Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу бойынша әкімшілік деректерді жинауға арналған нысандарды бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2019 жылғы 28 наурыздағы № 79 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2019 жылғы 3 сәуірде № 18458 болып тіркелді

"Мемлекеттік статистика туралы" 2010 жылғы 19 наурыздағы Қазақстан Республикасының Заңының 16-бабы 3-тармағының 2) тармақшасына, "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Қазақстан Республикасының Заңының 9-бабына және "Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің мәселелері туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2014 жылғы 23 қыркүйектегі № 1003 қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі туралы ереженің 16-тармағы бірінші бөлігінің 43) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

1. Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу бойынша әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан бекітілсін:

1) осы бұйрықтың 1-қосымшасына сәйкес "20__жылғы "_" _____________ архив паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысаны;

2) осы бұйрықтың 2-қосымшасына сәйкес "Қор карточкасы" әкімшілікдеректерді жинауға арналған нысаны;

3) осы бұйрықтың 3-қосымшасына сәйкес "20__жылғы 1 қаңтардағы қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысаны;

4) осы бұйрықтың 4-қосымшасына сәйкес "20__жылғы 1 қаңтардағы қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысаны;

5) осы бұйрықтың 5-қосымшасына сәйкес "20__жылғы 1 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысаны.

2. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлiгiнiң Архив ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгiленген тәртiпте:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрықты мемлекеттік тіркелген күннен бастап күнтізбелік он күн ішінде оның көшірмесін электронды түрде қазақ және орыс тілдерінде Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің Эталондық бақылау банкіне ресми жариялау және енгізу үшін "Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жіберілуін;

3) осы бұйрық қолданысқа енгізілгеннен кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

4) осы бұйрықта көзделген іс-шаралар орындалғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді ұсынуды қамтамасыз етсін.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт жетекшілік ететін вице-министріне жүктелсін.

4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрі

А. Мұхамедиұлы

"КЕЛІСІЛДІ"

Қазақстан Республикасы

Ұлттық экономика министрлігі

Статистика комитеті

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2019 жылғы 28 наурыздағы № 79 бұйрығына 1-қосымша

"20__жылғы "___"________ _________________ архив паспорты"

(архивтің атауы)

әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан

Есептік кезең: 20__жыл.

Индекс: 1-АП.

Кезеңділігі: жыл сайын.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві, Қазақстан Республикасы Тұңғыш Президенті – Елбасының кітапханасы, арнаулы мемлекеттік архивтер, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік архивтері, кітапханалары және музейлері (бұдан әрі – ұйымдар).

Нысан қайда ұсынылады: Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі.

Ұсыну мерзімі: есепті кезеңнен кейінгі айдың 5-не дейін қағаз жеткізгіште немесе электрондық құжат айналымының жүйесі (бұдан әрі –ЭҚАЖ) арқылы электрондық жеткізгіште.

Әкімшілік деректерге арналған нысаны Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет – ресурсында орналасқан.

1 - бөлім. Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі

1-кіші бөлім. Сақтау бірліктерінің құрамы мен көлемі

№ р/б	Көрсеткіштер	Қорлардың саны	Сақтау бірліктерінің саны				Уақытша сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны
			барлығы	соның ішінде
				тізімдемелерге енгізілгені	қазақ тілінде	есепке алынған аса құндылары
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
1.1	Басқару құжаттамасы
1.2	Жеке тектік құжаттар
1.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
2	Киноқұжаттар
3	Фотоқұжаттар
4	Фоноқұжаттар
5	Бейнеқұжаттар
6	Машинада оқылатын құжаттар
7	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8	Жиыны

2-кіші бөлім. Есепке алу бірлігінің көлемі

№ р/б	Көрсеткіштер	Есеп бірлігтерінің саны
		барлығы	соның ішінде тізімдемелерге енгізілгені
1	2	3	4
1	Киноқұжаттар
2	Фоноқұжаттар
3	Бейнеқұжаттар
4	Машинада оқылатын құжаттар

2-болім. Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі

№ р/б	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны		Сақтандыру қорының көлемі
		сақтандыру қоры үшін көшірмелері жасалған	пайдалану қоры барлары	негативтер кадрларының саны	Сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны
1	2	3	4	5	6
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
1.1	Басқару құжаттамасы
1.2	Жеке тектік құжаттар
1.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
2	Киноқұжаттар
3	Фотоқұжаттар
4	Фоноқұжаттар
5	Бейнеқұжаттар
6	Машинада оқылатын құжаттар
7	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8	Жиыны

3-бөлім. Ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі

1-кіші бөлім. Архивтік құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі

№ р/б	Көрсеткіштер	Тізімдемелер (есепке алу және сипаттау кітаптары) саны		Каталогтандырылды				Құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы деректер базалары құрылды
		барлығы	оның ішінде толық жинақта	Қорларның саны	Сақтау бірліктерінің (есеп бірлігінің) саны	Жасалған карточкалар саны		Деректер базаларының саны	мегабайттағы көлемі
						барлығы	оның ішінде каталогтарға енгізілгендері
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
1.1	Басқару құжаттамасы
1.2	Жеке тектік құжаттар
1.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
2	Киноқұжаттар
3	Фотоқұжаттар
4	Фоноқұжаттар
5	Бейнеқұжаттар
6	Машинада оқылатын құжаттар
7	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8	Жиыны

2-кіші бөлім. Анықтамалық-ақпараттық басылымдар

№ р/б	Көрсеткіштер	Шығарылған жинақтардың саны
1	2	3
1	Шығарылған жолсілтемелер, қорлар бойынша қысқаша анықтамалықтар
2	Әкімшілік-аймақтық бөлу бойынша шығарылған анықтамалықтар
3	Мекемелер тарихы бойынша шығарылған анықтамалықтар
4	Өзге де түрде шығарылған анықтамалықтар
5	Шығарылған анықтамалықтардың барлығы

4-бөлім. Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі

№ р/б	Көрсеткіштер	Шығарылған жинақтар
1	2	3
1	Кітаптар және кітапшалар
2	Газеттер
3	Журналдар
4	Баспа өнімдерінің өзге түрлері

5-бөлім. Құжаттарды сақтау жағдайлары

№ р/б	Көрсеткіштер	Саны
1	2	3
1	Архив ғимараттары
2	Арнаулы үй-жайлар
3	Бейімделген үй-жайлар
4	Архив қоймаларының толу дәрежесі (пайызбен)
5	Ғимараттардың күзет дабылдағышпен жабдықталуы (пайызбен)
6	Ғимараттардың өртке қарсы сигнализациямен жабдықталуы (пайызбен)
7	Металды сөрелерінің ұзындығы (қума метрмен)
8	Ағаш сөрелердің ұзындығы (қума метрмен)
9	Мұқабаланған құжаттар (сақтау бірлігімен)

_____________

Ұйымның атауы

___________________

Ұйымның мекенжайы

_____________________________________

Ұйымның электрондық пошта мекенжайы

__________________________________________________________________________

Ұйым басшысының немесе оның міндетін атқарушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің

аты (ол болған жағдайда), қолы

__________________________________________________________________________

Ұйым орындаушысының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы,

телефон нөмірі

Күні

Ұйымның мөрін қоятын орны

"Архив паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанына қосымша

"Архив паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанын толтыру бойынша түсiнiктеме

1. Осы түсіндірме "Архив паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанын (бұдан әрі – нысан) толтыру бойынша бірыңғай талаптарды айқындайды.

2. Нысанды жыл сайын Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві, Қазақстан Республикасы Тұңғыш Президенті – Елбасының кітапханасы, арнаулы мемлекеттік архивтер, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік архивтері, кітапханалары және музейлері (бұдан әрі – ұйымдар) ұсынады.

3. Нысанға ұйым басшысының тегі, аты және әкесінің аты (ол болған жағдайда), сондай-ақ толтырылған күні көрсетіле отырып қол қояды.

4. Нысан есептік кезеңнен кейінгі айдың 5-ші күніне ұсынылады.

5. Нысан қазақ және орыс тілдерінде толтырылады.

6. Нысандар әкімшілік-аумақтық бірлік бөлінісінде толтырылады (облысты, республикалық маңызы бар қалаларды, астананы, қалаларды, аудандарды көрсете отырып).

7. Нысан келесі түрде толтырылады:

1-бөлім. "Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі":

1-кіші бөлім. "Сақтау бірліктерінің құрамы мен көлемі":

1-жолдың 3-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4 жолдардың қосындысынан тұратын қағаз негіздегі құжаттардың жалпы саны көрсетілген қорлардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 3-бағанында киноқұжаттар қорларының саны көрсетіледі;

3-жолдың 3-бағанында фотоқұжаттар қорларының саны көрсетіледі;

4-жолдың 3-бағанында фоноқұжаттар қорының саны көрсетіледі;

5-жолдың 3-бағанында бейнеқұжаттар қорларының саны көрсетіледі;

6-жолдың 3-бағанында машинада оқылатын құжаттар қорларының саны көрсетіледі;

7-жолдың 3-бағанында төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар қорларының саны көрсетіледі;

8-жолдың 3-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын қорлардың жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 4-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып, барлық сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2-жолдың 4-бағанында киноқұжаттардың барлық сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

3-жолдың 4-бағанында фотоқұжаттардың барлық сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

4-жолдың 4-бағанында фоноқұжаттар барлық сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

5-жолдың 4-бағанында бейнеқұжаттардың барлық сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

6-жолдың 4-бағанында машинада оқылатын құжаттардың барлық сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

7-жолдың 4-бағанында төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың барлық сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

8-жолдың 4-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын барлық сақтау бірліктерінің жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 5-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып, тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі.

2-жолдың 5-бағанында тізімдемеге енгізілген киноқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

3-жолдың 5-бағанында тізімдемеге енгізілген фотоқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

4-жолдың 5-бағанында тізімдемеге енгізілген фоноқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

5-жолдың 5-бағанында тізімдемеге енгізілген бейнеқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

6-жолдың 5-бағанында тізімдемеге енгізілген машинада оқылатын құжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

7-жолдың 5-бағанында тізімдемеге енгізілген төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

8-жолдың 5-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 6-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын, қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып, қазақ тілдегі сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2-жолдың 6-бағанында қазақ тілдегі киноқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

3-жолдың 6-бағанында қазақ тілдегі фотоқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

4-жолдың 6-бағанында қазақ тілдегі фоноқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

5-жолдың 6-бағанында қазақ тілдегі бейнеқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

6-жолдың 6-бағанында машинада оқылатын құжаттаманың қазақ тілдегі сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

7-жолдың 6-бағанында қазақ тілдегі төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

8-жолдың 6-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын қазақ тілдегі сақтау бірліктерінің жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 7-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын қағаз негізіндегілердің жалпы санын көрсете отырып, есепке алынған аса құнды құжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2-жолдың 7-бағанында есепке алынған аса құнды киноқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі.;

3-жолдың 7-бағанында есепке алынған аса құнды фотоқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

4-жолдың 7-бағанында есепке алынған аса құнды фоноқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі.;

5-жолдың 7-бағанында есепке алынған аса құнды бейнеқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі.;

6-жолдың 7-бағанында есепке алынған аса құнды машинада оқылатын құжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі.;

7-жолдың 7-бағанында есепке алынған аса құнды төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі.;

8-жолдың 7-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын есепке алынған аса құнды сақтау бірліктерінің жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 8-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып, уақытша сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі.;

2-жолдың 8-бағанында уақытша сақтауға қабылданған киноқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

3-жолдың 8-бағанында уақытша сақтауға қабылданған фотоқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

4-жолдың 8-бағанында уақытша сақтауға қабылданған фоноқұжаттар дыңсақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

5-жолдың 8-бағанында уақытша сақтауға қабылданған бейнеқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

6-жолдың 8-бағанында уақытша сақтауға қабылданған машинада оқылатын құжаттаманың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

7-жолдың 8-бағанында уақытша сақтауға қабылданған төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

8-жолдың 8-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын уақытша сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің жиынтық саны көрсетіледі;

2-кіші бөлім. "Есепке алу бірлігінің көлемі":

1-жолдың 3-бағанында киноқұжаттардың барлық есепке алу бірліктерінің саны көрсетіледі;

2-жолдың 3-бағанында фоноқұжаттардың барлық есепке алу бірліктерінің саны көрсетіледі;

3-жолдың 3-бағанында бейнеқұжаттардың барлық есепке алу бірліктерінің саны көрсетіледі;

4-жолдың 3-бағанында машинада оқылатын құжаттардың барлық есепке алу бірліктерінің саны көрсетіледі;

1-жолдың 4-бағанында тізімдемеге енгізілген киноқұжаттарды есепке алу бірліктерінің саны көрсетіледі;

2-жолдың 4-бағанында тізімдемеге енгізілген фоноқұжаттардың есепке алу бірліктерінің саны көрсетіледі;

3-жолдың 4-бағанында тізімдемеге енгізілген бейнеқұжаттардың есепке алу бірліктерінің саны көрсетіледі;

4-жолдың 4-бағанында тізімдемеге енгізілген машинада оқылатын құжаттардың есепке алу бірліктерінің саны көрсетіледі;

2-бөлім. "Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі":

1-жолдың 3-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып, сақтандыру қоры үшін көшірмелері жасалған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2-жолдың 3-бағанында сақтандыру қоры үшін көшірмелері жасалған киноқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

