Об утверждении форм проверочных листов

Новый

Совместный приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 11 февраля 2010 года № 24 и Министра экономики и бюджетного планирования Республики Казахстан от 17 февраля 2010 года № 67. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 4 марта 2010 года № 6102.

      В целях реализации статьи 38 Закона Республики Казахстан "О частном предпринимательстве" и статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЕМ:

      1. Утвердить формы проверочных листов:

      1) по проверкам физических и юридических лиц, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда согласно приложению 1 к настоящему приказу;

      2) по проверкам органов управления и ведения архивным делом согласно приложению 2 к настоящему приказу.

      2. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:

      1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

      2) официальное опубликование настоящего приказа после его государственной регистрации;

      3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.

      3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра культуры и информации Республики Казахстан Телебаева Г.Т.

      4. Настоящий приказ вступает в силу со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.

      5. Настоящий приказ вводится в действие со дня его первого официального опубликования и действует до 1 января 2011 года.

Министр культуры и

Министр экономики и

информации Республики Казахстан

бюджетного планирования

М. Кул-Мухаммед

Республики Казахстан


Б. Султанов


  Приложение 1
к совместному приказу
Министра культуры и информации
Республики Казахстан
от 11 февраля 2010 года № 24
и Министра экономики и бюджетного
планирования Республики Казахстан
от 17 февраля 2010 года № 67

      Форма

Проверочный лист
по проверке физических и юридических лиц, в деятельности
которых образуются документы Национального архивного фонда

      Государственный орган, назначивший проверку _______________________

      ___________________________________________________________________

      Акт о назначении проверки __________________________________________

      (№, дата)

      Наименование субъекта _____________________________________________

      ___________________________________________________________________

      РНН (ИИН), БИН ____________________________________________________

      Адрес места нахождения ____________________________________________

Перечень требований

1.

Наличие службы документационного обеспечения управления и

архива (ответственного должностного лица, самостоятельного

структурного подразделения, структурного подразделения в

составе управления, департамента) (далее – ДОУ).

2.

Наличие положений о службе ДОУ и архиве, даты их утверждения

и согласования.

3.

Наличие должностных инструкций работников ДОУ и архива (даты

их утверждения).

4.

Организация внутриведомственного контроля (проверки) работы

службы ДОУ и архива.

5.

Рассмотрение вопросов работы с документами и хранения

документов на оперативных совещаниях, на заседаниях

коллегиальных органов; выполнение принятых решений.

6.

Наличие нормативной правовой и научно-методической базы по

вопросам документационного обеспечения управления и хранения

документов.

7.

Издание распорядительных документов по вопросам

документационного обеспечения управления и временного

хранения документов в архиве.

8.

Обучение работников службы документационного обеспечения

управления и ведомственного архива организации современным

требованиям к документированию, управлению документацией и

хранению документов в архиве.

9.

Соответствие бланков Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях, утвержденным приказом и.о.

Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25

сентября 2009 года № 128, зарегистрированным в Реестре

государственной регистрации нормативных правовых актов за №

5834.

10.

Соблюдение порядка оформления реквизитов документа.

11.

Система регистрации входящих, исходящих и внутренних

документов (централизованная, смешанная,

децентрализованная). Позволяет ли существующая система

осуществлять учет всех зарегистрированных документов, вести

поиск и осуществлять контроль за исполнением документов в

том числе по обращениям граждан на всех стадиях работы с

ними.

12.

Наличие информационной системы

электронного документооборота.

13.

Номенклатура дел. Качество разработанной номенклатуры дел.

Дата согласования экспертно-проверочной комиссией (далее –

ЭПК). Наличие согласованной номенклатуры дел.

14.

Соответствие наименований фактически заведенных в

делопроизводстве дел наименованиям позиций в номенклатуре

дел. Формирование и оформление завершенных делопроизводством

дел, соответствие их предъявляемым требованиям.

15.

Заполнение итоговых сведений в номенклатуре дел.

16.

Наличие индивидуальных правил документирования и управления

документацией, дата их утверждения и согласования. Их

качество, соответствие их предъявляемым требованиям.

17.

Наличие отраслевых правил документирования и управления

документацией, дата утверждения и согласования. Их качество,

соответствие их предъявляемым требованиям.

18.

Наличие ведомственных перечней документов с указанием сроков

хранения. Их качество, соответствие их предъявляемым

требованиям.

19.

Соответствие условий хранения документов предъявляемым

требованиям.

20.

Соблюдение порядка передачи дел на хранение в архив

организации.

21.

Наличие положения о центральной экспертной (экспертной)

комиссии (далее - ЦЭК (ЭК)). Организация работы ЦЭК (ЭК).

22.

Утверждение ЭПК описей дел постоянного хранения,

согласование описей дел по личному составу и рассмотрение

актов о выделении к уничтожению документов и дел, не

подлежащих хранению за последние 5 лет.

23.

Факты незаконного уничтожения или утраты документов,

отнесенных к составу Национального архивного фонда

Республики Казахстан, и документов по личному составу.

24.

Наличие паспорта ведомственного, частного архива, других

учетных документов.

25.

Наличие в ведомственном (частном) архиве документов:

хранящихся сверх установленных сроков; документов других

организаций.

26.

Наличие научно-справочного аппарата (описи дел, исторические

справки к фондам, каталоги, карточки, справки).

27.

Наличие пожарной и охранной сигнализации, металлических

дверей и стеллажей, приборов учета и регистрации

температурно-влажностного режима.

28.

Наличие помещения для хранения документов ведомственного,

частного архива.


      Должностное (ые) лицо (а)

      ______________ _________ ____________

      (должность) (подпись) (Ф.И.О.)

      ______________ _________ ____________

      (должность) (подпись) (Ф.И.О.)

      Руководитель проверяемого субъекта

      _________________________ ____________

      (Ф.И.О., должность) (подпись)

  Приложение 2
к совместному приказу
Министра культуры и информации
Республики Казахстан
от 11 февраля 2010 года № 24
и Министра экономики и бюджетного
планирования Республики Казахстан
от 17 февраля 2010 года № 67

      Форма

Проверочный лист
по проверке органов управления и ведения архивным делом

      Государственный орган, назначивший проверку ________________________

      ____________________________________________________________________

      Акт о назначении проверки __________________________________________

      (№, дата)

      Наименование государственного учреждения ___________________________

      ____________________________________________________________________

      РНН (ИИН), БИН______________________________________________________

      Адрес места нахождения _____________________________________________

      ____________________________________________________________________

Перечень требований

1.

Организация деятельности Управления архивов и документации по

координации работы архивных учреждений (наличие положения об

управлении, должностных инструкций).

2.

Организация работы консультативно-совещательных органов

(Коллегии управления, Экспертно-проверочной методической

комиссии, Дирекции архива).

3.

Планирование работы органов управления и ведения архивным

делом и их структурных подразделений, работников.

4.

Контроль за выполнением поручений вышестоящих органов,

принятых решений, планов. Учет труда работников, отчетность.

5.

Рассмотрение вопросов состояния архивного дела и работы с

документами на заседаниях маслихатов, акиматов за последние 3

года.

6.

Повышение квалификации работников архивной сферы.

7.

Организация научно-исследовательской и методической работы в

области архивоведения, документоведения, археографии,

вспомогательных исторических дисциплин. Внедрение результатов

исследований и разработок в практику работы архивных

учреждений.

8.

Использование автоматизированных информационных технологий в

области архивного дела.

Организация работы по документационному обеспечению

управления, в том числе с обращениями граждан. Наличие

нормативных правовых документов, регулирующих порядок работы с

документами.

9.

Объем Национального архивного фонда и документов по личному

составу, хранящихся в архивных учреждениях. Оборудование

зданий и хранилищ архивов средствами пожаротушения, охраны и

сигнализации.

10.

Создание оптимального температурно-влажностного, светового,

санитарно-гигиенического, противопожарного, охранного режимов.

11.

Оборудование хранилищ средствами хранения. Размещение

документов в хранилищах, в том числе документов обособленного

хранения.

12.

Контроль и учет за наличием, техническим и физико-химическим

состоянием документов. Результаты контроля.

13.

Состояние работы по выдаче документов и описей из хранилищ.

Контроль за сохранностью выданных документов. Возвращение

документов в хранилище.

14.

Организация работы по созданию

Государственного страхового фонда копий документов.

15.

Состояние работы по выявлению особо ценных документов,

отнесению документов Национального архивного фонда к объектам

национального достояния Республики Казахстан.

16.

Учет документов Национального архивного фонда и других

архивных документов. Организация работы по централизованному

государственному учету документов Национального архивного

фонда Республики Казахстан. Качество работы.

17.

Состав учетных документов. Соблюдение требований к ведению

учетных документов. Наличие баз данных.

18.

Контроль за состоянием ведомственных архивов и организацией

документов в делопроизводстве организаций:

1) количество организаций-источников комплектования, из них

имеют специально оборудованные помещения, штатных работников;

2) объем хранящихся в них документов, в том числе количество

дел по личному составу, а также хранящихся сверх установленных

сроков;

3) обеспеченность организаций нормативными правовыми актами и

методическими пособиями по вопросам документирования, работы

ведомственных архивов, номенклатурами дел, перечнями в том

числе разработанными архивами;

4) общее состояние делопроизводства в организациях, источниках

комплектования архивов. Эффективность проверок по вопросам

делопроизводства и работы ведомственных архивов.

19.

Экспертиза ценности документов, роль Экспертной проверочной

комиссии, периодичность ее заседания, перечень рассматриваемых

вопросов, взаимодействие с экспертными комиссиями, работа со

списками учреждений, источниками комплектования, качество

научно-технической обработки документов, обеспечение полноты

документов. Работа архивов по упорядочению документов

ликвидированных (реорганизованных) организаций.

20.

Ведение централизованного государственного учета документов

Национального архивного фонда, хранящихся в ведомственных и

частных архивах. Обобщение и анализ итогов учета.

21.

Учеба и повышение квалификации работников служб

документационного обеспечения организаций источников

комплектования и ведомственных архивов (количество проводимых

совещаний-семинаров, их периодичность, тематика).

22.

Учет работы с источниками комплектования Национального

архивного фонда.

23.

Состав и система научно-справочного аппарата. Типы архивных

справочников, их виды и разновидность (опись дел,

путеводитель, каталог, указатель, обзор). Качество их

составления.

24.

Внедрение автоматизированных информационно-поисковых систем.

25.

Формы использования документов (обеспечение пользователей

информацией в соответствии с их запросами, а также в

инициативном порядке, работа читального зала, экспонирование

документов на выставках, использование документов в средствах

массовой информации, проведение информационных мероприятий с

использованием документов, выдача документов во временное

пользование, публикация документов, в том числе сотрудниками

архивов). Сроки и качество выполнения запросов.

26.

Качество и своевременность исполнения запросов, в том числе

социально-правового характера, достоверность содержания

(выборочно), методическая обеспеченность выполняемых работ при

исполнении запросов.


      Должностное (ые) лицо (а)

      ______________ _________ _____________

      (должность) (подпись) (Ф.И.О.)

      ______________ _________ _____________

      (должность) (подпись) (Ф.И.О.)

      Руководитель государственного учреждения ________________ _________

      (Ф.И.О., должность) (подпись)

Если Вы обнаружили на странице ошибку, выделите мышью слово или фразу и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter

 

поиск по странице

Введите строку для поиска

Совет: в браузере есть встроенный поиск по странице, он работает быстрее. Вызывается чаще всего клавишами ctrl-F.