ИПС "Әділет"

В соответствии с подпунктом 3) статьи 32 Закона Республики Казахстан от 14 июля 1997 года "О нотариате", ПРИКАЗЫВАЮ:

Сноска. Преамбула в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Утвердить прилагаемые Правила по нотариальному делопроизводству.

2. Признать утратившим силу приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 23 августа 2011 года № 294 "Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7182).

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на председателя Комитета регистрационной службы и оказания правовой помощи Министерства юстиции Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр	Б. Имашев
"СОГЛАСОВАН"
Министр культуры и информации
Республики Казахстан
________________ Д. Мынбай
01 февраля 2012 год

Утверждено
приказом Министра юстиции
Республики Казахстан
31 января 2012 года № 32

Правила по нотариальному делопроизводству

Сноска. Правила – в редакции приказа Министра юстиции РК от 31.08.2021 № 757 (порядок введения в действие см. п.4).

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие правила по нотариальному делопроизводству (далее – Правила) разработаны в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан "О нотариате" (далее – Закон).

Правила устанавливают единый порядок ведения нотариального делопроизводства:

нотариусом, занимающимся частной практикой (далее – частный нотариус);

государственными нотариусами государственной нотариальной конторы (далее – государственный нотариус).

2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан "О языках в Республике Казахстан" и статьей 5 Закона.

3. Правила определяют порядок:

1) приема, регистрации и отправления документов;

2) составления номенклатуры дел;

3) формирования дел;

4) оформления дел, составления описи дел;

5) хранения документов;

6) передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов;

7) уничтожения дел;

8) регистрации консультирования;

9) оформления документов, предназначенных для совершения действий за границей;

10) использования печати, штампов и электронной цифровой подписи;

11) формирования и оформления наследственных дел.

4. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивает:

частный нотариус;

государственный нотариус.

5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организация и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата принимают меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.

При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата в течение тридцати календарных дней, со дня подписания приказа о прекращении действия лицензии нотариуса, принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в частный нотариальный архив.

При выходе из членства территориальной нотариальной палаты, территориальный орган юстиции совместно с нотариальной палатой в течение тридцати календарных дней, со дня поступления заявления нотариуса о выходе из состава членства нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.

При исключении из членства территориальной нотариальной палаты территориальная нотариальная палата в течение тридцати календарных дней, со дня вступления в силу решения дисциплинарной комиссии об исключении из нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.

В случае приостановления действия лицензии нотариуса, прекращения действия лицензии нотариуса, выхода или исключения нотариуса из членства нотариальной палаты Кабинет нотариуса в единой нотариальной информационной системе (далее – ЕНИС) передается другому частному нотариусу, по решению территориальной нотариальной палаты, а также в частный нотариальный архив.

6. Учет создаваемых и получаемых документов, группировка документов в дела, определение сроков их хранения частным и государственным нотариусом регулируются номенклатурой дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.

7. Документы оформляются в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.

Глава 2. Прием, регистрация и отправление документов

8. Регистрации подлежат все поступающие документы.

9. Для учета документов и контроля за их исполнением ведется:

журнал регистрации входящих документов в ЕНИС по форме, согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

журнал регистрации исходящих документов в ЕНИС по форме, согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

10. На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный номер по журналу регистрации входящих документов и дата их регистрации.

11. На исходящих документах проставляется регистрационный штамп по образцу согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

12. Документы направляются адресатам по почте (с направлением копии на известные электронные адреса) или вручаются нарочно.

Глава 3. Составление номенклатуры дел

13. Номенклатура дел составляется в трех экземплярах не позднее 10 декабря текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел государственной нотариальной конторы утверждается руководителем территориального органа юстиции и согласовывается с государственным архивом.

Частный нотариус утверждает номенклатуру дел по согласованию с частным нотариальным архивом.

14. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность. Электронные документы и базы данных включаются в номенклатуру дел на общих основаниях.

В номенклатуре дел фиксируется форма документа (электронная с указанием носителя информации или бумажная).

Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, при определении сроков хранения дел в случае их отбора для передачи в архив или для уничтожения.

Снижение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел не допускается.

В каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

15. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел или томов по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

16. Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел оперативного хранения, остается в архиве государственной нотариальной конторы или частного нотариуса.

Глава 4. Формирование дел

17. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса документы после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

18. В дела группируются документы одного года.

19. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

20. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу или нотариальному действию.

21. По объему дело не должно превышать 180 листов. Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").

22. Экземпляры постановлений нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в наследственные дела.

Экземпляры постановлений об отложении нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.

Глава 5. Оформление дел. Составление описи дел

23. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя формирование обложки дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

24. Дело помещается в обложку дела по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.

25. После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.

26. Дела постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения предусматривают:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела в твердую обложку;

заполнение всех реквизитов обложки дела согласно пункту 32 настоящих Правил.

27. В конце дела подшивается лист-заверитель дела по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.

Лист-заверитель дела подписывается частным или государственным нотариусом, с указанием даты составления заверительной надписи, проставлением печати.

При изменении нумерации листов дела на листе-заверителе дела делается отметка об изменении.

28. На дела постоянного и временного сроков (свыше десяти лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.

Внутренняя опись документов дела подписывается частным или государственным нотариусом и подшивается в начале дела.

29. Дела временного (до десяти лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

30. По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел постоянного хранения по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам. Опись представляет собой перечень заголовков дел с указанием дат и количества листов в деле.

На дела временного (до десяти лет) хранения опись не составляется.

31. Документы, хранящиеся в делах частного нотариуса или в государственной нотариальной конторе, выдаются лицам, указанным в пункте 6 статьи 3 Закона.

Изъятие документов из дел производится в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.

32. В случае возвращения ранее изъятых из дел документов, они вновь помещаются в дело, откуда, в свою очередь, изымаются их копии.

33. Журналы, заводимые нотариусом, до внесения в них первой записи прошиваются, листы их пронумеровываются. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа журнала.

Глава 6. Хранение документов

34. Документы нотариального делопроизводства хранятся по месту их формирования в течение десяти лет.

При наличии условий для хранения документов нотариального делопроизводства, установленных Требованиями к помещению нотариуса, утвержденными приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 29, (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан № 7444), они хранятся по месту их формирования на весь период осуществления профессиональной деятельности нотариуса.

35. Частный нотариус, государственный нотариус обеспечивают сохранность документов и дел на период хранения документов.

36. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.

Глава 7. Передача дел в частный нотариальный или государственный архив.
Обеспечение сохранности архивных документов

37. Частный нотариус по истечении десяти лет хранения и при отсутствии условий для хранения передает в течение календарного года, следующего за истекшим периодом хранения, в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела на хранение.

Частный нотариус, прекративший свою деятельность в соответствии со статьей 12 Закона, а также вышедший из членства территориальной нотариальной палаты, в течение десяти рабочих дней передает завершенные и оформленные дела на хранение другому нотариусу или в частный нотариальный архив соответствующего нотариального округа.

Допускается продление срока передачи завершенных и оформленных дел на хранение в частный нотариальный архив, но не более чем на два месяца.

38. Передача дел осуществляется по описям дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и номенклатуре дел.

39. Частный нотариус передает в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела постоянного, временного (семьдесят пять лет) срока хранения:

договоры об отчуждении земельных участков;

договоры об отчуждении жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены);

оконченные наследственные дела;

свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, то оно подшивается в наследственное дело);

Не подлежат сдаче в частный нотариальный архив нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные завещания, а также неоконченное наследственное дело.

40. В случае прекращения действия лицензии частного нотариуса, выходе или исключении частного нотариуса из членства территориальной нотариальной палаты, нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные завещания, а также неоконченные наследственные дела, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, документы, находящиеся в производстве нотариуса, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.

О произведенной передаче документов составляется акт приема-передачи документов по форме, согласно приложению 10 к настоящим Правилам.

41. Для хранения и обеспечения сохранности нотариальных документов в соответствии со статьей 29-1 Закона функционируют частные нотариальные архивы.

Частные нотариальные архивы являются филиалами территориальных нотариальных палат.

В частном нотариальном архиве хранятся документы, указанные в части 1 пункта 39 настоящих Правил.

42. В случае упразднения государственной нотариальной конторы завершенные и оформленные дела территориальный орган юстиции передает в государственный архив.

43. Сведения о совершении нотариальных действий и иные сведения, предусмотренные Законом, должны размещаться на временное хранение в нотариальном электронном репозитории и по истечении установленного срока должны быть переданы в нотариальный электронный архив.

44. Нотариальным электронным репозиторием является компонент ЕНИС, обеспечивающий временное хранение, учет и использование нотариальных документов в электронной форме.

45. Нотариальным электронным архивом является централизованная информационная система, предназначенная для сбора, приобретения, комплектования, упорядочения, хранения, учета и использования нотариальных документов в электронной форме.

Глава 8. Уничтожение дел

46. Дела, срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению после утверждения описи дел постоянного хранения и акта о выделении к уничтожению документов и дел за соответствующий период.

47. Отобранные к уничтожению дела оформляются актом о выделении к уничтожению документов и дел по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам.

48. Акт подписывается:

частным нотариусом;

государственным нотариусом, на которого возложены организация и ведение делопроизводства.

49. Акт представляется на одобрение экспертной проверочной комиссией (далее – ЭПК), состав которой определяется:

территориальной нотариальной палатой;

территориальным органом юстиции (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).

Акт, одобренный ЭПК, представляется на утверждение в территориальную нотариальную палату или территориальный орган юстиции.

Глава 9. Ведение реестра учета консультирования. Регистрация консультирования

50. Учету подлежит консультирование, осуществляемое в соответствии со статьей 17-1 Закона, предоставляемое нотариусом в форме проведения устных и письменных консультаций правового характера, не связанных непосредственно с совершением нотариальных действий; составление проектов сделок, заявлений и других документов в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан.

51. Учет консультирования ведется нотариусом в реестре учета консультирования в ЕНИС, по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам.

52. Сведения подлежат включению в реестр учета консультирования в день обращения за консультацией.

Глава 10. Оформление документов, предназначенных для совершения действий за границей

53. При подписании документов, предназначенных для совершения действий за границей, лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия, пишет в документе в строку свою фамилию, имя, отчество (при его наличии) в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем личность, с проставлением подписи.

54. При заполнении удостоверительной надписи указывается полностью в соответствии с оттиском печати:

фамилия, имя, отчество (при его наличии) частного или государственного нотариуса;

наименование государственной нотариальной конторы;

номер, дата выдачи лицензии.

Дата совершения нотариального действия прописывается словами.

Фамилия, имя, отчество (при его наличии) лица, подписавшего документ, указывается в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.

55. Печать ставится на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи частного или государственного нотариуса.

Текст удостоверительной надписи (в том числе номер электронного реестра нотариальных действий, сумма взысканной государственной пошлины и/или сумма, оплаченная нотариусу) печатается техническими средствами (пишущей машинкой, персональным компьютером).

56. Документы не сгибаются, незаполненные до конца строки, свободные места не прочеркиваются, проставление мастичных штампов не допускается.

Документы сшиваются ниткой или лентой красного или белого цвета в три прокола.

Глава 11. Печать, штампы и электронная цифровая подпись нотариуса

57. Печать частного и государственного нотариуса изготавливается в соответствии с требованиями статьи 22 Закона и статьи 21 Закона Республики Казахстан "О языках в Республике Казахстан".

58. Печать частного нотариуса изготавливается в соответствии с эскизом печати частного нотариуса по форме, согласно приложению 13 к настоящим Правилам.

59. Написание фамилии, имени и отчества (при его наличии) частного и государственного нотариуса в тексте печати производится по документу, удостоверяющему его личность.

60. Территориальный орган юстиции осуществляет заказ на изготовление печати государственного нотариуса.

Территориальная нотариальная палата осуществляет заказ на изготовление печати частного нотариуса.

Выдача нотариусам печати для совершения нотариальных действий производится под роспись в журнале выдачи печати территориальным органом юстиции или территориальной нотариальной палатой по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам.

61. Печать используется частным и государственным нотариусом, для скрепления своей подписи на тексте удостоверительной надписи при выдаче нотариально удостоверенного либо засвидетельствованного документа, на постановлении, поручении (запросе) и на документах, связанных с нотариальной деятельностью.

