Об утверждении регламента электронной государственной услуги "Выдача архивных справок"

Утративший силу

Постановление акимата Костанайской области от 20 августа 2012 года № 381. Зарегистрировано Департаментом юстиции Костанайской области 27 сентября 2012 года № 3837. Утратило силу - Постановлением акимата Костанайской области от 20 ноября 2013 года № 508

Сноска. Утратило силу - Постановлением акимата Костанайской области от 20.11.2013 № 508 (вводится в действие со дня подписания).

В соответствии с подпунктом 21-1) пункта 1 статьи 27 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года "О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан", с пунктом 4 статьи 9-1 Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах" акимат Костанайской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемый регламент электронной государственной услуги "Выдача архивных справок".
2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Аким области Н. Садуакасов

Утвержден
постановлением акимата
от 20 августа 2012 года № 381

Регламент электронной государственной услуги "Выдача архивных справок"

Сноска. Регламент в редакции постановления акимата Костанайской области от 15.03.2013 № 98 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования).

1. Общие положения

1. Электронная государственная услуга "Выдача архивных справок" (далее — услуга) оказывается государственным учреждением "Управление архивов и документации акимата Костанайской области", государственным учреждением "Государственный архив Костанайской области" (далее – услугодатель), через центры обслуживания населения (далее - центры), а также через веб-портал "электронного правительства": www.egov.kz (далее – ПЭП).
2. Услуга оказывается на основании Стандарта государственной услуги "Выдача архивных справок", утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан "Об утверждении стандартов государственных услуг в области информации и архивного дела" № 2315 от 30 декабря 2009 года (далее - Стандарт).
3. Степень автоматизации услуги: частично автоматизированная.
4. Вид оказания услуги: транзакционная.
5. Понятия и сокращения, используемые в настоящем Регламенте:
1) АРМ – автоматизированное рабочее место;
2) информационная система – система, предназначенная для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации с применением аппаратно-программного комплекса (далее – ИС);
3) бизнес–идентификационный номер - уникальный номер, формируемый для юридического лица (филиала и представительства) и индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде совместного предпринимательства (далее – БИН);
4) единая нотариальная информационная система - аппаратно-программный комплекс, предназначенный для автоматизации нотариальной деятельности и взаимодействия органов юстиции и нотариальных палат (далее - ЕНИС);
5) индивидуальный идентификационный номер – уникальный номер, формируемый для физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде личного предпринимательства (далее – ИИН);
6) информационная система "Государственная база данных "Физические лица" – аппаратно-программный комплекс, предназначенный для автоматизированного сбора, хранения и обработки информации, создания Национального реестра индивидуальных идентификационных номеров с целью внедрения единой идентификации физических лиц в Республике Казахстан и предоставления о них актуальных и достоверных сведений органам государственного управления и прочим субъектам в рамках их полномочий и в соответствии с законодательством Республики Казахстан (далее – ГБД ФЛ);
7) государственная база данных "Юридические лица" - информационная система, предназначенная для осуществления регистрационного учета бизнес-идентификационных номеров, а также для автоматизированного сбора, хранения и обработки информации с целью предоставления актуальных и достоверных сведений о юридических лицах, филиалах, представительствах и субъектах индивидуального совместного предпринимательства, осуществляющих деятельность на территории Республики Казахстан, органам государственного управления и прочим субъектам в рамках их полномочий и в соответствии с законодательством Республики Казахстан (далее – ГБД ЮЛ);
8) структурно–функциональные единицы - перечень структурных подразделений государственных органов, учреждений или иных организаций, информационные системы, которые участвуют в процессе оказания услуги (далее - СФЕ);
9) электронная государственная услуга – государственная услуга, оказываемая в электронной форме с применением информационных технологий;
10) пользователь – субъект (потребитель, услугодатель), обращающийся к информационной системе за получением необходимых ему электронных информационных ресурсов и пользующийся ими;
11) транзакционная услуга – услуга по предоставлению пользователям электронных информационных ресурсов, требующая взаимного обмена информацией с применением электронной цифровой подписи;
12) потребитель – физическое или юридическое лицо, которому оказывается услуга;
13) информационная система центров обслуживания населения Республики Казахстан - информационная система, предназначенная для автоматизации процесса предоставления услуг населению (физическим и юридическим лицам) через центры обслуживания населения Республики Казахстан, а также соответствующими министерствами и ведомствами (далее – ИС ЦОН);
14) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно–цифровой форме и удостоверена посредством ЭЦП;
15) веб–портал "электронного правительства" – информационная система, представляющая собой единое окно доступа ко всей консолидированной правительственной информации, включая нормативную правовую базу, и к электронным государственным услугам;
16) информационная система "Региональный шлюз, как подсистема шлюза "электронного правительства" Республики Казахстан - информационная система, предназначенная для интеграции информационных систем "электронного правительства" в рамках реализации электронных услуг местных исполнительных органов (далее - РШЭП);
17) электронная цифровая подпись — набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания (далее – ЭЦП);
18) шлюз "электронного правительства" – информационная система, предназначенная для интеграции информационных систем "электронного правительства" в рамках реализации электронных услуг (далее – ШЭП).

2. Порядок деятельности услугодателя по оказанию электронной государственной услуги

6. Пошаговые действия и решения услугодателя через ПЭП (диаграмма № 1 функционального взаимодействия при оказании услуги) приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту:
1) потребитель осуществляет регистрацию на ПЭП с помощью ИИН/БИН и пароля (осуществляется для незарегистрированных потребителей на ПЭП);
2) процесс 1 – ввод потребителем ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) на ПЭП для получения услуги;
3) условие 1 – проверка на ПЭП подлинности данных о зарегистрированном потребителе через ИИН/БИН и пароль;
4) процесс 2 – формирование ПЭПом сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных потребителя;
5) процесс 3 – выбор потребителем услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение потребителем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, указанные в пункте 11 Стандарта, а также выбор потребителем регистрационного свидетельства ЭЦП для удостоверения (подписания) запроса;
6) условие 2 – проверка на ПЭП срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (между ИИН/БИН указанным в запросе, и ИИН/БИН указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП);
7) процесс 4 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с не подтверждением подлинности ЭЦП потребителя;
8) процесс 5 – удостоверение запроса для оказания услуги посредством ЭЦП потребителя и направление электронного документа (запроса) через ШЭП в АРМ РШЭП для обработки услугодателем;
9) процесс 6 – регистрация электронного документа в АРМ РШЭП;
10) условие 3 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных потребителем документов, указанных в Стандарте и основаниям для оказания услуги;
11) процесс 7 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах потребителя;
12) процесс 8 – получение потребителем результата услуги (уведомление о готовности архивной справки в форме электронного документа), сформированного АРМ РШЭП. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП уполномоченного лица услугодателя.
7. Пошаговые действия и решения услугодателя (диаграмма № 2 функционального взаимодействия при оказании услуги) приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту:
1) процесс 1 – ввод сотрудником услугодателя в АРМ РШЭП ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;
2) процесс 2 – выбор сотрудником услугодателя услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод сотрудником услугодателя данных потребителя;
3) процесс 3 – направление запроса через ШЭП/РШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных потребителя;
4) условие 1 – проверка наличия данных потребителя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ;
5) процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных потребителя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ;
6) процесс 5 – заполнение сотрудником услугодателя формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;
7) процесс 6 – регистрация электронного документа в АРМ РШЭП;
8) условие 2 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных документов, указанных в Стандарте и основаниям для оказания услуги;
9) процесс 7 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах потребителя;
10) процесс 8 – получение потребителем результата услуги (архивной справки) сформированного АРМ РШЭП. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП уполномоченного лица услугодателя.
8. Пошаговые действия и решения услугодателя через ЦОН (диаграмма № 3 функционального взаимодействия при оказании услуги) приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту:
1) процесс 1 – ввод оператора Центра в АРМ ИС ЦОН логина и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;
2) процесс 2 – выбор оператором Центра услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором Центра данных получателя, а также данных по доверенности представителя получателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности-данные доверенности не заполняются);
3) процесс 3 – направление запроса через ШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных получателя, а также в ЕНИС – о данных доверенности представителя получателя;
