Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней

Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2015 года № 1196. Утратил силу постановлением Правительства Республики Казахстан от 24 июня 2022 года № 429.

Сноска. Утратило силу постановлением Правительства от 24.06.2022 № 429 (вводится в действие со дня его первого официального опубликования).

В соответствии с пунктом 4 статьи 13 Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемые Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней.

2. Признать утратившими силу некоторые решения Правительства Республики Казахстан согласно приложению к настоящему постановлению.

3. Настоящее постановление вводится в действие со дня его подписания.

Премьер-Министр Республики Казахстан	К. Масимов

Утверждены постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2015 года № 1196

Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней

Сноска. Правила в редакции постановления Правительства РК от 30.11.2020 № 809.

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней (далее – Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах" и определяют порядок отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней, оформления, учета, размножения, хранения, использования, отбора на постоянное хранение и выделения к уничтожению документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, независимо от ее вида и (или) носителя информации.

2. Настоящие Правила не распространяются на порядок работы со служебной информацией, содержащей государственные секреты Республики Казахстан.

3. К служебной информации ограниченного распространения относятся сведения, касающиеся деятельности государственного органа, открытое опубликование которых может нарушить порядок соблюдения административных процедур, связанных с необходимостью обеспечения независимости государственного органа при принятии решения.

Под открытым опубликованием понимаются публикация материалов в открытой печати (в том числе размещение на интернет-ресурсе), передача их по радио и телевидению, оглашение на открытых конференциях, совещаниях, симпозиумах, демонстрация в кинофильмах, экспонирование в музеях, на выставках, публичная защита научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, депонирование рукописей.

4. Лицам, использующим в работе служебную информацию ограниченного распространения, необходимо точно и аккуратно выполнять все требования по защите информации, хранить и не разглашать сведения, полученные ими при исполнении служебных обязанностей.

5. За нарушение требований настоящих Правил должностные лица, допущенные к работе со служебной информацией ограниченного распространения, несут ответственность в соответствии с законами Республики Казахстан.

6. Контроль за обоснованностью проставления на документах и изданиях пометки "Для служебного пользования" (далее – "ДСП") при их регистрации, а также порядком обращения (учет, уничтожение, хранение, контроль за их обращением и ограничительные требования по их использованию) с машинными носителями информации, содержащими сведения с пометкой "ДСП", возлагается на службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) государственного органа.

7. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

1) информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, полученные или созданные обладателем информации, зафиксированные на любом носителе и имеющие реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;

2) информация ограниченного распространения – информация, отнесенная к государственным секретам, личной, семейной, врачебной, банковской, коммерческой и иным охраняемым законом тайнам, а также служебная информация с пометкой "Для служебного пользования";

3) защита информации ограниченного распространения – принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на исключение неправомерного разглашения, доступа, уничтожения, изменения, копирования и иных неправомерных действий в отношении такой информации;

4) конфиденциальная информация – все виды информации (включая коммерческую, банковскую, налоговую, нотариальную, врачебную, личную, адвокатскую тайну), в отношении которой в соответствии с нормативными правовыми актами государств-членов Евразийского экономического союза, международными договорами ограничен доступ (установлена конфиденциальность), то есть установлено обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к данной информации, требование не передавать (не разглашать) такую информацию третьим лицам без письменного согласия ее обладателя;

5) разглашение информации ограниченного распространения – действия (бездействие), в результате которых информация ограниченного распространения в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) без письменного согласия обладателя указанной информации становится известной третьим лицам, которым допуск к такой информации не предоставлен обладателем информации в соответствии с законодательством Республики Казахстан, международными договорами, решениями Высшего Евразийского экономического совета и настоящими Правилами;

6) служебная информация – информация, которая создана в процессе деятельности государственного органа, организации в пределах полномочий, предусмотренных законодательством Республики Казахстан, международными договорами, решениями Высшего Евразийского экономического совета, и в отношении которой существует (установлена) необходимость защиты ввиду возможного нанесения различного рода ущерба в результате неправомерного обращения с ней.

Глава 2. Порядок отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования"

8. Документам и изданиям, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, присваивается пометка "ДСП".

Отнесение сведений к информации ограниченного распространения производится исполнителем и лицом, подписавшим документ, на основании перечня сведений для служебного пользования, разработанного в государственном органе (далее – перечень сведений).

Перечень сведений (дополнения и изменения к нему) утверждается приказом руководителя государственного органа.

Разработка перечня сведений осуществляется на основании следующих критериев:

1) сведения, не содержащие государственных секретов, относящиеся к организации и обеспечению режима секретности, а также контролю за его соблюдением, в том числе учетные формы;

2) сведения, опубликование или разглашение которых оказывает непосредственное влияние на работу государственного органа, в том числе на процесс защиты информации от уничтожения, блокирования или изменения в результате несанкционированного доступа к электронным информационным ресурсам, включая пароли доступа;

3) сведения, переданные государственному органу законным обладателем информации на условиях конфиденциальности;

4) сведения, опубликование или разглашение которых нарушают права, свободу и законные интересы физических и юридических лиц;

5) сведения, содержащие информацию о межведомственной и внутриведомственной переписке, осуществляющейся в процессе выработки решений, совещаниях в государственных органах, проводившихся в процессе выработки решений, разглашение которых может нарушить порядок соблюдения административных процедур, связанных с необходимостью обеспечения независимости государственного органа, организации при принятии решения, в том числе по вопросам, указанным в статье 6 Закона Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года "О доступе к информации" (далее – Закон "О доступе к информации");

6) сведения о результатах проверок, проводимых в рамках государственного контроля и надзора, по которым не принято окончательное решение;

7) сведения, поступившие от иностранных государств или международных организаций, по которым не принято взаимного соглашения об условиях их раскрытия.

9. Настоящие критерии не отменяют существующие и (или) вновь поступающие ведомственные перечни служебной информации ограниченного распространения с пометкой "ДСП", а также не ограничивают право отнесения других сведений, содержащих информацию ограниченного распространения, если это не противоречит нормативным правовым актам в области защиты государственных секретов, информатизации, защиты информации и информационной безопасности, ведомственным перечням сведений, подлежащих засекречиванию в государственных органах, разработанных в установленном законодательством Республики Казахстан порядке.

10. Если сведения не предусмотрены перечнем сведений, но по мнению исполнителя могут быть использованы в ущерб интересам государственного органа, он совместно с руководителем структурного подразделения государственного органа, к компетенции которого отнесены данные сведения, представляет на рассмотрение руководству аргументированные предложения о необходимости защиты этих сведений и внесения соответствующих дополнений в указанный перечень.

Глава 3. Порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения с пометками "ДСП" и "Конфиденциально"

11. Передача служебной информации ограниченного распространения по техническим каналам открытых видов связи (телефонная, факсимильная связь общего пользования, радиосвязь, спутниковая и сотовая (подвижная (мобильная) связь, сеть Интернет) допускается при соблюдении требований пункта 12 настоящих Правил.

Направление в компетентный орган третьей стороны служебной информации ограниченного распространения, имеющей пометку "Конфиденциально", и в отношении которой снята пометка "ДСП", разрешается руководителем государственного органа в соответствии с пунктом 50 настоящих Правил и с соблюдением требований, предусмотренных пунктами 27 и 28 настоящих Правил.

12. Передача, обработка и хранение в электронном виде производится с соблюдением требований по защите служебной информации ограниченного распространения в соответствии с едиными требованиями в области информационных коммуникационных требований и обеспечения единых требований.

Допускается обработка и хранение служебной информации ограниченного распространения в электронном виде в защищенных локальных сетях и (или) информационных системах в защищенном исполнении, отнесенных к государственным секретам.

Руководители государственного органа принимают все необходимые организационные, технические и правовые меры по обеспечению защиты служебной информации вне зависимости от вида, формы, содержания и предоставления, носителя информации, в том числе с использованием соответствующих средств криптографической защиты информации и (или) информационных систем в защищенном исполнении, отнесенных к государственным секретам.

13. Прием и учет (регистрация) документов с пометками "ДСП" и "Конфиденциально", изданий и информации, записанных на машинных носителях информации с пометкой "ДСП", осуществляются службой ДОУ государственного органа.

14. Вся поступающая в государственный орган корреспонденция с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" подвергается первичной обработке, предварительному осмотру, регистрации и представлению к рассмотрению руководству. Указанная корреспонденция принимается, вскрывается, проверяется (за исключением с пометкой "Лично") и обрабатывается работниками службы ДОУ, которым в соответствии с должностными инструкциями поручена работа с такого рода документами.

В случае поступления корреспонденции с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" в бумажном виде, она должна быть запечатана в конверте (пакете). При этом проверяется целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия (неполноты) в конвертах (пакетах) документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и изданий с пометкой "ДСП" или приложений к ним, составляется акт в произвольной форме в двух экземплярах: один из которых направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ.

Конверты (пакеты) не подлежат выделению к уничтожению в тех случаях, когда только по ним возможно определить точный адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также получения доплатной корреспонденции.

Ошибочно поступившие документы и издания с пометкой "ДСП" возвращаются отправителю.

При поступлении документов и изданий с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" на электронных носителях проверяется наличие вредоносных программ.

15. В нерабочее время документы, издания и информация с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", записанные на машинных носителях информации, принимаются дежурным по государственному органу, который, не вскрывая, передает их руководителю службы ДОУ.

Не допускается доставлять в нерабочее время документы и издания с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" в государственные органы, не имеющие постоянных дежурных.

16. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с пометкой "ДСП". Документы учитываются по количеству листов, изданий (книги, журналы, брошюры), экземпляров.

Основным требованием учета является однократность присвоения регистрационного номера документам (изданиям) с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально". Исключение составляют документы, переходящие на следующий делопроизводственный год, незавершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения, которые подлежат перерегистрации.

17. Учет документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", а также изданий с пометкой "ДСП" ведется отдельно от учета несекретной документации в общей системе электронного документооборота, а при отсутствии электронного документооборота – по журналам регистрации входящих, исходящих и внутренних документов согласно приложению 1 к настоящим Правилам. При незначительном объеме документов и изданий ограниченного распространения допускается ведение учета совместно с несекретными документами (в отдельном разделе журнала учета).

Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются с указанием на последнем листе количества пронумерованных листов (цифрами и прописью), наименования должности работника, его подписи и расшифровки подписи.

После завершения журналов на последнем листе дополнительно проставляется количество зарегистрированных документов (цифрами и прописью) с указанием номера первого и номера последнего зарегистрированного документа, а также количества литерных и пропущенных номеров. После указанных данных проставляются наименование должности работника, его подпись и расшифровка подписи.

Движение документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", а также изданий с пометкой "ДСП" должно своевременно отражаться в соответствующих регистрационных учетных формах.

18. На каждом зарегистрированном документе, а также сопроводительном письме к изданиям с пометкой "ДСП" проставляются регистрационный номер и пометка "ДСП" или "Конфиденциально" с добавлением аббревиатуры "ДСП" или "Конф", с добавлением без пробела прописью аббревиатуры "ДСП".

Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, дате поступления и другие.