62. Об утрате или хищении печати частный нотариус сообщает в территориальный орган юстиции и территориальную нотариальную палату в течение одного дня со дня обнаружения.

Об утрате или хищении печати государственный нотариус сообщает в территориальный орган юстиции в течение одного дня со дня обнаружения.

63. Печать уничтожается в случаях:

освобождения от должности государственного нотариуса;

изменения территории деятельности нотариуса за пределы нотариального округа;

прекращения действия лицензии частного нотариуса;

изменения данных, удостоверяющих личность нотариуса;

замены в связи с непригодностью для применения.

64. Печать сдается на хранение в территориальный орган юстиции:

частным нотариусом на период приостановления действия лицензии со дня ознакомления с приказом о приостановлении действия его лицензии;

частным нотариусом в случае исключения из членства в нотариальной палате;

государственным нотариусом на период нахождения в отпуске (в том числе по уходу за ребенком) в течение одного рабочего дня со дня ознакомления с приказом.

Печать государственного или частного нотариуса в присутствии нотариуса помещается в конверт, который скрепляется подписями нотариуса, должностного лица и печатью территориального органа юстиции.

Вскрытие конверта с печатью производится в присутствии нотариуса.

65. При пользовании печати применяется синий или фиолетовый красители, не допуская применения черного, многоцветного красителей.

66. Территориальный орган юстиции в случае утраты или уничтожения печати государственного нотариуса публикует информацию на Интернет-ресурсе Министерства юстиции Республики Казахстан.

Информация об утрате или уничтожении печати частного нотариуса размещается на Интернет-ресурсе территориальной нотариальной палаты.

67. Частный и государственный нотариус имеет электронную цифровую подпись в соответствии с Законом Республики Казахстан "Об электронном документе и электронной цифровой подписи".

Совершение нотариальных действий с электронными документами и внесение сведений в ЕНИС нотариус осуществляет посредством электронной цифровой подписи.

68. Нотариальные документы составляются на стандартных листах бумаги формата А4.

ЕНИС по каждому нотариальному действию присваивается уникальный номер, который указывается в бумажной версии документа.

69. При оформлении документов используются мастичные штампы. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего или фиолетового цвета.

При использовании мастичного штампа для исполнения удостоверительной надписи допускается дописывание незаполненных мест штампа при помощи использования технических средств или от руки с использованием красителя синего или фиолетового цвета. Допускается проставление от руки с использованием красителя синего или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств. При написании удостоверительной надписи от руки также используется краситель синего или фиолетового цвета.

70. Печати, штампы удостоверительных надписей хранятся в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах в помещении частного нотариуса или государственной нотариальной конторе.

71. Использование, хранение и учет печати, штампов удостоверительных надписей, ведется частным и государственным нотариусом, в государственной нотариальной конторе – одним из государственных нотариусов, определенным приказом руководителя территориального органа юстиции.

Глава 12. Формирование и оформление наследственных дел. Учет завещаний.

72. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом заявления, свидетельствующего об открытии наследства, частным нотариусом либо поступившего в государственную нотариальную контору. К таким заявлениям относятся: заявление о принятии наследства, заявление о выдаче свидетельства о праве на наследство, заявление об отказе от наследства, заявление пережившего супруга о выдаче свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов.

73. Документы, относящиеся к наследственному делу, представляются частному или государственному нотариусу как на личном приеме, так и по почте.

74. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в реестре наследственных дел ЕНИС.

75. На основании заявлений об отказе от наследства или о принятии наследства либо о выдаче свидетельства о праве на наследство, об оплате расходов за счет наследственного имущества заводится наследственное дело и присваивается порядковый номер.

На всех заявлениях указывается дата их поступления, номер наследственного дела, присвоенный первому поступившему заявлению.

Наследственное дело является отдельным номенклатурным делом. На обложке дела к номенклатурному индексу через дробь присваивается номер наследственного дела (Дело № 2-8/27/2021).

В наследственное дело подшиваются все документы, представленные наследниками, на основании которых выдано свидетельство о праве на наследство.

Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

76. Передача частным или государственным нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу производится в следующем порядке:

подшиваются документы, находящиеся в наследственном деле;

составляется внутренняя опись документов;

снимается копия наследственного дела, включая копию обложки.

Подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется нотариусом либо помощником нотариуса другому нотариусу по принадлежности заказным письмом (заказной бандеролью) либо курьером.

77. В делах частного или государственного нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится акт приема - передачи, копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером или нотариусом либо помощником нотариуса – отметка нотариуса или территориального органа юстиции о его получении.

Передача наследственного дела или его копии по принадлежности осуществляется в течение семи рабочих дней со дня получения нотариусом, передающим наследственное дело или его копию, документа, послужившего основанием для передачи (заявления наследника, запрос нотариуса).

78. Частный или государственный нотариус, получивший наследственное дело, направленное к нему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации наследственных дел.

79. В территориальной нотариальной палате ведется реестр учета завещаний, полученных от должностных лиц, уполномоченных на удостоверение завещаний, приравненных к нотариально удостоверенным по форме согласно приложению 4 к Правилам ведения реестров единой нотариальной информационной системы, утвержденным приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 30 апреля 2021 года № 356 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан № 22701).

Сведения об удостоверенном завещании поступают в реестр учета завещаний ЕНИС после внесения записи в электронном реестре ЕНИС.

80. Оконченное наследственное дело возобновляется при выдаче дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае отмены ранее выданного свидетельства о праве на наследство. При этом в реестре учета наследственных дел регистрируются заявления, послужившие основанием для возобновления наследственного дела. Новые документы помещаются в конец наследственного дела, вносятся необходимые изменения в обложку дела, во внутреннюю опись, в лист-заверитель.

Дополнительное свидетельство о праве на наследство выдается нотариусом, ранее выдавшим свидетельство о праве на наследство.

В случае приостановления действия лицензии нотариуса дополнительное свидетельство о праве на наследство выдается нотариусом, которому переданы документы.

В случае прекращения действия лицензии нотариуса, выходе или исключении нотариуса из членства нотариальной палаты, ранее выдавшего свидетельство о праве на наследство, и передачи дел на хранение в архив, дополнительное свидетельство о праве на наследство выдается нотариусом, к которому обратилось заинтересованное лицо. При этом нотариус запрашивает из архива копию наследственного дела и на основании указанных документов выдает дополнительное свидетельство о праве на наследство.

81. При подготовке законченного наследственного дела к хранению документы подшиваются по правилам пункта 35 настоящих Правил в следующем порядке:

свидетельство о праве на наследство;

заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства;

сведения, полученные через ЕНИС в информационной системе "регистрационный пункт ЗАГС" о государственной регистрации смерти (при отсутствии сведений о смерти в информационной системе "регистрационный пункт ЗАГС" или в случае смерти за пределами Республики Казахстан копия свидетельства или уведомления, справки, либо записи акта о смерти);

сведения, полученные через ЕНИС из государственной базы данных "Физические лица" о месте регистрации наследодателя;

копии документов, подтверждающих родственные отношения наследников с наследодателем, основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя);

запросы нотариуса, сделанные для установления круга наследников, и ответы на них;

справка о наличии / отсутствии наследственного дела в ЕНИС;

документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю (правоустанавливающие документы);

документы приобщенные к наследственному делу.

Сноска. Пункт 81 – в редакции приказа Министра юстиции РК от 28.09.2022 № 813 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

82. Производство по наследственному делу считается оконченным и дело оформляется для хранения после выдачи свидетельства о праве на наследство всем наследникам.

83. Если секретное завещание хранится у нотариуса, удостоверившего секретное завещание, то конверт с секретным завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии на хранение секретного завещания, заявление об отмене секретного завещания, в случае его отмены завещателем помещаются в дело "Конверты хранения секретного завещания".

Для обеспечения целостности секретного завещания они помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами).

Все документы, относящиеся к одному секретному завещанию, группируются вместе и нумеруются, но не прошиваются.

Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр свидетельства о принятии на хранение секретного завещания.

При отмене секретного завещания переданного на хранение завещателю или исполнителю (душеприказчику) завещания, в делах нотариуса остается свидетельство о передаче на хранение секретного завещания и заявление об его отмене.

84. Если секретное завещание хранится у нотариуса удостоверившего секретное завещание, то секретное завещание и относящееся к нему свидетельство о принятии на хранение секретного завещания изымаются из дела при вскрытии конверта секретного завещания, на их место помещается справка об изъятии документа по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам, содержащая сведения о причине и дате изъятия документов.

85. Основанием для начала производства по вскрытию конверта с секретным завещанием является получение нотариусом, у которого удостоверено либо хранится секретное завещание, свидетельства или уведомления о смерти завещателя, а также конверт с секретным завещанием, в случае хранения его у завещателя или у исполнителя (душеприказчика) завещания, заявления о вскрытии и оглашении секретного завещания.

Сноска. Пункт 85 – в редакции приказа Министра юстиции РК от 28.09.2022 № 813 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

86. Нотариус формирует индивидуальное дело "Секретное завещание". Номер индивидуального дела "Секретное завещание" обозначается арабскими цифрами и состоит из номера, под которым зарегистрирован протокол вскрытия и оглашения секретного завещания в электронном реестре ЕНИС регистрации нотариальных действий, и года заведения индивидуального дела: 20/2021, где 20 – номер, под которым протокол вскрытия и оглашения секретного завещания зарегистрирован в электронном реестре ЕНИС, 2021 – год заведения индивидуального дела.

87. Наследникам по закону лица, совершившего секретное завещание, местонахождения которых известно нотариусу, заказным письмом направляется извещение о вскрытии секретного завещания по форме, согласно приложению 16 к настоящим Правилам, в котором содержатся сведения о дате, месте и времени вскрытия и оглашения секретного завещания. Уведомление о вручении извещения хранится в деле нотариуса.

88. В дело секретного завещания помещаются все документы, связанные со вскрытием конверта и оглашением текста конкретного секретного завещания, включая конверт хранения, конверт, в который было помещено секретное завещание, свидетельство о принятии секретного завещания, подлинник секретного завещания (или любое иное вложение, изъятое из конверта, переданного нотариусу завещателем), подлинник протокола вскрытия и оглашения секретного завещания.

89. Производство по конкретному секретному завещанию считается оконченным и дело готовится для постоянного хранения после выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии и оглашении секретного завещания.

90. Производство по делу секретного завещания окончено и дело подготовлено для временного хранения, если наследниками по завещанию копия протокола о вскрытии и оглашении секретного завещания не получена в течение года со дня вскрытия конверта и оглашения текста секретного завещания.