3-жолдың 3-бағанында сақтандыру қоры үшін көшірмелері жасалған фотоқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

4-жолдың 3-бағанында сақтандыру қоры үшін көшірмелері жасалған фоноқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

5-жолдың 3-бағанында сақтандыру қоры үшін көшірмелері жасалған бейнеқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

6-жолдың 3-бағанында сақтандыру қоры үшін көшірмелері жасалған машинада оқылатын құжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

7-жолдың 3-бағанында сақтандыру қоры үшін көшірмелері жасалған төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

8-жолдың 3-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын сақтандыру қоры үшін көшірмелері жасалған сақтау бірліктерінің жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 4-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып, пайдалану қоры бар сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2-жолдың 4-бағанында пайдалану қоры бар киноқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

3-жолдың 4-бағанында пайдалану қоры бар фотоқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

4-жолдың 4-бағанында пайдалану қоры бар фоноқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

5-жолдың 4-бағанында пайдалану қоры бар бейнеқұжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

6-жолдың 4-бағанында пайдалану қоры бар машинада оқылатын құжаттаманы сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

7-жолдың 4-бағанында пайдалану қоры бар төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

8-жолдың 4-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын пайдалану қоры бар сақтау бірліктерінің жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 5-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын, қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып, сақтандыру қоры көлемінің негативі кадрларының саны көрсетіледі;

2-жолдың 5-бағанында киноқұжаттардың сақтандыру қорының негативі кадрларының саны көрсетіледі;

3-жолдың 5-бағанында фотоқұжаттардың сақтандыру қорының негативі кадрларының саны көрсетіледі;

4-жолдың 5-бағанында фоноқұжаттардың сақтандыру қорының негативі кадрларының саны көрсетіледі;

5-жолдың 5-бағанында бейнеқұжаттардың сақтандыру қорының негативі кадрларының саны көрсетіледі;

6-жолдың 5-бағанында машина жасау құжаттамасының сақтандыру қорының негативі кадрларының саны көрсетіледі;

7-жолдың 5-бағанында төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың сақтандыру қорының негативі кадрларының саны көрсетіледі;

8-жолдың 5-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын сақтандыру қоры негативі кадрларының жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 6-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын, қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып, сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2-жолдың 6-бағанында киноқұжаттардың сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

3-жолдың 6-бағанында фотоқұжаттардың сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

4-жолдың 6-бағанында фоноқұжаттардың сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

5-жолдың 6-бағанында бейнеқұжаттардың сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

6-жолдың 6-бағанында машинада оқылатын құжаттардың сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

7-жолдың 6-бағанында төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

8-жолдың 6-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің жиынтық саны көрсетіледі;

3-бөлім. "Ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі":

1-кіші бөлім. "Архивтік құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі":

1-жолдың 3-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып, барлық тізімдемелердің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) саны көрсетіледі;

2-жолдың 3-бағанында киноқұжаттардың барлық тізімдемелерінің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) саны көрсетіледі;

3-жолдың 3-бағанында фотоқұжаттардың барлық тізімдемелерінің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) саны көрсетіледі;

4-жолдың 3-бағанында фоноқұжаттардың барлық тізімдемелерінің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) саны көрсетіледі;

5-жолдың 3-бағанында бейнеқұжаттардың барлық тізімдемелерінің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) саны көрсетіледі;

6-жолдың 3-бағанында машинада оқылатын құжаттаманың барлық тізімдемелерінің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) саны көрсетіледі;

7-жолдың 3-бағанында төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың барлық тізімдемелердің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) саны көрсетіледі;

8-жолдың 3-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын барлық тізімдемелердің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 4-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын, қағаз негіздегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып толық жиынтықтағы тізімдемелердің (есепке алу және сипаттау кітабы) саны көрсетіледі.;

2-жолдың 4-бағанында толық жиынтықтағы киноқұжаттар тізімдемелерінің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) саны көрсетіледі;

3-жолдың 4-бағанында толық жиынтықтағы фотоқұжаттар тізімдемелерінің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) саны көрсетіледі;

4-жолдың 4-бағанында толық жиынтықтағы фоноқұжаттар тізімдемелерінің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) саны көрсетіледі;

5-жолдың 4-бағанында толық жиынтықтағы бейнеқұжаттар тізімдемелерінің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) саны көрсетіледі;

6-жолдың 4-бағанында толық жиынтықтағы машинада оқылатын құжаттама тізімдемелерінің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) саны көрсетіледі;

7-жолдың 4-бағанында толық жиынтықтағы төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың тізімдемелерінің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) саны көрсетіледі;

8-жолдың 4-бағанында толық жиынтықтағы тізімдемелердің (есепке алу және сипаттау кітаптарының) жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 5-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын, қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып, каталогтандырылған қорлардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 5-бағанында киноқұжаттардың каталогтандырылған қорларының саны көрсетіледі;

3-жолдың 5-бағанында фотоқұжаттардың каталогтандырылған қорларының саны көрсетіледі;

4-жолдың 5-бағанында фоноқұжаттардың каталогтандырылған қорларының саны көрсетіледі;

5-жолдың 5-бағанында бейнеқұжаттардың каталогтандырылған қорларының саны көрсетіледі;

6-жолдың 5-бағанында каталогтандырылған машинада оқылатын құжаттама қорларының саны көрсетіледі;

7-жолдың 5-бағанында төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың каталогтандырылған қорларының саны көрсетіледі;

8-жолдың 5-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын каталогтандырылған қорлардың жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 6-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын, қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып, каталогтандырылған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2-жолдың 6-бағанында киноқұжаттардың каталогтандырылған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

3-жолдың 6-бағанында фотоқұжаттардың каталогтандырылған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

4-жолдың 6-бағанында фоноқұжаттардың каталогтандырылған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

5-жолдың 6-бағанында бейнеқұжаттардың каталогтандырылған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

6-жолдың 6-бағанында машинада оқылатын құжаттаманың каталогтандырылған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

7-жолдың 6-бағанында төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың каталогтандырылған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

8-жолдың 6-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын каталогтандырылған сақтау бірліктерінің жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 7-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын, қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып, барлық каталогтандырылған карточкалардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 7-бағанында каталогтандырылған киноқұжаттардың барлық карточкаларының саны көрсетіледі;

3-жолдың 7-бағанында каталогтандырылған фотоқұжаттардың барлық карточкаларының саны көрсетіледі;

4-жолдың 7-бағанында каталогтандырылған фоноқұжаттардың барлық карточкаларының саны көрсетіледі;

5-жолдың 7-бағанында каталогтандырылған бейнеқұжаттардың барлық карточкаларының саны көрсетіледі;

6-жолдың 7-бағанында каталогтандырылған машинада оқылатын құжаттаманың барлық карточкаларының саны көрсетіледі;

7-жолдың 7-бағанында каталогтандырылған төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың барлық карточкаларының саны көрсетіледі;

8-жолдың 7-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын барлық каталогтандырылған карточкалардың жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 8-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын, қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып, каталогтарға енгізілген каталогтандырылған карточкалардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 8-бағанында каталогқа енгізілген киноқұжаттардың каталогтандырылған карточкаларының саны көрсетіледі;

3-жолдың 8-бағанында каталогқа енгізілген фоноқұжаттардың каталогтандырылған карточкаларының саны көрсетіледі;

4-жолдың 8-бағанында каталогқа енгізілген бейнеқұжаттардың каталогтандырылған карточкаларының саны көрсетіледі;

5-жолдың 8-бағанында каталогтарға енгізілген машинада оқылатын құжаттардың каталогталған карточкаларының саны көрсетіледі;

6-жолдың 8-бағанында каталогқа енгізілген төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың каталогтандырылған карточкаларының саны көрсетіледі;

7-жолдың 8-бағанында каталогқа енгізілген фотоқұжаттардың каталогтандырылған карточкаларының саны көрсетіледі;

8-жолдың 8-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын каталогтарға енгізілген каталогтандырылған карточкалардың жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 9-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын, қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы саны көрсетілген деректер базаларының саны көрсетіледі;

2-жолдың 9-бағанында киноқұжаттардың деректер базаларының саны көрсетіледі;

3-жолдың 9-бағанында фотоқұжаттардың деректер базаларының саны көрсетіледі;

4-жолдың 9-бағанында фоноқұжаттардың деректер базаларының саны көрсетіледі;

5-жолдың 9-бағанында бейнеқұжаттардың деректер базаларының саны көрсетіледі;

6-жолдың 9-бағанында машинада оқылатын құжаттаманың деректер базаларының саны көрсетіледі;

7-жолдың 9-бағанында төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың деректер базаларының саны көрсетіледі;

8-жолдың 9-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын деректер базаларының жиынтық саны көрсетіледі;

1-жолдың 10-бағанында 1.1, 1.2, 1.3 және 1.4-жолдардың сомаларынан тұратын, қағаз негізіндегі құжаттардың жалпы санын көрсете отырып, деректер базасының мегабайттармен берілген көлемі көрсетіледі;

2-жолдың 10-бағанында киноқұжаттардың мегабайттармен берілген көлемі көрсетіледі;

3-жолдың 10-бағанында фотоқұжаттардың мегабайттармен берілген көлемі көрсетіледі;

4-жолдың 10-бағанында фоноқұжаттардың мегабайттармен берілген көлемі көлемі көрсетіледі;

5-жолдың 10-бағанында бейнеқұжаттардың мегабайттармен берілген көлемі көрсетіледі;

6-жолдың 10-бағанында машинада оқылатын құжаттаманың мегабайттармен берілген көлемі көрсетіледі;

7-жолдың 10-бағанында төлнұсқа құқығындағы шағын нысандардың мегабайттармен берілген көлемі көрсетіледі;

8-жолдың 10-бағанында 1-7-жолдардың сомаларынан тұратын, деректер базасының мегабайттармен берілген жиынтық көлемі көрсетіледі;

2-кіші бөлімінде. "Анықтамалық-ақпараттық басылымдар":

1-жолдың 3-бағанында қорлар бойынша басып шығарылған жолсілтемелердің, қысқаша анықтамалықтардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 3-бағанында әкімшілік-аумақтық бөлініс бойынша басып шығарылған анықтамалықтардың саны көрсетіледі;

3-жолдың 3-бағанында мекемелер тарихы бойынша басып шығарылған анықтамалықтардың саны көрсетіледі;

4-жолдың 3-бағанында өзге де түрде басып шығарылған анықтамалықтардың саны көрсетіледі;

5-жолдың 3-бағанында барлық басып шығарылған анықтамалықтардың саны көрсетіледі;

"Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі" 4-бөлімінде:

1-жолдың 3-бағанында кітаптар мен кітапшалардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 3-бағанында газеттер саны көрсетіледі;

3-жолдың 3-бағанында журналдардың саны көрсетіледі;

4-жолдың 3-бағанында баспа өнімінің басқа түрлерінің саны көрсетіледі;

"Құжаттарды сақтау шарттары" 5-бөлімінде:

1-жолдың 3-бағанында архив ғимараттарының саны көрсетіледі;

2-жолдың 3-бағанында арнаулы үй-жайлардың саны көрсетіледі;

3-жолдың 3-бағанында бейімделген үй-жайлардың саны көрсетіледі;

4-жолдың 3-бағанында архив қоймаларының жүктелу дәрежесі көрсетіледі (пайызбен);

5-жолдың 3-бағанында ғимараттардың күзет сигнализациясымен жарақтандырылу саны көрсетіледі (пайызбен);

6-жолдың 3-бағанында ғимараттардың өрт дабылдағыштарымен жарақталу саны көрсетіледі (пайызбен);

7-жолдың 3-бағанында металл стеллаждардың ұзындығы көрсетіледі (қума метрмен);

8-жолдың 3-бағанында ағаш стеллаждардың ұзындағы көрсетіледі (құма метрмен);

9-жолдың 3-бағанында картондалған құжаттардың саны көрсетіледі (сақтау бірліктермен).

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2019 жылғы 28 наурыздағы № 79 бұйрығына 2-қосымша

"Қор карточкасы" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан

Есептік кезең: 20__жыл.

Индекс: 1-КҚ.

Кезеңділігі: жыл сайын.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві, Қазақстан Республикасы Тұңғыш Президенті – Елбасының кітапханасы, арнаулы мемлекеттік архивтер, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік архивтері, кітапханалары және музейлері (бұдан әрі – ұйымдар).

Нысан қайда ұсынылады: Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі.

Ұсыну мерзімі: есептік кезеңнен кейінгі айдың 5-не дейін – қағаз жеткізгіште немесе электрондық құжат айналымының жүйесі (бұдан әрі –ЭҚАЖ) арқылы электрондық жеткізгіште.

Әкімшілік деректерге арналған нысаны Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет – ресурсында орналасқан.