4) условие 1 – проверка наличия данных получателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;
5) процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных получателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;
6) процесс 5 – заполнение оператором Центра формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных получателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;
7) процесс 6 - направление электронного документа (запроса получателя) удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора Центра через ШЭП в АРМ РШЭП;
8) процесс 7 – регистрация электронного документа в АРМ РШЭП;
9) условие 2 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных получателем документов, указанных в Стандарте и основаниям для оказания услуги;
10) процесс 8 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах получателя;
11) процесс 9 – получение получателем через оператора Центра результата услуги (архивной справки).
9. Описание действий по заполнению форм запроса для оказания услуги:
1) ввод пользователем ИИН/БИН, логина и пароля для входа в ПЭП, АРМ РШЭП, ИС ЦОН;
2) выбор услуги, указанной в настоящем Регламенте;
3) заказ услуги с помощью кнопки "Заказать услугу online";
4) заполнение запроса и прикрепление необходимых документов в электронном виде:
ИИН/БИН выбирается автоматически, по результатам регистрации пользователя в ПЭП, АРМ РШЭП, ИС ЦОН;
пользователь с помощью кнопки "отправить запрос" осуществляет переход на удостоверение (подписание) запроса;
5) выбор регистрационного свидетельства ЭЦП пользователем;
6) удостоверение (подписание) запроса – пользователь с помощью кнопки "подписать" осуществляет удостоверение (подписание) запроса ЭЦП, после чего запрос передается на обработку в АРМ РШЭП;
7) обработка запроса в АРМ РШЭП;
8) у пользователя на экране дисплея выводится следующая информация: ИИН/БИН; номер запроса; тип услуги; статус запроса; срок оказания услуги;
с помощью кнопки "обновить статус" пользователю предоставляется возможность просмотреть результаты обработки запроса;
при получении ответа на ПЭП появляется кнопка "просмотр результата".
10. После обработки запроса получателю предоставляется возможность просмотреть результаты обработки запроса следующим образом:
после нажатия кнопки "открыть" – результат запроса выводится на экран дисплея;
после нажатия кнопки "сохранить" – результат запроса сохраняется на заданном получателем магнитном носителе в формате Adobe Acrobat.
11. Необходимую информацию и консультацию по оказанию услуги можно получить по телефону саll–центра (1414).

3. Описание порядка действия (взаимодействия) в процессе оказания электронной государственной услуги

12. СФЕ, которые участвуют в процессе оказания услуги:
Услугодатель;
Оператор Центра;
ПЭП;
ШЭП;
АРМ РШЭП;
ИС ЦОН;
ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ;
ЕНИС.
13. Текстовое табличное описание последовательности действий (процедур, функций, операций) с указанием срока выполнения каждого действия приведено в приложении 1 к настоящему Регламенту.
14. Диаграммы, отражающие взаимосвязь между логической последовательностью действий (в процессе оказания услуги) в соответствии с их описаниями, приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту.
15. В приложении 3 к настоящему Регламенту представлены формы, шаблоны бланков, в соответствии с которыми должен быть представлен результат оказания электронной государственной услуги (выходной документ), включая формы уведомления.
16. Результаты оказания услуги потребителям измеряются показателями качества и доступности в соответствии с приложением 4 к настоящему Регламенту.
17. Требования, предъявляемые к процессу оказания услуги потребителям:
1) конфиденциальность (защита от несанкционированного получения информации);
2) целостность (защита от несанкционированного изменения информации);
3) доступность (защита от несанкционированного удержания информации и ресурсов).
18. Техническое условие оказания услуги:
1) выход в Интернет;
2) наличие ИИН/БИН у лица, которому оказывается услуга;
3) авторизация с ПЭП;
4) наличие у пользователя ЭЦП.