Приложение 1
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

форма

Журнал регистрации входящих документов

№	Дата поступления	Дата и индекс входящего документа	Корреспондент	Вид документа, заголовок или краткое содержание входящего документа	Отметка об исполнении документа	примечание
1	2	3	4	5	6	7

Приложение 2
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

Форма

Журнал регистрации исходящих документов

№	Дата исходящего (внутреннего) документа	Индекс исходящего (внутреннего) документа	Корреспондент	Заголовок или краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело	примечание
1	2	3	4	5	6	7

Приложение 3
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

форма

Регистрационный штамп (образец)

Наименование
государственной
нотариальной
конторы, или
Ф.И.О. (при его наличии) нотариуса,
номер, дата его
лицензии
№ исходящего
"___"_____20___
(дата)

Приложение 4
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

форма

"Утверждаю"
Руководитель
Департамента юстиции
(наименование области
или города)
или Ф.И.О. (при его наличии)
нотариуса, дата, номер лицензии
____________________________
фамилия, инициалы подпись
____ "__"__________ 20 ___ год
___________
№_______________
(дата) (индекс)

Примерная номенклатура дел

1. Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы
Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номер пункта по перечню	Примечание
1-1	Статистические отчеты		постоянно
1-2	Справки и акты о результатах проверки работы нотариальной конторы		5 лет
1-3	Приказы и другие документы по личному составу		75 лет
1-4	Переписка с органами юстиции и нотариальной палатой		5 лет
1-5	Переписка с учреждениями, организациями и гражданами		5 года
1-6	Документы финансовой и хозяйственной деятельности нотариальной конторы		5 лет	при условии завершения документальной ревизии финансово- хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
1-7	Заявления и предложения по организации работы нотариальной конторы и ответы на них		5 лет ЭПК
1-8	Номенклатура дел нотариальной конторы		постоянно
1-9	Описи документальных материалов, сданных в архив		постоянно
1-10	Журнал регистрации входящих документов		5 лет
1-11	Журнал регистрации исходящих документов		5 лет
1-12	Переписка с физическими и юридическими лицами по вопросам совершения нотариальных действий		5 лет
2. Совершение нотариальных действий
2-1	Договоры об отчуждении земельных участков		75 лет
2-2	Договоры об отчуждении и залоге жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены)		75 лет
2-3	Прочие договоры		25 лет
2-4	Нотариально удостоверенные завещания		75 лет
2-5	Свидетельства о принятии секретного завещания		75 лет
2-6	Свидетельства о передаче на хранение секретного завещания		75 лет
2-7	Протоколы вскрытия и оглашения секретного завещания		75 лет
2-8	Наследственные дела		75 лет
2-9	Доверенности		3 года со дня истечения срока их давности (действия)
2-10	Согласия		25 лет
2-11	Свидетельства о праве на собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, оно подшивается в наследственное дело)		75 лет
2-12	Свидетельства об удостоверении фактов нахождения лиц в живых и в определенном месте, о принятии на хранение документов		3 года
2-13	Документы по удостоверению времени предъявления документов		3 года
2-14	Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям		3 года
2-15	Документы по совершению депозитных операций		10 лет
2-16	Акты о морских протестах		3 года
2-17	Документы, составленные в связи с обеспечением доказательств		5 лет
2-18	Дела юридических лиц (копии устава, свидетельства о государственной регистрации, протоколы, приказы)		10 лет
2-19	Постановления об отказе в совершении нотариальных действий		5 лет
2-20	Постановления о направлении документов на экспертизу		3 года
2-21	Реестры для регистрации нотариальных действий		постоянно	на электронном носителе
2-22	Реестр наследственных дел		75 лет	на электронном носителе
2-23	Реестр учета завещаний		75 лет	на электронном носителе
2-24	Исполнительные надписи		3 года
2-25

Примечание:
Количество листов заверяется подписью работника органа
юстиции или территориальной нотариальной палаты.
Наименование должности руководителя __________________________
Расшифровка подписи нотариуса дата

Согласована	Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) Департамента юстиции (наименование области или города) (дата и номер протокола)	протоколом ЭПК частного нотариального архива (дата и номер протокола)

Приложение 5
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

форма

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Ф.И.О. (при его наличии) частного или государственного нотариуса
подпись
дата
Итоговые сведения переданы в архив организации.
Ф.И.О. (при его наличии), наименование должности работника, передавшего сведения

Приложение 6
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

форма

Обложка дела
____________________ Фонд № ____________________
Опись № ____________ Дело № ____________________

________________________________________________________________________
(наименование государственной нотариальной конторы, Ф.И.О. (при его наличии)
частного нотариуса, дата и номер его лицензии)

______________ том № _________
Дело № индекса ________
______________________________
______________________________
(заголовок дела)
"___"____20___год
на _____________________ листах
Срок хранения _____________ лет
______________________ Фонд №
_____________________ Опись №
______________________ Дело №

Приложение 7
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

форма

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ______________ лист (ов),
в том числе:
литерные № № листов
_______________________________________________
пропущенные № № листов
_______________________________________________
пронумерованные чистые листы
_______________________________________________
листов внутренней описи
_______________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации
______________________________________________________
(разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела	№ № листов
1	2

Наименование должности лица,
заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи
(личная подпись)
дата
Ф.И.О. (при его наличии) частного или государственного нотариуса
Подпись

Приложение 8
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

форма

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ___

№№ п/п	Делопроизводственный индекс	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________
листов документов (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________
(цифрами и прописью)
Итого ____________________________________________________
документов (количество цифрами и прописью)
Ф.И.О. (при его наличии) частного или государственного нотариуса
Подпись

Приложение 9
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

форма

Опись
дел постоянного хранения
(титульный лист описи)
За ________________ годы
_______________________________________________________________
наименование государственной нотариальной конторы или
Ф.И.О. (при его наличии) частного нотариуса, дата и номер его лицензии
Фонд № ____________________________
(заполняется в гос. архиве)
"Утверждено"
Протокол ЭПК_________________________________
(наименование архивного учреждения)
____________________№____________
(дата)
_______________________________________________________________
наименование государственной нотариальной конторы,
дата и номер лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой
Опись № __________
Дела постоянного хранения за______ год п/п

№ п/п	Индекс дел	Заголовки дел (тома, части)	Крайние даты (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел включено ___________________ дел (цифрами)
с № _________________ по №_____________________
_______________________________________________
(должность, фамилия, инициалы составителя)
Итоговую запись к разделу описи за ___ год заверяю:
Подпись ____________________________________________
(должность, Ф.И.О. (при его наличии) ответственного за делопроизводство)
"Согласовано"
Председатель экспертной комиссии ________ (подпись, дата)

Приложение 10
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

форма

АКТ приема-передаче документов

Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о передаче документов частного
нотариуса _______________________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии) частного нотариуса, который передает документы)
частному нотариусу ______________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии) частного нотариуса, который принимает документы)
в присутствии ___________________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии) работника юстиции и нотариальной палаты, должность)
1. ______________________________________________________________________
2. ______________________________________________________________________
Итого __________________________________________________________________
документов. (количество цифрами и прописью)
Передал: Ф.И.О. (при его наличии) частного нотариуса
Подпись
Принял: Ф.И.О. (при его наличии) частного нотариуса
Подпись
В присутствии: Ф.И.О. (при его наличии) работника территориального органа юстиции
Подпись
Ф.И.О. (при его наличии) работника территориальной нотариальной палаты
Подпись

Приложение 11
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

форма

"УТВЕРЖДАЮ"
Начальник
Департамента юстиции
(наименование области
или города)
__________________
фамилия, инициалы
подпись
или Ф.И.О. (при его наличии)
нотариуса,
дата, номер лицензии
__________ "__"______20__год

Акт о выделении к уничтожению документов и дел

Дата ___________________ Индекс ________________
_______________________________________________
(место составления)
О выделении к уничтожению документов и дел
Основание: приказ № _________________от _________________ (дата)
Составлен: экспертной комиссией
Председатель комиссии: ___________ (должность, Ф.И.О. (при его наличии)
Члены комиссии: __________________ (должность, Ф.И.О. (при его наличии)
Присутствовали: __________________ (должность, Ф.И.О. (при его наличии)
Комиссия, руководствуясь перечнем ___________________ (название перечня),
отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение следующие документы и дела.
_________________________________________________________________________
(наименование нотариальной конторы, Ф.И.О. (при его наличии) частного нотариуса,
в деятельности которых отложились документы, не подлежащие дальнейшему хранению)

№ п/п	Годы документов и дел	Заголовки документов и дел, индекс по номенклатуре	Пояснения	Количеств документов и дел (томов)	Номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6

Всего дел ______________________________ (цифрами и прописью)
Председатель экспертной комиссии
_______________ (Ф.И.О. (при его наличии) ___________ подпись
Члены: подписи _____________________ (Ф.И.О. (при его наличии)
Документы измельчены и уничтожены путем сожжения.
Председатель экспертной комиссии ____________________ (подпись, дата)
Дата
Одобрен Экспертной комиссией в составе:
член комиссии Подпись Расшифровка подписи
член комиссии Подпись Расшифровка подписи
Дата
Частный нотариус или государственный нотариус
_______________________________
(Ф.И.О. (при его наличии) подпись)

Приложение 12
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

форма

Реестр учета консультирования

________________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии) нотариуса)

№ п/п	Фактическая дата проведения	Время проведения	ИИН лица, обратившегося за консультацией	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Вид консультирования	Стоимость
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Приложение 13
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

форма

Эскиз печати частного нотариуса

Описание печати частного нотариуса

1. Печать частного нотариуса (далее – печать) изготавливается на специальном оборудовании, должен соответствовать всем требованиям, предъявляемым к ее изготовлению и характеризоваться высоким качеством изготовления, защищенностью от подделок, долговечностью и стойкостью к красителям.

2. Диаметр печати должен быть 44 миллиметров (далее – мм).

3. Текст печати частного нотариуса состоит из слов "частный нотариус", фамилии, имени, отчества нотариуса, а также номер и дата выдачи лицензии. Содержание всех надписей в печати частного нотариуса производится на государственном и русском языках.

4. В тексте печати должны быть изображены три ободка и Государственный Герб Республики Казахстан.

5. Первый ободок толщиной 3 мм создается круговым микрошрифтом и состоит из слов "Қазақстан Республикасы".

6. Толщина линии второго ободка составляет 5 мм. Внутри второго ободка должен располагаться текст, следующего содержания "Лицензия № 0000000 выдана ________ года Министерством юстиции Республики Казахстан".

7. Толщина третьего ободка составляет 2,5 мм, внутри третьего ободка текст должен состоять из слов "частный нотариус", а также из фамилии, имени, отчества частного нотариуса.

8. Контуры надписи "Қазақстан Республикасы" должны заполняться черным растром.

9. Форма растровых точек может быть различной: круглой, элиптической, квадратной и т.д.

10. В центре печати располагается зеркальное изображение Государственного Герба Республики Казахстан диаметром 24 мм.

Приложение 14
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

форма

Журнал выдачи печати

№. п/п	Дата выдачи	Ф.И.О. (при его наличии) частного (государственного) нотариуса	Оттиск печати	Подпись в получении	Сведения об уничтожении, утери печати
1	2	3	4	5	6

Приложение 15
к Правилам
по нотариальному делопроизводству

форма

Справка об изъятии документа

В связи с назначенным на "__" __________ 20__ года вскрытием секретного
завещания, совершенного
______________________________________________________________________,
(Ф.И.О. (при его наличии) завещателя)
из дела "Секретные завещания" мною, нотариусом
______________________________________________________________________,
(Ф.И.О. (при его наличии) нотариуса)
изъяты листы дела
______________________________________________________________________
(указываются номера изъятых листов)
Дата
Подпись

Приложение 16
к Правилам
по нотариальному
делопроизводству

Сноска. Приложение 16 – в редакции приказа Министра юстиции РК от 28.09.2022 № 813 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

форма

Извещение о вскрытии секретного завещания

Куда
Кому
Я, ____________________________________________________________________
(Фамилия, имя, отчество (при его наличии),
нотариус ______________________________________________________________
(наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа
частного нотариуса, номер, дата выдачи и орган, выдавший государственную
лицензию частного нотариуса) сообщаю Вам, что "___" ____________ 20 ___ года
представлено свидетельство/уведомление о смерти
_______________________________________________________________________
(указывается фамилия, имя, отчество (при его наличии) лица, совершившего
секретное завещание) совершившего секретное завещание.
В соответствии с пунктом 4-1 статьи 1051 Гражданского Кодекса Республики
Казахстан по представлению свидетельства или уведомления о смерти лица,
совершившего секретное завещание, нотариус не позднее чем через десять дней
со дня представления свидетельства или уведомления вскрывает конверт
с секретным завещанием.
Извещаю Вас о том, что в ___ часов ___ минут ________________ 20 __ года
по адресу ______________________________________________________________
состоится вскрытие и оглашение секретного завещания
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
(указывается фамилия, имя, отчество (при его наличии) лица, совершившего
секретное завещание).
Предлагаю Вам прибыть на вскрытие и оглашение секретного завещания в качестве
наследника по закону.
При обращении к нотариусу предъявляются документы, удостоверяющие личность
и подтверждающие принадлежность к наследникам завещателя по закону.
Дата Подпись

"Нотариат туралы" 1997 жылғы 14 шілдедегі Қазақстан Республикасы Заңының 32-бабының 3) тармақшасына сәйкес, БҰЙЫРАМЫН:

Ескерту. Кіріспе жаңа редакцияда – ҚР Әділет министрінің 29.03.2019 № 150 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1. Қоса беріліп отырған нотариаттық іс жүргізу жөніндегі ереже бекiтілсін.

2. "Нотариаттық іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықты бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2011 жылғы 23 тамыздағы № 294 бұйрығының күші жойылды деп танылсын (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 7182 болып тіркелген).

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасы Әділет министрлігі Тіркеу қызметі және құқықтық көмек көрсету комитетінің төрағасына жүктелсін.