19. Весь тираж документов и изданий ограниченного распространения, полученный для рассылки, регистрируется под одним номером.

Дополнительно размноженные экземпляры документа и издания учитываются за номером этого документа и издания, о чем делается отметка на размножаемом документе и издании и в соответствующей регистрационной учетной форме. Если учетная форма закрыта ведением, дополнительно размноженные и зарегистрированные в ней документы и издания допускается учитывать за новым номером, о чем производится отметка на оригинале документа и издания. Во всех случаях нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

20. На первом листе в правом верхнем углу документа печатаются пометка "Для служебного пользования" или аббревиатура "ДСП", и (или) пометка "Конфиденциально" и указывается номер отпечатанного экземпляра. Если в сопроводительном письме на приложения, имеющие пометку "ДСП", не содержится служебной информации ограниченного распространения, в его правом верхнем углу печатаются реквизиты "Для служебного пользования без приложения – несекретно" и номер экземпляра.

На лицевой или оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и сопроводительного письма указывается, куда направлены экземпляры отправленного документа и его отпуск (расчет рассылки), фамилия исполнителя документа, его контактные данные, пункт перечня сведений для служебного пользования, в соответствии с которым на документе (издании) проставлена ограничительная пометка "ДСП", номер приказа руководителя государственного органа, утвердившего указанный перечень, и дата его принятия по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

21. Подписанные (утвержденные) документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" передаются для регистрации работнику службы ДОУ, осуществляющему их учет.

22. Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с пометкой "ДСП", выпускаются с этой же пометкой. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы, не содержащие служебной информации ограниченного распространения, учитываются и хранятся как несекретные материалы.

Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух работников службы ДОУ на обложке этих изданий.

23. По окончании печатания издания с пометкой "ДСП" печатные формы аннулируются, а соответствующие файлы (при компьютерном наборе) удаляются, о чем составляется акт в произвольной форме за подписями представителя государственного органа-заказчика и типографии (печатно-издательского центра) – исполнителя.

24. Рассылка тиражированных документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", а также изданий с пометкой "ДСП" осуществляется службой ДОУ на основании подписанных их руководителями списков (реестров или расчетов рассылки) с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

25. Пересылка документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" другим организациям в пределах Республики Казахстан производится, как правило, фельдъегерской (специальной) связью или курьерами. Отправляемые документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дела и издания с пометками "ДСП" должны быть помещены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. Не допускается использовать для пересылки конверты с прозрачными "окошками".

26. На упаковке (конверте или пакете) указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением пометок "ДСП" и (или) "Конфиденциально".

На конвертах (пакетах) с документами с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", а также изданиями с пометкой "ДСП" не допускается указывать фамилии и должности руководителей и работников, а также наименования структурных подразделений.

27. Передача документов и изданий с пометкой "ДСП" физическим и юридическим лицам Республики Казахстан осуществляется на условиях соблюдения конфиденциальности служебной информации ограниченного распространения и других условиях нераскрытия этой информации, сообщаемой при передаче или в сопроводительных документах к ним.

28. Передача документов и изданий с пометкой "ДСП" иностранным юридическим (физическими) лицам и их представителям допускается в каждом отдельном случае только по письменному разрешению руководителя данного государственного органа.

Такие документы предварительно рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии, создаваемой государственным органом, которая выносит заключение о целесообразности их передачи или возможности снятия пометки "ДСП", если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили первоначальное значение.

Если в документах и изданиях с пометкой "ДСП" содержатся сведения, относящиеся к компетенции других государственных органов, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия руководителей этих государственных органов.

Не допускается направление за границу издания с пометкой "ДСП" в порядке книгообмена.

29. По запросам уполномоченного органа в области внешнеторговой и торговой деятельности либо органа, определенного Евразийской экономической комиссией в качестве ответственного за проведение расследований, либо компетентного органа третьей стороны, либо государства-члена Евразийского экономического союза государственные органы в пределах своей компетенции представляют через уполномоченный орган в области внешнеторговой и торговой деятельности в орган, определенный Евразийской экономической комиссией в качестве ответственного за проведение расследований, в компетентные органы третьей стороны и государства-члена Евразийского экономического союза необходимые для целей проведения расследований и применения торговых и компенсирующих мер сведения, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, имеющие пометку "ДСП", в порядке и сроки, установленные законодательством Республики Казахстан.

При направлении в уполномоченный орган в области внешнеторговой и торговой деятельности указанной информации с пометкой "ДСП" для их последующего перенаправления государственные органы указывают в своем сопроводительном письме номер и дату разрешения руководителя на передачу направляемых сведений в Евразийскую экономическую комиссию, в компетентные органы третьей стороны или государства-члена Евразийского экономического союза.

30. Порядок исполнения, прохождения документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", контроля за их исполнением аналогичен порядку работы с несекретными документами.

В номенклатуру дел включаются заголовки всех регистрационных учетных форм и контрольно-справочных, тематических и других картотек на документы с пометкой "ДСП".

31. Документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" после их исполнения формируются в дела. Заголовки указанных дел вносятся в номенклатуру дел несекретного делопроизводства государственного органа.

32. Дела с пометкой "ДСП" формируются в соответствующих структурных подразделениях государственного органа под контролем службы ДОУ.

33. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;

2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного конкретного вопроса;

3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;

4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;

5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на электронных носителях, требующих особого юридического подтверждения (гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих для документов на бумажной основе, основаниях;

6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

7) объем дела не должен превышать180 листов;

8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты составления, подписания (утверждения);

9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том с проставлением отметки в документе.

34. Обложка дела, завершенного делопроизводством, должна содержать следующие реквизиты:

1) пометку "ДСП";

2) официальное наименование организации;

3) наименование населенного пункта, в котором дислоцирован государственный орган;

4) наименование структурного подразделения государственного органа;

5) индекс дела по номенклатуре дел;

6) заголовок дела;

7) номер тома дела;

8) крайние даты дела (для распорядительных документов, протоколов, стенограмм, переписки), для распорядительных документов-протоколов, стенограмм – порядковые номера первого и последнего документа;

9) срок хранения дела.

35. В ходе проведения экспертизы ценности документов с пометкой "ДСП" на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проставляются дополнительные реквизиты: номер архивного фонда, номер сводной описи дел, номер дела и количество листов в деле. Указанные категории дел переплетаются или подшиваются на четыре прокола и снабжаются внутренней описью документов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам, листом-заверителем дела по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

Внутренняя опись документов размещается в начале дела, лист-заверитель – в конце.

36. Дела с пометкой "ДСП", включающие крупноформатные документы (чертежи, схемы и другие), хранятся в твердых папках или футлярах (коробках).

37. Документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" в зависимости от служебной необходимости формируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При включении в дело одного и более документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" все дело приобретает характер ограниченного распространения.

В случаях, когда в государственном органе образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, планы, отчеты, инструкции и другие) как с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", так и без указанных пометок, они формируются в дела поотдельности.

38. При проведении экспертизы ценности документов, законченные производством дела с пометкой "ДСП" просматриваются Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа полистно.

39. Сроки хранения документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" определяются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утверждаемым уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.

40. К работе с делами с пометкой "ДСП" допускаются должностные лица в соответствии со списками, утверждаемыми руководителями службы ДОУ, а к документам ограниченного распространения – согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей государственных органов.

41. Не допускается:

1) размещение сведений из документов и изданий ограниченного распространения в международных (глобальных) сетях передачи данных, сети Интернет;

2) использование их для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению;

3) экспонирование документов и изданий с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" на открытых выставках, демонстрация их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения, за исключением случаев направления в компетентный орган третьей стороны служебной информации ограниченного распространения, имеющей пометку "Конфиденциально", в отношении которой снята пометка "ДСП" с разрешения руководителя государственного органа в соответствии с пунктом 50 настоящих Правил и с соблюдением требований, предусмотренных пунктами 27 и 28 настоящих Правил.

42. Работники сторонних организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" только с разрешения руководителя государственного органа, в ведении которого находятся указанные документы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.

43. Дела и издания с пометкой "ДСП" выдаются исполнителям (исследователям) и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

44. Снятие копий, а также производство выписок из документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и изданий с пометкой "ДСП" работниками данного государственного органа производятся по письменному разрешению руководителя службы ДОУ.

Снятие копий для сторонней организации с документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и изданий с пометкой "ДСП" производится на основании ее письменного запроса по разрешению руководителя государственного органа, подготовившего эти документы и издания.

Копирование для сторонних организаций документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и изданий с пометкой "ДСП", полученных от других организаций, производится только по согласованию с последними.

45. Издания с пометкой "ДСП" включаются только в служебные каталоги, выпускаемые государственными органами.

46. Выдача физическим лицам изданий с пометкой "ДСП" в публичных библиотеках производится только по письменным ходатайствам руководителей организаций, в которых эти физические лица работают, с указанием темы работы. Полученные разрешения действительны в течение одного года со дня их подписания при предъявлении служебного удостоверения работника государственного органа (при его наличии).

Изъятие документов и дел с пометкой "ДСП" производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и протокола изъятия подлинников.

47. В ведомственных библиотеках издания с пометкой "ДСП" выдаются:

1) работникам данного государственного органа – с разрешения руководителя службы ДОУ;

2) работникам сторонних организаций – по письменным ходатайствам этих организаций с разрешения руководителя государственного органа, хранящего указанные издания.

48. Издания с пометкой "ДСП" выдаются по межбиблиотечному абонементу (в пределах Республики Казахстан) в порядке, предусмотренном пунктом 46 настоящих Правил.

49. Дела постоянного и временного срока хранения с пометкой "ДСП" периодически просматриваются с целью возможного снятия этой пометки. Просмотр осуществляется:

1) при представлении информации по письменному запросу физического лица согласно Закону "О доступе к информации";

2) при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа;

3) в процессе хранения дел в ведомственном архиве;

4) при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив по истечении 10 или 15 лет ведомственного архивного хранения;

5) при передаче копий документов и дел иностранным физическим и (или) юридическим лицам.

50. Решение вопроса о снятии пометки "ДСП" со сведений, указанных в статье 16 Закона "О доступе к информации", возлагается на руководителя государственного органа после рассмотрения данного вопроса Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа.

51. Решение вопроса о снятии пометки "ДСП" оформляется актом произвольной формы, который составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем государственного органа. В акте перечисляются заголовки дел, с которых снимается пометка "ДСП".

Один экземпляр акта, составленного при представлении информации по письменному запросу физического и (или) юридического лица в порядке исполнения Закона "О доступе к информации", направляется в службу ДОУ, второй – в структурное подразделение государственного органа, в котором хранилась данная информация.

Один экземпляр акта, составленный при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив, направляется в службу ДОУ, второй – в ведомственный архив государственного органа.

Оба экземпляра акта, составленного в процессе хранения дел в ведомственном архиве, остаются в его делопроизводстве.

Один экземпляр акта, составленного при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив, направляется в государственный архив, второй – остается в ведомственном архиве.

Один экземпляр акта, составленного при передаче иностранным физическим и (или) юридическим лицам документов и дел, передается в службу ДОУ, второй – остается в ведомственном архиве.

