Об утверждении критериев оценки степени рисков в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан

Приказ Министра связи и информации Республики Казахстан от 11 июля 2011 года № 198. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 8 августа 2011 года № 7112. Утратил силу приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 10 августа 2012 года № 124

Сноска. Утратил силу приказом Министра культуры и информации РК от 10.08.2012 № 124 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня его первого официального опубликования).

В соответствии с пунктом 3 статьи 13 Закона Республики Казахстан "О государственном контроле и надзоре в Республике Казахстан" и подпункту 20) пункта 1 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые критерии оценки степени рисков в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан.
2. Комитету информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан (Берсебаеву Б.Т.) обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) после государственной регистрации настоящего приказа его официальное опубликование в средствах массовой информации и размещение на интернет-ресурсе Министерства связи и информации Республики Казахстан.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра связи и информации Республики Казахстан Уразова Н.Н.
4. Настоящий приказ вводится в действие со дня его первого официального опубликования.

Министр А. Жумагалиев

Утверждены
приказом Министра связи и информации
Республики Казахстан
от 11 июля 2011 года № 198

Критерии оценки степени рисков в области формирования, хранения
и использования документов Национального архивного фонда
Республики Казахстан

1. Критерии оценки степени рисков в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее - критерии) разработаны в соответствий с пунктом 3 статьи 13 Закона Республики Казахстан "О государственном контроле и надзоре в Республике Казахстан" и подпунктом 20) пункта 1 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" с целью отнесения проверяемых субъектов к определенной группе риска.
2. В настоящих критериях используются следующие понятия:
1) проверяемые субъекты - государственные юридические лица, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда, а также органы управления и ведения архивным делом;
2) риск - вероятность причинения повреждения, утраты (уничтожения) документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и документов по личному составу с учетом степени тяжести его последствий.
3. В зависимости от степени риска проверяемые субъекты относятся к группам высокого, среднего либо незначительного риска.
4. Первично все проверяемые субъекты относятся к группе незначительной степени риска.
Основанием для приоритетного отбора проверяемые субъектов внутри группы незначительной степени риска является наибольший объем хранящейся документации.
5. В дальнейшем по результатам проверки с учетом набранных баллов по критериям, проверяемые субъекты прошедшие проверку перераспределяются в соответствующие группы степени риска:
1) к группе незначительной степени риска относятся проверяемые субъекты, набравшие по результатам проверок от 1 до 5 баллов;
2) к группе средней степени риска относятся проверяемые субъекты, набравшие по результатам проверок от 6 до 11 баллов;
3) к группе высокой степени риска относятся проверяемые субъекты, набравшие по результатам проверок свыше 11 баллов.
6. Критериями для оценки степени риска являются:
нарушения требований к оформлению документов - 1 балл;
нарушения требований к организации документооборота - 1 балл;
отсутствие согласованной номенклатуры дел, нарушение порядка формирования дел и передачи их в архив - 1 балл;
нарушение установленных сроков временного хранения документов Национального архивного фонда в ведомственном архиве и порядка передачи их в государственный архив - 1 балл;
отсутствие учета документов Национального архивного фонда и по личному составу - 1 балл;
отсутствие системы научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда и по личному составу в государственных и специальных государственных архивах - 1 балл;
нарушения режима и условий хранения документов Национального архивного фонда - 6 баллов;
нарушения прав и интересов физических и юридических лиц в использовании документов Национального архивного фонда и по личному составу - 6 баллов;
нарушения сроков хранения документов, установленных Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций с указанием сроков хранения, утвержденным приказом И. о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128, зарегистрированным Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 5834 - 6 баллов;
отсутствие учета физического и химико-технического состояния документов Национального архивного фонда и по личному составу в государственных и специальных государственных архивах - 6 баллов;
не обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и по личному составу - 12 баллов;
уничтожение документов Национального архивного фонда и по личному составу, без согласования с государственными органами - 12 баллов.

Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын қалыптастыру, сақтау және пайдалану саласындағы тәуекелдер дәрежесін бағалау критерийлерін бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрінің 2011 жылғы 11 шілдедегі № 198 Бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2011 жылы 8 тамызда № 7112 тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2012 жылғы 10 тамыздағы № 124 Бұйрығымен

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 2012.08.10 № 124 (алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Бұйрығымен.

«Қазақстан Республикасындағы мемлекеттік бақылау және қадағалау туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 13-бабының 3-тармағына және «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабының 1-тармағының 20) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:
1. Қоса беріліп отырған Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын қалыптастыру, сақтау және пайдалану саласындағы тәуекелдер дәрежесін бағалау критерийлері бекітілсін.
2. Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті (Б.Т. Берсебаев):
1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін;
2) мемлекеттік тіркеуден өткеннен кейін осы бұйрықтың бұқаралық ақпарат құралдарында ресми жариялануын және Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің интернет-ресурсында орналастырылуын қамтамасыз етсін.
3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат вице-министрі Н.Н. Оразовқа жүктелсін.
4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап қолданысқа енгізіледі.

Министр А. Жұмағалиев

Қазақстан Республикасы
Байланыс және ақпарат
министрінің
2011 жылғы 11 шілдедегі
№ 198 бұйрығымен
бекітілген

Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын
қалыптастыру, сақтау және пайдалану саласындағы
тәуекелдерді бағалау дәрежесінің критерийлері

1. Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын қалыптастыру, сақтау және пайдалану саласындағы тәуекелдерді бағалау дәрежесінің критерийлері (бұдан әрі - критерийлер) тексерілетін субъектілерді белгілі бір тәуекел тобына жатқызу мақсатында және «Қазақстан Республикасындағы мемлекеттік бақылау және қадағалау туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 13-бабының 3-тармағына және «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабының 1-тармағының 20) тармақшасына сәйкес әзірленген.
2. Осы критерийлерде мынадай ұғымдар пайдаланылады:
1) тексерілетін субъектілер - қызмет барысында Ұлттық мұрағат қорының құжаттары пайда болатын мемлекеттік заңды тұлғалар, сондай-ақ мұрағат ісін басқару және жүргізу органдары;
2) тәуекел – салдарының ауырлық дәрежесі ескеріле отырып, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттары мен жеке құрам бойынша құжаттарға зиян келтіру, жоғалту (жою) ықтималдылығы.
3. Тәуекел дәрежесіне қарай тексерілетін субъектілер жоғары, орташа немесе төменгі тәуекел топтарына жатқызылады.
4. Алғашқыда барлық тексерілетін субъектілер төменгі тәуекел дәрежесіне жатқызылады.
Тексерілетін субъектілерді төменгі тәуекел дәрежесі тобының ішінен басымды іріктеу үшін сақтаудағы құжаттардың ең үлкен көлемі негіз болады.
5. Бұдан әрі тексеру нәтижелері, критерийлер бойынша жинаған баллдарды есепке ала отырып, тексеруден өткен тексерілетін субъект тәуекел дәрежесінің тиісті топтарына қайта бөлінеді:
1) тәуекел дәрежесінің төменгі тобына тексеру нәтижесі бойынша 1-ден бастап 5-ке дейін балл жинаған тексерілетін субъектілер жатады;
2) тәуекел дәрежесінің орташа тобына тексеру нәтижесі бойынша 6-дан бастап 11-ге дейін балл жинаған тексерілетін субъектілері жатады;
3) тәуекел дәрежесінің жоғары тобына тексеру нәтижесі бойынша 11 баллдан жоғары жинаған тексерілетін субъектілер жатады.
6. Тәуекел дәрежесін бағалаудың критерийлері болып мыналар табылады:
құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптардың бұзылуы – 1 балл;
құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын талаптардың бұзылуы - 1 балл;
келісілген істер номенклатурасының болмауы, істерді қалыптастыру мен мұрағатқа беру тәртібінің бұзылуы – 1 балл;
ведомстволық мұрағатта Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын белгіленген уақытша сақтау мерзімдері мен мемлекеттік мұрағатқа беру тәртібінің бұзылуы – 1 балл;
Ұлттық мұрағат қорының құжаттары мен жеке құрамы бойынша құжаттардың есебінің жүргізілмеуі – 1 балл;
мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттардағы Ұлттық мұрағат қорының құжаттары мен жеке құрамы бойынша құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесінің болмауы – 1 балл;
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын сақтау режимі мен жағдайларының бұзылуы – 6 балл;
Ұлттық мұрағат қорының құжаттары мен жеке құрамы бойынша құжаттарды пайдалану кезінде жеке және заңды тұлғалардың құқықтары мен мүдделерінің бұзылуы – 6 балл;
Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрінің м.а. 2009 жылғы 25 қыркүйектегі № 128 бұйрығымен бекітілген, Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 5834 болып тіркелген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде жасалатын үлгілік құжаттардың тізбесін сақтау мерзімдерін көрсете отырып бекітумен белгіленген сақтау мерзімдерінің бұзылуы – 6 балл;
мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттарда Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрамы бойынша құжаттардың физикалық, химиялық және техникалық жай-күйін есепке алудың болмауы – 6 балл;
Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрамы бойынша құжаттардың сақталуының қамтамасыз етілмеуі – 12 балл;
Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрамы бойынша құжаттарды мемлекеттік органдардың келісімінсіз жою – 12 балл.