4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Министр

Б. Имашев

"КЕЛІСІЛГЕН"

Қазақстан Республикасының

Мәдениет және ақпарат министрі

______________________ Д. Мыңбай

1 ақпан 2012 жыл

Қазақстан Республикасы
Әділет министрінің
2012 жылғы 31 қаңтардағы
№ 32 бұйрығына
1-қосымша

Нотариаттық іс жүргізу жөніндегі ереже

Ескерту. Ереже жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 31.08.2021 № 757 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Осы нотариаттық іс жүргізу жөніндегі ереже (бұдан әрі – Ереже) "Нотариат туралы" Қазақстан Республикасы Заңының (бұдан әрі – Заң) 4-бабына сәйкес әзірленді.

Ереже:

жеке практикамен айналысатын нотариустың (бұдан әрі – жекеше нотариус);

мемлекеттік нотариаттық кеңсенің мемлекеттік нотариустарының (бұдан әрі – мемлекеттік нотариус) нотариаттық іс жүргізуінің бірыңғай тәртібін белгілейді.

2. Нотариаттық іс жүргізу "Қазақстан Республикасындағы тіл туралы" Қазақстан Республикасының Заңына және Заңның 5-бабына сәйкес жүргізіледі.

3. Ереже:

1) құжаттарды қабылдау, тіркеу және жіберу;

2) істер номенклатурасын жасау;

3) істерді қалыптастыру;

4) істерді ресімдеу, істер тізімдемесін жасау;

5) құжаттарды сақтау;

6) істерді жекеше нотариаттық немесе мемлекеттік мұрағатқа беру, мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету;

7) істерді жою;

8) консультация беруді тіркеу;

9) шетелде іс-әрекеттер жасауға арналған құжаттарды ресімдеу;

10) мөрді, мөртабандарды және электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану;

11) мұрагерлік істерді қалыптастыру және ресімдеу тәртібін анықтайды.

4. Іс жүргізуді ұйымдастыру және дұрыс жүргізу, мұрағаттық құжаттарды сақтау және есебін жүргізу, пайдалану, сондай-ақ нотариаттық құжаттарды тиісті мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыруды:

жекеше нотариус;

мемлекеттік нотариус қамтамасыз етеді.

5. Мемлекеттік нотариус жұмыстан босатылған немесе ауысқан кезде іс жүргізуді ұйымдастыру және дұрыс жүргізу, нотариаттық мұрағаттық құжаттарды сақтау, есебін жүргізу және пайдалану аумақтық әділет органының бұйрығымен басқа мемлекеттік нотариусқа жүктеледі.

Жекеше нотариустың лицензиясының қолданысы тоқтатыла тұрған жағдайда аумақтық әділет органы мен аумақтық нотариаттық палата осы Ережеде көзделген тәртіппен нотариустың іс жүргізуіндегі құжаттарды басқа нотариусқа беру бойынша шаралар қолданады.

Жеке практикамен айналысатын нотариустың лицензиясының күші тоқтатылған кезде нотариустың лицензиясының күшін тоқтату туралы бұйрыққа қол қойған күннен бастап отыз күн ішінде аумақтық әділет органы мен нотариаттық палата құжаттарды басқа нотариусқа немесе жекеше нотариаттық мұрағатқа беру бойынша шаралар қолданады.

Аумақтық нотариаттық палата мүшелігінен шыққанда нотариустың нотариаттық палата мүшелігінен шығу туралы өтініші келіп түскен күннен бастап отыз күн ішінде аумақтық әділет органы нотариаттық палатамен бірлесе отырып, аяқталған және ресімделген істерді жекеше нотариаттық мұрағатқа қабылдау-тапсыруды жүзеге асырады.

Аумақтық нотариаттық палата мүшелігінен шығарылған кезде аумақтық нотариаттық палата нотариаттық палатадан шығару туралы тәртіптік комиссияның шешімі күшіне енген күннен бастап отыз күн ішінде аяқталған және ресімделген істерді жекеше нотариаттық архивке қабылдау-тапсыруды жүзеге асырады.

Нотариустың лицензиясының қолданысы тоқтатыла тұрған, нотариустың лицензиясының қолданысы тоқтатылған, нотариус нотариаттық палата мүшелігінен шыққан немесе шығарылған жағдайда нотариустың Бірыңғай нотариаттық ақпараттық жүйедегі (бұдан әрі – БНАЖ) кабинеті аумақтық нотариаттық палатаның шешімі бойынша басқа жекеше нотариусқа, сондай-ақ жекеше нотариаттық мұрағатқа беріледі.

6. Жекеше және мемлекеттік нотариустар жасайтын және алатын құжаттарды есепке алу, істердегі құжаттарды топтастыру, оларды сақтау мерзімдерін айқындау істер номенклатурасымен реттеледі.

Істер номенклатурасы – оларды сақтау мерзімі көрсетілген істер атауларының (тақырыптарының) жүйеге келтірілген тізбесі.

7. Құжаттар Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына сәйкес ресімделеді.

2-тарау. Құжаттарды қабылдау, тіркеу және жіберу

8. Келіп түскен барлық құжаттар тіркеуден өтуі тиіс.

9. Құжаттарды есепке алу және олардың орындалуын бақылау үшін:

осы Ережеге 1-қосымшаға сәйкес нысан бойынша БНАЖ-да кіріс құжаттарын тіркеу журналы;

осы Ережеге 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша БНАЖ-да шығыс құжаттарды тіркеу журналы жүргізіледі.

10. Кіріс құжаттарының бірінші бетінің төмен оң жақ шетінде кіріс құжаттарын тіркеу журналы бойынша тіркеу нөмірі және оларды тіркеген күні қойылады.

11. Шығыс құжаттарында осы Ережеге 3-қосымшаға сәйкес үлгі бойынша тіркеу мөртабаны қойылады.

12. Құжаттар адресаттарға пошта арқылы (белгілі электрондық адреске көшірмесін жолдай отырып) жіберіледі немесе қолма-қол беріледі.

3-тарау. Істер номенклатурасын жасау

13. Істер номенклатурасы үш данада ағымдағы жылдың 10 желтоқсанынан кешіктірмей жасалады және келесі күнтізбелік жылдың 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі.

Мемлекеттік нотариаттық кеңсенің істер номенклатурасын аумақтық әділет органының басшысы бекітеді және мемлекеттік мұрағатпен келіседі.

Жекеше нотариус істер номенклатурасын жекеше нотариаттық мұрағатпен келісім бойынша бекітеді.

14. Істер номенклатурасына барлық құжатталатын қызметті көрсететін істердің атаулары (тақырыптары) енгізіледі. Электрондық құжаттар мен дерекқорлар істер номенклатурасына жалпы негіздерде енгізіледі.

Істер номенклатурасында құжаттың нысаны (ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаз түрінде) көрсетіледі.

Істер номенклатурасы осы Ережеге 4-қосымшаға сәйкес үлгілік істер номенклатурасы негізінде жасалады.

Үлгілік істер номенклатурасы істер номенклатурасын дайындаған кезде, оларды мұрағатқа өткізу немесе жоюға беру үшін іріктеген жағдайда істердің сақталу мерзімін айқындаған кезде негізгі құжат ретінде пайдалануға арналған.

Істер номенклатурасын жасаған кезде үлгілік істер номенклатурасында белгіленген сақтау мерзімін кемітуге жол берілмейді.

Номенклатураның әрбір бөлімінде істер номенклатурасында көзделмеген, алайда күнтізбелік жыл ішінде қалыптастырылған істер тақырыбына енгізу үшін резервтік индекс қарастырылады.

15. Жылдың соңында осы Ережеге 5-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жүргізілген істер немесе томдардың саны және санаты туралы қорытынды жазба енгізіледі.

16. Істер номенклатурасының данасы жедел сақтаудағы істер үшін есептік құжат ретінде мемлекеттік нотариаттық кеңсенің немесе жекеше нотариустың мұрағатында қалады.

4-тарау. Істерді қалыптастыру

17. Мемлекеттік нотариаттық кеңседегі және жеке нотариустағы барлық құжаттар орындалған соң істер номенклатурасына сәйкес топтастырылады және істердің ішінде жүйелестіріледі.

18. Істерге бір жылдың құжаттары топтастырылады.

19. Істерге оларға қатысы жоқ құжаттарды, сондай-ақ құжаттардың сызбалары мен жобаларын енгізуге жол берілмейді.

20. Істер белгілі бір мәселеге немесе нотариаттық іс-әрекетке жататын құжаттардың жеке папкасына топтастырылады.

21. Істер ауқымы бойынша 180 парақтан аспауы тиіс. Парақтар саны 180-нен асатын қосымшалар жеке томға бөлінеді, ол туралы құжатта белгі қойылады.

Істе бірнеше том (бөліктер) болатын болса, істің нөмірі (индексі) мен тақырыбы істің әрбір томына том нөмірі қосылып қойылады, соңғы томға (бөлігіне) "соңғы" ("соңғысы") деген сөз қосылады.

22. Нотариустың мұрагерлік істерді ресімдеуге байланысты қаулыларының даналары мұрагерлік істерге орналастырылады.

Нотариаттық іс-әрекеттерді кейінге қалдыру туралы қаулылардың даналары кейінге қалдырылған нотариаттық іс-әрекеттерге байланысты құжаттармен топтастырылады.

5-тарау. Істерді ресімдеу. Істердің тізбесін жасау

23. Істерді ресімдеу істерді сақтауға дайындау жөнінде кешенді жүргізілетін жұмыстардан тұрады, ол мұқабадағы, брошюродағы сипаттаманы, парақтардың нөмірленуін, куәландыратын жазбаны және ішкі сипаттаманы қамтиды.

24. Істер осы Ережеге 6-қосымшаға сәйкес нысан бойынша істер мұқабасына орналастырылады.

25. Істер аяқталған соң іс жүргізуде істер номенклатурасына сәйкес белгіленетін оның сақталу мерзіміне сәйкес толық немесе жартылай ресімдеу жүргізіледі.

26. Тұрақты және уақытша (он жылдан артық) сақтау мерзімдері істері мыналарды көздейді:

істегі парақтарды нөмірлеу;

істегі куәландыру парағын жасау;

істегі құжаттың ішкі тізбесін жасау;

істі қатты мұқабаға брошюралау (тігу);

істердің мұқабасына барлық деректерді осы Ереженің 32-тармағына сәйкес толтыру.

27. Істің соңында осы Ережеге 7-қосымшаға сәйкес нысан бойынша куәландырушы парақ тігіледі.

Істің куәландырушы парағына нотариус мөрін қоя отырып, қызметін және куәландырушы жазбаны жасаған күнін көрсетіп қол қояды.

28. Тұрақты және уақытша сақтау (он жылдан астам) мерзіміндегі істерде осы Ережеге 8-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ішкі жазба жасалады.

Іс құжаттарының ішкі жазбасына жекеше нотариус немесе мемлекеттік нотариус қол қояды және істің басына тігіледі.

29. Уақытша сақтаудағы істерді (он жылға дейінгіні қоса алғанда) тігу папкаларында сақтауға жол беріледі, істегі құжаттарды қайтадан жүйелендіру жасалынбайды, істің парақтары нөмірленбейді, куәландырушы жазбалар жасалынбайды.

30. Күнтізбелік жыл аяқталған соң іс жүргізуде аяқталған тұрақты және уақытша (он жылдан жоғары) сақтау істеріне осы Ережеге 9-қосымшаға сәйкес нысан бойынша тұрақты сақтаудағы істердің тізбесі жеке жасалынады. Тізбе істердің күндері мен парақтарын көрсете отырып, істер тақырыбының тізбесін көрсетеді.

Уақытша сақтаудағы (он жылға дейін) істерге тізбе жасалынбайды.

31. Жекеше нотариустың немесе мемлекеттік нотариаттық кеңсенің істерінде сақталатын құжаттар Заңның 3-бабының 6-тармағында көзделген тұлғаларға беріледі.

Істерден құжаттарды алу Қазақстан Республикасының Қылмыстық-процестік кодексiне сәйкес жүргізіледі, бұл ретте іске құжаттың көшірмесі мен түпнұсқасын алу туралы акті (хаттама) тігіледі.