52. На обложках дел пометка "ДСП" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для ее снятия.

Аналогичные отметки вносятся в соответствующие описи структурных подразделений или разделы описей дел.

53. На постоянное хранение в соответствующий государственный архив дела, имевшие пометку "ДСП", передаются только после снятия указанной пометки и с соответствующими отметками в разделе описи дел постоянного хранения.

54. Проведение экспертизы ценности документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и дел с пометкой "ДСП", рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.

55. При передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив заголовки дел с пометкой "ДСП" вносятся в соответствующую опись дел структурного подразделения наряду с заголовками других дел.

56. Подготовка дел для хранения в ведомственном архиве (оформление, простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей структурных подразделений, осуществление приема-передачи описанных дел) производится в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.

57. Дела с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, оформляются отдельным актом или включаются в общий акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляемый по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами. При этом в графе 2 акта после заголовков дел с пометкой "ДСП" ставится пометка "ДСП".

Допускается уничтожение документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки) государственного органа.

58. Документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дела и издания с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста.

Допускается уничтожение документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки).

59. После уничтожения документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" в регистрационных учетных формах проставляется отметка "Уничтожено. Акт от (дата) №".

60. Бюллетени, вестники, реферативные информационные издания, телефонные и адресные справочники, а также дублетные и копийные экземпляры документов, стенографические записи и типографский брак с пометкой "ДСП" уничтожаются без акта, но с отметкой в регистрационных учетных формах, заверяемой подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет и хранение.

61. Законченные делопроизводством дела с пометкой "ДСП" хранятся в служебных помещениях структурных подразделений государственного органа до передачи их в ведомственный архив.

Издания с пометкой "ДСП" хранятся в ведомственной библиотеке, при ее отсутствии – в ведомственном архиве государственного органа.

Хранение осуществляется в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах или сейфах. При этом создаются надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

Не допускается хранение изданий с пометкой "ДСП" в подсобных помещениях.

62. Выданные для работы дела с пометкой "ДСП" подлежат возврату в соответствующее структурное подразделение или ведомственный архив государственного органа.

63. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" из одного дела в другое без разрешения руководителя службы ДОУ. В регистрационных учетных формах, а также во внутренних описях документов дела обо всех проведенных изъятиях или перемещениях проставляются соответствующие отметки.

Вынос документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" из здания государственного органа осуществляется только с письменного разрешения руководителя государственного органа.

Лицам, командированным в другие населенные пункты, запрещается иметь при себе в пути следования документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дела или издания с пометкой "ДСП". Эти документы направляются заранее в адрес организации по месту командировки работников.

64. При смене работников, ответственных за учет и хранение документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения государственного органа, составляемый по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.

65. Проверка наличия документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя государственного органа. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручено ведение их учета и хранения.

В ведомственных библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП", проверка наличия и состояния документов производится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом о проверке наличия и состояния документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам, один из экземпляров которого передается в соответствующий государственный архив.

Проверка наличия и состояния документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" в обязательном порядке проводится:

1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);

2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних лиц;

3) при смене руководителя службы ДОУ (ведомственного архива, ведомственной библиотеки);

4) при реорганизации (ликвидации) государственного органа.

66. О фактах утраты документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель государственного органа и руководитель службы ДОУ (ведомственной библиотеки, ведомственного архива), органы национальной безопасности.

Для служебного расследования факта утраты документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" или установления факта разглашения сведений, содержащихся в них, распорядительным документом руководителя государственного органа назначается комиссия.

Заключение комиссии о результатах расследования утверждается руководителем, создавшим данную комиссию.

На утраченные документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт о проверке наличия и состояния документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП", и соответствующие отметки вносятся в регистрационные учетные формы.

Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем государственного органа передаются в ведомственный архив государственного органа для включения в дело фонда.

Нарушение порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения, имеющей пометки "ДСП" и (или) "Конфиденциально", не ставшее причиной и не повлекшее разглашение или утрату данной информации, может являться основанием для привлечения виновных лиц к дисциплинарной, гражданско-правовой, административной и (или) уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан и (или) международными договорами (соглашениями), ратифицированными Республикой Казахстан.

	Приложение 1 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
	Форма

Журнал регистрации входящих документов

№ п/п	Дата поступления	Корреспондент, дата и индекс входящего документа	Вид документа, заголовок или краткое содержание входящего документа	Резолюция или кому направлен документ на исполнение	Расписка в получении документа, дата	Отметка об исполнении документа	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

	Формат А3 (420Х197)

Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

№ п/п	Дата и индекс исходящего (внутреннего) документа	Корреспондент	Заголовок или краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа и направлении в дело	Примечание
1	2	3	4	5	6

	Формат А3 (210Х297)
	Приложение 2 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
	Форма

ДСП
Отпечатано в 2 экземплярах
экземпляр № 1 – в адрес
экземпляр № 2 – в дело
пункт перечня
Исп.
Тел.

	Приложение 3 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
	Форма

Внутренняя опись

документов дела № ___

№ п/п	Делопроизводственный индекс	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _____________________________ листов документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись
документов дела _______________ (Расшифровка подписи)
(личная подпись, дата)

	Формат А4 (210Х297)
	Приложение 4 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
	Форма

Лист-заверитель дела

Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (ов), в том числе:
литерные номера листов _______________________________________________
пропущенные номера листов ___________________________________________
пронумерованные чистые листы ________________________________________
+ листов внутренней описи ____________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации
____________________________________________________________________
(разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела	номера листов
1	2
1. Брошюры и другие печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые и другие 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Склеенные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст

Наименование должности лица,
заполнившего лист-заверитель дела_______________ Расшифровка подписи
(личная подпись, дата)

Примечание:

1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.

3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

4) фотодокументы;

5) рисунки, гравюры и акварели;

6) крупноформатные документы;

7) склеенные листы, повреждения документов;

8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

9. Лист-заверитель не нумеруется.

	Формат А4 (210Х297)
	Приложение 5 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
	Форма

Карточка учета выдаваемых дел и изданий с пометкой "ДСП"

Наименание дела или издания
№ п/п	Номер дела, экземпляров и количество листов	Структурное подразделение, фамилия и имя работника	Расписка		Примечание
			В получении и дата	О возврате и дата
1	2	3	4	5	6

	Формат А5 (148Х210)
	Приложение 6 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
	Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю Наименование должности руководителя организации _____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

(дата) ___________ № ____
Место составления
К уничтожению отобраны документы архивного фонда __________________________
(номер и название архивного фонда)
на основании ______________________________________________________________
(ссылка на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)

Порядковый номер	Названия групп документов	Названия групп документов	Названия групп документов	Названия групп документов	Названия групп документов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого ________________________единиц хранения за ______________ год (ы).
(цифрами и прописью)
Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика
документов, остающихся на хранении _________________________________________
__________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом (архивохранилищем)
____________________
(дата и номер)
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего
обработку документов)
Документы сданы ____________________ на переработку по приемо-сдаточной
(наименование организации)
накладной __________________№ _____ ______________________________________.
(дата)(подпись хранителя фондов)
Изменения в учетные документы внесены.
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего
упорядочение дел, документов)

Согласован
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № ____

	Формат А4 (210Х297)
	Приложение 7 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
	Форма

Официальное наименование организации (официальное наименование вышестоящего государственного органа)

Утверждаю Наименование должности руководителя организации _________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата

Акт приема-передачи документов
№ ___

Место составления
О приеме-передаче документов, дели изданий с пометкой "ДСП"
В соответствии с приказом от ______________________ № ________
________________ передал (а), ____________________________ принял (а)
(фамилия, инициалы) (фамилия, инициалы)
в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в
составе председателя ___________________________ и членов __________
(фамилия, инициалы)
________________________________ следующие документы и дела с пометкой
(фамилии, инициалы)
"ДСП" за ______________ годы и регистрационные учетные формы к ним:

№ п/п	Название и номер номенклатуры (описи) дел	Количество экземпляров номенклатуры (описи) дел	Количество документов и дел с пометкой "ДСП"	Количество экземпляров изданий с пометкой "ДСП"	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого принято __________________ документов и дел с пометкой "ДСП",
(цифрами и прописью)
изданий в количестве ________________________________________________
(цифрами и прописью)
экземпляров, номенклатур (описей) дел в _______________ экземплярах.
(цифрами и прописью)
Состояние документов и дел, номенклатур (описей) дел: ___________________
____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются
____________________________________________________________________
(наименования видов регистрационных учетных форм)
Состояние работы с документами, делами и изданиями с пометкой "ДСП"
____________________________________________________________________
(общая характеристика)
Передал (а) ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Принял (а) ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Председатель комиссии ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ______________________ Расшифровки подписей
(личные подписи)

	Формат А4 (210Х297)
	Приложение 8 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
	Форма

Официальное наименование организации (официальное наименование вышестоящего государственного органа)		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата

Акт № __ о проверке наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой "ДСП"

Место составления
Проверки наличия и состояния документов, дели изданий с пометкой "ДСП"
На основании приказа_________________________________________________
(наименование должности руководителя организации)
______________ от "____" ____________ года № __________________________
(заголовок приказа)
комиссия в составе председателя ________________________________________
(фамилия, инициалы)
И членов комиссии ___________________________________________________
(фамилии, инициалы)
установила, что:
1. Всего числится по сводным описям дел (номенклатурам дел, регистрационным
учетным формам) ______________________________ документов, дел и изданий
(цифрами и прописью)
с пометкой "ДСП", из них:
1) в наличии ______________________________________________________
(цифрами и прописью)
2) не обнаружено ___________________________________________, в том числе
(индексы (номера) документов, дел, изданий)
отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики
Казахстан ___________________________________________________________
(цифрами и прописью)
2. Обнаружено документов, дели изданий, не внесенных в сводные описи дел
(номенклатуры дел, регистрационные учетные формы) _____________________
(цифрами и прописью)
3. Из общего числа наличных документов, дели изданий обнаружено:
требующие дезинфекции и дезинсекции _________________________________
(цифрами и прописью)
требующие реставрации_______________________________________________
(цифрами и прописью)
требующие переплета или подшивки_____________________________________
(цифрами и прописью)
с физическими и химическими повреждениями ___________________________
(цифрами и прописью)
4. Характеристика состояния и условий хранения документов, дел и
изданий______________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
5. Решение руководителя документационной службы (ведомственной библиотеки)
по результатам проверки_______________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

Приложение к постановлению Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2015 года № 1196

Перечень
утративших силу некоторых решений Правительства
Республики Казахстан

1. Постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".

2. Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2013 года № 1478 дсп "О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".

3. Постановление Правительства Республики Казахстан от 19 октября 2015 года № 834 дсп "О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".

Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы 31 желтоқсандағы № 1196 қаулысы. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2022 жылғы 24 маусымдағы № 429 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Үкіметінің 24.06.2022 № 429 (алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

"Әкімшілік рәсімдер туралы" 2000 жылғы 27 қарашадағы Қазақстан Республикасының Заңы 13-бабының 4-тармағына сәйкес Қазақстан республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

1. Қоса беріліп отырған Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары бекітілсін.