1-бөлім. Қор карточкасы

1-кіші бөлім. Қор карточкасының бет жағы

Қордың бірінші түскен күні	Қор карточкасын алған күн		Қордың сақталған орны			Қордың № / санаты/ меншік нысаны
Қордың әр атауының шеткі күні	Қордың атауы
1 қаңтардағы қордың көлемі	Жылдар
	Сақтау бірліктерінің/ құжаттардың саны
	Соның ішінде сипатталмаған сақтау бірліктері/құжаттар
	сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері барлары

2-кіші бөлім. Қор карточкасының артқы жағы

Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдың басы	Жылдың аяғы	Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдың басы	Жылдың аяғы

Қордың бұрынғы № _______

Ескертпе ____________________________________________

_______________

Ұйымның атауы

___________________

Ұйымның мекенжайы

_____________________________________

Ұйымның электрондық пошта мекенжайы

__________________________________________________________________________

Ұйым басшысының немесе оның міндетін атқарушысының лауазымы , тегі, аты,

әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

__________________________________________________________________________

Ұйым орындаушысының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы,

телефон нөмірі

Күні

Ұйымның мөрін қоятын орны

"Қор карточкасы" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанына қосымша

"Қор карточкасы" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанын толтыру бойынша түсiнiктеме

1. Осы түсіндірме "Қордың карточкасы" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанын (бұдан әрі – Нысаны) толтыру бойынша бірыңғай талаптарды айқындайды.

2. Нысанды жыл сайын Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві, Қазақстан Республикасы Тұңғыш Президенті – Елбасының кітапханасы, арнаулы мемлекеттік архивтер, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік архивтері, кітапханалары және музейлері (бұдан әрі – ұйымдар).

3. Нысанға ұйым басшысының тегі, аты және әкесінің аты (ол болған жағдайда), сондай-ақ толтырылған күні көрсетіле отырып қолы қойылады.

4. Нысан есептік кезеңнен кейінгі айдың 5-ші күніне ұсынылады.

5. Нысан қазақ және орыс тілдерінде толтырылады.

6. Нысандар әкімшілік-аумақтық бірлік бөлінісінде толтырылады (облысты, республикалық маңызы бар қалаларды, астананы, қалаларды, аудандарды көрсете отырып).

7. Нысан былайша толтырылады:

1-бөлім. "Қор карточкасы":

1-кіші бөлім. "Қор карточкасының бет жағы":

"Қордың бірінші келіп түскен күні" бағанында қордың бірінші келіп түскен күні көрсетіледі;

"қор карточкасын алған күн" бағанында қор карточкасын алған күн көрсетіледі;

"Қордың сақтау орны" бағанында қордың сақтау орны көрсетіледі;

"Қордың № /санаты/меншік нысаны" бағанында қордың № /санаты/меншік нысаны көрсетіледі;

"Қордың әрбір атауының шеткі күндері" деген бағанда қордың әрбір атауының шеткі күндері көрсетіледі;

"қордың атауы" бағанында қордың атауы көрсетіледі;

ағымдағы жылдың 1 қаңтарына қордың көлемі бағанында ағымдағы жылдың 1 қаңтарына Қордың көлемі көрсетіледі;

"жылдар" бағанында жыл көрсетіледі;

"сақтау бірліктерінің/құжаттардың саны" бағанында көрсетілген кезеңдегі сақтау бірліктерінің/құжаттардың саны көрсетіледі;

"оның ішінде сипатталмаған сақтау бірліктері/құжаттар" деген бағанда көрсетілген кезеңдегі сипатталмаған сақтау бірліктері/құжаттар көрсетіледі;

"сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері бар" деген бағанда көрсетілген кезеңдегі сақтандыру көшірмелері бар сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2-кіші бөлім. "Қор карточкасының сыртқы жағы":

"тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы" деген бағанда тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы көрсетіледі;

"жылдың басы" бағанында жылдың басы көрсетіледі;

"жылдың соңы" бағанында жылдың соңы көрсетіледі.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2019 жылғы 28 наурыздағы № 79 бұйрығына 3-қосымша

"20__жылдың 1 қаңтарына қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан

Есептік кезең: 20__жыл.

Индекс: 1-ҚҚКӨМ.

Кезеңділігі: жыл сайын.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві, Қазақстан Республикасы Тұңғыш Президенті – Елбасының кітапханасы, арнаулы мемлекеттік архивтер, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік архивтері, кітапханалары және музейлері (бұдан әрі – ұйымдар).

Нысан қайда ұсынылады: Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі.

Ұсыну мерзімі: есептік кезеңнен кейінгі айдың 5-не дейін – қағаз жеткізгіште немесе электрондық құжат айналымының жүйесі (бұдан әрі –ЭҚАЖ) арқылы электрондық жеткізгіште.

Әкімшілік деректерге арналған нысаны Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет – ресурсында орналасқан.

20__жылдың 1 қаңтарына қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер

№ р/б	Қор №	Санаты	Қорлардың атаулары	Түсті		Шықты		___ жылғы 1 қаңтардағы қордағы сақтау бірліктерінің жалпы саны			Ескертпе
				Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдар	Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдар	Тізімдемелерге енгізілген сақтау бірліктері	Енгізілмеген сақтау бірліктері/ құжаттар	Сақтау бірліктерінің сақтау көшірмелері барлары
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Барлығы:______ ішінде____ қор,_______________ сақтау бірлігі/құжат түсті;

____ қор, _______________ сақтау бірлігі/құжат шықты;

_______________ сақтау бірлігіне сақтандыру көшірмелері жасалды.

_____ жылдың 1 қаңтарына архивте қорлардың тізімі бойынша № ___ден

бастап № ____ дейінгі қорлардың нөмірлері есепте тұр,

соның ішінде бар болып есептелетін ___ қор,____________ сақтау бірлігі,

тапсырылған және біріктірілген (істері пайдаланылған және нөмірін алуға болмайтын)

қорлардың нөмірлері__________,

жойылған қорлар_______________,

бос нөмірлер___________________.

_______________

Ұйымның атауы

___________________

Ұйымның мекенжайы

_____________________________________

Ұйымның электрондық пошта мекенжайы

__________________________________________________________________________

Ұйым басшысының немесе оның міндетін атқарушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің

аты (ол болған жағдайда), қолы

__________________________________________________________________________

Ұйым орындаушысының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы,

телефон нөмірі

Күні

Ұйымның мөрін қоятын орны

"20__жылдың 1 қаңтарына қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанына қосымша

"20__жылдың 1 қаңтарына қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанына түсiнiктеме

1. Осы түсіндірме "Қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерді толтыру бойынша" нысанын (бұдан әрі – нысан) бірыңғай талаптарын айқындайды.

2. Нысанды жыл сайын Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві, Қазақстан Республикасы Тұңғыш Президенті – Елбасының кітапханасы, арнаулы мемлекеттік архивтер, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік архивтері, кітапханалары және музейлері (бұдан әрі – ұйымдар).

3. Нысанға ұйым басшысының тегі, аты және әкесінің аты (ол болған жағдайда), сондай-ақ толтырылған күні көрсетіле отырып қол қойылады.

4. Нысан есептік кезеңнен кейінгі айдың 5-ші күніне ұсынылады.

5. Нысан қазақ және орыс тілдерінде толтырылады.

6 Нысандар әкімшілік-аумақтық бірлік бөлінісінде толтырылады (облысты, республикалық маңызы бар қалаларды, астананы, қалаларды, аудандарды көрсете отырып).

7. Нысан былайша толтырылады:

1-бағанда реттік нөмірі көрсетіледі;

2-бағанда қордың нөмірі көрсетіледі;

3-бағанда санаты көрсетіледі;

4-бағанда қорлардың атауы көрсетіледі;

5-бағанда келіп түскен тізімдеменің, құжаттар аннотациясының атауы көрсетіледі;

6-бағанда тізімдеме құжаттардың аннотациясы түскен жылы көрсетіледі;

7-бағанда істен шыққан тізімдеменің, құжаттар аннотациясының атауы көрсетіледі;

8-бағанда құжаттардың тізімдемелері, аннотациялар шығарылған жыл көрсетіледі;

9-бағанда есептік жылдың 1 қаңтарына қордағы тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің жалпы саны көрсетіледі;

10-бағанда есептік жылдың 1 қаңтарына қордағы тізімдемеге енгізілмеген сақтау бірліктерінің жалпы саны көрсетіледі;

11-бағанда есептік жылдың 1 қаңтарына қорда сақтандыру көшірмелері бар сақтау бірліктерінің жалпы саны көрсетіледі;

12-бағанда ескерту көрсетіледі.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2019 жылғы 28 наурыздағы № 79 бұйрығына 4-қосымша

"20__жылдың 1 қаңтарына қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан

Есептік кезең: 20__жыл.

Индекс: 1-ҚКБЕМ.

Кезеңділігі: жыл сайын.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архивы, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві және архив ісін мемлекеттік басқаруды жүзеге асыратын облыстың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, қалалардың, аудандардың жергілікті атқарушы органдары (бұдан әрі –архивтер) ұсынады.

Нысан қайда ұсынылады: Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі.

Ұсыну мерзімі мен нысаны: үш жылда бір рет есептік кезеңнен кейінгі айдың 5-не дейін – қағаз жеткізгіште немесе электрондық құжат айналымының жүйесі (бұдан әрі –ЭҚАЖ) арқылы электрондық жеткізгіште.

Әкімшілік деректерге арналған нысаны Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет – ресурсында орналасқан.

20__жылдың 1 қаңтарына қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер

№ р/б	Архивтің атауы	Қорлар тізімі бойынша қорлардың бірінші және соңғы нөмірлері	1 қаңтарына паспорт бойынша қорлардың саны	Қор каталогындағы карточкалар саны				Қорлардың бос нөмірлерінің саны	Ескертпе
				Барлығы	Архивте сақталатын қорларға	Біріктірілген архив қорының құрамына енгізілген (бұрын пайдаланылған) қорларға және тапсырылған қорларға	Жойылған қорларға
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

_______________

Архив атауы

___________________

Архивтің мекенжайы

____________________________________

Архивтің электрондық пошта мекенжайы

__________________________________________________________________________

Архив басшысының лауазымы немесе оның міндетін атқарушының, тегі, аты, әкесінің

аты (ол болған жағдайда), қолы

__________________________________________________________________________

Архив орындаушысының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы,

телефон нөмірі

Күні

Архив мөрін қоятын орны

"20__жылдың 1 қаңтарына қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанына қосымша

"20__жылдың 1 қаңтарына қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанына түсініктеме

1. Осы түсіндірме "20__жылдың 1 қаңтарына қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанын (бұдан әрі – нысан) бірыңғай талаптарды айқындайды.

2. Нысанды жыл сайын Қазақстан Республикасының Ұлттық архивы, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві және архив ісін мемлекеттік басқаруды жүзеге асыратын облыстың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, қалалардың, аудандардың жергілікті атқарушы органдары (бұдан әрі –архивтер) ұсынады.

3. Нысанға архив басшысының тегі, аты және әкесінің аты (ол болған жағдайда), сондай-ақ толтырылған күні көрсетіле отырып қол қойылады.

4. Нысан есептік кезеңнен кейінгі айдың 5-ші күніне ұсынылады.

5. Нысан қазақ және орыс тілдерінде толтырылады.

6 Нысандар әкімшілік-аумақтық бірлік бөлінісінде толтырылады (облысты, республикалық маңызы бар қалаларды, астананы, қалаларды, аудандарды көрсете отырып).

7. Нысан былайша толтырылады:

1-бағанда реттік нөмірі көрсетіледі;

2-бағанда архивтің атауы көрсетіледі;

3-бағанда қорлардың тізімі бойынша қорлардың бірінші және соңғы нөмірлері көрсетіледі;

4-бағанда 1 қаңтарға паспорт бойынша қорлардың саны көрсетіледі;

5-бағанда қор каталогындағы барлық карточкалардың саны көрсетіледі;

6-бағанда архивте сақталатын қорларға қор каталогындағы карточкалардың саны көрсетіледі;

7-бағанда біріктірілген архив қорының құрамына енгізілген (бұрын пайдаланылған) қорларға және тапсырылған қорларға қор каталогындағы карточкалардың саны көрсетіледі;

8-бағанда жойылған қорларға қор каталогындағы карточкалардың саны көрсетіледі;

9-бағанда қорлардың бос нөмірлерінің саны көрсетіледі;

10-бағанда ескерту көрсетіледі.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2019 жылғы 28 наурыздағы № 79 бұйрығына 5-қосымша

"20__жылдың 1 желтоқсанына Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан

Есептік кезең: 20__жыл.

Индекс: 1-ҚРМАЖКЖП

Кезеңділігі: үш жылда бір рет.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві және архив ісін мемлекеттік басқаруды жүзеге асыратын облыстың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың жергілікті атқарушы органдары (бұдан әрі –архивтер) ұсынады.

Нысан қайда ұсынылады: Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі.

Ұсыну мерзімі мен нысаны: үш жылда бір рет есептік кезеңнен кейінгі айдың 5 -не дейін – қағаз жеткізгіште немесе электрондық құжат айналымының жүйесі (бұдан әрі –ЭҚАЖ) арқылы электрондық жеткізгіште.

Әкімшілік деректерге арналған нысаны Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет – ресурсында орналасқан.

