Об утверждении регламента государственного учреждения "Аппарат акима Аягозского района"

Постановление акимата Аягозского района Восточно-Казахстанской области от 04 сентября 2015 года № 611. Зарегистрировано Департаментом юстиции Восточно-Казахстанской области 08 октября 2015 года № 4166. Утратило силу - постановлением акимата Аягозского района Восточно-Казахстанской области от 05 мая 2016 года № 290

      Сноска. Утратило силу - постановлением акимата Аягозского района Восточно-Казахстанской области от 05.05.2016 № 290.
      Примечание РЦПИ.
      В тексте документа сохранена пунктуация и орфография оригинала.
      В соответствии с пунктом 1 статьи 9-1 Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах", подпунктом 1) пункта 3 статьи 3 Закона Республики Казахстан от 24 марта 1998 года "О нормативных правовых актах", пунктом 2 статьи 31 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года "О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан", акимат Аягозского района ПОСТАНОВЛЯЕТ:
      1. Утвердить прилагаемый регламент государственного учреждения "Аппарат акима Аягозского района".
      2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
      Аким района Б.Байахметов

  Утвержден постановлением
акимата Аягозского района
"04" сентября 2015 года
№_611__

Регламент государственного учреждения "Аппарат акима Аягозского района"

1. Общие положения

      1. Настоящий регламент определяет вопросы организации и внутреннего порядка деятельности государственного учреждения "Аппарат акима Аягозского района" (далее – аппарат).
      2. Аппарат является государственным органом, созданным в организационно-правовой форме государственного учреждения, в целях информационно-аналитического, организационно-правового и материально-технического обеспечения деятельности акима и акимата района.
      3. Аппарат образуется, упраздняется и реорганизуется акиматом Аягозского района (далее - акимат). Положение об аппарате, его структура утверждается акиматом района.
      4. Аппарат в своей деятельности руководствуется Конституцией, Законами и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, а также настоящим регламентом.

2. Планирование работы аппарата

      5. Работа аппарата осуществляется в соответствии с текущим планированием.
Текущее планирование состоит из полугодовых планов работы аппарата, а также планов отделов аппарата.
      6. Отделы аппарата разрабатывают планы работы на предстоящее полугодие, которые утверждаются руководителем аппарата не позднее 25-го числа последнего месяца предыдущего полугодия. Копии планов работы отделов аппарата в этот же срок представляются в отдел организационно-контрольных работ и документообеспечения для свода плана аппарата на соответствующее полугодие.
      Отделами аппарата по полугодиям представляется информация о ходе реализации полугодовых планов на имя руководителя аппарата. Планирование руководителями отделов аппарата возлагается на одного из специалистов. Ответственность за состояние дел по планированию работы отделов и их исполнение несут руководители отделов. По требованию акима района, руководителя аппарата, его заместителей информация по исполнению отделами полугодовых планов может предоставляться в иные сроки как устно, так и в письменном виде.
      Отделом организационно-контрольных работ и документообеспечения аппарата ежемесячно, к 20 числу, на основе предложений заместителей акима района, руководителей отделов аппарата, исполнительных органов, финансируемых из районного бюджета (далее – отделы) составляется сетевой график работы акима района с перечнем совещаний и мероприятий на предстоящий месяц.
      Аналогичные сетевые графики работы составляются заместителями акима района.

3. Порядок планирования, подготовки и проведения заседаний акимата района, совещаний и других мероприятий

      7. Перечень вопросов для рассмотрения на заседаниях акимата района составляется отделом организационно-контрольных работ и документообеспечения на полугодие не позднее чем за пятнадцать дней до начала года по предложениям акима района, его заместителей, руководителя аппарата, руководителей отделов, руководителей отделов аппарата.
      Перечень вопросов, планируемых к рассмотрению на заседаниях акимата района, согласовывается заместителями акима района и утверждается распоряжением акима района. Утвержденный перечень рассылается работником отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения аппарата всем заинтересованным государственным органам.
      8. Порядок подготовки и проведения заседаний акимата определяется регламентом акимата района.
      9. Для обеспечения системной и плановой работы по проведению районных совещаний, упорядочения взаимодействия с акимами административно-территориальных единиц определить:
      понедельник – днем проведения аппаратных совещаний под председательством акима района;
      вторник – днями выездов заместителей акима района в г. Усть-Каменогорск, сельские
      среда - днем проведения совещания заместителями акима района;
      четверг-пятница – днями проведения заседаний районного акимата, совещаний.
      Совещания и другие мероприятия могут проводиться в иные дни недели по инициативе акима района, либо по согласованию с ним.
      10. Участие акимов административно-территориальных единиц на районных совещаниях и мероприятиях осуществляются только по согласованию с акимом района. Приглашение подписывается руководителем аппарата акима района.
      11. Организация официальных мероприятий с участием акима района, под руководством заместителей акима района, курирующих вопрос, руководителя аппарата, с участием заинтересованных государственных органов района осуществляется отделами аппарата, районными отделами, ответственными за проведение данного мероприятия.
      12. Совещания, заседания и другие мероприятия, проводимые аппаратом акима района, являются открытыми и ведутся на государственном и русском языках.
      13. По инициативе акима района, заместителей акима района, руководителя аппарата совещания, заседания и другие мероприятия, проводимые акиматом района, аппаратом акима района, могут быть объявлены закрытыми.
      14. Совещания, заседания, встречи и другие мероприятия районного уровня проводит аким района, либо при его отсутствии должностное лицо, исполняющее обязанности акима района. В отдельных случаях, при рассмотрении отраслевых вопросов, возможно проведение районных мероприятий под руководством заместителей акима района, курирующих вопрос в соответствии с распределением обязанностей.
      15. По телеграммам областного акимата государственные учреждения района принимают участия в совещаниях, заседаниях и в других мероприятиях, которые проводятся в режиме аудио/видеоконференции (далее - ВКС) в следующем порядке:
      отдел аппарата, ответственный за проведение совещания:
      извещает о планируемых совещаниях и иных мероприятиях в режиме ВКС всех участников не позднее, чем за 1 сутки до начала совещания;определяет состав участников ВКС.
      16. Специалисты отдела информационных технологий и мониторинга государственных услуг, устанавливают и настраивают необходимую аппаратуру для проведения ВКС.
      Телефоны дозвона на совещание, иное мероприятие в режиме ВКС аппарат акима района обязан сообщить посредством программы мгновенного обмена сообщениями (аккаунт gmail) в областной акимат не позднее, чем за 1 час до начала мероприятия.
      17. Заведующий отдела финансово-хозяйственной части, мобилизационной подготовки и чрезвычайной ситуации аппарата совместно с ответственными работниками обеспечивает подготовку зала для проведения мероприятий.
      18. Отделами аппарата, ответственными за проведение районных мероприятий, совместно с заинтересованными государственными органами, не позднее, чем за 4 рабочих дня определяется повестка совещания, иного мероприятия, список предлагаемых участников, который подлежит согласованию с курирующим заместителем акима района и руководителем аппарата. Список незамедлительно, в течение одного рабочего дня, направляется руководителям государственных органов и организаций, которые указаны в качестве докладчиков, а также руководителям отделов, в компетенцию которых входят вопросы, включенные в повестку дня мероприятия.
      19. Участие приглашенных обеспечивается соответствующим отделом аппарата.
      Приглашенные, участвующие в обсуждении вопросов, представляют материалы (на бумажном и электронном носителях) не позднее, чем за 3 рабочих дня до дня его проведения в отдел аппарата, ответственный за проведение мероприятия. В случаях, когда мероприятия проводятся в экстренном порядке, материалы могут вноситься в день его проведения.
      20. Материалы к мероприятиям сводятся соответствующим отделом аппарата и не позднее, чем за 2 рабочих дня до проведения передаются руководителю аппарата акима района.
      21. В случае несвоевременного представления материалов, а также представления их не в полном объеме и некачественно проработанными участниками районных мероприятий, отделом аппарата, ответственным за проведение данного мероприятия, за подписью руководителя аппарата (либо лица, исполняющего его обязанности) подготавливается информация на имя акима района. В данном случае может быть решен вопрос о снятии указанного вопроса с повестки дня с переносом на более позднюю дату. Ответственность за несвоевременное, а также некачественное представление материалов несут руководители данных государственных органов, а также заместители акима района, курирующие соответствующий государственный орган.
      22. Сводные материалы на государственном и русском языках по проведению районных мероприятий должны включать:
      1) повестку дня со списком докладчиков;
      2) список приглашенных;
      3) справки, информационные (аналитические) материалы, презентации, сравнительные данные (в табличных формах) по рассматриваемым вопросам;
      4) тезисы выступлений председательствующего на мероприятии.
      К сводным материалам по проведению районных мероприятий могут прикладываться иные необходимые для данных мероприятий документы.
      23. Представляемые к планируемому мероприятию материалы должны иметь идентичные заголовки и исчерпывающе отражать суть вопросов. Объем справок и информационных (аналитических) материалов не должен превышать трех страниц типового печатного текста.
      24. Вопрос о видеодемонстрации при выступлении (докладе) на мероприятиях, должен быть решен отдельно и не позднее одного рабочего дня до проведения мероприятия, согласован с руководителем аппарата. Техническую подготовку зала заседаний (обеспечение звукоусиления, звукозаписи и микрофонов, видеопроектора, экрана, готовности к демонстрации слайдов, наличие напитков, письменных принадлежностей, надлежащего освещения и кондиционирования и т.п.) отделы организационно-контрольных работ и документообеспечения, информационных технологий и мониторинга государственных услуг, финансово-хозяйственной части, мобилизационной подготовки и чрезвычайной ситуации осуществляет совместно.
      25. Отдел аппарата, ответственный за проведение мероприятия, совместно с заинтересованными государственными органами, отделом организационно-контрольных работ и документообеспечения организуют регистрацию участников. Регистрация участников совещания, иного районного мероприятия начинается не менее чем за 30 минут до начала заседания, а при расширенных заседаниях - за 1 час до начала заседания.
      Регистрация участников мероприятия, как правило, завершается за 5 минут до начала заседания. Специалист, ответственный за регистрацию, передает сведения о явке приглашенных руководителю отдела, руководитель отдела передает сведения руководителю аппарата.
      26. Протоколы совещаний, иных мероприятий с участием акима района ведутся специалистами ответственного отдела за проведение мероприятий, протоколы выездных мероприятий с участием акима района ведутся помощником акима района.
      В протоколе фиксируются рассматриваемые вопросы, лица, участвовавшие в обсуждении, поручения.
      Ответственным за синхронный перевод докладов на государственном и русском языках на мероприятиях является отдел организационно-контрольных работ и документообеспечения.
      Тексты докладов на государственном и русском языках заблаговременно представляются для синхронного перевода в отдел организационно-контрольных работ и документообеспечения, не позднее, чем за два часа до начала мероприятия.
      27. Протокол оформляется в течение двух рабочих дней со дня проведения совещания, иного мероприятия.
      28. Протокольные поручения рассылаются согласно утвержденному руководителем аппарата указателю рассылки работником отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения государственным органам, ответственным за исполнение протокольных поручений, а также иным заинтересованным государственным органам и должностным лицам.
      Поручения, изложенные в протоколах районных мероприятий с участием акима района, берутся на контроль отделом организационно-контрольных работ и документообеспечения аппарата.
      29. Протоколы совещаний, иных мероприятий со всеми материалами оформляются в отдельную номенклатуру дел и по истечении соответствующего срока сдаются в архив аппарата.
      30. По поручению руководителя аппарата может проводиться видео- и аудиозапись совещаний, иных мероприятий с последующей их расшифровкой и распечаткой на бумажных носителях.
      31. Отдел информационных технологий и мониторинга государственных услуг аппарата заблаговременно осуществляет рассылку пресс-релизов по районным мероприятиям в средства массовой информации (далее – СМИ).
      32. При проведении крупных мероприятий составляется план-задание, в котором указываются поручения, ответственные исполнители по каждому пункту плана, срок исполнения.