Приложение 1
к регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Таблица 1. Описание действий СФЕ через ПЭП

Действия основного процесса (хода, потока работ)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1.	№ действия (хода, потока работ)	1	2	3	4	5	6	7	8
2.	Наиме- нование СФЕ	Потре- би тель	ПЭП	Потре- битель	ПЭП	Потре- битель	АРМ РШЭП	АРМ РШЭП	АРМ РШЭП
3.	Наимено- вание действия (процес- са, процедуры , операции) и их описание	Авто- ризу- ется на ПЭП по ИИН и пароля	Формирует сообщение об отказе в связи с имеющи- мися наруше- ниями в данных потреби- теля	Выбирает услугу и формирует данные запроса, выбором потреби- теля ЭЦП.	Формирует сообщение об отказе в связи с имеющимися нарушениями в данных потребителя ЭЦП	Удосто- верение (подпи- сание) по- средст- вом ЭЦП потре- бителя и направ- ление запроса в АРМ РШЭП	Регист- рация доку- мента	Форми- рование сооб- щения об отказе в связи с имеющи- мися наруше- ниями в доку- ментах потре- бителя	Получение потреби- телем результата услуги (уведом- ление о готовности архивной справки в форме электрон- ного документа)
4.	Форма завер- шения (данные, документ органи- зационно– распоря- дительное решение)	Отоб- ражение уведом- ления об успеш- ном форми- ровании запроса	Формиро- вание сообщения об отказе в запраши- ваемой электрон- ной госу- дарствен- ной услуге	Маршру- тизация запроса	Формиро- вание сообщения об отказе в запраши- ваемой электронной государст- венной услуге	Маршру- тизация запроса	Регист- рация запроса с прис- воением номера заяв- лению	Форми- рование мотиви- рован- ного отказа	Отобра- жение выходного документа
5.	Сроки испол- нения	30 секунд – 1 минута	30 секунд	1,5 минуты	1,5 минуты	30 секунд – 1 минута	1 минута	30 секунд	15 дней
6.	Номер следую- щего действия	2 – если есть нару- шения в данных потре- бителя; 3 – если автори- зация прошла успешно	–	4 - если есть нарушения в данных потреби- теля; 5 – если нарушений нет	-	-	7 - если есть нару- шения в данных потре- бителя; 8 – если нару- шений нет	-	-

Таблица 2. Описание действий СФЕ через услугодателя

Действия основного процесса (хода, потока работ)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1.	№ действия (хода, потока работ)	1	2	3	4	5	6	7	8
2.	Наимено- вание СФЕ	Услуго- датель	Услуго- датель	Улуго- датель	ГБД ФЛ/ ГБД ЮЛ	Услуго- датель	АРМ РШЭП	АРМ РШЭП	АРМ РШЭП
3.	Наимено- вание действия (процесса, процедуры, операции) и их описание	Автори- зуется на АРМ РШЭП через ИИН и пароля	Выбор сотруд- ником услуго- дателя услуги	Направ- ление запроса о данных потреби- теля в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ	Формиро- вание сообщения об отсутст- вие данных ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ	Запол- нение формы запроса с прикреп- лением скани- рованных докумен- тов и удосто- верением ЭЦП	Регист- рация доку- мента	Формирует сообщение об отказе в связи с имеющимися наруше- ниями в документах потре- бителя	Полу- чение потре- бителем резуль- тата услуги
4.	Форма завершения (данные, документ организа- ционно– распоря- дительное решение)	Регист- рация запроса в системе с присво- ениием номера заяв- лению	Отобра- жение уведом- ления об успешном форми- ровании запроса	Маршру- тизация запроса	Форми- рование мотиви- рованного отказа	Маршру- тизация запроса	Регист- рация запроса с прис- воением номера заяв- лению	Формиро- вание мотиви- рованного отказа	Форми- рование резуль- тата услуги (архив- ной справки)
5.	Сроки исполнения	10–15 сек	10 сек	1,5 мин	10-15 сек	10-15 сек	1,5 мин	1,5 мин	15 дней
6.	Номер следующего действия	-	–	4 – если есть нарушения; 5 – если нарушений нет	-	6	7 – если есть нару- шения; 8 – если нару- шений нет	-	-

