Сноска. Утратило силу постановлением акимата Актюбинской области от 28.12.2013 № 429.
В соответствии со статьей 27 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года № 148 «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», статьей 9-1 Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах», Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» и постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 июля 2011 года № 842 «О внесении изменений и дополнений в постановления Правительства Республики Казахстан от 30 декабря 2009 года № 2315 «О внесении изменения и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 30 июня 2007 года № 561 и об утверждении стандартов государственных услуг» и от 20 июля 2010 года № 745 «Об утверждении реестра государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам» акимат области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемый регламент государственной услуги «Выдача архивных справок».
2. ГУ «Управление архивов и документации Актюбинской области» обеспечить размещение настоящего регламента государственной услуги в официальных источниках информации, информационных досках и стендах в местах оказания государственной услуги.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя акима области Нуркатову С.К.
4. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Аким области А. Мухамбетов
УТВЕРЖДЕН
постановлением акимата области
от 25 октября 2011 года
№ 360
Регламент государственной услуги «Выдача архивных справок»
1. Основные понятия
1. Определение используемых терминов и аббревиатур:
1) архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника;
2) государственный архив – государственное учреждение, наделенное правом собирания (приобретения) постоянного хранения и организации использования документов Национального архивного фонда;
3) документы по личному составу – комплекс документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение.
4) пользователь архивных документов - физическое или юридическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения информации с целью ее использования.
5) СФЕ - структурно-функциональные единицы: ответственные лица уполномоченных органов, структурные подразделения государственных органов, государственные органы, информационные системы или их подсистемы.
6) окно - предоставление государственных услуг, предусматривающее исключение или максимально возможное ограничение заявителей в процессах сбора из разных инстанций и предоставление документов и справок, подтверждающие права заявителей на получение государственной услуги;
7) ЦОН – центр обслуживания населения.
2. Общие положения
2. Нормативное определение государственной услуги: выдача архивных справок.
3. Государственная услуга «Выдача архивных справок» оказывается Актюбинским областным государственным архивом, его филиалами и районными государственными архивами (далее - Архив) по месту жительства потребителя, перечень адресов архивных учреждений области указан в приложении 1 к Стандарту государственных услуг «Выдача архивных справок», утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 30 декабря 2009 года № 2315 (далее – Стандарт).
Также государственная услуга предоставляется через центры обслуживания населения ЦОН на альтернативной основе (далее – Центр). Адреса центров указаны в приложении 2 к Стандарту.
4. Форма оказываемой государственной услуги:
частично автоматизированная
5. Государственная услуга оказывается в соответствиии с пунктом 5 статьи 15 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326 -1 «О Национальном архивном фонде и архивах».
6. Видом завершения государственной услуги является выдача архивной справки, копии или выписки архивных документов (далее - архивная справка).
3. Требования к порядку оказания государственной услуги
7. Информация о месте нахождения государственных органов, порядке оказания государственной услуги и ходе их оказания можно получить по адресам, указанным в приложении 1 и 2 Стандарта.
Полная информация о порядке оказания государственной услуги и необходимых документах располагается на портале электронного Правительства: http://www.е.gov.kz, интернет-ресурсе Министерства связи и информации Республики Казахстан: http://www.mci.gov.kz, в официальных источниках информации, информационных досках и стендах в местах оказания государственной услуги.
8. Государственная услуга оказывается:
в помещении Архива по месту проживания потребителя, где имеются столы, стулья, информационные стенды с перечнем необходимых документов и регламентом работы, предусмотрены условия для обслуживания потребителей с ограниченными возможностями;
в помещении Центра располагаются справочное бюро, кресла, информационные стенды с образцами заполненных бланков, предусмотрены условия для обслуживания потребителей с ограниченными возможностями.
Помещение Архива и Центра соответствуют санитарно-эпидемиологическим нормам, требованиям к безопасности зданий, в том числе пожарной безопасности, режим помещения - свободный.
9. Государственная услуга предоставляется бесплатно.
4. Описание порядка действий (взаимодействия) в процессе оказания государственной услуги
10. Необходимые для получения государственной услуги заполненное заявление и другие документы сдаются специалисту архива и оформляются в порядке входящей корреспонденции.
При оказании государственной услуги через Центр прием документов осуществляется посредством «окон», на которых размещается информация о предназначении и выполняемых функциях "окон", а также указываются фамилия, имя, отчество и должность инспектора Центра.
Инспектор Центра осуществляет проверку полноты документов, регистрацию в журнале и передачу документов инспектору накопительного отдела.
Инспектор накопительного отдела Центра осуществляет сбор документов, составление реестра и отправку в архив.
Центром доставка заявлений с прилагаемыми документами в архив осуществляется в день приема данных заявлений не менее 2 раз посредством специальной связи.
Архив после получения документов из Центра осуществляет их проверку, регистрирует поступившие документы в книге (журнале) регистрации запросов физических и юридических лиц.
Исполненные (готовые) документы из архива поступают в Центр не позднее одного рабочего дня до истечения срока выдачи, указанного в расписке о приеме соответствующих документов.
Подтверждением принятия всех необходимых документов служит регистрация документов, предоставленных для получения услуги в книге регистрации, с указанием установленной даты получения потребителем государственной услуги.
При приеме документов через Центр потребителю выдается расписка о приеме соответствующих документов с указанием:
номера и даты заявления;
вида запрашиваемой государственной услуги;
количества и названий приложенных документов;
даты, времени и места выдачи документов;
фамилии, имени, отчества инспектора Центра принимавшего заявление на оформление документов.
Выдача архивной справки или письменного ответа об отказе в предоставлении государственной услуги потребителю осуществляется:
при обращении в Архив посредством личного посещения потребителя (доверенного лица), либо направляется по почте или в центр;
при личном обращении в Центр посредством «окон» ежедневно, на основании расписки в указанный в ней срок.
11. Требования к информационной безопасности: Архив и Центр обеспечивают сохранность, защиту и конфиденциальность информации о содержании документов потребителя.
12. Текстовое табличное описание последовательности и взаимодействие административных действий (процедур) каждой СФЕ с указанием срока выполнения каждого административного действия (процедуры) приведено в приложении 1 настоящего Регламента.
13. Схемы, отражающие взаимосвязь между логической последовательностью действий в процессе оказания государственной услуги и СФЕ, приведены в приложении 2 настоящего Регламента.
5. Ответственность должностных лиц, оказыващие государственные услуги
14. Должностные лица государственных органов несут ответственность за принимаемые ими решения и действия в ходе оказания государственных услуг в порядке, предусмотренном законодательством Республики Казахстан.
Приложение 1
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Таблица 1. Описание действий СФЕ
Действия основного процесса (хода, потока работ) |
||||
1 |
№ действия (хода, потока работ) |
1 |
2 |
3 |
2 |
Наименование СФЕ |
СФЕ 1. Специалист архива |
СФЕ 2. Специалист архива |
СФЕ 3. Руководитель архива |
3 |
Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание |
1) прием документов при личном посещении потребителя, регистрация их в журнале регистрации и указание даты получения государственной услуги; 2) проставление номера фонда, по которым необходимо просмотреть документы, и выдача запросов исполнителю (специалисту архива) для подготовки ответа; 3) направление руководителю архива на подписание результатов ответа на запрос; 4) отправка ответа заявителю (лично в руки или почтовым сообщением) |
1) исполнение запроса: анализ тематики обращения, поиск и просмотр соответствующих документов, подготовка ответа по имеющимся сведениям |
1) рассмотрениеписьменных обращений, присланных по почте, резолюция на их исполнение; 2) подписание ответа на запрос заявителя |
4 |
Форма завершения (данные, документы) |
Выдача архивной справки, либо мотивированного ответа об отказе в предоставлении услуги |
Архивная справка, либо мотивированный ответ об отказе в предоставлении услуги |
Архивная справка, либо мотивированный ответ об отказе в предоставлении услуги |
5. |
Сроки исполнения |
5-15 минут |
15 дней, в исключительных случаях – 30 дней (архивная справка), 3 дня (при мотивированном отказе в предоставлении услуги). |
5-15 минут |
Таблица 2. Варианты использования. Основной процесс.
Основной процесс (ход, поток работ) |
||
СФЕ 1. Специалист архива |
СФЕ 2. Специалист архива |
СФЕ 3. Руководитель архива |
Действие № 1 Прием документов, регистрация их в журнале регистрации и указание даты получения государственной услуги |
||
Действие № 2 Проставление номера фонда, по которому необходимо просмотреть документы, выдача запроса исполнителю для подготовки ответа |
Действие № 3 Рассмотрение запроса: анализ тематики обращения, поиск и просмотр соответствующих документов, подготовка ответа по имеющимся сведениям |
|
Действие № 4 Направление руководителю архива на подпись результаты ответа на запрос |
Действие № 5 Подписание исполненного запроса |
|
Действие № 6 Отправка ответа заявителю (лично в руки или почтовым сообщением) |
||
Таблица 3. Варианты использования. Альтернативный процесс.
Альтернативный процесс (ход, поток работ) |
|
СФЕ 1. Специалист архива |
СФЕ 2 Руководитель архива |
Действие № 1 Прием документов, регистрация их в журанле регистрации и указание даты получения государственной услуги |
|
Действие № 2 Проверка данных о наличии документов по запрашиваемым сведениям, подготовка мотивированного ответа об отказе в предоставлении услуги и направление письменного ответа на подпись руководителю архива |
Действие № 3 Рассмотрение ответа на мотивацию отказа в предоставлении услуги и подписание его |
Действие № 4 Доведение сведений об отказе в предоставлении услуги заявителю |
|
Приложение 2
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»
Схема функционального взаимодействия
Процесс оказания государственной услуги (хода, потока работы) |
||||||||
СФЕ 1. Специалист архива |
СФЕ 2. Специалист архива |
СФЕ 3. Руководитель архива |
||||||
|
|
|
||||||
