В целях реализации статьи 38 Закона Республики Казахстан "О частном предпринимательстве" и статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЕМ:
1. Утвердить формы проверочных листов:
1) по проверкам физических и юридических лиц, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда согласно приложению 1 к настоящему приказу;
2) по проверкам органов управления и ведения архивным делом согласно приложению 2 к настоящему приказу.
2. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) официальное опубликование настоящего приказа после его государственной регистрации;
3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра культуры и информации Республики Казахстан Телебаева Г.Т.
4. Настоящий приказ вступает в силу со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.
5. Настоящий приказ вводится в действие со дня его первого официального опубликования и действует до 1 января 2011 года.
Министр культуры и | Министр экономики и |
информации Республики Казахстан | бюджетного планирования |
М. Кул-Мухаммед | Республики Казахстан |
Б. Султанов |
Форма
Проверочный лист
по проверке физических и юридических лиц, в деятельности
которых образуются документы Национального архивного фонда
Государственный орган, назначивший проверку _______________________
___________________________________________________________________
Акт о назначении проверки __________________________________________
(№, дата)
Наименование субъекта _____________________________________________
___________________________________________________________________
РНН (ИИН), БИН ____________________________________________________
Адрес места нахождения ____________________________________________
№ | Перечень требований |
1. | Наличие службы документационного обеспечения управления и архива (ответственного должностного лица, самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения в составе управления, департамента) (далее – ДОУ). |
2. | Наличие положений о службе ДОУ и архиве, даты их утверждения и согласования. |
3. | Наличие должностных инструкций работников ДОУ и архива (даты их утверждения). |
4. | Организация внутриведомственного контроля (проверки) работы службы ДОУ и архива. |
5. | Рассмотрение вопросов работы с документами и хранения документов на оперативных совещаниях, на заседаниях коллегиальных органов; выполнение принятых решений. |
6. | Наличие нормативной правовой и научно-методической базы по вопросам документационного обеспечения управления и хранения документов. |
7. | Издание распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления и временного хранения документов в архиве. |
8. | Обучение работников службы документационного обеспечения управления и ведомственного архива организации современным требованиям к документированию, управлению документацией и хранению документов в архиве. |
9. | Соответствие бланков Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденным приказом и.о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128, зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 5834. |
10. | Соблюдение порядка оформления реквизитов документа. |
11. | Система регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (централизованная, смешанная, децентрализованная). Позволяет ли существующая система осуществлять учет всех зарегистрированных документов, вести поиск и осуществлять контроль за исполнением документов в том числе по обращениям граждан на всех стадиях работы с ними. |
12. | Наличие информационной системы |
13. | Номенклатура дел. Качество разработанной номенклатуры дел. Дата согласования экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК). Наличие согласованной номенклатуры дел. |
14. | Соответствие наименований фактически заведенных в делопроизводстве дел наименованиям позиций в номенклатуре дел. Формирование и оформление завершенных делопроизводством дел, соответствие их предъявляемым требованиям. |
15. | Заполнение итоговых сведений в номенклатуре дел. |
16. | Наличие индивидуальных правил документирования и управления документацией, дата их утверждения и согласования. Их качество, соответствие их предъявляемым требованиям. |
17. | Наличие отраслевых правил документирования и управления документацией, дата утверждения и согласования. Их качество, соответствие их предъявляемым требованиям. |
18. | Наличие ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения. Их качество, соответствие их предъявляемым требованиям. |
19. | Соответствие условий хранения документов предъявляемым требованиям. |
20. | Соблюдение порядка передачи дел на хранение в архив организации. |
21. | Наличие положения о центральной экспертной (экспертной) комиссии (далее - ЦЭК (ЭК)). Организация работы ЦЭК (ЭК). |
22. | Утверждение ЭПК описей дел постоянного хранения, согласование описей дел по личному составу и рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению за последние 5 лет. |
23. | Факты незаконного уничтожения или утраты документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, и документов по личному составу. |
24. | Наличие паспорта ведомственного, частного архива, других учетных документов. |
25. | Наличие в ведомственном (частном) архиве документов: хранящихся сверх установленных сроков; документов других организаций. |
26. | Наличие научно-справочного аппарата (описи дел, исторические справки к фондам, каталоги, карточки, справки). |
27. | Наличие пожарной и охранной сигнализации, металлических дверей и стеллажей, приборов учета и регистрации температурно-влажностного режима. |
28. | Наличие помещения для хранения документов ведомственного, частного архива. |
Должностное (ые) лицо (а)
______________ _________ ____________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
______________ _________ ____________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
Руководитель проверяемого субъекта
_________________________ ____________
(Ф.И.О., должность) (подпись)
Форма
Проверочный лист
по проверке органов управления и ведения архивным делом
Государственный орган, назначивший проверку ________________________
____________________________________________________________________
Акт о назначении проверки __________________________________________
(№, дата)
Наименование государственного учреждения ___________________________
____________________________________________________________________
РНН (ИИН), БИН______________________________________________________
Адрес места нахождения _____________________________________________
____________________________________________________________________
№ | Перечень требований |
1. | Организация деятельности Управления архивов и документации по координации работы архивных учреждений (наличие положения об управлении, должностных инструкций). |
2. | Организация работы консультативно-совещательных органов (Коллегии управления, Экспертно-проверочной методической комиссии, Дирекции архива). |
3. | Планирование работы органов управления и ведения архивным делом и их структурных подразделений, работников. |
4. | Контроль за выполнением поручений вышестоящих органов, принятых решений, планов. Учет труда работников, отчетность. |
5. | Рассмотрение вопросов состояния архивного дела и работы с документами на заседаниях маслихатов, акиматов за последние 3 года. |
6. | Повышение квалификации работников архивной сферы. |
7. | Организация научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии, вспомогательных исторических дисциплин. Внедрение результатов исследований и разработок в практику работы архивных учреждений. |
8. | Использование автоматизированных информационных технологий в области архивного дела. Организация работы по документационному обеспечению управления, в том числе с обращениями граждан. Наличие нормативных правовых документов, регулирующих порядок работы с документами. |
9. | Объем Национального архивного фонда и документов по личному составу, хранящихся в архивных учреждениях. Оборудование зданий и хранилищ архивов средствами пожаротушения, охраны и сигнализации. |
10. | Создание оптимального температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, противопожарного, охранного режимов. |
11. | Оборудование хранилищ средствами хранения. Размещение документов в хранилищах, в том числе документов обособленного хранения. |
12. | Контроль и учет за наличием, техническим и физико-химическим состоянием документов. Результаты контроля. |
13. | Состояние работы по выдаче документов и описей из хранилищ. Контроль за сохранностью выданных документов. Возвращение документов в хранилище. |
14. | Организация работы по созданию Государственного страхового фонда копий документов. |
15. | Состояние работы по выявлению особо ценных документов, отнесению документов Национального архивного фонда к объектам национального достояния Республики Казахстан. |
16. | Учет документов Национального архивного фонда и других архивных документов. Организация работы по централизованному государственному учету документов Национального архивного фонда Республики Казахстан. Качество работы. |
17. | Состав учетных документов. Соблюдение требований к ведению учетных документов. Наличие баз данных. |
18. | Контроль за состоянием ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций: 1) количество организаций-источников комплектования, из них имеют специально оборудованные помещения, штатных работников; 2) объем хранящихся в них документов, в том числе количество дел по личному составу, а также хранящихся сверх установленных сроков; 3) обеспеченность организаций нормативными правовыми актами и методическими пособиями по вопросам документирования, работы ведомственных архивов, номенклатурами дел, перечнями в том числе разработанными архивами; 4) общее состояние делопроизводства в организациях, источниках комплектования архивов. Эффективность проверок по вопросам делопроизводства и работы ведомственных архивов. |
19. | Экспертиза ценности документов, роль Экспертной проверочной комиссии, периодичность ее заседания, перечень рассматриваемых вопросов, взаимодействие с экспертными комиссиями, работа со списками учреждений, источниками комплектования, качество научно-технической обработки документов, обеспечение полноты документов. Работа архивов по упорядочению документов ликвидированных (реорганизованных) организаций. |
20. | Ведение централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда, хранящихся в ведомственных и частных архивах. Обобщение и анализ итогов учета. |
21. | Учеба и повышение квалификации работников служб документационного обеспечения организаций источников комплектования и ведомственных архивов (количество проводимых совещаний-семинаров, их периодичность, тематика). |
22. | Учет работы с источниками комплектования Национального архивного фонда. |
23. | Состав и система научно-справочного аппарата. Типы архивных справочников, их виды и разновидность (опись дел, путеводитель, каталог, указатель, обзор). Качество их составления. |
24. | Внедрение автоматизированных информационно-поисковых систем. |
25. | Формы использования документов (обеспечение пользователей информацией в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке, работа читального зала, экспонирование документов на выставках, использование документов в средствах массовой информации, проведение информационных мероприятий с использованием документов, выдача документов во временное пользование, публикация документов, в том числе сотрудниками архивов). Сроки и качество выполнения запросов. |
26. | Качество и своевременность исполнения запросов, в том числе социально-правового характера, достоверность содержания (выборочно), методическая обеспеченность выполняемых работ при исполнении запросов. |
Должностное (ые) лицо (а)
______________ _________ _____________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
______________ _________ _____________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
Руководитель государственного учреждения ________________ _________
(Ф.И.О., должность) (подпись)
