаттайтын қосымша метадеректер пайдаланылады:

жалпы басқару мәнмәтінін құрайтын басқа да құжатқа сілтеме;

электрондық құжат жасалған ақпараттық технология (бағдарламалық өнім нұсқасы) туралы мәліметтер;

құжатты электрондық жаңғырту үшін қажетті техникалық және бағдарламалық құралдар туралы мәліметтер;

құжатты электрондық қорғау туралы мәліметтер.

Ескерту. Қағидалар 213-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

214. Электрондық істі электрондық жеткізгіште беру кезінде метадеректер құрамына электрондық жеткізгіш (электрондық жеткізгіш типі, түрі) және электрондық іс пен құжаттың осы электрондық жеткізгіште орналастырылуы туралы деректер енгізіледі.

Ескерту. Қағидалар 214-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

215. Электрондық құжат үшін метадеректер құрамына электрондық құжат айналымы жүйесі мен ұйым архивінің ақпараттық жүйесі арасындағы ақпараттық өзара іс-қимыл регламентімен айқындалатын электрондық цифрлық қолтаңба құралдары туралы мәліметтер қосымша енгізіледі.

Ескерту. Қағидалар 215-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

216. Ақпараттық ресурстың архивтік көшірмесін білдіретін электрондық құжаттың метадеректер құрамы мыналарды қосымша қамтиды:

ақпараттық ресурс атауы;

ақпараттық ресурс түрі;

ақпараттық ресурсты пайдаланудың соңғы датасы;

ақпараттық ресурсты тіркеу туралы деректер;

ақпараттық ресурстың орналасқан интернет-мекенжайы (ғаламдық Интернет желісінде орналастырылған ақпараттық ресурс үшін);

Қазақстан Республикасының дербес деректерді қорғау туралы заңнамасына сәйкес ақпараттық ресурстың меншік иесі туралы мәліметтер;

ақпараттық ресурс иесі туралы мәліметтер.

Ескерту. Қағидалар 216-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 1-қосымша
	Нысан

Құжат деректемелерінің орналасу схемасы

Ескертпе:

1 - Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі

2 - ұйымның ресми атауы

3 - ұйым туралы анықтамалық деректер

4 - құжат түрінің атауы

5- құжаттың датасы

6 - құжаттың тіркеу нөмірі (индексі)

7 - кіріс құжаттың тіркеу нөміріне (индексіне) және датасына сілтеме

8 - құжаттың жасалған немесе шығарылған жері

9 - құжатқа қолжетімділікті шектеу грифі

10 - адресат

11 - құжатты бекіту грифі

12 - қарар

13 - құжат мәтініне тақырып

14 - бақылау туралы белгі

15 - құжаттың мәтіні

16 - құжатқа қосымшаның болуы туралы белгі

17 - қолы

18 - құжаттың келісілгені туралы белгі

19 - мөр бедері

20 - құжат көшірмесінің куәландырылғаны туралы белгі

21- құжаттың орындаушысы туралы белгі

22 - құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі

23 - құжаттың электрондық көшірмесін сәйкестендіруші

24 - құжаттың ұйымға түскені туралы белгі

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 2-қосымша
	Нысан

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 3-қосымша
	Нысан

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 4-қосымша
	Нысан

1

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 5-қосымша
	Нысан

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 6-қосымша
	Нысан

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 7-қосымша
	Нысан

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 8-қосымша
	Нысан

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік
	емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 9-қосымша
	Нысан

	А4 (210Х29) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 10-қосымша
	Нысан

Анықтама

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына
	11-қосымша
	Нысан

Анықтама

	А5 (148Х210) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 12-қосымша
	Нысан

Хат

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 13-қосымша
	Нысан

БҚҚ қызметінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың үлгі тізбесі

Мәлімет үшін көшірмелер түрінде жіберілген хаттар.

Жарнамалық хабарламалар, проспектілер, плакаттар, кеңестердің бағдарламалары.

Бухгалтерлік есептің бастапқы құжаттары (ұйымның бухгалтериясында тіркеледі).

Оқу жоспарлары, бағдарламалары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Айлық, тоқсандық және басқа есептер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Статистикалық есептілік нысандары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Кеңестер, отырыстар туралы хабарламалар.

Құттықтау хаттар, құттықтау жеделхаттары, шақыру билеттері.

Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, газеттер, бюллетеньдер).

Іссапарларға рұқсат беру туралы жеделхаттар мен хаттар.

Отырыстар, кеңестер, семинарлар және басқаларын өткізу туралы телефонограммалар.

Конвертте "Жеке өзіне" деген белгі бар құжаттар.

Тақырыптар бойынша ғылыми есептер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Прейскуранттар.

Материалдар шығынының нормалары, кеңсе керек-жарақтарына және ұйымдастыру техникасына өтінімдер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Жиынтық ақпараттар.

Кадрлар жөніндегі есептік деректер.

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 14-қосымша
	Нысан

Кіріс құжаттарын тіркеу карточкасы

	А5 (148x210) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 15-қосымша
	Нысан

Кіріс құжаттарды тіркеу журналы

Р\с №	Түскен датасы	Корреспондент, кіріс құжаттың датасы мен индексі	Құжат түрі, кіріс құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Қарар немесе құжат орындау үшін кімге жіберілді	Құжатты алу туралы қолхат, датасы	Құжаттың орындалғаны туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

А3 (420Х197) форматы

Шығыс және кіріс құжаттарды тіркеу журналы

Р/с №	Шығыс (ішкі) құжаттың датасы мен индексі	Корреспондент	Құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Құжаттың орындалғаны және іске жіберілгені туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

	А3 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 16-қосымша
	Нысан

___________________ жағдай бойынша (күні, айы, жылы) бақылауға жататын құжаттардың орындалуы туралы МӘЛІМЕТТЕР

Р/с №	Құрылым дық бөлімшелер атауы	Бақылаудағы құжаттар		Оның ішінде құжаттар
		барлығы	өткен айда түскен	орындалғандары	орындауда тұрғандар	орындау мерзімі ұзартылған	мерзімі өтіп кеткендері
1	2	3	4	5	6	7	8

БҚҚ қызметі басшысы Қолтаңбаныңлауазымының атауы ____________________ толық жазылуы (өз қолы)

А4 (210Х297) форматы

Ескертпе.

Мәліметтер құжат түрі бойынша бағандармен (бұйрықтар, алқа шешімі және басқалар), олардың тіркеу нөмірімен, орындаушылардың тегімен толықтырылуы мүмкін.

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына
	17-қосымша
	Нысан

__________________ жағдай бойынша (күні, айы, жылы) жеке және заңды тұлғалар өтініштерінің орындалуы туралы МӘЛІМЕТТЕР

Р/с №	Құрылымдық бөлімшелердің атауы	Орындалу үстінде		Оның ішінде
		барлығы	өткен айда түскендер	мерзімінде орындалғаны	мерзімі өткендері
					барлығы	мерзімі ұзартылды
1	2	3	4	5	6	7
Барлығы:

БҚҚ қызметі басшысы Қолтаңбаның лауазымының атауы ____________________ толық жазылуы (өз қолы)

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 18-қосымша
	Нысан

Баспа-бланк өнімін есепке алу және беру журналы
Түскендер					Берілгендер
Келіп түскен күні	Ілеспе құжаттың датасы мен нөмірі	Дайындаушы кәсіпорынның атауы	Даналар саны	Бланкілердің сериялары және нөмірлері	Берілген датасы	Берілетін құжаттың датасы мен нөмірі	Кімге берілді		Даналар саны	Бланкілердің сериясы мен нөмірлері	Алғандығы туралы қолхат	Ескертпе, баспа-бланк өнімінің бүлінген даналарын жою туралы белгі
							Құрылымдық бөлімшенің атауы	Алушының аты-жөні мен тегі
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 19-қосымша
	Нысан

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген және арнайы штемпельді бояуы бар мөрлерді, мөртабандарды есепке алу және беру журналы

Р/с №	Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлердің және мөртабандардың атаулары мен бедерлері	Кімге берілді			Қайтарылған датасы мен қабылданғаны туралы қолхат	Ескертпе, мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельді бояуды жою туралы белгі
		Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельді бояуларды сақтауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшелердің атауы	Алушы лауазымды адамның аты-жөні мен тегі	Алғандығы туралы датасы мен қолхат
1	2	3	4	5	6	7

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 20-қосымша
	Нысан

Арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу және оларды беру журналы

Р/с №	Арнайы сиямен толтырылатын қаламұшты автоқаламдарды сақтауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшенің атауы	Арнайы сиямен толтырылатын қаламұшты автоқаламдарды сақтауды жүзеге асыратын жауапты адамның аты-жөні мен тегі	Арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды алған адамның лауазымы мен тегі	Берілген датасы мен алғандығы туралы қолхат	Қайтарылған датасы мен қабылданғаны туралы қолхат	Ескертпе, арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламды жою туралы белгі
1	2	3	4	5	6	7

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 21-қосымша
	Нысан

___________________________________________________________________ ұйымның атауы

АКТ

____________________ №_________________ (күні) Шығарылған жері Шығарылған жері (мемлекеттік тілде) (орыс немесе басқа тілде)

	Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы _______ қолтаңбаның
	(өз қолы) толық жазылуы
	Дата

Қорғауға жататын баспа-бланк

өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды,

құжаттарды қорғау құралдарын

және оларды тіркеу-есепке алу

нысандарын қабылдау-беру

Негіздеме: ұйым басшысының "........тексеру жүргізу туралы" (дата) № ____бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).

Мына құрамдағы комиссия жасаған: Комиссия төрағасы

________________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі Комиссия мүшелері:

1._______________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

2._______________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

_____________________________________________________________________

1. Қорғауға жататын пайдаланылмаған баспа-бланк өнімдері (түріне қарай бөлек) сериясы ____ № ___ бастап № ___ саны __________________ дана. санмен және жазбаша)

2. Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланк өнімдерін жоюға бөлу туралы акт

_____________________________________________________________________

(датасы, нөмірі, бланк түрлері бойынша акт данасының саны)

3. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлердің саны ______________________________ дана (санмен және жазбаша)

4. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөртабандардың саны ___________________________ дана. (санмен және жазбаша)

5. Құжаттарды қорғау құралдары: _________________________________________

(қорғау құралының атауы) саны __________________ дана. (санмен және жазбаша)

6. Тіркеу- есепке алу нысандары: ___________________________________________

(тіркеу-есепке алу нысандарының түрлері,

________________________________________________________________________

іс номенклатурасы бойынша олардың нөмірі, томдардың нөмірі,

________________________________________________________________________

алғашқы және соңғы жазбалардың күні, парақтар саны)

Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алу жұмысының жай-күйі

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

(есепке алу жұмысы жай-күйінің жалпы сипаттамасы)

Тапсырған __________________________ Қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолы)

Қабылдаған __________________________ Қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолы)

_________________________________ данада жасалды:

1-дана: № істе

2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы қолы қолтаңбаның толық жазылуыКомиссия мүшелері қолы қолтаңбаның толық жазылуы

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 22-қосымша
	Нысан

___________________________________ ұйымның атауы

АКТ

_________________ № _____________ (дата) Шығарылған жері (мемлекеттік тілде немесе басқа тілде)

	Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы _______ Қолтаңбаның
	(өз қолы) толық жазылуы
	Күні

Қорғауға жататын баспа-бланк

өнімдерінің бүлінген даналарын

жоюға бөлу туралы

Негіздеме: ұйым басшысының "........тексеру жүргізу туралы" (дата) № ___ бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).

Мына құрамдағы комиссия жасаған:

Комиссия төрағасы ________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

Комиссия мүшелері:

1.________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

2.________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

_______________________________________________________________________

Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің мынадай бүлінген даналары түрлері жоюға іріктеп алынды:

Р/с №	Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері түрінің атауы	Қорғауға жататын баспа-бланк өнімі данасының сериясы мен нөмірі	Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланк өнімдері данасының саны	Ескертпе
1	2	3	4	5

Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланк өнімдерінің жиынтық саны

___________________________________ данада жасалды: (санмен және жазбаша)

1-дана: № істе

2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы ___________________ қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолы)

Комиссия мүшелері ___________________ қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолдары)

Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін есепке алу мен беру журналына белгілер енгізілді, саны _______________________ бүлінген дана ________________ арқылы (санмен және жазбаша) (жоюдың түрі) жойылды.

Лауазымның атауы ______________________ қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолы) Дата

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 23-қосымша
	Нысан

_______________________________________ ұйымның атауы

АКТ

____________________ №_________________ (дата) Шығарылған жері (мемлекеттік тілде немесе басқа тілде)

	Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы _________ қолтаңбаның
	(өз қолы) толық жазылуы
	Дата

Қорғауға жататын мөрлер мен

мөртабандарды жоюға бөлу туралы

Негіздеме: ұйым басшысының "........тексеру жүргізу туралы" (дата) № ___ бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).

Мына құрамдағы комиссия жасаған:

Комиссия төрағасы ________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі Комиссия мүшелері:

1.________________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

2.________________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

______________________________________________________________________

Қорғауға жататын мынадай мөрлер мен мөртабандар жоюға іріктеп алынды:

Р/с №	Атауы	Саны	Ескертпе
1	2	3	4

_____ данада жасалды:

1-дана: № істе

2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы ______________________ қолтаңбаның толық жазылуы(өз қолы)

Комиссия мүшелері ______________________ қолтаңбаның толық жазылуы(өз қолдары)

Журналға белгілер енгізілді, қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандар саны

_______________________ данада ________________ арқылы жойылды. (санмен және жазбаша) (жоюдың түрі)

Лауазымның атауы ________________________ қолтаңбаның толық жазылуы(өз қолы) Дата

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 24-қосымша
	Нысан

___________________________________ ұйымның атауы

АКТ

____________________ №_________________ (дата) Шығарылған жері (мемлекеттік тілде немесе басқа тілде)

	Бекітемін
	Ұйым басшысы
	лауазымының атауы
	_______ қолтаңбаның
	(өз қолы) толық жазылуы
	Дата

Құжаттарды қорғау құралын

жоюға бөлу туралы

Негіздеме: ұйым басшысының "........тексеру жүргізу туралы" (дата) № ___ бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).

Мына құрамдағы комиссия жасаған:

Комиссия төрағасы ____________________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі Комиссия мүшелері:

1.____________________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

2.______________________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

Құжаттарды қорғау құралдарының мынадай түрі жоюға іріктеп алынды:

Р/с №	Атауы	Саны	Ескертпе
1	2	3	4

_________________________ данада жасалды:

1-дана: №___істе.

2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы _______________________ қолтаңбаның толық жазылуы(өз қолы)

Комиссия мүшелері _______________________ қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолдары)

№ _______ есепке алу журналына белгілер енгізілді, құжаттарды қорғау құралдары

___________________ арқылы жойылды. (жоюдың түрі)

Лауазымның атауы __________________ қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолы)

Дата

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 25-қосымша
	Нысан

_____________________________________ мемлекеттік ұйымның атауы

АКТ

____________________ №_________________ (дата) Шығарылған жері (мемлекеттік тілде немесе басқа тілде)

	Бекітемін
	Ұйым басшысы
	лауазымының атауы
	_______ қолтаңбаның
	(өз қолы) толық жазылуы
	Дата

Қорғауға жататын пайдаланылмаған

баспа-бланк өнімдерін

жоюға бөлу туралы

Негіздеме: ұйым басшысының "......тексеру жүргізу туралы" (уақыты) № ____ бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).

Мына құрамдағы комиссия жасаған:

Комиссия төрағасы ____________________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі Комиссия мүшелері:

1.______________________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

2.______________________________________________ лауазымы, аты-жөні, тегі

_____________________________ байланысты ______________________________

(таратуға, қайта ұйымдастыруға) (мемлекеттік органның (ұйымның) ресми атауы

_____________________________________________ практикалық мәнін жоғалтқан

пайдаланылмаған баспа-бланк өнімдерінің мынадай түрлері жоюға іріктеп алынды:

Р/с №	Баспа-бланк өнімі түрінің атауы	Баспа-бланк өнімі данасының сериясы және нөмірі	Пайдаланылмаған даналардың саны	Ескертпе
1	2	3	4	5

Қорғауға жататын пайдаланылмаған баспа-бланк өнімінің жиыны __________ дана.

(санмен және жазбаша)

Комиссия төрағасы _____________________ қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолы)

Комиссия мүшелері __________________ қолтаңбаның толық жазылуы (өз қолдары)

Баспа-бланк өнімдерін есепке алу мен беру журналына белгі енгізілді,

пайдаланылмаған даналар саны _________________ салмағы _______ кг

(санмен және жазбаша) ______________________ арқылы жойылды. (жоюдың түрі)

Лауазымның атауы ____________________ қолтаңбаның толық жазылуы

(өз қолы)

Дата

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 26-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы

ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫ

___________ № _____________ (дата) (индексі) ┌ ┐

Бекітемін ________ жылға арналған

Ұйым басшысы лауазымының атауы ________ қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы Дата

Істің индексі	Істің (томның, бөліктің) тақырыбы	Істер (томдар, бөліктер) саны	Тізбе бойынша істің (томның, бөліктің) сақтау мерзімі және тармақ нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5

БҚҚ қызметі басшысы _______________________ Қолтаңбаның лауазымының атауы

(өз қолы) толық жазылуы Дата

Құрылымдық бөлімшелер басшыларының қолбелгілері

Ұйымның ОСК (СК) Мемлекеттік архив хаттамасымен мекемесінің СТК хаттамасымен келісілді келісілді (хаттаманың датасы мен нөмірі) (хаттаманың датасы мен нөмірі)

______________жылы жүргізілген істердің санаттары мен саны туралы қорытынды жазба

Сақтау мерзімі бойынша	Барлығы	Оның ішінде
		өтпелілер	"СТК" белгісімен
Тұрақты
Уақытша (10 жылдан жоғары)
Уақытша (қоса алғанда 10 жылға дейін)
Жиыны:

БҚҚ қызметі басшысы Қолтаңбаның

лауазымының атауы _____________ толық жазылуы

(өз қолы)

Дата

Жиынтық мәлімет ұйымның архивіне тапсырылды.

Мәлімет берген қызметкер Қолтаңбаның

лауазымының атауы _____________ толық жазылуы

(өз қолы)

Дата

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 27-қосымша
	Нысан

ІСТІҢ КУӘЛАНДЫРУ ПАРАҒЫ

№ _____ қор № ________ тізімдеме № _____ іс Іске ___________________ парақ тігілді (салынды) және нөмірленді, оның ішінде: парақтардың литерлі №____________________________ парақтардың есепке алынбаған № ___________________ нөмірленген таза парақтар __________________________ + ішкі тізімдеме парақтары __________________________ Нөмірлеуге жатпайтын салымдар мен қосымша түріндегі _____________________________________ құжаттар есепке алынады (құжаттардың түрлері және олардың саны)

Іс құжаттарын қалыптастырудың, ресімдеудің, физикалық жай-күйінің және есепке алынуының ерекшеліктері	Парақтар №
1	2
1. Брошюралар және басқа баспа басылымдар 2. Үндеухаттар 3. Газеттерден қиындылар 4. Ашық хаттар 5. Конверттер 6. Пошта маркалары 7. Елтаңбалық маркалар 8. Почта штемпельдері және басқалар 9. Арнайы пошта белгілері 10. Сүргіш, мастик мөрлері 11. Фотоқұжаттар 12. Карталар, жоспарлар, сызбалар және басқа да ғылыми-техникалық құжаттама 13. Суреттер, гравюралар, акварельдер 14. Танымал қайраткерлердің қолтаңбалары 15. Желімденген парақтар 16. Парақ бөліктерінің жойылуы 17. Өшуге айналған мәтін

Істің куәландырушы парағын толтырушы қолтаңбаның адамның лауазымының атауы ___________________ толық жазылуы (өз қолы) Дата

А4 (210Х297) форматы

Ескертпе.

1. Куәландыру парағы істегі парақтарды есепке алу және олардың нөмірлену ерекшеліктерін тіркеу үшін жасалады.

2. Куәландыру парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және істің соңына тігіледі.

3. Куәландыру парағында істің нөмірленген парақтарының саны санмен және жазбаша және "+" (қосу) белгісі арқылы бөлек іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтар саны көрсетіледі.