32. Істен бұрын алынған құжаттар қайтарылған жағдайда олар бұрын көшірмесі алынған іске қайта тігіледі, өз кезегінде олардың көшірмелері алып тасталады.

33. Нотариус жүргізетін журналдар оларға бірінші жазба енгізілгенге дейін тігіледі, олардың парақтары нөмірленеді. Нөмірленген және тігілген парақтардың саны журналдың соңғы парағының сыртқы бетінде көрсетіледі.

6-тарау. Құжаттарды сақтау

34. Нотариаттық іс жүргізу құжаттары қалыптастырылған орны бойынша он жыл бойы нотариуста сақталады.

Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2012 жылғы 31 қаңтардағы № 29 бұйрығымен бекітілген (Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 7444 болып тіркелген) Нотариустың үй-жайына қойылатын талаптарда белгіленген нотариаттық іс жүргізу құжаттарын сақтау үшін жағдайлар болған кезде, нотариаттық іс жүргізу құжаттары нотариустың кәсіби қызметін жүзеге асырудың бүкіл кезеңінде олардың қалыптасқан орны бойынша сақталады.

35. Жекеше нотариус, мемлекеттік нотариус құжаттар мен істердің құжаттарды сақтау мерзіміне сақталуын қамтамасыз етеді.

36. Істер ұйымның бекітілген істер номенклатурасына сәйкес орналастырылады, мұқабаларының түбіртектерінде олардың индекстері көрсетіледі.

7-тарау. Істерді жекеше нотариаттық немесе мемлекеттік мұрағатқа тапсыру. Мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету

37. Жекеше нотариус он жыл сақтау мерзімі өткеннен кейін және сақтау үшін жағдай болмаған кезде сақтау кезеңінен кейінгі күнтізбелік жыл ішінде аяқталған және ресімделген істерді жеке нотариаттық мұрағатқа сақтауға береді.

Заңының 12-бабына сәйкес өз қызметін тоқтатқан, сондай-ақ нотариаттық палата мүшелігінен шыққан жекеше нотариус бір ай мерзімде аяқталған және ресімделген істерді басқа жекеше нотариусқа немесе тиісті нотариаттық округтің жекеше нотариаттық мұрағатына сақтауға береді.

Аяқталған және ресімделген істерді жекеше нотариаттық мұрағатқа сақтауға беру мерзімі екі айдан артық емес мерзімге ұзартылады.

38. Істерді табыстау тұрақты және уақытша (он жылдан жоғары) сақтау істері тізбесі және істер номенклатурасы бойынша жүзеге асырылады.

39. Жекеше нотариус тұрақты, уақытша (жетпіс бес жыл) сақтау мерзіміндегі аяқталған және ресімделген істерді:

жер учаскелерін иеліктен шығару туралы шарттарды;

тұрғын үйлерді, пәтерлерді иеліктен шығару туралы шарттарды (оларды куәландыруға негіз болған құжаттарды);

аяқталған мұрагерлік істерді;

ерлі-зайыптылардың ортақ мүлкіндегі үлеске меншік құқығы туралы куәліктерді (егер мұндай куәлік нотариаттық кеңседе жасалған мұрагерлік іске байланысты тірі зайыбына берілген болса, онда ол мұрагерлік іске тігіледі) жекеше нотариаттық мұрағатқа береді.

Нотариаттық куәландырылған өсиеттер, оның ішінде құпия өсиеттер, сондай-ақ аяқталмаған мұрагерлік іс жекеше нотариаттық мұрағатқа тапсырылмайды.

40. Жекеше нотариустың лицензиясының қолданылуы тоқтатылған, жекеше нотариус аумақтық нотариаттық палатаның мүшелігінен шыққан немесе шығарылған жағдайда, нотариаттық куәландырылған өсиеттер, оның ішінде құпия өсиеттер, сондай-ақ аяқталмаған мұрагерлік істер он жұмыс күні ішінде аумақтық әділет органы мен аумақтық нотариаттық палатаның бірлескен шешімі бойынша басқа жекеше нотариусқа беріледі.

Жекеше нотариустың лицензиясының қолданылуы тоқтатыла тұрған жағдайда нотариустың іс жүргізуіндегі құжаттар он жұмыс күні ішінде аумақтық әділет органы мен аумақтық нотариаттық палатаның бірлескен шешімі бойынша басқа жекеше нотариусқа беріледі.

Құжаттарды беру туралы осы Ережеге 10-қосымшаға сәйкес нысан бойынша құжаттарды қабылдау-тапсыру актісі жасалады.

41. Заңының 29-1-бабына сәйкес нотариаттық құжаттарды сақтау және сақтауды қамтамасыз ету үшін жекеше нотариаттық мұрағаттар жұмыс істейді.

Жекеше нотариаттық мұрағаттар аумақтық нотариаттық палаталардың филиалдары болып табылады.

Жекеше нотариаттық мұрағатта осы Ереженің 39-тармағының 1-бөлігінде көрсетілген құжаттар сақталады.

42. Мемлекеттік нотариаттық палата таратылған жағдайда аяқталған және ресімделген істерді аумақтық әділет органы мемлекеттік мұрағатқа береді.

43. Нотариаттық іс-әрекеттер жасау туралы мәліметтер және Заңда көзделген өзге де мәліметтер нотариаттық электрондық репозиторийде уақытша сақтауға орналастырылуға тиіс және белгіленген мерзім өткеннен кейін нотариаттық электрондық архивке берілуге тиіс.

44. Электрондық нысандағы нотариаттық құжаттарды уақытша сақтауды, есепке алу мен пайдалануды қамтамасыз ететін БНАЖ-дың құрамдасы нотариаттық электрондық репозиторий болып табылады.

45. Электрондық нысандағы нотариаттық құжаттарды жинауға, алуға, жиынтықтауға, ретке келтіруге, сақтауға, есепке алу мен пайдалануға арналған орталықтандырылған ақпараттық жүйе нотариаттық электрондық архив болып табылады.

8-тарау. Істерді жою

46. Сақтау мерзімі өткен істер тұрақты сақтаудағы істер тізбесі мен тиісті кезеңдегі құжаттар мен істерді жоюға бөлу туралы акті бекітілген соң жоюға бөлінеді.

47. Жоюға іріктелген істер осы Ережеге 11-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жоюға бөлінген құжаттар мен істер туралы актімен ресімделеді.

48. Актіге:

жекеше нотариус;

іс жүргізуді ұйымдастыру және жүргізу жүктелген мемлекеттік нотариус қол қояды.

49. Акті сараптамалық тексеру комиссиясының (бұдан әрі – СТК) мақұлдауына беріледі, оның құрамын:

аумақтық нотариаттық палата;

аумақтық әділет органы (мемлекеттік нотариаттық кеңсенің істерін жойған кезде) айқындайды.

СТК мақұлдаған акті аумақтық нотариаттық палатаға немесе аумақтық әділет органына бекітуге ұсынылады.

9-тарау. Консультация беруді есепке алу тізілімін жүргізу. Консультация беруді тіркеу

50. Заңның 17-1-бабына сәйкес жүзеге асырылатын, нотариаттық іс-әрекеттер жасауға тікелей байланысты емес құқықтық сипаттағы ауызша және жазбаша консультациялар жүргізу нысанында нотариус ұсынатын консультация беру; Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарына сәйкес мәмілелер, өтініштер және басқа да құжаттар жобаларын жасау есепке алуға жатады.

51. Консультация беруді есепке алуды нотариус БНАЖ-дағы консультация беруді есепке алу тізілімінде осы Ережеге 12-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жүргізеді.

52. Мәліметтер консультацияға жүгінген күні консультация беруді есепке алу тізіліміне енгізілуге жатады.

10-тарау. Шетелде іс-әрекет етуге арналған құжаттарды ресімдеу

53. Шетелде іс-әрекет етуге арналған құжаттарға қол қойған кезде нотариаттық іс-әрекет жасау үшін келген тұлға құжаттағы тиісті жолға тегін, атын, әкесінің атын (бар болған жағдайда) жеке басын куәландыратын құжатында көрсетілгендей кезектілікпен жазып, қолын қояды.

54. Куәландыратын жазбаны толтырған кезде:

жекеше немесе мемлекеттік нотариустың тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда);

мемлекеттік нотариаттық кеңсенің атауы;

лицензияның нөмірі, берген күні мөрдің бедеріне сәйкес толығымен көрсетіледі.

Нотариаттық іс-әрекеттің жасалынған күні сөздермен жазылады.

Құжатқа қол қойған тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда) оның жеке басын куәландыратын құжатындағы кезектілікпен көрсетіледі.

55. Мөр құжаттың бос орнына куәландыру жазбасының астына оның мәтініне және жекеше немесе мемлекеттік нотариустың қолтаңбасына жеткізбей қойылады.

Куәландыру жазбасының мәтіні (оның ішінде нотариаттық іс-әрекеттің электрондық тізілімінің нөмірі, өндіріп алынған мемлекеттік баж сомасы және/немесе нотариусқа төленген сома) техникалық құралдармен (жазу машинкасымен, дербес компьютермен) басылады.

56. Құжаттар бүктелмейді, аяғына дейін толтырылмаған жолдары, бос орындары сызылмайды, бекіту мөртабанын қоюға жол берілмейді.

Құжаттар жіппен немесе қызыл немесе ақ түсті жолақпен үш жерден тесіліп тігіледі.

11-тарау. Нотариустың мөрі, мөртабандары және электрондық цифрлық қолтаңбасы

57. Жекеше және мемлекеттік нотариустың мөрі Заңның 22-бабының және "Қазақстан Республикасындағы тіл туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 21-бабының талаптарына сәйкес дайындалады.

58. Жекеше нотариустың мөрі осы Ережеге 13-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жекеше нотариус мөрінің эскизіне сәйкес дайындалады.

59. Жекеше және мемлекеттік нотариустың тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда) мөрдің мәтінінде оның жеке басын куәландыратын құжаты бойынша жазылады.

60. Аумақтық әділет органы мемлекеттік нотариустың мөрін дайындауға тапсырыс беруді жүзеге асырады.

Аумақтық нотариаттық палата жекеше нотариустың мөрін дайындауға тапсырыс беруді жүзеге асырады.

Нотариаттық іс-әрекет жасау үшін нотариустарға мөрді аумақтық әділет органы немесе аумақтық нотариаттық палата осы Ережеге 14-қосымшаға сәйкес нысан бойынша мөрді беру журналында қол қою арқылы береді.

61. Мөрді жекеше және мемлекеттік нотариус нотариаттық расталған немесе куәландырылған құжатты беру кезінде нотариустың қызметіне байланысты куәландырылған жазбаның мәтінін, қаулыда, тапсырмада (сұрау салуда) және құжаттарда өзінің қолтаңбасын бекіту үшін пайдаланады.

62. Мөрдің жоғалғаны немесе ұрланғаны туралы жекеше нотариус ол белгілі болған күннен бастап бір күн ішінде аумақтық әділет органына және нотариаттық палатаға хабарлайды.

Мөрдің жоғалғаны немесе ұрланғаны туралы мемлекеттік нотариус ол белгілі болған күннен бастап бір күн ішінде аумақтық әділет органына хабарлайды.

63. Мөр:

мемлекеттік нотариус қызметінен босатылған;

нотариаттық округтен тыс нотариус қызметінің аумағын өзгерткенде;

жекеше нотариустың лицензиясының қолданысы тоқтатылған кезде;

нотариустың жеке басын растайтын құжатының деректері өзгергенде;

пайдалануға жарамсыз болған жағдайларда жойылады.

64. Мөр:

жекеше нотариус лицензиясының қолданысын тоқтата тұру туралы бұйрықпен танысқан кезден бастап оның лицензиясының күші тоқтатыла тұрған кезеңде;

жекеше нотариус нотариаттық палатадан мүшеліктен шығарылған жағдайда;

мемлекеттік нотариус бұйрықпен танысқан күннен бастап бір жұмыс күні ішінде демалыста (оның ішінде бала күтімі бойынша) болған кезеңде аумақтық әділет органына сақтауға тапсырылады.

Мемлекеттік немесе жекеше нотариустың мөрі нотариустың қатысуымен конвертке салынады, нотариустың, лауазымды адамның қолдары қойылады және аумақтық әділет органының мөрімен бекітіледі.

Мөрі бар конвертті ашу нотариустың қатысуымен жүргізіледі.