2. Осы қаулыға қосымшаға сәйкес Қазақстан Республикасы Үкіметінің кейбір шешімдерінің күші жойылды деп танылсын.

3. Осы қаулы қол қойылған күнінен бастап қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының
Премьер-Министрі	К.Мәсімов

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы 31 желтоқсандағы № 1196 қаулысымен бекітілген

Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары

Ескерту. Қағидалар жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Осы Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) "Әкімшілік рәсімдер туралы" 2000 жылғы 27 қарашадағы Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес әзірленді және мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу, ресімдеу, есепке алу, көбейту, сақтау, пайдалану, түріне және (немесе) ақпаратты жеткізгішке қарамастан таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қамтитын құжаттарды, істерді және басылымдарды тұрақты сақтауға іріктеу және жоюға бөлу тәртібін айқындайды.

2. Осы Қағидалар Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын қамтитын қызметтік ақпаратпен жұмыс тәртібіне қолданылмайды.

3. Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа мемлекеттік органның қызметіне қатысты, оларды ашық жариялау шешім қабылдау кезінде мемлекеттік органның тәуелсіздігін қамтамасыз ету қажеттігіне байланысты әкімшілік рәсімдерді сақтау тәртібін бұзуы мүмкін таратылуы шектелген мәліметтер жатады.

Ашық жариялау дегеніміз материалдарды ашық басылымдарда басып шығару (оның ішінде интернет-ресурста орналастыру), оларды радио мен телевизия арқылы тарату, ашық конференцияларда, кеңестерде, симпозиумдарда жария ету, кинофильмдерде көрсету, музейлерде, көрмелерде экспонат ретінде қойып көрсету, ғылыми-зерттеу және тәжірибелік-конструкторлық жұмыстарды көпшілік алдында қорғау, қолжазбаларды сақтауға беру.

4. Жұмысында таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты пайдаланатын тұлғалар ақпаратты қорғау жөніндегі барлық талаптарды дәл және тиянақты орындауға, олар қызметтік міндеттерін орындау кезінде алған мәліметтерді сақтауға және жария етпеуге тиіс.

5. Осы Қағидалардың талаптарын бұзғаны үшін таратылуы шектелген қызметтік ақпаратпен жұмыс істеуге рұқсаты бар лауазымды адамдар Қазақстан Республикасының заңдарына сәйкес жауаптылықта болады.

6. Тіркеу кезінде құжаттарға және басылымдарға "Қызмет бабында пайдалану үшін" (бұдан әрі – "ҚБП") белгісін қоюдың негізділігін, сондай-ақ "ҚБП" белгісі бар мәліметтерді қамтитын ақпаратты машиналық жеткізгіштермен жұмыс істеу (есепке алу, жою, сақтау, олардың айналымын бақылау және оларды пайдалану жөніндегі шектеу талаптары) тәртібін бақылау мемлекеттік органның басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету (бұдан әрі – БҚҚ қызметі) қызметіне жүктеледі.

7. Осы Қағидаларда мынадай ұғымдар пайдаланылады:

1) ақпарат – ақпарат иеленуші алған немесе жасаған, кез келген жеткізгішке түсірілген және оны сәйкестендіруге мүмкіндік беретін деректемелері бар тұлғалар, заттар, фактілер, оқиғалар, құбылыстар және процестер туралы мәліметтер;

2) таратылуы шектелген ақпарат – мемлекеттік құпияларға, жеке басының, отбасылық, дәрігерлік, банктік, коммерциялық және заңмен қорғалатын өзге де құпияларға жатқызылған ақпарат, сондай-ақ "Қызмет бабында пайдалану үшін" белгісі бар қызметтік ақпарат;

3) таратылуы шектелген ақпаратты қорғау – заңсыз жария етуді, қолжетімділікті, жоюды, көшірмесін жасауды және өзге де заңсыз іс-әрекетті болдырмауға бағытталған құқықтық, ұйымдық және техникалық шаралар қабылдау;

4) құпия ақпарат – өзіне қатысты Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттердің нормативтік құқықтық актілеріне, халықаралық шарттарға сәйкес қолжетімділік шектелген (құпиялылық белгіленген), яғни аталған ақпаратқа қол жеткізген тұлғаның ондай ақпаратты оның иеленушісінің жазбаша келісімінсіз үшінші тұлғаларға бермеу (жария етпеу) жөніндегі міндетті түрде орындау үшін талап белгіленген ақпараттың барлық түрлері (коммерциялық, банктік, салықтық, нотариаттық, дәрігерлік, жеке басының, адвокаттық құпияны қоса алғанда);

5) таратылуы шектелген ақпаратты жария ету – Қазақстан Республикасының заңнамасына, халықаралық шарттарға, Жоғары Еуразиялық экономикалық кеңестің шешімдеріне және осы Қағидаларға сәйкес нәтижесінде таратылуы шектелген ақпарат кез келген ықтимал нысанда (ауызша, жазбаша, оның ішінде техникалық құралдарды пайдалану арқылы басқа нысанда) ақпарат иеленуші ондай ақпаратқа қолжетімділік бермеген үшінші тұлғаларға иеленушінің жазбаша келісімінсіз белгілі болып қалатын іс-әрекет (әрекетсіздік);

6) қызметтік ақпарат – Қазақстан Республикасының заңнамасында, халықаралық шарттарда, Жоғары Евразиялық экономикалық кеңестің шешімдерінде көзделген өкілеттіктер шегінде мемлекеттік органның, ұйымның қызметі процесінде жасалған және өзіне қатысты онымен заңсыз жұмыс істеу нәтижесінде келтірілуі мүмкін әртүрлі залалдан қорғау қажеттілігі бар (белгіленген) ақпарат.

2-тарау. Мәліметтерді "Қызмет бабында пайдалану үшін" белгісі бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу тәртібі

8. Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қамтитын құжаттарға және басылымдарға "ҚБП" белгісі қойылады.

Мәліметтерді таратылуы шектелген ақпаратқа жатқызуды орындаушы немесе құжатқа қол қойған тұлға мемлекеттік органда әзірленген қызмет бабында пайдалануға арналған мәліметтер тізбесінің (бұдан әрі – мәліметтер тізбесі) негізінде жүргізеді.

Мәліметтер тізбесі (оған толықтырулар мен өзгерістер) мемлекеттік орган басшысының бұйрығымен бекітіледі.

Мәліметтер тізбесін әзірлеу мынадай өлшемшарттар негізінде жүзеге асырылады:

1) құпиялылық режимін ұйымдастыруға және қамтамасыз етуге, сондай-ақ оның сақталуын бақылауға қатысты, мемлекеттік құпияларды қамтымайтын мәліметтер, оның ішінде есептік нысандары;

2) жариялануы немесе жария етілуі мемлекеттік органның жұмысына, оның ішінде қол жеткізу парольдерін қоса алғанда, электрондық ақпараттық ресурстарға рұқсатсыз қол жеткізу салдарынан ақпаратты жойылудан, бұғатталудан немесе өзгеруден қорғау процесіне тікелей әсер ететін мәліметтер;

3) мемлекеттік органға заңды ақпаратты иеленуші құпиялылық шартымен берген мәліметтер;

4) жариялануы немесе жария етілуі жеке тұлғалар мен ұйымдардың құқықтарын, бостандықтары мен заңды мүдделерін бұзатын мәліметтер;

5) жария етілуі шешім қабылдау кезінде мемлекеттік органның, ұйымның тәуелсіздігін қамтамасыз ету қажеттігіне байланысты әкімшілік рәсімдерді сақтау тәртібін бұзуы мүмкін шешім тұжырымдау процесінде жүзеге асырылатын ведомствоаралық және ведомствоішілік хат-хабар алмасу, шешім тұжырымдау процесінде өткізілетін мемлекеттік органдардағы кеңестер туралы, оның ішінде "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" 2015 жылғы 16 қарашадағы Қазақстан Республикасы Заңының (бұдан әрі – "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" Заң) 6-бабында көрсетілген мәселелер бойынша ақпаратты қамтитын мәліметтер;

6) мемлекеттік бақылау және қадағалау шеңберінде жүргізілетін, олар бойынша түпкілікті шешім қабылданбаған тексерулер нәтижелері туралы мәліметтер;

7) шет мемлекеттерден немесе халықаралық ұйымдардан келіп түскен, оларды ашу шарттары туралы өзара келісім қабылданбаған мәліметтер.

9. Осы өлшемшарттар қолданыстағы және (немесе) жаңадан келіп түсетін "ҚБП" белгісі бар, таратылуы шектелген мәліметтердің ведомстволық тізбелерінің күшін жоймайды, сондай-ақ мемлекеттік құпияларды қорғау, ақпараттандыру, ақпаратты қорғау мен ақпараттық қауіпсіздік салаларындағы нормативтік құқықтық актілерге, Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен әзірленген мемлекеттік органдарда құпияландыруға жататын ведомстволық мәліметтер тізбелеріне қайшы келмесе, таратылуы шектелген өзге ақпаратты қамтитын мәліметтерді жатқызу құқығын шектемейді.

10. Егер мәліметтер тізбесінде мәліметтер көзделмесе, бірақ орындаушының пікірі бойынша мемлекеттік органның мүддесіне нұқсан келтіріп пайдаланылуы мүмкін болса, ол осы мәліметтер құзыретіне қатысты мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің басшысымен бірлесіп, басшылықтың қарауына осы мәліметтерді қорғау және аталған тізбеге тиісті толықтырулар енгізу қажеттілігі туралы дәлелді ұсыныстар енгізеді.

3-тарау. "ҚБП" және "Құпия" белгілері бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратпен жұмыс жүргізу тәртібі

11. Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты ашық байланыс түрлерінің техникалық арналары (жалпы пайдаланылатын телефон және факсимильді байланыс, радиобайланыс, спутниктік және ұялы (жылжымалы (мобильді) байланыс, интернет желісі) арқылы жіберуге осы Қағидалардың 12-тармағының талаптары сақталған жағдайда жол беріледі.

Үшінші тараптың құзыретті органына "Құпия" белгісі бар және өзіне қатысты "ҚБП" белгісі алынған таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты жіберуге осы Қағидалардың 50-тармағына сәйкес мемлекеттік органның басшысы рұқсат береді және оны осы Қағидалардың 27 және 28-тармақтарында көзделген талаптарды сақтай отырып жіберуге рұқсат беріледі.

12. Электрондық түрде беру, өңдеу және сақтау ақпараттық коммуникациялық талаптар мен бірыңғай талаптарды қамтамасыз ету саласындағы бірыңғай талаптарға сәйкес таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қорғау жөніндегі талаптар сақталып жүргізіледі.

Электрондық түрдегі таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты мемлекеттік құпияларға жатқызылған қорғалған оқшау желілерде және (немесе) қорғалған ақпараттық жүйелерде өңдеуге және сақтауға жол беріледі.

Мемлекеттік органның басшылары қызметтік ақпараттың түріне, нысанына, мазмұны мен ұсынылуына, ақпаратты жеткізгішке қарамастан, қорғалуын қамтамасыз ету, оның ішінде ақпаратты криптографиялық қорғаудың тиісті құралдарын және (немесе) мемлекеттік құпияларға жатқызылған қорғалған ақпараттық жүйелерді пайдалана отырып, барлық қажетті ұйымдық, техникалық, құқықтық шараларды қабылдайды.

13. "ҚБП" және "Құпия" белгілері бар құжаттарды, "ҚБП" белгісі бар ақпаратты машиналық жеткізгіштерде жазылған құжаттар мен басылымдарды қабылдауды және есепке алуды (тіркеуді) мемлекеттік органның БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

14. Мемлекеттік органға келіп түсетін "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар барлық хат-хабар бастапқы өңдеуге, алдын ала қарап шығуға, тіркеуге және басшылықтың қарауына беруге жатады. Лауазымдық нұсқаулықтарына сәйкес осындай құжаттармен жұмыс істеу тапсырылған БҚҚ қызметінің кызметкерлері көрсетілген хат-хабарды қабылдайды, ашып қарайды, тексереді ("Жеке" деген құжаттарды қоспағанда).

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар хат-хабар қағаз түрінде келіп түскен жағдайда ол конвертте (пакетте) мөрленіп жабылуға тиіс. Бұл ретте ораманың тұтастығы, құжаттар мен басылымдардың парақтары мен даналарының саны, сондай-ақ ілеспе хатта көрсетілген қосымшалардың болуы тексеріледі.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен басылымдар немесе олардың қосымшалары конверттерде (пакеттерде) болмаған (толық болмаған) жағдайда, оларға екі данада еркін нысандағы акт жасалады: оның бірі жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі БҚҚ қызметінде қалады.

Жөнелтушінің нақты мекенжайын, құжаттың жөнелтілген және алынған, сондай-ақ қосымша хат-хабар алынған уақытын олар бойынша ғана анықтау мүмкін болған жағдайда конверттер (пакеттер) жоюға бөлінуге жатпайды.

Қателесіп келіп түскен "ҚБП" белгісі бар құжаттар мен басылымдар жөнелтушіге қайтарылады.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен басылымдар электрондық жеткізгіштерде келіп түскен кезде зиян келтіретін бағдарламалардың бар-жоғы тексеріледі.

15. Жұмыстан тыс уақытта ақпаратты машиналық жеткізгіштерде жазылған "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды, басылымдар мен ақпаратты мемлекеттік орган бойынша кезекші қабылдайды, ол осы құжаттарды БҚҚ қызметі басшысына ашпай береді.

Жұмыстан тыс уақытта "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен басылымдарды тұрақты кезекшілері жоқ мемлекеттік органдарға жеткізуге жол берілмейді.

16. "ҚБП" белгісі бар барлық кіріс, шығыс және ішкі құжаттар, сондай-ақ басылымдар тіркеуге жатады. Құжаттар парақтар, басылымдар (кітаптар, журналдар, брошюралар), даналар саны бойынша есепке алынады.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарға (басылымдарға) тіркеу нөмірін берудің бір реттілігі есепке алудың негізгі талабы болып табылады. Келесі іс жүргізу жылына өтетін, іс жүргізілуі аяқталмаған немесе ұзақ мерзімде орындауды талап ететін, қайта тіркеуге жататын құжаттарға бұл талап қолданылмайды.

17. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды, сондай-ақ "ҚБП" белгісі бар басылымдарды есепке алу жалпы электрондық құжат айналымы жүйесінде құпия емес құжаттама есебінен бөлек, ал электрондық құжат айналымы болмаған кезде – осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес кіріс, шығыс және ішкі құжаттарды тіркеу журналдары бойынша жүргізіледі. Таратылуы шектелген құжаттар мен басылымдар көп болмаған кезде есепке алуды құпия емес құжаттармен бірге (есепке алу журналының жеке бөлімінде) жүргізуге болады.

Журналдардың парақтары нөмірленеді, тігіледі және соңғы бетінде нөмірленген парақтардың саны (цифрмен және жазбаша), қызметкер лауазымының атауы, оның қолы және қолдың толық жазылуы көрсетіліп мөр басылады.

Журналдар аяқталған соң соңғы парақта бастапқы және соңғы тіркелген құжаттың нөмірі, сондай-ақ литерлік және қалып қойған нөмірлердің саны көрсетіліп тіркелген құжаттардың саны (цифрмен және жазбаша) қосымша көрсетіледі. Көрсетілген деректерден кейін қызметкер лауазымының атауы, оның қолы қойылады және қолы толық жазылады.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, сондай-ақ "ҚБП" белгісі бар басылымдардың қозғалысы тиісті тіркеу есепке алу нысандарында уақтылы көрсетілуге тиіс.

18. "ҚБП" белгісі бар әрбір тіркелген құжатта, сондай-ақ басылымдарға ілеспе хатта тіркеу нөмірі және "ҚБП" аббревиатурасын қоса отырып, "ҚБП" немесе "Құпия" белгісі немесе "ҚБП" аббревиатурасын бос орын қалдырмай жазбаша қоса отырып, "Құпия" белгісі қойылады.

Тіркеу нөмірі реттік нөмірден тұрады, оны істер номенклатурасы бойынша істің индексімен, корреспондент, орындаушылар, түскен күні және басқалар туралы ақпаратпен толықтыруға болады.

19. Жіберу үшін алынған таратылуы шектелген құжаттар мен басылымдардың барлық тиражы бір кіріс нөмірімен тіркеледі.

Құжаттың және басылымның қосымша көбейтілген даналары осы құжаттың және басылымның нөмірімен есепке алынады, бұл туралы көбейтілетін құжатта және басылымда және тиісті тіркеу есепке алу нысандарында белгі қойылады. Егер есепке алу нысанын жүргізу жабылса, онда тіркелген қосымша көбейтілген құжаттарды және басылымдарды жаңа нөмірмен есепке алуға жол беріледі, ол туралы құжаттың және басылымның түпнұсқасында белгі қойылады. Барлық жағдайда қосымша көбейтілген даналарды нөмірлеу бұрын есепке алынған даналардың соңғы нөмірінен бастап жүргізіледі.

20. Құжаттың бірінші парағында оң жақ жоғарғы бұрышта "Қызмет бабында пайдалану үшін" белгісі немесе "ҚБП" аббревиатурасы және (немесе) "Құпия" белгісі басылады және басып шығарылған дананың нөмірі көрсетіледі. Егер "ҚБП" белгісі бар қосымшаларға ілеспе хатта таратылуы шектелген қызметтік ақпарат қамтылмаса, оның оң жақ жоғарғы бұрышында "Қызмет бабында пайдалану үшін, қосымшасыз – құпия емес" деректемесі және дананың нөмірі жазылады.

Осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша құжаттың және ілеспе хаттың әрбір данасының соңғы парағының беткі немесе артқы жағында жөнелтілген құжат даналарының қайда жіберілгені және оның қалатын данасы (жіберу есебі), құжатты орындаушының тегі, оның байланыс деректері, "ҚБП" шектеу белгісін қоюға негіз болған қызмет бабында пайдалануға арналған мәліметтер тізбесінің тармағы, аталған тізбені бекіткен мемлекеттік орган басшысы бұйрығының нөмірі және оны қабылдау күні көрсетіледі.

21. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар, қол қойылған (бекітілген) құжаттар оларды есепке алуды жүзеге асыратын БҚҚ қызметінің қызметкеріне тіркеу үшін беріледі.

22. "ҚБП" белгісі бар құжаттар мен басылымдар туралы мәліметтер қамтылатын журналдық немесе брошюраланған карточка түрінде жасалған реферативтік ақпараттық басылымдар осындай белгімен шығарылады. Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қамтымайтын, осы басылымдардан алынып тасталған реферативтік ақпараттық карточкалар мен парақтар құпия емес материалдар ретінде есепке алынады және сақталады.

Карточкалар мен парақтарды алып тастау фактісі осы басылымдардың мұқабасында БҚҚ қызметінің екі қызметкерінің қолтаңбасымен расталады.

23. "ҚБП" белгісі бар басылымды басып шығару аяқталғаннан кейін баспа нысандары жойылады, ал тиісті файлдар (компьютермен теру кезінде) алып тасталады, бұл туралы еркін нысандағы акт жасалады, оған тапсырыс беруші мемлекеттік орган және орындаушы типографияның (баспа орталығының) өкілдері қол қояды.

24. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар тираждалған құжаттарды, сондай-ақ "ҚБП" белгісі бар басылымдарды таратуды БҚҚ қызметі басшылары қол қойған тізімдердің (тізілімдер немесе тарату есептері) негізінде жөнелтілетін даналарды есепке алу нөмірлерін көрсете отырып жүзеге асырады.

25. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдарды Қазақстан Республикасының шегінде басқа да ұйымдарға жөнелтуді, әдетте, фельдъегерлік (арнайы) байланыс немесе курьерлер жүргізеді. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгісі бар жөнелтілетін құжаттар, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдар қалың қағаздан жасалған конверттерге салынуға не оралуға тиіс. Жөнелту үшін ашық "терезелері" бар конверттерді пайдалануға жол берілмейді.

26. Орамада (конвертте немесе пакетте) қабылдаушы мен жөнелтушінің мекенжайлары мен атаулары (ашық немесе шартты), "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілерін қоса отырып, салынған құжаттардың нөмірлері көрсетіледі.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар, сондай-ақ "ҚБП" белгісі бар басылымдар салынған конверттерде (пакеттерде) басшылар мен қызметкерлердің тегі мен лауазымдарын, сондай-ақ құрылымдық бөлімшелердің атауларын көрсетуге жол берілмейді.

27. "ҚБП" белгісі бар құжаттар мен басылымдарды Қазақстан Республикасының жеке және заңды тұлғаларына беру таратылуы шектелген қызметтік ақпараттың құпиялылығын сақтау шартымен және беру кезінде немесе оларға ілеспе құжаттарда осы ақпаратты жария етпеудің басқа да шарттарымен жүзеге асырылады.

28. "ҚБП" белгісі бар құжаттар мен басылымдарды әрбір жекелеген жағдайда осы мемлекеттік орган басшысының жазбаша рұқсаты бойынша ғана шетелдік заңды (жеке) тұлғаларға және олардың өкілдеріне беруге жол беріледі.

Мұндай құжаттар алдын ала мемлекеттік орган құратын орталық сараптама комиссиясының отырысында қаралады, ол оны берудің орындылығы немесе егер беру кезіне қарай ондағы мәліметтер бастапқы мәнін жоғалтқан болса, "ҚБП" белгісін алу мүмкіндігі туралы қорытынды шығарады.

Егер "ҚБП" белгісі бар құжаттар мен басылымдарда басқа мемлекеттік органдар құзыретіне қатысты мәліметтер қамтылса, оларды шетелге беру осы мемлекеттік органдар басшыларының келісімімен ғана жүзеге асырылады.

