Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің м.а. 2018 жылғы 25 шілдедегі № 168 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2018 жылғы 31 шілдеде № 17249 болып тіркелді.

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 2-тармағының 2-7) тармақшасына және "Мемлекеттік статистика туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 16-бабы 3-тармағының 2) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

Ескерту. Кіріспе жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 16.08.2022 № 239 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1. Қоса берілген Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары бекітілсін.

2. Мыналардың:

1) "Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 8366 болып тіркелген, "Егемен Қазақстан" газетінде 2013 жылғы 20 наурызда № 90 (28029) жарияланған);

2) "Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу туралы нұсқаулықты бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығына өзгерістер енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2016 жылғы 9 желтоқсандағы № 321 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 14654 болып тіркелген, 2017 жылғы 20 қаңтарда Қазақстан Республикасының Нормативтік құқықтық актілерінің эталондық бақылау банкінде жарияланған) күші жойылды деп танылсын.

3. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлiгiнiң Архив ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгiленген тәртiпте:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрықты мемлекеттік тіркелген күннен бастап күнтізбелік он күн ішінде электронды түрде қазақ және орыс тілдерінде Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің Эталондық бақылау банкіне ресми жариялау және енгізу үшін "Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жіберілуін;

3) осы бұйрық қолданысқа енгізілгеннен кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

4) осы бұйрықта көзделген іс-шаралар орындалғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді ұсынуды қамтамасыз етсін.

4. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт жетекшілік ететін вице-министріне жүктелсін.

5. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің міндетін атқарушы	Е. Қожағапанов

"Келісілді"

Қазақстан Республикасының

Стратегиялық жоспарлау және

реформалар жөніндегі агенттігінің

Ұлттық статистика бюросы

Ескерту. Бұйрық белгімен толықтырылды - ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 16.08.2022 № 239 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 25 шілдедегі № 168 бұйрығымен бекітілген

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары

Ескерту. Қағида жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 16.08.2022 № 239 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры (бұдан әрі – Ұлттық архив қоры) құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу тәртібін айқындайды.

2. Архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган (бұдан әрі - уәкілетті орган) бірыңғай Мемлекеттік қорлар каталогын жүргізу жолымен Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүзеге асырады.

2-тарау. Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу тәртібі

3. Ұлттық архив қоры құжаттарына орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүргізу үшін Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар жыл сайын 5 қаңтарға дейін уәкілетті органға қағаз жеткізгіште (бір данада) және электрондық нысанда:

1) осы Қағидалардың 1-қосымшасына сәйкес нысан бойынша архив паспортын;

2) осы Қағидалардың 2-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қор карточкасын;

3) осы Қағидалардың 3-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерді;

4) осы Қағидалардың 4-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтерді ұсынады.

4. Уәкілетті орган жыл сайын 15 ақпанға қарай Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтері, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві, арнаулы мемлекеттік архивтер және жергілікті атқарушы органдар ұсынған қор карточкаларының негізінде Мемлекеттік қор каталогына өзгерістер мен толықтырулар енгізеді.

5. Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар үш жылда бір рет 5 қаңтарға дейін осы Қағидалардың 5-қосымшасына сәйкес нысан бойынша Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспортын уәкілетті органға ұсынады.

6. Уәкілетті орган үш жылда бір рет 15 ақпанға қарай ұсынылған жиынтық паспорттардың негізінде Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспортын құрастырады.

	Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 1-қосымша Нысан
	Кімге ұсынылады ______________________ (алушының атауы) Кім ұсынады _______________________ (есеп беретін ұйымның _______________________ _______________________ атауы)

Уәкілетті органға ұсынылады:

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: https://www.gov.kz/entities/mcs

Әкімшілік деректер нысанының атауы: Архив паспорты

Әкімшілік деректер нысанының индексі: АП

Кезеңділігі: жыл сайын

Есепті кезең: 5 қаңтарға дейін

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті жылдан кейінгі 20___жылғы 5 қаңтарға дейін.

20__жылғы "___"________ ______________________ архив паспорты

(архивтің атауы)

1. Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі

№ р/н	Көрсеткіштер	Қорлардың саны (дана)	Сақтау бірліктерінің саны				Уақытша сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны
			барлығы	соның ішінде
				тізімдемелерге енгізілгені	мемлекеттік тілдегілері	есепке алынған аса құндылары
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
11	Басқару құжаттамасы
12	Жеке тектік құжаттар
13	Ғылыми-техникалық құжаттама
14	Жеке құрам бойынша құжаттар
2	Киноқұжаттар
3	Фотоқұжаттар
4	Дыбыстыққұжаттар
5	Бейнеқұжаттар
6	Машинада оқылатын құжаттар
7	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8	Жиыны

Есеп бірлігінің көлемі

№ р/н	Көрсеткіштер	Есеп бірлігінің саны
		барлығы	соның ішінде тізімдемелерге енгізілгені
1	2	3	4
1	Киноқұжаттар
2	Дыбыстыққұжаттар
3	Бейнеқұжаттар
4	Машинада оқылатын құжаттар

2. Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі

№ р/н	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны		Сақтандыру қорының көлемі
		сақтандыру қоры үшін көшірілгендері	пайдалану қоры барлары	негативтер кадрларының саны (дана)	Сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны
1	2	3	4	5	6
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
11	Басқару құжаттамасы
12	Жеке тектік құжаттар
13	Ғылыми-техникалық құжаттама
14	Жеке құрам бойынша құжаттар
2	Киноқұжаттар
3	Фотоқұжаттар
4	Дыбыстыққұжаттар
5	Бейнеқұжаттар
6	Машинада оқылатын құжаттар
7	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8	Жиыны

3. Архивтік құжаттардың ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі

Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы

№ р/н	Көрсеткіштер	Тізімдемелер (есепке алу және сипаттау кітаптары) саны (дана)		Каталогтандырылды				Құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы деректер базалары құрылды
		барлығы	оның ішінде толық жинақта	Қорлар дың саны (дана)	Сақтау бірліктерінің саны	Жасалған карточкалар саны (дана)		Деректер базалары ның саны (дана)	мега байтта ғы көлемі
						барлығы	оның ішінде каталогтарға енгізілгендері
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
11	Басқару құжаттамасы
12	Жеке тектік құжаттар
13	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
2	Киноқұжаттар
3	Фотоқұжаттар
4	Дыбыстыққұжаттар
5	Бейнеқұжаттар
6	Машинада оқылатын құжаттар
7	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8	Жиыны

Анықтамалық-ақпараттық басылымдар

№ р/н	Көрсеткіштер	Саны (дана)
1	2	3
1	Басылған жолсілтемелер, қорлар бойынша қысқаша анықтамалықтар
2	Әкімшілік-аймақтық бөлу бойынша басылған анықтамалықтар
3	Мекемелер тарихы бойынша басылған анықтамалықтар
4	Өзге де түрде басылған анықтамалықтар
5	Басылған анықтамалықтардың барлығы

4. Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі

№ р/н	Көрсеткіштер	Саны (дана)
1	2	3
1	Кітаптар және кітапшалар
2	Газеттер
3	Журналдар
4	Баспа өнімдерінің өзге түрлері

5. Құжаттарды сақтау жағдайлары

№ р/н	Көрсеткіштер	Саны
1	2	3
1	Архив ғимараттары (дана)
2	Арнайы үй-жайлар (дана)
3	Бейімделген үй-жайлар (дана)
4	Архив қоймаларының толу дәрежесі (пайызбен)
5	Ғимараттардың күзет сигнализациясымен жабдықталуы (пайызбен)
6	Ғимараттардың өртке қарсы сигнализациямен жабдықталуы (пайызбен)
7	Металды сөрелерінің ұзындығы (қума метрмен)
8	Ағаш сөрелердің ұзындығы (қума метрмен)
9	Мұқабаланған құжаттар (сақтау бірлігімен)

__________________________________________________________________________

Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

__________________________________________________________________________

Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

Күні

Мөр қоятын орын

Ескертпе:

Архивтің паспорты жүргізу нысаны бойынша түсініктеме:

Архив паспортының 1-бағанында (архив құжаттардың құрамы мен көлемі, есепке алу бірлігінің көлемі, архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі, архивтік құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі, тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы, анықтамалық-ақпараттық басылымдар, ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі, құжаттарды сақтау шарттары) нөмір "№" реті бойынша толтырылады;

2-бағанда (архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі, архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі, тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы) архивтік құжаттардың көрсеткіштері (қағаз негіздегі құжаттар) көрсетіледі. Барлығы; басқару құжаттамасы; жеке тектік құжаттар; ғылыми-техникалық құжаттама; жеке құрам бойынша құжаттар; киноқұжаттар; фоноқұжаттар; бейнеқұжаттар; машинамен оқылатын құжаттама; түпнұсқа құқығындағы микроформалар; фотоқұжаттар; жиыны);

Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі:

3-бағанда қорлар саны көрсетіледі;

4, 5, 6 және 7 – бағандарда сақтау бірліктерінің саны (4 – баған – барлығы, 5 – баған-тізімдемелерге енгізілген, 6-баған-мемлекеттік тілде, 7-баған-ерекше құнды есепке алынған) көрсетіледі;

8-бағанда уақытша сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі.

Есепке алу бірлігінің көлемі:

2-бағанда есепке алу көрсеткіштері (киноқұжаттар, фоноқұжаттар, бейнеқұжаттар, машинамен оқылатын құжаттама) көрсетіледі;

3 және 4 - бағандарда есепке алу бірліктерінің саны көрсетіледі (3 - баған-барлығы, 4-баған-оның ішінде тізімдемеге енгізілгендер).

Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі:

3 және 4-бағандарда сақтау бірліктерінің саны (3 - баған - сақтандыру қоры үшін көшірілген, 4-баған-пайдалану қоры бар) көрсетіледі;

5 және 6 – бағандарда сақтандыру қорының көлемі (5 - баған-негатив кадрларының саны, 6-баған-сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны) көрсетіледі.

Архив құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі. Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы:

3 және 4 – бағандарда тізімдемелердің саны (есепке алу және сипаттау кітаптары (3 - баған-барлығы, 4-баған-олардың толық жиынтықта) көрсетіледі;

5, 6, 7 және 8 - бағандарда акаталогияланған (5 - баған - қорлар саны, 6 - баған-сақтау бірліктерінің саны, 7-баған-барлық жасалған карточкалар саны, 8-баған-каталогтарға енгізілген) құжаттардың саны көрсетіледі;

9 және 10 - бағандарда құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы құрылған дерекқорлар (9 - баған-дерекқорлардың саны, 10-баған-мега байтпен көлемі) көрсетіледі.

Анықтамалық-ақпараттық басылымдар:

2-бағанда анықтамалық-ақпараттық басылымдардың көрсеткіштері (шығарылған жолсілтемелер, қорлар бойынша қысқаша анықтамалықтар, әкімшілік-аумақтық бөлініс бойынша шығарылған анықтамалықтар, мекемелердің тарихы бойынша шығарылған анықтамалықтар, басқа типтегі басылым анықтамалары, барлық шығарылған анықтамалықтар) көрсетіледі;

3-бағанда анықтамалық-ақпараттық басылымдардың саны көрсетіледі.

Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі:

2-бағанда ғылыми-анықтамалық кітапхананың көрсеткіштері (кітаптар мен брошюралар, газеттер, журналдар, баспа өнімінің басқа да түрлері) көрсетіледі;

3-бағанда ғылыми-анықтамалық кітапхананың саны көрсетіледі.

Құжаттарды сақтау шарттары:

2-бағанда құжаттарды сақтау көрсеткіштері (архив ғимараты, арнайы үй-жайлар, бейімделген үй-жайлар, архив қоймаларының жүктелу дәрежесі (пайызбен), ғимараттардың күзет сигнализациясымен жарақталуы (пайызбен), ғимараттардың өрт сигнализациясымен жарақталуы (пайызбен), металл стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен), құжаттардың картондалуы (сақтау бірлігімен), ағаш стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен) көрсетіледі

3-бағанда құжаттарды сақтау шарттарының саны көрсетіледі.