65. Мөрді пайдаланған кезде көк немесе сия көк бояғыштар қолданылады, қара, көп түсті бояғыштар қолдануға жол берілмейді.

66. Аумақтық әділет органы мемлекеттік нотариустың мөрі жоғалған немесе жойылған жағдайда ақпаратты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінің Интернет-ресурсында жариялайды.

Жекеше нотариустың мөрі жоғалғаны немесе жойылғаны туралы ақпарат аумақтық нотариаттық палатаның Интернет-ресурсында орналастырылады.

67. Жекеше нотариус пен мемлекеттік нотариустың "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес электрондық цифрлық қолтаңбасы болады.

Нотариус электрондық құжаттармен нотариаттық іс-әрекеттер жасауды және БНАЖ-ға мәліметтер енгізуді электрондық цифрлық қолтаңба арқылы жүзеге асырады.

68. Нотариаттық құжаттар А4 форматындағы қағаздың стандартты парақтарында жасалады.

БНАЖ әрбір нотариаттық іс-әрекет бойынша құжаттың қағаз нұсқасында көрсетілетін бірегей нөмір береді.

69. Құжаттарды ресімдеген кезде бекіту мөртабаны пайдаланылады. Бекіту мөртабанының бедері көк немесе сия көк түсті штемпелді бояумен орындалады.

Куәландырылған жазбаны орындаған кезде бекіту мөртабанын пайдалану барысында техникалық құралдарды қолдану арқылы немесе көк немесе сия көк бояуларды қолдана отырып, мөртабанның толтырылмаған жерін толықтырып жазуға болады. Көк немесе сия көк бояуларды қолдан қолдана отырып нотариаттық іс-әрекеттің тіркеу нөмірін және техникалық құралдарды қолдана отырып куәландырылған жазбаларды орындаған кезде өндіріп алынған мемлекеттік баждың (нотариаттық тарифтің) сомасын қоюға болады. Куәландыратын жазбаны қолдан жазған кезде де көк немесе сия көк бояу пайдаланылды.

70. Мөрлер, куәландыру жазбаларының мөртабандары жекеше нотариустың үй-жайында немесе мемлекеттік нотариат кеңсесінде сейфтерде немесе мөрленетін жанбайтын металл шкафтарда сақталады.

71. Мөрді, куәландыру жазбаларының мөртабандарын пайдалануды, сақтауды және есепке алуды жекеше және мемлекеттік нотариус, мемлекеттік нотариаттық кеңседе аумақтық әділет органы басшысының бұйрығымен айқындалған мемлекеттік нотариустардың бірі жүргізеді.

12-тарау. Мұрагерлік істерді қалыптастыру және ресімдеу. Өсиетхаттарды есепке алу

72. Жекеше нотариус не мемлекеттік нотариаттық кеңсеге түскен мұраның ашылғаны туралы куәландыратын алғашқы құжатты нотариустың алуы мұрагерлік іс бойынша іс жүргізуді бастауға негіз болады. Мұндай арыздарға: мұраны қабылдау туралы өтініш, мұраға құқық туралы куәлік беру туралы өтініш, мұрадан бас тарту туралы өтініш, тірі зайыбының ерлі-зайыптылардың ортақ мүлкіндегі үлеске меншік құқығы туралы куәлік беру туралы өтініші жатады.

73. Мұрагерлік іске жататын құжаттар жекеше нотариусқа немесе мемлекеттік нотариусқа жеке қабылдау барысында да, пошта арқылы да беріледі.

74. Мұрагерлік іс бойынша іс жүргізуді бастауға негіз болған құжат БНАЖ мұрагерлік істер тізілімінде тіркеледі.

75. Мұрадан бас тарту немесе мұраны қабылдау туралы не мұраға құқығы туралы куәлікті беру туралы, шығындарды мұрагерлік мүлік есебінен төлеу туралы өтініштердің негізінде мұрагерлік іс жүргізіледі және реттік нөмір беріледі.

Барлық өтініштерде олардың келіп түскен күні, бірінші келіп түскен өтінішке берілген мұрагерлік істің нөмірі көрсетіледі.

Мұрагерлік іс жеке номенклатуралық іс болып табылады. Істің мұқабасында номенклатуралық индекске таяқша арқылы мұрагерлік істің нөмірі қойылады (№ 2-8/27/2021 іс).

Мұрагерлік іске мұрагерлер ұсынған мұраға құқық туралы куәлік беруге негіз болған барлық құжаттар тігіледі.

Егер мұрагерлік іс ағымдағы жылдың іс жүргізуінде аяқталмаған болса, ол келесі жылға сол нөмірмен өтеді және қайта тіркелуге жатпайды.

76. Жекеше немесе мемлекеттік нотариустың мұрагерлік істі тиесілігі бойынша басқа нотариусқа беруі мынадай тәртіппен жүргізіледі:

мұрагерлік істегі құжаттар тігіледі;

құжаттардың ішкі тізімдемесі жасалады;

мұқабаның көшірмесімен қоса, мұрагерлік істің көшірмесі түсіріледі.

Мұрагерлік істің түпнұсқасын ілеспе хатпен бірге нотариус не нотариустың көмекшісі тапсырыс хатпен (тапсырыс бандеролімен) не курьер арқылы тиесілігі бойынша басқа нотариусқа жібереді.

77. Мұрагерлік істі тиесілігі бойынша берген жекеше немесе мемлекеттік нотариустың істерінде қабылдау - тапсыру актісі, ілеспе хатпен және почта байланысы операторының хабарламасы бар мұрагерлік істің көшірмесі, ал мұрагерлік істі курьер немесе нотариус не нотариустың көмекшісі жеткізген жағдайда нотариустың немесе аумақтық әділет органының оны алғаны туралы белгісі сақталады.

Мұрагерлік істі немесе оның көшірмесін тиесілігі бойынша тапсыру мұрагерлік істі немесе оның көшірмесін тапсырып отырған нотариус оны тапсыруға негіздеме болған (мұрагердің өтініші, нотариустың сұрау хаты) құжатты алған соң жеті жұмыс күні ішінде жүргізеді.

78. Оған тиесілігі бойынша жіберілген мұра ісін қабылдаған жекеше немесе мемлекеттік нотариус мұрагерлік істі тіркеу үшін көзделген тәртіп бойынша істі тіркейді.

79. Аумақтық нотариаттық палатада өсиетхаттарды куәландыруға уәкілеттік берілген лауазымды тұлғалардан алынған, нотариаттық куәландырылғанға теңестірілген өсиетхаттарды есепке алу тізілімі Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2021 жылғы 30 сәуірдегі № 356 бұйрығымен бекітілген (Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 22701 болып тіркелген) Бірыңғай нотариаттық ақпараттық жүйенің тізілімдерін жүргізу ережесіне 4-қосымшаға сәйкес нысанда жүргізіледі.

Куәландырылған өсиет туралы мәліметтер БНАЖ электрондық тізіліміне жазба енгізілгеннен кейін БНАЖ өсиеттерді есепке алу тізіліміне түседі.

80. Аяқталған мұрагерлік іс мұраға құқығы туралы қосымша куәлік берілгенде немесе бұрын берілген мұраға құқығы туралы куәліктің күші жойылған жағдайда мұраға құқығы туралы жаңа куәлік берілгенде қайта басталады. Бұл ретте мұрагерлік істерді есепке алу тізілімінде мұрагерлік істің қайта басталуына негіз болған өтініштер тіркеледі. Жаңа құжаттар мұрагерлік істің соңына орналастырылады, істің мұқабасына, ішкі тізімдемесіне, куәландырушы парағына тиісті өзгерістер енгізіледі.

Мұраға құқығы туралы қосымша куәлікті бұрын мұраға құқығы туралы куәлікті берген нотариус береді.

Нотариус лицензиясының күші тоқтатыла тұрған жағдайда мұраға құқығы туралы қосымша куәлікті құжаттар тапсырылған нотариус береді.

Бұрын мұраға құқығы туралы куәлікті берген нотариустың лицезиясының күші тоқтатылғанда, нотариус нотариаттық палата мүшелігінен шыққан немесе шығарылған жағдайда және істерді мұрағатқа сақтауға тапсырылған кезде мұраға құқығы туралы қосымша куәлікті мүдделі тұлға жүгінген нотариус береді. Бұл ретте, нотариус мұрағаттан мұрагерлік істің көшірмесін сұратады және аталған құжаттардың негізінде мұраға құқығы туралы қосымша куәлікті береді.

81. Аяқталған мұрагерлік істі сақтауға дайындаған кезде құжаттар осы Ереженің 35-тармағына сәйкес мынадай тәртіппен:

мұраға құқығы туралы куәлік;

мұраны қабылдау туралы, мұраға құқығы туралы куәлікті беру туралы немесе мұрадан бас тарту туралы өтініштер;

БНАЖ арқылы "АХАЖ тіркеу пункті" ақпараттық жүйесінде алынған қайтыс болуды мемлекеттік тіркеу туралы мәліметтер ("АХАЖ тіркеу пункті" ақпараттық жүйесінде қайтыс болу туралы мәліметтер болмағанда немесе Қазақстан Республикасынан тыс жерде қайтыс болу жағдайында қайтыс болу туралы куәліктің немесе хабарламаның, анықтаманың, не акт жазбасының көшірмесі);

БНАЖ арқылы "Жеке тұлғалар" мемлекеттік деректер қорынан мұра берушінің тіркелген орны туралы мәліметтер;

мұрагерлердің мұра берушімен туысқандық қатынастарын растайтын құжаттардың көшірмелері, мұраға негіздеме (өсиет, туысқандық деңгейі туралы, бала асырап алу туралы, мұра берушінің асырауында тұрғаны туралы құжаттар);

мұрагерлердің шеңберін анықтау үшін жасалған нотариустың сұрау салулары және оларға жауаптар;

БНАЖ-да мұрагерлік істің бар / жоқ екендігі туралы анықтама;

мұраның мұра берушіге тиістілігін растайтын құжаттары (құқығын белгілеуші құжаттары);

мұрагерлік іске қоса берілген құжаттар тігіледі.

Ескерту. 81-тармақ тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 28.09.2022 № 813 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

82. Барлық мұрагерлерге мұраға құқық туралы куәлік берілгеннен кейін мұрагерлік іс бойынша іс жүргізу аяқталды деп есептеледі және іс сақтау үшін ресімделеді.

83. Егер құпия өсиет құпия өсиетті куәландырған нотариуста сақталса, онда нотариус мөрленген конвертте құпия өсиет салынған конверт, құпия өсиетті сақтауға қабылдау туралы куәліктің данасы, құпия өсиетті жою туралы өтініш, өсиет қалдырушы оны жойған жағдайда "құпия өсиетті сақтау конверттері" ісіне орналастырылады.

Құпия өсиеттің тұтастығын қамтамасыз ету үшін олар (құжаттарды механикалық зақымдалмаған ұстауға мүмкіндік беретін арнайы құралдармен жабдықталған қатты материалдан жасалған қысқыштармен, мөлдір файлдармен және т.б.) папкаларға орналастырылады.

Бір құпия өсиетке қатысты барлық құжаттар бірге топтастырылады және нөмірленеді, бірақ тігілмейді.

Сақтау конвертінің өзінен басқа іске құпия өсиетті сақтауға қабылдау туралы куәліктің данасы орналастырылады.

Өсиет берушіге немесе өсиетті орындаушыға (өсиет жүктелген өкілге) сақтауға берілген құпия өсиеттің күші жойылған жағдайда, нотариустың істерінде құпия өсиетті сақтауға беру туралы куәлік және оның күшін жою туралы өтініш қалады.

84. Егер құпия өсиет құпия өсиетті куәландырған нотариуста сақталса, онда құпия өсиет және оған қатысты құпия өсиетті сақтауға қабылдау туралы куәлік құпия өсиеттің конвертін ашқан кезде істен алынады, олардың орнына құжаттарды алып қою себебі мен күні туралы мәліметтерді қамтитын осы Ережеге 15-қосымшаға сәйкес нысан бойынша құжатты алып қою туралы анықтама орналастырылады.