4. Организация делопроизводства, электронный документооборот в аппарате

      33. Положения настоящего раздела распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью (далее ЭЦП) с использованием закрытого (секретного) ключа ЭЦП (средства криптографической защиты информации, реализующие процессы формирования и проверки ЭЦП) и имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП (подтверждение (установление) подлинности ЭЦП) после вычисления и проверки ЭЦП электронного документа с использованием открытого ключа ЭЦП.
      34. Входящая корреспонденция, поступающая в аппарат на бумажном носителе, принимается отделом организационно-контрольных работ и документообеспечения под роспись с указанием даты, времени, фамилии и инициалов лица, получившего документы, а электронные документы – после проведения процедуры проверки с использованием средства криптографической защиты информации ЭЦП лица, подписавшего электронный документ, или лица, заверившего необходимые реквизиты документа.
      35. Электронные документы должны поступать через Единую транспортную среду государственных органов Республики Казахстан (далее – ЕТС) и сервер Центра межведомственного документооборота Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее – ЕСЭДО).
      При поступлении корреспонденции в формате электронных документов все дальнейшие процедуры с данными документами совершаются в соответствии с инструкциями, утверждаемыми оператором в сфере информатизации.
      36. Сотрудникам аппарата запрещается принимать документы, не зарегистрированные в отделе организационно-контрольных работ и документообеспечения, и работать с ними, за исключением случаев предусмотренных пунктом 42 настоящего регламента.
      37. Сотрудник отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения перед вскрытием конвертов проверяет правильность их адресования и оформления, целостность упаковки (при наличии печатей), при вскрытии конвертов сверяются соответствие адреса наименованию отправителя, номера вложений, указанные на пакете, с номерами, проставленными на документах, проверяется комплектность документов и приложений к ним.
      В случае недостачи документов, повреждения пакетов, расхождения номеров на конвертах с номерами на документах, составляется акт в трех экземплярах, при этом один экземпляр акта остается в отделе организационно-контрольных работ и документообеспечения, второй – вместе с документом передается по назначению, а третий – направляется отправителю.
      Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
      Конверты от вложенных в них документов сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
      Вскрытию в отделе организационно-контрольных работ и документообеспечения подлежат все конверты, за исключением конвертов с отметкой "Лично".
      38. Приему в аппарате подлежат первые экземпляры документов, которые должны быть оформлены на бланке установленного образца, подписанные руководителем (в его отсутствие - лицом, исполняющим обязанности при наличии приказа, распоряжения) или созданные с использованием соответствующего ему шаблона электронного документа с заполненными реквизитами (имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП).
      На документах обязательно должны быть проставлены: дата, исходящий номер, краткий заголовок документа; при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении поручений аппарата - ссылка на регистрационный исходящий номер аппарата. При этом отделом организационно-контрольных работ и документообеспечения принимаются только те документы, дата которых совпадает с датой их сдачи в отдел контроля и документационного обеспечения (кроме иногородней корреспонденции, поступившей по почте, а также других государственных органов, неподотчетных акиму и акимату района). Фамилия, инициалы, номер телефона исполнителя, а также количество экземпляров документа в обязательном порядке проставляются в нижнем левом углу после подписи или на обороте последнего листа документа (например: Оралбаева Г.Е., тел. 7-00-65).
      При приеме электронных документов количество экземпляров не учитывается.
      Электронные документы, поступающие в аппарат в нерабочее время, хранятся в соответствующей папке ЕСЭДО до регистрации или отказа в приеме сотрудником отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения.
      39. Исходящая корреспонденция в государственные органы (в том числе в формате электронного документа) оформляется на гербовом бланке, на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке без использования гербового бланка).
      40. Не подлежат приему в отделе организационно-контрольных работ и документообеспечения:
      1) документы и приложения к ним, оформленные с нарушением установленных требований;
      2) документы, содержащие факсимиле, помарки и иные загрязнения, имеющие какие-либо повреждения, в том числе прошитые дыроколом, исполненные на черновиках и копиях бланков государственных органов;
      3) неправильно адресованные (в том числе неправильно указанные названия государственных органов, должностей, фамилий, имен, отчеств руководителей государственных органов) письма.
      41. Вся корреспонденция, поступающая в аппарат, принимается в рабочие дни с 9.00 до 18.30 часов (с перерывом на обед с 13.00 до 14.30 часов) и регистрируется отделом организационно-контрольных работ и документообеспечения.
      Документы (письма, информации и т.д.), направляемые на имя акима района, должны быть подписаны руководителями соответствующих государственных органов (акимами административно-территориальных единиц, руководителями отделов).
      Сотрудник отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения предварительно делает разметку поступившей корреспонденции и распределяет по компетенции акима района, заместителей акима района, руководителя аппарата акима района.
      42. Служебная корреспонденция, принятая сотрудниками аппарата в силу служебной необходимости помимо отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения, должна незамедлительно передаваться в отдел организационно-контрольных работ и документообеспечения.
      43. Регистрация входящей корреспонденции в бумажном варианте осуществляется отделом организационно-контрольных работ и документообеспечения путем проставления в нижнем правом углу (или в случаях отсутствия свободного пространства в верхнем левом углу) штампа с указанием входящего регистрационного номера в соответствующей базе ЕСЭДО, даты поступления, количества листов основного документа и приложений к нему.
      Регистрация входящей корреспонденции проводится в электронном варианте с использованием системы электронного документооборота на базе "LotusDominoServer" (далее –Система).
      44. Аким района дает поручения и налагает резолюции всем без исключения подразделениям районного акимата, акимам административно-территориальных единиц, иным заинтересованным государственным органам, а также отделам аппарата. Заместители акима района дают поручения и налагают резолюции акимам административно-территориальных единиц, отделам по курируемым вопросам в соответствии с распределением обязанностей. В случае, если требуется участие отделов аппарата, заместители акима района направляют соответствующее перепоручение руководителю аппарата. Руководитель аппарата самостоятельно определяет необходимость включения в состав исполнителей тот или иной отдел аппарата. Руководитель аппарата дает поручения и налагает резолюции в соответствии с курируемыми им вопросами.
      Руководством входящая корреспонденция рассматривается в день поступления, а срочная-незамедлительно.
      Если поручение дается нескольким исполнителям, то обязательно указывается, за кем осуществляется свод и исполнение документа. В случае отсутствия такой отметки, свод и исполнение документа остается за исполнителем, который указан первым. Ответственность за своевременное выполнение всего поручения в равной мере несут руководители государственных органов, отделов аппарата, указанные в резолюции.
      45. Резолюция руководства в электронном виде в Системе заносится в регистрационно-контрольную карточку к документу в разделе "Резолюция". Данный раздел вправе заполнять лицо, наложившее резолюцию, либо его помощник. В карточке резолюции заполняются поля экранной формы: автор резолюции, исполнители, текст резолюции (с обязательным указанием в тексте резолюции лица либо государственного органа, ответственного за свод) и срок исполнения. Если документ требует исполнения, в этой же экранной форме заносится информация о постановке документа на контроль. После сохранения карточки резолюции ей присваивается номер, далее зарегистрированный документ вместе с карточкой резолюции направляется всем исполнителям, которые перечислены в списке получателей или исполнителей. В случае, когда в резолюции указываются в качестве исполнителей государственные органы и организации, неподотчетные акиму района (по согласованию), которые не подключены к ЕСЭДО, документ вместе с резолюцией направляется исполнителю электронной почтой либо нарочно.
      46. После исполнения документа ответственный специалист заполняет карточку исполнения в Системе для дальнейшего снятия с контроля отделом организационно-контрольных работ и документообеспечения.
      Регистрационно-контрольная карточка электронного документа остается на контроле до тех пор, пока не будут сняты с контроля все поручения и резолюции по данной карточке.
      47. В Системе предусмотрена возможность продления срока исполнения, перепоручения или постановки документа на рабочий контроль. Для этого специалист, ответственный за исполнение документа подготавливает письменное обоснование (служебную записку, информацию и т.п.) руководителю, который дал данное поручение.
      В этом случае в соответствующей карточке резолюции заносятся следующие данные:
      дата продления исполнения документа;
      сведения о перепоручении документа;
      должность и инициалы лица, продлившего срок исполнения документа.
      48. Отделы аппарата систематически анализируют характер и качество поступающей корреспонденции, определяют ее дальнейшее прохождение, решение поставленных вопросов в рамках своей компетенции, принимают меры к сокращению документооборота, ведут контроль за качественным и своевременным исполнением поступающих документов.
      49. Руководители отделов аппарата осуществляют контроль исполнения документов в возглавляемых ими отделах, вносят предложения по привлечению к дисциплинарной ответственности сотрудников, допустивших нарушения сроков или некачественное исполнение контрольных документов, несут персональную ответственность за состояние исполнительской дисциплины в отделах аппарата.
      Организационно-контрольных работ и документообеспечения аппарата осуществляет контроль за сроками исполнения и прохождения контрольных документов, состоянием исполнительской дисциплины, регистрацию, постановку документов на контроль, снятие с контроля исполненных документов, подготовку перечней контрольных поручений и направление напоминаний о сроках их исполнения руководству и отделам аппарата. Заведующий отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения аппарата и главный специалист этого отдела несет персональную ответственность за правильность постановки документов на контроль и снятие их с контроля, установление и перенос сроков исполнения контрольных документов.
      50. При подготовке исходящих документов следует соблюдать единообразие в написании наименований органов государственной власти, общественных организаций, предприятий, учреждений, иных хозяйствующих субъектов.
      Исходящие письма, как правило, готовятся и подписываются в двух экземплярах, при этом на втором экземпляре должны быть визы исполнителя и руководителя структурного подразделения с указанием даты визирования. Текст документа на бланке формата "А4" и "А5" печатается размером "14" шрифта "TimesNewRoman" через один межстрочный интервал. На последней странице внизу слева или на обороте страницы указывается фамилия исполнителя, номер его служебного телефона. Все реквизиты должны быть отпечатаны. Исправления и подчистки не допускаются. Содержание и реквизиты электронного документа должны быть идентичны бумажному документу. В отдельных случаях (при оформлении приложений, таблиц, отметки об исполнителе, примечаний и другие) размер шрифта и межстрочный интервал могут быть иными.
      51. Исходящие документы, направляемые в областной акимат, в государственные органы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
      исходящий номер и дату;
      ссылку на соответствующие акты и поручения акима области, его заместителей,
      в случае исполнения запроса - номер и дату запроса;
      в случае исполнения протокола или плана - номер пункта протокола или плана с прописанием его содержания,
      подпись акима района или должностного лица, исполняющего обязанности акима района;
      фамилию исполнителя и номер его телефона.
      Объем информации и других документов, направляемых в областной акимат и в государственные органы не должен превышать 3 страниц. Тексты документов должны быть изложены четко, последовательно, кратко.
      52. Исходящие служебные документы печатаются на бланках установленной формы. При переписке внутри аппарата бланки не используются.
      53. При направлении документа должностному лицу наименование адресата пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.
      Исходящий документ не должен содержать более четырех адресов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждой копии указывается только один адрес. Адресат, которому направляется документ, может быть обозначен обобщенно (например: акимам административно-территориальных единиц, руководителям самостоятельных отделов).
      54. Исходящая корреспонденция, направляемая на имя акима области подписывается только акимом района либо лицом, исполняющим его обязанности, в другие государственные органы визируется курирующим заместителем акимарайона, руководителем аппарата.
      Ответные документы по исполнению поручений, которые направляются для свода в адрес государственных органов, являющихся ответственными исполнителями по данным поручениям, оформляются за подписью должностного лица уровня не ниже заместителя акима района, руководителя аппарата.
      55. Заголовок к тексту документа менее 10 строк не составляется. В случае если в тексте более 10 строк дается краткий заголовок. Заголовок к тексту документа оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа, без переноса слов и не должен содержать более 35 знаков в каждой строке.
      Дата документа оформляется арабскими цифрами согласно нормам государственного и русского языка соответственно. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
      Словесно-цифровой способ написания даты используется в распорядительных документах, документах, содержащих сведения финансового характера, при ссылке на нормативные правовые акты, а также при оформлении последних, например "1 марта 2014 года".
      Исходящий номер документа проставляется в следующем порядке: указывается индекс подписавшего должностного лица, затем через дробь указывается порядковый номер исходящего документа (например: 1/2075). Фамилию исполнителя, готовившего исходящий документ, номер его служебного телефона и/или служебный адрес электронной почты располагают, как правило, внизу с левого края документа (например: исполнитель: Оралбаева Г.Е., тел. 7-00-65, goralbaeva@ayagoz.vko.gov.kz).
      56. Телеграфная, телефаксная переписка ведется только по вопросам срочного характера. Регистрация исходящих телеграмм производится аналогично с текущей корреспонденцией.
      Телеграммы печатаются в двух экземплярах, визируются исполнителем и подписываются акимом района, его заместителями, руководителем аппарата, после подписи, телеграммы передаются для отправки в отдел контроля и документационного обеспечения аппарата. При необходимости отправки телеграмм с одинаковым текстом нескольким адресатам, исполнитель размножает ее согласно количеству адресатов. В таких телеграммах указывается отдельно на каждом экземпляре только один пункт назначения, с его адресными данными.
      57. Отправка документов, минуя отдел контроля и документационного обеспечения, запрещается. В отделе контроля и документационного обеспечения перед отправкой исходящие документы проверяются на соответствие установленным требованиям. Документы, оформленные ненадлежащим образом, могут быть возвращены для доработки.
      Документы направляются адресату не позднее 2 рабочих дней со дня подписания, срочные – незамедлительно.
      Срочная корреспонденция может передаваться незамедлительно, в том числе с использованием факсимильной связи в приемные руководителей государственных органов - адресатов.
      58. Ответственность за рассылку документов по неправильным адресам, указанным в документах исходящей корреспонденции, несут исполнители.

5. Организация работы "электронного акимата"

      59. В аппарате создан и внедрен официальный сайт акима района www.ayagos.vko.gov.kz в части создания информационной системы веб-портал "электронного правительства" Республики Казахстан.
      60. Содержательная часть web-сайта www.ayagos.vko.gov.kz акима района должна соответствовать параметрам, установленным приложением 5 Методики оценки эффективности применения информационных технологий, утвержденной приказом Министра транспорта и коммуникаций Республики Казахстан 19 февраля 2014 года за № 137 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за номером 9194).
      61. В целях реализации требований к оформлению и поддержания целостности дизайна web-сайта www.ayagos.vko.gov.kz информация предоставляется государственными органами в отдел информационных технологий и мониторинга государственных услуг аппарата в электронном виде (электронная почта, флэш-носители) на государственном и русском языках.
      62. Официальным адресом электронной почты аппарата является адрес: info@ayagoz.vko.gov.kz.
      63. В целях соблюдения политики информационной безопасности сотрудники аппарата обязаны осуществлять передачу и пересылку служебной информации только с использованием служебных почтовых ящиков на интранет-портале государственных органов Республики Казахстан (далее ИПГО).
      64. Отделы, аппараты акимов административно-территориальных единиц обеспечивают бесперебойное функционирование своей электронной почты с подключением к Системе в рабочие дни с 9.00 до 18.30 часов.
      65. Все передаваемые по электронной почте файлы должны пройти проверку антивирусными программными средствами, установленными на компьютере отправителя. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте и за ее содержание несет отправитель. Запрещается рассылка электронных писем, содержащих рекламную информацию, просьбу о многократной пересылке текста письма.

6. Порядок рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроль за их исполнением

      66. Работа с обращениями физических и юридических лиц организуется отделом организационно-контрольных работ и документообеспечения в соответствии с Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц", а также иными нормативными правовыми актами, регулирующими данный вопрос.
      67. Все поступающие в аппарат обращения физических и юридических лиц регистрируются в отделе организационно-контрольных работ и документообеспечения. На первой странице обращения ставится штамп с указанием регистрационного номера и даты регистрации.
      Регистрационный номер обращения физического лица состоит из буквенного индекса "ЖТ", начальной буквы фамилии автора и порядкового номера.
      Регистрационный номер обращения юридического лица состоит из буквенного индекса "ЗТ-Юр" и порядкового номера.
      Регистрационный номер анонимного обращения состоит из буквенного индекса "ЖТ-Б/п" и порядкового номера.
      Обозначение даты производится в следующей последовательности: число, месяц, год (например, 01.01.2015).
      Регистрационный индекс является одновременно входящим и исходящим, и все ответы по обращениям регистрируются под этим же номером.
      Регистрация осуществляется путем заполнения соответствующих полей в электронной информационной учетной форме ЕСЭДО - регистрационной контрольной карточке учета обращения физического (юридического) лица.
      При регистрации первичного обращения ему присваивается регистрационный номер, являющийся очередным порядковым номером.
      Порядковая нумерация ведется единая (сквозная) для обращений физических лиц и также отдельно для обращений юридических лиц. Порядковая нумерация коллективных обращений физических лиц ведется совместно с обращениями физических лиц, также ведется порядковая нумерация коллективных обращений юридических лиц.
      Физическому лицу (либо его представителю) или представителю юридического лица, непосредственно обратившемуся письменно в аппарат, выдается талон с указанием даты и времени регистрации, уникального номера, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение.
      68. Прием и рассмотрение обращений физических и юридических лиц, поступивших через виртуальную приемную акима района, веб-портал "электронного правительства" Республики Казахстан www.egov.kz, осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
      Одновременно производится регистрация в электронном варианте в разделе ЕСЭДО "Обращения граждан" по входящей форме "Регистрационная контрольная карточка обращений граждан", при этом регистрационный номер документу присваивается Системой автоматически.
      69. Повторными считаются обращения физических или юридических лиц, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени регистрации первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, считаются первичными.
      70. Обращения, по которым невозможно установить авторство, отсутствуют подпись (в том числе электронная цифровая подпись), почтовый адрес заявителя, считаются анонимными обращениями и рассмотрению не подлежат, за исключением случаев, установленных Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц". Не подлежат рассмотрению обращения, в которых не изложена суть вопроса.
      71. При поступлении нескольких обращений по одному и тому же вопросу от одного и того же лица, первое обращение регистрируется как основное обращение, а последующие приобщаются к основному обращению и рассматриваются как одно обращение с уведомлением заявителя о результатах их разрешения в пределах срока, исчисляемого со дня поступления первого обращения.
      На повторных обращениях физических лиц, в которых автор в течение календарного года ставит один и тот же вопрос, проставляется регистрационный номер первоначального обращения с указанием "второе", "третье" и так далее, а карточка учета с пометкой "повторно" помещается с первоначальной в картотеке текущего года. К повторным обращениям приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.
      Ранее рассматривавшиеся повторные обращения физических или юридических лиц, по которым имеются исчерпывающие ответы, дополнительному рассмотрению не подлежат, о чем в трехдневный срок сообщается заявителю отделом организационно-контрольных работ и документообеспечения.
      72. Контроль за исполнением обращений, направленных для участия в рассмотрении в отделы, аппараты акимов административно-территориальных единиц, возлагается на соответствующих руководителей. Если рассмотрение письма поручено нескольким структурным подразделениям акимата района, то ответственным за контроль исполнения является подразделение, указанное в резолюции первым, либо то, рядом с названием которого стоит пометка "(созыв)".
      73. В случае направления ответа заявителю за подписью руководителей отделов, либо акимов административно-территориальных единиц, обращение физического или юридического лица снимается с контроля тем же должностным лицом акимата района, по поручению которого оно рассматривалось. При этом основанием для снятия обращения с контроля является соответствующая его резолюция.
      74. По истечении календарного года рассмотренные обращения физических или юридических лиц, все материалы к ним формируются в номенклатурные дела и сдаются в архив аппарата.
      Анонимные обращения хранятся в отделе организационно-контрольных работ и документообеспечения один год, после чего уничтожаются по акту.
      75. Личный прием физических лиц и представителей юридических лиц в приемной граждан аппарата проводится акимом района, заместителями акима района, руководителем аппарата. График личного приема размещается на информационном стенде в холле здания аппарата.
      График приема граждан:
      Аким района принимает граждан в третью пятницу каждого месяца с 14.30-18.30 часов.
      1) заместитель акима по вопросам экономики, сельского хозяйства и предпринимательства – в четверг второй, четвертой недели каждого месяца с 14.30-18.30 часов.
      2) заместитель акима района по вопросам промышленности, связи, транспорта и коммунального хозяйства – в пятницу первой, четвертой недели каждого месяца с 14.30-18.30 часов.
      3) заместитель акима района по социальным вопросам – в среду первой, третий недели каждого месяца с 14.30-18.30 часов.
      4) руководитель аппарата акима района – во вторник второй, четвертой недели каждого месяца с 14.30-18.30 часов.
      Прием граждан по личным вопросам акимом района проводится с 14.30 до 18.30 часов в кабинете акима района.
      76. Если вопрос не может быть решен во время личного приема, то посетитель вправе в письменном виде изложить свою просьбу или иной вопрос. В дальнейшем с данными материалами ведется работа как с обращениями физических или юридических лиц (с пометкой "с личного приема").
      77. Контроль за своевременностью рассмотрения обращений физических или юридических лиц, исполнения поручений руководства осуществляет отдел организационно-контрольных работ и документообеспечения.
      78. Ежедневный прием посетителей работниками отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения аппарата осуществляется с 9.00 до 16.00 часов в рабочие дни.
      79. Прием информации от физических лиц и представителей юридических лиц также осуществляется по "телефону доверия!: (8 72337) 70024.
      80. Поступившие электронные видео-обращения граждан в разделе "Диалог" в течение одного рабочего дня с момента регистрации обращения заведующим отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения направляются в зависимости от характера вопроса заместителям акима, руководителю аппарата, обеспечивает подготовку ответа (на электронном/ бумажном носителе), согласовывает время для съемки видео-ответа с техническим представителем.

