Нотариаттық іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықты бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2011 жылғы 23 тамызда № 294 Бұйрығы. Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде 2011 жылы 12 қыркүйекте № 7182 тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2012 жылғы 31 қаңтардағы № 32 Бұйрығымен

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Әділет министрінің 2012.01.31 № 32 (алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Бұйрығымен.

"Нотариат туралы" Қазақстан Республикасының Заңы 32-бабының 3) тармақшасына сәйкес, БҰЙЫРАМЫН:
1. Бұйрықтың 1-қосымшасына сәйкес Нотариаттық іс жүргізу жөніндегі нұсқаулық бекітілсін.
2. Бұйрықтың 2-қосымшасына сәйкес Қазақстан Республикасы Әділет министрінің кейбір бұйрықтарының күші жойылсын.
3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінің Тіркеу қызметі және құқықтық көмек көрсету комитетінің төрағасына жүктелсін.
4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Министр P.Түсіпбеков

"Келісілген"
Қазақстан Республикасының
Байланыс және ақпарат министрі
______________ А.Жұмағалиев
23 тамыздағы 2011 жыл

Қазақстан Республикасы
Әділет министрінің
2011 жылғы 23 қыркүйектегі
№ 294 бұйрығына
1 қосымша

Нотариаттық іс жүргізу жөніндегі нұсқаулық

1. Жалпы ереже

1. Осы нотариаттық іс жүргізу жөніндегі нұсқаулық (бұдан әрі - Нұсқаулық) "Нотариат туралы" Қазақстан Республикасы Заңының (бұдан әрі - Заң) 4-бабына сәйкес әзірленді.
Нұсқаулық нотариустардың құжаттармен жұмысын ұйымдастыру және бірыңғай нотариаттық ақпараттық жүйенің электрондық тізілімін жүргізу (бұдан әрі - БНАЖ электрондық тізілімі) тәртібін регламенттейді және нақтылайды.
Мемлекеттік нотариустардың немесе жеке практикамен айналысатын нотариустың нотариаттық іс-әрекеттерін тіркеу нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеуге тізілімінде және БНАЖ электрондық тізілімінде жүргізіледі.
2. Нотариаттық іс жүргізу "Қазақстан Республикасындағы тіл туралы" Қазақстан Республикасының Заңына және Заңның 5-бабына сәйкес жүргізіледі.
3. Іс жүргізуді ұйымдастыру және дұрыс жүргізу, мұрағаттық құжаттарды сақтау және есебін жүргізу, пайдалану, сондай-ақ нотариаттық құжаттарды мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыруды аумақтық әділет органы бастығының бұйрығымен мемлекеттік нотариаттық кеңсенің бір нотариусы мемлекеттік нотариаттық кеңседе жүргізеді.
Жеке практикамен айналысатын нотариустың іс жүргізуін және мұрағатын ұйымдастыруды және дұрыс жүргізілуін нотариустың өзі жүргізеді.
Осы Нұсқаулықтың талаптарын мемлекеттік нотариустің немесе жеке практикамен айналысушы нотариустың орындауын бақылауды аумақтық әділет органы аумақтық нотариаттық палатамен бірлесіп жүзеге асырады.
4. Мемлекеттік нотариус жұмыстан босатылған немесе басқа жұмысқа ауысқан жағдайда оның мұрағатына, оның міндеттеріне жауапкершілік басқа нотариусқа жүктеледі, ол туралы қабылдау-табыстау актісі түзіледі. Жеке практикамен айналысатын нотариустың лицензиясының қолданысы тоқтатылған кезде аумақтық әділет органы мен нотариаттық палата құжаттарды басқа нотариусқа немесе тиісті жеке нотариаттық мұрағатқа беру жөнінде шара қабылдайды.
5. Жеке практикамен айналысатын нотариустың лицензиясының қолданысы тоқтатылған кезде жеке нотариустың БНАЖ электрондық тізіліміндегі деректерге қол жеткізу құқығы жеке нотариаттық мұрағатқа мына түрде беріледі:
аумақтық әділет органы БНАЖ-да нотариустың қызметіне тексеру тағайындалғаны туралы мәліметті (бұйрықтың күні, нөмірі, негіздемесі) тіркейді;
нотариаттық палата БНАЖ-да нотариустың мұрағаттық құжаттарын қабылдағаны және бергені туралы мәліметті тіркейді;
Қазақстан Республикасының Әділет министрлігі БНАЖ-да лицензияның қолданысы тоқтатылғаны туралы мәліметті (бұйрықтың күні, нөмірі, негіздемесі) тіркейді.
Аталған мәліметтерді тіркеген кезде БНАЖ-да болатын деректерге қол жеткізу жеке нотариаттық мұрағатқа ұсынылды.
Мемлекеттік нотариустың БНАЖ электрондық тізілімінің мәліметтеріне қол жеткізу құқығы мемлекеттік нотариусты жұмыстан босату туралы бұйрық туралы мәліметті БНАЖ-ға енгізу арқылы аумақтық әділет органына беріледі.
6. Жеке нотариустың лицензиясының қолданысы тоқтатылған немесе тоқтатыла тұрған, мемлекеттік нотариус жұмыстан босатылған немесе демалыста болған кезде Қазақстан Республикасының Әділет министрлігі бұйрық қолданысқа енгізілген сәттен бастап бұйрық (бұйрықтың күні, нөмірі, тоқтата тұру мерзімі мен негіздемесі немесе жұмыстан босату, демалыста болуы) туралы деректерді енгізу арқылы нотариаттық іс-әрекетті БНАЖ электрондық тізіліміне тіркеу мүмкіндігін жабады. Лицензияның қолданысы қалпына келтірілген кезде Қазақстан Республикасының Әділет министрлігі оның жолын ашады.
7. БНАЖ жұмысы тоқтап қалған жағдайда нотариус БНАЖ жұмысының тоқтатылғаны туралы акті жасайды, ол туралы БНАЖ арқылы БНАЖ тоқтаған сәттен бастап бір сағат ішінде осы Нұсқаулыққа 1 қосымшадағы нысан бойынша "Ұлттық ақпараттық технологиялар" акционерлік қоғамына хабарлайды.
БНАЖ жұмысы тоқтап қалған кезеңде жеке практикамен айналысатын нотариус пен мемлекеттік нотариус нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеу тізілімінде нотариаттық іс-әрекеттерді тіркейді.
БАНЖ жұмысын қалпына келтірген кезде нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеу үшін тізілімдегі жазбалар БНАЖ жұмысы қалпына келтірілген кезде ағымдағы күннен кешіктірілмей БНАЖ электрондық тізіліміне ауыстырылады.
8. Жеке практикамен айналысатын нотариустың немесе мемлекеттік нотариустың БНАЖ арқылы мемлекеттік электрондық ақпараттық ресурстардан мәліметтерді жеке мақсаты үшін пайдалануына жол берілмейді.

2. Қызметтік құжаттарды дайындау

9. Қызметтік құжаттарды дайындау Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің міндетін атқарушының 2009 жылғы 25 қыркүйектегі № 128 бұйрығымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардағы құжаттандыру және құжаттаманы басқарудың үлгілік ережесіне (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 5834 тіркелген) сәйкес ресімделеді.
10 Құжатты ұйымға, оның құрылымдық бөлімшесіне, лауазымды тұлғасына жіберген кезде оның атауы жолды әріптермен, жартылай қою шрифтімен атау септігінде, құжат жіберіліп жатқан лауазымды тұлға барыс септігінде жазылады.
Хат-хабардың пошталық мекенжайы құжат жіберіліп жатқан ұйымның атауынан кейін толығымен көрсетіледі. Құжат азаматтарға жіберілген жағдайда, алдымен пошталық мекенжайы, содан кейін алушының тегі мен аты-жөні көрсетіледі.
11. Құжаттардың уақытын көрсету екі түрлі тәсілмен жүргізіледі: күнін жазуда айы мен жылын цифрлармен, ал айының атауын сөзбен жазу (2011 жылдың 27 қаңтары), үш жұп араб сандары арқылы (27.01.11 ж.). Егер айдың саны мен нөмірі бір саннан тұратын болса, олардың алдынан "0" қойылады (02.02.11 ж.)
Егер құжат бланкіге жазылмаған болса, онда күні қолтаңбадан төмен құжаттың сол жағына қойылады.
12. Қызметтік құжаттардың барлық даналарына мемлекеттік нотариус немесе жеке практикамен айналысатын нотариус қол қояды (құжатқа қол қойған тұлғаның лауазымының атауы, оның жеке қолы және оның толық мағынасы (мысалы, нотариус (қолы) О.О.Омарова)).
Комиссия дайындаған құжаттарға қол қойылғанда құжатты жасаған тұлғалардың қызметі көрсетілмейді, комиссия құрамындағы міндеттердің бөлінуі (комиссия төрағасы, комиссия мүшелері) көрсетіледі.
13. Құжатқа қоса берілетін қосымшалар құжат мәтінінен кейін әрбір қосымшадағы парақ саны мен даналардың саны жазылып аталып көрсетіледі. Егер құжатта мәтінде ескертілетін қосымшалар болса, онда қосымшада тек парақтар саны мен даналар саны көрсетіледі.
14. Сұрау салуға жауап берілгенде сұрау салынған құжаттың нөмірі мен күніне сілтеме жасалады.
15. Екі және одан көп парақтан тұратын құжаттар нөмірленуге, баулануға және мөрмен бекітілуге тиіс."

3. Құжаттарды қабылдау, тіркеу және жіберу

16. Нотариусқа келіп түскен барлық хат-хабарлар, оның ішінде жеке практикамен айналысатын нотариусқа және мемлекеттік нотариаттық кеңсеге пошта бойынша немесе қолдан алып келген мұрагерліктен бас тарту туралы өтініш, мұрагерлікті қабылдау туралы өтініш, мұраға құқығы туралы куәлікті беру туралы өтініш тіркеуден өтуі тиіс.
Жеке практикамен айналысатын нотариус немесе мемлекеттік нотариус құжаттарды қолдан қабылдап алған кезде оны алғаны туралы қолхат береді.
17. Құжаттарды есепке алу үшін және оның орындалуын бақылау үшін нотариустар мынадай:
осы Нұсқаулықтың 2 қосымшасына сәйкес нысан бойынша кіріс хат-хабарларының журналын;
осы Нұсқаулықтың 3 қосымшасына сәйкес нысан бойынша шығыс құжаттарының журналын жүргізеді.
18. Жеке практикамен айналысатын нотариусқа және мемлекеттік нотариусқа келіп түскен құжаттар кіріс хат-хабарларының журналында тіркеуден өтеді.
Алынған құжаттың бірінші бетінің төмен оң жақ шетінде кіріс хат-хабарлар журналының тиісті реттік нөміріне сәйкес келетін оның тіркелген күні мен нөмірі, сондай-ақ құжат тігілетін нарядтың нөмірі қойылады.
19. Шығыс құжаттары шығыс хат-хабарлары журналында тіркеледі. Құжатта осы Нұсқаулыққа 4 қосымшаға сәйкес нысан бойынша шығыс хат-хабарлары журналының реттік нөміріне сәйкес келетін тіркеу мөртабаны, сондай-ақ оның көшірмесі сақталатын нарядтың нөмірі қойылады.
20. Хат-хабарлар мекенжайларға пошта арқылы немесе қолмен апару арқылы жіберілді.

5. Нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеу үшін тізілімді жүргізу тәртібі. Нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеу.

21. Заңның 49-бабына сәйкес барлық нотариаттық іс-әрекеттер нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеу тізілімінде және БНАЖ электрондық тізілімінде (бұдан әрі - Тізілімдер) тіркеледі.
22. Нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеу тізілімі байланады, парақтары нөмірленеді және мемлекеттік нотариаттық кеңселерде - аумақтық әділет органының қызметкері, жеке практикамен айналысатын нотариуста - аумақтық нотариаттық палатаның мөрмен және қолтаңбасымен бекітіледі.
23. Нотариустың нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеуге арналған бір тізілімі болады. Бір мезгілде бірнеше тізілімді жүргізуге жол берілмейді.
Әрбір нотариаттық іс-әрекетке реттік нөмір берілді. Нөмірлер қайталанбайды, және таяқша арқылы жазылмайды.
24. Куәландырылған жазбаға немесе берілетін құжатқа нотариус қол қойғаннан кейін нотариаттық іс-әрекеттерді нотариус тізілімде тіркейді.
25. Нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеу тізілімінде өшіруге жол берілмейді. Түзетулер, ескертулер, түзетулер нотариустың қолтаңбасы мен мөрімен бекітіледі. Нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеу тізілімінде жазбаларды қарандашпен жазуға жол берілмейді.
Нотариаттық іс-әрекеттерді нөмірлеген кезде нотариаттық іс-әрекеттерді қателіктер белгілі болған жағдайда анықталған түзетулер, толықтырулар, ескертулер анықталғаны туралы нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеу тізілімінде нотариустың қолы қойылған анықтама жасалады және осы Нұсқаулыққа 5 қосымшаға сәйкес нысан бойынша нотариаттық іс-қимылдарды тіркеу тізілімінің аяғына тігіледі.
БНАЖ электрондық тізілімінде түзетулер мен қателер "Ескертпе" деген бағанда ескертіледі.
26. Тізілімдерде нотариустар жасаған барлық іс-әрекеттер жазылады. Нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеу тізіліміндегі нөмірлер мен жазбалар БНАЖ электрондық тізіліміндегі нөмірлер мен жазбалармен сәйкес келуі тиіс.
27. Нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеу тізілімі осы Нұсқаулыққа 6 қосымшаға сәйкес нысан бойынша 7 бағаннан тұрады:
1 бағанда - нотариаттық іс-әрекеттің нөмірі (тіркелген нотариаттық іс-әрекеттің реттік нөмірі көрсетіледі);
2 бағанда - нотариаттық іс-әрекеттің жасалған күні (нотариаттық іс-әрекеттің жасалған күні көрсетіледі);
3 бағанда - нотариаттық іс-әрекет жасалынған тұлғалардың атауы мен тұратын жері (азаматтардың немесе өкілдердің тегі, аты, әкесінің аты мен (ата-анасының, қамқоршысының, қорғаншысының) тұратын жері, нотариаттық іс-әрекет жасалынған заңды тұлғаның атауы мен орналасқан жері көрсетіледі. Егер мәміленің бір қатысушысы сенімхат бойынша әрекет ететін болса, қосымша, сенім білдірілген адамның тегі, аты, әкесінің аты, сенімхаттың нөмірі мен күні көрсетіледі. Осы бағанда дербес қол қоя алмайтын тұлғалар үшін қол қойған азаматтардың, сондай-ақ аудармашылардың тегі, аты, әкесінің аты және тұратын жері көрсетіледі.
Нотариаттық ресімделген құжаттың (шарт, өсиетхат, сенімхат, куәлік) данасы мемлекеттік нотариаттық кеңсенің ісінде немесе жеке нотариуста қалған жағдайларда тараптардың мекенжайы көрсетілмейді);
4 бағанда - нотариаттық іс-әрекетті жасау үшін келген жеке тұлғаны куәландыратын құжаттың деректері (нотариаттық іс-әрекетті жасауға жүгінген жеке тұлғаны куәландыратын құжаттың деректері көрсетіледі);
5 бағанда - нотариаттық іс-әрекеттің мазмұны (құжаттың көшірмесінің дұрыстығын куәландырған кезде көшірмелердің даналарының саны, беттердің саны, құжаттың атауы, құжат берілген тұлғаның тегі мен аты-жөні, құжатты берген органның атауы көрсетіледі. Мәмілені куәландырған кезде осы бағанда мәміленің түрі көрсетіледі (өсиетхат, сату-сатып алу шарты, меншік құқығы туралы куәлік, мұраға құқығы туралы куәлік т.б.). Сенімхатты куәландырған кезде сенімхаттың түрі көрсетіледі);
6 бағанда - мемлекеттік баж (тариф) өндіріп алынды немесе төлеуден босатылғаны туралы белгі (нотариаттық іс-әрекет жасағаны үшін өндіріп алынған мемлекеттік баждың сомасы немесе жеке нотариусқа төленген сома көрсетіледі), сома төлем тапсырмасы бойынша өндіріліп алынғанда оны берген нөмірі мен күні қойылады. Азамат мемлекеттік баж төлеуден немесе жеке нотариус соманы төлеуден босатылған жағдайда "... негізінде төлеуден босатылған" деген белгі көрсетіледі (босату негіздемесі көрсетіледі);
7 бағанда - нотариаттық ресімделген құжатты алғаны туралы қолхат.
28. БНАЖ электрондық тізілімі осы Нұсқаулыққа 7 қосымшаға сәйкес нысан бойынша мынадай үлгіде толтырылатын 9 бағаннан тұрады:
1 бағанда - нөмірі (БНАЖ берген нотариустың нөмірі және тізілімнің реттік нөмірі көрсетіледі);
2 бағанда - тіркелген күні (нотариаттық іс-әрекеттің тіркелген күні көрсетіледі);
3 бағанда - нақты жасалынған күні (нотариаттық іс-әрекеттің нақты жасалынған күні (БНАЖ жұмысының тоқтап қалу немесе шығу арқылы нотариаттық іс-әрекетті жасау себебінен);
4 бағанда - қатысушылары (тегі, аты және әкесінің аты, оның туған күні мен туған жері, заңды тұлғаның атауы мен оның нотариаттық іс-әрекет жасалынған тұрған жері көрсетіледі. Егер мәміленің біреуі сенімхат бойынша әрекет ететін болса, қосымша, сенім білдірілген тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты, сенімхатты берген нөмірі мен күні көрсетіледі. Осы бағанда құжатқа дербес қол қоя алмайтын, тұлғалар үшін қол қойғандардың тегі, аты, әкесінің аты көрсетіледі).
5 бағанда - жеке басты куәландыратын құжаты (жеке сәйкестендіру нөмірі (ЖСН) көрсетіледі. Нотариаттық іс-әрекет жасау үшін келген тұлғаның ЖСН болмаған жағдайда оның деректерін енгізу қолдан жасалады (жеке басты куәландыратын құжатының деректемелері, құжатының (жеке куәлігі немесе паспорты) нөмірі, күні және кім бергені);
6 бағанда - өндіріп алынды (нотариаттық іс-әрекетті жасағаны үшін өндіріп алынған сома көрсетіледі);
7 бағанда - мәртебесі (расталған, расталмаған, күші жойылған құжаты). Расталған (нотариус куәландырған құжаты), расталмаған (егер жүгінген тұлға нотариаттық іс-қимылды жасаудан бас тартқан жағдайда, бұл ретте күші жойылудың себебі көрсетіледі), күші жойылған (өтініштің негізінде күші жойылған нотариаттық іс-әрекет, тараптардың келісімі, шарттың бұзылуы).
8 бағанда - нотариаттық іс-әрекеттің мазмұны. Мәміле жасалған кезде осы бағанда мәміле түрі көрсетіледі (өсиетхат, сату-сатып алу шарты, меншік құқығы туралы куәлік, мұраға құқығы туралы куәлік және т.б.). Сенімхатты куәландырған кезде сенімхат түрі көрсетіледі. Құжаттың көшірмесін куәландырған кезде құжаттың атауы, көшірме даналарының саны көрсетіледі;
9 бағанда - ескертпе (ескертулер, түзетулер, нотариаттық іс-қимылдарды жарамсыз деп танулар, соттың шешімі негізінде күшін жоюдың салдарлары көрсетіледі).
29. Банктердің, кәсіпорындардың, ұйымдардың, несие (қарыз) беру жөніндегі хабарламалары бойынша жылжымайтын мүлікті иеліктен айыруға нотариустар салатын тыйымдар осы Нұсқаулыққа 8 қосымшаға сәйкес нысан бойынша жылжымайтын мүлікті иеліктен айыруға тыйым салуды тіркеуге арналған тізілімде тіркеледі және осы Нұсқаулыққа 9 қосымшаға сәйкес нысан бойынша жылжымайтын мүлікті иеліктен айыруға тыйым салуларды есепке алу алфавиттік кітабын енгізіледі.