85. Құпия өсиеті бар конвертті ашу жөніндегі іс жүргізуді бастау үшін өсиет қалдырушының қайтыс болуы туралы куәлікті немесе хабарламаны, сондай-ақ құпия өсиеті бар конвертті, ол өсиет қалдырушыда немесе өсиетті орындаушыда (өсиет алушы адамда) сақталған жағдайда, құпия өсиетті ашу және жария ету туралы өтінішті оның құпия өсиетін куәландырған немесе ол сақталатын нотариустың алуы негіз болып табылады.

Ескерту. 85-тармақ тармақ жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 28.09.2022 № 813 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

86. Нотариус "Құпия өсиет" жеке ісін қалыптастырады. "Құпия өсиет" жеке ісінің нөмірі араб сандарымен белгіленеді және БНАЖ нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеудің электрондық тізілімінде құпия өсиетті ашу және жария ету хаттамасы тіркелген нөмірден және жеке іс жүргізілген жылдан тұрады: 20/2021, мұндағы 20 – құпия өсиетті ашу және жария ету хаттамасы БНАЖ электрондық тізілімінде тіркелген нөмір, 2021-жеке іс жүргізілген жыл.

87. Құпия өсиетті жасаған тұлғаның заңды мұрагерлеріне, нотариус тұратын жерлері белгілі болса, тапсырыс хат арқылы құпия өсиетті ашу және жария ету күні, орны және уақыты туралы мәліметтерді көрсете отырып, осы Ережеге 16-қосымшаға сәйкес нысан бойынша хабарлама жібереді. Хабарламаны тапсыру туралы ескертпе нотариустың ісінде сақталады.

88. Құпия өсиет ісіне, конвертті ашуға және нақты құпия өсиеттің мәтінін жария етуге қатысты, құпия өсиет орналастырылған конвертті, құпия өсиетті қабылдау туралы куәлікті, құпия өсиеттің түпнұсқасын (немесе өсиет қалдырушы нотариусқа берген конверттен алынған кез келген өзге де салым), құпия өсиетті ашу және жария ету хаттамасының түпнұсқасын, сақтау конвертін қоса алғандағы барлық құжаттар орналастырылады.

89. Өсиет бойынша мұрагерлерге құпия өсиетті ашу және жария ету туралы хаттаманың көшірмесін бергеннен кейін нақты құпия өсиет бойынша іс жүргізу аяқталды деп есептеледі және тұрақты сақтау үшін дайындалады.

90. Егер өсиет бойынша мұрагерлер құпия өсиетті ашу және жария ету туралы хаттаманың көшірмесін конвертті ашқан және құпия өсиет мәтінін жария еткен кезден бастап бір жыл ішінде алмаса, құпия өсиет ісі бойынша іс аяқталуы және уақытша сақтау үшін дайындалуы мүмкін.

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	1-қосымша
	нысан

Кіріс құжаттарын тіркеу журналы

№	Түскен күні	Кіріс құжатының күні және индексі	Корреспондент	Құжаттың түрі, кіріс құжатының атауы және қысқаша мәтіні	Құжаттың орындалғаны туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	2-қосымша
	нысан

Шығыс құжаттарын тіркеу журналы

№	Шығыс (ішкі) құжатының күні	Шығыс (ішкі) құжатының индексі	Корреспондент	Құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Құжаттың орындалғаны туралы және іске жіберілгені туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	3-қосымша
	нысан

Тіркеу мөртабаны (үлгі)

Мемлекеттік
Нотариаттық
кеңсенің атауы
немесе нотариустың Т.А.Ә. (бар болған жағдайда),
оның лицензиясының нөмірі
шығыс №
20__ж. "__"_____
(күні)

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	4-қосымша
	нысан
	"Бекітемін"
	(облыстың немесе қаланың атауы)
	Әділет департаментінің
	бастығы немесе нотариустың
	Т.А.Ә. (бар болған жағдайда),
	лицензияны берген күні, нөмірі
	___________ тегі, аты-жөні қолы
	20__ жылғы "__" ___________
	___________ № _____________
	(күні) (индексі)

Үлгілік істер номенклатурасы

1. Іс жүргізу, әкімшілік-шаруашылық мәселелер
Істің индексі	Істің (томның, бөліктің) тақырыбы	Істің (томның, бөліктің) саны	Істі (томды, бөлікті) сақтау мерзімі және тізбесі бойынша тармақ нөмірі	Ескертпе
1-1	Статистикалық есептер		үнемі
1-2	Нотариаттық кеңсенің жұмысын тексерудің нәтижелері туралы анықтамалар мен актілер		5 жыл
1-3	Жеке құрамы бойынша бұйрықтар мен басқа да құжаттар		75 жыл
1-4	Әдіжыл органдарымен және нотариаттық палатамен хат алмасу		5 жыл
1-5	Мекемелермен, ұйымдармен және азаматтармен хат алмасу		5 жыл
1-6	Нотариаттық кеңсенің қаржылық және шаруашылық қызметінің құжаттары		5 жыл	Қаржылық шаруашылық қызметті құжаттық тексеру аяқталған жағдайда, даулар, әртүрлі келісулер пайда болған жағдайда, тергеу және сот істері түпкілікті шешім шығарылғанға дейін сақталады.
1-7	Нотариаттық кеңсенің жұмысын ұйымдастыру жөніндегі өтініштер және ұсыныстар және оларға жауаптар		5 жыл ЭПК
1-8	Нотариаттық кеңсенің істер номенклатурасы		үнемі
1-9	Мұрағатқа тапсырылған құжаттамалық материалдардың тізбесі		үнемі
1-10	Кіріс құжаттарын тіркеу журналы		5 жыл
1-11	Шығыс құжаттарын тіркеу журналы		5 жыл
1-12	Нотариаттық іс-әрекеттерді жасау мәселелері бойынша жеке және заңды тұлғалармен хат алмасу		5 жыл
2. Нотариаттық іс-әрекеттерді жасау
2-1	Жер учаскелерін иеліктен айыру туралы шарттар		75 жыл
2-2	Тұрғын үйлерді, пәтерлерді иеліктен айыру және кепілі туралы шарттар (негізінде олар куәландырылған құжаттар)		75 жыл
2-3	Өзге де шарттар		25 жыл
2-4	Нотариаттық куәландырылған өсиетхаттар		75 жыл
2-5	Құпия өсиетті қабылдау туралы куәлік		75 жыл
2-6	Құпия өсиетті сақтауға беру туралы куәлік		75 жыл
2-7	Құпия өсиетті ашу және жария ету хаттамасы		75 жыл
2-8	Мұрагерлік істер		75 жыл
2-9	Сенімхаттар		олардың ескіру (қолдану) мерзімі өткен күннен бастап 3 жыл
2-10	Келісімдер		25 жыл
2-11	Ерлі-зайыптылардың ортақ мүлігіндегі үлесіне меншік құқығы туралы куәлік (егер ондай куәлік нотариаттық кеңседе ашылған мұрагерлік іске байланысты тірі зайыбына берілген болса, ол мұрагерлік іске тігіледі)		75 жыл
2-12	Адамның тірі екендігін және белгілі бір жерде болу фактісін куәландыру туралы, құжатты сақтауға қабылдау туралы		3 жыл
2-13	Құжаттардың көрсетілген уақытын куәландыру жөніндегі құжаттар		3 жыл
2-14	Азаматтардың, мекемелердің, кәсіпорындардың және ұйымдардың өтініштерін басқа азаматтарға, мекемелерге, кәсіпорындарға және ұйымдарға табыстау		3 жыл
2-15	Депозиттік операциялар жасау жөніндегі құжаттар		10 жыл
2-16	Теңіз наразылығы туралы акт		3 жыл
2-17	Дәлелдемелерді қамтамасыз етуге байланысты жасалған құжаттар		5 жыл
2-18	Заңды тұлғалардың істері (жарғының, мемлекеттік тіркеу туралы куәліктің, хаттамалардың, бұйрықтардың көшірмелері)		10 жыл
2-19	Нотариаттық іс-әрекет жасаудан бас тарту туралы қаулылар		5 жыл
2-20	Құжаттарды сараптамаға жіберу туралы қаулы		3 жыл
2-21	Нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеуге арналған тізілімдер		үнемі	электрондық тасығышта
2-22	Мұралық істерді есепке алу кітабы		75 жыл	электрондық тасығышта
2-23	Өсиеттерді есепке алу кітабы		75 жыл	электрондық тасығышта
2-24	Атқарушылық жазба		3 жыл
2-25

Ескертпе:

Парақтардың саны аумақтық әділет органының немесе аумақтық нотариаттық палата қызметкерінің қолтаңбасымен куәландырылады.

Басшы қызметінің атауы __________________________

Нотариус қолтаңбасының таратып жазылуы

күні

Келісілді	Келісілді
(облыс немесе қала атауы) Әділет департаменті СТК (СК) хаттамасымен (хаттаманың күні мен нөмірі)	Жекеше нотариаттық мұрағаттың СКО хаттамасымен (хаттаманың күні мен нөмірі)

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	5-қосымша
	нысан

_________ жылы жасалынған істердің санаты мен саны туралы қорытынды жазба

Сақтау мерзімдері бойынша	Барлығы	Оның ішінде
Сақтау мерзімдері бойынша	Барлығы	ауысатын	"СТК" белгісімен
Үнемі
Уақытша (10 жылдан астам)
Уақытша (10 жылға дейінгіні қоса алғанда)
Барлығы:

Жекеше немесе мемлекеттік нотариустың Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)

қолы

күні

Ұйымның мұрағатына қорытынды мәліметтер беріледі.

Мәліметті берген қызметкердің Т.А.Ә. (бар болған жағдайда), қызметінің атауы.

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	6-қосымша
	нысан

Істің мұқабасы

Қор ____________________ №________

Тізбе ___________________ №________

Іс ______________________ №________

__________________________________________________________________________
(мемлекеттік нотариаттық кеңсенің атауы, жекеше нотариустың Т.А.Ә. (бар болған жағдайда), оның лицензиясының күні мен нөмірі)

____________ том № ____________

Істің № индексі ________________

______________________________

(істің тақырыбы)

20 __ жыл "___" _____

______________________ парақта

Сақтау мерзімі ___________ жыл

Қор _____________________ №

Тізбе ____________________ №

Іс _______________________ №

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	7-қосымша
	нысан

ІСТІҢ КУӘЛАНДЫРУ-ПАРАҒЫ

№ _____ қор № __________________ тізімдеме № __________________ іс

Істе _________________ парақ (тар) нөмірленіп тігіледі, оның ішінде:

литерлік парақтар нөмірленді

_________________________________________

жіберілген парақтар нөмірленді

_________________________________________

нөмірленген таза парақтар

_________________________________________

ішкі тізімдеме парақтары

_________________________________________

Нөмірленуге жатпайтын қосымша және тіркелген құжаттар есепке алынды

___________________________________________________________________

(құжаттардың түрлері және олардың саны)

Іс құжаттарын қалыптасуы, ресімделуі, есепке алу негіздері және табиғи жағдайы	Парақ №№
1	2

Істің куәландыру-парағын толтырған

адамның қызметінің атауы ____________ қолы

(өз қолы)

күні

мемлекеттік немесе жекеше нотариустың Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)

қолы

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	8-қосымша
	нысан

№ іс құжаттарының ІШКІ ТІЗІМДЕМЕСІ

Рет №№	Іс жүргізу индексі	Құжаттардың күні	Құжаттың тақырыбы	Іс парағының нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Барлығы _________________________________________ парақ құжат

(цифрлармен және жазумен)

Ішкі тізбенің парақтар саны ____________________________________

(цифрлармен және жазумен)

Барлығы _______________________________________________ құжат

(саны цифрлармен және жазумен)

жекеше немесе мемлекеттік нотариустың Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)

қолы

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	9-қосымша
	нысан

Тұрақты сақтаудағы істердің тізімдемесі (тізімдеменің беткі парағы) _______________________ жылдардағы

_______________________________________________________________

мемлекеттік нотариаттық кеңсенің атауы немесе жекеше нотариустың

Т.А.Ә. (бар болған жағдайда), оның лицензиясының күні мен нөмірі

№ ___________________________ қор

(мемлекеттік мұрағатта толтырылады)

"Бекітілді"

СТК хаттамасы __________________________________________________

(мұрағаттық мекеменің атауы)

__________________________ № ___________________________________

(күні)

________________________________________________________________

мемлекеттік нотариаттық кеңсенің атауы,

жекеше нотариустың лицензиясының күні мен нөмірі

№ _________________________ тізімдеме

___________________________ жылғы тұрақты сақтаудағы істер

Рет №	Істер индексі	Істердің (томның, бөліктің) тақырыбы	Істің (томның, бөліктің) соңғы күні	Істерді (томды, бөлікті) сақтау мерзімі	Істер (томдар, бөліктер) саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Бұл бөлімге ________________________________________________ істер

(цифрмен)

№ ____________________ бастап №______________ бойынша енгізілген.