7. Порядок подготовки, оформления и согласования, а также прохождения проектов правовых и нормативных правовых актов акимата и акима района, правовых актов аппарата

      81. Проекты вносимых правовых и нормативных правовых актов акимата и акима района разрабатываются, оформляются и согласовываются государственными органами-исполнителями в соответствии с требованиями
      Законов Республики Казахстан от 24 марта 1998 года "О нормативных правовых актах", от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах", постановления Правительства Республики Казахстан от 16 августа 2006 года № 773 "Об утверждении Правил оформления и согласования нормативных правовых актов", Регламента районного акимата, иных нормативных правовых актов, а также настоящего регламента.
      82. В соответствии с пунктами 1, 3 статьи 37 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года "О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан" акимат района издает постановления, а аким района – решения нормативно-правового характера и распоряжения по вопросам административно-распорядительного, оперативного и индивидуального характера.
      83. Государственными органами-исполнителями определяется необходимость принятия того или иного акта акиматом, либо акимом района, в соответствии с компетенцией, прямо определенной для них по данному вопросу действующим законодательством Республики Казахстан. Вносимые проекты актов акимата и акима района не могут противоречить Конституции Республики Казахстан, Законам Республики Казахстан, актам Правительства, Президента Республики Казахстан, иным вышестоящим нормативным правовым актам.
      84. Проекты правовых и нормативных правовых актов могут разрабатываться как во исполнение поручений руководства района, так и по инициативе государственных органов-исполнителей. В случае, если в вышестоящих нормативных правовых актах имеется поручение о принятии правовых или нормативных правовых актов акимата или акима района, государственные органы-исполнители принимают меры по своевременному и качественному представлению проекта такого акта в аппарат.
      85. Проекты правовых и нормативных правовых актов представляются в аппарат на государственном и русском языках, отпечатанные шрифтом "TimesNewRoman" размером № 14 (в приложениях может быть использован шрифт меньшего размера, но не менее № 10), на электронном и бумажном носителе, согласованные с заинтересованными государственными органами, полистно парафированные руководителями государственных органов-исполнителей, либо руководителями юридических служб данных государственных органов. Согласование представляемых проектов с юридическими службами государственных органов-исполнителей является обязательным условием их внесения в аппарат.
      86. Персональную ответственность за качественную разработку проектов, своевременность их представления (в случаях, когда в соответствующих поручениях установлены сроки представления проекта), недопущение дублирования ранее принятых актов по данным вопросам, а также за аутентичность текстов на государственном и русском языках несут руководители государственных органов-исполнителей.
      87. После предварительного согласования со всеми заинтересованными государственными органами проект акта представляется на согласование в аппарат.
      Проект акта проходит экспертизу в отделах аппарата:
      1) отделе организационно-контрольных работ и документообеспечения:
      на аутентичность текстов проекта на государственном и русском языках;
      соответствие проекта требованиям оформления и согласования нормативных правовых актов;
      на необходимость осуществления контроля за исполнением предлагаемого акта, недопущение дублирования поручений;
      2) юридическом отделе – на соответствие проекта акта законодательству Республики Казахстан.
      Срок проведения экспертизы проекта не должен превышать 3 рабочих дней.
      88. Аппарат в ходе проведения экспертизы или по ее результатам вправе возвратить проект разработчику на доработку по основаниям:
      1) не аутентичности текстов проекта на государственном и русском языках, не соответствия требованиям оформления и согласования, наличия дублирующих поручений;
      2) не соответствия проекта законодательству Республики Казахстан;
      3) представления с нарушением требований Регламента акимата района, а также настоящего регламента.
      Отрицательное экспертное заключение по другим мотивам не может служить основанием для возврата проекта.
      89. К проекту прилагается лист согласования, в соответствии с приложением 1 к настоящему регламенту. В листе согласования указывается проведение экспертизы на аутентичность текста на государственном и русском языках, соответствия требованиям оформления и согласования, соответствия законодательству Республики Казахстан, необходимость осуществления контроля за исполнением предлагаемого акта и постановки его на контроль. За каждую из проведенных экспертиз несут ответственность своей подписью как специалисты отделов аппарата (в соответствии с утвержденными должностными обязанностями), так и руководители отделов. Также в листе согласования указываются подписи вносящих проект руководителей государственных органов (заверенные печатью государственного органа), заместителей акима района по курируемым вопросам в соответствии с распределением обязанностей, руководителя аппарата. К вносимому проекту прилагается пояснительная записка в соответствии с приложением к регламенту аппарата акима Аягозского района.
      90. Постановления акимата района принимаются на заседаниях акимата путем открытого голосования членов акимата. В отдельных случаях постановления акимата могут приниматься между заседаниями акимата путем сбора подписей членов акимата на листе согласования согласно приложению 2 к настоящему регламенту.
      91. После прохождения всех необходимых процедур согласования и прохождения проекты актов передаются на подпись акиму района. Постановления районного акимата, решения и распоряжения акима района подписываются акимом района (либо лицом, исполняющим его обязанности с правом подписи). Исключается внесение исправлений в подлинники правовых и нормативных правовых актов после их подписания.
      92. Подписанные правовые и нормативные правовые акты акимата и акима района передаются для регистрации в отдел контроля и документационного обеспечения. К подлиннику акта прилагаются:
      1) справка-обоснование (при необходимости);
      2) документы, подтверждающие прохождение предварительных согласований с заинтересованными государственными органами, прохождение экспертиз;
      3) электронный носитель с текстом акта со всеми приложениями на государственном и русском языках (при необходимости);
      4) лист рассылки, заполненный исполнителем, с указанием количества экземпляров каждому адресату;
      5) пояснительная записка;
      6) документы, обосновывающие необходимость принятия акта.
      В отделе организационно-контрольных работ и документообеспечения производится регистрация представленных актов путем занесения в специальные журналы с присвоением даты и номера.
      93. Копии актов акимата и акима района в течение 3 рабочих дней рассылаются отделом организационно-контрольных работ и документообеспечения в соответствии с листом рассылки, утвержденным руководителем аппарата акима района или заведующим отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения.
      94. Нормативные правовые постановления районного акимата, решения акима района подлежат государственной регистрации в органах юстиции.
      Направление актов на государственную регистрацию производится в соответствии с Законом Республики Казахстан от 24 марта 1998 года "О нормативных правовых актах", постановлениями Правительства Республики Казахстан от 17 августа 2006 года № 778 "Об утверждении Правил государственной регистрации нормативных правовых актов", от 30 мая 2002 года № 598 "О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности", иными нормативными правовыми актами, а также настоящим регламентом.
      95. Нормативные правовые акты акима и акимата района должны содержать норму о введении их в действие. Официальное опубликование нормативных правовых актов, за исключением нормативных правовых актов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законом тайну, является обязательным условием введения их в действие. Подготовка, направление, контроль полноты и своевременности опубликования нормативных правовых актов акима и акимата района осуществляется юридическим отделом аппарата.
      96. Подлинники актов акима и акимата района хранятся в отделе организационно-контрольных работ и документообеспечения.
      97. Замена ранее разосланных экземпляров актов при технических ошибках может быть произведена отделом организационно-контрольных работ и документообеспечения с разрешения руководителя аппарата. В этом случае первоначально разосланные документы должны быть отозваны.
      98. Акты аппарата оформляются приказом руководителя аппарата. Акты аппарата подписываются руководителем аппарата, либо лицом, исполняющим его обязанности.
      Приказы руководителя аппарата по кадровым вопросам регистрируются отдельно от иных приказов с применением отдельной нумерации.
      99. Приказы оформляются на специальных бланках. Проекты приказов проходят предварительную экспертизу в юридическом отделе на соответствие действующему законодательству Республики Казахстан, в отделе контроля и документационного обеспечения по вопросам оформления, аутентичности текста на государственном и русском языках. Прохождение экспертиз проекта приказа руководителя аппарата оформляется путем сбора подписей в листе согласования, согласно приложению 3 к настоящему регламенту.

8. Порядок организации контроля исполнения документов

      100. Организация контроля и проверка исполнения актов осуществляется в соответствии с Законом Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах", Указом Президента Республики Казахстан от 27 апреля 2010 года № 976 "Об утверждении Правил подготовки, согласования и представления на рассмотрение Президенту Республики Казахстан проекта послания Президента Республики Казахстан к народу Казахстана, подготовки, согласования и представления на подпись проектов актов ипоручений Президента Республики Казахстан, реализации послания Президента Республики Казахстан к народу Казахстана, осуществления контроля за исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан и проведения мониторинга нормативных правовых указов Президента Республики Казахстан", Указом Президента Республики Казахстан от 19 марта 2010 года № 954 "О Системе ежегодной оценки эффективности деятельности центральных государственных и местных исполнительных органов областей, города республиканского значения, столицы", иными нормативными правовыми актами и настоящим Регламентом.
      101. Контроль исполнения документов осуществляется путем:
      1) истребования необходимой информации от отделов, аппаратов акимов административно-территориальных единиц для направления через ЕСЭДО;
      2) истребования необходимой дополнительной информации;
      3) заслушивания и обсуждения отчетов и докладов об исполнении;
      4) ревизии и иных форм документальной проверки;
      5) проверки с выездом на место;
      6) другими, не противоречащими законодательству Республики Казахстан способами.
      102. Должностным лицом, ответственным за контроль за своевременным и качественным исполнением актов и поручений Президента, Правительства, Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, а также документов с поручениями Президента, Премьер-Министра, его заместителей и руководителей Администрации Президента и Канцелярии, актов акима и акимата района, протокольных решений акима района является руководитель аппарата.
      103. Руководитель аппарата, отделы аппарата организуют контроль и соблюдение исполнительской дисциплины, обеспечивают эффективное взаимодействие отделов, аппаратов акимов административно-территориальных единиц, отделов аппарата, иных государственных и негосударственных организаций.
      Заместители акима района, аппаратов акимов административно-территориальных единиц, руководители отделов обеспечивают качественное и своевременное исполнение актов и поручений по курируемым направлениям работы.
      104. На контроль берутся следующие документы, в том числе секретные и имеющие отметку "Для служебного пользования":
      1) поручения либо пункты поручений Президента Республики Казахстан по служебным и иным документам при наличии штампа "Бақылауға алынды";
      2) постановления Правительства, распоряжения Премьер-Министра, протоколы заседаний Правительства, совещаний у Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии;
      3) запросы депутатов Парламента Республики Казахстан;
      4) обращения физических и юридических лиц;
      5) акты прокурорского реагирования, поступающие в адрес местных исполнительных органов, частные определения судов;
      6) письма государственных органов, из содержания которых вытекает необходимость предоставления ответа, информации, разъяснения, внесения предложений по тем или иным вопросам;
      7) акты акимата и акима района, в которых даны поручения руководителям отделов, аппаратам акимов административно-территориальных единиц;
      8) поручения акима района, данные на совещаниях, в ходе отчетных встреч и поездок по району.
      На контроль могут быть взяты иные документы и вопросы по поручению руководства акимата района.
      105. Акты и поручения акима области его заместителей, протокольных поручений акима района с учетом установленных сроков исполнения ставятся на следующие виды контроля:
      1) срочный – с пометками: "весьма срочно" - в течение 3 рабочих дней, "срочно", "ускорить" - до 10 рабочих дней;
      2) краткосрочный – от 10 рабочих дней до 1 месяца;
      3) среднесрочный – от 1 до 6 месяцев;
      4) долгосрочный – свыше 6 месяцев.
      106. Сроки исполнения поручений, установленные в актах и поручениях исчисляются в рабочих днях со дня их поступления в местный исполнительный орган района.
      Соответствующие местные исполнительные органы, в адрес которых было дано поручение, представители которых присутствовали на заседании (совещании), обязаны сразу после заседания (совещания) приступить к исполнению поручений, не дожидаясь поступления к ним протокола заседания (совещания) или поручения акима района.
      107. Исполнение актов и поручений обеспечивается в указанные в них сроки.
      В случаях, если в поручениях со штампом "Бақылауға алынды" не установлены сроки, то они исполняются в месячный срок.
      108. В случае невозможности исполнения поручений и актов в срок, руководитель государственного органа - исполнителя заблаговременно, не позднее одного дня до истечения установленного срока, направляет на имя должностного лица, давшего поручение, письмо с указанием текущего состояния исполнения, аргументированного обоснования необходимости продления срока, либо его перевода на среднесрочный или долгосрочный контроль с обязательным указанием конкретного срока исполнения, конкретных ответственных политических государственных служащих, а также государственных органов соисполнителей и ответственных должностных лиц.
      Продление сроков исполнения, в том числе перевод их на среднесрочный или долгосрочный контроль допускается не более одного раза по решению акима района и его заместителей.
      Повторное продление срока исполнения актов и поручений допускается по решению акима района и его заместителей с рассмотрением вопроса о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц.
      109. Документы регистрируются специалистами отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения в соответствующих разделах ЕСЭДО и передаются акиму района (либо лицу, исполняющему обязанности акима района) для принятия по ним решения и наложения резолюции. Документы, поступившие на бумажных носителях передаются нарочно, поступившие через ЕСЭДО направляются в электронном виде.
      На документах, подлежащих контролю, проставляется штамп "Бақылауға алынды" или "Бақылау".
      110. После принятого решения акимом района сотрудник отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения передает документы, поступившие на бумажных носителях, заместителям акима района, руководителю аппарата.
      При поступлении срочной корреспонденции (документов) сотрудник отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения незамедлительно по телефону информирует руководителя аппарата, заместителей акима района, приемные руководителей отделов.
      111. Отдел организационно-контрольных работ и документообеспечения до истечения установленного срока исполнения контрольного поручения направляют в адрес государственных органов соответствующее напоминание по исполнению документа.
      112. Заведующий отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения ведет учет, контроль и анализ исполнения контрольных поручений. При этом информация представляется руководителю аппарата на еженедельной основе. Ежемесячно на основе анализа материалов аппаратов акимов административно-территориальных единиц, отделов, вносится информация об исполнении поручений с предложениями и обоснованиями о снятии с контроля или продлении срока исполнения поручения.
      113. Отдел организационно-контрольных работ и документообеспечения готовит за подписью руководителя аппарата акима района информацию акиму района об исполнении поручений акима района и его заместителей ежемесячно. Отдел организационно-контрольных работ и документообеспечения готовит информацию ежеквартально – по исполнению контрольных нормативно-правовых актов акима и акимата района.
      114. Документы снимаются с контроля после полного разрешения поставленных в них вопросов и уведомления соответствующего государственного органа.
      Для снятия с контроля исполнителем готовится информация на имя руководителя (заместителя акима района, руководителя аппарата) по выполнению каждого пункта нормативного правового акта, протокольного решения, иного контрольного документа с предложением о снятии с контроля.
      115. Отдел организационно-контрольных работ и документообеспечения систематически анализирует ход исполнения документов - ежемесячно готовит информацию о ходе исполнения контрольных документов руководителю аппарата акима района. Информация может предоставляться как устно, так и в письменном виде.
      116. Работа в информационных системах "Учет поручений", "Учет постановлений" включает в себя просмотр, поиск, контроль поручений/постановлений акима Восточно-Казахстанской области.
      Работу в информационной системе "Учет поручений" осуществляют ответственные специалисты отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения, в информационной системе "Учет постановлений" специалисты отдела контроля организационно-контрольных работ и документообеспечения. При этом ответственность за своевременность, качество и полноту исполнения поручений несут руководители отделов, акимы административно-территориальных единиц.

9. Взаимодействие аппарата с аппаратами акимов административно-территориальных единиц, отделами

      117. Взаимодействие аппарата с аппаратами акимов административно-территориальных единиц, отделами осуществляется отделами аппарата.
      118. Организация взаимодействия заключается в контроле за исполнением поручений руководства района, решении текущих вопросов и поручений, осуществлении проверок, проведении выездных мероприятий, сборе информации, подготовке информации руководству района.
      В целях регулирования вопросов проведения заседаний, выполнения графика работы акима района, иных мероприятий с участием руководителей государственных органов, административно-территориальных единиц, руководители районных отделов согласовывают выезд за пределы района с руководителем аппарата акима района.
      119. Требования работников аппарата акима района по исполнению поручений руководства являются обязательными для исполнителей.

10. Решение кадровых вопросов

      120. Решение кадровых вопросов в аппарате осуществляется единой кадровой службой в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан от 15 мая 2007 года, Законом Республики Казахстан от 23 июля 1999 года "О государственной службе", и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан по кадровым вопросам.
      121. Назначение и освобождение должностных лиц, относящихся к административным государственным служащим корпуса "Б", заместителей акима района, руководителя аппарата, руководителей отделов аппарата, руководителей отделов, акимов административно - территориальных единиц, помощника акима района по ГО и ЧС, главных инспекторов, главных специалистов аппарата акима района осуществляется акимом района.
      Назначение и освобождение от должностей внештатных работников и иных работников аппарата осуществляется руководителем аппарата.
      122. Конкурс на занятие вакантных должностей административных государственных служащих корпуса "Б" категорий Е, ЕR, EG объявляет аким района.
      123. Оформление решений, связанных с прохождением государственными служащими государственной службы, подготовка проектов актов акима и других документов по кадровым вопросам, их оформление в установленном законодательством порядке осуществляется единой кадровой службой аппарата.
      124. Оформление, учет и выдача служебных удостоверений акимам административно-территориальных единиц, руководителям отделов, работникам аппарата осуществляется единой кадровой службой аппарата.
      125. Единая кадровая служба организует переподготовку и повышение квалификации административных государственных служащих корпуса "Б".
      126. Вопросы привлечения работников к дисциплинарной ответственности вносятся должностным лицом, имеющим право назначения на должность и освобождения от должности служащего, привлекаемого к дисциплинарной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан от 15 мая 2007 года, Законом Республики Казахстан от 23 июля 1999 года "О государственной службе", Указом Президента Республики Казахстан от 31 декабря 1999 года № 321 "Об утверждении Правил наложения дисциплинарных взысканий на административных государственных служащих Республики Казахстан", иными нормативными правовыми актами по данному вопросу.

11. Порядок освещения работы акимата, акима района, аппарата в средствах массовой информации

      127. В целях обеспечения гласности в деятельности районного акимата, акима района и аппарата, отделом внутренней политики осуществляется организация освещения их деятельности в СМИ.
      128. Представители СМИ приглашаются отделом организационно контрольных работ и документообеспечения на заседания районного акимата и иные совещания, организуемые аппаратом.
      129. Отделом внутренней политики на постоянной основе проводится обзор прессы, выпусков в радио и теле эфире на предмет критических, резонансных публикаций и материалов. При необходимости отделом внутренней политики подготавливаются опровержения в СМИ по необоснованным критическим материалам.

12. Организация внутреннего распорядка в аппарате акима района

      130. По предъявлению специального пропуска и (или) служебного удостоверения в здание аппарата допускаются:
      1) акимы всех уровней;
      2) работники аппарата и государственных органов, размещенных в здании аппарата;
      3) депутаты областного, районного маслихатов;
      4) руководители правоохранительных органов района;
      5) по списку, представленному руководителями отделов аппарата акима района и согласованному с руководителем аппарата, в дни проведения заседаний акимата, совещаний и мероприятий.
      В приемные дни и часы в здание аппарата осуществляется пропуск физических и представителей юридических лиц на прием по личным вопросам.
      131. Вопрос о приеме акимом района должностных лиц по служебным вопросам решает руководитель аппарата.
      132. Пропуск посетителей в здание аппарата производится сотрудниками отделы специальной службы охраны.
      133. Организация международных связей, пропуск в здание аппарата иностранных граждан осуществляется в соответствии с законодательством об обеспечении режима секретности в Республике Казахстан.

13. Соблюдение правил хранения и использования служебных документов, бланков и учетных форм

      134. Работники аппарата при обращении с документами обязаны строго соблюдать установленные требования по работе с государственными секретами Республики Казахстан, принимать меры по предотвращению утечки государственной и служебной тайны, обеспечивать сохранность документов, поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий возможность несанкционированного доступа в служебные кабинеты посторонних лиц и ознакомления их со служебными документами, пользования компьютерами, писчей и копировальной бумагой, телефонами и другими средствами организационной техники. Запрещается оставлять ключи от служебных кабинетов в наружных замках дверей.
      Категорически запрещается передача кому бы то ни было копий документов без разрешения руководителя аппарата, либо руководителя отдела организационно-контрольных работ и документообеспечения.
      135. Бланки акимата, акима района, заместителей акима района, руководителя аппарата, аппарата акима района изготавливаются типографским способом.
      Бланки документов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, по заказам государственных организаций и подлежат учету.
      Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 10 мм – верхнее; 10 мм – нижнее.
      Учет и выдача бланков структурным подразделениям аппарата акима района возлагаются на отдел организационно-контрольных работ и документообеспечения, а контроль руководителем соответствующего отдела.
      136. За утрату документов, разглашение служебной информации, нарушение правил работы с документами работники аппарата привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

14. Прием, передача дел и документов при увольнении или переводе на другую работу работника аппарата, передача документов из одного отдела аппарата в другой, иные вопросы

      137. При увольнении или переводе на другую работу работник аппарата, по указанию руководителя соответствующего отдела аппарата, передает другому работнику этого же отдела все находящиеся у него на исполнении дела и документы, накопленные справочные иные материалы.
      В этом случае работником, передающим документы, составляется в двух экземплярах акт о приеме-передаче служебных дел, в котором указываются передаваемые документы и характеризуется состояние исполнения нерешенных на день передачи вопросов. Оба экземпляра акта подписываются передающим и принимающим документы работниками и утверждаются руководителем отдела. Один экземпляр остается в отделе, второй у уволенного работника.
      На основании акта работник данного отдела аппарата делает отметки в регистрационно-контрольных карточках о передаче документов другому работнику.
      138. При уходе работника в отпуск или при выезде в длительную командировку имеющиеся у него на исполнении служебные документы передаются другому работнику по указанию руководителя отдела. В регистрационно-контрольных карточках работник этого отдела аппарата делает отметку о передаче документов. Если после возвращения работника документы остались неисполненными, то они вновь передаются ему с соответствующей отметкой в карточках.
      139. Передача документов из одного отдела аппарата в другой осуществляется в соответствии с резолюцией акима района, на основании указания руководителя аппарата через отдел организационно-контрольных работ и документообеспечения.
      140. Номенклатуры дел в аппарате формирует отдел организационно-контрольных работ и документообеспечения в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан. Вопросы передачи дел в архив аппарата обеспечивают руководители отделов аппарата.
      141. Все машинописные работы осуществляются отделами аппарата самостоятельно.
      142. Использованные при печатании документов бланки учитываются в специальном журнале, в котором указываются номер бланка, фамилия исполнителя, дата печатания.
      143. Контроль за соблюдением настоящего регламента возлагается на руководителя аппарата.

  "Аягөз ауданы
әкімінің аппараты" мемлекеттік
мекемесінің регламентіне
1 қосымша

"____________________________________________" Аягөз ауданы әкімінің шешіміне,
өкіміне, ауданы әкімдігінің қаулысы жобасына келісу парағы

Лист согласования к проекту решения, распоряжения акима Аягозского района,
постановления Аягозского района "____________________________________________"

Орындаушы:
Исполнитель:
Басшы:
Руководитель:
"______"__________ ж./г.

Қаулының (шешемнің, өкімнің) жобасын енгізеді:
Проект постановления (решения, распоряжения) вносит:
"______"__________ ж./г.

Аудан әкімінің орынбасары:
Заместитель акима района:
"______"__________ ж./г.
Міндетті келісім минимумы:
Обязательный минимум согласования:
"______"__________ ж./г.
Аудан әкімі аппаратының басшысы
Руководитель аппарата акима района:
"______"__________ ж./г.

Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі:
Руководитель отдела контроля и документационного обеспечения:
"______"__________ ж./г.
Заң бөлімінің басшысы:
Руководитель юридического отдела:
"______"__________ ж./г.
Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің бас маманы:
Главный специалист отдела контроля и документационного обеспечения:
"______"__________ ж./г.
Ресімдеу және келісу сараптамасын жүргізді:
Экспертизу оформления и согласования провел:
"______"__________ ж./г.
Мәтіннің дәлме-дәлдігіне сараптама жүргізді:
Экспертизу на аутентичность провел:
"______"__________ ж./г.
Құқықтық сараптама жүргізді:
Правовую экспертизу провел:
"______"__________ ж./г.

  "Аягөз ауданы
әкімінің аппараты" мемлекеттік
мекемесінің регламентіне
2 қосымша

"______________________________________" Аягөз ауданы әкімдігі қаулысының
жобасына келісу парағы

Лист согласования к проекту постановления акимата Аягозского района
"______________________________________"



Әкімдік мүшелерінің тегі, аты
Фамилия, инициалы членов акимата

Көзқарасы немесе ұсынысы
Мнение и предложение

Қол қойылған күні
Дата подписания

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       Келісу парағын толтырды ___________________
       (қолы)

  "Аягөз ауданы
әкімінің аппараты" мемлекеттік
мекемесінің регламентіне
3 қосымша

"__________________________________________" аудан әкімі аппараты басшысының
бұйрығына КЕЛІСУ ПАРАҒЫ

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ К приказу руководителя аппарата акима района
"__________________________________________"

Орындаушы:
Исполнитель:
Бөлім меңгерушісі (бұйрықтың жобасын енгізген)
Заведующий отдела (вносящий проект приказа)
_____________________
"______"_________ года

Міндетті келісім минимумы:
Обязательный минимум согласования:
_____________________
"______"_________ года

Заң бөлімінің меңгерушісі
Заведующий юридического отдела
_____________________
"______"_________ года

Қаржы-шаруашылық жұмылдыру дайындығы және төтенше жағдайлар жөніндегі бөлімінің меңгерушісі
Заведующий отдела финансово хозяйственной части, мобилизационной подкотовки и черезвычайной ситуации
_____________________
"______"_________ года

Ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі
Заведующий отдела организационно контрольных работ и документообеспечения
_____________________
"______"_________ года

Мәтіннің дәлме-дәлдігіне сараптама жүргізді
Экспертизу на аутентичность провел
_____________________
"______"_________ года

Ресімдеу және келісу сараптамасын жүргізді
Экспертизу оформления и согласования провел
_____________________
"______"_________ года

Құқықтық сараптама жүргізді
Правовую экспертизу провел
_____________________
"______"_________ года

      

"Аягөз ауданы әкімінің аппараты" мемлекеттік мекемесінің регламентін бекіту туралы

Шығыс Қазақстан облысы Аягөз ауданы әкімдігінің 2015 жылғы 04 қыркүйектегі № 611 қаулысы. Шығыс Қазақстан облысының Әділет департаментінде 2015 жылғы 08 октября № 4166 болып тіркелді. Күші жойылды - Шығыс Қазақстан облысы Аягөз ауданы әкімдігінің 2016 жылғы 05 мамырдағы № 290 қаулысымен

      Ескерту. Күші жойылды - Шығыс Қазақстан облысы Аягөз ауданы әкімдігінің 05.05.2016 № 290 қаулысымен.
      РҚАО-ның ескертпесі.
      Құжаттың мәтінінде түпнұсқаның пунктуациясы мен орфографиясы сақталған.
      "Әкімшілік рәсімдер туралы" Қазақстан Республикасының 2000 жылғы 27 қарашадағы Заңының 9-1 бабының 1 тармағына, "Нормативтік құқықтық актілер туралы" Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 24 наурыздағы Заңының 3 бабының 3 тармағы 1) тармақшасына, "Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару туралы" Қазақстан Республикасының 2001 жылғы 23 қаңтардағы Заңының 31 бабының 2 тармағына сәйкес, Аягөз ауданының әкімдігі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:
      1. Қоса беріліп отырған "Аягөз ауданы әкімінің аппараты" мемлекеттік мекемесінің регламенті бекітілсін.
      2. Осы қаулы оның алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.
      Аудан әкімі Б.Байахметов

  Аягөз ауданы әкімдігінің
2015 жылғы "04" ___09____
№ __611__ қаулысымен бекітілді

"Аягөз ауданы әкімінің аппараты" мемлекеттік мекемесінің регламенті

1. Жалпы ережелер

      1. Осы регламент "Аягөз ауданы әкімі аппараты" мемлекеттік мекемесі (бұдан әрі – аппарат) қызметінің ұйымдастыру және ішкі тәртібі мәселелерін айқындайды. 
      2. Аппарат аудан әкімі мен аудан әкімдігінің қызметін ақпараттық-талдамалық, ұйымдастыру-құқықтық және материалдық техникалық қамтамасыз ету мақсатында, мемлекеттік мекеменің ұйымдастыру-құқықтық нысанында құрылған мемлекеттік орган болып табылады.
      3. Аппаратты Аягөз ауданының әкімдігі (бұдан әрі – әкімдік) құрады, таратады және қайта ұйымдастырады. Аппарат туралы ережені, оның құрылымын аудан әкімдігі бекітеді.
      4. Аппарат өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын, Заңдарын, өзге де нормативтік құқықтық актілерін, сондай-ақ осы регламентті басшылыққа алады.

2. Аппараттың жұмысын жоспарлау

      5. Аппараттың жұмысы ағымдағы жоспарлауға сәйкес жүзеге асырылады. Ағымдағы жоспарлау аппараттың жартыжылдық жұмыс жоспарларынан, сондай-ақ аппарат бөлімдерінің жоспарларынан тұрады.
      6. Аппараттың бөлімдері алдағы жартыжылдыққа арналған жұмыс жоспарларын әзірлейді, оларды алдыңғы тоқсанның соңғы айының 25-ші күнінен кешіктірмей аппарат басшысы бекітеді. Аппарат бөлімдерінің жұмыс жоспарларының көшірмелері аппараттың тиісті жартыжылдыққа арналған жоспарын жинақтау үшін осы мерзімде ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөліміне тапсырылады.
      Аппарат бөлімдері жартыжыл сайын ағымдағы жоспарлардың іске асырылу барысы туралы аппарат басшысының атына ақпарат береді. Жоспарлауды аппарат бөлімдерінің басшылары мамандардың біріне жүктейді. Бөлімдердің жұмысын жоспарлау жөніндегі істердің жағдайына және олардың орындалуына бөлім басшылары жауап береді. Аудан әкімінің, аппарат басшысының, оның орынбасарларының талап етуі бойынша бөлімдердің жартыжылдық жоспарларды орындауы жөніндегі ақпарат өзге мерзімдерде, ауызша да, жазбаша түрде де тапсырылуы мүмкін.
      Аппараттың ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі ай сайын, 20-ші күнге, аудан әкімі орынбасарларының, аппараттың бөлімдері, аудандық бюджеттен қаржыландырылатын атқарушы органдардың (бұдан әрі- бөлімдер) басшыларының ұсыныстары негізінде алдағы айға кеңестер мен іс-шаралар тізбесімен аудан әкімі жұмысының желілік кестесін жасайды.
      Осындай желілік жұмыс кестелерін аудан әкімінің орынбасарлары да жасайды.

3. Аудан әкімдігі отырыстарын, кеңестерді және басқа да іс-шараларды жоспарлау, дайындау және өткізу тәртібі

      7. Аудан әкімдігінің отырыстарында қарауға арналған мәселелер тізбесін ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі аудан әкімінің, оның орынбасарларының, аппарат басшысының, бөлімдер басшыларының, аппарат бөлімдері басшыларының ұсыныстары бойынша жыл басталғанға дейін он бес күннен кешіктірмей жарты жылға арнап құрастырады.
      Аудан әкімдігі отырыстарында қарауға жоспарланатын мәселелер тізбесі аудан әкімінің орынбасарларымен келісіледі және аудан әкімінің өкімімен бекітіледі. Бекітілген тізбені ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері барлық мүдделі мемлекеттік органдарға таратады.
      8. Аудан әкімдігінің отырыстарын дайындау және өткізу тәртібі аудан әкімдігінің регламентінде айқындалады.
      9. Аудандық кеңестер өткізуде жүйелі және жоспарлы жұмысты қамтамасыз ету, әкімшілік-аумақтық бірліктер әкімдерімен өзара іс-қимылды ретке келтіру үшін:
      дүйсенбі – аудан әкімінің төрағалығымен аппараттық кеңестер өткізу күні;
      сейсенбі – аудан әкімі орынбасарларының Өскемен қаласына, ауылдық округтерге шығу күні;
      сәрсенбі – аудан әкімі орынбасарларының кеңестер өткізу күні;
      бейсенбі- жұма–аудан әкімдігі мәжілістерін, кеңестерін өткізу күндері болып белгіленсін.
      Кеңестер мен басқа да іс-шаралар аудан әкімінің бастамасымен немесе онымен келісіле отырып аптаның өзге күндері өткізілуі мүмкін.
      10. Қалалар мен аудандар әкімдерінің аудандық кеңестер мен іс-шараларға қатысуы тек қана аудан әкімімен келісім бойынша жүзеге асырылады. Шақыруға аудан әкімінің аппарат басшысы қол қояды.
      11. Аудан әкімінің қатысуымен ресми іс-шаралар ұйымдастыруды осы мәселеге жетекшілік ететін аудан әкімі орынбасарларының, аппарат басшысының басшылығымен, ауданның мүдделі мемлекеттік органдарының қатысуымен, осы іс-шараны өткізуге жауапты аппарат бөлімдері, бөлімдер жүзеге асырады.
      12. Аудан әкімі аппараты өткізетін кеңестер, отырыстар және басқа да іс-шаралар ашық болып табылады және мемлекеттік және орыс тілдерінде өткізіледі.
      13. Аудан әкімдігі, аудан әкімі аппараты өткізетін кеңестер, отырыстар және басқа да іс-шаралар аудан әкімінің, аудан әкімі орынбасарларының, аппарат басшысының бастамасы бойынша жабық деп жариялануы мүмкін.
      14. Аудандық деңгейдегі кеңестерді, отырыстарды, кездесулерді және басқа да іс-шараларды аудан әкімі немесе ол болмаған кезде аудан әкімінің міндетін атқарушы лауазымды тұлға өткізеді. Жекелеген жағдайларда, салалық мәселелерді қарастырған кезде міндеттерді бөлуге сәйкес тиісті салаға жетекшілік ететін аудан әкімі орынбасарларының басшылығымен аудандық іс-шаралар өткізілуі мүмкін.
      15. Облыс әкімдігінің хабарландырулары бойынша аудан әкімдігінің мемлекеттік мекемелері мынадай тәртіппен өткізілетін кеңестер, отырыстар және басқа да іс-шаралар дыбыс/бейнеконференция байланыс режимінде (бұдан әрі – БКБ) қатысады:
      аппараттың кеңес өткізуге жауапты бөлімі:
      БКБ режимінде өкізілуі жоспарланған кеңестер мен басқа да іс-шаралар жөнінде барлық кеңеске қатысушыларды, сондай-ақ БКБ сүйемелдеуге жауапты мамандарды кеңес басталғанға дейін 1 тәулік бұрын хабардар етеді;
      БКБ қатысушыларының құрамын белгілейді.
      16. Аягөз ауданы әкімі аппаратының ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу бөлімінің мамандары:
      БКБ өткізу үшін қажетті аппаратураны орнатады және күйге келтіреді;
      БКБ режимінде кеңестерге, басқа іс-шараларға қатысушылар хабарласу телефондарын шараның басталуына дейін 1 сағат бұрын аудан әкімінің аппараты мәліметтермен жылдам алмасу бағдарламасы (аккаунт gmail) арқылы мәлімдеуге міндетті.
      17. Аппараттың қаржы-шаруашылық жұмылдыру дайындығы және төтенше жағдайлар жөніндегі бөлімінің меңгерушісі жауапты жұмыскерлерімен бірлесіп залды іс-шаралар өткізуге дайындауды қамтамасыз етеді.
      18. Аудандық іс-шаралардың өткізілуіне жауапты аппарат бөлімдері мүдделі мемлекеттік органдармен бірлесіп 4 жұмыс күнінен кешіктірмей кеңестің, өзге де іс-шараның күн тәртібін, қатысушылардың ұсынылып отырған тізімін айқындайды, ол жетекшілік ететін аудан әкімі орынбасарымен және аппарат басшысымен, не болмаса оның орынбасарларымен келісуге жатады. Тізім шұғыл арада, бір жұмыс күні ішінде баяндамашылар ретінде көрсетілген мемлекеттік органдар мен ұйымдар басшыларына, сондай-ақ, іс-шараның күн тәртібіне енгізілген мәселелер құзыретіне жататын бөлімдер басшыларына жіберіледі.
      19. Шақырылғандардың қатысуын аппараттың тиісті бөлімі қамтамасыз етеді.
      Мәселелерді талқылауға қатысуға шақырылғандар материалдарды (электрондық және қағаз тасымалдауышта) іс-шара өткізілуге дейінгі 3 жұмыс күнінен кешіктірмей іс-шараны өткізуге жауапты аппарат бөліміне тапсырады. Іс-шаралар шұғыл тәртіппен өткізілетін жағдайда материалдар іс-шара өткізілетін күні тапсырылуы мүмкін.
      20. Іс-шара материалдарын аппараттың тиісті бөлімі жинақтайды және іс-шара өткізілетін күнге дейінгі 2 жұмыс күнінен кешіктірмей аудан әкімінің аппарат басшысына беріледі.
      21. Материалдар уақытында тапсырылмаған, сондай-ақ толық көлемде тапсырылмаған және аудандық іс-шараларға қатысушылар сапасыз әзірлеген жағдайда, осы іс-шараны өткізуге жауапты аппарат бөлімі аппарат басшысының (не болмаса оның міндетін атқарушы адамның) қол қоюымен аудан әкімі атына ақпарат дайындайды. Бұл жағдайда аталған мәселені неғұрлым кейінгі күнге көшіріп, күн тәртібінен алу туралы мәселе шешілуі мүмкін. Материалдарды уақытында тапсырмағаны, сондай-ақ сапасыз тапсырғаны үшін осы мемлекеттік органдардың басшылары, сондай-ақ тиісті мемлекеттік органға жетекшілік ететін аудан әкімі орынбасарлары жауап береді.
      22. Аудандық іс-шараларды өткізу бойынша мемлекеттік және орыс тілдеріндегі жиынтық материалдар құрамына мыналар енгізілуі тиіс:
      1) баяндамашылар тізімі көрсетілген күн тәртібі;
      2) шақырылғандар тізімі;
      3) қаралып отырған мәселелер бойынша анықтамалар, ақпараттық (талдау) материалдары, таныстырулар, салыстырмалы деректер (кесте түрінде);
      4) іс-шарада төрағалық етуші сөзінің тезистері;
      аудандық іс-шараларды өткізу бойынша жиынтық материалдарға осы шараға қажетті басқа құжаттар қоса берілуі мүмкін.
      23. Жоспарланып отырған іс-шараға ұсынылатын материалдардың тақырыптары бірдей болуы және мәселелердің мәнін жан-жақты ашуы тиіс. Анықтамалар мен ақпараттық (талдау) материалдардың көлемі үлгі баспа мәтінінің үш бетінен аспауы тиіс.
      24. Іс-шараларда сөз сөйлеу (баяндама) кезінде бейнеақпарат туралы мәселе жеке шешілуі және іс-шара өткізілетін күнге дейінгі бір жұмыс күнінен кешіктірілмей шешілуі және аппарат басшысымен келісілуі тиіс. Мәжіліс залын техникалық дайындауды (дыбыс күшейтуді, дыбыс жазуды және микрофондарды, бейнепроекторды, экранды, слайдтарды көрсетуге дайындықты қамтамасыз ету, сусындар, жазба құралдарының, тиісті жарықтандыру мен ауа баптаудың және т.б. болуын) аппараттың ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету, ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметттерді мониторингілеу, қаржы-шаруашылық жұмылдыру дайындығы және төтенше жағдайлар жөніндегі бөлімдері бірлесіп жүзеге асырады.
      25. Іс-шараның өткізілуіне жауапты аппарат бөлімі мүдделі мемлекеттік органдармен және ұйымдастыру бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімімен бірлесіп, қатысушыларды тіркеуді қамтамасыз етеді. Кеңеске, басқа аудандық іс-шараға қатысушыларды тіркеу отырыс басталғанға дейін кем дегенде 30 минут қалғанда, ал кеңейтілген отырыстарда - отырыс басталғанға дейін 1 сағат қалғанда басталады.
      Отырысқа қатысушыларды тіркеу, әдетте, мәжіліс басталғанға дейін 5 минут қалғанда аяқталады. Тіркеуге жауапты маман бөлім басшысына шақырылғандардың келуі туралы мәлімет береді, бөлім басшысы мәліметтерді аппарат басшысына береді.
      26. Аудан әкімінің қатысуымен өтетін кеңестердің, басқа да іс-шаралардың хаттамаларын аппараттың іс-шараны өткізуге жауапты бөлімінің қызметкерлері жүргізеді, аудан әкімінің қатысуымен өткізілетін көшпелі іс-шаралардың хаттамаларын аудан әкімінің көмекшісі жүргізеді.
      Хаттамада қаралатын мәселелер, талқылауға қатысқан адамдар, тапсырмалар көрсетіледі.
      Іс-шараларда мемлекеттік және орыс тілдерінде жасалған баяндамалардың ілеспе аударылуына ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі жауапты болады.
      Баяндамалардың мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндері ілеспе аударма жасау үшін ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөліміне алдын ала, бірақ отырыс басталғанға дейін екі сағаттан кешіктірілмей ұсынылады.
      27. Хаттама кеңес, басқа да аудандық іс-шаралар өткізілген күннен бастап екі күн ішінде ресімделеді.
      28. Хаттамалық тапсырмаларды, орындалуына жауапты мемлекеттік органдарға, сондай-ақ өзге де мүдделі мемлекеттік органдар мен лауазымды тұлғаларға ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі жолдайды.
      Аудан әкімінің қатысуымен өткен аудандық іс-шаралар хаттамаларында жазылған тапсырмаларды аппараттың ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі бақылауға алады.
      29. Кеңестердің, басқа да іс-шаралардың хаттамалары барлық материалдарымен бірге жеке істер номенклатурасына ресімделеді және тиісті мерзім өткеннен кейін аппараттың мұрағатына тапсырылады.
      30. Аппарат басшысының тапсырмасы бойынша кеңестердің, басқа да іс-шаралардың бейне және дыбыс жазбасы, кейіннен толық жазылып және қағаз тасымалдауышта басылып, жүргізілуі мүмкін.
      31. Аппараттың ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу бөлімі аудандық іс-шаралар бойынша бұқаралық ақпарат құралдарына (бұдан әрі -БАҚ) алдын ала баспасөз парақтарын таратуды жүзеге асырады.
      32. Ірі іс-шаралар өткізген кезде тапсырма-жоспар жасалып, онда тапсырмалар, жоспардың әр тармағы бойынша жауапты орындаушылар, орындау мерзімдері көрсетіледі.

4. Аппаратта іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру, электрондық құжат айналымы

      33. Осы бөлімнің ережелері жеткізгіш түріне қарамастан, электрондық сандық қолтаңбаның (бұдан әрі- ЭСҚ) жабық (құпия) кілтін (ЭСҚ қалыптастыру мен тексеру процестерін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын) пайдалана отырып ЭСҚ-мен қол қойылған және ЭСҚ-ның ашық кілтін пайдалана отырып электрондық құжаттың ЭСҚ-ын анықтау мен тексеруден кейін белгіленген тәртіппен ЭСҚ-ны тексерудің оң нәтижесі айқындалғаны жөнінде (ЭСҚ-ның түпнұсқалығын растау (анықтау)) растамасы бар электрондық құжаттарды қоса алғанда, құжаттармен жұмыс істеуді ұйымдастыруға қолданылады.
      34. Аппаратқа қағаз жеткізгіште келіп түсетін кіріс хат-хабарларды ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі құжатты алу күні, уақыты, құжатты алған адамның тегі мен аты-жөні көрсетіліп, қолын қойдырып, ал электрондық құжаттарды электрондық ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалана отырып, электрондық құжатқа қол қойған немесе құжаттың деректемесін растаған адамның электрондық сандық қолтаңбасын (бұдан әрі - ЭСҚ) тексеру рәсімі жүргізілген соң қабылдайды.
      35. Электрондық құжаттар Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының Бірыңғай көліктік ортасы (бұдан әрі - БКО) және Мемлекеттік органдардың бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінің Ведомствоаралық құжат айналымы орталығының сервері (бұдан әрі - БЭҚАЖ ВҚО) арқылы түсуге тиіс.
      Хат-хабар электрондық құжаттар форматында түскен кезде осы құжаттармен одан әрі жүргізілетін барлық рәсімдер ақпараттандыру саласының операторы бекіткен нұсқаулыққа сәйкес жүргізіледі.
      36. Аппараттың қызметкерлеріне осы регламенттің 42-тармағында көзделген жағдайларды қоспағанда, ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінде тіркелмеген құжаттарды қабылдауға және олармен жұмыс істеуге тыйым салынады.
      37. Конверттерді ашар алдында ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері олардың жіберілуінің және ресімделуінің дұрыстығын, орамының бүтіндігін (мөр болған кезде) тексереді, конверттерді ашқан кезінде мекенжайдың жөнелтуші атауымен, пакетте көрсетілген салу нөмірлерінің құжаттарға қойылған нөмірлермен сәйкестігі салыстырылады, құжаттардың және оларға қосымшалардың жинақтылығы тексеріледі.
      Құжаттар жеткіліксіз болған, пакеттер бүлінген, конверттердің нөмірлері құжаттардың нөмірлерімен сәйкес келмеген жағдайда үш данада акт жасалады, бұл ретте актінің бір данасы ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінде қалады, екіншісі құжатпен бірге арналуы бойынша беріледі, ал үшіншісі жөнелтушіге жолданады.
      Дұрыс арналмаған және ресімделмеген, қате салынған құжаттар арналуы бойынша қайта жөнелтіледі немесе жөнелтушіге қайтарылады.
      Құжаттар салынған конверттер құжаттарды жөнелтушінің мекенжайын, олардың жөнелтілген және алынған күнін тек сол арқылы ғана анықтау мүмкін болатын жағдайларда сақталады.
      "Жеке өзіне" деген белгісі бар конверттерді қоспағанда, барлық конверттер ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінде ашуға жатады.
      38. Белгіленген үлгідегі бланкіде ресімделуге тиіс, басшы (ол болмаған кезде – бұйрық, өкім болған кезде оның міндеттерін атқарушы тұлға) қол қойған немесе толтырылған деректемелері бар (ЭСҚ тексерудің оң нәтижесінің белгіленген тәртіппен анықталғаны туралы растамасы бар) электрондық құжаттың оған сәйкес шаблонын пайдалана отырып жасалған құжаттардың бірінші даналары аудан әкімі аппаратында қабылдауға жатады.
      Құжаттарда міндетті түрде: күні, шығыс нөмірі, құжаттың қысқаша тақырыбы; аппараттың тапсырмаларының орындалуы туралы сауалға жауап қайтару немесе есеп (ақпарат) беру кезінде аппараттың шығыс тіркеу нөміріне сілтеме қойылуы тиіс. Бұл ретте ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі құжаттарды (басқа қалалардан поштамен, сондай-ақ аудан әкімі мен әкімдігіне бағынысты емес басқа мемлекеттік органдардан келіп түскен хат-хабардан басқа) күні оларды бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне өткізген күніне сәйкес келген жағдайда ғана қабылдайды. Орындаушының тегі, аты-жөні, оның телефонының нөмірі, сондай-ақ құжат данасының саны міндетті түрде қолдан кейінгі төменгі сол жақ бұрышында немесе құжаттың бірінші парағының артқы жағына қойылады (мысалы: Оралбаева Г.Е., тел. 7-00-65).
      Электрондық құжаттарды қабылдау кезінде даналарының саны ескерілмейді.
      Аппаратқа жұмыс істемейтін уақытта келіп түсетін электрондық құжаттар ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері тіркегенге немесе қабылдаудан бас тартқанға дейін БЭҚАЖ-дың тиісті папкасында сақталады.
      39. Мемлекеттік органдарға жіберілетін хат-хабар (оның ішінде электрондық құжат форматындағы) мемлекеттік тілде елтаңбалы бланкіде ресімделеді (қажет болған жағдайда елтаңбалы бланкі пайдаланылмай орыс тіліндегі нұсқасы қоса беріледі).
      40. Мынадай құжаттар ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөліміне қабылдауға жатпайды:
      1) белгіленген талаптар бұзылып ресімделген құжаттар және оларға қосымшалар;
      2) факсимилесі, бояуы және өзге де былғанышы бар, қандай да бір бүлінген, оның ішінде тескішпен тігілген, нобайқағазға және мемлекеттік органдар бланкілерінің көшірмелеріне шығарылған құжаттар;
      3) мекенжайы дұрыс көрсетілмей жіберілген (соның ішінде мемлекеттік органдардың атаулары, мемлекеттік органдар басшыларының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты дұрыс жазылмаған) хаттар.
      41. Аппаратқа келіп түсетін барлық хат-хабар жұмыс күндері сағат 9. 00-ден бастап 18.30-ға дейін қабылданады және оларды ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі тіркейді.
      Аудан әкімінің атына жолданатын құжаттарға (хаттар, ақпараттар және т.б.) тиісті мемлекеттік органдардың (әкімішілік-аумақтық бірліктер әкімдері, бөлімдер басшылары) басшылары қол қоюлары тиіс.
      Келіп түскен хат-хабарды ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері алдын ала белгілейді, аудан әкімінің, аудан әкімінің орынбасарларының, аудан әкімінің аппараты құзыреті бойынша бөледі.
      42. Аппарат қызметкерлері қызметтік қажеттілігіне байланысты ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінен тыс қабылдаған қызметтік хат-хабар дереу ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөліміне берілуге тиіс.
      43. Қағаз нұсқадағы кіріс хат-хабарын тіркеуді оң жақ төменгі бұрышына (немесе бос кеңістік болмаған жағдайларда сол жақ жоғарғы бұрышына) негізгі құжаттың және оған қосымшалардың БЭҚАЖ-дің сәйкес базасында кіріс тіркеу нөмірі, түскен күні, парақтарының саны көрсетілетін мөртаңба қою жолымен ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асырады.
      Кіріс хат-хабарларды тіркеу электрондық нұсқада "Lotus Domino Server" базасындағы электрондық құжатайналым жүйесін (бұдан әрі – Жүйе) пайдаланып, жүзеге асырылады.
      44. Аудан әкімі аудан әкімдігінің бөлімшелеріне, төмен тұрған әкімдерге, өзге мүдделі мемлекеттік органдарға, сондай-ақ аппарат бөлімдеріне барлығына бірдей тапсырмалар береді және қарарлар жазады. Аудан әкімінің орынбасарлары әкімішілік-аумақтық бірліктер әкімдеріне, бөлімдерге міндеттерді бөлуге сәйкес жетекшілік ететін мәселелері бойынша тапсырмалар береді және қарарлар жазады. Аппарат бөлімдерінің қатысуы қажет болған жағдайда аудан әкімінің орынбасарлары аппарат басшысына тиісті қайта тапсыру жібереді. Аппарат басшысы құжаттарды орындаушылар құрамына аппараттың қандай да болмасын бөлімін енгізу қажеттілігін өз бетімен анықтайды. Аппарат басшысы, оның орынбасарлары өздері жетекшілік ететін мәселелерге сәйкес тапсырмалар береді және қарарлар жазады.
      Басшылық кіріс хат-хабарды түскен күні қарайды, ал шұғыл хат-хабар дереу қаралады.
      Егер тапсырма бірнеше орындаушыға берілсе, онда жинақтаудың және құжатты орындаудың кімде қалатыны міндетті түрде көрсетіледі. Егер мұндай белгі болмаса, онда жинақтау және құжатты орындау деректері бірінші болып көрсетілген орындаушыда қалады. Бүкіл тапсырманың уақытында орындалуына қарарда көрсетілген мемлекеттік органдардың басшылары, аппарат бөлімдері бірдей жауап береді.
      45. Басшылықтың қарары электрондық түрде Жүйеде құжаттың тіркеу-бақылау карточкасына "Қарар" бөліміне енгізіледі. Аталған бөлімді қарар жазған адам немесе оның көмекшісі толтыруға құқылы. Қарар карточкасында экрандық нысандағы жиектер толтырылады: қарардың авторы, орындаушылар, қарардың мәтіні (қарардың мәтінінде жинақтауға жауапты адамды немесе мемлекеттік органды міндетті түрде көрсетіп) және орындау мерзімі. Егер құжат орындауды қажет етсе, осы экрандық нысанға құжатты бақылауға қою туралы ақпарат енгізіледі. Қарар карточкасын сақтағаннан кейін оған нөмір қойылады, бұдан әрі тіркелген құжат қарар карточкасымен бірге алушылар немесе орындаушылар тізімінде санамаланған барлық орындаушыларға жіберіледі. Қарарда орындаушылар ретінде аудан әкіміне бағынысты емес (келісім бойынша) БЭҚАЖ қосылмаған мемлекеттік органдар мен ұйымдар көрсетілген жағдайда, құжат қарармен бірге орындаушыға электрондық поштамен немесе қолма-қол жіберіледі.
      46. Құжатты орындағаннан кейін жауапты маман оны одан әрі ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің бақылауынан алу үшін Жүйеде орындау карточкасын толтырады.
      Электронды құжаттың тіркеу-бақылау карточкасы осы карточка бойынша барлық тапсырмалар мен қарарлар бақылаудан алынбағанша бақылауда тұратын болады.
      47. Жүйеде құжаттың орындау мерзімін ұзарту, қайта тапсыру немесе жұмыс бақылауына қою мүмкіндігі көзделген. Ол үшін құжаттың орындалуына жауапты маман осы тапсырманы берген басшыға жазбаша негіз (қызметтік жазба, ақпарат және т.б.) дайындайды.
      Бұл жағдайда қарардың тиісті карточкасына мынадай деректер енгізіледі:
      құжатты орындаудың ұзартылған күні;
      құжатты қайта тапсыру жөніндегі мәліметтер;
      құжатты орындау мерзімін ұзартқан адамның лауазымы мен тегі.
      48. Аппараттың бөлімдері келіп түсетін хат-хабардың сипаты мен сапасын жүйелі түрде талдайды, өз құзыреті шегінде оның әрі қарай өтуін, қойылған мәселелердің шешілуін айқындайды, құжат айналымын қысқарту шараларын қабылдайды, келіп түсетін құжаттардың сапалы және уақтылы орындалуына бақылау жүргізеді.
      49. Аппарат бөлімдерінің меңгерушілері өздері басшылық ететін бөлімдерде құжаттардың орындалуын бақылауды жүзеге асырады, бақылау құжаттарын орындау мерзімдерін бұзуға және сапасыз орындауға жол берген қызметкерлерді тәртіптік жауапқа тарту жөнінде ұсыныстар енгізеді, аппарат бөлімдеріндегі атқарушылық тәртіптің жағдайына дербес жауапты болады.
      Аппараттың ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі бақылау құжаттарының орындау мерзімдері мен өтуіне, атқарушылық тәртіптің жағдайына, құжаттарды тіркеу және бақылауға қою, орындалған құжаттарды бақылаудан алуға бақылау жасайды, бақылау тапсырмаларының тізбесін дайындайды және олардың орындалу мерзімдері туралы басшылыққа және аппарат бөлімдеріне еске салу жолдайды. Ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі, осы бөлімнің бас маманы құжаттардың бақылауға дұрыс қойылуы және бақылаудан алынуы, бақылау құжаттарының орындау мерзімдерін белгілеу және кейінге ауыстыру үшін дербес жауапты болады.
      50. Шығыс құжаттарын дайындау кезінде мемлекеттік билік органдарының, қоғамдық ұйымдардың, кәсіпорындардың, мекемелердің, өзге шаруашылық жүргізуші субъектілердің атауларын жазуда бірізділікті сақтаған жөн.
      Шығыс хаттары, әдетте, екі данада әзірленеді және қол қойылады, бұл ретте екінші данасында виза қою күнін көрсете отырып, құрылымдық бөлімшенің орындаушысы мен басшысының визалары болуы тиіс. Құжат мәтіні А4 және А5 форматындағы бланкіде "Times New Roman" 14-қаріппен бір жоларалық интервал арқылы басылады. Соңғы беттің төменгі сол жағында немесе беттің артқы жағында орындаушының тегі, оның қызметтік телефонының нөмірі көрсетіледі. Барлық деректемелер басылуы тиіс. Түзетулер мен тазартуға жол берілмейді. Электрондық құжаттың мазмұны мен деректемелері қағаз құжатпен бірдей болуға тиіс. Жекелеген жағдайларда (кестелерді, қосымшаларды, орындаушы туралы белгілерді, ескертулер мен т.б. ресімдеу) қаріп мөлшері мен жоларалық интервал басқадай болуы мүмкін.
      51. Облыс әкімдігіне, мемлекеттік органдарға жолданатын шығыс құжаттары мынадай міндетті деректемелерден тұруы тиіс:
      шығыс нөмірі мен күні;
      облыс әкімі және оның орынбасарларының тиісті актілері мен тапсырмаларына сілтемелер;
      сұрау салуды орындау жағдайында – сұрау салудың нөмірі мен күні;
      хаттаманы немесе жоспарды орындау жағдайында – тармақтың мазмұнын жаза отырып, хаттаманың немесе жоспар тармағының нөмірі;
      аудан әкімінің немесе аудан әкімінің міндеттерін атқарушы лауазымды тұлғаның қолы;
      орындаушының тегі және оның телефонының нөмірі.
      Облыс әкімдігі мен мемлекеттік органдарға жолданатын ақпараттар мен өзге құжаттардың көлемі 3 беттен аспауы тиіс. Құжаттардың мәтіні айқын, жүйелі, қысқаша баяндалуы тиіс.
      52. Шығыс қызметтік құжаттар белгіленген үлгідегі бланкілерде басылуы тиіс. Аппарат ішінде хат жазысу кезінде бланкілер пайдаланылмайды.
      53. Құжатты лауазымды адамға жіберген кезде адресаттың атауы атау септігінде, ал адресаттың лауазымы мен тегі барыс септігінде жазылады.
      Шығыс құжатта төрттен артық мекенжай болмауы тиіс. Құжатты төрттен артық мекенжайға жіберген кезде тарату көрсеткіші жасалады және әр көшірмеде бір ғана мекенжай көрсетіледі. Құжат жіберілетін адресат жалпылай белгіленуі мүмкін (мысалы: әкімшілік-аумақтық бірліктер әкімдеріне).
      54. Облыс әкімінің атына жіберілетін шығыс хат-хабарға тек аудан әкімі не болмаса оның міндетін атқарушы адам ғана қол қояды, өзге мемлекеттік органдарға аудан әкімінің жетекшілік ететін орынбасары, аппарат басшысы виза қояды.
      Тапсырмаларды орындау бойынша осы тапсырмалар бойынша жауапты орындаушылар болып табылатын мемлекеттік органдардың аттарына жинақтау үшін жолданатын жауап құжаттар деңгейі аудан әкімі орынбасарынан төмен емес лауазымды тұлғаның, аппарат басшысының қолы қойылып жіберіледі.
      55. Мәтіні 10 жолдан кем болған құжатқа тақырып берілмейді. Егер мәтінде 10-нан артық жол болса қысқаша тақырып беріледі. Құжат мәтінінің тақырыбы құжаттың сол жақ жиегінен бастап, жартылай қалың қаріппен, сөз тасымалысыз ресімделеді және әр жолда 35 белгіден артық белгі болмауы қажет.
      Құжат күні тиісінше мемлекеттік және орыс тілдері нормаларына сәйкес араб санымен ресімделеді. Айдың күні мен ай екі жұп араб цифрімен нүкте арқылы бөлініп, жыл төрт араб санымен ресімделеді.
      Күндi сөз-сан тәсiлiмен жазу өкiмдiк, қаржылық сипаттағы мәлiметтерi бар құжаттарда, нормативтiк құқықтық актiлерге сiлтеме жасағанда, сондай-ақ соңғыларын ресімдеген кезде пайдаланылады, мысалы: "2014 жылғы 1 наурыз".
      Құжаттың шығыс нөмірі мынадай тәртіппен қойылады: алдымен қол қойған лауазымды тұлғаның индексі көрсетіледі, одан кейін бөлшек белгісі арқылы шығыс құжаттың реттік нөмірі (мысалы: 1/2075) көрсетіледі. Шығыс құжатты дайындаған орындаушының тегі, оның қызметтік телефонының нөмірі және/немесе электрондық поштасының қызметтік мекенжайы, әдетте, құжаттың төменгі сол жағына орналасады (мысалы: орындаған: Г.Е.Оралбаева, тел. 7-00-65, goralbaeva@ayagoz.vko.gov.kz).
      56. Телеграфтық, телефакстық хат жазысу тек шұғыл сипаттағы мәселелер бойынша жүргізіледі. Шығыс жеделхаттарын тіркеу ағымдағы хат-хабарлармен бірдей жүргізіледі.
      Жеделхаттар екі данада басылады, оған орындаушы виза қояды және аудан әкімі, оның орынбасарлары, аппарат басшысы қол қояды, қол қойылғаннан кейін жеделхат жолдау үшін бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне беріледі. Мәтіні бірдей жеделхатты бірнеше адресатқа жіберу қажеттілігі болған кезде орындаушы оны адресаттар санына сәйкес көбейтеді. Мұндай жеделхаттарда әр данада тек бір жіберу пункті оның мекенжай деректерімен бірге көрсетіледі.
      57. Ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінен айналып өтіп құжаттарды жіберуге тыйым салынады. Шығыс құжаттар жіберілмес бұрын ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінде белгіленген талаптарға сәйкестікке тексеріледі. Дұрыс ресімделмеген құжаттар түзеу үшін кері қайтарылуы мүмкін.
      Құжаттар адресатқа қол қойылған күннен бастап екі жұмыс күнінен кешіктірмей, ал шұғылдары дереу жіберіледі.
      Шұғыл хат-хабар мемлекеттік органдардың басшыларының-адресаттардың қабылдау бөлмелеріне, оның ішінде факсимильдік байланысты пайдалана отырып, дереу берілуі мүмкін.
      58. Шығыс хат-хабар құжаттарында дұрыс көрсетілмеген мекенжай бойынша құжаттарды таратуға орындаушылар жауап береді.

5. "Электрондық әкімдік" жұмысын ұйымдастыру

      59. Қазақстан Республикасының "электрондық үкіметі" веб-порталының ақпараттық жүйесін құру бөлігінде аппаратта аудан әкімінің www.ayagos.vko.gov.kz ресми сайты құрылып, енгізілген.
       60. Аудан әкімінің www.ayagos.vko.gov.kz web-сайтының мазмұндық бөлігі Қазақстан Республикасы Көлік және коммуникация министінің 2014 жылғы 19 ақпандағы № 137 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде 9194 нөмірімен тіркелген) Ақпараттық технологияларды қолдану тиімділігін бағалау әдістемесінің 5 қосымшасында белгіленген параметрлерге сәйкес болуы тиіс.
      61. Аудан әкімінің www.ayagos.vko.gov.kz web-сайты дизайнын ресімдеуге және тұтастығын қолдауға қойылатын талаптарды іске асыру мақсатында мемлекеттік органдар аппараттың ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу бөліміне электронды түрде (электрондық пошта, флеш-тасымалдауыштар) мемлекеттік және орыс тілдерінде ақпарат ұсынады.
      62. Аппараттың электрондық поштасының ресми мекенжайы: info@ayagoz.vko.gov.kz.
      63. Ақпараттық қауіпсіздік саясатын сақтау мақсатында аппарат қызметкерлері қызметтік ақпаратты жөнелтуді және қайта жөнелтуді тек Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының интранет-порталындағы (бұдан әрі – МОИП) қызметтік пошта жәшіктерін қолдана отырып жүзеге асыруға міндетті.
      64. Бөлімдер, әкімішілік-аумақтық бірліктер әкімдерінің аппараттары өз электрондық поштасын Жүйеге жұмыс күндері сағат 9.00-ден 18.30-ға дейін қоса отырып, үздіксіз қызмет етуін қамтамасыз етеді.
      65. Электрондық пошта арқылы берілетін барлық файлдар жөнелтушінің компьютерінде орнатылған вирусқа қарсы бағдарламалық құралдар арқылы тексеруден өтуі тиіс. Ақпаратты электрондық пошта арқылы жіберуге дұрыс дайындамағаны және оның мазмұны үшін жөнелтуші жауапты болады. Жарнамалық ақпараттан тұратын электрондық хаттарды, хат мәтінін бірнеше рет қайта жөнелту туралы өтініштерді жіберуге тыйым салынады.

6. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі және олардың орындалуын бақылау

      66. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен жұмысты ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі "Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы" Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 12 қаңтардағы Заңына, сондай-ақ осы мәселені реттеуші өзге де нормативтік құқықтық актілерге сәйкес ұйымдастырады.
      67. Аппаратқа келіп түсетін жеке және заңды тұлғалардың барлық өтініштері ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінде тіркеледі. Өтініштің бірінші бетіне мөртабан қойылады, онда тіркеу нөмірі мен тіркеу күні көрсетіледі.
      Жеке тұлға өтінішінің тіркеу нөмірі "ЖТ" әріп индексінен, автордың тегінің бастапқы әрпінен және өтініштің реттік нөмірінен тұрады.
      Заңды тұлға өтінішінің тіркеу нөмірі "ЗТ-Юр" әріп индексінен және реттік нөмірінен тұрады.
      Аноним өтініштің тіркеу нөмірі "ЖТ-Б/п" әріп индексінен және реттік нөмірінен тұрады.
      Күнді белгілеу мынадай кезектілікпен жүргізіледі: күні, айы, жылы (мысалы, 01.01.2015).
      Тіркеу индексі бір мезгілде кіріс және шығыс болып табылады және өтініштер бойынша барлық жауаптар осы нөмірмен тіркеледі.
      Тіркеу БҚАЭЖ-нің электрондық ақпараттық есеп формасы – жеке (заңды) тұлғаның өтінішін есепке алу карточкасындағы тиісті жиектерді толтыру жолымен жүзеге асырылады.
      Бастапқы өтінішті тіркеу кезінде оған кезекті реттік нөмір болып табылатын тіркеу нөмірі беріледі.
      Реттік нөмірлеу жеке тұлғалардың өтініштері үшін бірыңғай (ретімен) және сондай-ақ, заңды тұлғалардың өтініштері үшін бөлек жүргізіледі. Жеке тұлғалардың ұжымдық өтініштерін реттік нөмірлеу жеке тұлғалардың өтініштерімен бірге жүргізіледі, сондай-ақ, заңды тұлғалардың ұжымдық өтініштерін реттік нөмірлеу жүргізіледі.
      Жазбаша түрде тікелей аппаратқа жүгінген жеке тұлғаға (не оның өкіліне) немесе заңды тұлғаның өкіліне тіркеу күні және уақыты, бірегей нөмірі, өтінішті қабылдап алған адамның тегі мен аты-жөні көрсетілген талон беріледі.
      68. Жеке және заңды тұлғалардың аудан әкімінің виртуалды қабылдауы, Қазақстан Республикасының "электрондық үкіметінің" www.egov.kz веб-порталы арқылы келіп түскен өтініштерін қабылдау және қарау Қазақстан Республикасының заңнамасымен белгіленген тәртіппен жүзеге асырылады.
      Бір мезгілде БҚАЭЖ-нің "Азаматтардың өтініштері" бөлімінде "Азаматтар өтініштерінің тіркеу бақылау карточкасы" кіру түрі бойынша электрондық нұсқада тіркеу жүргізіледі, бұл ретте құжатқа тіркеу нөмірі автоматты түрде беріледі.
      69. Егер бірінші өтінішті тіркеген уақыттан бастап заңнамада белгіленген қарау мерзімі аяқталса немесе өтініш беруші өзінің өтініші бойынша қабылданған шешіммен келіспесе, сол бір адамнан сол бір мәселе бойынша келіп түскен жеке немесе заңды тұлғалардың өтініштері қайталама болып саналады. Сол бір автордың әр түрлі мәселелер бойынша өтініштері бастапқы болып саналады.
      70. Өтініш берушінің авторлығын белгілеу мүмкін емес, қолы (оның ішінде электрондық сандық қолы қойылмаған), пошталық мекенжайы көрсетілмеген өтініштер "Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы" Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 12 қаңтардағы Заңында белгіленген жағдайларды қоспағанда, жасырын өтініштер деп саналады және қаралуға жатпайды. Сондай-ақ мәселенің мән-жайы баяндалмаған өтініштер қаралуға жатпайды.
      71. Сол бір адамнан сол бір мәселе бойынша бірнеше өтініш түскен кезде бірінші өтініш негізгі өтініш ретінде тіркеледі, ал кейінгілері негізгі өтінішке толықтырылады және өтініш берушіні бірінші өтініш келіп түскен күннен бастап есептелетін белгіленген мерзім шегінде оларды шешу нәтижелері туралы хабардар ете отырып, бір өтініш ретінде қаралады.
      Автор күнтізбелік бір жылдың ішінде сол бір мәселені қоятын жеке тұлғалардың қайталама өтініштеріне "екінші", "үшінші" деп және одан әрі көрсетіле отырып, бастапқы өтініштің тіркеу нөмірі қойылады, ал "қайталама" деген белгісі бар есеп карточкасы бастапқысымен бірге ағымдағы жылдың картотекасына орналастырылады. Қайталама өтініштерге оның алдындағы өтініштерді қарау материалдары қосып қойылады.
      Жеке немесе заңды тұлғалардың бұрын қаралған, олар бойынша толық жауаптар бар қайталама өтініштері қосымша қарауға жатпайды, бұл туралы өтініш берушіге бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі үш күн мерзімде хабарлайды.
      72. Бөлімдерге, әкімшілік-аумақтық бірліктер әкімдерінің аппараттарына қарауға қатысу үшін жолданған өтініштердің орындалуын бақылау тиісті басшыларға жүктеледі. Егер хаттарды қарау аудан әкімдігінің бірнеше құрылымдық бөлімшелеріне тапсырылған жағдайда, орындалуына бұрыштамада бірінші болып көрсетілген немесе атауының жанында "(шақыру)" белгісі бар бөлімше жауапты болып табылады.
      73. Өтініш берушіге бөлімдер басшыларының немесе аудандар, әкімшілік-аумақтық бірліктер әкімдерінің қолы қойылған жауап жолданған жағдайда соның тапсырмасы бойынша қаралған жеке немесе заңды тұлғаның өтінішін аудан әкімдігінің сол лауазымды тұлғасы бақылаудан алады. Бұл ретте, оның тиісті қарары өтінішті бақылаудан алуға негіз болып табылады.
      74. Күнтізбелік жыл аяқталған соң жеке және заңды тұлғалардың қаралған өтініштері мен оларға барлық материалдар номенклатуралық іске түзіледі және аппараттың мұрағатына тапсырылады.
      Жасырын өтініштер бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінде бір жыл сақталады, одан кейін актімен жойылады.
      75. Жеке тұлғалар мен заңды тұлғалар өкілдерін аудан әкімінің аппаратының азаматтарды қабылдау бөлмесінде жеке қабылдауды аудан әкімі, аудан әкімінің орынбасарлары, аппарат басшысы жүргізеді. Жеке қабылдау кестесі аппарат ғимаратының холында ақпараттық тақтада ілініп қойылады.
      Азаматтарды жеке қабылдау кестесі:
      Аудан әкімі әр айдың үшінші жұмасы сағат 14.30-18.30-ға дейін.
      1) аудан әкімінің экономика, ауыл шаруашылығы және кәсіпкерлік мәселелері жөніндегі орынбасары-әр айдың екінші, төртінші аптасының бейсенбісінде сағат 14.30-18.30-ға дейін;
      2) аудан әкімінің өнеркәсіп, байланыс, көлік және коммуналдық шаруашылығы мәселелері жөніндегі орынбасары-әр айдың бірінші, төртінші аптасының жұмасында сағат 14.30-18.30-ға дейін;
      3) аудан әкімінің әлеуметтік мәселелері жөніндегі орынбасары-әр айдың бірінші, үшінші аптасының сәрсенбісінде сағат 14.30-18.30-ға дейін;
      4) аудан әкімі аппаратының басшысы – әр айдың екінші, төртінші аптасының сейсенбісінде сағат 14.30-18.30-ға дейін.
      Азаматтарды жеке мәселелері бойынша аудан әкімімен қабылдау сағат 14.30-дан 18.30-ға дейін аудан әкімінің бөлмесінде жүргізіледі.
      76. Егер өтініш жеке қабылдау кезінде шешілмейтін болса, онда қабылдауға келуші өз өтінішін немесе басқа мәселені жазбаша түрде жаза алады. Одан әрі қарай сол материалдармен жұмыс істеу жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен ("жеке қабылдаудан" белгісімен) жұмыс істеу сияқты жүргізіледі.
      77. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерінің уақтылы қаралуын және басшылық тапсырмаларының дер кезінде орындалуын бақылауды ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асырады.
      78. Азаматтарды жеке мәселелері бойынша күн сайын қабылдауды ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің қызметкерлері жұмыс күндері сағат 9-00-ден 16-00-ге дейін жүзеге асырады.
      79. Жеке тұлғалардан және заңды тұлғалар өкілдерінен ақпараттар қабылдау (872337)70024 "сенім телефоны" бойынша жүзеге асырылады.
      80. Азаматтардың "Диалог" бөліміне электрондық бейне-өтініштерін тіркеу сәтінен бастап ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі бөлімінің меңгерушісі бір жұмыс күні ішінде мәселенің сипатына байланысты оны әкімнің орынбасарларына, аппарат басшысына береді, жауап дайындайды (электрондық/ қағаз жөнелткіштерде), бейне-жауап түсіру үшін техника өкілімен уақытты келіседі.

7. Аудан әкімдігі және аудан әкімінің құқықтық және нормативтік құқықтық актілері жобаларын әзірлеу, ресімдеу және келісу, сондай-ақ өту тәртібі

      81. Аудан әкімдігі мен аудан әкімінің енгізілетін құқықтық және нормативтік құқықтық актілерінің жобалары Қазақсан Республикасының "Нормативтік құқықтық актілер туралы" 1998 жылғы 24 наурыздағы, "Әкімшілік рәсімдер туралы" 2000 жылғы 27 қарашадағы Заңдары, "Нормативтiк құқықтық актілерді ресiмдеу және келiсу қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2006 жылғы 16 тамыздағы № 773 қаулысы, Аягөз ауданы әкімдігінің регламенті, өзге нормативтік құқықтық актілер, сондай-ақ осы регламенттің талаптарына сәйкес мемлекеттік органдар-әзірлеушілер дайындайды, ресімдейді және келіседі.
      82. "Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару туралы" Қазақстан Республикасының 2001 жылғы 23 қаңтардағы Заңының 37-бабының 1, 3-тармақтарына сәйкес аудан әкімдігі қаулылар шығарады, ал аудан әкімі нормативтік құқықтық сипаттағы шешімдер мен әкімшілік-өкімдік, жедел және жеке дара сипаттағы мәселелер бойынша өкімдер шығарады.
      83. Мемлекеттік органдар - әзірлеушілер осы мәселе бойынша сол немесе өзге актіні Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасымен олар үшін тікелей белгіленген құзыретіне сәйкес аудан әкімдігі немесе әкімінің қабылдау қажеттілігін анықтайды. Енгізілетін аудан әкімдігі мен аудан әкімінің актілер жобалары Қазақстан Республикасының Конституциясына, Қазақстан Республикасының Заңдарына, Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Президентінің актілеріне, жоғары тұрған нормативтік құқықтық актілерге қайшы келе алмайды.
      84. Құқықтық және нормативтік құқықтық актілердің жобалары аудан басшылығының тапсырмаларын орындау үшін, сондай-ақ әзірлеушілер –мемлекеттік органдардың бастамасы бойынша да әзірленуі мүмкін. Егер жоғары тұрған нормативтік құқықтық актілерде аудан әкімдігі немесе аудан әкімінің құқықтық және нормативтік құқықтық актілер қабылдауы туралы тапсырма болған жағдайда, әзірлеуші мемлекеттік органдар мұндай акті жобасын аппаратқа дер кезінде және сапалы әзірлеп ұсыну бойынша шаралар қабылдайды.
      85. Құқықтық және нормативтік құқықтық актілер жобалары аппаратқа мөлшерi № 14 "Times New Roman" қаріпімен (қосымшаларда кiшi мөлшерлі, бірақ №10-нан кіші емес қаріп қолданылуы мүмкін) теріліп, мемлекеттік және орыс тілдерінде, электрондық және қағаз жөнелткіштерде, мүдделі мемлекеттік органдармен келісіліп, әзірлеуші мемлекеттік органдар басшыларының немесе аталған мемлекеттік органдардың заң қызметі басшыларының әрбір бетте қол қойылуымен ұсынылады. Ұсынылатын жобаларды әзірлеуші мемлекеттік органдардың заң қызметімен келісу оны аппаратқа енгізудің міндетті шарты болып табылады.
      86. Жобалардың сапалы әзірленуіне, олардың дер кезінде ұсынылуына (тиісті тапсырмаларда жобаларды ұсыну мерзімдері көрсетілген жағдайларда), осы мәселелер бойынша бұдан бұрын қабылданған актілердің қайталануына жол бермеуге, сондай-ақ мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндердің дәлме-дәлдігіне әзірлеуші мемлекеттік органдардың басшылары дербес жауапты болады.
      87. Барлық мүдделі мемлекеттік органдармен алдын ала келісілген соң акті жобасы аппаратқа келісілуге ұсынылады.
      Акт жобасы аппарат бөлімдерінде сараптамадан өтеді:
      1) бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінде:
      мемлекеттік және орыс тілдеріндегі жоба мәтіндерінің дәлме-дәлдігіне;
      жобаның нормативтік құқықтық актілерді ресімдеу және келісу талаптарына сәйкестігіне;
      ұсынылатын актінің орындалуын бақылауды жүзеге асыру қажеттілігіне, тапсырмалардың қайталануына жол бермеуге;
      2) заң бөлімінде – акт жобасының Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкестігіне.
      Жобаны сараптамадан өткізу мерзімі 3 жұмыс күнінен аспауы тиіс.
      88. Аппарат жобаны сараптамадан өткізу барысында немесе оның нәтижесі бойынша оны әзірлеушіге мынадай негіздер бойынша пысықтау үшін қайтарып жіберуге құқылы:
      1) жоба мәтіндерінің мемлекеттік және орыс тілдерінде дәлме- дәлдігінің келмеуі, ресімдеу талаптарына сай келмеуі, тапсырмалардың қайталануына жол берілуі;
      2) жобаның Қазақстан Республикасы заңнамасына сай келмеуі;
      3) аудан әкімдігі Регламентінің, сондай-ақ осы регламенттің талаптарын бұзып ұсынуы.
      Өзге себептер бойынша сараптамалық теріс қорытынды жобаны кері қайтаруға негіз бола алмайды.
      89. Жобаға осы регламенке 1 қосымшаға сәйкес келісу парағы қоса беріледі. Келісу парағында мәтіннің мемлекеттік және орыс тілдерінде дәлме-дәлдігіне, ресімдеу мен келісуге талаптарына сәйкестігіне, Қазақстан Республикасының заңнамасына сай келуіне сараптама жүргізілгені, ұсынылған актінің орындалуын бақылауды жүзеге асыру мен оны бақылауға алу қажеттілігі көрсетіледі. Жүргізілген әрбір сараптама үшін бөлім мамандары да (бекітілген лауазымдық міндеттерге сәйкес), сондай-ақ бөлім басшылары да қойған қолымен жауапкершілік алады. Сондай-ақ, келісу парағында жобаны енгізуші мемлекеттік органдардың басшыларының (мемлекеттік органның елтаңбалық мөрімен куәландырылған), бөлінген міндеттеріне сәйкес жетекшілік ететін мәселелер бойынша аудан әкімі орынбасарларының, аппарат басшысының қолдары көрсетіледі. Енгізілетін жобаға Аягөз ауданы әкімдігі регламентіне қосымшаға сәйкес түсіндірме жазба қоса беріледі.
      90. Аудан әкімдігінің қаулылары әкімдік отырыстарында әкімдік мүшелерінің ашық дауыс беру жолымен қабылданады. Жекедара жағдайларда әкімдік қаулылары әкімдік отырыстарының аралығында осы регламентке 2 қосымшаға сәйкес келісу парағында әкімдік мүшелерінің қолдарын жинау жолымен қабылдана алады.
      91. Келісу мен өтудің барлық қажетті рәсімдерінен өткеннен кейін актілердің жобалары аудан әкіміне қол қоюға беріледі. Аудан әкімдігінің қаулыларына, аудан әкімінің шешімдері мен өкімдеріне аудан әкімі (немесе қол қою құқығы бар оның міндетін атқарушы) қол қояды. Қол қойылғаннан кейін құқықтық және нормативтік құқықтық актілердің түпнұсқаларына түзетулер енгізуге болмайды.
      92. Аудан әкімдігі мен аудан әкімінің қол қойылған құқықтық және нормативтік құқықтық актілері ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөліміне тіркеу үшін тапсырылады. Актінің түпнұсқасына мыналар қоса беріледі:
      1) анықтама-негіздеме (қажет болса);
      1) мүдделі мемлекеттік органдармен алдын ала келісулерден сараптамалардан өткенін растаушы құжаттар;
      2) барлық қосымшаларымен актінің мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіні электрондық жөнелткіш (қажет болса);
      3) әрбір адресатқа дана санын көрсетіп, орындаушы толтырған тарату парағы;
      4) түсіндірме жазба;
      5) актіні қабылдау қажеттілігін негіздеуші құжаттар.
      Ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінде ұсынылған актілерді арнайы журналдарда күні мен нөмір беріліп тіркеу жүргізіледі.
      93. Аудан әкімдігі мен аудан әкімі актілерінің көшірмелерін 3 (үш) күнтізбелік күн ішінде ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі аудан әкімі аппараты басшысы немесе ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі бекіткен тарату парағына сәйкес таратады.
      94. Аудан әкімдігінің нормативтік құқықтық актілері, аудан әкімінің шешімдері әділет органдарында мемлекеттік тіркелуге жатады.
      Актілерді мемлекеттік тіркеуге жіберу "Нормативтік құқықтық актілер туралы" Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 24 наурыздағы Заңына, Қазақстан Республикасы Үкіметінің "Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу қағидаларын бекіту туралы" 2006 жылғы 17 тамыздағы № 778, "Норма шығармашылығы қызметiн жетiлдiру жөнiндегi шаралар туралы" 2002 жылғы 30 мамырдағы № 598 қаулыларына, өзге де нормативтік құқықтық актілерге, сондай-ақ осы регламентке сәйкес жүргізіледі.
      95. Аудан әкімі мен әкімдігінің нормативтік құқықтық актілері оларды қолданысқа енгізу нормаларын қамтуы тиіс. Мемлекеттік құпияларды және заңмен қорғалатын өзге де құпияларды қамтитын нормативтiқ құқықтық актiлерден басқа нормативтік құқықтық актілерді ресми жариялау оларды қолданысқа енгізудің міндетті шарты болып табылады. Аудан әкімі мен әкімдігінің нормативтік құқықтық актілерін әзірлеу, жолдау, толық және уақытында жариялануын бақылауды аппараттың заң бөлімі жүзеге асырады.
      96. Аудан әкімі мен әкімдігі актілерінің түпнұсқалары ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінде сақталады.
      97. Актілердің бұрын жіберілген даналарын техникалық қателер болған жағдайда ауыстыру аппарат басшысының рұқсатымен ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі жүргізе алады. Бұл жағдайда бастапқыда жіберілген құжаттар кері қайтарылуы тиіс.
      98. Аппарат актілері аппарат басшысының бұйрығымен ресімделеді. Аппарат актілеріне аппарат басшысы не болмаса оның міндетін атқарушы тұлға қол қояды.
      Кадр мәселелері жөніндегі аппарат басшысының бұйрықтары жеке нөмір беріліп өзге бұйрықтардан бөлек тіркеледі.
      99. Бұйрықтар арнайы бланкілерде ресімделеді. Бұйрықтар жобалары заң бөлімінде-Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына сай келуіне, ресімдеу, мәтіндердің мемлекеттік және орыс тілдерінде дәлме-дәлдігі мәселелері бойынша ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінде алдын ала сараптамадан өтеді. Аппарат басшысының бұйрығы жобасына сараптама жүргізу осы регламентке 3 қосымшаға сәйкес келісу парағында қол қою арқылы ресімделеді.

8. Құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастыру тәртібі

      100. Қазақстан Республикасы Президенті, Үкіметі, Премьер-Министрі, оның орынбасарлары, Президенті Әкімшілігі мен Премьер-Министрі Кеңсесі Басшысының актілері, сондай-ақ Президенттің, Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының және Президент Әкімшілігі мен Кеңсе Басшыларының тапсырмалары бар құжаттарды бақылауды ұйымдастыру және тексеру "Әкімшілік рәсімдер туралы" Қазақстан Республикасының 2000 жылғы 27 қарашадағы Заңына, "Қазақстан Республикасы Президентінің Қазақстан халқына жолдауының жобасын дайындау, келісу және Қазақстан Республикасы Президентінің қарауына ұсыну, Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмаларының жобаларын дайындау, келісу, қол қоюға ұсыну, Қазақстан Республикасы Президентінің Қазақстан халқына жолдауын іске асыру, Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмаларының орындалуын бақылауды жүзеге асыру және Қазақстан Республикасы Президентінің нормативтік құқықтық жарлықтарына мониторинг жүргізу қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Президентінің 2010 жылғы 27 сәуірдегі № 976 Жарлығына, "Орталық мемлекеттiк органдар мен аудандардың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың жергiлiктi атқарушы органдары қызметiнiң тиiмдiлiгiн жыл сайынғы бағалау жүйесi туралы" Қазақстан Республикасы Президентiнiң 2010 жылғы 19 наурыздағы № 954 Жарлығына, өзге де нормативтік құқықтық актілерге және осы регламентке сәйкес жүзеге асырылады.
      101. Құжаттардың орындалуын бақылау:
      1) бөлімдерден, әкімшілік-аумақтық біріліктер әкімдері аппараттарынан БЭҚАЖ, "Шығыс Қазақстан облысы әкімінің тапсырмаларын есепке алу", "Қаулыларды есепке алу" ақпараттық жүйелері арқылы жіберу үшін қажетті ақпаратты талап ету;
      2) қажетті қосымша ақпаратты талап ету;
      3) орындалуы туралы есептер мен баяндамаларды тыңдау және талқылау;
      4) тексеру және құжаттамалық тексерудің өзге де нысандары;
      5) жергілікті жерге шығып тексеру жолымен;
      6) Қазақстан Республикасы заңнамасына қайшы келмейтін басқа да тәсілдермен жүзеге асырылады.
      102. Қазақстан Республикасы Президенті, Үкіметі, Премьер-Министрі, оның орынбасарлары, Президент Әкімшілігі мен Премьер-Министрі Кеңсесі Басшысының актілері мен тапсырмаларының, сондай-ақ Президенттің, Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының және Президент Әкімшілігі мен Кеңсе басшыларының тапсырмалары бар құжаттардың, облыс, аудан әкімдері мен әкімдіктері актілерінің, облыс, аудан әкімдерінің хаттамалық шешімдерінің уақтылы және сапалы орындалуын бақылауға жауапты лауазымды тұлға аппарат басшысы болып табылады.
      103. Аппарат басшысы, аппарат бөлімдері атқарушылық тәртіпті бақылауды және сақтауды ұйымдастырады, бөлімдер және әкімішілік-аумақтық бірліктер әкімдері аппараттарының, аппарат бөлімдерінің, өзге мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың тиімді өзара іс-қимыл жасауын қамтамасыз етеді.
      Аудан әкімінің орынбасарлары, әкімішілік-аумақтық бірліктер әкімдері, бөлімдер басшылары жұмысының жетекшілік ететін бағыттары бойынша актілер мен тапсырмалардың сапалы әрі уақтылы орындалуын қамтамасыз етеді.
      104. Мынадай, оның ішінде "Қызмет бабында пайдалану үшін" белгісі бар құпия құжаттар бақылауға алынады:
      1) "Бақылауға алынды" деген мөртабан болған кезде Қазақстан Республикасы Президентінің қызметтік және өзге де құжаттар бойынша берген тапсырмалары не тапсырмаларының тармақтары;
      2) аудан әкіміне немесе жергілікті атқарушы органдарға тапсырмалар бар Үкіметтің қаулылары, Премьер-Министрдің өкімдері, Үкімет отырыстарының, Премьер-Министр, оның орынбасарлары және Кеңсе Басшысы өткізген кеңестер хаттамалары;
      3) Қазақстан Республикасы Парламенті депутаттарының сұраулары,
      4) жеке және заңды тұлғалардың өтініштері;
      5) жергілікті атқарушы органдардың атына келіп түсетін прокурорлық ден қою актілері, соттардың жеке ұйғарымдары;
      6) мемлекеттік органдардың, олардың мазмұнынан ана немесе мына мәселелер бойынша жауап, ақпарат, түсініктеме беру, ұсыныстар енгізу қажеттігі туындайтын хаттары;
      7) аудан әкімдігі мен әкімінің бөлімдер, аудандар және әкімішілік-аумақтық бірліктер әкімдеріне тапсырмалар берілген актілері;
      8) аудан әкімінің кеңестерде, аудан бойынша есеп беру кездесулері және сапарлары барысында берген тапсырмалары.
      Бақылауға аудан әкімдігі басшылығының тапсырмасы бойынша өзге құжаттар мен мәселелер алынуы мүмкін.
      105. Облыс әкімінің, оның орынбасарларының актілері мен тапсырмалары, аудан әкімінің хаттамалық тапсырмалары белгіленген орындалу мерзімдері ескеріле отырып, мынадай бақылау түрлеріне қойылады:
      1) шұғыл – "өте шұғыл" деген белгісі бар – 3 жұмыс күні ішінде, "шұғыл", "жеделдетілсін" деген белгілері бар – 10 жұмыс күніне дейін;
      2) қысқа мерзімді бақылауға – 10 жұмыс күнінен 1 айға дейін;
      3) орта мерзімді – 1 айдан 6 айға дейін;
      4) ұзақ мерзімді – 6 айдан артық.
      106. Актілер мен тапсырмаларда белгіленген тапсырмалардың орындалу мерзімі ауданның жергілікті атқарушы органына түскен күнінен бастап жұмыс күндерімен есептеледі.
      Олардың аттарына тапсырма берілген, өкілдері отырысқа (кеңеске) қатысқан тиісті жергілікті атқарушы органдар отырыс (кеңес) өткеннен кейін бірден, оларға отырыс (кеңес) хаттамасының немесе аудан әкімінің тапсырмаларының түсуін күтпей-ақ тапсырмаларды орындауға кірісуге міндетті.
      107. Актілер мен тапсырмаларды орындау оларда белгіленген мерзімде қамтамасыз етіледі.
      "Бақылауға алынды" деген мөртабаны бар тапсырмаларда мерзімдері белгіленбеген жағдайда бір айлық мерзімде орындалады.
      108. Тапсырмалар мен актілерді уақытында орындау мүмкін болмаған жағдайда орындаушы мемлекеттік органның басшысы алдын-ала, белгіленген мерзімге дейін бір күннен кешіктірмей, тапсырма берген лауазымды тұлғаның атына орындаудың ағымдағы жағдайын, орындау мерзімін ұзарту немесе нақты орындалу мерзімін, нақты жауапты саяси мемлекеттік қызметшілерді, сондай-ақ, мемлекеттік органдар-бірлесіп орындаушылар мен жауапты лауазымды тұлғаларды міндетті түрде көрсете отырып, оны орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыру қажеттігіне дәлелді негіз келтірілген хат жолдайды.
      Орындалу мерзімін ұзартуға, оның ішінде оларды орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыруға аудан әкімінің және оның орынбасарларының шешімдері бойынша бір рет қана жол беріледі.
      Актілер мен тапсырмалардың орындалу мерзімін қайта ұзартуға лауазымды тұлғаларды тәртіптік жауапқа тарту туралы мәселе қарала отырып, аудан әкімінің және оның орынбасарларының шешімдері бойынша жол беріледі.
      109. Құжаттарды ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің мамандары БЭҚАЖ –дың тиісті бөлімдерінде тіркейді және олар бойынша шешімдер қабылдау және қарар жазу үшін аудан әкіміне (не болмаса аудан әкімінің міндеттерін атқарушы тұлғаға) береді. Қағаз жөнелткіштерде келіп түскен құжаттар қолма-қол беріледі, БЭҚАЖ арқылы түскендер электрондық түрде жолданады.
      Бақылауға жататын құжаттарға "Бақылауға алынды" немесе "Бақылау" мөртабандары қойылады.
      110. Аудан әкімі шешім қабылдағаннан кейін ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері қағаз жөнелткіштерде түскен құжаттарды аудан әкімінің орынбасарларына, аппарат басшысына береді.
      Шұғыл хат-хабар (құжаттар) түскен кезде ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері тез арада телефон арқылы аппарат басшысын, аудан әкімі орынбасарларын, бөлімдер басшыларының қабылдау бөлмелерін хабардар етеді.
      111. Ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі бақылаудағы тапсырманың белгіленген орындалу мерзімі аяқталғанға дейін мемлекеттік органдардың атына құжатты орындау жөнінде тиісті ескерту жібереді.
      112. Ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі бақылаудағы тапсырмалардың орындалуын есепке алу, бақылау және талдау жүргізеді. Бұл ретте ақпарат аппарат басшысына апта сайын ұсынылып тұрады. Ай сайын аудандар, әкімшілік-аумақтық бірліктер әкімдері аппараттарының, бөлімдер материалдарының талдауы негізінде тапсырманың орындалуын бақылаудан алу/мерзімін ұзарту туралы ұсыныстар мен негіздер келтірілген тапсырманың орындалуы туралы ақпарат енгізіледі.
      113. Ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі бақылаудағы тапсырмалар бойынша ай сайын аппарат басшысының қолы қойылған ақпарат дайындайды. Ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі аудан әкімі мен әкімдігінің бақылаудағы нормативтік құқықтық актілерін орындау бойынша тоқсан сайын ақпарат дайындайды.
      114. Құжаттар бақылаудан оларда қойылған мәселелер толық шешіліп, тиісті мемлекеттік орган хабардар болғаннан кейін алынады.
      Бақылаудан алу үшін орындаушы басшының (аудан әкімі орынбасарының, аппарат басшысының) атына бақылаудан алу туралы ұсыныс енгізе отырып, нормативтік құқықтық актінің, хаттамалық шешімнің, өзге де бақылаудағы құжаттың әрбір тармағының орындалуы жөнінде ақпарат әзірлейді.
      115. Ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі құжаттардың орындалу барысына жүйелі талдау жүргізіп отырады - ай сайын бақылаудағы құжаттардың орындалу барысы туралы аудан әкімінің аппарат басшысына ақпарат дайындайды. Ақпарат ауызша да, жазбаша түрде де тапсырылуы мүмкін.
      116. "Тапсырмаларды есепке алу", "Қаулыларды есепке алу" ақпараттық жүйелерінде жұмыс істеу Шығыс Қазақстан ауданы әкімінің тапсырмаларын/ қаулыларын қарау, іздеу, бақылауды қамтиды.
      "Тапсырмаларды есепке алу" ақпараттық жүйесінде жұмысты бақылауды ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің бас мамандары, "Қаулыларды есепке алу" ақпарттық жүйесінде жұмысты бақылауды ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асырады. Бұл орайда тапсырмалардың дер кезінде, сапалы және толығымен орындалуына бөлімдер басшылары, әкімшілік-аумақтық бірліктер әкімдері жауапкершілік алады.

9. Аппараттың әкімшілік-аумақтық бірліктер әкімдері аппараттарымен, бөлімдермен өзара іс-қимылы

      117. Аппараттың әкімшілік-аумақтық бірліктер әкімдері аппараттарымен, бөлімдермен өзара іс-қимылын аппарат бөлімдері жүзеге асырады.
      118. Өзара іс-қимыл аудан басшылығының тапсырмаларының орындалуына, ағымдағы мәселелердің шешілуіне, тексерулер жүргізуге, көшпелі іс-шаралар өткізуге, ақпарат жинауға, аудан басшылығына ақпарат әзірлеуді бақылау жасау үшін ұйымдастырылады.
      Отырыстарды өткізу, аудан әкімінің жұмыс кестесінің орындалуы, мемлекеттік органдар басшыларының қатысуымен болатын өзге де іс-шараларды реттеу мақсатында әкімшілік-аумақтық бірліктер әкімдері, аудандық бөлімдер басшылары әкімшілік-аумақтық бірлік шегінен тыс жерлерге баруын аудан әкімі аппаратының басшысымен келіседі.
      119. Аппарат қызметкерлерінің басшылықтың тапсырмаларын орындау жөніндегі талаптары орындаушылар үшін міндетті болып табылады.

10. Кадр мәселелерін шешу

      120. Аппаратта кадр мәселелерін шешуді Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 15 мамырдағы Еңбек кодексіне, "Мемлекеттік қызмет туралы" Қазақстан Республикасының 1999 жылғы 23 шілдедегі Заңына және Қазақстан Республикасының кадр мәселелері жөніндегі өзге де нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес, бірыңғай кадрлық қызметі жүзеге асырады.
      121. "Б" корпусының әкімшілік мемлекеттік қызметшілеріне жататын лауазымды тұлғаларды, аудан әкімінің орынбасарларын, аппарат басшысын, аппарат бөлімдері басшыларын, бөлімдер басшыларын, әкімшілік-аумақтық бірліктер әкімдерін, аудан әкімінің көмекшісін, аудан әкімі аппаратының мамандарын аудан әкімі қызметке тағайындайды және қызметтен босатады.
      Аппараттың штаттан тыс және басқа да қызметкерлерін аппарат басшысы қызметке тағайындайды және қызметтен босатады.
      122. "Б" корпусының E, ER, EG санатындағы әкімшілік мемлекеттік қызметшілерінің бос орнына орналасуға конкурсты аудан әкімі жариялайды.
      123. Мемлекеттік қызметшілердің мемлекеттік қызметті өткеруімен байланысты шешімдерді ресімдеуді, кадр мәселелері бойынша әкімнің актілері жобалары мен өзге де
      құжаттарды әзірлеуді, оларды заңнамамен белгіленген тәртіппен ресімдеуді бірыңғай кадрлық қызметі жүзеге асырады.
      124. Әкімшілік-аумақтық бірліктер әкімдеріне, бөлімдер басшыларына, аппарат қызметкерлеріне қызметтік куәлік ресімдеуді, есепке алуды және беруді персоналды басқару (кадр қызметі) қызметі жүзеге асырады.
      125. Бірыңғай кадрлық қызметі "Б" корпусының әкімшілік мемлекеттік қызметшілеріне қайта даярлау және біліктілігін арттыруды ұйымдастырады.
      126. Қызметкерлерді тәртіптік жауапкершілікке тарту мәселесін Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 15 мамырдағы Еңбек кодексіне, "Мемлекеттік қызмет туралы" Қазақстан Республикасының 1999 жылғы 23 шілдедегі Заңына, "Қазақстан Республикасының мемлекеттік әкімшілік қызметшілеріне тәртіптік жаза қолдану ережесін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Президентінің 1999 жылғы 31 желтоқсандағы № 321 Жарлығына, осы мәселе бойынша өзге де нормативтік құқықтық актілерге сәйкес қызметшіні лауазымға тағайындауға және тәртіптік жауапкершілікке тартылатын қызметшіні лауазымынан босатуға құқығы бар лауазымды адам енгізеді.

11. Аудан әкімдігінің, аудан әкімінің, аппараттың жұмысын бұқаралық ақпарат құралдарында жариялау тәртібі

      127. Аудан әкімдігінің, аудан әкімі мен аппарат қызметінің жариялылығын қамтамасыз ету мақсатында ішкі саясат бөлімі олардың қызметін БАҚ-та жариялауды ұйымдастыруды жүзеге асырады.
      128. БАҚ өкілдерін аппарат ұйымдастыратын аудан әкімдігі отырыстары мен басқа да кеңестерге ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі шақырады.
      129. Ішкі саясат бөлімі баспасөзде жарық көрген, радио және теле эфирге шыққан сын, резонанстық жарияланымдар мен материалдарға тұрақты түрде шолу жасап отырады. Қажет болған жағдайда ішкі саясат бөлімі БАҚ-қа негізсіз сын материалдарын теріске шығаруды дайындайды.

12. Аудан әкімінің аппаратында ішкі тәртіпті ұйымдастыру

      130. Аудан әкімі аппаратының ғимаратына арнайы және (немесе) қызметтік куәліктерін көрсеткен:
      1) барлық деңгейлердегі әкімдер;
      2) аппарат ғимаратында орналасқан аппарат және мемлекеттік органдар қызметкерлері;
      3) облыстық, аудандық мәслихаттардың депутаттары;
      4) ауданның құқық қорғау органдарының басшылары;
      5) әкімдік отырыстары, кеңестер мен іс-шаралар өткізілетін күндері аудан әкімі аппараты бөлімдері басшылары ұсынған және аппарат басшысымен келісілген тізім бойынша кіреді.
      Қабылдау күндері және сағаттары кезінде аппарат ғимаратына жеке мәселелері бойынша жеке және заңды тұлғалардың өкілдерін кіргізу жүзеге асырылады.
      131. Лауазымды тұлғаларды қызмет бабындағы мәселелері бойынша әкімнің қабылдауы жөніндегі мәселені аппарат басшысы шешеді.
      132. Келушілерді аппарат ғимаратына өткізуді арнайы күзет қызметі басқармасының қызметкерлері жүзеге асырады.
      133. Халықаралық байланыстарды ұйымдастыру, аппарат ғимаратына шет елдік азаматтарды өткізу Қазақстан Республикасында құпиялық режимді қамтамасыз ету жөніндегі заңнамаға сәйкес жүзеге асырылады.

13. Қызметтік құжаттарды, бланкілер мен есеп үлгілерін сақтау және пайдалану ережесін сақтау

      134. Аппарат қызметкерлері құжаттармен жұмыс істегенде Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялармен жұмыс туралы белгіленген талаптарды қатаң сақтауы, мемлекеттік және қызметтік құпияларды жария етпеулері, құжаттардың сақталуын қамтамасыз етулері, жұмыс орнында қызмет бөлмесіне бөтен адамдардың рұқсатсыз кіріп, олардың қызметтік құжаттармен танысуына, компьютерді, жазу және көшірме қағаздарын, телефонды және басқа да ұйымдастыру техникасын пайдалануына мүмкіндік тудырмайтындай тәртіпті сақтаулары тиіс. Қызметтік бөлменің кілтін есіктің сыртқы құлпында қалдыруға тыйым салынады.
      Аппарат құжаттарының көшірмесін аппарат басшысының немесе ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі басшысының рұқсатынсыз кімге де болса беруге тыйым салынады.
      135. Аудан әкімдігінің, әкімінің, аудан әкімінің орынбасарларының, аппарат басшысының, аудан әкімі аппаратының бланкілері баспа тәсілімен дайындалады.
      Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген құжаттар бланкілерін мемлекеттік ұйымдардың тапсырысы бойынша тиісті қызмет түріне лицензиясы бар полиграфиялық кәсіпорындар дайындайды және есепке алуға жатады.
      Құжаттардың бланкілері А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) форматтағы стандартты парақтарда дайындалады. Бланкте, бланкісіз дайындалған құжаттардың әр парағында мынадан кем болмайтын жиек болу керек: сол жағынан – 20 мм; оң жағынан – 10 мм; жоғарғы жағынан – 10 мм; төменгі жағынан – 10 мм.
      Аудан әкімі аппараты құрылымдық бөлімшелерге бланкілерін есепке алу және беру ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөліміне жүктеледі, ал бақылауды тиісті бөлімнің басшысы жүзеге асырады.
      136. Құжаттарды жоғалтқаны, қызметтік ақпаратты жария еткені, құжаттармен жұмыс істеу ережесін бұзғаны үшін аппарат қызметкерлері қолданыстағы заңнамаға сәйкес жауапкершілікке тартылады.

14. Аппарат қызметкері жұмыстан шыққанда немесе басқа жұмысқа ауысқанда істер мен құжаттарды қабылдап алу, тапсыру, құжаттарды аппараттың бір бөлімінен екінші бөліміне тапсыру, өзге де мәселелер

      137. Аппарат қызметкері жұмыстан шыққанда немесе басқа жұмысқа ауысқанда аппараттың тиісті бөлімі басшысының нұсқауы бойынша осы бөлімнің басқа қызметкеріне оның атқаруында болған барлық істер мен құжаттарды, жинақталған өзге анықтама материалдарын тапсырады.
      Бұл жағдайда құжаттарды тапсыратын қызметкер берілетін құжаттар көрсетіліп, тапсырылған күнге шешілмеген мәселелердің орындалу жағдайы сипатталатын, қызметтік істерді қабылдап алу-тапсыру туралы екі данада акті жасайды. Актінің екі данасына да құжаттарды тапсырған және қабылдап алған қызметкерлер қол қояды және бөлім басшысы бекітеді. Бір данасы бөлімде қалады, екіншісін жұмыстан шыққан қызметкер алады.
      Аппараттың осы бөлімінің қызметкері акт негізінде тіркеу-бақылау карточкасына құжаттарды басқа қызметкерге бергені туралы белгі қояды.
      138. Қызметкер демалысқа немесе ұзақ мерзімді іссапарға кеткенде онда орындауда болған қызметтік құжаттар бөлім басшысының нұсқауымен басқа қызметкерге тапсырылады. Аппараттың осы бөлімінің қызметкері тіркеу-бақылау карточкасына құжаттардың тапсырылғаны туралы белгі қояды. Егер қызметкер қайтып оралғаннан кейін құжаттар орындалмаған болса, онда олар карточкада тиісті белгі қойылып, қайтадан өзіне тапсырылады.
      139. Құжаттарды аппараттың бір бөлімінен екінші бөліміне тапсыру аудан әкімінің қарарына сәйкес, аппарат басшысының немесе оның орынбасарларының нұсқауы негізінде ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі арқылы жүзеге асырылады.
      140. Аппаратта істер номенклатурасын Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына сәйкес ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімі қалыптастырады. Істерді аппараттың мұрағатына тапсыруды аппарат бөлімдерінің басшылары қамтамасыз етеді.
      141. Барлық машинамен жазу жұмыстары аппараттың бөлімдерінің өзінде жүзеге асырылады.
      142. Құжаттарды теріп басу кезінде пайдаланылған бланкілер бланкінің нөмірі, орындаушының тегі, басып шығарған күні көрсетіліп, арнайы журналда жазылады.
      143. Осы регламенттің орындалуын бақылау аппарат басшысына жүктеледі.

  "Аягөз ауданы
әкімінің аппараты" мемлекеттік
мекемесінің регламентіне
1 қосымша

"____________________________________________" Аягөз ауданы әкімінің шешіміне,
өкіміне, ауданы әкімдігінің қаулысы жобасына келісу парағы

Лист согласования к проекту решения, распоряжения акима Аягозского района,
постановления Аягозского района "____________________________________________"

Орындаушы:
Исполнитель:
Басшы:
Руководитель:
"______"__________ ж./г.

Қаулының (шешемнің, өкімнің) жобасын енгізеді:
Проект постановления (решения, распоряжения) вносит:
"______"__________ ж./г.

Аудан әкімінің орынбасары:
Заместитель акима района:
"______"__________ ж./г.
Міндетті келісім минимумы:
Обязательный минимум согласования:
"______"__________ ж./г.
Аудан әкімі аппаратының басшысы
Руководитель аппарата акима района:
"______"__________ ж./г.

Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі:
Руководитель отдела контроля и документационного обеспечения:
"______"__________ ж./г.
Заң бөлімінің басшысы:
Руководитель юридического отдела:
"______"__________ ж./г.
Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің бас маманы:
Главный специалист отдела контроля и документационного обеспечения:
"______"__________ ж./г.
Ресімдеу және келісу сараптамасын жүргізді:
Экспертизу оформления и согласования провел:
"______"__________ ж./г.
Мәтіннің дәлме-дәлдігіне сараптама жүргізді:
Экспертизу на аутентичность провел:
"______"__________ ж./г.
Құқықтық сараптама жүргізді:
Правовую экспертизу провел:
"______"__________ ж./г.

  "Аягөз ауданы
әкімінің аппараты" мемлекеттік
мекемесінің регламентіне
2 қосымша

"______________________________________" Аягөз ауданы әкімдігі қаулысының
жобасына келісу парағы

Лист согласования к проекту постановления акимата Аягозского района
"______________________________________"



Әкімдік мүшелерінің тегі, аты
Фамилия, инициалы членов акимата

Көзқарасы немесе ұсынысы
Мнение и предложение

Қол қойылған күні
Дата подписания

 
 

 

 

 
 

 

 

 
 

 

 

 
 

 

 

       Келісу парағын толтырды ___________________
       (қолы)

  "Аягөз ауданы
әкімінің аппараты" мемлекеттік
мекемесінің регламентіне
3 қосымша

"__________________________________________" аудан әкімі аппараты басшысының
бұйрығына КЕЛІСУ ПАРАҒЫ

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ К приказу руководителя аппарата акима района
"__________________________________________"

Орындаушы:
Исполнитель:
Бөлім меңгерушісі (бұйрықтың жобасын енгізген)
Заведующий отдела (вносящий проект приказа)
_____________________
"______"_________ года

Міндетті келісім минимумы:
Обязательный минимум согласования:
_____________________
"______"_________ года

Заң бөлімінің меңгерушісі
Заведующий юридического отдела
_____________________
"______"_________ года

Қаржы-шаруашылық жұмылдыру дайындығы және төтенше жағдайлар жөніндегі бөлімінің меңгерушісі
Заведующий отдела финансово хозяйственной части, мобилизационной подкотовки и черезвычайной ситуации
_____________________
"______"_________ года

Ұйымдастыру-бақылау жұмыстары және құжаттармен қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі
Заведующий отдела организационно контрольных работ и документообеспечения
_____________________
"______"_________ года

Мәтіннің дәлме-дәлдігіне сараптама жүргізді
Экспертизу на аутентичность провел
_____________________
"______"_________ года

Ресімдеу және келісу сараптамасын жүргізді
Экспертизу оформления и согласования провел
_____________________
"______"_________ года

Құқықтық сараптама жүргізді
Правовую экспертизу провел
_____________________
"______"_________ года