Таблица 3. Описание действий СФЕ через ЦОН

Действия основного процесса (хода, потока работ)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1.	№ действия (хода, потока работ)	1	2	3	4	5	6	7	8	9
2.	Наиме- нование СФЕ	АРМ ИС ЦОН	Оператор Центра	Оператор Центра	ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, ЕНИС	Опера- тор Центра	Опетор Центра	АРМ РШЭП	АРМ РШЭП	АРМ РШЭП
3.	Наимено- вание действия (процес- са, проце- дуры, операции ) и их описание	Авто- ризует- ся опера- тор Центра по логину и паролю	Выбирает услугу и форми- рует данные запроса	Направ- ление запроса в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ , ЕНИС	Форми- рует сооб- щение о невоз- можнос- ти полу- чения данных в связи с отсутс твием данных потре- бителя	Запол- нение запроса с прик- репле- нием к форме запроса необ- ходимых доку- ментов и удос- тове- рение ЭЦП	Нап- рав- ление доку- мента удос- тове- рен- ного (под- писан- ного) ЭЦП	Регис- трация доку- мента	Фор- ми- ро- ва- ние со- об- ще- ния об от- казе в ус- луге в свя- зи с име- ющи- мися на- ру- ше- ни- ями в до- ку- мен- тах пот- ре- би- теля	Полу- чение потре- бите- лем резу- льтата услуги
4.	Форма завер- шения (данные, доку- мент органи- зацион- но– распо- ряди- тельное решение)	Регист- рация запроса в системе с прис- вое- нием номера заяв- лению	Отобра- жение уведом- ления об успешном форми- ровании запроса	Маршру- тизация запроса	Форми- рование моти- виро- ванного отказа	Отоб- ражение уведом- ления об успеш- ном форми- ровании запроса	Марш- рути- зация зап- роса	Регис- трация зап- роса с прис- вое- нием номера заяв- лению	Фор- ми- ро- ва- ние мо- ти- ви- ро- ван- ного от- каза	Фор- миро- вание резу- льтата услуги (ар- хивной справ- ки)
5.	Сроки испол- нения	30 секунд – 1 минута	30 секунд	1,5 мину ты	1,5 мин	30 секунд – 1 минута	1 минута	1 минут	30 се- кунд – 1 ми- нута	15 дней
6.	Номер следую- щего действия	2	3	4 - если есть нарушения в данных потре- бителя; 5 – если нарушений нет	-	-	-	8 – если есть нару- шения; 9 – если на- руше- ний нет	-	-

Приложение 2
к регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Диаграмма № 1 функционального взаимодействия при оказании услуги через ПЭП

Диаграмма № 2 функционального взаимодействия при оказании услуги через услугодателя

Диаграмма № 3 функционального взаимодействия при оказании услуги через ИС ЦОН

Условные обозначения:

Приложение 3
к регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Выходная форма положительного ответа на электронную государственную услугу "Выдача архивных справок"

Выходная форма отрицательного ответа на электронную государственную услугу "Выдача архивных справки"

Приложение 4
к регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Форма анкеты для определения показателей электронной государственной услуги: "качество" и "доступность"______________________________________
(наименование услуги)

1. Удовлетворены ли Вы качеством процесса и результатом оказания электронной государственной услуги?
1) не удовлетворен;
2) частично удовлетворен;
3) удовлетворен.
2. Удовлетворены ли Вы качеством информации о порядке оказания электронной государственной услуги?
1) не удовлетворен;
2) частично удовлетворен;
3) удовлетворен.