6. Шетелде іс-әрекет етуге арналған құжаттарды ресімдеу

30. Шетелде іс-әрекет етуге арналған құжаттарға қол қойған кезде нотариаттық іс-әрекет жасау үшін келген тұлға құжатта тегін, атын, әкесінің атын кезектілігімен жеке басты куәландыратын құжатта көрсетілгендей етіп жазады.
31. Куәландыратын жазбаны толтырған кезде нотариустың тегі, аты, әкесінің аты толығымен көрсетіледі, сондай-ақ мемлекеттік нотариаттық кеңсесінің толық атауы қатаң түрде мөрдің бедеріне сәйкес, күні сөздермен көрсетіледі. Құжатқа қол қойған тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты оның жеке басын куәландыратын құжаты бойынша кезектілікпен көрсетіледі.
32. Мөр бос орынға куәландыратын мәтіннің астынан, мәтінге және нотариустың қолтаңбасына жеткізбей қойылады. Мәтін түгелімен басып шығарылады (оның ішінде нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеу тізілімінің реттік нөмірі, өндіріп алынған сома немесе жеке практикамен айналысатын жеке нотариусқа нотариаттық іс-әрекет жасағаны үшін төленген сома).
33. Нотариаттық іс-қимыл жасатқызған тұлғаларға құжаттың бірінші данасы беріледі.
Құжаттар қайырылмайды, аяғына дейін толтырылмаған жолдары, бос орындары сызылмайды, бекіту төртабанын қоюға жол берілмейді. Құжаттар жібек жіппен немесе қызыл немесе ақ түсті летнамен үш жерден тесіліп тігіледі.

7. Нотариустың мөрі, мөртабаны және бланкісі

34. Нотариустың жеке мөрі болады (бұдан әрі - Мөр).
35. Мемлекеттік нотариустың мөрі "Қазақстан Республикасындағы тіл туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 21-бабы мен Заңның 22-бабының талаптарына сәйкес дайындалады.
36. Жеке практикамен айналысатын нотариустың мөрі Қазақстан Республикасы Әділет министрінің "Жеке нотариустың мөрі туралы" 1999 жылғы 24 ақпандағы № 16 бұйрығына (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тіркелімінде № 702 тіркелген) сәйкес дайындалады.
37. Нотариустың тегі, аты, әкесінің аты мөрдің мәтінінде оның жеке басын куәландыратын құжат бойынша жасалынады.
38. Аумақтық әділет органы нотариустың мөрін дайындауға тапсырыс беруді жүзеге асырады және мөрді осы Нұсқаулықтың 10 қосымшасына сәйкес нысан бойынша мөрді беру журналында қол қою арқылы береді.
39. Мөрді жеке практикамен айналысатын нотариус және мемлекеттік нотариус нотариаттық расталған немесе куәландырылған құжатты беру кезінде нотариустың қызметіне байланысты куәландырылған жазбаның мәтінін, қаулыда, тапсырмада (сұрау салуда) және құжаттарда өзінің қолтаңбасын бекіту үшін пайдаланады.
40. Мөрдің жоғалғаны немесе ұрланғаны туралы жеке практикамен айналысатын нотариус және мемлекеттік нотариус оның жоғалғаны немесе ұрланғаны белгілі болған күннен бастап бір күні ішінде аумақтық әділет органына және нотариаттық палатаға хабарлайды.
41. Мемлекеттік нотариус қызметінен босатылған немесе жеке практикамен айналысатын нотариустың нотариустың лицензиясының қолданысы тоқтатылған кезде нотариустың мөрі жойылады.
42. Жеке практикамен айналысатын нотариустың лицензиясының қолданысы тоқтатылған немесе мемлекеттік нотариус, жеке практикамен айналысатын нотариус демалыста (оның ішінде бала бағу демалысында) жүрген жағдайда мөр лицензияның тоқтатылған мерзімінде немесе демалыста жүрген (оның ішінде бала бағу демалысы) мерзімде лицензияның қолданысын тоқтату туралы немесе демалысқа (бала бағу демалысы бойынша) шыққаны туралы бұйрықпен танысқан сәттен бастап бір жұмыс күні ішінде аумақтық әділет органына сақтауға тапсырылады.
43. Мөрді пайдаланған кезде көк немесе сия көк бояғыштар қолданылады, қара, көп түсті бояғыштар қолдануға жол берілмейді.
44. Аумақтық әділет органы мөрді жоғалтқан немесе жойған жағдайда ақпаратты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінің интернет-ресурсына жариялайды.
45. Жеке практикамен айналысатын нотариустың және мемлекеттік нотариустың "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес электрондық цифрлық қолтаңбасы болады.
46. Нотариустың жеке бланкілері болады (бұдан әрі - Бланкі)
47. Бланкілерді аумақтық әділет органның немесе аумақтық нотариаттық палатаның тапсырыстары бойынша қызметтің осы түріне уәкілеттігі бар баспасөз кәсіпорыны дайындайды.
Бланкі екі рет жазылған "Қазақстан" деген сөзі мен ағылшын тілінде қысқартылған (KAZ) сөзі арасында қазақ өрнегі бар оптикалық ағартусыз құжаттамалық қорғалған су белгісі бар қағазда дайындалады.
А-4 парағының бланкісі төменгі оң жақ шеті кезектілікпен нөмірленген түсі ақ формат.
48. Аумақтық әділет органдарына немесе аумақтық нотариаттық палатаға бланкілерді беру осы Нұсқаулықтың 11 қосымшасына сәйкес нысан бойынша бланкілерді беру журналына қол қою арқылы жүргізіледі.
49. Бланкілерді жеке практикамен айналысатын нотариус және мемлекеттік нотариус нотариаттық іс-әрекет жасаған кезде пайдаланады.
Бланкіде ресімдеуге жатпайтын және жай қағазда жасалатын құжат, ол жеке нотариустың істерінде қалатын шарттың данасы, сондай-ақ құжаттың данасы жай қағазда жасалады (жеке нотариустың ісінде қалатын құжаттың данасына нотариаттық іс-әрекет жасауға жүгінген тұлғаға берілген құжаттың данасын ресімдеу үшін пайдланылған бланкінің нөмірі жазылады).
Нотариаттық іс-әрекет ресімдеуге байланысты емес нотариустың хатын және құжатын дайындаған кезде бланкіні пайдалануға жол берілмейді.
50. Аумақтық әділет органы мен аумақтық нотариаттық палата дайындаушыдан алынған, жеке нотариусқа берілген, қайтарылған, пайдаланылмаған, бүлінген, техникалық ақауы бар, бірдей нөмірлі бланкілердің есебін жүргізеді, сондай-ақ нотариаттық қызметпен айналысу құқығына лицензиясының қолданысы тоқтатылған немесе тоқтата тұрған жағдайларда да жүргізеді.
51. Бланкілер жоғалған, ұрланған жағдайда жеке нотариус немесе аумақтық нотариаттық палата ол жоғалған немесе ұрланған сәттен бастап бір жұмыс күні ішінде ол туралы ішкі істер органдары мен аумақтық нотариаттық палатаға хабарлайды.
52. Жеке практикамен айналысатын нотариустың нотариаттық іс-әрекетпен айналысу құқығына лицензиясының күші тоқтатылған, тоқтата тұрған кезде немесе мемлекеттік нотариус атқаратын қызметінен босатылған кезде пайдаланылмаған бланкілер осы Нұсқаулыққа 12 қосымшаға сәйкес нысан бойынша бланкілерді табыстау актісі бойынша аумақтық әділет органына немесе аумақтық нотариаттық палатаға тапсырылады.
53. Нотариаттық іс-әрекет жасау барысында бланкі бүлінген жағдайда жеке практикамен айналысатын нотариус немесе мемлекеттік нотариус бланкінің өзінде көлбеу сызықпен қара немесе сия көк түспен баспасөз бас әріптермен "БҮЛІНГЕН" деген сөз жазылады. Жазбаны бланкіні толтырған нотариус қолтаңбасымен куәландырады. Бүлінген бланкілер аумақтық әділет органына немесе аумақтық нотариаттық палатаға қайтарылуы тиіс.
54. Аумақтық әділет органы мен аумақтық нотариаттық палата осы Нұсқаулыққа 13 қосымшаға сәйкес нысан бойынша бүлінген бланкілерді жояды және жойғаны туралы акті жасайды.
55. Құжаттарды ресімдеген кезде бекіту төртабаны пайдаланылады. Бекіту төртабанының бедері көк немесе сия көк түсті штемпелді бояумен орындалады.
Куәландырылған жазбаны орындаған кезде бекіту мөртабанын пайдалану барысында техникалық құралдарды қолдану арқылы немесе көк немесе сия көк бояуларды қолдана отырып, төртабанның толтырылмаған жерін толықтырып жазуға болады. Көк немесе сия көк бояуларды қолдан қолдана отырып нотариаттық іс-әрекеттің тіркеу нөмірін және техникалық құралдарды қолдана отырып куәландырылған жазбаларды орындаған кезде өндіріп алынған мемлекеттік баждың (нотариаттық тарифтің) сомасын қоюға болады. Куәландыратын жазбаны қолдан жазған кезде де көк немесе сия көк бояу пайдаланылды.
56. Мөрлер, жеке бланкілер, куәландырылған жазбалар жеке практикамен айналысатын нотариустың немесе мемлекеттік нотариаттық кеңсенің үй-жайындағы сейфтерде немесе мөр басылатын жанбайтын металл шкафтарды сақталады.
57. Аумақтық әділет органының белгілі бір бұйрығымен жеке практикамен айналысатын нотариус немесе мемлекеттік нотариаттық кеңсенің бір нотариусы мөрлерді, жеке бланкілерді, куәландыратын жазбалардың мөртабандарын пайдалануды, сақтауды және есебін жүргізуді жүзеге асырады.

8. Істер номенклатурасын жасау

58. Істер номенклатурасы құжаттарды істерде топтастыруға, істерді жүйелендіруге және есепке алуға, оларды сақтау мерзімін белгілеуге арналған және уақытша және тұрақты (10 жылдан астам) сақтауға істер жазбасын жасау үшін, сондай-ақ уақытқа сақтаудағы істерді (10 жылға дейінгіні қоса алғанда) есепке алу үшін негіздеме болып табылады.
59. Істер номенклатурасын жеке практикамен айналысатын нотариус, мемлекеттік нотариаттық кеңседе мемлекеттік нотариаттық кеңсенің бір нотариусы (ағымдағы жылдың 15 қарашасынан кешіктірмей) жасайды және келесі күнтізбелік жылдың 1 қаңтарынан бастап үш данада қолданысқа енгізіледі.
Мемлекеттік нотариаттық кеңсенің істер номенклатурасын аумақтық әділет органының басшысы, жеке практикамен айналысатын нотариустың істер номенклатурасын нотариустың өзі бекітеді.
60. Мемлекеттік нотариаттық кеңседегі істер номенклатурасы мемлекеттік мұрағатпен келісіледі.
Жеке практикамен айналысатын нотариус істер номенклатурасын мемлекетті мұрағатқа келісуге ұсынбайды.
61. Істер номенклатурасы осы Нұсқаулыққа 14 қосымшаға сәйкес Үлгілі істер номенклатурасының негізінде жасалады, онда істер тақырыбы, оларды сақтау мерзімдері көрсетіліп, нотариустың барлық құжатталатын қызметтері (істер, тізілімдер, кітаптар, журналдар) қамтылады. Баспасөз басылымдар істер номенклатурасына енгізілмейді.
Істер номенклатурасында жыл ішінде қосымша нарядтар жүргізу үшін бұрын көзделмеген резервтік нөмірлер қарастырылады.
62. Жылдың соңында осы Нұсқаулыққа 15 қосымшаға сәйкес нысан бойынша істер номенклатурасына жүргізілген нарядтардың саны туралы қорытынды жазба енгізіледі.
Істер номенклатурасының данасы уақытша сақтаудағы есептік құжат ретінде мемлекеттік нотариаттық кеңсенің немесе жеке практикамен айналысатын нотариустың мұрағатында қалады.
63. Мемлекеттік нотариаттық кеңседегі және жеке практикамен айналысатын нотариустың барлық құжаттары атқарылғаннан кейін нарядтарға топтастырылады.
64. Нарядтарға бір жылдың құжаттары топтастырылады.
65. Статистикалық есептер оны жасаған уақытына қарамастан мазмұны бойынша қатысы бар жылдың нарядына тігілуі тиіс.
66. Оған қатысы жоқ құжаттарды, сондай-ақ шимай жазбалар мен құжат жобаларын нарядтарға енгізуге болмайды.

9. Істерді қалыптастыру

67. Жеке практикамен айналысатын нотариустың немесе мемлекеттік нотариаттық кеңседегі барлық құжаттар істер номенклатурасына сәйкес топтастыру арқылы істерге қалыптастырылады және істердің ішінде жүйелестіріледі.
Істер белгілі бір мәселеге, белгілі бір нотариаттық іс-әрекетке қатысты құжаттар жеке топтастырылған папкалардан тұрады.
68. Істерге бір күнтізбелік жылдың құжаттары топтастырылады, оған бірнеше күнтізбелік жылдар бойы ауысып жалғасатын істер жатпайды.
69. Істердің ішінде құжаттар хронологиялық тәртіппен жүйелендіріледі; "Хат алмасу" деген істе сұрау салу-құжаттары жауап-құжаттарымен топтастырылады.
70. Істерді қалыптастырған кезде жеке практикамен айналысатын нотариус пен мемлекеттік нотариус мыналарды сақтайды:
бекітілген істер номенклатурасына сәйкес құжаттарды істерге орналастырады;
сақтау мерзімі бойынша құжаттарды істерге қалыптастырады;
ауысатын істерді қоспағанда, бір күнтізбелік жылдың құжаттарын істерге топтастырады;
олардың бекітілген немесе жасалынған күніне қатыссыз құжаттарға жататын құжаттарға біріктіреді;
қайтаруға жататын, артық даналар, шимай сызбалар тігілмейді;
факс, электрондық пошта және телефонограмма арқылы алынған хабарламалар жекелеген номенклатуралық істерге орналастырылады.
71. Ауқымы бойынша істер 250 парақтан аспау тиіс. Егер істегі парақтар саны 250 істен асып кетсе, екі томға бөлінеді.
Істе бірнеше том болатын болса, істің индексі мен тақырыбы істің әрбір томының мұқабасына "1 том", "2 том" қосылып орналастырылады.
72. Жеке практикамен айналысатын нотариустың және мемлекеттік нотариустың мұрагерлік істерді ресімдеуге байланысты қаулылар мен өкімдерінің көшірмелері мұрагерлік істерге орналастырылады.
Нотариаттық істерді кейінге қалдыру туралы қаулылардың көшірмелері кейінге қалдырылған нотариаттық іс-әрекеттерге байланысты құжаттармен топтастырылады.
Нотариаттық іс-әрекеттерді жасаудан бас тарту туралы қаулының көшірмелері нотариаттық іс-әрекет жасаудан бас тартылған құжаттарға біріктіріледі.

10. Істерді ресімдеу. Істердің тізбесін жасау.

74. Істерді ресімдеу істерді сақтауға дайындау жөнінде кешенді жүргізілетін жұмыстардан тұрады, ол мұқабадағы, брошюродағы сипаттаманы, парақтардың нөмірленуін, куәландыратын жазбаны және ішкі сипаттаманы қамтиды.
75. Жеке практикамен айналысатын нотариустың және мемлекеттік нотариаттық кеңсенің істері жүргізілген кезде және күнтізбелік жыл аяқталған соң істерді жүргізу аяқталғаннан кейін ресімделуі тиіс (ауысатын істерді қоспағанда).
76. Істер осы Нұсқаулыққа 16 қосымшаға сәйкес нысан бойынша мұқабаға орналастырылады, онда мыналар көрсетіледі:
істі кім жүргізді - жеке практикамен айналысатын нотариустың тегі, аты-жөні, мемлекеттік нотариаттық кеңсенің атауы жазумен;
номенклатуралық индекс (егер іс бірнеше томнан тұратын болса, істер номенклатурасы ауыстырылды, индекс томның нөмірімен толықтырылды);
істің тақырыбы (істер номенклатурасынан ауыстырылады);
істің күні (жүргізілген күні және күнінің аяқталуы, оның ішінде бірнеше томнан тұратын, іске енгізілген ең ерте және ең кеш құжаттың күні есептеледі, олар сөзді-цифрлы тәсілін ресімделеді);
істегі (томдағы) парақтардың саны (куәландыратын парақтың деректеріне сәйкес қойылады);
істің сақталу мерзімі (істер номенклатурасына сәйкес).
77. Істер аяқталған соң іс жүргізуде істер номенклатурасына сәйкес белгіленетін оның сақталу мерзіміне сәйкес толық немесе жартылай ресімдеу жүргізіледі.
78. Істер толық ресімделген соң құжаттар тікелей қаңтардан бастап желтоқсанға дейін хронологиялық кезектілікпен қайтадан топтастырылады.
79. Іс жүргізу аяқталғаннан кейін тұрақты және уақытша (10 жылдан артық) сақтау мерзімі үшін істерді толық ресімдеу мыналарды көздейді:
істегі парақтарды нөмірлеу;
істегі куәландыру парағын жасау;
істегі құжаттың ішкі тізбесін жасау;
істі қатты мұқабаға тігу;
төрт жерден тесіп мықты жіппен тізу;
осы Нұсқаулықтың 76 тармағына сәйкес істердің мұқабасына барлық деректерді толтыру.
80. Істерге салынған конверттерді қоса алғанда, істердің барлық парақтары қарандашпен нөмірленеді.
Куәландырушы парақ және ішкі тізбе жеке нөмірленеді.
Нөмірлеу құжаттың әрбір бетінің жоғарғы оң жақ жағында араб цифрымен жасалады. Егер, парақта жаңасымен сәйкес келмейтін ескі нөмірлену болатын болса, онда бұрынғы нөмір сызылып тасталады да, жанынан жаңа нөмір қойылады.
Егер, іс бірнеше томнан, ал том бірнеше бөлімнен тұратын болса, әрбір томның немесе бөлімнің беттері жеке нөмірленеді.
81. Куәландырушы парақ істің соңында тігіледі.
Куәландырушы парақта осы Нұсқаулыққа 17 қосымшаға сәйкес нысан бойынша цифрлармен және жазумен осы істегі (том) беттердің саны көрсетіледі, басқа күнтізбелік жылдың құжаттары бар екендігі, литер нөмірлерімен белгіленген парақтарының, нөмірі өткізілген парақтарының, желімденген немесе бүлінген парақтарының бар екендігі ескертіледі.
Куәландырушы парақта ресімделген істердегі кез келген өзгерістер көрсетілуі тиіс: құжаттардың алынуы, құжаттардың қосылуы, ол бар куәландырушы параққа өзгерістер енгізу арқылы (бұл ретте ескі мәтін оқылатындай етіп сызып тасталады, өзгерістерді нотариустар ескертеді, күнін қояды, қол қойылады және нотариустың мөрінің бедерімен куәландырылады) немесе істің соңына тігілетін жаңа куәландырушы парақ жасау арқылы жасалынады. Бұл ретте ескі куәландырушы парақ сызып тасталады және істе қалдырылады.
Куәландырушы параққа нотариус мөрін қоя отырып, қызметін және куәландырушы жазбаны жасаған күнін көрсетіп қол қояды.
82. Тұрақты және уақытша сақтау (10 жылдан астам) мерзіміндегі істерде осы Нұсқаулыққа 18 қосымшаға сәйкес нысан бойынша ішкі жазба жасалады.
Ішкі жазба жеке парақта жасалынады. Әрбір құжат дербес реттік нөмірмен ішкі тізбеге енгізіледі, 2 бағанда - істер номенклатурасына сәйкес құжаттың индексі, 3 бағанда - құжаттың күні, 4 бағанда - нотариаттық іс-әрекеттің атауы, 5 бағанда парақтардың нөмірі көрсетіледі.
Куәландыратын құжатқа қоса берілетін және оған тігілетін барлық құжаттар мен құжаттардың көшірмелері ішкі жазбада айтылмайды. Бұл ретте "істің парақтарының нөмірі" деген бағанда қосымшаларымен бірге куәландырылған құжаттары бар істің нөмірі қойылады.
Ішкі жазбаның қорытынды жазбасы болуы тиіс, оған енгізілген құжаттардың саны мен ішкі жазбаның парақтарының саны цифрлармен және жазбамен көрсетіледі.
Ішкі жазбаға жеке практикамен айналысатын нотариус немесе мемлекеттік нотариус қол қояды және істің басына тігіледі.
83. Істер көп жағдайда уақытша сақтауға тігіледі (10 жыл және одан кем).
Уақытша істер (10 жылға дейін) тігу папкаларында сақталады, құжаттарды қайтадан жүйелендіру жасалынбайды, істің парақтары нөмірленбейді, куәландырушы жазбалар, куәландырушы-жазба, ішкі тізбе жасалынбайды.
84. Күнтізбелік жыл аяқталған соң іс жүргізуде аяқталған тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақтау істеріне осы Нұсқаулыққа 19 қосымшаға сәйкес нысан бойынша тұрақты сақтаудағы істердің тізбесі жеке жасалынады. Тізбе істердің күндері мен парақтарын көрсете отырып, істер тақырыбының тізбесін көрсетеді.
Уақытша сақтаудағы (10 жылға дейін) істерге тізбе жасалынбайды.
85. Әрбір іс тізбеге дербес реттік нөмірмен енгізіледі. Егер іс бірнеше томнан тұратын болса, әрбір том тізбеге дербес нөмірмен енгізіледі. Тізбенің деректемелері істің (том) мұқабасына шығарылған мәліметтерге дәлме-дәл толтырылды.
Тізбенің соңында қорытынды жазба жасалынады, онда осы тізбедегі істердің саны цифрлармен және жазумен көрсетіледі.
86. Істердің тізбесіндегі барлық даналарға жеке практикамен айналысатын нотариус, аумақтық әділет органы бастығының бұйрығына сәйкес іс жүргізуді ұйымдастыру және дұрыс жүргізу жүктелген мемлекеттік нотариаттық кеңсенің мемлекеттік нотариусы қол қояды.
87. Жеке практикамен айналысатын нотариустың немесе мемлекеттік нотариаттық кеңседе сақталатын істердегі құжаттары қайтарылған немесе алынған жағдайда мыналарға беріледі:
оның атына қайтарылатын құжаттар ресімделген тұлғаға немесе жеке басын куәландыратын құжатын ұсынған жағдайда оның өкіліне;
өкілдің өкілеттігін растайтын құжаты;
құжатты қайтаруға негіз болған құжаты (шартты бұзғаны туралы келісімі, бұзылған шартты куәландырған нотариуспен келісімді куәландырмаған кезде);
соттың, прокуратураның, негізінде алып қойылатын құжатын ұсынған кезде тергеу органдары қызметкерлеріне.
Құжаттарды істерге қайтару немесе алып қою мынадай тәртіппен жүргізіледі: іс тігіледі, құжаттар алып қойылады, оның орнына алып қойылған құжаттардың көшірмелері, ол нотариустың қолтаңбасымен және мөрінің бедерімен расталады және негізінде қайтарылған және алып қойылған құжат тігіледі (алып қою хаттамасы, соттың ұйғарымы (сұрау салу), шартты бұзғаны туралы келісім). Қайтарылған немесе алып қойылған құжатты поштамен жіберген жағдайда ілеспе хат дайындалады, көшірмесі іске тігіледі.
Істердің нөмірленуі өзгерген кезде, бұл ретте куәландырушы парақта парақтың нөмірінің өзгергені туралы белгі қойылады.
88. Нотариусқа оның істерінен бұрын алынған құжат қайтарылған жағдайда олар бұрын көшірмесі алынған іске қайта тігіледі.
89. Оның негізінде құжаттың алып қойылғаны немесе нотариаттық іс-әрекет жасалғаны туралы ақпарат берілген құжаттар іске тігіледі.
90. Жеке практикамен айналысатын нотариус немесе мемлекеттік нотариус жүргізген тізілімдер, кітаптар, журналдар оған бірінші дер жазба енгізгенге дейін тігіледі, парақтары нөмірленеді. Нөмірленген және тігілген парақтардың саны кітаптың соңғы парағының беткі жағына көрсетіледі. Жеке практикамен айналысатын нотариус жүргізетін кітаптар үшін нөмірленген және тігілген парақтардың саны туралы жазба нотариаттық палатаның лауазымды тұлғасының қолымен және мөрімен расталады. Мемлекеттік нотариаттық палатада жұмыс істейтін мемлекеттік нотариус жүргізетін кітаптар үшін нөмірленген және тігілген парақтардың саны туралы жазбаны аумақтық әділет органының лауазымды тұлғасының қолымен және мөрімен расталады.

11. Істерді уақытша сақтау. Істерді беру Мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету

91. Жеке практикамен айналысатын нотариуста немесе мемлекеттік нотариаттық кеңседе қалыптасатын тұрақты немесе уақытша (10 жылдан артық) сақтау мерзіміндегі істер, оның ішінде тізілімдер, кітаптар, журналдар жүргізілген сәтінен бастап жеке нотариаттық мұрағатқа немесе мемлекеттік мұрағатқа берілгенге дейін жеке практикамен айналысатын нотариуста немесе мемлекеттік нотариаттық кеңседе уақытша сақталуы тиіс.
92. Жеке практикамен айналысатын нотариустың нотариаттық қызметпен айналысу құқығына берілген лицензиясының қолданысы тоқтатыла тұрған жағдайда нотариаттық іс-әрекетті жасау өкілеттіктерімен бірге бір мезгілде уақытша сақтауда тұрған ағымдағы номенклатуралық істер оны алмастырушы нотариусқа беріледі, ол туралы аумақтық әділет органы аумақтық нотариаттық палатамен келісілген бұйрық шығарады.
93. Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағаттық қорының құрамды бөлігі болып табылатын нотариаттық құжаттарды орталықтан сақталуы және сақталуын қамтамасыз ету үшін және Заңның 29-1-бабына сәйкес жеке нотариаттық мұрағаттар жұмыс істейді. Жеке нотариаттық мұрағаттар аумақтық нотариаттық палаталардың филиалдары болып табылады.
94. Жеке нотариаттық мұрағат өзінің қызметінде Заңды, "Ұлттық мұрағаттық қор және мұрағаттар туралы" Қазақстан Республикасының Заңын, Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттамаларды басқару комитеті Төрағасының 2003 жылғы 29 желтоқсандағы № 93 "Ведомстволық мұрағаттардың жұмыстарының негізгі ережелерін бекіту туралы" бұйрығын басшылыққа алады (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 2679 тіркелген).
Мұрағаттың құжаттарының сақталуын және есебін жүргізуді бақылауды аумақтық нотариаттық палаталар жүргізеді.
Жеке нотариаттық мұрағатқа нотариаттық құжаттарды:
жыл сайын жеке практикамен айналысатын, жұмыс істейтін нотариустар;
жеке практикамен айналысатын, Заңның 12-бабына сәйкес өзінің нотариаттық қызметін тоқтатқан нотариустар;
жеке практикамен айналысатын, нотариаттық палата мүшелігінен шыққан және басқа нотариаттық палатаға кіруіне байланысты есептік тіркеуден шыққан нотариустар тапсырады.
95. Жеке нотариаттық мұрағатқа сақтауға мұрағатты толтырудың көзі болып табылатын жеке практикамен айналысатын нотариустың нотариаттық құжаттары түседі.
96. Жеке практикамен айналысатын нотариус жыл сайын 31 наурызға дейінгі мерзімге осы Нұсқаулыққа сәйкес аяқталған және ресімделген өткен жылғы нарядтарын жеке нотариаттық мұрағатқа сақтауға өткізеді.
97. Жеке нотариаттық мұрағаттың құжаттарының құрамына істер номенклатурасында көзделген журналдар, кітаптар, тізілімдер, істер кіреді.
98. Жеке нотариаттық мұрағат жыл сайын мұрағатты толтыратын көздерді жасайды және нақтылайды, уақытша (10 жылдан артық) және тұрақты сақтаудағы істердің жоспарын және тізбесін бекітеді, мұрағатты толықтыру көздерінен құжаттарды қабылдау кестесін жасайды.
99. Жеке нотариаттық мұрағаттың міндеті мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету, сақтаудың оңтайлы шартын жасау, сақтаудың нормативтік режимін сақтау және ұрлануын және жоғалуын болдырмайтын, құжаттарды қалыпты табиғи жағдайда ұстауды қамтамасыз ететін, құжаттарды сақтауды тиісілі ұйымдастыру болып табылады.
100. Мұрағаттық құжаттарды сақтаудың нормативтік жағдайлары: жеке нотариаттық мұрағатты салу, қайта жөндеу және ғимаратын жөндеуден өткізу арқылы;
жеке нотариаттық мұрағаттың ғимараты мен үй-жайында оңтайлы (нормативтік) өртке қарсы, күзету, температура-ылғалды, жарықты және тазалық-гигиеналық режим жасау арқылы;
арнайы құралдарды қолдана отырып, мұрағаттық құжаттарды сақтау және ауыстыру арқылы (стеллаждар, шкафтар, сейфтер, қораптар, папкілер) қамтамасыз етеді.
101. Жеке нотариаттық мұрағат арнайы салынған немесе мұрағаттық құжаттарды сақтау үшін ыңғайластырылған ғимаратта немесе ғимараттың өртке қауіпті объектілерінен (мұнай сақтау, жанармай калонкасы, автотұрақ, гараждар) және ауаны ластайтын өнеркәсіптік объектілерден (газ, автотұрақ, цемент шаңы) аулақ тұрған жеке үй-жайында орналасады.
102. Жеке нотариаттық мұрағаттың ғимараты күзету және өртке қарсы дабыл құралдарымен және төменгі қабатында терезелері сыртқа қарай айқара ашылатын темір тормен жарақтандырылады.
103. Жеке нотариаттық мұрағатты тозған үйлерге, ағаш құрылыстарға, ылғалды ғимараттарда, жертөлелерде, шатыр үй-жайында, пешпен жылынатын үй-жайларда орналастыруға жол берілмейді.
104. Мұрағаттық құжаттар қызметтік қоғамдық тамақтану үй-жайларында, тамақ қоймаларында, өртке қауіпті заттар сақталатын ұйымдарда немесе өртке қауіпті және химиялық технологияда қолданылатын ғимараттарда сақталынбайды.
105. Жеке нотариаттық мұрағат орналасатын және мұрағат сақталатын ғимараттың өртке қарсы режимі өрт қауіпсіздігі саласындағы заңнамамен реттеледі.

12. Істерді жою

106. Істерді жоюға іріктеуді жеке практикамен айналысатын нотариус, ал мемлекеттік нотариаттық кеңседе - іс жүргізуді ұйымдастыру және жүргізу жүктелген мемлекеттік нотариус күнтізбелік жыл аяқталған соң жүргізеді.
107. Сақтау мерзімі өткен істер тиісті кезеңдегі істер тізбесі мен құжаттарды жоюға бөлу туралы акті бекітілген соң жоюға бөлінеді.
108. Жоюға іріктелген істер осы Нұсқаулыққа 20 қосымшаға сәйкес нысан бойынша жоюға бөлінген құжаттар мен істер туралы актімен ресімделеді.
109. Акті жеке практикамен айналысатын нотариус, ал мемлекеттік нотариаттық кеңседе - іс жүргізуді ұйымдастыру және жүргізу жүктелген мемлекеттік нотариус қол қояды.
110. Акті сараптамалық комиссияның мақұлдауына беріледі.
Сараптамалық комиссия мақұлдаған акті аумақтық әділет органына немесе аумақтық нотариаттық палатаға бекітуге ұсынылады (мемлекеттік нотариаттық кеңсенің істерін жойған кезде).
111. Жеке практикамен айналысатын нотариус, ал мемлекеттік нотариаттық палатада іс жүргізуді ұйымдастыру және жүргізу жүктелген мемлекеттік нотариус құжаттарды бөлу және істерді жоюға бөлу туралы актіге жеке практикамен айналысатын нотариустың мөрінің немесе аумақтық әділет органы мөрінің бедерімен істердің жойылған күні мен тәсілі туралы белгі қояды.

13. Мұрагерлік істерді қалыптастыру және ресімдеу.
Өсиетхаттарды есепке алу.

112. Жеке практикамен айналысатын нотариустың не мемлекеттік нотариаттық кеңсенің мемлекеттік нотариусының мұрагерліктің ашылғаны туралы куәландыратын бірінші құжатты алуы мұрагерлік істер бойынша іс жүргізуді бастауға негіздеме болады. Мынадай құжаттары: (мұраны қабылдағаны туралы өтініш, мұраға құқығы туралы куәлік беру, мұрадан бас тарту туралы, мұрагерлік мүлікті сақтауға шара қабылдау, ерлі-зайыптылардың ортақ мүлікке үлесіне меншік құқығы туралы куәлік беру туралы көзі тірі жұбайының мұрагерлік мүлікті басқару туралы өтініші, өсиетхат орындаушысы болуға келісімі) болып табылады.
113. Мұрагерлік іске жататын құжаттар жеке практикамен айналысатын нотариусқа немесе мемлекеттік нотариусқа өзі әкелу және пошта арқылы да беріледі.
114. Мұрагерлік ісі бойынша іс жүргізудің басталуы үшін негіздеме болатын құжат осы Нұсқаулыққа 21 қосымшаға сәйкес нысан бойынша Мұрагерлік істерді есепке алу кітабына түскен күні тіркеледі.
115. Мұрагерлік істердің нөмірі араб цифрларымен белгіленеді және Мұрагерлік істерді есепке алу кітабында тіркелуіне сәйкес берілген мұрагерлік істің реттік нөмірінен және мұрагерлік іс жүргізілген жылынан тұрады. "20/2011, мұнда 20 - мұрагерлік іске келіп түскен және мұрагерлік істі қалыптастыруға негіздеме болған алғашқы құжаттың Мұрагерлік істерін есепке алу кітабында тіркелуіне сәйкес мұрагерлік істің реттік нөмірі, 2011 - мұрагерлік істі жүргізген жылы"
Мұрагерлік істерді есепке алу кітабының 1 бағанында көрсетілген нөмер мұрагерлік істің реттік нөмірі болып табылады.
116. Мұрагерлік іске реттік нөмір берілген соң іс осы Нұсқаулыққа 22 қосымшаға сәйкес нысан бойынша Мұрагерлік істерді есепке алудың алфавиттік кітабында тіркеледі.
117. Мұраны қабылдағаны туралы, мұраға құқығы туралы куәлікті беру туралы, мұрагерлі мүліктің есебінен шығыстарды төлеу туралы, осы шаралар қабылданған мұрагерлік мүлікті қорғауға шарлар қабылдау туралы өтініш, сондай-ақ кредиторлардың кінәраттары тиісті істер номенклатурасының (нарядтар) әрқайсысы индекс алатын жеке мұрагерлік істе қалыптастырылады.
Мұрагерлік іске көрсетілген өтініш бойынша мұрагерлік ресімделуіне байланысты барлық құжаттар тігіледі.
Қалыптастырылған мұрагерлік іс жеке номенклатуралық іс болып табылады. Істің мұқабасында номенклатуралық индекске таяқша арқылы мұрагерлік істің нөмірі қойылады (Іс № 1-15/27/2011).
Егер мұрагерлік іс ағымдағы жылдың іс жүргізуінде аяқталмаған болса, ол келесі жылға сол нөмірмен өтеді және қайтадан тіркелуі тиіс емес.
118. Нотариустың мұрагерлік істі тиесілігі бойынша басқа нотариусқа беруі мынадай тәртіппен жүргізіледі:
мұрагерлік істегі құжаттар тігіледі;
құжаттардың ішкі тізбесі жасалады;
мұқабаның көшірмесін қоса алғанда мұрагерлік істің көшірмесі алынады.
Мұрагерлік істің түпнұсқасы ілеспе хатпен бірге тапсырыс бандеролімен (тапсырыс хатымен) немесе курьер арқылы тиісті нотариусқа жіберіледі.
119. Мұрагерлік іс бойынша іс жүргізуді бастауға негіздеме болатын құжаттан басқа Мұрагерлік істерді есепке алу кітабында мұрагерлік іс бойынша келіп түскен барлық өтініштер тіркеледі. Тіркеу ісіне тіркеу нөмірі беріліп өзге де өтініштер түскен кезде олар Мұрагерлік істерді есепке алу кітабында тіркеледі. Бұл ретте Мұрагерлік істерді есепке алу кітабының 8 бағанында өтініш (құжат) келіп түскен мұрагерлік істің нөмірі қойылады.
120. Мұрагерлік істі тиесілігі бойынша берген нотариустың ісінде ілеспе хатымен бірге мұрагерлік істің көшірмесі мен пошта байланысы операторының хабарламасы, ал мұрагерлік істі курьер жеткізген жағдайда - тапсырыс бандеролін (тапсырыс хатын) тапсырғаны туралы мұра ашылған жердегі нотариустың немесе аумақтық әділет органының белгісі сақталады.
121. Тиесілігі бойынша жіберілген, мұра ісін қабылдаған нотариус мұрагерлік істі тіркеу үшін көзделген тәртіп бойынша істі тіркейді.
122. Нотариаттық органда өсиетхаттарды есепке алудың алфавиттік кітабында жүргізіледі, онда осы органда куәландырылған, осы Нұсқаулықтың 23 қосымшасына сәйкес нысан бойынша нотариаттық куәландырылғанға теңестірілген, өсиетхаттарды куәландыруға уәкілеттік берілген лауазымды тұлғалардан алынған өсиетхаттар туралы мәліметтер енгізіледі.
123. Нотариус мұраға құқығы туралы куәлікті берген жағдайда мұраға құқығы туралы қосымша куәліктерді мұраға құқығы туралы негізгі куәлікті берген нотариус береді.
124. Аяқталған мұрагерлік істі сақтауға дайындаған кезде құжаттар осы Нұсқаулықтың 79-тармағындағы ережелер бойынша тігіледі:
мұраға құқығы туралы куәлік;
мұраны қабылдағаны туралы өтініш, мұраға құқығы туралы куәлікті бергені туралы, немесе мұрадан бас тарту туралы;
мұра берушінің қайтыс болғаны туралы куәліктің көшірмесі;
азаматтарды тіркеу кітабының көшірмесі немесе мұра берушінің тіркелген жері белгіленген мекенжай анықтамасы;
мұрагерлер мен мұра берушінің туысқандық қатынастарын растайтын құжаттарының көшірмелері, мұра берудің негіздемесі (өсиетхат, туысқандық деңгейі туралы құжаттар, бала асырап алу туралы, мұра берушінің асырауында тұрғаны туралы);
нотариустың мұрагерлер аясын белгілеу үшін жасаған сұрау салулары және олардың жауаптары;
мұрагерлік ісінің бар-жоқ екендігі туралы ақпараттық анықтама;
мұраның мұра берушіге тиістілігін растайтын құжаттары (құқығын белгілеуші құжаттары);
мұрагерлік іске қоса берілген құжаттар.

Қазақстан Республикасының
Әділет министрінің
23 қыркүйектегі 2011 жылғы
№ 294 бұйрығына
№ 2-қосымша

Қазақстан Республикасының Әділет министрінің күші жойылған кейбір бұйрықтарының тізімі

1. "Қазақстан Республикасының нотариаттық іс-жүргізу жөніндегі Нұсқаулықты бекіту жөніндегі" 16 шілде 1998 жылғы Қазақстан Республикасының Әділет Министрінің бұйрығы (нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу Тізілімінде № 655 санмен тіркелген).
2. "1998 жылғы 16 шілдедегі № 83 санды Қазақстан Республикасының әділет Министрінің Бұйрығына толықтырулар енгізу жөніндегі" 1999 жыл 30 желтоқсандағы Қазақстан Республикасының әділет Министрінің Бұйрығы (нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу Тізілімінде № 1054 санмен тіркелген).
3. "Қазақстан Республикасының Әділет Министрінің кейбір бұйрықтарына өзгерістер енгізу, сондай-ақ кейбір бұйрықтарының күшін жою жөніндегі" 2004 жылы 04 қарашадағы № 325 санды Қазақстан Республикасының Әділет Министрінің Бұйрығының 1 бөлімінің 4) тармақшасы (нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу Тізілімінде № 3191 санмен тіркелген)
4. "Қазақстан Республикасының Әділет Министрінің нотариат сұрақтарына қатысты кейбір бұйрықтарына толықтырулар енгізу туралы" 2005 Жылы 10 тамыздағы № 215 санды Қазақстан Республикасының әділет Министрінің міндетін атқарушысының Бұйрығының 2 бөлімі (нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу Тізілімінде № 3785 санмен тіркелген, 2005 жылы 16 тамыздағы № 149 санды "Заң газетінде" жарияланған);
5. "Қазақстан Республикасының нотариаттық іс-жүргізу жөніндегі Нұсқаулықты бекіту туралы" 1998 жылы 16 шілдедегі Қазақстан Республикасының әділет Министрінің бұйрығына өзгерістер мен толықтырулар енгізу жөніндегі" 2010 жылы 30 қыркүйектегі № 272 санды Қазақстан Республикасының әділет Министрінің міндетін атқарушысының Бұйрығы (нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу Тізілімінде № 6513 санмен тіркелген, 16.10.2010 жылғы № 274-275 (26335-26336) санды "Казахстанская правда" газетінде, 29.10.2010 жылғы № 44 (514) санды "Заң газетінде" жарияланған).

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
1-қосымша

нысан

__________________________________
Нотариаттық кеңсенің атауы,
жекеше нотариустың Т.А.Ә, жекеше нотариустың, лицензиясының нөмірі және күні

БНАЖ жұмысының тоқтатылып қалуы туралы

Акт

Күні ________________ _______________________
(жасалынған орны)

Мен, нотариус (Т.А.Ә.), БНАЖ жұмысының тоқтатылып қалуы туралы осы актіні жасадым.

БНАЖ жұмысының тоқтатылып қалуының басталуы "___" 20__ ж. "__ сағат _____ минут"

БНАЖ жұмысының басталуы "___"_____ 20 __ж. "__ сағат ___ минут"

Жасалды:

нотариус:___________________(Т.А.Ә.)

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
2-қосымша

нысан

Түскен хат-хабарларды тіркеу журналы

№ р/с	Құжаттың түскен күні мен нөмірі	Құжат қайдан түсті	Қысқаша мазмұны	Құжат жатқан іс (наряд) нөмірі
1	2	3	4	5

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
3-қосымша
нысан

Кеткен хат-хабарлардың журналы

№ р/с	Кеткен құжаттың күні мен нөмірі	Құжат кімге жолданды	Қысқаша мазмұны	Орындаушы
1	2	3	4	5

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
4-қосымша
нысан

Тіркеу мөртабаны

Мемлекеттік нотариаттық кеңсенің атауы немесе жеке нотариустың Т.А.Ә., оның лицензиясының нөмірі, күні шығыс № "__" 20 ___ (күні)

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
5-қосымша

нысан

Нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеу тізілімінде анықталған түзетулер, жөндеулер, ескертпелер туралы анықтама

Мен, жекеше (мемлекеттік) нотариус (Т.А.Ә.), келесі сипаттағы №____ нотариаттық іс әрекетті тіркеу тізілімі (анықталған түзетулер, ескертпелер, жөндеулер) бойынша осы анықтаманы жасадым:
1. Тізілім нөмірі, нотариаттық іс-әрекеттің жасалған күні көрсетіледі (анықталған түзетулер, ескертпелер, жөндеулер).
2.__________________________________________________________
____________________________________________________________

Мемлекеттік нотариустың немесе жекеше практикамен
айналысатын нотариустың Т.А.Ә. қолы

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
6-қосымша

нысан

нотариусы __________________ _________________ нотариат кеңсесінің
________________ жылғы нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеуге арналған
№ __________ Тізілімі

Нотариаттық іс-әрекеттің нөмірі	Нотариаттық іс-әрекет жасалған күні	Нотариаттық іс-әрекет жасаған тұлғаның атауы мен тұратын жері және оның деректемелер і	Нотариаттық іс-әрекет жасау үшін келген адамның жеке басын куәландыратын құжаттың реквизиттері	Нотариаттық іс-әрекеттің мазмұны	Өндіріп алынған мемлекеттік баж (тариф) немесе төлемнен босату жөніндегі белгі	Нотариалдық ресімделген құжатты алғаны туралы белгі
1	2	3	4	5	6	7

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
7-қосымша

нысан

БНАЖ тізілімінің реттік нөмірі және БНАЖ иемденген нотариустың нөмірі	Нотариаттық іс-әрекеттің тіркелген күні	Нотариаттық іс-әрекеттің нақты жасалған күні	Қатысушының Т.А.Ә., тұрғылықтымекен-жайы, заңды тұлғаның мекен-жайы және оның орналасқан жері	Жеке басын куәландыратын	Нотариаттық іс-әрекет жасағаны үшін алынған сомма	Мәртебесі (расталған, расталмаған, күші жойылған құжат)	Нотариаттық іс-әрекеттің мазмұны	Ескерту
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Қазақстан
Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
8-қосымша

нысан

Нотариус ____________________(нотариат кеңсесінің)____ жылғы
мүліктерді иеліктен тиым салуды тіркеуге арналған
№ ____________ тізілім

Нотариаттық іс-әрекеттің нөмірі	Мүлікті иеліктен алуға тыйым салу негіздемесі. Банктің несие туралы хабар берген күні, ұйғарым (қамауға алу туралы қаулы)	Нотариустың қамауға алу туралы хабарды, қаулыны алған күні. Қамау туралы, кепілдік туралы шарттың куәландырған күні.	Тыйым салынған күн
1	2	3	4

кестенің жалғасы

Тыйым салынған мүлікті иеліктен алған меншік иесінің Т.А.Ә, тұратын жері немесе заңды тұлғаның атауы және оның орналасқан жері. Мүліктің тұрған жері.	Хабарлама қашан және кімге жіберілді	Мүлікті иеліктен алуға салынатын тыйымды алу негіздемесі	Тыйымды алу жөніндегі хабарлама қашан және кімге жіберілді	Өндіріліп алынған мемлекеттік баж (тариф), төлемнен босату жөніндегі белгі
5	6	7	8	9

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
9-қосымша

нысан

Мүлікті иеліктен алуға тиым салудың алфавиттік кітабы
______________________________________________________

Үй (пәтер) иесінің тегі, аты, әкесінің аты	Тізілім бойынша нөмірі	Қамаудан немесе тыйым салудан шығарылғаны туралы белгі
1	2	3

_____________А
_____________Б
_____________В

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
10-қосымша

нысан

Мөрді беру журналы

№ р/н	Берілген күні	Нотариустың Т.А.Ә	Мөрдің таңбасы	Алғаны туралы белгі	Мөрдің жоғалуы, жойылуы туралы мәлімет
1	2	3	4	5	6

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
11-қосымша

нысан

Бланкілерді беру журналы

№ р/с	Берілген күні	Нотариустың Т.А.Ә.	Бланкілердің нөмірлері көрсетілген саны	Алғаны туралы қолхат	Ескерту
1	2	3	4	5	6

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
12-қосымша

Бланкілерді беру туралы
АКТ

Біз, төменде қол қоюшылар, жекеше (мемлекеттік) нотариусқа бланкілерді беру туралы осы актіні жасадық:
Бланкілердің нөмірлері №, бланкі кімнің атына берілді, нотариустың Т.А.Ә.
Жиынтығында_____________________ бланкі.
(саны санмен және жазумен)
Қолы:_______________________________________________
(бланкіні қабылдап алған адамның лауазымы, колы)

Мемлекеттік нотариустың немесе жекеше практикамен айналысатын нотариустың Т.А.Ә. қолы

Аумақтық әділет органының қызметкерінің
Т.А.Ә. немесе аумақтық нотариаттық қолы
палатаның қызметкерінің Т.А.Ә қолы

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
13-қосымша

Нысан

"Б Е К I Т Е М I H"
Әділет Департаментіннің бастығы
(облыстың немесе қаланың атауы) немесе
______________________ облысы (қаласы)
аумақтық нотариаттық палатаның
Төрағасы
_____________ фамилиясы, аты-жөні
______________________________ қолы
_________"__"_______ 20 _____ жыл

Мемлекеттік нотариат кеңсесінің атауы немесе
нотариустың тегі және аты-жөні

Бүлінген даналарды жою туралы
АКТ

Бланкілердің бүлінуіне сәйкес, іс-жүзіндегі мағынасын жоғалтқан есебінде жоюды жүзеге асыру:

1. Бланкінің нөмірі № бланкі кімнің атына берілген және бүлінгені, нотариустың Т.А.Ә.

Жойылуға іріктелген бланкілердің жиынтығы ___________
(саны санмен және жазумен)

Нотариус (тер) қолы қолының расшрифовкасы
(мемлекеттік нотариаттық кеңседе жұмыс жасайтын
немесе жеке практикамен айналысатын)

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
14-қосымша

Нысан

Нотариат кеңсесінің үлгісі (наряд) номенклатурасы

1. Іс жүргізу, әкімшілік-шаруашылық мәселелері
№	Атауы	Сақтау мерзімі
1-1	Статистикалық есептер	тұрақты
1-2	Нотариат кеңсесінің жұмысын тексеру нәтижелері туралы анықтамалар және актілер	5 жыл
1-3	Жеке құрам жөніндегі бұйрықтар және басқа да құжаттар	5 жыл
1-4	Әділет органдарымен және нотариаттық палатамен хат-хабар алмасулар	5 жыл
1-5	Мекемелермен, ұйымдармен және азаматтармен хат-хабар алмасулар	3 жыл
1-6	Нотариат кеңсесінің қаржы және шаруашылық қызмет құжаттары	5 жыл
1-7	Нотариат кеңсесінің жұмысын ұйымдастыру жөніндегі арыздар мен ұсыныстар және оларға жауап	5 жыл
1-8	Нотариат кеңсесінің іс номенклатурасы	тұрақты
1-9	Мұрағатқа өткізілген деректі материалдардың тізімдеулері	тұрақты
1-10	Түскен хат-хабарларды тіркеу журналы	3 жыл
1-11	Кеткен хат-хабарларды тіркеу журналы	3 жыл
1-12	Нотариусты үйге шақыруды есепке алу журналы	3 жыл
2. Нотариаттық іс-әрекетті жасау
2-1	Бөлінген жер учаскесінде тұрғын үй салу туралы шарттар	75 жыл
2-2	Тұрғын үйлерді иеліктен алу және кепілге салу туралы шарттар, соның негізінде куәландырған құжаттар	75 жыл
2-3	Мүлікті иеліктен алуға (қамауға) тиым салу және оны алып тастау туралы хабарламалар мен хабарлар	3 жыл
2-4	Басқа да шарттар (мүлікті, жерді иеліктен алу және басқалар)	25 жыл
2-5	Нотариаттық куәландырылған өсиеттер	75 жыл
2-6	Мұралық істер	75 жыл
2-7	сенімхаттар	Оларды қолдану мерзімі біткен күннен бастап 3 жыл
2-8	Ерлі-зайыптылардың ортақ мүлкіндегі үлеске меншік құқығы туралы куәлік (егер мұндай куәлік нотариаттық кеңседе мұралық іс ретінде жүргізіліп, көзі тірі кезінде жұбайына берілсе, ол мұралық іске тігіледі)	75 жыл
2-9	Азаматтың тірі екендігін және белгілі бір жерде болу фактісін куәландыру туралы, құжатты сақтауға қабылдау туралы	3 жыл
2-10	Құжаттардың көрсетілген уақытын куәландыру жөніндегі құжаттар	3 жыл
2-11	Азаматтардың, мекемелердің, кәсіпорындардың және ұйымдардың арыздарын басқа азаматтарға, мекемелерге, кәсіпорындарға және ұйымдарға беру	3 жыл
2-12	Депозиттік операциялар жасау жөніндегі құжаттар	10 жыл
2-13	Орындау жазбаларының көшірмелері, оларға қатысты құжаттар	3 жыл
2-14	Теңіз наразылығы туралы акт	3 жыл
2-15	Дәлелдемелерді қамтамасыз етумен байланысты жасалған құжаттар	5 жыл
2-16	Мекемелермен және азаматтармен нотариаттық іс-әрекет жасау мәселелері бойынша хат-хабар алмасу	3 жыл
2-17	Заңды тұлғалардың істері	25 жыл
2-18	Нотариаттық іс-әрекет жасаудан бас тарту туралы қаулылар	5 жыл
2-19	Құжаттарды сараптамаға жіберу туралы қаулы	3 жыл
2-20	Нотариаттық іс-әрекеттерді тіркеуге арналған тізілімдер	тұрақты
2-21	Иеліктен алуға тиым салынған мүліктерді тіркеуге арналған тізілімдер	75 жыл
2-22	Мұралық істерді есепке алу кітабы	75 жыл
2-23	Мұралық істерді есепке алудың алфавиттік кітабы	75 жыл
2-24	өсиеттерді есепке алудың алфавиттік кітабы	75 жыл
2-25	Тиым салынған және қамаудан алып тасталынған тұрғын үйлерді есепке алудың алфавиттік кітабы	75 жыл
2-26	Мұралық мүлікті қорғауға шаралар қолдану туралы өтініштерді есепке алу кітабы	75 жыл
2-27	Мұралық мүлікті қорғауға шаралар қолдану кезіндегі бағалы заттарды есепке алу кітабы	75 жыл

Ескерту:
2-19, 2-56 тармақтарда көрсетілген кітаптар баулануы тиіс.
Парақтардың саны әділет органының немесе нотариаттық палатаның қызметкерлерінің қолымен куәландыруы тиіс.

Қазақстан
Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
15-қосымша

Нысан

"Б Е К I Т Е М I H"
Әділет Департаментінің бастығы
(облыстың немесе қаланың атауы)
_____________ фамилиясы, аты-жөні
қолы
немесе нотариустың Т.А.Ә.,
лицензиясының нөмірі, берілген күні
________ "___" _____20 _____ жыл

Істер номенклатурасы

Күні _______________ жылға индексі______________

Істер индексі	Істердің атауы	Істердің (томдардың) саны	Тізбе бойынша баптар мен сақтау мерзімдері	Ескерту
1	2	3	4	5

Ашылған істердің санаттары мен саны туралы қорытынды жазба

Сақтау мерзімдері бойынша	Барлығы	Оның ішінде ауысқаны
тұрақты
уақытша (10 жылдан аса)
Уақытша (10 жылға дейінгілерін қоса есептегенде)

Жиынтығы:_____________________
Қолы:______________________

"Келісілді"
____________________
(мұрағат мекемесінің
____________________
атауы)

Ескерту. Істер номенклатурасы осы Нұсқаулықтың 60 тармағымен келісіледі.

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
16-қосымша

Нысан

Істің мұқабасы
______________Қ. №_________
______________Тз.№_________
______________I. №_________

_____________________________________________________________________
(мемлекеттік нотариат кеңсесінің атауы, жеке практикамен айналысатын нотариустың Т.А.Ә., лицензиясының нөмірі және күні)

__________________ №____________ том

Іс № индексі ____________
______________________________
______________________________
(істің тақырыбы)

"__"____ 20 ____ жыл

________________ парақта

Сақталу мерзімі __________ жыл

___________________Қ.№
___________________Тз. №
___________________І.№

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
17-қосымша

Нысан

ІСТІҢ КУӘЛАНДЫРУ-ПАРАҒЫ

№ ____ қор №______ тізімдеме № ________іс
Істе _________ парақ (тар) нөмірленіп, тігілді, оның ішінде:
литерлік № № __________________________________________ парақ
жіберілген № №_______________________________________ парақ
таза парақтар нөмірленді ___________________________
ішкі тізімдеме парақтары ___________________________________
нөмірленуге жатпайтын, қосымша және салынған түріндегі құжаттар есепке алынды
__________________________________________________
(құжаттардың алуан түрлілігі және олардың саны)

Іс құжаттарын қалыптасуы, ресімделуі, есепке алу негіздері және физикалық жағдайы	Парақтар № №
1	2

Істің куәландыру-парағын толтырған
адамның аты-жөні _______ қолы
(өз қолы)
күні

Мемлекеттік нотариустың немесе жекеше практикамен
айналысатын нотариустың Т.А.Ә. қолы

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
18-қосымша

Нысан

іс құжаттарының

№ ІШКІ ТІЗІМДЕМЕСІ

№ № р/н	Істердің номенклатурасына сәйкес құжаттардың индекстері	Құжаттардың күні	Нотариаттық іс-әрекеттің атауы	Әрбір құжат орналасқан парақтар нөмірі
1	2	3	4	5

Барлығы __________________ құжат
(саны санмен және жазумен)

Мемлекеттің нотариустың немесе жекеше практикамен
айналысатын нотариустың Т.А.Ә. қолы

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
19-қосымша

Нысан

__________________________________________________________
мемлекеттік нотариат кеңсесінің атауы немесе жекеше практикамен
айналысатын нотариустың Т.А.Ә., лицензиясының нөмірі және күні

№________________________.Қор
(мем.мұрағатта толтырылады)

тұрақты сақталатын істердің

Тізімдемесі
(тізімдеменің титулдық парағы)
_________________________ жылдар

"Бекітілді"

СТК хаттамасы ____________________
(мұрағат мекемесінің атауы)
________________ № ______________
(күні)
__________________________________________________________
мемлекеттік нотариат кеңсесінің атауы немесе жекеше практикамен
айналысатын нотариустың Т.А.Ә., лицензиясының нөмірі және күні

Тізімдеме № ______________
Тұрақты сақталатын істер
_____________ жыл

№ р/н	Істердің индекстері	Істердің тақырыптары	Күні	Парақтардың саны	Ескерту
1	2	3	4	5	6

Осы бөлімге ______________іс енгізілді
(санмен)

№_____________ №______ дейін
_________________________________________
(құрастырушының лауазымы, тегі, аты-жөні)

Қорытынды жазбаны тізімдемедегі бөлімге сәйкес ________ жылға куәландырамын:
Қолы ________________________________________________________
(іс-жүргізуге жауапты адамның лауазымы, тегі, аты-жөні)

"Келісілді"
сараптама комиссияның төрағасы ______________(қолы, күні)

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
20-қосымша

нысан

"Б Е К I Т Е М I H"
Әділет Департаментінің бастығы
(облыстың немесе қаланың атауы)
______________ фамилиясы, аты-жөні
қолы
немесе нотариустың Т.А.Ә.,
лицензиясының нөмірі, берілген күні
___________ "___"___ 20 ____ жыл

Құжаттар және істерді жоюға бөлу туралы Акт

Күні _____________ Индекс _______________

____________________________
(жасалған жері)

Құжаттарды және істерді жоюға бөлу туралы
Негізі: № ________ бұйрық _________(күні)
Құрастырған: сараптама комиссиясы
Комиссия төрағасы:______________(лауазымы, Т.А.Ә.)
Комиссия мүшелері:______________(лауазымы, Т.А.Ә.)
Қатысқандар:____________________(лауазымы, Т.А.Ә.)

Комиссия, мына тізбелерді ____________(тізбелер атауы)
басшылыққа ала отырып, ғылыми-тарихи құндылығының жоқтығына және қолданыстағы мән-маңызын жоғалтуына байланысты мына құжаттар мен істерді жоюға іріктеді.
_____________________(нотариат кеңсесінің атауы, қызметінде одан әрі сақтауға жатқызылмайтын құжаттар жинақталып қалған жеке практикамен айналысатын нотариустың Т.А.Ә.)

№ р/н	Құжаттар мен істердің жылдары	Құжаттар мен істердің атаулары, номенклатура бойынша істер индексі	түсініктемелер	Құжаттар мен істер (томдар) саны	Тізбе бойынша баптар нөмірлері
1	2	3	4	5	6

Барлық істер _______________(сандармен және жазумен)

Сараптама комиссиясының
төрағасы ___________(Т.А.Ә.)_____________ қолы

Мүшелері: қолдары ___________________(Т.А.Ә.)

Құжаттар өртеу және ұсақтап бөлу жолымен жойылды.
Сарапталық комиссияның төрағасы (қолы, күні)

Күні

Сараптамалық комиссиясының құрамында мақұлданды:
Комиссия мүшесі Қолы Қолының расшифровкасы
Комиссия мүшесі Қолы Қолының расшифровкасы
Күні

Жеке нотариус немесе мемлекеттік нотариус _______________
(Т.А.Ә.қолы)

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
21-қосымша

Нысан

Мұралық істерді есепке алу кітабы

№ р/н	Арыздың түскен күні	Қайтыс болған адамның тегі, аты, әкесінің аты	Қайтыс болған уақыты	Арыз берушінің тегі, аты, әкесінің аты	Мұраға құқық туралы куәлік берілген күн	Істі мұрағатқа жіберілген күн, істің нөмірі	Ескерту
1	2	3	4	5	6	7	8

Қазақстан
Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
22-қосымша

Нысан

Мұралық істердің алфавиттік кітабы

Қайтыс болған адамның тегі, аты, әкесінің аты	Қайтыс болған күні	Мұралық істің нөмірі	Ескерту
1	2	3	4

___________A
___________Б
___________В

Қазақстан Республикасындағы
Нотариаттық іс-қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулыққа
23-қосымша

Нысан

Өсиеттерді есепке алудын алфавиттік кітабы

Өсиет қалдырушының тегі, аты, әкесінің аты	Өсетті куәландыру уақыты	Тізілім бойынша нөмірі	Өсиеттің жойылғаны туралы белгі
1	2	3	4

___________А
___________Б
___________В

Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству

Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 23 августа 2011 года № 294. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 12 сентября 2011 года № 7182. Утратил силу приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32

Сноска. Утратил силу приказом Министра юстиции РК от 31.01.2012 № 32 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с подпунктом 3) статьи 32 Закона Республики Казахстан «О нотариате», ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию по нотариальному делопроизводству согласно приложению 1 к приказу.
2. Признать утратившими силу некоторые приказы Министра юстиции Республики Казахстан согласно приложению 2 к приказу.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на председателя Комитета регистрационной службы и оказания правовой помощи Министерства юстиции Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр Р. Тусупбеков

"СОГЛАСОВАН"
Министр связи и информации
Республики Казахстан
_______________ А. Жумагалиев
23 августа 2011 года

Приложение 1 к
приказу Министра юстиции
Республики Казахстан
от 23 августа 2011 года № 294

Инструкция
по нотариальному делопроизводству

1. Общие положения

1. Настоящая инструкция по нотариальному делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан «О нотариате» (далее - Закон).
Инструкция регламентирует и детализирует порядок организации работы нотариусов с документами и ведения электронного реестра в Единой нотариальной информационной системе (далее - электронный реестр ЕНИС).
Регистрация нотариальных действий государственным нотариусом или нотариусом, занимающимся частной практикой ведется в реестре для регистрации нотариальных действий и электронном реестре ЕНИС.
2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и статьей 5 Закона.
3. Организация и правильное ведение делопроизводства, хранение и учет, использование архивных документов, а также сдача нотариальных документов в государственный архив на постоянное хранение ведется в государственной нотариальной конторе одним из нотариусов государственной нотариальной конторы, определенным приказом начальника территориального органа юстиции.
Организацию и правильное ведение делопроизводства и архива нотариуса, занимающегося частной практикой, ведет сам нотариус.
Контроль за исполнением требований настоящей Инструкции государственным нотариусом или нотариусом, занимающимся частной практикой, осуществляет территориальный орган юстиции совместно с территориальной нотариальной палатой.
4. В случае увольнения или перевода на другую работу государственного нотариуса, ответственного за архив, его обязанности возлагаются на другого нотариуса, о чем составляется акт приема-передачи. При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в соответствующий частный нотариальный архив.
5. При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, право доступа к данным, находящимся в электронном реестре ЕНИС частного нотариуса, передается в частный нотариальный архив следующим образом:
территориальный орган юстиции в ЕНИС регистрирует сведения о назначении проверки деятельности нотариуса (дата, номер приказа, основание);
нотариальная палата в ЕНИС регистрирует сведения о приеме и передаче архивных документов нотариуса;
Министерство юстиции Республики Казахстан регистрирует в ЕНИС сведения о прекращении действия лицензии (дата, номер приказа, основание).
При регистрации указанных сведений доступ к данным, находящимся в ЕНИС, предоставляется частному нотариальному архиву.
Право доступа к сведениям электронного реестра ЕНИС государственного нотариуса предоставляются территориальному органу юстиции путем введения в ЕНИС сведений о приказе об увольнении государственного нотариуса.
6. При прекращении или приостановлении действия лицензии частного нотариуса, увольнении или нахождении в отпуске государственного нотариуса, Министерство юстиции Республики Казахстан блокирует возможность регистрации нотариальных действий в электронном реестре ЕНИС, путем введения данных о приказе (дата, номер приказа, срок и основание приостановления или увольнении, нахождении в отпуске) с момента введения в действие приказа. При восстановлении действия лицензии Министерством юстиции Республики Казахстан производится его разблокировка.
7. В случае остановки работы ЕНИС нотариус составляет акт об остановки работы ЕНИС, о чем сообщает в Акционерное общество «Национальные информационные технологии» через ЕНИС в течение одного часа с момента остановки ЕНИС по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.
В период остановки работы ЕНИС, нотариус, занимающийся частной практикой и государственный нотариус, регистрирует нотариальные действия в реестре для регистрации нотариальных действий.
При восстановлении работы ЕНИС записи в реестре для регистрации нотариальных действий, переносятся в электронный реестр ЕНИС не позднее текущего дня, когда возобновлена работа ЕНИС.
8. Использование нотариусом, занимающимся частной практикой или государственным нотариусом сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством ЕНИС в личных целях не допускается.

2. Подготовка служебных документов

9. Подготовка служебных документов оформляется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными приказом исполняющего обязанности Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 5834).
10. При направлении документа организации, ее структурному подразделению, должностному лицу, их наименования пишутся строчными буквами, полужирным шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ в дательном падеже.
Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия организации, которой направляется документ.
В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.
11. Датирование документов производится двумя способами: написания числа, месяца и года цифрами, название месяца прописью (27 января 2011), тремя парами арабских цифр (27.01.11). Если число и номер месяца состоят из одной цифры, то впереди добавляется "0" (02.02.11).
Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.
12. Все экземпляры служебных документов подписываются, государственным нотариусом или нотариусом, занимающимся частной практикой (наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и его расшифровка, (например, нотариус (подпись) О.О. Омарова).
При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).
13. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении указывается количество листов и число экземпляров.
14. При ответе на запрос делается ссылка на номер и дату документа-запроса.
15. Документы, состоящие из двух и более листов пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

3. Прием, регистрация и отправление документов

16. Регистрации подлежит вся поступающая к нотариусу корреспонденция, в том числе заявления об отказе от наследства, заявления о принятии наследства, заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство, поступающие по почте или нарочно нотариусу, занимающемуся частной практикой и в государственную нотариальную контору.
При принятии документов нарочно нотариус, занимающийся частной практикой или государственный нотариус, выдает расписку в их получении.
17. Для учета документов и контроля за их исполнением нотариусы ведут журналы:
журнал входящей корреспонденции по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции;
журнал исходящей корреспонденции по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции.
18. Документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой и государственному нотариусу, проходят регистрацию в журнале входящей корреспонденции.
На полученном документе на нижнем поле первого листа справа проставляется дата и номер его регистрации, соответствующий порядковому номеру в журнале входящей корреспонденции, а также номер наряда, в который документ подшивается.
19. Исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.
На документе проставляется регистрационный штамп по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции, который соответствует порядковому номеру в журнале исходящей корреспонденции, а также номер наряда, в котором будет храниться его копия.
20. Корреспонденция направляется адресатам по почте или нарочно.

5. Порядок ведения реестра для регистрации нотариальных
действий. Регистрация нотариальных действий

21. В соответствии со статьей 49 Закона все нотариальные действия регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий и электронном реестре ЕНИС (далее - Реестры).
22. Реестр для регистрации нотариальных действий прошнуровывается, листы пронумеровываются и скрепляются печатью и подписью, в государственных нотариальных конторах - работником территориального органа юстиции, нотариуса, занимающегося частной практикой - территориальной нотариальной палатой.
23. Нотариус имеет один реестр для регистрации нотариальных действий. Одновременное ведение нескольких реестров не допускается.
Каждому нотариальному действию присваивается порядковый номер. Номера не дублируются, не записываются через дробь.
24. Нотариальное действие регистрируется нотариусом в реестре после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписан нотариусом.
25. Подчистки в реестре для регистрации нотариальных действий не допускаются. Поправки, оговорки, исправления скрепляются подписью и печатью нотариуса. Записи карандашом в реестре для регистрации нотариальных действий не допускаются.
В случае выявления ошибки при нумерации нотариальных действий, составляется справка о выявленных поправках, исправлениях, оговорках в реестре регистрации нотариальных действий в реестре регистрации нотариальных действий за подписью нотариуса и подшивается в конце реестра для регистрации нотариальных действий по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.
В электронном реестре ЕНИС поправки и ошибки оговариваются в графе «Примечание».
26. В реестры записываются все действия, совершаемые нотариусами. Номера и записи в реестре для регистрации нотариальных действий должны соответствовать номерам и записям в электронном реестре ЕНИС.
27. Реестр для регистрации нотариальных действий состоит из 7 граф по форме согласно приложению 6 к настоящей Инструкции, которые заполняются следующим образом:
в графе 1 - номер нотариального действия (указывается порядковый номер зарегистрированного нотариального действия);
в графе 2 - дата совершения нотариального действия (указывается дата совершения нотариального действия);
в графе 3 - наименование и место жительства лиц, для которых совершено нотариальное действие (указываются фамилия, имя, отчество и место жительства граждан или их представителей (родителей, опекунов, попечителей), наименование юридических лиц и место их нахождения, для которых совершено нотариальное действие. Если один из участников сделки действует по доверенности, дополнительно указываются фамилия, имя, отчество доверителя, номер и дата выдачи доверенности. В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество и место жительства граждан, подписавшихся за лиц, которые не могут самостоятельно подписаться, а также переводчиков.
В тех случаях, когда экземпляр нотариально оформленного документа (договор, завещание, доверенность, свидетельство) остается в делах государственной нотариальной конторы или у частного нотариуса, адреса сторон не указываются);
в графе 4 - реквизиты документа, удостоверяющего личность, явившегося для совершения нотариального действия (указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность, обратившихся за совершением нотариального действия);
в графе 5 - содержание нотариального действия (при свидетельствовании верности копии документа указывается число экземпляров копии, количество страниц, наименование документа, фамилия и инициалы лица, на имя которого выдан документ, наименование органа, выдавшего документ. При удостоверении сделок в этой графе указывается вид сделки (завещание, договор купли-продажи, свидетельство о праве собственности, свидетельство о праве на наследство т.д.). При удостоверении доверенности указывается вид доверенности);
в графе 6 - взыскана государственной пошлины (тарифа) или отметка об освобождении от уплаты (указывается сумма взысканной госпошлины государственным нотариусом или сумма, оплаченная частному нотариусу за совершение нотариальных действий, при взыскании суммы по платежному поручению указываются номер и дата его выдачи. В случае освобождения гражданина от уплаты госпошлины или от уплаты суммы частному нотариусу, указывается «от уплаты освобожден на основании...» (указывается основание освобождения);
в графе 7 - расписка в получении нотариально оформленного документа.
28. Электронный реестр ЕНИС состоит из 9 граф по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции, которые заполняются следующим образом:
в графе 1 - номер (указывается номер нотариуса, присвоенный ЕНИС и порядковый номер реестра);
в графе 2 - дата регистрации (указывается дата регистрации нотариального действия);
в графе 3 - фактическая дата совершения (дата фактического совершения нотариального действия (по причине остановки работы ЕНИС либо совершения нотариального действия с выездом);
в графе 4 - участники (указываются фамилия, имя, отчество, дата и место их рождения, наименование юридических лиц и место их нахождения, для которых совершено нотариальное действие. Если один из участников сделки действует по доверенности, дополнительно указываются фамилия, имя, отчество доверителя, номер и дата выдачи доверенности. В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество, подписавшихся за лиц, которые не могут самостоятельно подписать документ).
в графе 5 - документы, удостоверяющие личность (указывается индивидуальный идентификационный номер (ИИН). В случае отсутствия у лица, обратившегося за совершением нотариального действия ИИН, ввод его данных производится в ручную (реквизиты документа, удостоверяющего личность, номер, дата, кем выдан документ (удостоверение личности или паспорт);
в графе 6 - взыскано (указывается сумма, взысканная за совершение нотариального действия);
в графе 7 - статус (документ, подтвержденный, не подтвержденный, отмененный). Подтвержденный (документ, который удостоверен нотариусом), не подтвержденный (в случае если обратившееся лицо отказалось от совершения нотариального действия, при этом указывается причина отмены), отмененный (отмененное нотариальное действие на основании заявлений, соглашения сторон, расторжения договора);
в графе 8 - содержание нотариального действия. При удостоверении сделок в этой графе указывается вид сделки (завещание, договор купли-продажи, свидетельство о праве собственности, свидетельство о праве на наследство и т.д.). При удостоверении доверенности указывается вид доверенности. При свидетельствовании верности копии документа указывается наименование документа, количество экземпляров копии;
в графе 9 - примечание (указываются оговорки, исправления, признания нотариального действия недействительным, вследствие его отмены на основании решения суда).
29. Запрещения, налагаемые нотариусами на отчуждение недвижимости по извещениям банков, предприятий, организаций по выдаче ссуд (займа), регистрируются в реестре для регистрации запрещений отчуждения имущества по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции и заносятся в алфавитную книгу учета запрещений отчуждения имущества по форме согласно приложению 9 к настоящей Инструкции.

6. Оформление документов, предназначенных для действий за
границей

30. При подписании документов, предназначенных для действий за границей, лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия в документе, пишет в строку свою фамилию, имя, отчество в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.
31. При заполнении удостоверительных надписей фамилия, имя, отчество нотариуса указывается полностью, а также полное наименование государственной нотариальной конторы строго в соответствии с оттиском печати, дату обозначать словами. Фамилию, имя, отчество лица, подписавшего документ, указывается в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.
32. Печать ставится на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса. Весь текст печатается (в том числе порядковый номер реестра для регистрации нотариальных действий, сумма взысканной государственной пошлины или сумма, оплаченная нотариусу, занимающемуся частной практикой, за совершение нотариального действия).
33. Лицам, от имени которых совершается нотариальное действие, выдаются первые экземпляры документов.
Документы не сгибаются, незаполненные до конца строки, свободные места не прочеркиваются, проставление мастичных штампов не допускается.
Документы сшиваются шелковой ниткой или лентой красного или белого цвета в три прокола.

7. Печать, штампы и бланки нотариуса

34. Нотариус имеет личную печать (далее - Печать).
35. Печать государственного нотариуса изготавливается в соответствии с требованиями статьи 21 Закона Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан», статьи 22 Закона.
36. Печать нотариуса, занимающегося частной практикой, изготавливается в соответствии с приказом Министра юстиции Республики Казахстан «О печати частного нотариуса», утвержденного 24 февраля 1999 года № 16 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 702).
37. Написание фамилии, имени и отчества нотариуса в тексте печати производится по документу, удостоверяющему его личность.
38. Территориальный орган юстиции осуществляет заказ на изготовление печати нотариусов и выдает печать под роспись в журнале выдачи печати по форме согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.
39. Печать используется нотариусом, занимающимся частной практикой и государственным нотариусом, для скрепления своей подписи на тексте удостоверительной надписи при выдаче нотариально удостоверенного либо засвидетельствованного документа, на постановлении, поручении (запросе) и на документах, связанных с деятельностью нотариуса.
40. Об утрате или хищении печати, нотариус, занимающийся частной практикой и государственный нотариус сообщает в территориальный орган юстиции и нотариальную палату в течение одного дня со дня обнаружения ее утраты или хищения.
41. При освобождении от должности государственного нотариуса или прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, печать нотариуса уничтожается.
42. В случае приостановления действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой или нахождении в отпуске (в том числе по уходу за ребенком) государственного нотариуса или нотариуса, занимающегося частной практикой, печать сдается на хранение на период приостановления действия лицензии или нахождении в отпуске (в том числе по уходу за ребенком) в территориальный орган юстиции в течение одного рабочего дня с момента ознакомления с приказом о приостановлении действия его лицензии или со дня выхода в отпуск (в том числе по уходу за ребенком).
43. При пользовании печати, применяется синий или фиолетовый красители, не допуская применения черного, многоцветного красителей.
44. Территориальный орган юстиции в случае утраты или уничтожения печати публикует информацию на Интернет-ресурсе Министерства юстиции Республики Казахстан.
45. Нотариус, занимающийся частной практикой и государственный нотариус, имеют электронную цифровую подпись в соответствии с Законом Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
46. Нотариус имеет личные бланки (далее - Бланки).
47. Бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, уполномоченными на соответствующий вид деятельности, по заказам территориального органа юстиции или территориальной нотариальной палаты и подлежат учету.
Бланк изготавливается на документной защищенной без оптических отбеливателей с водяным знаком бумаге, с написанием два раза слова «Казахстан» сокращенно на английском языке (KAZ) между которыми отображен казахский орнамент.
Формат бланка лист А-4, цвет белый с последовательной нумерацией порядкового номера в нижнем правом углу.
48. Выдача бланков производится под роспись в журнале выдачи бланков территориальным органом юстиции или территориальной нотариальной палатой по форме согласно приложению 11 к настоящей Инструкции.
49. Бланки используются нотариусом, занимающимся частной практикой и государственным нотариусом при совершении нотариальных действий.
Не подлежит оформлению на бланке и выполняется на обычной бумаге экземпляры договора, а также экземпляры документов, которые остаются в делах у частного нотариуса (на оставшемся в деле у частного нотариуса экземпляре документа записываются номера бланков, использованных для оформления экземпляров документа, выданных лицам, обратившимся за совершением нотариального действия).
Не допускается применение бланков при изготовлении писем нотариуса и документов, не связанных с оформлением нотариального действия.
50. Территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата ведет учет бланков полученных от изготовителя, выданных частному нотариусу, возвращенных, неиспользованных, испорченных, с техническим браком, с одинаковыми номерами, в случае прекращения или приостановления лицензии на право занятия нотариальной деятельностью.
51. В случае утраты, хищения бланков частный нотариус или территориальная нотариальная палата, сообщает об этом в органы внутренних дел и территориальный орган юстиции в течение одного рабочего дня с момента выявления их утраты или хищения.
52. При прекращении, приостановлении лицензии на право занятия нотариальной деятельностью нотариуса, занимающегося частной практикой, или освобождения от должности государственного нотариуса неиспользованные бланки сдаются в территориальный орган юстиции или территориальную нотариальную палату по акту передачи бланков по форме согласно приложению 12 к настоящей Инструкции.
53. В случае порчи бланка при совершении нотариальных действий, нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственным нотариусом, производится на самом бланке по диагонали его формата запись «испорчено» печатными заглавными буквами чернилами черного или фиолетового цвета. Запись заверяется подписью нотариуса, заполнявшего бланк. Испорченные бланки подлежат возврату в территориальный орган юстиции или территориальную нотариальную палату.
54. Территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата уничтожают испорченные бланки и составляют акт об уничтожении по форме согласно приложению 13 к настоящей Инструкции.
55. При оформлении документов используются мастичные штампы. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего или фиолетового цвета.
При использовании мастичного штампа для исполнения удостоверительной надписи допускается дописывание незаполненных мест штампа при помощи использования технических средств или от руки с использованием красителя синего или фиолетового цвета. Допускается проставление от руки с использованием красителя синего или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительнои надписи с использованием технических средств. При написании удостоверительной надписи от руки также используется краситель синего или фиолетового цвета.
56. Печати, личные бланки, штампы удостоверительных надписей хранятся в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах в помещении нотариуса, занимающегося частной практикой или государственной нотариальной конторе.
57. Использование, хранение и учет печати, личных бланков, штампов удостоверительных надписей, ведется нотариусом, занимающимся частной практикой, или одним из нотариусов государственной нотариальной конторы, определенным приказом начальника территориального органа юстиции.

8. Составление номенклатуры дел

58. Номенклатура дел предназначена для группировки документов в дела, систематизации и учета дела, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного хранения (до 10 лет включительно).
59. Номенклатура дел, составляется (не позднее 15 ноября текущего года) нотариусом, занимающимся частной практикой, в государственной нотариальной конторе одним из нотариусов государственной нотариальной конторы и вводится в действие с 1 января следующего календарного года в трех экземплярах.
Номенклатура дел государственной нотариальной конторы утверждается руководителем территориального органа юстиции, нотариуса, занимающегося частной практикой, самим нотариусом.
60. Номенклатура дел в государственной нотариальной конторе согласовывается с государственным архивом.
Нотариус, занимающийся частной практикой не представляет номенклатуру дел на согласование в государственный архив.
61. Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел согласно приложению 14 к настоящей Инструкции, включающей в себя заголовки дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса с указанием их срока хранения (дела, реестры, книги, журналы). Печатные издания в номенклатуру дел не включаются.
В номенклатуре дел предусматриваются резервные номера, с тем, чтобы в течение года завести дополнительные наряды, не предусмотренные ранее.
62. По окончании года в номенклатуру дел по форме согласно приложению 15 к настоящей Инструкции вносится итоговая запись о количестве заведенных нарядов.
Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел временного хранения, остается в архиве государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой.
63. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у нотариуса, занимающегося частной практикой, документы после их исполнения группируются в наряды.
64. В наряды группируются документы одного года.
65. Статистические отчеты должны подшиваться в наряде того года, к которому они относятся по содержанию независимо от времени их составления.
66. Не допускается включение в наряды не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

9. Формирование дел

67. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.
Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу, определенному нотариальному действию.
68. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет.
69. Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке; в деле «Переписка» документы-запросы группируются с документами-ответами.
70. При формировании дел нотариус, занимающийся частной практикой и государственный нотариус соблюдают следующие:
помещает в дела документы в соответствии с заголовками дел утвержденной номенклатуры дел;
формирует в дела документы по срокам их хранения;
группирует в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
присоединяет к документам, к которым они относятся документы независимо от даты их утверждения или составления;
подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, не подшиваются;
помещает в отдельные номенклатурные дела сообщения, полученные по факсимильной связи, электронной почте и телефонограммы.
71. По объему дело, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250 дело подразделяется на тома.
При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением «т.1», «т.2».
72. Копии постановления и распоряжения нотариуса, занимающегося частной практикой и государственного нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в наследственные дела.
73. Копия постановления об отложении нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.
Копия постановления об отказе в совершении нотариальных действий присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении нотариального действия.

10. Оформление дел. Составление описи дел

74. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.
75. Дела нотариуса, занимающегося частной практикой, и государственной нотариальной конторы подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).
76. Дело помещается в обложку по форме согласно приложению 16 к настоящей Инструкции, с указанием:
кем заведено дело - фамилия, инициалы нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование государственной нотариальной конторы прописью;
номенклатурный индекс (переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома);
заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);
дата дела (дата заведения и окончания дела, в том числе, состоящего из нескольких томов, считаются даты самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело, которые оформляются словесно-цифровым способом);
количество листов в деле (томе) (проставляется в соответствии с данными листа-заверителя);
срок хранения дела (в соответствии с номенклатурой дел).
77. После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.
78. При полном оформлении дела документы перегруппируются в прямой хронологической последовательности с января по декабрь.
79. Полное оформление дела после завершения его в делопроизводстве для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения предусматривает:
нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; брошюровку (подшивку) дела в твердую обложку; прошивание прочными нитками в четыре прокола; заполнение всех реквизитов обложки дела согласно пункта 76 настоящей Инструкции.
80. Все листы дела, включая помещенные в дело конверты, нумеруются карандашом.
Отдельно нумеруются лист-заверитель и внутренняя опись.
Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.
Если дело состоит из нескольких томов, а том из нескольких частей, листы в каждом томе или части нумеруются отдельно.
81. Лист-заверитель подшивается в конце дела.
В листе-заверителе по форме согласно приложению 17 к настоящей Инструкции цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе), оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы.
На листе-заверителе должны отражаться любые изменения в оформленных делах: изъятие документов, добавление документов, которое делается путем внесения изменений в существующий лист-заверитель (при этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан, изменения оговариваются нотариусом, датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса) или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и оставляется в деле.
Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи с проставлением печати нотариуса.
82. На дела, постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись по форме согласно приложению 18 к настоящей Инструкции.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе. Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, в графе 2 - указывается индекс документа согласно номенклатуры дел, графе 3 - указывается дата документа, графе 4 - наименование нотариального действия, графе 5 - номера листов, на которых расположен каждый документ.
Все документы и копии документов, прилагаемые к удостоверенному документу и подшитые к нему, во внутренней описи не упоминаются. При этом в графе «номера листов дела» проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.
Внутренняя опись должна иметь итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой или государственным нотариусом и подшивается в начале дела.
83. Частично оформляются дела временного хранения (10 лет и менее).
Дела временного (до 10 лет) хранятся в скоросшивателях, не производится пересистематизация документов, листы дела не нумеруются, заверительные надписи, лист-заверитель, внутренняя опись не составляются.
84. По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел постоянного хранения по форме согласно приложению 19 к настоящей Инструкции. Опись представляет собой перечень заголовков дел, с указанием дат и количества листов в деле.
На дела временного (до 10 лет) хранения опись не составляется.
85. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Реквизиты описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома).
В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся в данной описи.
86. Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом, занимающимся частной практикой, в государственной нотариальной конторе, государственным нотариусом, на которого возложена организация и правильное ведение делопроизводства согласно приказа начальника территориального органа юстиции.
87. Документы, хранящиеся в делах нотариуса, занимающегося частной практикой или в государственной нотариальной конторе, в случае их возврата или изъятия (выемки) выдаются:
лицу, на имя которого были оформлены возвращаемые документы, или его представителю при предъявлении: документа, удостоверяющего личность;
документа, подтверждающего полномочия представителя;
документа, послужившего основанием для возврата документа (соглашение о расторжении договора, при удостоверении соглашения не тем нотариусом, который удостоверял расторгаемый договор);
работникам суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении документа, на основании которого производится изъятие.
Возврат или изъятие документов из дела производится в следующем порядке: дело расшивается, изымаются документы, на их место подшиваются копии изъятых документов, которые заверены подписью и оттиском печати нотариуса и документ, на основании которого произведен возврат или изъятие (протокол выемки, определение (запрос) суда, соглашение о расторжении договора). В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой, составляется сопроводительное письмо, копия которого подшивается в дело.
Меняется нумерация листов дела, при этом на листе-заверителе делается отметка об изменении нумерации листов.
88. В случае возвращения нотариусу ранее изъятых из его дел документов, они вновь помещаются в дело, откуда, в свою очередь, изымаются их копии.
89. Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях подшиваются в дело.
90. Реестры, книги, журналы, заводимые нотариусом, занимающимся частной практикой или государственным нотариусом, до внесения в них первой записи прошиваются, листы их пронумеровываются. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа книги. Для книг, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью нотариальной палаты. Для книг, ведение которых осуществляется государственными нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью территориального органа юстиции.

11. Временное хранение дел. Передача дел. Обеспечение
сохранности архивных документов

91. Дела, том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированные у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, с момента их заведения до момента передачи в частный нотариальный архив или государственный архив подлежат временному хранению у нотариуса, занимающегося частной практикой или в государственной нотариальной конторе.
92. В случае приостановления действия лицензии на право занятия нотариальной деятельностью нотариуса, занимающегося частной практикой на нотариуса, его заменяющего, одновременно с передачей полномочий совершения нотариальных действий, передаются номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении, о чем издается приказ территориального органа юстиции согласованный с территориальной нотариальной палатой.
93. Для централизованного хранения и обеспечения сохранности нотариальных документов, являющихся составной частью Национального архивного фонда Республики Казахстан и в соответствии со статьей 29-1 Закона, функционируют частные нотариальные архивы. Частные нотариальные архивы, являются филиалами территориальных нотариальных палат.
94. В своей деятельности частный нотариальный архив руководствуется Законом, Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», Приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003 года № 93 «Об утверждении Основных правил работы ведомственных архивов» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 2679).
Контроль за обеспечением сохранности и учета документов архива осуществляют территориальные нотариальные палаты.
В частный нотариальный архив сдают нотариальные документы:
ежегодно, действующие нотариусы, занимающиеся частной практикой;
нотариус, занимающийся частной практикой, прекративший свою нотариальную деятельность в соответствии со статьей 12 Закона;
нотариус, занимающийся частной практикой, вышедший из членов нотариальной палаты и снявшийся с учетной регистрации в связи с вступлением в другую нотариальную палату.
95. В частный нотариальный архив на хранение поступают нотариальные документы нотариуса, занимающегося частной практикой, являющиеся источниками наполнения архива.
96. Нотариус, занимающийся частной практикой ежегодно в срок до 31 марта передает в частный нотариальный архив на хранение завершенные наряды и оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией за прошедший год.
97. В состав документов частного нотариального архива входят журналы, книги, реестры, дела, ведение которых предусмотрено номенклатурой дел.
98. Частный нотариальный архив составляет и ежегодно уточняет список источников наполнения архива, утверждает планы и описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, составляет графики приема документов от источников наполнения архива.
99. Задачей частного нотариального архива, является обеспечение сохранности архивных документов, создание оптимальных условий хранения, соблюдение нормативных режимов хранения и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и их утерю, обеспечивающих поддержание документов в нормальном физическом состоянии.
100. Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:
строительством, реконструкцией и ремонтом здания частного нотариального архива;
созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях частного нотариального архива;
применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки).
101. Частный нотариальный архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль). Пригодность месторасположения частного нотариального архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны.
102. Здание частного нотариального архива оснащается средствами охранной и пожарной сигнализации и защищено открывающимися наружу распашными металлическими решетками на окнах нижних этажей.
103. Не допускается размещение частного нотариального архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.
104. Архивные документы не хранятся в помещениях, зданиях занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
105. Противопожарный режим в здании, где размещается частный нотариальный архив и в архивохранилищах регламентируется законодательством в области пожарной безопасности.

12. Уничтожение дел

106. Отбор дел к уничтожению производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - государственным нотариусом, на которого возложено организация и ведение делопроизводства.
Дела, срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению, после утверждения описей дел и акта о выделении к уничтожению документов за соответствующий период.
108. Отобранные к уничтожению дела оформляются актом о выделении к уничтожению документов и дел по форме согласно приложению 20 к настоящей Инструкции.
109. Акт подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе-государственным нотариусом, на которого возложено организация и ведение делопроизводства.
110. Акт представляется на одобрение экспертной комиссии.
Акт одобренный экспертной комиссией, представляется на утверждение в территориальную нотариальную палату или территориальный орган юстиции (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).
111. Нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе-государственным нотариусом, на которого возложено организация и ведение делопроизводства на акте о выделении документов и дел к уничтожению делается отметка о дате и способе уничтожения дел, с проставлением оттиска печати нотариуса, занимающегося частной практикой или печатью территориального органа юстиции.

13. Формирование и оформление наследственных дел.
Учет завещаний

112. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение первого документа, свидетельствующего об открытии наследства, нотариусом, занимающимся частной практикой либо государственным нотариусом государственной нотариальной конторы. Таким документом является (заявление о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, пережившего супруга о выдаче свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, согласии быть исполнителем завещания).
113. Документы, относящиеся к наследственному делу представляются нотариусу, занимающемуся частной практикой или государственному нотариусу как на личном приеме, так и по почте.
114. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в Книге учета наследственных дел по форме согласно приложению 21 к настоящей Инструкции.
115. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел, и года заведения наследственного дела: «20/2011, где 20 - порядковый номер наследственного дела в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2011 - год заведения наследственного дела».
Номер, указанный в графе 1 Книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела.
116. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в Алфавитной книге учета наследственных дел по форме согласно приложению 22 к настоящей Инструкции.
117. Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов, формируются в отдельные наследственные дела, каждое из которых получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов).
В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.
Сформированное наследственное дело является отдельным номенклатурным делом. На обложке дела к номенклатурному индексу, через дробь присваивается номер наследственного дела (Дело № 1-15/27/2011).
Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.
118. Передача нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу производится в следующем порядке:
подшиваются документы, находящиеся в наследственном деле;
составляется внутренняя опись документов;
снимается копия наследственного дела, включая копию обложки.
Подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером нотариусу по принадлежности.
119. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу в Книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие к наследственному делу заявления. При поступлении к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, иных заявлений, они регистрируются в Книге учета наследственных дел. При этом в графе 8 Книги учета наследственных дел проставляется номер наследственного дела, к которому поступило заявление (документ).
120. В делах нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером - отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу юстиции.
121. Нотариус, получивший наследственное дело, направленное к нему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации наследственных дел.
122. В нотариальном органе ведется алфавитная книга учета завещаний, в которую вносятся сведения об удостоверенных в данном органе завещаниях, а также о завещаниях, полученных от должностных лиц, уполномоченных на удостоверение завещаний, приравненных к нотариально удостоверенным по форме согласно приложению 23 к настоящей Инструкции.
123. В случае выдачи нотариусом свидетельства о праве на наследство, дополнительные свидетельства о праве на наследство выдаются нотариусом, выдавшим основное свидетельство о праве на наследство.
124. При подготовке законченного наследственного дела к хранению, документы подшиваются по правилам пункта 79 настоящей Инструкции в следующем порядке:
свидетельство о праве на наследство;
заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, или об отказе от наследства;
копия свидетельства о смерти наследодателя;
копия книги регистрации граждан или адресная справка на имя наследодателя, где определено место его регистрации;
копии документов, подтверждающие родственные отношения наследников с наследодателем, основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя);
запросы нотариуса, сделанные для установления круга наследников, и ответы на них;
информационная справка об отсутствии наследственного дела;
документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю (правоустанавливающие документы);
иные приобщенные к наследственному делу документы.

Приложение 2
к приказу Министра
юстиции
Республики Казахстан
от 23 августа 2011 года
№ 294

Перечень некоторых приказов Министра юстиции Республики
Казахстан, признаваемых утратившими силу

1. Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 16 июля 1998 года № 83 «Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 655).
2. Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 30 декабря 1999 года № 732 «О внесении дополнений в Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 16 июля 1998 года № 83» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 1054).
3. Подпункт 4) пункта 1 Приказа Министра юстиции Республики Казахстан от 4 ноября 2004 года № 325 «О внесении изменений в некоторые приказы, а также о признании утратившими силу некоторых приказов Министра юстиции Республики Казахстан» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 3191).
4. Пункт 2 Приказа и.о. Министра юстиции Республики Казахстан от 10 августа 2005 года № 215 «О внесении дополнений в некоторые приказы Министра юстиции Республики Казахстан по вопросам нотариата» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 3785, опубликован в газете «Юридическая газета» от 16 августа 2005 г. № 149).
5. Приказ и.о. Министра юстиции Республики Казахстан от 30 сентября 2010 года № 272 «О внесении изменений и дополнений в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 16 июля 1998 года № 83 «Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 6513, опубликованный в газетах «Казахстанская правда» от 16.10.2010 г., № 274-275 (26335-26336), «Юридическая газета» от 29.10.2010 г, № 44 (514)).

Приложение 1
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

_______________________________________
наименование нотариальной конторы,
Ф.И.О частного нотариуса, дата и номер лицензии частного
нотариуса

Акт

об остановки работы ЕНИС

Дата_________________ ______________________
(место составления)

Я, нотариус (Ф.И.О.), составил (-а) настоящий акт об остановки работы
ЕНИС
Начало остановки работы ЕНИС «___» ________20__г. время «__ч.__минут»
Начало работы ЕНИС «__» ______20__г. время «__ч.__минут»

Составлен
нотариус:_____________________(Ф.И.О.)

Приложение 2
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

Журнал входящей корреспонденции

№ п/п	Дата и номер поступившего документа	Откуда поступил документ	Краткое содержание	Номер дела (наряда) в котором находится документ
1	2	3	4	5

Приложение 3
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

Журнал исходящей корреспонденции

№ п/п	Дата и номер исходящего документа	Кому адресован документ	Краткое содержание	Исполнитель
1	2	3	4	5

Приложение 4
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

Регистрационный штамп

Наименование государственной нотариальной конторы, или Ф.И.О. нотариуса, номер, дата его лицензии № исходящего «___»_____ 20__ (дата)

Приложение 5
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

Справка о выявленных поправках, исправлениях, оговорках в
реестре регистрации нотариальных действий

Я, частный (государственный) нотариус (Ф.И.О.), составил (-а)
настоящую справку по (выявленным поправкам, исправлениям, оговоркам)
в реестре регистрации нотариальных действий за №___, следующего
характера:
1. Указывается номер реестра, дата совершения нотариального
действия (выявленные поправки, исправления, оговорки).
2._______________________________________________________
________________________________________________________________

Ф.И.О. нотариуса, занимающегося частной практикой
или государственного нотариуса подпись

Приложение 6
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

Реестр №__________
для регистрации нотариальных действий нотариуса______________
нотариальной конторы на _____________________ год

Номер нотари- ального действия	Дата совершения нотари- ального действия	Наимено- вание и место жительства лиц, для которых совершено нотари- альное действие	Реквизиты документа, удосто- веряющего личность, явившегося для совершения нотари- ального действия	Содержание нотари- ального действия	Взыскано госу- дарственной пошлины (тарифа) или отметка об освобождении от уплаты	Подпись в получении нота- риально оформлен- ного документа
1	2	3	4	5	6	7

Приложение 7
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

Электронный реестр ЕНИС

Номер нотариуса, присвоенный в ЕНИС и порядковый номер реестар ЕНИС	Дата регистра- ции нотари- ального действия	Дата факти- ческого совершения нотариаль- ного действия	Ф.И.О., адрес проживания участника, наименова- ние юридичес- ких лиц и его местона- хождение	Доку- мен- ты, удос- тове- ряю- щие	Сумма, взыскан- ная за соверше- ние нотари- ального действия	Статус (документ, подтверж- денный, не подвержден- ный, отмененный)	Содержа- ние нотариа- льного действия	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение 8
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике
Казахстан

форма

Реестр для регистрации запрещений отчуждения имущества №____
Нотариуса___________(нотариальной конторы)___________
на _________ год

Номер нотари- ального действия	Основание наложения запрещения отчуждения имущества Дата извещения банка о ссуде,опре- деления (постанов- ления об аресте)	Дата полу- чения нота- риусом изве- щения, поста- нов- ления Об аресте, дата удо- стове- рения дого- вора о залоге	Дата нало- жения запре- щения	Ф.И.О., место жительство или, наимено- вание юриди- ческого лица его место- нахождение собствен- ника, отчуж- дающего имущество, на которое возложено запрещение. Место нахождения имущества	Когда и кому направ- лено сооб- щение	Осно- вание снятия запре- щения на отчуж- дение иму- щества	Когда кому направ- лено изве- щение о снятии запре- щения	Сумма взысканнои госпошлины (тарифа), отметка об освобож- дении от уплаты
1	2	5	4	5	6	7	8	9

Приложение 9
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

Алфавитная книга учета
запрещений отчуждения имущества
_____________________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество собственника дома (квартиры)	Номер по реестру	Отметка о снятии запрещения или ареста
1	2	3

А
_________Б
_________В

Приложение 10
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

Журнал выдачи печати

№. п/п	Дата выдачи	ФИО нотариуса	Оттиск печати	Подпись в получении	Сведения об уничтожении, утери печати
1	2	3	4	5	6

Приложение 11
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

Журнал выдачи бланков

№. п/п	Дата выдачи	Ф.И.О нотариуса	Количество бланков с указанием, их номера	Расписка в получении	Примечание
1	2	3	4	5	6

Приложение 12
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

АКТ
о передаче бланков

Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о сдаче бланков
частного (государственного) нотариуса:
№ номера бланков, ФИО нотариусов, на чье имя выданы бланки.
Итого к _________________________________ бланков
(количество цифрами и прописью)

Подпись:____________________________________________________
(подпись, должность лица принявшего бланки)

Ф.И.О. нотариуса, занимающегося частной практикой
или государственного нотариуса подпись

Ф.И.О. работника
территориального органа юстиций подпись

или работника
территориальной нотариальной палаты подпись

Приложение 13
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

«УТВЕРЖДАЮ»
Начальник Департамента юстиции
(наименование области или города)
или Председатель
территориальной
нотариальной палаты
__________________ области (города)
________________ инициалы и фамилия
подпись
«__» ________ 20__ г.

Фамилия и инициалы нотариуса,
или наименование государственной
нотариальной конторы

АКТ
об уничтожении испорченных экземпляров

В связи порчей бланков, произвести их уничтожение как
утратившие практическое значение:
1. № номера бланков, ФИО нотариусов, на чье имя выданы бланки и
испорчены
Итого к уничтожению отобрано____________________________бланков
(количество цифрами и прописью их номера)

Нотариус (ы) Подпись Расшифровка подписи
(занимающийся частной
практикой или
работающий в
государственной
нотариальной конторе)

Приложение 14
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

Примерная номенклатура дел (нарядов) нотариальной конторы

1. Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы
№	Наименование	Срок хранения
1-1	Статистические отчеты	постоянно
1-2	Справки и акты о результатах проверки работы нотариальной конторы	5 лет
1-3	Приказы и другие документы по личному составу	75 лет
1-4	Переписка с органами юстиции и нотариальной палатой	5 лет
1-5	Переписка с учреждениями, организациями и гражданами	5 лет
1-6	Документы финансовой и хозяйственной деятельности нотариальной конторы	5 лет (при условии завершения документальной ревизии финансово- хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел-сохраняются до вынесения окончательного решения)
1-7	Заявления и предложения по организации работы нотариальной конторы и ответы на них	5 лет
1-8	Номенклатура дел нотариальной конторы	постоянно
1-9	Описи документальных материалов, сданных в архив	постоянно
1-10	Журнал регистрации входящей корреспонденции	3 года
1-11	Журнал регистрации исходящей корреспонденции	3 года
1-12	Журнал учета вызовов нотариуса на дом	3 года
2. Совершение нотариальных действий
2-1	Договоры о возведении жилого дома на отведенном земельном участке	75 лет
2-2	Договоры об отчуждении и залоге жилых домов, документы, на основании которых они удостоверены!	75 лет
2-3	Извещения и сообщения о наложении и снятии запрещений (арестов) отчуждения имущества	3 года
2-4	Прочие договоры (отчуждение имущества, земли и др.)	25 лет
2-5	Нотариально удостоверенные завещания	75 лет
2-6	Наследственные дела	75 лет
2-7	Доверенности	3 года со дня истечения срока их давности
2-8	Свидетельство о праве на собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, оно подшивается в наследственное дело)	75 лет
2-9	Свидетельство об удостоверении фактов нахождения лиц в живых и в определенном месте, о принятии на хранение документов	3 года
2-10	Документы по удостоверению времени предъявления документов	3 года
2-11	Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям	3 года
2-12	Документы по совершению депозитных операций	10 лет
2-13	Копии исполнительных надписей с относящимися к ним документам	3 года
2-14	Акты о морских протестах	3 года
2-15	Документы, составленные в связи с обеспечением доказательств	5 лет
2-16	Переписка с учреждениями и гражданами по вопросам совершения нотариальных действий	3 года
2-17	Дела юридических лиц	25 лет
2-18	Постановления об отказе в совершении нотариальных действий	5 лет
2-19	Постановления о направлении документов на экспертизу	3 года
2-20	Реестры для регистрации нотариальных действий	постоянно
2-21	Реестры для регистрации запрещений отчуждаемого имущества	75 лет
2-22	Книга учета наследственных дел	75 лет
2-23	Алфавитная книга учета наследственных дел	75 лет
2-24	Алфавитная книга учета завещаний	75 лет
2-25	Алфавитная книга учета запрещений, жилых домов и арестов, наложенных на жилые дома	75 лет
2-26	Книга учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества	75 лет
2-27	Книга учета ценностей при принятии мер к охране наследственного имущества	75 лет

Примечание:
Книги, указанные в подпунктах 2-19, 2-26, должны быть прошнурованы.
Количество листов должно быть заверено подписью работника органа юстиции или нотариальной палаты.

Приложение 15
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

«УТВЕРЖДАЮ»
Начальник Департамента юстиции
(наименование области или города)
или Ф.И.О нотариуса, дата,
номер лицензии
______________ фамилия, инициалы
подпись
«__» ________20__год

Номенклатура дел

Дата_________на_______год Индекс________

Индексы дел	Наименование дел	Количество дел (томов)	Сроки хранения и статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

По срокам хранения	Всего	В том числе переходящих
постоянно
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)

Итого:______________
Подпись_____________

«Согласовано»
________________________
(наименование архивного
_____________________
учреждения)

Примечание. Номенклатура дел согласовывается согласно пункта 60 настоящей Инструкции.

Приложение 16
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

Обложка дела

________________Ф.№_________
_______________Оп.№_________
________________Д.№_________

_____________________________________________________________________
(наименование государственной нотариальной конторы, Ф.И.О. частного
нотариуса дата, и номер его лицензии)

___________ том № ___________

Дело № индекса_____________
_________________________________
_________________________________
(заголовок дела)

«___» ________ 20__год
на __________________ листах
Срок хранения __________ лет

_______________ Ф.№
______________ Оп.№
_______________ Д.№

Приложение 17
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Фонд №_______Опись №_________Дело №________
В дело подшито и пронумеровано_________лист (ов), в том числе:
литерные № № листов_________________________________________
пропущенные № № листов______________________________________
пронумерованные чистые листы________________________________
листов внутренней описи_____________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации_________________________________________________________
(разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела	№ № листов
1	2

Наименование должности лица,
заполнившего лист-заверитель дела_____________подписи
(личная подпись)
дата

Ф.И.О. нотариуса, занимающегося частной практикой
или государственного нотариуса подпись

Приложение 18
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №

№№ п/п	Индекс документа согласно номенклатуры дел	Дата документа	Наименование нотариального действия	Номера листов, на которых расположен каждый документ
1	2	3	4	5

Итого __________________________________ документов
(количество цифрами и прописью)

Ф.И.О. нотариуса, занимающегося частной практикой
или государственного нотариуса подпись

Приложение 19
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

_____________________________________________________
наименование государственной нотариальной конторы или
Ф.И.О. частного нотариуса, дата и номер его лицензии

Фонд №_____________________________
(заполняется в гос.архиве)

Опись
дел постоянного хранения
(титульный лист описи)
За___________годы

«Утверждено»

Протокол ЭПК_______________________________
(наименование архивного учреждения)
_____________ № ____________________
(дата)

___________________________________________________
наименование государственной нотариальной конторы,
дата и номер лицензии нотариуса, занимающегося
частной практикой

Опись №_________
Дела постоянного хранения за _________ год

№ п/п	Индексы дел	Заголовки дел	Дата	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел включено _________ дел
(цифрами)

с №_________по №___________
__________________________________________
(должность, фамилия, инициалы составителя)

Итоговую запись к разделу описи за__________год заверяю:

Подпись__________________________________
(должность, инициалы, фамилия
ответственного за делопроизводство)

«Согласовано»
Председатель экспертной комиссии _________ (подпись, дата)

Приложение 20
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

«УТВЕРЖДАЮ»
Начальник Департамента юстиции
(наименование области или города)
___________ фамилия, инициалы
подпись
или Ф.И.О нотариуса, дата,
номер лицензии
«__» _________ 20__ год

Акт о выделении к уничтожению документов и дел

Дата _______________ Индекс _____________

____________________
(место составления)

О выделении к уничтожению документов и дел
Основание: приказ №_________от_________ (дата)
Составлен: экспертной комиссией
Председатель комиссии:___________ (должность, Ф.И.О.)
Члены комиссии:__________________ (должность, Ф.И.О.)
Присутствовали:__________________ (должность, Ф.И.О.)

Комиссия, руководствуясь перечнем ______________ (название перечня)
отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение следующие документы и дела.
______________________ (наименование нотариальной конторы, Ф.И.О.
нотариуса, занимающегося частной практикой, в деятельности которых
отложились документы, не подлежащие дальнейшему хранению)

№ п/п	Годы документов и дел	Заголовки докумен- тов и дел, индекс по номенкла- туре	Пояснения	Количеств докумен- тов и дел (томов)	Номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6

Всего дел_________(цифрами и прописью)

Председатель экспертной
комиссии _____________________(Ф .И.О.)__________ подпись
Члены: подписи ____________________________ (Ф.И.О.)

Документы измельчены и уничтожены путем сожжения.
Председатель экспертной комиссии ___________ (подпись, дата)
Дата

Одобрен Экспертной комиссией в составе:
член комиссии Подпись Расшифровка подписи
член комиссии Подпись Расшифровка подписи
Дата

Частный нотариус или государственный нотариус _______________
(Ф.И.О. подпись)

Приложение 21
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

Книга учета наследственных дел

№ п/п	Дата поступления заявления	Фамилия, имя, отчество умершего	Время смерти	Фамилия, имя, отчество заявителя	Дата выдачи свидетельства о праве на наследство	Дата списания дела в архив, номер дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение 22
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

Алфавитная книга наследственных дел

Фамилия, имя, отчество умершего	Дата смерти	Номер наследственного дела	Примечание
1	2	3	4

А
____________Б
____________В

Приложение 23
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

форма

Алфавитная книга учета завещаний

Фамилия, имя, отчество завещателя	Дата удостоверения завещания	Номер по реестру	Отметка об отмене завещания
1	2	3	4

А
____________Б
____________В