"ҚБП" белгісі бар басылымдарды кітап алмасу тәртібімен шетелге жіберуге жол берілмейді.

29. Сыртқы сауда және сауда қызметі саласындағы уәкілетті органның, не Еуразиялық экономикалық комиссия тергеп-тексеруді жүргізуге жауапты ретінде айқындаған органның, не үшінші тараптың, не Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттің құзыретті органының сұрау салуы бойынша мемлекеттік органдар өз құзыреті шегінде сыртқы сауда және сауда қызметі саласындағы уәкілетті орган арқылы Еуразиялық экономикалық комиссия тергеп-тексеруді жүргізуге жауапты ретінде айқындаған органға, үшінші тараптың және Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттің құзыретті органдарына тергеп-тексеруді жүргізу мен сауда және өтемақы шараларын қолдану мақсаттары үшін қажетті, таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қамтитын, "ҚБП" белгісі бар мәліметтерді Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен және мерзімдерде ұсынады.

Сыртқы сауда және сауда қызметі саласындағы уәкілетті органға "ҚБП" белгісі бар көрсетілген ақпаратты кейіннен жөнелту үшін жіберген кезде мемлекеттік органдар өзінің ілеспе хатында басшысының жіберілетін мәліметтерді Еуразиялық экономикалық комиссияға, үшінші тараптың немесе Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттің құзыретті органдарына беруге рұқсатының нөмірі мен күнін көрсетеді.

30. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды орындау, өткізу тәртібі, оның орындалуын бақылау құпия емес құжаттармен жұмыс тәртібіне ұқсас.

Істер номенклатурасына "ҚБП" белгісі бар құжаттарға барлық тіркеу есепке алу нысандарының және бақылау-анықтамалық, тақырыптық және басқа картотекалардың тақырыптары енгізіледі.

31. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар орындалғаннан кейін іске жинақталады. Көрсетілген істердің тақырыптары мемлекеттік органның құпия емес іс жүргізудің істер номенклатурасына енгізіледі.

32. "ҚБП" белгісі бар істер БҚҚ қызметінің бақылауымен мемлекеттік органның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде жинақталады.

33. Істерді жинақтау кезінде мынадай талаптарды сақтау қажет:

1) іске тек орындалған және дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру;

2) іске осы нақты мәселені шешуге қатысты барлық құжаттарды орналастыру;

3) іске ауыспалы істерді қоспағанда, бір іс-қағаздарын жүргізу жылының құжаттарын топтастыру;

4) сақтау мерзімі тұрақты және уақытша құжаттарды істерге жеке жинақтау;

5) тиісті істерге қағаз негіздегі құжаттар үшін жалпы негіздегі ерекше заңдық растауды талап ететін (елтаңбалық мөр, қол, бекіту және келісу белгілері) электрондық жеткізгіштердегі құжаттардың басылып шығарылған нұсқаларын орналастыру;

6) іске қайтаруға жататын құжаттарды, артық даналар мен шимай жазбаларды тікпеу;

7) іс көлемі 180 парақтан аспауға тиіс;

8) жоспарларды, есептерді, сметаларды жасалған, қол қойылған (бекітілген) күніне қарамастан, қай жылға немесе қай жыл үшін жасалса, сол жылдың тиісті істеріне жинақтау;

9) құжаттарға қосымшалар, олардың бекітілген немесе жасалған күніне қарамастан, өздері қатысты құжаттарға қосылады, көлемі 180 парақтан асатын қосымшалар құжатта белгі қойыла отырып, жеке томды құрайды.

34. Іс жүргізілуі аяқталған істің мұқабасында мынадай деректемелер қамтылуға тиіс:

1) "ҚБП" белгісі;

2) ұйымның ресми атауы;

3) мемлекеттік орган орналасқан елді мекеннің атауы;

4) мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің атауы;

5) істер номенклатурасы бойынша істің индексі;

6) істің тақырыбы;

7) іс томының нөмірі;

8) істің соңғы күндері (өкімдік құжаттар, хаттамалар, стенограммалар, хат алмасулар үшін), өкімдік құжаттар – хаттамалар, стенограммалар үшін бастапқы және соңғы құжаттың реттік нөмірі;

9) істі сақтау мерзімі.

35. "ҚБП" белгісі бар құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу барысында сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) істердің мұқабаларына қосымша мынадай деректемелер жазылады: архив қорының нөмірі, істердің жиынтық тізімдемесінің нөмірі, істің нөмірі және істегі парақтар саны. Істердің көрсетілген санаттары қатталады немесе төрт жерден тесіліп тігіледі және осы Қағидаларға 3-қосымшаға сәйкес нысанда құжаттардың ішкі тізімдемесімен, осы Қағидаларға 4-қосымшаға сәйкес нысанда істі куәландыру парағымен жабдықталады.

Құжаттардың ішкі тізімдемесі істің басында, куәландыру парағы соңында орналастырылады.

36. Ірі форматты құжаттарды қамтитын "ҚБП" белгісі бар істер (сызбалар, схемалар және басқалар) қатты папкаларда немесе құтыларда (қораптарда) сақталады.

37. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар қызметтік қажеттігіне қарай істерге жеке немесе бір мәселе бойынша басқа құпия емес құжаттармен бірге қалыптастырылады. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар бір немесе одан көп құжаттарды іске енгізу кезінде барлық іс таратылуы шектелген сипатқа ие болады.

Мемлекеттік органда "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар, сол сияқты көрсетілген белгілер жоқ сол бір құжаттар мен істердің (бұйрықтар, жоспарлар, есептер, нұсқаулықтар және басқалары) үлкен көлемі жинақталған жағдайда олар іске жеке-жеке қалыптастырылады.

38. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу кезінде іс қағаздарын жүргізу аяқталған "ҚБП" белгісі бар істерді мемлекеттік органның орталық сараптама комиссиясы (сараптама комиссиясы) қарайды.

39. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды сақтау мерзімі архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі саласындағы уәкілетті орган бекітетін, сақтау мерзімдері көрсетілген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде айқындалады.

40. "ҚБП" белгісі бар құжаттармен жұмысқа БҚҚ қызметінің басшылары бекітетін тізімге сәйкес лауазымды адамдар, ал таратылуы шектелген құжаттармен жұмысқа мемлекеттік органдар басшыларының қарарларында қамтылатын нұсқауларға сәйкес адамдар жіберіледі.

41. Мыналарға:

1) таратылуы шектелген құжаттар мен басылымдардағы мәліметтерді халықаралық (жаһандық) деректер беру желілерінде, интернет желісінде орналастыруға;

2) оларды жария сөз сөйлеуде немесе ашық баспасөзде, радио мен телевизия бағдарламаларында жариялауға пайдалануға;

3) таратылуы шектелген, "Құпия" белгісі бар және өзіне қатысты "ҚБП" белгісі алып тасталған қызметтік ақпаратты осы Қағидалардың 50-тармағына сәйкес мемлекеттік орган басшысының рұқсатымен және осы Қағидалардың 27 және 28-тармақтарында көзделген талаптарды сақтай отырып, үшінші тараптың құзыретті органына жіберу жағдайларын қоспағанда, "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен басылымдарды ашық көрмелерде экспонат ретінде қойып көрсетуге, оларды стендтерде, витриналарда немесе көпшілік көретін басқа орындарда көрсетуге жол берілмейді.

42. Басқа ұйымдардың қызметкерлері "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттармен және басылымдармен танысуға және жұмыс істеуге орындалатын тапсырманың тақырыбын көрсете отырып, өздері жұмыс істейтін ұйымдардың жазбаша сұрау салуы болған кезде көрсетілген құжаттарға иелік ететін мемлекеттік орган басшысының рұқсатымен ғана жол беріледі.

43. "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдар орындаушыларға (зерттеушілерге) осы Қағидаларға 5-қосымшаға сәйкес нысан бойынша берілетін істер мен басылымдарды есепке алу карточкасына қол қойғызып беріледі және қабылданады.

44. Осы мемлекеттік орган қызметкерінің "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен басылымдардың көшірмелерін түсіруі, сондай-ақ үзінді көшірмелер жасауы БҚҚ қызметі басшысының жазбаша рұқсатымен жүргізіледі.

Басқа ұйым үшін "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен "ҚБП" белгісі бар басылымдардың көшірмелерін түсіру оның жазбаша сұрау салуының негізінде, осы құжаттарды және басылымдарды дайындаған мемлекеттік орган басшысының рұқсатымен жүргізіледі.

Басқа ұйымдардан алынған "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен "ҚБП" белгісі бар басылымдардан басқа ұйымдар үшін көшірмелер жасау тек алғашқысымен келісу арқылы жүргізіледі.

45. "ҚБП" белгісі бар басылымдар мемлекеттік органдар шығаратын қызметтік каталогтарға ғана енгізіледі.

46. Көпшілік кітапханаларда "ҚБП" белгісі бар басылымдарды жеке тұлғаларға беру осы жеке тұлғалар жұмыс істейтін мемлекеттік органдар басшыларының жұмыс тақырыбы көрсетілген жазбаша өтінішхаты бойынша ғана жүргізіледі. Алынған рұқсаттамалар мемлекеттік орган қызметкерінің қызметтік куәлігін (бар болса) көрсеткен кезде қол қойылған күнінен бастап бір жыл бойы жарамды.

"ҚБП" белгісі бар құжаттар мен істерді алып қою істе құжаттардың расталған көшірмелері мен түпнұсқаларды алып қою хаттамасын міндетті түрде қалдыра отырып, Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүргізіледі.

47. Ведомстволық кітапханаларда "ҚБП" белгісі бар басылымдар:

1) осы мемлекеттік органның қызметкерлеріне – БҚҚ қызметі басшысының рұқсатымен;

2) басқа ұйымдардың қызметкерлеріне – осы ұйымдардың жазбаша өтінішхаты бойынша көрсетілген басылымдарды сақтап отырған мемлекеттік орган басшысының рұқсатымен беріледі.

48. "ҚБП" деген белгісі бар басылымдар осы Қағидалардың 46-тармағында көрсетілген тәртіппен кітапханааралық абонемент бойынша (Қазақстан Республикасының шегінде) беріледі.

49. Сақтау мерзімі тұрақты және уақытша "ҚБП" белгісі бар істер осы белгіні алып тастау мүмкіндігі мақсатында мезгіл-мезгіл қаралып отырады. Қарау:

1) "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" Заңға сәйкес жеке тұлғаның жазбаша сұрау салуы бойынша ақпаратты ұсыну кезінде;

2) істерді құрылымдық бөлімшелерден мемлекеттік органның ведомстволық архивіне тапсыру кезінде;

3) істерді ведомстволық архивте сақтау процесінде;

4) ведомстволық архивте сақтаудың 10 немесе 15 жылы өткеннен кейін тұрақты сақталатын істерді тиісті мемлекеттік архивке тапсыруға дайындау кезінде;

5) құжаттар мен істердің көшірмелерін шетелдік жеке және (немесе) заңды тұлғаларға беру кезінде жүзеге асырылады.

50. "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" Заңның 16-бабында көрсетілген мәліметтерден "ҚБП" белгісін алып тастау туралы мәселені шешу мемлекеттік органның басшысына осы мәселені мемлекеттік органның орталық сараптама комиссиясы (сараптама комиссиясы) қарағаннан кейін мемлекеттік органның басшысына жүктеледі.

51. "ҚБП" белгісін алып тастау туралы мәселені шешу екі данада жасалатын еркін нысандағы актімен ресімделеді және оны мемлекеттік органның басшысы бекітеді. Актіде "ҚБП" белгісі алып тасталатын істердің тақырыптары көрсетіледі.

Жеке және (немесе) заңды тұлғаның жазбаша сұрау салуы бойынша ақпаратты "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" Заңды орындау тәртібінде ұсыну кезінде жасалған актінің бір данасы – БҚҚ қызметіне, екіншісі аталған ақпарат сақталған мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесіне жіберіледі.

Істерді құрылымдық бөлімшелерден мемлекеттік органның ведомстволық архивіне тапсыру кезінде жасалған актінің бір данасы – БҚҚ қызметіне, екіншісі мемлекеттік органның ведомстволық архивіне жіберіледі.

Ведомстволық архивте істерді сақтау процесінде жасалған актінің екі данасы да оның іс жүргізуінде қалады.

Тұрақты сақталатын істерді тиісті мемлекеттік архивке беруге дайындау кезінде жасалған актінің бір данасы мемлекеттік архивке жіберіледі, екіншісі ведомстволық архивте қалады.

Шетелдік жеке және (немесе) заңды тұлғаларға құжаттар мен істерді беру кезінде жасалған актінің бір данасы БҚҚ қызметіне беріледі, екіншісі ведомстволық архивте қалады.

52. Істер мұқабасындағы "ҚБП" белгісі оны алып тастауға негіз болған актінің күні мен нөмірі көрсетіліп, мөртабанмен немесе қолмен жазылған жазбамен өшіріледі.

Ұқсас белгілер құрылымдық бөлімшелердің тиісті тізімдемелеріне немесе істердің тізімдеме бөлімдеріне енгізіледі.

53. "ҚБП" белгісі болған істер тиісті мемлекеттік архивке көрсетілген белгі алып тастағаннан кейін ғана және тұрақты сақталатын істер тізімдемесінің бөлімінде тиісті белгі жасалып, тұрақты сақтауға беріледі.

54. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар мен "ҚБП" белгісі бар істердің құндылығына сараптама жүргізу, оның нәтижелерін қарау және бекіту Қазақстан Республикасының заңнамалық актілеріне сәйкес жүргізіледі.

55. Құрылымдық бөлімшелерден ведомстволық архивке істерді беру кезінде "ҚБП" белгісі бар істердің тақырыптары құрылымдық бөлімшенің тиісті істер тізімдемесіне басқа істердің тақырыптарымен қатар енгізіледі.

56. Ведомстволық архивте істерді сақтауға дайындау (ресімдеу, істердің мұқабаларында қосымша деректемелер жазу, құрылымдық бөлімшелердің тізімдемелерін жасау, тізімдемелері жасалған істерді қабылдап алу-беруді жүзеге асыру) Қазақстан Республикасының заңнамалық актілеріне сәйкес жүргізіледі.

57. "ҚБП" белгісі бар, жоюға іріктеп алынған істер жеке актімен ресімделеді немесе жоюға іріктеп алынған басқа да құпия емес істермен бірге осы Қағидаларға 6-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жасалатын сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы жалпы актіге енгізіледі. Бұл ретте актінің 2-бағанында "ҚБП" белгісі бар істердің тақырыптарынан кейін "ҚБП" белгісі қойылады.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдарды мемлекеттік органның ведомстволық архиві (ведомстволық кітапханасы) қызметкерлерінің қатысуымен өртеу арқылы жоюға жол беріледі.

58. Жоюға іріктеп алынған "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттар, "ҚБП" белгісі бар істер және басылымдар мәтінді оқу мүмкіндігін болдырмайтындай дәрежеде міндетті түрде ұсақталуға тиіс.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдарды ведомстволық архив (ведомстволық кітапхана) қызметкерлерінің қатысуымен өртеу арқылы жоюға жол беріледі.

59. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдарды жойғаннан кейін тіркеу есепке алу нысандарында "Жойылған. (күні) № акті" белгісі қойылады.

60. "ҚБП" белгісі бар бюллетеньдер, жаршылар, реферативтік ақпараттық басылымдар, телефон және мекенжай анықтамалықтары, сондай-ақ құжаттардың дублеттік және көшірме даналары, стенографиялық жазбалар мен типография ақауы актісіз, бірақ орындаушының және оны есепке алу және сақтау үшін жауапты қызметкердің қолтаңбаларымен расталатын тіркеу есепке алу нысандарында белгі қойылып жойылады.

61. Іс-қағаздарын жүргізу аяқталған "ҚБП" белгісі бар істер ведомстволық архивке бергенге дейін мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшелерінің қызметтік үй-жайларында сақталады.

"ҚБП" белгісі бар басылымдар – ведомстволық кітапханада, ол болмаса, мемлекеттік органның ведомстволық архивінде сақталады.

Сақтау сенімді жабылатын және мөрленетін металдан жасалған шкафтарда немесе сейфтерде жүзеге асырылады. Бұл ретте олардың физикалық сақталуын қамтамасыз ететін жағдайлар жасалады.

"ҚБП" белгісі бар басылымдарды қосалқы үй-жайларда сақтауға жол берілмейді.

62. Жұмыс істеу үшін берілген "ҚБП" белгісі бар істер мемлекеттік органның тиісті құрылымдық бөлімшесіне немесе ведомстволық архивіне қайтарылуға тиіс.

63. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды БҚҚ қызметі басшысының рұқсатынсыз істерден алып қоюға немесе бір істен екіншісіне ауыстыруға тыйым салынады. Тіркеу есепке алу нысандарында, сондай-ақ іс құжаттарының ішкі тізімдемелерінде жүргізілген барлық алып қоюлар немесе ауыстырулар туралы тиісті белгілер қойылады.

"ҚБП" белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды мемлекеттік органның ғимаратынан алып шығу мемлекеттік орган басшысының жазбаша рұқсатымен ғана жүзеге асырылады.

Басқа елді мекендерге іссапарға жіберілген қызметкерлерге өздерімен бірге "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды және "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдарды алып жүруге тыйым салынады. Бұл құжаттар қызметкерлердің іссапарға баратын жеріне ұйым мекенжайына алдын ала жіберілуге тиіс.

64. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарды және "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдарды есепке алуға және сақтауға жауапты қызметкерлер ауысқан кезде мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің басшысы бекітетін және осы Қағидаларға 7-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жасалатын осы құжаттарды қабылдап алу-беру актісі жасалады.

65. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдардың бар-жоғын тексеруді мемлекеттік орган басшысының бұйрығымен тағайындалатын комиссия кемінде жылына бір рет жүргізеді. Комиссия құрамына оларды есепке алуды және сақтауды жүргізу тапсырылған адамдар міндетті түрде кіреді.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдардың үлкен саны жинақталған ведомстволық кітапханалар мен архивтерде құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру кемінде бес жылда бір рет жүргізіледі. Тексеру нәтижелері осы Қағидаларға 8-қосымшаға сәйкес нысан бойынша "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру актісімен ресімделеді, олардың бір данасы тиісті мемлекеттік архивке беріледі.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру:

1) оларды басқа үй-жайға (ғимаратқа) ауыстырғанға дейін және одан кейін;

2) олардың орнын ауыстыруға (эвакуациялауға) немесе бөтен адамдардың қоймаға және қызметтік үй-жайға кіруіне әкелген төтенше жағдайлардан кейін;

3) БҚҚ қызметінің (ведомстволық архивтің, ведомстволық кітапхананың) басшысы ауысқан кезде;

4) мемлекеттік орган қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде міндетті түрде жүргізіледі.

66. "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдардың жоғалу не оларда қамтылатын мәліметтердің жариялану фактілері туралы мемлекеттік органның басшысы және БҚҚ қызметінің (ведомстволық кітапхананың, ведомстволық архивтің) басшысы, ұлттық қауіпсіздік органдары дереу хабардар етіледі.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдардың жоғалу фактісін қызметтік тексеру немесе оларда қамтылған мәліметтерді жариялау фактісін белгілеу үшін мемлекеттік орган басшысының өкімдік құжатымен комиссия тағайындалады.

Комиссияның тергеу нәтижелері туралы қорытындысын осы комиссияны құрған басшы бекітеді.

Жоғалған "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттарға, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдарға "ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар құжаттардың, "ҚБП" белгісі бар істер мен басылымдардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру туралы акт жасалады және тиісті белгілер тіркеу есепке алу нысандарына енгізіледі.

Тұрақты сақталатын жоғалған істерге актілер оларды мемлекеттік органның басшысы бекіткеннен кейін қор ісіне енгізу үшін мемлекеттік органның ведомстволық архивіне тапсырылады.

"ҚБП" және (немесе) "Құпия" белгілері бар, таратылуы шектелген қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу тәртібінің осы ақпаратты жария етудің немесе жоғалтудың себебіне айналмаған және соған әкеп соқтырмаған бұзылуы кінәлі адамдарды Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына және (немесе) Қазақстан Республикасы ратификациялаған халықаралық шарттарға (келісімдерге) сәйкес тәртіптік, азаматтық-құқықтық, әкімшілік және (немесе) қылмыстық жауапкершілікке тарту үшін негіз болып табылуы мүмкін.

	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 1-қосымша
	Нысан

Кіріс құжаттарын тіркеу журналы

Р/с №	Келіп түскен күні	Корреспондент, кіріс құжатының күні және индексі	Құжат түрі, кіріс құжатының тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Бұрыштама немесе құжат орындауға кімге жіберілді	Құжатты алу туралы қолхат, күні	Құжаттың орындалғаны туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

А3 (420Х197) форматы

Шығыс және ішкі құжаттарды тіркеу журналы

Р/с №	Шығыс (ішкі) құжатының күні және индексі	Корреспондент	Құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Құжаттың орындалғаны және іске жіберілгені туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

	А3 (210Х297) форматы
	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 2-қосымша
	Нысан

ҚБП 2 данада басып шығарылды

№ 1 дана – мекенжайға

№ 2 дана – іске

тізбе тармағы

Орынд. Тел.

	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 3-қосымша
	Нысан

№ _________іс құжаттарының ішкі тізімдемесі

Р/с №	Іс жүргізу индексі	Құжаттың күні	Құжаттың тақырыбы	Іс парақтарының нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Құжат парағының жиыны_________________________. (цифрмен және жазбаша)

Ішкі тізімдемедегі парақтар саны __________________. (цифрмен және жазбаша)

Іс құжаттарының ішкі

тізімдемесін толтырған

тұлға лауазымының атауы

_______________ _________________________

(жеке қолы, (қолтаңбаның толық жазылуы) күні)

А4 (210Х297) форматы

	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 4-қосымша
	Нысан

Іcтің куәландыру парағы

№ _____қор № ________ тізімдеме № _____іс

Іске ___________________ парақ тігілді және нөмірленді, оның ішінде:

парақтардың литерлі нөмірлері ________________________________________

парақтардың есепке алынбаған нөмірлері _______________________________

нөмірленген таза парақтар ____________________________________________

+ ішкі тізімдеме парақтары ___________________________________________

Нөмірленуге жатпайтын салымдар мен қосымшалар түріндегі құжаттар есепке

алынды _____________________________________________________________

(құжаттардың түрлері және олардың саны)

Іс құжаттарын қалыптастырудың, ресімдеудің, физикалық жай-күйінің және есепке алынуының ерекшеліктері	Парақтардың нөмірлері
1	2
1. Брошюралар және басқа баспа басылымдар 2. Үндеухаттар 3. Газеттерден қиындылар 4. Ашық хаттар 5. Конверттер 6. Пошта маркалары 7. Елтаңбалық маркілер 8. Пошта штемпельдері және басқалар 9. Арнайы пошта белгілері 10. Сүргіш, мастик мөрлер 11. Фотоқұжаттар 12. Карталар, жоспарлар, сызбалар және басқа да ғылыми-техникалық құжаттама 13. Суреттер, гравюралар, акварельдер 14. Танымал қайраткерлердің қолтаңбалары 15. Желімденген парақтар 16. Парақ бөліктерінің жойылуы 17. Өшуге айналған мәтін

Істің куәландыру парағын толтырған Қолтаңбаның тұлға лауазымының атауы ________________ толық жазылуы (жеке қолы) күні

Ескертпе:

1. Куәландыру парағы істегі парақтарды есепке алу және олардың нөмірлену ерекшеліктерін тіркеу үшін жасалады.

2. Куәландыру парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және істің соңында тігіледі.

3. Куәландыру парағында істің нөмірленген парақтарының саны цифрмен және жазбаша және "+" (қосу) белгісі арқылы бөлек іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтар саны көрсетіледі.

4. Куәландыру парағында іс құжаттарын нөмірлеудің, ресімдеудің және физикалық жай-күйінің мынадай ерекшеліктері белгіленеді:

1) пошталық айналым құралдары (маркалардың барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланкілер, штемпельдер, мөртаңбалар, пломбалар);

2) мөрлер және олардың бедерлері;

3) танымал мемлекет және қоғам қайраткерлерінің, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;

4) фотоқұжаттар;

5) суреттер, гравюралар және акварельдер;

6) үлкен форматтағы құжаттар;

7) желімделген парақтар, құжаттардың бүлінуі;

8) фотосуреттер, құжаттар жапсырылған парақтар;

9) салымдары бар конверттер және оларға салынған парақтардың (заттардың) саны;

10) дербес нөмірленуі бар құжаттар (оның ішінде типографияық материалдар) және олардың парақтарының (беттерінің) саны;

5. Егер істің бір парағында құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері болса, онда куәландыру парағының 2-бағанында осы парақтың нөмірі 1-бағанның әрбір позициясына қарсы қойылады.

6. Егер құжаттың бір парағында бірнеше марка және өзге материалдар болса, онда 2-бағанда іс парағының нөмірінен кейін олардың саны жақшада көрсетіледі.

7. Егер істе жасалған материалдардың ерекшелігіне байланысты нөмірлеу мүмкін болмайтын заттар (шыны, металл, мата және басқалар) болса, онда 2-бағанда арасында осы зат тұрған парақтардың нөмірі көрсетіледі.

8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі кейінгі барлық өзгерістер (бүлінуі, құжаттар түпнұсқаларының көшірмелерімен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы) тиісті актіге сілтеме жасала отырып, куәландыру парағында белгіленеді.

9. Куәландыру парағы нөмірленбейді.

	А4 (210Х297) форматы
	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 5-қосымша
	Нысан

"ҚБП" деген белгісі бар берілетін істер мен басылымдарды есепке алу карточкасы

Істің немесе басылымның атауы
Р/с №	Іс, дана нөмірі және парақтар саны	Құрылымдық бөлімше, қызметкердің тегі және аты	Қолхат		Ескертпе
			алу туралы және күні	қайтару туралы және күні
1	2	3	4	5	6

	А5 (148Х210) форматы
	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 6-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы __________ қолтаңбаның (жеке қолы) толық жазылуы Күні

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы

___________ № ___________ акт (күні)

Жасалған орны

__________________________________________________________________

(сараптама жүргізу үшін нормативтік-әдістемелік құжаттарға сілтеме)

негізінде __________________________ архивтік қордың құжаттары (архивтік қордың нөмірі мен атауы)

жоюға іріктеп алынды

Реттік нөмірі	Құжаттар топтарының атаулары	Құжаттар топтарының атаулары	Құжаттар топтарының атаулары	Құжаттар топтарының атаулары	Құжаттар топтарының атаулары	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Жиыны ___________ жылғы (-дардағы) _____________________ сақтау бірлігі.

(цифрмен және жазбаша)

Сақтауда қалатын құжаттардың сақтау бірліктерінің саны, соңғы күні және қысқаша сипаттамасы_________________________________________________________________

________________ (бөлім (архив қоймасы) меңгерушісінің аты-жөні, тегі, қолы)

_________________ (күні және нөмірі)

_________________________________________________________________

(құжаттарды өңдеуді жүргізген тұлға лауазымының атауы, аты-жөні, тегі, қолы)

____________________________________________________________________

Құжаттарды _______________ № ____ қабылдап алу-беру жөнелтпе құжаты бойынша

____________________ қайта өңдеуге тапсырды (ұйымның атауы)

_______________________________ (күні) (қор сақтаушысының қолы)

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді.

__________________________________________________________________

(құжаттарды ретке келтірген тұлға лауазымының атауы, аты-жөні, тегі, қолы)

____________________________________________________________________

	Жергілікті атқарушы органның (архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының
	(сараптау комиссиясының)
	_____ жылғы _____________
	№ ___ хаттамасымен
	келісілді
	А4 (210Х297) форматы
	__________________________
	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 7-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы (жоғары тұрған мемлекеттік органның ресми атауы)

Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы ____________ қолтаңбаның (жеке қолы) толық жазылуы Күні

Құжаттарды қабылдап алу-беру №_____ актісі

Жасалған орны

"ҚБП" белгісі бар құжаттарды, басылымдар істерін қабылдап алу-беру туралы

______________ № ___________ бұйрыққа сәйкес _____________________

(аты-жөні, тегі)

осы бұйрықтың негізінде құрылған мынадай құрамдағы комиссияның

қатысуымен, төрағасы __________________ және мүшелері ______________,

(аты-жөні, тегі) (аты-жөні, тегі)

___________жылдардағы мынадай құжаттар мен "ҚБП" белгісі бар істерді және

олардың тіркелетін тіркеу есепке алу нысандарын тапсырды, ал _______ (аты-жөні, тегі)

қабылдап алды:

Р/с №	Істер номенклатурасының (тізімдемесінің) атауы мен нөмірі	Істер номенклатурасы (тізімдемесі) даналарының саны	"ҚБП" белгісі бар құжаттар мен істер саны	"ҚБП" белгісі бар басылымдар даналарының саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Жиынында "ҚБП" белгісі бар __________________________ құжат пен іс,

(цифрмен және жазбаша)

_________________________________ дана басылым,

(цифрмен және жазбаша)

_________________________________ дана іс (тізімдеме) қабылдап алынды.

(цифрмен және жазбаша)

Құжаттар мен істер, істер (тізімдемелер) номенклатурасының жай-күйі:

__________________________________________________________________

(жай-күйінің жалпы сипаттамасы)

Мұнымен бір мезгілде ____________________________________________

_________________________________________________________беріледі.

(тіркеу есепке алу нысандары түрлерінің атауы)

"ҚБП" белгісі бар құжаттармен, істермен және басылымдармен жұмыстың жай-күйі

(жалпы сипаттамасы)

Тапсырдым ________________________ қолтаңбаның толық жазылуы

(жеке қолы)

Қабылдап алдым _____________________ қолтаңбаның толық жазылуы

(жеке қолы)

Комиссия төрағасы ___________________ қолтаңбаның толық жазылуы

(жеке қолы)

Комиссия мүшелері ___________________ қолтаңбаның толық жазылуы

(жеке қолдары)

	А4 (210Х297) форматы
	Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына 8-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы (жоғары тұрған мемлекеттік органның ресми атауы)

Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы _______ қолтаңбаның толық жазылуы (қолы) Күні

"ҚБП" белгісі бар құжаттардың, істер мен басылымдардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру туралы № ____ акт

Жасалған орны

"ҚБП" белгісі бар құжаттардың, істер мен басылымдардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру

Төрағасы _______________________________________________________ және

(аты-жөні, тегі)

комиссия мүшелері ________________________________________________

(аты-жөні, тегі)

құрамдағы комиссия _______________________________________________

(бұйрық тақырыбы)

__________________________________________________________________

(ұйым басшысы лауазымының атауы)

_____ жылғы "_____"___________ №_________ бұйрығының негізінде мынаны белгіледі:

1. Жиынтық істер тізімдемелері (істер номенклатуралары, тіркеу есепке алу нысандары) бойынша барлығы ____________ құжат, іс пен басылым (цифрмен және жазбаша) есепте тұр.

"ҚБП" белгісі бар, оның ішінде:

1) қолда бары ________________________________________________________

(цифрмен және жазбаша)

2) табылмағаны __________________________________________, оның ішінде (құжаттар, істер, басылымдар индекстері (нөмірлері) Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылғандары ____________________ (цифрмен және жазбаша)

2. Істердің жиынтық тізімдемелеріне (істер номенклатураларына, тіркеу есепке алу нысандарына) енгізілмеген ______________________ құжат, іс пен басылым (цифрмен және жазбаша) анықталды.

3. Қолда бар құжаттардың, істердің және басылымдардың жалпы санынан мыналар анықталды: дезинфекциялауды және дензинсекциялауды қажет ететіні __________________; (цифрмен және жазбаша) реставрациялауды қажет ететіні ___________________________;

(цифрмен және жазбаша) түптеуді немесе тігуді қажет ететіні _________________;

(цифрмен және жазбаша) физикалық және химиялық нұқсан келгені ___________.

(цифрмен және жазбаша)

4. Құжаттардың, істер мен басылымдардың жай-күйі мен сақтау шарттарының сипаттамасы____________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

________________________________________________________

5. Құжаттамалық қызмет (ведомстволық кітапхана) басшысының тексеру нәтижелері бойынша шешімі ____________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы 31 желтоқсандағы № 1196 қаулысына қосымша

Қазақстан Республикасы Үкіметінің күші жойылған кейбір шешімдерінің тізбесі

1. "Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51 қбпү қаулысы.

2. "Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51 қбпү қаулысына толықтырулар мен өзгерістер енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2013 жылғы 31 желтоқсандағы № 1478 қбпү қаулысы.

3. "Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51 қбпү қаулысына толықтырулар мен өзгерістер енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы 19 қазандағы № 834 қбпү қаулысы.