On National Archival Fund and Archives

The Law of the Republic of Kazakhstan dated 22 December, 1998 No. 326-1.

Unofficial translation
Footnote. Title, as amended by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 20.12.2004 № 13 (shall be enforced from 01.01.2005).
Footnote. Through the whole text the words " regions (the city of republican significance, the capital)", " region (the city of republican significance, the capital)", " regional (the city of republican significance, the capital)" are substituted respectively by the words "of regions, cities of republican significance, the capital", "of region, city of republican significance, the capital", "in regionals, cities of republican significance, the capital", "by regional, cities of republican significance, the capital" by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 28.10.2015 № 368-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day its first official publication).

The present Law regulates public relations in the field of collection, acquisition, storage, state accounting and use of documents of the National Archive Fund of the Republic of Kazakhstan and state management of archival affairs in the Republic of Kazakhstan.

Footnote. Preamble with the change introduced by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

Chapter 1. General provisions Article 1. Main definitions, used in the present Law

The following basic concepts are used in this Law:

1) Special State Archives - an archival institution or subdivision of a state body of the Republic of Kazakhstan specified in paragraph 1 of Article 22 of this Law;

2) Archive - a legal entity or its structural subdivision which collects, acquires, assembles, regulates, stores, records and uses archival documents;

3) Archival collection - a set of documents united on one or several features, formed in the activity of fund-formers;

4) Archive fund - a set of historically or logically connected archive documents;

5) Archival document - a document that is preserved or to be preserved due to its significance for society and the state, as well as having value for the owner;

6) Record keeping of archive documents (hereinafter referred to as record keeping) - establishment of the number and composition of archive documents in record keeping units and fixation of each record keeping unit belonging to a certain complex and their total number in record keeping documents;

7) user of archival documents - a natural or legal person who applies to archival documents to obtain information for the purpose of its use;

8) arrangement of archival documents (hereinafter - arrangement) - a set of works on formation of archival documents in units of storage (files), description and registration of such units of storage (files) in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan on the National Archival Fund and archives;

9) Transfer of archival documents into electronic form - creation of electronic copies of archival documents and transfer of data to information systems determined by the authorized body in the field of informatization in coordination with the authorized body;

10) Archiving - the sphere of activity of individuals and legal entities related to the formation of the National Archive Fund of the Republic of Kazakhstan, the formation of archives, archive funds and collections, the organization of the collection, acquisition, ordering, storage, accounting and use of archival documents;

11) especially valuable document - archival document of the National Archive Fund of the Republic of Kazakhstan, which is of lasting historical, cultural and scientific value, especially important for the society and the state;

12) Documentation support of management - activity of legal entities on documentation and organization of work with documents from the moment of their creation, receipt and up to their transfer for archival storage;

13) departmental archive - institution or structural subdivision of the state legal entity, which collects, regulates, temporarily stores, records, uses archival documents and state records of documents of the National Archive Fund of the Republic of Kazakhstan;

14) private archive - non-state legal entity or its structural subdivision that collects, acquires, assembles, regulates, stores, records and uses archival documents, or archival documents of an individual that have arisen as a result of its activities, collection and acquisition;

15) personnel documents - a set of documents confirming the labor activity of employees and information about the retention and allocation of money for their pension provision;

16) National Archive Fund of the Republic of Kazakhstan (hereinafter referred to as National Archive Fund) - a set of state and non-state archive funds, collections and archive documents having historical, scientific, social, economic, political or cultural significance;

17) document - information recorded on a tangible medium, which allows to identify it;

18) State insurance fund of copies of documents - a set of insurance copies of particularly valuable documents;

19) State Archives - a state institution that has the right to collect, acquire, acquire, complete, regulate, permanently store, record and use the documents of the National Archives;

20) Central State Archives - the State Archives, which is under the jurisdiction of the central executive body in charge of the management of archival affairs and documentation support of management;

21) official document - a document created by a natural or legal person, executed and certified in accordance with the procedure established by the legislation of the Republic of Kazakhstan;

22) Authorized body - central executive body, which carries out management in the sphere of archiving and documentation support of management;

23) state registration of documents of the National Archive Fund (hereinafter - state registration) - system of registration of documents of the National Archive Fund at the level of the region, the city of republican importance, the capital and the state as a whole, including information on the number and composition of the archival funds, the number of storage units;

24) National Archive Fund document - an archive document which has passed the state examination of the value of the documents, has been registered with the state and is subject to permanent storage;

25) e-government service integrator - a legal entity designated by the Government of the Republic of Kazakhstan, responsible for methodological support for the development of e-government architecture, as well as other functions specified in the Law of the Republic of Kazakhstan “On Informatisation”.

Footnote. Article 1 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication); as amended by Law of the Republic of Kazakhstan № 141-VII of 14.07.2022 (shall become effective ten calendar days after the date of its first official publication).

Article 2. National Archive fund and Archiving work

A footnote. Title of Article 2 with the change introduced by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforce upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

1. The National Archive Fund is an integral part of the historical and cultural heritage of the people of Kazakhstan and is protected by the state as a national heritage of the Republic of Kazakhstan.

2. The National Archival Fund also includes archival documents, stored outside the Republic of Kazakhstan and returnable to the Republic of Kazakhstan in accordance with the international agreements.

3. The National Archival Fund serves the needs of society and the state, exercise the rights and legitimate interests of citizens.

4. The state takes care of the development and improvement of keeping archive. Saving the documents of the National Archival Fund shall be obligation of all individuals and legal entities.

Footnote. Article 2 with the changes made by the Law of Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

Article 3. Legislation of the Republic of Kazakhstan on the National Archival Fund and Archives

Legislation of the Republic of Kazakhstan on the National Archive Fund and Archives is based on the Constitution of the Republic of Kazakhstan and consists of this Law and other regulatory legal acts of the Republic of Kazakhstan.

Chapter 2. National Archival Fund Article 4. Composition of the National Archival Fund

1. The National Archival Fund includes:

1) legislative acts and other official documents;

2) management, scientific and research, design, technology, patent-licensing, cartographic, geodetic, geological, telemetry and other special documentation;

3) electronic information resources, computer-oriented and audiovisual documentation;

4) documentary monuments of history and culture;

5) personal documents and other documents, representing the national value;

6) other documents, submitted to the ownership of the Republic of Kazakhstan;

7) insurance copies of particularly valuable documents.

2. shall be excluded by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).
Footnote. Article 4 as amended by the laws of the Republic of Kazakhstan dated 15.07.2010 № 337-IV (see Article 2); dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

Article 5. Fundamentals of formation and sources of acquisition of the National Archive fund

Footnote. Title of Article 5 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

1. The basis for the formation of the National Archive Fund are the documents of the National Archive of the Republic of Kazakhstan, the central state archives, the Presidential Archive of the Republic of Kazakhstan, the Library of the First President of the Republic of Kazakhstan - Elbasy, special state archives, state archives of regions, cities of national importance, the capital, cities, districts, libraries and museums.

2. The sources of acquisition of the National Archive Fund are:

1) departmental archives of the Executive Office of the President of the Republic of Kazakhstan, the Parliament and local representative bodies, the Constitutional Court, the Government, central and local executive bodies, courts, prosecutorial authorities and other public legal entities of the Republic of Kazakhstan, including those located abroad;

2) private archives.

3. The National Archive Fund may also be replenished by donation, will, purchase of archival documents owned by individuals and legal entities.

4. State takes measures to return the documents of historical heritage of the Republic of Kazakhstan, found to be outside its territory, promotes and finances the search and return to homeland of the documents, collected and historically associated with the Republic of Kazakhstan.

Footnote. Article 5, as amended – by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 10 November, 2001 № 256; the Republic of Kazakhstan dated 20 December, 2004 № 13 (shall be enforced from 1 January 2005); dated 28.10.2015 № 368-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day its first official publication); № 155-VI of 16 May 2018 (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the date of its first official publication); № 157-VII of 05.11.2022 (shall come into force on 01.01.2023).

Article 6. Procedure for attributing archival documents, archival funds and collections to the composition of the National Archive Fund, establishing the sources of its acquisition

1. Archival documents, archive funds and collections shall be attributed to the National Archive Fund, sources of its acquisition shall be established, and they shall be excluded from the National Archive Fund on the basis of the state expert examination of the value of the documents. The criteria of the value of documents are their origin, content, and external features.

2. State expertise of the documents value is carried out by the Central Expert and Verification Commission formed by the authorized body and (or) expert and verification commissions formed by the National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, special state archives, local executive bodies of regions, cities of republican importance and the capital.

3. On the basis of the conclusion of the expert verification commission the authorized body:

1) approves the lists of sources of acquisition of the National Archive Fund, agreed with the relevant local executive bodies;

2) makes a decision on assignment of archival documents, archival funds and collections to the National Archive Fund, as well as their exclusion from its composition. Exclusion for political and ideological reasons is prohibited;

3) establishes the terms of storage and the procedure for destruction of documents of no historical or other value and which have lost their practical significance;

4) agrees on sectoral (departmental) lists of documents formed in the activities of state and non-state organizations, with an indication of the period of storage, developed by state bodies responsible for the management of the relevant branch (sphere) of state administration, or non-governmental organizations.

4. It is not allowed to destroy archival documents of the sources of acquisition of the National Archive Fund located:

1) in republican ownership, without coordination with the National Archive of the Republic of Kazakhstan or central state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and special state archives;

2) in communal ownership, without coordination with the local executive body of the region, city of republican importance, the capital;

3) in private ownership, without coordination with the authorized body or local executive body of the region, the city of republican importance and the capital, depending on the location of the archive.

Footnote. Article 6 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be expiration of the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

Article 7. Guarantees and protection of property rights on the documents of the National Archival Fund

1. Documents of the National Archival Fund shall be in state and private property.

2. State property includes:

1) documents in republican ownership, stored in the National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, the Library of the First President of the Republic of Kazakhstan - Elbasy, special state archives, state libraries and museums;

1-1) documents formed and forming as a result of the activities of the President, Parliament, Government, central executive bodies, the Supreme Court, the General Prosecutor’s Office, the National Bank of the Republic of Kazakhstan and other state republican legal entities;

2) documents in communal property, stored in regional, cities of republican significance, the capital, city and district state archives and their branches, formed and forming as a result of the activities of local government and self-government bodies, courts, prosecutor authorities, public utilities and other state legal entities;

3) State insurance fund of copies of documents.

3. Private property includes documents of natural and non-state legal entities and their associations, formed as a result of their activities or with collecting, acquisitions.

4. The authorized body shall be entitled to possess and use the documents of the National Archival Fund, that are owned by the state, within the limits, established by the legislation of the Republic of Kazakhstan.

5. An archive document may be removed from the archive without the consent of the owner on the grounds provided by the laws of the Republic of Kazakhstan.

6. Documents of the National Archive Fund, owned by the state, cannot be subject to denationalization and privatization, purchase and sale, exchange or gift, in other words subject to the transactions involving the transfer of ownership, as well as cannot be exported to permanent storage in other states.

7. Documents of the National Archive Fund, that are in private ownership, may be the object of purchase and sale, exchange or gift, as well as may be taken out of the Republic of Kazakhstan only after the prior written consent of the owner with the authorized body, and subject to the delivery of duplicates or copies of these documents for permanent storage in the State Archive.

8. Transfer of the ownership to the state on the documents of individuals and non-state legal entities shall be made by agreement of the parties. Individuals can set term limits of access to them for no more than 70 years since the transfer to the archive.

Footnote. Article 7, as amended – by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 10 November, 2001 № 256; dated 20 December, 2004 № 13 (shall be enforced from 1 January 2005); dated 28.10.2015 № 368-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day its first official publication); dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

Article 8. Ownership of archive documents in reorganization or liquidation of legal entities

1. Upon privatization of state organizations the documents of the National Archival Fund, created before privatization, shall retain the status of state property, except otherwise provided by the legislation of the Republic of Kazakhstan.

2. Archives of state entities, transferred to the administration of foreign companies or individuals, shall retain the status of state property and must be returned to the state.

3. During the reorganization of legal entities, the documents of the National Archive Fund and its personnel are transferred to the legal successors in an orderly manner.

4. In the event of liquidation of legal entities, the documents of the National Archives and personnel of the National Archives shall be transferred in an orderly manner for storage to the relevant state or special state archive in coordination with the authorized body.

Footnote. Article 8, as amended by the Laws of the Republic of Kazakhstan dated 10.11.2001 № 256; dated 07.03.2014 № 177-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after its first official publication); № 155-VI dated 16.05.2018 (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

Chapter 3. State registration, storage, preservation, transfer to permanent storage of documents of the National Archival Fund Article 9. State accounting

A footnote. Title of Article 9 with the change introduced by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

1. Documents of the National Archive Fund, regardless of their form of ownership, shall be subject to the centralized state registration.

2. Legal entities that store documents of the National Archive Fund shall keep state records of data on the composition of documents in the manner determined by the authorized body and submit these data to the local executive body of the region, the city of national importance and the capital.

Footnote. Article 9, as amended – by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 20 December, 2004 № 13 (shall be enforced from 1 January 2005); dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

Article 10. State Stock Catalogue

1. The Authorized Body shall maintain the State Fund Catalogue containing information on the documents of the National Archive Fund and sources of its acquisition.

2. The Authorized Body shall be obliged to ensure accessibility and use of the information of the State Catalogue to satisfy the requests of state bodies, individuals and legal entities, except for the cases stipulated by Article 16 of this Law.

Footnote. Article 10 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

Article 11. Storage of documents of the National Archival Fund

1. The documents of the National Archive Fund, which are in state ownership, pass through the stage of temporary storage in departmental and private archives, and then are transferred to the relevant state archives, which are granted the exclusive right of permanent storage of documents of the National Archive Fund.

2. The National Archives of the Republic of Kazakhstan, the Central State Archives, the Presidential Archives of the Republic of Kazakhstan, the Library of the First President of the Republic of Kazakhstan - Elbasy, the special State Archives and the State Archives of Regions and Cities are responsible for the permanent storage of the documents of the National Archives of the Republic of Kazakhstan.

3. For the purpose of collection, acquisition, storage, state accounting and use of the documents of the National Archive Fund by individuals and legal entities, departmental and private archives are created.

4. Obligations for the storage and use of privately owned documents of the National Archive Fund are fixed in contracts concluded by their owners with the National Archive of the Republic of Kazakhstan, the central state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, the Library of the First President of the Republic of Kazakhstan - Elbasy or local executive bodies of regions, cities of republican importance and the capital.

5. Compilation of private archives by the originals of official documents of the National Archival Fund that are in public property is prohibited.

6. Is excluded by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 05.07.2011 № 452-IV (shall be enforced from 13.10.2011).
Footnote. Article 11, as amended by the Laws of the Republic of Kazakhstan dated 10.11.2001 № 256; dated 20.12.2004 № 13 (shall be enforced from 1 January 2005); dated 05.07.2011 № 452-IV (shall be enforced from 13.10.2011); dated 28.10.2015 № 368-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day its first official publication); dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

Article 12. Preservation of documents of the National Archival Fund

1. Owners of documents of the National Archive Fund shall be obliged to keep the documents in conditions ensuring their preservation. The State Archives shall establish the State Insurance Fund for copies of documents.

The State Insurance Fund of copies of documents shall be kept separately from the original documents of the National Archive Fund in a specially equipped repository of archival documents (archive repository).

2. Documents of the National Archival Fund (state-owned), as well as buildings, facilities and equipment of the state archives and their branches shall not be subject to alienation.

3. Archival funds, archive collections, and their parts can be classified in accordance with the procedure established by the law as the objects of historical and cultural heritage of the Republic of Kazakhstan and included in the list of monuments of history and culture.

Footnote. Article 12, as amended by the Laws of the Republic of Kazakhstan dated 10.11.2001 № 256; dated 01.03.2011 № 414-IV (shall be enforced from the date of first publication); № 155-VI of 16 May 2018 (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the date of its first official publication).

Article 13. Transfer of documents of the National Archival Fund for permanent storage

1. Documents of the National Archival Fund, owned by the state, after the storage time in the departmental archives shall be transferred for permanent storage in the state archives.

1-1. The transfer of documents of the National Archive Fund in an orderly manner is made at the expense of the legal entities transferring the archives in accordance with the rules of documentation, documentation management and use of electronic document management systems in state and non-state organizations, rules of reception, storage, accounting and use of documents of the National Archive Fund and other archival documents by departmental and private archives.

2. (Paragraph 2 is excluded – № 256 dated 10.11.2001).

3. Transfer of documents of the National Archival Fund, owned by the state, for permanent storage in the other states shall be made in exceptional cases by the authorized body under the decision of the Government of the Republic of Kazakhstan.

Footnote. Article 13, as amended – by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 10 November, 2001 № 256; dated 20 December, 2004 № 13 (shall be enforced from 1 January 2005); № 155-VI of 16 May 2018 (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the date of its first official publication).

Chapter 4. Using of documents of the National Archival Fund Article 14. Procedure for the use of documents of the National Archival Fund

A footnote. Article 14 shall be excluded by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

Article 15. Guarantees of the rights and interests of individuals and legal entities to use documents of the National Archival Fund

1. Information, contained in archive documents that are in public property, is protected by the legislation of the Republic of Kazakhstan as the intellectual property of the state.

2. Documents that are in the state archives of the Republic of Kazakhstan and their branches, as well as information system to them are opened for public use in a year after their arrival in the state archives and branches.

3. Use of documents of the National Archival Fund that are in private ownership is carried out only with the consent of the owner.

4. Individuals and legal entities of the Republic of Kazakhstan shall have the right to use the documents of the National Archival Fund that are open for use and stored in state and departmental archives and their branches free of charge. Restrictions on the use of documents to certain categories of individuals and legal entities shall be established by Article 16 of this Law.

5. State, departmental and private archives are obliged to provide individuals and legal entities, on the basis of archival documents, with the information they need to protect their rights and legitimate interests. Natural and legal persons have the right to receive certified copies and archive extracts from the archive document. Copies and extracts issued by state archives and their branches, departmental and private archives are official documents with legal force of originals.

Footnote. Article 15, as amended – by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 10 November, 2001 № 256; dated 28.10.2015 № 368-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day its first official publication); № 155-VI dated 16.05.2018 (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

Article 15-1. Transfer of archive documents into electronic form

1. State bodies shall be obliged to ensure the transfer of archival documents required for the provision of public services into an electronic form on an ongoing basis.

2. Transfer of archival documents specified in paragraph 1 of this article into an electronic form shall be performed by the "electronic government" service integrator.

3. Access to archival documents transferred into electronic form is open to all interested state bodies in compliance with the requirements for protecting state, commercial and other legally protected secrets.

4. An electronic copy of an archive document, certified by an electronic digital signature of an authorized employee of the state archive or departmental archive, is equivalent to the original of the archival document.

Footnote. Chapter 4 is supplemented by Article 15-1 in accordance with the Law of the Republic of Kazakhstan dated 17.11.2015 № 408-V (shall be enforced from 01.03.2016).

Article 16. Restrictions in the use of documents of the National Archival Fund

1. Restrictions in the use of documents of the National Archival Fund, containing the state secrets and non-state secrets, the order of their declassification and provision for public use are determined by the legislation of the Republic of Kazakhstan.

2. shall be excluded by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

3. Using of archive documents, which preserves the right of owners to restrict access, is possible only with their consent or the consent of their successors (heirs).

4. Originals of particularly valuable documents, as well as archival documents with poor physical condition, are not issued to users of archival documents. Instead, they are given copies.

Footnote. Article 16 as amended by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

Article 16-1. Responsibilities of the users of documents of the National Archival Fund

Users of documents of the National Archival Fund shall:

1) ensure the preservation of the documents used;

2) prevent distortion and falsification of the text of documents used;

3) when publishing documents, indicate the place of their storage and its owner.

Footnote. It is supplemented by Article 16-1 – by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 10 November, 2001 № 256.

Article 17 The basis and procedure for the provision by state archives of paid activities for the sale of goods (works, services)

A footnote. Title of Article 17 in the wording of the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication); as amended by the Law of the Republic of Kazakhstan dated November 2, 2020 № 370-VI (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

1. State archives have the right to provide paid activities for the sale of goods (works, services).

Paid activities for the sale of goods (works, services) include:

1) ordering;

2) on orders (applications) of individuals and legal entities, courses and seminars on teaching the modern basics of documentation and documentation management;

3) restoration, conservation, binding of archival files and documents, production of archival boxes;

4) production of insurance copies, restoration of the text of archival documents;

5) copying archival documents;

6) translation of archival documents into electronic form on orders (applications) of individuals and legal entities, with the exception of archival documents specified in paragraph 1 of Article 15-1 of this Law;

7) organization and holding of documentary exhibitions on orders (applications) of individuals and legal entities;

8) identification by orders (applications) of individuals and legal entities of information of genealogical and thematic nature;

9) development of lists of documents indicating the periods of storage, nomenclatures of cases;

10) publication and sale of methodological literature, collections of archival documents, educational and other publications;

11) depositary storage of archival documents.

2. In commercial use of documents, the ownership right on them is preserved for their owner.

Footnote. Article 17, as amended by the Laws of the Republic of Kazakhstan dated 10 November 2001 № 256; dated 20 December, 2004 № 13 (shall be enforced from 1 January 2005); dated 5 July, 2006 № 165 (the order of enforcement see Article 2); dated 8 May, 2007 № 247 (shall be enforced from the day of its official publication); № 155-VI dated 16.05.2018 (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication); dated 11.02.2020 № 370-VI (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Chapter 5. State regulation and administration of archive-keeping Article 18. State regulation of archive-keeping

1. Is excluded by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 29.09.2014 № 239-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day its first official publication).

1-1. Government of the Republic of Kazakhstan:

1) approves the rules of documentation, documentation management and use of electronic document management systems in governmental and non-governmental organizations;

2) approve the rules for acquisition, storage, accounting and use of documents of the National Archive Fund and other archival documents by the state and special state archives;

3) approves the rules for the reception, storage, recording and use of documents of the National Archives and other archival documents by departmental and private archives;

4) performs other functions assigned to him by the Constitution of the Republic of Kazakhstan, this Law, other laws of the Republic of Kazakhstan and acts of the President of the Republic of Kazakhstan.

2. The issues of state regulation of keeping archive, carried out by the authorized body shall be:

1) Implementation of a unified state policy in the sphere of archiving and documentation support of management;

2) the adoption of the rules for issuing the documents of the National Archival Fund;

2-1) shall be excluded by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon expiration of ten calendar days after the day of its first official publication);
2-2) shall be excluded by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon expiration of ten calendar days after the day of its first official publication);

2-3) approval of the list of standard documents formed in the activities of state and non-state organizations, indicating the period of storage;

2-4) shall be excluded by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 16.05.2018 № 155-VI (to be put into enforced ten calendar days after the day of its first official publication);

2-5) approval of standard state archives staff;

2-6) approval of the rules for the provision of paid activities for the sale of goods (works, services) by state archives and their spending money from the sale of goods (works, services);

2-7) approval of centralized state accounting rules;

2-8) approval of the rules of creation and storage of the State Insurance Fund of copies of documents;

2-9) setting prices for goods (works, services) sold by state archives;

3) the approval of regulations on the Central expert review commission and expert review commissions of the central state and special state archives;

4) is excluded by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 03.07.2013 № 124-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after its first official publication);
5) is excluded by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 29.12.2014 № 269-V (shall be enforced from 01.01.2015);

6) the apostilization of archival letters of verifications and copies of archive documents, issued by the state archives of the Republic of Kazakhstan;

7) the establishment of an information network and a database on the documents of the National Archival Fund;

8) is excluded by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 13.01.2014 № 159 -V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after its first official publication);

9) the organization of development and implementation of automated archival technologies;

10) organization of publication and use of documents of the National Archival Fund to meet the needs and requirements of the state, society and citizens;

11) the formation and functioning of the National Archival Fund and the State Insurance Fund of copies of documents, the provision of the centralized state registration of documents of the National Archival Fund;

12) the protection of documentary monuments of history and culture, owned by the republic, their storage and use;

13) the collection and return to the Republic of Kazakhstan of the archive documents on its history, located overseas;

14) is excluded by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 13.01.2014 № 159-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after its first official publication);

15) the methodological guidance and coordination of activities of the bodies for administration and maintenance of keeping archive;

16) inter-sectoral organizational and methodical management of the issues of archiving and documentation support of management;

17) state control over compliance with the legislation of the Republic of Kazakhstan on the National Archive Fund and archives;

18) the representation of the Republic of Kazakhstan in the international organizations on archive-keeping;

19) the exercise of other powers, stipulated by the laws of the Republic of Kazakhstan, the decrees of the President of the Republic of Kazakhstan and the resolutions of the Government of the Republic of Kazakhstan.

3. The issues of state regulation of relations and administration of archive-keeping, carried out by the local executive body of the region, the city of republican significance and the capital shall be:

1) implementation of the unified state policy in the sphere of archiving and documentation support of management on the territory of the region, the city of republican importance and the capital;

2) the organization of storage, compilation and use of documents of the National Archival Fund, adopted for storage, and documents of the state archives of the regions, the city of republican significance and the capital;

3) the conducting of state registration and preservation of documents of the National Archival Fund, stored in the state archives of the regions, the city of republican significance and the capital;

4) the protection of documentary monuments of history and culture that are in communal ownership, their storage and use;

5) is excluded by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 03.07.2013 № 124-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after its first official publication);

6) the organization of expertise for scientific and practical value of documents;

7) the development of a database on the documents of the National Archival Fund, stored in the state archives of the region, the city of republican significance and the capital;

8) organizational-methodical management of issues of archiving and documentation support of management on the territory of the region, the city of republican importance and the capital;

8-1) state control over observance of the legislation of the Republic of Kazakhstan on the National Archive Fund and archives on the territory of the region, the city of republican importance and the capital, except for the sources of acquisition of the National Archive of the Republic of Kazakhstan and central state archives;

9) the organization of execution of requests of individuals and legal entities;

10) the approval of provisions on expert review commission;

11) the use of documents of the National Archival Fund to meet the needs of the state, individuals and legal entities;

12) the collection and return of archive documents on the history of the region, the city of republican significance and the capital;

13) the exercise, in favor of the local state administration, of other powers, assigned to the local executive bodies by the legislation of the Republic of Kazakhstan.

Footnote. Article 18 is in the wording of the Law of the Republic of Kazakhstan dated 05.07.2011 № 452-IV (shall be enforced from 13.10.2011); as amended by the Laws of the Republic of Kazakhstan dated 10.07.2012 № 36-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after its first official publication); dated 03.07.2013 № 124-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after its first official publication); dated 13.01.2014 № 159-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after its first official publication); dated 29.09.2014 № 239-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day its first official publication); dated 29.12.2014 № 269-V (shall be enforced from 01.01.2015); dated 28.10.2015 № 368-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day its first official publication); dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication); dated 11.02.2020 № 370-VI (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Article 18-1. State control over compliance with the legislation of the Republic of Kazakhstan on the National Archive fund and Archiving work

State control over compliance with the legislation of the Republic of Kazakhstan on the National Archive Fund and Archives shall be carried out in the form of unscheduled inspections and preventive control with a visit to the subject (object) of control in accordance with the Entrepreneurial Code of the Republic of Kazakhstan.

Footnote. Article 18-1 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated 24.05.2018 № 156-VI (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication); as amended by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 06.04.2024 № 71-VIII (shall be enforced upon expiry of sixty calendar days after the day of its first official publication).

Article 19. State administration of archive-keeping

1. The state administration of archival affairs shall be carried out by the authorized body and local executive bodies of regions, cities of republican significance, the capital.

2. Instructions of the authorized body shall be binding for individuals and legal entities.

3. (Is excluded).
Footnote. Article 19, as amended – by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 20 December, 2004 № 13 (shall be enforced from 1 January 2005).

Article 20. System of the bodies of administration and maintenance of archive-keeping in the Republic of Kazakhstan

The system of the bodies of administration and maintenance of keeping archive shall include:

1) authorized body, local executive bodies of regions, cities of republican significance, the capital;

2) Archive institutions: National Archives of the Republic of Kazakhstan, Central State Archives, Library of the First President of the Republic of Kazakhstan - Elbasy, special state archives, state archives of regions, cities of republican importance, capital, cities and districts.

Footnote. Article 20, as amended – by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 20 December, 2004 № 13 (shall be enforced from 1 January 2005); dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication).

Article 21. Financing of State Archives

Financing of the state archives is carried out at the expense of:

1) budget funds;

2) funds received for the provision of paid activities for the sale of goods (works, services).

Footnote. Article 21 as amended by the Law of the Republic of Kazakhstan dated November 2, 2020 № 370-VI (shall be enforced ten calendar days after the day of its first official publication).

Article 22. Special state archives of the Republic of Kazakhstan

1. In order to ensure national security in the Ministry of Defense of the Republic of Kazakhstan, the National Security Committee of the Republic of Kazakhstan, the Ministry of Internal Affairs of the Republic of Kazakhstan, the State Security Service of the Republic of Kazakhstan, the General Prosecutor's Office of the Republic of Kazakhstan, the anti-corruption service, the economic investigation service, special state archives may be created.

2. Creation of the special state archives is carried out by the act of the President of the Republic of Kazakhstan.

3. State bodies of the Republic of Kazakhstan, in which special state archives have been created in accordance with the procedure established by this Law, shall be vested with the right to collect, acquire, temporarily and permanently store and use archival documents related to their activities.

4. The order of activity of the special state archives of the state bodies of the Republic of Kazakhstan is determined by regulatory legal acts.

Footnote. Article 22, as amended by the Laws of the Republic of Kazakhstan dated 08.05.2003 № 413; dated 20.12.2004 № 13 (shall be enforced from 01.01.2005); dated 27.05.2010 № 279-IV (the order of enforcement see Art. 2); dated 13.02.2012 № 553-IV (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after its first official publication), dated 04.07.2014 No 233-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after its first official publication); dated 07.11.2014, No 248-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after its first official publication); dated 06.04.2016 № 484-V (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day its first official publication); dated 03.07.2017 № 84-VI (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day its first official publication); dated 16.05.2018 № 155-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication); dated 28.12.2018 № 210-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication); dated 06.10.2020 № 365-VI (shall be enforced upon the expiration of ten calendar days after the day of its first official publication); dated 06.04.2024 № 71-VIII (shall be enforced upon expiry of sixty calendar days after the day of its first official publication).

Chapter 6. International cooperation Article 23. International relations and contacts

1. Individuals and legal entities - owners of the documents of the National Archival Fund may establish and maintain international relations and direct contacts.

2. State shall promote the expansion of contacts between archival institutions of the Republic of Kazakhstan and other countries in the mutual use of the available archive documents, if it does not harm the interests of the Republic of Kazakhstan.

Article 24. International treaties

If an international treaty ratified by the Republic of Kazakhstan stipulates norms other than those contained in the legislation of the Republic of Kazakhstan on keeping archive, the rules of the international treaty shall apply.

Article 25. The right of access to the archives of foreigners and stateless persons

1. Foreigners and stateless persons shall use the archive documents on the same basis, as citizens of the Republic of Kazakhstan.

2. Laws of the Republic of Kazakhstan may establish restrictions for citizens of those states that provide for restriction of access of the citizens of the Republic of Kazakhstan to their archives.

Article 26. Export of documents of the National Archival Fund outside the Republic of Kazakhstan

1. Export of documents of the National Archival Fund, owned by the state, outside the Republic of Kazakhstan is prohibited.

2. Authorized body of the Republic of Kazakhstan shall have the right to permit temporary export of documents of the National Archival Fund, owned by the state, outside the Republic of Kazakhstan in accordance with the procedure, approved by the Government of the Republic of Kazakhstan.

Chapter 7. Final Provisions Article 27. Responsibility for violation of the legislation of the Republic of Kazakhstan on the National Archival Fund and archives

1. Individuals and legal entities, guilty of violating the legislation on archive-keeping, shall be liable in accordance with the laws of the Republic of Kazakhstan.

2. Damage to the National Archival Fund shall be compensated in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan.

Footnote. Article 27, as amended by the Law of the Republic of Kazakhstan dated 04.06.2009 № 162-IV (the order of enforcement see Art. 2).

The President of the Republic of Kazakhstan

Ұлттық архив қоры және архивтер туралы

Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы N 326-I Заңы.

МАЗМҰНЫ

Ескерту. Заңның тақырыбына өзгеріс енгізілді - ҚР 28.10.2015 № 368-V Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).
Ескерту. Бүкіл мәтін бойынша:
"облыстардың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың)", "облыстың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың)", "облыстық (республикалық маңызы бар қалалық, астаналық)" деген сөздер тиісінше "облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың", "облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың", "облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың" деген сөздермен ауыстырылды;
"мұрағат", "мұрағаттарды", "мұрағаттардың", "мұрағаттар", "мұрағаты", "Мұрағат", "мұрағаттарының", "мұрағаттары", "мұрағаттың", "мұрағаттарындағы", "мұрағаттардағы", "мұрағатқа", "Мұрағатының", "мұрағаттарда", "мұрағаттарға", "мұрағаттық", "мұрағаттарынан", "мұрағаттарында" және "мұрағатты" деген сөздер тиісінше "архив", "архивтерді", "архивтердің", "архивтер", "архиві", "Архив", "архивтерінің", "архивтері", "архивтің", "архивтеріндегі", "архивтердегі", "архивке", "Архивінің", "архивтерде", "архивтерге", "архивтік", "архивтерінен", "архивтерінде" және "архивті" деген сөздермен ауыстырылды - ҚР 28.10.2015 № 368-V Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

Осы Заң Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құжаттарын жинау, жинақтау, сақтау, мемлекеттік есепке алу мен пайдалану және Қазақстан Республикасындағы архив ісін мемлекеттік басқару саласындағы қоғамдық қатынастарды реттейді.

Ескерту. Кіріспеге өзгеріс енгізілді - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

1-тарау. Жалпы ережелер

1-бап. Осы Заңда пайдаланылатын негізгі ұғымдар

Осы Заңда мынадай негізгі ұғымдар пайдаланылады:

1) арнаулы мемлекеттік архив – осы Заңның 22-бабының 1-тармағында көрсетілген Қазақстан Республикасы мемлекеттік органының архив мекемесі немесе бөлімшесі;

2) архив – архивтік құжаттарды жинауды, сатып алуды, жинақтауды, ретке келтіруді, сақтауды, есепке алу мен пайдалануды жүзеге асыратын заңды тұлға немесе оның құрылымдық бөлімшесі;

3) архив коллекциясы – қор құрушылар қызметінде қалыптасқан, бір немесе бірнеше белгілері бойынша біріктірілген құжаттардың жиынтығы;

4) архив қоры – бір-бірімен тарихи немесе қисынды байланысты архивтік құжаттардың жиынтығы;

5) архивтік құжат – қоғам мен мемлекет үшін маңыздылығына қарай сақталатын немесе сақталуға жататын, сол сияқты меншік иесі үшін құндылығы бар құжат;

6) архивтік құжаттарды есепке алу (бұдан әрі – есепке алу) – есепке алу бірліктерінде архивтік құжаттардың саны мен құрамын белгілеу және әрбір есепке алу бірлігінің белгілі бір кешенге және олардың есепке алу құжаттарындағы жалпы санына тиесілігін тіркеу;

7) архивтік құжаттарды пайдаланушы – ақпаратты пайдалану мақсатында алу үшiн архивтік құжаттарға жүгінетін жеке немесе заңды тұлға;

8) архивтік құжаттарды ретке келтіру (бұдан әрі – ретке келтіру) – архивтік құжаттарды сақтау бірліктеріне (істерге) қалыптастыру, осындай сақтау бірліктерін (істерді) Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасына сәйкес сипаттау және ресімдеу жөніндегі жұмыстар кешені;

9) архивтік құжаттарды электрондық нысанға аудару – архивтік құжаттардың электрондық көшірмелерін жасау және уәкілетті органмен келісу бойынша ақпараттандыру саласындағы уәкілетті орган айқындаған ақпараттық жүйелерге мәліметтерді көшіру;

10) архив ісі – жеке және заңды тұлғалардың Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорын қалыптастырумен, архивтерді, архив қорлары мен коллекцияларын құрумен, архивтік құжаттарды жинауды, жинақтауды, ретке келтіруді, сақтауды, есепке алу мен пайдалануды ұйымдастырумен байланысты қызмет саласы;

11) аса құнды құжат – Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының баға жетпестей тарихи-мәдени және ғылыми құндылығы, қоғам мен мемлекет үшін ерекше маңызы бар архивтік құжаты;

12) басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету – заңды тұлғалардың құжаттама жасау және құжаттарды жасау, алу кезінен бастап архивтік сақтауға бергенге дейін олармен жұмысты ұйымдастыру жөніндегі қызметі;

13) ведомстволық архив – архивтік құжаттарды жинауды, ретке келтіруді, уақытша сақтауды, есепке алуды, пайдалануды және Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алуды жүзеге асыратын мемлекеттік заңды тұлғаның мекемесі немесе құрылымдық бөлімшесі;

14) жеке архив – архивтік құжаттарды жинауды, сатып алуды, жинақтауды, ретке келтіруді, сақтауды, есепке алу мен пайдалануды жүзеге асыратын мемлекеттік емес заңды тұлға немесе оның құрылымдық бөлімшесі немесе қызметі, жинауы және сатып алуы нәтижесінде пайда болған жеке тұлғаның архивтік құжаттары;

15) жеке құрам жөніндегі құжаттар – жұмыскерлердiң еңбек қызметiн растайтын құжаттардың кешенi және оларды зейнетақымен қамсыздандыруға арналған ақшаның ұсталуы мен аударылуы туралы мәлiметтер;

16) Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры (бұдан әрі – Ұлттық архив қоры) – тарихи, ғылыми, әлеуметтік, экономикалық, саяси немесе мәдени маңызы бар мемлекеттік және мемлекеттік емес архив қорларының, коллекциялардың және архивтік құжаттардың жиынтығы;

17) құжат – материалдық жеткізгіште дәлме-дәл жазып алынған, сәйкестендіруге мүмкіндік беретін ақпарат;

18) Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қоры – аса құнды құжаттардың сақтандыру көшірмелерінің жиынтығы;

19) мемлекеттік архив – Ұлттық архив қорының құжаттарын жинау, сатып алу, жинақтау, ретке келтіру, тұрақты сақтау, мемлекеттік есепке алу мен пайдалану құқығы берілген мемлекеттік мекеме;

20) орталық мемлекеттік архив – архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласында басшылықты жүзеге асыратын орталық атқарушы органның қарауындағы мемлекеттік архив;

21) ресми құжат – жеке немесе заңды тұлға жасаған, Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен ресімделген және куәландырылған құжат;

22) уәкiлеттi орган – архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласында басшылықты жүзеге асыратын орталық атқарушы орган;

23) Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алу (бұдан әрі – мемлекеттік есепке алу) – архив қорларының саны мен құрамы, сақтау бірліктерінің саны туралы мәліметтерді қамтитын, Ұлттық архив қорының құжаттарын облыс, республикалық маңызы бар қала, астана және тұтастай алғанда мемлекет деңгейінде есепке алу жүйесі;

24) Ұлттық архив қорының құжаты – құжаттар құндылығының мемлекеттік сараптамасынан өткен, мемлекеттік есепке қойылған және тұрақты сақталуға жататын архивтік құжат;

25) "электрондық үкiметтiң" сервистік интеграторы – "электрондық үкiметтiң" архитектурасын дамытуды әдіснамалық қамтамасыз ету жөніндегі функциялар, сондай-ақ "Ақпараттандыру туралы" Қазақстан Республикасының Заңында көзделген өзге де функциялар жүктелген, Қазақстан Республикасының Үкiметi айқындайтын заңды тұлға.

Ескерту. 1-бап жаңа редакцияда - ҚР 16.05.2018 № 155-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); өзгеріс енгізілді - ҚР 14.07.2022 № 141-VII (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

2-бап. Ұлттық архив қоры және архив ісі

Ескерту. 2-баптың тақырыбына өзгеріс енгізілді - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

1. Ұлттық архив қоры Қазақстан халқының тарихи-мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және оны Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет қорғайды.

2. Ұлттық архив қорына Қазақстан Республикасынан тыс жерлерде сақтаулы және халықаралық келісімдерге сәйкес Қазақстанға қайтарылуға тиісті архив құжаттары да жатады.

3. Ұлттық архив қоры қоғам мен мемлекеттің қажеттерін қанағаттандыруға, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін іске асыруға қызмет етеді.

4. Архивтер ісін дамыту мен жетілдіруге қамқорлық жасауды мемлекет өз мойнына алады. Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтау барлық жеке және заңды тұлғалардың міндеті болып табылады.

Ескерту. 2-бапқа өзгеріс енгізілді - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

3-бап. Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңдары

Қазақстан Республикасының ұлттық архив қоры және архивтер туралы Заңдары Қазақстан Республикасының Конституциясына негізделеді және осы заң мен Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерінен тұрады.

2-тарау. Ұлттық архив қоры

4-бап. Ұлттық архив қорының құрамы

1. Ұлттық архив қорының құрамына:

1) заң актілері және басқа да ресми құжаттар;

2) басқару, ғылыми-зерттеу, жобалау-конструкторлық, технологиялық, патенттік-лицензиялық, картографиялық, геодезиялық, геологиялық, телеметриялық және басқа да арнаулы құжаттама;

3) электрондық ақпараттық ресурстар, машинамен оқуға бағдарланған және дыбыстық-бейне құжаттама;

4) тарих пен мәдениетті деректі ескерткіштері;

5) жеке адам тегінің құжаттары және ұлттық құндылық болып табылатын өзге де құжаттама;

6) Қазақстан Республикасының меншігіне түскен өзге де құжаттар;

7) аса құнды құжаттардың сақтандыру көшірмелері кіреді.

2. Алып тасталды - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).
Ескерту. 4-бапқа өзгерістер енгізілді - ҚР 2010.07.15 № 337-IV (қолданысқа енгізілу тәртібін 2-баптан қараңыз); 16.05.2018 № 155-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

5-бап. Ұлттық архив қорын қалыптастыру негіздері және оның жинақтау көздері

Ескерту. 5-баптың тақырыбы жаңа редакцияда - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

1. Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің, Қазақстан Республикасының Тұңғыш Президенті – Елбасы кітапханасының, арнаулы мемлекеттік архивтердің, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік архивтерінің, кітапханалардың және музейлердің құжаттары Ұлттық архив қорын қалыптастырудың негізі болып табылады.

2. Ұлттық архив қорының жинақтау көздері:

1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Парламент пен жергілікті өкілді органдардың, Конституциялық Соттың, Үкіметтің, орталық және жергілікті атқарушы органдардың, соттардың, прокуратура органдарының, Қазақстан Республикасының басқа да мемлекеттік заңды тұлғаларының, оның ішінде шет елдегілердің де ведомстволық архивтері;

2) жеке архивтер болып табылады.

3. Ұлттық архив қоры жеке және заңды тұлғалардың меншігіндегі архивтік құжаттарды сыйға тарту, өсиет етіп қалдыру, сатып алу арқылы да толықтырылуы мүмкін.

4. Мемлекет Қазақстан аумағынан тыс жерлерде табылған Қазақстан Республикасының тарихи мұра құжаттарын қайтаруға шаралар қолданады, жинақталған және Қазақстан Республикасымен тарихи байланысты құжаттарды іздестіру мен Отанына қайтаруды көтермелеп, қаржыландырып отырады.

Ескерту. 5-бапқа өзгерістер енгізілді - ҚР 2001.11.10 № 256 , 2004.12.20 № 13 (01.01.2005 бастап қолданысқа енгiзiледi); 28.10.2015 № 368-V (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 16.05.2018 № 155-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 05.11.2022 № 157-VII (01.01.2023 бастап қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

6-бап. Архивтік құжаттарды, архив қорлары мен коллекцияларын Ұлттық архив қорының құрамына жатқызу, оның жинақтау көздерін белгілеу тәртібі

1. Архивтік құжаттарды, архив қорлары мен коллекцияларын Ұлттық архив қорының құрамына жатқызу, оны жинақтау көздерін белгілеу, сондай-ақ оларды Ұлттық архив қорының құрамынан шығарып тастау құжаттардың құндылығына мемлекеттік сараптама жасау негізінде жүргізіледі. Құжаттардың жасалған жері, мазмұны, сыртқы ерекшеліктері олардың құндылығының өлшемшарттары болып табылады.

2. Құжаттардың құндылығына мемлекеттік сараптаманы уәкілетті орган құратын Орталық сараптау-тексеру комиссиясы және (немесе) Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві, арнаулы мемлекеттік архивтер, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың жергілікті атқарушы органдары құратын сараптау-тексеру комиссиялары жүргізеді.

3. Уәкiлеттi орган сараптау-тексеру комиссиясының қорытындысы негізінде:

1) Ұлттық архив қорының жинақтау көздерінің тиісті жергілікті атқарушы органдармен келісілген тізімдерін бекітеді;

2) архивтік құжаттарды, архив қорлары мен коллекцияларын Ұлттық архив қорының құрамына жатқызу, сондай-ақ оларды оның құрамынан шығарып тастау туралы шешім қабылдайды. Саяси және идеологиялық пікірлер бойынша шығарып тастауға тыйым салынады;

3) тарихи және өзге де құндылығы жоқ және практикалық маңызын жойған құжаттарды сақтау мерзімдері мен жою тәртібiн белгілейдi;

4) мемлекеттік басқарудың тиісті саласына (аясына) басшылықты жүзеге асыратын мемлекеттік органдар немесе мемлекеттік емес ұйымдар әзірлеген, сақтау мерзімдері көрсетіле отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде қалыптасатын құжаттардың салалық (ведомстволық) тізбелерін келіседі.

4. Ұлттық архив қорының жинақтау көздерінің:

1) республикалық меншiктегi архивтік құжаттарын Қазақстан Республикасының Ұлттық архивінің немесе орталық мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасының Президенті Архивінің және арнаулы мемлекеттік архивтердің келiсiмiнсiз;

2) коммуналдық меншiктегi архивтік құжаттарын облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың жергiлiктi атқарушы органының келісімінсіз;

3) жеке меншіктегі архивтік құжаттарын архивтің тұрған жеріне қарай, уәкілетті органның не облыстың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың жергілікті атқарушы органының келісімінсіз жоюға жол берілмейді.

Ескерту. 6-бап жаңа редакцияда - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

7-бап. Ұлттық архив қорының құжаттарын меншіктену құқықтарына кепілдік беру мен оларды қорғау

1. Ұлттық архив қорының құжаттары мемлекеттік және жеке меншікте болады.

2. Мемлекеттiк меншiкке:

1) Қазақстан Республикасының Ұлттық архивінде, орталық мемлекеттік архивтерде, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивінде, Қазақстан Республикасының Тұңғыш Президенті – Елбасы кітапханасында, арнаулы мемлекеттік архивтерде, мемлекеттік кітапханаларда және музейлерде сақтаулы республикалық меншіктегі құжаттар;

1-1) Қазақстан Республикасы Президентінің, Парламентінің, Үкіметінің, орталық атқарушы органдарының, Жоғарғы Сотының, Бас прокуратурасының, Ұлттық Банкінің және басқа да мемлекеттік республикалық заңды тұлғалардың қызметі нәтижесінде жасалған және жасалып жатқан құжаттар;

2) коммуналдық меншіктегі, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, қалалық, аудандық мемлекеттік архивтер мен олардың филиалдарында сақтаулы, жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару органдарының, соттардың, прокуратураның, коммуналдық кәсіпорындар мен басқа да мемлекеттік заңды тұлғалардың қызметі нәтижесінде жасалған және жасалып жатқан құжаттар;

3) Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қоры жатады.

3. Жеке, мемлекеттік емес заңды тұлғалар мен олардың бірлестіктерінің қызметі немесе жинауы, сатып алуы нәтижесінде жасалған құжаттары жеке меншікке жатады.

4. Уәкілетті органға Қазақстан Республикасының заңдарында белгіленген шекте Ұлттық архив қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттарын иелену және пайдалану құқықтары беріледі.

5. Архивтік құжат меншік иесінің келісімінсіз Қазақстан Республикасының заңдарында көзделген негіздерде архивтен алып қойылуы мүмкін.

6. Ұлттық архив қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттары мемлекет иелігінен алу мен жекешелендіру, сатып алу-сату, айырбастау немесе сыйға тарту, яғни меншік құқығын беруге байланысты мәмілелер жасау объектісі бола алмайды, сондай-ақ оларды тұрақты сақтау үшін басқа мемлекеттерге әкетуге болмайды.

7. Ұлттық архив қорының жеке меншіктегі құжаттары, меншік иесінің уәкілетті органмен алдын ала жазбаша келісімімен кейін ғана және аталған құжаттардың дубликаттарын немесе көшірмелерін мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға тапсырған жағдайда сатып алу-сату, айырбастау немесе сыйға тарту объектісі бола алады, сондай-ақ Қазақстан Республикасының тыс жерлерге әкетуге болады.

8. Жеке және мемлекеттік емес заңды тұлғалардың құжаттарын меншіктену құқығын мемлекетке беру тараптардың келісімі бойынша жасалады. Жеке адамдар құжаттарын пайдалануға шектеу мерзімін архивке берілген кезден бастап 70 жылдан аспайтын уақытқа белгілей алады.

Ескерту. 7-бапқа өзгерістер енгізілді - ҚР 2001.11.10 № 256 , 2004.12.20 № 13 (01.01.2005 бастап қолданысқа енгiзiледi); 28.10.2015 № 368-V (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 16.05.2018 № 155-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

8-бап. Заңды тұлғалар қайта құрылған не таратылған жағдайда архив құжаттарына меншік құқығы

1. Мемлекеттік ұйымдар жекешелендірілгенде, Қазақстан Республикасының заңдарында көзделген жағдайларды қоспағанда, жекешелендірілгенге дейін жасалған Ұлттық архив қорының құжаттары мемлекеттік меншік мәртебесін сақтап қалады.

2. Мемлекеттік заңды тұлғалардың шетел компаниясының немесе жеке адамның басқаруына берілген архивтері мемлекеттік меншік мәртебесін сақтап қалады және мемлекетке қайтарылуға тиіс.

3. Заңды тұлғалар қайта ұйымдастырылған кезде Ұлттық архив қорының құжаттары және жеке құрам жөніндегі құжаттар ретке келтірілген түрде құқық мирасқорларына берiледi.

4. Заңды тұлғалар таратылған кезде Ұлттық архив қорының құжаттары және жеке құрам жөніндегі құжаттар уәкiлеттi органмен келiсу бойынша тиісті мемлекеттік немесе арнаулы мемлекеттік архивке ретке келтірілген түрде сақтауға беріледі.

Ескерту. 8-бапқа өзгерістер енгізілді - ҚР 2001.11.10 № 256; 07.03.2014 № 177-V (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 16.05.2018 № 155-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

3-тарау. Ұлттық архив қоры құжаттарының мемлекеттік есебін жүргізу, оларды сақтау, сақталуын қамтамасыз ету, тұрақты сақтауға беру

9-бап. Мемлекеттік есепке алу

Ескерту. 9-баптың тақырыбына өзгеріс енгізілді - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

1. Ұлттық архив қорының құжаттары, олардың меншік нысандарына қарамастан, орталықтандырылған мемлекеттік есепке алынуға тиіс.

2. Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды жүзеге асыратын заңды тұлғалар құжаттардың құрамы туралы деректерді мемлекеттік есепке алуды уәкiлеттi орган айқындаған тәртiппен жүргiзедi және осы деректердi облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың жергiлiктi атқарушы органына ұсынады.

Ескерту. 9-бапқа өзгерістер енгізілді - ҚР 2004.12.20 № 13 (01.01.2005 бастап қолданысқа енгiзiледi); 16.05.2018 № 155-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

10-бап. Мемлекеттік қор каталогы

1. Уәкiлеттi орган Ұлттық архив қорының құжаттары және оның жинақтау көздерi туралы мәліметтерді қамтитын Мемлекеттік қор каталогын жүргiзеді.

2. Уәкiлеттi орган, осы Заңның 16-бабында көзделген жағдайларды қоспағанда, мемлекеттiк органдардың, жеке және заңды тұлғалардың сұрау салуларын қанағаттандыру үшiн Мемлекеттік қор каталогының ақпаратына қолжетімділікті және оның пайдаланылуын қамтамасыз етуге мiндеттi.

Ескерту. 10-бап жаңа редакцияда - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

11-бап. Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтау

1. Ұлттық архив қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттары ведомстволық және жеке архивтерде уақытша сақталу сатысынан өтеді, содан соң Ұлттық архив қорының құжаттарын тұрақты сақтауға айрықша құқық берілетін тиісті мемлекеттік архивтерге беріледі.

2. Ұлттық архив қорының құжаттарын тұрақты сақтауды Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві, Қазақстан Республикасының Тұңғыш Президенті – Елбасы кітапханасы, арнаулы мемлекеттік архивтер мен облыстардың және қалалардың мемлекеттік архивтері жүзеге асырады.

3. Жеке және заңды тұлғалар Ұлттық архив қорының құжаттарын жинау, жинақтау, сақтау, мемлекеттік есепке алу мен пайдалану үшін ведомстволық және жеке архивтер құрады.

4. Ұлттық архив қорының жеке меншіктегі құжаттарын сақтау және пайдалану жөніндегі міндеттемелер олардың меншік иелері Қазақстан Республикасының Ұлттық архивімен, орталық мемлекеттік архивтермен, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивімен, Қазақстан Республикасының Тұңғыш Президенті – Елбасы кітапханасымен немесе облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың жергілікті атқарушы органдарымен жасасатын шарттарда көрсетіледі.

5. Ұлттық архив қорының ресми құжаттарының мемлекеттік меншік болып табылатын төлнұсқаларымен жеке архивтерді жинақтауға тыйым салынады.

6. Алынып тасталды - ҚР 2011.07.05 № 452-IV (2011.10.13 қолданысқа енгізіледі) Заңымен.

Ескерту. 11-бапқа өзгерістер енгізілді - ҚР 2001.11.10 № 256, 2004.12.20 № 13 (01.01.2005 бастап қолданысқа енгiзiледi), 2011.07.05 № 452-IV (2011.10.13 бастап қолданысқа енгізіледі); 28.10.2015 № 368-V (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 16.05.2018 № 155-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

12-бап. Ұлттық архив қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету

1. Ұлттық архив қоры құжаттарының меншік иелері құжаттарды олардың сақталуын қамтамасыз ететін жағдайларда сақтауға міндетті. Мемлекеттік архивтер Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қорын құрады.

Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қоры Ұлттық архив қоры құжаттарының төлнұсқаларынан бөлек, арнайы жабдықталған архив құжаттарының қоймасында (архив қоймасында) сақталады.

2. Ұлттық архив қорының құжаттары (мемлекеттік меншіктегі), сондай-ақ мемлекеттік архивтер мен олардың филиалдарының үйлері, үй-жайлары мен жабдықтары иеліктен шығаруға жатпайды.

3. Архив қорлары, архив коллекциялары, олардың бөлiктерi заңдарда белгiленген тәртiппен Қазақстан Республикасының тарихи-мәдени мұрасының объектiлерiне жатқызылуы және тарих пен мәдениет ескерткiштерiнiң тiзiмiне енгiзiлуi мүмкiн.

Ескерту. 12-бапқа өзгерістер енгізілді - ҚР 2001.11.10 № 256, 2011.03.01 № 414-IV (алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап қолданысқа енгізіледі); 16.05.2018 № 155-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

13-бап. Ұлттық архив қорының құжаттарын тұрақты сақтауға беру

1. Ұлттық архив қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттары ведомстволық архивтерде сақтау мерзімі өткен соң мемлекеттік архивтерге тұрақты сақтауға берілуге тиіс.

1-1. Ұлттық архив қорының құжаттарын ретке келтірілген түрде беру мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына, Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларына сәйкес архивтерді өткізетін заңды тұлғалардың меншікті қаражаты есебiнен жүргiзiледi.

2. алып тасталды

3. Ұлттық архив қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттарын тұрақты сақтауға басқа мемлекеттерге беруді ерекше жағдайларда Қазақстан Республикасы Үкіметінің шешімі бойынша уәкілетті орган жүргізеді.

Ескерту. 13-бапқа өзгерістер енгізілді - ҚР 2001.11.10 № 256, 2004.12.20 № 13 (01.01.2005 бастап қолданысқа енгiзiледi); 16.05.2018 № 155-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

4-тарау. Ұлттық архив қорының құжаттарын пайдалану

14-бап. Ұлттық архив қорының құжаттарын пайдалану тәртібі

Ескерту. 14-бап алып тасталды - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

15-бап. Ұлттық архив қоры құжаттарын пайдаланудағы жеке және заңды тұлғалардың құқықтары мен мүдделеріне кепілдіктер

1. Мемлекеттік меншік болып табылатын архив құжаттарындағы ақпараттар мемлекеттік интеллектуалдық меншігі ретінде Қазақстан Республикасының заңдарымен қорғалады.

2. Қазақстан Республикасының мемлекеттік архивтері мен олардың филиалдарындағы құжаттар, сондай-ақ оларға арналған ақпарат жүйесі олар мемлекеттік архивтер мен филиалдарға келіп түскен соң бір жыл өткеннен кейін жұртшылықтың пайдалануы үшін ашылады.

3. Ұлттық архив қорының жеке меншіктегі құжаттарын пайдалану меншік иесінің келісімімен ғана жүзеге асырылады.

4. Қазақстан Республикасының жеке және заңды тұлғаларының мемлекеттік және ведомстволық архивтер мен олардың филиалдарында сақталатын, Ұлттық архив қорының пайдалану үшін ашық құжаттарын тегін пайдалануға құқығы бар. Жеке және заңды тұлғалардың жекелеген санаттарына құжаттарды пайдалануды шектеу осы Заңның 16-бабында белгіленеді.

5. Мемлекеттік, ведомстволық және жеке архивтер жеке және заңды тұлғаларға өздерінің құқықтары мен заңды мүдделерін қорғау үшін қажетті ақпаратты архивтік құжаттар негізінде беріп отыруға міндетті. Заңды және жеке тұлғалардың архивтік құжаттан куәландырылған архивтік көшірмелер мен үзінділер алуға құқығы бар. Мемлекеттік архивтер мен олардың филиалдары, ведомстволық және жеке меншік архивтер берген көшірмелер мен үзінділер түпнұсқалық заңды күші бар ресми құжаттар болып табылады.

Ескерту. 15-бапқа өзгерістер енгізілді - ҚР 2001.11.10 № 256; 28.10.2015 № 368-V (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 16.05.2018 № 155-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

15-1-бап. Архивтік құжаттарды электрондық нысанға аудару

1. Мемлекеттік органдар мемлекеттік қызметтерді көрсету үшін қажетті архивтік құжаттарды электрондық нысанға аударуды тұрақты негізде қамтамасыз етуге міндетті.

2. Осы баптың 1-тармағында көрсетілген архивтік құжаттарды электрондық нысанға аударуды "электрондық үкiметтiң" сервистік интеграторы жүзеге асырады.

3. Электрондық нысанға аударылған архивтік құжаттарға қол жеткізу мемлекеттік, коммерциялық және өзге де заңмен қорғалатын құпияларды қорғау жөніндегі талаптар сақтала отырып, барлық мүдделі мемлекеттік органдар үшін ашық болып табылады.

4. Мемлекеттік архивтің немесе ведомстволық архивтің уәкілетті қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылған архивтік құжаттың электрондық көшірмесі архивтік құжаттың бастапқы түпнұсқасына тең болып табылады.

Ескерту. 4-тарау 15-1-баппен толықтырылды - ҚР 17.11.2015 № 408-V Заңымен (01.03.2016 бастап қолданысқа енгізіледі).

16-бап. Ұлттық архив қорының құжаттарын пайдаланудағы шектеулер

1. Ұлттық архив қорының мемлекеттік және мемлекеттік емес құпиялары бар құжаттарын пайдаланудағы шектеулер, оларды құпиясыздандыру және жалпы пайдалануға беру тәртібі Қазақстан Республикасының заңдарымен белгіленеді.

2. Алып тасталды - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

3. Пайдалануға шектеу қоюға құқығы бар меншік иелерінің архив құжаттарын олардың өздері немесе құқық мұрагерлері (мұрагерлері) келісім бергенде ғана пайдалануға болады.

4. Аса құнды құжаттардың төлнұсқалары, сондай-ақ физикалық жай-күйі қанағаттанарлықсыз архивтік құжаттар архивтік құжаттарды пайдаланушыларға берілмейді. Олардың орнына көшірмелері беріледі.

Ескерту. 16-бапқа өзгеріс енгізілді - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

16-1-бап. Ұлттық архив қорының құжаттарын пайдаланушылардың мiндеттерi

Ұлттық архив қорының құжаттарын пайдаланушылар:

1) пайдаланылатын құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге;

2) пайдаланылған құжаттар мәтiнiнiң өңiн айналдыруға және оны бұрмалауға жол бермеуге;

3) құжаттарды жариялаған кезде олардың сақталу орнын және оның иесін көрсетуге міндетті.

Ескерту. 16-1-баппен толықтырылды - ҚР 2001.11.10 № 256 Заңымен.

17-бап. Мемлекеттік архивтердің тауарларды (жұмыстарды, көрсетілетін қызметтерді) өткізу бойынша ақылы қызмет түрлерін көрсету негізі мен тәртібі

Ескерту. 17-баптың тақырыбы жаңа редакцияда - ҚР 16.05.2018 № 155-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); өзгеріс енгізілді – ҚР 02.11.2020 № 370-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

1. Мемлекеттік архивтер тауарларды (жұмыстарды, көрсетілетін қызметтерді) өткізу бойынша ақылы қызмет түрлерін көрсетуге құқылы.

Тауарларды (жұмыстарды, көрсетілетін қызметтерді) өткізу бойынша ақылы қызмет түрлеріне:

1) ретке келтіру;

2) жеке және заңды тұлғалардың тапсырыстары (өтінімдері) бойынша құжаттама жасау мен құжаттаманы басқарудың қазіргі заманғы негіздерін оқыту жөніндегі курстар мен семинарлар өткізу;

3) архив істері мен құжаттарын реставрациялау, консервациялау, түптеу, архивтік қораптарды дайындау;

4) архивтік құжаттардың сақтандыру көшірмелерін дайындау, мәтінін қалпына келтіру;

5) архивтік құжаттардың көшірмесін жасау;

6) осы Заңның 15-1-бабының 1-тармағында көрсетілген архивтік құжаттарды қоспағанда, жеке және заңды тұлғалардың тапсырыстары (өтінімдері) бойынша архивтік құжаттарды электрондық нысанға аудару;

7) жеке және заңды тұлғалардың тапсырыстары (өтінімдері) бойынша құжаттамалық көрмелерді ұйымдастыру және өткізу;

8) жеке және заңды тұлғалардың тапсырыстары (өтінімдері) бойынша генеалогиялық және тақырыптық сипаттардағы ақпаратты анықтау;

9) сақтау мерзімдерін көрсете отырып, құжаттар тізбесін, істер номенклатураларын әзірлеу;

10) әдістемелік әдебиетті, архивтік құжаттардың жинақтарын, оқыту және басқа да жарияланымдарды басып шығару және өткізу;

11) архивтік құжаттарды депозитарлық сақтау жатады.

2. Құжаттарды коммерциялық жолмен пайдалану кезінде оларға меншік құқығы олардың меншік иесінде сақталады.

Ескерту. 17-бапқа өзгерістер енгізілді - ҚР 2001.11.10 № 256, 2004.12.20 № 13 (01.01.2005 бастап қолданысқа енгiзiледi), 2006.07.05 № 165 (01.01.2008 бастап қолданысқа енгiзiледi), 2007.05.08 № 247; 16.05.2018 № 155-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 02.11.2020 № 370-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

5-тарау. Архив ісін мемлекеттік реттеу мен басқару

18-бап. Архив ісін мемлекеттік реттеу

1. Алып тасталды - ҚР 29.09.2014 № 239-V (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгiзiледi) Заңымен.

1-1.Алып тасталды – ҚР 19.04.2023 № 223-VII (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңымен.

2. Уәкілетті орган жүзеге асыратын архив ісін мемлекеттік реттеу мәселелеріне:

1) архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласында бірыңғай мемлекеттік саясатты іске асыру;

2) Ұлттық архив қорының құжаттарын басып шығару қағидаларын бекіту;

2-1) алып тасталды - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі);
2-2) алып тасталды - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі);

2-3) мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесін, олардың сақталу мерзімдерін көрсете отырып, бекіту;

2-4) алып тасталды - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі);

2-5) мемлекеттік архивтердің үлгілік штаттарын бекіту;

2-6) мемлекеттік архивтердің тауарларды (жұмыстарды, көрсетілетін қызметтерді) өткізу бойынша ақылы қызмет түрлерін көрсету және олардың тауарларды (жұмыстарды, көрсетілетін қызметтерді) өткізуден түскен ақшаны жұмсау қағидаларын бекіту;

2-7) орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларын бекіту;

2-8) Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қорын құру және сақтау қағидаларын бекіту;

2-9) мемлекеттік архивтер өткізетін тауарларға (жұмыстарға, көрсетілетін қызметтерге) бағалар белгілеу;

3) Орталық сараптау-тексеру комиссиясы және орталық мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиялары туралы ережелерді бекіту;

4) алып тасталды - ҚР 03.07.2013 № 124-V Заңымен (алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі);

5) алып тасталды - ҚР 29.12.2014 № 269-V (01.01.2015 бастап қолданысқа енгізіледі) Заңымен;

6) Қазақстан Республикасының мемлекеттiк архивтерінен шығатын архив анықтамаларына және архив құжаттарының көшiрмелерiне апостиль қою;

7) Ұлттық архив қорының құжаттары бойынша ақпараттық желі және деректер қорын құру;

8) алынып тасталды - ҚР 13.01.2014 № 159-V Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі);

9) автоматтандырылған архивтік технологиялар әзiрлеу мен енгізуді ұйымдастыру;

10) Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттің, қоғамның және азаматтардың сұрау салулары мен қажеттіліктерін қанағаттандыру үшін басып шығаруды және пайдалануды ұйымдастыру;

11) Ұлттық архив қорын және Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қорын қалыптастыру мен олардың жұмыс істеуі, Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды қамтамасыз ету;

12) республикалық меншіктегі тарихи және мәдени құжаттық ескерткіштерді қорғау, оларды сақтау және пайдалану;

13) Қазақстан Республикасының тарихы жөнiндегi шет елдердегi архив құжаттарын жинау мен оларды елге қайтару;

14) алынып тасталды - ҚР 13.01.2014 № 159-V Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі);

15) архив ісін басқару және жүргізу органдарының қызметіне әдістемелік басшылық жасау және оны үйлестіру;

16) архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету мәселелеріне салааралық ұйымдастырушылық-әдістемелік басшылық жасау;

17) Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуын мемлекеттік бақылау;

18) архив iсi жөнiндегi халықаралық ұйымдарда Қазақстан Республикасының өкiлдiгін қамтамасыз ету;

19) Қазақстан Республикасының заңдарында, Қазақстан Республикасы Президентінің жарлықтарында және Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулыларында көзделген өзге де өкілеттіктерді жүзеге асыру жатады.

3. Облыстың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың жергiлiктi атқарушы органы жүзеге асыратын қатынастарды мемлекеттiк реттеу және архив iсiн басқару мәселелерiне:

1) облыстың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың аумағында архив iсi және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы бiрыңғай мемлекеттiк саясатты iске асыру;

2) облыстың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың мемлекеттік архивтерінің сақтауына қабылданған Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды, толықтыруды және пайдалануды ұйымдастыру;

3) облыстың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың мемлекеттік архивтерінде сақталатын Ұлттық архив қоры құжаттарын мемлекеттiк есепке алуды жүргiзу және олардың сақталуын қамтамасыз ету;

4) коммуналдық меншiктегi тарихи және мәдени құжаттық ескерткіштерді қорғау, оларды сақтау мен пайдалану;

5) алып тасталды - ҚР 03.07.2013 № 124-V Заңымен (алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі);

6) құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығына сараптама жүргiзудi ұйымдастыру;

7) облыстың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың мемлекеттік архивтерінде сақталатын Ұлттық архив қорының құжаттары бойынша деректер қорын қалыптастыру;

8) облыстың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың аумағында архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету мәселелеріне ұйымдастырушылық-әдiстемелiк басшылық жасау;

8-1) Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің және орталық мемлекеттік архивтердің жинақтау көздерін қоспағанда, облыстың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың аумағында Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуын мемлекеттік бақылау;

9) жеке және заңды тұлғалардың сұрауларын орындауды ұйымдастыру;

10) сараптау-тексеру комиссиясы туралы ереженi бекiту;

11) Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттiң, жеке және заңды тұлғалардың сұрауларын қанағаттандыру үшiн пайдалану;

12) облыстың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың тарихы бойынша архив құжаттарын жинау және қайтару;

13) жергілікті мемлекеттік басқару мүддесінде Қазақстан Республикасының заңнамасымен жергілікті атқарушы органдарға жүктелетін өзге де өкілеттіктерді жүзеге асыру жатады.

Ескерту. 18-бап жаңа редакцияда - ҚР 2011.07.05 № 452-IV (2011.10.13 бастап қолданысқа енгізіледі) Заңымен, өзгерістер енгізілді - ҚР 2012.07.10 № 36-V (алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 03.07.2013 № 124-V (алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 13.01.2014 № 159-V (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 29.09.2014 № 239-V (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейiн күнтiзбелiк он күн өткен соң қолданысқа енгiзiледi); 29.12.2014 № 269-V (01.01.2015 бастап қолданысқа енгізіледі); 28.10.2015 № 368-V (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 16.05.2018 № 155-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 02.11.2020 № 370-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 19.04.2023 № 223-VII (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

18-1-бап. Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуын мемлекеттік бақылау

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуын мемлекеттік бақылау Қазақстан Республикасының Кәсіпкерлік кодексіне сәйкес жоспардан тыс тексеру және бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы профилактикалық бақылау нысанында жүзеге асырылады.

Ескерту. 18-1-бап жаңа редакцияда - ҚР 24.05.2018 № 156-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); өзгеріс енгізілді – ҚР 06.04.2024 № 71-VIII (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік алпыс күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

19-бап. Архив ісін мемлекеттік басқару

1. Архив iсiн мемлекеттiк басқаруды уәкiлеттi орган мен облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың жергілiктi атқарушы органдары жүзеге асырады.

2. Уәкілетті органның нұсқаулары жеке және заңды тұлғалардың орындауы үшін міндетті.

3. алып тасталды

Ескерту. 19-бапқа өзгеріс енгізілді - ҚР 2004.12.20 № 13 (01.01.2005 бастап қолданысқа енгiзiледi) Заңымен.

20-бап. Қазақстан Республикасындағы архив ісін басқару мен жүргізу органдарының жүйесі

Архив ісін басқару мен жүргізу органдарының жүйесіне:

1) уәкiлеттi орган, облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың жергiлiктi атқарушы органдары);

2) архив мекемелері: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасының Тұңғыш Президенті – Елбасы кітапханасы, арнаулы мемлекеттік архивтер, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, қалалардың және аудандардың мемлекеттік архивтері кіреді.

Ескерту. 20-бапқа өзгеріс енгізілді - ҚР 16.05.2018 № 155-VI Заңымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

21-бап. Мемлекеттік архивтерді қаржыландыру

Мемлекеттік архивтерді қаржыландыру:

1) бюджет қаражаты;

2) тауарларды (жұмыстарды, көрсетілетін қызметтерді) өткізу бойынша ақылы қызмет түрлерін көрсеткені үшін алынған қаражат есебінен жүзеге асырылады.

Ескерту. 21-бап жаңа редакцияда – ҚР 02.11.2020 № 370-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңымен.

22-бап. Қазақстан Республикасының арнаулы мемлекеттік архивтері

1. Ұлттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету мақсатында Қазақстан Республикасының Қорғаныс министрлігінде, Қазақстан Республикасының Ұлттық қауіпсіздік комитетінде, Қазақстан Республикасының Ішкі істер министрлігінде, Қазақстан Республикасының Мемлекеттік күзет қызметінде, Қазақстан Республикасының Бас прокуратурасында, сыбайлас жемқорлыққа қарсы қызметте, экономикалық тергеп-тексеру қызметінде арнаулы мемлекеттік архивтер құрылуы мүмкін.

2. Арнаулы мемлекеттік архивтерді құру Қазақстан Республикасы Президентінің актісімен жүзеге асырылады.

3. Қазақстан Республикасының осы Заңда белгіленген тәртіппен арнаулы мемлекеттік архивтер құрылған мемлекеттік органдарына өздерінің қызметіне қатысты архив құжаттарын жинау, сатып алу, уақытша және тұрақты сақтау және пайдалану құқығы беріледі.

4. Қазақстан Республикасының арнаулы мемлекеттік архивтері қызметінің тәртібі нормативтік құқықтық актілермен белгіленеді.

Ескерту. 22-бапқа өзгеріcтер енгізілді - ҚР 2003.05.08 № 413, 2004.12.20 № 13 (2005.01.01 бастап қолданысқа енгiзiледi), 2010.05.27 № 279-IV, 2012.02.13 № 553-IV (алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 04.07.2014 № 233-V (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейiн күнтiзбелiк он күн өткен соң қолданысқа енгiзiледi); 07.11.2014 № 248-V (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейiн күнтiзбелiк он күн өткен соң қолданысқа енгiзiледi); 06.04.2016 № 484-V (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 03.07.2017 № 84-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 16.05.2018 № 155-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 28.12.2018 № 210-VІ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 06.10.2020 № 365-VI (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 06.04.2024 № 71-VIII (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік алпыс күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Заңдарымен.

6-тарау. Халықаралық ынтымақтастық

23-бап. Халықаралық байланыстар мен қарым-қатынастар

1. Ұлттық архив қоры құжаттарының меншік иелері - жеке және заңды тұлғалар халықаралық байланыстар мен тікелей қарым-қатынастар орнатып, жасап отыруға құқылы.

2. Қазақстан Республикасының мүдделеріне нұқсан келтірмесе, мемлекет архив құжаттарын бірлесіп пайдалану жөнінде Қазақстан Республикасы мен басқа мемлекеттердің архив мекемелері арасындағы қарым-қатынастардың кеңейтілуіне жәрдемдеседі.

24-бап. Халықаралық шарттар

Егер Қазақстан Республикасы бекіткен халықаралық шартта Қазақстан Республикасының архив ісі жөніндегі заңдарындағыдан өзгеше нормалар белгіленсе, халықаралық шарттың нормалары қолданылады.

25-бап. Шетелдіктер мен азаматтығы жоқ адамдардың архивті пайдалану құқығы

1. Архив құжаттарын шетелдіктер мен азаматтығы жоқ адамдар Қазақстан Республикасының азаматтары пайдаланатын негіздерде пайдаланады.

2. Өз мұрағаттарына Қазақстан азаматтарына кіруге шектеу көзделген мемлекеттердің азаматтарына қатысты Қазақстан Республикасының заңдарында сондай шектеу белгіленуі мүмкін.

26-бап. Ұлттық архив қорының құжаттарын Қазақстан Республикасынан тыс жерлерге әкету

1. Ұлттық архив қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттарын Қазақстан Республикасынан тыс жерлерге әкетуге тыйым салынады.

2. Қазақстан Республикасының уәкілетті органы Ұлттық архив қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттарын Қазақстан Республикасынан тыс жерлерге уақытша әкетуге Қазақстан Республикасының Үкіметі бекітетін тәртіпке сәйкес рұқсат беруге құқылы.

7-тарау. Қорытынды ережелер

27-бап. Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңдарын бұзғаны үшін жауапкершілік

1. Архив ісі жөніндегі заңдарды бұзуға кінәлі болған жеке және заңды тұлғалар Қазақстан Республикасының заңдарына сәйкес жауапты болады.

2. Ұлттық архив қорына келтірілген зиян Қазақстан Республикасының заңдарына сәйкес өтелуге тиіс.

Қазақстан Республикасының Президенті