1-бөлім. Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамаларын тапсыратын ұйымдар туралы мәліметтер

№ р/б	Көрсеткіштердің атауы	Ұйымдар саны	Штат бойынша жұмыскерлер саны	Архивтік мекемелермен келісілгендер саны		Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны	Құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға толық дайындаған ұйымдардың саны
				Істер номенклатуралары	Іс жүргізу бойынша нұсқаулықтар, ережелер
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдар
4	Аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Біріктірілген ведомстволық архивтер

2-бөлім. Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер

№ р/б	Көрсеткіштердің атауы	Сақтау бірліктерінің барлығы	Тұрақты сақталатын құжаттардың саны (сақтау бірлігімен)			Жеке құрам бойынша құжаттардың саны (сақтау бірлігімен)			Жыл бойы құрылатын тұрақты сақталатын істердің саны (сақтау бірлігімен)
			Тізімдемелерге енгізілгені	Мемлекеттік архив мекемесінің және ЖАО сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері	Белгіленген мерзімнен артық сақталғаны	Барлығы	Тізімдемелерге енгізілгені	Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Мемлекеттік архивтердің толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
4	Аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Біріктірілген ведомстволық архивтерде сақталатын басқару құжаттамасы

3-бөлім. Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің толықтыру көздері туралы мәліметтер

№ р/б	Ұйымдардың түрлері	Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайдың саны	Штат бойынша қызметкерлер саны	Тізімдемелерге енгізілген сақтау бірліктерінің саны	Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері	Белгіленген мерзімнен артық сақталған құжаттар саны (сақтау бірлігімен)	Сақтау бірліктерінің барлығы
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік емес ұйымдар

4-бөлім. Кино-, фото-, дыбыстық-, бейнеқұжаттар туралы мәліметтер

№ р/б	Ұйымдардың түрлері	Архив мекемесінде тіркеуде тұратын ұйымдардың саны	Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны	Штаттық қызметкерлер саны	Тізімдемелерге енгізілген сақтау бірліктерінің саны	Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы мен бекітілгендері	Белгіленген мерзімнен артық сақталған құжаттар саны (сақтау бірлігімен)
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
2	Киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
4	Фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Дыбыстыққұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
6	Дыбыстыққұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
7	Бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
8	Бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар

_______________

Архивтің атауы

___________________

Архивтің мекенжайы

_____________________________________

Архивтің электрондық пошта мекенжайы

__________________________________________________________________________

Архив басшысының немесе оның міндетін атқарушысының лауазымы, тегі, аты,

әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

__________________________________________________________________________

Архив орындаушысының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы,

телефон нөмірі

Күні

Архив мөрін қоятын орны

"20__жылғы 1 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанына қосымша

"20__жылғы 1 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанына түсініктеме

1. Осы түсіндірме "20__жылғы 1 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанын (бұдан әрі – нысан) бірыңғай талаптарды айқындайды.

2. Нысанды үш жылда бір рет Қазақстан Республикасының Ұлттық архивы, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивы және архив ісін мемлекеттік басқаруды жүзеге асыратын облыстың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, қалалардың, аудандардың жергілікті атқарушы органдары (бұдан әрі –архивтер) ұсынады.

3. Нысанға архив басшысының тегі, аты және әкесінің аты (ол болған жағдайда), сондай-ақ толтырылған күні көрсетіле отырып қол қояды.

4. Нысан есептік кезеңнен кейінгі 5-ші күніне ұсынылады.

5. Нысан қазақ және орыс тілдерінде толтырылады.

6 Нысандар әкімшілік-аумақтық бірлік бөлінісінде толтырылады (облысты, республикалық маңызы бар қалаларды, астананы, қалаларды, аудандарды көрсете отырып).

7. Нысан былайша толтырылады:

1-бөлім. "Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамаларын тапсыратын ұйымдар туралы мәліметтер":

1-жолдың 3-бағанында мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 3-бағанында мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдардың саны көрсетіледі;

3-жолдың 3-бағанында аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдардың саны көрсетіледі;

4-жолдың 3-бағанында аудандық, қалалық архивтердің бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік емес ұйымдардың саны көрсетіледі;

5-жолдың 3-бағанында біріктірілген ведомстволық архивтердің саны көрсетіледі;

1-жолдың 4-бағанында мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік ұйымдардың штат бойынша жұмыскерлердің саны көрсетіледі;

2-жолдың 4-бағанында мемлекеттік архивтер бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік емес ұйымдардың штат бойынша жұмыскерлердің саны көрсетіледі;

3-жолдың 4-бағанында аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік ұйымдардың штат бойынша жұмыскерлердің саны көрсетіледі;

4-жолдың 4-бағанында аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік емес ұйымдардың штат бойынша жұмыскерлердің саны көрсетіледі;

5-жолдың 4-бағанында бірітірілген ведомстволық штат бойынша жұмыскерлердің саны көрсетіледі;

1-жолдың 5-бағанында мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік ұйымдардың істер номенклатураларының архив мекемелерімен келісілген саны көрсетіледі;

2-жолдың 5-бағанында мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік емес ұйымдардың архивтық мекемелермен келісілген істер номенклатураларының саны көрсетіледі;

3-жолдың 5-бағанында аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік ұйымдардың архив мекемелерімен келісілген істер номенклатураларының саны көрсетіледі;

4-жолдың 5-бағанында аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік емес ұйымдардың архив мекемелерімен келісілген істер номенклатураларының саны көрсетіледі;

5-жолдың 5-бағанында архив мекемелерімен келісілген біріктірілген ведомстволық архивтердің істер номенклатураларының саны көрсетіледі;

1-жолдың 6-бағанында архив мекемелерімен келісілген мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік ұйымдардың іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтардың, ережелердің саны көрсетіледі;

2-жолдың 6-бағанында архив мекемелерімен келісілген мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік емес ұйымдардың іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтардың, ережелердің саны көрсетіледі;

3-жолдың 6-бағанында архив мекемелерімен келісілген аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік ұйымдардың іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтардың, ережелердің саны көрсетіледі;

4-жолдың 6-бағанында архив мекемелерімен келісілген аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік емес ұйымдардың іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтардың, ережелердің саны көрсетіледі;

5-жолдың 6-бағанында архив мекемелерімен келісілген біріктірілген ведомстволық архивтердің іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтардың, ережелердің саны көрсетіледі;

1-жолдың 7-бағанында мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік ұйымдарда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 7-бағанында мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

3-жолдың 7-бағанында аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік ұйымдарда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

4-жолдың 7-бағанында аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

5-жолдың 7-бағанында біріктірілген ведомстволық архивтарда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

1-жолдың 8-бағанында құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға толық дайындаған мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік ұйымдардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 8-бағанында құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға толық дайындаған мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік емес ұйымдардың саны көрсетіледі;

3-жолдың 8-бағанында құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға дайындаған аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік ұйымдарының саны көрсетіледі;

4-жолдың 8-бағанында құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға толық дайындаған аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтырылатын мемлекеттік емес ұйымдардың саны көрсетіледі;

5-жолдың 8-бағанында құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға толық дайындаған біріктірілген ведомстволық архивтердің саны көрсетіледі;

2-бөлім. "Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер":

1-жолдың 3-бағанында мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдардағы барлық сақтау бірліктері көрсетіледі;

2-жолдың 3-бағанында мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда барлық сақтау бірліктері көрсетіледі;

3-жолдың 3-бағанында аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдардың барлық сақтау бірліктері көрсетіледі;

4-жолдың 3-бағанында аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдардың барлық сақтау бірліктері көрсетіледі;

5-жолдың 3-бағанында біріктірілген ведомстволық архивтерде сақталатын барлық сақтау бірліктері көрсетіледі;

1-жолдың 4-бағанында мемлекеттік архивтер толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын, мемлекеттік ұйымдардың тізімдемесіне енгізілген тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 4-бағанында мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын, мемлекеттік емес ұйымдардың тізімдемесіне енгізілген тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттарды саны көрсетіледі;

3-жолдың 4-бағанында аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын, мемлекеттік ұйымдардың тізімдемесіне енгізілген тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың саны көрсетіледі;

4-жолдың 4-бағанында аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын, мемлекеттік емес ұйымдардың тізімдемесіне енгізілген тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың саны көрсетіледі;

5-жолдың 4-бағанында біріктірілген ведомстволық архивтерде сақталатын тізімдемеге енгізілген тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың саны көрсетіледі;

1-жолдың -бағанында архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен, мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 5-бағанында архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен, мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

3-жолдың 5-бағанында архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың саны көрсетіледі;

4-жолдың 5-бағанында архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі.;

5-жолдың 5-бағанында біріктірілген ведомстволық архивтерде сақталатын және архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың саны көрсетіледі;

1-жолдың 6-бағанында мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда белгіленген мерзімнен артық сақталатын тұрақты сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 6-бағанында мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда белгіленген мерзімнен артық сақталатын тұрақты сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі;

3-жолдың 6-бағанында аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда белгіленген мерзімнен артық сақталатын тұрақты сақтау мерзімі құжаттардың саны көрсетіледі;

4-жолдың 6-бағанында аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда белгіленген мерзімнен артық сақталатын тұрақты сақтау мерзімі құжаттардың саны көрсетіледі;

5-жолдың 6-бағанында біріктірілген ведомстволық архивтерде белгіленген мерзімнен артық сақталатын тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың саны көрсетіледі;

1-жолдың 7-бағанында мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда жеке құрам бойынша құжаттардың барлық саны көрсетіледі;

2-жолдың 7-бағанында мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда жеке құрам бойынша құжаттардың барлық саны көрсетіледі;

3-жолдың 7-бағанында аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда жеке құрам бойынша құжаттардың барлық саны көрсетіледі;

4-жолдың 7-бағанында аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда жеке құрам бойынша құжаттардың барлық саны көрсетіледі;

5-жолдың 7-бағанында біріктірілген ведомстволық архивтерде сақталатын жеке құрам бойынша құжаттардың барлық саны көрсетіледі;

1-жолдың 8-бағанында мемлекеттік архивтер толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын, мемлекеттік ұйымдардың тізімдемесіне енгізілген жеке құрам бойынша құжаттардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 8-бағанында мемлекеттік архивтер толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын, мемлекеттік емес ұйымдардың тізімдемесіне енгізілген жеке құрам бойынша құжаттардың саны көрсетіледі;

3-жолдың 8-бағанында аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдардың тізімдемесіне енгізілген жеке құрам бойынша құжаттардың саны көрсетіледі;

4-жолдың 8-бағанында аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын, мемлекеттік емес ұйымдардың тізімдемесіне енгізілген жеке құрам бойынша құжаттардың сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

5-жолдың 8-бағанында біріктірілген ведомстволық архивтерде сақталатын тізімдемеге енгізілген жеке құрам бойынша құжаттардың саны көрсетіледі;

1-жолдың 9-бағанында мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдардағы архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен жеке құрам бойынша құжаттардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 9-бағанында мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен жеке құрам бойынша құжаттардың саны көрсетіледі;

3-жолдың 9-бағанында аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдардағы архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен жеке құрам бойынша құжаттардың саны көрсетіледі;

4-жолдың 9-бағанында аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен жеке құрам бойынша құжаттардың саны көрсетіледі;

5-жолдың 9-бағанында біріктірілген ведомстволық архивтерде сақталатын жеке құрам бойынша құжаттардың саны көрсетіледі;

1-жолдың 10-бағанында мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын, мемлекеттік ұйымдарда жыл бойы тұрақты сақтау мерзімінің қалыптасатын сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2-жолдың 10-бағанында мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын, мемлекеттік емес ұйымдарда жыл бойы тұрақты сақталатын істердің саны көрсетіледі;

3-жолдың 10-бағанында аудандық, қалалық архивтердіңтолықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда жыл бойы тұрақты сақталатын істердің саны көрсетіледі;

4-жолдың 10-бағанында аудандық, қалалық архивтердің толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда жыл бойы тұрақты сақталатын істердің саны көрсетіледі;

5-жолдың 10-бағанында біріктірілген ведомстволық архивтерде сақталатын жыл бойы тұрақты сақталатын істердің саны көрсетіледі;

3-бөлім. "Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің толықтыру көздері туралы мәліметтер":

1-жолдың 3-бағанында мемлекеттік ұйымдардың құжаттарын сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 3-бағанында мемлекеттік емес ұйымдардың құжаттарын сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

1-жолдың 4-бағанында мемлекеттік ұйымдардағы штат қызметкерлерінің саны көрсетіледі;

2-жолдың 4-бағанында мемлекеттік емес ұйымдардағы штат бойынша қызметкер саны көрсетіледі;

1-жолдың 5-бағанында мемлекеттік ұйымдардың тізімдемесіне енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2-жолдың 5-бағанында мемлекеттік емес ұйымдардың тізімдемесіне енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

1-жолдың 6-бағанында мемлекеттік ұйымдардағы архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен құжаттар саны көрсетіледі;

2-жолдың 6-бағанында мемлекеттік емес ұйымдардағы архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен құжаттардың саны көрсетіледі;

1-жолдың 7-бағанында мемлекеттік ұйымдарда белгіленген мерзімнен артық сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 7-бағанында мемлекеттік емес ұйымдарда белгіленген мерзімнен артық сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі;

1-жолдың 8-бағанында мемлекеттік ұйымдардағы барлық сақтау бірліктері көрсетіледі;

1-жолдың 8-бағанында мемлекеттік емес ұйымдарда барлық сақтау бірліктері көрсетіледі;

4-бөлім. "Кино-, фото-, фоно-, бейнеқұжаттар туралы мәліметтер":

1-жолдың 3-бағанында архив мекемесінде тіркеуде тұратын киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 3-бағанында архив мекемесінде тіркеуде тұратын киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдардың саны көрсетіледі;

3-жолдың 3-бағанында архив мекемесінде тіркеуде тұратын фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдардың саны көрсетіледі;

4-жолдың 3-бағанында архив мекемесінде тіркеуде тұратын фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдардың саны көрсетіледі;

5-жолдың 3-бағанында архив мекемесінде тіркеуде тұратын фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдардың саны көрсетіледі;

6-жолдың 3-бағанында архив мекемесінде тіркеуде тұратын фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдардың саны көрсетіледі;

7-жолдың 3-бағанында архив мекемесінде есепте тұрған бейне құжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдардың саны көрсетіледі;

8-жолдың 3-бағанында архив мекемесінде тіркеуде тұратын бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдардың саны көрсетіледі;

1-жолдың 4-бағанында киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдардың құжаттарын сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 4-бағанында киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдардың құжаттарын сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

3-жолдың 4-бағанында фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдардың құжаттарын сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

4-жолдың 4-бағанында фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдардың құжаттарын сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

5-жолдың 4-бағанында фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдардың құжаттарын сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

6-жолдың 4-бағанында фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдардың құжаттарын сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

7-жолдың 4-бағанында бейне құжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдардың құжаттарын сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

8-жолдың 4-бағанында бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдардың құжаттарын сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

1-жолдың 5-бағанында киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдардың штаттық қызметкерлерінің саны көрсетіледі;

2-жолдың 5-бағанында киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдардың штаттағы қызметкерлерінің саны көрсетіледі;

3-жолдың 5-бағанында фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдардың штаттық қызметкерлерінің саны көрсетіледі;

4-жолдың 5-бағанында фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдардың штаттық қызметкерлерінің саны көрсетіледі;

5-жолдың 5-бағанында фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдардың штаттық қызметкерлерінің саны көрсетіледі;

6-жолдың 5-бағанында фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдардың штаттық қызметкерлерінің саны көрсетіледі;

7-жолдың 5-бағанында бейне құжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдардың штаттағы қызметкерлерінің саны көрсетіледі;

8-жолдың 5-бағанында бейне құжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдардың штаттағы қызметкерлерінің саны көрсетіледі;

1-жолдың 6-бағанында киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

2-жолдың 6-бағанында киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

3-жолдың 6-бағанында мемлекеттік ұйымдарда тізімдемеге енгізілген, фотоқұжаттарды сақтайтын сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

4-жолдың 6-бағанында мемлекеттік емес ұйымдарда тізімдемеге енгізілген, фотоқұжаттарды сақтайтын сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

5-жолдың 6-бағанында фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

6-жолдың 6-бағанында фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

7-жолдың 6-бағанында мемлекеттік ұйымдарда тізімдемеге енгізілген, бейнеқұжаттарды сақтайтын сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

8-жолдың 6-бағанында мемлекеттік емес ұйымдарда тізімдемеге енгізілген, бейнеқұжаттарды сақтайтын сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

1-жолдың 7-бағанында киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен құжаттардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 7-бағанында киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен құжаттардың саны көрсетіледі;

3-жолдың 7-бағанында фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен құжаттардың саны көрсетіледі;

4-жолдың 7-бағанында фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен құжаттардың саны көрсетіледі;

5-жолдың 7-бағанында фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен құжаттардың саны көрсетіледі;

6-жолдың 7-бағанында фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен құжаттардың саны көрсетіледі;

7-жолдың 7-бағанында бейне құжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен құжаттардың саны көрсетіледі;

8-жолдың 7-бағанында бейне құжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен құжаттардың саны көрсетіледі;

1-жолдың 8-бағанында киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда белгіленген мерзімнен тыс (сақтау бірліктерінде) сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі;

2-жолдың 8-бағанында киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда белгіленген мерзімнен тыс (сақтау бірліктерінде) сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі;

3-жолдың 8-бағанында фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда белгіленген мерзімнен тыс (сақтау бірліктерінде) сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі;

4-жолдың 8-бағанында фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда белгіленген мерзімнен тыс (сақтау бірліктерінде) сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі;

5-жолдың 8-бағанында фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда белгіленген мерзімнен тыс (сақтау бірліктерінде) сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі;

6-жолдың 8-бағанында фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда белгіленген мерзімнен тыс (сақтау бірліктерінде) сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі;

7-жолдың 8-бағанында бейне құжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдарда белгіленген мерзімнен тыс (сақтау бірліктерінде) сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі;

8-жолында 8-бағанында бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдарда белгіленген мерзімнен тыс (сақтау бірліктерінде) сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі.

On approval of forms intended for collection of administrative data of centralized state accounting of documents of the National Archival Fund

Order of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated March 28, 2019 No. 79. Registered in the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on April 3, 2019 No. 18458

Unofficial translation

In accordance with subparagraph 2) of paragraph 3 of Article 16 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated March 19, 2010 “On State Statistics”, Article 9 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated December 22, 1998 “On the National Archival Fund and Archives” and subparagraph 43) of part one of paragraph 16 of the Regulation on the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan, approved by the resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated September 23, 2014 No. 1003 “Issues of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan”, I HEREBY ORDER:

1. To approve the following forms intended for collection of administrative data of centralized state accounting of documents of the National Archival Fund:

1) a form intended for collection of administrative data “Archive Passport” ___________________ on “___” __________ 20__ ” in accordance with Appendix 1 to this Order;

2) a form intended for collection of administrative data “Fund Card” in accordance with Appendix 2 to this Order;

3) a form intended for collection of administrative data “Information on changes in the composition and volume of funds as of January 1, 20__” in accordance with Appendix 3 to this Order;

4) a form intended for collection of administrative data “Accounting information on the stock catalog as of January 1, 20__” in accordance with Appendix 4 to this Order;

5) a form intended for collection of administrative data “Consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan as of December 1, 20__” in accordance with Appendix 5 to this Order.

2. The Department of archival affairs and documentation of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan in the manner prescribed by law, to ensure:

1) state registration of this order in the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan;

2) within ten calendar days from the date of the state registration of this order, its sending in electronic form in the Kazakh and Russian languages to the Republican state enterprise on the basis of the right of economic management “Republican Legal Information Center” for official publication and inclusion in the Reference Control Bank of regulatory legal acts of the Republic Kazakhstan;

3) within two working days after the entry into force of this order, its posting on the Internet resource of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan;

4) within two working days after execution of the measures provided for in this paragraph, submission of information to the Department of Legal Services of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan on the execution of the measures.

3. The supervising vice minister of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan shall be authorized to oversee the execution of this order.

4. This order shall come into force ten calendar days after the day of its first official publication.

Minister of culture and sports of the Republic of Kazakhstan

A. Mukhamediuly

"AGREED"

Statistics Committee

Ministry of National Economy of the

Republic of Kazakhstan

Appendix 1 to the order of the Minister of culture and sports of the Republic of Kazakhstan dated March 28, 2019 № 79

Form, intended for collection of administrative data
“Archive passport ___________________________________ on “ ___ ”__________ 20__”
(name of archive)

Reporting period: 20__ year.

Index: PA-1.

Frequency: annually.

The range of information providers: the National Archive of the Republic of Kazakhstan, the central state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, the Library of the First President of the Republic of Kazakhstan - Elbasy, special state archives, state archives, libraries and museums of regions, cities of republican significance, the capital, towns, districts ( further - organizations).

Where to submit: Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

Deadline for submission: by the 5th day of the month following the reporting period on paper or electronic media through an electronic document management system (hereinafter - EDMS).

The administrative data form is available on the Internet resource: Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

Section 1. Composition and volume of archival documents

Subsection 1. Composition and volume of storage units

№	Indicators	Number of funds	Number of storage units				Number of storage units accepted for temporary storage
			total	including
				those listed	those in the Kazakh language	those recorded particularly valuable
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Paper based documents. Total
1.1	Management documentation
1.2	Documents of personal origin
1.3	Scientific and technical documentation
1.4	Personnel documents
2	Film documents
3	Photo documents
4	Phonographic documents
5	Video documents
6	Machine readable documentation
7	Microforms as scripts
8	Total

Subsection 2. Accounting unit volume

№	Indicators	Number of accounting units
		total	including those listed
1	2	3	4
1	Film documents
2	Phonographic documents
3	Video documents
4	Machine readable documentation

Section 2. Composition and volume of insurance fund of copies of archival documents

№	Indicators	Number of storage units		Volume of insurance fund
		copied for insurance fund	having a use fund	number of negative frames	number of insurance fund storage units
1	2	3	4	5	6
1	Paper based documents. Total
1.1	Management documentation
1.2	Documents of personal origin
1.3	Scientific and technical documentation
1.4	Personnel documents
2	Film documents
3	Photo documents
4	Phonographic documents
5	Video documents
6	Machine readable documentation
7	Microforms as scripts
8	Total

Section 3. Composition and scope of scientific-reference apparatus

Subsection 1. Composition and volume of scientific-reference apparatus for archival documents

№	Indicators	Number of inventories (books of account and description)		Cataloged				Databases created on the composition and content of documents
		total	of them in full	Number of funds	Number of storage units (accounting units)	Number of cards compiled		Number of databases	volume in mega bytes
						total	Of them included in the catalogues
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Paper based documents. Total
1.1	Management documentation
1.2	Documents of personal origin
1.3	Scientific and technical documentation
1.4	Personnel documents
2	Film documents
3	Photo documents
4	Phonographic documents
5	Video documents
6	Machine readable documentation
7	Microforms as scripts
8	Total

Subsection 2. References

№	Indicators	Number of published collections
1	2	3
1	Published guides, quick-reference books on funds
2	Published guides on administrative and territorial divisions
3	Published guides on the history of institutions
4	Published guides of other types
5	Total published guides

Section 4. Composition and volume of the reference library

№	Indicators	Number of guides
1	2	3
1	Books and brochures
2	Newspapers
3	Magazines
4	Other types of printed matter

Section 5. Document storage conditions

№	Indicators	Number
1	2	3
1	Archive buildings
2	Special rooms
3	Adapted premises
4	Archive utilization rate (in percent)
5	Equipment of buildings with burglar alarms (in percent)
6	Equipment of buildings with fire alarms (in percent)
7	Length of metal shelving (in linear meters)
8	Length of wooden shelving (in linear meters)
9	Cartoned documents (in storage units)

__________________________________________________________________________

Name of the organization _____________________________________________________

Address of the organization __________________________________________________

Email of the organization _____________________________________________________

Position, surname, name, patronymic (if any), signature of the head of the organization

or person performing his duties ________________________________________________

Surname, name, patronymic (if any), signature, phone number of the organization’s executor

Date

Stamp here

Appendix to the form, intended for collection of administrative data "Archive Passport"

Explanation of filling out the form intended for collection of administrative data
“Archive passport”

1. This clarification defines common requirements for filling out the form intended for collection of administrative data “Archive Passport” (hereinafter referred to as the “Form”).

2. The form is submitted annually by the National Archive of the Republic of Kazakhstan, the central state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, the Library of the First President of the Republic of Kazakhstan - Elbasy, special state archives, state archives, libraries and museums of regions, cities of republican significance, the capital, towns, districts (hereinafter - organizations).

3. The form is signed by the head of the organization, indicating the surname, name and patronymic (if any), as well as the date of completion.

4. The form is submitted by the 5th day of the month following the reporting period.

5. The form is filled in the Kazakh and Russian languages.

6. Forms are filled out in the context of the administrative-territorial unit (indicating the region, cities of republican significance, the capital, towns, districts).

7. The form is completed as follows:

in section 1. “Composition and volume of archival documents”:

in subsection 1. “Composition and volume of storage units”:

column 3, line 1 shall indicate the number of funds indicating the total number of documents on a paper basis, consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 3, line 2 shall indicate the number of funds of film document;

column 3, line 3 shall indicate the number of funds of photo documents;

column 3, line 4 shall indicate the number of funds of phonographic documents;

column 3, line 5 shall indicate the number of funds of video documents;

column 3, line 6 shall indicate the number of funds of machine-readable documentation;

column 3, line 7 shall indicate the number of funds of microforms as scripts;

column 3, line 8 shall indicate the total number of funds consisting of the sums of lines 1 - 7;

column 4, line 1 shall indicate the number of all storage units indicating the total number of documents on a paper basis, consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 4, line 2 shall indicate the number of all storage units of film documents;

column 4, line 3 shall indicate the number of all storage units of photo documents;

column 4, line 4 shall indicate the number of all storage units of phonographic documents;

column 4, line 5 shall indicate the number of all storage units of video documents;

column 4, line 6 shall indicate the number of all storage units of machine-readable documentation;

column 4, line 7 shall indicate the number of all storage units of microforms as scripts;

column 4, line 8 shall indicate the total number of all storage units consisting of the sums of lines 1-7;

column 5, line 1 shall indicate the number of storage units entered in the list indicating the total number of paper-based documents consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 5, line 2 shall indicate the number of storage units of film documents entered in the list;

column 5, line 3 shall indicate the number of storage units of photo documents entered in the list;

column 5, line 4 shall indicate the number of storage units of phono-documents entered in the list;

column 5, line 5 shall indicate the number of storage units of video documents entered in the list;

column 5, line 6 shall indicate the number of storage units of machine-readable documentation entered in the list;

column 5, line 7 shall indicate the number of storage units of microforms as scripts entered in the list;

column 5, line 8 shall indicate the total number of storage units entered in the list, consisting of the sums of lines 1-7;

column 6, line 1 shall indicate the number of storage units in the Kazakh language, indicating the total number of documents on a paper basis, consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 6, line 2 shall indicate the number of storage units of film documents in the Kazakh language;

column 6, line 3 shall indicate the number of storage units of photo documents in the Kazakh language;

column 4, line 4 shall indicate the number of storage units of phonographic documents in the Kazakh language;

column 6, line 5 shall indicate the number of storage units of video documents in the Kazakh language;

column 6, line 6 shall indicate the number of storage units of machine-readable documentation in the Kazakh language;

column 6, line 7 shall indicate the number of storage units of microforms as scripts in the Kazakh language;

column 6, line 8 shall indicate the total number of storage units in the Kazakh language, consisting of the sums of lines 1-7;

column 7, line 1 shall indicate the number of recorded particularly valuable storage units with an indication of the total number of paper-based documents consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 7, line 2 shall indicate the number of storage units of recorded particularly valuable film documents;

column 7, line 3 shall indicate the number of storage units of recorded particularly valuable photo documents;

column 7, line 4 shall indicate the number of storage units of recorded particularly valuable phonographic documents;

column 7, line 5 shall indicate the number of storage units of recorded particularly valuable video documents;

column 7, line 6 shall indicate the number of storage units of recorded particularly valuable machine-readable documentation;

column 7, line 7 shall indicate the number of storage units of recorded particularly valuable microforms as scripts;

column 7, line 8 shall indicate the total number of recorded particularly valuable storage units consisting of the sums of lines 1-7;

column 8, line 1 shall indicate the number of storage units accepted for temporary storage indicating the total number of paper-based documents consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 8, line 2 shall indicate the number of storage units of film documents accepted for temporary storage;

column 8, line 3 shall indicate the number of storage units for photo documents accepted for temporary storage;

column 8, line 4 shall indicate the number of storage units of phono-documents accepted for temporary storage;

column 8, line 5 shall indicate the number of storage units for video documents accepted for temporary storage;

column 8, line 6 shall indicate the number of storage units of machine-readable documentation accepted for temporary storage;

column 8, line 7 shall indicate the number of storage units of microforms as scripts accepted for temporary storage;

column 8, line 8 shall indicate the total number of storage units accepted for temporary storage, consisting of the sums of lines 1-7;

in subsection 2. “Volume of accounting unit”:

column 3, line 1 shall indicate the number of all accounting units of film documents;

column 3, line 2 shall indicate the number of all accounting units of phono-documents;

column 3, line 3 shall indicate the number of all accounting units of video documents;

column 3, line 4 shall indicate the number of all accounting units of machine-readable documentation;

column 4, line 1 shall indicate the number of accounting units of film documents entered in the list;

column 4, line 2 shall indicate the number of accounting units of phono-documents entered in the list;

column 4, line 3 shall indicate the number of accounting units of video documents entered in the list;

column 4, line 4 shall indicate the number of accounting units of machine-readable documentation entered in the list;

in section 2. “Composition and volume of the insurance fund of copies of archival documents”:

column 3, line 1 shall indicate the number of storage units copied for the insurance fund, indicating the total number of paper-based documents consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 3, line 2 shall indicate the number of storage units of film documents copied for the insurance fund;

column 3, line 3 shall indicate the number of storage units of photo documents copied for the insurance fund;

column 3, line 4 shall indicate the number of storage units of phonographic documents copied for the insurance fund;

column 3, line 5 shall indicate the number of storage units of video documents copied for the insurance fund;

column 3, line 6 shall indicate the number of storage units of machine-readable documentation copied for the insurance fund;

column 3, line 7 shall indicate the number of storage units of microforms as scripts copied for the insurance fund;

column 3, line 8 shall indicate the total number of storage units copied for the insurance fund, consisting of the sums of lines 1-7;

column 4, line 1 shall indicate the number of storage units having a use fund, indicating the total number of paper-based documents consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 4 of line 2 shall indicate the number of storage units of film documents with a use fund;

column 4, line 3 shall indicate the number of storage units of photo documents having a use fund;

column 4, line 4 shall indicate the number of storage units of phonographic documents having a use fund;

column 4, line 5 shall indicate the number of storage units of video documents having a use fund;

column 4, line 6 shall indicate the number of storage units of machine-readable documentation having a use fund;

column 4, line 7 shall indicate the number of storage units of microforms as scripts, having a use fund;

column 4, line 8 shall indicate the total number of storage units having a use fund consisting of the sums of lines 1-7;

column 5, line 1 shall indicate the number of negative frames of the volume of the insurance fund, indicating the total number of documents on a paper basis, consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 5, line 2 shall indicate the number of negative frames of the insurance fund of film documents;

column 5, line 3 shall indicate the number of negative frames of the insurance fund of photo documents;

column 5, line 4 shall indicate the number of negative frames of the insurance fund of phonographic documents;

column 5, line 5 shall indicate the number of negative frames of the insurance fund of video documents;

column 5, line 6 shall indicate the number of negative frames of the insurance fund of machine-readable documentation;

column 5, line 7 shall indicate the number of negative frames of the insurance fund of microforms as scripts;

column 5, line 8 shall indicate the total number of negative frames of the insurance fund consisting of the sums of lines 1-7;

column 6, line 1 shall indicate the number of storage units of the insurance fund, indicating the total number of documents on a paper basis, consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 6, line 2 shall indicate the number of storage units of the insurance fund of film documents;

column 6, line 3 shall indicate the number of storage units of the insurance fund of photo documents;

column 6, line 4 shall indicate the number of storage units of the insurance fund of phonographic documents;

column 6, line 5 shall indicate the number of storage units of the insurance fund of video documents;

column 6, line 6 shall indicate the number of storage units of the insurance fund of machine-readable documentation;

column 6, line 7 shall indicate the number of storage units of the insurance fund of microforms as script;

column 6, line 8 shall indicate the total number of storage units of the insurance fund consisting of the sums of lines 1-7;

in section 3. “Composition and volume of reference apparatus”:

in subsection 1. “Composition and volume of the reference apparatus for archival documents”

column 3, line 1 shall indicate the number of all lists (books of accounting and description) indicating the total number of documents on a paper basis, consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 3, line 2 shall indicate the number of all lists (books of accounting and description) of film documents;

column 3, line 3 shall indicate the number of all lists (books of accounting and description) of photo documents;

column 3, line 4 shall indicate the number of all lists (books of accounting and description) of phonographic documents;

column 3, line 5 shall indicate the number of all lists (books of accounting and description) of video documents;

column 3, line 6 shall indicate the number of all lists (books of accounting and description) of machine-readable documentation;

column 3, line 7 shall indicate the number of all lists (books of accounting and description) of microforms as scripts;

column 3, line 8 shall indicate the total number of all lists (books of accounting and description) consisting of the sums of lines 1-7;

column 4, line 1 shall indicate the number of lists (books of accounting and descriptions) in full, indicating the total number of documents on a paper basis, consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 4, line 2 shall indicate the number of lists (books of accounting and descriptions) of film documents in full;

column 4, line 3 shall indicate the number of lists (books of accounting and descriptions) of photo documents in full;

column 4, line 4 shall indicate the number of lists (books of accounting and description) of phonographic documents in full;

column 4, line 5 shall indicate the number of lists (books of accounting and descriptions) of video documents in full;

column 4, line 6 shall indicate the number of lists (books of accounting and descriptions) of machine-readable documentation in full;

column 4, line 7 shall indicate the number of lists (books of accounting and description) of microforms as scripts in full;

column 4, line 8 shall indicate the total number of lists (books of accounting and description) in full;

column 5, line 1 shall indicate the number of cataloged funds indicating the total number of paper-based documents consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 5, line 2 shall indicate the number of cataloged funds of film documents;

column 5, line 3 shall indicate the number of cataloged funds of photo documents;

column 5, line 4 shall indicate the number of cataloged funds, phonographic documents;

column 5, line 5 shall indicate the number of cataloged funds of video documents;

column 5, line 6 shall indicate the number of cataloged funds of machine-readable documentation;

column 5, line 7 shall indicate the number of cataloged funds of microforms as scripts;

column 5, line 8 shall indicate the total number of cataloged funds consisting of the sums of lines 1-7;

column 6, line 1 shall indicate the number of cataloged storage units (accounting units) indicating the total number of documents on a paper basis, consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 6, line 2 shall indicate the number of cataloged storage units (accounting units) of film documents;

column 6, line 3 shall indicate the number of cataloged storage units (accounting units) of photo documents;

column 6, line 4 shall indicate the number of cataloged storage units (accounting units) of phonographic documents;

column 6, line 5 shall indicate the number of cataloged storage units (accounting units) of video documents;

column 6, line 6 shall indicate the number of cataloged storage units (accounting units) of machine-readable documentation;

column 6, line 7 shall indicate the number of cataloged storage units (accounting units) of microforms as scripts;

column 6, line 8 shall indicate the total number of cataloged storage units (accounting units) consisting of the sums of lines 1-7;

column 7, line 1 shall indicate the number of all cataloged cards indicating the total number of documents on a paper basis, consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 7, line 2 shall indicate the number of all cards, cataloged film documents;

column 7, line 3 shall indicate the number of all cards, cataloged photo documents;

column 7, line 4 shall indicate the number of all cards, cataloged audio documents;

column 7, line 5 shall indicate the number of all cards, cataloged video documents;

column 7, line 6 shall indicate the number of all cards, cataloged machine-readable documentation;

column 7, line 7 shall indicate the number of all cards, cataloged microforms as scripts;

column 7, line 8 shall indicate the total number of all cataloged cards consisting of the sums of lines 1-7;

column 8, line 1 shall indicate the number of cataloged cards included in catalogs indicating the total number of paper-based documents consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 8, line 2 shall indicate the number of cataloged cards of film documents, included in catalogs;

column 8, line 3 shall indicate the number of cataloged cards of phonographic documents, included in catalogs;

column 8, line 4 shall indicate the number of cataloged cards of video documents, included in catalogs;

column 8, line 5 shall indicate the number of cataloged cards of machine-readable documentation included in catalogs;

column 8, line 6 shall indicate the number of cataloged cards of microforms as scripts included in the catalogs;

column 8, line 7 shall indicate the number of cataloged cards of photo documents included in catalogs;

column 8, line 8 shall indicate the total number of cataloged cards included in the catalogs consisting of the sums of lines 1-7;

column 9, line 1 shall indicate the number of databases indicating the total number of documents on a paper basis, consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 9, line 2 shall indicate the number of databases of film documents;

column 9, line 3 shall indicate the number of databases of photo documents;

column 9, line 4 shall indicate the number of databases of phonographic documents;

column 9, line 5 shall indicate the number of databases of video documents;

column 9, line 6 shall indicate the number of databases of machine-readable documentation;

column 9, line 7 shall indicate the number of databases of microforms as scripts;

column 9, line 8 shall indicate the total number of databases consisting of the sums of lines 1-7;

column 10, line 1 shall indicate the volume of databases in megabytes indicating the total number of paper-based documents consisting of the sums of lines 1.1, 1.2, 1.3 and 1.4;

column 10, line 2 shall indicate the volume of film documents in megabytes;

column 10, line 3 shall indicate the volume of photo documents in megabytes;

column 10, line 4 shall indicate the volume of audio documents in megabytes;

column 10, line 5 shall indicate the volume of video documents in megabytes;

column 10, line 6 shall indicate the volume of machine-readable documentation in megabytes;

column 10, line 7 shall indicate the volume of microforms as scripts in megabytes;

column 10, line 8 shall indicate the total volume of databases in megabytes consisting of the sums of lines 1-7;

in subsection 2. “Reference and informational publications”:

column 3, line 1 shall indicate the number of published guides, reference books on funds;

column 3, line 2 shall indicate the number of published guides on administrative-territorial division;

column 3, line 3 shall indicate the number of published guides on the history of institutions;

column 3, line 4 shall indicate the number of published guides of other types;

column 3, line 5 shall indicate the number of all published guides;

in section 4. “Composition and volume of reference library”:

column 3, line 1 shall indicate the number of books and brochures;

column 3, line 2 shall indicate the number of newspapers;

column 3, line 3 shall indicate the number of magazines;

column 3, line 4 shall indicate the number of other types of printed matter;

in section 5. "Storage conditions for documents":

column 3, line 1 shall indicate the number of archive buildings;

column 3, line 2 shall indicate the number of special rooms;

column 3, line 3 shall indicate the number of adapted premises;

column 3, line 4 shall indicate the archive utilization rate (in percent);

column 3, line 5 shall indicate the amount of equipment of buildings with burglar alarms (in percent);

column 3, line 6 shall indicate the amount of equipment of buildings with fire alarms (in percent);

column 3, line 7 shall indicate the length of the metal shelving (in linear meters);

column 3, line 8 shall indicate the length of the wooden shelving (in linear meters);

column 3, line 9 shall indicate the number of cartoned documents (in storage units).

Appendix 2 to the order of the Minister of culture and sports of the Republic of Kazakhstan dated March 28, 2019 № 79

Form for collection of administrative data

“Fund Card”

Reporting period: 20__ year.

Index: KF-1.

Frequency: annually.

The range of persons providing information: the National Archive of the Republic of Kazakhstan, the central state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, the Library of the First President of the Republic of Kazakhstan - Elbasy, special state archives, state archives, libraries and museums of regions, cities of republican significance, the capital, towns, districts (hereafter - organizations).

Where to submit: Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

Deadline for submission: by the 5th day of the month following the reporting period on paper or electronic media through an electronic document management system (hereinafter - EDMS).

The administrative data form is available on the Internet resource: Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

Section 1. Fund Card

Subsection 1. The front side of the fund card

Date of first receipt of the fund	Date of receipt of the fund card	Place of storage of the fund		Fund number / category / form of ownership
Deadlines for each fund name	Name of the fund
Fund volume as of January 1	Years
	Number of storage units / documents
	Including undescribed storage units / documents
	having insurance copies of storage units

Subsection 2. The reverse side of the fund card

Title of the list, documents profile	Start of the year	End of the year	Title of the list, documents profile	Start of the year	End of the year

Previous № ___________ of the fund

Note _____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Name of the organization ____________________________________________________

Address of the organization __________________________________________________

Email of the organization ____________________________________________________

Position, surname, name, patronymic (if any), signature of the head of the organization

or person performing his duties ________________________________________________

Surname, name, patronymic (if any), signature, phone number of the organization’s executor

date

Stamp here

Appendix to the form, intended for collection of administrative data
"Fund card"

Explanation of filling out the form intended for collection of administrative data “Fund card”

1. This explanation defines common requirements for filling out the form intended for collection of administrative data “Fund card” (hereinafter referred to as the “Form”).

2. The form is submitted annually by the National Archive of the Republic of Kazakhstan, the central state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, the Library of the First President of the Republic of Kazakhstan - Elbasy, special state archives, state archives, libraries and museums of regions, cities of republican significance, the capital, towns, districts (hereinafter - organizations).

3. The form is signed by the head of the organization, indicating the surname, name and patronymic (if any), as well as the date of completion.

4. The form is submitted by the 5th day of the month following the reporting period.

5. The form is filled in the Kazakh and Russian languages.

6 Forms are filled out in the context of the administrative-territorial unit (indicating the region, cities of republican significance, the capital, towns, districts).

7. The form is completed as follows:

in section 1. “Fund card”:

in subsection 1. “The front side of the fund card”:

the column “date of the first receipt of the fund” shall indicate the date of the first receipt of the fund;

the column “date of receipt of the fund card” shall indicate the date of receipt of the fund card by the archive;

the column “place of storage of the fund” shall indicate the place of storage of the fund;

the column “Fund number / category / form of ownership” shall indicate the fund number / category / form of ownership of the fund;

the column “deadlines of each fund name” shall indicate the deadlines of each fund name;

the column “fund name” shall indicate the name of the fund;

the column “fund volume as of January 1 of the current year” shall indicate the fund volume as of January 1 of the current year;

the column "years" shall indicate the year;

the column “number of storage units / documents” shall indicate the number of storage units / documents for the specified period;

the column “including undescribed storage units / documents” shall indicate the undescribed storage units / documents for the specified period;

the column “having insurance copies of storage units” shall indicate the number of storage units having insurance copies for the specified period;

in subsection 2. “Reverse side of the fund card”:

the column “title of the list, documents profile” shall indicate the name of the list, documents profile;

the column “start of the year” shall indicate the start of the year;

the column “end of year” shall indicate the end of the year.

	Appendix 3 to the order of the Minister of culture and sports of the Republic of Kazakhstan dated March 28, 2019 № 79 Form for collection
	of administrative data

“Information on changes in composition and volume of funds as of January 1, 20__”

Reporting period: 20__ year.

Index: SISOF-1.

Frequency: annually.

The range of persons providing information: the National Archive of the Republic of Kazakhstan, the central state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, the Library of the First President of the Republic of Kazakhstan - Elbasy, special state archives, state archives, libraries and museums of regions, cities of republican significance, the capital, towns, districts (hereafter - organizations).

Where to submit: Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

Deadline for submission: by the 5th day of the month following the reporting period on paper or electronic media through an electronic document management system (hereinafter - EDMS).

The administrative data form is available on the Internet resource: Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

Information on changes in composition and volume of funds as of January 1, 20___

№	№ of fund	Category	Name of funds	Received		Dropped out		Total number of storage units in the fund as of January 1, ___ year			Note
				Name of the list, documents profile	Yrs	Name of the list, documents profile	Yrs	Included in the list of storage units	Not included storage units / documents	Having insurance copies of storage units
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

In total for ______ received ____ funds ______ storage units / documents;

Dropped out_____ funds ______ storage units / documents;

insurance copies were created for __________ storage units.

As of January 1, _____ year, according to the list of funds, the archive has the funds numbers from No. __ to No. ___, including numbers available __ funds _ storage units, funds numbers, transferred and united (whose cases were used and the number cannot be occupied) _____, lost ________ funds, free numbers__________.

_________________________

Name of the organization ________________________________________________

Address of the organization_______________________________________________

Email of the organization_________________________________________________

Position, surname, name, patronymic (if any), signature of the head of the organization

or person performing his duties

__________________________________________________________________________

Surname, name, patronymic (if any), signature, phone number of the organization’s executor

date

Stamp here

Appendix to the form, intended for collection of administrative data “Information on changes in composition and volume of funds as of January 1, 20__ "

Explanation for filling out the form intended for collection of administrative data
“Information on changes in composition and volume of funds as of January 1, 20__”

1. This clarification defines common requirements for filling out the form intended for collection of administrative data “Information on changes in composition and volume of funds as of January 1, 20__” (hereinafter referred to as the “Form”).

2. The form is submitted annually by the National Archive of the Republic of Kazakhstan, the central state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, the Library of the First President of the Republic of Kazakhstan - Elbasy, special state archives, state archives, libraries and museums of regions, cities of republican significance, the capital, towns, districts (hereinafter - organizations).

3. The form is signed by the head of the organization indicating the surname, name and patronymic (if any), as well as the date of completion.

4. The form is submitted by the 5th day following the reporting period.

5. The form is filled in the Kazakh and Russian languages.

6 Forms are filled out in the context of the administrative-territorial unit (indicating the region, cities of republican significance, the capital, towns, districts).

7. The form is completed as follows:

column 1 shall indicate the serial number;

column 2 shall indicate the number of the fund;

column 3 shall indicate the category;

column 4 shall indicate the name of the funds;

column 5 shall indicate the name of the received list, documents profiles;

column 6 shall indicate the year in which the lists and documents profiles were received;

column 7 shall indicate the name of the dropped out list, documents profiles;

column 8 shall indicate the year in which the lists and documents profiles were dropped out;

column 9 shall indicate the total number of storage units in the fund as of January 1 of the reporting year included in the list;

column 10 shall indicate the total number of storage units (documents) in the fund as of January 1 of the reporting year not included in the list;

column 11 shall indicate the total number of storage units in the fund as of January 1 of the reporting year with insurance copies;

column 12 shall indicate the note.

Appendix 4 to the order of the Minister of culture and sports of the Republic of Kazakhstan dated March 28, 2019 № 79

Form for collection of administrative data
“Accounting information on stock catalog as of January 1, 20__”

Reporting period: 20__ year.

Index: USFK-1.

Frequency: annually.

The range of persons providing information: the National Archive of the Republic of Kazakhstan, the central state archives, special state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies of the region, cities of republican significance, the capital, towns, districts that carry out the state management of archival affairs (hereinafter - the archives).

Where to submit: Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

Deadline for submission: by the 5th day of the month following the reporting period on paper or electronic media through an electronic document management system (hereinafter - EDMS).

The administrative data form is available on the Internet resource: Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

Accounting information on stock catalog as of January 1, 20___

№	Name of archive	The first and last number of funds in the list of funds	Number of funds according to the passport as of January 1	Number of cards in the fund catalog				Number of vacant numbers of funds	Note
				Total	To funds stored in the archive	To funds included in the joint archival fund (previously used) and transferred funds	To the lost funds
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Name of the archive ______________________________________________________

Address of the archive ______________________________________________________

Email of the archive _______________________________________________________

Position, surname, name, patronymic (if any), signature of the head of the archive or

the person performing his duties _______________________________________________

Surname, name, patronymic (if any), signature, telephone number of the archive executive

Date

Stamp here

Appendix to the form intended for collection of administrative data "Accounting information on fund catalogue as of January 1, 20__ "

Explanation for filling out the form intended for collection of administrative data
“Accounting information for the fund catalog as of January 1, 20__”

1. This clarification defines common requirements for filling out the form intended for collection of administrative data “Information on changes in composition and volume of funds as of January 1, 20__” (hereinafter referred to as the “Form”).

2. The form is submitted annually by the National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives, special state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies of the region, cities of republican significance, the capital, towns, and districts that carry out the state management of archival affairs (hereinafter referred to as archives).

3. The form is signed by the head of the archive indicating the surname, name and patronymic (if any), as well as the date of completion.

4. The form is submitted by the 5th day of the month following the reporting period.

5. The form is filled in the Kazakh and Russian languages.

6 Forms are filled out in the context of the administrative-territorial unit (indicating the region, cities of republican significance, the capital, towns, districts).

7. The form is completed as follows:

column 1 shall indicate the serial number;

column 2 shall indicate the name of the archive;

column 3 shall indicate the first and last numbers of the funds according to the list of funds;

column 4 shall indicate the number of funds according to the passport as of January 1;

column 5 shall indicate the number of all cards in the fund catalog;

column 6 shall indicate the number of cards in the fund catalog for funds stored in the archive;

column 7 shall indicate the number of cards in the fund catalog for funds included in the joint archive fund (previously used) and transferred funds;

column 8 shall indicate the number of cards in the fund catalog for lost funds;

column 9 shall indicate the number of vacant numbers of funds;

column 10 shall indicate a note.

Appendix 5 to the order of the Minister of culture and sports of the Republic of Kazakhstan dated March 28, 2019 № 79

Form for collection of administrative data
“Consolidated passport of sources of acquisition of state archives
of the Republic of Kazakhstan as of December 1, 20__”

Reporting period: 20__ year.

Index: SPIKGARK-1.

Frequency: once every three years.

The range of persons providing information: the National Archive of the Republic of Kazakhstan, the central state archives, special state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies of the region, cities of republican significance, the capital, towns, districts that carry out the state management of archival affairs (hereinafter - the archives).

Where to submit: Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

Deadline for submission: once every three years by the 5th day of the month following the reporting period on paper or in electronic form through an electronic document management system (hereinafter - EDMS).

The administrative data form is available on the Internet resource: Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

Section 1. Information about organizations submitting management documentation to state archives

№	Name of indicators	Number of organizations	Number of full-time employees	Number of those agreed with archival institutions		Number of rooms for storing documents	Number of organizations that fully prepared documents for transfer to permanent storage
				Nomenclature of affairs	Instructions, rules for office work
1	2	3	4	5	6	7	8
1	State organizations of acquisition profile of state archives
2	Non-governmental organizations of acquisition profile of state archives
3	State organizations of acquisition profile of district, town archives
4	Non-governmental organizations of acquisition profile of district and town archives
5	Joint departmental archives

Section 2. Information on management documentation

№	Name of indicators	Total storage units	Number of documents with a fixed storage life (in storage units)			Number of documents on personnel (in storage units)			Number of cases, documents of a fixed storage life (in storage units) generated during the year,
			Included in the lists	Approved by the expert verification commission of the State Archive and LEB	Stored over time	Total	Included in the lists	Approved by the expert verification commission of the State Archive and LEB
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	State organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives
2	Non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives
3	State organizations storing management documentation of acquisition profile of district and town archives
4	Non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of district and town archives
5	Management documentation stored in associations of departmental archive

Section 3. Information on sources of acquisition of state, city, district archives storing scientific and technical documentation

№	Types of organizations	Number of rooms for storing documents	Number of full-time employees	Number of storage units entered in the list	Number of documents approved by the expert verification commission of the archival institution	Number of documents stored over a specified period (in storage units)	Total storage units
1	2	3	4	5	6	7	8
1	State organizations
2	Non-governmental organizations

Section 4. Information on film, photo, phono, and video documents

№	Types of organizations	Number of organizations registered in the archive	Number of rooms for storing documents	Number of full-time employees	Number of storage units entered in the list	Approved by the expert verification commission of the archival institution	Stored over a specified period (in storage units)
1	2	3	4	5	6	7	8
1	State organizations storing film documents
2	Non-governmental organizations storing film documents
3	State organizations storing photo documents
4	Non-governmental organizations storing photo documents
5	State organizations storing phonographic documents
6	Non-governmental organizations storing phonographic documents
7	State organizations storing video documents
8	Non-governmental organizations storing video documents

Name of the archive ______________________________________________________

Address of the archive _____________________________________________________

Email of the archive _______________________________________________________

Position, surname, name, patronymic (if any), signature of the head of the archive or

person performing his duties

_________________________________________________________________________

Surname, name, patronymic (if any), signature, telephone number of the archive executive

date

Stamp here

Appendix to the form intended for collection of administrative data "Consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan as of December 1, 20__ "

Explanation for filling out the form intended for collection of administrative
data “Consolidated passport of sources of acquisition of state archives
of the Republic of Kazakhstan as of December 1, 20__”

1. This clarification to the form intended for collection of administrative data “Consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan as of December 1, 20__” (hereinafter referred to as the Form) defines the uniform requirements for filling them out.

2. The form is drawn up every three years by the National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives, special state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies of the region, cities of republican significance, the capital, towns and districts that carry out the state management of archival affairs (hereinafter referred to as archives)

3. The form is signed by the head of the archive, indicating the surname, name and patronymic (if any), as well as the date of completion.

4. The form is submitted by the 5th day of the month following the reporting period.

5. The form is filled in the Kazakh and Russian languages.

6. Forms are filled out in the context of the administrative-territorial unit (indicating the region, cities of republican significance, the capital, towns, districts).

7. The form is completed as follows:

in section 1. “Information on organizations submitting management documentation to state archives”:

column 3, line 1 shall indicate the number of state organizations of acquisition profile of state archives;

column 3, line 2 shall indicate the number of non-governmental organizations of acquisition profile of state archives;

column 3, line 3 shall indicate the number of state organizations of acquisition profile of district and city archives;

column 3, line 4 shall indicate the number of non-governmental organizations of acquisition profile of district and city archives;

column 3, line 5 shall indicate the number of joint departmental archives;

column 4, line 1 shall indicate the number of full-time employees of state organizations of acquisition profile of state archives;

column 4, line 2 shall indicate the number of full-time employees of non-governmental organizations of acquisition profile of state archives;

column 4, line 3 shall indicate the number of full-time employees of state organizations of acquisition profile of district and city archives;

column 4, line 4 shall indicate the number of full-time employees of non-governmental organizations of acquisition profile of district and city archives;

column 4, line 5 shall indicate the number of full-time employees of joint departmental archives;

column 5, line 1 shall indicate the number of nomenclature of affairs of the state organizations of acquisition profile of state archives, agreed upon with the archival institutions;

column 5, line 2 shall indicate the number of nomenclature of affairs of non-governmental organizations of acquisition profile of state archives, agreed upon with the archival institutions;

column 5, line 3 shall indicate the number of nomenclature of affairs of state organizations of acquisition profile of district and city archives, agreed upon with the archival institutions;

column 5, line 4 shall indicate the number of nomenclature of affairs of non-governmental organizations of acquisition profile of district and city archives, agreed upon with the archival institutions;

column 5, line 5 shall indicate the number of nomenclature of affairs of joint departmental archives, agreed upon with archival institutions;

column 6, line 1 shall indicate the number of instructions, rules for paper work of state organizations of acquisition profile of state archives, agreed upon with archival institutions;

column 6, line 2 shall indicate the number of instructions, rules for paper work of non-governmental organizations of acquisition profile of state archives, agreed upon with archival institutions;

column 6, line 3 shall indicate the number of instructions, rules for paper work of state organizations of acquisition profile of district and city archives, agreed upon with archival institutions;

column 6, line 4 shall indicate the number of instructions, rules for paper work of non-governmental organizations of acquisition profile of district and city archives, agreed upon with the archival institutions;

column 6, line 5 shall indicate the number of instructions, rules for paper work of the joint departmental archives, agreed upon with the archival institutions;

column 7, line 1 shall indicate the number of rooms for storing documents in state organizations of acquisition profile of state archives;

column 7, line 2 shall indicate the number of rooms for storing documents in non-governmental organizations of acquisition profile of state archives;

column 7, line 3 shall indicate the number of rooms for storing documents in state organizations of acquisition profile of district and city archives;

column 7, line 4 shall indicate the number of rooms for storing documents in non-governmental organizations of acquisition profile of district and city archives;

column 7, line 5 shall indicate the number of rooms for storing documents in joint departmental archives;

column 8, line 1 shall indicate the number of state organizations of acquisition profile of state archives that have fully prepared documents for transfer to permanent storage;

column 8, line 2 shall indicate the number of non-governmental organizations of acquisition profile of state archives that have fully prepared documents for transfer to permanent storage;

column 8, line 3 shall indicate the number of state organizations of acquisition profile of district and city archives that have fully prepared documents for transfer to permanent storage;

column 8, line 4 shall indicate the number of non-governmental organizations of acquisition profile of district and city archives that have fully prepared documents for transfer to permanent storage;

column 8, line 5 shall indicate the number of joint departmental archives that have fully prepared documents for transfer to permanent storage;

in section 2. “Information on management documentation”:

column 3, line 1 shall indicate the total storage units in state organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives;

column 3, line 2 shall indicate the total storage units in non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives;

column 3, line 3 shall indicate the total storage units of state organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives;

column 3, line 4 shall indicate the total storage units of non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives;

column 3, line 5 shall indicate the total storage units stored in associations of the departmental archive;

column 4, line 1 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life entered in the list of state organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives;

column 4, line 2 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life entered in the list of non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives;

column 4, line 3 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life entered in the list of state organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives;

column 4, line 4 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life entered in the list of non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives;

column 4, line 5 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life entered in the list stored in the associations of the departmental archive;

column 5, line 1 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life in state organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives approved by the expert verification commission of the archival institution;

column 5, line 2 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life in non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives, approved by the expert verification commission of the archival institution;

column 5, line 3 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life in state organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives, approved by the expert verification commission of the archival institution;

column 5, line 4 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life in non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives, approved by the expert verification commission of the archival institution;

column 5, line 5 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life stored in the associations of the departmental archive and approved by the expert verification commission of the archival institution;

column 6, line 1 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life stored beyond the established period in state organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives;

column 6, line 2 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life stored beyond the established period in non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives;

column 6, line 3 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life stored beyond the established period in state organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives;

column 6, line 4 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life stored beyond the established period in non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives;

column 6, line 5 shall indicate the number of storage units of documents with a fixed storage life beyond the established period stored in the associations of the departmental archive;

column 7, line 1 shall indicate the number of all storage units of personnel documents in state organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives;

column 7, line 2 shall indicate the number of all storage units of personnel documents in non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives;

column 7, line 3 shall indicate the number of all storage units of personnel documents in state organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives;

column 7, line 4 shall indicate the number of all storage units of personnel documents in non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives;

column 7, line 5 shall indicate the number of all storage units of personnel documents stored in the associations of the departmental archive;

column 8, line 1 shall indicate the number of storage units of personnel documents entered in the lists of state organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives;

column 8, line 2 shall indicate the number of storage units of personnel documents entered in the lists of non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives;

column 8, line 3 shall indicate the number of storage units of personnel documents entered in the lists of state organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives;

column 8, line 4 shall indicate the number of storage units of personnel documents entered in the lists of non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives;

column 8, line 5 shall indicate the number of storage units of personnel documents entered in the lists stored in the associations of the departmental archive;

column 9, line 1 shall indicate the number of storage units of personnel documents approved by the expert verification commission of the archival institution in state organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives;

column 9, line 2 shall indicate the number of storage units of personnel documents approved by the expert verification commission of the archival institution in non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives;

column 9, line 3 shall indicate the number of storage units of personnel documents approved by the expert verification commission of the archival institution in state organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives;

column 9, line 4 shall indicate the number of storage units of personnel documents approved by the expert verification commission of the archival institution in non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives;

column 9, line 5 shall indicate the number of storage units of personnel documents approved by the expert verification commission of the archival institution stored in the associations of the departmental archive;

column 10, line 1 shall indicate the number of storage units of cases of fixed storage life arising during the year in state organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives;

column 10, line 2 shall indicate the number of storage units of cases of fixed storage life arising during the year in non-governmental organizations storing management documentation of acquisition profile of state archives;

column 10, line 3 shall indicate the number of storage units of cases of fixed storage life arising during the year in state organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives;

column 10, line 4 shall indicate the number of storage units of cases of fixed storage life arising during the year in state organizations storing management documentation of acquisition profile of district and city archives;

column 10, line 5 shall indicate the number of storage units of cases of fixed storage life arising during the year stored in the associations of the departmental archive;

in section 3. “Information on sources of acquisition of state, city, district archives storing scientific and technical documentation”:

column 3, line 1 shall indicate the number of rooms for storing documents of state organizations;

column 3, line 2 shall indicate the number of rooms for storing documents of non-governmental organizations;

column 4, line 1 shall indicate the number of full-time employees in state organizations;

column 4, line 2 shall indicate the number of full-time employees in non-governmental organizations;

column 5, line 1 shall indicate the number of storage units entered in the lists of state organizations;

column 5, line 2 shall indicate the number of storage units entered in the lists of non-governmental organizations;

column 6, line 1 shall indicate the number of documents approved by the expert verification commission of the archival institution in state organizations;

column 6, line 2 shall indicate the number of documents approved by the expert verification commission of the archival institution in non-governmental organizations;

column 7, line 1 shall indicate the number of documents stored beyond the established period (in storage units) in state organizations;

column 7, line 2 shall indicate the number of documents stored beyond the established period (in storage units) in non-governmental organizations;

column 8, line 1 shall indicate the total storage units in state organizations;

column 8, line 2 shall indicate the total storage units in non-governmental organizations;

in section 4. “Information on film, photo, phono, and video documents”:

column 3, line 1 shall indicate the number of state organizations storing film documents registered in the archival institution;

column 3, line 2 shall indicate the number of non-governmental organizations storing film documents registered in the archival institution;

column 3, line 3 shall indicate the number of state organizations storing photo documents registered in the archival institution;

column 3, line 4 shall indicate the number of non-governmental organizations storing photo documents registered in the archival institution;

column 3, line 5 shall indicate the number of state organizations storing phonographic documents registered in the archival institution;

column 3, line 6 shall indicate the number of non-governmental organizations storing phonographic documents registered in the archival institution;

column 3, line 7 shall indicate the number of state organizations storing video documents registered in the archival institution;

column 3, line 8 shall indicate the number of non-governmental organizations storing video documents registered in the archival institution;

column 4, line 1 shall indicate the number of rooms for storing documents of state organizations storing film documents;

column 4, line 2 shall indicate the number of rooms for storing documents of non-governmental organizations storing film documents;

column 4, line 3 shall indicate the number of rooms for storing documents of state organizations storing photo documents;

column 4, line 4 shall indicate the number of rooms for storing documents of non-governmental organizations storing photo documents;

column 4, line 5 shall indicate the number of rooms for storing documents of state organizations storing phonographic documents;

column 4, line 6 shall indicate the number of rooms for storing documents of non-governmental organizations storing phonographic documents;

column 4, line 7 shall indicate the number of rooms for storing documents of state organizations storing video documents;

column 4, line 8 shall indicate the number of rooms for storing documents of non-governmental organizations storing video documents;

column 5, line 1 shall indicate the number of full-time employees of state organizations storing film documents;

column 5, line 2 shall indicate the number of full-time employees of non-governmental organizations storing film documents;

column 5, line 3 shall indicate the number of full-time employees of state organizations storing photo documents;

column 5, line 4 shall indicate the number of full-time employees of non-governmental organizations storing photo documents;

column 5, line 5 shall indicate the number of full-time employees of state organizations storing phonographic documents;

column 5, line 6 shall indicate the number of full-time employees of non-governmental organizations storing audio documents;

column 5, line 7 shall indicate the number of full-time employees of state organizations storing video documents;

column 5, line 8 shall indicate the number of full-time employees of non-governmental organizations storing video documents;

column 6, line 1 shall indicate the number of storage units entered in the lists in state organizations storing film documents;

column 6, line 2 shall indicate the number of storage units entered in the lists in non-governmental organizations storing film documents;

column 6, line 3 shall indicate the number of storage units entered in the lists in state organizations storing photo documents;

column 6, line 4 shall indicate the number of storage units entered in the lists in non-governmental organizations storing photo documents;

column 6, line 5 shall indicate the number of storage units entered in the lists in state organizations storing phonographic documents;

column 6, line 6 shall indicate the number of storage units entered in the lists in non-governmental organizations storing phonographic documents;

column 6, line 7 shall indicate the number of storage units entered in the lists in state organizations storing video documents;

column 6, line 8 shall indicate the number of storage units entered in the lists in non-governmental organizations storing video documents;

column 7, line 1 shall indicate the number of documents approved by the expert verification commission of the archival institution in state organizations storing film documents;

column 7, line 2 shall indicate the number of documents approved by the expert verification commission of the archival institution in non-governmental organizations storing film documents;

column 7, line 3 shall indicate the number of documents approved by the expert verification commission of the archival institution in state organizations storing photo documents;

column 7, line 4 shall indicate the number of documents approved by the expert verification commission of the archival institution in non-governmental organizations storing photo documents;

column 7, line 5 shall indicate the number of documents approved by the expert-verification commission of the archival institution in state organizations storing phonographic documents;

column 7, line 6 shall indicate the number of documents approved by the expert verification commission of the archival institution in non-governmental organizations storing phonographic documents;

column 7, line 7 shall indicate the number of documents approved by the expert verification commission of the archival institution in state organizations storing video documents;

column 7, line 8 shall indicate the number of documents approved by the expert verification commission of the archival institution in non-governmental organizations storing video documents;

column 8, line 1 shall indicate the number of documents stored beyond the specified period (in storage units) in state organizations storing film documents;

column 8, line 2 shall indicate the number of documents stored beyond the specified period (in storage units) in non-governmental organizations storing film documents;

column 8, line 3 shall indicate the number of documents stored beyond the established period (in storage units) in government organizations storing photo documents;

column 8, line 4 shall indicate the number of documents stored beyond the established period (in storage units) in non-governmental organizations storing photo documents;

column 8, line 5 shall indicate the number of documents stored beyond the established period (in storage units) in state organizations storing phonographic documents;

column 8, line 6 shall indicate the number of documents stored beyond the established period (in storage units) in non-governmental organizations storing phonographic documents;

column 8, line 7 shall indicate the number of documents stored beyond the established period (in storage units) in state organizations storing video documents;

column 8, line 8 shall indicate the number of documents stored beyond the established period (in storage units) in non-governmental organizations storing video documents.