4. Куәландыру парағында іс құжаттарын нөмірлеудің, ресімдеудің және олардың физикалық жай-күйінің мынадай ерекшеліктері белгіленеді:

1) пошталық айналым құралдары (марканың барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланкілер, штемпельдер, мөртабандар, пломбалар);

2) мөрлер және олардың бедерлері;

3) танымал мемлекет және қоғам қайраткерлерінің, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;

4) фотоқұжаттар;

5) суреттер, гравюралар және акварельдер;

6) үлкен форматтағы құжаттар;

7) желімделген парақтар, құжаттардың бүлінуі;

8) фотосуреттер, құжаттар жапсырылған парақтар;

9) салымдары бар конверттер және олардағы салымдардың парақ (заттар) саны;

10) жеке нөмірлері бар құжаттар (соның ішінде баспа материалдары) және олардың парақ (бет) саны;

5. Егер істің бір парағында құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері бар болса, онда куәландыру парағының 2-бағанында 1-бағанның әрбір позициясына қарсы осы парақтың нөмірі қойылады.

6. Егер құжаттың бір парағында бірнеше марка және басқа да материалдар бар болса, онда 2-бағанда істің парақ нөмірінен кейін олардың саны жақшада көрсетіледі.

7. Егер істе жасалған материалдардың ерекшелігіне (шыны, металл, мата және басқалар) байланысты нөмірлеуге келмейтін заттар болса, онда 2-бағанда арасында осы зат тұрған парақтардың нөмірі көрсетіледі.

8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі кейінгі барлық өзгерістер (бүлінуі, құжаттардың түпнұсқаларының көшірмелерімен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы) тиісті актілерге сілтеме жасала отырып, куәландыру парағында белгіленеді.

9. Куәландыру парағы нөмірленбейді.

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 28-қосымша
	Нысан

№ _________іс құжаттарының

ІШКІ ТІЗІМДЕМЕСІ

Р/с №	Іс жүргізу индексі	Құжаттың датасы	Құжаттың тақырыбы	Іс парақтарының нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Жиыны _____________________________________________

құжат парағы (санмен және жазбаша) Ішкі тізімдеменің парақтар саны

________________________________ (санмен және жазбаша)Іс құжаттарының ішкі тізімдемесін толтырған қолтаңбаның адамның лауазымының атауы ____________________

толық жазылуы (өз қолы) дата

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 29-қосымша
	Нысан

Ұйымның құрылымдық бөлімшесінің істер тізімдемесі

Ұйымның құрылымдық Бекітемін бөлімшесінің ресми Құрылымдық бөлімше атауы басшысы лауазымының атауы _______________Қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы Дата _________жылғы (жылдардағы) №______тізімдеме

Р/с №	Істің индексі	Істің (томның, бөліктің) тақырыбы	Істің (томның, бөліктің) соңғы күні	Істің (томның, бөліктің) сақтау мерзімі	Істегі (томдағы бөліктегі) парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Тізімдемеге № ___ бастап №___ дейінгі ________________________ істер енгізілді, (санмен және жазбаша) оның ішінде: литерлі нөмірлер: қалып кеткен нөмір:

Тізімдеме жасаушы адамның қолтаңбаның лауазымының атауы ________________

толық жазылуы (өз қолы) ДатаБҚҚ қызметінің

Қолтаңбаның басшысы _________________ толық жазылуы (өз қолы) Дата

Ұйым архивінің Қолтаңбаның қызметкері _________________ толық жазылуы

(өз қолы) Дата

Ескертпе. Тұрақты сақталатын істер тізімдемесінде 5-баған толтырылмайды.

	А4 (210Х297) форматы
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 30-қосымша

Ескерту. Қағидалар 30-қосымшамен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

Нысан

	Бекітемін
	___________________________ (ұйым атауы)
	___________________________

(ұйымның құрылымдық бөлімшесі

басшысы лауазымының атауы)

____________________________

(ұйымның құрылымдық

бөлімшесінің атауы)

___________________________

(инициалдары, тегі)

__________________

(датасы)

Электрондық іс

Тізімдемесі

№ _______________

_________ жылдағы

____________________________

(іс санатының атауы)

Р/с №№	Электрондық іс индексі	Бөлік атауы, электрондық істің тақырыбы	Электрондық істің соңғы датасы	Электрондық істегі құжаттар саны	Электрондық істегі электрондық құжат көлемі	Электрондық істі сақтау мерзімі*	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

Аталған тізімдемеге № ___ – №___ ____________________ электрондық іс енгізілді

_________________________

________________ (тізімдемені жасаушы лауазымының атауы, тегі және инициалдары)

_______________ (датасы)

Келісілді**

СК отырысының хаттамасы

________________________________ (құрылымдық бөлімше атауы)

____________ № ____________

___________________________________ электрондық істі тапсырды.

________________________________

(электрондық істі тапсырған жұмыскер

лауазымының атауы, тегі және инициалдары)

_________________ (датасы)

___________________________ электрондық істі қабылдады.

______________________________

(электрондық істерді қабылдаған ұйым архив

қызметкері лауазымының атауы, тегі және инициалдары)

____________________ (датасы)

______________________________

* Тұрақты сақталатын істер тізімдемесінде 7-баған ресімделмейді.

** Құрылымдық бөлімшенің СК болған кезде толтырылады.

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 31-қосымша

Нысан

Бекітемін

________________________________

(ұйым атауы)

________________________________

(ұйым басшысы лауазымының атауы)

(инициалдары, тегі)

____________________

________________________________

(датасы)

______________ № ______________

_______________________________

(жасалған орны)

Ұйым архивіне электрондық істі қабылдау КЕСТЕСІ

Ескерту. Қағидалар 31-қосымшамен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

_____________жылы

Р/с №	Архивті толықтыру көзі – ұйымның және (немесе) ұйым құрылымдық бөлімшесінің атауы	Қабылдау мерзімі	Ұйым архивіне электрондық істі тапсыруға жауапты адам лауазымының атауы, инициалдары, тегі)	Ескертпе
1	2	3	4	5

_____________________________________

(ұйым архивінің басшысы

(ұйым архивіне жауапты адам)

лауазым атауы, тегі және инициалдары)

___________________

(датасы)

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 32-қосымша

Нысан

№ _________ электрондық істің электрондық түрдегі құжаттарының ішкі тізімдемесі

Ескерту. Қағидалар 32-қосымшамен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

Р/с №	Электрондық түрдегі құжаттың датасы	Электрондық түрдегі құжаттың тақырыбы	Сақтау объектілерінің (файлдар) саны	Сақтау объектілерінің жалпы көлемі (байтта)	Жалпы бақылау сипаттамасы	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Барлығы: ____________________ электрондық түрдегі құжат,

____________________ сақтау объектілері.

Электрондық істі сақтау объектілерінің жалпы көлемі

(электрондық істің электрондық түрдегі құжаттарының ішкі тізімдемесін жасаған адам лауазымының атауы)

(инициалдары, тегі) (датасы)

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 33-қосымша

Нысан

Ұйымды БҚҚ қызметінің электрондық құжаттары мен істерін қабылдау-тапсыру актісі

Ескерту. Қағидалар 33-қосымшамен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

Ұйымның ресми атауы Бекітемін
Ұйым басшысы лауазымының атауы
________________ Қолтаңбаның
(Жеке қолы) толық жазылуы
Датасы

№ АКТ

Электрондық құжаттарды

қабылдау-тапсыру туралы

__________ жылдардағы электрондық құжаттар мен оларға тіркеу карточкасын ______________________ тапсырды, ал _______________________ қабылдады: (тегі мен инициалдары) (тегі мен инициалдары)

Р/с №	Электрондық құжаттар индексі	Электрондық құжаттар саны	Файлдар саны	ЭЦҚ мәртебесі		Электрондық файл жадының көлемі	Сақтау мерзімі
				Бар	Жоқ
1	2	3	4	5		6	7

Барлығы қабылданды:

1) ___________________________ электрондық құжат.

(цифрмен және жазбаша)

Электрондық құжаттардың жай-күйі_________________________________

________________________________________________________________

(жай-күйдің жалпы сипаттамасы)

Тапсырды ________________________________________
(электронды цифрлық қолтаңба) немесе (қолы)

Қабылдады ________________________________________
(электронды цифрлық қолтаңба) немесе (қолы)

On approval of the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non-governmental the organizations

Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated October 31, 2018 No. 703. Abolished by the Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan dated September 11, 2023 No. 780.

Unofficial translation

Footnote. Abolished by the Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan dated September 11, 2023 No. 780 (effective after ten calendar days after the date of its first official publication).

In accordance with subparagraph 1) of paragraph 1-1 of Article 18 of the Law of the Republic of Kazakhstan "On the National Archival Fund and Archives", the Government of the Republic of Kazakhstan HEREBY RESOLVES:

Footnote. Preamble - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

1. To approve the attached Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non-governmental the organizations.

2. This decree shall come into force upon expiration of ten calendar days from the date of its first official publication.

Prime Minister of the Republic of Kazakhstan

B. Sagintayev

Approved by Decree no. 703 of the Government of the Republic of Kazakhstan dated October 31, 2018

Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems
in governmental and non-governmental the organizations
Chapter 1. General Provisions

1. These Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non-governmental the organizations (hereinafter referred to as the Rules) establish the procedure of documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non-governmental the organizations (hereinafter referred to as the organizations).

2. Organization, maintenance and improvement of the system of documentary management support, methodological guidance and control over compliance with the procedure for working with documents in the organization established by the authorized body in the field of archival affairs and documentary management support (hereinafter referred to as the authorized body) shall be carried out by a structural unit designed to implement tasks and functions for documentary management support (hereinafter referred to as the Management documentation support service). At the same time, it shall be forbidden to maintain unclassified and secret records in one structural unit.

Footnote. Paragraph 2 in the wording of the resolution of the Government of the RK dated 30.11.2020 № 809.

3. At an organization, where the staff list does not provide for the DSM Service, the obligations shall be entrusted to a responsible official.

4. The Rules shall not apply to documents containing information constituting the state secrets of the Republic of Kazakhstan.

Work on the creation of private keys of electronic digital signature (the procedure for generating, registering, issuing, storing, and destroying) for legal entities, governmental bodies or officials, the procedure for ensuring the secrecy and safety of electronic documents and private keys of electronic digital signature containing information constituting state secrets shall be determined by regulatory legal acts in the field of protection of state secrets.

The procedure for the work of governmental bodies with electronic documents of limited distribution marked "For official use" shall be determined by the Resolutions of the Government of the Republic of Kazakhstan dated September 14, 2004 No. 965 "On some measures to ensure information security in the Republic of Kazakhstan" and dated June 24, 2022 No. 429 "On approval of the Rules for classifying information as proprietary information of limited distribution and working with it".

Features of documentation, document management and use of the electronic document management system in special governmental bodies shall be determined by their heads.

Footnote. Paragraph 4 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

5. The following concepts shall be used in these Rules:

1) paragraph - a part of the text, which is a semantic unity, highlighted by an indent in the first line and starting with a lowercase letter, except for the first paragraph of the part, which begins with a capital letter (paragraphs end with a semicolon (except for the first and last paragraphs of the part);

2) means of cryptographic protection of information (hereinafter referred to as MCPI) - software or a hardware-software complex that implements algorithms for cryptographic transformations, generation, formation, distribution or management of encryption keys;

3) key information carrier - a specialized carrier in which cryptographic information protection tools are used to protect the stored private keys of an electronic digital signature, which have a certificate of compliance with the requirements of the national standard of the Republic of Kazakhstan 1073-2007 "Means of cryptographic information protection. General technical requirements" (level 3);

4) Certification Center of governmental bodies of the Republic of Kazakhstan (hereinafter referred to as CC of GB) - a certification center serving governmental bodies, officials of governmental bodies in information systems and other governmental information resources of governmental bodies of the Republic of Kazakhstan;

5) national certification center of the Republic of Kazakhstan - a certification center that provides means of electronic digital signature and registration certificates to individuals or legal entities for the formation of electronic documents in governmental and non-governmental information systems;

6) duplicate copy (letter) - a copy of the outgoing document remaining in the file of the author organization;

7) electronic copy of a document - a document that fully reproduces the appearance and information (data) of a genuine document in electronic digital form;

8) reference information - information (classifiers, directories, lists and others) based on regulatory documents and used to determine various characteristics of a document;

9) the owner of the registration certificate - an individual or legal entity in whose name the registration certificate is issued, legally owning the private key corresponding to the public key specified in the registration certificate;

10) electronic information resources - information in the electronic digital form contained on an electronic medium and in informatization objects;

11) protection of informatization objects - implementation of a set of legal, organizational and technical measures aimed at the safety of informatization objects, prevention of illegal and (or) unintentional access and (or) impact on them;

12) electronic document - a document in which information is presented in electronic digital form and certified through an electronic digital signature;

13) electronic document management - the exchange of electronic documents between governmental bodies, individuals and legal entities;

14) electronic document management system - an electronic document exchange system, relations between participants of which are regulated by the Law of the Republic of Kazakhstan "On Electronic Document and Electronic Digital Signature" and other regulatory legal acts of the Republic of Kazakhstan (hereinafter referred to as EDMS);

15) EDMS participant - an individual or legal entity, a governmental body or an official participating in the processes of collecting, processing, storing, transferring, searching and distributing electronic documents;

16) paper copy of an electronic document - a document on paper, obtained by extracting information (data details) from an electronic original, having fully reproducing information of a genuine electronic document, certified by an electronic digital signature created using the private key of an electronic digital signature, and all its details or part of them, and certified by a person with authority to certify this document;

17) original electronic document - a document certified (signed) by an electronic digital signature created using the private key of an electronic digital signature, initially generated in the format of an electronic document and not having a paper source original;

18) electronic registration control card - an electronic document with credentials about the document in the prescribed form, fixing its details;

19) format of an electronic document - the structure of the content of an electronic message, based on which an electronic document is formed;

20) means of electronic digital signature - a set of software and hardware used to create and verify the authenticity of an electronic digital signature;

21) metadata - structured data describing the context, content and structure of an electronic document, intended for its identification and search, as well as management processes throughout the entire life cycle of the document;

22) electronic media - a material media designed to store information in electronic form, as well as record or reproduction it using technical means;

23) electronic dossier - an independent unit of storage of electronic documents and their metadata, logically combined in the process of aggregation;

24) information package of electronic documents (files) - an information object of a certain structure, transmitted via network communications or telecommunications as a whole;

25) document form - a set of details identifying the author of an official written document;

26) electronic archive information system (hereinafter referred to as EA IS) - an organizationally ordered set of information and communication technologies, service personnel and technical documentation that implement certain technological actions through information interaction and are designed to solve specific functional tasks in the field of archiving and document management support.

Footnote. Paragraph 5 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Chapter 2. Procedure for documentation, preparation and execution of documents
Paragraph 1. Procedure for documentation and requirements to execution of documents

6. The language of work and record management of governmental the organizations and local government authorities of the Republic of Kazakhstan shall be Kazakh language; Russian language shall be officially used equally with Kazakh language.

Kazakh language and other languages when necessary, shall be used in the work of non-governmental the organizations.

7. Documents on paper shall be drawn up on white blank sheets of paper in A4 format (210 x 297 millimeters (hereinafter referred to as mm), A5 (148 x 210 mm) and shall have margins of at least:

1) left margin - 20 mm;

2) right margin - 10 mm;

3) top margin -10 mm;

4) bottom margin - 10 mm.

For double-sided printing, the back side of the document sheet:

1) left margin - 10 mm;

2) right margin - 20 mm;

3) top margin - 10 mm;

4) bottom margin - 10 mm.

Similarly, documents shall be compiled in electronic format.

Footnote. Paragraph 7 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

8. When drawing up a document on paper, document forms shall be used. The details on the forms of documents shall be arranged in a certain sequence in accordance with the layout of the details of documents in accordance with Annex 1 to these Rules. Forms of documents on paper and electronic templates of forms shall be identical in terms of the composition of the details, the order of their location, and the typefaces.

Electronic templates of forms of documents shall be protected from unauthorized changes.

Footnote. Paragraph 8 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

9. The following blanks of documents shall be used in an organization:

1) a blank of a letter of the organization in the form according to annex 2 to these Rules;

2) a blank of a certain type of a document of the organization in the form according to annex 3 to these Rules;

3) a general blank of the organization in the form according to annex 4 to these Rules.

The general blank of the organization shall be used for producing of any kinds of documents.

10. Forms of documents on paper shall be made in a typographical way using the means of operational printing or reproduced in electronic format directly when compiling the document.

Footnote. Paragraph 10 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

11. Paper forms of documents of governmental organizations with the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan are subject to accounting, for which, in the lower right corner of each copy of the document form, its number is affixed in a typographical way or by a numerator, and, if necessary, a series. Electronic forms are not subject to accounting.

Footnote. Paragraph 11 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

12. The blanks of documents shall be used strictly for its intended purpose, and shall not be transferred to other the organizations or other persons without corresponding authorization of the management of the organization.

13. Documents on paper shall be drawn up using a stamp that reproduces the name of the organization, by affixing its imprint in the upper left corner without using the letterhead of the organization or with the obligatory registration of the following details:

1) the official name of the organization that issued the document, or an imprint of a stamp reproducing the name of the organization that issued the document by putting it in the upper left corner;

2) the name of the type of document, except for a letter;

3) date of the document;

4) registration number (index) of the document;

5) the name of the position of the person who signed the document, the signature and the full length of the signature;

6) an imprint of the seal of the organization, if this legal entity, in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan, must have a seal.

Footnote. Paragraph 13 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

14. Internal documents on paper, except for orders, shall be drawn up on white sheets of paper.

Footnote. Paragraph 14 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

15. It shall be prohibited to issue a document in two or more languages on one form.

A document in the Kazakh language and an authentic document being created in Russian or another language, as well as in two or more languages, shall be each printed on separate forms (separate sheets) and drawn up with uniform details.

Documents in different languages must be authentic to each other and shall be assigned the same outgoing details.

Sheets of documents on paper (forms and annexes to them) shall be numbered through numbering in the upper part of the sheet in the center. In this case, the numbering is put down from the 2nd sheet from the serial number "2".

Footnote. Paragraph 15 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Paragraph 2. Procedure of execution of the details of a document

16. The State Emblem of the Republic of Kazakhstan shall be imaged on a blank of a document of governmental the organization in accordance with legislation of the Republic of Kazakhstan on state symbols of the Republic of Kazakhstan.

17. The emblem, logotype or trademark (service mark) shall be reproduced on a blank in accordance with constituent instruments of the organization.

The emblem, logotype or trademark (service mark) shall not be placed on a blank with the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan.

18. The name of the organization (including a branch, or representative office) shall include the name in accordance with the constituent documents, indicating the legal form.

The abbreviated name of the organization (including a branch, or representative office) shall be given in the case when it is fixed in the constituent documents and shall be placed in brackets below the full name.

When drawing up a joint document developed by two or more equal organizations, the names of organizations shall be arranged in alphabetical order of the names of organizations.

When drawing up a joint document developed by two or more organizations, the names shall be arranged in accordance with the hierarchy of organizations.

On a joint document on paper, seals shall be affixed by organizations for which, in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan, a seal is required.

Footnote. Paragraph 18 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

19. Name of a structural subdivision shall be specified in cases, when it is the author of a document and shall be placed below the name of the organization.

20. Name of the type of a document shall be printed in bold capital letters.

21. The date of the document shall be the date of its signature (approval) or event recorded in the document.

The document date shall be filled in by an official, signing or approving the document. For an electronic document flow, filling in a date by the system or manually by an authorized person shall be allowed.

Service marks on the document related to its passage and execution (familiarization) within the organization shall be dated and signed.

The document date shall be executed:

1) in legal acts, minutes, banking, financial, accounting documents and affecting the rights and interests of individuals and legal entities, in words and figures - the day of the month and year shall be in Arabic numerals, the month in words;

2) in other documents - in figures - the day of the month and the month by two pairs of Arabic numerals, divided by a point, the year - by four Arabic numerals.

22. The registration number (index) of the document shall consist of the index of the dossier according to the nomenclature of dossiers of the organization, and the serial number of the document in the registration and control form (hereinafter referred to as RCF). At the discretion of the organization, additional elements shall be included in the registration number (index).

The registration number (index) of a document compiled by two or more organizations shall consist of the registration number (index) of each of these organizations, separated by a slash in the order in which authors are indicated in the document.

It shall be prohibited to leave reserve registration numbers (indexes) of documents.

Continuous numbering shall be allowed in the electronic document management system.

Footnote. Paragraph 22 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

22-1. In the information-analytical system "Electronic appeals", the assignment of a registration number (index) to appeals, messages, requests, responses and proposals of persons shall be generated automatically and shall consist of an alphabetic index, as well as a unique number, including the year of registration and a through serial number of eight characters.

When redirecting appeals, messages, requests, responses and proposals between governmental and non-governmental organizations, as well as sending a response to the applicant, the registration number (index) of the document shall not change.

When filling out a response to the applicant, as well as writing off the document to the archive, a nomenclature dossier code shall be automatically generated in the electronic registration control card of the document, including:

organization index in the unified system of organizations;

index of the structural unit of the organization;

index of the nomenclature dossier on appeals, messages, requests, responses and suggestions of persons.

Footnote. Chapter 2 is supplemented by paragraph 22-1 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

23. The registration number and the date of a document to which the response is given shall be specified in the reference to the registration number (index) and the date of the incoming document.

24. Place of drafting or publishing of a document shall be indicated in accordance with the adopted administrative-territorial division and shall include only generally accepted abbreviations.

Place of drafting or publishing of a document shall be executed in accordance with the name of a locality, being the location of the organization- the author of the document.

25. Documents shall be addressed to organizations, their structural divisions, officials or individuals.

The requisite "Recipient" shall be written in lowercase letters, in bold type. The name of the organization and its structural subdivision shall be written in the nominative case, position, and surname of the person to whom the document is addressed - in the dative case.

When addressing a document to the head of the organization, its name shall be included in the name of the position of the addressee.

When addressing a document to an individual, the initial of the name and surname of the recipient, and his/her postal address shall be indicated.

In case of correspondence within the organization, it shall be allowed to indicate in the dative case only the initial of the name and surname of the official.

If the document is addressed to several organizations, they shall be indicated in a generalized way.

No more than four addressees shall be registered on one document. With a larger number of recipients, a list (register) of the distribution of the document is compiled. The words "Original" and "Copy" in the attribute "Recipient" shall not be used.

When a document is sent to non-permanent addressees, the "Address" requisite shall include a postal address, which shall be drawn up by the performer. Elements of the postal address shall be indicated in sequence in accordance with the Law of the Republic of Kazakhstan "On Post".

Footnote. Paragraph 25 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

26. The heading to the text of the document shall be executed in semibold type from the border of the left margin of the document without hyphenation and contain no more than 35 signs in each line. In a document with a heading of more than 5 lines, It shall be allowed to execute a heading the middle of the document. The point in the end of the heading shall not be written down.

The heading to the text of a document shall be formulated in accordance with the name of the type of a document and its content.

The heading to the text of a document less than 10 lines, as well as executed on a blank of A5 format shall not be composed.

27. For documents on paper, the seal of the organization shall certify the authenticity of the official's signature on the document. The seal of the organization shall be affixed after the name of the position of the person who signed the document, without capturing his/her signature.

This requirement shall not apply to organizations that, in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan, are not required to have a seal.

Footnote. Paragraph 27 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

28. The text of a document shall be executed as a questionnaire, a chart, a table, a connected text or a combination of these forms.

29. In the event if a document contains items, then the items shall be arranged in logical sequence, subject to chronology of the stages of solving the issue. Items with similar content of documents of significant volume shall be combined into chapters, several chapters - in sections, sections - in parts. In chapters with large volume, paragraphs shall be highlighted, in sections - subsections.

Items may be subdivided into sub-items. Inside items and sub-items there may be parts, highlighted by indentions.

Items, paragraphs, chapters, subsections and parts of documents shall be numbered by Arabic numerals with a point as follows: 1., 2., 3. and so forth.

Numbers of sub-items in items shall be designated by Arabic numerals with a bracket as follows: 1), 2), 3) and so forth.

Numeration of items, chapters and sections shall be consecutive, numeration of sub-items in an item, paragraphs in a chapter, subsections in a section shall be independent.

Designation of indentions by hyphenation or other signs shall not be allowed.

30. The text of a document shall be printed on a typewriter in one and a half line spacing or using computer devices with the size no. 14 of the font of Times New Roman, or Arial in one line spacing. In certain cases, as well as in executing tables, annexes, change of the sizes of fonts and line spacing shall be allowed.

When executing a document in two and more sheets, the second and subsequent sheets shall be numbered. The numbers shall be in Arabic numerals in the middle of the top margin of the sheet without punctuation signs.

The mark on the presence of an annex, named in the text of the document, shall include the number of sheets, copies, language of execution. The mark about the presence of an annex that is not named in the text of the document, shall additionally indicate its name, as well as the date and registration number (index). If there are two and more annexes, they shall be numbered. For electronic document flow, the number of copies shall not be required.

If the annexes to a document are stitch-bounded, the number of copies shall be specified.

If another document with Annex is attached to the document, the details of this document and the total Number of sheets shall be indicated in the mark on the availability of the annex. For example, “Annex: letter of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan of October 15, 2014 no. 3-5 / 151 and Annex thereto, totally on 7 pages, in Kazakh language".

If the Annex is sent not to all addressees, specified in the document, the mark of its availability shall specify the addressee, to which the Annex is sent.

31. The signature of a document in hard copy shall include:

1) Name of the position of a person, signed the document, the official name of a structural subdivision or the organization (if a document is not executed on a blank);

2) The personal signature and printed name (initial of name and surname).

The document shall be signed in lightfast ink. Signing of an original copy of a document by facsimile stamping shall not be allowed.

The right to sign documents of the organization shall be determined in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan, constituent instruments of the organization, the administrative documents of the organization’s head on delegation of powers or powers of attorneys to perform certain actions on behalf of the organization.

The electronic document shall be certified by the electronic digital signature of a person authorized to sign that document.

Issuance of a document (a letter) shall be subject to signing. Replacement of a document (a letter) by a copy of a document shall not be allowed. When signing a document by two and more persons, of equal positions, their signatures shall be arranged in alphabetic order of official names of the organizations or structural subdivisions.

When a document is signed by several officials, their signatures shall be arranged one under another in accordance with a decrease in the official hierarchy of positions.

The document drawn up by the commission shall not indicate the titles of the persons who signed the document, but their responsibilities as part of the commission.

Documents of the collegial bodies of the organization (collegiums, councils, maslikhats, boards) shall be signed by the chair and secretary (chair and the person, who made the record). Minutes of the hardware (operational) meetings of the organization and its structural divisions shall be signed by the presiding person.

If the official whose signature is pre-readied on the draft document is absent, then the document shall be reissued to the person performing his duties. To sign a document with the preposition “for” or writing down a slash before the name of position shall not be allowed.

32. Approval of a draft document shall be formalized with a visa on the document (internal approval) or a stamp of approval (external approval or agreement with the consultative and advisory and public bodies of the organization). For an electronic document, approval occurs through an electronic digital signature.

In case of internal approval, documents shall be endorsed by the executor (responsible executor), the head of his/her department, other interested officials, and the deputy head of the organization in accordance with the distribution of duties.

Visas shall be affixed on paper copies of documents remaining in the organization, on the front side below the signature. Draft administrative documents shall be endorsed on the first copy. It shall be allowed to endorse draft administrative documents on the reverse side of the last sheet.

The visa shall include the signature of the approver, the date, the transcript of the signature (initial name, surname), and the title of the position of the approver. Comments, dissenting opinions and additions to the draft document shall be drawn up on a separate sheet, about which a corresponding mark is put in the draft document.

External approval of the document shall be executed in lowercase letters with the stamp of approval, which is located in the lower-left corner of the last sheet of the document and consists of the words "Agreed", as well as the name of the position of the person with whom the document is agreed (including the name of the organization), personal signature and its decoding (initial name and surname), date of approval.

When a document is approved by two or more persons of equal positions, the approval stamps shall be located at the same level in alphabetical order of the official names of organizations. When a document is approved by several officials, the approval stamps shall be arranged in accordance with the descending hierarchy of positions.

If the agreement is carried out by a letter, protocol or another document, then the type of document in the instrumental case, the name of the organization in the genitive case, and the date and number (index) of the document shall be indicated in the approval stamp.

External approval of a document with several organizations shall be drawn up by an approval sheet in the form in accordance with Annex 5 to these Rules.

The approval of the draft document in electronic format shall be carried out in the EDMS or through the channels of information systems (hereinafter referred to as IS).

If the organization has an EDMS, the approval of draft documents shall be carried out in an automated mode by sending draft documents to persons appointed as approvers and formalizing the results of approval in the EDMS.

After the completion of the approval procedure (when creating the original document on paper), the approval sheet shall be printed from the EDMS, attached to the draft document and submitted for signature to the head of the organization (another authorized person).

Coordination of internal documents, the creation, storage and use of which is carried out through the EDMS, shall be carried out in the EDMS in electronic form.

When coordinating draft internal documents created on paper, visas shall be affixed directly to the draft document - IS.

Footnote. Paragraph 32 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

33. The stamp of approval of the document shall be located in the upper right corner of the first sheet of the document and is drawn up in lowercase letters.

When a document is approved by a specific official, the approval stamp shall consist of the following elements: the word "Approved", the title of the position, the signature, the transcript of the signature and the date of approval.

When a document is approved by two or more persons of equal positions, the approval stamps shall be located at the same level in alphabetical order of the names of organizations.

When a document is approved by a resolution, decision, order, or protocol, the approval stamp shall consist of the word "Approved", the type of the administrative document in the instrumental case, its date and number.

Footnote. Paragraph 33 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

34. The brief instruction shall be placed in the top part of the first sheet of the document on a free of text space. The brief instruction shall include initial(s) of name and surname(s) of the performer(s), the content of instruction(s), the period of execution, signature of the author of the brief instruction and the date.

Execution of a brief instruction on a separate blank (chip) specifying under the signature of a person, who wrote the brief instruction, incoming registration number (index), date of receipt and a mark about the details of the document, to which the brief instruction is related to (the author, reference number and the document date). The DSM Service shall register assignments in kind of brief instructions, sent to other the organizations.

On documents that do not require additional instructions prescribed actions and having a period of execution, the brief instruction shall specify the performer, signature of the author of the brief instruction, date.

In the events when the assignment is given to two and more persons, the main performer shall be the person, first specified in the assignment, unless as otherwise is specified in the brief instruction itself.

35. The mark about control over the execution of the document shall be designated by words or stamps “Bakylau” ("Бақылау"), “Bakylauga alyndy” ("Бақылауға алынды") and shall be stamped in the top left part of the first sheet of document beyond the textbox.

36. For certification of the compliance of a copy of a document with an original, below the detail "Signature", the certification endorsement "For a true copy" (without quotation marks), name of the position of a person, certified the copy, personal signature, printed name (initial of name and surname) of the signatory, impression of a seal of the organization (if any), date of certification shall be written down.

37. A hard copy of an electronic document shall be certified indicating that the primary document is an electronic document and there is a positive result of the procedure of verification of the electronic digital signature of a person, certified the electronic document. To certify a copy of an electronic document in hard copy and applying the information on the result of verification of the electronic digital signature, a stamp (of triangle shape) shall be used with a text "*** * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (the positive result of the procedure of verification of the electronic digital signature is received) and with indication of margins for the number of sheets and signature of the certifying person.

38. The electronic copy of a document shall be certified:

1) by the performer – in the event of enclosure of additional documents in hard copy when creating a draft of an electronic document;

2) the employee of the document support subdivision of a government agency - when registering a document, incoming only in hard copy.

The employees of the document support subdivision of a government agency and the post operator have the powers for certification of a hard copy of an electronic document created using the EDFS.

A hard copy of an electronic document shall contain:

1) text of a document;

2) mandatory mark "Copy of an electronic document" reflecting the results of the procedure of verification of the of electronic digital signature of a person, certified the electronic document;

3) name of the information system from which it has been received;

4) date of creation of a hard copy;

5) stamp with a text "*** * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (the positive result of the procedure of verification of the electronic digital signature is received), number of sheets and signature of the certifying person.

39. A mark about the performer of the document shall include the abbreviated word “Perf.”, initial of name and surname of the performer, his telephone number including the extension, e-mail address (if any) and shall be place on the face or back page of the last sheet of the document in the left bottom corner.

40. A mark about execution of a document and sending it to the file shall include the reference to the number and date of a document, certifying the execution (in the absence of such document - brief information about the execution), word “to the file", number of the file, where the document will be kept.

A mark about execution of a document and sending it to the file shall be placed on the bottom margin of the face page of the first sheet of a document, which shall be signed by the performer, with indication of the date of sending to the file.

41. The identifier of an electronic copy of the document in hard copy shall be the mark (footer), containing the name and version of the software, with the help of which the document has been created, placed on the face page of every sheet of the document.

42. A mark about the receipt of a document to the organization shall be placed in the right bottom corner of the face page of the first sheet of the document and shall contain the sequential number of the incoming document and the date of receipt (when necessary – hours and minutes).

43. An electronic document consists of two parts: informative part and details.

The informative part of an electronic document shall consist of one or several files in the following formats :

1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- graphical format;

2) RTF, DOCX - text format;

3) XLS, XLSX - table format;

4) PPT, PPTX - presentations;

5) RAR, ZIP - archived format.

The informative part of the draft acts of the President of the Republic of Kazakhstan in the EDFS shall be generated in PDF format only.

The informative part of an electronic document shall have the following details:

1) official name of the organization of the addresser;

2) reference data of the organization (legal address, telephone, fax, e-mail of the organization (if any));

3) name of the type of a document;

4) reference to the registration number and the date of incoming document;

5) place of drafting or publication of a document;

6) addressee;

7) label of approval of a document (if any);

8) heading to the text (if any);

9) text of a document;

10) the mark about the executor (name and telephone number of the executor) (in the national security bodies of the Republic of Kazakhstan the initials and telephone number of the executor shall be indicated);

11) electronic digital signature.

The details part of the electronic document shall be generated by drawing up an electronic registration control card (hereinafter referred to as the ERCC), in which the following details shall be used:

1) name of the type of a document;

2) document registration number;

3) index of the file register;

4) name and version of software, which is employed for creation of the document;

5) electronic digital signature;

6) question design;

7) Number of sheets of the main document and annexes;

8) the name of the addressee state body (in the National Security Committee of the Republic of Kazakhstan, the names of the subdivisions shall be indicated in accordance with the codes, with the exception of territorial bodies);

9) Name of the position addressee (if any);

10) surname of the addressee (if any);

11) the name of the executor (in the national security bodies of the Republic of Kazakhstan the initials of the executor shall be indicated);

12) telephone number of the performer;

13) mark about control;

14) a mark about execution of a document and sending it to the file;

15) a mark about availability or absence of the original paper document, a hard copy of an electronic document.

The use of additional details shall be established depending on the type of a document in accordance with these Rules.

Footnote. Paragraph 43 as amended with the resolution of the Government of the RK dated 30.11.2020 № 809.

44. When exchanging electronic documents between organizations, the list of mandatory details and the procedure for using the electronic digital signature of an electronic document shall be established by written forms of transactions in accordance with the Civil Code of the Republic of Kazakhstan, compliance with the norms of the Law of the Republic of Kazakhstan "On electronic document and electronic digital signature", these Rules.

Footnote. Paragraph 44 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

45. Electronic documents for storage shall be transferred according to the state standard ST RK "Document Management. Format of the files of electronic documents for long-term storage. Part 1. Using PDF 1.4 (PDF/A-1)".

Paragraph 3. Preparation and execution of orders

46. Orders draw up decisions of a legal nature, as well as on operational, organizational, personnel and other issues of the organization's activities in accordance with the forms in accordance with appendices 6-7 to these Rules.

The details of the order are:

1) the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan or the emblem, logo, or trademark (service mark) subject to the requirements of paragraphs 16, and 17 of these Rules;

2) the official name of the organization;

3) name of the type of document;

4) date of the order;

5) registration number of the order;

6) place of issue of the order;

7) title to the text;

8) text;

9) signature;

10) a note on the approval of the order;

11) an imprint of the seal of the organization, if this organization, in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan, must have a seal.

Draft orders shall be prepared and submitted by structural units based on instructions from the head of the organization, his/her deputy, or on their initiative. Draft orders on personnel issues shall be prepared by the personnel service in accordance with the labor legislation of the Republic of Kazakhstan.

Draft orders and annexes to them shall be endorsed by the executor and his/her immediate and supervising managers, as well as heads of structural divisions for whom the draft order provides for tasks and instructions whose competence is affected by the issues specified in the project.

Objections to the draft order that arise upon approval shall be set out in the certificate that is attached to the draft. If fundamental changes are made to the draft order during the approval process, then it shall be finalized and re-approved.

Orders of governmental bodies shall be developed and adopted in the Kazakh language, if necessary, their development may be carried out in Russian with the provision, if possible, of translation into other languages. Sheets of orders and appendices to them shall be numbered by continuous numbering at the top of each sheet in the center.

Orders are numbered sequentially within the calendar year. Orders for the main activity and personnel shall be registered separately in the relevant registers (databases). The letters "l/s" or "k" are added to the serial number of the order for personnel through a hyphen.

Copies of orders or their reproduced copies shall be certified by a seal (if any) indicating the date of certification and sent to the addressees in accordance with the distribution index, which shall be compiled and signed by the executor.

The text of the order shall consist of two parts: ascertaining (preamble) and administrative.

The ascertaining part (preamble) briefly outlines the goals and objectives, facts and events that served as the basis for issuing the order. If the order is issued based on another document, then the stating part shall indicate the name of this document in the genitive case, its author, date, number and heading. If an order on personnel matters is issued for violating the performance discipline of the personnel, then the ascertaining part shall indicate the clearly stated content of the disciplinary offense, as well as the norms and requirements of the acts that are the grounds for bringing to responsibility. When referring to a normative legal act registered with the justice authorities, the number under which it is registered in the register of state registration of normative legal acts shall be additionally indicated.

The preamble in draft orders shall end with the word "I HEREBY ORDER", which shall be written in capital letters, in bold type. It may not be moved to another line.

The administrative part shall contain a list of prescribed actions with an indication of the performer of each action and the deadlines for execution. If necessary, the administrative part shall be divided into paragraphs, subparagraphs and passages.

Actions of a homogeneous nature may be listed in one paragraph. Structural subdivisions or specific officials shall be indicated as executors. Information about the unit or official who is entrusted with control over the execution of the order shall be indicated in the last paragraph of the administrative part.

Familiarization of employees with orders on personnel matters shall be certified by the signature, surname and initials of employees, affixed below the requisite "mark about the approval of document" or on the reverse side of the order.

If the order is supplemented by an application, then the text about the addition of the order by the application shall be entered. When referring to applications, the application numbers shall be indicated, and assigned in the order in which applications are mentioned in the text of the act, except when there is one application to the order. The link to the application must match the name of the application itself. The requisite "mark on availability of an annex to the document" after the text of the order is not issued independently.

If the order, consisting of one sheet, is drawn up on the letterhead of the organization, the full name of the position of the person signing the document shall not be indicated in the "signature" details.

The joint orders shall indicate the full title of the posts, the surname and the initials of the jointly signing persons.

Footnote. Paragraph 46 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Paragraph 4. Procedure for preparation and execution of the minutes

47. The protocol shall be drawn up based on the notes made during the meeting (sessions, meetings), submitted abstracts of reports and speeches, certificates, draft decisions and other materials in the form in accordance with Annex 8 to these Rules.

The protocol, drawn up within the organization and not beyond its limits, shall not be drawn up on a form.

The details of the protocol are:

1) the official name of the organization and (or) structural unit;

2) name of the type of document;

3) date;

4) registration number of the protocol;

5) place of publication of the minutes;

6) stamp of approval (in some cases);

7) protocol header;

8) text;

9) signature.

Protocols shall be drawn up in full or short form.

The text of the full protocol shall consist of two parts: introductory and main.

In the introductory part, after the heading of the minutes, the initials of the names and surnames of the chairman, the secretary of the meeting (conference), the list of those present (if the number of those present exceeds 10 people, the list of those present is drawn up in an annex to the minutes) shall be indicated.

In the minutes of the meeting of the consultative and advisory body, the members present are listed personally by last name in alphabetical order. After that, the names of those invited are recorded, indicating their position and the name of the organization.

The introductory part ends with the agenda (a list of issues under consideration, listed in order of their importance) indicating the speaker (the initial of his/her name, surname, and position) for each item on the agenda. Each question is printed from a paragraph, numbered with an Arabic numeral and its name begins with the preposition "On". If the agenda is drawn up as an Annex to the minutes, the record "The agenda is attached" is made in the minutes before the text.

The main part of the protocol consists of sections corresponding to the agenda items. Each section consists of three parts: "HEARD", "SPOKE", "RESOLVED" ("DECIDED"), which are printed from the left margin in capital letters.

The adopted decision shall be printed in full; if necessary, the results of the vote shall be given.

The content of the dissenting opinion expressed during the discussion is recorded in the text of the protocol after the relevant resolution (decision).

In the section "HEARD" the initials of the name and surname of the speaker are given, the main content of the reports and speeches is placed in the text of the protocol or attached to it, in the latter case, a footnote "The text of the speech is attached" shall be drawn up in the text.

The section "HEARD" shall contain the text of the speech. At the beginning of the text, from a new line in the nominative case, the initial of the name and surname of the speaker shall be indicated. The record of the speech shall be separated from the name by a dash. The speech is written in the third person singular. If the record of the speech or the text of the report is made in the form of an annex to the protocol, after the surname the marks "Record of the speech is attached", "Text of the report is attached" shall be indicated.

In the section "SPOKE" the initials of names, surnames, the content of the information (report) of the speakers shall be indicated in the order in which they sounded at the meeting.

Questions to the speakers and their answers shall be recorded as they are received and recorded in the same sequence, while the words "Question", "Answer" are not written, but the initial of the name and surname of the person from whom the question or answer was received.

The section "RESOLVED" ("DECIDED") shall reflect the decision made on the issue under discussion. The operative part uses indefinite verbs.

The text of the brief protocol consists of two parts: introductory and main. The agenda is not indicated in the introductory part.

The main part of the short protocol includes the names of the issues under consideration and the decisions taken on them.

The name of the question is numbered and begins with the preposition "On", aligned to the center of the line and underlined with one line below the last line. Below the line are the names of the officials who spoke during the discussion of this issue. Then the decision made on the issue shall be indicated.

The title of the protocol includes an indication of the type of collegial activity and the name of the collegial body in the genitive case (for example a meeting of employees, a meeting of the council).

The protocol is signed by the chairman and the secretary (the chairman and the person who made the recording). The date of the minutes is the date of the meeting. If it lasted several days, then the dates of the beginning and end of the meeting are indicated through a dash.

Minutes shall be assigned sequential numbers within the clerical year separately for each group of minutes - minutes of meetings, board meetings, minutes of technical, scientific and expert councils, and others. Minutes of joint meetings have composite numbers, including serial numbers of minutes of organizations participating in the meeting.

Copies of the protocols or adopted decisions in the form of extracts from the protocols shall be sent to interested organizations and officials in accordance with the distribution index. The distribution index, which is approved by the head of the structural unit, is compiled and signed by the responsible executor of the unit that prepared the consideration of the issue. Copies of the protocols and extracts from them shall be certified by the seal of the organization (if any).

Footnote. Paragraph 47 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Paragraph 5. Procedure for preparation and execution of an act

48. The content of an act shall be the information, supporting the established facts or events (delivery-acceptance of works; acceptance-transfer of material valuables, documents; inspection of objects for fire safety, labour conditions; test (commissioning) of samples, systems, technologies; assigning to destruction of material valuables, documents; violation of the established rules (requirements); investigation of emergencies, accidents; liquidation of an organization; performed works; rejection; inspection; verification; provision of services and other). An act shall be drafted by several persons, confirming this fact.

The act shall be executed on a blank in the form according to annex 9 to these Rules. The act, drafted within the organization and kept within it, shall not be executed in a blank.

The details of an act shall be:

1) the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan or an emblem, logotype, trademark (service mark) subject to the requirements of items 16, 17 of these Rules;

2) official name of the organization;

3) name of the type of a document;

4) date;

5) registration number (index) of an act;

6) place of signing of an act;

7) stamp of approval (in certain cases);

8) heading of an act;

9) text;

10) signature.

The text of an act shall consist of introduction and recitals.

In the introduction, the grounds for drafting of an act shall be indicated, the draftsmen and the persons present shall be specified.

The recitals of an act shall contain the essence of the established facts, methods by which verification is conducted, its results, as well as summaries, proposals, conclusions of the commission. If necessary, the text of the establishing part of an act shall be divided into paragraphs.

In the end of the recitals, the number of copies of an act and the location of every copy shall be specified, thereafter a mark about the existence of annexes to the act shall be executed (if available).

In the end of the recitals, the mark about the number of copies of an act and location of every copy, thereafter - a mark about the existence of annexes to the act (if available).

The act shall be signed by the chair and the members of the commission, or a person(s) drafted the act. Surnames, initials of persons, signed the act shall be executed in the alphabetic order by surname, their positions shall not be specified.

Familiarization of persons with the act shall be made against signed acknowledgement. A person disagreeing with the content of the act, shall sign it with a reservation and the reasons for his disagreement. A minority opinion of a member of the commission shall be executed on a separate sheet and shall be enclosed to the act.

Paragraph 6. Procedure for preparation and execution of a statement

49. The content of a statement shall be the information, which describes the facts, events or information. Statements sent beyond the organization, shall be drafted on a general blank. The internal statement shall be executed on white sheets of paper without using of a blank. The statement shall be executed in the forms according to annexes 10-11 to these Rules.

The details of the certificate shall be:

1) the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan or an emblem, logotype, trademark (service mark) subject to the requirements of items 16, 17 of these Rules;

2) official name of the organization;

3) name of the type of a document;

4) date;

5) registration number (index) of the statement;

6) place of publication;

7) addressee;

8) heading to the text;

9) text;

10) signature;

11) mark about the approval (wherever necessary);

12) impression of a seal(if any);

13) a mark about the performer.

The texts of statements issued to the citizens to confirm the place of employment, position, salary and other information shall start from indication of surname, name, patronymic (if any) in the subjective case, on which the information is stated. In the end of the text or in the right top corner, the name of the organization where the statement is given shall be specified.

The text of such statement shall not use the phrases: "This statement", "actually lives (studies, works)".

In the event if the statement is signed by the performer, the detail "a mark about the performer" shall not be specified.

Paragraph 7. Procedure for preparation and execution of a letter

50. A letter shall be executed on a blank of a letter of the organization in the form according to annex 12 to these Rules and shall contain the following details:

1) The image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan or emblem, logotype, trademark (service mark) subject to the requirements of items 16, 17 of these Rules;

2) official name of the organization;

3) date;

4) reference registration number (index) of a letter;

5) reference to the registration number and the date of incoming document (if it is a letter of response);

6) addressee;

7) heading to the text;

8) text;

9) mark about the availability of attachment;

10) signature;

11) mark about the approval (if necessary);

12) a mark about the performer.

Official letters signed by the heads of two and more the organizations shall be executed on a sheet of paper of A4 format. At the same time, the date about the name of the organizations, signed the letter shall be included into the name of position in the detail "signature".

Marks about the agreement of the letter shall be written down at the release of a letter.

The text of the letter shall have one or two logical parts. A letter consisting of one part shall be a request without explanation, reminder without a preamble, a message without the grounds.

If a text of the letter consists of the recitals and final, the first part shall state the reason, grounds or substantiation of the drafting of a letter, it shall provide references to documents, being the grounds for preparation of the letter, conclusions, offers, requests, decisions shall be stated in the second part.

Reverse constructions of the text (conclusion – statement) are possible in letters of refusal.

The following forms of reporting shall be used in letters:

1) in the first person plural (for example: "We kindly request", "Herewith we send you");

2) in the first person singular (for example: "I kindly ask you to send”, "I deem it necessary");

3) in the third person singular (for example: "The ministry has no objections").

Chapter 3. Procedure of document management, the organization of document
flow in government and non-government the organizations
Paragraph 1. Procedure of processing of incoming documents

51. Documents, received by the organization, shall pass a primary processing, preliminary review, registration, consideration by the management and shall be delivered to the performers.

52. Acceptance, initial processing of documents and preliminary review shall be carried out centrally by the DSM Service.

53. Primary processing of incoming documents is to verify the correctness of delivery to the destination, the integrity of the packaging and attachments, fixation of the fact of the receipt of documents in the organization and preparing them for transfer to the destination.

If a document is incomplete or damaged, the corresponding marks are put in the bottom field of its last sheet in the RCF and a free-form act shall be drawn up in triplicate. One copy shall be sent to the sender, the second shall remain in the DSM Service, the third shall be transferred to the performer of the document.

Envelopes shall not be destroyed in cases when the address of the sender, the date of sending and receipt of the document, as well as upon receipt of personal documents are determined only according to them.

Envelopes marked “Personally” without opening shall be transmitted to the destination. Mistakenly delivered correspondence shall be returned to the post office.

54. At preliminary review of documents, they shall be sorted into registered and non-registered ones. The list of non-registered documents shall be developed on the basis of an approximate list of documents not subject to registration with the DSM Service, according to annex 13 to these Rules, and shall be approved by the head of the organization.

Non-registered documents shall be transferred to the corresponding structural units of the organization.

55. Registered documents after their registration in the RCF shall be submitted for consideration to the management of the organization or a structural subdivision (official) for making a decision.

With the immediate execution of the received document, it shall be allowed for the performer to be familiarized with its content before the document is reviewed by the management of the organization (of a structural subdivision).

56. Appeals, messages, requests, responses and proposals of individuals and legal entities shall be taken into account centrally and registered in the RCF on the day they are received by the organization separately from general documents in the manner established by the governmental body, carrying out statistical activities within its competence in the field of legal statistics and special accounts.

Footnote. Paragraph 56 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

57. During the preliminary review, the received documents shall be divided into those requiring mandatory review by the management of the organization and not requiring it. Documents that do not require mandatory review by management shall be sent directly to structural units or to responsible performers.

If it is necessary to immediately execute the received document, it shall be allowed for the performer to get familiarize with its content before the document is reviewed by the management (of a structural subdivision).

58. Preliminary review of documents shall be carried out based on an assessment of their content, authorship, complexity and novelty of the questions posed based on the distribution of responsibilities established by the organization.

59. Documents received from the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan, the Parliament of the Republic of Kazakhstan, the Office of the Government of the Republic of Kazakhstan, central and local governmental bodies, a higher organization, appeals, messages, requests, responses and proposals of individuals and legal entities are subject to mandatory consideration by management.

Footnote. Paragraph 59 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated March 17, 2023 No. 236 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

60. The documents reviewed by the management of the organization (of a structural subdivision) shall be returned to the DSM Service, where the contents of the resolutions shall be entered into the RCF, and the documents shall be transferred to performers against the signed acknowledgement.

The document, the execution of which is assigned to the subordinate (s) the organizations (- s) or several structural divisions, shall be transferred to them simultaneously in copies with the corresponding mark in the RCF. The original shall be transferred to the performer, first specified in the resolution.

Telegrams received shall be accepted against signed acknowledgement with the date and time of acceptance, shall be , and then shall be transferred to management and execution.

The text of the received telephone message shall be recorded (printed) by the recipient, recorded and promptly transferred to the manager to whom it is addressed.

When receiving a telephone message, the following details shall be executed: text, sender, name of the person who signed the document, date, number, Name of the position, initial of name and surname. In addition, the positions and the names of the persons who transmitted and received the telegram, the hours and the minutes of acceptance and transfer shall be specified.

61. When solving issues without drawing up additional documents, the performer shall make notes on the RCF document and on the receipt dates (if there was a time interval between the receipt of the document and its delivery to the contractor), intermediate execution dates (request for information, telephone conversations and others), date and results of the final execution.

62. When an electronic document is received by the DSM Service, an authentication procedure of electronic digital signature shall be performed using the public key of electronic digital signature and means of cryptographic information security that implement the process of generating and verifying electronic digital signature (electronic digital signature tool) and passed the confirmation procedure matching in accordance with the procedure, established by the legislation of the Republic of Kazakhstan in technical regulation.

63. In case of discrepancies of electronic digital signature after conducting the verification procedure of electronic digital signature using the means of electronic digital signature (hereinafter referred to as a negative result of authentication of electronic digital signature), the electronic document shall be considered as not received, whereof the recipient of the electronic document shall send a notice-receipt, being an electronic document with a mark “not accepted”, signed by a the DSM employee, indicating the reason for non-acceptance of the document.

Upon receipt of confirmation of (establishment) authenticity of electronic digital signature using the means of electronic digital signature after the verification procedure of electronic digital signature (hereinafter referred to as positive authentication result, of electronic digital signature), the electronic document shall be subject to initial processing.

64. The initial processing of an electronic document shall include the verification of:

1) validity of registration certificates of electronic digital signature and public key of electronic digital signature, with the use of which the electronic document was certified;

2) all details of the electronic document;

3) powers of the status of all persons, whose electronic digital signature was used to certify the electronic document.

65. Registration of an electronic document by the DSM Service shall be made upon determining the electronic document sender and the integrity of the content by conducting a verification procedure of electronic digital signature and receiving a positive result of the verification of electronic digital signature of the official of a government agency (the organization) used to certify electronic documents issued by it within his powers

66. Registered documents after their registration in RCF and ERCC shall be submitted for consideration to the management of the organization or to the structural unit (official) for making a decision.

If it is necessary to execute immediately the received document, it shall be allowed for the performer to be familiarized with its content before the document is considered by the management (of a structural subdivision).

67. Upon receipt of an incoming document sent only on paper, the DMS service reproduces in electronic digital form (scans) the received document, and all its applications into one electronic dossier of the same format and certifies with the employee's electronic digital signature.

Footnote. Paragraph 67 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

68. Receipt and registration of an electronic document shall be confirmed in the EDFS by sending to the sender a notice-receipt - an electronic document containing data on the delivery and the following marks (hereinafter referred to as the notice-receipt):

1) data about the sender of the notice-receipt;

2) date, time of receipt of electronic document;

3) registration date and registration number assigned in the EDFS of the recipient of the electronic document;

4) electronic digital signature of the DSM of a government agency (the organization) recipient (after registering an electronic document);

5) information about the responsible performer of a government agency (recipient the organization).

The government agency (the organization) - recipient shall ensure the relevance and accuracy of data on the responsible performer of the electronic document.

69. An electronic document shall be considered undelivered to the recipient if the sender has not received the notice-receipt about acceptance of the electronic document.

70. If the notice-receipt is not received by the sender within one working day after the electronic document is sent, the sender shall notify the recipient of the absence of confirmation of receipt of the electronic document using other means of communication.

Upon receipt of a paper document that is already registered in the electronic document format and is being processed, the DSM Service will mark the receipt of document on the paper document. In the previously created electronic registration card of this document a mark on the availability of a paper document shall be made..

71. The documents reviewed by the management of the organization (structural unit) are returned to the DMS service, where the contents of the resolutions are entered into the RCF and ERCC, and the documents are transferred to the executors

The document, the execution of which is entrusted to subordinate organizations and (or) several structural divisions, shall be transferred to them simultaneously in copies with a corresponding mark in the RCF and ERCC. The original shall be handed over to the performer named first in the resolution unless otherwise provided in the resolution itself.

Transfer of electronic documents to executors shall be carried out utilizing EDMS.

Received telegrams are accepted against receipt with the date and time of receipt, are registered, and then transferred to management for consideration and execution.

The text of the received telephone message shall be recorded (printed) by the recipient, registered and promptly transmitted to the head to whom it is addressed.

When receiving a telephone message, the following details shall be drawn up: text, sender, name of the type of document, date, number, position, initials of the name and surname of the person who signed the document. In addition, the positions and names of the persons who transmitted and received the telephone message, hours and minutes of reception and transmission shall be indicated.

Footnote. Paragraph 71 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

72. When solving issues without drawing up additional documents, the performer shall make notes on the document and RCF and ERCC: on the date of receipt (if there was a time interval between the receipt of the document and its delivery to the performer); intermediate execution dates (request for information, telephone calls and others); date and results of final execution.

All marks on the document shall be placed on free of text spaces.

Paragraph 2. Procedure for processing of outgoing documents

73. The processing of outgoing documents shall be carried out by the DMS service.

All drafts of outgoing documents shall be necessarily coordinated by the DMS service, which checks the correctness of all the details, including the index according to the nomenclature of the dossier, and the presence and completeness of the applications indicated in the main document. Incorrectly executed documents shall be returned to the contractor.

Footnote. Paragraph 73 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

74. Signed documents shall be registered and shall be sent to the addressee (addressee) on the day of their signing (approval) or no later than next business day, telegrams and telephones - immediately.

The EDFS shall allow for automatic assignment of the registration number and document date when signing an electronic document with EDS.

75. The originals of the executed paper documents along with the release of the document shall be transferred to those structural subdivisions or subordinate the organizations that have been key performers and shall make the formation of the corresponding cases according to the nomenclature of cases.

76. Before sending an electronic document, the correctness of its registration shall be verified (availability of the mandatory details of the electronic document), including the verification procedure of electronic digital signature, verification of positive result of electronic digital signature and registration certificates.

Responsibility for compliance of the content of electronic document with the original paper document shall bear the government agency (the organization) - the sender.

77. If a document sent to another the organization must be returned, then on a text-free space, the upper right corner of the first sheet of the document on paper shall be stamped, or a note about return shall be made, the same note shall be made in RCF and ERCC.

Paragraph 3. Procedure for internal documents flow

78. Internal documents flow at the stages of their preparation and execution shall conform to the flow of outgoing documents, at the stage of execution - of incoming documents.

79. Transfer of internal documents between structural subdivisions shall be made by officials, responsible for documentation provision of management in the structural subdivisions. Documents shall be transferred with the relevant mark in RCF.

Documents created during the process of communications between executive bodies and their subordinate the organizations, as well as between executive bodies, financed from local budget shall not be included into the composition of internal documents.

Paragraph 4. Procedure for registration of documents

80. Document that require accounting, execution and use in information-reference purpose shall be subject to registration.

81. Registration of documents shall be performed centrally by the DSM Service.

82. Documents flow in the organization from the time of their creation or receipt to completion of execution, sending, formation of a file and submission to the archives shall form the document flow.

83. The volume of the document flow shall be determined by the general number of incoming, outgoing and internal documents for a month, quarter, year.

A document without consideration of copies shall be accepted as a unit of calculation of the number of documents.

84. In organizations with a document flow volume of more than 2,000 documents per year, decentralized registration of documents shall be allowed, in which the documents submitted for consideration by the organization's management, organizational documents, appeals, messages, requests, responses and proposals of individuals and legal entities, correspondence signed by the management, the structural subdivisions shall register documents addressed to these structural subdivisions.

Footnote. Paragraph 84 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

85. Registration and acceptance of original paper documents, hard copies of an electronic document, received from EDFS participants, shall be made only if the corresponding electronic documents are available.

86. Documents shall be registered in the organization once: incoming - on the day of receipt, outgoing and internal - on the day of signing (approval).

Documents that are not completed by paperwork or require a long period of execution are not subject to re-registration.

When transferring a document for execution (familiarization) from one department to another, a new registration number shall not be assigned.

On the bottom side of the last sheet of the document or its reverse side, as well as in the RCF, the date (if necessary, the time) of the transfer shall be affixed.

Documents, including appeals, messages, requests, responses and proposals on the same issue, sent to different addressees and received for consideration by one organization during the calendar year, are recorded under the registration number of the first document, message circulation, request, response and sentences with the addition of a serial number, affixed through a slash (fraction) or dash.

A document shall be considered re-issued, including appeals, messages, requests, responses and proposals received from the same addressee (addressees) on the same issue at least twice.

Footnote. Paragraph 86 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

87. Registration of incoming or outgoing documents -responses shall be made in the RCF of the initiative documents.

Registration of outgoing documents (initiative and response) is carried out in a uniform RCF of outgoing documents.

88. The following RCF shall be used in the organization:

1) incoming documents registration card, outgoing documents registration card and internal documents registration card in the form according to annex 14 to these Rules;

2) Register of incoming documents, Register of outgoing documents and register of internal documents in the form according to annex 15 to these Rules.

89. The following composition of information about a document subject to mandatory registration:

1) name of the organization (an author or a correspondent);

2) name of the type of a document;

3) date and registration number (index) of the incoming document;

4) heading to the text (synopsis of a document);

5) resolution (performer, content of the instructions, author, date);

6) date of execution of the document;

7) signature of the performer about receipt of a document;

8) a mark about execution of a document and sending it to the files.

The composition of the required information depending on the character of the document and the tasks of using information, if necessary, shall be supplemented by other information (availability of applications, number of sheets, movement of the document within the organization, transfer of dates of execution of the document).

90. Information about documents, received during their registration shall enter to the information-searching system, which includes card-catalogues and classification directories.

91. RCF shall make up the following registry:

1) by correspondents;

2) by types of documents;

3) by authors of documents;

4) control;

5) codification;

6) on appeals, messages, requests, responses and proposals of individuals and legal entities;

7) others, depending on the tasks of information retrieval.

Footnote. Paragraph 91 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

92. EDFS participants shall use uniform reference information. The regulation and amendment of regulatory reference information concerning the organizational and administrative documentation shall be performed by the authorized body.

93. The fields of the database record of the automated information retrieval system must fully comply with the parameters of the subsequent rapid search for documents and control over the execution of documents.

Paragraph 5. Procedure for use of electronic digital signature

94. EDFS participants shall ensure authenticity and integrity of electronic documents by:

1) integration (interoperability) in the EDFS of the means of cryptographic information security, implementing the process of formation and verification of electronic digital signature (means of electronic digital signature), as well as passing the procedure of confirmation of compliance in accordance with the procedure, established legislation of the Republic of Kazakhstan in technical regulation;

2) observance of electronic documents access rights differentiation.

95. The EDFS participants should:

1) keep in secret the official information that comes to their knowledge in the process of work with the means of cryptographic protection of information;

2) keep in secret the content of privacy (secret) keys of the means of electronic digital signature (means of cryptographic protection of information);

3) ensure safety of the key medium of information and other documents about the keys of electronic digital signature, issued with these information media;

4) synchronize time on personal computers with the reference time;

5) not to operate programs (including viruses) on personal computers that disrupts the functioning of the means of electronic digital signature, in accordance with the requirements for the use of the means of cryptographic information security.

96. Execution of electronic documents in the EDFS of government agencies shall use only those privacy (secret) keys of electronic digital signature, which comply with the public keys of electronic digital signature, having actual registration certificates issued by the CC OF SB.

97. Procedure of the use of electronic digital signature in the EDFS shall be as follows:

1) formation of electronic digital signature to sign electronic documents shall be performed using:

one or several electronic digital signatures of officials of government agencies when certifying electronic documents issued by them within their authority;

one of electronic digital signature of an employee of the subdivision of documentation support;

2) formation of electronic digital signature of officials of a government agency certifying electronic documents issued by them within their authority:

an official of a government agency certifying electronic documents issued by him within his authority, shall certify (sign) the text of a document (attached file(s)) before its registration using the electronic digital signature, which ensure authenticity and integrity of the text of a document;

formation of an electronic digital signature of an official of a government agency when certifying electronic documents issued to them within their authority (the first of electronic digital signature) shall be carried out using means of cryptographic protection of information that implement the electronic digital signature formation and verification process digital signature), a key information means of cryptographic protection of information and a registration certificate obtained in the CC OF SB;

3) use of electronic digital signature by the DSM employee for sending electronic document between government agencies:

the electronic digital signature of an employee of the DSM Service shall certify (sign) the an electronic registration card (unique identifier, assigned from the EDFS, document date, author of the document and electronic document, certified by the electronic digital signature of an official of a government agency).

The formation of the electronic digital signature of the employee of the documentation support division shall be carried out using the means of cryptographic protection of information, implementing the processes of formation and verification of the electronic digital signature (means of electronic digital signature), the key medium and the registration certificate obtained in CC OF SB.

97-1. If, when organizing archival documents, the facts of determining a negative result of checking an electronic digital signature in electronic documents of a permanent and temporary (over 10 years) storage term are revealed, they are verified with paper originals. Based on the results of the reconciliation, electronic copies of the document that have paper originals shall be certified by an electronic digital signature of the head of the structural unit in charge of the issues of the preschool educational institution and (or) the departmental archive.

In the absence of paper originals, electronic documents of a permanent and temporary (over 10 years) period of storage are subject to transfer to a departmental archive with a corresponding mark.

Footnote. Chapter 3 is supplemented by paragraph 97-1 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Paragraph 6. Provision of EDFS Information Security

98. Information security of hardware, software, and telecommunications support of the EDMS shall be regulated by the relevant regulatory legal acts of the Republic of Kazakhstan in the field of unified requirements for information and communication technologies and information security.

The functioning of the EDS, the unified transport environment of governmental bodies, the CC GB, the list of participants in the EDS, their duties, and responsibilities shall be determined and carried out with the fulfillment of information security requirements in accordance with contracts for joint work to ensure information security between the customer organization, governmental bodies and operating organizations (organizations-executors).

Footnote. Paragraph 98 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

99. The means of cryptographic protection of information, implementing the process of formation and verification of electronic digital signature, shall be used in strict accordance with their operational documentation and rules of use.

100. Documents, containing information that constitutes state secrets, shall not be subject to acceptance, processing, storage and transfer via the EDFS.

Paragraph 7. The procedure for control over the execution of documents

101. Control over the execution of documents shall include putting the document under control, regulating the progress of execution, removing the executed document from control, sending the executed document to the dossier, recording, summarizing and analyzing the progress and results of the execution of documents, informing management about the status of the execution of documents. Information on the execution of documents subject to control, and appeals, messages, requests, responses and proposals of individuals and legal entities are filled in in accordance with Annexes 16 and 17 to these Rules.

Document execution control shall include the following steps:

1) setting documents for control;

2) checking the timeliness of bringing documents to the executors;

3) preliminary check and regulation of the progress of execution;

4) removal of the document from control;

5) sending the executed document to the dossier;

6) accounting, generalization and analysis of the results of control over the execution of documents;

7) informing the management about the progress and results of the execution of documents.

Footnote. Paragraph 101 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

102. All registered documents requiring execution, including those of previous years, which for various reasons were not executed and transferred for the current year, shall be subject to control. In these cases, re-registration of documents shall not be carried out, and the RCF shall indicate the newly established terms.

102-1. The Government of the Republic of Kazakhstan shall monitor the timeliness and quality of the implementation of the orders of the President of the Republic of Kazakhstan, the Management of the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan based on the results of regional trips, international and socially significant events given to the Government of the Republic of Kazakhstan, organizations.

Footnote. Paragraph 7 as added with the paragraph 102-1 in accordance with the resolution of the Government of the RK dated 30.11.2020 № 809.

103. The acts and instructions of the President of the Republic of Kazakhstan, Management of the Executive Office of the President of the Republic of Kazakhstan, subject to the established terms for execution, shall be put on the following types of control:

1) urgent - with notes: “most urgent” - within three working days, “urgent”, “accelerate” - up to ten working days;

2) short term - from ten working days to one month;

3) medium term - from one to six months;

4) long term - over six months.

The terms for the execution of instructions established in the acts and instructions of the President of the Republic of Kazakhstan, the Executive Office of the President of the Republic of Kazakhstan, shall be calculated in working days from the day of their receipt by the organization.

In cases where terms are not specified in instructions, they shall be executed within a month with the introduction of information to the President of the Republic of Kazakhstan, the Executive Office of the President of the Republic of Kazakhstan.

103-1. The following officials shall be the entities responsible for monitoring the execution of acts and orders of the President of the Republic of Kazakhstan and the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan in organizations:

1) the first head of the organization, who exercises general guidance and control over timely and high-quality execution and observance of executive discipline of acts and orders of the President of the Republic of Kazakhstan, the Management of the Presidential Administration of the Republic of Kazakhstan;

2) Deputy First Heads of the organization, who shall ensure the quality execution of acts and orders of the President of the Republic of Kazakhstan, the Management of the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan in the supervised areas of work.

These officials shall be personally responsible for timely and high-quality execution of acts and orders of the President of the Republic of Kazakhstan and the Management of the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan.

Footnote. Paragraph 7 as added with the paragraph 103-1 in accordance with the resolution of the Government of the RK dated 30.11.2020 № 809.

103-2. Co-executing organizations of acts and orders of the President of the Republic of Kazakhstan, the Management of the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan shall submit their proposals to the organization implementing the set when executing acts and orders set for:

1) urgent control, marked "very urgently" within one working day from the date of receipt of the order, "urgently," "accelerate" - no later than three working days, unless otherwise established by the corresponding order;

2) short-term control - not later than five working days before the due date, unless otherwise established by the relevant order;

3) medium-term control - not later than ten working days before the set execution period, unless otherwise established by the relevant order;

4) long-term control - not later than twenty working days before the due date, unless otherwise established by the relevant order.

Footnote. Paragraph 7 as added with the paragraph 103-2 in accordance with the resolution of the Government of the RK dated 30.11.2020 № 809.

103-3. If the points of acts and orders of the President of the Republic of Kazakhstan, the Management of the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan cannot be fulfilled within the prescribed period, then the head of the organization, and if the powers of the Government are affected, after approval with the Prime Minister of the Republic of Kazakhstan (by the person acting on his duties) or by his deputy not later than the specified period, submit a letter to the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan indicating the current state of execution, reasoned justification of the need to extend the period of execution or its transfer to medium- or long-term control. It shall specify the specific period of execution, the responsible political civil servants of the implementing organization, as well as the implementing organizations and officials of the organizations.

According to the instructions specified in paragraph 102-1 of these Rules, which may not be fulfilled within the established period, the head of the executing organization, no later than the established period, shall submit a letter to the leadership of the Government of the Republic of Kazakhstan or the Chief of Staff of the Government of the Republic of Kazakhstan indicating the current state of execution, reasoned substantiation of the need to extend the period of performance or transfer it to medium-term or long-term control. The Government of the Republic of Kazakhstan shall notify the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan of the decision taken by letter no later than ten working days.

Footnote. Paragraph 7 as added with the paragraph 103-3 in accordance with the resolution of the Government of the RK dated 30.11.2020 № 809; as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated March 17, 2023 No. 236 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

103-4. Extension of dates of execution of paragraphs of acts and orders of the President of the Republic of Kazakhstan, the Management of Administration of the President of the Republic of Kazakhstan or their transfer to medium-term or long-term control, except for the orders specified in paragraph 102-1 of these Rules shall be allowed no more once according to the decision of the President of the Republic of Kazakhstan or the Head of Administration of the President of the Republic of Kazakhstan on the basis of the expert conclusion of structural subdivision of Administration of the President of the Republic of Kazakhstan.

Extension of terms of execution of orders specified in paragraph 102-1 of these Rules or their transfer to medium- or long-term control shall be allowed no more than once by decision of the Prime Minister of the Republic of Kazakhstan or his deputy.

Footnote. Paragraph 7 as added with the paragraph 103-4 in accordance with the resolution of the Government of the RK dated 30.11.2020 № 809.

103-5. The repeated extension of the term of execution of points of acts and orders of the President of the Republic of Kazakhstan, the Management of the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan, with the exception of instructions specified in paragraph 102-1 of these Rules, shall be allowed in exceptional cases by decision of the President of the Republic of Kazakhstan or the Head of the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan with consideration of the issue of disciplinary liability of responsible officials of organizations.

Repeated extension of the terms of execution of orders specified in paragraph 102-1 of these Rules shall be allowed in exceptional cases by decision of the Prime Minister of the Republic of Kazakhstan or his deputy with consideration of the issue of disciplinary liability of responsible officials of organizations.

Footnote. Paragraph 7 as added with the paragraph 103-5 in accordance with the resolution of the Government of the RK dated 30.11.2020 № 809.

103-6. The offer on repeated extension of acts and orders of the President of the Republic of Kazakhstan, the Management of Administration of the President of the Republic of Kazakhstan with a date of execution shall be introduced over three months in Administration of the President of the Republic of Kazakhstan by the organization executor, and in cases if powers of the Government of the Republic of Kazakhstan are mentioned, - after coordination with the Prime minister of the Republic of Kazakhstan (by the person executing his duties) or his deputy not later than fifteen working days upon the expiry of its term of execution.

The responsible structural subdivision of the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan shall conduct an audit not later than ten working days from the moment of receipt of this proposal on the issue of clarification of the reasons for non-fulfillment of acts and orders of the President of the Republic of Kazakhstan, the Management of the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan and prepare an expert conclusion based on its results.

The provisions of this paragraph shall not apply to the orders referred to in paragraph 102-1 of the Rules.

Footnote. Paragraph 7 as added with the paragraph 103-6 in accordance with the resolution of the Government of the RK dated 30.11.2020 № 809.

103-7. A proposal to re-extend the instructions specified in paragraph 102-1 of these Rules, with a deadline of more than three months, shall be submitted to the leadership of the Government of the Republic of Kazakhstan or the Head of the Administration of the Government of the Republic of Kazakhstan by the executing organization no later than fifteen working days before the expiration of the deadline.

The responsible structural subdivision of the Office of the Government of the Republic of Kazakhstan, no later than ten working days from the date of receipt of this proposal, shall conduct an audit to determine the reasons for the non-execution of the instruction and, based on its results, prepares an expert opinion.

Footnote. Paragraph 7 is supplemented by Paragraph 103-7 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated November 30, 2020 No. 809; as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated March 17, 2023 No. 236 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

103-8. If a proposal is made to extend the period of execution of the points of acts and orders of the President of the Republic of Kazakhstan, the Management of the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan more than twice, the issue of punishment of the first heads of organizations shall be considered.

Footnote. Paragraph 7 as added with the paragraph 103-8 in accordance with the resolution of the Government of the RK dated 30.11.2020 № 809.

103-9. The extension of the terms of execution of personal orders of the President of the Republic of Kazakhstan shall be carried out only by the President of the Republic of Kazakhstan.

Footnote. Paragraph 7 as added with the paragraph 103-9 in accordance with the resolution of the Government of the RK dated 30.11.2020 № 809.

104. Acts and instructions of the Government of the Republic of Kazakhstan, the Prime Minister of the Republic of Kazakhstan, his deputies or the Head of the Government Staff are subject to the following types of control:

1) urgent control - with notes: “most urgent” - within one working day upon receipt of the instructions, “urgent”, “accelerate” – no later than within three working days unless as otherwise specified by the corresponding instructions;

2) short-term control, no later than five working days before the established term for execution, unless as otherwise specified by the corresponding instructions;

3) medium-term control, no later than ten working days before the established term for execution, unless as otherwise specified by the corresponding instructions;

4) long-term control, no later than twenty working days before the established term for execution, unless as otherwise specified by the corresponding order.

The deadlines for the execution of instructions established in acts and instructions of the Government of the Republic of Kazakhstan, the Prime Minister of the Republic of Kazakhstan, his deputies or the Chief of Staff of the Government of the Republic of Kazakhstan shall be calculated in working days from the date of their receipt by the organization.

In cases where the instructions do not specify deadlines, they are executed within a month with the introduction of information to the Government of the Republic of Kazakhstan, the Prime Minister of the Republic of Kazakhstan, his deputies or the Chief of Staff of the Government of the Republic of Kazakhstan.

The control orders of the President of the Republic of Kazakhstan and the Head of the Administration of the President of the Republic of Kazakhstan with resolutions to them of the Prime Minister of the Republic of Kazakhstan, his deputies and the Chief of Staff of the Government of the Republic of Kazakhstan shall be executed by organizations no later than 20 days from the date of the order unless other terms are established in the orders. The co-executing entity shall send its information to the responsible implementing entity no later than five days before the deadline.

Footnote. Paragraph 104 as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated March 17, 2023 No. 236 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

105. Deadlines for the execution of protocol instructions contained in the minutes of meetings of the Government of the Republic of Kazakhstan and meetings with the Head of State, the leadership of the Government of the Republic of Kazakhstan and the Chief of Staff of the Government of the Republic of Kazakhstan shall be calculated from the date of the meeting (conference). If at the meeting (conference) a deadline for the execution of a specific instruction was named, then the relevant organizations, to which the instruction was given and whose representatives were present at the meeting (conference), proceed to execute the instructions immediately after the session (conference), without waiting for receipt of the minutes of the meeting (conference).

Footnote. Paragraph 105 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated March 17, 2023 No. 236 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

106. Control over the execution of documents on the merits of the issue shall be assigned to the heads of structural units or officials.

Control over the timing of the execution of documents,

and the timing of consideration of appeals, messages, requests, responses and proposals of individuals and legal entities shall be carried out by the DMS service.

Footnote. Paragraph 106 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

107. RCF shall be used during the organization of control over execution. The control card-catalogue shall be systematized by the terms for execution of documents, performers, groups of documents.

108. The document shall be removed from control by the manager who put it under control, or on his behalf - by the DSM Service.

109. When the DSM and structural divisions change their heads, documents and cases, as well as RCFs to them shall be transferred to the newly appointed manager or responsible official on the transfer and acceptance act.

Paragraph 8. Procedure of accounting and storage of seals, stamps and blanks

110. Accounting, use, storage and destruction of printed blank products, seals, stamps to be protected, and means of protection of documents shall be carried out by officials appointed by the orders (instructions) of heads of the organizations.

111. A state the organization shall have one seal with the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan.

When necessary, structural subdivisions of governmental the organization shall have seals (stamps) with the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan and the same text content, the text part shall be added with a sequential number of a symbol (symbols).

112. Records of printed products subject to protection, including those with the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan, shall be carried out in the appropriate registration accounting forms: journals, cards and automated information systems, the register for accounting and issuance of printed blank products, subject to protection in the form according to annex 18 to these Rules.

The register for accounting and issuance of printed blank products to be protected, shall be uploaded for each type of printed blank products to be protected. Blanks of chips with the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan shall not be subject to special records.

113. The issuance of blanks to be protected shall be made against receipt in the appropriate registration accounting forms provided by departmental instructions of the organizations.

114. When making copies of documents drawn up on the blanks with the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan, and intended for distribution, the number of the copy and the organization’s stamp shall be written down.

115. Reproduction and copying by means of quick printing of blanks to be protected shall not be allowed.

116. Accounting of seals, stamps to be protected, and special ink with chemical additives that have individual properties to protect against counterfeiting, as well as their issuance shall be kept in the register for accounting issuance of seals, stamps with the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan and special stamp ink in the form according to annex 19 to these Rules.

117. Accounting of fountain pen with special ink with chemical additives that have individual properties in order to protect against forgery of officials, and their issuance shall be kept in the register of accounting and issuance of fountain pens with special ink, in the form according to annex 20 to these Rules.

118. Headings of registration accounting forms shall be included in the nomenclature of the organization’s affairs. Registers' sheets shall be numbered, tied up and sealed.

119. The transfer to another official of unused printed blank products, seals, stamps to be protected, as well as means of protection of documents and registration record - keeping forms thereto shall be drawn up by the act of acceptance and transfer of printed blank products, seals, stamps subject to protection, document protection means and registration accounting forms for them in the form according to annex 21 to these Rules.

120. Blanks, seals, stamps to be protected, and document security tools shall be stored in sealed vaults or metal cabinets

121. Destruction of the mutilated printed blank products to be protected shall be with drawing up of an act on assignment to destruction of the mutilated copies of printed blank products to be protected in the form according to annex 22 to these Rules, and making the corresponding marks in the registers of accounting and issuance of the printed blank products to be protected.

122. The destruction of seals and stamps to be protected shall be drawn up of an act of assignment for the destruction of stamps and stamps to be protected, in the form according to annex 23 to these Rules, and making the corresponding marks in the registers of accounting and issuance of the seals, stamps with the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan and special stamp ink.

123. The destruction of means of document protection (including the containers from special inks and stamp inks, mutilated stamp pads, filled with special stamp inks, fountain pens, filled with special inks) shall be performed with drawing up an act about assignment for destruction of the means of document protection, in the form according to annex 24 to these Rules, and making marks in the corresponding registers of accounting and issuance.

124. During the reorganization or liquidation of the organization, the decision to deregister a branch (representative office), the destruction of unused printed-blank products, seals, stamps to be protected, as well as means of document protection shall be made with drawing up of acts, in accordance with the forms according to annexes 23, 24, 25 to these Rules, approved by the head of the organization or the chair of liquidation commission, and making marks in the corresponding registers of accounting and issuance.

Destruction or further keeping of registers and other registration record forms shall be made in accordance with legislation of the Republic of Kazakhstan upon agreement with the authorized body or local executive body of the region, the cities of republican significance and the capital.

125. Checking the availability of copies of printed products, seals, stamps to be protected, and means of protection of documents shall be made at least once a year by a commission created by order (instruction) of the head of the organization. Marks about the results of inspections shall be made in the registers of accounting and issuance according to annexes 20, 21, 22 to these Rules.

126. In case of loss of a seal (stamp) with the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan, all necessary measures on searching shall be taken, in case of a negative result of the search, a free-form act on the loss shall be drawn up, approved by the head of the organization.

Paragraph 9. Procedure of drawing up of file registers, formation and keeping files

127. The file register shall be intended for grouping of executed documents to files, systematization and accounting of files, determination of the terms of their storage and shall be the basis for drawing up of inventories of permanent and temporary (over 10 years) storage, as well as the accounting of the files of temporary (up to and including 10 years) storage.

128. The file register shall include all documents created in the organization and submitted to the organization. Electronic documents and databases shall be included into the file register according to the standard procedure.

129. A form of the document - electronic, indicating the information medium or paper, shall be recorded in the file register.

130. Drawing up a file register shall be based on constituent instruments, regulations on structural subdivisions, job descriptions of employees, standard, branch (departmental) lists of documents indicating the storage time, standard (model) file registers, structure (staffing chart), plans and reports on job, types, composition and the content of documents, generated in the activities of the organization shall be studied.

131. The nomenclature of dossiers in the form, in accordance with Annex 26 to these Rules, shall be compiled no later than December 10 of the calendar year preceding the next calendar year, by the DMS service based on the nomenclature of dossiers of structural divisions submitted by the relevant divisions.

Footnote. Paragraph 131 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

132. A newly created subdivision within the period of one month shall develop a file register of a subdivision and shall submit it to the DSM Service.

133. The nomenclature of the organization’s dossiers shall be signed by the head of the DMS service, agreed with the expert commission of the organization (hereinafter referred to as EC), the expert verification commission of the governmental archive (local executive body) (hereinafter referred to as EVC), to which the documents are transferred for permanent storage, then approved (no later than the end of the current year) by the head of the organization and is entered in the EDMS and EA IS. The nomenclature of dossiers shall be agreed with the governmental archival institution at least once every 5 years, if there were no conceptual changes in the regulatory legal acts, functions and structure of the organization.

Organizations that are not sources of replenishment of the National Archival Fund may submit the nomenclature of dossiers for approval by the EVC of the authorized body, local executive bodies of regions, cities of republican significance and the capital or the EC of the archive on an equal basis with source organizations.

Footnote. Paragraph 133 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

134. The file register shall be printed in the required number of copies. One copy of the approved file register shall be stored in the state archive, with which it was coordinated.

135. The nomenclature of dossiers at the end of each year is specified, agreed upon by the organization's EC, approved by the head of the organization and put into effect from January 1 of the next year.

Footnote. Paragraph 135 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

136. Names of the sections of the file register shall be the names of structural subdivisions, which shall be arranged in accordance with the approved structure of the organization (staffing chart). The first section of the file register shall include the headings of the files containing administrative documentation and documents of advisory bodies headed by the management.

137. Documents of branches (representative offices) shall be entered as sections in the nomenclature of dossiers of the organization.

An independent section of the nomenclature of dossiers is the name of public associations. This section is located after all sections of the nomenclature of the dossiers of the organization.

Footnote. Paragraph 137 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

138. For an organization that does not have a structure, the nomenclature of cases shall be based on the production-sectoral or functional scheme. The names of the sections shall correspond to the activities of the organization.

139. For subordinate the organizations with a similar composition of documents, the DSM Service of a superior body (superior the organization) standard (model) file registers shall be developed. Such registers must be agreed with an authorized body or local executive bodies of regions, cities of republican significance and the capital.

140. Storage terms of an electronic registration control card shall conform to the storage terms of electronic documents. Electronic registration control cards shall be stored together with electronic documents, corresponding registration certificates of electronic digital signatures, notice-receipts on delivery of these electronic documents.

141. The terms of storage of electronic documents and the obligation to issue paper originals of documents shall be established by the list of standard documents generated in the activities of governmental and non-governmental organizations, indicating the terms of storage, approved by the authorized body.

Electronic documents, including attached files, are stored in the EDMS in the format in which they were generated, sent or received, with simultaneous storage of the generated electronic digital signatures under the corresponding electronic documents.

Footnote. Paragraph 141 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

142. When ordering electronic copies of documents in EA IS, they must be formed identically to paper originals.

Footnote. Paragraph 142 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

143. Storage of electronic documents shall be followed by the storage of corresponding electronic databases, used public keys of electronic digital signatures (registration certificates of electronic digital signatures) and software, implementing the processes of formation and verification of electronic digital signatures of electronic documents.

144. For the public keys of electronic digital signatures in the government agencies and CC OF SB, documents, executed in the established order, certifying the appurtenance of these keys to a certain EDFS participant shall be stored.

For every public key, information about the beginning and the end of its validity period shall be stored. At the same time, access to the arrays of public keys being at the operative (departmental) archival storage, shall be restricted.

Safety, proper use of information media with private (secret) keys of electronic digital signature (hereinafter referred to as the key medium), as well as the use of private (secret) keys of electronic digital signatures and their protection from unauthorized access shall lie with the holders of the registration certificates.

145. When storing electronic documents, the binding (synchronization) of electronic documents and corresponding public keys of electronic digital signatures shall be provided.

146. The EDFS participants shall ensure protection from unauthorized access, inadvertent deletion and (or) tampering of registration details, contained in the databases, as well as shall ensure the creation of reserve copies of electronic documents.

Information security (of electronic information resources) in the information systems, including in archives of electronic documents, means of cryptographical information security, implementing the process of formation and verification of electronic digital signature (means of electronic digital signature, cryptographical keys), shall be made jointly with the organization, operating the EDFS, EDFS participants in accordance with the procedure, established by the regulatory legal acts of the authorized body in the field of information security.

147. Government agencies shall ensure the delivery of electronic documents in the volume not exceeding 95 Mb, amount of attachments of which shall not exceed 80 files.

Paragraph 10. Procedures of execution of a file register

148. The file register shall include headings of files, reflecting all documented sections of works of the organization, including personnel files, inventories, RCF, control-reference, thematic card files, as well as databases.

Printed media shall not be included into the file register.

149. Indexes of every file, included into the file register shall be written down in column 1 of the file register. The index of a file shall consist of digital symbol of a structural subdivision and subsequent number of the heading of the file according to the file register within the structural subdivision. Elements of the index shall be separated from each other with a hyphen.

It is recommended to maintain the order of placing the similar files within different structural subdivisions in the file register, for transferred files, the index shall remain unchanged.

150. Headings of files (volumes, parts) shall be included into column 2 of the file register.

Requirements to the heading:

1) a file heading shall clearly reflect in generalized form, the main content and composition of the file documents;

2) It shall not be allowed to use in the file heading non-specific formulations (“different materials”, “general correspondence”, “outgoing correspondence” “incoming documents”), as well as introductory words and complex constructions;

3) file heading shall consist of elements arranged in the following sequence:

name of the type of a file (correspondence, register) or kind of documents (minutes, orders);

name of the organization or of a structural subdivision (author of the document), name of the organization, to which or by which the documents will be addressed or received (an addressee or a correspondent of the document);

synopsis of the file documents;

name of the locality (territory), which is connected with the content of the file documents;

date (period), to which the file documents belong;

4) in the headings of files, containing documents on one issue, but not connected with the sequence of execution, the term “documents” shall be used as a file type.

The term "documents" shall also apply to the headings of files containing documents - annexes to some document, and shall be executed as follows: "Minutes of session(s) of the Board of Directors of the company and documents to them" or "Documents to the minutes of the session(s) of the Board of Directors of the company";

5) the headings of files containing correspondence shall specify with whom and on which issue it is maintained (in case of correspondence with the similar correspondents, their common specific name shall be indicated);

6) in the file heading containing correspondence with more than three different-type correspondents, their names shall not be enlisted;

7) when indicating of administrative-territorial units in headings of files, the following shall be taken into account:

if the content of the file concerns several similar administrative-territorial units, the file heading shall not indicate their certain names, but indicates their common specific name;

if the content of the file concerns a single administrative-territorial unit (settlement), its (his) name shall be indicated in the file heading;

8) The headings of files, containing planning or reporting documentation shall specify the period (quarter, year) to (for) which the plans (reports) are drafted;

9) headings of judicial, investigative, personal, personal, arbitration files, as well as files containing documents related to the sequence of office work on one issue, shall begin with the word "File"

10) if the file consists of several volumes or parts, then a general heading of the file shall be made, and then the headings of each volume or part shall be compiled, specifying the contents of the file heading.

151. Headings of files inside the sections of file register shall be arranged in accordance with the importance of documents, constituting the files, and their interrelation.

At first, headings of files containing regulatory legal documentation shall be placed. At the same time, the headings of files, containing decrees and orders of the superior the organizations shall be placed before the headings of files with the orders of the organizations. Next, the headings of files containing the remaining legal acts, as well as planning and reporting documents shall be placed.

Drafts of administrative documents, documents on their preparation, amendments to plans, evidence to orders shall be placed in the file register following the corresponding main documents.

The headings of files, prepared according to geographical and correspondence identifiers, shall be included into the file register in alphabetic order of geographical names and correspondents.

Headings of cases shall be defined more precisely in the process of formation and registration of files. If new documented areas of work arise in the course of time, unprovided files, they shall be additionally entered into the file register.

152. column 3 shall be filled in after the end of a calendar year.

153. column 4 shall specify storage terms of a file with a reference to the numbers of items (articles) of standard or departmental (branch) list of documents indicating the terms of their storage, in case of their absence to standard (model) file register.

154. In column 5 the DSM Service shall specify the names of the list of documents, of the standard (model) file register, used in determining the storage terms of files, and the marks about transferred files, especially valuable documents and files, transfer of files to other structural subdivision or the organization for their continuation, to archives of the organization, availability of electronic copies of documents, type and place of storing their media shall be made.

155. At the end of the year, a reconciliation (clarification) of the headings of the nomenclature of dossiers with the actual composition of the documents of the dossier and their content shall be carried out. At the end of the nomenclature of dossiers, a final entry shall be made on the number of filed dossiers of volumes or parts.

The final entry on the number of filed dossiers of volumes or parts is entered in the EA IS, if any.

Footnote. Paragraph 155 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Paragraph 11. Procedure of formation of files

156. Executed documents shall be formed by the performer to files in accordance with the file register. Formation of files beyond the file register shall not be allowed.

157. The DSM Service shall perform the control over formation of files.

158. When forming dossiers, the following requirements shall be observed:

1) only executed, correctly completed documents shall be placed in the file, corresponding in their content to the heading of the dossier according to the nomenclature of dossiers;

2) all documents relating to the resolution of one issue shall be placed together in the file.

Annexes to documents, regardless of the date of their approval or compilation, shall be attached to the documents to which they refer.

Applications with a volume of more than 180 sheets shall constitute a separate volume, which shall be noted in the document;

3) versions of the document in Kazakh, Russian and other languages shall be jointly grouped;

4) documents of one calendar year shall be grouped into dossiers, except for passing dossiers, court dossiers, personal files that are formed during the entire period of work of this person in the organization, documents of elected bodies and their permanent commissions, deputy groups that are grouped during the period of their convocation, documents of educational institutions that are formed during the academic year, documents of theatres characterizing the stage activities for the theatrical season, dossier histories;

5) documents of permanent and temporary storage terms, as well as final, milestone and interim reports of research documentation, prototypes, prototype series, and installation series for the established serial production of design and technological documentation, various design stages and individual parts of the design documentation shall be grouped separately into dossiers. - estimate documentation, inventions, utility models, industrial designs, and applications for the issuance of a title of protection for each type of patent and license documentation;

6) telegrams, photocopies of fax messages, and telephone messages shall be placed in cases on a general basis in accordance with the nomenclature of dossiers;

7) documents subject to return, drafts and extra copies shall not be placed in the file;

8) in terms of volume, the file of the permanent storage term should not exceed 180 sheets;

9) if there are several volumes (parts) in the dossier, the number (index) and title of the dossier shall be put on each volume with the addition of the numbering of volumes (parts), in the last volume (part) the word "last" shall be added.

Electronic dossiers shall not be divided into volumes (parts). All electronic documents, regardless of their volume, shall be included in one electronic dossier.

Footnote. Paragraph 158 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

159. Documents inside the file shall be arranged from top to bottom in accordance with the sequence of resolving an issue (chronological order of issues resolved) or in the beginning of the file an initiative document shall be placed, then documents, illustrating the course of resolving the issue.

160. All documents of reporting and informational nature on execution of acts and instructions of the superior the organizations in which the organization was the main performer, shall be formed in separate files by corporate business lines. In other cases, these documents shall be filed into a file of correspondence for the current year.

161. Administrative documents shall be grouped into files by types and chronology with annexes attached thereto. Instructions, rules, regulations, charters, approved by administrative documents shall be the annexes thereto and shall be grouped together with the indicated documents. If they are approved as an individual document, they shall be grouped into separate files.

162. Orders (instructions) on primary activities, orders (instructions) on staff, administrative-business activities shall be formed into separate files.

163. Minutes in a file shall be arranged in chronological order by numbers together with documents thereto.

164. The correspondence shall be grouped for a record keeping year and shall be systematized in chronological order, therewith a document -response shall be placed after the document -request. When continuing the correspondence on a certain issue, started in the previous year, documents shall be included into the file of the current year indicating the index of the file of the previous year.

165. Documents in personnel files shall be placed in chronological order in accordance with their receipt.

166. Personal accounts for wages shall be formed in separate files and shall be arranged in them in alphabetical order of the names of employees.

167. labour agreements shall be formed in the structure of personnel files or separately in the alphabetic order of surnames of employees.

168. Lists of individuals and documents, confirming the transfer of mandatory pension contributions, mandatory professional pension contributions to the Unified Accumulation Pension Fund, shall be formed into one file.

Lists of individuals and documents, confirming the transfer of social contributions shall be formed into one file.

Lists of individuals and documents, confirming the transfer of contributions on mandatory social health insurance shall be formed into one file.

169. Plans, reports, estimates, limits and staffing tables shall be formed into the appropriate files of the year for which or over which they are made, regardless of the date of their preparation, approval or receipt.

170. Appeals, messages, requests, responses and proposals of individuals and legal entities are formed into dossiers on issues, areas of activity of the organization or administrative-territorial units. With insignificant volumes of appeals, messages, requests, responses and proposals, it is allowed to form dossiers by the names of the authors of appeals, messages, requests, responses and proposals in alphabetical order.

Footnote. Paragraph 170 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

171. Electronic documents and databases shall be formed into electronic dossiers in accordance with the nomenclature of the organization's files, separately from paper documents, in the information system in which they were created. Electronic databases shall be formed into separate dossiers, the name of the dossiers shall correspond to the name of the database.

Footnote. Paragraph 171 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Paragraph 12. Procedure of execution of files

172. The files of the organization shall be subject to execution at their origination and upon completion for preparation of the file for storage. The execution of a file shall include a set of works on the description of the file on the cover, stitching, numbering sheets and drawing up a certification endorsement. Execution of files shall be carried out by the responsible person for the record-keeping of a structural subdivision, with methodological assistance and under the supervision of the DSM Service.

173. Depending on the storage term, complete or partial execution of files shall be carried out. Full registration shall be subject to permanent, temporary (over 10 years) storage and on the staff. Complete execution of the file shall involve the registration details of the cover of the file, the numbering of sheets in the file, drawing up a authentication sheet of the file, in the form according to annex 27 to these Rules, drawing up internal inventory of file documents, in the form according to annex 28 to these Rules, tying up or binding of the file, making the necessary clarifications in the details of the cover of the file.

174. On the file cover of permanent, temporary (over 10 years) storage and on the staff, the following details shall be specified:

1) name of the organization, name of a structural subdivision;

2) name of locality, where the organization is located, number (index) of the file;

3) file heading, date of the file (volume, part), number of sheets in the file, storage term of the file;

4) archive file number.

175. Details written on the cover of the file of permanent, temporary (over 10 years) storage shall be executed as follows:

1) name of the organization in accordance with constituent instruments shall be specified fully in the subjective case, indicating officially adopted abbreviated name, which shall be specified in brackets after the full name;

2) name of a structural subdivision shall be written in accordance with the approved structure, number of the file - a digital symbol (index) of the file under the file register of the organization shall be written down;

3) file heading shall be transferred from the file register, date of the file - year(s) of starting and completion of the file in the record keeping shall be specified. The date of files, containing the administrative documentation, as well as consisting of several volumes (parts) shall be the outside dates of the file documents, correspondingly, the date (day, month, year) of registration (drawing up) of the earliest and the latest documents, included into the file. The date of the annex to the file, formed into a separate volume shall be the date of registration of the primary document, the annex to which is placed into this volume. Therewith the day and year shall be indicated in Arabiс numerals, the name of the month is written in words.

176. In order to ensure the safety and consolidation of the order of the documents included in the file, all its sheets, including resolutions drawn up on a separate sheet (chips), except for the authentication sheet and the internal inventory, shall be numbered. Sheets shall be numbered in black, soft, graphite pencil, the numbers shall be put in the top right corner of the sheet.

177. Procedure of numeration of the file sheets:

1) a sheet of more than A4 format, tied up at one edge, shall be numbered as one sheet in the top right corner;

2) documents with their own numbering of sheets, including printed publications, can be numbered in the general order or keep their own numbering if it corresponds to the order of sheets in the file;

3) sheets of files, consisting of several volumes or parts shall be numbered by every volume or part separately;

4) photographs, drawings, diagrams and other illustrative and specific documents representing a separate sheet in the file shall be numbered on the reverse side in the top left corner;

5) envelopes with attachments tied up into the file shall be numbered - first the envelope, and then each attachment in the envelope with the subsequent number;

6) annexes to the file, received in binder shall be executed as an individual volume and shall be numbered separately;

7) in cases of detecting a large number of errors in the numbering of the file sheets, they shall be renumbered (in case of repeated numeration of sheets, the old numbers shall be crossed then a new number of sheet shall be put next to it, in the end of the file a new authentication sheet shall be drawn up, therewith the old authentication sheet shall be crossed, but remains in the file);

8) if there are any separate errors in the sheets numbering, using letter numbers of sheets shall be allowed.

178. After the numbering of the sheets is completed, a certification inscription shall be drawn up, which is signed by its compiler indicating the decoding of the signature, position and date of compilation.

If the storage unit consists of text and graphic documents, then the number of sheets with text and graphic documentation shall be indicated separately in the certification inscription.

All subsequent changes in the composition and status of the dossier (damage, seizure of documents) are noted in the certification sheet concerning the relevant act.

The number of sheets in the dossier shall be indicated on the cover of the dossier in accordance with the final inscription.

Footnote. Paragraph 178 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

179. The detail "Storage terms of the file" shall be transferred to the cover of the file from the corresponding file register after verification thereof with the storage term specified in the lists of documents indicating the storage terms.

180. “Keep on file” shall be written on the files of permanent storage.

181. The archive code of the file (consists of the fund number, the inventory number and the file number according to the inventory) on the covers of permanent storage files shall be entered in the archive only after these files are included in the sections of the summary inventories approved by EVC (before that it is written in pencil).

182. Upon completion, the inscriptions on the covers of files of permanent and temporary (over 10 years) storage shall be clarified - if the heading of files on the cover does not match the content of the attached documents, the heading of the case shall be amended and supplemented.

183. To account for documents of certain categories of permanent and temporary periods (over 10 years) of storage, the accounting of which is caused by the specifics of this documentation (especially valuable documents, personal files, orders, protocols, and others), an internal inventory of documents shall be compiled.

An internal inventory of dossier documents is also compiled for dossiers of permanent and temporary (over 10 years) storage if they are formed according to the types of documents, the headings of which do not reveal the specific content of the documents.

In the internal inventory of a storage unit, consisting of drawings or several text and graphic documents, all documents shall be listed with their serial numbers, designations (indexes, cyphers), name, number and sheet format. If the drawing consists of several sheets, then its name and number of sheets shall be indicated. If the storage unit consists of text and graphic documents, then the title of each text document shall be given, and then the drawings are described.

Footnote. Paragraph 183 - as amended by Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

184. Documents constituting the file shall be tied up at least for four punctures into the hard cover of cardboard or interlacing subject to possible unhindered reading of the text of all documents. The first and the last punctures shall be made at the distance of one centimeter from the top(bottom) margin of the sheet. When preparing the files for stitching (binding), metal fixtures (pins, paper fasteners etc.) shall be removed from the documents.

185. The files of temporary (up to and including 10 years) storage term shall be allowed to store in self-binders, not to perform re-systematization of documents in the file, not to number the sheets, not to put the certification endorsements.

186. When operating the EDFS in an organization, the execution of documents on paper shall be carried out when checking with automatically formed file inventories in the EDFS.

186-1. Electronic documents with expired storage terms are subject to allocation for destruction on a general basis, after which they are physically destroyed or destroyed by software and hardware with a corresponding note in the act of allocation for the destruction of electronic documents.

Electronic documents shall be considered destroyed if they may not be restored using the information system on storage media and from backup copies.

Footnote. Paragraph 12 is supplemented with paragraph 186-1 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Paragraph 13. Procedure of operative storage of documents

187. After completion in the record keeping, the documents before transferring to the archive or the organization within one year shall be kept on files at the place of their formation.

188. After completion in the record keeping, the documents on hard copies before transferring to the archive or the organization within one year shall be kept on files at the place of their formation, electronic documents shall be kept in the EDFS.

189. The DSM Service, heads of the organization departments shall ensure the safety of documents and files. the files shall be stored in cabinets and vaults in workstations or specially designated rooms.

190. The files shall be arranged in accordance with the approved file register of the organization, their indexes shall be specified on their backbones.

191. The issuance of dossiers for temporary use to organizations shall be carried out based on a written request and only with the permission of the head of the organization. The issuance of dossiers to other divisions of the organization shall be carried out with the permission of the head of the structural division, and within the structural division - against receipt.

A substitute dossier card shall be issued for the issued dossier. It shall indicate the structural unit, index of the dossier, the date of its issue, to whom the dossier was issued, and the date of its return, columns shall be provided for receipts for receipt and acceptance of the dossier.

Electronic documents that are online stored in EDMS databases shall be issued for use in the form of a paper copy of an electronic document, an electronic copy of a document on an electronic medium, or sent to the email address of the employee requesting the document. Electronic dossiers (documents) are non-refundable.

Footnote. Paragraph 191 - as amended by the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

192. Withdrawal of documents from the files shall be made in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan, therewith the file shall be inserted the copies of the withdrawn documents and the act (protocol) of withdrawal of originals.

193. In the event of loss of documents and files, a formal investigation shall be carried out, on results of which the issue on responsibility of a person guilty in their loss.

Paragraph 14. Procedure of transfer of files to the archive of the organization

194. The transfer of files in structural subdivisions to the archive of the organization shall be carried out on the enquired files, compiled according to the results of the examination of the values of documents and files completed in the record-keeping. Documents of temporary (up to and including 10 years) storage shall be transferred to the archive of the organization under the file register.

195. The files inventories shall be drawn up separately for the files of permanent, temporary (over 10 years) storage and on the staff in the form according to annex 29 to these Rules.

196. Graphs of the inventory of files shall be filled in exactly in accordance with the information put on the covers of the files. When entering in the inventory of files in succession, files with similar headings, the heading of the first file shall be written completely, all other similar files shall be denoted by the word “the same”, while other information about them shall be entered in the inventory completely. On a new sheet of inventory, the heading of similar files shall be reproduced completely.

197. Every file (volume, part of a file) shall be entered into the inventory under individual serial number.

198. The column of the inventory "Note" shall be used for marking about the features of the physical state of the file, transfer of the file to other structural subdivision (other organization).

199. The inventory of files shall be drawn up in two copies, one of which shall be transferred together with files to the archive of the organization; the second one shall remain as the control in the structural subdivision.

200. The correctness of formation and preparation of files for the transfer to the archive of the organization shall be verified by the DSM Service. Existing violations shall be eliminated by the structural subdivision of the organization.

201. Acceptance of every file shall be performed by the employee, responsible for the archive of the organization, in the presence of the employee of a structural subdivision. At the same time on both copies of the inventory against every file included therein, a mark about availability of the file shall be made. In the end of each copy of the inventory, numbers of factually accepted files, date of acceptance and transfer of files and the signatures of the employee, responsible for the archive and the person, transferred the file shall be specified in figures and words.

202. Together with the cases, the registration card catalogues for documents and (or) software, databases containing information on registration and execution of documents to be transferred shall be transferred to the archive of the organization. The heading of each card catalogue or database shall be included in the inventory.

203. In case of liquidation of a structural subdivision, a branch (representative office), a person, responsible for maintaining the record-keeping of that structural subdivision, branch (representative office), within the period of liquidation activities shall form all existing documents into files, shall execute files and shall transfer them to the archive of the organization notwithstanding the storage terms.

204. In the event of liquidation of the organization within the period of liquidation activities, the documents on the staff shall be executed and transferred to the corresponding state archive.

The transfer of file shall be carried out under the inventories of the files and the file register.

205. The transfer of documents in electronic format as part of electronic dossiers to the organization's archive shall be carried out by employees of the structural units responsible for record-keeping and is provided using the EDMS and EA IS channels, if any.

Footnote. Paragraph 14 is supplemented with paragraph 205 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

206. When preparing electronic documents selected for transfer to the archive of the organization, the following basic procedures for working with documents if available performed:

converting text electronic documents to the PDF/A-1 archival storage format, if the electronic document was created or included in the system in a different format;

formation in the information system of the organization of electronic dossiers, including metadata of an electronic document, files of electronic signatures and a visualized copy of a text electronic document in PDF/A format;

formation of inventories of electronic dossiers, and documents of a structural unit;

migration of electronic documents to physically separate physical media, if the documents are transferred to the archive of the organization, not through information and communication channels;

checking the reproducibility of electronic documents;

checking electronic documents for the presence of malicious computer programs;

confirmation of the integrity of the electronic dossier by the electronic signature of the head of the structural unit (another authorized person) preparing electronic documents for transfer to the archive of the organization.

Footnote. Paragraph 14 is supplemented with paragraph 206 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

207. Documents in electronic format shall be transferred to the archive of the organization along with their metadata.

The transfer of electronic dossiers of permanent storage shall be carried out according to the inventories of electronic dossiers of permanent storage of structural divisions of the organization, and temporary (over 10 years) storage - according to the inventories of electronic dossiers of temporary (over 10 years) storage, drawn up in the form, in accordance with Annex 30 to these Rules, in accordance with a schedule for receiving electronic dossiers in the archive of the organization.

If necessary, a paper copy of the inventory of electronic dossiers may be created.

The inventory of electronic dossiers of the structural subdivision of the organization shall be approved by affixing an electronic digital signature using a personal key owned by the organization or the head of the structural subdivision of the organization.

The schedule for the receipt of electronic dossiers in the archive of the organization shall be drawn up by the head of the archive of the organization (the person responsible for the archive of the organization) in the form, in accordance with Annex 31 to these Rules, and shall be approved by the head of the organization.

Footnote. Paragraph 14 is supplemented with paragraph 207 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

208. The electronic dossier shall include metadata for each electronic document.

When preparing an electronic dossier for transfer to the archive of the organization, an employee of the structural unit using the EDMS draws up an internal inventory of the electronic documents of the electronic dossier (hereinafter referred to as the Internal inventory) in the form in accordance with Annex 32 to these Rules, as well as the act of acceptance and transmission of electronic documents and files of the organization’s DMS service in the form in accordance with Annex 33 to these Rules.

The internal inventory shall be included in the electronic dossier as an independent electronic document signed with an electronic digital signature using a personal key, the owner of which is the organization or the employee of the structural unit of the organization who compiled the internal inventory.

Footnote. Paragraph 14 is supplemented with paragraph 208 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

209. Electronic dossiers in preparation for transfer to the archive of the organization shall be formed in such a way that the metadata of each electronic document (except for the first one) contains the control characteristics of the previous electronic document and its metadata (unidirectional linked list).

Footnote. Paragraph 14 is supplemented with paragraph 209 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

210. The transmission and reception of electronic dossiers shall be carried out via digital communication channels or on electronic media as part of an information package, the format of which is determined by the regulations for information interaction between the electronic document management system and the organization's archive information system.

The inventories of electronic dossiers of permanent and temporary (over 10 years) storage shall additionally indicate:

information about the employee of the structural unit of the organization transferring electronic dossiers to the archive of the organization (position title, initials, surname);

information about the employee of the archive of the organization accepting electronic dossiers in the archive of the organization (position title, initials, surname).

Footnote. Paragraph 14 is supplemented with paragraph 210 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated 31.08.2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

211. The information package shall contain the following metadata at the electronic dossier level:

serial number of electronic dossiers and documents in the inventory of electronic dossiers of the structural unit;

index of the electronic dossier;

title of the electronic dossier;

deadlines for electronic documents of the electronic dossier;

the number of electronic documents of the electronic dossier;

the volume of electronic documents of the electronic dossier;

language(s) of electronic documents of the electronic dossier.

The integrity of metadata at the level of an electronic document sl be confirmed by the complete composition of the data specified in the internal inventory.

Footnote. Paragraph 14 is supplemented with paragraph 211 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated 31.08.2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

212. The information package shall contain the following metadata at the level of an electronic document of temporary (over 10 years) and permanent storage:

the name of the type of electronic document (order, letter, estimate, etc.);

title of the electronic document;

date of the electronic document;

the right to access electronic documents (access is allowed to everyone, access is established by the founder);

date of removal of access restrictions (if any);

registration index of the electronic document;

the language of the electronic document;

data on the author of the electronic document (name of the position of the performer, name of the organization that prepared the electronic document);

information about the files of the electronic document (names, volume, control characteristics);

information about the algorithm for generating control characteristics (hash algorithm - a cryptographic algorithm for calculating the value of a hash function) (designation of the algorithm, reference to a technical regulatory legal act).

The integrity of the metadata at the level of an electronic document shall be confirmed by a control characteristic common to the entire document, indicated in the internal inventory.

Footnote. Paragraph 14 is supplemented with paragraph 212 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

213. If necessary, for description at the level of an electronic document, additional metadata shall be used that characterize the features of the creation and reproduction of electronic documents:

links to other documents that form a common management context;

information about the information technology (version of the software product) with which the electronic document was created;

information about the hardware and software required to reproduce the electronic document;

information about the protection of the electronic document.

Footnote. Paragraph 14 is supplemented with paragraph 213 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

214. When transferring electronic dossiers on electronic media, the metadata hall include data on electronic media (type, type of electronic media) and placement of electronic dossiers and documents on these electronic media.

Footnote. Paragraph 14 is supplemented with paragraph 214 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

215. For electronic documents, the metadata shall additionally include the information about the means of electronic digital signature, determined by the regulation of information interaction between the electronic document management system and the organization's archive information system.

Footnote. Paragraph 14 is supplemented with paragraph 215 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated 31.08.2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

216. The composition of metadata for an electronic document, which is an archive copy of an information resource shall additionally include:

name of the information resource;

type of information resource;

deadlines for the operation of the information resource;

data on the registration of the information resource;

the Internet address of the information resource (for an information resource located on the global computer network Internet);

information about the owner of the information resource in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan on personal data;

information about the owner of the information resource.

Footnote. Paragraph 14 is supplemented with paragraph 216 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated August 31, 2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Annex 1 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non-governmental the organizations

Arrangement diagram of details of a document

Note:

1 - the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan or the emblem,

logotype, trademark (service mark)

2 - an official name of the organization

3 - a reference data about the organization

4 - a name of the type of a document

5 - a document date

6 - a document registration (index) number

7 - a reference to the registration number (index) and the date of incoming document

8 - a place of the drafting or publication of the document

9 - a label of the restriction of the access to the document

10 – an addressee

11 - a label of approval of a document

12 – a resolution

13 - a heading to the text of a document

14 - a mark about control

15 - a text of a document

16 - a mark about the existence of the annex to the document

17 – a signature

18 - a mark about the approval of the document

19 - an impression of a seal

20 - a mark about certification of a copy of the document

21 - a mark about the performer of the document

22 - a mark about execution of a document and sending it to the file

23 - an identifier of an electronic copy of the document

24 - a mark about acceptance of the documents to the organization

Annex 2 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

Blank of a letter of the organization
The State Emblem of the Republic of Kazakhstan or emblem, logotype, trademark (service mark) of the organization
Official name of organization (in Kazakh language)		Official name of organization (in Russian or other language)
Reference data about the organization (in Kazakh language)		Reference data about the organization (in Russian or other language)
________no.________ (date) (index)
______________________ (reference to the number and date of the incoming document)		Addressee
Heading to the text of the letter

	Format А4 (210Х297)
	Annex 3 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

Blank of a certain type of the document of the organization
The State Emblem of the Republic of Kazakhstan or emblem, logotype, trademark (service mark) of the organization
Official name of organization (in Kazakh language)		Official name of organization (in Russian or other language)
Name of the type of the document (in Kazakh language)		Name of the type of the document (in Russian or other language)
________________ (date)		no.____________
Place of publication (in Kazakh language)		Place of publication (in Russian or other language)
Heading to the text of the letter

	Format А4 (210Х297)
	Annex 4 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

Common blank of the organization
The State Emblem of the Republic of Kazakhstan or emblem, logotype, trademark (service mark) of the organization
Official name of organization (in Kazakh language)		Official name of organization (in Russian or other language)
Name of the type of the document (in Kazakh language)		Name of the type of the document (in Russian or other language)
________________ (date)		no.____________
Place of publication (in Kazakh language)		Place of publication (in Russian or other language)
Heading to the text of the letter

	Format А4 (210Х297)
	Annex 5 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

APPROVAL SHEET

Name of the type of the draft document, heading to the text

Approved Name of position with indication of the name of the organization ____________printed name (personal signature) Date

Approved Name of position with indication of the name of the organization ____________printed name (personal signature) Date

	Format А4 (210Х297)
	Annex 6 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

	Emblem, logotype, trademark (service mark)	Limited Liability Partnership INNOVATION CENTER “KAZAKH INSTITUTE OF MODELLING SYSTEMS”
		ORDER
March 15, 2017		no.51 Astana city
On amendments to the job instructions of employees In connection with______________________________________________________________________ (grounds) _________________________________________________________________________________________ I HEREBY ORDER: To amend the job instructions of the employees of the LLP as follows: 1) ____________________________________________________________ 2) ____________________________________________________________ Control over execution of this order shall be entrusted to__________________ General director (signature) (printed name) Mark about coordination:

	Format А4 (210Х297)
	Annex 7 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

	Emblem, logotype, trademark (service mark)	Limited Liability Partnership INNOVATION CENTER “KAZAKH INSTITUTE OF MODELLING SYSTEMS”
		ORDER
March 15, 2017		no.51 l/s Astana city
On the staff TO ACCEPT Yeskendirov Yerkebulan Amantayevich to the position of the chief manager of the Marketing Department from March 15, 2017. Grounds: Labour Agreement dated March 15, 2017 no.31, and the application of Yeskendirov Ye.A. dated March 14, 2017. TO TRANSFER Zubareva Anastassiya Viktorovna, the senior accountant to the position of the chief accountant from March 16, 2017. Grounds: Addendum to the Labour Agreement dated April 14, 2017 no.28, and the application of Zubareva A.V. dated March 13, 2017. TO TERMINATE the Labour Agreement dated January 17, 2015 no.15 with Kerimov Marat Serikovich from March 15, 2017 in accordance with item 1 of article 57 of the Labour Code of the Republic of Kazakhstan. Grounds: Application of Kerimov M.S. sated March 14, 2017. TO ISSUE A REPRIMAND to Pazylova Saltanat Abayevna, a manager of the Project Department. Grounds: a memorandum report of the head of the Project Department Salov P.G. dated March 10, 2017 and the explanatory memo of Pazylova S.A. dated March 12, 2017. General director (signature) (printed name) Endorsements: Read and understood:

	Format А4 (210Х297)
	Annex 8 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

Minutes

Official name of organization (in Kazakh language)		Official name of organization (in Russian or other language)
		MINUTES
________________ (date)		no.____________
Place of publication (in Kazakh language)		Place of publication (in Russian or other language)
Heading to the text of the letter
Of the session of the commission on... Chair - surname, name, patronymic Secretary - surname, name, patronymic Attendee: (number) person (the list is attached hereto) Introductory part AGENDA 1. On development and principles... Report of the head of... 2. On... 1. HEARD: surname, name, patronymic - text of the report is attached hereto SPOKE: surname, name, patronymic - brief record of the speech surname, name, patronymic - Main part RESOLVED: 1. To approve... 2. ... 2. HEARD: SPOKE: RESOLVED: Chair signature printed name Secretary signature printed name

	Format А4 (210Х297)
	Annex 9 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

ACT

The State Emblem of the Republic of Kazakhstan or emblem, logotype, trademark (service mark) of the organization
Official name of organization (in Kazakh language)		Official name of organization (in Russian or other language)
	ACT
________________ (date)		no.____________
Place of publication (in Kazakh language)		Place of publication (in Russian or other language)
Heading to the text of the letter
On the results of inspection... Grounds: order of the head of the organization dated (date) no._________ “On execution of inspection...” (or other document; work plan, instruction of the superior body, etc.) Made by the commission consisting of: Chair of the commission ___________________________________ position, initials, surname Members of the commission: 1. ___________________________________ position, initials, surname 2. ___________________________________ position, initials, surname Attendee: ___________________________________ position, initials, surname ____________________________________________________________________________ text ____________________________________________________________________________ Made in 2 copies: 1 copy in the files 507 2 copy is sent to the inspected organization Chair of the commission signature printed name Members of the commission signature printed name

	Format А4 (210Х297)
	Annex 10 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

Statement

РЕСПУБЛИКАНСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР АРХЕОГРАФИИ И ИЧТОЧНИКОВЕДЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ И СПОРТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН"	The State Emblem of the Republic of Kazakhstan	REPUBLICAN STATE INSTITUTION NATIONAL CENTER OF ARCHEOGRAPHY AND SOURCE STUDIES OF THE MINISTRY OF CULTURE AND SPORTS OF THE REPUBLIC OF KAZAKHSTAN
		STATEMENT
15.10.2017 Город Астана		no.03-05/171 Astana city

On the status of work on preparation of a resource book “History of Kazakhstan in foreign archives (XVI-XX centuries)”

Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan

TEXT

Director signature B. Konysbayeva

Perf. K. Parimbekova

Tel. 24-06-32

	Format А4 (210Х297)
	Annex 11 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

Statement

РЕСПУБЛИКАНСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР АРХЕОГРАФИИ И ИЧТОЧНИКОВЕДЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ И СПОРТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН"	The State Emblem of the Republic of Kazakhstan	REPUBLICAN STATE INSTITUTION NATIONAL CENTER OF ARCHEOGRAPHY AND SOURCE STUDIES OF THE MINISTRY OF CULTURE AND SPORTS OF THE REPUBLIC OF KAZAKHSTAN
		STATEMENT
15.10.2017 Город Астана		no.02-01/10 Astana city

“Yegemen” cooperative of apartment owners

Ayapbergenova Kulzhan Khaibullovna works as the chief accountant of the National Center of Archeography and Source Study.

Director signature B. Konysbayeva

Perf. A. Zakirova

Tel. 24-04-70

Format А5 (148Х210) Annex 12 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

Letter

Акционерное общество "БАРЫС"	emblem, logotype, trademark (service mark)	BARYS Joint Stock Company
пр. Абая 10, г. Астана, 010000 тел./факс 8 (7172) 35-39-22, 35-46-47 E-mail: Baris@inbox.ru		10, Abay Ave., Astana 010000, tel./fax 8 (7172) 35-39-22, 35-46-47 E-mail: Baris@inbox.ru
19.03.2017 no.04-07/151 __________________________ (reference to the number and date of the incoming document)
		Kulager LLP Legal Department 12, Ryskulov Ave., Almaty, 020000
On contract claim dated 15.03.2017 no.44/56 Dear Sirs! In the batch of the paint-and-lacquer materials supplied by you on December 28, 2016 according to the rail consignment note no.324 in accordance with the contract dated January 12, 2016 no.44/56, there were revealed 3 deformed as a consequence of a stroke or other mechanical influence of the box, which is certified by the act dated March 15, 2017 no.23. The paint-and-lacquer items in the damaged boxes, shall not be subject to sale. Payment of the batch of goods was fully made by us against the bill no. 33-675. We kindly ask you to reimburse the damages for 175 thousand 570 tenge. The amount should be transferred to our bank account. Annex: act on 2 sheets in 1 copy in Russian language. Best regards, Commercial director signature printed name Perf. N. Petrova Tel: 35-45-44

	Format А4 (210Х297)
	Annex 13 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations

Provisional list of documents that are not subject to registration by the DSM Service

Letters, sent in the copies for information.

Advertising notices, leaflets, posters, meeting programs.

Primary documents of accounting (to be registered with the accountant’s office of the organization).

Curricula, educational programs (to be registered with the corresponding structural subdivision of the organization).

Monthly, quarterly and other reports (to be registered with the corresponding structural subdivision of the organization).

Forms of statistical reporting (to be registered with the corresponding structural subdivision of the organization).

Messages about meetings, conferences.

Congratulatory letters, congratulatory telegrams, invitation cards.

Printed publications (books, magazines, newspapers, bulletins).

Telegrams and letters about authorization for business trips.

Telephoned messages about holding meetings, conferences, workshops, etc.

Documents with a mark on the envelop "Private".

Scientific reports on themes (to be registered with the corresponding structural subdivision of the organization).

Statements of prices.

Material consumption rates, applications for office supplies and organizational equipment (to be registered with the corresponding structural subdivision of the organization).

Communiques.

Staff registration details.

Annex 14 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

Incoming documents registration card

	Format А5 (148x210)
	Annex 15 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

Register of Incoming Documents

Item no.	Date of receipt	Correspondent, date and index of incoming document	Document type, heading or synopsis of the incoming document	Resolution or to whom the document is sent for execution	Document delivery receipt, date	A mark about execution of the document	Note
1	2	3	4	5	6	7	8

Format А3 (420Х197)

Register of Outgoing and Internal Documents

item no.	Date and index of the outgoing (internal) document	Correspondent	Heading or synopsis of a document	A mark about execution of the document and sending it to the file	Note
1	2	3	4	5	6

Format А3 (210Х297)

Annex 16 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations

INFORMATION about execution of documents that are subject to control
as of _______________ (day, month, year)

item no.	Names of structural subdivisions	Documents under control		Whereof the documents
		Total	received in the previous month	executed	being under execution	with extended period of execution	overdue
1	2	3	4	5	6	7	8

Name of the position of the Head Printed

of the DSM Service _________

name
(personal signature)

Format А4 (210Х297)

Note.

The information can be added with graphs by types of documents (orders, decisions, collegiums etc.) their registration numbers, surnames of performers.

Annex 17 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations

INFORMATION about execution of submissions of individuals and legal entities
as of _______________ (day, month, year)

Item no.	Names of structural subdivisions	On execution		Whereof
		Total	received in the previous month	executed within the term	overdue
					Total	the term is extended
1	2	3	4	5	6	7
Total:

Name of the position of the Head Printed

of the DSM Service __________ name

(personal signature)

Format А4 (210Х297)

Annex 18 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

Register of accounting and issuance of printed blank products

Receipt					Issuance
Date of receipt	Date and number of the accompanying document	Name of the manufacturing enterprise	Number of copies	Series and numbers of blanks	Date of issuance	Date and number of document to be issued	Issued to		Number of copies	Series and numbers of blanks	Delivery receipt	Note, mark about destruction of mutilated copies of the printed blank products
							Name of a structural subdivision	Surname and initials of the receiving person
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Format А4 (210Х297)

Annex 19 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

Register of accounting and issuance of seals, stamps, with the image of the State Emblem
of the Republic of Kazakhstan and special stamp ink

item no.	Names and impressions of seals and stamps with the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan	To whom it is issued			Date of return and acceptance receipt	Note, marks about destruction of seals, stamps and special stamp ink
		Name of a structural subdivision, performing storage of seals, stamps with the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan and special stamp ink	Surname and initials of the official-the receiving person	Date and delivery receipt
1	2	3	4	5	6	7

Format А4 (210Х297)

Annex 20 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

Register of accounting and issuance of the fountain pens, refilled by special ink

item no.	Name of a structural subdivision, performing storage of fountain pens, refilled with special ink	Surname and initials of the official performing the storage of fountain pens, refilled with special ink	Position and surname of a person, received the fountain pen, refilled with special ink	Date of issuance and delivery receipt	Date of return and acceptance receipt	Note, mark about destruction of the fountain pen, refilled with special ink
1	2	3	4	5	6	7

Format А4 (210Х297)

Annex 21 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

_____________________________________________ name of the organization ACT

_________________________ (date) Place of publication (in Kazakh language)		no. ___________ Place of publication (in Russian or other language)
		Approved Name of the position of the head of the organization ____________ Printed (personal signature) name Date
of acceptance-transfer of printed blank products, seals, stamps to be protected, means of protection of documents and registration accounting forms thereto

Grounds: Order of the head of the organization dated (date) no. ______ _______________

"On inspection ..." (or other document, work plan, instruction of the superior body, etc.).

Drafted by the commission consisting of:

Chairman of the ommission___________________________________________________

position, initials, surname

Members of the Commission:

1. ___________________________________________________

position, initials, surname

2. ___________________________________________

position, initials, surname

________________________________________________________________________

1. Unused printed blank products to be protects,

(separately by types) of series ____ from no. ___ to no. ___ in the amount of ______ copies.

(in figures and words)

2. Acts on assignment for the destruction of the mutilated copies of printed blank products to be protected ___________________________________________

(dates, numbers, number of copies _____________________________.

of acts by types of blanks)

3. Seals with the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan in the amount of

_____________________________ pieces.

(in figures and words)

4. Stamps with the image of the State Emblem of the Republic of Kazakhstan in the amount of

_____________________________ pieces.

(in figures and words)

5. Means of protection of documents:

____________________________________________

(names of protection means) in the amount of ________________________ pieces.

(in figures and words)

6. Registration accounting forms: ________________________________________

(types of registration accounting forms, their numbers

________________________________________________________________________.

according to the file register, numbers of volumes, dates of the first and the last record, number of sheets)

Status of the accounting work with printed blank products, seals, stamps to be protected, and means of protection of documents ______________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________.

(general characteristics of the status of the accounting work)

Transferred __________________________ Printed name

(personal signature)

Accepted ___________________________ Printed name

(personal signature)

Drafted in ____ copy(ies):

1-st copy: in file no.

2-nd copy: (addressee)

Chairman of the Commission signature Printed name

Members of the Commission signature Printed name

Format А4 (210Х297)

Annex 22 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

_______________________________________________ name of the organization ACT

___________________ (date) Place of publication (in the Kazakh or other language)		no. ___________
		Approved Name of the position of the head of organization ____________ Printed name (personal signature) Date
On assignment to destruction of the mutilated copies of printed blank products to be protected

Grounds: Order of the head of the organization dated (date) no. ______ _______________

"On inspection ..." (or other document, work plan, instruction of the superior body, etc.).

Drafted by the commission consisting of:

Chairman of the Commission __________________________________________________

position, initials, surname

Members of the Commission:

1. ___________________________________________________

position, initials, surname

2. ________________________________________________

position, initials, surname

_______________________________________________________________________

Mutilated copies of the following types of printed blank products to be protected have been selected for destruction:

item no.	Name of the type of printed blank products to be protected	Series and numbers of copies of printed blank products to be protected	Number of mutilated copies of printed blank products to be protected	Note
1	2	3	4	5

Total __________________________ of mutilated copies of printed blank products to be protected

(in figures and words)

Drafted in ____ copy(ies):

1-st copy: in file no.

2-nd copy: (addressee)

Chairman of the Commission__________________________ Printed name

(personal signature)

Members of the Commission ___________________________ Printed names

(personal signatures)

Marks in the registers of accounting and issuance of printed blank products to be protected have been made, the mutilated copies in the amount of ______________________ are made.

(in figures and words)

Destructed using ___________________________.

(type of destruction)

Name of the position ___________________ Printed name

(personal signature)

Date

	Format А4 (210Х297)
	Annex 23 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

______________________________________________ name of the organization ACT

___________________ (date) Place of publication (in the official or other language)		no. ___________
		Approved Name of the position of the head of the organization ___________ Printed name (personal signature) Date
On assignment to destruction of seals and stamps to be protected

Grounds: Order of the head of the organization dated (date) no. ______ _______________

"On inspection ..." (or other document, work plan, instruction of the superior body, etc.).

Drafted by the commission consisting of:

Chairman of the Commission__________________________________________________

position, initials, surname

Members of the Commission:

1.__________________________________________________

position, surname, initials

2. ________________________________________________

position, initials, surname

________________________________________________________________________

The following seals and stamps to be protected have been selected for destruction:

item no.	Name	Number	Note
1	2	3	4

Drafted in ____ copy(ies):

1-st copy: in file no. 2-nd copy: (addressee)

Chairman of the Commission__________________________ Printed name

(personal signature)

Members of the Commission __________________________ Printed names

(personal signatures)

marks have been made to the register, seals and stamps to be protected, in the amount of

_________________________ pieces have been destructed using ________________________.

(in figures and words) (type of destruction)

Name of the position _________________________ Printed name

(personal signature)

Date

	Format А4 (210Х297)
	Annex 24 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

_____________________________________________ name of the organization
ACT

___________________ (date) Place of publication (in Kazakh or other language)		no. ___________
		Approved Name of the position of the head of the organization ____________ Printed (personal signature) name Date
On assignment for destruction of the means of protection of documents

Grounds: Order of the head of the organization dated (date) no. ______ _______________

"On inspection ..." (or other document, work plan, instruction of the superior body, etc.).

Drafted by the commission consisting of:

Chairman of the Commission__________________________________________________

position, initials, surname,

Members of the Commission:

1. _________________________________________________

position, initials, surname

2. __________________________________________________

position, initials, surname

The following types of the means of protection of documents have been selected for destruction:

item no.	Name	Number	Note
1	2	3	4

Drafted in ____ copy(ies):

1-st copy: in file no.

2-nd copy: (addressee)

Chairman of the Commission__________________________ Printed name

(personal signature)

Members of the Commission _______________________________ Printed names

(personal signatures)

Marks in the registers of accounting no. __ have been made, means of protection of documents have been destroyed using _____________________________.

(types of destruction)

Name of the position _________________________ Printed name

(personal signature)

Date

	Format А4 (210Х297)
	Annex 25 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations
	Form

____________________________________________________ name
of governmental the organization
ACT

___________________ (date) Place of publication (in Kazakh or other language)		no. ___________
		Approved Name of the position of the head of the organization ____________ Printed (personal signature) name Date
On assignment for destruction of unused printed blank products to be protected

Grounds: Order of the head of the organization dated (date) no. ______ _______________

"On inspection ..." (or other document, work plan, instruction of the superior body, etc.).

Drafted by the commission consisting of:

Chairman of the Commission__________________________________________________

position, initials, surname

Members of the Commission:

1.__________________________________________________

position, initials, surname

2. ________________________________________________

position, initials, surname

The following types of unused printed blank products of practical significance have been selected for destruction in connection with

__________________________________ ________________________________

(liquidation, reorganization) (official name

____________________________________ of a government agency (organization):

item no.	Name of the type of printed blank products	Series and numbers of the copies of printed blank products	Number of unused copies	Note
1	2	3	4	5

Total ______________________ unused copies of printed blank products

(in figures and words)

to be protected.

Chairman of the Commission__________________________ Printed name

(personal signature)

Members of the Commission _______________________________ Printed names

(personal signatures)

Marks in the registers of accounting and issuance of printed blank products have been made, unused copies in the amount of ____________________ of weight of ____ kg

(in figures and words)

have been destroyed using _________________________.

(type of destruction)

Name of the position _________________________ Printed name

(personal signature)

Date

Format А4 (210Х297) Annex 26 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non-governmental the organizations Form

Official name of the organization FILE REGISTER

__________no.___________ (date) (index) for_______year Date

Approved Name of the position of the head of the organization ________________ (personal signature) Printed name

File index	File (volume, part) heading	Files (volumes, parts) number	File (volume, part) storage term and item number according to the list	Note
1	2	3	4	5

Name of the position of the Head_______________________ Printed name date

of the DSM Service (personal signature)

Endorsements of the heads of structural subdivisions

Approved Approved

by the minutes of CEC (EC) by the minutes of EVC

of organization of the state archive institution

(date and number of the minutes) (date and number of the minutes)

The final record of the categories and the number of files,

started in _________ year

By storage terms	Total	Including
		transferred	with "EVC" mark
Permanent
Temporary (over 10 years)
Temporary (up to and including 10 years)
Total:

Name of the position of the Head_______________________ Printed name

of the DSM Service (personal signature) date

Final information have been transferred to the archive of the organization.

Name of the position of an employee, ________________________ Printed name

transferred information ______________________

(personal signature) date

	Format А4 (210Х297)
	Annex 27 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

AUTHENTICATION SHEET OF THE FILE

Fund no. _____ Inventory no. ________ File no. _____

_______________________ sheet(s) are tied up and numbered in the file including :

Letter no. of sheets _______________________________________________________

missed no. of sheets ___________________________________________________

Numbered clear sheets ____________________________________________

internal inventory sheets _________________________________________________

Included documents as attachments and applications that are not subject to numbering

________________________________________________________________________

types of documents and their number)

Features of the formation, execution, physical condition and accounting of file documents	sheets no.
1	2
1. Brochures and other printed publications 2. Flyers 3. Newspaper cuttings 4. Postcards 5. Envelopes 6. Postage stamps 7. Revenue stamps 8. Postmarks and others 9. Special postmarks 10. Wax, mastic seals 11. Photo documents 12. Maps, plans, drawings and other scientific and technical documentation. 13. Pictures, prints, watercolors 14. Autographs of eminent persons 15. Glued sheets 16. Loss of parts of sheets 17. Fading text

Name of the position of a person completed the authentication sheet of the file

_________________________ Printed name

(personal signature) date

Note.

1. Authentication sheet shall be drafted for accounting of the number of sheets in a file and their fixation of special features of their numeration.

2. Authentication sheet shall be drafted on a separate sheet (sheets) and shall be tied up in the end of the file.

3. Number of numbered sheets of the file and separately, in "+" (plus) symbol, Number of sheets of internal inventory of the file documents shall be specified in the authentication sheet in figures and words.

4. The following special features of numeration, execution and physical condition of the file documents shall be marked in the authentication sheet:

1) means of postal circulation (stamps of all kinds, envelops, greeting cards, blanks, postmarks, rubber stamps, secure seals);

2) seals and their impressions;

3) autographs of eminent state and public figures, men of science, technology and culture;

4) Photo documents;

5) Pictures, prints, and watercolors;

6) Large-format documents;

7) glued sheets, damaging of documents;

8) sheets with pasted photographs, documents;

9) envelopes with attachments and the number of inserted sheets (objects) therein;

10) documents, having individual numeration (including typographical materials), and the number of their sheets (pages).

5. If on one sheet of the file there are several features of execution of the document, then in column 2 of the authentication sheet the number of this sheet shall be written down against each position of column 1.

6. If in the document there are several stamps and other materials on one sheet, then in column 2 in brackets after the number of the sheet of the file their number shall be specified.

7. If there are items in the file, which numeration is impossible due to specific features of the material of which they were made (glass, metal, textile etc.), then the number of sheets, between which this item is placed shall be specified in column 2.

8. All subsequent changes in the composition and status of the case (damage, replacement of original documents with copies, accession of new documents) shall be noted in the authentication sheet with reference to the corresponding act.

9. Authentication sheet shall not be numbered.

	Format А4 (210Х297)
	Annex 28 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

INTERNAL INVENTORY
of documents of file no. ___

item no.	Reference no.	Document date	File heading	Numbers of sheets of the file	Note
1	2	3	4	5	6

Total __________________________________________________ sheets of documents

(in figures and words)

Number of sheets of internal inventory ________________________________________

(in figures and words)

Name of the position of a person filled in

the internal inventory of the file documents

___________________________ Printed name

(personal signature) date

	Format А4 (210Х297)
	Annex 29 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations Form

File inventory of a structural subdivision of organization

Official name Approved

of a structural subdivision Name of the position of the head

of the organization of a structural subdivision

____________________ Printed name

(personal signature)

Date

Inventory no. _______ for _________year (s)

Item no.	File index	File (volume, part) heading	Outside dates of the file (volume, part)	Storage term of the file (volume, part)	Number of sheets in the file (volume, part)	Note
1	2	3	4	5	6	7

____________________________ of files have been introduced in this inventory from no. __ to no. __,

(in figures and words) (in figures and words) including :

letter numbers:

missed numbers:

mame of the position

of the draftsman of the inventory ________________________________ Printed name

(personal signature)

Date

Head of the DSM Service

________________________________ Printed name

(personal signature)

Date

Employee of

the archive of the organization ________________________________ Printed name

(personal signature)

date

Note.

In the inventory of permanent storage, column 5 shall not be filled in.

Format А4 (210Х297)

Annex 30 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations

Footnote. The rules are supplemented by Annex 30 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated 31.08.2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Form

Approved

____________________________
(name of the organization)

______________________________

(name of the position
of the head of the structural
subdivision of the organization)

______________________________

(name of the structural subdivision
of the organization)
______________________________

(initials, surname)
______________________________

(date)

inventory No. _____________________________

electronic dossiers__________________________

(name of the category of dossiers)

of the year ______

No.	Electronic dossier index	Title of the section, title of the electronic dossier	Outside dates for the electronic dossier	Number of documents in an electronic dossier	The volume of documents in the electronic form of the electronic dossier	Storage term of the electronic dossier*	Note
1	2	3	4	5	6	7	8

This inventory includes _____________________________________________

of electronic dossiers from No. ________ to No. ________

(Position,________________________________________________________

surname and initials of the compiler of the inventory)

_______________

(date)

Agreed**

Minutes of the EC meeting __________________________________________

(name of the structural unit)

__________________ № __________________

Submitted _______________ electronic dossiers.

_______________________________________

(position title, surname and initials of the employee who submitted the electronic dossiers)

________________________

(date)

Accepted _____________________ electronic dossiers.

_______________________________________

(position title, surname and initials of the employee of the archive

of the organization that accepted electronic dossiers)

_____________________

(date of)

_____________________________

* Column 7 shall not be drawn up in the inventories of dossiers of permanent storage.

** Issued if there is an EC of the structural unit.

___________________________

Annex 31 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations

Footnote. The Rules are supplemented by Annex 31 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated 31.08.2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Form

Approved

_____________________________

(name of company)

_____________________________

(Position

head of the organization)

(initials, surname) (date)

_____________ No. _______________

________________________________

(place of compilation)

SCHEDULE for receiving electronic dossiers in the archive of the organization

in ________________ year

No.	Name of the organization - the source of acquisition of the archive and (or) structural unit of the organization	Admission period	Position, initials, and surname of the person responsible for the transfer of electronic dossiers to the archive of the organization	Note
1	2	3	4	5

______________________________________

(position title, surname and initials of the head

of the archive of the organization

(the person responsible for the archive of the organization)

______________________

(date)

Annex 32 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations

Footnote. The rules are supplemented by Annex 32 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated 31.08.2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Form

Internal inventory of documents in electronic form of electronic dossier No. ___________

No.	Document date in electronic form	The title of the document in electronic form	Number of storage objects (files)	The total amount of storage objects in (bytes)	General control characteristic	Note
1	2	3	4	5	6	7

Total: ___________________ documents in electronic form, ___________________ storage objects.

The total volume of electronic dossier storage objects __________

______________________________ (name of the position of the person who compiled the internal inventory of documents in the electronic form of the electronic dossier)

______________________ (initials, surname) (date)

Annex 33 to the Rules for documentation, document management and use of electronic document flow systems in governmental and non- governmental the organizations

Footnote. The rules are supplemented by Annex 33 in accordance with the Resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated 31.08.2022 No. 630 (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Form

The act of acceptance and transfer of electronic documents and dossiers of the organization's Records management service

The official name of the organization		Approved Name of the position of the head of the organization
		_____________________ transcript (personal signature) signature date

ACT No. On the acceptance and transmission of electronic documents

____________________ passed (surname and initials)

_____________________ accepted (surname and initials)

electronic documents for ___________ years and registration cards for them:

No.	Index of electronic documents	Number of electronic documents	Number of files	Status of electronic digital signature		Electronic dossier storage capacity	Shelf life
				Availability	Absent
1	2	3	4	5		6

Total accepted:

1) ______________________________________ of electronic documents.

(in numbers and words)

Status of electronic documents _____________________________________

______________________________________________________________

(general characteristic of the state)

Submitted by ___________________________________________________

(electronic digital signature) or (signature)

Accepted ______________________________________________________

(electronic digital signature) or (signature)