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 2-қосымша Нысан

Уәкілетті органға ұсынылады:

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: https://www.gov.kz/entities/mcs

Әкімшілік деректер нысанының атауы: қор карточкасы

Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚК

Кезеңділігі: жыл сайын

Есепті кезең: 5 қаңтарға дейін

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті жылдан кейінгі 20___жылғы 5 қаңтарға дейін.

Қор карточкасы

Қордың бірінші түскен күні	Қор карточкасын алған күн	Қордың сақталған орны	Қордың № / Санаты/ Меншік нысаны
1	2	3	4
Қордың әр атауының шеткі даталары	Қордың атауы
5	6
20___ жылғы 1 қаңтардағы қордың көлемі	Жылдар	7
	Сақтау бірліктерінің/ құжаттардың саны	8
	Соның ішінде сипатталмаған сақтау бірліктері/құжаттар	9
	сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері барлары

Қор карточкасының артқы жағы

Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдың басы	Жылдың аяғы	Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдың басы	Жылдың аяғы
1	2	3	4	5	6

Қордың бұрынғы № _______

Ескертпе _____________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

__________________________________________________________________________

Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

Күні

Мөр қоятын орын

Ескертпе:

Қор карточкасын жүргізі бойынша нысанына түсіндірме:

Қор карточкасы

1-бағанда қордың бірінші келіп түскен күні көрсетіледі;

2-бағанда қор карточкасын алған күн көрсетіледі;

3-бағанда қордың сақтау орны көрсетіледі;

4-бағанда қордың № /санаты / меншік нысаны көрсетіледі.

5- бағанда қордың әрбір атауының соңғы күндері көрсетіледі;

6- бағанда қордың атауы көрсетіледі;

7, 8 және 9 – бағандарда 20__жылғы 1 қаңтардағы қордың көлемі (7 - баған - жылдар, 8-баған-сақтау бірліктерінің/құжаттардың саны, 9-баған-оның ішінде сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері бар жазылмаған сақтау бірліктері/құжаттар) көрсетіледі.

Қор карточкасының сыртқы жағы:

1 және 4-бағандарда тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы көрсетіледі;

2 және 5-бағандарда жылдың басы көрсетіледі;

3 және 6-бағандарда жылдың соңы көрсетіледі.

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 3-қосымша Нысан

____________________________

(мемлекеттік архивтің, музейдің,

____________________________

кітапхананың атауы)

Уәкілетті органға ұсынылады:

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: https://www.gov.kz/entities/mcs

Әкімшілік деректер нысанының атауы: қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер:

Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚҚКӨМ

Кезеңділігі: жыл сайын

Есепті кезең: 5 қаңтарға дейін

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті жылдан кейінгі 20___жылғы 5 қаңтарға дейін.

20__жылғы 1 қаңтардағы қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер

№ р/н	Қор №	Санаты	Қорлардың атаулары	Түсті		Шықты		___ жылғы 1 қаңтардағы қордағы сақтау бірліктерінің жалпы саны			Ескертпе
				Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдар	Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдар	Тізімдемелерге енгізілген сақтау бірліктері	Енгізілмеген сақтау бірліктері/ құжаттар	Сақтау бірліктерінің сақтау көшірмелері барлары
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Барлығы:______ ішінде____ қор,_______________ сақтау бірлігі/құжат түсті;

____ қор, _______________ сақтау бірлігі/құжат шықты;

_______________ сақтау бірлігіне сақтандыру көшірмелері жасалды.

_____ жылғы 1 қаңтарда архивте қорлардың тізімі бойынша № ___ден бастап № ____

дейінгі қорлардың нөмірлері бар, соның ішінде бар болып есептелетін ___

қор,____________ сақтау бірлігінің қор, тапсырылған және біріктірілген (істері

пайдаланылған және нөмірін алуға болмайтын) қорлардың нөмірлері__________,

жойылған қорлар_______________, бос нөмірлер___________________.

__________________________________________________________________________

Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

__________________________________________________________________________

Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

Күні

Мөр қоятын орын

Ескертпе:

Қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер жүргізу бойынша нысанға түсініктеме:

Қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер:

1-бағанда нөмір "№" реті бойынша толтырылады;

2-бағанда қордың № көрсетіледі;

3-бағанда санаты көрсетіледі;

4-бағанда қорлардың атауы көрсетіледі;

5 және 6-бағандарда келіп түскен құжаттар туралы (5 - баған-тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы, 6 – баған-жылдар) көрсетіледі;

7 және 8-бағандарда істен шыққан құжаттар туралы (7 - баған-тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы, 8 – баған-жылдар) көрсетіледі;

9, 10 және 11 - бағандарда қордағы сақтау бірліктерінің жалпы саны (9 - баған-сақтау бірліктерінің тізімдемесіне енгізілген, 10-баған-енгізілмеген сақтау бірліктері/құжаттары, 11 - баған-сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері бар) көрсетіледі;

12-бағанда ескертпе көрсетіледі (егер жаңа қор көрсетілсе-қор карточкасын қараңыз, егер жалғасы қалыптастырылса қор карточкасы-қор карточкасының жалғасын қараңыз, сақтау бірліктері келіп түскен немесе шығып қалған жағдайда жыл ішінде келіп түскен сақтау бірліктерінің саны істердің келіп түскен немесе шығып қалған актісінің № мен күнін көрсете отырып көрсетіледі).

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 4-қосымша Нысан

Уәкілетті органға ұсынылады:

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: https://www.gov.kz/entities/mcs

Әкімшілік деректер нысанының атауы: қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері

Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚКЕМ

Кезеңділігі: жыл сайын

Есепті кезең: 5 қаңтарға дейін

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті жылдан кейінгі 20___жылғы 5 қаңтарға дейін.

20__жылғы 1 қаңтардағы

Қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер

№ р/н	Архивтің атауы	Қорлар тізімі бойынша қорлардың бірінші және соңғы нөмірлері	20 __ жылғы 1 қаңтардағы паспорт бойынша қорлардың саны (дана)	Қор каталогындағы карточкалар саны				Қорлардың бос нөмірлерінің саны (дана)	Ескертпе
				Барлығы	Архивте сақталатын қорларға	Біріктірілген архив қорының құрамына енгізілген (бұрын пайдаланылған) қорларға және тапсырылған қорлар	Жойылған қорларға
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

______________________________________________________________________

Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

__________________________________________________________________

Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

Күні

Мөр қоятын орын

Ескертпе:

Қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері жүргізу бойынша түсіндірме нысан:

1-бағанда нөмір "№" реті бойынша толтырылады;

2-бағанда архивтің атауы көрсетіледі;

3-бағанда Қорлар тізімі бойынша қорлардың бірінші және соңғы нөмірлері көрсетіледі;

4-бағанда 20__жылғы 1 қаңтарға паспорт бойынша қорлардың саны көрсетіледі;

5, 6, 7 және 8 – бағандарда қор каталогындағы карточкалардың саны (5 - баған - барлығы, 6 - баған-архивте сақталатын қорларға, 7-баған-біріккен архив қорының құрамына енгізілген қорларға (бұрын пайдаланылған) және берілген қорларға, 8-баған-жоғалған қорларға) көрсетіледі;

9-бағанда қорлардың бос нөмірлерінің саны көрсетіледі;

10-бағанда ескертпе көрсетіледі (ескертпеде бос қорлардың нөмірлерін көрсету қажет).

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 5-қосымша Нысан

Кімге ұсынылады

________________

(мемлекеттік архивтің ресми

___________________________________________

атауы және оның пошталық мекенжайы)

Кім ұсынады ____________________

(есеп беретін ұйымның ресми

___________________________

атауы және оның пошталық мекенжайы)

____________________________

(есеп беретін ұйымның меншік нысаны)

Уәкілетті органға ұсынылады:

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: https://www.gov.kz/entities/mcs

Әкімшілік деректер нысанының атауы: Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерін жинақтау көздерінің жиынтық паспорты

Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚР МА ТКЖП

Кезеңділігі: үш жылда бір рет

Есепті кезең: 5 қаңтарға дейін

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: есепті жылдан кейінгі 20___жылғы 5 қаңтарға дейін үш жылда бір рет.

20__жылғы 1 желтоқсандағы

Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты

1. Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамаларын тапсыратын ұйымдар туралы мәліметтер

№ р/н	Көрсеткіштердің атауы	Саны	Штат бойынша жұмыскерлер саны	Архив мекемелерімен келісілгендер саны (дана)		Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны (дана)	Құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға толық дайындаған ұйымдардың саны (дана)
				Істер номенклатуралары	Іс жүргізу бойынша нұсқаулықтар, ережелер
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдар
4	Аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Біріктірілген ведомстволық архивтер

2. Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер

№ р/н	Көрсеткіштердің атауы	Сақтау бірліктерінің барлығы	Тұрақты сақталатын құжаттардың саны (сақтау бірлігімен)		Жеке құрам бойынша құжаттардың саны (сақтау бірлігімен)		Жыл бойы тұрақты сақталатын істердің саны (сақтау бірлігімен)
			Тізімдемелерге енгізілгені	Белгіленген мерзімнен артық сақталғаны	Барлығы	Тізімдемелерге енгізілгені
			Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
						Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
4	Аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Біріктірілген ведомстволық архивтерде сақталатын басқару құжаттамасы

3. Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің жинақтау көздері туралы мәліметтер

№ р/н	Ұйымдардың түрлері	Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайдың саны (дана)	Штат бойынша қызметкерлер саны	Тізімдемелерге енгізілген сақтау бірліктерінің саны	Белгіленген мерзімнен артық сақталған құжаттар саны (сақтау бірлігімен)	Сақтау бірліктерінің барлығы
				Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
1	2	3	4	5	6	7
1	Мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік емес ұйымдар

4. Кино-, фото-, дыбыстық-, бейнеқұжаттар туралы мәліметтер

№ р/н	Ұйымдардың түрлері	Архив мекемесінде тіркеуде тұратын ұйымдардың саны (дана)	Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайдың саны (дана)	Штат бойынша қызметкерлер саны	Сақтау бірліктерінің саны тізімдемелерге енгізілгені	Белгіленген мерзімнен артық сақталған құжаттар саны (сақтау бірлігімен)
					Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
1	2	3	4	5	6	7
1	Киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
2	Киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
4	Фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Дыбыстық құжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
6	Дыбыстық құжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
7	Бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
8	Бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар

__________________________________________________________________________

Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

_________________________________________________________________________

Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

Күні

Мөр қоятын орын

Ескертпе:

Нысанға түсіндірме Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерін жинақтау көздерінің жиынтық паспорты:

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерін жинақтау көздерінің жиынтық паспорты:

1-бағанда Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерін жинақтау көздерінің жиынтық паспорты (мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамасын беретін ұйымдар туралы мәліметтер, басқару құжаттамасы туралы мәліметтер, ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын Мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің жинақтау көздері туралы мәліметтер, кино -, фото -, фоно -, бейне құжаттары туралы мәліметтер) толтырылады "№" реті бойынша;

2-бағанда Көрсеткіштердің атауы көрсетіледі (мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, аудандық, қалалық архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейініндегі мемлекеттік емес ұйымдар, біріктірілген ведомстволық архивтер);

3-бағанда саны көрсетіледі;

4-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі;

5 және 6-бағандарда архив мекемелерімен келісілгендердің саны (5 - баған-істер номенклатурасы, 6 - баған-нұсқаулықтар, іс жүргізу ережелері) көрсетіледі;

7-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

8-бағанда құжаттарды тұрақты сақтауға беруге толық дайындаған ұйымдардың саны көрсетіледі.

Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер:

2-бағанда көрсеткіштердің атауы (мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік архивтерді бейіндегі толықтырудың мемлекеттік емес ұйымдары, аудандық, қалалық архивтерді бейінді толықтырудың мемлекеттік ұйымдары, аудандық, қалалық архивтерді бейіндік жинақтаудың мемлекеттік емес ұйымдары, біріктірілген ведомстволық архивтер) көрсетіледі;

3-бағанда барлық сақтау бірліктері көрсетіледі;

4 және 5-бағандарда тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың саны (сақтау бірліктерінде (4 - баған-архив мекемесінің сараптау - тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемелерге енгізілген, 5-баған-белгіленген мерзімнен артық сақталатын) көрсетіледі;

6 және 7 – бағандарда жеке құрам бойынша құжаттардың саны (сақтау бірліктерінде (6 – баған - барлығы, 7-баған-архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемелерге енгізілген) көрсетіледі;

8-бағанда жыл ішінде тұрақты сақтау мерзімі қалыптасқан істердің саны (сақтау бірліктерінде) көрсетіледі.

Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын Мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтерді жинақтау көздері туралы мәліметтер:

2-бағанда ұйымдардың түрлері (мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік емес ұйымдар) көрсетіледі;

3-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

4-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі;

5-бағанда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

6-бағанда белгіленген мерзімнен артық сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі (сақтау бірлігінде);

7-бағанда барлық сақтау бірліктері көрсетіледі.

Кино -, фото -, фоно -, бейне құжаттар туралы мәліметтер:

2-бағанда ұйымдардың түрлері (киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар) көрсетіледі;

3-бағанда архивтік мекемеде есепте тұрған ұйымдардың саны көрсетіледі;

4-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

5-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі;

6-бағанда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

7-бағанда белгіленген мерзімнен артық сақталғандардың саны (сақтау бірліктерінде) көрсетіледі.

On approval of the Rules for Centralized State Accounting of Documents of the National Archival Fund

Order Acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated July 25, 2018 № 168. Registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on July 31, 2018 № 17249.

Unofficial translation

In accordance with subparagraph 2-7) of paragraph 2 of Article 18 of the Law of the Republic of Kazakhstan "On National Archive Fund and Archives" and subparagraph 2) of paragraph 3 of Article 16 of the Law of the Republic of Kazakhstan "On State Statistics" I hereby ORDER:

Footnote. The preamble - in the wording of the order of the acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated 16.08.2022 No. 239 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

1. That the enclosed Rules for the Centralized State Accounting of Documents of the National Archival Fund shall be approved.

2. The following orders shall be deemed to have lost force:

1) Order No. 27 of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan of February 6, 2013 “On Approval of the Rules for Centralized Sate Accounting of Data on the Documents Content of the National Archival Fund” (registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under No. 8366, published in Kazakhstankaya Pravda newspaper on March 20, 2013 under No. 101-102 (27375-27376).

2) Order No. 321 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan of December 9, 2016, “On Introduction of Amendments to Order No. 27 of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan of February 6, 2013 “On Approval of the Instruction on the Centralized State Accounting of Documents of the National Archival Fund of the Republic of Kazakhstan” (registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under No. 14654, published on January 20, 2017 in the Reference Control Bank of Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan).

3. In the manner prescribed by the laws, the Department of the Archiving and Documentation of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan, shall ensure:

1) state registration of this order with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan;

2) within ten calendar days from the date of the state registration of this order, sending the electronic copy hereof both in the Kazakh and Russian languages to Republican State Enterprise on the Right of Economic Management “Republican Center for Legal Information” for official publication and inclusion into the Reference Control Bank of Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan;

3) within two working days after its enactment, the placement of this order on the Internet resource of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan;

4) within two working days after the execution of the measures provided for by this paragraph, the submission of the information on the implementation of the activities to the Legal Department of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

4. Control over the execution of this order shall be entrusted to the supervising Vice-Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

5. This order shall enter into force upon the expiry of ten calendar days after the day of its first official publication.

Acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan

Y. Kozhagapanov

"Agreed"

Bureau of National Statistics

of the Agency for Strategic

Planning and Reforms

of the Republic of Kazakhstan

Footnote. The order as added by the stamp in accordance with the order of the acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated 16.08.2022 No. 239 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

Approved by Order No. 168 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan of July 25, 2018

Rules of centralized state registration of documents of the National Archival Fund

Footnote. The Rules - in the wording of the order of the acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated 16.08.2022 No. 239 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

Chapter 1. General provisions

1. The Rules of centralized state registration of documents of the National Archival Fund (hereinafter referred to as the Rules) shall determine the procedure for centralized state registration of documents of the National Archival Fund of the Republic of Kazakhstan (hereinafter referred to as the National Archival Fund).

2. The authorized body in the field of archival affairs and documentation management (hereinafter referred to as the authorized body) shall carry out centralized state accounting of documents of the National Archive Fund by maintaining a unified State stock catalog.

Chapter 2. Procedure for Centralized State Registration of Documents of the National Archival Fund

3. To conduct centralized state registration of documents of the National Archive Fund, the National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives, special state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies shall be submitted annually to the authorized body on paper (in one copy) and in electronic form until January 5:

1) archive passport according to the form according to Annex 1 to the Rules;

2) fund card in accordance with Annex 2 to the Rules;

3) information on changes in the composition and volume of funds in the form according to Annex 3 to these Rules;

4) accounting information on the stock catalog in the form according to Annex 4 to these Rules.

4. The authorized body annually by February 15 shall introduce amendments and additions to the State Stock Catalog on the basis of fund cards submitted by the National Archive of the Republic of Kazakhstan, the Central State Archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, special state archives and local executive bodies.

5. The National Archive of the Republic of Kazakhstan, the Central State Archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies once every three years until January 5 submit to the authorized body a consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan according to the form in accordance with Annex 5 to these Rules.

6. The authorized body once every three years by February 15, on the basis of the submitted consolidated passports, shall draw up a consolidated passport of the sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan.

	Annex 1 to the Central Rules for state registration of documents of National Archive Fund
	Form
	The representation addressed to ________________________
	(name of the recipient) The representation from: _________________________ (name of the reporting ____________________________ ___________________________
	organizations)

Submitted to the authorized body:

The form of administrative data shall be posted on the Internet resource: https://www.gov.kz/entities/mcs

Name of the administrative data form: archive passport

Administrative Data Form Index: ПА

Frequency: annually

Reporting period: until January 5

Circle of persons presenting information: National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives, special state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies

The deadline for submitting the administrative data form: annually until January 5, _____ 20 of the year following the reporting year.

Archive passport __________________________________ for " " 20 __ (archive name)

1. Composition and scope of archival documents

№ r/n	Indicators	Number of funds (pieces)	Number of storage units				Number of storage units accepted for temporary storage
			in total	including
				included in the inventory	in the state language	of especially valuable
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Paper-based documents. In total
1.1	Management documentation
1.2	Documents of personal origin
1.3	Scientific and technical documentation
1.4	Personnel documents
2	Documentary films
3	Documentary photographs
4	Phonodocuments
5	Video documents
6	Machine-readable documentation
7	Microforms as original
8	Total

Quantity of accounting unit

№ r/n	Indicators	Number of accounting units
		in total	including those included in the inventory
1	2	3	4
1	Documentary films
2	Phonodocuments
3	Video documents
4	Machine-readable documentation

2. The composition and volume of the insurance fund of copies of archival documents

№ r/n	Indicators	Number of storage units		Amount of insurance fund
		copied for insurance fund	having a fund of use	number of negative frames (pieces)	number of units of insurance fund storage
1	2	3	4	5	6
1	Paper-based documents. In total
1.1	Management documentation
1.2	Documents of personal origin
1.3	Scientific and technical documentation
1.4	Personnel documents
2	Documentary films
3	Documentary photographs
4	Phonodocuments
5	Video documents
6	Machine-readable documentation
7	Microforms as original
8	Total

3. Composition and scope of scientific reference apparatus for archival documents

Inventories, directories, databases

№ r/n	Indicators	Number of lists (accounting books and descriptions) (pieces)		Catalogued				Created databases on the composition and content of documents
		in total	of them in full kit	Number of funds (pieces)	Number of storage units	Number of drawn cards (pieces)		Number of databases (pieces)	volume in mega bytes
						in total	of which shall be included in catalogs
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Paper-based documents. In total
1.1	Management documentation
1.2	Documents of personal origin
1.3	Scientific and technical documentation
1.4	Personnel documents
2	Documentary films
3	Documentary photographs
4	Phonodocuments
5	Video documents
6	Machine-readable documentation
7	Microforms as original
8	Total

Reference and informational publications

№ r/n	Indicators	Quantity (pieces)
1	2	3
1	Published guidebooks, short fund guides
2	Published reference books on administrative-territorial division
3	Published reference books on the history of institutions
4	Published reference books of other types
5	Total published reference books

4. Composition and scope of the scientific reference library

№ r/n	Indicators	Quantity (pieces)
1	2	3
1	Books and brochures
2	Newspapers
3	Magazines
4	Other types of printing products

5. Document storage conditions

№ r/n	Indicators	Quantity
1	2	3
1	Archive buildings (pieces)
2	Special rooms (pieces)
3	Adapted rooms (pieces)
4	Storage utilization (percentage)
5	Buildings equipped with security alarms (in percent)
6	Fire alarm equipment of buildings (in percent)
7	Length of metal racks (in linear meters)
8	Length of wooden racks (in linear meters)
9	Documents mapped (in storage units)

________________________________________________________________________________

Position, last name, first name, patronymic (if any), signature of the head

________________________________________________________________________________

Surname, first name, patronymic (if any), signature, phone number of the contractor

Date

Sealing space

Note:

Explanation of record keeping to the form Archive passport:

Column 1 of the Archive Passport (composition and volume of archival documents, volume of the accounting unit, composition and volume of the insurance fund of copies of archival documents, composition and volume of the scientific reference apparatus for archival documents, inventories, catalogs, databases, reference and informational publications, composition and volume of the scientific reference library, storage conditions of documents) shall contain the number in order "No.";

column 2 (composition and volume of archival documents, composition and volume of insurance fund of copies of archival documents, inventories, catalogs, databases) shall specify indicators of archival documents (paper-based documents. Total, management documentation, documents of personal origin, scientific and technical documentation, personnel documents, film documents, sound documents, video documents, machine-readable documentation, microforms as original, photo documents, total);

Composition and scope of archival documents:

column 3 shall indicate the number of funds;

columns 4, 5, 6 and 7 shall indicate the number of storage units (column 4 - total, column 5 - included in the inventory, column 6 - in the state language, column 7 - taken into account especially valuable);

column 8 shall indicate the number of storage units accepted for temporary storage.

Quantity of accounting unit:

column 2 shall indicate accounting indicators (film documents, phonodocuments, video documents, machine-readable documentation);

columns 3 and 4 shall indicate the number of accounting units (column 3 - total, column 4 - including those included in the inventory).

The composition and volume of the insurance fund copies of archival documents:

columns 3 and 4 shall indicate the number of storage units (column 3 - copied for the insurance fund, column 4 - having a use fund);

columns 5 and 6 shall indicate the amount of the insurance fund (column 5 - the number of negative personnel, column 6 - the number of units of storage of the insurance fund).

The composition and scope of the scientific reference apparatus for archival documents. Inventories, directories, databases:

columns 3 and 4 shall indicate the number of inventories (books of accounting and description (column 3 - total, column 4 - of them in the full set);

columns 5, 6, 7 and 8 shall indicate the number of catalogued documents (column 5 - the number of funds, column 6 - the number of storage units, column 7 - the number of compiled cards in total, column 8 - from them included in catalogs);

columns 9 and 10 shall indicate the created databases on the composition and content of documents (column 9 - the number of databases, column 10 - the volume in mega bytes).

Reference and informational publications:

column 2 shall indicate the indicators of reference and informational publications (published guides, short directories on funds, published directories on administrative-territorial division, published directories on the history of institutions, published directories of other types, total published directories);

column 3 shall indicate the number of reference and informational publications.

The composition and volume of the research and reference library:

column 2 shall indicate the indicators of the scientific reference library (books and brochures, newspapers, magazines, other types of printed materials);

column 3 shall indicate the number of reference libraries.

Document storage conditions:

column 2 shall indicate the indicators of documents storage (archive buildings, special premises, adapted premises, the degree of utilization of archival storage facilities (in percent), the equipment of buildings with security alarm (in percent), the equipment of buildings with fire alarm (in percent), the length of metal racks (in linear meters), the documents shall be lined up (in storage units), the length of wooden racks (in linear meters)

column 3 shall indicate the number of storage conditions for documents.

Annex 2 to the Central Rules for state registration of documents of National Archive Fund

Submitted to the authorized body:

The form of administrative data shall be posted on the Internet resource: https://www.gov.kz/entities/mcs

Name of the administrative data form: fund card

Administrative Data Form Index: КФ

Frequency: annually

Reporting period: until January 5

Circle of persons presenting information: National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives, special state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies

The deadline for submitting the administrative data form: annually until January 5, _____ 20 of the year following the reporting year.

Fund card

First fund receipt date	Date of receipt of fund card	Place of storage of the fund		Fund No./category/ ownership form
1	2	3		4
Last dates of each fund name	Fund name
5	6
The volume of the fund as of January 1, ___ 20	years	7
	Number of storage units/documents	8
	Including undescribed storage units/documents	9
	having insurance copies of storage units

Back of fund card

List title, document annotation	Beginning of the year	the end of the year	List title, document annotation	Beginning of the year	the end of the year
1	2	3	4	5	6

Former Fund ___________ No.

Note _____________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Position, last name, first name, patronymic (if any), signature of the head

________________________________________________________________________________

Surname, first name, patronymic (if any), signature, phone number of the contractor

Date

Sealing space

Note:

Explanation of the maintenance to the fund card form:

Fund card

column 1 shall indicate the date of the first receipt of the fund;

column 2 shall indicate the date of receipt of the fund card;

column 3 shall indicate the place of storage of the fund;

Column 4 shall indicate Fund No./category/ownership Form.

column 5 shall indicate the extreme dates of each fund name;

column 6 shall indicate the name of the fund;

columns 7, 8 and 9 shall indicate the amount of the fund as of January 1, ___ 20 (column 7 - years, column 8 - the number of storage units/documents, column 9 - including undescribed storage units/documents with insurance copies of storage units).

Back of fund card:

columns 1 and 4 shall indicate the name of the inventory, annotation of documents;

columns 2 and 5 shall indicate the beginning of the year;

Columns 3 and 6 shall indicate the end of the year.

	Annex 3 to the Central Rules for state registration of documents of National Archive Fund
	Form
	___________________________________ (name of the state archive,
	___________________________________ museum, libraries)

Submitted to the authorized body:

The form of administrative data shall be posted on the Internet resource: https://www.gov.kz/entities/mcs

Name of the administrative data form: information on changes in the composition and volume of funds:

Administrative Data Form Index: СИСОФ

Frequency: annually

Reporting period: until January 5

Circle of persons presenting information: National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives, special state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies

The deadline for submitting the administrative data form: annually until January 5, _____ 20 of the year following the reporting year.

Information on changes in the composition and volume of funds as of January 1, ___ 20

№ r/n	Fund No.	Category	Name of funds	arrived		left		Total number of storage units in the fund as of January 1, ___			Note
				List title, document annotation	years	List title, document annotation	years	Included in the inventory of storage units	Unused storage units/documents	Having insurance copies of storage units
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

In total, the ______ received ____ funds ______ storage units/documents;

disposal of _____ funds ______ storage units/documents;

insurance copies have been created on the __________ of storage units.

As of January 1, _____, the archive according to the list of funds lists from No. __ to No. ___ of fund numbers, including numbers listed in the presence of __ funds _ storage units, numbers of funds transferred and combined (whose cases were used and the number cannot be borrowed) _____,

lost __________ funds, free __________ numbers.

Position, surname, first name, patronymic (if any), signature of the head of the _____________ _____________________

Surname, first name, patronymic (if any), signature, phone number of the contractor

Date

Sealing space

Note:

Explanation on keeping to the form Information on changes in the composition and volume of funds:

Information on changes in the composition and volume of funds:

in column 1 the number in order "No." shall be filled in;

column 2 shall indicate the fund No.;

column 3 shall indicate the category;

column 4 shall indicate the name of the funds;

columns 5 and 6 shall indicate the documents received (column 5 - the name of the inventory, annotation of documents, column 6 - years);

columns 7 and 8 shall indicate the documents left (column 7 - the name of the inventory, annotation of documents, column 8 - years);

columns 9.10 and 11 i shall indicate the total number of storage units in the fund (column 9 - included in the lists of storage units, column 10 - not included storage units/documents, column 11 - having insurance copies of storage units);

column 12 shall indicate a note (if a new fund is indicated - look at the fund card, if a continuation of the fund card is formed - look at the continuation of the fund card, in case of receipt or disposal of storage units, the number of storage units received during the year is indicated with an indication of the number and date of the act of receipt or disposal of cases).

	Annex 4 to the Central Rules for state registration of documents of National Archive Fund
	Form

Submitted to the authorized body:

The form of administrative data shall be posted on the Internet resource: https://www.gov.kz/entities/mcs

Name of the administrative data form: accounting information on the stock catalog

Administrative data form Index: УСФК

Frequency: annually

Reporting period: until January 5

Circle of persons presenting information: National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives, special state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies

The deadline for submitting the administrative data form: annually until January 5, _____ 20 of the year following the reporting year.

Accounting information on the stock catalog as of January 1, ___ 20

№ r/n	Archive name	First and last fund numbers according to the list of funds	Number of passport funds as of January 1, ___ 20 (pieces)	Number of cards in the stock catalog (pieces)				Number of available fund numbers (pieces)	note
				in total	On archived funds	For funds included in the combined archive fund (previously used) and transferred funds	On lost funds
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

________________________________________________________________________________

Position, last name, first name, patronymic (if any), signature of the head

________________________________________________________________________________

Surname, first name, patronymic (if any), signature, phone number of the contractor

Date

Sealing space

Note:

Explanation of the maintenance of the form accounting information on the stock catalog:

in column 1 the number in order "No." shall be filled in;

column 2 shall indicate the name of the archive;

column 3 shall indicate the first and last numbers of funds according to the list of funds;

column 4 shall indicate the number of funds according to the passport as of January 1, ___ 20;

columns 5, 6, 7 and 8 shall indicate the number of cards in the stock catalog (column 5 - total, column 6 - for funds stored in the archive, column 7 - for funds included in the combined archive fund (previously used) and transferred funds, column 8 - for lost funds);

column 9 shall indicate the number of available fund numbers;

column 10 shall indicate the note (the note must indicate the numbers of the free funds).