_______________________________________________________________

(құраушының қызметі, тегі, аты-жөні)

___ жылғы тізімдеменің бөліміне қорытынды жазбаны куәландырамын:

Қолы __________________________________________________________

(іс жүргізуге жауаптының қызметі, Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)

"Келісілді"

Сараптау комиссиясының төрағасы _____________________ (қолы, күні)

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	10-қосымша
	нысан

Құжаттарды қабылдау-тапсыру актілері

Біз, төменде қол қояғандар, мыналардың

________________________________________________________________

(әділет органы мен нотариаттық палата қызметкерлерінің Т.А.Ә.

(бар болған жағдайда), қызметі)

қатысуымен, осы жекеше нотариус ________________________________________________________________

(құжаттарын беріп жатқан жекеше нотариустың Т.А.Ә.

(бар болған жағдайда)

құжаттарын беру туралы актісін,

жекеше нотариус _________________________________________________________

(құжаттарды қабылдап жатқан жекеше нотариустың Т.А.Ә.

(бар болған жағдайда)

құжаттарды қабылдау актісін жасадық.

1. _________________________________________________________

2. _________________________________________________________

Барлығы ________________________________ құжат.

(саны цифрмен және жазумен)

Тапсырдым:

Жекеше нотариустың Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)

қолы

Қабылдадым:

Жекеше нотариустың Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)

қолы

Аумақтық әділет органы

қызметкерінің Т.А.Ә. (бар болған жағдайда),

қолы

Аумақтық нотариаттық палатаның

қызметкерінің Т.А.Ә. (бар болған жағдайда),

қолы

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	11-қосымша
	нысан
	"БЕКІТЕМІН"
	(облыстың немесе қаланың атауы)
	Әділет департаментінің бастығы
	_______________ (тегі, аты-жөні)
	Қолы
	немесе нотариустың Т.А.Ә.
	(бар болған жағдайда),
	лицензиясының күні, нөмірі
	20__ жылғы "__" __________

Құжаттар мен істерді жоюға бөлу туралы акті

Күні ____________________ Индексі _____________________

___________________________________________________

(жасалған жері)

Құжаттар мен істерді жоюға бөлу туралы

Негіздеме: _________________ (күнгі) бұйрықтың №_________________

Құраған: сараптама комиссиясы

Комиссияның төрағасы: _________ (қызметі, Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)

Комиссия мүшелері: _____ _______ (қызметі, Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)

Қатысқандар: __________________ (қызметі, Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)

Комиссия, ____________________________ (тізімдеменің атауы) тізімдемесін басшылыққа алып, мына құжаттар мен істер ғылыми тарихи құндылығы жоқ және іс жүзінде мәнін жойды деп танып, жоюға іріктеді.

_________________________________________________________________

(нотариаттық кеңсенің атауы, әрі қарай сақтауға жатпайтын құжаттар қызметіне қалдырылған жекеше нотариустың Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)

Рет №	Құжаттар мен істердің жылы	Номенклатура бойынша құжаттар мен істердің тақырыптары, индекстері	Түсіндірме	Құжаттар мен істердің (томдардың) саны	Тізімдеме бойынша құжаттар нөмірлері
1	2	3	4	5	6

Барлық істер __________________________ (цифрлармен және жазумен)

Сараптама комиссиясының төрағасы ___________ (Т.А.Ә. (бар болған

жағдайда) _______________ қолы

Мүшелері: қолдары _________________ (Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)

Құжаттар ұсақталды және жағу арқылы жойылды.

Сараптама комиссиясының төрағасы __________________ (қолы, күні)

Күні

Мына құрамдағы сараптама комиссиясымен мақұлданды:

комиссия мүшесі Қолы қолының таратылып жазылуы

Күні

Жекеше нотариус немесе мемлекеттік нотариус _______________________________

(Т.А.Ә. (бар болған жағдайда), қолы)

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	12-қосымша
	нысан

Консультация беруді тіркеу тізілімі

______________________________________________________________
(нотариустың Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)

№ п/п	Нақты өткізілген күні	Өткізілген уақыты	Консультацияға жүгінген адамның ЖСН	Тегі	Аты	Әкесінің аты (бар болған жағдайда)	Туған күні	Консультация түрі	бағасы
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	13-қосымша
	нысан

Жекеше нотариустың мөрінің эскизі

Жекеше нотариустың жеке мөрінің сипаттамасы

1. Жекеше нотариустың мөрі (бұдан әрі – мөр) арнайы құралда дайындалады, оны дайындауға қойылатын барлық талаптарға сәйкес келуі және жоғары сапалы дайындалуымен, жасандылықтан қорғалуымен, ұзақ мерзімділігімен және бояғыштарға төзімділігімен сипатталуы тиіс.

2. Мөрдің диаметрі 44 миллиметр болуы тиіс (бұдан әрі – мм).

3. Жекеше нотариустың мөрінің мәтіні "жекеше нотариус", нотариустың тегі, аты, әкесінің аты, сондай-ақ лицензияның нөмірі мен берген күні деген сөздерден тұрады. Жекеше нотариустың мөріндегі барлық жазбалардың мазмұны мемлекеттік және орыс тілдерінде жазылады.

4. Мөрдің мәтінінде үш жиек және Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленуі тиіс.

5. Бірінші жиек 3 мм қалыңдықпен шеңберлі шағын қаріптермен жасалады және "Қазақстан Республикасы" деген сөздерден тұрады.

6. Екінші жиек желісінің қалыңдығы 5 мм-ді құрайды. Екінші жиектің ішінде мынадай мазмұндағы мәтін орналасуы тиіс: "№ 0000 Лицензияны ________ жылы Қазақстан Республикасының Әділет министрлігі берген".

7. Үшінші жиектің қалыңдығы 2,5 мм құрайды, үшінші жиектің ішіндегі мәтін "жекеше нотариус", сондай-ақ жекеше нотариустың тегі, аты, әкесінің аты деген сөздер тұруы тиіс.

8. "Қазақстан Республикасы" жазуының беті қара бояумен толтырылуы тиіс.

9. Бояу нүктелерінің нысаны әртүрлі: шеңбер, эллипс, шаршы және т.б. түрде болуы мүмкін.

10. Мөрдің ортасында диаметрі 24 мм Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының айналы бейнесі орналасады.

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	14-қосымша
	нысан

Мөрді беру журналы

Рет №	Берген күні	Жекеше (мемлекеттік) нотариустың Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)	Мөрдің бедері	Алған кездегі қолы	Мөрді жойғаны, жоғалтқаны туралы мәлімет
1	2	3	4	5	6

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	15-қосымша
	нысан

Құжатты алып қою туралы анықтама

20__ жылы "__" _________ құпия өсиетті ашу тағайындалуына байланысты

______________________________________________________________,

(өсиет қалдырушының Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)

"Құпия өсиеттер" істерінен мен, нотариус ______________________________________________________________,

(нотариустың Т.А.Ә. (бар болған жағдайда)

______________________________________________________________

(алынған парақтардың нөмірі көрсетіледі)

іс парағы алынды.

Күні

Қолы

	Нотариаттық іс жүргізу
	жөніндегі ережеге
	16-қосымша
	нысан

Құпия өсиетті ашу туралы хабарлама

Ескерту. 16-қосымша жаңа редакцияда - ҚР Әділет министрінің 28.09.2022 № 813 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Қайда

Кімге

Мен, ________________________________________________________

(Тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)

____________________________________________________________________

(мемлекеттік нотариаттық кеңсенің немесе жекеше нотариустың нотариаттық

округының атауы, жекеше нотариусқа мемлекеттік лицензия берген орган

және нөмірі, берілген күні,)

нотариусы Сізге 20___ жылдың "___"__________________ құпия өсиет жасаған

__________________________________________________________________________

(құпия өсиет жасаған тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда) көрсетіледі) қайтыс болу туралы куәлігі/хабарлама ұсынылғанын хабарлаймын.

Қазақстан Республикасы Азаматтық кодексінің 1051-бабының 4-1-тармағына сәйкес құпия өсиет жасаған адамның қайтыс болуы туралы куәлік немесе хабарлама ұсынылған кезде нотариус қайтыс болу туралы куәлік немесе хабарлама ұсынылған күннен бастап он күннен кешіктірмей өсиеті бар конвертті ашады.

20___ жылы "__" __________ ____сағат____ минутта мына мекенжайда

__________________________________________________________________________

(құпия өсиет жасаған тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда) көрсетіледі) құпия өсиетін жариялау және ашу жүргізілетінін Сізге хабарлаймын.

Сізге заң бойынша мұрагер ретінде құпия өсиетті ашуға және жариялауға келуді ұсынамын.

Нотариусқа жүгінгенде заң бойынша өсиет қалдырушының мұрагері екендігін растайтын және жеке басын анықтайтын құжаттар ұсынылады.

Күні

Қолы

Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству

Правила по нотариальному делопроизводству

Глава 1. Общие положения

Глава 2. Прием, регистрация и отправление документов

Глава 3. Составление номенклатуры дел

Глава 4. Формирование дел

Глава 5. Оформление дел. Составление описи дел

Глава 6. Хранение документов

Глава 7. Передача дел в частный нотариальный или государственный архив.Обеспечение сохранности архивных документов

Глава 8. Уничтожение дел

Глава 9. Ведение реестра учета консультирования. Регистрация консультирования

Глава 10. Оформление документов, предназначенных для совершения действий за границей

Глава 11. Печать, штампы и электронная цифровая подпись нотариуса

Глава 12. Формирование и оформление наследственных дел. Учет завещаний.

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации исходящих документов

Регистрационный штамп (образец)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __ году

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов дела № ___

Акт о выделении к уничтожению документов и дел

Реестр учета консультирования

Эскиз печати частного нотариуса

Журнал выдачи печати

Справка об изъятии документа

Извещение о вскрытии секретного завещания

Нотариаттық іс жүргізу жөніндегі ережені бекіту туралы

Нотариаттық іс жүргізу жөніндегі ереже

1-тарау. Жалпы ережелер

2-тарау. Құжаттарды қабылдау, тіркеу және жіберу

3-тарау. Істер номенклатурасын жасау

4-тарау. Істерді қалыптастыру

5-тарау. Істерді ресімдеу. Істердің тізбесін жасау

6-тарау. Құжаттарды сақтау

7-тарау. Істерді жекеше нотариаттық немесе мемлекеттік мұрағатқа тапсыру. Мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету

8-тарау. Істерді жою

9-тарау. Консультация беруді есепке алу тізілімін жүргізу. Консультация беруді тіркеу

10-тарау. Шетелде іс-әрекет етуге арналған құжаттарды ресімдеу

11-тарау. Нотариустың мөрі, мөртабандары және электрондық цифрлық қолтаңбасы

12-тарау. Мұрагерлік істерді қалыптастыру және ресімдеу. Өсиетхаттарды есепке алу

Кіріс құжаттарын тіркеу журналы

Шығыс құжаттарын тіркеу журналы

Тіркеу мөртабаны (үлгі)

Үлгілік істер номенклатурасы

_________ жылы жасалынған істердің санаты мен саны туралы қорытынды жазба

ІСТІҢ КУӘЛАНДЫРУ-ПАРАҒЫ

№ іс құжаттарының ІШКІ ТІЗІМДЕМЕСІ

Тұрақты сақтаудағы істердің тізімдемесі (тізімдеменің беткі парағы) _______________________ жылдардағы

Құжаттарды қабылдау-тапсыру актілері

Құжаттар мен істерді жоюға бөлу туралы акті

Консультация беруді тіркеу тізілімі

Жекеше нотариустың мөрінің эскизі

Жекеше нотариустың жеке мөрінің сипаттамасы

Мөрді беру журналы

Құжатты алып қою туралы анықтама

Құпия өсиетті ашу туралы хабарлама

Глава 7. Передача дел в частный нотариальный или государственный архив.
Обеспечение сохранности архивных документов

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ___