Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің м.а. 2018 жылғы 25 шілдедегі № 168 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2018 жылғы 31 шілдеде № 17249 болып тіркелді.

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 2-тармағының 2-7) тармақшасына және "Мемлекеттік статистика туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 16-бабы 3-тармағының 2) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

Ескерту. Кіріспе жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 16.08.2022 № 239 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1. Қоса берілген Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары бекітілсін.

2. Мыналардың:

1) "Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 8366 болып тіркелген, "Егемен Қазақстан" газетінде 2013 жылғы 20 наурызда № 90 (28029) жарияланған);

2) "Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу туралы нұсқаулықты бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығына өзгерістер енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2016 жылғы 9 желтоқсандағы № 321 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 14654 болып тіркелген, 2017 жылғы 20 қаңтарда Қазақстан Республикасының Нормативтік құқықтық актілерінің эталондық бақылау банкінде жарияланған) күші жойылды деп танылсын.

3. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлiгiнiң Архив ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгiленген тәртiпте:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрықты мемлекеттік тіркелген күннен бастап күнтізбелік он күн ішінде электронды түрде қазақ және орыс тілдерінде Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің Эталондық бақылау банкіне ресми жариялау және енгізу үшін "Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жіберілуін;

3) осы бұйрық қолданысқа енгізілгеннен кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

4) осы бұйрықта көзделген іс-шаралар орындалғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді ұсынуды қамтамасыз етсін.

4. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт жетекшілік ететін вице-министріне жүктелсін.

5. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің міндетін атқарушы	Е. Қожағапанов

"Келісілді"

Қазақстан Республикасының

Стратегиялық жоспарлау және

реформалар жөніндегі агенттігінің

Ұлттық статистика бюросы

Ескерту. Бұйрық белгімен толықтырылды - ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 16.08.2022 № 239 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 25 шілдедегі № 168 бұйрығымен бекітілген

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары

Ескерту. Қағида жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 16.08.2022 № 239 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры (бұдан әрі – Ұлттық архив қоры) құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу тәртібін айқындайды.

2. Архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган (бұдан әрі - уәкілетті орган) бірыңғай Мемлекеттік қорлар каталогын жүргізу жолымен Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүзеге асырады.

2-тарау. Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу тәртібі

3. Ұлттық архив қоры құжаттарына орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүргізу үшін Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар жыл сайын 5 қаңтарға дейін уәкілетті органға қағаз жеткізгіште (бір данада) және электрондық нысанда:

1) осы Қағидалардың 1-қосымшасына сәйкес нысан бойынша архив паспортын;

2) осы Қағидалардың 2-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қор карточкасын;

3) осы Қағидалардың 3-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерді;

4) осы Қағидалардың 4-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтерді ұсынады.

4. Уәкілетті орган жыл сайын 15 ақпанға қарай Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтері, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві, арнаулы мемлекеттік архивтер және жергілікті атқарушы органдар ұсынған қор карточкаларының негізінде Мемлекеттік қор каталогына өзгерістер мен толықтырулар енгізеді.

5. Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар үш жылда бір рет 5 қаңтарға дейін осы Қағидалардың 5-қосымшасына сәйкес нысан бойынша Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспортын уәкілетті органға ұсынады.

6. Уәкілетті орган үш жылда бір рет 15 ақпанға қарай ұсынылған жиынтық паспорттардың негізінде Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспортын құрастырады.

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 1-қосымша

"Архив паспорты" нысан әкімшілік деректер жинауға арналған

Ескерту. 1-қосымша жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі.

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік деректер нысанының атауы: "Архив паспорты".

Әкімшілік деректер нысанының индексі: АП-1.

Кезеңділігі: жылдық.

Есепті кезең: 20__ жыл.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар.

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті кезеңнен кейінгі 5 қаңтарға дейін.

20__жылғы "_ "________ ______________________ архив паспорты (архивтің атауы)

1-кесте

Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі

№ р/н	Көрсеткіштер	Қорлардың саны (дана)	Сақтау бірліктерінің саны				Уақытша сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны
			барлығы	соның ішінде
				тізімдемелерге енгізілгені	мемлекеттік тілдегілері	есепке алынған аса құндылары
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
1.1	Басқару құжаттамасы
1.2	Жеке тектік құжаттар
1.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
2.	Киноқұжаттар
3.	Фотоқұжаттар
4.	Дыбыстық құжаттар
5.	Бейнеқұжаттар
6.	Машинада оқылатын құжаттар
7.	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8.	Жиыны

2-кесте

Есеп бірлігінің көлемі

№ р/н	Көрсеткіштер	Есеп бірлігінің саны
		барлығы	соның ішінде тізімдемелерге енгізілгені
1	2	3	4
1	Киноқұжаттар
2	Дыбыстыққұжаттар
3	Бейнеқұжаттар
4	Машинада оқылатын құжаттар

3-кесте

Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі

№ р/н	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны		Сақтандыру қорының көлемі
		сақтандыру қоры үшін көшірілгендері	пайдалану қоры барлары	негативтер кадрларының саны (дана)	Сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны
1	2	3	4	5	6
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
1.1	Басқару құжаттамасы
1.2	Жеке тектік құжаттар
1.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
2	Киноқұжаттар
3	Фотоқұжаттар
4	Дыбыстыққұжаттар
5	Бейнеқұжаттар
6	Машинада оқылатын құжаттар
7	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8	Жиыны

4-кесте

Архивтік құжаттардың ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі

Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы

№ р/н	Көрсеткіштер	Тізімдемелер (есепке алу және сипаттау кітаптары) саны (дана)		Каталогтандырылды				Құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы деректер базалары құрылды
		барлығы	оның ішінде толық жинақта	Қорлар дың саны (дана)	Сақтау бірліктерінің саны	Жасалған карточкалар саны (дана)		Деректер базалары ның саны (дана)	мега байтта ғы көлемі
						барлығы	оның ішінде каталогтарға енгізілгендері
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
11	Басқару құжаттамасы
12	Жеке тектік құжаттар
13	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
2	Киноқұжаттар
3	Фотоқұжаттар
4	Дыбыстыққұжаттар
5	Бейнеқұжаттар
6	Машинада оқылатын құжаттар
7	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8	Жиыны

5-кесте

Анықтамалық-ақпараттық басылымдар

№ р/н	Көрсеткіштер	Саны (дана)
1	2	3
1	Басылған жолсілтемелер, қорлар бойынша қысқаша анықтамалықтар
2	Әкімшілік-аймақтық бөлу бойынша басылған анықтамалықтар
3	Мекемелер тарихы бойынша басылған анықтамалықтар
4	Өзге де түрде басылған анықтамалықтар
5	Басылған анықтамалықтардың барлығы

6-кесте

Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі

№ р/н	Көрсеткіштер	Саны (дана)
1	2	3
1	Кітаптар және кітапшалар
2	Газеттер
3	Журналдар
4	Баспа өнімдерінің өзге түрлері

7-кесте

Құжаттарды сақтау жағдайлары

№ р/н	Көрсеткіштер		Саны
1	2		3
1	Архив ғимараттары (дана)
2	Арнайы үй-жайлар (дана)
3	Бейімделген үй-жайлар (дана)
4	Архив қоймаларының толу дәрежесі (пайызбен)
5	Ғимараттардың күзет сигнализациясымен жабдықталуы (пайызбен)
6	Ғимараттардың өртке қарсы сигнализациямен жабдықталуы (пайызбен)
7	Металды сөрелерінің ұзындығы (қума метрмен)
8	Ағаш сөрелердің ұзындығы (қума метрмен)
9	Мұқабаланған құжаттар (сақтау бірлігімен)
Атауы __________________________________ __________________________________ ___________________________________		Мекенжайы ______________________________ ______________________________

Телефоны__________________________________________________________

Электрондық пошта мекенжайы _______________________________________

Орындаушы ___________________________________________ _______________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

______________________________________________________ ___________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда)

_______________________

"Архив паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанға қосымша

"Архив паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысаны бойынша түсініктеме

Архив паспортының 1-бағанның 1-кестесінде "Архив құжаттардың құрамы мен көлемі", 2-кестесінде "Есепке алу бірлігінің көлемі", 3-кестесінде "Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі", 4-кестесінде "Архивтік құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі. Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы", 5-кестесінде "Анықтамалық-ақпараттық басылымдар", 6-кестесінде "Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі", 7-кестесінде "Құжаттарды сақтау шарттары" нөмір "№" реті бойынша толтырылады;

2-бағанда 1-кестесінде "Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі", 3-кестесінде "Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы 4-кестесінде "Архивтік құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі. Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы" архивтік құжаттардың көрсеткіштері (қағаз негіздегі құжаттар) көрсетіледі. Барлығы; басқару құжаттамасы; жеке тектік құжаттар; ғылыми-техникалық құжаттама; жеке құрам бойынша құжаттар; киноқұжаттар; фоноқұжаттар; бейнеқұжаттар; машинамен оқылатын құжаттама; түпнұсқа құқығындағы микроформалар; фотоқұжаттар; жиыны).

1-кестеде "Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі":

3-бағанда қорлар саны көрсетіледі;

4, 5, 6 және 7 – бағандарда сақтау бірліктерінің саны (4-баған – барлығы, 5- баған – тізімдемелерге енгізілген, 6-баған – мемлекеттік тілде, 7-баған – ерекше құнды есепке алынған) көрсетіледі;

8-бағанда уақытша сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі.

2-кестеде "Есепке алу бірлігінің көлемі":

2-бағанда есепке алу көрсеткіштері (киноқұжаттар, фоноқұжаттар, бейнеқұжаттар, машинамен оқылатын құжаттама) көрсетіледі;

3 және 4-бағандарда есепке алу бірліктерінің саны көрсетіледі (3-баған – барлығы, 4-баған – оның ішінде тізімдемеге енгізілгендер).

3-кестеде "Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі":

3 және 4-бағандарда сақтау бірліктерінің саны (3-баған – сақтандыру қоры үшін көшірілген, 4-баған пайдалану қоры бар) көрсетіледі;

5 және 6-бағандарда – сақтандыру қорының көлемі (5-баған - егатив кадрларының саны, 6-баған – сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны) көрсетіледі.

4-кестеде "Архив құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі. Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы":

3 және 4-бағандарда тізімдемелердің саны (есепке алу және сипаттау кітаптары (3 – баған – барлығы, 4-баған – олардың толық жиынтықта) көрсетіледі;

5, 6, 7 және 8-бағандарда акаталогияланған (5-баған – қорлар саны, 6-баған – сақтау бірліктерінің саны, 7-баған – барлық жасалған карточкалар саны, 8-баған – каталогтарға енгізілген) құжаттардың саны көрсетіледі;

9 және 10-бағандарда құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы құрылған дерекқорлар (9-баған – дерекқорлардың саны, 10-баған – мега байтпен көлемі) көрсетіледі.

5-кестеде "Анықтамалық-ақпараттық басылымдар":

2-бағанда анықтамалық-ақпараттық басылымдардың көрсеткіштері (шығарылған жолсілтемелер, қорлар бойынша қысқаша анықтамалықтар, әкімшілік-аумақтық бөлініс бойынша шығарылған анықтамалықтар, мекемелердің тарихы бойынша шығарылған анықтамалықтар, басқа типтегі басылым анықтамалары, барлық шығарылған анықтамалықтар) көрсетіледі;

3-бағанда анықтамалық-ақпараттық басылымдардың саны көрсетіледі.

6-кестеде "Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі":

2-бағанда ғылыми-анықтамалық кітапхананың көрсеткіштері (кітаптар мен брошюралар, газеттер, журналдар, баспа өнімінің басқа да түрлері) көрсетіледі;

3-бағанда ғылыми-анықтамалық кітапхананың саны көрсетіледі.

7 кестеде "Құжаттарды сақтау шарттары":

2-бағанда құжаттарды сақтау көрсеткіштері (архив ғимараты, арнайы үй-жайлар, бейімделген үй-жайлар, архив қоймаларының жүктелу дәрежесі (пайызбен), ғимараттардың күзет сигнализациясымен жарақталуы (пайызбен), ғимараттардың өрт сигнализациясымен жарақталуы (пайызбен), металл стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен), құжаттардың картондалуы (сақтау бірлігімен), ағаш стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен) көрсетіледі

3-бағанда құжаттарды сақтау шарттарының саны көрсетіледі.

Ұлттық архив қорының Құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 2-қосымша

"Қор карточкасы" нысан әкімшілік деректер жинауға арналған

Ескерту. 2-қосымша жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі.

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік деректер нысанының атауы: "Қор карточкасы".

Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚК-1.

Кезеңділігі: жылдық.

Есепті кезең: 20__ жыл.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві және жергілікті атқарушы органдар.

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті кезеңнен кейінгі 5 қаңтарға дейін.

1-кесте

Қор карточкасы

Қордың бірінші түскен күні	Қор карточкасын алған күн	Қордың сақталған орны	Қордың № / Санаты/ Меншік нысаны
1	2	3	4
Қордың әр атауының шеткі даталары	Қордың атауы
5	6
20___ жылғы 1 қаңтардағы қордың көлемі	Жылдар	7
	Сақтау бірліктерінің/ құжаттардың саны	8
	Соның ішінде сипатталмаған сақтау бірліктері/құжаттар	9
	сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері барлары

2-кесте

Қор карточкасының артқы жағы

Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдың басы	Жылдың аяғы	Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдың басы	Жылдың аяғы
1	2	3	4	5	6

Қордың бұрынғы № _______

Ескертпе

_____________________________________________________________

Атауы ________________________________ ________________________________ ___________________________________

Мекенжайы ______________________________ ______________________________

Телефоны__________________________________________________________

Электрондық пошта мекенжайы _______________________________________

Орындаушы ___________________________________________ _______________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

_______________________________________________________ __________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда)

_______________________

"Қор карточкасы" Әкімшілік деректерді Жинауға арналған нысанға қосымша

"Қор карточкасын" жүргізу бойынша нысанын толтыру түсіндірме әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан

1-кестеде "Қор карточкасы":

1-бағанда қордың бірінші келіп түскен күні көрсетіледі;

2-бағанда қор карточкасын алған күн көрсетіледі;

3-бағанда қордың сақтау орны көрсетіледі;

4-бағанда қордың № /санаты / меншік нысаны көрсетіледі.

5- бағанда қордың әрбір атауының соңғы күндері көрсетіледі;

6- бағанда қордың атауы көрсетіледі;

7, 8 және 9-бағандарда 20__жылғы 1 қаңтардағы қордың көлемі (7-баған – жылдар, 8-баған – сақтау бірліктерінің/құжаттардың саны, 9-баған – оның ішінде сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері бар жазылмаған сақтау бірліктері/құжаттар) көрсетіледі.

2-кестеде "Қор карточкасының сыртқы жағы":

1 және 4-бағандарда тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы көрсетіледі;

2 және 5-бағандарда жылдың басы көрсетіледі;

3 және 6-бағандарда жылдың соңы көрсетіледі;

"Ескертпе" бағаны есеп беруді толтырған кезде ғана толтырылады.

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 3-қосымша

"Қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан

Ескерту. 3-қосымша жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі.

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік деректер нысанының атауы: қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер.

Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚҚКӨМ-1.

Кезеңділігі: жылдық.

Есепті кезең: 20__жыл.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар.

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті кезеңнен кейінгі 5 қаңтарға дейін.

Кесте

20__жылғы 1 қаңтардағы қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер

№ р/н	Қор №	Санаты	Қорлардың атаулары	Түсті		Шықты		___ жылғы 1 қаңтардағы қордағы сақтау бірліктерінің жалпы саны			Ескертпе
				Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдар	Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдар	Тізімдемелерге енгізілген сақтау бірліктері	Енгізілмеген сақтау бірліктері/ құжаттар	Сақтау бірліктерінің сақтау көшірмелері барлары
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Барлығы:____ ішінде____ қор,_______________ сақтау бірлігі/құжат түсті;

____ қор, _______________ сақтау бірлігі/құжат шықты;

_______________ сақтау бірлігіне сақтандыру көшірмелері жасалды.

_____ жылғы 1 қаңтарда архивте қорлардың тізімі бойынша № ___ден бастап № ____дейінгі қорлардың нөмірлері бар, соның ішінде бар болып есептелетін _______қор,____________ сақтау бірлігінің қор, тапсырылған және біріктірілген (істері пайдаланылған және нөмірін алуға болмайтын) қорлардың нөмірлері__________, жойылған қорлар_______________, бос нөмірлер___________________.

Атауы ______________________________ ______________________________ ___________________________________

Мекенжайы ______________________________ ______________________________

Телефоны___________________________________________________________

Электрондық почта мекенжайы ______________________________________

Орындаушы ___________________________________________ ___________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

______________________________________________________ ________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда)

_______________________

"Қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанға қосымша

"Қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанды толтыру бойынша түсініктеме

Кестеде "Қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер":

1-бағанда нөмір "№" реті бойынша толтырылады;

2-бағанда қордың № көрсетіледі;

3-бағанда санаты көрсетіледі;

4-бағанда қорлардың атауы көрсетіледі;

5 және 6-бағандарда келіп түскен құжаттар туралы (5-баған – тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы, 6-баған – жылдар) көрсетіледі;

7 және 8-бағандарда істен шыққан құжаттар туралы (7-баған – тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы, 8-баған – жылдар) көрсетіледі;

9, 10 және 11-бағандарда қордағы сақтау бірліктерінің жалпы саны (9-баған – сақтау бірліктерінің тізімдемесіне енгізілген, 10-баған – енгізілмеген сақтау бірліктері/құжаттары, 11-баған – сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері бар) көрсетіледі;

12-бағанда ескертпе көрсетіледі (егер жаңа қор көрсетілсе – қор карточкасын қараңыз, егер жалғасы қалыптастырылса қор карточкасы – қор карточкасының жалғасын қараңыз, сақтау бірліктері келіп түскен немесе шығып қалған жағдайда жыл ішінде келіп түскен сақтау бірліктерінің саны істердің келіп түскен немесе шығып қалған актісінің № мен күнін көрсете отырып көрсетіледі).

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 4-қосымша

"Қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан

Ескерту. 4-қосымша жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі.

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік деректер нысанының атауы: қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері.

Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚКЕМ-1.

Кезеңділігі: жылдық.

Есепті кезең: 20__ жыл.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар.

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті кезеңнен кейінгі 5 қаңтарға дейін.

Кесте

20__жылғы 1 қаңтардағы Қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер

№ р/н	Архивтің атауы	Қорлар тізімі бойынша қорлардың бірінші және соңғы нөмірлері	20 __ жылғы 1 қаңтардағы паспорт бойынша қорлардың саны (дана)	Қор каталогындағы карточкалар саны				Қорлардың бос нөмірлерінің саны (дана)	Ескертпе
				Барлығы	Архивте сақталатын қорларға	Біріктірілген архив қорының құрамына енгізілген (бұрын пайдаланылған) қорларға және тапсырылған қорлар	Жойылған қорларға
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Атауы ____________________________________ ____________________________________

Мекенжайы __________________________ _________________________

Телефоны______________________________________________________

Электрондық почта мекенжайы _______________________________________

Орындаушы ___________________________________________ _______________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

_______________________________________________________ __________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда)

_______________________

"Қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанға қосымша

"Қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанды толтыру бойынша түсіндірме

"20__жылғы 1 қаңтардағы Қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер" кестеде:

1-бағанда нөмір "№" реті бойынша толтырылады;

2-бағанда архивтің атауы көрсетіледі;

3-бағанда Қорлар тізімі бойынша қорлардың бірінші және соңғы нөмірлері көрсетіледі;

4-бағанда 20__жылғы 1 қаңтарға паспорт бойынша қорлардың саны көрсетіледі;

5, 6, 7 және 8-бағандарда қор каталогындағы карточкалардың саны (5-баған – барлығы, 6-баған – архивте сақталатын қорларға, 7-баған – біріккен архив қорының құрамына енгізілген қорларға (бұрын пайдаланылған) және берілген қорларға, 8-баған – жоғалған қорларға) көрсетіледі;

9-бағанда қорлардың бос нөмірлерінің саны көрсетіледі;

10-бағанда ескертпе көрсетіледі (ескертпеде бос қорлардың нөмірлерін көрсету қажет).

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 5-қосымша

"Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан

Ескерту. 5-қосымша жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі.

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік деректер нысанының атауы: "Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты".

Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚР МА ТКЖП-1.

Кезеңділігі: үш жылда бір рет.

Есепті кезең: 20__ жыл.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві және жергілікті атқарушы органдар.

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: есепті жылдан кейінгі 20___жылғы 5 қаңтарға дейін үш жылда бір рет.

20__жылғы 1 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты

1-кесте

Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамаларын тапсыратын ұйымдар туралы мәліметтер

№ р/н	Көрсеткіштердің атауы	Саны	Штат бойынша жұмыскерлер саны	Архив мекемелерімен келісілгендер саны (дана)		Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны (дана)	Құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға толық дайындаған ұйымдардың саны (дана)
				Істер номенклатуралары	Іс жүргізу бойынша нұсқаулықтар, ережелер
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдар
4	Аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Біріктірілген ведомстволық архивтер

2-кесте

Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер

№ р/н	Көрсеткіштердің атауы	Сақтау бірліктерінің барлығы	Тұрақты сақталатын құжаттардың саны (сақтау бірлігімен)		Жеке құрам бойынша құжаттардың саны (сақтау бірлігімен)		Жыл бойы тұрақты сақталатын істердің саны (сақтау бірлігімен)
			Тізімдемелерге енгізілгені	Белгіленген мерзімнен артық сақталғаны	Барлығы	Тізімдемелерге енгізілгені
			Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
						Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
4	Аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Біріктірілген ведомстволық архивтерде сақталатын басқару құжаттамасы

3-кесте

Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің жинақтау көздері туралы мәліметтер

№ р/н	Ұйымдардың түрлері	Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайдың саны (дана)	Штат бойынша қызметкерлер саны	Тізімдемелерге енгізілген сақтау бірліктерінің саны	Белгіленген мерзімнен артық сақталған құжаттар саны (сақтау бірлігімен)	Сақтау бірліктерінің барлығы
				Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
1	2	3	4	5	6	7
1	Мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік емес ұйымдар

4-кесте

Кино-, фото-, дыбыстық-, бейнеқұжаттар туралы мәліметтер

№ р/н	Ұйымдардың түрлері	Архив мекемесінде тіркеуде тұратын ұйымдардың саны (дана)	Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайдың саны (дана)	Штат бойынша қызметкерлер саны	Сақтау бірліктерінің саны тізімдемелерге енгізілгені	Белгіленген мерзімнен артық сақталған құжаттар саны (сақтау бірлігімен)
					Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
1	2	3	4	5	6	7
1	Киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
2	Киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
4	Фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Дыбыстық құжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
6	Дыбыстық құжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
7	Бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
8	Бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар

Атауы _____________________________ _____________________________ ___

Мекенжайы _____________________________ _____________________________

Телефоны______________________________________________________

Электрондық пошта мекенжайы ___________________________________

Орындаушы ___________________________________________ _______________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

_______________________________________________________ __________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда

______________________

"Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанға қосымша

"Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанды толтыру бойынша түсіндірме

1-бағанның 1-кестесінде "Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамасын беретін ұйымдар туралы мәліметтер", 2-кестесінде "Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер," 3-кестесінде "Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің жинақтау көздері туралы мәліметтер", 4-кестесінде "Кино -, фото -, фоно -, бейне құжаттары туралы мәліметтер" "№" реті бойынша толтырылады.

1 кестеде "Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамасын беретін ұйымдар туралы мәліметтер":

2-бағанда (мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, аудандық, қалалық архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейініндегі мемлекеттік емес ұйымдар, біріктірілген ведомстволық архивтер) көрсеткіштердің атауы көрсетіледі;

3-бағанда саны көрсетіледі;

4-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі;

5 және 6-бағандарда архив мекемелерімен келісілгендердің саны (5-баған – істер номенклатурасы, 6-баған – нұсқаулықтар, іс жүргізу ережелері) көрсетіледі;

7-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

8-бағанда құжаттарды тұрақты сақтауға беруге толық дайындаған ұйымдардың саны көрсетіледі.

2 кестеде "Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер":

2-бағанда көрсеткіштердің атауы (мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік архивтерді бейіндегі толықтырудың мемлекеттік емес ұйымдары, аудандық, қалалық архивтерді бейінді толықтырудың мемлекеттік ұйымдары, аудандық, қалалық архивтерді бейіндік жинақтаудың мемлекеттік емес ұйымдары, біріктірілген ведомстволық архивтер) көрсетіледі;

3-бағанда барлық сақтау бірліктері көрсетіледі;

4 және 5-бағандарда тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың саны (сақтау бірліктерінде (4-баған – архив мекемесінің сараптау - тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемелерге енгізілген, 5-баған – белгіленген мерзімнен артық сақталатын) көрсетіледі;

6 және 7-бағандарда жеке құрам бойынша құжаттардың саны (сақтау бірліктерінде (6-баған – барлығы, 7-баған – архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемелерге енгізілген) көрсетіледі;

8-бағанда жыл ішінде тұрақты сақтау мерзімі қалыптасқан істердің саны (сақтау бірліктерінде) көрсетіледі.

3-кестеде "Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын Мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтерді жинақтау көздері туралы мәліметтер":

2-бағанда ұйымдардың түрлері (мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік емес ұйымдар) көрсетіледі;

3-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

4-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі;

5-бағанда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

6-бағанда белгіленген мерзімнен артық сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі (сақтау бірлігінде);

7-бағанда барлық сақтау бірліктері көрсетіледі.

4-кестеде "Кино -, фото -, фоно -, бейне құжаттар туралы мәліметтер":

2-бағанда ұйымдардың түрлері (киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар) көрсетіледі;

3-бағанда архивтік мекемеде есепте тұрған ұйымдардың саны көрсетіледі;

4-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

5-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі;

6-бағанда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

7-бағанда белгіленген мерзімнен артық сақталғандардың саны (сақтау бірліктерінде) көрсетіледі.

Об утверждении Правил централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Приказ и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 июля 2018 года № 168. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 31 июля 2018 года № 17249.

В соответствии с подпунктом 2-7) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" и подпунктом 2) пункта 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан "О государственной статистике" ПРИКАЗЫВАЮ:

Сноска. Преамбула - в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 16.08.2022 № 239 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Утвердить прилагаемые Правила централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда.

2. Признать утратившими силу:

1) приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 8366, опубликован в газете "Казахстанская правда" 20 марта 2013 года № 101-102 (27375-27376);

2) приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 декабря 2016 года № 321 "О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 14654, опубликован 20 января 2017 года в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан).

3. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после его введения в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Исполняющий обязанности министра культуры и спорта Республики Казахстан

Е. Кожагапанов

"Согласован"
Бюро национальной статистики
Агентства по стратегическому
планированию и реформам
Республики Казахстан

Сноска. Приказ дополнен грифом в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 16.08.2022 № 239 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Утверждены приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 июля 2018 года № 168

Правила централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Сноска. Правила - в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 16.08.2022 № 239 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 1. Общие положения

1. Правила централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).

2. Уполномоченный орган в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган) осуществляет централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда путем ведения единого Государственного фондового каталога.

Глава 2. Порядок централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

3. Для проведения централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно до 5 января представляют в уполномоченный орган на бумажном носителе (в одном экземпляре) и в электронной форме:

1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;

4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

4. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля вносит изменения и дополнения в Государственный фондовый каталог на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами.

5. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года до 5 января представляют в уполномоченный орган сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

6. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля на основании представленных сводных паспортов составляет сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан.

Приложение 1 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Форма, предназначенная для сбора административных данных "Паспорт архива"

Сноска. Приложение 1 - в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Представляется: Министерство культуры и информации Республики Казахстан.
Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе:
www.mam.gov.kz.
Наименование формы административных данных: "Паспорт архива".
Индекс формы административных данных: ПА-1.
Периодичность: годовая.
Отчетный период: 20__ год.
Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики
Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные
архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы.
Срок представления формы административных данных:
ежегодно до 5 января следующего за отчетным.

Паспорт архива __________________________________ на " " 20__ года
(наименование архива)

Таблица 1

Состав и объем архивных документов

№ п/н	Показатели	Количество фондов (штук)	Количество единиц хранения				Количество единиц хранения, принятых на временное хранение
			всего	в том числе
				внесенных в описи	на государственном языке	учтенных особо ценных
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
2	Кинодокументы
3	Фотодокументы
4	Фонодокументы
5	Видеодокументы
6	Машиночитаемая документация
7	Микроформы на правах подлинника
8	Итого

Таблица 2

Объем единицы учета

№ п/н	Показатели	Количество единиц учета
		всего	в том числе внесенных в описи
1	2	3	4
1	Кинодокументы
2	Фонодокументы
3	Видеодокументы
4	Машиночитаемая документация

Таблица 3

Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

№ п/н	Показатели	Количество единиц хранения		Объем страхового фонда
		скопированных для страхового фонда	имеющих фонд пользования	количество кадров негатива (штук)	количество единиц хранения страхового фонда
1	2	3	4	5	6
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
2	Кинодокументы
3	Фотодокументы
4	Фонодокументы
5	Видеодокументы
6	Машиночитаемая документация
7	Микроформы на правах подлинника
8	Итого

Таблица 4

Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам

Описи, каталоги, базы данных

№ п/н	Показатели	Количество описей (книг учета и описания) (штук)		Закаталогизировано				Создано баз данных о составе и содержании документов
		всего	из них в полном комплекте	Количество фондов (штук)	Количество единиц хранения	Количество составленных карточек (штук)		Количество баз данных (штук)	объем в мега байтах
						всего	из них включенных в каталоги
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
2	Кинодокументы
3	Фотодокументы
4	Фонодокументы
5	Видеодокументы
6	Машиночитаемая документация
7	Микроформы на правах подлинника
8	Итого

Таблица 5

Справочно-информационные издания

№ п/н	Показатели	Количество (штук)
1	2	3
1	Изданные путеводители, краткие справочники по фондам
2	Изданные справочники по административно-территориальному делению
3	Изданные справочники по истории учреждений
4	Изданные справочники других типов
5	Всего изданных справочников

Таблица 6

Состав и объем научно-справочной библиотеки

№ п/н	Показатели	Количество (штук)
1	2	3
1	Книги и брошюры
2	Газеты
3	Журналы
4	Другие виды печатной продукции

Таблица 7

Условия хранения документов

№ п/н	Показатели	Количество
1	2	3
1	Здания архива (штук)
2	Специальные помещения (штук)
3	Приспособленные помещения (штук )
4	Степень загруженности архивохранилищ (в процентах)
5	Оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах)
6	Оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах)
7	Протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах)
8	Протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах)
9	Закартонировано документов (в единицах хранения)

Наименование
Адрес _____________________________ _________________________
_____________________________ _____________________________
Телефон ___________________________________________________
Адрес электронной почты ____________________________________
Исполнитель _______________________________________________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности
________________________________________________ __________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись
Место для печати
(за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)
_______________________

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных "Паспорт архива"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных "Паспорт архива"

В графах 1 таблицы 1 "Состав и объем архивных документов", таблицы 2 "Объем единицы учета", таблицы 3 "Состав и объем страхового фонда копий архивных документов", таблицы 4 "Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам. Описи, каталоги, базы данных", таблицы 5 "Справочно-информационные издания", таблицы 6 "Состав и объем научно-справочной библиотеки", таблицы 7 "Условия хранения документов" заполняется номер по порядку "№";

в графах 2 таблицы 1 "Состав и объем архивных документов", таблицы 3 "Состав и объем страхового фонда копий архивных документов", таблицы 4 "Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам. Описи, каталоги, базы данных" указываются показатели архивных документов (документы на бумажной основе. Всего, управленческая документация, документы личного происхождения, научно-техническая документация, документы по личному составу, кинодокументы, фонодокументы, видеодокументы, машиночитаемая документация, микроформы на правах подлинника, фотодокументы, итого).

В таблице 1 "Состав и объем архивных документов":

в графе 3 указывается количество фондов;

в графах 4, 5, 6 и 7 указывается количество единиц хранения (графа 4 – всего, графа 5 – внесенных в описи, графа 6 – на государственном языке, графа 7 – учтенных особо ценными);

в графе 8 указывается количество единиц хранения, принятых на временное хранение.

В таблице 2 "Объем единицы учета":

в графе 2 указываются показатели учета (кинодокументы, фонодокументы, видеодокументы, машиночитаемая документация);

в графах 3 и 4 указывается количество единиц учета (графа 3 - всего, графа 4 - в том числе внесенных в описи).

В таблице 3 "Состав и объем страхового фонда копий архивных документов":

в графах 3 и 4 указывается количество единиц хранения (графа 3 - скопированных для страхового фонда, графа 4 - имеющих фонд пользования);

в графах 5 и 6 указывается объем страхового фонда (графа 5 – количество кадров негатива, графа 6 - количество единиц хранения страхового фонда).

В таблице 4 "Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам. Описи, каталоги, базы данных":

в графах 3 и 4 указывается количество описей (книг учета и описания (графа 3 – всего, графа 4 - из них в полном комплекте);

в графах 5, 6, 7 и 8 указывается количество закаталогизированных документов (графа 5 - количество фондов, графа 6 - количество единиц хранения, графа 7 - количество составленных карточек всего, графа 8 - из них включенных в каталоги);

в графах 9 и 10 указываются созданные базы данных о составе и содержании документов (графа 9 - количество баз данных, графа 10 - объем в мега байтах).

В таблице 5 "Справочно-информационные издания":

в графе 2 указываются показатели справочно-информационных изданий (изданные путеводители, краткие справочники по фондам, изданные справочники по административно-территориальному делению, изданные справочники по истории учреждений, изданные справочники других типов, всего изданных справочников);

в графе 3 указывается количество справочно-информационных изданий.

В таблице 6 "Состав и объем научно-справочной библиотеки":

в графе 2 указываются показатели научно-справочной библиотеки (книги и брошюры, газеты, журналы, другие виды печатной продукции);

в графе 3 указывается количество научно-справочной библиотеки.

В таблице 7 "Условия хранения документов":

в графе 2 указываются показатели хранения документов (здания архива, специальные помещения, приспособленные помещения, степень загруженности архивохранилищ (в процентах), оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах), оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах), протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах), закартонировано документов (в единицах хранения), протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах)

в графе 3 указывается количество условий хранения документов.

Приложение 2 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Форма, предназначенная для сбора административных данных "Карточка фонда"

Сноска. Приложение 2 - в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Представляется: Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: www.mam.gov.kz.

Наименование формы административных данных: "Карточка фонда".

Индекс формы административных данных: КФ-1.

Периодичность: годовая.

Отчетный период: 20__ год.

Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы.

Срок представления формы административных данных: ежегодно до 5 января следующего за отчетным периодом.

Таблица 1

Карточка фонда

Дата первого поступления фонда	Дата получения карточки фонда	Место хранения фонда		№ фонда/Категория/ Форма собственности
1	2	3		4
Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
5	6
Объем фонда на 1 января 20___года	Годы	7
	Количество единиц хранения/документов	8
	В том числе неописанных единиц хранения/документов	9
	имеющих страховые копии единиц хранения

Таблица 2

Оборотная сторона карточки фонда

Название описи, аннотация документов	Начало года	Конец года	Название описи, аннотация документов	Начало года	Конец года
1	2	3	4	5	6

Прежний № ___________ фонда
Примечание_____________________________________________
Наименование Адрес _____________________________________
_____________________________ __________________________
_____________________________ __________________________
Телефон ________________________________________________
Адрес электронной почты _________________________________
Исполнитель _____________________________________ _______
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности
______________________________________________ __________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись
Место для печати
(за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)
_______________________

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных "Карточка фонда"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных "Карточка фонда"

В таблице 1 "Карточка фонда":

графе 1 указывается дата первого поступления фонда;

в графе 2 указывается дата получения карточки фонда;

в графе 3 указывается место хранения фонда;

в графе 4 указывается № фонда/Категория/Форма собственности.

в графе 5 указываются крайние даты каждого названия фонда;

в графе 6 указывается название фонда;

в графах 7, 8 и 9 указывается объем фонда на 1 января 20___года (графа 7 – годы, графа 8 - количество единиц хранения/документов, графа 9 - в том числе неописанных единиц хранения/документов, имеющих страховые копии единиц хранения).

В таблице 2 "Оборотная сторона карточки фонда":

в графе 1 и 4 указывается название описи, аннотация документов;

в графе 2 и 5 указывается начало года;

в графе 3 и 6 указывается конец года.

"Примечание" заполняется только при составлении отчета.

Приложение 3 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Форма, предназначенная для сбора административных данных "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов"

Сноска. Приложение 3 - в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Представляется: Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: www.mam.gov.kz.

Наименование формы административных данных: сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Индекс формы административных данных: СИСОФ-1.

Периодичность: годовая.

Отчетный период: 20__год.

Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы.

Срок представления формы административных данных: ежегодно до 5 января следующего за отчетным периодом.

Таблица

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20___ года.

№ п/н	№ фонда	Категория	Название фондов	Поступило		Выбыло		Общее количество единиц хранения в фонде на 1 января ___ года			Примечание
				Название описи, аннотация документов	Годы	Название описи, аннотация документов	Годы	Внесенных в описи единиц хранения	Не внесенных единиц хранения/документов	Имеющих страховые копии единиц хранения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Всего за ______ поступило ____ фондов ______ единиц хранения/документов;
выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов; созданы страховые
копии на __________ единиц хранения.
На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № ____ по № ___
номеров фондов, в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов ______
единиц хранения, номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых
использовались и номер занимать нельзя)__________, утраченных __________
фондов, свободных номеров __________.
Наименование Адрес _______________________________________________
_______________________________ __________________________________
__________________________________________________________________
Телефон __________________________________________________________
Адрес электронной почты ___________________________________________
Исполнитель ___________________________________________ ___________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности
_______________________________________________________ __________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись
Место для печати
(за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)
______________________

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов"

В таблице "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов":

в графе 1 заполняется номер по порядку "№";

в графе 2 указывается № фонда;

в графе 3 указывается категория;

в графе 4 указывается название фондов;

в графах 5 и 6 указывается о поступивших документах (графа 5 - название описи, аннотация документов, графа 6 – годы);

в графах 7 и 8 указывается о выбывших документах (графа 7 - название описи, аннотация документов, графа 8 – годы);

в графах 9,10 и 11 указывается общее количество единиц хранения в фонде (графа 9 - внесенных в описи единиц хранения, графа 10 - не внесенных единиц хранения/документов, графа 11 - имеющих страховые копии единиц хранения);

в графе 12 указывается примечание (если новый фонд указать – смотреть карточку фонда, если сформирована продолжение карточка фонда – смотреть продолжение карточки фонда, в случае поступления или выбытия единиц хранения указывается количество единиц хранения поступивших в течение года с указанием № и даты акта поступления или выбытия дел).

Приложение 4 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Форма, предназначенная для сбора административных данных
"Учетные сведения по фондовому каталогу"

Сноска. Приложение 4 - в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Представляется: Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: www.mam.gov.kz.

Наименование формы административных данных: учетные сведения по фондовому каталогу.

Индекс формы административных данных: УСФК-1.

Периодичность: годовая.

Отчетный период: 20__ год.

Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы.

Срок представления формы административных данных: ежегодно до 5 января года следующего за отчетным периодом.

Таблица

Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января 20___ года

№ п/н	Наименование архива	Первый и последний номера фондов по списку фондов	Количество фондов по паспорту на 1 января 20___года (штук)	Количество карточек в фондовом каталоге (штук)				Количество свободных номеров фондов (штук)	Примечание
				Всего	На фонды, хранящиеся в архиве	На фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды	На утраченные фонды
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Наименование __________________________________________
Адрес _________________________________________________
_______________________________________________________
Телефон _______________________________________________
Адрес электронной почты ________________________________
Исполнитель __________________________________ _________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности
_____________________________________________ __________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись
Место для печати
(за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)
_______________________

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных "Учетные сведения по фондовому каталогу"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных
"Учетные сведения по фондовому каталогу"

В таблице "Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января 20___ года":

в графе 1 заполняется номер по порядку "№";

в графе 2 указывается наименование архива;

в графе 3 указывается первый и последний номера фондов по списку фондов;

в графе 4 указывается количество фондов по паспорту на 1 января 20___года;

в графах 5, 6, 7 и 8 указывается количество карточек в фондовом каталоге (графа 5 – всего, графа 6 – на фонды, хранящиеся в архиве, графа 7 – на фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды, графа 8 – на утраченные фонды);

в графе 9 указывается количество свободных номеров фондов;

в графе 10 указывается примечание (в примечание необходимо указать номера свободных фондов).

Приложение 5 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Форма, предназначенная для сбора административных данных "Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан"

Сноска. Приложение 5 - в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Представляется: Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: www.mam.gov.kz.

Наименование формы административных данных: "Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан".

Индекс формы административных данных: СПИК ГА РК-1.

Периодичность: один раз в три года.

Отчетный период: 20__ год.

Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы.

Срок представления формы административных данных: один раз в три года до 5 января года следующего за отчетным периодом.

Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря 20__ года

Таблица 1

Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию

№ п/н	Наименование показателей	Количество	Количество штатных работников	Количество согласованных с архивными учреждениями (штук)		Количество помещений для хранения документов (штук)	Количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение (штук)
				Номенклатуры дел	Инструкции, правила по делопроизводству
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Государственные организации профиля комплектования государственных архивов
2	Негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов
3	Государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
4	Негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
5	Объединенные ведомственные архивы

Таблица 2

Сведения об управленческой документации

№ п/н	Наименование показателей	Всего единиц хранения	Количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения)		Количество документов по личному составу (в единицах хранения)		Количество образующихся в течении года дела постоянного срока хранения (в единицах хранения)
			Внесенных в описи	Хранящиеся сверх установленного срока	Всего	Внесенных в описи
			Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
						Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
2	Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
3	Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
4	Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
5	Управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива

Таблица 3

Сведения об источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию

№ п/н	Виды организаций	Количество помещения для хранения документов (штук)	Количество штатных сотрудников	Количество единиц хранения внесенных в описи	Количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)	Всего единиц хранения
				утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1	2	3	4	5	6	7
1	Государственные организации
2	Негосударственные организации

Таблица 4

Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах

№ п/н	Виды организаций	Количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении (штук)	Количество помещения для хранения документов (штук)	Количество штатных сотрудников	Количество единиц хранения внесенных в описи	Количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)
					утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1	2	3	4	5	6	7
1	Государственные организации, хранящие кинодокументы
2	Негосударственные организации, хранящие кинодокументы
3	Государственные организации, хранящие фотодокументы
4	Негосударственные организации, хранящие фотодокументы
5	Государственные организации хранящие фонодокументы
6	Негосударственные организации, хранящие фонодокументы
7	Государственные организации, хранящие видеодокументы
8	Негосударственные организации, хранящие видеодокументы

Наименование ________________________________________________
Адрес _______________________________________________________
_____________________________________________________________
Телефон _____________________________________________________
Адрес электронной почты ______________________________________
Исполнитель ________________________________________ _________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности
___________________________________________________ __________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись
Место для печати
(за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)
_______________________

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных "Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных "Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан"

В графах 1 таблицы 1 "Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию", таблицы 2 "Сведения об управленческой документации", таблицы 3 "Сведения об источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию", таблицы 4 "Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах" заполняется номер по порядку "№".

В таблице 1 "Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию":

в графе 2 указывается наименование показателей (государственные организации профиля комплектования государственных архивов, негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов, государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов, негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов, объединенные ведомственные архивы);

в графе 3 указывается количество;

в графе 4 указывается количество штатных работников;

в графах 5 и 6 указывается количество согласованных с архивными учреждениями (графа 5 - номенклатуры дел, графа 6 - инструкции, правила по делопроизводству);

в графе 7 указывается количество помещений для хранения документов;

в графе 8 указывается количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение.

В таблице 2 "Сведения об управленческой документации":

в графе 2 указывается наименование показателей (государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов, негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов, государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов, негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов, управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива);

в графе 3 указывается всего единиц хранения;

в графах 4 и 5 указывается количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения (графа 4 - внесенных в описи, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, графа 5 - хранящиеся сверх установленного срока);

в графах 6 и 7 указывается количество документов по личному составу (в единицах хранения (графа 6 – всего, графа 7 - внесенных в описи, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения);

в графе 8 указывается количество образующихся в течение года дел постоянного срока хранения (в единицах хранения).

В таблице 3 "Сведения об источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию":

в графе 2 указываются виды организаций (государственные организации, негосударственные организации);

в графе 3 указывается количество помещения для хранения документов;

в графе 4 указывается количество штатных сотрудников;

в графе 5 указывается количество единиц хранения внесенных в описи, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения;

в графе 6 указывается количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении);

в графе 7 указывается всего единиц хранения.

В таблице 4 "Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах":

в графе 2 указываются виды организаций (государственные организации, хранящие кинодокументы, негосударственные организации, хранящие кинодокументы, государственные организации, хранящие фотодокументы, негосударственные организации, хранящие фотодокументы, государственные организации хранящие фонодокументы, негосударственные организации, хранящие фонодокументы, государственные организации, хранящие видеодокументы, негосударственные организации, хранящие видеодокументы);

в графе 3 указывается количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении;

в графе 4 указывается количество помещения для хранения документов;

в графе 5 указывается количество штатных сотрудников;

в графе 6 указывается количество единиц хранения внесенных в описи, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения;

в графе 7 указывается количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении).