"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Қазақстан Республикасының Заңының 18-бабы 2-тармағы 2-8) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:
1. Қоса берілген Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қорын құру және сақтау қағидаларын бекітілсін.
2. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлiгiнiң Архив ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгiленген тәртiпте:
1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;
2) осы бұйрық мемлекеттік тіркелген күннен бастап күнтізбелік он күн ішінде оның электронды түрде қазақ және орыс тілдерінде Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің Эталондық бақылау банкіне ресми жариялау және енгізу үшін "Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жіберілуін;
3) осы бұйрық қолданысқа енгізілгеннен кейін екі жұмыс күні ішінде оны Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;
4) осы бұйрықта көзделген іс-шаралар орындалғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді ұсынуды қамтамасыз етсін.
3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт вице-министріне жүктелсін.
4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.
|
Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің |
|
| міндетін атқарушы | Е. Қожағапанов |
| Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің міндетін атқарушының 2018 жылғы 31 шілдедегі № 183 бұйрығымен бекітілді |
Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қорын құру және сақтау қағидалары
1-тарау. Жалпы ережелер
1. Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қорын құру және сақтау қағидалары Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қорын (бұдан әрі – Қор) құру және сақтау тәртібін реттейді.
2. Қор мемлекет үшін бірден-бір маңызы бар және олар жоғалған жағдайда орны толмайтын аса құнды құжаттардың сақтандыру көшірмелерінің жиынтығын білдіреді.
2-тарау. Қордың құру тәртібі
3. Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды жүзеге асыратын мемлекеттік архивтер сақтандыру көшірмесі жасалатын аса құнды құжаттарды іріктеуді, құжаттардың сақтандыру көшірмесін жасауды және олардың түпнұсқаларын сақтауды қамтамасыз етеді.
Сақтандыру көшірмесін жасауға жататын аса құнды құжаттарды анықтау жоспарлы түрде жүзеге асырылады. Жыл сайын 1 ақпаннан кешіктірмей сараптау-тексеру комиссиясы Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрінің 2011 жылғы 16 қарашадағы № 348 бұйрығымен бекітілген Орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиялары туралы ереженің негізінде (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 343 болып тіркелген) сақтандыру көшірмесін жасауға жататын құжаттар аса құнды құжаттардың тізбесі бекітіледі.
4. Сақтандыру көшірмесін жасау кезегі аса құнды құжаттардың физикалық жағдайын және олармен қатынасу қарқындылығын ескере отырып анықталады.
5. Қағаз негіздегі архивтік құжаттың сақтандыру көшірмесі құжаттарды оптикалық суретке түсіру әдісі типіне сәйкес фотографиялық галогенидті күміс пленкада жасалған бірінші буынның негативті шағын нысаны (шағын фильм немесе шағын фиша) болып табылады.
Киноқұжаттың сақтандыру көшірмесі байланыс баспасы әдісімен түпнұсқаның бірінші бірлескен көшірмесін сәйкес типтегі пленкада көшіру жолымен дайындалады.
Фотоқұжаттың сақтандыру көшірмесі байланыс баспасы немесе репродукциялау әдісімен сәйкес типтегі фотопленкаға түпнұсқаның бірінші көшірмесін көшіру жолымен дайындалады.
Фоноқұжаттың сақтандыру көшірмесі түпнұсқаның бірінші көшірмесін заманауи жазба жүйесімен көшіру жолымен дайындалады.
Бейнеқұжаттың сақтандыру көшірмесі түпнұсқаның бірінші көшірмесін түпнұсқа форматында магниттік таспада бейнедыбысжазба тәсілімен көшіру жолымен дайындалады.
6. Сақтандыру көшірмесі сақтау бірліктерінің алдында көшірілетін істердің, құжаттардың тізімдемесіндегі сақтау бірліктерінің жүйелігін сақтай отырып жүргізіледі. Сақтандыру көшірмесін жасауға сақтау бірлігіне енетін барлық архивтік құжаттар жатады.
7. Сақтандыру көшірмесін жасау кезінде архивтік іс сөгуге жатқызылмайды.
8. Сақтандыру көшірмелері өзінің мазмұнымен және өзіне тән сыртқы қасиеттерімен түпнұсқа құжатқа сәйкес келеді.
9. Сақтандыру көшірмелерін қабылдау кезінде көшірме жасау тапсырмасын орындау толықтығы, көшірмелер саны, жиынтықтығы, көшірмелердің техникалық жай-күйі, визуалды-техникалық жағдайы актілерін толтыру дұрыстығы және толықтығы тексеріледі.
10. Мемлекеттік архивтер арасында Қорды қабылдау-тапсыру еркін нысанда жасалатын қабылдау-тапсыру актісінің негізінде жүзеге асырылады, оған:
1) аса құнды істердің, құжаттардың тізімдемелері немесе сақтандыру көшірмелері дайындалған істердің, құжаттардың тізімдемелері, немесе аса құнды істердің, құжаттардың нөмірлерінің тізбесі (нөмірлік);
2) тапсырылатын сақтандыру көшірмелерінің тізімдемелері;
3) сақтандыру көшірмелерінің техникалық жай-күйінің актілері;
4) көліктік тараға ілеспе құжаттар қоса беріледі.
11. Сақтандыру көшірмелері олардың сақтандыру қорының тізімдемесінде орналасуы тәртібі бойынша жөнелтілетін партия шегінде реттік нөмірі бар тиісті тасымалдау тарадасына орналастырылады және пломбаланған контейнерлерде жөнелтіледі. Көліктік тараға ілеспе құжатта оның мөлшері мен ішіндегі сақтандыру көшірмелерінің саны көрсетіледі, тапсыруға жауапты тұлғалардың қолдары қойылады.
Қабылдау-тапсыру актілері қосымшаларымен бірге "Ілеспе құжаттар" белгісі жасалатын жеке бумаға орналастырылады.
12. Қорды жөнелту бойынша шығындарды төлеу жіберуші тарапынан жүргізіледі.
3-тарау. Қорды сақтау тәртібі
13. Қор архивтік құжаттардың түпнұсқаларынан аумақтық оқшауланып сақталады.
14. Қорды сақтау орнын архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті органның келісуі бойынша мемлекеттік архив анықтайды.
15. Сақтау үрдісінде сақтандыру көшірмелері:
1) сақтандыру көшірмелерінің нақты болуын белгілеу, олардың есептік құжаттардағы мәліметтерге сәйкес келуін анықтау мақсатында болуы мен жай-күйін тексеруге;
2) жай-күйін техникалық бақылауға және қажетті консервациялық-алдын алу іс-шараларын уақытылы жүргізуге жатады.
16. Сақтандыру көшірмелері зертханада немесе дайындаушы-ұйымда техникалық бақылаудан өтеді, олардың сапасы туралы мәліметтер сақтандыру қоры көшірмелерінің техникалық жай-күйі актілерінде тіркеледі.
17. Сақтандыру қорының техникалық бақылауы үш жылда бір рет жүзеге асырылады, сонымен қатар әр жылдағы өнімнің 20 % сақтандыру көшірмелері бақылауға жатады. Техникалық бақылаудың нәтижелері сақтандыру көшірмелерінің техникалық жағдайы туралы құжаттарда тіркеледі, оларда алдын алу және қалпына келтіру жұмыстарын жүргізу қажеттігі мен мерзімдері туралы қорытындылар беріледі және келесі техникалық бақылауды өткізу мерзімі көрсетіледі.