	Appendix 5 to the Central Rules state registration of documents National Archive Fund
	Form
	Who the representation addressed to: ____________________________ (official name ____________________________ state archive and its mailing address)
	The representation from:____________________________ (official name ____________________________ reporting organization and its mailing address) ______________________________________ (ownership form of the reporting organization)

Submitted to the authorized body:

The form of administrative data is posted on the Internet resource: https://www.gov.kz/entities/mcs

Name of the administrative data form: consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan

Administrative data form index: СПИК ГА РК

Frequency: once every three years

Reporting period: until January 5

Circle of persons presenting information: National Archive of the Republic of Kazakhstan, Central State Archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies

The deadline for submitting the administrative data form is once every three years until January 5, _____ 20 of the year following the reporting year.

Consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan as of December 1, __ 20

1. Information on organizations transferring management documentation to the state archives

№ r/n	Name of indicators	quantity	Number of full-time employees	Quantity agreed with archival institutions (pieces)		Number of premises for storage of documents (pieces)	Number of organizations that have fully prepared documents for transfer for permanent storage (pieces)
				Case nomenclature	Instructions, records management Rules
1	2	3	4	5	6	7	8
1	State organizations of the profile of state archives acquisition
2	Non-governmental organizations of the profile of state archives acquisition
3	State organizations of the profile of acquisition of district, city archives
4	Non-governmental organizations of the profile of acquisition of district, city archives
5	Consolidated departmental archives

2. Data on management documentation

№ r/n	Name of indicators	Total storage units	Number of permanent retention documents (in units of retention)		Number of personnel documents (in storage units)		Number of permanent shelf-life cases generated during the year (in units of storage)
			Included in the inventory	Stored beyond the deadline	in total	Included in the inventory
			Approved by the expert review committee of the archival institution
						Approved by the expert review committee of the archival institution
1	2	3	4	5	6	7	8
1	State organizations storing management documentation of the profile of state archives acquisition
2	Non-governmental organizations storing management documentation of the profile of state archives acquisition
3	State organizations storing management documentation of the profile of acquisition of district, city archives
4	Non-governmental organizations storing management documentation of the profile of acquisition of district and city archives
5	Management documentation stored in departmental archive associations

3. Information on the sources of acquisition of state, city, district archives storing scientific and technical documentation

№ r/n	Organization types	Number of document storage rooms (pieces)	Number of full-time employees	Number of storage units included in the inventory	Number of documents stored beyond the specified period (in units of storage)	Total storage units
				approved by the expert review committee of the archival institution
1	2	3	4	5	6	7
1	Government organizations
2	Non-governmental organizations

4. Information about film, photo, music, video documents

№ r/n	Organization types	Number of organizations registered in the archival institution (pieces)	Number of document storage rooms (pieces)	Number of full-time employees	Number of storage units included in the inventory	Number of stored in excess of the specified period (in units of storage)
					approved by the expert review committee of the archival institution
1	2	3	4	5	6	7
1	State organizations storing film documents
2	Non-governmental organizations storing film documents
3	State organizations storing photographic documents
4	Non-governmental organizations storing photographic documents
5	State organizations storing phonocounts
6	Non-governmental organizations storing phonocounts
7	Government organizations storing video documents
8	Non-governmental organizations storing video documents

________________________________________________________________________________

Position, last name, first name, patronymic (if any), signature of the head

________________________________________________________________________________

Surname, first name, patronymic (if any), signature, phone number of the contractor

Date

Sealing space

Note:

Explanation on keeping to the form Summary passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan:

Consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan:

in column 1, the consolidated passport of the sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan (information about organizations that transfer management documentation to state archives, information about management documentation, information about sources of acquisition of state, city, district archives that store scientific and technical documentation, information about film, photo, phono-, video documents) shall be filled in the number in order "No.";

column 2 shall indicate the name of the indicators (state organizations of the profile of acquisition of state archives, non-state organizations of the profile of acquisition of state archives, state organizations of the profile of acquisition of district, city archives, non-state organizations of the profile of acquisition of district, city archives, combined departmental archives);

column 3 shall indicate the quantity;

column 4 shall indicate the number of full-time employees;

columns 5 and 6 shall indicate number of cases agreed with archival institutions (column 5 - nomenclature of cases, column 6 - instructions, rules on office work);

column 7 shall indicate the number of premises for storage of documents;

column 8 shall indicate the number of organizations that have fully prepared documents for transfer for permanent storage.

Information about management documentation:

column 2 shall indicate the name of the indicators (state organizations storing management documentation of the profile of acquisition of state archives, non-state organizations storing management documentation of the profile of acquisition of state archives, state organizations storing management documentation of the profile of acquisition of district, city archives, non-state organizations storing management documentation of the profile of acquisition of district, city archives, management documentation stored in the associations of the departmental archive);

column 3 shall indicate the total storage units;

columns 4 and 5 shall indicate the number of documents of permanent storage period (in storage units (column 4 - included in the lists approved by the expert verification committee of the archival institution, column 5 - stored in excess of the established period);

columns 6 and 7 shall indicate the number of personnel documents (in storage units (column 6 - total, column 7 - included in the lists approved by the expert verification commission of the archival institution);

Column 8 shall indicate the number of permanent storage cases generated during the year (in storage units).

Information on the sources of acquisition of state, city, district archives storing scientific and technical documentation:

column 2 shall indicate the types of organizations (state organizations, non-state organizations);

column 3 shall indicate the number of premises for documents storage;

column 4 shall indicate the number of full-time employees;

column 5 shall indicate the number of storage units included in the lists approved by the expert verification commission of the archival institution;

column 6 shall indicate the number of documents stored beyond the specified period (in units of storage);

column 7 shall indicate the total storage units.

Information about film, photo, music, video documents:

column 2 shall indicate the types of organizations (state organizations that store film documents, non-state organizations that store film documents, state organizations that store photo documents, non-state organizations that store photo documents, state organizations that store music documents, non-state organizations that store music documents, state organizations that store video documents, non-state organizations that store video documents);

column 3 shall indicate the number of organizations registered in the archival institution;

column 4 shall indicate the number of premises for documents storage;

column 5 shall indicate the number of full-time employees;

column 6 shall indicate the number of storage units included in the lists approved by the expert verification commission of the archival institution;

column 7 shall indicate the number of stored in excess of the specified period (in units of storage).