Сноска. Утратило силу постановлением Правления Национального Банка РК от 08.08.2016 № 171 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
В целях реализации пункта 2 статьи 77 Закона Республики Казахстан от 18 декабря 2000 года "О страховой деятельности" Правление Агентства Республики Казахстан по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций (далее - Агентство) ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Правила хранения документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, согласно приложению 1 к настоящему постановлению.
2. Признать утратившими силу нормативные правовые акты Республики Казахстан согласно приложению 2 к настоящему постановлению.
3. Настоящее постановление вводится в действие по истечении четырнадцати календарных дней со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.
4. Департаменту надзора за субъектами страхового рынка и другими финансовыми организациями (Каракулова Д.Ш.):
1) совместно с Юридическим департаментом (Сарсенова Н.В.) принять меры к государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан настоящего постановления;
2) в десятидневный срок со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан довести настоящее постановление до сведения заинтересованных подразделений Агентства, Объединений юридических лиц "Ассоциация финансистов Казахстана" "Национальная экономическая палата Казахстана "Союз "Атамекен".
5. Службе Председателя Агентства (Кенже А.А.) принять меры по опубликованию настоящего постановления в средствах массовой информации Республики Казахстан.
6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Агентства Алдамберген А.У.
Председатель Е. Бахмутова
СОГЛАСОВАНО
Комитет информации и архивов
Министерства связи и информации
Республики Казахстан.
Председатель Берсебаев Б.Т.
__________________________
24 марта 2011 года
(подпись, дата, гербовая печать)
Приложение 1
к постановлению Правления
Агентства Республики Казахстан
по регулированию и надзору
финансового рынка и
финансовых организаций
от 27 декабря 2010 года № 182
Правила
хранения документов профессиональными участниками
страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими
предпринимательскую деятельность
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Законами Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах", от 18 декабря 2000 года "О страховой деятельности", от 28 февраля 2007 года "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" и определяют перечень документов, подлежащих обязательному хранению, порядок и сроки их хранения профессиональными участниками страхового рынка, страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность (далее - организации).
2. В целях выполнения установленных законодательством Республики Казахстан требований по обеспечению правильного документирования, управления документацией и хранения документов организации утверждают внутренние Правила по делопроизводству, по согласованию с соответствующим центральным государственным республиканским архивом или местным уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией (далее - органы управления и ведения архивным делом).
Работники организации ознакамливаются с ее внутренними правилами документирования, управления документацией и хранения документов.
3. Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами несекретного характера на бумажных носителях, функционированию служб документационного обеспечения управления организаций, установлены Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными приказом и.о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128 (зарегистрированное в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 5834) (далее - Типовые Правила).
4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления действующего в соответствии с Примерным положением о документационной службе организации, утверждаемой руководителем организации, согласно приложению 1 Типовых Правил.
5. В организации, в которой по штатному расписанию не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению управления, эти обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.
6. При смене руководителя структурного подразделения, осуществляющего функции по документационному обеспечению управления или ответственного должностного лица (далее - служба ДОУ) документы и дела, а также регистрационные учетные формы к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи.
7. Перечень документов, образующихся в ходе деятельности профессиональных участников страхового рынка и страховых агентов (далее - Перечень) составляется в соответствии с приложениями 1, 2, 3 и 4 к настоящим Правилам.
Перечень является основным документом, определяющим сроки хранения всего комплекса документов, в том числе содержащих конфиденциальную информацию, образующуюся в деятельности организации, ее филиалов и представительств, а также актуария и страхового агента.
Перечень служит основным пособием при составлении номенклатуры дел и проведении экспертизы ценностей документов и дел.
В Перечне не даются конкретные заголовки дел, а лишь перечисляются категории и виды документов. Организация самостоятельно составляет номенклатуру дел. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты, сроков хранения и номеров статей.
Перечень построен по предметно-вопросному принципу и состоит из разделов, соответствующих основным вопросам деятельности организации, актуария и страхового агента.
Введенный в Перечень срок "до минования надобности" относится, в основном, к организационно-распорядительной документации и означает, что документация имеет ограниченное практическое значение.
Глава 2. Номенклатура дел и основные требования
к формированию дел в организации
8. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9. При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников, типовыми, отраслевыми (ведомственными) перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, структурой (штатным расписанием), планами и отчетами о работе, изучаются виды, состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации.
10. Номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур структурных подразделений.
11. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником подразделения, ответственного за делопроизводство, согласовывается со службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ.
12. Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ.
13. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр утвержденной номенклатуры хранится в государственном архиве, с которым она согласовывалась.
14. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
15. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатное расписание).
16. Документы подразделений, филиалов и представительств вносятся в качестве самостоятельных разделов в номенклатуру дел организации.
17. Филиалы организации разрабатывают собственные номенклатуры дел.
18. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе личные дела, описи дел, регистрационные учетные формы, контрольно-справочные, тематические и другие картотеки.
Печатные издания в номенклатуру дел не включаются.
19. Номенклатура дел организации состоит из следующих разделов:
1) высший орган организации - общее собрание акционеров;
2) коллегиальные органы (за исключением исполнительного органа) - совет директоров и ревизионная комиссия;
3) исполнительный орган - правление (его структурные подразделения в соответствии с утвержденным штатным расписанием).
Номенклатура дел филиалов и представительств организации разрабатывается в соответствии с утвержденным штатным расписанием филиала и представительства.
20. Заголовки дел в номенклатуре дел в каждом структурном подразделении исполнительного органа, филиале и представительстве организации обязательно должны включать следующее:
1) нормативные правовые акты уполномоченного органа по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций;
2) предписания (поручения, задания) различных государственных органов и документы по их исполнению;
3) учредительные и иные регистрационные документы организации (уставы, положения о структурных подразделениях организации, регистрационные формы), регламент работы организации (при наличии);
4) распорядительные документы организации (в том числе постановления, приказы, распоряжения);
5) инструкции (производственные, типовые, должностные);
6) плановая документация (перспективные, среднесрочные, годовые, квартальные, месячные, планы, сметы расходов, штатные расписания);
7) отчетная документация (сводные, годовые и с большей периодичностью, квартальные, месячные, оперативные);
8) документы по основной деятельности;
9) переписка;
10) учетно-регистрационные документы (в том числе журналы, книги, картотеки, карточки);
11) номенклатура дел (организации, структурного подразделения исполнительного органа, филиала или представительства).
21. Для копий документов, образованных в деятельности организации (в том числе приказы, распоряжения, инструкции, протоколы), проставляется срок хранения "До минования надобности".
22. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Элементы индекса отделяются друг от друга дефисом.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс сохраняется.
23. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Требования к заголовку:
1) заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;
2) не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "исходящая корреспонденция", "входящие документы"), а также вводных слов и сложных оборотов;
3) заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и другие) или разновидности документов (протоколы, приказы и другие);
название организации или структурного подразделения (автор документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которым относятся документы дела;
4) в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и другие);
5) в заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В случае ведения переписки с однородными корреспондентами, в заголовках указывается их общее видовое название;
6) в заголовках дел, содержащих переписку с более тремя разнородными корреспондентами, их наименования не перечисляются;
7) при обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название;
если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела;
8) в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты);
9) заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова "дело";
10) если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовки дел внутри разделов номенклатуры располагаются в соответствии со степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативную правовую документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Проекты распорядительных документов и другие документы по их подготовке, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами.
Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий и корреспондентов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.
24. Графа 3 заполняется после завершения календарного года.
25. В графе 4 указываются сроки хранения дела со ссылкой на номера пунктов (статей) типового или ведомственного (отраслевого) перечня документов с указанием сроков их хранения, при их отсутствии - на типовую (примерную) номенклатуру дел.
26. В графе 5 службой ДОУ указываются наименования перечня документов, типовой (примерной) номенклатуры дел, использованных при определении сроков хранения дел, и делаются отметки о переходящих делах, особо ценных документах и делах, передаче дел в другое структурное подразделение или организацию для их продолжения, в ведомственный архив организации, наличии электронных копий документов, виде и месте хранения их носителей.
27. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Сведения о количестве заведенных дел сообщаются архиву организации.
28. Исполненные документы сдаются исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается.
29. Контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ.
30. При формировании дел соблюдаются следующие общие требования:
1) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
2) помещаются вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
3) совместно группируются версии документа на государственном, русском и иных языках;
4) группируются в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел;
5) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
6) телеграммы, ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;
7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и лишние экземпляры;
8) по объему дело не должно превышать 250 листов;
9) при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").
31. Документы располагаются в соответствии с последовательностью решения вопроса (в хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем - документ с окончательным решением вопроса, далее - иные документы, освещающие ход решения вопроса.
32. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов и поручений вышестоящих организаций, в которых организация являлась основным исполнителем, подшиваются в отдельные дела по их исполнению. В остальных случаях эти документы подшиваются в дело переписки за текущий год.
33. Распорядительные документы и приложения к ним формируются в одно дело.
34. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела.
35. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним.
36. Переписка группируется, за делопроизводственный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года.
37. Документы личных дел работников располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.
38. Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников.
39. Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников.
40. Списки физических лиц и платежные поручения на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело.
Списки физических лиц и платежные поручения на перечисление социальных отчислений формируются в одно дело.
41. Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.
42. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем службы.
43. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела подшивку или переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
44. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются следующие реквизиты:
наименование организации; наименование структурного подразделения;
наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация;
номер (индекс) дела;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
45. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;
дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
46. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, в том числе резолюции, составленные на отдельном листе (фишки), кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
47. Порядок нумерации листов дела:
1) лист более формата А4, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;
2) документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке;
3) листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;
4) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
5) подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
6) приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
48. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
49. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанными в перечнях документов, с указанием сроков хранения.
50. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
51. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве только после включения этих дел в разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).
52. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
53. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и другие), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
54. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются.
55. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
56. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение двух лет хранятся в делах по месту их формирования.
57. Служба ДОУ, руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.
58. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.
59. Выдача дел во временное пользование иным организациям производится только с разрешения руководителя организации. Выдача дел другим подразделениям организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, а внутри структурного подразделения - под расписку.
На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
60. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт об изъятии подлинников.
61. Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел.
62. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме.
63. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом "то же", при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.
64. Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.
65. Графа описи "Примечание" используется для простановки отметок об особенностях физического состояния дела, о передаче дела другому структурному подразделению (другой организации).
66. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй - остается в качестве контрольного в структурном подразделении.
67. Правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив организации проверяется службой ДОУ. Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением организации.
68. Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив организации в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела.
69. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
70. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, ответственное лицо за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации независимо от сроков хранения.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
71. При добровольной ликвидации (реорганизации) организации решение о месте дальнейшего хранения ее документов принимает ликвидационная комиссия (иной уполномоченный орган) по согласованию с соответствующим органом управления и ведения архивным делом.
72. Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) организации, деятельность которой прекращается в добровольном или принудительном порядке, обеспечивает все требования, предъявляемые к юридическим лицам по вопросам правильного учета и сохранности документов, в том числе, связанных с деятельностью ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего).
Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) организации после принятия в установленном законодательством порядке дел и документов ликвидируемой организации назначает лицо, ответственное за обеспечение хранения документов организации.
73. При изменении состава ликвидационной комиссии организации прием-передача дел и документов, подлежащих хранению, новому составу ликвидационной комиссии (ее отдельным членам) производится в соответствии с требованиями настоящих Правил.
74. Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) в период своей деятельности обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных ранее на экспертную комиссию ликвидируемой организации.
75. При ликвидации организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие их, принимают меры по сохранности документов, имеющих значение для истории и культуры Республики Казахстан, социально-правовой защиты граждан и совместно с соответствующими органами управления и ведения архивным делом определить порядок их дальнейшего хранения.
76. Документы принудительно ликвидируемой организации, подлежащие постоянному хранению, должны быть надлежащим образом оформлены и переданы на хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом на основании судебного постановления.
Перед передачей документов ликвидируемой организации на архивное хранение проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов. Передача документов осуществляется по описям и оформляется соответствующим актом.
Если состояние и качество обработки документов ликвидируемой организации не отвечают предъявляемым требованиям, то ликвидационная комиссия организации обеспечивает их упорядочение.
77. Расходы по организации хранения документов ликвидируемой организации, в том числе по решению суда, производятся за счет средств организации.
В случае отсутствия у принудительно ликвидируемой организации средств для передачи дел и документов на архивное хранение место их постоянного хранения определяется судом.
78. Сведения о сдаче дел и документов организации на временное и/или постоянное хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом указываются в отчете ее ликвидационной комиссии.
Приложение 1
к Правилам хранения документов
профессиональными участниками
страхового рынка и страховыми
агентами, осуществляющими
предпринимательскую деятельность
Перечень
документов, образующихся в деятельности
страховых и перестраховочных организаций
(с указанием сроков хранения)
Сноска. Приложение 1 с изменением, внесенным постановлением Правления Национального Банка РК от 26.04.2013 № 110 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
№ |
Вид документов |
Срок хранения |
Примечание |
|
в испол- |
в филиалах |
|||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
1. ВОПРОСЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ |
||||
1. |
Законы Республики Казахстан и иные |
Постоянно |
ДМН |
|
2. |
Поручения Администрации Президента |
Постоянно |
- |
|
3. |
Приказы, указания центральных |
Постоянно |
ДМН |
|
4. |
Нормативные правовые акты |
Постоянно |
ДЗН |
|
5. |
Нормативные правовые акты органов |
Постоянно |
ДМН |
|
6. |
Проекты нормативных правовых актов; |
Постоянно |
- |
|
7. |
Распорядительные документы высшего |
Постоянно |
Постоянно |
|
8. |
Протоколы собраний (заседаний) высшего |
Постоянно |
ДМН |
|
9. |
Приказы и распоряжения руководителя |
|
|
|
10. |
Протокол и стенограммы производственных |
Постоянно |
Постоянно |
|
11. |
Правила, положения, инструкции, |
Постоянно |
До замены |
|
12. |
Проекты внутренних документов; документы |
3 года |
3 года |
После |
13. |
Переписка о разработке, применении и |
3 года |
3 года |
|
1.2. Контроль |
||||
14. |
Документы (доклады, докладные записки, |
|
|
|
15. |
Журналы учета проведенных ревизий, |
5 лет |
5 лет |
|
16. |
Документы (докладные записки, отчеты, |
5 лет |
5 лет |
|
17. |
Обращения граждан: |
|
|
|
18. |
Журналы регистрации обращений граждан |
5 лет |
5 лет |
|
19. |
Переписка о проверке обращений граждан |
5 лет |
- |
|
1.3. Организационные основы управления |
||||
20. |
Учредительные и регистрационные документы (учредительные договоры, уставы, положения, свидетельства о государственной регистрации (перерегистрации) (справки о государственной регистрации (перерегистрации), свидетельства о присвоении регистрационного номера налогоплательщика (бизнес-идентификационный номер)) организации, ее филиалов и представительств |
Постоянно |
ДМН |
|
21. |
Лицензии на право осуществления |
До лишения |
- |
При условии |
22. |
Положения о структурных подразделениях |
Постоянно |
Постоянно |
|
23. |
Проекты положений, уставов; документы |
3 года1 |
- |
1После |
24. |
Штатные расписания исполнительного |
Постоянно |
ДМН |
|
25. |
Приемо-сдаточные акты, составленные при: |
|
|
|
26. |
Документы (программы, тексты |
Постоянно1 |
- |
1Аудиови- |
27. |
Должностные инструкции работников |
5 лет1 |
5 лет1 |
1После замены |
28. |
Перечень сведений, составляющих |
Постоянно |
- |
|
1.4. Правовое обеспечение управления |
||||
29. |
Переписка по правовым вопросам |
5 лет ЭПК |
||
30. |
Правовые заключения по юридическим и |
5 лет1 |
- |
1После |
31. |
Судебные дела (исковые заявления, |
5 лет1 |
- |
1После |
1.5. Документационное обеспечение управления и |
||||
32. |
Номенклатуры дел: |
|
|
1Несогласо- |
33. |
Карточки (журналы) регистрации: |
|
|
1Хранятся в |
34. |
Журналы (книги), ведомости учета бланков |
3 года |
3 года |
|
35. |
Перечень документов, образующихся в |
Постоянно |
До замены |
|
36. |
Описи дел |
|
|
1После |
37. |
Акты о выделении документов к |
Постоянно1 |
Постоянно1 |
1В государст- |
38. |
Акты приема-передачи документов и дел на |
Постоянно |
Постоянно |
|
39. |
Протоколы заседаний экспертно- |
Постоянно |
10 лет |
|
40. |
Переписка по методическим и |
3 года |
3 года |
|
41. |
Требования, заявки (заказы) на выдачу |
1 год1 |
1 год1 |
1После |
42. |
Заявления, запросы юридических и частных |
3 года |
3 года |
|
43. |
Акты выдачи документов во временное |
3 года1 |
3 года1 |
1После |
44. |
Журналы учета поступлений и выбытия |
Постоянно1 |
Постоянно1 |
1На государст- |
45. |
Положение о ведомственном (частном) |
Постоянно |
5 лет1 |
После замены |
46. |
Паспорт ведомственного (частного) архива |
Постоянно1 |
Постоянно1 |
1На государст- |
47. |
Наблюдательные дела организации, ее |
Постоянно1 |
Постоянно1 |
1На государст- |
2. ПРОГНОЗИРОВАНИЕ, ПЛАНИРОВАНИЕ |
||||
48. |
Годовые планы работ: |
|
|
|
49. |
Оперативные планы работ высшего и |
|
|
|
50. |
Бизнес-планы и их экономические |
Постоянно |
Постоянно |
|
51. |
Переписка по вопросам прогнозирования и |
5 лет |
5 лет |
|
3. ФИНАНСИРОВАНИЕ |
||||
52. |
Сметы по бюджету, специальным и прочим |
|
|
1Постоянно - |
53. |
Переписка по вопросам финансирования |
5 лет |
5 лет |
|
54. |
Анализ исполнения сметы затрат |
Постоянно |
10 лет |
|
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ |
||||
55. |
Статистические отчеты и таблицы по |
|
|
1При |
56. |
Отчеты исполнительного органа |
Постоянно |
10 лет |
1При |
57. |
Отчеты структурных подразделений |
|
||
58. |
Заключения по отчетам: |
|
|
1При |
59. |
Переписка о предоставлении отчетов |
5 лет |
5 лет |
|
4.2. Бухгалтерский учет и отчетность |
||||
60. |
Финансовая отчетность и пояснительная |
|
|
1При |
61. |
Передаточные, разделительные, |
Постоянно |
Постоянно |
|
62. |
Аналитические таблицы по разработке и |
Постоянно |
5 лет |
|
63. |
Переписка об утверждении и уточнении |
5 лет |
5 лет |
|
64. |
Переписка о сроках представления |
1 год |
1 год |
|
65. |
Первичные документы и приложения к ним, |
5 лет1 |
5 лет1 |
1При условии |
66. |
Лицевые счета руководителей и работников |
75 лет – |
75 лет – |
1После |
67. |
Лицевые счета страховых агентов, |
75 лет – |
75 лет – |
|
68. |
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости |
5 лет1 |
1При |
|
69. |
Инвентарные карточки и книги учета |
5 лет1 |
5 лет1 |
1После |
70. |
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) |
5 лет |
5 лет |
|
71. |
Учетные регистры (главная книга, |
5 лет1 |
5 лет1 |
1При условии |
72. |
Журналы, книги регистрации счетов, |
5 лет |
5 лет |
|
73. |
Сведения об учете фондов, лимитов |
5 лет |
5 лет |
|
73-1. |
Списки физических лиц и платежные |
75 лет |
75 лет |
|
73-2. |
Списки работников и платежные поручения |
75 лет |
75 лет |
|
74. |
Документы (протоколы заседаний |
5 лет1 |
5 лет1 |
1В случае |
75. |
Документы (копии отчетов, выписки из |
ДМН1 |
ДМН1 |
1Не менее 5 |
76. |
Исполнительные листы |
ДМН1 |
ДМН1 |
1Не менее 5 |
77. |
Справки, представляемые в бухгалтерию на |
ДМН1 |
ДМН1 |
1Не менее 5 |
78. |
Документы (справки, акты, обязательства, |
ДМН1 |
ДМН1 |
1Не менее 5 |
79. |
Документы (протоколы, акты, отчеты) о |
Постоянно |
До |
|
80. |
Акты, ведомости переоценки и определения |
Постоянно |
До |
|
81. |
Паспорта зданий1, сооружений1 и |
5 лет2 |
5 лет2 |
1Паспорта |
82. |
Документы (планы, отчеты, переписка) о |
5 лет |
5 лет |
|
83. |
Акты документальных ревизий финансово- |
5 лет1 |
5 лет1 |
1В случае |
84. |
Акты проверки кассы, правильности |
5 лет |
5 лет |
|
85. |
Договоры, соглашения (хозяйственные, |
5 лет1 |
5 лет1 |
1После |
86. |
Реестр договоров страхования |
5 лет1 |
5 лет1 |
1После |
87. |
Договоры о материальной ответственности |
5 лет1 |
5 лет1 |
1После |
88. |
Переписка по административно- |
5 лет |
5 лет |
|
89. |
Образцы подписей (материально- |
5 лет1 |
5 лет1 |
1После |
5. ВОПРОСЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ |
||||
90. |
Годовые отчеты: по труду, численности |
Постоянно |
10 лет |
|
91. |
Документы (справки, сводки, ведомости) |
5 лет |
5 лет |
|
92. |
Утвержденные годовые фонды заработной |
Постоянно |
10 лет |
|
93. |
Переписка об упорядочении и установлении |
5 лет |
5 лет |
|
94. |
Документы (справки, списки, переписка) |
5 лет |
5 лет |
|
95. |
Переписка о применении различных форм |
3 года |
3 года |
|
6. РАБОТА С КАДРАМИ |
||||
96. |
Справки о составе работников |
5 лет |
5 лет |
|
97. |
Документы к приказам по личному составу |
3 года |
3 года |
|
98. |
Личные дела (заявления, анкеты, |
75 лет – |
||
99. |
Переписка о приеме, распределении, |
3 года |
3 года |
|
100. |
Перечни должностей руководящих |
|
|
|
101. |
Личные дела (карточки учета, приема, |
|
|
|
102. |
Выездные дела (анкеты, характеристики, |
|
|
|
103. |
Личные карточки работников (в том числе |
75 лет – |
- |
|
104. |
Документы (листки по учету кадров, |
3 года |
3 года |
|
105. |
Документы (листки по учету кадров, |
1 год |
1 год |
|
106. |
Документы (представления, ходатайства, |
15 лет1 |
15 лет1 |
1При |
107. |
Переписка об установлении и выплате |
3 года |
3 года |
|
108. |
Список (штатно-списочный состав) |
75 лет |
75 лет |
|
109. |
Списки лиц, получающих персональные |
10 лет1 |
10 лет1 |
1При |
110. |
Подлинные личные документы (дипломы, |
До вос- |
До востре- |
1Невостре- |
111. |
Журнал учета трудовых книжек, |
75 лет |
75 лет |
|
112. |
Картотеки, карточки учета |
3 года1 |
3 года1 |
1После |
113. |
Журналы (книги), списки, картотеки учета |
|
|
|
114. |
Журналы (книги) учета выдачи |
3 года |
3 года |
|
115. |
Журналы (книги) учета отпусков |
3 года |
3 года |
|
116. |
Графики предоставления отпусков, |
1 года |
1 года |
|
117. |
Заявления о предоставлении учебных |
3 года1 |
3 года1 |
1После |
118. |
Книги учета выдачи справок о заработной |
3 года |
3 года |
|
119. |
Протоколы заседаний, постановления |
15 лет |
15 лет1 |
1Документы |
120. |
Итоговые сводки, сведения, ведомости о |
5 лет |
5 лет |
|
121. |
Листки нетрудоспособности, корешки |
5 лет |
5 лет |
|
7. Страховой рынок |
||||
122. |
Документы, представленные лицензиару, |
Постоянно |
||
123. |
Документы (заявления, анкеты, копии |
Постоянно |
Постоянно |
|
124. |
Документы (приказы, решения, |
Постоянно |
Постоянно |
|
125. |
Документы (технические задания, акты, |
Постоянно |
Постоянно |
|
126. |
Договоры страхования (перестрахования), |
5 лет1 |
5 лет1 |
1После |
126-1. |
Документы, подтверждающие наличие |
5 лет |
- |
|
127. |
База данных по личным страховым счетам |
Постоянно |
Постоянно |
|
128. |
Книга регистрации личных страховых |
Постоянно |
Постоянно |
|
129. |
Первичные документы и приложения к ним, |
5 лет1 |
5 лет |
1При условии |
130. |
Дополнительные сведения для расчета |
5 лет |
5 лет |
|
131. |
Структура портфеля инвестиций |
10 лет |
||
132. |
Выписки с банковских счетов |
5 лет |
5 лет |
|
133. |
Договоры о предоставлении организацией |
5 лет |
5 лет |
*После |
134. |
Сведения об актуарных расчетах |
Постоянно |
||
135. |
Документы (заявления, письма, справки) |
5 лет |
5 лет |
|
136. |
Справки-подтверждения от страхователей |
5 лет |
5 лет |
|
137. |
Документы (заявления) по переводу, |
5 лет1 |
5 лет1 |
1После |
138. |
Документы по страховой выплате |
5 лет |
5 лет |
|
139. |
Заявления на получение информации о |
5 лет |
5 лет |
|
140. |
Реестры отправления уведомлений |
3 года |
3 года |
|
141. |
Выписки с личных страховых счетов, не |
3 года |
3 года |
|
142. |
Журнал регистрации доверенностей |
5 лет |
5 лет |
|
143. |
Журнал лицевых страховых счетов |
5 лет |
5 лет |
|
144. |
Журнал регистрации страховых случаев |
5 лет |
5 лет |
|
145. |
Журнал регистрации страховых полисов, |
5 лет |
5 лет |
|
146. |
Журналы регистрации договоров по |
5 лет |
5 лет |
|
147. |
Журналы регистрации накопительного |
5 лет |
5 лет |
|
148. |
Журналы регистрации добровольного |
5 лет |
5 лет |
|
149. |
Журналы регистрации договоров |
5 лет |
5 лет |
|
150. |
Журналы регистрации договоров по видам |
5 лет |
5 лет |
|
151. |
Журналы регистрации учета бланков |
5 лет |
5 лет |
|
152. |
Журналы регистрации страховых выплат |
5 лет |
5 лет |
|
153. |
Журнал учета данных о деятельности |
5 лет |
5 лет |
|
154. |
Журналы регистрации договоров о |
5 лет |
5 лет |
|
155. |
Журналы регистрации договоров со |
5 лет |
5 лет |
|
156. |
Реестр страховых агентов и их отчетов |
5 лет |
5 лет |
|
157. |
Копии документов, подтверждающие сдачу |
5 лет |
5 лет |
|
158. |
Авансовые отчеты |
5 лет |
5 лет |
|
159. |
Переписка по основной деятельности |
5 лет |
5 лет |
|
160. |
Переписка со страхователями и |
5 лет |
5 лет |
|
161. |
Документы (ходатайство, решения, |
Постоянно |
Постоянно |
|
162. |
Документы, связанные с осуществлением |
|
|
|
Список сокращений
ДМН - до минования надобности
ДЗН - до замены новыми
ЭПК - данная отметка означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы.
75 лет - "В" ЭПК - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.
Приложение 2
к Правилам хранения документов
профессиональными участниками
страхового рынка и страховыми
агентами, осуществляющими
предпринимательскую деятельность
Перечень документов, образующихся в деятельности
страховых брокеров
(с указанием сроков хранения)
№ |
Вид документов |
Срок хранения |
Примечание |
в исполнительном |
1 |
2 |
3 |
4 |
1. ВОПРОСЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ |
|||
1. |
Законы Республики Казахстан и иные |
ДМН |
|
2. |
Поручения Администрации Президента |
Постоянно |
|
3. |
Приказы, указания центральных |
ДМН |
|
4. |
Нормативные правовые акты |
ДМН |
|
5. |
Нормативные правовые акты органов |
ДМН |
|
6. |
Проекты нормативных правовых актов, |
|
|
7. |
Распорядительные документы высшего |
Постоянно |
|
8. |
Протоколы собраний (заседаний) высшего |
Постоянно |
|
9. |
Приказы и распоряжения руководителя |
|
|
10. |
Протокол и стенограммы производственных |
Постоянно |
|
11. |
Правила, положения, инструкции, |
Постоянно |
|
12. |
Проекты внутренних документов; документы |
3 года1 |
1После утверждения |
13. |
Переписка о разработке, применении и |
3 года |
|
Параграф 2. Контроль |
|||
14. |
Документы (доклады, докладные записки, |
Постоянно |
|
15. |
Журналы учета проведенных ревизий, |
5 лет |
|
16. |
Документы (докладные записки, отчеты, |
5 лет |
|
17. |
Обращения граждан: |
|
|
18. |
Журналы регистрации обращений граждан |
5 лет |
|
19. |
Переписка о проверке обращений граждан |
5 лет |
|
Параграф 3. Организационные основы управления |
|||
20. |
Учредительные и регистрационные |
Постоянно |
|
21. |
Лицензии на право осуществления |
До лишения |
При условии |
22. |
Проекты положений, уставов; документы |
3 года1 |
1После утверждения |
23. |
Штатные расписания исполнительного |
Постоянно |
|
24. |
Приемо-сдаточные акты, составленные при: |
5 лет |
|
25. |
Документы (программы, тексты |
Постоянно1 |
1Аудио-визуальная |
26. |
Должностные инструкции работников |
5 лет1 |
1После замены |
27. |
Перечень сведений, составляющих |
Постоянно |
|
Параграф 4. Правовое обеспечение управления |
|||
28. |
Переписка по правовым вопросам |
5 лет |
|
29. |
Правовые заключения по юридическим и |
5 лет1 |
1После вынесения |
30. |
Исковые заявления, доверенности, |
5 лет1 |
1После вынесения |
Параграф 5. Документационное обеспечение управления и ведомственное |
|||
31. |
Номенклатуры дел страхового брокера |
Постоянно1 |
1Несогласованные |
32. |
Карточки (журналы) регистрации: |
|
1Хранятся в |
33. |
Журналы (книги), ведомости учета бланков |
3 года |
|
34. |
Описи дел |
|
1После уничтожения |
35. |
Акты о выделении документов к |
Постоянно1 |
1В государственный |
36. |
Акты приема-передачи документов и дел на |
Постоянно |
|
37. |
Протоколы заседаний экспертно- |
Постоянно |
|
38. |
Переписка по методическим и |
3 года |
|
39. |
Требования, заявки (заказы) на выдачу |
1 год1 |
1После возвращения |
40. |
Заявления, запросы юридических и частных |
3 года |
|
41. |
Акты выдачи документов во временное |
3 года1 |
1После возвращения |
42. |
Журналы учета поступлений и выбытия |
Постоянно1 |
1На |
43. |
Положение о ведомственном (частном) |
Постоянно |
|
44. |
Паспорт ведомственного (частного) архива |
Постоянно1 |
1На |
Глава 2. Прогнозирование, планирование |
|||
45. |
Годовые планы работ высшего, |
Постоянно |
|
46. |
Оперативные планы работ высшего и |
|
|
47. |
Бизнес-планы и их экономические |
Постоянно |
|
48. |
Переписка по вопросам прогнозирования и |
5 лет |
|
Глава 3. Финансирование |
|||
49. |
Сметы по бюджету, специальным и прочим |
|
1Постоянно - по |
50. |
Переписка по вопросам финансирования |
5 лет |
|
51. |
Анализ исполнения сметы затрат |
Постоянно |
|
Глава 4. Учет и отчетность |
|||
52. |
Статистические отчеты и таблицы по |
Постоянно |
1При отсутствии |
53. |
Отчеты структурных подразделений |
|
|
54. |
Заключения по отчетам: |
|
1При отсутствии |
55. |
Переписка о предоставлении отчетов |
5 лет |
|
Параграф 2. Бухгалтерский учет и отчетность |
|||
56. |
Финансовая отчетность и пояснительная |
5 лет |
1При отсутствии |
57. |
Передаточные, разделительные, |
Постоянно |
|
58. |
Аналитические таблицы по разработке и |
Постоянно |
|
59. |
Переписка об утверждении и уточнении |
5 лет |
|
60. |
Переписка о сроках представления |
1 год |
|
61. |
Первичные документы и приложения к |
5 лет1 |
1При условии |
62. |
Лицевые счета руководителей и работников |
|
1После прекращения |
63. |
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости |
5 лет1 |
1При отсутствии |
64. |
Инвентарные карточки и книги учета |
5 лет1 |
1После ликвидации |
65. |
Доверенности на получение денежных сумм |
5 лет |
|
66. |
Учетные регистры (главная книга, |
5 лет1 |
1При условии |
67. |
Журналы, книги регистрации счетов, |
5 лет |
|
68. |
Сведения об учете фондов, лимитов |
5 лет |
|
69. |
Списки физических лиц и платежные |
5 лет |
|
70. |
Списки работников и платежные поручения |
5 лет |
|
71. |
Документы (протоколы заседаний |
5 лет1 |
1В случае |
72. |
Документы (копии отчетов, выписки из |
ДМН1 |
1Не менее 5 лет |
73. |
Исполнительные листы |
ДМН1 |
1Не менее 5 лет |
74. |
Справки, представляемые в бухгалтерию на |
ДМН1 |
1Не менее 5 лет |
75. |
Документы (справки, акты, обязательства, |
ДМН1 |
1Не менее 5 лет |
76. |
Документы (протоколы, акты, отчеты) о |
Постоянно |
|
77. |
Акты, ведомости переоценки и определения |
Постоянно |
|
78. |
Паспорта зданий1, сооружений1 и |
5 лет2 |
1Паспорта зданий |
79. |
Документы (планы, отчеты, переписка) о |
5 лет |
|
80. |
Акты документальных ревизий финансово- |
5 лет1 |
1В случае |
81. |
Акты проверки кассы, правильности |
5 лет |
|
82. |
Договоры, соглашения (хозяйственные, |
5 лет1 |
1После истечения |
83. |
Договоры о материальной ответственности |
5 лет1 |
1После увольнения |
84. |
Переписка по административно- |
5 лет |
|
85. |
Образцы подписей (материально- |
5 лет1 |
1После увольнения |
Глава 5. Вопросы использования трудовых ресурсов |
|||
86. |
Годовые отчеты: по труду, численности |
Постоянно |
|
87. |
Документы (справки, сводки, ведомости) |
5 лет |
|
88. |
Утвержденные годовые фонды заработной |
Постоянно |
|
89. |
Переписка об упорядочении и установлении |
5 лет |
|
90. |
Документы (справки, списки, переписка) о |
5 лет |
|
91. |
Переписка о применении различных форм |
3 года |
|
Глава 6. Работа с кадрами |
|||
92. |
Справки о составе работников |
5 лет |
|
93. |
Документы к приказам по личному составу |
3 года |
|
94. |
Личные дела (заявления, анкеты, |
75 лет – |
|
95. |
Переписка о приеме, распределении, |
3 года |
|
96. |
Личные дела (карточки учета, приема, |
|
|
97. |
Выездные дела (анкеты, характеристики, |
|
|
98. |
Личные карточки работников (в том числе |
75 лет – |
|
99. |
Документы (листки по учету кадров, |
3 года |
|
100. |
Документы (листки по учету кадров, |
1 год |
|
101. |
Документы (представления, ходатайства, |
15 лет1 |
1При отсутствии |
102. |
Переписка об установлении и выплате |
3 года |
|
103. |
Список (штатно-списочный состав) |
75 лет |
|
104. |
Списки лиц, получающих персональные |
10 лет1 |
1При отсутствии |
105. |
Подлинные личные документы (дипломы, |
До востребования. |
1Невостребованные |
106. |
Журнал учета трудовых книжек, |
75 лет |
|
107. |
Картотеки, карточки учета |
3 года1 |
1После увольнения |
108. |
Журналы (книги), списки, картотеки учета |
|
|
109. |
Журналы (книги) учета выдачи |
3 года |
|
110. |
Журналы (книги) учета отпусков |
3 года |
|
111. |
Графики предоставления отпусков, |
1 года |
|
112. |
Заявления о предоставлении учебных |
3 года1 |
1После окончания |
113. |
Книги учета выдачи справок о заработной |
3 года |
|
114. |
Листки нетрудоспособности, корешки |
5 лет |
|
Глава 7. Страховой рынок |
|||
115. |
Документы, представленные лицензиару, |
Постоянно |
|
116. |
Документы (заявления, анкеты, копии |
Постоянно |
|
117. |
Договоры со страховыми |
5 лет |
|
118. |
База данных по договорам на оказание |
Постоянно |
|
119. |
Книга регистрации договоров по оказанию |
Постоянно |
|
120. |
Журналы регистрации договоров со |
5 лет |
|
Список сокращений:
ДМН - до минования надобности
ЭПК - данная отметка означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы
75 лет - "В" ЭПК - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.
Приложение 3
к Правилам хранения документов
профессиональными участниками
страхового рынка и страховыми
агентами, осуществляющими
предпринимательскую деятельность
Перечень документов, образующихся в деятельности актуариев
(с указанием сроков хранения)
№ |
Вид документов |
Срок хранения |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
1. |
Регистрационные документы актуария как |
Постоянно |
|
2. |
Лицензии на право осуществления |
До лишения |
При условии лишения/ |
3. |
Сведения об актуарных расчетах |
Постоянно |
|
4. |
Отчеты по страховым резервам: |
|
|
5. |
Отчеты по крупным сделкам: |
|
|
6. |
Отчеты по убыточности: |
|
|
7. |
Журналы регистрации договоров со |
5 лет |
|
8. |
Договоры со страховыми |
5 лет |
Приложение 4
к Правилам хранения документов
профессиональными участниками
страхового рынка и страховыми
агентами, осуществляющими
предпринимательскую деятельность
Перечень документов, образующихся в деятельности страховых
агентов, осуществляющих предпринимательскую деятельность
(с указанием сроков хранения)
№ |
Вид документов |
Срок хранения |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
1. |
Регистрационные документы страхового |
Постоянно |
|
2. |
Журналы (книги), ведомости учета бланков |
До отзыва |
|
3. |
Акты приема-передачи бланков строгой |
Постоянно |
|
4. |
Договоры со страховыми |
5 лет |
|
5. |
База данных по договорам на оказание |
Постоянно |
|
6. |
Книга регистрации договоров по оказанию |
Постоянно |
|
7. |
Лицевые счета страховых агентов, |
75 лет – |
|
8. |
Журналы, книги регистрации счетов, |
5 лет |
|
9. |
Договоры страхования, документы влияющие |
5 лет |
|
10. |
База данных по договорам страхования |
Постоянно |
|
11. |
Первичные документы, подтверждающие |
Постоянно |
|
12. |
Копии документов, подтверждающие сдачу |
5 лет |
Список сокращений:
75 лет - "В" ЭПК - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.
Приложение 2
к постановлению Правления
Агентства Республики Казахстан
по регулированию и надзору финансового
рынка и финансовых организаций
от 27 декабря 2010 года № 182
Перечень нормативных правовых актов Республики Казахстан
признаваемых утратившими силу
1. Постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 14 июня 2001 года № 224 "Об утверждении Инструкции по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность" (зарегистрированное в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 1592).
2. Постановление Правления Агентства от 30 сентября 2005 года № 356 "О внесении изменений и дополнений в постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 14 июня 2001 года № 224 "Об утверждении Инструкции по документированию, управлению документацией и хранению документов в страховых (перестраховочных) организациях" (зарегистрированное в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 3918).
3. Постановление Правления Агентства от 27 мая 2006 года № 113 "О внесении изменений и дополнений в постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 14 июня 2001 года № 224 "Об утверждении Инструкции по документированию, управлению документацией и хранению документов в страховых (перестраховочных) организациях" (зарегистрированное в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 4314).
4. Постановление Правления Агентства от 25 июня 2007 года № 191 "О внесении изменений в постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 14 июня 2001 года № 224 "Об утверждении Инструкции по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность" (зарегистрированное в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 4887).
5. Постановление Правления Агентства от 3 сентября 2010 года № 144 "О внесении изменения в постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 14 июня 2001 года № 224 "Об утверждении Инструкции по документированию, управлению документацией и хранению документов в страховых (перестраховочных) организациях" (зарегистрированное в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 6664).
